2.1.1.

PROYECTOS Y PLANIFICACIN ESTRATGICA

Los proyectos son una forma de organizar actividades que no pueden ser
tratadas dentro de los lmites operativos normales de la organizacin. Por
lo tanto, los proyectos se usan a menudo como un medio de lograr el plan
estratgico de la organizacin, ya est empleado el equipo del proyecto por
la organizacin o sea un proveedor de servicios contratado.
Generalmente, los proyectos son autorizados como resultado de una o ms
de las siguientes consideraciones estratgicas:
Una demanda del mercado
Una necesidad de la organizacin
Una solicitud de un cliente
Un avance tecnolgico
Un requisito legal
2.2.QU ES LA DIRECCIN DE PROYECTOS?

Segn [GPIHGV] Es aplicar conocimientos, tcnicas y herramientas a un
proyecto concreto, con el fin de alcanzar los objetivos del mismo.
Segn [PMBOK3] La direccin de proyectos es la aplicacin de conocimientos,
habilidades, herramientas y tcnicas a las actividades de un proyecto para
satisfacer los requisitos del proyecto. La direccin de proyectos se logra mediante
la aplicacin e integracin de los procesos de direccin de proyectos de inicio,
planificacin, ejecucin, seguimiento, control, y cierre. El director del proyecto
es la persona responsable de alcanzar los objetivos del proyecto.


Fig 2.2-1 Procesos de Gestin de Proyectos PMI
Fuente: [GPIHGV]
La direccin de un proyecto incluye:
Identificar los requisitos
Establecer unos objetivos claros y posibles de realizar
Equilibrar las demandas concurrentes de calidad, alcance, tiempo y
costes
Adaptar las especificaciones, los planes y el enfoque a las diversas
inquietudes y expectativas de los diferentes interesados (Stakeholders).

Los directores del proyecto a menudo hablan de una triple restriccin
alcance, tiempos y costes del proyecto a la hora de gestionar los requisitos
concurrentes de un proyecto. La calidad del proyecto se ve afectada por el
equilibrio de estos tres factores. [PMBOK3] [GPIFGG]


Fig. 2.2-2 Equilibrio de un proyecto
Fuente: [GPIHGV]

Segn [PMBOK3] Los directores de proyectos tambin gestionan los proyectos
en respuesta a la incertidumbre. El riesgo de un proyecto es un evento o condicin
inciertos que, si ocurre, tiene un efecto positivo o negativo al menos en uno de los
objetivos de dicho proyecto.

2.3.DESCRIPCIN GENERAL DE LAS REAS DE CONOCIMIENTO

reas de Conocimiento de la Direccin de Proyectos
El [PMBOK3] Organiza los 44 procesos de direccin de proyectos de los
Grupos de Procesos de Direccin de Proyectos en nueve reas de
Conocimiento, segn se describe a continuacin:

2.3.1. Gestin de la Integracin del Proyecto, [PMBOK3] describe los
procesos y actividades que forman parte de los diversos elementos de
la direccin de proyectos, que se identifican, definen, combinan, unen
y coordinan dentro de los Grupos de Procesos de Direccin de
Proyectos.
Se compone de los procesos de direccin de proyectos Desarrollar el
Acta de Constitucin del Proyecto, Desarrollar el Enunciado del
Alcance del Proyecto Preliminar, Desarrollar el Plan de Gestin del
Proyecto, Dirigir y Gestionar la Ejecucin del Proyecto, Supervisar y
Controlar el Trabajo del Proyecto, Control Integrado de Cambios y
Cerrar Proyecto.

Comentario: Esta rea se ocupa de integrar los diferentes procesos de
las cinco grupos de conocimiento del proyecto, describiendo los
procesos y actividades que forman parte de la gestin de proyectos,
muestra una visin general del proyecto y como se gestionar el
mismo.

2.3.2. Gestin del Alcance del Proyecto, [PMBOK3] describe los
procesos necesarios para asegurarse de que el proyecto incluya todo el
trabajo requerido, y slo el trabajo requerido, para completar el
proyecto satisfactoriamente. Se compone de los procesos de direccin
de proyectos Planificacin del Alcance, Definicin del Alcance, Crear
EDT, Verificacin del Alcance y Control del Alcance.

Comentario: Esta rea describe cual es el alcance del proyecto, (hasta
donde va a llegar, que se har, que no se har, que se entregar al
cliente, que no se entregar, etc.) para ello es necesario describir el
producto o servicio con el mayor detalle posible, para que de esta
manera se pueda determinar todo el trabajo necesario para
completarlo.

