I. REVISIN DE LITERATURA LAS BARRERAS QUE EXISTEN EN LA COMUNICACIN EFICAZ. Existen tres tipos de categoras, que se presentan como barreras en una comunicacin efectiva: AMBIENTALES: Estas son las que nos rodean, son impersonales, y tienen un efecto negativo en la comunicacin, puede ser incomodidad fsica (calor en la sala, una silla incomoda, etc.) distracciones visuales, interrupciones, y ruidos (timbre, telfono, alguien con tos, ruidos de construccin.) VERBALES: Estas son la forma de hablar, que se interponen en la comunicacin, a modo de ejemplo: personas que hablan muy rpido, o no explican bien las cosas. Las personas que hablan otro idioma es obvia la barrera, pero incluso a veces nuestro propio idioma es incomprensible, por nosotros mismos, ya sea por diferencia de edad, clases sociales, nivel de educacin e incluso entre dos profesionales, de distinto inters, como ejemplo: un mdico, no podra hablar de temas medicinales con un ingeniero, sino solo con un colega o persona relacionada, con la salud. El no escuchar bien, es otro tipo de barrer verbal, cuando no existe atencin. INTERPERSONALES: Es el asunto entre dos personas, que tienen efecto negativo en la comunicacin mutua. Estas barreras interpersonales ms comunes, son las suposiciones incorrectas, y las percepciones distintas. Una SUPOSICIN, es algo que se da por hecho. Correcta o no correcta la suposicin ser una barrera en la comunicacin. La PERCEPCIN, es lo que uno ve y oye, es nuestro punto de vista, sea dos personas pueden percibir un tema con distinto significado, cuando tomamos un punto de vista como un hecho nos cerramos a otras perspectivas. Los prejuicios con relacin a la edad, sexo, raza, o religin son tambin barreras interpersonales. Estos perjuicios pueden ser tomados negativamente, segn como se planteen. Cmo superar las barreras en la comunicacin? Si nosotros aceptamos que existen barreras, este es un solo paso a la solucin, y poder entablar una comunicacin eficaz. Existen tres formas de superar las barreras de la comunicacin: AMBIENTALES: -Escoger un lugar apropiado para la discusin -Hablar en un ambiente sin distraccin o interrupcin. VERBALES: -Tener muy claro lo que se quiere comunicar, y expresarlo con claridad. -Escuchar atentamente lo que otra persona dice. INTERPERSONALES: -No tome en cuenta suposiciones y prejuicios.
Est alerta a las posibles, diferencia en la percepcin. Sea flexible, y si no nos comprenden la idea, hay que expresarla de distintas formas, hasta su entendimiento. Comunicacin no verbal: Es aquella donde las personas revelan algo ms que el lenguaje hablado. Como por gestos, expresiones faciales, lenguaje corporal, y tono de voz, esto transmite lo que se piensa y siente. Pensemos cmo usamos nuestras manos al explicar algo?, O mandar a alguien, cmo reacciona esa persona?, si nos entendi, o es una duda, etc. El tono de voz tambin es parte de la comunicacin no verbal, ya que estas expresan distintos sentimientos. Para obtener una buena comunicacin no verbal, sin malos entendidos, tome en cuenta lo siguiente: Mire a la persona con quien habla. Estudie sus expresiones faciales, lenguaje corporal, y gestos. Escuche con atencin, el tono de la voz que nos transmiten. Una persona tiene necesidades, para sobrevivir, y sobre todo relacionarse con el resto, ya que el hombre es el nico ser, que no puede vivir solo, tiene la necesidad de comunicarse, para esto existen dos necesidades fundamentales, primero las personales, donde la persona debe sentirse valorado y respetado, ser escuchado, y participar en una discusin; y segundo las practicas, donde el individuo se mantiene centrado en el tema, logra buenas decisiones, e intercambia decisin en forma eficiente. Algunas otras barreras tambin pueden conocerse como perturbaciones Todas estas perturbaciones u obstrucciones pueden registrarse a nivel: Semntico Fsico Fisiolgico Sicolgico Administrativo BARRERAS SEMNTICAS Si al hablar o escribir empleamos una palabra con una acepcin que no corresponda, se produce una barrera semntica. Esto quiere decir: CAMBIO DE SIGNIFICACIN. Estos ruidos o barreras se registran a diario. Los vehculos ms eficaces en el uso y divulgacin de los mismos son los medios de comunicacin social.
