Manual - Usuario - DacEasy Contabilidad

Manual de Usuario
DacEasy Contabilidad

DAC, S.A.
Cub Scout #11, Edif. DAC, Naco
Santo Domingo, R.D.
Telef: +(809) 563-3232
Fax : +(809) 547-3967

Web site: www.DacFlex.com
Email : info@DacFlex.com
Manual del Usuario.

El Software descrito en este Manual est desarrollado bajo contrato
de licencia y podr ser usado, solamente, de acuerdo con los
trminos del contrato.
Copyright
Copyright 2001 DacFlex., Inscrito en el Registro de Propiedad Intelectual.
Todos los Derechos Reservados a Nivel Mundial, Ley 32-86
Marcas Registradas
Ninguna parte de esta publicacin podr copiarse sin la expresa
autorizacin por escrito de DacFlex, Cub Scout #11, (809)563-3232
Santo Domingo, Rep. Dom.
DacEasy es una marca registrada de Best U.S., Inc. DacEasy
Accounting, DacEasy Payroll, DacEasy Point of Sale, DacEasy Job
Costing, DacEasy Order Entry, DacEasy Estimating, DacEasy
Accounting & Payroll 95, DacEasy Accounting & Payroll Versin 4 y
DacEasy EIS son marcas registradas de Best U.S., Inc.
Windows y MS-DOS son marcas registradas de Microsoft
Corporation. Otros nombres de productos mencionado en este
manual pueden ser marcas registradas de sus respectivas
compaas y se reconoce por la presente.
Aclaracin
DacEasy hace un sincero esfuerzo por asegurar exactitud y calidad
de sus materiales publicados; sin embargo, ninguna garanta,
expresada o implcita, se proporciona. Todo los datos ejemplos se
intenta que sean ficticios; cualquier parecido a personas reales o
compaas son puras coincidencias.
Impreso en Amrica.
ISBN:84-8400-239-1
iii

CONTENIDO

Capitulo 1
Bienvenido.........................................................1
Caractersticas ................................................................. 2
Otras Caractersticas Importantes. ..................................... 6
Convenciones del Programa............................................... 7
Contenido del Paquete. ..................................................... 8

Capitulo 2
Asistencia al Usuario..........................................1
Documentacin................................................................ 1
Ayuda en Lnea................................................................ 1
Gua del Usuario .............................................................. 2
Recursos Adicionales ........................................................ 2
Preparndose para una Llamada de Soporte. ....................... 3

Capitulo 3
Iniciando ...........................................................1
Requerimientos del sistema............................................... 1
Instalando DacEasy............................................................. 3
Para instalar los archivos de programa............................... 3
Iniciando DacEasy............................................................... 5
Desde el escritorio............................................................ 5
iv
Para iniciar DacEasy Contabilidad para Windows por primera
vez................................................................................. 5
Saliendo de DacEasy ........................................................ 6
Opciones del Men y Comandos de la Pantalla Principal ........... 7
Archivo ........................................................................... 7
Edicin............................................................................ 7
Transaccin..................................................................... 8
Diarios............................................................................ 9
Asentar........................................................................... 9
Reportes ....................................................................... 10
DacAccess..................................................................... 10
Perodos........................................................................ 10
Mdulos ........................................................................ 11
Teclas De Funciones.......................................................... 12
Configurando los Datos Ejemplos. ....................................... 15
Abriendo su compaa ....................................................... 17
Actualizando de una versin previa ..................................... 19
Lista para actualizar ....................................................... 19
Convirtiendo Datos Existentes. ........................................ 20
Lista de conversin......................................................... 21
Corriendo las utilidades de archivo en la versin DOS............ 22
Backup a Datos de DOS. .................................................... 23
Convirtiendo sus datos desde la Versin 5.0 o posterior a esta
................................................................................... 24
Convirtiendo mltiples compaas .................................... 26
Iniciando mdulos externos desde DacEasy.......................... 27
Trabajando con DacEasy.................................................... 28
Usando las utilidades de archivo ...................................... 28
Protegiendo sus datos..................................................... 31
Respaldando (Backup) y Restaurando sus archivos............... 32
Pantalla de Disposicin de Reporte ................................... 34
Usando la calculadora..................................................... 34
Vista al reporte.............................................................. 34
Cambiando la fecha del sistema ....................................... 35
v
Usando la Bsqueda ....................................................... 35
Barra de herramienta de Windows.................................... 38

Captulo 4
Comprendiendo el proceso de contabilidad........1
Fundamentos de contabilidad ............................................ 2
Tipos de cuentas.............................................................. 3
Contabilidad por partida doble ........................................... 4
Posteando/Asentado......................................................... 5
Efectivo contra el incremento Contable ............................... 6
Viaje rpido........................................................................ 8
Lista de Chequeo Iniciando................................................ 8
Lista de entrada de transaccin........................................ 14
Lista de rutina peridica.................................................. 16

Capitulo 5
Configuracin ....................................................1
Entrando la Informacin de la compaa. ............................ 1
Para introducir informacin de la compaa ......................... 2
Configurando las Preferencias del Sistema........................... 4
Configurando cuenta interface. .......................................... 6
Usando la Funcin Seguridad. ............................................ 8
Para entrar la clave administrador...................................... 9
Para agregar o editar accesos de usuarios. .......................... 9
Seleccionando planilla de formularios. .............................. 11
Tablas ............................................................................. 14
Agregando mensajes ...................................................... 15
Agregando tabla de trminos........................................... 17
Agregando Tabla de Impuestos........................................ 19
Agregando Tabla de Cambio de precios............................. 22
Agregando almacenes..................................................... 24
Entrando clientes, Suplidores y productos por defecto. ....... 25
vi
Agregando cuentas......................................................... 26
Entrando cuenta de balance configurado ........................... 28
Agregando clientes......................................................... 31
Entrando balances configurados a los clientes.................... 33
Agregando Suplidores..................................................... 36
Entrando balances configurados de Suplidores................... 38
Agregando un producto................................................... 41
Entrando balance configurado de producto ........................ 43
Agregando servicios ....................................................... 45
Agregando Artculos Maestros.......................................... 47

Capitulo 6
Activos Fijos ......................................................1
Impuestos & Principios de Contabilidad.................................. 3
Agregando Activos Fijos .................................................... 4
Generando Depreciacin Recurrente...................................... 6

Capitulo 7
Trabajando Con El Mayor General ......................1
Entrando Transacciones En El Mayor General.......................... 3
Entradas Recurrentes Al Mayor General ................................. 5
Generando Entradas Recurrente del Mayor General .............. 7
Verificando Transacciones Del Mayor General ......................... 9
Posteando El Mayor General ............................................... 11
Imprimiendo Reporte Actividad Detalle Cuentas Del MG......... 14

Capitulo 8
Trabajando con Suplidores ................................1
Usando el mayor de cuentas por pagar .................................. 5
Verificando Las Transacciones Del Mayor De Cuentas Por Pagar 9
Posteando el Mayor de Cuentas por Pagar........................... 11
vii
Usando el mdulo de compras ............................................ 15
Agregando cdigos en compras........................................ 15
Entrando ordenes de compras ......................................... 17
Entrando recibo de mercancas. .......................................... 20
Entrando devoluciones en compras ..................................... 24
Impresin formulario de compras..................................... 27
Verificando transacciones de compras............................... 28
Posteo de compras ......................................................... 30
Imprimiendo reportes de cuentas por pagar ......................... 34
Imprimiendo el reporte de pagos ..................................... 34
Imprimir el reporte de vencimiento de cuentas por pagar.... 36
Fusionando Informacin del Suplidor con Microsoft Word ....... 38

Capitulo 9
Trabajando Con Clientes ....................................1
Usando El Mayor De Cuentas Por Cobrar ................................ 4
Verificando Transacciones Del Mayor De Cuentas Por Cobrar .... 7
Posteando El Mayor De Cuentas Por Cobrar............................ 9
Usando El Modulo De Ventas .............................................. 13
Entrando Vendedores ..................................................... 13
Entrando Cdigos De Ventas............................................ 15
Entrando Facturas............................................................. 17
Entrando Facturas Recurrentes ........................................... 21
Generando Facturas Recurrentes ........................................ 23
Entrando Devoluciones De Ventas....................................... 26
Imprimir Formularios De Facturas ....................................... 29
Verificando Transacciones De Ventas................................... 31
Posteando Ventas ............................................................. 33
Siguiendo Artculos Pendientes ........................................... 37
Llenando Artculos Pendientes ............................................ 39
Reportes De Cuentas Por Cobrar ......................................... 41
Imprimir Los Estados De Clientes..................................... 41
viii
Imprimiendo El Reporte Saldos Por Vencimiento Cuentas Por
Cobrar. ......................................................................... 42
Fusionando Informacin del Cliente con Microsoft Word ......... 44

Capitulo 10
Trabajando con Inventario.................................1
Usando el mdulo de ensamble ............................................ 3
Agregando lista de componentes........................................ 3
Entrando transacciones de ensamble..................................... 5
Verificando transacciones de ensamble.................................. 9
Posteando Ensamble ......................................................... 11
Imprimiendo reportes de ensamble ..................................... 15
Usando el Mdulo de Inventario Fsico ................................. 16
Imprimiendo hoja de conteo. ........................................... 16
Entrando cuentas de Inventario Fsico ................................. 18
Verificando transacciones de inventario Fsico....................... 21
Posteando inventario Fsico ................................................ 22
Entrando Ajustes de Inventario........................................... 25
Imprimiendo reportes de inventario .................................... 28

Captulo 11
Banco.................................................................1
Entrando Recibos................................................................ 4
Entrando Pagos .................................................................. 8
Consolidando Facturas....................................................... 12
Entrando Pagos Recurrentes............................................... 15
Verificando Transacciones de Banco .................................... 19
Imprimiendo Cheques ....................................................... 21
Posteando Banco .............................................................. 23
Reconciliando Su Estado Bancario ....................................... 28
Imprimir fichas de depsitos .............................................. 32
ix
Capitulo 12
Reportes Financieros .........................................1
Balance de Comprobacin ................................................. 1
Balance General.................................................................. 3
Estado de Resultado............................................................ 4
Estado de Flujo de Efectivo .................................................. 5
Actividades de Operacin..................................................... 7
Actividades de Inversin.................................................... 10
Actividades de Financiamiento............................................ 11
Imprimiendo el Estado de Flujo de Efectivo .......................... 13
Creando Reporte Financiero ............................................... 14

Captulo 13
Reporte Personalizados .....................................1
Usando Consultas ............................................................... 5
Completando el rea de encabezado................................... 7
Seleccionando campos en el rea de Seleccin de Columnas . 8
Seleccionando el Orden de las columnas para la consulta...... 9
Creando campos personalizados....................................... 12
Limitando registros en un Query. ..................................... 14
Estableciendo Criterio ..................................................... 15
Operador Lgico............................................................. 16
Menor Que (<) ................................................................ 16
Entendiendo los Operadores Lgicos AND/OR .................... 17
Entendiendo las Uniones ................................................. 17
Imprimiendo la consulta.................................................. 21
Usando el Publicar............................................................. 23
Completando el encabezado y el area de encabezado de
pagina. ......................................................................... 26
Completando el rea de detalle........................................ 26
Completando el rea Pie de Grupo.................................... 27
Completando el rea Pie de Reporte ................................. 27
Imprimiendo el reporte final ............................................ 30
x
Captulo 14
Funciones Peridicas .........................................1
Cerrando Perodos............................................................ 2
Generando Cargos Financieros........................................... 2
Cerrando el Perodo de Cuentas por Cobrar ........................ 5
Cerrando el perodo Cuentas por Pagar ............................... 7
Entrando cifras a la cuenta Presupuesto.............................. 9
Cerrando el perodo de Mayor General .............................. 11
Pronstico..................................................................... 13
Cerrando el Ao................................................................ 16
Lista de Chequeo de Fin de Ao ....................................... 16
Cerrando el ao de Cuentas por Cobrar............................. 17
Imprimir formularios 1099 .............................................. 19
Cerrando el ao de cuentas por pagar .............................. 21
Cerrando el Ao para Inventario ...................................... 22
Cerrando el Ao para el Mayor General ............................. 23
Depurando archivos de datos ............................................. 26
Entrando cambios globales................................................. 28

Copyright 2002, DAC. Todos los Derechos Reservados
Email: info@DacFlex.com Web: www.DacFlex.com Tel:(809) 563-3232,Fax(809)547-3967
1-1
C Ca ap pi it tu ul lo o 1 1
Bienvenido
Bienvenido a DacEasy Contabilidad Versin 11 --- el poder de
DacEasy Contabilidad para un ambiente Windows fcil de usar.
DacFlex, orgulloso de s mismo en proporcionar un poderoso,
todava econmico, software comercial.
DacEasy Contabilidad Versin 11 hace automticamente su
Contabilidad un simple proceso, ofrecindole el poder y
sofisticacin de un Sistema de Contabilidad costando unos
cientos de dlares.
Email: info@DacFlex.com Web: www.DacFlex.com Tel: (809) 563-3232, Fax (809) 547-3967
1-2
Caractersticas
A continuacin presentamos algunas de las caractersticas de
DacEasy Contabilidad. Las marcadas con (*) son nuevas
funciones agregadas a DacEasy Contabilidad versin 11 para
Windows.
1. Manual fcil de usar y Ayuda en lnea.
Este manual de usuario proporciona los procedimientos
necesarios para instalar DacEasy.
La ayuda en linea proporciona informacion detallada de
cada campo en DacEasy Contabilidad. Ademas, incluye
topicos para explicar los pasos que envuelven cada
proceso. Para mas informacion acerca de esta
documentacion refierase al Capitulo 2 Asistencia al
Usuario.
2. Entrenamiento disponible a traves de consultores
certificados.
Nuestros consultores estn certificados por Sage
Software y estan capacitados para ofrecer
entrenamientos y asistir al usuario. Ademas, este
entrenamiento incluye capacitacin en nuestros
laboratorios.
3. Formularios.
Si necesita imprimir ordenes, facturas u otro
documento usando un formato prediseado con
DacEasy puedo hacerlo. DacEasy le ofrece diversos
reportes, los cuales pueden ser impresos en papel
timbrados y pueden ser personalizados de acuerdo a
sus requerimientos.
Capitulo 1: Bienvenido

1-3
4. Poderosos modulos que pueden ser usados solos
o integrados con DacEasy Contabilidad.
Estos modulos son: Mayor General, Activo Fijo,
Cuentas por Pagar, Cuentas por Cobrar, Inventario,
Compras, Facturacion, Banco y Generador de
Reportes.
5. Productos Que Expanden El Uso Del Programa.
Para hacer verdaderamente flexible su Sistema de
Contabilidad, Usted podr adicional uno o ms de los
siguientes productos DacEasy: Nomina, Punto de
Ventas, Remoto, Entrada de Ordenes, Control Proyecto
y Estimando.

Nmina. Use este modulo integrado a su Sistema de
Contabilidad y automticamente actualiza el Mayor
General cuando la nomina es procesada.
Punto de Ventas. Este producto le ayuda a manejar
la informacin de su Caja Registradora. Cuando se
integra DacEasy Punto de Ventas con DacEasy
Contabilidad, DacEasy actualiza el Mayor General con
las Ventas y la informacin de banco.
Toma de Pedidos- Este producto mantiene las
ordenes de los clientes desde el momento que se entra
hasta el momento que se despacha la mercanca,
DacEasy actualiza el Mayor General con Cuentas por
Cobrar, Ventas e informacin de Efectivo.
Control Proyecto- Este producto mantiene el costo
actual y estimado asociado con varios proyectos.
Cuando hace interfaces de Control Proyecto con su
programa de Contabilidad, DacEasy actualiza los
1-4
costos e informacin de ventas y le proporciona
intensivas capacidad de reportes.
Estimado.- Este producto automatiza la licitacin de
su compaa y proceso de cotizacin. Cuando hace
interfaces de Estimando con su programa de
Contabilidad va Control Proyecto, usted tiene el
manejo de una herramienta extremadamente poderosa
que le ayuda con precisin a estimar y ofertar sus
trabajos.
6. Rastreo de multiples almacenes (*).
Con DacEasy puede controlar los costos y las unidades
de inventario de varios almacenes. Todo lo que hay
que hacer es configurar cada almacen en un registro
maestro donde los items almacenados en diferentes
localidades se le asigna un inventario y al registro
maestro. Puede imprimir reportes que incluyen
cantidad y costos del registro maestro y vistas de la
averias por situacin.
7. Multiples cuentas por pagar y por cobrar (*).
Puede asignarle a sus clientes y vendedores diferentes
cuentas por pagar o por cobrar.
8. Excluir el pago de un detalle de factura (*).
Con DacEasy Contabilidad puede excluir
pago de un detalle o item de factura de una manera
mas facil. Simplemente seleccione esta opcion al
momento de imprimir y excluya el pago del item que
desee sin tener que removerlo de la factura.
9. Calidad en la presentacion de sus informes (*).
Se impresionara con los reportes que puede generar
con DacEasy Contabilidad. Tiene la habilidad de
especificar atributos a caracteres por secciones

1-5
permitiendole realizar informes mas presentables y
mas profesionales. Ademas, podra ajustarlo al tamao
del papel as como especificar margenes a las
columnas. Estos formatos pueden ser almacenados en
caso de querer usarlo en otra ocasin.

10. Integracion con Microsoft Office (*).
Podra crear documentos de Word los cuales podran ser
enviados por email o impresos con unos cuantos clic
del mouse. Ademas, podra representar sus datos de
DacEasy en un formato de grafico en Excel y usar
todas las facilidades que este programa de Microsoft
Office brinda para el manejo de graficos de barras,
columnas, circulares, etc.
11. Ajuste de inventario (*).
Puede usar los ajustes de inventario para transferir las
unidades de un articulo o de un almacen a otro, o para
actualizar los valores de inventario y especificar la
cuenta del mayor general a compensar.
1-6
Otras Caractersticas Importantes.

La siguiente informacin resalta algunos de las nicas funciones
que usted encontrara en DacEasy Contabilidad.
Listar Transacciones con mltiples clasificacin y rango
Incrementada la seguridad de la data a travs de Control
Acceso de Usuario.
Fcil configuracin siguiendo una lista de chequeo paso a
paso.
Exporta e importa informacin en varios formatos (Excel,
Lotus, delimitado por coma y ASCII)
Control Activo Fijos por localizacin, departamento,
numero de serial o clases y por fecha de servicio, retiro o
generacin.
Importa transacciones en archivo formato delimitado por
coma directamente al mayor general.
Crea Informe anlisis de flujo de efectivo (FASB95)
Informe Ao Calendario o Fiscal.
Entra recibo y/o pagos y aplica a las facturas
directamente a cuenta del mayor general.
Permite Salvar la Conciliacin Bancaria.
Entra recibo o pagos y aplica a las facturas directamente
a cuanta del mayor general.
Monitores de ventas de servicios, no - inventario e
inventario y uso de productos y servicios en facturas.
Seguimiento de transacciones Histrica de clientes.
Seguimiento de Informacin de Ventas por Vendedor.
Reporte Anlisis de Vencimiento por fecha transaccin o
fecha vencimiento, con la opcin de incluir o excluir
facturas pagaras.
Seguimiento de Rentabilidad del Equipo de Ventas.

1-7
Departamentaliza sus beneficios por grupo de clientes o
grupo de inventario.
Clasifica cdigo de producto/Servicio como tem
comisionables.
Calcula Cargos Financieros.
Genera mensaje general de ventas para Estado de
Cuentas o Facturas.
Crea etiqueta de precio de producto.
Seguimiento de transacciones Histrica de producto.
Permite prefijar nivel mnimo de cantidad inventario.
Reporte de Alerta de producto, mostrando la cantidad a
reordenar.
Especifica precio de ventas y descuentos.
Labor directa puede ser agregada en el proceso de
ensamble.
Ensambla Producto y factura productos Terminado.
Personalizacin de formularios y reporte aplicado a
cualquier negocio.
Soporta cualquier NetBios Network y TCP/IP
Convenciones del Programa
DacEasy Contabilidad estandariza el uso las funciones del
programa Windows. Donde las funciones estndares del
programa Windows son usadas en este producto, estas
funciones operan exactamente igual como operaria un producto
de Windows. Si necesita ayuda para entender como usar estas
funciones, por favor referirse a la documentacin de Windows.
1-8
Contenido del Paquete.
Su paquete de DacEasy Contabilidad para Windows son los
siguientes. Si le falta uno de estos, por favor contactar su
detallista o a DacEasy Dpto. De Ventas al (809)563-3232.
Discos- (Disponible s compra la versin de Disco
Flexible)
CD-ROM- (Disponible s compra la versin de CD-ROM)
Manual Guas del Usuario
Tarjeta Nmero Serial
Panfletos de Soporte


2-1
Asistencia al Usuario
En DacEasy, queremos que le saque el mayor provecho a su
nuevo programa. Nosotros entendemos que diferentes
personas tienen diferentes necesidades y es por eso que
nosotros ofrecemos un numero de recursos para asistirlo en el
uso de nuestro producto. La gua de usuario en combinacin
con el sistema de ayuda en el programa, le provee repuestas a
sus preguntas y esta siempre disponible. Si prefiere asistencia
uno-en-uno puede contactar a Soporte Tcnico a Cliente.
Documentacin
El conjunto de documentacin incluye Ayuda En-Lnea y Gua
del Usuario. Use estos dos recursos para descubrir el poder de
DacEasy Contabilidad.

Ayuda en Lnea
Esta ayuda incluida en DacEasy Contabilidad para Windows
puede ser usara como ayuda con textos sensitivos o como
ayuda procedural.
2-2
Gua del Usuario
La gua del usuario est diseada para entender como usar su
nuevo programa, detallando proceso de contabilidad bsica y
dirigindolo a la AYUDA para informacin mas detallada.
Recursos Adicionales
En adicin a la documentacin suplida con el programa, hay
un numero de recursos adicionales que puede mirar para su
asistencia.
S So op po or rt te e e en n E El l - - L Lu ug ga ar r y y e en n S Sa al lo on ne es s d de e C Cl la as se es s. .
Consultores Certificados que son especialistas independientes
en el uso de la tecnologa DacEasy, entrenados y certificados
por DacEasy para ayudarle a determinar las necesidades de su
negocio. Los Consultores Certificados pueden ajustar el
programa DacEasy a sus necesidades exactas.
S So op po or rt te e E En n- -L L n ne ea a. .
Si tiene acceso a Internet, puede recibir soporte va email
acezando a nuestro home page www.DacFlex.com. Incluya su
nmero de tarjeta de crdito o su numero Club de Ventajas
con su pregunta y recibir la respuesta va email dentro de las
24 horas, durante horario regular de trabajo.
S So op po or rt te e p po or r t te el l f fo on no o
Nuestro soporte tcnico est disponible para recibir sus
llamadas de 8:30 a.m. hasta las 5:30p.m de lunes a viernes y
los sbados de 9:00a.m. a 12:30p.m.
Capitulo 2: Soporte a Usuario
2-3
Preparndose para una Llamada de
Soporte.
Cuando llame al Servicio de Soporte Tcnico DacEasy, por
favor aydanos a hacer nuestro soporte tan eficiente como sea
posible siguiendo estas pautas:

Favor esta en su computadora cuando llama por soporte.
Usualmente es necesario recrear el incidente o recorrer a
travs de una serie de pasos para resolver los problemas
tcnicos.

Si un error ocurri durante una rutina de Asentar/Posteo
o de cierre. Es necesario restaurar el Respaldo/Backup, y
entonces corregir el error. Por favor tenga los datos
restaurados antes de llamar a la lnea de soporte tcnico.

Si recibi un mensaje de error, es necesario que tenga
las palabras exactas del mensaje y el rea del programa
donde ocurri.

Obtenga informacin de su sistema. Para los pasos para
obtener informacin de su sistema, refirase al tpico
Ayuda Preparndose para una llamada de soporte.

3-1
Iniciando
Este captulo le permite iniciar a usar el programa. Esto incluye
los requerimientos del sistema, cmo instalar e iniciar el
programa, y cmo convertir los datos de su compaa si est
actualizando de una versin anterior. Funciones globales, as
como son impresora y calculadora, son tambin explicadas en
este captulo.
Requerimientos del sistema
Los siguientes son requerimientos mnimos del sistema
recomendados para correr DacEasy Contabilidad para
Windows.

IBM PC o una computadora 100% compatible con un
microprocesador Pentium o superior.
16 MB de RAM, 32 Recomendado.
Windows 95 con SP1 o ms reciente, Windows
2000/me/98/NT.
Microsoft o PS/2-mouse compatible.
Disco Duro con 20 MB de espacio disponible en el disco
duro para el programa y 4 MB adicionales de espacio en
el disco duro para cada compaa
CD-ROM drive
3-2
Monitor a color VGA (Se recomienda con resolucin de
800 x 600)
Impresora (Windows Compatible) de 80 columnas capaz
de imprimir 132 en modo comprimido o una impresora
lser Hewlett Packard Laserjet (o compatible).
Un mdem 9600 o ms rpido requerida para usar el
discado telefnico.

