Finanzas

En el plan financiero se evala la viabilidad del proyecto y se lleva a

cabo la asignacin de los recursos.
Est compuesto de:
Plan de inversiones: Son todos los bienes que se necesitan para
iniciar el negocio y en caso de no poder cubrir los gastos vamos a
ver cmo podemos pagar el financiamiento.
Cuenta de resultados previstos: Se analizan los ingresos y los
gastos para el funcionamiento
Balance previsional: Balance final para cada ao tomando en
cuenta los activos, pasivos.
Las empresas en la actualidad, necesitan administrar los riesgos y
asegurar por que los controles vayan por buen camino.
Antes de implementar cualquier sistema, hay que pensar a futuro si
nos puede servir, con que soporte tcnico cuenta y que tan seguro
es.
El CONTPAQ parece un buen programa ya que puedes llevar un
control se presupuestos, reportes para el manejo fiscal y el anlisis
financiero.
La ventaja de aplicar tecnologa es que podemos tener los reportes
financieros mucho ms rpido y con mejor calidad.
El trmino E-Finance se utiliza cuando proveemos de servicios a
travs de algn medio electrnico.
Al usar esta tecnologa se logra reducir el costo de hacer prstamos
y promueven la liquidez y mercadeo. A finales de los 90s los
bancos ya utilizan la tecnologa del E-Finance, incluso sacaron su
software para que sus clientes lo instalaran en sus mquinas.
Al utilizar un Sistema de finanzas se obtienen grandes beneficios
como por ejemplo:
1.- La empresa conoce mejor a sus clientes por tener su
informacin almacenada.
2.- La informacin est disponible las 24 horas del da.
3.- Los usuarios acceden desde cualquier sitio.
4.- Los usuarios solo acceden a sus cuentas.
5.- Se puede llevar un registro de todas las transacciones.
6.- Los clientes pueden hacer transacciones desde su hogar.
Sistemas de Informacin de Comercializacin y Ventas
El rea de comercializacin debe estar al pendiente de que
productos y que cantidad se producen, de cmo se anuncian los
productos, de los precios y de cmo se distribuyen los productos.
En el proceso de venta tenemos como recursos tres sistemas no
integrados que son los de rdenes de venta, de almacn y de
contabilidad; tambin el manual de manejo de las operaciones y de
la informacin no disponible en tiempo real.
La factura se compone de los datos de la orden y puede darse
impreso, por fax o electrnicamente.
El pago se puede comprobar fsica o electrnicamente.
La logstica incluye el transporte martimo y terrestre y toma en
cuenta los fines de semana y das festivos.
Los datos se encuentran almacenados en una base de datos y
sirven para el procesamiento de las rdenes de venta.
Los canales de distribucin definen como los materiales se mueven
entre la empresa y los clientes.
Gerencia de las relaciones con los clientes
El EPR proporciona los datos de los clientes para mejorar la calidad
de la interaccin.
El CRM utiliza los recursos de ventas y compras para bajar los
costos; genera altas ganancias mejorando las actividades de
comercializacin y mejora las estrategias y el desempeo de las
medidas cambiando el enfoque de la administracin y el personal.

