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Manuel de Procdures Administratives Financiers et Comptables


Gestion des Biens 1
E E M MO OD DU UL LE E E E G GE ES ST TI IO ON N D DE ES S B BI IE EN NS S
SOMMAIRE
E E M MO OD DU UL LE E E E G GE ES ST TI IO ON N D DE ES S B BI IE EN NS S .......................................................................................................... 1
E.1 DEFINITIONS ....................................................................................................................................... 2
E.2 PRINCIPES DE GESTION .................................................................................................................. 3
E.2.1 OBJECTIFS POURSUIVIS ......................................................................................................... 3
E.2.2 DESTINATION FINALE DES BIENS MIS A DISPOSITION .................................................. 3
E.2.3 ETAPES DE GESTION DES BIENS ......................................................................................... 3
E.3 BIENS DURABLES ............................................................................................................................. 4
E.3.1 REFERENCIATION DES BIENS ............................................................................................... 4
E.3.2 OUTILS DE GESTION DES BIENS ........................................................................................... 7
E.3.3 PROCESSUS DENTREE ET DAFFECTATION DES BIENS .............................................. 9
E.3.4 PROCESSUS DUTILISATION DES BIENS ...........................................................................10
E.3.5 PROCESSUS DENTRETIEN DES BIENS .............................................................................12
E.3.6 PROCEDURE DINVENTAIRE DES BIENS ...........................................................................14
E.4 FOURNITURES CONSOMMABLES ...............................................................................................15
E.4.1 NATURE DES FOURNITURES CONCERNEES ....................................................................15
E.4.2 OUTILS DE GESTION DES FOURNITURES .........................................................................15
E.4.3 PROCESSUS DE RECEPTION ................................................................................................15
E.4.4 PROCESSUS DE CONSOMMATION ......................................................................................15
E.4.5 PROCESSUS DE RENOUVELLEMENT .................................................................................16
E.4.6 PROCESSUS DE CONTROLE .................................................................................................16
E.5 CARBURANT ......................................................................................................................................17
E.5.1 OUTILS DE GESTION ................................................................................................................17
E.5.2 PROCESSUS DE RECEPTION ................................................................................................17
E.5.3 PROCESSUS DE CONSOMMATION ......................................................................................17
E.5.4 PROCESSUS DE RENOUVELLEMENT .................................................................................17
E.5.5 PROCESSUS DE CONTROLE .................................................................................................18
E.6 PROTECTION DES BIENS ...............................................................................................................19
E.7 ANNEXES DU MODULE ...................................................................................................................20


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E.1 DEFINITIONS

Les biens correspondent aux dpenses matrielles engages par lAgence pour acqurir ses
moyens de travail et pour assurer la mise en uvre de ses activits. Ils sont classs en trois
(3) catgories principales :
les biens durables ou immobilisations au sens comptables du terme ;
les fournitures consommables ;
le carburant.
Les biens durables sont des lments corporels destins servir de faon durable
lactivit de lAgence. Ils ne se consomment pas par le premier usage. On distingue deux (2)
statuts juridiques de biens durables :
les biens acquis titre de proprit de lAgence ;
les biens mis disposition de lAgence pour servir la mise en uvre des activits dun projet
spcifique.
Les fournitures consommables sont des lments corporels stockables (fournitures de
bureau, fournitures de caftria, fournitures informatiques, petit outillage de bureau) qui :
soit, disparaissent ds leur premier usage,
soit, sont usage unique.
Le carburant est une fourniture consommable ne pouvant tre stocke physiquement
lAgence mais qui fait lobjet dune utilisation au moyen de tickets ou de bons.
La distinction de ces catgories de biens est fondamentale car, chaque catgorie de biens,
correspondent des modalits de gestion spcifiques.

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E.2 PRINCIPES DE GESTION
E.2.1 OBJECTIFS POURSUIVIS
Il est ncessaire dassurer la correcte gestion des biens car de la qualit de la gestion de ces
biens dpendra le maintient du potentiel de production de lAgence ainsi que la matrise de
ses cots de fonctionnement. Les procdures de gestion des biens visent les objectifs
suivants :
lutilisation rationnelle des biens affects ;
lidentification prcise des biens loccasion de leur entre dans le patrimoine de lAgence ou du
projet ;
la ralisation priodique dinventaires physiques des biens ;
le renouvellement optimal des biens.

E.2.2 DESTINATION FINALE DES BIENS MIS A DISPOSITION
La destination finale de certains biens durables mis disposition de lAgence nest
dtermine qu la fin de lactivit pour laquelle ils ont t mobiliss. Les biens acquis aux
fins des projets sont :
soit donns titre de subvention lAgence ;
soit transfrs dautres organismes ou projets dsigns par le gouvernement et les bailleurs de
fonds lachvement des activits ou la liquidation de lAgence.

