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Lamnagement dune organisation

A.JADIR
LP/ Management des
Organisations
1
tape 1
Dtermination
des objectifs et
prparation des
plans
tape 2
Dfinition des
principales
tches
tape 3
Dcomposition
de ces lments
en sous-tches
tape 4
Attribution
des ressources
tape 5
valuation
de lefficacit de
la nouvelle
structure
Lorganisation de lentreprise
A- Elments de base de lorganisation
Lorganisation de lentreprise a deux exigences:
la division du travail,
et la coordination des tches.
Ds quune action comporte une certaine complexit en
termes de nombre et de diversit des tches et/ou des
acteurs, deux exigences fondamentales mais contradictoires
doivent tre satisfaites :
- Diviser le travail global en tches plus lmentaires, ce qui
implique de spcifier les tches et de spcialiser les moyens
employs;
Coordonner les tches ainsi divises pour que laction
globale souhaite se ralise, ce qui implique de donner une
finalit commune ! lemploi des moyens"
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Lorganisation est le cadre dans lequel la stratgie se met en uvre. Le
premier acte de lorganisation consiste structurer lentreprise, c'est-
-dire distribuer le rle des personnes, rpartir les services, dfinir les
relations qui existent entre eux : soit latralement relation
fonctionnelle!, soit verticalement relation "irarc"ique!, et assurer la
coordination des activits et des t#c"es.
Les entreprises comportent souvent plusieurs units et diffrents
niveaux "irarc"iques. $e ce fait, la direction gnrale doit rpartir
lautorit et dcentraliser le pouvoir de dcision.
%insi, plus la taille de lentreprise est importante, plus le nombre
dunits spcialises saccro&t et plus le pouvoir est ncessairement
dcentralis pour maintenir ensemble les diffrentes parties et les
diffrents acteurs de lentreprise : cest lob'et de la coordination.
$iffrentes structures sont concevables. Le c"oix dun t(pe de structure
plutt quun autre dpend de multiples facteurs ou dterminants! : la
stratgie, lenvironnement, le s(st)me tec"nique ou la tec"nologie!, la
taille, l#ge et la culture.
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$u point de vue statique:
organiser cest tablir une "irarc"isation des
diffrentes personnes composant lentreprise et la
coordination de leur travail.
$u point de vue d(namique:
organiser cest tudier le fonctionnement dune
entreprise, anal(ser comment elle met en uvre
les mo(ens dont elle dispose pour atteindre ses
ob'ectifs.
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LES ETAPES DE LA STRUCTURATION
Prciser les objectifs auprs de tous les individus
concerns,
!finir les principales tches acco"plir,
!co"poser les tches en sous-tches,
#ttribuer des ressources aux units ad"inistratives ou
aux individus concerns,
$valuer lefficacit de la structure.
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LES PRINCIPES DORANISATION
Lnonc des ob'ectifs
La dfinition des t#c"es
La description demploi
La coordination
La responsabilit
Lautorit
Lautorit responsable
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LES !ODELES DE STRUCTURES
+our raliser les ob'ectifs de lentreprise, il faut confier
des responsabilits ceux qui travaillent, clarifier les
relations entre les personnes, regrouper les ressources
et rpartir les t#c"es.
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Un organigramme typique
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LP/ Management des Organisations
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P.D.G.
Vice-prsident la
production
Directeur
de la publicit
Directeur rgional
des ventes Est
Vice-prsident
la commercialisation
Directeur
des ventes
Directeur rgional
des ventes Centre
Directeur rgional
des ventes Ouest
Directeur
de la recherche
Vice-prsident
aux finances
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Structure horizontale
(fonctions)
Lorganisation de lentreprise
La dcomposition horizontale
Lentreprise se structure autour de deux axes: hori%ontal et vertical
Les t#c"es accomplir pour grer lentreprise sont multiples et requi)rent des
capacits diffrentes: do, la spcialisation des organes et des individus.