Gua para computarizar su sistema contable.
La decisin de automatizar su sistema contable generalmente
depende de su necesidad de contar con datos exactos, consistentes
y oportunos en una diversidad de formatos para rendicin de
informes. Tiene ya un buen sistema manual? Se ha dado cuenta
que el personal contable emplea demasiado tiempo en llenar las
planillas manualmente? Est frustrado porque no puede probar
nuevas alternativas de costos empleando informacin nueva?
Demoran los donantes los desembolsos de fondos debido al
retraso de su organizacin en la presentacin de informes? Si usted
respondi "si" a cualquiera de estas preguntas, su organizacin se
podra beneficiar de la computarizacin o modernizacin de su
sistema contable.
Un sistema computarizado requiere de datos exactos y
actualizados. Simplemente por el hecho que su sistema est
computarizado esto no significa que est actualizado y libre de
errores. Usted debera actualizar y verificar sus datos regularmente.
Las computadoras no pueden resolver los problemas de su
sistema contable. Un sistema computarizado, por s solo, no puede
conciliar sus libros, mejorar la estructura de su organizacin,
mejorar su eficiencia financiera, o mejorar la administracin de su
programa. No resolver problemas como el del personal carente de
aptitudes o de motivacin, una capacidad administrativa deficiente,
polticas operativas inapropiadas, o condiciones externas
desfavorables. La computarizacin no mejorar un sistema
contable problemtico, pero s puede mejorar un sistema que
funciona bien.
Computarizar su sistema contable podra requerir de nuevas
aptitudes a nivel de su organizacin. Es posible que necesite
contratar personal nuevo o capacitar al personal existente. Podra
ser necesario que reorganice su departamento contable, despida a
algunas personas o contrate nuevos administradores. Es muy
probable que el personal se resista a estos cambios. Usted debe
invertir tiempo y recursos para orientar al personal y explicarle la
necesidad y los beneficios del nuevo sistema con el objeto de evitar
retrasos o fallas en la implementacin.
La computarizacin implica riesgos. Su personal debe
mantenerse alerta ante los ataques de virus y otras amenazas que
podran afectar la integridad de los datos. La confidencialidad de
cierta informacin podra constituir un problema que debe
considerar y el acceso a cierta informacin quizs deba limitarse a
algunas personas especficas. Errores de ingreso de datos podran
dar como resultado clculos inexactos y una representacin
inexacta de la posicin financiera de su organizacin. Estar
consciente de estos tipos de riesgos le ayudar a minimizarlos.
La computarizacin podra tener costos ocultos. Estos costos
incluyen los gastos de adquisicin de equipo perifrico (lectores de
discos "zip", impresoras adicionales) y los suministros necesarios
(toner, tinta, papel). Los costos futuros incluyen la modernizacin
de su sistema, la obtencin de apoyo tcnico y el almacenamiento
de datos.
Computarizar todo su sistema de golpe podra ser ineficiente.
Intentar automatizar todo de golpe podra dar como resultado un
sistema difcil de manejar, no confiable, ineficiente y con un efecto
desmoralizador sobre el personal. Un enfoque gradual podra
funcionar mejor.
La siguiente tabla proporciona una lista breve de preguntas con las
que usted debera empezar para poder prepararse para la
computarizacin.
Preguntas Clave que Debe Plantearse Cuando Se Prepare
para la Computarizacin

Qu problemas comerciales o administrativos existentes
podra resolver o minimizar la computarizacin?

Qu tipo de informacin necesita la organizacin del
sistema contable computarizado para poder responder a
interrogantes administrativas o de negocios y tomar
decisiones administrativas?

Quin recibir esta informacin y se beneficiar de la
mayor disponibilidad y suministro oportuno de la misma?
Qu tipos de decisiones administrativas se podrn tomar
con esta informacin?

Existe financiamiento disponible para la computarizacin?
Tiene lmites su presupuesto? Es que los requisitos
impuestos por los donantes constituyen una barrera para la
computarizacin? Vale la pena incurrir en el costo de
comprar, instalar y mantener el sistema computarizado
simplemente para contar con informacin ms oportuna y
accesible?

Cul es la capacidad actual de la tecnologa informtica de
su organizacin, y puede sta apoyar la computarizacin?

