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Conceptos de archivo judicial y

de documentacin judicial
en relacin con la legislacin vigente
en materia de archivos judiciales.
Formas de remisin
de documentacin judicial
y relaciones documentales.
Nuevas tecnologas en
los archivos judiciales
de gestin.
Las Juntas de Expurgo
de la documentacin judicial
Tema 26
Referencias Legislativas
Ley Orgnica 15/1999, de 13 de diciembre, de Proteccin de
Datos de Carcter Personal.
Real Decreto 937/2003, de 18 de julio, de modernizacin de
los archivos judiciales.
Guin-resumen
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1. Introduccin
2. Objeto, finalidad y mbito de
aplicacin del Real Decreto 937/2003,
de 18 de julio
3. Concepto de archivo judicial y de
documentacin judicial
3.1. Clases de archivos judiciales
4. Formas de remisin de documentos
judiciales y relaciones documentales
4.1. Remisin de documentos que se
hallen en un Archivo Judicial de
Gestin al correspondiente
Archivo Judicial Territorial o al
Archivo Judicial Central
4.2. Remisin de relaciones
documentales a la Junta de
Expurgo (art. 15)
5. Nuevas tecnologas en los Archivos
Judiciales de Gestin
6. Las Juntas de Expurgo de la
documentacin judicial
6.1. Concepto
6.2. Composicin
6.3. Rgimen jurdico
6.4. Tratamiento de la informacin
contenida en la documentacin
que se les remita
6.5. Remisin de relaciones
documentales a la Junta de
Expurgo
6.6. Devolucin de los documentos
aportados al proceso
6.7. Rgimen de funcionamiento de
las Juntas de Expurgo
6.8. Acuerdos
6.9. Enajenacin y destruccin
6.10. Traslado de documentos
1. Introduccin
El Real Decreto 937/2003, de 18 de julio, de modernizacin de los archivos judiciales,
seala en su Exposicin de Motivos la necesidad de fijar un sistema de gestin y custodia
de la documentacin judicial por el que se descongestionen los diferentes juzgados y tribu-
nales, otorgando a cada uno de ellos su propio archivo con el que clasificar y custodiar todos
aquellos expedientes que se encuentren en tramitacin. Por el contrario, los que no estn
pendientes de tramitacin se podrn enviar a los archivos territoriales o centrales o, en su
caso, a la Junta de Expurgo, evitando as que ocupen un espacio innecesario.
Esto exige una actualizacin y unificacin de la normativa que regule el expurgo de
los archivos judiciales, as como el establecimiento de criterios que garanticen la ms id-
nea conservacin de los documentos que pudieren tener valor cultural, histrico, jurdico
o administrativo, pues no hay que olvidar que la documentacin que produce la Adminis-
tracin de Justicia constituye parte integrante del Patrimonio Documental y Bibliogrfico.
Con el Real Decreto 937/2003, de 18 de julio, se pretende la regulacin unitaria y
conjunta de la materia, adecundola a la realidad social y jurdica actual, consiguiendo un
equilibrio entre la tradicional tcnica archivstica y el desarrollo creciente de las nuevas tec-
nologas.
2. Objeto, finalidad y mbito de aplicacin del
Real Decreto 937/2003, de 18 de julio
El objeto del Real Decreto es modernizar y regular la organizacin y el funcionamien-
to de los archivos judiciales as como el procedimiento a travs del cual se efecte el expur-
go de la documentacin judicial (art. 1).
Su finalidad es la implantacin de un sistema de gestin de los archivos judiciales que
permita la realizacin de los fines de la Justicia, as como garantizar el acceso a la documen-
tacin por quien tenga inters en ello, con las garantas y limitaciones legalmente exigibles.
El Real Decreto se aplicar a todos los documentos judiciales existentes en los distin-
tos juzgados y tribunales de todos los rdenes jurisdiccionales, que sean consecuencia de
la actividad judicial, as como de los expedientes gubernativos que se sustancien en ellos.
Quedan excluidos del mbito de aplicacin del Real Decreto los libros de sentencias,
los de registro y aquellos otros de preceptiva llevanza, que se regirn por sus normas espe-
cficas, as como los expedientes relativos al Registro Civil.
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Conceptos de archivo judicial y de documentacin judicial
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Tampoco ser de aplicacin este Real Decreto: a los documentos generados por el Ministerio Fiscal que no se
hubieran incorporado a expedientes correspondientes a procesos o actuaciones judiciales; a los archi-
vos de los Juzgados Togados y Tribunales Militares, que se regirn por su normativa especfica; y a los
documentos correspondientes a rganos pblicos con funciones jurisdiccionales que obren en el
Archivo Histrico Nacional, Archivo de Simancas, Archivo de Indias, Archivo de la Corona de Aragn
y en los Archivos Histricos Provinciales o Autonmicos.
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Por ejemplo, denuncias por delitos sin autor conocido en el orden jurisdiccional penal.