Capitulo 3: Iniciando
3-3
Instalando DacEasy
Los pasos aadidos en esta seccin solo aplican a usuarios que
estn instalando la versin para un solo usuario del programa.
Si usted est instalando la versin para red, lea las
instrucciones en apndice A, Su programa en Red.
Para instalar los archivos de programa
1. Pulse el botn de Inicio/Start y apunte a Ejecutar/Run.
La caja de dilogo Ejecutar/Run aparecer.
2. Inserte el CD o Instale el disco en el drive apropiado.

Si usted est instalado la versin CD-ROM, la pantalla de
introduccin aparece automticamente. Si la pantalla de
introduccin no aparece automticamente, corra el archivo
MSETUP.EXE. Corra Instalar Productos, y luego pulse
Instalar Contabilidad. Pulse en la versin que usted compr
(usuario individual o multi - usuario) y la instalacin del
programa iniciar.

Si est instalando la versin de disco flexible, corra el archivo
SETUP.EXE en el disco de Instalacin y la instalacin del
programa iniciar.

3. Siga las instrucciones en su pantalla para instalar DacEasy
Contabilidad para Windows. Lea el acuerdo de licencia
cuidadosamente. Usted debe aceptar los trminos de este
acuerdo para instalar el programa. Cuando la caja de
dilogo de DacEasy Contabilidad para Windows
Versin 11 aparezca, seleccione la caja LEME. Pulse
Terminar para completar la rutina de Instalacin. El
archivo Leme aparecer. Vea esta informacin para
3-4
conocer la ms reciente informacin acerca de DacEasy
Contabilidad. Seleccione Salida del men de archivo para
regresar a la rutina de instalacin. Pulse men principal,
luego Pulse Salida para salir del proceso de instalacin.
4. Despus que corra la rutina de instalacin, el icono de
DacEasy Contabilidad para Windows 11 aparecer en su
escritorio.

3-5
Iniciando DacEasy
Usted puede usar cualquiera de los siguientes mtodos para
iniciar DacEasy Contabilidad para Windows:
Desde el escritorio
1. Pulse dos veces el icono de DacEasy Contabilidad para
Windows 11 en su escritorio.
2. Desde el men de Inicio/Start - Pulse el botn de Inicio,
apunte a Programas, luego a Sage Software, y luego Pulse
DacEasy Contabilidad para Windows 11.

Si ya usted ha configurado su compaa, el programa iniciar
con una compaa abierta preseleccionada. Si usted necesita
actualizar sus archivos de informacin de una versin previa,
dirjase a la seccin titulada Actualizando de una versin
previa. Si usted es un usuario nuevo del programa,
necesitar aadir los archivos de datos. Los pasos siguientes
detallan este proceso.
Para iniciar DacEasy Contabilidad para
Windows por primera vez
1. Pulse dos veces el icono de DacEasy Contabilidad para
Windows 11 en su escritorio. La primera vez que cargue el
programa se le pedir que se registre. Si elige S, la caja
de dilogo Nmero de Serie aparecer. Entre su nmero
de serie y llave de activacin, y luego Pulse OK. Elija No si
desea registrarse ms tarde.
3-6
La caja de dilogo Identificacin Sistema aparecer. Use
esta caja de dilogo para crear una nueva compaa o para
aadir la ruta de los datos ejemplo.
2. Complete cada campo en la caja de dilogo Identificacin
Sistema.

Idea: Pulse Help/Ayuda para ms informacin en el cuadro
de dilogo Identificacin Sistema.

3. Pulse Aceptar para crear el archivo de datos de la nueva
compaa. La caja de dilogo Abrir Compaa aparecer.

4. Seleccione la compaa que desea de la caja de dilogo y
presione Enter.

Saliendo de DacEasy
Para salir de DacEasy Contabilidad, elija Salir del men de
Archivo. Tambin puede salir de DacEasy Contabilidad al
Pulsar el botn de Cerrar localizado en la barra de ttulo de
DacEasy Contabilidad para Windows. Un mensaje aparecer
confirmando su deseo de salir del programa. Elija S para
continuar.
3-7
Opciones del Men y Comandos de
la Pantalla Principal
Archivo
Accese esta opcin desde el men cuando quiera hacer backup
o ejecutar otras operaciones de mantenimiento. Los siguientes
comandos estn disponibles:

Edicin
Accese los comandos de este men cuando quiera configurar o
modificar registros individuales dentro de un mdulo. Los
siguientes comandos estn disponibles:
3-8

Transaccin
Accese a este men cuando quiera entrar transacciones
relativas a cualquiera de las siguientes:

3-9
Diarios
Accese este men cuando quiera imprimir sus diarios. El diario
muestra todas las transacciones de cada mayor. Los

Asentar
Accese a este men cuando este listo para postear las
transacciones. Los siguientes comandos estn disponibles:

3-10
Reportes
Accese a este men cuando quiera correr reportes. Los

DacAccess
Accese a este men cuando quiera crear sus propios reportes.
Los siguientes comandos estn disponibles:

Perodos
Accese a este men cuando quiera que DacEasy ejecute
operaciones necesitadas peridicamente. Los siguientes
comandos estn disponibles:
3-11

Mdulos
Accese este men cuando quiera accesar a otros mdulos de
DacEasy que estn interfaceados con DacEasy
Contabilidad. Los siguientes comandos estn disponibles:

3-12
Teclas De Funciones
Las teclas de funciones son usadas para rpidamente accesar a
las actividades especficas. Las siguientes teclas de funciones
pueden ser usadas en cualquier punto en el programa.
F1--Presione en cualquier campo para desplegar una
pantalla de ayuda describiendo el campo en detalle.
Shift+F1Esta combinacin desplegar el ndice de
Ayuda. Siga el ndice de contenido para seleccionar un
tpico particular, entonces presione Enter para ver ms
informacin sobre ste tpico.
F2--Utilice esta tecla de funcin para visualizar la lista de
otras teclas de funcin activadas. Algunas pantallas
ofrecen nicas funciones que no son visualizadas en la
barra de funcin. La lista que se desplega cuando
presiona F2 muestra las funciones adicionales en la
pantalla que est.
Shift+F2--Presione para desplegar en la pantalla la
calculadora.
F4-Use para desplegar y cambiar la fecha del sistema.
Siendo capaz de cambiar rpidamente la fecha por
defecto que ayudara cuando est introduciendo una
serie de transacciones.
F5--Presione para desplegar el campo de la
bsqueda. La Bsqueda desplegar todas las entradas
vlidas para el campo seleccionado. Puede seleccionar y
pasar artculos de la Bsqueda directamente dentro del
campo activo.
F6Presione la tecla universal para borrar en
DacEasy. En todas las reas donde est disponible borrar
los registros y transacciones , F6 est activado.
3-13
Shift+F6--Use esta combinacin de teclas para borrar
lneas individuales en la transaccin.
F7Presione cuando est mirando un reporte en
pantalla y desee imprimirlo. Tambin puede usar esta
funcin para archivar y recuperar los datos desde la
pantalla de posteo.
F8--Utilice para adherir datos desde los campos a lo
largo de DacEasy. Por ejemplo, si usted quiere crear una
factura para un nuevo cliente presione, presione F8
desde el campo cdigo de clientes en la pantalla de
Facturas ( o desde el la bsqueda del Cliente) para
adherir el nuevo registro.
F9--Presione para cualquier pantalla posteada para
dar un backup a los datos antes del posteo. Tambin la
puede usar para editar datos desde la bsqueda. Por
ejemplo, si desplega una bsqueda desde el campo
Cdigo del Cliente, puede seleccionar un cliente y
presione F9 para editar este registro.
Shift+F9--Use esta combinacin de teclas o presione
para desviar el orden de la lista en la bsqueda. Por
ejemplo, para cambiar el orden de la lista en la
bsqueda de Clientes desde el cdigo de clientes a
nombre del cliente, presione Shift+F9.
F10-- F10 es la tecla universal de procesos, o salvar a
lo largo del programa. Cuando introduzca informacin
(de un recibo, una factura o un cliente nuevo) y est
listo para salvar, presione F10.
Shift+F10--Presione para desplegar por pantalla la
versin del DacEasy. Esto es una forma rpida para
3-14
determinar que compaa est abierta y que cantidad de
memoria est disponible.
Esc- Presione para cancelar una accin desde
cualquier pantalla.

3-15
Configurando los Datos Ejemplos.
Los Datos Ejemplo son datos proporcionados por DacEasy para
ayudarle a familiarizarse con el programa. Si selecciona la
opcin Datos Ejemplo durante la rutina de instalacin, la
compaa de ejemplo ser instalado en un flder en el disco
duro. Si no selecciona instalar los datos ejemplo pero desea
usarlo ahora, reinstale el programa y seleccione Datos
Ejemplo en la caja de dilogo Seleccionar Componentes
durante la instalacin. Despus de haber instalado los datos
ejemplo, siga estos pasos para configurar la compaa ejemplo
en DacEasy Contabilidad.

P Pa ar ra a c co on nf fi ig gu ur ra ar r l lo os s d da at to os s e ej je em mp pl lo o. .

1. Seleccione Abrir del men Archivo. La caja de dilogo
Abrir compaa se aparecer.

2. Haga Clic en Agregar. La caja de dilogo de la Agregar
Compaa aparecer.

3-16

3. Entre el Datos Ejemplo en el campo Nombre de
Identificacin.

4. Entre C:\DEA4\SAMPDATA en el campo nombre de la
ruta del Directorio.

Nota: C:\DEA4\SAMPDATA es la ruta preseleccionada
para el ejemplo de datos. Si no us la ruta
preseleccionada cuando instal DacEasy Contabilidad,
reemplace C:\DEA4 con la ruta que us cuando instal el
programa. El ejemplo de datos se instala en un flder
llamado SAMPDATA bajo el flder del programa.

5. Pulse Aceptar para aadir los datos ejemplo a DacEasy
Contabilidad. Un mensaje aparecer confirmando su
deseo de aadir la compaa.

6. Pulse S para continuar. La caja de dilogo Abrir
Compaa aparecer.

7. Pulse dos veces en la compaa Datos Ejemplo.
DacEasy Contabilidad aparecer con la compaa de
ejemplo abierto.
3-17
Abriendo su compaa
Despus de iniciar el programa por primera vez. DacEasy le
pregunta por informacin acerca de su compaa y usa esta
informacin para crear su archivo de datos de compaa. Esta
compaa se convierte en la compaa preseleccionada y se
abrir automticamente cuando usted inicie el programa.

Usted puede aadir un nmero ilimitado de compaas; an
as, solo puede abrir una compaa a la vez. Usted puede
cambiar la compaa preseleccionada en cualquier momento.

A Ag gr re eg ga ar r u un na a n nu ue ev va a c co om mp pa a a a
1. Seleccione Abrir del men Archivo. La caja de dilogo
Abrir compaa se aparecer.

2. Haga Clic en Agregar. La caja de dilogo de la Agregar
Compaa aparecer.

3. Complete cada campo y confirme el espacio requerido
disponible en el disco.

Sugerencia: Haga Clic en Ayuda de la Identificacin
del Sistema y aparecer informacin detallada
relacionada con cada campo.

4. Haga Clic en Aceptar para agregar la compaa.

3-18
P Pa ar ra a a ab br ri ir r u un na a c co om mp pa a a a d di if fe er re en nt te e

1. Seleccione Abrir del men de Archivo. La caja de
dilogo Abrir Compaa aparecer.

2. Pulse dos veces la compaa que desea abrir. La
informacin de la compaa aparecer en el centro de la
pantalla.

3-19
Actualizando de una versin previa
Si est actualizando de DacEasy Contabilidad para DOS
Versin 8 o anterior, debe convertir sus archivos de datos. Use
la siguiente lista como gua cuando este actualizando DacEasy
Contabilidad para Windows. Si esta actualizando de la versin
para red, dirjase al Apndice A, Su programa en Red

Nota: Si esta actualizando desde DacEasy Contabilidad para
DOS versin 9, no es necesaria la conversin; los dos primeros
artculos en la siguiente lista no aplican.

Lista para actualizar
Convierta los archivos de datos a Contabilidad para Windows
Versin 11. Repita el proceso para cada compaa. Ver
Convirtiendo sus datos.

Convierta todos los archivos de datos para cada mdulo
externo que interactu con DacEasy Contabilidad. (Dirjase a
mdulo externo en la Gua del Usuario para ms informacin).

Si instal el programa dentro de un directorio diferente, puede
usar Explorador para mover los archivos a un flder bajo el
directorio de programa. Este paso es opcional. Si esta usando
simultneamente Contabilidad DOS y Windows, quizs desee
omitir este paso.

Nota: Repita el proceso para cada compaa y para cada mdulo
externo que interactu con DacEasy Contabilidad para Windows.

3-20
Si elige mover sus archivos de datos y estn interactuando
con mdulos externos, entre la nueva ruta para sus archivos
de Contabilidad en cada mdulo externo. (Dirjase a mdulo
externo en la Gua del Usuario para ms informacin.)

Convirtiendo Datos Existentes.
Cuando actualiza a DacEasy Contabilidad para Windows desde
DacEasy Contabilidad para Dos (Versin 8 o anterior, algunos
pasos deben ser ejecutados para asegurar que sus archivos de
datos fueron convertidos apropiadamente para el nuevo
formato. Use la lista de abajo como gua para asegurarse de
completar esos pasos. Es necesario ejecutar los primeros
cinco pasos en todos los datos (Compaas) antes de haber
actualizado.

Nota: Si est actualizando de la Versin 4.4 o anterior a esta,
necesitar convertir sus datos a la Versin 5, y luego convertir
a la Versin 9. Contacte la Divisin de Ventas de DacEasy al
(800) DAC-EASY para un paquete de discos de conversin.
Instrucciones completas estn incluidas con el paquete de
discos de conversin para actualizar sus datos a la Versin 5.
Usted puede entonces seguir estos pasos para convertir sus
datos a DacEasy Contabilidad para Windows.
3-21
Lista de conversin.
Si esta relacionando DacEasy Nmina con Contabilidad,
postee Nmina.
Elija Consulta desde el men DacAcces, y luego salga de la
pantalla. Esto le asegura que todos sus reportes regulares
sern convertidos.
Corra el utilitario de archivo en sus datos de contabilidad, y
todos los programas DacEasy que relacione con
Contabilidad, para cada compaa. (Ver Corriendo utilitario
de archivo en la Versin DOS)
Haga Backup de sus archivos de datos de contabilidad y
todos los otros programas DacEasy que haga interfaces con
Contabilidad para cada compaa. (Ver Copiando datos de
DOS)
Corra todos los reportes que normalmente usa para
examinar balances para verificar que la conversin tuvo
xito. Recomendamos correr por lo menos sus Saldos por
Antigedad y Balance de Comprobacin.
Instale la actualizacin. (Ver Instalando DacEasy, al inicio
de este captulo.)
Convierta sus datos de Contabilidad y todos los mdulos
externos de DacEasy que hacen interfaces con Contabilidad.
(Ver Convirtiendo sus datos desde la Versin 5.0 o
posterior a esta).

Nota: Si necesita convertir mltiples compaas, ver Convirtiendo
mltiples compaas.

Compare los reportes de su versin previa con los reportes de
la Versin 11 para verificar el xito de la conversin.
3-22
Corriendo las utilidades de archivo
en la versin DOS
Corra la rutina de utilidades de archivo en sus datos antes de
convertir para asegurar la integridad de sus archivos de datos
y comprimir los archivos.

P Pa ar ra a C Co or rr re er r u ut ti il li it ta ar ri io o d de e a ar rc ch hi iv vo os s e en n l la a v ve er rs si i n n D DO OS S
1. Seleccione Utilitario del men de Archivo. La pantalla
de Utilitario de Archivo aparecer.
2. Identifique de cual versin est actualizando y siga los
pasos apropiados.

Actualizando desde la Versin 4.4 o posterior a esta - Si
est actualizando de la Versin 4.4 o posterior a esta, escriba
A en el campo Nmero de Archivo y presione Enter

Actualizando desde la Versin 4.3 o anterior a esta -Si
est actualizando de una versin anterior a 4.4, debe correr
utilidades en cada archivo a la vez. Para hacer esto, presione
F5 en el campo Seleccin de Archivo. Seleccione y corra
Recobrar en cada Archivo de datos consecutivo.

3. Resalte Recobrar.
4. Presione F10 para comenzar la operacin Recobrar.
5. Despus de completado el proceso de Recobrar, corra
Verificar en el encabezado y el archivo de Facturas
Pendientes.
3-23
Backup a Datos de DOS.
Es importante que haga una copia antes de convertir sus
datos. Si encuentra un error durante el proceso de conversin,
debe restaurar la copia y reparar cualquier error antes de
tratar de nuevo el proceso de conversin.

P Pa ar ra a h ha ac ce er r B Ba ac ck ku up p a a l lo os s D Da at to os s d de e D Da ac cE Ea as sy y C Co on nt ta ab bi il li id da ad d
p pa ar ra a D DO OS S. .

1. Elija Backup del men de Archivo. La pantalla de
Backup/Restaurar Archivo aparecer.

2. Resalte Backup y presione Enter

3. En el campo Origen de Archivos, seleccione Contabilidad.
Presione Enter para moverse al campo Ruta Origen.

4. Edite la ruta si es necesario. Puede encontrar fcilmente la
ruta a sus datos al mirar en la pantalla Abrir Compaa.
note las rutas de cada una de sus compaas; luego, haga
Backup a cada una.

5. Elija uno de los siguientes pasos, dependiendo desde cual
versin esta convirtiendo:

Convirtiendo Versin 8- Entre una ruta vlida; por ejemplo
A: \.
3-24

Convirtiendo Versiones 5, 6, o 7 -Seleccione A o B como el
drive objetivo para su Backup.

Convirtiendo Versin 4.4 o ms reciente - Si est
convirtiendo desde la Versin 4.4 o una anterior a esta, entre
A: \ o B: \, dependiendo de donde desea guardar el Backup.

6. Presione F10 para comenzar el Backup.

Nota: El proceso de conversin renombra los archivos de
datos. Si necesita restaurar el Backup hecha en una versin
previa, el proceso de conversin debe ser repetido

Convirtiendo sus datos desde la Versin
5.0 o posterior a esta

1. Pulse dos veces el icono DacEasy Contabilidad para
Windows 11 en su escritorio/desktop. La primera vez
que cargue el programa se le pedir que se registre. Si
elige S, la caja de dilogo Nmero de Serie aparecer.
Entre su nmero de serie y la llave de activacin, y luego
Pulse OK. Elija No si desea registrarse en otro momento.
La pantalla de Conversin de Archivo aparecer.

Nota: Si instal el programa en un directorio diferente del
directorio de programa de DOS, la caja de dilogo
Identificacin del Sistema aparecer la primera vez que
cargue el programa. Use esta caja de dilogo para identificar la
ruta a sus archivos de datos.

3-25
2. Responda S a la pregunta "Borrar despus de la
conversin archivos de datos previos" si desea que
DacEasy borre los archivos de datos previos despus de
la conversin. Contestando S a esta pregunta le
conserva espacio en su Disco Duro. Recuerde, despus
de la conversin, no necesitar sus archivos de datos
previos.

Conteste No si desea mantener los archivos viejos en su
disco duro con el propsito de copiarlos.

3. Pulse Aceptar para comenzar el proceso de conversin.
Al DacEasy convertir sus archivos, le aparecern el
archivo y registro actual. El perodo de tiempo que se
toma para convertir sus archivos depende del nmero de
registro. El proceso normalmente tarda unos minutos,
pero espere mayor tiempo para archivos de datos largos.
Despus de convertir sus datos, DacEasy regresa al
men principal.

4. Imprima sus reportes usuales, por lo menos sus Saldos
por Antigedad y Balance de Comprobacin, para
verificar la transferencia exitosa de sus datos. Si sus
datos aparecen como es de esperarse, esta listo para
usar el nuevo programa para procesar sus entradas
diarias. Si sus datos lucen incompletos, contacte al Dpto.
de Servicio de Soporte al Cliente.

3-26
Convirtiendo mltiples compaas
Si usa DacEasy para ms de una compaa, debe correr la
rutina de conversin para cada compaa. Despus de instalar
y correr la Versin 11 por primera vez, DacEasy convierte la
compaa preseleccionada como se describe al principio de la
seccin, "Convirtiendo sus datos desde la versin 5.0 o
posterior a esta". Para sus otras compaas, seleccione Abrir
desde el men Archivo. Seleccione la prxima compaa y
DacEasy le mostrar un mensaje de conversin. Despus de
convertir los Datos de la compaa seleccionada, DacEasy abre
la compaa que recin convirti y le muestra el men
principal. Repita este proceso para todas las compaas que
aparezcan en la ventana Abrir.

3-27
Iniciando mdulos externos desde
DacEasy
Para iniciar un mdulo externo DacEasy dentro del programa
DacEasy Contabilidad, necesita asegurarse que la ruta de
mdulos externos est configurada apropiadamente en
DacEasy Contabilidad. Para configurar la ruta externa, inicie el
programa DacEasy Contabilidad. Seleccione Valores por
omisin desde el men de Edicin, y luego seleccione
Preferencias del Sistema. La caja de dialogo de
Preferencias del Sistema aparecer.

Entre la ruta de los archivos de programa para cada programa
que est relacionando con el rea de Mdulos Externos. Por
ejemplo, para relacionar Nomina, entre C: \DEP4 si acept la
ruta preseleccionada durante la instalacin. Pulse para
guardar el cambio.

Para iniciar un mdulo externo DacEasy desde DacEasy
Contabilidad, elija el mdulo desde el men de Mdulos. El
programa DacEasy aparecer como el programa Contabilidad
DacEasy an abierto.

3-28
Trabajando con DacEasy
Use esta seccin de la Gua del Usuario para familiarizarse con
las caractersticas generales del programa. Para asegurar la
integridad de sus archivos de datos corra utilitario de archivo
en sus datos en base regular y haga Backup frecuentemente.
Estas caractersticas son explicadas en esta seccin.

Esta seccin tambin incluye informacin de las siguientes
caractersticas la caja de dilogo Disposicin del Reporte,
usando la Calculadora, cambiando la fecha del sistema y
usando Miradas.

Usando las utilidades de archivo
DacEasy incluye una funcin de utilitario de archivo que usted
puede usar para examinar peridicamente la integridad de sus
archivos de datos y, si es necesario, reparar archivos daados.
Puede correr esta rutina en cualquier archivo de datos en
cualquier momento. Recomendamos que haga Backup de sus
datos antes de usar el utilitario.

Importante: Puede Pulsar el botn de Cerrar en la caja de
dilogo de Estado de Operacin para interrumpir la rutina de
ndices deteriorados, Recobrar y Verificar. Si elige interrumpir
la rutina, una pantalla de confirmacin aparecer. Elija S para
detener la rutina de utilidades. DacEasy completa el utilitario
en el archivo actual y muestra un mensaje de cancelacin. Es
muy importante que regrese despus y corra la rutina de
utilitario otra vez.

3-29
U Us sa ar r U Ut ti il li it ta ar ri io o d de e A Ar rc ch hi iv vo o

1. Seleccione Utilidades desde el men de Archivo. La
caja de dilogo de Utilidades de Archivo aparecer.

2. Entre la seleccin de archivo o Pulse para seleccionar
el archivo o grupo de archivos.

Nota: El grupo de Mayor examina todos los archivos asociados
con el Mayor General, Mayor de Cuentas por Cobrar y Mayor de
Cuentas por Pagar. El Grupo de Inventario examina todos los
archivos asociados con Inventario Fsico y Ensamble.

3. Seleccione el archivo de operacin.

Quitar Indices - Seleccione esta opcin para
remover cualquier ndice desde sus archivos de datos.

Recobrar - Seleccione esta opcin para reconstruir y
optimizar el archivo.

Verificar - Seleccione esta opcin en un archivo con
encabezado transaccin y DacEasy confirmar que
cada transaccin esta localizada entre el encabezado
y archivo de detalle y borrar cualquier transaccin
incompleta. Seleccione esta opcin en un archivo de
factura abierta y DacEasy Confirmar que cada
3-30
transaccin no posteada en el archivo de facturas
abiertas existe en el archivo de transaccin y
viceversa. Ninguna factura abierta extraviada ser
aadida. Si una transaccin est extraviada, la factura
abierta ser borrada. Despus de correr Verificar se
imprime un reporte que lista todos los cambios
hechos a un archivo, si los hay.

Ver transaccin - Seleccione esta opcin para ver o
editar archivos de transaccin.

Nota: Por el hecho de que mltiples archivos son
actualizados cuando las transacciones son entradas,
es muy importante borrar slo transacciones
resultantes de datos alterados. Para borrar
transacciones no posteadas, busque la transaccin en
la pantalla de entrada de transaccin y Pulse Borrar
desde el rea de detalle. Para borrar transacciones
posteadas, haga una entrada de reversin. Dirjase a
Ayuda para ms informacin.

4. Pulse para iniciar la operacin seleccionada.
Aparecer una caja de confirmacin cuando el proceso se
complete, Pulse Continuar para regresar a la caja de
dialogo Utilidades de Archivos.

Nota: Si fue seleccionado Ver Transaccin, aparecer una lista de
cada transaccin. Pulse el botn de Cerrar para regresar a la
caja de dilogo de Utilidades de Archivos.