-ette division correspond la dcomposition hori%ontale.
!eux cas retenir:
-as o, les produits vendus et les marc"s sont relativement semblables:
le travail est divis par rapport aux grandes fonctions remplir production,
ventes etc.! et ensuite on dcoupe par produits/marc"s.
-as o, les produits et les marc"s sont trop "trog)nes:
on pratique dabord une division par produits&"archs et, ensuite,
lintrieur de ces divisions, on op)re un dcoupage par fonctions.
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L organisation de lentreprise
D"omposition #ori$ontale % les &on"tions prin"ipales
Les fonctions principales ci-dessous ne sont pas
ex"austives0 elles existent, cependant, dans les diffrentes
organisations sous un vocable ou un autre et peuvent 1tre
associes dautres fonctions ou au contraire plus
centralises en fonction de lentreprise:
- 23: fonction tec"nique
- 24: fonction vente
- 25: fonction administration
- 26: fonction logistique
- 27: fonction financi)re
- 28: fonction sociale
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Lorganisation de lentreprise
la dcomposition verticale
#a coordination des tches et la hirarchisation des
diffrentes personnes correspondent ! la dcomposition
verticale de lentreprise et reprsentent le systme de
commande de lentreprise $pyramide hirarchique%"
&ous distinguons 4 niveaux'
&(' le niveau stratgique $dcisions ! long terme%
&)' le niveau tactique $dcisions doptimisation ! moyen
terme%
&*' le niveau oprationnel $les rgulations ! court terme%
&+' le niveau excution $ce nest pas un niveau de
commande mais celui o, on ralise les oprations dfinies%
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Lorganisation de lentreprise
Schma de lorganisation ou organigramme
Lorganisation de lentreprise structure autour de ses deux axes peut 1tre
reprsente par le sc"ma suivant:
93
+lace de lindividu
dans la structure 94 $composition
verticale
95
96
23 24 25 26 27 28
$composition "ori:ontale
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La structure :
!"#$%&'()* dfinit la structure comme - la
somme totale des moyens employs pour
diviser le travail entre des tches distinctes
et pour ensuite assurer la coordination
ncessaire entre ces tches ."
Lorganisation de lentreprise
La structure organisationnelle de H. Mintzberg
enr+ "intz,erg a schmatis une structure
organisationnelle en faisant appel ! cinq $(/0)% / six
$(//1%lments de base '
-.Le centre oprationnel $les oprateurs qui effectuent le
travail de base de production des biens et services% /-0
1.Le sommet stratgique : les hauts dirigeants qui
dfinissent la stratgie, les grandes orientations de
lentreprise /10
2.La ligne hirarchique : la courroie de transmission entre
les ) premiers lments c!d les managers qui assurent la
supervision de leurs subordonns $encadrement ma2trise%
/20
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4.La technostructure $experts qui planifient, con3oivent,
contr4lent sans tre directement impliqus dans le travail c!d
sans autorit formelle%
3.Les 4onctions de support logistique : les services qui
assurent des fonctions qui ne concourent pas directement ! la
production mais qui aident les autres exp' un service
restauration, service mdical, service de transport"
5. une idologie: les lments culturels, comme des
croyances , des valeurs, des traditions, des comportements,
partags par les membres de lorganisation"
Lorganisation de lentreprise
'- La str("t(re
#a structure reprsente le squelette de lorganisation" 5lle dcrit la
fa3on dont les t6ches sont rparties et comment le pouvoir est
exerc, ainsi que les relations entre les divers acteurs, et ce, !
travers des organigrammes!
