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E-PROCUREMENT: IMPORTANCIA Y APLICACIN.

David de la Fuente Garca.
Nazario Garca Fernndez.
Isabel Fernndez Quesada.

Escuela Tcnica Superior de Ingenieros
Universidad de Oviedo.
Asturias - Espaa

INTRODUCCIN

En este trabajo se describir uno de los aspectos externos del e-business: el e-
procurement. Tras el reconocimiento inicial de la importancia de la utilizacin de la
Red, tanto interna como externamente en las empresas, definimos la funcin de
compras como integrante de los aprovisionamientos y, a su vez, de la Logstica.
Desde la esquematizacin de las actividades tradicionales de compra se
explicitan las ventajas que supone el e-procurement y por consiguiente la
importancia estratgica de su aplicacin. Posteriormente se profundiza en el
concepto y en su arquitectura, como aportes a una posible implantacin
empresarial.


LA DIMENSIN E DE LA EMPRESA.

El fenmeno Internet y todos los desarrollos tecnolgicos que estn teniendo
lugar en torno a s para impulsar la realizacin de negocios a travs de la Red,
estn reconfigurando las cadenas de valor de las empresas y obligando a redefinir
su planificacin estratgica.

Se puede considerar este hecho como un factor estratgico de primera magnitud,
que lleva a las empresas a tener que desenvolverse en un terreno de juego
distinto al tradicional de los mercados fsicos, con unas nuevas reglas que hay
que conocer y aplicar: las de los negocios y mercados virtuales (marketspace). Es
necesario prepararse para el trnsito de una economa industrial a una economa
electrnica.

Rayport y Sviokla (1.995), en su consideracin sobre el tratamiento del fenmeno
Internet desde la ptica de la Administracin de Empresas, sealan que los
negocios en la actualidad compiten en dos mundos o entornos diferentes:

a) el fsico, es decir, el de los recursos que los directivos pueden ver y tocar, y
b) el virtual, generado a partir del uso casi exclusivo de la informacin y de las
herramientas telemticas.

Teniendo en cuenta esta consideracin, podemos decir que en la empresa actual
pueden diferenciarse dos dimensiones: la fsica o tradicional, y la virtual o
electrnica. Esta ltima dimensin es resultado de la transformacin de los
procesos clave del negocio con la aplicacin de las tecnologas relativas a
Internet.
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En la actualidad podemos encontrarnos empresas con una sola dimensin, o
fsica o electrnica, y empresas en las que coexisten ambas, en las que el peso
de la segunda dimensin ir en aumento.

La multitud de trabajos publicados ltimamente sobre Internet y la empresa y la
variedad de autores vinculados a los mimos, ha dado lugar a una terminologa
que resulta confusa. Sera necesario lograr un consenso que clarifique el
entramado terminolgico que rodea a Internet. En este sentido proponemos la
denominacin de dimensin electrnica o dimensin e de los negocios (busines
e-dimension) como trmino que permite designar la utilizacin de la Red por parte
de la empresa, bien sea con objetivos de comercio electrnico, de comunicacin
corporativa (interna o externa) o de control y gestin de los procesos de la cadena
de valor.

La iniciativa del MIT: Inventar las organizaciones del siglo XXI (Grant, 1.998)
identific ocho elementos clave a tener en cuenta para las empresas de inicios de
este siglo. Uno de ellos, tal vez el ms importante, es el impacto de las
tecnologas de la informacin, ya que es necesario preguntarse: qu va a pasar
con las estructuras de las industrias cuando los mercados electrnicos y las
autopistas de la informacin transformen los patrones tradicionales del comercio y
de los negocios?

El alcance de Internet puede ser aplicado en el mbito empresarial interno:

a) A las relaciones con los empleados de la compaa, actuando sobre los
procesos internos de la cadena de valor (business to employees, B2E) y
permitindoles interactuar con ms efectividad (employee to employee,
E2E).
b) A las relaciones con los socios (accionistas, propietarios) de la empresa,
haciendo posible una comunicacin ms gil y fluida (business to
members, B2M).