2.3.3. Gestin del Tiempo del Proyecto, [PMBOK3] describe los procesos
relativos a la puntualidad en la conclusin del proyecto. Se compone
de los procesos de direccin de proyectos Definicin de las
Actividades, Establecimiento de la Secuencia de las Actividades,
Estimacin de Recursos de las Actividades, Estimacin de la Duracin
de las Actividades, Desarrollo del Cronograma y Control del
Cronograma.

Comentario: En esta rea se debe identificar las actividades
necesarias para realizar los trabajos del proyecto, determinando
adems la duracin de las mismas, el orden, la precedencia, los
recursos tanto humanos como materiales necesarios para realizar las
actividades, y los puntos de control de las mismas (Elaboracin del
Cronograma).

2.3.4. Gestin de los Costes del Proyecto, [PMBOK3] describe los
procesos involucrados en la planificacin, estimacin, presupuesto y
control de costes de forma que el proyecto se complete dentro del
presupuesto aprobado. Se compone de los procesos de direccin de
proyectos Estimacin de Costes, Preparacin del Presupuesto de
Costes y Control de Costes.

Comentario: En esta rea se ocupa de determinar el costo de los
trabajos necesarios para completar el proyecto, el mismo que debe
estar dentro de lo presupuestado.

2.3.5. Gestin de la Calidad del Proyecto, [PMBOK3] describe los
procesos necesarios para asegurarse de que el proyecto cumpla con los
objetivos por los cuales ha sido emprendido. Se compone de los
procesos de direccin de proyectos Planificacin de Calidad, Realizar
Aseguramiento de Calidad y Realizar Control de Calidad.

Comentario: Esta rea se ocupa del aseguramiento de la calidad, y
control de calidad de los proyectos, definiendo los estndares o los
parmetros de calidad que debe cumplir el producto o servicio.

2.3.6. Gestin de los Recursos Humanos del Proyecto, [PMBOK3]
describe los procesos que organizan y dirigen el equipo del proyecto.
Se compone de los procesos de direccin de proyectos Planificacin
de los Recursos Humanos, Adquirir el Equipo del Proyecto,
Desarrollar el Equipo del Proyecto y Gestionar el Equipo del
Proyecto.

Comentario: Esta rea se ocupa de gestionar los recursos humanos
determinar y adquirir el personal necesario, definiendo en l, los
diferentes roles para ejecutar el proyecto, as como el tiempo que
permanecern dichos recursos en el mismo.

2.3.7. Gestin de las Comunicaciones del Proyecto, [PMBOK3] describe
los procesos relacionados con la generacin, recogida, distribucin,
almacenamiento y destino final de la informacin del proyecto en
tiempo y forma. Se compone de los procesos de direccin de
proyectos Planificacin de las Comunicaciones, Distribucin de la
Informacin, Informar el Rendimiento y Gestionar a los Interesados.

Comentario: Esta rea se ocupa de gestionar y determinar cmo y
cundo es que se realizar la comunicacin entre los miembros del
proyecto, los interesados, el patrocinador, el cliente, los proveedores,
etc.

2.3.8. Gestin de los Riesgos del Proyecto, [PMBOK3] describe los
procesos relacionados con el desarrollo de la gestin de riesgos de un
proyecto. Se compone de los procesos de direccin de proyectos
Planificacin de la Gestin de Riesgos, Identificacin de Riesgos,
Anlisis Cualitativo de Riesgos, Anlisis Cuantitativo de Riesgos,
Planificacin de la Respuesta a los Riesgos, y Seguimiento y Control
de Riesgos.

Comentario: Esta rea se ocupa de gestionar los posibles riesgos que
podran presentarse en la ejecucin del proyecto, identificando los
disparadores de los mismos y considerar dentro de la ejecucin del
proyecto aquellas actividades necesarias para mitigar los riesgos
identificados.

2.3.9. Gestin de las Adquisiciones del Proyecto, [PMBOK3] describe
los procesos para comprar o adquirir productos, servicios o resultados,
as como para contratar procesos de direccin. Se compone de los
procesos de direccin de proyectos Planificar las Compras y
Adquisiciones, Planificar la Contratacin, Solicitar Respuestas de
Vendedores, Seleccin de Vendedores, Administracin del Contrato y
Cierre del Contrato.

Comentario: Esta rea se ocupa de gestionar y planificar las compras
y/o adquisiciones necesarias para la ejecucin del proyecto,
incluyendo adems las actividades necesarias en el cronograma del
proyecto.




Figura 2.3-1. Descripcin general de las reas de Conocimiento de la
Direccin de Proyectos y de los Procesos de Direccin de Proyectos
Fuente [PMBOK3]

2.4.CICLO DE VIDA DEL PROYECTO

Para facilitar la gestin, los directores de proyectos o la organizacin pueden
dividir los proyectos en fases, con los enlaces correspondientes a las operaciones
de la organizacin ejecutante.
Segn [PMBOK3] el ciclo de vida del proyecto define las fases que conectan el
inicio de un proyecto con su fin.