Observe los ejemplos que se ofrecen a continuacin: A travs de los medios de comunicacin de masas llamados canales: televisin, revistas, peridicos, prensa, llegan a nosotros incontables expresiones iguales a estas. Cuando no precisamos el correcto significado de las palabras orales o escritas surgen diferentes interpretaciones, y as el receptor capta no lo que dice el emisor, sino lo que su contexto le indique. BARRERAS FSICAS Esta barrera se presenta cuando los medios utilizados para transportar el mensaje no permiten que ste llegue ntidamente al receptor y provoca incomunicacin. El medio es el vehculo, instrumento o aparato que transmite la informacin, los medios ms empleados son: Cartas. Telfono. Radio. Cine. Televisin. Peridicos. Revistas. Conferencias, paneles, debates, reuniones, etc. Carteles. Libros. Telgrafo.
BARRERAS FISIOLGICAS Surge cuando una de las personas que intervienen en una comunicacin interpersonal (conversacin) presenta defectos orgnicos en la vista, en la audicin o en la zona de articulacin, lo que ocasiona interferencias en el acto comunicativo. Tal es el caso de los sordos y los ciegos; pero tambin, podemos sealar a aquellas personas que sin llegar a tales extremos, presentan alguna deficiencia fisiolgica, tienen alguna falla y no ven, no escuchan o no hablan bien. BARRERAS SICOLGICAS Todo ser humano tiene una forma particular de vivir, percibir y entender el mundo en el cual se encuentra inserto. Aceptamos a las comunicaciones que se adapten a nuestro esquema referencial. Usualmente vemos, omos y sentimos lo que se encuentra a nuestro alrededor y toda comunicacin que encierra para nosotros alguna amenaza, agresividad o crtica, no son rechazadas. Es por ello que, muchas veces, resulta difcil entendernos con la gente. Esa dificultad se traduce en reacciones emocionales, en obstrucciones para evitar la sensacin de malestar, miedo, incertidumbre, ansiedad, etc. Estas barreras se producen en el interior de cada individuo, en el mundo del yo. Son muchos los factores que influyen en una persona que escucha para que acepte, comprenda o rechace el mensaje que le es dado. Algunos de ellos son: No tomar en cuenta el punto de vista de los dems.
Mostrar recelo, sospecha o aversin. Registrar emociones ajenas al rea laboral. Mostrar excesiva timidez. Emitir instrucciones, explicaciones poco precisa y claras. Manifestar preocupacin por problemas personales. Demostrar sobrevaloracin o subestimacin. Cuando se manipula una mquina solamente se necesita apretar teclas o botones; en cambio, cuando se establece comunicacin con otras personas, es necesario que explique, converse, observe gestos, posturas, reacciones y dejar que ella o ellas le hablen.
BARRERAS ADMINISTRATIVAS Todos formamos parte de una sociedad, institucin o empresa, esto quiere decir que formamos parte de una estructura grande y compleja, la mayora de las veces, por su configuracin, puede causar distorsin de mensajes. Los factores que pueden originar barreras administrativas seran entre otras: La estructura organizacional. Los circuitos, redes y patrones de comunicacin. Ambigedad en los estatus y roles.