3. Concepto de archivo judicial y de documentacin judicial
Se entiende por archivo judicial tanto el conjunto orgnico de documentos judiciales
como el lugar en el que quedan debidamente custodiados y clasificados los documentos
judiciales, de acuerdo con las normas de funcionamiento que se establecen en el captulo
II del Real Decreto (arts. 4 a 13).
Se entiende por expurgo el procedimiento a travs del cual se determina cundo un
documento pierde toda su utilidad o, por el contrario, ha de ser conservado, dndosele el
curso correspondiente.
Se consideran documentos judiciales tanto las actuaciones procesales como aquellos
que hayan sido aportados por las partes o por terceros al proceso por escrito o por medios
electrnicos o telemticos, con independencia de cul sea el soporte material en que se
encuentren recogidos.
3.1. Clases de archivos judiciales
3.1.1. Archivos Judiciales de Gestin (arts. 5, 6 y 7)
Existirn en las oficinas judiciales o unidades anlogas y en l se clasificarn y custo-
diarn los documentos judiciales correspondientes a cada proceso o actuacin judicial que
se encuentre en tramitacin, en donde permanecern mientras constituyan asuntos sus-
ceptibles de resolucin judicial o de terminacin de la ejecucin iniciada (archivo de docu-
mentos judiciales mientras permanezcan vivos, es decir, pendientes de resolucin o de fina-
lizar la ejecucin ya instada).
Asimismo, para una mejor gestin y teniendo en cuenta las circunstancias concurrentes
en cada caso, podr encomendarse a un Servicio Comn que atienda los Archivos Judiciales
de Gestin de diferentes Salas o Secciones de uno o ms tribunales, o de varios juzgados.
Transcurridos cinco aos desde la incoacin de los procedimientos o expedientes
gubernativos, aquellos asuntos que no estuvieren pendientes de actuacin procesal alguna
(paralizados por imposibilidad de continuar la tramitacin)
2
, tanto en fase declarativa
como de ejecucin, podrn ser remitidos para su conservacin y custodia al Archivo Judi-
cial Territorial que le corresponda, sin perjuicio de lo dispuesto en el art. 15 (posibilidad de
remisin, en su caso, a la Junta de Expurgo, como luego veremos).
Excepcionalmente, el plazo anterior podr ser reducido cuando el espacio disponible
aconsejara que el perodo de permanencia en el Archivo Judicial de Gestin fuera menor.
Los procedimientos con sentencia firme o cualquier otra resolucin que ponga fin a
stos podrn ser remitidos para su conservacin y custodia al Archivo Judicial Territorial
transcurrido un ao desde la firmeza de la resolucin, salvo que deba procederse confor-
me a lo dispuesto en el art. 15.
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La decisin de remitir los documentos anteriores corresponder al responsable del
Archivo Judicial de Gestin donde se hallasen los documentos judiciales.
La ordenacin, custodia y conservacin de estos archivos corresponder al Secretario
Judicial, para lo cual contar con la asistencia y asesoramiento del personal tcnico que se
determine al efecto, y sin perjuicio de la determinacin del responsable del fichero o tra-
tamiento que corresponda conforme a lo establecido en la Ley Orgnica 15/1999, de 13
de diciembre, de Proteccin de Datos de Carcter Personal.
Acceso a la documentacin del Archivo Judicial de Gestin
Podrn acceder a la documentacin conservada en los Archivos Judiciales de Gestin
quienes hubiesen sido parte en los procesos judiciales o sean titulares de un inters legti-
mo, mediante las formas de exhibicin, testimonio o certificacin, salvo cuando tenga
carcter reservado.
Corresponde al secretario del juzgado o tribunal respectivo facilitar a los interesados el
acceso a los documentos judiciales que consten en sus archivos o procedan de stos.
El acceso por el propio afectado a sus datos de carcter personal recogidos en el Archi-
vo Judicial de Gestin slo podr ser denegado en los supuestos previstos en la legislacin
vigente (art. 7.2).
Si el acceso a documentos que contuvieren datos de carcter personal fuese solicitado
por quien no hubiera sido parte en el procedimiento, slo ser concedido cuando el proce-
dimiento hubiera concluido y exclusivamente en los supuestos previstos en el art. 11.2 de la
Ley Orgnica 15/1999, de 13 de diciembre, de Proteccin de Datos de Carcter Personal (p.
ej., datos recogidos de fuentes accesibles al pblico), o cuando el interesado hubiera presta-
do su consentimiento a dicho acceso.
En todo caso, los documentos que puedan afectar a la seguridad de las personas, a su
honor, a la intimidad de su vida privada y familiar y a su propia imagen, no podrn ser
pblicamente consultados sin el consentimiento expreso de los afectados o hasta que haya
transcurrido un plazo de 25 aos desde su muerte, si su fecha es conocida o, en otro caso,
de 50 aos a partir de la fecha de los documentos.