3-31
Protegiendo sus datos
Una de las funciones ms importantes que usted ejecutar en
DacEasy es hacer Backup a sus archivos de datos. En caso de
falla en el disco duro o excesiva corrupcin de sus datos, usted
debe restaurar el Backup. Sin un Backup tendra que entrar
todos sus datos otra vez. Es muy importante que tome los
pasos requeridos para tener un Backup actualizada a todo
momento.

A continuacin le ofrecemos una gua de proteccin para hacer
Backup de sus datos. Estos pasos requieren un juego de copias
de 10 diskettes. Con este juego de 10 diskettes, tendr tres
meses de datos en caso de que los necesite. Los disketes
copiados estn divididos en tres grupos individuales: cuatro
juegos individuales de copias diarias (Da 1, Da 2, Da 3 y Da
4), tres juegos individuales de copias semanales (Semana 1,
Semana 2 y Semana 3), y tres juegos individuales para copias
mensuales (Mes 1, Mes 2 y mes 3).

G Gu u a a d de e p pr ro ot te ec cc ci i n n p pa ar ra a B Ba ac ck ku up p d de e D Da at to os s

1. Ejecute un Backup total de DacEasy en el diskette de
copia de la Semana 1. Sera mejor ejecutar esta
operacin el Viernes por la noche.

2. Cada da de Lunes a Jueves, copie en el juego de
disketes Da 1-Da 4

3. El Viernes, copie en el juego de disketes de la Semana 2

4. Cada da, de Lunes a Jueves, copie en el juego de
disketes Da 1-Da 4
3-32

5. El Viernes, copie en el juego de disketes de la Semana 2

6. Cada da, de Lunes a Jueves, copie en el juego de
disketes Da 1-Da 4
7. El Viernes, copie en el juego de disketes Mes 1 antes de
correr la rutina fin de mes.

8. Repita los pasos 1-7 dos veces, sustituyendo el juego de
disketes del Mes 2 y el Mes 3 por el juego de disketes del
Mes 1. Reemplace los disketes diariamente despus de
copiar el tercer mes.

Respaldando (Backup) y Restaurando sus
archivos
Con la rutina de Backup usted puede copiar sus datos en un
diskette, su disco duro o a un disco de Red. Recomendamos
mantener un Backup de sus archivos de datos en un diskette
as no perder datos en caso de que el disco falle.

Es recomendable que haga Backup frecuentes de sus datos. Es
especialmente importante hacer una copia antes de ejecutar
ciertas funciones irreversibles como son postear o purgar. Para
su conveniencia, usted puede copiar directamente desde un
nmero de funciones irreversibles como es la funcin postear.
En adicin, puede hacer una copia en cualquier momento al
accesar la funcin Backup desde el men Archivo.

3-33
R Re es sp pa al ld da ar r o o R Re es st ta au ur ra ar r D Da at to os s

1. Seleccione Respaldar/Restaurar desde el men de
Archivo. La caja de dilogo de Respaldar/Restaurar
aparecer.

2. Seleccione la operacin apropiada: Respaldar o
Restaurar.
3. Seleccione el tipo de archivo a copiar: Contabilidad o
Nomina.
4. Si es necesario, edite el origen del archivo de datos y el
objetivo.

Idea: Pulse Preseleccionar para aadir una ruta objetivo
preseleccionado para copiar o preseleccionar la ruta de origen
para los datos a restaurado.

5. Pulse . Un mensaje de confirmacin aparecer.
6. Elija S para hacer o restaurar el Backup. Se le sugiere
que inserte el disco como es requerido.

3-34
Pantalla de Disposicin de Reporte
Cuando imprima cualquier reporte en DacEasy Contabilidad
para Windows, usted puede ver el resultado en la pantalla,
envelo a su impresora para la copia en papel o exportar la
informacin a un archivo. La caja de dialogo Disposicin de
Reporte aparecer cada vez que imprima un reporte. Esta
caja de dialogo le permite seleccionar su resultado.

Usando la calculadora
DacEasy tiene integrada una calculadora con la cual puede
realizar sus clculos. Para accesar a la calculadora, haga clic
en el botn Opciones y luego presione Calculadora .
Vista al reporte
Si selecciona ver la informacin en la pantalla, la informacin
aparecer en la Vista del Reporte. Esta Vista del Reporte le
muestra la informacin en un formato fcil de ver en la
pantalla. Puede copiar y pegar esta informacin a una
aplicacin diferente si lo desea. Para copiar informacin,
seleccione el texto con su Mouse, Pulse - derecha, y luego
seleccione Copiar.

3-35
Cambiando la fecha del sistema
DacEasy le provee una manera rpida de cambiar la fecha del
sistema. Pulse Opciones, y luego elija Fecha. La caja de
dilogo Entre Fecha aparecer. Entre la fecha apropiada y
Pulse Procesar para salvar la fecha.

Usando la Bsqueda
Las bsquedas son un campo sensible y una de las
herramientas ms poderosas disponible en DacEasy. Cuando
usted Pulse con el cursor en un campo, una caja de dilogo
aparece listando todos los registros existentes para ese campo.
Cuando una bsqueda este disponible en un campo de
entrada, el botn de buscar aparecer en la barra de
herramientas. Si una bsqueda no esta disponible para el
campo activo el botn no aparece o no esta disponible.

Mueva hacia abajo la lista y Pulse doble en el registro deseado.
DacEasy pega la informacin en el campo actual.

Cuando usted exhibe una bsqueda, la barra de seleccin
resalta el primer registro en el archivo. De todas formas, la
barra de seleccin se mantiene posicionada en el registro
previamente seleccionado cuando usted regresa a una
bsqueda. DacEasy busca de nuevo el ltimo registro
seleccionado por la seccin actual solamente. Esta
caracterstica puede ser muy til si usted necesita accesar
registro en un archivo secuencialmente. Cuando usted salga y
3-36
vuelva a entrar a DacEasy, la barra de seleccin regresa al
inicio de cada bsqueda.

A A a ad di ie en nd do o y y e ed di it ta an nd do o r re eg gi is st tr ro os s d de es sd de e u un na a b b s sq qu ue ed da a
DacEasy le brinda la habilidad de aadir y editar registros "al
instante" desde ciertas bsquedas. Cuando esta caracterstica
esta disponible, un botn de Aadir y uno de Editar aparecer
en la barra de herramientas. Si descubre un registro
inexistente, Pulse para aadir el registro a la lista. Para
editar un registro en particular en una bsqueda, seleccione el
registro y Pulse .

S So or rt te ea an nd do o r re eg gi is st tr ro os s e en n u un na a b b s sq qu ue ed da a
Cuando usted exhibe una bsqueda, los registros son
sorteados por la primera columna en el lado izquierdo de la
Mirada. Algunas bsquedas le permiten cambiar el orden de
sorteo de registros al Pulsar Cambiar Orden . Esta
caracterstica est incluida en Catalogo de Cuentas, Clientes,
Productos, Servicios, cdigos de facturas, Mensajes, Tabla de
Precio, Tablas de Impuestos, Tablas de Trminos, Vendedor y
Transaccin.

Pulse Cambiar Orden para cambiar el orden de sorteo desde un
campo de preseleccionado a un campo alterno. Cuando usted
Pulse Cambiar Orden, las primeras dos columnas intercambia
posiciones. El orden actual de sorteo para una bsqueda es
identificado como la primera columna en el lado izquierdo de la
bsqueda.

En cualquier momento que usted accese una bsqueda,
DacEasy usa el campo de sorteo preseleccionado para arreglar
3-37
los registros. Pulse solamente Cambiar Orden, le sortea los
registros otra vez para la seccin actual. Cuando usted sale y
vuelve a entrar la bsqueda, la informacin es sorteada por el
campo de sorteo preseleccionado.

B B s sq qu ue ed da as s i in nt te el li ig ge en nt te es s
DacEasy incorpora bsquedas inteligentes en todos los campos
de entrada permitiendo una bsqueda. Para ejecutar una
bsqueda inteligente, escriba cualquier texto en el campo de
entrada. Despus de entrar el texto, Pulse Buscar para exhibir
una lista de registros disponibles. DacEasy automticamente
selecciona el registro que ms se relacione con el texto
entrado.

Este es un ejemplo de como usted puede usar bsqueda
inteligente para su ventaja. Asuma que un cliente llamado
Edwin Simmons compra una lata de limpiador de fabrica de su
tienda de muebles. Cuando usted entra la orden, no puede
encontrar el cdigo de cliente de Edwin. An cuando usted
sabe que los cdigos de clientes siempre comienzan con la
primera letra del apellido del cliente. Por lo tanto, usted entra
S en el campo Cdigo de Cliente y Pulse buscar. La bsqueda
de Cliente exhibe una seleccin de cdigo de cliente
comenzando con la letra S. Ahora, use las teclas del cursor
para encontrar Edwin Simmons, cuyo registro deber estar
muy cerca de la posicin actual.

B B s sq qu ue ed da a d de e c ca am mp po o
La Bsqueda de Campo es un arma poderosa en las
bsquedas. El Campo de Bsqueda rpidamente mueve la
barra de seleccin al registro ms cercano que se relacione
3-38
con el que escribi en el campo. Por ejemplo, usted no esta
seguro del cdigo de cliente que asigno a Jim Smith. Pulse
Buscar mientras en el campo Cdigo de Cliente exhibe una
lista de registros de clientes. Con la busqueda desplegada,
entre J (la J aparece en el Campo de Bsqueda) y presione
Enter. La barra de seleccin se mueve rpidamente al primer
cdigo que comience con J. Desde este punto, simplemente
use las teclas del cursor para localizar Jim Smith.

Barra de herramienta de Windows
La barra de herramientas de Windows aparece en la parte
superior de la pantalla. Cada opcin puede ser accesada con el
Mouse o con el teclado. Las teclas de funcin son equivalentes
a las teclas de funcin de Contabilidad DacEasy para DOS.
Cuando usted apunta a un botn de la barra de herramientas
con el Mouse, la tecla de funcin equivalente aparece como
herramientas de consejo. Pulse el botn con el Mouse o
presione la tecla de funcin especfica.

El botn opciones lista las caractersticas adicionales no
mostradas en la barra de herramientas. El men que aparece
cuando pulse el botn opciones, tambin muestra la tecla de
funcin equivalentes.
Algunos botones en la barra de herramientas solo aplican para
ciertos campos en la caja de dilogo. Por ejemplo, para usar el
botn Buscar, coloque el cursor en un campo donde haya una
Bsqueda disponible como Cdigo de Cliente o el campo de
Tabla de Impuestos, y luego pulse el botn de Buscar.

4-1
C Ca ap p t tu ul lo o 4 4
Comprendiendo el proceso
de contabilidad
Cuando usted se relacione con su nuevo programa de DacEasy
Contabilidad para Windows, se preguntar como pudo
mantener a flote su negocio con un lpiz y una caja
registradora. Ahora, puede compilar informacin con el toque
de una tecla que antes le tomaba das para reunir. DacEasy
Contabilidad trabaja sin consideracin de su trasfondo.
Mientras ms aprenda de contabilidad y computadoras, el
programa crece con usted, expandindose para acomodarse a
sus crecientes necesidades. Por ejemplo, el principiante puede
imprimir reportes financieros estndares predefinidos. De igual
manera, un usuario experimentado puede tomar ventaja de los
poderosos Reportes Financieros para crear regulares estados
financieros ajustados a su negocio.

Aunque no es requerido el conocimiento de principios de
contabilidad para usar DacEasy para Windows, le ayudar
comprender que DacEasy esta haciendo como un Posteo
actualizando mayores automticamente. Este captulo le brinda
una ligera vista de los principios bsicos de contabilidad.
Usted tambin encontrar un rpido viaje al final de este
captulo. El viaje rpido consiste en tres listas de chequeos que
detalla los pasos envueltos en la configuracin de DacEasy

4-2
Contabilidad para Windows y usar el programa a su mxima
capacidad.
Fundamentos de contabilidad
Contabilidad envuelve guardar la actividad financiera de su
compaa y tiles reportes generativos para analizar la
condicin financiera de su compaa. Porque una variedad de
personas puede estar interesadas en la condicin financiera de
su compaa (como son banqueros, inversionistas y
administracin), reportes estandarizados llamados estados
financieros son usados por la mayora de los negocios o
compaas. Los estados financieros son tipos de reportes
especializados financieros que siguen un formato prescrito
especiales que renen las Reglas de PCGA (Principios
Generales Aceptados de Contabilidad). Dos de los estados
financieros ms comnmente usados son el Balance General y
el Estado de Ingreso.

El Balance de Comprobacin refleja la condicin financiera de
una compaa en un momento dado, mostrando qu posee y
qu debe la compaa. El Balance de Comprobacin esta
basado en la ecuacin de contabilidad (Activo = Pasivo +
Capital).

El Estado de Ingreso lista los ingresos de una compaa,
gastos y beneficios o prdidas. A veces este reporte es
aplicado a estados de ganancias o prdidas.

Nota: Para una lista completa de estados financieros
predefinido e informacin impresa de estados de cuenta
refirase al captulo 12, "Reportes Financieros."

Captulo 4: Comprendiendo Proceso de Contabilidad
4-3
Tipos de cuentas
Todas las cuentas incluidas en el catlogo de cuentas pueden
ser clasificadas como una de las siguientes:
Activos-Estos son los artculos que son propiedad de
la empresa. Ejemplos de activos, estos incluyen las
cuentas de efectivo o banco, edificios, cuentas por
cobrar e inventarios.
Pasivos-Estos son los artculos que debe la empresa
a fuentes particulares. Ejemplos, estos incluyen notas
por pagar, cuentas por pagar, e impuestos por pagar.
Capital-Este es la diferencia entre los activos y los
pasivos. Por ejemplo, si todos los activos de la
compaa fuesen liquidados y usados para pagar
todos lo que se debe a las fuentes particulares
(pasivos), el monto sobrante representa el valor neto
de la compaa. Este valor neto es conocido como
capital. Ejemplos de la cuenta de capital incluye
ganancias retenidas y acciones comunes.
Ingresos-Estos representan el dinero que entra a la
compaa y resulta primordialmente de las ventas de
bienes o servicios. Sin embargo, algunas compaas
tienen varias fuentes de ingresos. Todo tipo de
ingresos, tales como una ganancia en la venta de un
edificio o inters ganado por inversiones, son
considerados ingresos.
Gastos-Esto es el dinero que gasta en la bsqueda de
ganancias. Ejemplos de gastos son las utilidades, las
rentas y el costo de ventas.

4-4
Contabilidad por partida doble
En la mayora de los sistemas de Contabilidad, usted usa
contabilidad por partida doble, aun cuando usted no lo
advierte. El mtodo por partida doble usa dbitos y crditos
para reflejar cambios en los balances de cuentas. La frase,
"Para cada dbito hay un crdito" es la que mejor describe la
contabilidad por partida doble. Esto significa que cada vez que
haya un dbito debe acreditar en cuentas diferentes.

Si usted usa una chequera para rastrear sus compras, usted
quizs haya estado usando contabilidad por partida doble por
aos sin haberse percatado. Por ejemplo, cuando usted escribe
un cheque para pagar la factura de electricidad, usted afecta
dos cuentas, su cuenta de gastos de utilidades y su cuenta de
cheques y adiciona al monto anual pagado a utilidades.

Estas adiciones y substracciones a varias cuentas son
dbitos y crditos en contabilidad. En el ltimo
ejemplo usted debita su cuenta de gastos
(incrementando su balance) y acredita su cuenta de
cheques (reduciendo su balance). Se preguntara
porque la cuenta de gastos se incrementa cuando
usted salda una factura. Considere que usted lo hace
al final del ao. Usted aade todos sus gastos juntos
y comunica al gobierno la cantidad de dinero que hizo
menos esos gastos. Por lo tanto necesita mantener un
manejo total del monto como incremento en todo el
ao.

Las cuentas son asignadas para un grupo especfico que
determina el tipo de entradas que hace (dbito o crdito) para
afectar una cuenta o balance. En el ejemplo anterior usted
debita los cheques y las cuentas de utilidades para
incrementar sus balances. Cheque es una cuenta de

4-5
posesiones y utilidades una cuenta de gastos. Posesiones y
gastos son cuentas de dbitos. Deuda, capital e ingreso son
cuentas de crdito.

Un concepto errneo comn es que dbito significa positivo y
crdito significa negativo. Una entrada en dbito o crdito
nunca cambia de positivo o negativo. El cambio es como afecta
una cuenta. Una entrada en dbito siempre incrementa el valor
de una cuenta de dbito (posesin y gastos), mientras que una
entrada en crdito disminuye el valor. Una entrada en dbito a
una cuenta de crdito (Deuda, capital e ingreso) siempre
disminuye el valor, mientras que una entrada en crdito
incrementa el balance en una cuenta de crdito. Para
incrementar o disminuir un balance en una cuenta de tipo
particular.

Posteando/Asentado
En la mayora de los sistemas de contabilidad manuales, usted
postea entradas desde sus Mayores Subsidiarios, cuentas por
cobrar y cuentas por pagar a su mayor general al final del
mes. Postear es el proceso por el cual usted actualiza sus
cuentas individuales con valores desde otros libros mayores.

DacEasy usa la misma terminologa para describir el proceso
de enviar un grupo de transacciones de entradas en el libro
mayor subsidiario al Mayor General y Catalogo de Cuentas.
Informacin entrada dentro de cada mdulo como son
Efectivos, Facturacin, Compras no aparece tpicamente en
informes financieros hasta que no han sido posteados al Mayor
General.

4-6
Efectivo contra el incremento Contable
DacEasy Contabilidad es un sistema integrado basado a la vez
del mtodo efectivo de contabilidad.

Cuando use el mtodo acumulacin de contabilidad, su registro
de ingreso cuando este es ganado y gastado cuando incurri.
Por ejemplo, si usted vende un producto a un cliente, usted
entra la factura (ingreso) al momento de la transaccin, sin
importar si se llevo a cabo un intercambio de efectivo. De la
misma forma si usted compra materiales de oficina en cuenta
para su negocio, usted debe archivar en gasto cuando incurra,
sin importar cuando usted pague realmente por esos
materiales.

Incremento base de contabilidad con precisin retrata, el
ingreso de una compaa y el costo de esos ingresos. En
cambio, si usted estuvo usando el mtodo efectivo de
contabilidad, usted no deber archivar a ninguna venta o
compra hasta que usted realmente reciba el dinero o pague
por la mercanca.

El mtodo de contabilidad que desea usar esta a su eleccin.
Para el reporte de los impuestos para el Impuesto Sobre la
Renta acepta cualquier mtodo como modo de determinar la
estabilidad financiera de su compaa. La consideracin
primaria es que usted seleccione un mtodo y lo use
consistentemente. La nica excepcin aplica a un negocio que
produzca todos o algunos de sus ingresos provenientes del
inventario. Las regulaciones de Estado Impuesto Sobre la
Renta que el ingreso es una parte importante en contabilidad,
el mtodo incremento deben ser usado para registrar ventas y
compras de mercancas.

4-7
Recomendamos que contacte su contador para que le asesore
en la eleccin del mtodo de contabilidad apropiado para su
negocio. Su contador le puede explicar estos mtodos con
mayores detalles, ya que ellos estn relacionados
especialmente con su negocio y le informan de todas
implicaciones de impuestos.

4-8
Viaje rpido
Ahora que usted tiene un conocimiento bsico de los principios
de contabilidad, est probablemente preparado para
automatizar el proceso de contabilidad para su negocio. Use
esta seccin como un mapa de camino para efectivamente
automatizar su proceso de contabilidad. Las listas de chequeo
en esta seccin identifican cada paso en el proceso de
contabilidad, dirjase al captulo que explica cada paso y le dir
porque este paso es importante.

Lista de Chequeo Iniciando
DacEasy le pide entrar cierta informacin previa a la entrada
de transacciones. Use esta lista para establecer propiamente
DacEasy Contabilidad para Windows.

Nota: La funcin Configuracin Fcil esta disponible para la mayora
de los procesos de configuracin. Configuracin Fcil le gua para
entrar la cantidad mnima de informacin que es requerida antes de
que pueda entrar a las transacciones. Los pasos asociados con cada
lista de chequeo nota cuando Configuracin fcil esta disponible
como un mtodo alternativo para entrar los datos.

Aadir su compaa
DacEasy Contabilidad le permite aadir informacin
de contabilidad para mltiples compaas. Usted esta
advertido para aadir una compaa cuando instala el
programa. Use la caja de dilogo Abrir Archivo para
aadir compaas adicionales. Para ms informacin,
refirase al Captulo 3, "Iniciando".

4-9
Entre la contrasea del contralor y asigne los
derechos de acceso del usuario.
Si elige usar la funcin de seguridad, use una
contrasea de contralor y asigne los derechos para
usuarios especficos. El contralor tiene todo el acceso
para todas las reas del programa. Despus que la
contrasea de contralor haya sido entrada, cada
usuario puede ser aadido con acceso limitado para el
programa. Para ms informacin, refirase al Captulo
5, "Estableciendo".

Entrando informacin de compaa
Entre el nombre de su compaa y direccin. Esta
informacin se imprime en la parte superior de cada
reporte. Usted tambin entrar informacin especfica
para la estructura de su ao financiero. DacEasy usa
esta informacin para postear transacciones dentro
del perodo apropiado. Para ms informacin refirase
al Captulo 5, "Estableciendo".

Entre sistema de preferencias
Use la caja de dilogo Preferencias de Sistemas
para actualizar el programa para cubrir sus
necesidades. Para ms informacin, refirase al
Captulo 5 "Estableciendo".

Entre sus cuentas interfaces
DacEasy usa la informacin entrada en la caja de
dilogo Cuenta de Interfaz cuando postea
transacciones desde otros mdulos del Mayor General.
Esta informacin le dice a DacEasy como actualizar el
Mayor General. Para ms informacin refirase al
Captulo 5, "Estableciendo".

4-10
Entrar Cliente, Suplidor y Producto preseleccionados
Si se encuentra entrando la misma informacin en
cada registro cuando aada sus clientes, suplidores o
productos, usted deseara entrar la informacin como
preseleccionada. La informacin preseleccionada se
exhibir automticamente cuando usted entra un
nuevo registro. Para ms informacin, refirase al

Entre sus formularios de preferencias
Puede imprimir formularios en papel regular, un
formulario estndar preimpreso de DacEasy o un
formulario de habitual. Previo a imprimir su primer
formulario, seleccione de cual plantilla de formulario
esta usando o diseando su propia plantilla. Para ms
informacin, refirase al Captulo 5, "Estableciendo".

Entre su mensaje, tabla de precio, trminos y tablas
de impuestos
DacEasy usa tablas para guardar cierta informacin.
Asignar informacin a un cdigo, y luego use este
cdigo en lugar de reentrar la informacin a travs del
programa. Si la informacin cambia (e. g., cambio de
tarifa de impuestos), solo necesita cambiar la tabla en
lugar de cambiar cada registro afectado por el
cambio. Usted debe crear por lo menos una tabla de
impuesto y una tabla de trminos si tiene tipo de
cuenta abierta o balance acumulado para clientes o
Suplidores. Para ms informacin, refirase al

4-11

Entre su cuenta y establezca balances
La pgina de cuentas guarda cada balance de cuenta.
Estos balances de cuentas son usados para imprimir
reportes financieros como son Estado de Ingreso y
Hoja de Balance. Cuando usted aada una compaa,
puede seleccionar un modelo de catalogo de cuentas
o crear su propio catalogo. Si selecciona un modelo de
catalogo de cuentas, podra necesitar hacer
modificaciones menores. Despus que su catalogo de
cuentas esta completo, entre balances establecidos
para cada detalle de cuenta. Para ms informacin,
refirase al Captulo 5, "Estableciendo".

Entre sus clientes y establezca balances
Si usted quiere mantener informacin sobre cada
cliente, entre cada cliente en la caja de dilogo Editar
Cliente. Informacin de balance para el cliente es
actualizada automticamente cada vez que postea
una transaccin con un cdigo de cliente. Cuando
usted entra balances iniciales, puede entrar cada
factura pendiente o una suma. La cuenta de cuentas
por cobrar es actualizada al entrar balances iniciales
de clientes. Para ms informacin, refirase al

Entre sus Suplidores y establezca balances
Si usted quiere mantener informacin sobre cada
Suplidor, entre cada Suplidor en la caja de dilogo
Editar Suplidores. Informacin de balance para el
Suplidor es actualizada cada vez que postea una
transaccin que incluya el cdigo del Suplidor. Cuando
usted entra balances iniciales, puede entrar cada
factura pendiente o una suma. La cuenta de cuentas
por pagar es actualizada al entrar balances iniciales

4-12
de Suplidor. Para ms informacin, refirase al

Entre sus productos y establezca balances
Si quiere mantener inventario, entre cada producto
que vende. Usted puede entrar cada artculo en
transacciones de factura y compra. Puede entrar
mercancas terminadas con listas de componente y
usar el mdulo Ensamble para construir los productos.
El inventario de la cuenta balance es
automticamente actualizado al entrar cada balance
inicial de producto. Para ms informacin, refirase al

Entre sus servicios
Si quiere incluir servicios en sus transacciones de
factura o ensamble, entre cada servicio que su
compaa ofrece. Para ms informacin, refirase al

Entre sus Activos Fijos
Si usted quiere que DacEasy deprecie sus Activos
Fijos por usted, entre cada activo fijo. Puede tambin
entrar activos fijos no despreciables que usted
necesita para mantener. Para ms informacin,
refirase al Captulo 6, "Activos Fijos".