HABILIDADES DE LA COMUNICACIN EN LAS ORGANIZACIONES
Historia Varios aspectos de la comunicacin han sido objeto de estudio. En la antigua Grecia, el estudio de la retrica, el arte de hablar y persuadir, era una cuestin vital para los estudiantes. En el siglo XX, muchos expertos comenzaron a estudiar la comunicacin como una parte especfica de sus disciplinas acadmicas. La comunicacin comenz a emerger como un campo acadmico distintas a mediados del siglo XX. Marshall McLuhan, Paul Lazarsfeld y Theodor Adorno estuvieron entre los pioneros en el rea. Ha estado en constante evolucin, debido a las nuevas tecnologas y el uso de las redes sociales. La comunicacin es un campo del saber que estudia los procesos de la comunicacin humana. Entre las subdisciplinas de la comunicacin incluyen teora de la informacin, la comunicacin intrapersonal, marketing, publicidad, propaganda, relaciones pblicas, anlisis del discurso, el periodismo y lastelecomunicaciones. La comunicacin humana es un proceso que implica el intercambio de informacin, y utiliza los sistemas simblicos como el apoyo para este propsito. Participan en este
proceso una multitud de maneras de comunicar: dos personas con un cara a cara o conversacin, o por medio de gestos con las manos, los mensajes enviados usando la red mundial de telecomunicaciones, el habla, la escritura que le permiten interactuar con otras personas y hacer algn tipo de intercambio de informacin. Opinin Hoy en da, no es necesario comprar un peridico para informarse. Obviamente, tenemos la televisin y la radio. Sin embargo, podemos acceder a una revista a travs de Internet a travs del mismo sitio o red social, si Twitter y Facebook. Muchos peridicos tienen cuentas en estas redes y publicar informacin, que siempre est actualizada. Es interesante porque puedes comentar y discutir entre s. En el proceso de comunicacin que est involucrado en algn tipo de aparato, se dice que hay una comunicacin mediada. HABILIDADES DE LA COMUNICICACION Las habilidades de comunicacin, se refieren a la capacidad para enviar, recibir, elaborra y emitir informacin, ideas, opiniones y actitudes de primera calidad y orientadas hacia objetivos personales y organizacionales. Para llevar a cabo adecuadamente sus actividades los administradores deben poseer al menos las habilidades bsicas de la comunicacin oral, escrita y no verbal, relacionadas con: la comunicacin con los clientes, la comunicacin con sus subalternos, la comunicacin con sus superiores, con los medios, la sensibilidad a diferencias culturales, entre otras. Las habilidades de comunicacin no verbal se refieren al uso de expresiones faciales, movimientos y lenguaje corporal para la transmisin de un significado. Las habilidades de comunicacin verbal se refieren tanto a los mensajes orales que se utilizan con mayor frecuencia y tiene lugar en encuentros personales y conversaciones telefnicas, como a los mensajes escritos, que se transmiten con diferentes modalidades (memorandums, fax, cartas, boletines, etc.).
La comunicacin verbal es el medio a travs del cual los profesionales sanitarios y los pacientes crean un marco de comprensin y entendimiento. El lenguaje descriptivo utilizado por los profesionales es un arma de doble filo. Aunque la habilidad para comunicarse con otros profesionales por medio de un lenguaje tcnico y preciso es imprescindible, este lenguaje casi nunca es apropiado para utilizarlo con los pacientes, que requieren la traduccin a trminos comprensibles en funcin de sus caractersticas psicosociales. El xito de la interaccin verbal depende de factores tales como la forma de presentacin del material, el vocabulario utilizado, la claridad de la voz y la organizacin de las frases, la actitud del que habla, el tono y volumen de la voz; el grado de poder del que habla y la capacidad de comprensin y entendimiento del que escucha. HABILIDAD NO VERBAL La comunicacin no verbal es el vehculo principal de expresin de los sentimientos y emociones. A travs de ella se define tambin la relacin que se establece entre los interlocutores, y se
confirman o no los mensajes verbales. El lenguaje no verbal cumple diversas funciones de apoyo a la comunicacin verbal: regula el flujo de la comunicacin, sirviendo de retroalimentacin para iniciar o concluir la transmisin de mensajes y fijar la atencin del interlocutor (p. ej., asentir con la cabeza mientras otra persona habla o mirar hacia otro lado para interrumpir la comunicacin)
I. REVISION DE LITERATURA CONDUCCION DE JUNTAS Hay varias razones para que esta habilidad sea crucial. Una se debe a que mucho del tiempo de los directivos se emplea en juntas, y conforme vayan ascendiendo en jerarqua, las demandas de juntas se incrementan sustancialmente. OBJETIVO DE LAS JUNTAS Capacitar a los directivos para mejorar la preparacin, elaboracin y ejecucin de juntas efectivas. IMPORTANCIA DE LAS JUNTAS: Mucho del tiempo del ejecutivo se emplea en juntas. Las juntas constituyen un costo importante Las juntas son el lugar donde realmente se toman o revisan la mayor parte de las decisiones corporativas. El concepto de una vida completa, contrario a una vida del trabajo. Las habilidades que son tiles en el trabajo, tambin son tiles fuera del trabajo. LA 5 P PARA JUNTAS EFICACES: Permite organizar una junta, ante, durante y despus de la misma. Los directivos de juntas eficaces conocen las 5 etapas de preparacin para conducir juntas. Propsito: la razn de ser de la junta. Hay tres funciones para realizar una junta: hacer anuncios, tomar decisiones y lluvia de ideas. Solo las dos ltimas son importantes. En las juntas se comparte informacin, se construyen compromisos, hay retroalimentacin y solucin de problemas Participantes: individuos que asistirn a la junta. Estos deben de compartir las metas de la organizacin, ser proactivos y participativos. Las experiencias de los participantes son tomadas en cuenta para la resolucin o innovacin de ideas. Plan: se refiere a la preparacin de agenda de la junta. Esta etapa ayuda a los individuos que participaran en la junta a obtener informacin.