E.2.3 ETAPES DE GESTION DES BIENS
Les procdures de gestion de biens durables comportent les tapes suivantes :
lentre des biens,
lutilisation des biens,
lentretien des biens,
linventaire des biens,
la sortie des biens.
Quand aux fournitures consommables et au carburant, les tapes de gestion comportent
seulement :
la rception des biens,
les consommations,
le renouvellement,
le contrle des stocks.

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E.3 BIENS DURABLES
La catgorie des biens durables comprend notamment :
le matriel de bureau
le matriel informatique,
le matriel bureautique,
le mobilier de bureau,
le matriel de transport,
le matriel audiovisuel.
E.3.1 REFERENCIATION DES BIENS
E.3.1.1 CODIFICATION DES INFORMATIONS
Lefficacit des procdures de gestion des biens exige la codification des informations
ncessaires lidentification, lutilisation et au suivi des biens. Les informations
susceptibles dtre codifies comprennent :
1. le statut juridique du bien (proprit ou mise disposition),
2. la nature du bien,
3. la dsignation du bien,
4. la source de financement du bien,
5. la date dacquisition,
6. la localisation du bien,
7. laffectation,
8. le numro dordre du bien.
Ces informations peuvent tre regroupes en deux (2) catgories :
les informations qui ne peuvent tre modifies tout au long de la dure dutilisation du bien ;
les informations susceptibles dtre modifies pendant la priode dutilisation du bien par
lAgence (localisation, affectation, ).
E.3.1.2 ETIQUETAGE DES BIENS
La rfrence dimmobilisation est linformation codifie qui est matrialise par une tiquette
appose sur une immobilisation afin de lidentifier rapidement. Cette information nest porte
quune fois et nest pas modifiable. En consquence, les informations susceptibles de
modifications ne sont pas portes sur ltiquette d'identification ; mais elles sont mentionnes
dans la fiche d'immobilisation et dans le registre des biens. Figurent sur ltiquette les
renseignements suivants :
1. le statut juridique du bien (proprit ou mise disposition),
2. la nature du bien,
3. la dsignation du bien,
4. la source de financement du bien,
5. la date dacquisition,
6. le numro dordre du bien.
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Ltiquette dimmobilisation comporte ainsi six (6) positions :
position 1 position 2 position 3 position 4 position 5 position 6
statut nature dsignation financement date numro

Les codifications sont alphanumriques. Pour chaque position elles doivent comporter le
mme nombre de caractres pour assurer une prsentation homogne des tiquettes.
Position 1 - le statut : un caractre numrique suffit. Par exemple :
1 pour Bien acquis titre de proprit de lAgence
2 pour Bien mis disposition de lAgence
Position 2 - la nature du bien : trois caractres alphabtiques suffisent. Par exemple :
MAB : matriel de bureau,
MIN : matriel informatique,
MBU : matriel bureautique
MOB : mobilier de bureau
MAT : matriel de transport
MAV : matriel audio-visuel,
etc.
Position 3 - la dsignation du bien ou la description : quatre caractres alphabtiques. Par
exemple :
CLIM : climatiseur,
TABB : table basse,
CHAI : chaise,
CLAV : clavier
SOUR : souris
ECRA : cran
PHTC : photocopieur
Position 4 - la source de financement : trois caractres numriques en 2 parties spares par
un tiret pour indiquer le nordre de la convention signe. Par exemple :
00-1 : Fonds propres Agence
01-1 : IDA, 1er crdit
01-2 : IDA, 2me crdit,
02-1 : 1er Don japonais,
02-2 : 2
me
Don japonais.
03-1 : Etat, 1re convention,
03-2 : Etat, 2
me
convention.
Position 5 - la date d'acquisition : quatre caractres numriques. Exemples : 2002, 2003, 2004.
Position 6 - le numro d'ordre du bien : 3 caractres numriques. Par exemple :
001 : pour le premier bien enregistr,
002 : pour le deuxime bien enregistr,
003 : pour le troisime bien enregistr. Etc...
Les positions l'intrieur de ltiquette d'identification sont spares par des barres obliques.
Ainsi le code suivant : 2|MAB|CLIM.A|01-1|2002|003 fournit les renseignements suivants :
2 : bien mis disposition,
MAB : class dans le matriel de bureau
CLIM.A: il s'agit d'un climatiseur split system ; et sa partie ventilateur (A),
01-1 : bien financ sur le 1
er
crdit IDA,
2002 : bien acquis en 2002,
003 : bien inscrit sous le numro 003 dans le registre des biens.
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E.3.1.3 CAS SPECIFIQUES
Matriel composite :
Dans le cas spcifique du matriel informatique composite, le numro dordre est complt
par un caractre alphabtique prcisant les parties pouvant tre remplaces tout en gardant
les autres lments du matriel comme suit :
A pour le moniteur,
B pour lunit centrale,
C pour le clavier,
D pour la souris.
Il en est de mme du matriel de climatisation ( split system ) compos de :
A dsignant le ventilateur,
B dsignant le compresseur.
Bien livr en plusieurs units :
Lorsquun bien est livr en plusieurs units, la numrotation peut comprendre la mention de
la quantit totale livre et lordre de llment dans le lot. Exemple : achat de 20 chaises de
bureau livres en une seule fois ; le numro dordre du lot des 20 chaises dans le registre est
50, le numro dordre de la 15me chaise du lot sera codifi comme suit : 50.15/20. Ainsi en
cas de disparition dun lment du lot, la mention sera faite dans le registre sur la ligne
denregistrement du lot de 20 chaises ; et une criture de sortie de bien constatera la sortie
de ce seul lment du lot.
Cas particulier du matriel roulant :
L'attribution du numro d'immatriculation est assure normalement par le service national
des transports, charg de l'immatriculation des vhicules au plan national. Mais
l'immatriculation des vhicules ne fournit pas tous les renseignements souhaits. Les
renseignements complmentaires telles que la source de financement, peuvent tre ports
dans le livret du vhicule ou marqus sur ses portires sous forme de macaron.
E.3.1.4 INTERET DE LA CODIFICATION DES BIENS
L'intrt de cette codification est de :
faciliter l'excution des inventaires physiques;
favoriser le rapprochement rapide et la valorisation des biens inventoris;
localiser sans perte de temps les biens.
L'attribution d'un code entrane la cration d'une tiquette (mtallique de prfrence) qui est
fixe sur le bien par lASA/le LOG. Cette rfrence est reporte dans le registre des biens
durables.