En el mbito empresarial externo, su aplicacin se puede utilizar:

a) Con los suministradores, optimizando la cadena de aprovisionamientos
(business to suppliers, B2S). Aqu encajara la figura del e-procurement.
b) Con los clientes, aadiendo valor a esta relacin comercial mediante
niveles de servicio ms elevados, por su inmediatez, personalizacin,
especializacin (business to consumers, B2C).
c) Con los colaboradores (socios) en actuaciones compartidas o alianzas
(business to partners, B2P).
d) Con las administraciones pblicas, intercambiando con seguridad
documentos e informaciones (business to administrations, B2A)
e) Con la sociedad en general en el mbito de la comunicacin corporativa
(business to society, B2S).

La e-dimensin va, por tanto, mucho ms all de la mera compra y venta a
travs de la Red, abarcando muchas otras manifestaciones de la actividad de la
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empresa, pero nuestra atencin, en este trabajo, se centra sobre la e-logistica y,
en concreto, sobre el e-procurement.


LA LOGSTICA E INTERNET.

Al abordar el concepto de logstica, debe sealarse que su interpretacin admite,
al menos dos acepciones:

a) La logstica como sinnimo de distribucin fsica, es decir, almacenamiento
y transporte del producdto terminado a los clientes u otros almacenes de la
red de distribucin.
b) La logstica como logstica integral.

Bajo esta ltima acepcin, se puede definir como la funcin que gestiona los
recursos y el flujo de materiales desde el origen hasta el usuario final y su
correspondiente informacin, al menor coste, de tal manera que satisafaga las
necesidades del cliente en cuanto a cantidad, tiempo y lugar, de acuerdo con los
objetivos de servicio establecido en la poltica general de la compaa.

Teniendo en cuenta esta definicin, el objetivo principal de la Logstica sera la
optimizacin de la cadena de suministros, entendida sta como el conjunto de
actividades integradas que tienen como objetivo la satisfaccin de la necesidad
del cliente de forma eficaz y eficiente, es decir cumpliendo con regularidad los
compromisos acordados (establecidos con el cliente) al menor coste.

Precisamente, para al logro de este objetivo, contribuyen los conceptos que
desarrollaremos posteriormente: e-logistics y e-procurementt (como parte o
integrante del anterior).

En la puesta en prctica de esta funcin logstica se diferencian tradicionalmente
tres grandes reas de gestin: aprovisionamientos, produccin y distribucin
fsica.

La produccin se ocupa de la planificacin y control de las transformaciones
necesarias de las materias primas o componentes adquiridos y el ensamblaje
posterior hasta la obtencin de productos terminados o servicios finales.

La distribucin fsica se encarga del movimiento de los productos terminados
desde el final de los procesos de fabricacin o acopio hasta lo clientes.

Los aprovisionamientos consisten en la gestin del proceso de adquisicin y
acopio de bienes y servicios externos desde los proveedores hasta el comienzo
de los procesos de fabricacin, montaje o distribucin de los bienes o servicios.
En este rea podemos diferenciar dos ncleos de actuacin: la gestin de stocks
de materias primas y componentes adquiridos y la gestin de compras, y es
precisamente en este ltimo campo donde surge el concepto de e-procurement.

Los retos logsticos actuales pasan por la reduccin de niveles de stocks y de
roturas, por mejorar el servicio, por evitar incidencias en la comunicacin
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(pedidos, facturas, etc.), por reducir niveles intermedios de manipulacin,
almacenamiento y transporte, por optimizar el uso de transportes, por reducir
tiempos de espera en recepcin, por mejorar la planificacin del
reaprovisionamiento y por reducir los costes administrativos de la gestin y
mejorar los flujos de informacin.