3.1.2. Archivos Judiciales Territoriales (arts. 8 y 9)
En cada Comunidad Autnoma existir como mnimo un Archivo Judicial Territorial
dependiente del Presidente del Tribunal Superior de Justicia, quien podr delegar la com-
petencia en el Presidente de la Audiencia Provincial o Juez Decano del partido judicial
donde radique (art. 8.1).
En los distintos Archivos Judiciales Territoriales se ordenar la documentacin remiti-
da por los responsables de los Archivos Judiciales de Gestin comprendidos
en su mbito, de tal modo que permita su rpida identificacin y recupera-
cin, debiendo permanecer en aqullos hasta que la Junta de Expurgo resuel-
va su posterior destino.
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La ordenacin, custodia y conservacin de estos Archivos corresponder al secreta-
rio judicial, con la asistencia del personal que se determine al efecto:
En las capitales de provincia que cuenten conjuntamente con 10 o ms Juzgados
de Primera Instancia y de Instruccin, y las necesidades del servicio as lo acon-
sejen, los Archivos Judiciales Territoriales que en ellas tengan su sede estarn a
cargo de los secretarios judiciales de la segunda categora designados por el
Ministerio de Justicia para desempear en este destino su puesto de trabajo.
En los restantes supuestos, el responsable del Archivo Judicial Territorial ser el
Secretario de Gobierno del Tribunal Superior de Justicia o el secretario judicial del
rgano en cuyo titular el Presidente del TSJ hubiera delegado la competencia
sobre el archivo con arreglo a lo dispuesto en el art. 8.1.
3.1.3. Archivo Judicial Central (arts. 10 y 11)
Existir un Archivo Judicial Central adscrito a la Sala de Gobierno del Tribunal Supre-
mo, cuyo mbito se circunscribir a la documentacin judicial del Tribunal Supremo, de
la Audiencia Nacional y de los restantes rganos con jurisdiccin en todo el territorio
nacional.
En el Archivo Judicial Central se ordenar la documentacin remitida por los respon-
sables de los Archivos Judiciales de Gestin comprendidos en su mbito, de tal modo que
permita su rpida identificacin y recuperacin, debiendo permanecer en aqullos hasta
que proceda su remisin a la Junta de Expurgo.
La ordenacin, custodia y conservacin de este Archivo corresponder a un secretario
judicial especialmente designado por el Ministerio de Justicia, para lo cual contar, en su
caso, con la asistencia y asesoramiento del personal tcnico que se determine al efecto.
En defecto de nombramiento de secretario judicial, el responsable del Archivo Judicial
Central ser el Secretario de Gobierno del Tribunal Supremo.
Acceso a la documentacin del Archivo Judicial Territorial o Central (art. 12)
1. La documentacin conservada en los Archivos Judiciales Territoriales y Central
estar en todo momento a disposicin del rgano judicial al que pertenezca.
2. El rgano judicial de donde proceda el documento, mediante solicitud de su
Secretario, podr requerir del Archivo que le sea facilitado su original, una copia
o certificacin expedida por el responsable del archivo, as como cualquier infor-
macin que considere necesaria. Si se facilitasen originales de documentos, stos
habrn de ser reenviados al Archivo Judicial Territorial o Central en cuanto desa-
parezca la causa que motiv la peticin.
3. De conformidad con lo dispuesto en el art. 235 de la LOPJ, quienes
hubieren sido parte en los procesos judiciales o sean titulares de un
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El Reglamento 5/1995 del CGPJ ha sido sustituido por el Acuerdo del CGPJ de 15 de sep-
tiembre de 2005, por el que se aprueba el Reglamento 1/2005, de los aspectos accesorios de las actua-
ciones judiciales.
inters legtimo, podrn acceder a los documentos judiciales que se encuentren
en el Archivo Territorial o Central mediante solicitud al secretario responsable del
archivo, quien facilitar a los interesados el acceso a los documentos judiciales
que consten en sus archivos, en la forma y con los requisitos establecidos en el
captulo I del ttulo I del Reglamento 5/1995, de 7 de junio, del Consejo Gene-
ral del Poder Judicial
3
.
En el caso de que el Secretario denegase el acceso a los documentos, el acuerdo
denegatorio ser revisable por el juez o Presidente del rgano judicial al que
corresponda la documentacin.
4. Si la solicitud ya viniese autorizada por el rgano judicial al que corresponde la
documentacin archivada, el encargado del Archivo Territorial o Central se limi-
tar a facilitar la exhibicin de que se trate o a la entrega del testimonio o de la
certificacin autorizada.
5. En todo caso, el acceso a la documentacin estar sujeto a lo dispuesto en el
art. 7.2, (visto anteriormente), en cuanto a los datos de carcter personal.