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E.3.2 OUTILS DE GESTION DES BIENS
E.3.2.1 MATERIEL DE GESTION
LASA/Le LOG dispose des outils suivants pour la gestion des biens durables :
des classeurs,
des chemises cartonnes,
des dossiers sangles,
une armoire fermant clef,
une machine tiqueter ou des tiquettes autocollantes,
un micro-ordinateur sur lequel est install le logiciel de gestion des immobilisations,
des carnets de bons pour constater les mouvements des biens.

E.3.2.2 SUPPORTS DE GESTION
Les supports ncessaires la gestion des biens durables comprennent :
le registre des biens,
la fiche dimmobilisation,
la fiche dinventaire.
Linscription au registre :
Il est ouvert un registre par catgorie de biens durables. Ce registre manuel ou informatique
enregistre chronologiquement toutes les entres de biens durables. Le registre comprend les
renseignements suivants:
1. le code didentification,
2. la date dentre du bien,
3. la dsignation du bien,
4. la marque,
5. le type,
6. le nom du fournisseur,
7. le service utilisateur (la localisation),
8. le numro de la fiche de cot de revient,
9. le prix dacquisition,
10. la date de sortie du bien,
11. les observations.

Le registre des biens durables est tenu par lASA/le LOG. Une fiche d'immobilisation relative
chaque immobilisation est cre lors de l'inscription du bien dans le registre.
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La fiche dimmobilisation :
La fiche, lorsquelle est manuelle, est de prfrence cartonne. Elle suit l'immobilisation dans
son lieu d'utilisation. Les renseignements suivants sont fournis par la fiche d'immobilisation :
1. la date dacquisition et de mise en service,
2. le numro d'identification du bien,
3. la dsignation du bien,
4. les rfrences de la fiche de cot de revient,
5. la marque,
6. le type,
7. le nom du fournisseur,
8. le prix d'acquisition,
9. la source de financement,
10. la sortie du patrimoine,
11. laffectation,
12. les oprations de rparations et visites techniques,
13. les caractristiques du bien.

La fiche dinventaire :
La fiche dinventaire fournit les informations suivantes :
1. le statut du bien,
2. la localisation du bien,
3. la nature du bien,
4. ltiquette,
5. la dsignation du bien,
6. la description sommaire du bien,
7. ltat du bien,
8. la source de financement du bien,
9. la date dacquisition,
10. la valeur dacquisition ou valeur dentre du bien,
11. les observations pertinentes sur le bien.


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E.3.3 PROCESSUS DENTREE ET DAFFECTATION DES BIENS

Squence Priodicit Acteurs Description narrative des tches A E C D
1.
A la date de rception de tout
bien ou lot de biens
LASA/Le LOG tablit en un exemplaire un bon dentre (BE) du bien partir du procs-verbal de rception dress par la
commission ad-hoc de rception des commandes,
porte la nomenclature sur le BE et sur les autres pices justificatives (factures, marchs)
soumet le BE accompagn de la liasse (facture, march, bon de commande) au DAF pour vrification et signature.

