GESTIN EMPRESARIAL

P> BR>LA AUDITORA DE CALIDAD COMO

HERRAMIENTA DE GESTIN EMPRESARIAL /P>
P> BR>La auditora de calidad es una
herramienta de gestin empleada para verificar y
evaluar las actividades relacionadas con la
calidad en el seno de una organizacin. Su
realizacin se inicia en una o varias de las
situaciones siguientes: /P> P>- Por solicitud de la
Administracin: la Administracin puede someter
a auditora el sistema de gestin de la calidad de
un centro de fabricacin como una medida m s
dentro del proceso de homologacin de un
producto. /P> P>- Por exigencia de un cliente: Un
cliente puede exigir la auditora del sistema de
calidad del suministrador antes de iniciar o
durante el desarrollo de /P> P>- Por solicitud a
una entidad de certificacin: Cualquier
organizacin puede solicitar la certificacin de
que su sistema de calidad es conforme al modelo
adoptado y, en consecuencia, someterse a una
auditora. /P> P>- Por exigencia del sistema de
calidad propio: S
1 Introduccin

Organizaciones de todo tipo pueden tener la necesidad de demostrar su
responsabilidad con el sistema de gestin de calidad implantado (SGC) y la
prctica asociada de Auditoria de calidad se ha tornado como una forma de
satisfacer esta necesidad. La intencin de esto s sistemas es la de ayudar a una
organizacin a establecer y mejorar sus polticas, objetivos, estndares y otros
requerimientos de calidad.

Un conjunto de estndares de calidad han sido elaborados para guiar a las
organizaciones, auditores y sus clientes, en los principios comunes para la
ejecucin de auditoras de calidad. Estas tambin proveen definiciones de auditoria
de calidad y otros trminos relacionados.

Hasta el momento la serie de estndares en este campo de la auditoria de calidad
incluye:

La norma 9000:2000
La 9001:2000
ISO 9001:1994.etc.
UNE EN 30011-1:1993 Auditorias
UNE-ENE 30011-2.1993 Auditores
UNE-ENE 30011-3:1993 Gestin de Auditorias

Otros estndares en esta serie pueden ser preparados en el futuro.

2 Definiciones

Criterio de Auditoria: Polticas, practicas, procedimientos o requerimientos contra
los que el auditor compara la informacin recopilada sobre la gestin de calidad.
Los requerimientos pueden incluir estndares, normas, requerimientos
organizacionales especficos, y requerimientos legislativos o regulados.

Evidencia de Auditoria: Informacin, registros o declaraciones de hecho
verificables. La evidencia de auditora puede ser cualitativa o cuantitativa, es
utilizada por el auditor para determinar cuando se cumpl e con el criterio de
auditoria. La evidencia de auditoria se basa tpicamente en entrevistas, revisin de
documentos, observacin de actividades y condiciones, resultados de mediciones
y pruebas.

Resultados de la Auditoria: Resultados de la evaluacin de la evidencia de
auditoria recopilada comparada contra los criterios de auditoria acordados. Los
resultados de la auditoria proveen la base para el reporte de la auditoria.

Equipo Auditor: Grupo de auditores, o un auditor individual, designados para
desempear una auditoria dada; el equipo auditor puede incluir expertos tcnicos y
auditores en practicas. Uno de los auditores del equipo de la auditoria desempea
la funcin de auditor lder.

Auditado: Organizacin que se audita.

Auditor (Calidad): Persona calificada para realizar auditoras de calidad.

Auditoria de calidad: Proceso sistemtico, documentado y de verificacin objetiva
para obtener y evaluar la evidencia de la auditoria y determinar cuales actividades
especificas, eventos, condiciones, si stemas gerenciales, de calidad o informacin
referente a estos aspectos, cumplen con los criterios de auditoria, y la
comunicacin de los resultados de este proceso al cliente.

Auditor lder (calidad): Persona calificada para manejar y realizar auditora s de
calidad.

Experto tcnico: Persona que provee el conocimiento y la experiencia especifica al
equipo auditor, pero que no participa como un auditor.

3 Actividades Previas al Trabajo en la Empresa

3.1 Objetivos de la Auditoria

La auditoria debe est ar basada en objetivos definidos por el cliente. El alcance es
determinado por el auditor lder en acuerdo con el cliente para alcanzar los
objetivos. El alcance describe la extensin y lmites de la auditora.

Los objetivos y el alcance deben ser comunic ados al auditado antes de la
auditoria.

Los siguientes son ejemplos de objetivos tpicos:

a) Determinar la conformidad con los criterios de auditoria del SGC del auditado.
b) Determinar cuando el SGC del auditado se ha implementado y mantenido
apropiadamente.
c) Identificar las reas de mejora potencial.
d) Evaluar el SGC de una organizacin cuando existe un deseo de establecer una
relacin contractual, como la que se da con un proveedor potencial o un socio
empresarial.

