ARHIVAREA ELECTRONIC A66

n viitor, un birou fr hrtii?

Cum v orientai, n mod profesionist, n cazul (spre o) arhivrii electronice.
vanta!ele "i dezavanta!ele mana#amentului de tip electronic al documentelor,
ncepnd cu pa#. $$%&&'.
( lucra fr hrtii ) este, practic, posibil acest lucru? ncepnd cu pa#. $$%&&'
( * avanta!e ale ale arhivrii electronice, fa de arhivarea hrtiilor (documentelo
pe suport de hrtie), ncepnd cu pa#. $$%&&+.
Cnd merit s se fac arhivarea pe calculator? ,actori "i criterii ce privesc
costurile, ncepnd cu pa#. $$%&&*.
( Ce costuri vi se ivesc? ncepnd cu pa#. $$%&&*
( Ce criterii stabilesc costurile? ncepnd cu pa#. $$%&&-
,oto#rafia situaiei e.istente "i .... obiectivului cum constatai ce sisteme este
potrivit pentru dvs., ncepnd cu pa#. $$%&/'.
( 0ma#ine de ansamblu1 ceste informaii trebuie s v ofere o foto#rafie a
situaiei e.istente
( /& ntrebri decisive pentru profilul cerinelor (preteniilor, necesitilor) dvs.
2 sfaturi de specialitate1 urmtoarele aspecte ar trebui s le avei n vedere la
luarea deciziei, ncepnd cu pa#. $$%&/*.
Despre ce este vorba:
3(ai dori bibliorafturile cu acte mai de#rab desfiinate? i prefera s #sii un
material imediat, dect s pierdei minute preioase pentru cutarea lui? 4iroul fr
hrtii fac posibil acest lucru ) dac facei de la nceput o planificare neleapt.
Cum v putei orienta, n mod profesionist, spre o arhivare electronic adecvat "i
astfel s evitai #re"elile, aflai la acest capitol.
Avantajele i e!avantajele "ana#e"ent$l$i e tip electronic al oc$"entelor
A l$cra %&r& '(rtii ) este* practic* posibil acest l$cr$+
5unt dulapurile dvs. de la birou arhipline cu acte? ,acei teancuri de hrtie pe
biroul dvs? rhiva dvs. este de mult epuizat? atunci, cu si#uran c visai tot mai
des la 66un birou fr hrtii66.
,iro$l %&r& '(rtii: posibil in p$nct e veere te'nic -c$vinte c'eie.
7in punct de vedere tehnic, acest lucru ar fi astzi posibil1
ntocmii oricum de!a toate informaiile pe calculator.
8ransmitei documentele ntocmite de dvs. pe calculator.
8ransmitei documentele de dvs. n"iv prin 9(:ail sau fa.ul de calculator.
nma#azinai documentele n memoria dvs.
/
cum ar mai trebuit doar s introducei n sistem documentele care a!un# la dvs.
pe suport de hrtie1
Cu un scanner ai putea cuprinde documentele "i le(ai putea face potrivite
pentru 973
r trebui s denumii documentele scanate "i s le trecei pe o dischet ) pentru
aceasta ar fi nevoie de un soft;are potrivit "i fie suficient capacitatea pe
suportul ma#netic de nma#azinare (memorie, benzi), fie un C7(<(;riter prin
care s se nre#istreze sau s asculte purttorii optici de date.
Den$"irea oc$"entelor -c$vinte c'eie.
-CD/RO0/$ri* 1OR0 sa$ 0OD.2
poi, ai putea re#si documentele dup denumirile date, indice sau ncepnd o
cutare pe te.t.
=resupunnd c nu vei lsa niciodat nimic neimplementat pe calculator "i vei
distru#e imediat toate documentele pe suport de hrtie scanate, atunci vei avea un
birou fr hrtii pe el.
Trei siste"e -c$vinte c'eie.