r

2.
Le DAF vrifie la conformit du BE avec la liasse (facture - march) et le signe pour le valider puis le retourne lASA/le LOG
avec les instructions pour laffectation ;

r

3.
Sur instructions du DAF LASA/Le LOG prpare en deux exemplaires le bordereau daffectation du matriel (BAM) au vu des instructions du DAF et lui
transmet pour signature

r

4.
Le DAF vrifie la conformit du BAM ses instructions, signe et le transmet au DG
r

5.
Le DG sassure de la rgularit de lopration, appose son visa pour lautoriser et le retourne lASA/le LOG pour excution
r

6.
Ds que les biens sont
prpars
Le DAF informe par tout moyen les bnficiaires de la disponibilit du matriel dont ils peuvent prendre livraison
r

7.
LASA/Le LOG appose les tiquettes didentification sur les biens et les met la disposition des bnficiaires
r

8.
Au moment de laffectation
des biens
bnficiaires contresignent les BAM en prennent un exemplaire et rcuprent les biens qui leur sont affects
r

9.
LASA/Le LOG saisit la codification dfinitive des biens affects dans le logiciel de gestion des immobilisations
classe le BE, le BAM, les factures, les marchs, le PV dans un dossier appropri (classeur, chemise, etc.) de biens
durables

r

10.
Au moins une fois par mois Le CPT Contrle lexactitude des informations saisies par lASA/le LOG dans le logiciel
r

11.
Au moins une fois par an Le CG/CI Contrle lexactitude des informations de gestion des biens
r

A : pour approbation,
E : pour excution,
C : pour contrle,
D : pour dtention (ou
archivage et conservation).

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E.3.4 PROCESSUS DUTILISATION DES BIENS
E.3.4.1 MODALITES GENERALES
Aucun bien ne peut tre utilis sans avoir t affect un agent ou un service de lAgence. La seule personne habilite autoriser les
utilisations de biens dquipement est le DG. Lutilisation de certains biens, comme le mobilier de bureau, le matriel de bureau, (tables,
bureaux, chaises, fauteuils, ...) ne prsente aucune particularit partir du moment o ils ont t affects des agents prcis. Chaque agent
est responsable de lutilisation du matriel qui lui a t affect. Dautres biens exigent, au contraire, un suivi trs rapproch afin de leur assurer
une dure de vie raisonnable. Il sagit des vhicules, du matriel informatique et des photocopieurs.
E.3.4.2 UTILISATION DES VEHICULES
Squence Priodicit Acteurs Description narrative des tches A E C D
1.
Quotidiennement tout conducteur Sassure, avant de monter bord dun vhicule de lAgence, quil est autoris conduire ;
r

2.
Le DG utilise un vhicule de fonction, soit en conduisant lui-mme, sil est muni dun permis de conduire correspondant la
catgorie du vhicule, soit par un chauffeur mis sa disposition

r

3.
A loccasion des dplace-
ments des vhicules de
services en ville
LASA/Le LOG dlivre des fiches de sortie aux conducteurs des vhicules pendant les heures de service
r

4.
Inopinment Le DAF Veille au respect de cette disposition
r

5.
A loccasion des dpla-
cements lintrieur
Le DAf fait prparer un ordre de mission en deux exemplaires, quil soumet la signature soit du DG
r

6.
Avant le dpart en mission Le CHF rcupre loriginal de lordre de mission sign, le vhicule affect la mission et vrifie que les autres pices
obligatoires pour lutilisation du vhicules affect la mission sont disponibles : carnet de bord, carte grise ou carte
jaune, assurance, visite technique,- permis de conduire.

r

7.
tout conducteur sinterdit :
de transporter les personnes trangres lAgence,
denfreindre aux rgles habituelles de circulation routire,
sexpose aux sanctions disciplinaires et pcuniaires en vigueur cas de non respect des prsentes dispositions.

r

A : pour approbation, E : pour excution, C : pour contrle, D : pour dtention (ou archivage et conservation).

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E.3.4.3 UTILISATION DU MATERIEL INFORMATIQUE
Squence Priodicit Acteurs Description narrative des tches A E C D
1.
Tous les jours Agents quips
dun poste
vrifient que le matriel fonctionne normalement
assurent ltat de propret du matriel

r

2.
En cas dincident Tout agent signale lincident lASA/le LOG pour disposition ncessaire prendre (dpannage ou maintenance)
r

3.
Tous les jours Tout agent veille utiliser les fournitures informatiques sans gaspillage (papier, encre, disquette, etc.)
r

4.
Tous les jours Agents quips
dun poste
sauvegarde les fichiers sur des supports internes et externes pour assurer une scurit des donnes de lAgence.
r

5.
A la fermeture des bureaux Agents quips
dun poste
sassurent que le matriel est teint (ou en veille pour les matriels en communication)
veillent recouvrir le matriel de housses adquates

r

6.
Au moins 2 fois par mois LASA/Le LOG veille ce que la maintenance du matriel soit effectue par un prestataire de services informatiques
r