Una auditora de calidad debe enfocarse en criterios claramente definidos y
documentados.

La auditora solamente se lleva a cabo si, luego de consultar con el cliente, es
opinin del auditor lder que:
Existe informacin suficiente y apropiada sobre el tema de la auditora.
Existen recursos adecuados que respalden y avalen el proceso de la auditora.
Existe una cooperacin adecuada por parte del auditado.
3.2 Perfil y Responsabilidades

3.2.1 Equipo Auditor

El equipo auditor est formado por el auditor lder y los otros miembros del equipo,
quienes pueden ser auditores o expertos tcnicos.

Para asegurar la objetividad del proceso de auditora, sus resultados y cualquier
conclusin, los miembros del equipo auditor deben ser independientes de las
actividades que auditan, deben ser objetivos, y libres de tendencia o conflicto de
intereses durante el proceso.

El uso de miembros externos o internos del equipo auditor est sujeto a discrecin
del cliente. Un miembro del equipo auditor escogido dentro de la organizacin no
debe ser responsable directamente del tema que se est auditando.
Los miembros del equipo auditor deben poseer una combinacin apropiada de
conocimientos, habilidades y experiencias para cumplir con las responsabilidades
de la auditora.

3.2.2 Auditor lder

El auditor lder es el responsable de asegurar una conducta eficiente y efectiva de
la auditora dentro de los alcances de la misma.

Adicionalmente, el auditor lder tiene las siguientes responsabilidades y actividades
que cumplir:

a) Consultar y consensuar con el cliente el alcance de la auditora.
b) Obtener la informacin de respaldo relevante como ser los detalles de
actividades, los productos, los servicios, en la empresa y sus areas de actuacin,
los detalles de previas auditorias reali zadas al auditado.
c) Formacin del equipo auditor.
d) Dirigir las actividades del equipo auditor.
e) Preparar las comunicaciones.
f) Coordinar la preparacin de los documentos y procedimientos detallados de
trabajo y reunir al equipo auditor.
g) Representar al equipo auditor en discusiones con el auditado, antes, durante y
despus de la auditora.
h) Realizar los informes de la auditora para el cliente.

3.2.3 Auditor

Las responsabilidades y actividades del auditor deben cubrir:

a) Planear y desarrollar las tareas asignadas, objetiva, efectiva y eficientemente,
b) Recopilar y analizar las evidencias de auditora relevantes y suficientes para
determinar los resultados de la auditora.
c) Preparar los documentos de trabajo.
d) Documentar los resultados individuales de la auditora.
e) La redaccin del informe de auditoria.

Como esta normalizado, a cada miembro del equipo auditor se le deben asignar
tareas especificas, o actividades por auditar. Estas designaciones deben ser
realizadas por el auditor lder, en consulta con los miembros del equipo auditor
correspondiente.

3.2.4Responsabilidades del cliente y auditado.
Las responsabilidades deben cubrir:

a) Definir los objetivos de la auditora,
b) Proveer los recursos a las autoridades apropiadas para conducir la auditora.
c) Aprobar el plan de auditoria,
d) Recibir el informe de la auditora y determinar su distribucin,
e) Informar a los empleados de los objetivos y alcance de la auditoria, cuando sea
necesario.
f) Designar personal responsable y competente para acompaar a los miembros
del equipo auditor, para actuar como guas dentro de la empresa y para asegurar
que los auditores estn al tanto de los requerimientos de salud, seguridad y otros
que sean apropiados,
g) Proveer el acceso a las instalaciones, personal, informacin y registros
relevantes a solicitud de los auditores.

3.2.5 Alcances de la Auditoria

El alcance describe la todo el sistema de gestin de calidad, procedimientos, y de
todos los apartados de la norma de calidad aplicada para la implantacin del
sistema as como la informacin relativa a documentacin legal y administrativa de
la empresa por el equipo auditor, en factores tales como la ubicacin fsica,
actividades organizacionales, y l a forma de realizar los informes.

El alcance de la auditora debe ser determinado entre el cliente y el auditor lder. El
auditado normalmente debe ser consultado cuando se determina el alcance de la
auditora. Cualquier cambio posterior al alcance de la auditoria debe realizarse de
comn acuerdo entre el cliente y el auditor lder.

Los recursos encargados al auditor deben ser suficientes en cantidad y calidad
para cumplir con el alcance requerido.