D$p& %$nc3ie: 4 siste"e e "ana#e"ent al oc$"entelor
:ana#ementul electronic al documentelor realizeaz premisele pentru ntocmirea,
administrarea, transmiterea, depozitarea "i arhivarea fr hrtii precum "i pentru
cutarea "i re#sirea de documente. 7up funcia de baz a unui sistem de
mana#ement al documentelor, poate fi vorba despre una din urmtoarele sisteme1
52 pentr$ epo!itare pe ter"en l$n# -c$vinte c'eie.
52 6iste"$l electronic e ar'ivare
ceste sisteme sunt aplicate n special pentru depozitarea pe termen lun# a actelor
obi"nuite "i formularelor, care sunt strnse, dipitalizare, denumite "i nma#azinate
electronic.
72 pentr$ c&$tare co"ple8& -c$vinte c'eie.
72 6iste"$l e Retrieval9c&$tare
7ac trebuie s se revin asupra coninutului unor informaii "i documente care
sunt nma#azinate n bnci de date "i arhive, deci este vorba despre funcii
comple.e de cutare, selecie "i studiere, atunci se utilizeaz sisteme de >etrieval.
7e e.emplu, cu a!utorul unei arhive electronice de materiale de pres cu funcie
de >etrieval, se poate rspunde foarte repede la ntrebarea1 66Ce s(a putut citi n
presa #erman, m ultimele $ sptmni, despre noul nostru produs?66.
42 pentr$ oc$"entele care parc$r# "ai "$lte etape e prel$crare -c$vinte
c'eie.
42 6iste"$l e 1or:%lon
ici este vorba despre sisteme pentru susinerea unui procedeu (proces).
7ocumentele sunt transmise mai departe, electronic, ntr(un proces definit. 7eci,
'
dac referentul de specialitate "i(a format treaba pe care o avea de fcut n ce
prive"te un document ) de e.emplu un contract de asi#urare ) sistemul recunoa"te
acest lucru "i transmite automat respectivul document mai departe referentului de
specialitate 4, care are de fcut (rezolvat) treburile care in de el.
?inia dezvoltrii indic sensul inte#rrii tuturor funciilor n / sistem. 7ar astzi, n
practic, nici pe de parte nc sistemele nu prezint toate funciile.
6tabili3i e ce an$"e ave3i nevoie -c$vinte c'eie.
7eci, mai nti, trebuie s stabilii e.act de ce anume avei nevoie "i ce trebuie
e.act de ce anume avei nevoie "i ce trebuie s v ofere un sistem care pentru dvs.
este ntr(adevr optim. ceast fi.are a problemelor este foarte comple.. ?a acest
lucru se adau# faptul c piaa este imprevizibil "i n continu mi"care.
I"portant: consiliere ne$tr& -c$vinte c'eie.
,r o consiliere competent este dificil s luai deciziile corecte. :ai nti de toate
este important o consiliere neutr din punct de vedere a tipului de sistem.
C&$tare e consilieri: ; c&i -c$vinte c'eie.
Consilieri inepenen3i #&si3i prin :
firme de consiliere selectate (cutate) (utilizai de e.emplu motoarele de cutare
pe 0nternet1 66arhivare electronic @ firme de consiliere66)
o recomandare de la camera de comer "i industrie
or#anizaii de specialitate ca de e.emplu <3 (5ocietatea de munc pentru
administrarea economic, 9sc.....) sau
0nstitutul ,ranmhofer pentru administrarea muncii "i or#anizare din 5tutt#art.
?a acest capitol aflai cele mai importante informaii care v a!ut s recunoa"tei
un procedeu profesionist "i s v decidei astfel pentru o consiliere potrivit.
6pa3i$ necesar "ai "ic -c$vinte c'eie.
De necontestat ) < avantaje ale ar'iv&rii electronice* %a3& e ar'ivarea
oc$"entelor pe s$port e '(rtie
/. 3 reduce necesarul de spaiu cu cel puin -&A.
=rel$crare "ai rapi& -c$vinte c'eie.
'. 3 putei #si "i prelucra documentele n cteva secundeB prin aceasta reducei1
( timpul pentru luarea deciziilor
( timpul de prelucrare pentru procedee "i proiecte
( timpul de pn acum, necesar pentru cutarea hrtiilor.
Cost$ri e personal "ai "ici -c$vinte c'eie.