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CLASES DE ARCHIVOS JUDICIALES
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CLASES DE ARCHIVOS JUDICIALES
A) ARCHIVOS JUDICIALES
DE GESTIN
En oficinas judiciales o
unidades anlogas
Custodia de documentos de
asuntos en tramitacin
Ordenacin, custodia y
conservacin
Asuntos susceptibles de resolucin
o de terminacin de la ejecucin
iniciada.
Secretario judicial
B) ARCHIVOS JUDICIALES
TERRITORIALES
Uno como mnimo en cada
Comunidad Autnoma
Dependencia
Archivo de documentacin
remitida por los responsables
de los Archivos Judiciales de
Gestin
Ordenacin, custodia y
conservacin
Presidente del Tribunal
Superior de Justicia
Puede delegar en
Presidente de la Audiencia
Provincial o Juez Decano.
Asuntos no pendientes de
actuacin procesal.
Procedimientos con sentencia
firme u otra resolucin que les
ponga fin.
Capitales de provincia con 10 o
ms Juzgados de Primera
Instancia y de Instruccin.
Resto
Secretario judicial 2 categora
Secretario de Gobierno del T.S.J. o
el secretario del rgano en cuyo
titular se deleg la competencia
sobre el archivo.
C) ARCHIVO JUDICIAL
CENTRAL
Adscrito a Sala de Gobierno del
Tribunal Supremo.
Archivo de documentos
remitidos por los responsables
de los Archivos de Gestin
Ordenacin, custodia y
conservacin
Tribunal Supremo.
Audiencia Nacional.
rganos con
jurisdiccin en todo el
territorio nacional.
del
Secretario designado por el
Ministerio de Justicia; en su defecto
Secretario Gobierno T. Supremo
4
La Orden de 15 de junio 2006, del Ministerio de Justicia, aprueba las normas y los modelos
de relaciones documentales que regulan la remisin de documentacin jurdica a los diferentes archi-
vos judiciales en las Comunidades Autnomas sin traspasos de competencias y rganos jurisdicciona-
les con competencia en todo el territorio nacional.
4. Formas de remisin de documentos judiciales y
relaciones documentales
4.1. Remisin de documentos que se hallen en un Archivo Judicial de
Gestin al correspondiente Archivo Judicial Territorial o al
Archivo Judicial Central
Como se ha visto anteriormente, el art 5 del Real Decreto distingue dos supuestos:
1. Asuntos que no estn pendientes de actuacin procesal alguna, tanto en fase
declarativa como de ejecucin: transcurridos 5 aos desde su incoacin podrn
ser remitidos para su conservacin y custodia al Archivo Territorial (o Central, en
su caso) , salvo que proceda su remisin a la Junta de Expurgo, de conformidad
con lo establecido en el art 15.
2. Procedimientos con sentencia firme o cualquier otra resolucin que ponga fin a
stos: transcurrido un ao desde la firmeza de la resolucin podrn ser remitidos
para su conservacin y custodia al Archivo Judicial Territorial (o Central, en su
caso), con la misma salvedad mencionada anteriormente.
La remisin de los documentos que se hallen en un Archivo Judicial de Gestin al
correspondiente Archivo Judicial Territorial o al Archivo Central se formalizar peridica-
mente, como mnimo con carcter anual, en funcin del volumen de gestin de cada
archivo, e ir acompaada necesariamente de una relacin de los procedimientos o actua-
ciones judiciales en los que se integran, con arreglo a un modelo uniforme y obligatorio
aprobado por la Administracin Pblica competente
4
.
La relacin se remitir mediante los programas y aplicaciones informticas existentes,
y deber conservar cada secretario judicial copia de aqulla, con expresin de la fecha de
envo al Archivo Judicial Territorial o Central y acreditacin de su recepcin.
La relacin comprender la totalidad de los procedimientos o actuaciones procesales
que se remiten, y har referencia como mnimo a los siguientes aspectos: proceso o actua-
cin judicial al que corresponden, orden jurisdiccional en que se hubiesen sustanciado,
naturaleza del proceso o actuacin procesal, su nmero y ao, las partes intervinientes, una
sucinta referencia a su objeto y fecha en que se produjo la terminacin o paralizacin de
las actuaciones procesales.
Quienes tengan atribuida la ordenacin, custodia y conservacin de los Archivos Judi-
ciales Territoriales y Central tratarn la documentacin judicial remitida a stos para el cum-
plimiento de lo establecido en las leyes y en el Real Decreto 937/2003, sin que puedan des-
tinar los datos a finalidad distinta. Sin perjuicio de lo dispuesto en el art. 16 (devolucin de
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Segn el artculo 235 de la LOPJ, los interesados tendrn acceso a los libros, archivos y regis-
tros judiciales que no tengan carcter reservado, mediante las formas de exhibicin, testimonio o cer-
tificacin que establezca la ley.
los documentos a los interesados), los datos nicamente podrn ser transmitidos a las Jun-
tas de Expurgo en los supuestos y mediante el procedimiento establecido en el art. 15 o a
quienes tuvieren derecho a acceder a ellos de conformidad con lo establecido en el art. 235
de la LOPJ
5
y el apartado 3 del art. 12 del Real Decreto 937/2003.