Entre sus cdigos de compras y ventas
Use cdigos para incluir artculos en transacciones de
compras y ventas que no son productos o servicios;
por ejemplo, envo. Para ms informacin en cdigos
de compras, refirase al Captulo 8, " Trabajando con
Suplidores". Para ms informacin en cdigo de
ventas, refirase al Captulo 9, "Trabajando con
clientes".

4-13

Entre sus vendedores
Si quiere mantener el rendimiento de su equipo de
ventas o pagar comisin, entre cada vendedor en
DacEasy Contabilidad para Windows. Para ms
informacin sobre entrando vendedores, refirase al
Captulo 9, "Trabajando con clientes".

Entre sus nmeros de serie
Si usted mantiene sus nmeros de serie para sus
productos y servicios, entre cada nmero de serie.
Puede mantener el producto por su nmero de serie
cuando vende el producto. Para ms informacin,
refirase a los Temas de ayuda "Aadiendo nmeros
de serie".

Ayuda de Tpicos Relacionados
- Juntando informacin establecida
- Determinando la fecha establecida
- Determinando su ao financiero.

4-14
Lista de entrada de transaccin
Esta lista detalla los pasos requeridos para archivar
informacin en Contabilidad DacEasy para Windows.

Entre sus transacciones
Usted puede entrar transacciones directamente dentro
del Mayor General o entrar transacciones dentro de
uno de los mdulos y permitir que DacEasy actualice
el Mayor General por usted. Usted tambin tiene la
habilidad para entrar transacciones recurrentes
(entradas del mayor general, pagos y facturas) y
realizar sus respectivas generaciones.

Imprimir formularios necesarios
Imprimir formularios requeridos para las
transacciones que entr en mdulos de ventas,
compras y banco. Por ejemplo, usted debe imprimir
cualquier cheque computarizado previo al Posteo de
banco. A menos que la preseleccin haya sido
cambiada en la caja de dilogo del Preferencias de
Sistema, se requiere imprimir los siguientes
formularios cuando aplique: Recibos de Mercancas.
Devoluciones de Compras, Facturas, Devoluciones de
Ventas, y Cheques. An no sea requerido, usted
podra elegir imprimir Ordenes de Compra si es
requerido por su Suplidor.

4-15
Imprimir reporte
Antes de postear cada mdulo, se requiere imprimir el
reporte (a menos que la preseleccin haya sido
cambiada en la caja de dilogo de Preferencias del
Sistema).

Posteo
Cuando usted postee el Mayor General, las entradas
estn tanto marcadas como posteadas y los balances
de cuenta estn actualizados. Cuando usted postee
un mdulo, DacEasy crea una entrada en el Mayor
General y los balances de cuenta estn actualizados.
Dependiendo de la transaccin, archivos adicionales
podran ser actualizados; por ejemplo, el archivo
Cliente es actualizado cuando usted postea ventas.

Imprimir reportes
Reporte es la clave de su sistema de contabilidad.
DacEasy tiene un nmero de reportes predefinido con
informacin til. Para informacin de impresin de
reporte predefinido o estados financieros de clientes,
refirase al Captulo 12 "Reportes financieros". Para
informacin en crear lista de reportes habitual,
refirase al Captulo 13 " Reportando base de datos".

4-16
Lista de rutina peridica

Backup de sus datos
An cuando rara vez necesite restaurar un Backup,
es muy importante hacer Backup frecuentes en caso
de que accidentalmente ejecute un procedimiento que
no pueda ser revertido, experimente una falla en el
disco duro, o haya corrupcin en sus archivos. Para
ms informacin, refirase al Captulo 3, "Iniciando".

Correr utilitario
Sus archivos de datos, como sus carros, necesitan
mantenimiento peridico. Las rutinas Recobrar y
Verificar trabajan juntas para mantener su programa
corriendo suavemente. Para ms informacin,
refirase al Captulo 3, "Iniciando".

Reconciliar sus cuentas de banco
Es importante que los balances de su cuenta de banco
en DacEasy concuerden con sus estados de banco. Si
usted entra sus transacciones de banco en el mdulo
banco, puede usar la funcin Reconciliacin para
ayudarle con este proceso. Para ms informacin,
refirase al Captulo 11, "Banco".

Generar depreciacin
Si usted deprecia sus activos fijos, sabe lo tedioso que
este proceso puede ser. Entre cada activo fijo y
permita a DacEasy actualizar su informacin de
contabilidad con el gasto de depreciacin
automticamente. Para ms informacin, refirase al
Captulo 6, "Activos Fijos".

4-17

Cargos financieros generados
Si usted entra un porcentaje de cargo financiero para
sus clientes, automticamente DacEasy aade la
cantidad de cargo financiero apropiada a cada cuenta
de cliente que este vencida. Para ms informacin,
refirase al Captulo 14, "operaciones peridicas".

Correr perodos y rutinas
Corra las rutinas de Fin de Perodo de Cuentas por
Cobrar y Cuentas por Pagar para actualizar la
informacin de Balance para los clientes y
proveedores. En adicin, pagar facturas remover
desde la informacin del reporte de vencimiento y las
facturas sern combinadas dentro de una factura
individual para balance de los siguientes tipos de
cuentas. Para ms informacin, refirase al Captulo
14, "Operaciones peridicas".

Imprimir 1099s
Usted puede imprimir un 1099 para cada Suplidor
designado como contrato de trabajo. Para ms
informacin, refirase al Captulo 14, "Operaciones
peridicas".

Correr Rutina de Fin de ao
Los procedimientos de Fin de Ao actualizan el
historial de informacin. En adicin, la rutina de Fin
de Ao de Mayor General ajusta la estructura de los
perodos. Usted puede entrar hasta dos aos de
transacciones antes de tener que cerrar el ao. Para
ms informacin, refirase al Captulo 14, "
Operaciones peridicas".

4-18
Purgar archivos de datos
Usted puede purgar sus archivos de datos tan
frecuente como guste. Si no purga, tiene acceso a
ms historial de datos; de todos modos, puede correr
bajo en el espacio de disco. Una prctica comn es
purgar todos los archivos, con la excepcin del Mayor
General, al final del ao. Para ms informacin,
refirase al Captulo 14, "Operaciones peridicas".

Entre ejecuciones presupuestales para el prximo ao
Si desea comparar las ejecuciones presupuestales de
las ejecuciones actuales, entre sus ejecuciones
presupuestales para cada cuenta antes de entrar
transacciones en el nuevo ao. Para ms informacin,
refirase al Captulo 14, Operaciones peridicas.


5-1
Configuracin
No tiene que ser exactamente un contador para mantener la
posicin financiera de su compaa con DacEasy Contabilidad
para Windows. DacEasy es un sistema de Contabilidad
integrado. Esto significa que puede entrar transacciones dentro
de varios mdulos tales como Banco y Facturacin y le permite
a DacEasy hacer la Contabilidad detrs de la escena
(internamente).

Este captulo lo lleva a travs del proceso de instalacin.
DacEasy usa la informacin entrada durante el proceso de
instalacin para actualizarla automticamente en el Mayor
General cuando postea la actividad diaria haciendo una
entrada directamente al Mayor General.

Entrando la Informacin de la compaa.
La direccin de la compaa se imprime en la parte superior de
cada reporte en DacEasy. Esta informacin puede ser editada
en cualquier momento. DacEasy usa la estructura del perodo
para determinar el perodo contable para actualizarlo cuando
postea las transacciones. La informacin del perodo debe ser
entrada antes de entrar las transacciones y no puede ser

5-2
editada si una transaccin ha sido entrada en el ao que esta
intentando editar.

Nota: La estructura del perodo debe ser configurada antes de
entrar cualquier informacin de balance o transacciones. Si
acepta la estructura de perodo por defecto, todava tiene que
procesar la Informacin de la Compaa en el cuadro de
dilogo antes de entrar cualquier informacin de balance o
transacciones.

Para introducir informacin de la compaa

1. Seleccione Valores por Omisin desde el men Editar,
y luego seleccione Informacin de la Compaa. La
caja de dilogo Informacin de la Compaa aparecer.

Nota: Tambin puede usar Configuracin Fcil para entrar la
informacin de la compaa. Refirase al tema Ayuda
Entrando informacin de la compaa por Configuracin Fcil
para ms informacin.

Capitulo 5: Configuracin


5-3
2. Introduzca la informacin apropiada acerca de su
compaa.
3. Introduzca el nmero de perodos, descripcin y
comience y termine fechas por cada perodo.

Nota: Tambin puede usar Configuracin Fcil para entrar la
informacin de la compaa. Refirase al tema Ayuda Entrando
informacin de la compaa por Configuracin Fcil para ms
informacin.

Sugerencia: Haga clic en Ayuda desde la caja de
dilogo Informacin de la Compaa para una
descripcin detallada de cada campo.

4. Haga clic en Aceptar para guardar la informacin de su
compaa.

Temas relacionados a la ayuda.
Agregando direccin alternativa de compaa.
Borrar direccin alternativa de compaa.
Cambiar estatus de un perodo.
Correr la rutina de Fin de Perodo de Mayor General.
Correr la rutina de Fin de Ao de Mayor General.


5-4
Configurando las Preferencias del
Sistema.

El cuadro de dilogo de Preferencias del Sistema le permite a
DacEasy personalizar como imprimir y procesar sus datos.
Puede cambiar la seleccin en cualquier momento.

Importante: No puede cambiar su mtodo de costo despus
de procesar datos. Consulte un contador profesional acerca de
las ramificaciones de los cambios de mtodos de costo a
mitad de ao de sus negocios.

Configurando las Preferencias del Sistema.

1. Seleccione Valores por Omisin desde el men Editar,
y luego seleccione Preferencias del Sistema. La caja
de dilogo Preferencias de Sistema aparecer.

2. Haga sus selecciones para cada opcin.


5-5
Si usted desea imprimir reportes detallados de
transacciones histricas de sus clientes, proveedores y
productos, selecciones las opciones apropiadas en este
flder.
Usted debe configurar una contrasea de controlador
antes de que usted pueda activar los derechos de
acceso.

3. Haga clic en el flder de Efectivo y haga sus decisiones
para cada opcin.
4. Haga clic en el flder de Facturacin y haga sus
selecciones para cada opcin.
5. Si esta haciendo interfaz con otros programas DacEasy,
haga clic en el flder de Rutas del directorio. Teclee
las rutas de los programas con los que esta haciendo
interfaz con Contabilidad de DacEasy.
6. Haga clic en el flder de Libro Mayor. Seleccione un
Libro Mayor, y seleccione sus preferencias para cada
opcin. Repita este paso para cada Libro Mayor.
Nota: Si usted selecciona purgar transacciones al momento de
asentar, usted pierde su seguimiento de revisin. Fuertemente
se recomienda que no purgu el Libr Mayor.

dilogo Preferencias del Sistema para una descripcin
detallada de cada campo.

7. Haga clic en Aceptar para guardar las preferencias.


5-6

Temas de ayuda relacionadas.
Seleccione mirada sorteo de orden.
Ideas para usar el mtodo de costo promedio.

Configurando cuenta interface.
DacEasy usa la informacin entrada en el cuadro de dilogo
Cuenta Interfaces cada vez que postea un mdulo como Caja o
Facturacin, usando la cuenta entrada para hacer el registro
apropiado en el Mayor General.

DacEasy determina cual cuenta usar basada en el mdulo que
est Posteando. Por ejemplo, cuando recibe productos en el
mdulo de Compras DacEasy sabe debitar la cuenta de
Inventario y acreditar las cuentas por pagar. DacEasy
obtiene esos nmeros de cuentas desde el cuadro de dilogo
Cuenta de Interfaces.

Si selecciona un ejemplo de las estructuras de cuentas cuando
agrega sus archivos de datos, el cuadro de dilogo Cuenta de
Interfaces ya contiene los nmeros de cuentas por defecto. Sin
embargo, puede entrar diferentes cuentas de interfaces a la
vez. Si est configurando su propio catlogo de cuentas, debe
completar el cuadro de dilogo Cuenta de Interfaces. Para ms
informacin acerca de cuentas y una lista de los campos
requeridos para accesar a cada mdulo, pulse Ayuda desde el
cuadro de dilogo Cuenta de Interfaces. Aun si no esta
planeando usar todos los mdulos, puede ser fcil completar
cada campo. DacEasy slo usa la informacin requerida para
accesar los mdulos que usted usa.



5-7

Configurando la Cuenta Interfaces.

1. Seleccione Valores por Omisin desde el men
Edicin, y entonces seleccione Cuenta de Interfaz. El
cuadro de dilogo Cuenta Interfaces se despliega.

2. El cuadro de dilogo Cuenta de Interfaz le provee los
nmeros de cuentas usados cuando postea los mdulos
tales como Facturacin y Banco, su mtodo de
departamentalizacin en el campo Distribucin de
Ventas, Devoluciones en ventas y Costo de la Mercanca
Vendida.
3. Entre cada cuenta de interfaces en el campo apropiado.
Cada cuenta de interfaces debe tener una cuenta de
detalle si selecciona Nada como mtodo de
departamentalizacin. Si selecciona Cliente o Inventario,
cada cuenta deber tener una cuenta de detalle con la
excepcin de Costo de la Mercanca Vendida, Ventas y
Devoluciones en Ventas (use la cuenta Madre para esas
cuentas) Idea: Pulse Ayuda desde el cuadro de
dilogo de Cuenta Interfaces para una descripcin ms
detallada de cada opcin.
4. Pulse Aceptar para salvar los cambios.

5-8

Usando la Funcin Seguridad.
Una de las caractersticas ms importantes cuando usa un
sistema de Contabilidad computarizado es la garanta y
seguridad de sus datos, si tiene mas de un operador entrando
datos o imprimiendo reportes, debe de restringir el acceso a
ciertas rutinas. Implementar el sistema de seguridad a
DacEasy es un proceso de tres pasos: primer paso es
seleccionar Si en el campo Activar Derecho Acceso de Usuario
en el cuadro de dilogo Preferencias del Sistema. El segundo
paso es configurar la clave del contralor. El tercer paso es
entrar cada usuario y asignarle los derechos de usuarios.

Para ms informacin en activar derechos de usuarios,
refirase a la seccin titulada Configuracin de Preferencias
del Sistema. La siguiente informacin explica como entrar la
clave del contralor y agregar cada usuario.

E En nt tr ra an nd do o l la a c cl la av ve e A Ad dm mi in ni is st tr ra ad do or r
DacEasy le da un usuario por defecto Administrador, que
tiene acceso a todo el programa. Use el cuadro de dilogo
Editar contrasea para entrar la clave del Administrador. La
prxima vez que entre al programa, entre administrador en el
campo ID y entre la clave.



5-9
Para entrar la clave administrador

Edicin, y entonces seleccione Contrasea. El cuadro
de dilogo Editar Contrasea se despliega.
2. Entre una clave. Use esta clave cada vez que entre como
contralor.

Nota: Es importante que recuerde su clave o escrbalo y gurdelo
en un lugar seguro.

3. Pulse Aceptar para salvar su clave administrador.

A Ag gr re eg ga an nd do o n nu ue ev vo os s u us su ua ar ri io os s y y a as si ig gn na ar rl le es s d de er re ec ch ho os s d de e
a ac cc ce es so os s. .
Despus de entrar la clave del administrador puede configurar
los derechos de usuarios para cada usuario adicional con la
funcin de Acceso de Usuarios. Puede restringir mdulos,
menes, y asignar una clave individual para cada usuario
desde el cuadro de dilogo Editar Accesos de Usuarios.

Para agregar o editar accesos de usuarios.

Edicin y entonces seleccione Derecho de Acceso a
Usuarios. El cuadro de dilogo Accesos de Usuarios
se despliega.

5-10

2. Entre un ID y una Clave.
3. Puede copiar derechos asignados a otros usuarios para
cada funcin.

Para copiar el derecho de un usuario existente, escriba el ID
del usuario en el campo Copiar del Usuario o pulse Buscar y
seleccione el usuario desde la lista desplegada.

Para seleccionar derechos, pulse Editar Permiso de Usuario.
Seleccione una funcin y pulse Marcar/Desmarcar para darle o
quitarle acceso al usuario. Pulse Marcar/Desmarcar Todo para
darle acceso o quitarle todo el acceso de funciones al usuario.
Pulse Aceptar para salvar el acceso al usuario y regresar al
cuadro de dilogo Acceso de Usuario.

Idea: Pulse Ayuda desde el cuadro de dilogo Editar Acceso de
Usuario para una descripcin ms detallada de cada campo.

4. Pulse Aceptar para salvar el ID del usuario.


5-11
Seleccionando planilla de formularios.
DacEasy le permite personalizar sus formularios usando
plantillas de formularios. DacEasy guarda cada planilla de
formulario como archivos separados en el subdirectorio de
archivo. Cada planilla tiene una extensin. FMT. Cuando instala
DacEasy, es asignada una planilla para cada formulario.

Puede cambiar el formato de archivo si es necesario. Puede
crear tantas planillas para cada formulario para satisfacer las
diferentes necesidades de impresin. Los siguientes pasos
explican como seleccionar una planilla de formulario existente.
Para ms informacin en editar planillas de formularios,
refirase al tema de Ayuda Editando Planillas.

Para seleccionar una planilla de formulario.
Edicin, entonces seleccione Configuracin de
Formas. El cuadro de dilogo Editar Formas se
despliega.


5-12

2. Seleccione un formulario.
Nota: Puede seleccionar planilla de formularios para
cualquier formulario del respectivo cuadro de dilogo de
formato de impresin.
3. Pulse Nombres. El cuadro de dilogo Editar Formato
Nombres se despliega.

4. Seleccione el archivo de formato de nombre que quiere
cambiar.
5. Para crear una nueva planilla, entre un nuevo nombre.
Para seleccionar una planilla existente, entre el nombre
de la planilla o pulse Buscar y seleccione la planilla.
Idea: Pulse Opciones y seleccione Copiar Formato
para hacer una copia de una planilla existente.
6. Pulse Aceptar para salvar la seleccin y regresar al
cuadro de dilogo Editar Formas.
7. Complete cada campo en el cuadro de Editar Formas.
Idea: Pulse Ayuda desde el cuadro de dilogo Editar
Formas para una descripcin ms detallada de cada
campo.


5-13
8. Pulse Aceptar para salvar la configuracin de
formularios.
Nota: Si entra un nombre nuevo al formulario, debe
crear la planilla de formulario. Refirase al tema de
ayuda Editando Formularios para mas informacin.

Editando planillas
Copiando planilla de formulario existente
Planilla de formulario por Defecto
Modificando planillas para 7 formularios
Modificando planilla de formulario para impresoras lser
Modificando planilla de cartas para impresoras matriz

5-14
Tablas
DacEasy usa tablas para guardar informacin usada
constantemente tal como tasa de impuestos y trminos de
pagos. Cuando asigne una tabla de impuesto para un cliente o
vendedor, DacEasy usa la informacin en esta tabla para
computarizar la cantidad de impuestos en transacciones de
compras y facturacin. La tabla de trmino guarda informacin
de descuento, incluyendo la fecha y tasa de descuento. Ambas
tasas de impuestos y de trminos son requeridas para clientes
y Suplidores de balance tipo abierto y acumulado.

En adicin puede crear tablas de mensajes y de precios
opcionales. Use la funcin de tabla de mensaje para guardar
cada mensaje agregado a las transacciones de compras y
facturacin. Esos mensajes pueden ser usados en entrada de
transacciones o ser impresos en formularios. Entre tabla de
precio para cada precio que ofrece a sus clientes. Las tablas de
precios son usadas frecuentemente para ofrecer descuentos a
los clientes a quienes se les factura un alto volumen de
mercancas. Para mas informacin en mensajes o tabla de
precios, refirase a la Ayuda.



5-15
Agregando mensajes
Asigne un cdigo para cada mensaje frecuente que utilice.
Usted puede usar cdigos de mensaje en las siguientes
formas:
Introducir un cdigo de mensaje en el cuerpo o en el
pie de pgina de transacciones de facturacin o
compras y el mensaje imprimir en la forma
apropiada, como una factura o orden de compra.
Introduzca un cdigo del mensaje con un cliente o
proveedor y el mensaje aparecer en la pantalla de
introduccin de transaccin cuando una transaccin
de facturacin o compra es introducida por el cliente o
el proveedor.
Agregue un cdigo de mensaje para un archivo de
producto o servicio usando el Asistente de Ventas. El
mensaje aparecer cuando los productos son
agregados a transacciones de facturacin o compras.

Para agregar o editar un mensaje
1. Seleccione Tablas desde el men Edicin, y luego
seleccione Mensajes. La caja de dilogo Editar Cdigo
de Mensaje aparecer.


5-16
Nota: Usted tambin puede agregar mensajes al
momento en muchas reas del programa. Cuando esta
caracterstica esta disponible, el botn de agregar se
activa desde el campo Mensaje. Haga clic en Agregar y la
caja de dilogo Editar Cdigo de Mensaje es desplegada.

2. Introduzca un cdigo para el mensaje e introduzca el
texto del mensaje en el campo de descripcin. Para
editar un mensaje, introduzca el cdigo del mensaje o
haga clic en Buscar y seleccione el mensaje desde la lista
que aparecer.
3. Seleccione este campo de mensaje por omisin del pie
de pgina para el campo de facturacin si usted quiere
que este mensaje automticamente imprima en la parte
de debajo de cada factura. Si es necesario, usted puede
editar el mensaje por omisin de pie de pgina cuando
introduzca la factura.
Nota: Un error aparecer si otro mensaje ya fue iniciado
por omisin. Usted debera cambiar la situacin del
actual mensaje por omisin de pie de pgina con
anterioridad a asignar un nuevo mensaje por omisin.
dilogo Editar cdigo de mensaje para una descripcin
detallada de cada opcin.

4. Haga clic en Aceptar para guardar el mensaje.



5-17
Agregando tabla de trminos

DacEasy usa la tabla de trminos para determinar las fechas
de descuentos para las facturas y recibos de mercanca.
Tiene dos maneras para definir los trminos: nmero de das y
nmero de mes. Si no ofrece descuentos a sus clientes por
pronto pago, solo necesita una tabla de trmino con una tasa
de descuento de 0 %.

Para agregar o editar una tabla de termino
1. Seleccione Tablas desde el men Edicin, y seleccione
Trminos. El cuadro de dilogo Editar Cdigo de
Termino se despliega.

2. Entre el cdigo y descripcin para los trminos. Si est
editando una tabla de trmino existente, pulse Buscar
para seleccionar una tabla de trmino existente.
3. Seleccione el Tipo.


5-18

Seleccione Nmero de Das para agregar un nmero
especifico de das para la fecha de la transaccin para calcular
la fecha de descuento y la fecha de la deuda.

Seleccione el Da del Mes para especificar el da del mes en
que el descuento en que siempre caer la fecha de la deuda.

4. Entre la cantidad de porcentaje en el campo descuento si
ofrece un descuento por pronto pago.
5. Si selecciona Nmero de Da en el campo % de
Descuento, entre el nmero de da en el campo Da (s)
de Descuento.
Si selecciona Da del Mes, entre el da del mes en este campo o
para poner el descuento el ultimo da del mes.

6. Si selecciona Nmero de Da en el campo Tipo, entre el
nmero de da en el campo Fecha de la deuda.

Si selecciona Da del Mes, entre el da del mes o L para poner
el da de la deuda en el ultimo da del mes. Si no quiere
configurar los trminos para la fecha de la deuda, deje este
campo en blanco.

Si selecciona Da del Mes en el campo Tipo, entre el ultimo da
de su ciclo de facturacin en al campo Da de Cierre. Por
ejemplo, si termina su ciclo de facturacin el 5 de cada mes,
entre 5 como el da de cierre. Entre L para asignar el ultimo
da de cierre del mes.
7. Si selecciona Da del Mes en el campo Tipo, la fecha
descuento y deuda estn cierto da cada mes. Seleccione
Si en el campo Mes Prximo si quiere que este da este el
siguiente mes.


5-19

Por ejemplo, asuma que su sistema de fecha es 9 de junio, su
da de deuda es 10 y su da de cierre es 15. Si selecciona No
en este campo entre una factura, la fecha de la deuda ser
julio 15 (los primeros 10 das del mes despus de la fecha de
cierre). Si selecciona Si en este campo y entra una factura, la
fecha de la deuda ser Agosto 15 (la segunda decena de los
das) del mes despus de la fecha de cierre.

Idea: Pulse Ayuda desde el cuadro de dilogo Editar Cdigo
de Trmino para una descripcin mas detallada de cada
campo.