3.2.6 Plan de Auditoria

Un plan de auditoria debe ser establecido y comunicado al cliente. El cliente debe
revisar y aprobar dicho plan.
El plan debe incluir:

a) Los objetivos y alcance de la auditoria,
b) El criterio a ser usado para la realizacin de la auditora,
c) La identificacin de las unidades organizacionales y funcionales a ser
auditadas,
d) La identificacin de las funciones y/o individuos dentro de la organizacin del
auditado que tengan responsabilidades relativas a aspectos de la calidad.
e) Identificacin de los aspectos de calida d que son de alta prioridad.
f) Identificacin de los documentos de referencia.
g) El tiempo y duracin esperados para las entrevistas e inspecciones.
h) Las fechas y lugares donde se va a realizar la auditoria.
i) El Cronograma de reuniones que se van a tener con la gerencia del auditado.
j) Requerimientos confidenciales.
k) El contenido, formato y estructura del informe.

3.2.7 Documento de Trabajo

Los documentos de trabajo requeridos para facilitar la investigacin del auditor
deben contener:

a) Las formas que documenten las evidencias y soporten los resultados de la
auditora.
b) Los procedimientos y listados de chequeo utilizados para evaluar los elementos
del SGC.
c) Los registros de reuniones.

Se deben mantener los documentos de trabajo por lo menos hasta que se
complete la auditora, la informacin confidencial debe ser resguardada de forma
segura por los miembros de la auditoria.

4. Actividades a ser Realizadas en el lugar de la auditora

4.1 Reunin de Inicial

Debe darse una reunin de apertura. El propsito de una reunin de apertura es el
de:

a) Presentar a los miembros del equipo auditor a la gerencia del auditado.
b) Revisar el alcance, los objetivos y el plan de auditoria y llegar a un acuerdo con
respecto a la tabla de tiempos de la auditoria.
c) Proveer un resumen corto de la metodologa y de los procedimientos a ser
utilizados durante la auditora.
d) Confirmar que los recursos y facilidades necesitadas por el equipo auditor estn
disponibles.
e) Promover la participacin activa del auditado,
f) Revisar los procedimientos de seguridad y emergencia relevantes del local para
el equipo auditor.

4.2 Deteccin de Evidencia

La informacin apropiada debe ser recopilada, analizada, interpretada y
documentada para ser utilizada como evidencia de la auditoria en un proceso de
verificacin y evaluacin para determinar si los criterios de la auditora se estn
cumpliendo.

La evidencia de la auditoria debe ser de tal calidad y cantidad que auditores de
calidad competentes, trabajando independientemente cada uno, lleguen a
resultados de auditora similares a la evaluacin de la misma evidencia contra los
mismos criterios de auditora.

La evidencia de la auditora debe ser recolectada por medio de entrev istas,
revisin de documentos y la observacin de actividades y condiciones.

La informacin recopilada por medio de entrevistas debe ser verificada por medio
de la adquisicin de informacin de respaldo de fuentes independientes, como
observaciones, registros y resultados de medidas existentes. Declaraciones que no
puedan ser confirmadas deben ser identificadas como tales.

Los auditores deben examinar la base de programas de muestreo relevantes y los
procedimientos para asegurar un control de calidad de los procesos de muestreo y
medicin efectivos.

4.3 Resultados de la Auditoria

El equipo auditor debe revisar toda la evidencia de la auditoria para determinar
donde no se cumple con los criterios de auditoria del SGC El equipo auditor debe
entonces asegurarse que los resultados de la auditoria de no conformidad sean
documentados de forma clara, concisa y que sean respaldados por la evidencia de
la auditora.

La evidencia contrastada durante la auditoria de calidad inevitablemente ser
solamente una muestra de la informacin disponible, parcialmente debido al hecho
de que una auditora de calidad se realizada durante un periodo de tiempo limitado
y con recursos limitados. Por lo tanto existe un elemento de incertidumbre
inherente a todas las auditorias de calidad y a todos los usuarios de los resultados,
todas las auditorias de calidad deben estar seguros de la recopilacin de las
evidencias y no conformidades siendo constractada su evidencia fsica y
documental.

El auditor de calidad debe considerar las limitaciones asociadas con la evidencia
de la auditoria constatada durante sta y el reconocimiento de la fiabilidad en los
resultados y cualquier conclusin de la auditoria, se deben tomar estos factores en
cuenta al planear y ejecutar la auditoria.

El auditor de calidad debe obtener suficientes evidencias para que los resultados
individuales de la auditoria, agregados a los resultados de menor significado,
puedan afectar cualquier conclusin alcanzada.

Los resultados de la auditora deben ser revi sados con la gerencia del auditado
con el fin de obtener el reconocimiento de la base de todos los resultados de no
confornidad.

4.4 Reunin final.

Luego de completar la fase de recopilacin de evidencia y antes de preparar un
informe de la auditoria, los auditores debern tener una reunin con la gerencia del
auditado y aquellos responsables de las funciones auditadas. El propsito principal
de esta reunin es el de presentar los resultados de la auditoria al auditado, de tal
manera que se tenga una comprensin y reconocimiento claro de la base de
dichos resultados.