Cuando evale sus necesidades, es especialmente importante
contar con la participacin de los administradores y del personal de
toda la organizacin. Esto le ayudar a obtener informacin
importante de sus clientes internos, que incluyen a todos los
usuarios potenciales del sistema computarizado.
Los siguientes pasos le ayudarn a implementar su proyecto de
computarizacin:
Formar el equipo del proyecto;
Preparar los documentos que servirn de gua;
Examinar el sistema actual;
Desarrollar propuestas de modificaciones para el sistema;
Seleccionar y comprar el software;
Instalar los equipos de computacin, los dispositivos y el
software, e ingresar la informacin preliminar requerida;
Preparar y capacitar al personal;
Seguir paso a paso y evaluar el proyecto.
Formacin del Equipo del Proyecto
Usted debera seleccionar un administrador del proyecto para que
supervise todo el proceso. El equipo del proyecto debera incluir
miembros clave del personal del departamento de contabilidad, as
como personal y administradores del programa de otros
departamentos que emplearn los informes producidos por el
nuevo sistema. Asegrese de incluir al personal financiero que
trabajar con el sistema en forma cotidiana, y no solamente al
personal administrativo de mayor jerarqua. Si su organizacin ya
cuenta con un departamento de computacin, asegrese de incluir
al administrador del sistema.
Preparacin de los Documentos que Servirn de Gua
Invierta tiempo al inicio del proyecto para preparar documentos
formales destinados a guiar el proceso de computarizacin. Tener
estos documentos listos para que sean usados por el equipo al
seguir los pasos de la implementacin har que el proceso sea ms
fluido en las etapas posteriores. Los documentos que servirn de
gua deberan incluir:
Justificacin de la necesidad de la compra;
Definicin de objetivos;
Marco referencial para la revisin de los sistemas existentes;
Presupuesto;
Trminos de referencia para el proveedor y los asesores, si se
requiriese;
Cronograma, detallando al personal responsable de las
diferentes tareas;
Plan de control y evaluacin, incluyendo el seguimiento de los
puntos de referencia y los indicadores de xito.
Presupuesto. Asegrese que el presupuesto sea comprensivo e
incluya los recursos para la capacitacin, suministros y reimpresin
de formularios.
Cronograma. Al desarrollar el cronograma, fije plazos de tiempo
susceptibles de cumplimiento, poniendo atencin especial a ciertas
tareas que dependen de la conclusin previa de otras tareas.
Incluya el tiempo suficiente para realizar pruebas y modificar el
sistema.
Examen del Sistema Actual
Antes de tomar cualquier decisin con respecto a la
implementacin de un sistema nuevo, el equipo del proyecto debe
realizar un examen exhaustivo de los procedimientos internos y la
documentacin actual de la organizacin, sobre los que se apoya el
sistema contable computarizado. Usted se debe asegurar que los
libros del sistema manual estn conciliados y que la informacin
sea exacta. El equipo debe examinar:
Las necesidades del personal y de todos los usuarios finales;
Los procedimientos en todos los puntos de servicio y de
ingreso de datos;
La lista de cuentas, la clasificacin de las cuentas y los centros
de costos;
Los diseos de informes y presupuestos;
Las estructuras de codificacin para los diferentes tems como
medicamentos, suministros para la planificacin familiar y
actividades del proyecto;
Archivos maestros, como cuentas, costos, proveedores,
vendedores y expedientes de los pacientes;
Mecanismos de control para el ingreso de datos, como
formularios y listas de verificacin.

Seleccin y Compra del Software
Determinar las necesidades de software. Sus necesidades de
software dependen de factores como el tamao de su organizacin,
el nmero y tipo de transacciones que deben ser y sus requisitos de
rendicin de informes. Cuando defina sus necesidades de software,
debera:
Desarrollar especificaciones para el software y el apoyo
tcnico;
Evaluar si usted necesita software especializado para
organizaciones sin fines de lucro.
Evaluar mdulos de software contable. Los mdulos de software
contable siguen los mdulos de un sistema contable tpico. Al
evaluar los mdulos de software contable, usted debera:
Determinar que mdulos de software contable cubren mejor
sus necesidades;
Determinar si usted necesita un paquete simple o complejo.
Examen del software y de los vendedores disponibles. Cuando
usted se ponga en contacto con los vendedores, pdales sus
referencias y los nombres de sus clientes actuales. Solicite que los
vendedores le hagan una demostracin de los paquetes de
software. Solicteles que solamente hagan las demostraciones de
cuatro a seis paquetes en total. Efecte un examen tcnico de los
paquetes de software, negocie los trminos con el vendedor y
compre el software. Cuando realice la evaluacin del software y de
los vendedores, deber:
Desarrollar criterios de evaluacin tanto para el software
como para los vendedores;
Preparar una lista de preguntas a ser planteadas al vendedor;
Solicitar cotizaciones de los vendedores de software o de los
asesores;
Seleccionar a los mejores candidatos para realizar un examen
adicional;
Solicitar a los vendedores que hagan una demostracin del
software para el personal;
Efectuar una revisin tcnica del software seleccionado,
empleando criterios de evaluacin;
Ponerse en contacto con las firmas y/o personas indicadas en
las referencias y con los clientes actuales de los vendedores
potenciales;
Seleccionar el software basndose en los criterios de
evaluacin;
Negociar los trminos con el vendedor;
Comprar el software.
Instalacin de los Equipos y del Software e Ingreso de la
Informacin Preliminar
La implementacin de un proyecto de computarizacin puede
llevar un ao o ms desde la instalacin inicial hasta la transicin
gradual de los sistemas manuales o computarizados obsoletos. El
vendedor del software puede prestarle asistencia en varios de los
siguientes pasos:
Instalar los equipos, los dispositivos y otras mejoras
tecnolgicas de informtica, si fuere necesario;
Instalar software adicional como el software para red de
usuarios;
Instalar el software contable;
Ingresar los balances de apertura y otra informacin
preliminar requerida, como la informacin referente a la
organizacin, el vendedor y los clientes;
Hacer funcionar el sistema de computacin en forma paralela
con los sistemas existentes (como el sistema manual);
Corregir cualquier problema que pudiera existir con el
software o los procedimientos de administracin financiera;
Reducir el uso del sistema manual;
Eliminar gradualmente el sistema manual.