8. Pulse Aceptar para salvar la tabla de trmino.

Agregando Tabla de Impuestos
Cuando entre transacciones de compra y facturacin, DacEasy
calcula la cantidad de impuesto para cada transaccin.
DacEasy determina la cantidad de impuesto de ventas
multiplicando el porcentaje de impuestos de ventas por el total
de todos los artculos sujeto a impuestos en la transaccin.
Debe asignarle un cdigo de impuesto a cada cliente o Suplidor
con balance tipo abierto o acumulado.

Usted puede dividir en 8 partes la tabla de impuesto sobre
ventas. Esto le ayuda si quiere descomponer la obligacin de
sus impuestos de ventas dentro de componentes de detalle.
(Ej: estado, pas o ciudad).


5-20
Para DacEasy calcular correctamente las cantidades de
impuestos de ventas para las transacciones de compras y
ventas, debe ejecutar las siguientes tres funciones antes de
entrar transacciones:
Configurar una tabla de impuesto para identificar la
estructura y actualizar las cuentas al Mayor General
cuando postea las transacciones de compras y
facturacin. DacEasy le permite usar un nmero
ilimitado de tabla de impuestos. Muchos negocios slo
necesitan una tabla de impuestos. Sin embargo, si
opera negocios en diferentes jurisdicciones de
impuestos, debe de configurar una tabla por separado
para cada tasa de impuesto.
Asignando una tabla de impuesto para cada cliente o
vendedor nuevo. Haga esto entrando la tabla de
cdigo de impuesto en el campo Tabla de Impuesto
en el cuadro de dilogo Editar Cliente y Editar
Suplidor.
En los cuadros de dilogo Editar Productos, Editar
Servicios, Editar Cdigos en Compra y Editar Cdigos
en Ventas, indique si el articulo est sujeto a
impuestos.

Para agregar o editar una tabla de impuesto.

1. Seleccione Tablas desde el men Edicin, y entonces
seleccione Impuesto. El cuadro de dilogo Editar
Impuestos se despliega.


5-21

2. Entre un cdigo y una descripcin para cada tabla de
impuesto. Si esta editando una tabla existente, entre el
cdigo de tabla o pulse Mirada y seleccione la tabla de
impuesto desde la lista que se despliega.
3. En el rea de desglose de la Obligacin de Impuesto de
Ventas, entre cuenta afectada cuando cargue este
impuesto para los clientes y el porcentaje cargado a cada
cuenta.
4. En el rea de Impuesto de Compra, entre la cuenta de
gasto afectada usando su Suplidor cobra este impuesto
para usted.

Idea: Pulse Ayuda desde el cuadro de dilogo Editar Impuestos
para una descripcin mas detallada de cada campo.

5. Pulse Aceptar para salvar la tabla de impuesto.

5-22
Agregando Tabla de Cambio de precios
Si produce precios depende de aquellos productos que vendi
o cuando haya vendido usted puede crear ofertas para
automticamente capturar el precio correcto de venta cuando
el producto es vendido.
Para un cliente a recibir un cambio de precio, el cliente debe
ser asignado a un grupo de precio y el producto vendido
deber tener un cdigo de cambio de precio asignado al grupo
de precio del cliente.

Para agregar un editar una tabla de cambio de
precios.
1. Seleccione Tablas del men de Editar, y luego
seleccione Cambios de Precios . La caja de dilogo
Editar Cambio de Precio aparecer.



5-23
Nota: Usted tambin puede agregar cambio de precios desde la
caja de dilogo Editar Producto. Haga clic en Agregar desde
cualquier grupo en el rea de Cambio de Cantidad de Precio y la
caja de dilogo Editar Cambio de Precio es desplegada.

2. Introduzca un cdigo por el cambio de precio de la tabla.
Si usted esta editando un precio existente de la tabla,
introduzca el cdigo o haga clic en Buscar y seleccione el
cdigo de la lista que aparecer.
3. Introduzca una descripcin del cambio de precio.
4. Elija uno de los siguientes tipos de tabla de cambio de
precio para este descuento:
Cantidad- Un porcentaje de descuento es dado
basado en la cantidad de ventas.
Porcentaje- Un porcentaje de descuento es dado sin
tomar en cuenta la cantidad de ventas.
Moneda - Una especifica cantidad de dlar es tomada
del regular precio de ventas sin tomar en cuenta la
cantidad de ventas.
Precio Fijo - El producto es vendido al especifico
precio de descuento.

5. Seleccione el mtodo redondeo para ser utilizado si los
nuevos precios de venta es una cantidad calculada.
6. Si usted selecciona Cantidad en el tipo de campo,
introduzca el apropiado(s) descuentos en la Tabla de
Cantidad. Si usted selecciona en el tipo de campo
Porcentaje, Moneda o Precio Fijo, introduzca el
descuento apropiado en la campo de cantidad en el rea
de Porcentaje / dlar o Normal.

5-24

Sugerencia: Haga clic en Ayuda desde la caja de dilogo Editar
Cambios de Precios para una detallada descripcin de cada
campo.

7. Haga clic en Aceptar para guardar la tabla de cambio de
precio.

Agregando almacenes
Usted puede dar seguimiento a lo almacenado en el inventario
en diferentes almacenes asignando cada artculo a un cdigo
de producto y entonces incluir estos artculos y sus almacenes
en la caja de dilogo Editar Artculo Maestro.

Para agregar o editar un almacn
1. Seleccione Tablas desde el men Editar y seleccione
Almacn. La caja de dilogo Editar Almacn es
desplegada.
2. Teclee el cdigo para identificar el almacn. Si usted esta
editando un almacn existente, teclee el cdigo del
almacn o haga clic en Buscar y seleccione el almacn
desde la lista que es desplegada.
3. Complete todos los campos aplicables.
dilogo Editar Almacn para una detallada descripcin
de cada campo.

4. Haga clic en S para guardar el almacn.


5-25


Agregando mensajes
Borrando mensajes
Agregando tabla de precio
Borrando tabla de impuesto
Borrando tabla de trmino
Viendo y editando historial de cdigo de impuesto
Borrando tabla de impuesto

Entrando clientes, Suplidores y productos
por defecto.
Si escoge, puede entrar informacin global acerca de sus
clientes, Suplidores y productos. Esta informacin se
desplegara automticamente cuando entre un nuevo registro y
puede ser editada si es necesario. Solo tiene que completar los
campos que agilizan en proceso de entrada de datos.


5-26
Para entrar clientes, Suplidores y productos por
defecto

1. Seleccione Valores por Omisin desde el men Edicin, y
entonces seleccione la opcin apropiada del men. Se despliega el
cuadro de dilogo para entrar la informacin por defecto.

2. Complete cada campo para incluir como defecto. Si no quiere tener
un valor por defecto en el campo, deje este campo en blanco.

Idea: Pulse Ayuda desde el cuadro de dilogo para una
descripcin ms detallada de cada campo.

3. Pulse Aceptar para salvar la informacin por defecto.

Agregando cuentas.
El catlogo de cuentas es el corazn de su sistema de
Contabilidad. DacEasy usa la informacin del catlogo de
cuentas cuando imprime los Estados Financieros. Por
consiguiente. Creando una estructura de cuenta detallada en el
catlogo de cuenta produce Estados Financieros ms
detallados. Si selecciona uno de los catlogos ejemplos cuando
agrega la compaa. Puede editar las cuentas ejemplos para
reflejar mas estrechamente sus negocios.

Para agregar o editar una cuenta

1. Seleccione Cuentas desde el men Edicin. El cuadro
de dilogo Editar Cuentas se despliega.


5-27

2. Si est agregando una nueva cuenta, entre un cdigo
para identificar la cuenta. Si esta editando una cuenta
existente, entre el cdigo de la cuenta o pulse Buscar y
seleccione el cdigo desde la lista que se despliega.

3. Complete cada campo en el rea de informacin de la
Cuenta.

Nota: El campo Grupo slo est disponible si esta entrando el
nivel de una cuenta. Todas las dems cuentas son agrupadas de
acuerdo al grupo de la cuenta general.

4. Complete el rea de informacin de la transaccin.

La cuenta consolidacin sola es requerida si usa la funcin
consolidacin para combinar el Mayor General de mltiples
compaas que tienen diferentes estructuras de catlogo de
cuentas.

Si la cuenta es una cuenta de banco, seleccione Si en el campo
Cuenta de Banco Reconciliable si quiere usar el mdulo de
Caja.

5-28
5. Asignar la cuenta al Grupo apropiado de Flujo de
Efectivo.

Idea: Pulse Ayuda desde el cuadro de dilogo Editar Cuenta

6. Pulse Aceptar para salvar la informacin de la cuenta.

Temas de ayuda relacionadas

Estructurando su catlogo de cuenta
Borrando cuentas
Viendo presupuesto e historial de cuentas
Catlogo de cuenta ejemplo
Editando contador de banco
Generando archivos de exportar consolidacin
Entrando cuenta de balance configurado
Despus de entrar sus cuentas, entre sus balances
iniciales para cada cuenta excepto Cuentas por Cobrar,
Cuentas por Pagar e Inventario. Estas cuentas son
actualizadas cuando entre los balances iniciales para sus
clientes, Suplidores y productos (respectivamente).
Entre toda actividad subsiguiente en el modulo
apropiado.



5-29
Cuando entre cada balance configurado, es creada una
transaccin de diario en el Mayor General con la cuenta
Diferencia (D) como una cuenta compensada. Si esta
entrando balances iniciales desde el balance configurado,
la cuenta D tendr un balance cero despus de haber
entrado todos los balances iniciales.
Idea: Todos los balances configurados deben ser
entrados para el mismo perodo. Puede marcar el perodo
configurado como activo para anular entradas de
balances en el perodo equivocado. Para mas informacin
en cambiar status de periodos, refirase a Cambiar
status de un periodo en la Ayuda.

Para entrar un balance configurado de una cuenta.
1. Seleccione Cuentas desde el men Edicin. El cuadro
de dilogo Editar Cuentas se despliega.
Nota: Tambin puede usar Configuracin Fcil para entrar
balances iniciales de sus cuentas. Refirase al tema de ayuda
Entrando balances de cuentas por Configuracin Fcil para mas
informacin.
2. Entre el nmero de la cuenta en el campo Nmero o
pulse Buscar para seleccionar una cuenta Pulse
Opciones, y entonces Saldo. El cuadro de dialogo Saldo
de Cuentas se despliega.


5-30
Confirme que la fecha configurada est correcta y entrada en el
campo balance inicial.

Nota: Si la fecha configurada es incorrecta, cierre este cuadro de
dilogo y cambie la fecha del sistema.

3. Pulse Aceptar para actualizar el balance de la cuenta.
Idea: Despus de entrar los balances configurados para todas
las cuentas, imprima el Balance de Comprobacin para el perodo
usado para entrar los balances y confirmar si la cuenta D est en
cero. Si la cuenta D tiene balance, confirme que los balances
iniciales fueron entrados para todas las cuentas (incluyendo
clientes, Suplidores y productos) en el perodo apropiado.

Detrs de Escena
Cuando salve una cuenta con balance configurado, DacEasy
realiza la siguiente Contabilidad detrs de escena
(internamente):

DacEasy debita la cuenta y acredita al diario de la cuenta
diferencia cuando entra un balance dbito para un activo o
cuenta de gasto.
DacEasy acredita la cuenta y debita al diario de la cuenta
diferencia cuando entre un balance crdito para un pasivo o
una cuenta de ingresos.

Nota: Ya que el diario de la cuenta diferencia funciona una
cuenta puente cuando entre un balance configurado, es muy
importante no usar configuracin para las entradas de
transacciones diarias.

Cuando salve el balance configurado de una cuenta, DacEasy
actualiza los siguientes archivos:

El archivo de cuenta que incluye los balances de cuentas.
DacEasy actualiza el perodo, los balances histricos y


5-31
actuales de las cuentas. La actualizacin fluye para las
cuentas generales. Puede imprimir todos los reportes
financieros para ver los cambios en los balances de las
cuentas.
DacEasy actualiza el encabezado del Mayor General y los
archivos de detalle con una transaccin posteada
sumarizada. El cdigo de diario para la transaccin que se
postea para el Mayor General es SU. Puede imprimir el
Listado del Mayor General para ver la transaccin
sumarizada.

Ajustando los balances configurados.
Verificando informacin de la cuenta configurada.
Agregando clientes
Puede seleccionar todo, alguno o nada para sus clientes en
DacEasy Contabilidad para Windows. La razn ms comn es
tener los clientes con registros individuales para crear facturas
en el mdulo Mayor Cuentas por Cobrar o Compra. Aunque
haya elegido no usar esos mdulos, puede todava entrar cada
cliente para seguir la base de dato de sus clientes

Para agregar o editar un cliente
1. Seleccione Clientes desde el men Edicin. El cuadro
de dilogo Editar Clientes se despliega.

sus clientes. Refirase al Tema de Ayuda Entrando
informacin de cliente por Configuracin Fcil para mas
informacin.

5-32

Si esta agregando un nuevo cliente, entre un cdigo para
identificar el cliente. Si est editando un cliente existente,
entre el cdigo o pulse Buscar y seleccione un cdigo
desde la lista desplegada.
2. Complete la informacin apropiada en el rea de
informacin del cliente y en el rea de informacin de la
Cuenta.

S Departamentaliza por Cliente en el cuadro de dilogo
Cuenta Interfaces, el campo MG Dpto. es requerido. Las
Tablas de Trmino y Tabla de Impuestos son requeridas
para los clientes de balance tipo abierto y acumulado.
Idea: Pulse Ayuda desde el cuadro de dilogo Editar Clientes

3. Pulse Aceptar para salvar el registro de cliente.



5-33
Cambiando cdigos de clientes
Agregando direccin alternativa de cliente
Viendo historial de transacciones de clientes
Borrando clientes
Siguiendo notas de registros de clientes
Usando el Marcado Telfono (Windows)

Entrando balances configurados a los
clientes
Si est entrando clientes desde un registro de Contabilidad
configurado, registre el balance configurado para cada cliente.
Puede entrar cada factura individualmente o combinar las
facturas pendientes y entre la factura con suma global. Solo
use el siguiente procedimiento para entrar balances iniciales
configurados para sus clientes. Subsiguientemente la actividad
del cliente debe ser registrada en el mdulo apropiado, tales
como el Mayor Cuentas por Cobrar, Compras o Caja.

Para entrar balance configurado a un cliente
1. Seleccione Clientes desde el men Edicin. El cuadro
de dilogo Editar Clientes se despliega.
2. Entre el cdigo de cliente en el campo Cdigo o Pulse
Buscar y seleccione el cdigo.
3. Pulse Opciones, y entonces seleccione Saldo. El cuadro
de dilogo Entrada de Balance Configurado de Factura se
despliega


5-34
Nota: Es importante que todos los balances estn
configurados con la misma Fecha de Configuracin.

4. Entre las facturas pendientes o las facturas solas con el
balance actual del cliente.
5. Pulse Aceptar para actualizar el balance del cliente.

Detrs de Escena
Cuando salve un balance configurado de un cliente, DacEasy
(internamente):

DacEasy debita las Cuentas por Cobrar y acredita el Diario de la
Cuenta Diferencia (cuenta D) cuando entre una factura o debita
el balance configurado.
DacEasy acredita las Cuentas por Pagar y debita el diario de la
Cuenta Diferencia (cuenta D) cuando entre un crdito al balance
configurado.



5-35
Nota: Ya que el diario de la cuenta diferencia es una cuenta
puente cuando entre balance configurado, es muy importante
no usar configuracin para las transacciones diarias.

Cuando salve balance configurado de un cliente, DacEasy
actualiza los siguientes archivos.
DacEasy actualiza el perodo, los balances histricos y
actuales de las cuentas. La actualizacin fluye para
las cuentas generales. Puede imprimir todos los
reportes financieros para ver los cambios en los
balances de las cuentas.
DacEasy actualiza el Encabezado del Mayor General y
los archivos de Detalle con una transaccin
sumarizada.
DacEasy actualiza el balance actual y la informacin
histrica en el cuadro de dilogo de Editar Clientes.
Puede imprimir el Directorio de Cliente para ver los
cambios en el balance actual.
DacEasy actualiza el archivo de Facturas Abiertas de
Cuentas por Cobrar. Esta informacin la imprime en el
reporte de Antigedad de Cuentas por Cobrar y
Estados. La factura desplegada en el Reporte por
Antigedad sin un asterisco en la columna Cdigo,
muestra que la transaccin est posteada.

Ajustando balances configurados de clientes
Verificando informacin de configuracin de cliente

5-36
Agregando Suplidores
Puede seleccionar todo, algunos o nada para sus Suplidores en
DacEasy Contabilidad. La razn ms comn para registrar
Suplidor individual es para crear facturas en el mdulo Mayor
Cuentas por Pagar o Facturacin o imprimir reporte 1099s.
Aunque seleccione no usar esos mdulos, aun puede entrar
cada Suplidor para guardar la base de datos de sus Suplidores.
Use esta informacin para imprimir cartas o seguir los
nmeros de telfonos de sus Suplidores.

Para agregar o editar un Suplidor
1. Seleccione Proveedores desde el men Edicin. El
cuadro de dilogo Editar Suplidor se despliega.
Suplidores. Refirase al tema de Ayuda Entrando
informacin de Suplidor con Configuracin Fcil para mas
informacin.



5-37
2. Si est agregando un nuevo Suplidor, entre un cdigo
para identificar el vendedor. Si est editando un
vendedor, entre el cdigo o pulse Buscar y seleccione el
Suplidor desde la lista desplegada.
3. Complete la informacin apropiada en el rea de
informacin del Cliente y en el rea de informacin de la
Cuenta.
4. Los campos Tabla de Trminos y Tabla de Impuestos son
requeridos para los Suplidos con balance tipo abierto y
acumulado.
Idea: Pulse Ayuda desde el cuadro de dialogo Editar Suplidores

5. Pulse Aceptar para salvar el registro del Suplidor.


Cambiando cdigos de Suplidores
Borrando Suplidores
Siguiendo notas para registros de vendedores
Usando el Marcado Telefnico
Agregando direccin alternativa de Suplidor
Viendo transaccin histrica de Suplidor

5-38
Entrando balances configurados de
Suplidores
Si est entrando Suplidores desde un registro existente de
Contabilidad, registre los balances configurados para cada
Suplidor. Puede entrar cada factura individualmente o
combinar las facturas pendientes y entrar una factura con una
suma global. Solo use el siguiente procedimiento para entrar
balances iniciales configurados para sus Suplidores. La
actividad subsiguiente debe ser registrada en el mdulo
apropiado, tal como Mayor Cuenta por Pagar, Facturacin o
Caja.
Para entrar balance configurado de un Suplidor

1. Seleccione Proveedores desde el men Edicin. El
cuadro de dilogo Editar Suplidor se despliega.
2. Entre el cdigo de vendedor en el campo Cdigo o
pulse Buscar y seleccione el cdigo.
3. Pulse Opciones, y seleccione Saldo. El cuadro de
dilogo Entrada de Factura con Balance Configurado
se despliega.

Nota: Es importante que todo los balances
configurados sean entrados en la misma fecha. Si
esta fecha no es correcta, cierre este cuadro de
dilogo y cambie el sistema de fecha para de
configuracin correcta antes de proceder con estos
pasos.



5-39

Idea: Pulse Ayuda desde el cuadro de dilogo Introducir
facturas saldo inicial para una descripcin ms detallada de
cada campo.

4. Pulse Aceptar para actualizar el balance del Suplidor

Detrs de Escena
Cuando salve un balance configurado de un Suplidor, DacEasy
(internamente)
DacEasy acredita las Cuetos por Pagar y debta el
Diario de la Cuenta Diferencia (cuenta D) cuando
entre una factura o acredita el balance configurado.

DacEasy debita las Cuentas por Pagar y acredita el
diario de la Cuenta Diferencia (cuenta D) cuando
entre un dbito al balance configurado.

5-40
puente cuando entre balance configurado, es muy importante no
usar configuracin para las transacciones diarias.

Cuando salve balance configurado de un cliente, DacEasy

El archivo de las cuentas que incluye los balances de
la nueva cuenta. DacEasy actualiza el perodo y los
balances actuales de las cuentas as como las cuentas
generales a las que reporta. Puede imprimir todos los

sumarizada y posteada.

histrica en al cuadro de dilogo de Editar Clientes.
Esta transaccin es el total neto de dbitos y crditos
para cada cuenta afectada. El cdigo de diario que
postea el Mayor General es SU. Imprima el Listado
del Mayor General con el cdigo de diario SU para ver
la transaccin sumarizada.

Cuentas por Pagar. Esta Informacin la imprime en
el reporte de Antigedad de Cuentas por Pagar y
Estados. La factura desplegada en el Reporte por
Antigedad sin un asterisco en la columna Cdigo,
muestra que la transaccin est posteada.



5-41
Ajustando balance configurado de Suplidores
Verificando informacin configurada de Suplidores
Agregando un producto
Si escoge tomar ventaja de inventario avanzado siguiendo las
funciones disponibles en DacEasy Contabilidad para Windows,
necesitar entrar un registro para cada producto que facture,
venda o ensamble.

Para agregar o editar un producto

1. Seleccione Productos desde el Men Edicin. El
cuadro de dilogo Editar Productos se despliega.

Nota: puede tambin usar Configuracin Fcil para entrar
sus productos. Refirase al tema de ayuda Entrando
informacin de producto por Configuracin Fcil para mas
informacin.


5-42
2. Si esta agregando un nuevo producto, entre un cdigo
para identificar el producto. Si esta editando un
producto existente, entre el cdigo o pulse Buscar y
seleccione un cdigo desde la lista que se despliega.

3. Complete cada campo aplicable para el producto.
Si su mtodo de departamentalizacin en el cuadro de
dilogo Tabla de Interfaces es Inventario, el campo
MG. Dpto. es requerido.

Nota: No puede editar la cantidad en el rea de Unidades. Esta
rea es actualizada cuando entre balance configurado para el
producto o postee la transaccin que incluye el producto.

Productos para una descripcin ms detallada de
cada campo.

4. Pulse Aceptar para salvar el registro de producto.


Cambiando cdigos de productos
Ideas para usar el mtodo de costo promedio
Borrando productos
Siguiendo notas de registro de productos
Viendo transaccin histrica de producto
Agregando nmero serial
Agregando mensajes y descripcin extendida a los
productos
Agregando lista de componentes
Imprimiendo una lista de materiales



5-43
Entrando balance configurado de producto
Cuando entre un nuevo producto en el mdulo de Producto,
tambin puede entrar un inventario con balance configurado.
Si configura una compaa existente, algunos productos ya
tienen balance de inventario. Solo use el siguiente
procedimiento para entrar un balance inicial para un producto.
No use configuracin para entrar transacciones diarias.

Para entrar un balance configurado a un producto
1. Seleccione Producto desde el men Edicin. El
cuadro de dilogo Editar Producto se despliega.
2. Entre el cdigo de producto en el campo Cdigo o
pulse Buscar y seleccione el cdigo.
3. Pulse Opciones, y entonces seleccione Saldo. El
cuadro de dilogo Saldo inicial producto se despliega.

Idea: Pulse Ayuda desde el cuadro de dilogo Saldo inicial
producto para una descripcin ms detallada de cada campo.

4. Entre el nmero de unidades disponibles y el costo
por unidades. DacEasy calcula el total en el campo
peso.

5. Pulse Aceptar para actualizar el balance del
producto.

5-44

Detrs de escena
Cuando salve un Producto configurado de un Suplidor, DacEasy
(internamente)
DacEasy debta el Inventario y acredita el Diario de la
Cuenta Diferencia (cuenta D) cuando entre un balance
configurado positivo.

puente cuando entre balance configurado, es muy importante
no usar configuracin para las transacciones diarias.

Cuando salve balance configurado de un Producto, DacEasy

El archivo de las cuentas que incluye los balances de
la nueva cuenta. DacEasy actualiza el perodo y los
balances actuales de las cuentas as como las cuentas
generales a las que reporta. Puede imprimir todos los
sumarizada y posteada. Esta transaccin es el total
neto de dbitos y crditos para cada cuenta afectada.
El cdigo de diario que postea el Mayor General es
SU. Imprima el Listado del Mayor General con el
cdigo de diario SU para ver la transaccin
sumarizada
DacEasy actualiza el cuadro d dilogo Editar Producto.
Las unidades y el dinero disponible incrementa con un
balance configurado positivo. Estas cantidades
disminuyen con un balance configurado negativo.
Imprima el Reporte por Actividad de Producto para


5-45
ver los cambios en las unidades y dinero disponible.
DacEasy actualiza el archivo detallado por Actividad
de Producto si configura Si en el archivo Seguir
Historial de Transaccin de Producto en el cuadro de
dilogo Preferencias del Sistema.

Temas de Ayuda relacionados
Verificando informacin configurada de producto
Ajustando balances configurados de productos

Agregando servicios
Con servicios no tiene que tener unidades disponibles, dinero o
costo. Crear un registro para cada servicio que venda o por la
mano de obra usada para ensamblar productos. Si slo vende
servicios, puede entrar facturas en el cuadro de dilogo
Facturar Servicios.

Idea: Para usar el formato entrada de factura de servicio,
seleccione Si en el campo Entrada de Factura de Servicio en el
cuadro de dilogo Preferencias del Sistema.