Los desacuerdos deben ser resueltos, si es posible antes de que el auditor lder
presente el informe, las discusiones finales en el significado y descripcin de los
resultados de la auditoria ultima recaen en el auditor lder, sin embargo el cliente
puede todava estar en desacuerdo con los resultados.

4.5 Actividades Posteriores al Trabajo en la Empresa.
4.5.1 Informe.

Los resultados de la auditora o un resumen de estos deben ser comun icados al
cliente en un informe escrito.
El informe escrito se prepara bajo la direccin del auditor lder, quien es el
responsable de su exactitud y perfeccin. Las informaciones que se tomen en el
informe de la auditoria deben ser los predeterminados en el plan de la auditora.

La informacin relativa a la auditoria que se debe incluir en el informe debe incluir,
pero no est limitada a:

a) La identificacin de la organizacin auditada y del cliente.
b) Los objetivos y alcance acordados de la audit ora.
c) Los criterios acordados contra los que se realiz la auditora.
d) El perodo cubierto por la auditoria,
e) La(s) fecha(s) en que la auditoria fue realizada,
f) La identificacin del equipo auditor,
g) La identificacin de los representantes del auditado que participaron en la
auditora.
h) Un resumen del proceso de auditoria, incluyendo cualquier obstculo
enfrentado.
i) Las conclusiones de la auditora.
j) Las declaraciones de confidencialidad de los contenidos.
k) La lista de distribucin del informe de la auditora.
XYZ, S.A

AUDITORIA DEL SGMA BASADO
EN UNE-EN- ISO 9001:2000

VDO-SGC- 10010
INTRODUCCIN

Podramos decir que en cuanto a Sistemas de Gestin, el rea de la Calidad ha
sido la pionera en todos los tipos de organizaciones.

La Norma UNE-EN-ISO 9001: Sistemas de Calidad. Modelo para el aseguramiento
de la calidad en el diseo y el desarrollo, la produccin, instalacin y servicio
posventa.

La norma ISO 9001 es la ms completa de las tres Normas (certificables) 9001, 2 y
3. Desarrolla, en su captulo 4, veinte requisitos.

La definicin de Auditoria segn UNE-EN ISO 8402-145: Examen metdico e
independiente que se realiza para determinar si las actividades y los resultados
relativos a la calidad cumplen las disposiciones previamente establecidas, y si
estas disposiciones estn implantadas de forma efectiva y son adecuadas para
alcanzar los objetivos.

PROCEDIMIENTO PREVIO A LA AUDITORIA

1. Auditoria previa de documentos
1.1. 1.1. 1.1. Manual de calidad
1.2. 1.2. 1.2. Plan de la calidad
1.3. 1.3. 1.3. Procedimientos
1.4. 1.4. 1.4. Documentos y archivos referenciales
1.5. 1.5. 1.5. Informes de las auditorias precedentes
1.6. 1.6. 1.6. Posibles certificaciones
1.7. 1.7. 1.7. Respuestas a los cuestionarios preliminares
1.8. 1.8. 1.8. Documentacin legal

LA REUNIN INICIAL

1. 1. 1. plan
1.1. 1.1. 1.1. Recepcin
1.2. 1.2. 1.2. Presentacin personal de auditores e interlocutores del sector
auditado, y datos de referencia
1.3. 1.3. 1.3. Presentacin de las organizaciones, auditada y auditora
1.4. 1.4. 1.4. Presentacin del proceso de auditoria (repaso)

- - - objetivo
- - - objetivos
- - - programa de modificaciones de ultima hora
- - - deontologa de los auditores
- - - estmulo para los auditados ( progreso, aumento de la actividad, etc)
1.5. 1.5. 1.5. Llamada a la cooperacin y a la transparencia
1.6. 1.6. 1.6. Clusula de confidencialidad ( los auditores estn obligados a
respetar el secreto profesional)
1.7. 1.7. 1.7. Disposiciones relativas a los aspectos materiales

REQUISITOS DE LA NORMA A AUDITAR

1. 1. 1. Responsabilidades de la direccin
2. 2. 2. Sistema de la calidad
3. 3. 3. Revisin del contrato
4. 4. 4. Control de diseo
5. 5. 5. Control de la documentacin y de los datos
6. 6. 6. Compras
7. 7. 7. Control de los productos suministrados al cliente
8. 8. 8. Identificacin y trazabilidad de los productos
9. 9. 9. Control de los procesos
10. 10. 10. Inspeccin y ensayo
11. 11. 11. 11 Control de los equipos de inspeccin, medicin y ensayo
12. 12. 12. Estado de inspeccin y ensayo
13. 13. 13. 13Control de los productos no conformes
14. 14. 14. Acciones correctoras y preventivas
15. 15. 15. Manipulacin, almacenamiento, embalaje, conser vacin y entrega
16. 16. 16. Control de los registros de la calidad
17. 17. 17. Auditorias internas de calidad
18. 18. 18. Formacin
19. 19. 19. Servicio posventa
20. 20. 20. Tcnicas estadsticas