7.
En cas de besoin Le DAF fait remplacer tout matriel dfaillant ou hors dusage.
r


E.3.4.4 UTILISATION DES EQUIPEMENTS COLLECTIFS (copieurs, machines relier, etc.)
Squence Priodicit Acteurs Description narrative des tches A E C D
1.
A la mise en service du
bien
Le DAF dsigne un responsable (lASA/le LOG) pour soccuper de lutilisation de lquipement
r

2.
Tous les jours LASA/le LOG Vrifie que lquipement fonctionne correctement
r

3.
Chaque
utilisateur
remplit un cahier dutilisation comportant les mentions suivantes: date, identit de lutilisateur, nature des travaux,
quantit, observations.

r

4.
Aux dates prtablies LASA/le LOG sassure que lquipement na pas atteint son niveau dutilisation partir duquel un contrle est ncessaire ; sinon il fait
intervenir le prestataire de maintenance.

r

5.
inopinment Le CG/CI Contrle le respect des prescriptions dutilisation de ces biens
r

A : pour approbation, E : pour excution, C : pour contrle, D : pour dtention (ou archivage et conservation).

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E.3.5 PROCESSUS DENTRETIEN DES BIENS
E.3.5.1 DEFINITIONS
Pendant la dure de vie ou de fonctionnement d'un bien durable, trois types d'entretien sont
prvoir :
l'entretien permanent ou quotidien,
l'entretien priodique,
les rparations.
L'entretien permanent est, en gnral, apport par l'utilisateur lui-mme qui veille assurer
un fonctionnement quotidien rgulier du matriel mis sa disposition. Il se manifeste par les
dispositions de vrifications effectuer quotidiennement. L'entretien priodique est
l'ensemble des contrles de fonctionnement effectuer des dates prcises ou aprs un n
ombre dheures de fonctionnement gnralement fix par le fabricant. Les rparations sont
l'ensemble des interventions effectues sur les biens pour les remettre dans un tat de
fonctionnement correct. Ils sont effectus par un service extrieur l'Agence.
E.3.5.2 LENTRETIEN DES BIENS
Certains quipements spcialiss sont accompagns au moment de leur livraison par le
fournisseur d'une notice o sont consignes les instructions relatives leur entretien. Une
copie de la notice d'entretien est transmise au service utilisateur du matriel dsign, de
mme que la documentation technique fournie avec le bien. L'entretien priodique doit
s'effectuer selon les modalits de la notice d'entretien. Les modalits et les procdures
suivre sont fonction de la nature des biens.
Entretien des vhicules :
L'entretien quotidien et priodique des vhicules est assur par le CHF. Lentretien
priodique comprend les oprations suivantes :
la vidange,
le graissage,
le gonflage des pneus,
la vrification des niveaux d'eau et d'huile.
La visite technique des vhicules est conduite sous la responsabilit de lASA/LOG. Le
carnet de bord du vhicule est examin rgulirement par le CG/CI car il fournit des
renseignements utiles sur la qualit d'utilisation du bien. Les informations quil contient sont
les suivantes :
le nom du chauffeur affect,
les destinations assures,
les kilomtres parcourus,
les entretiens dj effectus,
les numros d'ordre de mission,
les observations ventuelles.
Entretien du matriel informatique :
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L'entretien priodique du matriel informatique est confi un prestataire local de services
informatiques. Les logiciels exigent de la maintenance. En cas de mauvais fonctionnement
ou de la ncessit dacqurir une version actualise dun logiciel, il convient de faire appel
un fournisseur agr par le propritaire du logiciel. Linstallation des programmes peut tre
confie un informaticien indpendant ou un agent qui aura t pralablement form
cette tche.
Entretien des autres quipements :
L'entretien priodique des autres quipements est assur par :
l'utilisateur d'une part, s'il a reu une formation approprie et ;
d'autre part, un service extrieur si la nature des travaux l'exige.
E.3.5.3 LA REPARATION DES BIENS
Toute opration de rparation donne lieu l'tablissement d'un bon de travail (BDT)
comportant toutes les mentions ncessaires permettant d'identifier la nature des travaux
demands :
les rfrences du bien,
la date de demande des travaux,
la dsignation des travaux effectuer,
la date d'entre du bien l'atelier,
la date de sortie,
les travaux effectus.
Le BDT est un bon de commande pour service de rparation. Tous les BDT sont signs par
le Directeur Gnral ou le DAF par dlgation. Dans tous les cas, celui-ci vrifie avant de
signer le BDT si le bien bnficie dune garantie du constructeur. Dans laffirmative il vrifie
galement la nature et la porte de cette garantie afin de ne pas faire prendre en charge par
lAgence des travaux imputables aux fournisseurs. Le BDT est tabli en quatre exemplaires.
Ces quatre exemplaires seront ventils comme suit :
deux exemplaires pour le service extrieur de rparation,
un exemplaire pour la comptabilit et,
le dernier constituant la souche.
Le BDT est vis par :
l'agent ou le service utilisateur,
lASA/le LOG.
Lorsque les travaux sont effectus, lASA/le LOG vise une seconde fois pour constater la
bonne excution des travaux demands. Le rparateur doit joindre un des deux exemplaires
de BDT sa facture au moment de la livraison des travaux qui sera constate par un
bordereau de livraison du rparateur dment vis par le responsable financier.
Le service utilisateur pourra alors prendre livraison du bien en visant le BDT. L'exemplaire du
bon de travail retenu par lASA/le LOG est class dans le dossier individuel du bien.