$#organigramme est prsentation graphique, plus ou moins
dtaille, de la structure de lentreprise%
a) )partition des t6ches (organisation horizontale)
La structure 4onctionnelle
La structure divisionnelle
La structure matricielle
,) Lexercice du pouvoir (organisation verticale)
6pondre ! deux questions'
qui commande qui7 lautorit
comment sapplique lautorit7 le responsable
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a) Lorganisation horizontale :
rpartition des t6ches
#a structure fonctionnelle : conforme aux
prescriptions de 8"9:;#<6, met laccent sur la comptence
des chefs au dtriment de lunit de commandement
implique une grande efficacit technique
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Approvisionnements Production Ventes
Direction gnrale
La structure divisionnelle souvent par >ones
gographique%
#e dcoupage des activits se fait sur la base des marchs
$ou des produits ou des couples produit/march% avec une
forte dcentralisation du pouvoir de dcision"
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Direction gnrale
Coordination
Zone A Zone B Zone C
Achats
Production
Ventes
Achats
Production
Ventes
Achats
Production
Ventes
La structure matricielle : dveloppe pour
conduire des activits ncessitant de fort
volume de communications entre spcialistes
de diffrentes fonctions
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Direction gnrale
Ventes Production Achats
Chef Produit A
Chef Produit B
Chef Produit C
Chef Produit A
X X
Lorganisation verticale : lexercice
du pouvoir
La hirarchie linaire:
Lautorit est exerce sur des personnes et lgitime par la position
"irarc"ique pouvoir total dans un secteur dtermin!: un seul chef.
La hirarchie fonctionnelle:
Lautorit est exerce sur des t#c"es spcialises et ltendue du
pouvoir porte sur la spcialit: plusieurs chefs.
La structure hirarchico-fonctionnelle le staff and line!:
Lautorit est partage en co"binant les avantages des deux
s'st"es prcdents deux catgories de cadres:
- les oprationnels qui commandent,
- les fonctionnels qui conseillent conseillers!.
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La "irarc"ie linaire :
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Direction gnrale
A
B C
X Y
Z
Communication entre X et Z
Sphre de comptence, tendue de pouvoir
La "irarc"ie fonctionnelle :
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Direction
ST1 ST2 ST3 ST4 ST5 ST6
X
La structure "irarc"ico-fonctionnelle staff ; line! :
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Direction gnrale
Personnel
Planification
Achats
Fabrication Ventes
Usine A
Usine B
Relation de conseil
Relation hirarchique
Lorganisation de l(ntreprise
B- La structure la coordination
La coordination est assure par cin( "canis"es:
La'ustement mutuel
La supervision directe
La standardisation des procds
La standardisation des rsultats
La standardisation des qualifications
% mesure que la structure gagne en complexit et que le travail dorganisation sintensifie,
les mo(en de coordination voluent comme suit:
<tandardisation
des procds
%'ustement <upervision <tandardisation %'ustement
mutuel directe des rsultats mutuel
<tandardisation
des qualifications
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Lorganisation de l(ntreprise
- La7ustement mutuel ralise la coordination du travail par le simple processus de la communication
informelle"
Exemple ' contacts de gr ! gr entre quelques employs du mme niveau" #a coordination se fait
par change, ngociation et compromis"
. La supervision directe ralise la coordination du travail par le biais dune seule personne qui donne
les ordres et les instructions ! plusieurs autres qui travaillent en interrelations"
Exemple ' un patron explique ! ses employs ce quils doivent faire"
. La standardisation des procds de travail ralise la coordination du travail par lapplication de
processus dhomognisation et duniformisation des rgles de fonctionnement et de mthodes de
travail formalises dans des manuels de procdure"
Exemple ' la - bible . che> ?c Do dans laquelle se trouvent toutes les manires de faire de
lentreprise"
. La standardisation des rsultats implique luniformisation des rsultats ! obtenir, des ob@ectifs !