Para agregar o editar un servicio

1. Seleccione Servicios desde el men Edicin. El cuadro
de dilogo Editar Servicio se despliega.

Nota: tambin puede usar Configuracin Fcil para entrar sus
servicios. Refirase al tema de ayuda Entrando informacin
de servicio por Configuracin Fcil para mas informacin.

5-46

2. Entre un cdigo para identificar el servicio que esta
agregando. Si esta editando un servicio existente, entre
el cdigo o Pulse Buscar y seleccione el cdigo desde la
lista despegada.

3. Complete los campos apropiados.

El MG. Dpto. es requerido Si selecciona Inventario como su
mtodo de departamentalizacion en el cuadro d dilogo Cuenta
Interfaces.

Idea: Pulse Ayuda desde el cuadro de dilogo
Editar Servicios para una descripcin mas detallada
de cada campo.

4. Pulse Aceptar para salvar el registro de servicio.



5-47
Idea: Imprima el Listado de Servicio para verificar
que cada servicio fue entrado correctamente. Para
imprimir este reporte, seleccione Inventario desde el
men Reporte, y entonces seleccione Listado de
Servicio.
Agregando Artculos Maestros
Si tiene varios almacenes o quiere crear una estructura
de inventario de multi-niveles, aada un articulo maestro
por cada producto que venda. Esto, asocia a cada
articulo detalle con su articulo maestro. Se puede
imprimir reportes basado en artculos maestros y en
almacenes. Adems, puede utilizar la opcin de Generar
Artculos para que DacEasy genere automticamente un
cdigo de producto por cada almacn.

Para agregar o editar un articulo maestro
1. Seleccione Articulo Maestro desde el men Edicin.
La pantalla de Editar Articulo maestro se despliega.


6-1
Activos Fijos
Depreciar sus activos fijos puede ser tedioso sin un proceso
automatizado. Con DacEasy Contabilidad para Windows puede
rastrear informaciones importantes sobre sus activos fijos y
generar la depreciacin automticamente.

DacEasy utiliza los mtodos de lnea recta y doble declinacin
y hace que esos registros figuran como un proceso fcil. Todo
lo que tiene que hacer es entrar los nmeros de cuentas y
valores apropiados, la vida til de los activos y el mtodo por
el cual quiere calcular la depreciacin. DacEasy usara esa
informacin cada vez que genere la depreciacin y hace una
entrada no posteada dentro del Mayor General (a menos que
en otra parte lo especifique). Despus puede imprimir el diario
y postear, el balance de su cuenta reflejara la depreciacin
apropiada.

Adems puede generar reportes de sus activos fijos usando el
Query y Publicar.

Use la siguiente lista de chequeo que le ayudara a recordar
cada caso para asegurarse que sus activos fijos son
actualizados.

6-2
Lista de chequeo del modulo de Activos Fijos

Entre sus activos fijos. Asegrese de entrar la fecha en que
entr en servicio, la cual es generalmente la fecha en que
compr el activo.
Genere la transaccin de depreciacin para cada periodo.
Imprima el diario del Mayor General.
Revise la transaccin y haga los cambios si es necesario.
Haga Backup de sus datos.
Postee el Mayor General para el periodo

Capitulo 6: Activo Fijo

6-3
Impuestos & Principios de
Contabilidad
Es importante hacer notar la diferencia entre impuestos y
Principios de Contabilidad cuando se habla de activos fijos.
Puede usar diferentes mtodos contables cuando calcula la
depreciacin.

Porque DacEasy Contabilidad para Windows esta basado en los
Principios de Contabilidad Generalmente Aceptados (lo cual
significa que conoce los Principios de Contabilidad
Generalmente Aceptados), la depreciacin la calcula segn los
principios de Contabilidad.

Los impuestos y los PCGA son calculados de diferentes vas, lo
cual significa que el reporte del impuesto y el reporte
financiero difieran. Ejemplos de esas diferencias podra incluir:

Calculo de depreciacin sobre lnea recta basada en reportes
financieros, pero puede acelerar el mtodo para propsitos de
impuestos.

6-4
Agregando Activos Fijos
Entre cada tipo de activo que quiere depreciar. Puede tambin
entrar activos no depreciables a los cuales quiere dar
seguimiento, como un software de contabilidad.

Para agregar un Activo Fijo:
1. Seleccione Activos Fijos desde el men Edicin. El cuadro
de dilogo Editar Activos Fijos se despliega.

2. Entre un cdigo para identificar el activo que esta editando.
Si esta editando un activo fijo existente, entre el cdigo o
pulse Buscar y seleccione el cdigo de la lista que se
despliega.
3. Complete cada campo.

4. Haga clic en la ficha Depreciacin de la pantalla Editar
Activos Fijos y llene los campos que apliquen. Si selecciona
estatus abierto, son requeridos los campos Vida Util y

6-5
Cuentas de Depreciacin. Adems, debe entrar el valor del
Costo de Adquisicin antes de generar la depreciacin.

Si esta entrando un activo que existe, y se encuentra en un
ciclo medio de depreciacin, entre el monto que ya tiene
acumulado en el campo Depreciacin Acumulada.

Activos Fijos para descripcin detallada de cada campo.

5. Pulse Aceptar para salvar el activo fijo.

Temas de Ayuda Relacionados

Vincular notas a los activos fijos
Borrando activos fijos
Verificando informacin de activos fijos.

6-6
Generando Depreciacin
Recurrente
Despus de haber entrado un activo fijo, puede usar esa
informacin para generar automticamente la rutina de calculo
de gasto de depreciacin apropiada. El registro de activo y el
Mayor General se actualizan con los montos de depreciacin
apropiados.

Para generar la depreciacin de activos fijos

1. Seleccione Recurrente Generacin desde el men
Transaccin, y luego seleccione Activos Fijos. El
cuadro de dilogo Generar Depreciacin Activos Fijos se
despliega.


6-7
2. Entre la fecha asignada para generar la transaccin en el
Mayor General.
3. Entre el rango de los activos a depreciar
4. Complete los campos restantes

Generacin Depreciacin Activos Fijos para la descripcin

5. Pulse Aceptar. El activo fijo es actualizado con el calculo
de la nueva depreciacin. Si fue seleccionado crear una
entrada en el MG, se agregara al Mayor General una
entrada no posteada.

Nota: debe postear el mdulo de Mayor General si selecciona crear una entrada en el
MG. Para pasos de como postear el Mayor General, refirase al Capitulo 7,
Trabajando con el Mayor General.

Detrs de Escena
Cuando se genera una transaccin de depreciacin para un
activo fijo, DacEasy actualiza los siguientes archivos:
Si seleccion crear entrada de Libro Mayor, los archivos de
encabezado y detalle del Mayor General incluirn la nueva
transaccin. La transaccin es un debito al gasto de
depreciacin y un crdito a la cuenta de depreciacin
acumulada. Puede imprimir el reporte de Actividad del Mayor
General o el Diario del Mayor General para ver la transaccin
ocurrida.
El archivo de Activo Fijo es actualizado. La cantidad de
depreciacin es agregada al campo Depreciacin Acumulada y
adems el campo Fecha de ultima generacin es actualizado.

7-1
Trabajando Con El Mayor
General
El Mayor General, a menudo llamado MG, es el mdulo
principal de su sistema de contabilidad. El Mayor General sirve
como prueba de auditora - presenta cmo y cundo se
actualizaron los balances de las cuentas. El Mayor General
puede ser actualizado por la entrada de transacciones
directamente en el Mayor General o Posteando las
transacciones de otro mdulo como el mdulo de Banco o
Facturas. Puede usar el Mayor General solo o conjuntamente
con otros mdulos.

A cada transaccin del Mayor General es asignado un cdigo
de diario. Esto permite localizar rpidamente cierto tipo de
transacciones y reportes o transacciones asignadas a un grupo
especfico. Cuando usted postea un mdulo, la transaccin del
Mayor General es protegida con un cdigo de diario. Si entra
transacciones directamente en el Mayor General, puede
agrupar las transacciones usando su propio cdigo. Si intenta
usar una entrada de diario con un cdigo protegido, se
desplegar un mensaje de error.

Usando el Mayor General, puede reversar automticamente
entradas al cierre de un perodo contable. Esa prctica comn
7-2
de contabilidad permite manejar gastos acumulados al final de
un perodo contable.

La informacin contable que entra es de valor solo si puede
extraer informes y reportes tiles de la condicin financiera de
su negocio. Si no ha modificado el catlogo de cuentas para
conocer las necesidades particulares, refirase al captulo 5.
Configurando, Generar informaciones predefinidas o
Reportes financieros de clientes refirase al captulo 12.
Reportes Financieros.

Refirase al Captulo 14 Operaciones Peridicas, para
informacin de cierre de perodo y de ao. Cierre el perodo
para evitar futuras entradas desde que fue entrado el perodo.
Cierre el ao para actualizar la informacin histrica y
actualizar la estructura de sus perodos con un nuevo ao.
Puede entrar hasta dos aos de informacin antes de que
requiera cerrar el ao.

Lista De Chequeo Del Mayor General

Entre las transacciones del Mayor General
Genere alguna entrada recurrente en el Mayor General
(Opcional)
Imprima el Diario de Mayor General
Haga Backup de sus datos
Postee el Mayor General para el perodo
Corra el proceso fin de mes para el Mayor General
(Opcional)

Capitulo 7 Trabajando con el Mayor General

7-3
Entrando Transacciones En El
Mayor General
Si no usa los mdulos de DacEasy, entrara las transacciones
directamente en el Mayor General. Si escoge entrar la
actividad de una cuenta dentro del mdulo apropiado, el Mayor
General actualizar los mdulos cuando postee. Si entra la
actividad en los mdulos, podra necesitar hacer entradas
ocasionales directamente en el Mayor General. Por ejemplo,
entrando gastos por intereses de un documento por pagar.

Entrando Una Transaccin En El Mayor General

1. Seleccione Libro Mayor del men Transaccin. El
cuadro de dilogo de Transaccin al Libro Mayor se
despliega.

7-4

2. Entre el Cdigo de Diario para la transaccin. Puede
editar el cdigo de diario o Pulse Buscar y seleccionar el
Cdigo de Diario. El cdigo de diario permite agrupar
las transacciones similares cuando imprime sus reportes.

3. Presione Enter en el campo numero y el prximo
numero es asignado.
4. Complete los campos restantes.
5. Presione Revertir si quiere que automticamente
reverse la entrada al cerrar el periodo contable.
Puedes afectar varias cuentas si es necesario, sin
embargo debe recordar que el total de debito y de
crdito debe ser igual antes de guardar la transaccin.

Idea: Pulse en Ayuda desde el cuadro de dilogo del
Mayor General para informacin detallada de cada
campo.

6. Pulse Aceptar para salvar la transaccin.

7-5
Entradas Recurrentes Al Mayor
General
Si entra una transaccin particular o regular, podra escoger
entrar la informacin como una transaccin recurrente en el
Mayor General. Las transacciones recurrentes son entradas
una vez y reproducidas cada vez que corra la rutina de
Generacin. Esa rutina crea una transaccin no posteada en el
Mayor General. Los balances de las cuentas son actualizados
cuando corre la rutina de Posteo.

Entrando Una Transaccin Recurrente Del Mayor General

1. Seleccione Recurrente Entrada desde el men
Transaccin y entonces seleccione Libro Mayor. El
cuadro de dilogo Entradas Recurrentes de Mayor
General se despliega.

7-6
2. Asigne el grupo a la transaccin. Puede general mltiples
entradas en el Mayor General con un grupo similar. Para
seleccionar un grupo existente, Pulse Buscar y
seleccione el grupo desde la lista que se despliega.

3. Asigne el numero de transaccin y el cdigo de diario.
Puede escribir el cdigo de diario o pulse Buscar y
seleccionar el cdigo de diario. El cdigo de diario
permite agrupar transacciones juntas cuando imprime
reportes.

4. Seleccione el tipo de transaccin para generar y entre la
informacin recurrente.

5. Entre las cuentas para el dbito y el crdito en el rea de
detalle de la transaccin.

Idea: Pulse Ayuda desde en cuadro de dilogo
Transacciones Recurrentes del Mayor General para
informacin detallada de cada campo.
6. Pulse Aceptar para salvar la transaccin. El total de los
crditos y dbitos debe ser igual antes de que pueda
salvar la transaccin.

7-7
Generando Entradas Recurrente del Mayor
General
Cuando se genera una entrada recurrente del Mayor General,
una transaccin no posteada es agregada al Mayor General.
Los balances de tus cuentas son actualizados cuando corras la
rutina de posteo del Mayor General.

Generando Una Entrada Recurrente De Mayor General

Transaccin, y entonces Libro Mayor. El cuadro de
dilogo Transacciones Recurrentes de Mayor General
se despliega.

2. Entre la fecha para asignar la transaccin al Mayor
General

Nota: Si la fecha entrada esta despus de la fecha de terminacin, la transaccin
del Mayor General no se generara.

7-8
3. Entre el rango de las transacciones a generar basadas
sobre el grupo asignado cuando las entradas
recurrentes fueren hechas.

Transacciones Recurrentes al Mayor General para
informacin detallada de cada campo.

4. Pulse Aceptar. Una transaccin es agregada para el
Mayor General para que cada entrada recurrente
caiga dentro del rango que entro.

Temas De Ayuda Relacionados

Editando transacciones en el Mayor General
Borrando transacciones recurrentes en el Mayor General
Editando transacciones generadas en el Mayor General
Borrando transacciones generadas en el Mayor General


7-9
Verificando Transacciones Del
Mayor General
Despus de entrar una serie de transacciones, debe verificar
sus entradas antes de postear la informacin. Imprima el
Diario para ver las transacciones a ser posteadas. A menos que
haya sido cambiada la opcin predefinida en el Mayor General,
requerir la impresin del diario antes de postear. Eso puede
parecer tiempo perdido, pero el tipo gastado corrigiendo
errores antes de postear es mucho menor que el tiempo
requerido para reversar las entradas despus de postear.

Nota: Si escoge postear en lnea sobre el cuadro de dilogo Preferencia del Sistema, no tiene
que imprimir el diario antes de postear.

Imprimiendo El Diario Del Mayor General

1. Seleccione Libro Mayor del men Diarios. El cuadro de
dilogo Diario Libro Mayor se despliega.

7-10
2. Seleccione Diario como tipo de reporte.

3. Entre la pagina inicial y la fecha. El perodo asociado con
la fecha se despliega. Todas las transacciones no
posteadas dentro del perodo se imprimir en el diario.

Diario Libro Mayor para informacin detallada de
cada campo.

4. Pulse Aceptar. El cuadro de dilogo de Disposicin del
Reporte se despliega.

5. Seleccione la opcin salida y pulse Aceptar.

7-11
Posteando El Mayor General
Postear las transacciones previene que haga cambios a las
mismas y actualizar los balances en el catalogo de cuentas.
Aunque puede imprimir Estados Financieros incluyendo
transacciones no posteadas, podra escoger incluir solo
transacciones no posteadas para fines de reportes oficiales
para completar informacin en reportes que no sern
cambiados. Porque una transaccin posteada no puede ser
editada, la informacin de sus estados financieros pueden ser
cambiados solo si restaura un Backup o las entradas son
ajustadas.

Cuando un mdulo externo es posteado, como Factura o
Banco, DacEasy crea una transaccin sumarizada en el Mayor
General. Por consiguiente, no necesitara correr la rutina de
Posteo de Mayor General o de otros mdulos. Use la rutina de
Posteo de transacciones para entrar directamente el mdulo de
Mayor General. Si usa uno o ms mdulos de DacEasy, usar
usualmente el Mayor General para hacer entradas de ajustes
peridicos.
Nota: Si selecciona postear en lnea en el Sistema de Preferencias, las transacciones se
postrarn cuando pulse salvar en la Transaccin Mayor General.

Posteando El Mayor General

1. Seleccione Libro Mayor desde el men Asentar. El
cuadro de dilogo Asentar Libro Mayor se despliega.

7-12

IDEA: Es importante hacer un Backup antes de postear. Si
ha hecho un Backup, haga un Backup antes de proceder.
Pulse Backup desde el men Posteo Mayor General y el
cuadro de dilogo de Backup/Restaurar se despliega.

2. Entre la fecha correspondiente al perodo a postear.
Todas las transacciones para el perodo sern posteadas.

3. Seleccione No en Purgar Transacciones despus de
postear el campo para guardar la transaccin despus de
Posteo.

NOTA: Recomendamos fuertemente no purgar las transacciones despus de
Posteo porque el Mayor General sirve como prueba de auditora.

4. Pulse Aceptar. Se despliega cada transaccin en el
perodo como fue posteada. Los resultados de Posteo en
Windows se despliegan cuando el proceso esta completo.

NOTA: Si el total de dbitos no es igual al total de crditos, restaura el
Backup, corra recobrar y verificar sus archivos, y repita el proceso de
Posteo. Refirase al captulo 3 Iniciando para informacin sobre el
Archivo de Utilitarios.

5. Pulse Continuar para volver al men principal.


7-13
Detrs de Escena
Cuando se postea una entrada del Mayor General, DacEasy
realiza lo siguiente:
DacEasy debita o acredita cada cuenta dependiendo de cmo
fue entrada.
Actualiza el catalogo de cuentas incluyendo el nuevo balance
de la cuenta.
Actualiza el encabezado y el detalle del Mayor General,
marcando las entradas como posteadas.

7-14
Imprimiendo Reporte Actividad
Detalle Cuentas Del MG.

El reporte de actividad de las cuentas es un listado detallado
de la actividad de todas las cuentas en su catalogo. Los
registros en el reporte son sorteados por impresin y nmero
de cuenta. DacEasy imprime el balance inicial, transacciones
para un rango especifico y corre el balance para cada cuenta.

Solo las transacciones en el archivo del Mayor General son
impresas en el reporte. Eso incluye todas las transacciones
actuales y las transacciones que no fueron borradas usando la
rutina de purgar. Adems, DacEasy solo imprime cuentas de
detalle en el reporte. Eso es porque toda la actividad es
ubicada en las cuentas de detalle.

El reporte de actividad del Mayor General lista las
transacciones que mueven dinero dentro de sus cuentas.
Puede comparar este reporte con el Balance de Comprobacin.
Los balances actuales de esos dos repostes esta equilibrado
en la mayor parte de los casos.

Si no estn iguales refirase a la seccin de problemas en la
lnea de ayuda. Con ese reporte puede ver el detalle de las
cuentas y el balance de las mismas.

Para informacin sobre imprimir el Balance de Comprobacin,
refirase al Captulo 12 Reportes Financieros.

7-15

Imprimiendo El Reporte De Actividad De Las Cuentas

1. Seleccione Libro Mayor desde el men Reportes, y
entonces seleccione Movimiento de Cuentas. El cuadro
de dilogo Reporte de actividad se despliega.


Idea: Pulse Ayuda desde el cuadro de dilogo Actividad de
Cuentas para descripcin detallada de cada campo.

3. Pulse Aceptar para accesar el cuadro de dilogo
Disposicin del Reporte.

4. Seleccione la opcin salida y haga Pulse Aceptar para
comenzar a imprimir.

8-1
Trabajando con Suplidores
Si escoge seguir los suplidores en DacEasy Contabilidad para
Windows, puede usar el Mayor de Cuentas por Pagar, el
mdulo de Compras, o una combinacin de ambos para entrar
las facturas y los crditos a los suplidores. Este captulo
explica ambos mdulos y cuando usar cada uno. Para
registrar los pagos a los suplidores refirase al Captulo 11,
Banco.

Nota: Si todava no ha entrado la informacin de los suplidores, refirase al Captulo 5,
"Configuracin".

El Reporte De Vencimiento De Cuentas Por Pagar, los Reportes
de Pagos y los Estados de Cuentas reflejarn las facturas
entradas en el Mayor de Cuentas por Pagar o en el mdulo de
Compras. Sin embargo, debe usar los mdulos de Compras si
quiere el registro del inventario comprado o imprimir los
formularios de compras, tal como las ordenes de compras.

Una lista completa de las diferencias se muestra a
continuacin. Use esta lista para determinar cual mdulo usar
cuando entre la actividad del suplidor.
8-2

Caractersticas Mayor
C x P
Compras
Agregar facturas a la cuenta del
proveedor

Seguimiento de las transacciones
histricas del suplidor

Incluyendo productos en las ordenes
de compras y en los recibos de
mercancas.

Siguiendo nmeros seriales desde el
momento de la compra

Imprimiendo ordenes de compras,
recibos de mercancas o memos de
crditos

Siguiendo productos pendientes
Calculo automtico del Impuesto
Tabla 8-1: Use esta tabla para determinar el mdulo a usar cuando entra la actividad del
suplidor

Como ilustra la tabla 8-1, es comn entrar la mayora de las
transacciones en el mdulo de Compras. Cuando usa el
mdulo de Compras, puede entrar los productos y los cdigos
en compras en el cuerpo de la transaccin. DacEasy usa esta
informacin conjuntamente con la tabla de impuestos asignada
al suplidor para actualizar el balance por usted de la cuenta
apropiada del mayor general.

Cuando usa el Mayor de Cuentas por Pagar, debe seleccionar
una o ms cuentas del catlogo de cuentas en el cuerpo de la
transaccin. El Mayor de Cuentas por Pagar es tpicamente
usado para ajustar los balances de las facturas. Por ejemplo,
si un suplidor le carga luego los honorarios, use el Mayor de
Capitulo 8: Trabajando con Suplidores

8-3
Cuentas por Pagar para ajustar el balance de la factura. Use el
nmero de la factura original, acredite las Cuentas por Pagar y
debite una cuenta de gastos.

Trabajando con suplidoreslista de chequeo mensual

Posteando cualquier transaccin de ensambles o
inventario fsico.
Entrando todas las ordenes de compras
Imprimir las ordenes de compras para envirselas al
suplidor
Cuando reciba la mercanca, llamar la orden de
compra dentro de la pantalla de dialogo de Recibo de
Mercanca e indicar cuales artculos recibi.
Entrar las facturas del suplidor (si no est usando
Compras) y todas las entradas de ajustes en el Mayor
de Cuentas por Pagar.
Entrando todas las devoluciones en compras
Imprimiendo todos los recibos de mercancas y
devoluciones en compras
Entrando los pagos al suplidor en el mdulo de Banco
Imprimir los diarios para el perodo a ser posteado.
Haciendo backup de los datos.
Posteando las transacciones.

Nota: Debe postear Compras antes que Ventas para cada perodo, empezando con
el primer perodo

Correr el Fin de Perodo de Cuentas por Pagar.

8-4

Agregando notas a un registro de un suplidor
Usando el marcado telefnico
Mirando las transacciones histricas del suplidor

8-5
Usando el mayor de cuentas por
pagar
Use el Mayor de Cuentas por Pagar para actualizar los balances
de los suplidores. Puede entrar todas las actividades de los
suplidores en el Mayor de Cuentas por Pagar; sin embargo, es
ms comn entrar la actividad normal en el mdulo de
Compras y usar el Mayor de Cuentas por Pagar para las
entradas de ajustes. Tales como incluir ajustes agregando un
seguro a una factura despus de que la factura haya sido
posteada o agregar un cargo por servicio por un cheque
devuelto. No puede entrar el inventario en las transacciones
del mayor de cuentas por pagar o imprimir las facturas.

Para Entrar Una Transaccin En El Mayor De Cuentas Por
Pagar

1. Seleccione Cuentas por Pagar desde el men
Transaccin. La pantalla de Entrar Transaccin del
Mayor de Cuentas por Pagar se desplegar.

8-6
2. Presione Enter en el campo Nmero y el prximo
nmero disponible es asignado.

3. Digite el cdigo del proveedor o presione Buscar para
seleccionarlo desde la lista desplegable.

4. Selecciona el tipo de transaccin. DacEasy actualiza
el balance del suplidor basado en la seleccin de este
campo.

Factura. Seleccione este tipo para introducir una
nueva factura e incrementar el balance del suplidor.
Cargo. Seleccione este tipo para disminuir el balance
del suplidor.
Abono. Utilice este campo para incrementar el
balance de una factura existente.
5. Digite un numero en el campo Factura o presione
Buscar para seleccionar una factura existente.
6. Digite la fecha y complete las informaciones
requeridas en el rea de Informacin de Factura.
La fecha que aparece en el rea de Informacin de
Transaccin es la que se usa como fecha de posteo.

7. Entra cada cuenta y la cantidad de debito y crdito en
el detalle de la transaccin.

Nota: La fecha en el rea de Informacin de la Transaccin es usada como la
fecha del posteo. La Fecha Original es usada para la factura en el reporte de
vencimiento.

Idea: Pulse Ayuda desde la pantalla de Entrar
Transaccin del Mayor de Cuentas por Pagar para
una descripcin detallada de cada campo.


8-7
8. Pulse Aceptar para salvar la transaccin. El total de
dbitos y el total de crditos deben ser iguales antes
de poder salvar la transaccin.

Detrs de escena
Cuando salva una transaccin del mayor de cuentas por pagar,
DacEasy actualiza los siguientes campos:

Los archivos de Encabezado y Detalle de Cuentas por
Pagar incluyen la nueva transaccin. DacEasy marca la
transaccin como no posteada. Imprimiendo el Diario
del Mayor de Cuentas por Pagar se puede ver la nueva
transaccin.