Participacin: se refiere al proceso real de las juntas y lo mtodos utilizados para asegurar que estos incluyan a todos los presentes. Perspectiva:evaluar cada junta las decisiones y procesos, puede usar la metodologa M.D.I. donde se apunta en una hoja de papel a criterio de los involucrados. DEVENTAJAS: Juntas demasiado largas, juntas demasiadas cortas que no llevan a ninguna conclusin. Las juntas son una verdera calamidad, muchas discusiones, mucho bla bla y pocos acuerdos, pocos compromisos. PORQUE FRACASAN LAS JUNTAS: Una mala planeacin en tiempo , lugar y participacin inadecuada de los miembros El objetivo de la junta no est claro para todos los participantes. No se administra el tiempo de manera adecuada, demasiadas cortas o demasiada largas. No se da seguimiento a los acuerdos y compromisos previamente adquiridos. Discutir demasiado tiempo el tema Para que una junta sea exitosa debemos: preguntarnos qu tipo de reunin es la que vamos a realizar. Quienes van a participar en la junta La asignacin de roles de trabajo es la clave del xito Por lo general las personas que intervienen en una junta son: Coordinador: responsable de organizar la reunin. Facilitador: responsable de moderar la reunin y asignar la palabra a los participantes. Secretario: responsable de documentar los acuerdos de la junta en la minuta responsable. Cronometrista: responsable de medir el tiempo que se lleva invertido en cada tema de la junta. Participantes: asistentes a la junta.
RESUMEN DE LOS TIPOS DE COMUNICACIN Definicin: es el proceso por el cual intercambiamos o compartimos significados mediante un conjunto comn de smbolos. Tipos de comunicacin: 1. LA COMUNICACIN VERBAL Lingstica escrita.- No est sometida a los conceptos de espacio y tiempo. La interaccin entre el emisor y el receptor no es inmediata e incluso puede llegar a no producirse nunca, aunque aquello escrito perdure eternamente. Una ventaja es que permite utilizar un mismo mensaje para hacerlo llegar a muchas personas y la desventaja es que el emisor no recibe una respuesta al instante por parte del receptor. Lingstica oral: implica un proceso de transmisin e intercambio de ideas, simple o complejo, la comunicacin es un acto inherente que por inercia todos lo tenemos y es comn para cualquier persona. Una ventaja es que es ms rpida y la desventaja es que el riesgo de interpretacin personal es mayor. 2. COMUNICACIN NO VERBAL La comunicacin no verbal incluye expresiones faciales, tono de voz, patrones de contacto, movimientos, diferencias culturales, etc. En las organizaciones, la comunicacin no verbal se da por las asignaciones de espacios fsicos, la manera en que se sienta la gente en las juntas, la forma como se visten, etc. La ventaja es que todo ser humano lo puede realizar, salvo problemas o defectos fsicos y la principal desventaja es que no todas las personas las personas tienen una misma idea sobre una misma palabra. 3. CDIGOS NO LINGSTICOS O COMUNICACION VISUAL No requieren de un idioma determinado para ser capaces de transmitir el mensaje. Cdigo No lingstico Visual.- Se transmite a travs de la vista. Para captar el mensaje, el receptor debe ver la seal que el emisor le enva. Un ejemplo tpico de cdigo no lingstico visual es el de la mayora de las seales de trnsito. Cdigo No Lingstico Gestual.- En este cdigo, el emisor transmite sus mensajes a travs de gestos, utilizando su cuerpo. Un ejemplo es el lenguaje de los sordomudos. Cdigo No Lingstico Auditivo.- Se transmite a travs del odo, es decir, el receptor debe escuchar la seal para recibir y entender el mensaje. Por ejemplo, en el caso de las campanas de la iglesia, es el sacerdote y no las campanas, quien desea transmitir a toda la comunidad que la misa va a comenzar.