atteindre pour chaque dpartement de lorganisation" Aes rsultats sont fixs par le sommet
stratgique et les cadres fonctionnels se chargent de les faire appliquer"
Exemple ' chaque dpartement doit dgager une rentabilit nette des capitaux investis dau moins
)1B"
. La standardisation des quali4ications suppose une uniformisation des savoirs et des comptences
des employs" Ci chacun apprend en utilisant les mmes mthodes, les mmes raisonnements, les
mmes fa3ons de travailler alors les membres de lorganisation peuvent utiliser des rfrences
communes $langage, mthode de raisonnements, procdures de base% pour coordonner leur travail"
#e plus souvent, la standardisation des qualifications se fait au niveau du recrutement et de la
formation interne"
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Lorganisation de lentreprise
!- l"olution des structures
a! les configurations structurelles dans la pratique:
La plupart des organisations sont soumises aux forces divergentes des cinq
lments de base qui vont tirer lorganisation dans des directions
diffrentes selon limportance quils prennent. Lentreprise va donc
prendre lune des formes de structures suivantes:
)tructure si"ple *personnalisation+,
,ureaucratie "caniste,
,ureaucratie professionnelle,
)tructure divisionnalise,
#dhocratie.
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Lvolution des structures
!on#igurations structurelles dans la pratique
La personnalisation
-est la structure la plus simple. Le dirigeant 'oue le rle principal0 il
coordonne et supervise directement.
+as ou peu de formalisation. )tructure prpondrante dans les
P-..
La bureaucratie mcaniste
<tructure privilgie dans les organisations o, les t#c"es son
routini)res et tr)s spcialises , ce qui implique des procdures tr)s
formalises. Prpondrance de la technostructure.
/onvient aux entreprises de grandes tailles.
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Lvolution des structures
!on#igurations structurelles dans la pratique
La bureaucratie professionnelle
<tructure tr)s dcentralise "ori:ontalement et
verticalement. =ase sur le recrutement des spcialistes
avec une grande latitude dans le contrle de leur travail
standardisation des (ualifications!. La partie cl est le
centre oprationnel0 et correspond un environnement
complexe et stable.
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Lvolution des structures
!on#igurations structurelles dans la pratique
La structure divisionnaire
<tructure divise sur la base des marc"s produits/rgions! avec un s(st)me de
contrle dcentralis et une standardisation des rsultats en sappu(ant sur
une autonomie de dcisions. Ll"ent prpondrant est donc la ligne
hirarchi(ue.
Lad"ocratie
-e t(pe de structure reprend le t(pe matriciel avec une spcialisation
"ori:ontale pousse, base sur la formation et fonctionnant dans un
environnement complexe et d(namique groupe de pro'ets!. Les fonctions de
support logisti(ue reprsentent la partie- cl de lorganisation.
0echnostructure, fonctions de support logisti(ue, ligne hirarchi(ue et
centre oprationnel sont confondus dans une "asse a"orphe.
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Lvolution des structures
b! 2acteurs contingents dans le c"oix dune structure :
sont des facteurs qui influencent la dcision de c"oix de
telle ou telle forme de structure sont principalement:
La taille,
Le s(st)me tec"nologique,
La stratgie,
Lenvironnement.
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Lvolution des structures
c$ Les reprsentations de lorganisation
Lautorit formelle dans une structure : lorganigra""e
Lorganigra""e est la reprsentation sch"ati(ue de
structure. >l donne une image exacte de la division du
travail et rv)le les principes de lorganisation et ses
anomalies en faisant appara&tre la localisation et ltendue
des responsabilits et en mettant en vidence les doubles
emplois et les conflits dautorit mais il est incapable de
traduire la co"plexit des relations internes.
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8)*9$#*)9""(:
>l indique :
3. Les fonctions exerces,
4. Limportance des diffrentes units de travail,
5. Lautorit attribue c"aque poste,
6. Les liens de subordination des diffrents
collaborateurs
7. La place de c"aque collaborateur et leurs
responsabilits
8. La permanence du commandement
?. Les perspectives davancement
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Lorganisation des structures
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Une structure organisationnelle est un systme de tches, de
rapports hirarchiques et de liens de communication
Linaire ou hirarchique
Fonctionnelle
Divisionnelle
Mixte ou staff&line
Matricielle