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E.3.6 PROCEDURE DINVENTAIRE DES BIENS
E.3.6.1 OBJECTIF DE LINVENTAIRE
L'inventaire a pour but le contrle physique des biens durables. Cette opration permet de :
dceler dventuels carts entre le nombre et la nature des biens figurant, dune part, sur les
registres des biens et, dautre part, dans les comptes,
vrifier la situation physique des biens.
E.3.6.2 RESPONSABILITE DE LINVENTAIRE
Les oprations d'inventaire sont effectues une fois par anne et sont places sous la
supervision du CG/CI. Les oprations matrielles sont excutes par une quipe dinventaire
comprenant, outre lASA/le LOG, dautres agents dsigns par le CG/CI.
E.3.6.3 PROCEDURE DE PRISE DINVENTAIRE
La russite de la procdure des prises d'inventaire ncessite la mise en place des
dispositions suivantes :
prparation des fiches d'inventaire
information pralable des personnes concernes par la procdure,
rangement pralable des biens.
Lors de la prise d'inventaire, toutes les annotations ncessaires sont faites, en particulier
celles concernant l'tat du bien. Toutes les fiches dinventaires sont dates et signes par les
membres de l'quipe d'inventaire. Les fiches d'inventaire sont ensuite exploites avec les
registres pour complter les informations qui ne pas matrialises sur les biens.
A la fin de l'opration, un procs verbal d'inventaire physique des immobilisations est tabli
et sign par les membres de lquipe d'inventaire. Les conclusions de l'inventaire consignes
dans le procs verbal sont communiques par le CG/CI au DG et au DAF pour les dcisions
ventuelles prendre soit :
pour autoriser la sortie dfinitive d'un bien,
pour sanctionner les agents nayant pas correctement utilis ou entretenu les biens,
pour autoriser le remplacement d'un bien.

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E.4 FOURNITURES CONSOMMABLES
E.4.1 NATURE DES FOURNITURES CONCERNEES
La codification des articles de fournitures est possible mais non obligatoire. Les fournitures
consommables comprennent :
le papier,
les encres,
stylos, blocs-notes,
fournitures de rangements (classeur, chemises, etc.),
les produits dentretien et de nettoyages,
les denres de la caftria,
les consommables informatiques.
E.4.2 OUTILS DE GESTION DES FOURNITURES
E.4.2.1 MATERIEL DE GESTION
La gestion des fournitures se fait avec les matriels suivants :
une armoire qui ferme clef,
des carnets de bons pour constater les mouvements des fournitures.
E.4.2.2 SUPPORTS DE GESTION
Les supports ncessaires la gestion des fournitures comprennent :
le registre des fournitures (ou ensemble des fiches de stock),
la fiche dinventaire.
E.4.3 PROCESSUS DE RECEPTION
LASA/Le LOG et la STR rceptionnent les fournitures auprs des fournisseurs et dlivrent
un bon dentre (BE) en au moins 2 exemplaires raison d1 ex pour lASA/le LOG et 1 ex
pour la STR qui prend en charge les fournitures livres. Elle enregistre dans chaque fiche
stock les quantits reues et range les articles dans les locaux et rangements rservs cet
effet. Ces locaux et rangement doivent fermer clef.
E.4.4 PROCESSUS DE CONSOMMATION
Au fur et mesure des demandes, la STR livre les quantits demandes et dlivre un bon
de sortie (BS) en au moins 2 exemplaires raison d1 exemplaire pour le demandeur et d1
exemplaire quelle conserve. Elle tient jour le registre des fournitures partir des BS.
Remarque : ce systme peut tre remplac par louverture dun cahier dans lequel une
colonne est prvue pour apposer les visas des demandeurs chaque sortie.


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E.4.5 PROCESSUS DE RENOUVELLEMENT
Lorsque les stocks de fournitures atteignent un niveau de quantit minimum, la STR
demande lASA/le LOG le renouvellement des fournitures. LASA/Le LOG sassure que la
dotation budgtaire de la priode nest pas puise avant de lancer le processus de
rapprovisionnement. Le rapprovisionnement suit les procdures dacquisitions valables
pour cette catgorie de dpenses.