4.2. Remisin de relaciones documentales a la Junta de Expurgo
(art. 15)
1. El responsable del Archivo Judicial de Gestin donde radiquen los documentos
judiciales remitir al secretario de la Junta de Expurgo una relacin de:
Aquellos procedimientos en los que haya terminado la ejecucin.
Procedimientos en los que se hubiese dictado una resolucin que declare la
prescripcin o la caducidad.
2. El responsable del Archivo Judicial Territorial o Central donde radiquen los docu-
mentos judiciales, una vez transcurridos los plazos legales de prescripcin o cadu-
cidad, remitir al secretario responsable del Archivo Judicial de Gestin una rela-
cin de todos ellos identificados segn el proceso o actuacin judicial al que
corresponden, sujetos intervinientes y domicilio de stos, al objeto de que el r-
gano judicial de procedencia confirme en el plazo de un mes el transcurso de los
anteriores plazos, con arreglo a la legislacin aplicable.
Una vez comunicada la resolucin sobre el transcurso de los plazos legales al
Archivo Judicial Territorial o Central, el Secretario responsable estar a lo dis-
puesto en el apartado 1 (remisin a la Junta de Expurgo).
3. Las relaciones de expedientes a que se refiere este artculo sern remitidas como
mnimo una vez al ao con el fin de que se decida sobre su posterior destino. Dicha
relacin deber tener el mismo contenido y cumplir los requisitos contemplados en
el art 13 (requisitos para la remisin de relaciones al Archivo Territorial o Central),
a los que se aadir la expresin del archivo judicial en que se hallasen.
5. Nuevas tecnologas en los Archivos Judiciales de Gestin
Segn el art. 3 del Real Decreto 937/2003, los Archivos Judiciales de Gestin, Terri-
toriales y Central sern gestionados mediante programas y aplicaciones informticas, com-
patibles con los ya existentes en los juzgados y tribunales, adaptados a las funciones y
cometidos de cada uno.
Los programas y aplicaciones informticas sern aprobados por el Consejo General del
Poder Judicial a propuesta del Ministerio de Justicia o de las Comunidades Autnomas con
competencias en materia de provisin de medios materiales y econmicos para el funcio-
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namiento de la Administracin de Justicia, y debern cumplir los requisitos exigidos en la
legislacin vigente.
Los documentos judiciales cuyo soporte sea papel, que se hallen almacenados y cus-
todiados en los archivos judiciales, podrn convertirse a soporte magntico o cualquier
otro que permita la posterior reproduccin en soporte papel, a travs de las tcnicas de
digitalizacin, microfilmacin u otras similares, siempre que se garantice la integridad,
autenticidad y conservacin del documento, con el fin de obtener una fcil y rpida iden-
tificacin y la bsqueda de la documentacin.
Asimismo, los documentos judiciales que estn contenidos en soportes electrnicos
podrn ser transformados a soporte escrito mediante mecanismos de reproduccin.
6. Las Juntas de Expurgo de la documentacin judicial
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CLASES DE ARCHIVOS JUDICIALES
JUNTAS DE EXPURGO
rganos colegiados de naturaleza administrativa.
Una Junta de Expurgo en cada Comunidad Autnoma.
Rgimen Jurdico
Recepcin de relaciones documentales
Acuerdos
Ponen fin a la
va administrativa
Ley del Rgimen Jurdico de las
Administraciones Pblicas y del
Procedimiento Administrativo Comn.
Especialidades previstas en el Real Decreto 937/2003.
Normativa sobre rganos
colegiados.
Procedimientos en los que ha teminado la ejecucin.
Procedimientos en los que se ha dictado una resolucin
que declare la prescripcin o caducidad.
A) Transferencia a la Administracin
competente en materia de
patrimonio histrico de
expedientes o documentos de
inters histrico-documental.
B) Exclusin de los expedientes o
documentos judiciales del
patrimonio documental.
Enajenacin
Destruccin
Tratamiento para posterior
reutilizacin como papel de
uso comn.
Contrato administrativo.
Convenio de colaboracin con
una Administracin Pblica.
6.1. Concepto
Las Juntas de Expurgo son aquellos rganos colegiados de naturaleza administrativa
que tienen por finalidad determinar, por cuenta del rgano responsable del respectivo
Archivo Judicial de Gestin, la exclusin o eliminacin de los expedientes procesales o
gubernativos del Patrimonio Documental o, en caso contrario, la transferencia de los mis-
mos a la Administracin competente en materia de patrimonio histrico.
Se constituir una Junta de Expurgo en cada Comunidad Autnoma que ejercer sus
competencias en todo el mbito territorial de cada una de stas.