El e-procurement, entendido como realizacin de compras a travs de Internet,
aporta soluciones para la consecucin de muchos de esos retos, sin embargo, el
nivel de eficacia y eficiencia depender tambin de otra serie de sistemas
relacionados con la mejora de la cadena de suministros tales como:

E-fulfillment: cualquier actividad que se realiza en el comercio electrnico
desde que se acepta el pedido por un proveedor hasta que el producto es
recepcionado y aceptado por el comprador o devuelto.

E-marketplace: punto de encuentro (pgina web) donde se ponen en contacto
empresas compradoras y vendedoras para llevar a cabo sus relaciones de
compra-venta. Se puede decir que son comunidades de negocios donde los
participantes comparten informacin que mejora la eficiencia de toda la
cadena y donde pueden participar comprador, fabricante, vendedor,
transportista, banco que financia la operacin y hasta la empresa de seguros
que la avala.

E-payment: realizacin electrnica del pago en la cuenta del banco del
proveedor. La puesta en prctica de estos sistemas precisa de sistemas de
seguridad (firewalls) para que nadie que no est autorizado pueda hacer un
mal uso del sistema de pagos.

Teniendo en cuenta los anteriores trminos, podemos decir que implementar el e-
procurement en una empresa supone: automatizar y agilizar las compras,
automatizar y agilizar los pagos (e-payment) a proveedores, a travs de un e-
marketplace y apoyados en el e-fulfillment.


ETAPAS DE UN PROCESO DE COMPRAS Y E-PROCUREMENT.

Una forma de reducir los costes de compras es actuando sobre las diferentes
actividades que se pueden identificar en un proceso de compras.

El esquema tradicional de actividades que se identifica en un proceso estndar de
compras es el siguiente:

1. El usuario genera una solicitud de compra para cubrir una necesidad.
2. La solicitud de compra es aprobada por el responsable respectivo
3. La solicitud de compra es enviada al departamento de compras.
4. El comprador recibe la solicitud de compra.
5. El comprador elige proveedores posibles del listado de proveedores.
6. El comprador genera la solicitud de ofertas (peticin de cotizaciones).
7. El comprador enva la solicitud de oferta a los proveedores elegidos.
8. Los proveedores reciben la solicitud de oferta y responden a la misma.
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9. El comprador evala las ofertas recibidas y selecciona el proveedor idneo.
10. El comprador genera la orden de compra (pedido de compra) y solicita la
aprobacin del responsable de Compras
11. El responsable de compras aprueba la orden de compra y sta es enviada al
proveedor seleccionado.
12. El proveedor seleccionado recibe la orden y fabrica o prepara las posiciones
contenidas en la orden de compra.
13. El transportista lleva el producto y lo entrega al cliente, identificando el mismo
con el albarn.
14. El almacn recepciona los productos y emite hoja o vale de recepcin.
15. El proveedor remite la factura
16. El departamento econmico-financiero verifica los documentos cruzando orden
de compra, hoja de recepcin y factura.
17. Se realiza el pago.

Examinado este esquema, podemos comprobar que las actividades involucradas
en la realizacin de las compras en una empresa son demasiadas, la
comunicacin entre ellas utiliza modelos que tienen el papel como soporte y el
tiempo consumido en todo el proceso es elevado, por lo que la aplicacin de
compras on-line o e-procurement dara lugar, entre otras, a las siguiente ventajas:

a) La ejecucin del proceso de forma mucho ms rpida, utilizando el soporte
electrnico.
b) La consecucin de un proceso mucho ms eficaz (ahorros de tiempo) y ms
eficiente (ahorros de coste).
c) La empresa no requiere grandes estructuras en su departamento de compras
ni destinar grandes recursos en trmites y papeleo.
d) El tiempo de bsqueda de proveedores se reduce ostensiblemente, con un
click de ratn se autoriza la compra.
e) No se requieren documentos en papel para la comunicacin interna o externa,
todo se enva y se genera en pocos segundos.
f) La informacin llega a los participantes del proceso en tiempo real y de forma
simultnea.
g) El pago se efecta electrnicamente en la cuenta del proveedor.


EL CONCEPTO DE E-PROCUREMENT.