Figura 2.4.-1. Coste del proyecto y nivel de personal tpicos a lo largo del
ciclo de vida del proyecto
Fuente [PMBOK3]

El nivel de incertidumbre es el ms alto y, por lo tanto, el riesgo de no cumplir
con los objetivos es ms elevado al inicio del proyecto. La certeza de terminar con
xito aumenta gradualmente a medida que avanza el proyecto.

2.4.1. CARACTERSTICAS DE LAS FASES DEL PROYECTO

Las fases se pueden subdividir en subfases en funcin del tamao,
complejidad, nivel de riesgo y restricciones recursos. Cada subfase se
alinea con uno o ms productos entregables especficos para el
seguimiento y control. Segn [PMBOK3] La mayora de estos
productos entregables de las subfases estn relacionados con el producto
entregable de la fase principal, y las fases normalmente toman el nombre
de estos productos entregables de las subfases: requisitos, diseo,
construccin, prueba, puesta en marcha, rotacin, entre otros, segn
corresponda.


Figura 2.4-2. Secuencia de fases tpica en un ciclo de vida del proyecto
Fuente: [PMBOK3]

2.4.2. PROCESOS DE DIRECCIN DE PROYECTOS PARA UN PROYECTO

Segn [PMBOK3] la direccin de proyectos es la aplicacin de
conocimientos, habilidades, herramientas y tcnicas a las actividades del
proyecto para satisfacer los requisitos del mismo. La direccin de
proyectos se logra mediante la ejecucin de procesos, usando
conocimientos, habilidades, herramientas y tcnicas de direccin de
proyectos que reciben entradas y generan salidas.
Para que un proyecto tenga xito, el equipo del proyecto debe:

Seleccionar los procesos apropiados dentro de los Grupos de Procesos
de la Direccin de Proyectos (tambin conocidos como Grupos de
Procesos) que sean necesarios para cumplir con los objetivos del
proyecto

Usar un enfoque definido para adaptar las especificaciones del
producto y los planes de tal forma que se puedan cumplir los
requisitos del proyecto y del producto

Cumplir con los requisitos para satisfacer las necesidades, deseos y
expectativas de los interesados

Equilibrar las demandas concurrentes de alcance, tiempo, costes,
calidad, recursos y riesgos para producir un producto de calidad.

Los procesos de la direccin de proyectos comunes a la mayora de los
proyectos por lo general estn relacionados entre s por el hecho de que se
llevan a cabo para un propsito integrado.

Los procesos se dividen en cinco grupos, definidos como los Grupos de
Procesos de la Direccin de Proyectos, denominadas tambin reas de
Conocimiento:

Grupo de Procesos de Iniciacin
Grupo de Procesos de Planificacin
Grupo de Procesos de Ejecucin
Grupo de Procesos de Seguimiento y Control
Grupo de Procesos de Cierre.


El [PMBOK3] aconseja a los directores de proyectos y a sus equipos que
consideren cuidadosamente abordar cada proceso, y las entradas y salidas
que los componen (este esfuerzo se conoce como adaptacin).
Un proceso es un conjunto de acciones y actividades interrelacionadas que
se llevan a cabo para alcanzar un conjunto previamente especificado de
productos, resultados o servicios. El equipo del proyecto es quien est a
cargo de ejecutar los procesos de direccin de proyectos, que por lo
general pertenecen a una de estas dos categoras principales:
Los procesos de la direccin de proyectos comunes a la mayora de los
proyectos por lo general estn relacionados entre s por el hecho de que se
llevan a cabo para un propsito integrado. El propsito es iniciar,
planificar, ejecutar, supervisar y controlar, y cerrar un proyecto. Estos
procesos interactan entre s de formas complejas la Figura 2.4-3 muestra
un ejemplo de las interacciones entre los Grupos de Procesos. Los
procesos tambin pueden interactuar en relacin con el alcance, el coste, el
cronograma del proyecto, etc


Figura 2.4-3. Resumen de alto nivel de las interacciones de los
Grupos de Procesos - Fuente: [PMBOK3]

BIBLIOGRAFIA

[PMBOK3] Gua de los Fundamentos de la Direccin de Proyectos (Gua del
PMBOK) Tercera Edicin 2004 Project Management Institute, Four Campus
Boulevard, Newtown Square, PA 19073-3299 EE.UU.

[GPIFGG] Gestin de Proyectos Informticos Fernando A. Garca Garca
http://pisis.unalmed.edu.co/cursos/material/3004582

[GPIHGV] Gestin de Proyectos Informticos HERNANDO GONZALEZ
VALENCIANO Neiva, Septiembre de 2007 http://hgv9651.googlepages.com/