E.4.6 PROCESSUS DE CONTROLE
Le contrle des fournitures consommables sexerce deux occasions principales :
au renouvellement du stock,
linventaire de fin de priode.
LASA/Le LOG assure le contrle des stocks en procdant linventaire en prsence de la
STR et au moyen de la fiche dinventaire de stock. Un procs-verbal dinventaire est dress
chaque contrle selon le planning des rapprovisionnements. Un exemplaire est
communiqu au CG/CI, au CPT et au DAF.

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E.5 CARBURANT
Le carburant ncessaire au fonctionnement de lAgence est acquis contre remise de tickets
auprs des socits ptrolires de la place conformment la procdure dacquisition des
biens et services. Ces tickets peuvent tre utiliss dans toutes les stations de la socit
ptrolire sur le territoire national.
E.5.1 OUTILS DE GESTION
E.5.1.1 MATERIEL DE GESTION
La gestion du carburant se fait avec les matriels suivants :
un coffre,
des carnets de bons pour constater les mouvements de tickets.
E.5.1.2 SUPPORTS DE GESTION
Les supports ncessaires la gestion du carburant comprennent :
le registre du carburant,
la fiche de dotation de carburant (FDC),
la fiche dinventaire.
E.5.2 PROCESSUS DE RECEPTION
LASA/Le LOG et le CPT rceptionnent les tickets auprs des fournisseurs et dlivrent un
bon dentre (BE) en au moins 2 exemplaires raison d1 exemplaire pour lASA/le LOG et
dun pour le CPT. LASA/Le LOG prend en charge les carnets de tickets livrs. Il enregistre
dans le registre de carburant les quantits de tickets et leurs valeurs et range les carnets
dans le coffre ou dans tout autre rangement de scurit rserv cet effet. Un exemplaire
du BE est transmis au DAF pour information.
E.5.3 PROCESSUS DE CONSOMMATION
La FDC est le document dlivr par le DG qui autorise lASA/le LOG fournir des tickets de
carburant. Au vu dune FDC approuve par le DG, lASA/le LOG livre la quantit de tickets
demands. Le bnficiaire vise la FDC et marge dans le registre de carburants. LASA/Le
LOG met jour le registre de carburant.
E.5.4 PROCESSUS DE RENOUVELLEMENT
Lorsque le stock de tickets de carburant est en voie dpuisement, lASA/le LOG en
demande au DAF le renouvellement. Le DAF sassure que la dotation budgtaire de la
priode nest pas puise avant de lancer le processus de rapprovisionnement. Le
rapprovisionnement suit les procdures dacquisitions valables pour cette catgorie de
dpenses (consultation de trois fournisseurs).




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E.5.5 PROCESSUS DE CONTROLE
Le contrle du carburant sexerce en deux occasions principales :
au renouvellement du stock de tickets,
linventaire de fin de priode.
Le CG/CI assure le contrle du carburant en procdant cet inventaire en prsence de
lASA/le LOG au moyen de la fiche dinventaire de stock. Un procs-verbal dinventaire est
dress chaque contrle. Il fait tat des carts anormaux de consommation (non justifis
par les dplacements effectus ou par la consommation moyenne des vhicules. Un
exemplaire du PV est communiqu au DG et au DAF.

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E.6 PROTECTION DES BIENS
LAgence souscrit des polices dassurances contre les risques suivants que peuvent courir
les biens :
vol,
incendie,
inondation (dgts des eaux),
responsabilit civile.

LAgence peut utiliser les services dun courtier dassurances pour garantir le choix de la
meilleure couverture des biens et le suivi efficace des polices. Les originaux des polices
dassurances sont conservs dans un coffre au bureau du DG. Des exemplaires sont
transmis au DAF pour la tenue de la comptabilit. Le DAF (ou le CJ) est responsable du
renouvellement dans les dlais des polices dassurances des biens. A loccasion des
renouvellements, une prospection est faite pour saisir des opportunits susceptibles
doptimiser les cots des primes.

Par ailleurs, les responsables et agents de lAgence doivent, en permanence, veiller la
scurit des biens placs sous leur responsabilit ou mis leur disposition. Ils doivent ainsi
personnellement sassurer que ces biens ne puissent tre ni vols, ni perdus, ni dgrads.
La scurit des locaux et leur gardiennage font ainsi parti des mesures de scurit
lmentaires.