Hay por lo menos siete preguntas que usted y su equipo deberan
plantearse al evaluar sus necesidades de software y equipos. Estas
incluyen:
Deberamos comprar el sistema o desarrollarlo nosotros
mismos?
Cules son los costos reales del sistema?
Quin proporcionar los equipos requeridos?
Quin proporcionar apoyo?
Qu recursos humanos requieren el software y los equipos?
Qu criterios adicionales deberamos considerar?
Si usted desea que el proyecto de computarizacin le brinde los
beneficios esperados, usted deber:
Ser realista con respecto a lo que usted desea que el sistema
haga. No exagere con la ingeniera del sistema. Un sistema que
tiene una combinacin de mdulos manuales y computarizados
podra cubrir mejor sus necesidades que un sistema totalmente
computarizado. Similarmente, podra ser ms fcil mantener
algunos mdulos contables computarizados separados, en lugar de
crear un sistema automatizado que est conectado
ininterrumpidamente. Divida las tareas entre las computadoras y
los seres humanos de acuerdo a lo que cada uno de ellos sepa o
pueda hacer mejor.
Asegurarse que su sistema financiero bsico est en orden
antes de computarizarlo. Automatizar un sistema de administracin
financiera deficiente no ofrece ningn beneficio y trae consigo
muchas frustraciones. Preste atencin a la documentacin y los
procedimientos de apoyo para asegurarse que los datos no
procesados que ingresa a su sistema contable sean de alta calidad.
Solamente ingresar la informacin que necesita. Si las
sucursales y clnicas mantienen sus propios registros contables,
considere la posibilidad de ingresar solamente informacin
resumida a nivel central. Solicitar que el personal recolecte e
ingrese datos que usted no utilizar constituye una prdida de
tiempo y dinero y puede afectar negativamente la moral del
personal.
Concentrarse en lo que usted quiere lograr con su sistema
contable. Utilice la informacin y asegrese que los
administradores reciban informes de retroalimentacin. Esto enva
el mensaje de que usted habla en serio con respecto al sistema
computarizado y que est comprometido con una buena
administracin. Cuando el personal sabe que alguien observar la
informacin que est generando, se esforzar mucho ms para
asegurarse que la informacin sea correcta y oportuna.
En cada paso y punto de toma de decisiones, pensar en los
recursos humanoslas personasque utilizarn el sistema. Hacer
que el personal participe en el proceso de computarizacin y
proporcionar la capacitacin necesaria a medida que sta se
requiera le ayudar a garantizar la existencia de una mano de obra
motivada y un sistema que funcione de manera eficiente. Logre la
participacin de todas las partes involucradas en este proceso no
solamente de los contadores. Logre que todos se interesen en la
administracin y asuman responsabilidad por el xito de la misma.