La denominada nueva economa o economa a travs de la red (e-economy)
tiene por objeto el negocio electrnico (e-business), el cual se ha convertido, en la
actualidad, en una necesidad para el desarrollo de las empresas.

La generalizacin del uso de internet nos acerca a trminos como e-procurement,
e-economy, e-business, e-commerce, e-fulfillment, e-marketpalce, e-puchasing o
e-payment que se imponen en el mundo de la empresa.

Situados en un entorno de mercados virtuales propio de internet, una empresa
puede establecer relaciones con sus partners dentro de la cadena de
suministros de tres formas diferentes:

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a) e-procurement
b) web selling
c) e-marketplace.

En el primer caso, nos estamos refiriendo a una plataforma que permite la
realizacin de los procesos de compras a travs de internet; en el segundo a
aquella plataforma que permite comercializar productos a travs de la red y, en
ltimo lugar, el concepto e-marketplace se refiere al mercado virtual que permite
la compra-venta entre proveedores y clientes.

Si nos acercamos a algunas definiciones vinculadas o relacionadas con el e-
procurement, debemos sealar:

a) el concepto de B2B (comercio electrnico entre empresas) orientado a la
gestin on line de las compras con el objetivo de reducir gastos, concentrar
las compras sobre proveedores y catlogos de productos homologados y
reducir el tiempo del ciclo de compra o
b) uso de la tecnologa internet para conectar a compradores y vendedores
con el objetivo de facilitar el flujo de los procesos de abastecimiento.

stas y otras definiciones que se pueden dar del concepto, tienen en comn la
consideracin del mismo como la utilizacin de internet como una herramienta
bsica para obtener soluciones globales del proceso de compras, es decir,
estamos hablando de compras electrnicas a travs de internet, lo que
representa un cambio muy significativo en el esquema de trabajo tradicional
relacionado con el proceso de compras o aprovisionamiento.

La puesta en prctica de sistemas e-procurement no es bien recibido por algunos
responsables de compras, aduciendo que se pierde la ventaja competitiva que
radica en la negociacin con el proveedor. Sin embargo, para los ms reacios a la
adopcin del sistema, podemos sealar que hay compras rutinarias, compras de
productos bsicos cuyo coste es bajo y su riesgo de suministro tambin es bajo,
compras de productos para los que hay muchos proveedores en el mercado, en
las cuales, el esfuerzo negociador requerido es mnimo y el ahorro en tiempo y
coste que se obtiene ante al automatismo aportado por el e-procurement justifica
perfectamente su utilizacin.

Algunas empresas prefieren establecer una diferenciacin previa del producto
comprado, resultando de ello tres tipos de e-procurement:

E-procurement simple: referido a la compra de bienes y servicios que
requieren un proceso sencillo de compra.
E-procurement complejo: los bienes y servicios de adquisicin son de una
relevancia tal que se requiere una seleccin y evaluacin previa de los
posibles proveedores.
E-procurement estratgico: Solamente se ejercita el sistema con un
pequeo grupo de proveedores preseleccionados y evaluados capaces de
garantizar un buen precio y poder reaccionar ante una demanda
imprevista.

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Otras tipologas e-procurement pueden ser:

E-transacting: Compras de cantidades pequeas "da a da" bienes no
inventariables.
E-sourcing: Compras de volumen casi siempre centralizadas para toda un
rea definida (con subasta invertida). Tambin puede ser una subasta
normal en la que se puede ofrecer bienes inventariados en desuso.
E-intelligence: es la compra negociada y programada que es posible en la
medida en que se ahorre tiempo y esfuerzo en las actividades previamente
sealadas.

En la puesta en prctica del e-procurement se pueden diferenciar los siguientes
elementos:

1. Un registro de proveedores.
2. Un catlogo de productos mediante el que la empresa informa a los
proveedores de cules son sus necesidades.
3. Un soporte de proceso o programa que permite la compra electrnica.
4. Una subasta inversa o reverse auction, mediante la cual, la empresa
compradora no realiza los pasos tradicionales de bsqueda de
proveedores, sino que son los proveedores quienes se acercan a la
empresa compradora y pujan por conseguir la adjudicacin de la orden de
compra.