4. COMUNICACIN GRFICA. La comunicacin grfica y las ilustraciones son complemento para la comunicacin de tipo verbal, se refiere a los apoyos grficos que se utilizan tanto para apoyar un mensaje como para trasmitir una idea completa. Las organizaciones utilizan diagramas de avance, mapas, logotipos, iconos. La ventaja es que causa impacto, llama la atencin. Y la desventaja es que puede ser ofensivo si no se respeta el entorno cultural y o ambiental.
REVISION DE LITERATURA DEFINICIN DE COMUNICACIN Comunicar etimolgicamente se refiere a compartir o intercambiar. Se trata de un proceso de interaccin o transaccin entre dos o ms elementos de un sistema. Las siguientes son definiciones de carcter general de lo que llamamos comunicacin: Es un proceso de transmisin de estructuras entre las partes de un sistema que son identificables en el tiempo o en el espacio Es el mecanismo por medio del cual existen y se desarrollan las relaciones humanas, es decir, todos los smbolos de la mente junto con los medios para instituirlos a travs del espacio y presentarlos en el tiempo. FUNCIONES DE LA COMUNICACIN Esta tiene cuatro funciones principales dentro de un grupo u organizacin: Control: acta para controlar el comportamiento de los miembros en varias formas. Las organizaciones tienen jerarquas de autoridad y lineamientos formales que requieren el comportamiento por parte de los empleados. Pero la comunicacin informal tambin controla el comportamiento. Cuando los grupos del trabajo gastan bromas se estn comunicando informalmente con los otros individuos del grupo y as controlan su comportamiento. Motivacin: La comunicacin fomenta la motivacin al aclarar a los empleados lo que se debe hacer, lo bien que lo hacen etc. La formacin de metas especficas, la retroalimentacin sobre el avance hacia las metas y el reforzamiento del comportamiento deseado; estimula a la motivacin y es necesaria la comunicacin.
Expresin emocional: La comunicacin es fundamental dentro del grupo, as los miembros muestran sus frustraciones y sus sentimientos de satisfaccin. Informacin: La comunicacin proporciona informacin que los individuos y grupos necesitan para tomar decisiones as transmiten datos y evalan opciones alternativas.
PROCESO DE LA COMUNICACION Es el proceso a travs del cual se da la comunicacin por la relacin de varios elementos
ELEMENTOS DE LA COMUNICACIN Para que se realice el acto de la comunicacin y el proceso anterior, sonindispensables los siguientes elementos:
FUENTE Es el origen de la informacin, puede comunicarse consigo misma y trata deproducir un estmulo. Es importante anotar que en la comunicacin oral la fuentey el emisor son el mismo elemento.
EMISOR Es quien empieza la comunicacin, debe tener ideas, informacin y un propsitopara comunicar.
RECEPTOR Persona que recibe la informacin que le ha sido enviada por el emisor. Ambosdeben ser hbiles para hablar, para leer, para escribir o escuchar y para razonar,el nivel de conocimiento influye en su capacidad para recibir y transmitirmensajes. Deben tener:
CODIFICADOR Toma las ideas y las dispone en un cdigo, en la comunicacin persona apersonaesta funcin la cumple la capacidad motora de la fuente, los mecanismos vocales,los sistemas musculares de la mano y de las dems partes del cuerpo.