6.2. Composicin
6.2.1. Las Juntas de Expurgo adscritas al Ministerio de Justicia a travs de
la Secretara de Estado de Justicia
Tendrn su sede donde radique la presidencia del Tribunal Superior de Justicia y estarn
presididas por un magistrado designado por el Presidente del Tribunal Superior de Justicia,
con voto dirimente de los empates, e integradas por los siguientes vocales:
Un fiscal, designado por el Fiscal Jefe del Tribunal Superior de Justicia.
El Gerente Territorial del Ministerio de Justicia. Cuando en el mbito territorial
de la Comunidad Autnoma de que se trate existan varias Gerencias Territoriales
del Ministerio de Justicia, ser vocal de la Junta de Expurgo el titular de la Geren-
cia que radique en la sede del Tribunal Superior de Justicia.
Un tcnico superior especialista en archivos, designado por la Administracin
competente en materia de patrimonio histrico.
Un titulado superior de Administracin a que hace referencia la disposicin adi-
cional dcima (categora denominada anteriormente Titulado Superior Especia-
lista en Archivos y Documentacin).
El secretario judicial especialmente designado por el Ministerio de Justicia de
entre aquellos que tengan destino en el partido judicial donde radique la Junta
de Expurgo realizar las funciones de secretario. Cuando las circunstancias de tra-
bajo as lo permitan, lo ser el secretario judicial responsable del Archivo Judicial
Territorial de la provincia donde radique la sede del Tribunal Superior de Justicia.
Las Comunidades Autnomas con competencias transferidas determinarn la sede y
composicin de la Junta de Expurgo, que estar presidida por un magistrado e integrada,
en todo caso, por un miembro de la carrera fiscal, un secretario judicial y un tcnico supe-
rior especialista en archivos, designado por la Administracin competente en
materia de patrimonio histrico.
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6.2.2. Junta de Expurgo del Tribunal Supremo, Audiencia Nacional y dems
rganos centrales (Disposicin Adicional primera del Real Decreto)
Para el Tribunal Supremo, la Audiencia Nacional y restantes rganos judiciales con
jurisdiccin en todo el territorio nacional se constituir una Junta de Expurgo, adscrita al
Ministerio de Justicia, que estar presidida por un Magistrado designado por el Presidente
del Tribunal Supremo, con voto dirimente de los empates, e integrada por los siguientes
vocales:
a) Un miembro de la Carrera Fiscal, designado por el Fiscal General del Estado.
b) El Gerente Territorial de rganos centrales del Ministerio de Justicia.
c) Un tcnico superior especialista en archivos, designado por la Administracin
competente en materia de patrimonio histrico.
d) Un titulado superior de Administracin a que hace referencia la disposicin adi-
cional dcima (anteriormente Titulado Superior Especialista en Archivos y Docu-
mentacin).
e) El secretario judicial a que hace referencia el art. 11.1 del Real Decreto realizar
las funciones de Secretario. En su defecto, las desempear el secretario judicial
designado por el Presidente del Tribunal Supremo de entre los que tuvieran des-
tino en este rgano judicial.
6.2.3. Juntas de Expurgo de Ceuta y Melilla (Disposicin Adicional segunda
del Real Decreto)
En cada una de las Ciudades de Ceuta y Melilla existir un archivo que cumplir las
funciones previstas para el Archivo Judicial Territorial en el art. 8.
Se constituir una Junta de Expurgo para la Ciudad de Ceuta y otra para la Ciudad de
Melilla, adscritas al Ministerio de Justicia, que estarn presididas:
En el caso de Ceuta, por un Magistrado de la Seccin Sexta de la Audiencia Pro-
vincial de Cdiz.
En el caso de Melilla, por un Magistrado de la Seccin Sptima de la Audiencia
Provincial de Mlaga.
Ambos Magistrados sern designados por los Presidentes de dichas Audiencias Pro-
vinciales.
Los vocales de las Juntas de Expurgo de Ceuta y Melilla sern los siguientes:
a) Un miembro de la Carrera Fiscal, designado por el Fiscal Jefe del Tribunal Supe-
rior de Justicia de Andaluca.
b) El Gerente Territorial del Ministerio de Justicia en Sevilla, para la
Junta de Expurgo de Ceuta, y el de Mlaga, para la de Melilla.
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c) Un tcnico superior especialista en archivos, designado por la Administracin
competente en materia de patrimonio histrico.
d) Un secretario judicial, designado por el Presidente de la Junta de Expurgo, que
realizar asimismo las funciones de Secretario.
6.3. Rgimen jurdico
El rgimen jurdico de las Juntas de Expurgo se ajustar a las normas sobre rganos
colegiados contenidas en la Ley 30/1992, de 26 de noviembre, de Rgimen Jurdico de la
Administraciones Pblicas y del Procedimiento Administrativo Comn, sin perjuicio de las
especialidades previstas en el Real Decreto 937/2003.