Costurile de personal pentru cutare, accesare "i administrare pot fi de asemenea
mic"orate.
C
Acces "ai rapi la in%or"a3ii -c$vinte c'eie.
C. n sfera informaiilor dvs. nu mai e.ist frnturi din punct de vedere al locului
unde ele se #sesc ) deci, nu mai trebuie s v #ndii dac o informaie pe care
o cutai se #se"te pe suport de hrtie sau pe calculator.
In%or"a3iile s$nt accesibile >n acelai ti"p -c$vinte c'eie.
2. scpa de copierea "i transportul fizic al actelor.
+. Drice informaie este pentru orice colaborator (an#a!at) autorizat al firmei dvs.
accesibil. "adar, documentele pot fi prelucrate, n paralel, de diferii
colaboratori (an#a!ai)
$. 7ocumentele stau la dispoziia tuturor utilizatorilor autorizai fr limitare de
timp ) indiferent de 66orele de deschidere (accesare)66.
?or e >ntoc"it: $blitele -e8e"plar $bl$* >n $bl$ e8e"plar. -c$vinte
c'eie.
E. =ot fi nlocuite u"or dublite pentru depozitare e.tern de si#uran sau pentru
utilizare e.tern ( de e.emplu pe "antiere.
6$port$rile optice e ate n$ s$nt sensibile -c$vinte c'eie.
*. 5uporturile optice de date nu sunt1 sensibile la umiditatea aerului sau variaile
de temperatur "i, potrivit productorilor, dovedesc o durabilitate de civa zeci
de ani.
C$" arat& -care este. revers$l "ealiei+
nainte de a ncepe s cumprai scanner, C7(<riter sau 5oft;are, ar trebui s v
#ndii la cteva lucruri de baz. ceasta, deoarece ceea ce teoretic ) sau n
reclama productorului ) pare adesea simplu, la transpunerea n practic apar
probleme neprvzute.
n profida tuturor avanta!elor artate, n multe birouri nu ar avea sens, sau ar fi
chiar imposibil, s nu fie chiar nici un document pstrat pe suport de hrtie.
E8e"pl$: acces "ai p$3in rapi la acte -c$vinte c'eie.
0ma#inai(v c, n calitate de "ef al unui departament al firmei (ntreprinderii), ar
trebui ur#ent s mer#ei la un client, deoarece a aprut acolo o problem "i dorii s
luai toate actele care au le#tur cu acest caz. D ru#ai acum pe secretara dvs. s
v tipreasc totul? n cazul unor situaii (probleme) mai comple.e, acest lucru v(
ar lua destul de mult timp. 5au, spunei s v copieze pe ?aptotp toate actele? Fi
acest lucru ar necesita timp, pe care, probabil, nici nu l avei acum.
Depenen3a e cataloa#ele c$ titl$ri -c$vinte/c'eie* en$"iri. -c$vinte c'eie.
Ct de eficient ar fi s di#italizai tot ce ine de tema 66Cule#erea Gno;(ho;66?
=entru o cutare ulterioar poate c nu ar fi deloc ru, dar cine s fac acest lucru?
2
n cele din urm, documentele respective ar trebui s fie cu mare tenie, sub un
anumit titlu, nre#istrate, pentru a fi #arantat re#sirea lor.
0ai aproape e realitate: $n biro$ "ai s&rac >n '(rtii -c$vinte c'eie.
7e aceea, de multe ori, biroul lipsit complet de hrtii reprezint, clar, ntr(o
ofensiv. deci, este vorba despre #sirea unei combinaii eficiente ntre documente
pe suport de hrtie "i documente pstrate electronic, unde faptul c respectivele
acte se #sesc n locuri diferite nu are consecine semnificative.
Ce ar treb$i s& ave3i >n aten3ie
nainte de a v decidei pentru arhivare electronic, ar trebui s v asi#urai c1
aceasta este rentabil,
si#urana datelor ) "i pentru timp ndelun#at ) este asi#urat,,
cerinele le#ate sunt ndeplinite.