DacEasy actualiza el archivo de Cuentas por Pagar
Facturas Abiertas. Esta informacin se imprime en el
Reporte de Vencimiento de Cuentas por Pagar, el
Reporte de Pagos y en los Estados de Cuentas. Un
asterisco prximo al cdigo en el Reporte de Vencimiento
indica que la transaccin no esta posteada.

DacEasy actualiza el histrico del suplidor si selecciona
seguir esta informacin en la pantalla de Preferencias
del Sistema.

8-8

Editar las transacciones del mayor de cuentas por pagar
Borrar las transacciones del mayor de cuentas por pagar
Agregando cargos NSF a los balances del suplidor
Entrando los crditos al suplidor
Aadiendo notas a los registros de los suplidores
Mirando las transacciones histricas de los suplidores
Usando el marcador telefnico

8-9
Verificando Las Transacciones Del
Mayor De Cuentas Por Pagar
Despus de entrar una serie de transacciones del mayor de
cuentas por pagar, imprima el Diario de Cuentas por Pagar
para verificar la exactitud de las entradas antes de postear. La
impresin del Diario antes del posteo es requerida a menos
que cambie lo predefinido en la pantalla de Opciones del
Mayor (pulse Mayor en la pantalla de Preferencia del
Sistema). Nosotros recomendamos que siempre imprima el
diario antes de postear. Localizando y corrigiendo los errores
antes de postear es ms fcil de corregir las entradas despus
de postear.

Para imprimir el diario de cuentas por pagar

1. Seleccione Cuentas por Pagar del men Diarios. La
pantalla de Diario Cuentas por Pagar se desplegar.

2. Seleccione Diario como el tipo del reporte.

3. Complete el campo Fecha. El perodo asociado con la fecha
se desplegar. Todas las transacciones no posteadas
dentro de este perodo se imprimirn en el Diario.

8-10
Idea: Pulse Ayuda desde la pantalla de Diario Cuentas
por Pagar para una descripcin detallada de cada
campo.

4. Pulse Aceptar. La pantalla de Disposicin del Reporte se
desplegar.

5. Seleccione la opcin de salida y pulse Aceptar.

8-11
Posteando el Mayor de Cuentas
por Pagar
La rutina de posteo actualiza los balances en el catlogo de
cuentas y el Mayor General. No existen reglas fijas sobre
cuando se debe de postear; sin embargo, es fcil de localizar
los errores si se postea en una frecuencia bsica. Si su
negocio tiene un volumen alto de actividades, puede decidir
postear diario. De lo contrario, puede necesitar solo postear
semanal o mensualmente. Porque el proceso de posteo
actualiza el Mayor General, postear antes de imprimir los
reportes para incluir las actividades ms recientes.

El Mayor General es actualizado con una transaccin posteada.
Por tanto, no tiene que correr la rutina de Posteo del Mayor
General despus de postear las Cuentas por Pagar. Puede
crear una transaccin detallada o resumida al mayor general,
dependiendo de la seleccin en la pantalla de Opciones del
Mayor (pulse Mayor en la pantalla de Preferencias del
Sistema).

Idea: Si no selecciona activar la verificacin de las
transacciones en la pantalla de Preferencias del Sistema,
DacEasy saltar las transacciones con problemas durante el
posteo y lista los errores despus de que el posteo sea
completado. Debe corregir los problemas de estas
transacciones, imprimir el nuevo diario y postear las
transacciones corregidas separadamente.

8-12

Para postear el mayor de cuentas por pagar

1. Seleccione Cuentas por Pagar del men Asentar.
La pantalla de Asentando Cuentas por Pagar se
desplegar.

Nota: Es importante hacer un backup antes de postear. Si no ha hecho un
backup, haga uno antes de procesar. Pulse Backup en la pantalla de Posteo
Cuentas por Pagar para accesar la pantalla de Archivo Backup/Restaurar.
Pulse Ayuda en la pantalla para asistencia ms amplia.

2. Entre la fecha que corresponda al perodo a postear.
Todas las transacciones para este perodo sern
posteadas.

3. Seleccione No en el campo Purga Transacciones
Despus del Posteo para mantener las transacciones
despus de postear.

4. Pulse Aceptar. Cada transaccin se despliega cuando
esta siendo posteada. La pantalla de Resultados del
Posteo se despliega cuando el proceso es
completado.


8-13
Nota: Si el total de dbitos no es igual al Total de Crditos, restaure el backup,
corra Recobrar y verificar en los archivos de datos, y entonces, repita el proceso
de posteo. Refirase al Captulo 3, Empezando para ms informacin sobre
correr los utilitarios.

5. Pulse Continuar para regresar al men principal.

Idea: Para ver cada transaccin del mayor de cuentas
por pagar en el Reporte de Actividad de las Cuentas
del MG, debe seleccionar Si en el campo Postear
Informacin Detallada al Mayor General en la pantalla
de Opciones del Mayor (pulse Mayores desde la
pantalla de Preferencias del Sistema).

Detrs de Escena
Cuando postea las transacciones del mayor de cuentas por
pagar. DacEasy hace las siguientes transacciones detrs de
escena:

DacEasy acredita las Cuentas por Pagar si escoge factura
o crdito en el campo tipo y debita las cuentas deseadas.

DacEasy debita las Cuentas por Pagar si selecciona
dbito en el campo Tipo y acredita las cuentas deseadas.

Cuando postea las transacciones del mayor de cuentas por
pagar, DacEasy actualiza los siguientes archivos:

El archivo Catlogo de Cuentas incluyen los nuevos
balances de las cuentas. DacEasy actualiza el perodo y
los balances actuales as como la cuenta madre a cual
fluyen las cuentas. Imprima todos los reportes
cuentas.
8-14
DacEasy actualiza los archivos de Encabezados y
Detalles del Mayor General con una transaccin resumida
o detallada, dependiendo de su preferencia. El cdigo de
diario para la transaccin que se postea al mayor general
es AP. Imprima el reporte de Listado del Mayor General
para ver la transaccin.
histrica en el archivo de Suplidores. Imprima el
Directorio de Suplidores para ver los cambios en los
balances actuales.

DacEasy actualiza los archivos de Cuentas por Pagar
Reporte de Pagos y el Estado de Cuentas.

DacEasy actualiza las transacciones del mayor de
cuentas por pagar como posteadas. Puede imprimir el
Listado del Mayor de Cuentas por Pagar para ver las
transacciones posteadas.

Temas relacionados de ayuda

Reversin del posteo de las transacciones de cuentas
por pagar

8-15
Usando el mdulo de compras
El mdulo de Compras le permite emitir ordenes de compras a
los suplidores as como tambin seguir el inventario y los
pendientes de los suplidores por registrar los recibos de
mercancas. Puede incluir cualquier combinacin de productos,
mensajes o cdigos de compras cuando crea las ordenes de
compras y entra los recibos de mercancas. El mdulo de
Compras le permite crear ordenes de compras y devoluciones
en compras impresas para los suplidores.
Agregando cdigos en compras
Antes de empezar a entrar las ordenes de compras, entre
todos los cdigos en compras que se apliquen a su negocio.
Estos cdigos le permiten agregar artculos a las ordenes de
compras que no son productos. Por ejemplo, envos y
manejos son cdigos de compras comunes. DacEasy actualiza
la cuenta especificada para el cdigo cuando postea una
transaccin de recibo de mercanca que incluya una cdigo en
compras.

Para agregar o editar un cdigo en compras

1. Seleccione Cdigo de Compras desde el men Edicin.
La pantalla de Editar Cdigo de Compras se
desplegar.

8-16

2. Entre un cdigo para identificar el cdigo de compras
que esta agregando. Si esta editando un cdigo de
compras existente, entre el cdigo o pulse la Buscar y
seleccione un cdigo de la lista que se despliega.

3. Complete cada campo. La cuenta entrada ser
actualizada cada vez que postee una transaccin de
compras que incluya este cdigo.

Idea: Pulse la Ayuda desde la pantalla de Editar
Cdigo de Compras par una descripcin ms detallada
de cada campo.

4. Pulse Aceptar para salvar el cdigo de compras.


Editando cdigos en compras
Borrando cdigos en compras

8-17
Entrando ordenes de compras
Cuando necesite comprar mercancas para su negocio, los
suplidores podran requerir una orden de compras. Una orden
de compras es un formulario usado para requerir mercancas a
un suplidor y no afecta los balances de ninguna cuenta. Si
escoge entrar ordenes de compras, puede recibir la mercanca
desde el formulario de orden de compras y no tiene que volver
a entrar cada artculo recibido. No tiene que entrar una orden
de compras para recibir mercancas en DacEasy Contabilidad
para Windows.

Para entrar una orden de compras

1. Seleccione Compras del men Transaccin, y
entonces, seleccione Orden de Compras. La
pantalla de Orden de Compras se desplegar.

8-18

2. Si esta dejando que DacEasy asigne el nmero de la
transaccin, presione Enter en el campo Nmero de
Orden y DacEasy asigna el prximo nmero
disponible. Si escoge asignar sus propios nmeros en
la pantalla de Editar Formularios, entre un nico
nmero de transaccin.

3. Complete los campos del rea de encabezado de la
transaccin, y entonces, pulse Aceptar para avanzar
al rea de detalle de la transaccin.

4. Entre cada artculo ordenado en el rea de detalla de
la transaccin.

5. Pulse Aceptar para avanzar al rea de pe de pgina
de la orden.

6. Edite el monto del impuesto si es necesario.

Idea: Pulse Ayuda en la pantalla de Orden de
Compras para una descripcin detallada de cada
campo.



8-19
Detrs de escena

Cuando salva una orden de compras, DacEasy actualiza los
siguientes archivos:

Los archivos de Encabezado y Detalle de Compras
incluyen la nueva transaccin. Puede imprimir el
Reporte de Estado de Orden de Compras para ver la
nueva transaccin.

DacEasy actualiza el archivo de Productos. El campo
Ordenado aumenta por el nmero de unidades
ordenadas para cada producto en la orden de compras.


Editando ordenes de compras
Borrando ordenes de compras

8-20

Entrando recibo de mercancas.

Use la pantalla de Recibo de Mercancas para registrar el
inventario recibido. Puede registrar recibo de mercancas
desde una orden de compras o entrar los productos
directamente en la pantalla de Recibo de Mercancas.
Cuando postee, los registros del Mayor General y los productos
sern actualizados.

Idea: Imprima el reporte de Estado de Orden de Compras
para ver cada producto actualmente en una orden y cuantos
han sido recibidos. Para imprimir este reporte seleccione
Impresin de Compras del men Transaccin, y entonces
seleccione Estado Orden de Compras. Pulse Ayuda desde
la pantalla para una descripcin detallada de cada campo.

Para entrar un recibo de mercancas

1. Seleccione Compra desde el men Transaccin, y
entonces, seleccione Mercancas Recibidas. La
pantalla de Recibo de Mercancas se desplegar.


8-21

2. Puede entrar un recibo de mercanca nuevo o recibir
la mercanca desde una orden de compras existente.

Para entrar un nuevo recibo de mercanca S
est dejando que DacEasy asigne el nmero, presione
Enter en el campo Orden Desde y DacEasy asigna el
prximo nmero disponible. Si escoge asignar sus
propios nmeros en la pantalla de Editar
Formularios, entre un nmero nico de transaccin.

Para recibir la mercanca desde una orden de
compras existenteEntre el nmero de la orden de
compras o pulse Buscar, seleccione Orden de
Compras, y entonces seleccione la orden de compras
de la lista que se despliega. Si un recibo ya ha sido
entrado para la orden de compras seleccionada, una
lista de cada recibo asociado con la orden de compras
se despliega. Seleccione Agregar Nueva para entrar
un nuevo recibo. Para editar un recibo, seleccione el
recibo existente de la lista.

3. Complete los campos en el rea de encabezado de la
transaccin y pulse Aceptar para avanzar al rea de

4. Si est creando una transaccin nueva de recibo de
mercancas, entre cada artculo recibido en el rea de

Si esta recibiendo la mercanca de una orden de
compras existente, entre la cantidad recibida en la
columna Recibido para cada artculo.
8-22

5. Pulse Aceptar para avanzar al rea de pe de pgina
del recibo.

6. Edite el monto del impuesto si es necesario.

Idea: Pulse Ayuda en la pantalla de Recibo de
Mercancas para una descripcin detallada de cada
campo.


Detrs de escena

Cuando salva un recibo de mercanca, DacEasy actualiza los

Los archivos de Encabezados y Detalles de Compras
incluyen la nueva transaccin. DacEasy marca la
transaccin como no posteada. Imprima el Diario de
Compras para ver la nueva transaccin.

Reporte de Pagos y en los Estados de Cuentas. El
Reporte de Vencimiento indica que la transaccin no est
posteada con un asterisco en la columna cdigo.

DacEasy actualiza el archivo de Producto. El campo
Ordenado disminuye por el nmero de unidades
recibidas si convirti una orden de compras. DacEasy
actualiza el campo Valor a Mano por el monto del precio

8-23
de compra y aumenta el campo Compras por el nmero
de unidades recibidas para cada producto en el recibo de
mercancas.

DacEasy actualiza el archivo de Nmeros Seriales si
entra un producto con seriales. DacEasy agrega una
lnea al histrico de nmeros seriales.

DacEasy actualiza el archivo de Histrico de
Transacciones de Suplidores por la factura abierta al
suplidor si escoge seguir histrico en la pantalla de
Preferencias del Sistemas.


Editando recibos de mercancas
Entrando los nmeros seriales en las transacciones de
compras.
Borrando recibos de mercancas
8-24

Entrando devoluciones en
compras
Cuando devuelve una mercanca a un suplidor, use la pantalla
de Devolucin en Compras para registrar esta transaccin.
Cuando postee la transaccin, cada archivo afectado por el
recibo original es acordemente actualizado.

Para entrar una devolucin en compras

1. Seleccione Compras del men Transaccin, y
entonces, seleccione Devolucin en Compras.
La pantalla de Devolucin en Compras se
desplegar.

2. S esta dejando que DacEasy asigne el nmero de
la transaccin, presione Enter en el campo
Devolucin Nmero y DacEasy asigna el prximo
nmero disponible. Si escoge asignar sus propios

8-25
nmeros en la pantalla de Editar Formularios,
entre el nmero original del recibo de mercanca.

3. Complete los campos en el rea de encabezado de
la transaccin, y entonces pulse Aceptar para
avanzar al rea de detalle de la transaccin.

4. Entre cada artculo devuelto en el rea de detalle
de la transaccin.

5. Pulse Aceptar para avanzar al rea de pe de
pgina de la transaccin.

6. Edite el monto del impuesto, si es necesario.

Idea: Pulse Ayuda en la pantalla de Devolucin
en Compras para una descripcin detallada de
cada campo.


Detrs de escena

Cuando salva una devolucin en compras, DacEasy actualiza
los siguientes archivos:

Los archivos de Encabezados y Detalles de Compras
transaccin como no posteada. Imprima el Diario de
Compras para ver la nueva transaccin.

8-26
Reporte de Pagos y en los Estados de Cuentas. El
Reporte de Vencimiento indica que la transaccin no esta
posteada con un asterisco en la columna Cdigo.

DacEasy actualiza el archivo de Productos. El campo
compra disminuye por el nmero de unidades
devueltas y el campo valor a mano disminuye por el
costo de cada producto en la devolucin en compras.
Imprima el Reporte de Historial de Productos para ver
los cambios en el valor y las unidades.

DacEasy actualiza el archivo de Nmeros Serial, si
entra productos con seriales. DacEasy agrega una
lnea al histrico de nmeros seriales.

DacEasy actualiza el archivo de Transaccin Histrica
de Suplidores para una factura abierta, si escoge
seguir histricos en la pantalla de Preferencias del
Sistema.


Entrando devoluciones en compras
Entrando el efectivo devuelto del suplidor
Entrando nmeros seriales en las transacciones de
compras
Borrando devoluciones en compras

8-27
Impresin formulario de compras
Una ventaja de entrar la actividad de los suplidores en el
mdulo de Compras en lugar del Mayor de Cuentas por Pagar
es la habilidad de imprimir los formularios, tales como ordenes
de compras y devoluciones en compras. Debe imprimir todos
los recibos de mercancas y las devoluciones en compras antes
de postear Compras (a menos que seleccion otra manera en
la pantalla de Opciones del Mayor). Puede imprimir en papel
en blanco o formatos pre-impresos, usando un formato
estndar o su propio formato.

Puede imprimir los formatos de compras al momento de la
entrada o en un momento usando impresin por lote. Para
imprimir el formulario al momento de la entrada, pulse el
botn de Impresin en el pe de la pgina (ltima lnea) de la
transaccin. Los siguientes pasos explican como imprimir un
lote de formularios de compras.

Para imprimir formularios de compras

1. Seleccione Impresin de Compras del men
Transaccin, y entonces seleccione el formulario
apropiado del submen que se despliega.

Idea: El formulario se imprime de acuerdo al
formato por defecto actual. Para obtener
informacin de como seleccionar un formato
diferente, refirase al Capitulo 5, Configurando.


8-28
Nota: Si ha reprocesado un formulario impreso
anteriormente, debe seleccionar No en el campo
Reimprimir para imprimir el formulario otra vez.

Idea: Pulse Ayuda para una descripcin detallada de
cada campo.

3. Pulse Aceptar. La pantalla de Disposicin del
Reporte se desplegar.

4. Seleccione la opcin de salida y pulse Aceptar
para imprimir el formulario.
Verificando transacciones de compras
Antes de postear las transacciones de compras, debe imprimir
el diario y verifique la exactitud de las entradas. Aunque
puede cambiar este requerimiento en la pantalla de Opciones
del Mayor, le recomendamos estrictamente que no salte este
paso. Este paso le puede mostrar tiempo consumido; sin
embargo, el tiempo gastado localizando los errores de las
entradas antes de postear es mucho menor que el tiempo que
toma corregir las transacciones despus de postear.

Para imprimir el diario de compras

1. Seleccione Compras del men Diarios. La pantalla
de Diario de Compras se desplegar.


8-29

2. Seleccione Diario como el tipo del reporte.

3. Complete el campo Fecha. El perodo asociado con la
fecha se desplegar. Todas las transacciones no
posteadas dentro del perodo se imprimirn en el
Diario.

Idea: Pulse Ayuda en la pantalla de Diario de
Compras para una descripcin detallada de cada
campo.

4. Pulse Aceptar. La pantalla de Disposicin del
Reporte se desplegar.



Imprimiendo el Listado.

8-30

Posteo de compras
El proceso de Posteo actualiza el Mayor General con la
actividad entrada en el Modulo de Compras y actualiza los
balances de la cuenta apropiada. Archivos adicionales son
actualizados dependiendo de la informacin entrada. Por
ejemplo, si incluye producto en el recibo de mercancas el
archivo producto es actualizado.

No existen reglas fijas sobre cuando se debe de postear; sin
embargo, es fcil de localizar los errores si se postea en una
frecuencia bsica. Si su negocio tiene un volumen alto de
actividades, puede decidir postear diario. De lo contrario,
puede necesitar solo postear semanal o mensualmente.
Porque el proceso de posteo actualiza el Mayor General,
postear antes de imprimir los reportes para incluir las
actividades ms recientes

Para Postear Compras

1. Seleccione Compras del men Asentar. La pantalla
de Asentando Compras se desplegar.


8-31
Idea: Es importante hacer backup antes de postear. Si
todava no ha hecho un backup, haga uno antes de
procesar. Pulse Backup en la pantalla de Asentando
Compras para accesar la pantalla de Archivo
Respaldar/Restaurar. Pulse Ayuda en la pantalla
para informacin adicional.

2. Seleccione No en el campo Purga Transacciones Despus
del Posteo para retener las transacciones despus de
postear.

3. Pulse Aceptar. Cada transaccin se despliega como si
esta siendo posteada. La ventana de Resultado del
Posteo se despliega cuando el proceso es completado.

Nota: S el total de Dbitos no es igual al total de Crditos, restaure el backup, corra
Recobrar y Verificar en los archivos de datos, y entonces, repita el proceso de posteo.
Refirase al Captulo 3, Empezando para ms informacin en la corrida de los
utilitarios de archivos.


Detrs de escena
Cuando postea los recibos de mercancas, DacEasy ejecuta la
siguiente transaccin detrs de escena. DacEasy hace las
entradas opuestas de las devoluciones en compras.

Nota: Las Ordenes de Compras no afectan los archivos.

DacEasy acredita las Cuentas por Pagar por el monto
total de la compra.

DacEasy debita el Inventario por el costo de los artculos
comprados.
8-32

DacEasy debita el Gasto por Impuesto de Ventas por el
monto del impuesto.

Si esta usando cdigos de compras, DacEasy debita las
cuentas configuradas por el cdigo en compras en el
recibo de mercanca y la acredita en las devoluciones en
compras. (Si entra un monto negativo por un cdigo en
compras, DacEasy acredita la cuenta en el recibo de
mercanca, la debita en las devoluciones en compras.)

Cuando postea las transacciones de compras, DacEasy

Los archivos de Cuentas incluyen los balances nuevos en
las cuentas. DacEasy actualiza los campos este perodo
y balance actual de las cuentas, as como tambin la
cuenta madre de cada cuenta afectada. Imprima todos
los reportes financieros para ver los cambios en los

DacEasy actualiza los archivos de Encabezados y Detalles
del Mayor General con una transaccin resumida
posteada. Esta transaccin es un neto total de dbitos y
crditos para cada cuenta afectada. El cdigo de diario
para la transaccin, con el cual se postea al mayor
general, es PO. Imprima el Listado del Mayor General
para ver la transaccin resumida.

histrica en el archivo de Suplidores. Imprima el
Directorio de Suplidores para ver el cambio en el balance
actual.


8-33
DacEasy actualiza los campos Costo Promedio y Precio
Ultima Compras en el archivo de Productos por la
transaccin de recibo de mercanca.

Reporte de Pagos y en los Estados de Cuentas.

de Compras, marcando las transacciones como
posteadas. Imprima el Listado de Compras para ver las

El archivo de Tabla de Impuestos incluye el monto del
impuesto de compras de las transacciones. Imprima un
reporte en el Query y el Publicar para ver los cambios en
la tabla del impuesto. Refirase al Captulo 13 Query y
Publicar, para ms informacin del Query y Publicar.

Si selecciona seguir las transacciones histricas de los
productos en la pantalla de Preferencias del Sistema,
el archivo de Historial de Productos se actualizar.


Reversar transacciones de compras posteadas.
8-34

Imprimiendo reportes de
cuentas por pagar
DacEasy Contabilidad para Windows incluye un nmero de
reportes que puede imprimir para ver la actividad de compras.
Los reportes ms comunes son los que se explican debajo.


Imprimiendo cartas
Imprimiendo etiquetas
Imprimiendo Estados de cuentas

Imprimiendo el reporte de pagos
El Reporte de Pagos le ayuda a priorizar cuales cheques deben
hacerse primero. El Reporte de Pagos le permite ver las
actividades posteadas y no posteadas para cada suplidor y le
permite clasificar la informacin en el mtodo ms beneficioso
para ayudarle a pagar las facturas pendientes.

Para imprimir el reporte de pagos

1. Selecciones Cuentas por Pagar desde el men
Reportes, y entonces seleccione Pagos. La pantalla de
Reporte de Pagos se desplegar.

8-35

2. Seleccione el campo por el cual clasificar el reporte en el
campo Subtotal. Un subtotal se imprimir en cada
rompimiento de clasificacin.

3. Entre el rango del registro a incluir en el reporte, basado
en la fecha de vencimiento de la factura.

4. Pulse Aceptar para accesar a la pantalla de Disposicin
del Reporte.

5. Seleccione la opcin de salida y pulse Aceptar para
imprimir el reporte.

8-36

Imprimir el reporte de vencimiento de
cuentas por pagar
El Reporte de Vencimiento de Cuentas por Pagar le permite ver
la actividad de cada suplidor y seguir cuando los pagos estn
vencidos. Cada balance de las facturas se imprime en una
columna particular basada en el calendario de vencimiento. El
calendario de vencimiento esta dividido entre siete rangos
diferentes. Cada rango representa un fragmento de fecha en
el cual las facturas son vencidas (por ejemplo, 30/1
representas las facturas vencidas dentro de los prximos 30
das). Puede editar los rangos de vencimiento ajustndolos a
sus necesidades.

Para imprimir el reporte de vencimiento de cuentas por pagar

1. Selecciones Cuentas por Pagar del men Reportes, y
entonces, seleccione Antigedad. La pantalla de
Reporte de Antigedad de Cuentas por pagar se
desplegar.

8-37

2. Edite los criterios del reporte predefinido, si es necesario.

Idea: Pulse Ayuda en la pantalla de Reporte de
Antigedad de Cuentas por Pagar para una
descripcin detallada de cada campo.