6.4. Tratamiento de la informacin contenida en la documentacin
que se les remita
Las Juntas de Expurgo tratarn la informacin contenida en la documentacin judicial
que se les remita exclusivamente con la finalidad antes mencionada (determinar la exclu-
sin o eliminacin de los expedientes del Patrimonio Documental o su transferencia a la
Administracin competente en materia de patrimonio histrico), as como la de devolu-
cin de los documentos aportados al proceso, sin destinar los datos a ninguna otra finali-
dad distinta. Los datos nicamente podrn ser transmitidos a la Administracin compe-
tente en materia de patrimonio histrico con arreglo a lo dispuesto en el Real Decreto y a
quienes soliciten la devolucin de los documentos aportados (art. 14.6).
6.5. Remisin de relaciones documentales a la Junta de Expurgo
Como hemos visto anteriormente, el responsable del Archivo Judicial de Gestin o del
Archivo Judicial Territorial o Central donde radiquen los documento judiciales, remitir al
secretario de la Junta de Expurgo una relacin de todos aquellos procedimientos en los que
haya terminado la ejecucin o en los que se hubiere dictado una resolucin que declare la
prescripcin o caducidad (art. 15).
6.6. Devolucin de los documentos aportados al proceso
Segn dispone el art. 16, el presidente de la Junta de Expurgo acordar la publicacin
de las relaciones de expedientes judiciales en el BOE o Diario Oficial de la Comunidad
Autnoma, segn el mbito territorial del rgano judicial de los que procedan, y una refe-
rencia de aqulla en un diario de los de mayor difusin en el mbito autonmico al obje-
to de que, en el plazo de 2 meses, puedan los interesados recuperar aquellos documentos
en su da aportados al proceso. En la publicacin del anuncio se omitir la resea del obje-
to del proceso y la identificacin de las partes.
Quienes pretendan recuperar documentos propios aportados a las actua-
ciones judiciales u obtener testimonio o certificacin de stas por tener inte-
rs legtimo, plantearn su solicitud por escrito, directamente o a travs de
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representantes con poder suficiente, ante el Secretario de la Junta de Expurgo, dentro del
plazo referido en el prrafo anterior.
Transcurrido el plazo sin que los interesados hubiesen promovido su devolucin, se
les tendr por decados en su derecho a recuperar los documentos aportados.
6.7. Rgimen de funcionamiento de las Juntas de Expurgo
La Junta de Expurgo ser convocada en sesin ordinaria una vez al ao. El presidente,
en consideracin al nmero de relaciones de expedientes judiciales y gubernativos eleva-
das, podr acordar la convocatoria de cuantas sesiones extraordinarias considere necesarias.
La convocatoria de sesiones ordinarias o extraordinarias ser acordada una vez haya
transcurrido el plazo de 2 meses mencionado en el punto anterior (plazo de solicitud de
devolucin de documentos) y se realizar con la antelacin necesaria.
El orden del da ser comprensivo de las relaciones de expedientes judiciales objeto de
la convocatoria. Durante el plazo que medie entre la convocatoria y la celebracin de la
sesin, la Administracin competente en materia de patrimonio histrico elaborar un
informe de carcter vinculante que comprender aquellos expedientes o documentos judi-
ciales que por su valor histrico-documental debern ser preservados, a cuyo fin podr
designar personal especializado a su servicio para que acceda al archivo judicial en el que
se encuentren, previa acreditacin ante el secretario judicial encargado de aqul.
La apreciacin del inters histrico-documental podr realizarse mediante el acceso a
los programas y aplicaciones informticas.
La asistencia a las reuniones de las Juntas de Expurgo, debidamente justificadas por el
secretario, dar lugar a la indemnizacin que pudiera corresponder, segn lo previsto en el
Real Decreto 462/2002, de 24 de mayo, o, en su caso, normativa autonmica que resulte
aplicable.
6.8. Acuerdos
La Junta de Expurgo acordar la transferencia a la Administracin competente en
materia de patrimonio histrico de aquellos expedientes o documentos judiciales que, de
conformidad con el informe elaborado por sta, deban ser preservados por causa de su
inters histrico-documental.
En caso contrario, la Junta resolver su exclusin del Patrimonio Histrico y posterior
enajenacin.
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Conceptos de archivo judicial y de documentacin judicial
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En el supuesto de que la Administracin competente en materia de Patrimonio Histrico no emitiera el corres-
pondiente informe, se estar a lo dispuesto en el art. 83 de la Ley 30/1992, de 26 de noviembre, de Rgimen Jurdico
de las Administraciones Pblicas y del Procedimiento Administrativo Comn (LRJAPPAC). Segn este
art., de no emitirse el informe en el plazo sealado, y sin perjuicio de la responsabilidad en que incu-
rra el responsable de la demora, se podrn proseguir las actuaciones cualquiera que sea el carcter del
informe solicitado, excepto en los supuestos de informes preceptivos que sean determinantes para la
resolucin del procedimiento, en cuyo caso se podr interrumpir el plazo de los trmites sucesivos.