C(n "erit& s& se %ac& ar'ivarea pe calc$lator+
@actori i criterii ce privesc cost$rile
Ce cost$ri vi se ivesc+
rentabilitatea arhivrii electronice se vede abia atunci cnd comparai utilitatea )
a"teptat "i calculat ) cu costurile.
Cost$ri $nice -c$vinte c'eie.
Cost$ri $nice s$nt pentr$:
Hard;are
5oft;are
=lanificarea "i derularea proiectului (personal intern "i e.tern)
0nstruire
Cost$ri per"anente -c$vinte c'eie.
Cost$ri per"anente s$nt pentr$:
=ersonal
ntreinere "i prestri servicii
ntreprindere (firm)(suporturi de date, material, spaii, asi#urri)
=lani%icare i calc$lare -c$vinte c'eie.
Ct de mari pot deveni, ntr(adevr, costurile, putei stabili, n mod realist, doar
printr(o planificare "i printr(un calcul individual "i detaliat realizate.
Calc$l inivi$al -c$vinte c'eie.
Chiar dac productorul spune n reclama sa c un document arhivat electronic
implic o cheltuial de numai &,/+ 7:, spre deosebire de &,*& 7: ct necesit un
document pstrat pe suport de hrtie, sau c investiia pentru arhivare electronic
se amortizeaz n ' ani sau mai puin, nu ar trebui s luai ca atare aceste date, fr
s le verificai.
+
5oluii de pornire a unui birou sau loc de munc mic sunt posibile astzi pentru
mai puin de /&.&&& 7: pentru Hard("i 5oft;are.
ELOo%%ice versi$nea ;2A -c$vinte c'eie.
=ro$s
E8e"pl$
669?Doffice 2.&.66 al productorului ?eitz (;;;.elo.leitz.de sau elo(hotlone I
online.de) cost pentru un loc de munc $-- 7: (ind. :;5t.)
,irma 7ocunet (;;;.docunet.de) pentru C.&&& 7:. ?a acestea se adau#
costurile de had;are pentru =C, monitor, scanner li C7(;riter.
N$ s$nt e s$bapreciat: cost$rile e consiliere -c$vinte c'eie.
=e de alt parte, arhivarea electronic presupune ca "i ntre#ul mana#ement al
documentelor o consiliere e.trem de intesiv. >aportul dintre costurile de Hard( "i
5oft;are "i costurile pentru consiliere "i proiect poate fi de /1 '. stfel, la cele
/&.&&& 7: se adau# '&.&&& 7:.
; >ntreb&ri ce privesc or#ani!area -c$vinte c'eie.
Ce criterii stabilesc cost$rile+
Cost$rile pentr$ Har ) i 6o%tBare: Este ecisiv* ce scop ave3i
=entru stabilirea costurilor efective pentru Hard( "i 5oft;are, trebuie mai nti s
fie clar ce scop urmrii. n acest caz, v a!ut urmtoarele ntrebri1
Tip$l ar'iv&rii
7ocumentele trebuie s fie arhivate si#ur pentru mult timp iar rapiditatea n
accesarea lor !oac prin comparaie, un rol secundar (subordonat)?
8rebuie ca "i toate informaiile de activitate s nu fie ntocmite, recepionate,
nma#azinate "i prelucrate pe hrtie1 tunci rapiditatea n accesarea lor are o
importan deoasebit.
i dori s dele#ai conducerea prelucrrii materialelor dvs. 973(ului, deci s
utilizai a"a(numitele funcii <orJflo;?
Ce oc$"ente s$nt ar'ivate+ -c$vinte c'eie.
ce documente trebuie s fie arhivate electronic? 9ste vorba despre o mulime de
informaii structurate ca de e.emplu calcule (facturi), certificate de livrare, deci
acte de tot felul? 5au ai dori s transferai de pe hrtii munii de documente
nestructurate, alctuite din schie, notie, publicaii, informaii despre
concuren "i pia sau ceva de #enul acesta?
7e rspunsul la stfel de ntrebri de baz depinde arhitectura "i ale#erea
confi#uraiei de Hard("i 5oft;are utilizate "i prin urmare "i costurile acestora.