XYZ, S.A

PLAN DE AUDITORIA

VDO-SGC- 10010

OBJETO DE AUDITORIA: Auditoria del sistema de Gestin de calidad para
determinar el cumplimiento y objetivos de la NORMA UNE-EN ISO 9001:2000
EMPRESA: ABC, S. A
CIF: AM-1700785
DOMICILIO: El Canto de un Duro N 333333
ACTIVIDAD: Mantenimiento de Unidades para el Transportes de Viajeros
PLANTILLA: 1750
CENTROS DE TRABAJO: 3
TIPO DE AUDITORIA: Externa del sistema de Gestin de Calidad, se realiza
segn lo establecido por la Normativa de Calidad.
ALCANCE: Instalaciones de Mantenimiento, Almacenes, Oficinas, y Plantas de
Servicios
FECHA DE AUDITORIA: 11 y 12 de Enero del 2002 -02-
EQUIPO AUDITOR: 1 Auditor Jefe (JRP) Jenaro Romero Pastor -Estudios
Universitarios
Y Auditor en Sistemas de Gestin de la Calidad.
2 Auditor ( APL) Antonio Perez Lopez- Estudios Universitarios y Auditor de
Sistemas de Gestin de Calidad.

CALENDARIO DE ACTIVIDADES:
Jenaro Romero Pastor-Auditor
Nota: Es probable que en esta pgina web no aparezcan todos los elementos del
presente documento. Para tenerlo completo y en su formato original
recomendamos descargarlo desde el men en la parte superior
Jenaro Romero Pastor
Auditor
jenaromearrobaterra.es
Auditoras de Calidad:
Introduccin:
El Apartado 5.4 de la Norma ISO 9004 hace referencia a las Auditoras del
Sistema de Calidad que corresponden a uno de los principios bsicos de todo
sistema de calidad, aunque en la Norma ISO 9003, no se contemple la
realizacin de auditoras.
Las preguntas a formular sobre este tema, son :
- Existe algn documento que establezca la realizacin de auditoras internas
de calidad ?.
- Se utilizan las auditoras para comprobar la eficacia del sistema de calidad
?.
- Se elabora un plan especfico para la realizacin de cada auditora ?.
- Est previsto que la direccin conozca los resultados y conclusiones de la
auditora ?.
- Se establece algn documento despus de cada auditora en el que se
definan las lneas de actuacin para la eliminacin de discrepancias y quien es
el responsable?
Est claro que se hace referencia a auditoras
internas, es decir, auditoras realizadas en el
seno de la propia empresa como
autodiagnstico del sistema de calidad, y
comprobacin de la efectividad de dicho
sistema para conseguir que el producto o
servicio cumpla los requisitos exigibles, y no
a las auditoras externas necesarias para la
homologacin o certificacin del producto, servicio o si stema, realizadas por
organismos competentes ( Ministerio de Industria o AENOR ), como puede
ser la certificacin de cumplimentacin de la propia norma ISO 9000 que
corresponda ( 9001, 9002 o 9003 ), ni tampoco a las auditoras que nuestros
clientes puedan realizar para nuestra homologacin como proveedores, o
inspecciones peridicas a las que puedan someternos. La Norma ISO 10011,
equivalente a la Norma UNE 30011, se refiere especficamente a las reglas
generales para las auditoras, auditores y gestin de programas de auditoras.
Tipos de auditoras:
Dentro de las auditoras internas, podemos distinguir dos tipos bsicos :
Auditoras del Sistema que corresponden a comprobaciones sobre el propio
Sistema de Calidad, incidindose sobre el establecimiento e implantacin del
mismo. Auditoras del Producto que corresponden a la comprobacin de que
los productos o servicios se ajustan a los requerimientos exigidos,
incidindose en la efectividad del sistema para conseguirlo. En ambos casos
llevan siempre aparejado la correccin de deficiencias mediante el
establecimiento de acciones correctoras. A travs de ellas se trata de obtener
informacin objetiva sobre el funcionamiento del sistema y su efectividad
para conseguir un producto de calidad. El auditor no es un enemigo al que se
trata de hurtar la informacin sino un colaborador, y el auditado no es un
inepto con el que haya que discutir, razones por las cuales, el personal auditor
ha de ser diplomtico y no, agresivo. No se debe auditar por auditar sino que
hay que fijar objetivos, y stos, deben ser conocidos tanto por el auditor como
por el auditado.
Auditoras del sistema:
Las Auditoras del Sistema tratan no solo de poner de manifiesto la existencia
de un correcto sistema de calidad documentado, sino tambi n de que dicho
sistema es conocido por toda la organizacin y no solo por la organizacin de
calidad, y que adems, se cumple. Hay pues dos aspectos fundamentales a
auditar:
1. La existencia documental del sistema (Manual de Calidad y Manual de
Procedimientos).
2. La implementacin real de dicho sistema documental a todos los
niveles desde el ms alto (gerentes, directores ), al ms bajo (empleados
y operarios).
Estos dos aspectos pueden dar lugar a diversas auditoras independientes en
las que se contemplen distintas cuestiones o a una nica auditora que englobe
a todas ellas. Hemos considerado la posibilidad de realizacin de diversas
auditoras del sistema, indicando para cada una de ellas sus caractersticas
bsicas.
Auditora sobre la poltica de calidad:
La poltica de calidad ha de estar documentalmente precisada en el Manual de
Calidad. Esta poltica de calidad ha de abarcar tanto la poltica de estrategia de
la compaa, como la poltica de calidad funcional o poltica de cada
estamento. Han de establecerse los objetivos a conseguir, el sistema de
medida de su grado de cumplimentacin, as como la modificacin peridica
de los mismos.
Auditora sobre la organizacin:
Las funciones y responsabilidades de todos los estamentos y personas, han de
estar definidas claramente en el Manual de Calidad as como la autoridad en la
toma de decisiones, especialmente en la que pueda estar directamente ligado a
la calidad, con un apartado especfico dedicado a la organizacin de calidad.
Quien puede modificar una decisin tomada, y en base a que puede hacerlo.
Como se recogen documentalmente las posibles revocaciones en funcin de la
jerarqua establecida. Cuantas personas pueden decidir sobre un mismo
asunto. Todas estas cuestiones tienen que estar claramente definida s y
documentadas.
Auditora del sistema documental:
Esta auditora consiste en la comprobacin de que los documentos recogidos
en el Manual de Calidad, estn debidamente cumplimentados y archivados por
las personas o estamentos responsables. La constancia documental es
necesaria para la comprobacin de la bondad del sistema. En la mayora de las
ocasiones, el sistema de calidad falla porque los documentos que figuran
como soporte del mismo no estn bien diseados, son engorrosos, o
difcilmente comprensibles para quien los tiene que cumplimentar o la
informacin que pretenden recoger es escasa o superflua. Mi experiencia
personal me ha demostrado que si pretendemos implantar un sistema de
calidad es bueno tomar como base del mismo, los documentos que existan con
algunas ligeras modificaciones puesto que es ms fcil asumir por parte de
quien tiene que utilizarlo, una modificacin dentro de un impreso existente,
que un nuevo impreso totalmente desconocido. Auditando la cadena de
montaje de una empresa observ que los defectos que se detectaban se
describan literalmente, y cada inspector utilizaba una descripcin distinta
para el mismo defecto : "desconchado", "saltada pintura", "rozado", etc., por
lo que propuse la codificacin de los defectos a travs de un nmero y la
indicacin, sobre un croquis, de la ubicacin del defecto. Con estas simples
modificaciones se descubri al cabo de menos de 15 das que el 80 % de los
defectos correspondan a la falta de cuidado en la manipulacin de la carcasa
antes de iniciar su montaje, cuando se depositaba sobre el camino de rodillos.
Un buen auditor debe reconocer no solo la falta de algn documento con
informacin necesaria, sino tambin detectar en los existentes los defectos que
pueden restarle utilidad. Esta auditora, una vez implementado el sistema de
calidad, se realizar peridicamente de forma rutinaria, debindose comprobar
lo siguiente:
1. Todos los documentos estn debidamente archivados en el lugar que les
corresponde.
2. Todos los documentos archivados estn debidamente cumplimentados
y firmados por los responsables que en cada caso correspondan.
La valoracin puede hacerse por puntos de demrito. Cada estamento
dispondr de tantos puntos como documentos tenga que archivar ms las
cumplimentaciones que en los mismos tenga que realizar. A este total se le
restarn tantos puntos como documentos tenga sin archivar, indebidamente
archivados, o no cumplimentados adecuadamente. La valoracin alcanzada,
as como la fijacin de los mnimos objetivos a conseguir, ser
responsabilidad de la Gerencia quien adems comunicar a cada estamento la
puntuacin alcanzada en cada auditora.
Auditora del Proceso:
Tiene por objeto la valoracin de la eficacia del sistema de calidad mediante
la comprobacin de que los procesos y desarrollo del trabajo en las distintas
secciones o servicios, se ajusta a los procedimientos especificados, y en
especial los conocimientos y mentalizacin, especialmente de los mandos
responsables, son los correctos para la consecucin de una calidad ptima. En
general, la documentacin necesaria para la puesta en prctica de esta
auditora aparte del Manual de Procedimientos, son las instrucciones de
mantenimiento y conservacin, valorndose tanto de la aptitud como la actitud
del personal. Dentro de ella, los puntos y cuestiones a auditar, pueden ser los
siguientes:
y Limpieza de cada rea o seccin.
y Orden e identificacin del material en proceso o almacenado.
y Utilizacin adecuada de las instalaciones a su cargo.
y Utilizacin y cumplimentacin adecuada de los documentos bajo su
responsabilidad.
y Limpieza maquinaria, tiles y herramientas a su cargo.
y Uso adecuado de maquinaria, instalaciones y documentacin.
y Seguimiento estricto de las fases programadas.
y Uso adecuado de calibres, y dems elementos de medida a su cargo.
y Eficacia de la motivacin, direccin e instruccin de su personal.
y Valoracin del rendimiento.
y Otros.
Auditoras del Producto:

Las auditoras del producto tienen como fin comprobar que los productos
estn en conformidad con la documentacin tcnica (planos, especificaciones,
normas, disposiciones legales, etc.), por lo que aparte de la propia
documentacin tcnica requerida, se necesitan los medios de medida y ensayo
necesarios para comprobar los productos. En realidad se trata de asignar al
producto una Nota de Calidad en concordancia con el grado de conformidad
con las especificaciones. En la mayora de los casos, a cada producto, en
funcin de cada caracterstica o propiedad especificada, se le asigna un
nmero de puntos de control (P
c
), atribuyendo a cada caracterstica que no
cumpla lo especificado, unos puntos de demrito (P
d
), que se estiman en
funcin de la importancia del defecto, de tal forma que efectuando el cociente
entre ambos valores (E = P
d
/P
c
), nos da un nmero inferior a la unidad pero de
valor tanto mayor cuantos ms puntos de demrito obtengamos. Si este
nmero se lo restamos a la unidad ( 1 - E ), podemos utilizarlo multiplicndolo
por diez ( 10(1-E) = 10(1-P
d
/P
c
) ), o como potencia de diez ( 10
(1-E)
), etc., para obtener la
nota de calidad. Los puntos de demrito que represente el incumplimiento de cada
caracterstica se valorarn fundamentalmente a travs de su importancia (crtica,
importante, menor. e irrelevante), as como de su diferencia con el valor exigido (
ms del 100 % del campo de tolerancia, entre el 50 y el 100 % del campo de
tolerancia, etc.). Aunque puede parecer complicado, el sistema es muy simple, y
realmente, utilizando un coeficiente (k) que multiplique a E, cuyo valor inicial sera
1, pueden establecerse los objetivos anuales de mejora de la nota de calidad variando
simplemente este valor a 1,1, a 1,15, a 1,2, etc.
La extraccin de muestras ha de ser totalmente aleatoria.
Las Auditoras del Producto pueden comprender dos aspectos:
1. La medida de la evolucin de la Calidad del Producto.
2. La valoracin de la Calidad del Producto.
Auditora de la Evolucin de la Calidad del Producto:

Con esta auditora se recoge la Nota de Calidad del producto para cada seccin o
fase del proceso de produccin, por ejemplo, Mecanizacin, Montaje, Pintura,
Embalaje, etc. Esta Nota de Calidad se establece en funcin de los defectos
detectados en cada seccin o servicio inspeccionada, entendiendo que dicha
inspeccin se realiza sobre el producto, y con la documentacin tcnica que a dicho
producto afecte en la fase que est. Normalmente la periodicidad de su realizacin
suele ser mensual por lo que aparte de la Nota de Calidad mensual, se puede
efectuar el clculo de la nota acumulada para comprobacin de la cumplimentacin
de los objetivos anuales, o fijacin de seales de alerta si la nota de calidad se sita
por debajo de valores preestablecidos. Esto es muy conveniente, pues si la nota de
calidad de una determinada fase o seccin se encuentra siempre con seal de alerta,
suele necesitarse la realizacin de inversiones para su remodelacin.
Auditora de la Valoracin de la Calidad del Producto:
Esta auditora consiste en retirar despus del control final o una vez ingresados en
almacn, un nmero de productos de los dispuestos para su envo a cliente. El
nmero de productos a retirar de una misma referencia, ser funcin del nmero de
equipos fabricados, y dado que en general, la realizacin de todos los controles y
ensayos, suele ser destructivo, ha de corresponder a un nmero muy limitado de
unidades. La eleccin de las referencias de los productos a ensayar se realizar
totalmente al azar. Si se trata de productos complejos que realicen una funcin por
s mismos, y no solo de elementos simples se efectuar con ellos una prueba de
fiabilidad segn norma previamente establecida. Superados los ensayos, se realizar
por parte de los auditores, un estudio de los elementos que compongan el conjunto
ensayado para poder determinar el deterioro sufrido por cada elemento. La
valoracin de los productos se realizar a travs de una Nota de Calidad aunque en
este caso, se trasladarn a un Informe del producto. Si los resultados obtenidos son
correctos, se archivar el informe, enviando copia del mismo a la Gerencia. Si los
resultados no son correctos, en el informe se indicar la decisin que crea
conveniente adoptar el auditor con el resto del material almacenado correspondiente
a la misma referencia y el mismo lote de fabricacin, enviando una copia del
informe a la Gerencia. Las decisiones a adoptar podrn ser :
y Comunicar a los clientes la existencia de equipos defectuosos procediendo a
su sustitucin.
y Retirar los productos almacenados y proceder a su recuperacin.
y Recuperar los equipos, aprovechando de ellos nicamente los elementos que
se ajusten a especificacin, enviando los defectuosos a chatarra.
Etapas de las auditoras:
Toda auditora consta de las siguientes etapas:
y Planificacin, entendiendo por tal la eleccin del tipo de auditoras a realizar,
la plasmacin documental de los procedimientos de realizacin de las
mismas, entendiendo que en el caso de la realizacin de una auditora del
producto, es necesaria la programacin de mediciones y ensayos a partir de
los planos y normas de ensayo, la eleccin del personal auditor que puede ser
nico, o distinto en funcin del tipo de auditora a realizar, y la fijacin de su
periodicidad (mensual, anual,...). En ocasiones es conveniente asignar una
nica persona para planificar y dirigir la realizacin de todas las auditoras, es
decir, nombrar un lder que rena unas caractersticas idneas en cuanto
a formacin y carcter, para la realizacin de esta tarea.
y Realizacin de auditoras segn procedimiento y plan definidos. Es
conveniente que el personal que va a ser auditado conozca con antelacin tal
hecho, y lo mejor desde el punto de vista prctico es que la realizacin de
auditoras sea sistemtica, y el propio director o responsable del rea a auditar
transmita a sus subordinados afectados las fechas concretas en las que estas
auditoras sistemticas van a realizarse para que presten su mayor
colaboracin. Posiblemente si se sigue este sistema, al recibir los responsables
esta comunicacin, tratarn de inculcar en sus subordinados la necesidad de
que todo est "en perfecto estado de revista" como se deca antiguamente, lo
que inicialmente podra alterar los resultados, pero si las auditoras son
peridicas, esto dejar de producirse, y sin embargo el que el responsable
comunique a sus subordinados las fechas de realizacin, as como la
recomendacin de que presten su mxima colaboracin, confiere a las
auditoras un papel destacado e importante dentro del sistema. Los
documentos que recojan los resultados de las auditoras, es decir, respuestas,
comprobaciones, resultados de medidas y ensayos, etc., han de estar
consensuados entre auditor y auditado, de tal forma que recojan la
conformidad de ambos, evitndose discusiones intiles. Se trata de auditar la
efectividad del sistema, tanto a travs del propio sistema y su grado de
cumplimentacin, como a travs de la calidad del producto obtenido, por lo
que es necesario, para poder establecer las acciones correctoras, determinar el
grado de cumplimentacin del sistema, y su relacin con la calidad del
producto final. Si el fin del establecimiento de un sistema de calidad es
obtener un producto de calidad es totalmente necesario comprobar su
efectividad, sino se consigue este objetivo es necesario cambiar el sistema, y
discutir o perseguir a las personas que lo aplican.
y Evaluacin de los resultados de la auditora. Toda auditora ha de realizarse
para obtener una nota final que sirva, aunque solo sea comparativamente,
para medir la evolucin, tanto de la implementacin del sistema, como de la
calidad del producto. Lo que se pretende es la obtencin de una valoracin
totalmente objetiva por lo que el sistema de valoracin ha de ser
consensuado, y adems, experimentado durante cierto tiempo, para poder
fijar las seales de alerta, ndices de ponderacin, etc.
y Redaccin de informe y propuesta de medidas correctoras, si se considera
necesario, con expresin de su grado de urgencia. Una vez valorada la
auditora y antes de la redaccin del informe final y propuesta de las medidas
correctoras, es conveniente la reunin con el director o responsable mximo
afectado por la auditora para que sea el primer informado y pueda incluso
colaborar en la propuesta de medidas correctoras as como en la decisin
sobre la urgencia de las mismas, pues es conveniente que tanto el informe de
la auditora como la propuesta de medidas correctoras, lo asuma como algo
propio, entre otras cosas porque a veces, podr ejercer ms presin sobre la
Gerencia que el propio auditor, sobretodo si alguna de las medidas
propuestas corresponden o requieren inversiones.
y Introduccin a la Calidad
y Sistemas de Calidad