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E.7 ANNEXES DU MODULE


1
Bon dentre
2
Bon de sortie
3
Bordereau daffectation du matriel
4
Modle de registre des biens durables
5
Modle de fiche dimmobilisation
6
Fiche dinventaire dimmobilisations
7
Modle de carnet de bord de vhicule
8
Modle de bon de travail
9
Modle de fiche dinventaire de stock
10
Modle de fiche de stock (ou registre de fournitures)
11
Modle de fiche de dotation de carburant
12
Modle de registre de carburant

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BON DENTREE



Bon dentre N

DU






DESIGNATION REFERENCE UNITE QUANTITE Observations






































































































La STR LASA/Le LOG













INSTRUCTIONS POUR LENTREE :
les mouvements de stock sont faits dans lunit de comptage

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BON DE SORTIE



Bon de sortie N

DU






DESIGNATION REFERENCE UNITE QUANTITE Observations






































































































La STR Le bnficiaire








Visa de lASA/LOG








INSTRUCTIONS POUR LA SORTIE :
les mouvements de stock sont faits dans lunit de comptage




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BORDEREAU DAFFECTATION DE MATERIEL



Bordereau N

DU




DESIGNATION REFERENCE UTILISATEUR CODIFICATION


















































































LASA/Le LOG Le responsable du service utilisateur








Visa du DG ou du DAF








INSTRUCTIONS POUR LE BENEFICIAIRE :
les biens sont proprit de lAgence




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REGISTRE DES BIENS DURABLES

INSTRUCTIONS POUR LAGENT CHARGE DE LA TENUE DU REGISTRE : les biens sont recenss individuellement dans le registre

NDE FOLIO

NDE COMPTE
INTITULE DU COMPTE

Rf. Mouvements
Codification Date Description Allotissement Valeur Commande Fournisseur Affectation date nature destination observations
report du folio prcdent























total reporter

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FICHE DIMMOBILISATION



Fiche N

DU



Nde compte
Codification
Description
Affectation
Fournisseur
Date de mise en service
Date de sortie
Motif
Dtail du cot



DESIGNATION MONTANT (devises) MONTANT (monnaie
locale)











































Cot total





Quantits



Cot unitaire




Le Comptable Le DAF














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FICHE DINVENTAIRE DES BIENS DURABLES



Nde folio

Date de linventaire



Nature du bien
Localisation
Nde compte



Codifi-
cation

Descri-
ption

Locali-
sation

Etat

Date
dacquisition

Valeur
dacquisition

Finance-
ment

Obser-
vations

report





















































































































































































































total ( reporter)



Le chef dquipe
dinventaire
Le responsable du service
utilisateur
Visa
du CG/CI












INSTRUCTIONS POUR LEQUIPE DINVENTAIRE :
sassurer que les biens recenss sont proprit de lAgence ou mis sa disposition.

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FICHE DINVENTAIRE DE STOCK



Nde folio

Date de linventaire



Nature du bien
Localisation
Nde compte



Rfrence

Description

Unit
QUANTITE
thorique
QUANTITE
physique

Ecarts

Observations







































































































































































































LASA/Le LOG Le CG/CI













INSTRUCTIONS POUR LEQUIPE DINVENTAIRE :
les quantits feront lobjet dun double comptage pour rduire les risques derreurs



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REGISTRE DES FOURNITURES

INSTRUCTIONS POUR LAGENT CHARGE DE LA TENUE DU REGISTRE : les biens sont inscrits dans le registre selon lunit de comptage

NDE FOLIO

NDE COMPTE
INTITULE DU COMPTE
Dsignation du bien



Date

NBE
ou BS

Description de
lopration


Bnficiaire

QUANTITE
entre

QUANTITE
sortie

Stock
thorique.

Stock
physique.


Ecarts

Emarge
ment


Observations

Total du folio prcdent























































































































































Total reporter













ATRACOM-Centrafrique
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FICHE DE DOTATION EN CARBURANT



Nde fiche

Date



Demandeur
Service



QUANTITE
DEMANDEE
OBJET
OBSERVATIONS
QUANTITE
ACCORDEE

OBSERVATIONS


















































































Le DEMANDEUR Visa de lASA/du LOG









Visa pour accord
du DG ou du DAF









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REGISTRE DE CARBURANT



Nde folio

Nde compte

Intitul du compte






Date

Qt
entre

Qt
sortie

Fournis
seur

Bnfi
ciaire

Nsrie
tickets

Stock
thorique.

Stock
physique.

Ecarts

Emarge
ment

Obser
vations




































































































































































































































































































































































































ATRACOM-Centrafrique
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BON DE TRAVAIL



Bon N

DU



PRESTATAIRE
Nom ou raison sociale
Adresse
Tel
Devis ou proforma du



Le prestataire ci-dessus identifi
est invit excuter les services ci-aprs dcrits :


DETAIL DE LA
PRESTATION

Codification

QUANTITE

PRIX
UNITAIRE


TOTAL



























































































TOTAL HORS TAXE




Montant total en lettres
Dlais de livraison
Rgime fiscal


Le Prestataire Visa du DG ou du DAF


Bon pour accord






INSTRUCTIONS POUR LE PRESTATAIRE :
Pour tout rglement,
les factures devront tre accompagnes de lORIGINAL du bon de travail
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CARNET DE BORD DE VEHICULE



Nde folio

Ndu vhicule

Nom du chauffeur






Date


Destination

Km
dpart

Km
arrive

Total km
parcourus

quantit
carburant

quantit
lubrifiant


Entretien


Rparation

Obser
vations

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