Entre los efectos positivos del e-procurement en las empresas se pueden sealar:

- Verificacin de disponibilidad.
- Comparacin de precios.
- Reduccin de costes.
- Eficiencia administrativa.
- Control.
- Reduccin de compras no autorizadas.
- Ampliacin de alternativas de compra (con internet no hay distancias).
- Mejores precios.
- Obtener respuestas a pedidos poco comunes.

Podemos decir que el e-procurement acelera el proceso de compra y los pagos,
ayuda a reducir costes y tomar decisiones rpidas y permite obtener valor
aadido.


ARQUITECTURA DEL E-PROCUREMENT

La arquitectura ms habitual que contiene las aplicaciones informticas que
soportan el proceso de compras es la representada en la figura siguiente:
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Figura1.
Fuente: J uan Carlos Montejano, Gerente de Implantacin de los Procesos de Compra. Telefnica
Espaa. IQPC Madrid febrero 2001.

Se ofrece a continacin otras dos figuras (2 y 3) que representan arquitecturas
tpicas de e-procurement. (Fuente: Francisco Casalins, Procurement Management
Espaa y Portugal, IBM IQPC Madrid, Febrero 2001).

En la figura 2 se representan grficamente los pasos que hemos presentado
como proceso estndar de compras, aunque es bien sabido que dependiendo de
las empresas se pueden tener varios procesos; y lo que se debe hacer como paso
previo a la implantacin de cualquier sistema de este tipo, es detectar los
procesos ms importantes y disminuir el nmero de ellos para un fcil manejo de
los mismos.

En la figura 3, se representa cmo est incluido el proceso de e-procurement
dentro de la intranet, extranet e internet.

ERP (SAP R/3 y otros)
Aplicacin de Compras
INTERCONEXIN
Sistema de Gestin de Recursos de cada empresa:
- Tramitacin de Peticiones de Compra
- Procesos Post-Compra (Pedidos, Recepciones, Pagos)
Aplicacin Corporativa de Compras orientada a la gestin de los
Procesos Internos (desarrollo a medida):
- Planificacin de Compras
- Agregacin de Peticiones y creacin de Proc. de
Compra
- Modelo de configuracin bsico de los ERPs
(respetando estndares)
- Interfaces normalizadas de entrada y salida

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Figura 2.
Pr oveedor es
Codi f i c ados

Actualizacin de catlogos
Respuesta a los
requerimientos de la oferta
Adquisicin de pedidos
Verificacin del estado del
pedido y de los pagos
Pr oc ur ement



Requerimientos de recepcin
de compras.
Especificaciones tcnicas
enviadas a los
suministradores
Recepcin y evaluacin de
las especificaciones de los
suministradores
Pedido de produccin
Verificacin del estado del
pedido
Verificacin de
suministradores y suministro
Autorizacin de pago
Usuar i o Fi nal



Generacin de los
requerimientos de compras
Verificacin del material
entregado

Usuar i o Fi nal



Bsqueda en catlogo
Generacin del pedido
Verificacin del estado del
pedido
Verificacin de los
suministros
Pagos

Pr oc ur ement


Selecin de suministrador
Gestin de contratos
Creacin de catlogos
Verificacin de
suministradores
Tender management
Gestin de subastas
! Evaluacin de
suministradores y suministros
! Catlogos
! Perfil de preselecin
! Verificacin de
presupuesto
! Pedido al suministrador
! Autorizacindepago
Apl i c ac i ones
c ent r al es / ERP
I nt r anet
Ex t r anet
I nt er net
Pr oveedor es Pot enc i al es
Cmo ser proveedor
Autocertificacin del
Proveedor
Pr oveedor es Cual i f i c ados
Tender Management
Gestin de subastas

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Figura 3.