$
C'elt$ielile e personal: %oarte "ari* necesare la c$prinerea -oronarea.
oc$"entelor nestr$ct$rate
Cheltuielile de personal apar la strn#erea "i prelucrarea documentelor, precum "i
la accesul la documente.
ccesarea n cazul documentelor arhivate electronic se face n cteva secunde ) "i
din acest punct de vedere, al rapiditii accesrii, arhivarea electronic este net
superioar, celui pe suport de hrtie.
Den$"irea oc$"entelor: -c$vinte c'eie.
ceast situaie poate fi cu totul alta n cazul strn#erii (cuprinderii) "i prelucrrii.
=roblema este aici1 ,iecare document, care urmeaz s fie arhivat electronic,
trebuie s primeasc o denumire clar, adic un inde., cu a!utorul cruia s poat fi
re#sit1
222 rapi* >n ca!$l oc$"entelor str$ct$rate -c$vinte c'eie.
/. n cazul documentelor structurate ) deci acte de tot felul ) poate fi efectuat o
astfel de cuprindere, n mod automat sau semiautomat "i de aceea mer#e foarte
repede1 de la / secund pn la cteva secunde.
222 e "ai l$n#& $rat&* >n ca!$l oc$"entelor nestr$ct$rate -c$vinte c'eie.
'. n cazul documentelor nestructurate, ca notie, schie, informaii despre pia,
trebuie astzi nc s se fac manual inde.area. ceasta nseamn, cineva trebuie
s se #ndeasc
( dac documentul poate fi re#sit printr(o cutare de te.t ntre# respectiv
( ce cuvinte ) cheie sunt cel mai des ntlnite sau
( ce noiuni ) cheie dintr(un limba! definit sunt cele potrivite, pentru ca
documentul s poat fi fr echivoc re#sit.
E%ecte as$pra c'elt$ielilor e personal -c$vinte c'eie.
Chiar "i n cazul sistemelor nbuntite de ordonare e.istente, acest proces de
#ndire "i efectuare poate dura de la mai multe secunde pn la cteva minute,
ceea ce duce, implicit, la cre"terea cheltuielilor de personal.
@oto#ra%ie a sit$a3iei e8istente i conceperea obiectiv$l$i c$" constata3i
-stabili3i.* care siste" este potrivit pentr$ vs2
Reali!area >nre#istr&rii etaliate a sit$a3iei e8istente
Ku doar pentru stabilirea costurilor reale "i a rentabilitii, ci "i pentru asi#urarea
ntre#ului succes, este deci necesar cunoa"terea detaliat a situaiei
e.istente.=entru aceasta, consilierul dvs. va aduce cu el un set de formulare sau
formulare speciale de cunoa"tere, pe care le va elabora (realiza, completa)
mpreun cu dvs.
=e baza urmtoarelor ntrebri putei verifica dac astfel sunt ntradevr cuprinse
(nre#istrate, cunoscute) informaiile cele mai importante.
E
=rivire e ansa"bl$
@oto#ra%ie a sit$a3iei e8istente -c$vinte c'eie.
=rivire e ansa"bl$:
Aceste in%or"a3ii treb$ie s& v& o%ere o %oto#ra%ie a sit$a3iei e8istente
/. Cte documente pe suport de hrtie e.ist
( n birou
( locurile secundare de pstrare ca arhive sau ceva asemntor
'. Ct de mare este cre"terea anual a numrului de documente?
C. Ct de mari sunt
( costurile spaiilor pentru depozitarea hrtiilor
( costurile investiiei (decontarea mobilierului destinat arhivei)
( costurile materialelor (recipienii n care se pstreaz documentele pe suport de
hrtie)
2. Ct de mare este cre"terea costurilor pe an?
+. Cine "i ce tipuri de documente utilizeaz, cnd "i ct de des?
$. Cel puin ct de des trebuie s fie accesul posibil?
E. Ct de multe documente
( sunt ntr(un anumit interval de timp (de e.emplu zilnic) elaborate "i prelucrate
de dvs. ) "i pentru ce ntrebuinri
( intr din afar, pe cale electronic
( le primii din afar, ca documente pe suport de hrtie?