El cdigo es un sistema comn organizado de signos o smbolos, regidos porreglas en la emisin y recepcin de mensajes y constituyen verdaderos sistemasde comunicacin, puede ser simple cuando maneja un solo tipo de signos y,complejo cuando emplea signos tomados en prstamo de otros cdigos.
El cdigo es un sistema de seales conocido de antemano por el emisor, enviar elmensaje.
Los cdigos se clasifican en tres grandes grupos:
LOS CDIGOS LINGSTICOS. Estn constituidos por signos y reglascomo por ejemplo una lengua.
LOS CDIGOS PARALINGSTICOS. Son sistemas de signos queaunque no se identifican con el lenguaje estn prximos a el, al cualapoyan, complementan o sustituyen en los procesos de la comunicacin.
LOS CDIGOS EXTRALINGSTICOS. Su caracterstica es la autonomafuncional con respecto al lenguaje y la falta de relaciones directas derecodificacin sustitucin o auxiliaridad con el mismo. Muchos cdigoslingsticos se emplean combinadamente con signos lingsticos. Hechos reales, juzgar las cosas con rigor de extremos: blancas o negras,limpias o sucias, buenas o malas; la falsa identificacin por extensin, eluso de palabrera vana y finalmente, el uso de trminos abstractos queaparentemente dicen mucho, pero que sin un mismo referente no dicennada. La percepcin puede definirse de una manera general como la conciencia que una cosa viviente tiene de su medio ambiente. Las personastienden a seleccionar los elementos que son esenciales para susnecesidades y recodificar la diversidad de los elementos en una forma msabstracta. La asimetra en la percepcin puede causar problemas en lacomunicacin.
Factores sensoriales, edad, sexo, niveles de educacin, nivel econmico,diferencias regionales, religin y otras afiliaciones, personalidad e intereses:
FISICAS. Fallas, deficiencias o seleccin inadecuada de la fuentede los medios utilizados para transportar el mensaje.
FISIOLGICAS. Se ocasionan por malformaciones, disfuncionesy otras limitantes funcionales de las personas que intervienen en elproceso.
PSICOLGICAS. Parten de la forma individual que cada personaposee para percibir y comprender el mundo que lo rodea, susprejuicios y la necesidad de satisfacer requerimientos emotivos.
ADMINISTRATIVAS. La estructura y el funcionamiento de laorganizacin y el proceso administrativo mismo en accin, dan lugara problemas de comunicacin. Estas barreras se explicarn msprofundamente, cuando se est hablando de la comunicacin en laorganizacin.
EL MENSAJE
Es el propsito que se va a transmitir, el producto real.
Cuando hablamos, la conversacin es el mensaje.
Cuando escribimos, la escritura es el mensaje. Cuando dibujamos o pintamos, la imagen es el mensaje. Cuando hacemos gestos, las expresiones son el mensaje.
CONDICIONES QUE AFECTAN EL MENSAJE
LAS HABILIDADES: Hablar, leer, escuchar y razonar.
LAS ACTITUDES: Que influyen en el comportamiento de ideaspreestablecidas.
CONOCIMIENTO: No se puede comunicar lo que no conocemos. Nuestras creencias y valores actan para influenciarnos. El mensaje puede estarafectado tambin por el cdigo o grupo de smbolos que utilizamos, el contenidodel mensaje en s y las decisiones del emisor con base en un conjunto de reglas. La transmisin se puede producir de diversas maneras, transmisin simple es eldialogo de dos; transmisin mltiple, la prensa la radio y la televisin.
EL CANAL
Es el medio a travs del cual viaja el mensaje, los ms comunes son: El aire parala palabra hablada y el papel para la escritura, pero tambin pueden intervenircables y hondas elctricas. Puede ser verbal y escrito. Se puede transmitir atravs de un memorando, un computador, el telfono, un telegrama, la televisin(transmite gestos, indicios visuales). Puede ser simple cuando no presupone otrosmedios y compuestos cuando interviene otro medio o cadena de medios, ejemplolos medios masivos de comunicacin.
EL DECODIFICADOR
Es comprender o asimilar los mensajes que fueron enviados y los asocia a unsignificado usando el mismo cdigo, ac impera el buen entendimiento del mensaje porque a partir de ah se da la retroalimentacin.