SUBASTA CERRADA O ABIERTA
HOMOLOGACIN NUEVOS PROVEEDORES
COTIZACIN /
OFERTAS
Oferta Oferta
Oferta
Oferta
CATLOGOS
COMPRAS/ERP
Aprobacin
Solicitud
Solicitud
PAGO
EVALUACIN
PROVEEDORES
Factura
Factura
Pedido
EXTRANET INTERNET INTRANET
Feedback
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PLATAFORMAS E-PROCUREMENT

Cabe destacar, entre las plataformas disponibles actualmente en el mercado:
Commerce One y Ariba.

COMMERCE ONE.

Fundada en 1994 como Distri-Vision, cambia de nombre por el actual en 1997,
dentro de sus soluciones B2B.

Commerce One dispone de un servicio completo de e-procurement denominado BuySite, junto
a otro llamado MarketSite, el primero automatiza el proceso de compras, desde la peticin de
los productos hasta su pago. El segundo consigue una conexin completa con la Global
Trading Web, donde se ponen en contacto todos los usuarios, constituyendo una comunidad
de negocio a nivel mundial.

Ofrecen tambin la posibilidad de integrar sus productos con los sistemas
back office de los usuarios, as la informacin fluye directamente desde el
comprador al vendedor utilizando tecnologa XML a travs de internet.

Esta empresa tiene grandes clientes como General Motors, Endesa etc. y
buenos socios como SAP, Compaq, etc.

ARIBA.

Fundada en 1996, tiene un producto llamado Ariba B2B Comerce Platform

Esta plataforma incluye diversos servicios entre los que cabe destacar:

- Ariba Buyer, que satisface las necesidades de compra on-line de las
empresas.
- Ariba MarketPlace, que est dirigido a mercados verticales y horizontales
que permite a los generadores de mercado crear comunidades comerciales
on-line.
- Ariba Dynamics Trade, que proporciona servicios de subastas directas o
inversas con mucha configurabilidad.
- Ariba Commerce Service Network, que ofrece transaciones seguras,
servicios de pago, y contenidos para vendedores.

Esta empresa tiene como clientes tiene a Telefnica, Cisco Systems etc. y
como socios a Hewlett-Packard, PeopleSoft etc.

Los tcnicos de Telefnica reconocen que se tarda dos meses en implantar
este producto.

Otras plataformas que tambin tienen capacidad de e-procurement y que
compiten con las anteriores son las siguientes:

ASPECT: realiza una buena gestin de suministros, catlogos y contenidos de
catlogos. Es una buena aplicacin para gestin estratgica de recursos,
aunque no esta integrado en muchos sistemas ERP.
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OPEN MARKET: el producto e-procurement que tienen todava se est
desarrollando, ya que son especialistas en Web selling y slo tienen
conectividad con el ERP de Oracle.

SAP: es el proveedor lder en sistemas ERP con un producto llamado R/3. Ha
iniciado actualmente la ampliacin de este producto con aplicaciones e-
business y e-procurement B2B.

TRADEX: est en un proceso de desarrollo de su producto e-procurement.

ACTRA: tiene tecnologa internet proveniente de Netscape Application Server,
lo que le permite disponer de un sistema de workflow con reglas flexibles de
administracin y mantenimiento; pero al ser un gran competidor de Microsoft,
existen en algunos casos problemas de integracin.

EXTRICITY: tiene un producto llamado Alliance 2.0 que dispone de categoras
de integracin y desarrollo.

ORACLE: es uno de los mayores proveedores mundiales de sistemas ERP, y
tienen un producto llamado Oracle Strategic Procurement que automatiza la
compra de bienes indirectos.

CONCLUSIN.

El avance de las compras electrnicas es un hecho. Los mercados cada vez se
globalizan ms, se compra y se vende en la mayora de pases del mundo y la
forma ms econmica de dar a conocer necesidades e intereses y establecer
relaciones comerciales, es utilizando los canales electrnicos de Internet, por lo
que hemos considerado de inters acercarnos a este problema empresarial, que
alcance cariz estratgico, desde el concepto de e-procurement.

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