*. Ct timp necesit an#a!aii dvs. pentru
( prelucrarea
( depozitarea
( accesul la (documentul necesar)
( administrarea
documentelor pe suport de hrtie, respectiv electronice?
-. Ct de mari sunt costurile (cheltuielile) de personal necesar pentru depozitarea,
acces "i administrarea documentelor pe suport de hrtie, respectiv electronice?
/&. Ce informaii "i ct pentru timp trebuiesc pstrate%nma#azinate ele
( din motive le#ale
( din motive ce in de firm?
//. Ce documente pe suport de hrtie, respectiv tipuri de documente intr n
discuie pentru nma#azinarea electronic (scanarea) lor?
( ce format?
( ce calitate (foi subiri, a#rafe, "tampil "i altceva de #enul acesta)?
( ce trebuie s se recunoasc prin DC> (Dptical character reco#nition)?
( ce tip de descompunere (rezolvare) este necesar la nma#azinarea
(nre#istrarea), ct "i la descrierea (caracterizare, reprezentare) di#ital sau
HardapL?
/'. Mnde e.ist puncte slabe sub form de
( timpi de a"teptare ce pot fi evitai
( depozitare de mai multe ori
( munc n plus
*
( lips de informaii (informaii venite prea trziu, incomplete sau deloc)?
De la %oto#ra%ierea -c$noaterea. sit$a3iei e8istente la conceperea obiectiv$l$i
7up evaluarea informaiilor n cadrul procesului de cunoa"tere a situaiei
e.istente v putei concretiza ima#inea cu ce prive"te scopul dvs. n cadrul
formulrii scopului, descriei urmtoarele aspecte1
Ar'ivarea electronic& sa$ 1or:%loB+ -c$vinte c'eie.
/. Ce nivele dorii s atin#ei imediat ) sau treptat1
( doar arhivare electronic
( <orJflo;?
'. =entru ce documente "i ce cerc de utilizatori?
C. n ce interval de timp dorii s realizai acest lucru?
2. Ce (utilitate) avanta! avei din acesta, "i anume
( cantitativ (n 7:)
( calitativ?
Cntoc"irea pro%il$l$i cerin3elor -caiet$l$i e sarcini. i ale#erea siste"$l$i
n funcie de scopul dvs. rezult cerinele (preteniile) fa de sistem. mpreun cu
consilierul dvs. ar trebui s stabilii, n cadrul profilului (confi#uraiei) cerinelor
dvs., ce ar trebui s poat face sistemul.
=ro%il al cerin3elor: 5A >ntreb&ri -c$vinte c'eie.
/& ntrebri decisive pentru ntocmirea profilului cerinelor #sii la pa#. $$%&/$
5A >ntreb&ri ecisive pentr$ pro%il$l -con%i#$ra3ia. cerin3elor -preten3iilor.
vs2
/. Ce tip "i numr de documente trebuiesc strnse "i nma#azinate "i n ct timp
(strn#ere, verificare, inde.are,transmitere mai departe, arhivare ".a.m.d.)?
'. Cum trebuie s aibe loc inde.area?
C. Ce reprezentri ale ecranului trebuie s fie posibile (de e.emplu inserarea rapid
a documentelor pe listele #oale (libere) mari ) asemntor ca n <ord)?
2. Ce informaii trebuie s fie imprimate (tiprite)?
+. Ce re#uli de utilizare trebuiesc stabilite (ncredereB cine ce are voie?)?
$. 8rebuie s poat fi trimise "i primite fa.(uri "i 9(mail(uri direct prin sistem?
E. n ce spaiu (mediu, loc) trebuie s se potriveasc sistemul, deci cum arat
arhitectura 973 e.istent "i cea planificat, ce reea utilizai ".a.m.d.?
*. 7orii s inte#rai funciile de <orJflo;?
-. 9ste dorit un serviciu de testare, dac da, n ce proporie (volum)?
/&. Ce costuri (nu) trebuie s dep"easc?
I"portant: %a!e e testare sa$ aplica3ii pilot -c$vinte c'eie.