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Cuando por cualquier circunstancia no fuese posible o no resultara aconsejable la ena-
jenacin y, en todo caso, cuando los expedientes o documentos judiciales y gubernativos
no estn recogidos en soporte de papel, se acordar su destruccin.
El acta de los acuerdos adoptados se aprobar en la misma o en la siguiente sesin,
convocada expresamente a tal fin en el plazo de un mes.
El Secretario de la Junta de Expurgo remitir a cada juzgado o tribunal certificacin
acreditativa del acuerdo adoptado con respecto a los expedientes judiciales contenidos en
las relaciones elevadas por stos, para que por el secretario del rgano, como responsable
del Archivo Judicial de Gestin, se tenga constancia documentada del destino definitivo de
aqullos.
Igual comunicacin, y a los mismos fines, dirigir al secretario responsable del Archi-
vo Judicial Territorial o Central, cuando proceda.
Las resoluciones de la Junta de Expurgo que acuerden la transferencia de los expe-
dientes judiciales a la Administracin competente, su enajenacin o destruccin sern
objeto de publicacin en el BOE o Diario Oficial de la Comunidad Autnoma segn el
mbito territorial de los rganos judiciales de los que procedan.
Todas las resoluciones de la Junta de Expurgo pondrn fin a la va administrativa.
6.9. Enajenacin y destruccin
La Administracin competente en materia de provisin de medios materiales y eco-
nmicos para el funcionamiento de la Administracin de Justicia proceder a la enajena-
cin o destruccin de los expedientes judiciales.
Los expedientes que sean objeto de enajenacin, en los trminos previstos en la
Ley 33/2003, de 3 de noviembre, de Patrimonio de las Administraciones Pbli-
cas o legislacin autonmica que resulte aplicable, debern ser destinados por el
adquirente exclusivamente a su tratamiento para posterior reutilizacin como
papel de uso comn.
La enajenacin deber reflejarse en un contrato escrito que contenga los requisi-
tos previstos en el art. 12 de la Ley Orgnica 15/1999, de 13 de diciembre, de
Proteccin de Datos de Carcter Personal
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Segn el artculo 12.2 de la Ley Orgnica 15/1999, de 13 de diciembre, la realizacin de tratamientos por
cuenta de terceros deber estar regulada en un contrato que deber constar por escrito o en alguna otra forma que
permita acreditar su celebracin y contenido, establecindose expresamente que el encargado del tratamiento ni-
camente tratar los datos conforme a las instrucciones del responsable del tratamiento, que no los
aplicar o utilizar con el fin distinto al que figure en dicho contrato, ni los comunicar, ni siquie-
ra para su conservacin, a otras personas. En el contrato se estipularn, asimismo, las medidas de
seguridad a que se refiere el artculo 9 de esta Ley que el encargado del tratamiento est obligado
a implementar.
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En ningn caso podr el adquirente divulgar el contenido de los expedientes
judiciales ni, bajo ninguna circunstancia, permitir el acceso de terceros a ellos.
Estas prohibiciones debern ser expresamente consignadas en el contrato de
compra y venta.
La destruccin de los expedientes judiciales y gubernativos se llevar a efecto
bien mediante contrato administrativo, bien a travs de la celebracin de un con-
venio de colaboracin con una Administracin Pblica que cuente con instala-
ciones adecuadas a tal fin. El pliego de clusulas administrativas particulares o el
convenio contendrn las prohibiciones mencionadas anteriormente.
6.10. Traslado de documentos
Una vez que se haya formalizado la transferencia documental a la Administracin
competente en materia de patrimonio histrico, el contrato de compra y venta, el conve-
nio de colaboracin con otra Administracin Pblica o el contrato administrativo, se remi-
tir copia de stos al secretario de la Junta de Expurgo.
El secretario de la Junta expedir certificacin acreditativa de su objeto y de la perso-
na fsica o jurdica que sea parte en el negocio jurdico y la remitir al secretario judicial res-
ponsable del archivo donde radiquen los expedientes judiciales y gubernativos, al objeto
de poder autorizar la entrega de stos, previo levantamiento de acta, de la cual quedar
constancia en este archivo y en el de gestin, de no coincidir ambos.
El secretario judicial responsable del archivo no autorizar el traslado de aquellos expe-
dientes judiciales y gubernativos respecto de los cuales no se hubiesen cumplido los requi-
sitos exigidos en el prrafo anterior y en los apartados 2 y 3 del artculo 19 (remisin a cada
juzgado o tribunal y al secretario responsable del Archivo Territorial o Central de certifica-
cin acreditativa del acuerdo adoptado por la Junta de Expurgo).
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