Ale#erea i l$area eci!iei >n ce privete siste"$l necesar
7eoarece #radul standardizrii componentelor de Hard("i 5oft;are nc mai las
de dorit, iar pe de aplt parte nici investiia nu va fi nensemnat, hotrrea pentru
-
sistemul unui anumit productor se ia avnd n vedere un timp ct mai lun# de
ntrebuinare. 7e aceea, ar trebui ca, nainte de decizia final, s avei n vedere
faze de testare "i%sau aplicaii(pilot.
=lani%icare a"&n$n3it&: >n 4 etape -c$vinte c'eie.
=lani%icare a"&n$n3it&
/. ntocmirea caietului cu sarcini notate n detaliu.
'. Construirea (constituirea) infrastructurii tehnice.
C. Construirea infrastructurii or#anizatorice.
Testarea %$nc3ion&rii >n 4 etape -c$vinte c'eie.
Testarea %$nc3ion&rii
/. 0nstruirea utilizatorilor.
'. 8estarea funcionrii.
C. Cumprare.
Reali!area pailor plani%ica3i
7ac v realizai proiectul n aceast succesiune "i cu spri!in competent, atunci
avei asi#urat rentabilitatea, iar costurile de personal pentru depozitare se vor
reduce cu mai mult de !umtate.
; s%at$ri practice:
La l$area eci!iei* ar treb$i s& ave3i >n veere $r"&toarele aspecte
6%at practic5:
Asi#$ra3i/v& o consiliere e calitate
Cu si#uran ai recunoscut c munca esenial const n planificare "i pre#tire.
stfel se e.plic "i raportul dintre costurile pentru consiliere "i planificare "i
respectiv cele pentru Hard(5oft;are de '1/
0erit& s& investi3i >ntr/o consiliere cali%icat& -c$vinte c'eie.
7ac respectiva consiliere este calificat, merit aceste cheltuieli, deoarece vei fi
ferit de costuri mai mari datorate lurii unor decizii #re"ite sau a!ustrii "i
corectrii unor lucruri n faza de realizare.
A i O: ine8are inivi$al&2222 -c$vinte c'eie.
6%at practic 7: Insista3i as$pra $n$i siste" e oronare $p& ine8
tenie n cazul sistemelor sau consilierilor care pentru informaiile nestructurate
v recomand numai cutarea ntre#ului te.t sau distribuirea individual a
cuvintelor(cheie pentru caracterizare. 9.ist marele pericol ca documentele s se
piard irecuperabil.
222 econo"isete ti"p -c$vinte c'eie.
Mn e.emplu simplu v arat, de ce1 =e un document, care conine o cerere
(ntrebare) #eneral a unui an#a!at, privind tema ma"inile firmei, avei trecut
cuvntul(cheie 66uto66. 7ac mai trziu v cutai acest document prin cutare n
/&
toate te.tele "i i dai cuvntul 66uto66, este posibil s obinei un numr foarte
mare de documente care conin acest cuvnt "i astfel va trebui prin ali indici sau
prin parcur#erea tuturor acelor te.te s #sii documentul cutat. cest lucru
necesit mult timp.
222 n$ las& ni"ic s& se piar& -c$vinte c'eie.
Fi mai ru este, dac ai uitat cuvntul(cheie 66uto66. =oate cutai dup 66mi!loc
de transport66, 66autovehicul66 sau 66ma"ini ale firmei66. tunci ai avut #hinion.
7ac lipse"te un tezaur cu ndrumri (trimiteri) la, nu mai #sii documentul.
"adar, sistemul dvs. de ordonare dup inde. trebuie s se potrivesc tipului de
documenet pe care dorii s l arhivai electronic.
D$rabilitate p(n& la 5AA e ani -c$vinte c'eie.
6%at practic 4:
L$a3i >n consierare $rabilitatea p$rt&torilor e ate* av(n >n veere i
e!voltarea -evol$3ia. te'nicii -in p$nct e veere te'nic.
=otrivit productorilor, datele rmn n si#uran nre#istrate pe purttorii de date
ntre&,+ "i /,+ ani (band ma#netic) respectiv pn la +& sau chiar /&& ani (C7,
737). "a(numitele plci (discuri) ) <D>: (/ dat nre#istrate de nenumrate
ori citite) indic o persisten a datelor de la /+ la +& de ani.
De!voltarea te'nolo#iei ca %actor -c$vinte c'eie.
cest aspect pare foarte lini"titor, ns nu ne a!ut prea mult, deoarece tehnolo#ia
se dezvolt e.trem de rapid, iar peste /& ani si#ur nu se vor mai produce C7(
>D:(urile prin care putei citi astzi dischetele.
De clari%icat e la >ncep$t: -c$vinte c'eie.
7e aceea, ar trebui de la nceput s cuprindei n planurile dvs. tema 66mi#raia66.
Clarificai,
2222trans%er$l i 222 -c$vinte c'eie.
cnd "i ce date trebuie s fie renre#istrate pe altceva sau copiate "i
222 istr$#erea -ter#erea. e ate -c$vinte c'eie.
cnd "i ce date sunt de distrus (pentru a e.ista mi#raia inutil).
N$ e8ist& o si#$ran3& absol$t& %a3& e "anip$lare -c$vinte c'eie.
6%at practic ;:
L$a3i >n consierare cerin3ele j$riice privin p&strarea atelor
n ce prive"te pericolul falsificrii, discheta(<D>:, pe care putei doar nre#istra
informaii, fr s putei s le "ter#ei sau modificai, pare ntr(adevr a fi cea mai
si#ur. cest lucru ns nu a!ut prea mult timp, dac respectivul coninut al
dischetei este citit, modificat "i renre#istrat pe o nou dischet(<>D:. 7ac se
trece "i "tampila cu data de pe discheta iniial, atunci manipularea este perfect.
//
Ku doar din acest motiv este necesar mare atenie n cazul arhivrii electronice,
care trebuie s nlocuiasc hrtiile.
=&strare potrivit le#ii -c$vinte c'eie.
7reptul comercial "i administrativ, ordinul de impozitare, principiile contabilitii
"i le#ea privind asi#urarea #araniei produsului implic o pstrare potrivit
cerinelor le#ale a documentelor relvante.
=otrivit cerinelor le#ale (!uridic) nseamn1 documentele trebuie s fie n mod
eficient prote!ate fa de
pierderea
manipularea "i
modificarea lor.
Cos$ltare c$ contabilil vs2 sa$ la servici$l %inanciar -c$vinte c'eie.
n orice caz, interesai(v la contabilul dvs. sau la serviciul financiar dac este
acceptat o nma#azinare (nre#istrare) electronic a datelor de contabilitate.
Contractele, documentele (istorice) "i documentele patronului (acestea sunt de
e.emplu chitane de la benzin sau calcule privind restaurantul) nu sunt documente
n sensul cerinelor !uridice, dac e.ist doar sub form electronic.
Doc$"entele electronice n$ a$ stat$t e oc$"nt -c$vinte c'eie.
Cosecina1 n cazul introverselor (disputelor) !uridice nu putei prezenta ca dovad
document nre#istrat electronic, ci trebuie realizat o a"a(numit dovad a
aparenei sau a e.perilor. Cu aceasta, este datoria prii !uridice s decid dac
documentul dvs. poate fi recunoscut drept mi!loc doveditor (dovad).
=&strarea pe s$port e '(rtie a ori#inalelor i"portante -c$vinte c'eie.
"adar, asi#urai(v c distru#ei doar ori#inalele pe hrtie ale acelor documente
arhivate electronic, de care nu vei avea nevoie vreodat, ntr(un anume caz. n
cazul n care nu suntei si#ur, apelai la consultare !uridic.
4 s$rse:
aici p$te3i ob3ine alte in%or"a3ii
1. :ai uitai(v odat per 0nternet. =rintr(un motor de cutare (de e.emplu
;;;.Lahoo.de) introducei termenul 66arhivare electronic66 ) "i facei(v timp
pentru aceastaN Fi n le#tur cu aceast tem, flu.ul de informaii este
continuu.
'. 5unt de recomandat "i e.poziiile (tr#urile).
C. =e ln# e.poziii, au loc adesea con#rese "i <orhshops, la care, de asemenea,
v putei informa.
/'