3. Pulse Aceptar para accesar la pantalla de Disposicin
del Reporte.

imprimir el reporte.
8-38

Fusionando Informacin del
Suplidor con Microsoft Word
La estructura de DacEasy permite la integracin con Microsoft
Word, ya que permite emigrar los datos de los suplidores a
documentos de Word 97 o 2000. Utilice esta caracterstica para
crear cartas profesionales que incluyan informaciones de sus
suplidores. Puede enviar email o puede imprimir esos
documentos directamente desde DaEasy o accesar los
documentos desde Word.
Puedes emigrar un solo registro o rango de datos en particular.
Como combinar datos de suplidores con un documento de
Microsoft Word.

1. Muestre los datos de un suplidor en la pantalla de Editar
Proveedores, haga clic en Correspondencia la
pantalla de Trabajos de Combinar Correspondencia
Directa se despliega.

2. Digite el nombre del trabajo o pulse Buscar para

8-39
3. Puedes seleccionar un documento existente de Word,
crear un nuevo documento de Word o editar un
documento existente.
Seleccionando un documento existente de Word.
Digite el nombre del documento o presione el boton de
Browse para localizar el documento, si el documento no
esta localizado en el flder que contiene los datos de su
compaa, el documento es copiado al flder de la
compaa.
Agregando un documento de Word. Digite el nombre
del archivo y haga clic en Editar. DacEasy crea un nuevo
documento de Word en el flder de la compaa. El
nuevo archivo puede ser ejecutado en Word y ser
editado en caso de ser necesario.
Editando un documento de Word. Digite el nombre
del archivo o haga clic en el botn de Browse para
localizarlo. Presione Editar para que muestre el archivo
en Word. Edite el documento, salve el documento y
retorne a DacEasy para continuar con la fusin de
correspondencia.
4. Digite la fecha de cierre.
5. Complete las opciones restante.
6. Fusione los datos con el documento Word utilizando los
siguientes mtodos:
Enviar por email. Presione F3 o para enviarlo a un
destinatario de correo electrnico (email).
Enviar a la impresora. Presione Imprimir, seleccione
las opciones de impresin y luego haga clic en Aceptar.
Visualizar el reporte en Word. Presione Ver Trabajo
para editar en Word, donde podra realizar los cambios
que considere de lugar.

8-40

Como combinar los registros de varios suplidores a un
archivo de Word

1. Seleccione Cuentas por Pagar desde el men
Reportes, y seleccione Combinar Correspondencia.
La pantalla de Trabajo de Combinar Correspondencia se
despliega.

2. Digite el nombre del trabajo o presione Buscar para
seleccionar uno existente.
compaa.

8-41
correspondencia.
4. Complete cada campo en el rea de Opciones
Filtrar/Ordenar.
siguientes mtodos:
6. Visualizar el reporte en Word. Presione Ver Trabajo
para editar en Word, donde podr realizar los cambios

9-1
Trabajando Con Clientes
Si escoge seguir los clientes en DacEasy para Windows puede
usar los mdulos de Mayor de Cuentas por Cobrar,
Facturacin o una combinacin de ambos para entrar ventas y
crditos. Este capitulo explica ambos mdulos y cuando usar
cada uno. Para registrar pagos de clientes refirase al capitulo
11 Banco.

Nota: si no tiene listo la informacin de sus clientes, refirase al capitulo 5, Iniciando.

Use la siguiente lista para determinar cual modulo usar para
entrar la factura a los clientes.

Caracterstica Cuentas por
Cobrar
VENTAS
Adicionar una factura a la cuenta de
un cliente

Seguir la informacin histrica de un
cliente

Incluir productos o servicios a una
factura

Imprimir una copia de una factura o
una nota de crdito

Seguir los productos pendientes
Departamentalizar las cuentas de
9-2
ventas, devoluciones en ventas y
costos
Calcular automticamente el
impuesto sobre ventas

Tabla 9-1: Use esta tabla para determinar cual modulo usar cuando entre la actividad de sus
clientes.

Como lo ilustra la Tabla 9-1, es comn entrar la mayor
actividad del cliente por el modulo de Facturacin.
Cuando usa el modulo de Ventas, puede entrar en el cuerpo de
la transaccin productos, servicios y cdigos de facturas.
DacEasy usa esa informacin junto con la tabla de impuesto
asignada al cliente y la cuenta de interfaces, para actualizar
por usted los balances de las cuentas apropiadas en el Mayor
General.

Cuando usa el Mayor de Cuentas por Cobrar, debe seleccionar
una o ms cuentas desde el catalogo de cuentas en el cuerpo
de la transaccin. El Mayor de Cuentas por Cobrar es
tpicamente usado para ajustar los balances de una factura.
Por ejemplo, si un cliente decide que le enven su compra
despus que la factura original fue entrada, podra usar el
modulo de cuentas por cobrar para ajustar el balance de la
factura. Podra usar el numero de la factura original, debitar
las cuentas por cobrar y acreditar la cuenta de ingreso por
envos.

Trabajando Con Clientes - Lista De Chequeo Mensualmente

Postear la transaccin de ensamble o inventario fsico.
Entrar facturas a clientes usando el modulo de Cuentas
por Cobrar, Ventas o ambos.
Generar algunas facturas recurrentes
Entrar una devolucin en ventas
Capitulo 9: Trabajando con Clientes
9-3
Entrar algn pago de un cliente por el modulo de Banco.
Imprimir el reporte de Pendientes
Llenar los pendientes cuando reciba la mercanca
Imprimir el diario para cada modulo con transacciones
no posteadas.
Postear cada modulo.

Nota: debe postear cada periodo de Compras antes de Ventas.

Purgue transacciones viejas, y ordenes pendientes que
no son tiles.
Genere los cargos financieros e imprima los estados
financieros.
Corra la rutina de fin de periodo de Cuentas por Cobrar

Vinculando las notas de los clientes con los registros
Usando el modem
Viendo la transaccin histrica de un cliente
Preguntas a clientes.

9-4
Usando El Mayor De Cuentas Por
Cobrar
Use el Mayor de Cuentas por Cobrar para actualizar los
balances de los clientes. Puede entrar toda la actividad del
cliente en el Mayor de Cuentas por Cobrar, sin embargo es
ms comn entrar normalmente la actividad del cliente por l
modulo de facturacin y usar el Mayor de Cuentas por Cobrar
para ajustar entradas. Tal como, ajustar entradas de plizas de
seguros despus que la factura ha sido posteada o agregar un
servicio por un cheque devuelto. No puede entrar
transacciones que afecten inventario, ni imprimir facturas en el
Mayor de Cuentas por Cobrar.

Entrar Una Transaccin De Cuentas Por Cobrar

1. Seleccione Cuentas por Cobrar desde el men
Transaccin. El cuadro de dialogo de Transaccin de
Cuentas por Cobrar se despliega.

2. Presione Enter en el campo numero y el siguiente
numero disponible ser asignado.
9-5

3. Digite el cdigo del cliente o presione Buscar para
seleccionarlo desde la lista desplegada.

4. Selecciona el tipo de transaccin, DacEasy actualiza el
balance del cliente basado en la seleccin de este campo.

Factura. Seleccione este tipo de transaccin para entrar
una nueva factura para el cliente e incrementar su
balance.
Cargo. Seleccione este tipo para incrementar el balance
del cliente.
Abono. Seleccione este tipo para disminuir el balance de
una factura ya existente.

5. Entre un numero en el campo Factura.
6. Edite la fecha y las opciones que se muestran en el rea
de Informacin de Factura.

Nota: La fecha en la informacin de la transaccin es usada como fecha para el
Posteo.

7. Entre cada cuenta y el monto de debito o crdito en el
8. Pulse Aceptar para salvar la transaccin. El total de los
dbitos y crditos deben ser iguales antes de salvar la
transaccin.

9-6
Detrs de Escena
Cuando salva una transaccin de Cuentas por Cobrar,
DacEasy actualiza los siguientes archivos:
El encabezado y el detalle de las Cuentas por Cobrar
transaccin como no posteada. Puedes imprimir el Diario
de Cuentas por Cobrar para ver la nueva transaccin.
Actualiza las facturas abiertas. Estas informaciones estn
impresas en el reporte de Vencimiento de Cuentas por
Cobrar, este reporte marca las transacciones no
posteada con un asterisco (*).
Actualiza el historial del cliente si eligi rastrear estas
informaciones en el cuadro de dialogo de Preferencias
del Sistema.

Temas de ayuda relacionados.
Editando transacciones de Cuentas por Cobrar.
Borrando transacciones de Cuentas por Cobrar.

9-7
Verificando Transacciones Del
Mayor De Cuentas Por Cobrar
Despus de entrar una serie de transacciones al Mayor de
Cuentas por Cobrar, imprima el Diario de Cuentas por Cobrar
para verificar las entradas antes de postear. Imprimir el diario
es un requerimiento a menos que cambie lo predefinido en la
caja de dialogo Opcin del Mayor (Pulse Mayor desde la caja
de dialogo de Preferencia del Sistema). Nosotros
recomendamos que Usted siempre imprima el diario antes de
postear. As localiza y corrige los errores en las entradas antes
de postearlas y as ser mucho ms fcil corregir los errores
antes de ser posteadas.

Como imprimir el Diario de Cuentas por Cobrar.

Diarios. El cuadro de dialogo del Diario de Cuentas
por Cobrar se despliega.

2. Seleccione Diario como tipo de reporte

3. Complete el campo Fecha. El perodo asociado con la
fecha se despliega. Todas las transacciones dentro de ese
periodo sern impresas en el diario.
9-8

IDEA: Pulse Ayuda desde el cuadro de dialogo Mayor de
Cuentas por Cobrar para informacin detallada de cada
campo.

4. Pulse Aceptar. El cuadro de dialogo de disposicin de
reporte se despliega.

5. Seleccione la opcin salida y pulse Aceptar.

9-9
Posteando El Mayor De Cuentas Por
Cobrar
La rutina de Posteo actualiza los balances de las cuentas en el
catalogo de cuentas y en el Mayor General. Hay reglas fijas
cuando postea; sin embargo, es ms fcil localizar errores si
postea frecuentemente. Si su negocio mueve un gran volumen
de actividad, puede decidir postear diario. Por otra parte,
puede postear semanal o mensual. Puesto que el proceso de
Posteo actualiza el Mayor General, debe de imprimir sus
reportes para que ser incluidos en la actividad mas reciente .

Con el Posteo actualizan las transacciones de Mayor General.
Por consiguiente, no tiene que correr la rutina de Posteo de
Mayor General despus de postear las Cuentas por Cobrar.
Puede crear una transaccin de Mayor General, tanto detallada
como sumarizada, dependiendo de la opcin que seleccion en
el cuadro de dialogo de Opciones del Mayor.

Idea: Si elige desabilitar Procesando Transaccin en la caja de
dialogo de Opciones del Mayor, DacEasy salta las transacciones
con problemas durante el Posteo y lista todos los errores
despus de completarse el Posteo. Usted debe corregir el
problema para esas transacciones, imprima el nuevo diario y
postee esas transacciones separadamente.

Postear Las Cuentas Por Cobrar

Asentar. El cuadro de dialogo Asentando Cuentas por
Cobrar se despliega.

9-10

IDEA: Es importante hacer Backup antes de postear.
Si no tiene Backup listo haga uno antes de proceder.
Pulse en Backup desde el cuadro de dialogo
Asentando Cuentas por Cobrar para accesar el
cuadro de dialogo Respaldar/Restaurar Archivo.
Pulse en Ayuda para asistencia mas amplia.

2. Entre la fecha correspondiente al periodo a postear.
Todas las transacciones para ese periodo sern
posteadas.

3. Seleccione No en la opcin Purgar Transacciones
despus de Posteo para conservar el registro de las
transacciones.

4. Pulse Aceptar. Cada transaccin al mismo tiempo
estn siendo posteadas. La ventana Resultado
Posteo se despliega cuando el proceso es completado.

Nota: Si el total de dbitos no es igual al total de crditos, restaure su Backup,
corra Recobrar y Verificar en sus archivos de datos, y entonces repita el proceso
de Posteo. Refirase al Capitulo 3, Iniciando para mas informacin corriendo el
utilitario de archivos.

5. Pulse Continuar para retornar al men principal.
9-11

Idea: Para ver cada transaccin de Cuenta por Cobrar
en el Reporte de Actividad del Mayor General, debe
elegir Si en el campo Postear Informacin en Detalle al
Mayor General en la caja de dialogo Opciones del
Mayor en Preferencias del Sistema.

Detrs de escena.
Cuando postea el mayor de Cuentas por Cobrar, DacEasy
ejecuta la siguiente contabilidad detrs de escena:
DacEasy debita las Cuenta por Cobrar y acredita la cuenta
deseada si escoge Factura o Cargo en el campo Tipo.
DacEasy acredita las Cuenta por Cobrar y debita la cuenta
deseada si escoge Abono en el campo Tipo.

Adems, cuando postea las transacciones del Mayor de
Cuentas por Cobrar, DacEasy actualiza los siguientes
archivos:
En el Catalogo de Cuentas se incluye los nuevos balances.
DacEasy actualiza el perodo y los balances actuales as
como la cuenta madre a cual fluyen las cuentas. Imprima
todos los reportes financieros para ver los cambios en los
del Mayor General con una transaccin resumida o
detallada, dependiendo de su preferencia. El cdigo de
diario para la transaccin que se postea al mayor general es
AR. Imprima el reporte de Listado del Mayor General para
ver la transaccin.
histrica en el archivo de Clientes. Imprima el Directorio de
Clientes para ver los cambios en los balances actuales.
9-12
DacEasy actualiza los archivos de Cuentas por Cobrar
Reporte de Vencimiento de Cuentas por Cobrar y el Estado
de Cuentas.
DacEasy actualiza las transacciones del mayor de Cuentas
por Cobrar como posteadas. Puede imprimir el Listado del
Mayor de Cuentas por Cobrar para ver las transacciones
posteadas.


Reversin del posteo de las transacciones de cuentas por
cobrar

9-13
Usando El Modulo De Ventas
Probablemente entrara un gran numero de actividad del cliente
por el modulo de Ventas. Si desea seguir el inventario o
imprimir las facturas, debe entrar sus facturas por el modulo
de Ventas. Para un listado adicional de beneficios, refirase a
la Tabla 9-1.

La informacin que requiere para usar el modulo de Ventas
(por ejemplo, clientes, tabla de impuestos, termino) es
explicado en el Capitulo 5 Configurando, adems podra
escoger seguir sus vendedores usando el cdigo de facturas.
Aunque no se requiere esta informacin.

Entrando Vendedores
Puede seguir la ejecucin de cada vendedor entrando el cdigo
del vendedor en cada factura al mismo tiempo que el
empleado realiza una venta. Puede usar esta informacin para
el calculo de comisiones o revisar las ventas.

Agregar O Editar Un Vendedor

1. Seleccione Vendedor desde el men Edicin. El cuadro
de dilogo Editar Vendedor se despliega.

9-14

2. Entre el cdigo para identificar el vendedor. Para editar
un vendedor existente, entre el cdigo o clic en Buscar
y seleccione el cdigo desde la lista que se despliega

3. Complete cada campo

Ninguno de eso campos actualiza el histrico del
vendedor, por consiguiente no es requerido. Sin
embargo, los campos son usados cuando crea un reporte
de clientes por vendedor.

IDEA: Pulse Ayuda desde el cuadro de dilogo Editar
Vendedor para descripcin detallada de cada campo.

4. Pulse en Aceptar para agregar el vendedor.

Temas de ayuda relacionados
Ver y editar el histrico de un vendedor
Borrar un vendedor.
9-15
Entrando Cdigos De Ventas
Entre Cdigos de Ventas para cada articulo que quiere incluir
en las facturas que no estn clasificadas como productos o
servicios. Por ejemplo, ventas y tratamientos. Cuando usted
postea una factura que incluye cdigo de Ventas, DacEasy
actualiza la cuenta especificada en el cdigo.

Editar o Agregar Un Cdigo De Ventas

1. Seleccione Cdigo de Facturacin desde el men
Edicin. El cuadro de dilogo de Cdigo de Facturas
se despliega.

2. Entre el cdigo para identificar el cdigo de factura que
quiere agregar. Si esta editando un cdigo de factura
existente, entre el cdigo o pulse en Buscar y seleccione
el cdigo de la lista que se despliega.


El campo cuenta es requerido y se actualiza cada vez
que postee una transaccin de Ventas que incluya ese
cdigo.
9-16

IDEA: Pulse Ayuda desde el cuadro de dilogo Editar
Cdigo de Ventas para informacin detallada de cada
campo.

4. Pulse Aceptar para salvar el cdigo de Ventas.


Borrar un cdigo de Ventas
9-17
Entrando Facturas
Puede entrar productos, servicios y cdigos de Ventas en el
cuadro de dilogo Facturacin en el modulo de Ventas.

Puede escoger una pantalla diseada para un negocio basado
en inventario o servicios. Haga su seleccin en el cuadro de
dilogo Preferencias del Sistema. Los siguiente pasos explican
como crear una factura en el modulo de facturacin usando la
pantalla basada en inventario.

Entrar Una Factura

1. Seleccione Facturacin desde el men Transaccin, y
entonces seleccione Facturas. El cuadro de dilogo
Entrar Facturas se despliega.

2. Si deja que DacEasy asigne el numero, presione Enter
en el campo numero de factura y DacEasy asigna el
siguiente numero de factura disponible.

9-18
Si escoge asignar su propio numero en el cuadro de
dilogo Editar Formularios entre el numero nico de
transaccin.

transaccin, y entonces pulse Aceptar para avanzar al
rea de detalle de la factura.

4. Entre cada articulo en el rea de detalle de la factura con
las unidades ordenadas y vendidas y sus montos. Puede
incluir los siguientes artculos:

Productos. Digite el cdigo del producto, o presione
Buscar para seleccionarlo desde la lista desplegable.
Cdigos. Entre el cdigo de facturacin, digite C
seguido por un espacio y luego el cdigo, o presione
Buscar para seleccionarlo desde la lista desplegable.
Mensaje. Si utiliza con frecuencia mensajes, digite M
seguido por un espacio y el cdigo del mensaje, o
presione Buscar para seleccionarlo desde la lista
desplegable.
Servicios. Digite el cdigo del servicio, o presione
Buscar y luego seleccione Servicios para que escoja el
cdigo del mismo.
Artculos detallados. Presione Buscar y seleccione
Articulo Maestro y escoja el cdigo del articulo. Luego
aparecer una lista con diversos artculos para que
escoja el articulo de detalle que desee seleccionar.
Descripcin. Si desea incluir una lnea de descripcin,
digite D y presione Enter. El cursor avanza al campo
Descripcin donde podr introducir hasta 40 caracteres
para el texto.
Mensajes ocultos. DacEasy permite introducir textos
libres en el cuerpo de una transaccin de facturacin y
9-19
presentarla por pantalla pero no en formato de
impresin. Para incluir mensajes ocultos, digite H y
presione Enter. El cursor avanza al campo Descripcin
donde puede digitar hasta 40 caracteres.

5. Entonces pulse Aceptar para avanzar al pie de la
factura.

6. Puede editar el monto de impuesto si es necesario, si el
cliente paga de contado cada vez que le vende, entre el
monto recibido en el campo De Contado y una referencia
del pago en el campo Referencia del Avance.

IDEA: Pulse Ayuda desde el cuadro de dialogo Entrar
Facturas para la descripcin de cada campo.

7. Pulse Aceptar para salvar la transaccin. El Mayor
General es actualizado cuando postea la transaccin.

Detrs de Escena
Cuando graba una factura, DacEasy realiza los siguientes
pasos:
El encabezado y el detalle de la factura incluyen la nueva
transaccion. DacEasy marca la transaccin como no
posteada. Imprima el Diario de Ventas para visualizar la
transaccin creada.
DacEasy actualiza los archivos de Cuentas por Cobrar
Reporte de Vencimiento de Cuentas por Cobrar y el
Estado de Cuentas. El Reporte de Vencimiento
presentan las transacciones no posteadas con un
asterisco (*).
9-20
Actualiza el archivo de Productos si la transaccin incluye
productos.
DacEasy aade informaciones de venta al historial del
vendedor si seleccion rastrear estas informaciones en el
cuadro de dialogo de Preferencias del Sistema.
DacEasy actualiza el archivo de Numeros Seriales si el
producto o el servicio introducido esta serializado.
DacEasy actualiza el archivo de Historial del cliente si
seleccion rastrear esta informacin en el cuadro de
dialogo de Preferencias del Sistema.

Tpicos De Ayuda Relacionados

Editar facturas
Borrar facturas
Ensamblando productos desde el cuadro de dilogo
Facturas
Ensamblando un Kit sobre una transaccin de factura
Entrar nmeros seriales sobre una factura
9-21
Entrando Facturas Recurrentes
Use la caracterstica de facturas recurrentes en DacEasy
Contabilidad para clientes que factura sobre una base regular.
Entre la factura una vez, entonces genere una nueva factura
desde la original tantas veces como lo necesite. DacEasy
genera facturas recurrentes de acuerdo al grupo de facturas
asignndose en el cuadro de dilogo Editar Clientes. El grupo
de facturas es un grupo de clientes para quien usted quiere
generar facturas a un mismo tiempo. Puede crear y generar
tantas facturas como necesite.

Entrar Una Factura Recurrente

1. Seleccione Recurrente Entrada desde el men
Transaccin, y entonces seleccione Facturas. El
cuadro de dilogo Entrar Facturas Recurrentes se
despliega.

9-22
2. Presione Enter en el campo numero y entonces
seleccione el prximo numero asignado.
3. Complete los campos en el encabezado de la
transaccin, y entonces pulsar Aceptar para avanzar
al detalle de la factura.

Idea: Deje el campo cdigo del cliente en blanco si
quiere generar esa factura para mltiples clientes.

4. Entre cada articulo en el rea de detalle de la factura.

IDEA: Pulse Ayuda desde el cuadro de dialogo Entrar
Facturas Recurrentes para descripcin detallada de
cada campo.

5. Pulse en Aceptar para salvar la transaccin.
9-23
Generando Facturas Recurrentes
La rutina de generar facturas recurrentes permite que usted
genere sus entradas de facturas recurrentes. Puede generar
facturas recurrentes por cdigo de cliente o por grupo de
clientes.

Cuando genera facturas recurrentes por grupo de
facturas, puede dejar el campo numero de transaccin en
blanco o puede pegar l numero de factura que quiere
generar dentro del campo. Si el campo esta en blanco,
DacEasy genera todas las facturas recurrentes a que haba
asignado cdigos de clientes, donde el cdigo del cliente en
la factura recurrente es un miembro del grupo de facturas
escogidas para generarse.

Por ejemplo, suponga que quiere generar facturas para el
grupo de factura GOLD, que consta de un total de 30
clientes. Entro 20 facturas recurrentes con cdigo de
clientes asignados. De esas 20 facturas recurrentes, asigno
10 para ser miembros del grupo de facturas GOLD, 5 para
otros clientes y 5 a ningn grupo (El campo cdigo del
cliente esta en blanco).

Cuando genera la factura para el grupo de facturas GOLD y
deja el campo Numero de Transaccin en blanco, solo las
10 facturas hechas fuera del grupo de facturas GOLD se
genera.

DacEasy genera las facturas que selecciono para cada
miembro del grupo GOLD si pega uno de los nmeros de
facturas sin un cdigo de cliente en el campo Numero de
Transaccin.

9-24
Cuando genera la factura por cdigo de cliente, dejar el
campo Numero de Transaccin en blanco o pegar el numero
de factura que quiere generar dentro del campo. Si el
campo esta en blanco, DacEasy localiza la factura con el
cdigo de cliente y genera la factura. Sin embargo no
puede tener mltiples facturas con el mismo cdigo de
cliente. Si quiere generar mltiples facturas para un cliente,
debe dejar el campo Cdigo de Cliente en blanco cuando
entra las facturas.

Adems de eso, si pone el numero de factura en el campo
Numero Transaccin, usted puede generar la factura para
cada cliente. Usted puede hacer esto dejando el campo
Cdigo Cliente en blanco.

Generar Una Factura Recurrente

Transaccin, y entonces seleccione Facturas. El
cuadro de dilogo de Generacin Facturas Recurrentes
se despliega

9-25

2. Entre la fecha para asignar la generacin de factura(s)

3. Seleccione el Grupo de Facturas para generar un grupo
de clientes o seleccione Clientes para generar facturas
de un cliente en especifico.

4. Si escoge seleccionar su propio numero en el cuadro de
dialogo Configurar Formularios, asigne el primer
numero de factura para que el nmero sea asignado en
el campo Numero de Factura.

IDEA: Pulse en Ayuda desde el cuadro de dialogo
Generar Facturas Recurrentes, para informacin mas

5. Pulse Aceptar. Una transaccin es agregada al archivo
de facturas por cada factura recurrente que cayo dentro
del rango entrado.


Editar facturas recurrentes
Borrar facturas recurrentes
Editar facturas generadas
Borrar facturas generadas
9-26
Entrando Devoluciones De Ventas
Puede acreditar la cuenta de un cliente en el modulo de
Cuentas por Cobrar o el modulo de Ventas. Si quiere incluir
inventario o servicios en el crdito o imprimir la nota de
crdito, debe aplicar el crdito por el modulo de Ventas. Los
siguientes pasos explican como entrar un crdito como una
devolucin en ventas en el modulo de Ventas.

Entrar Una Devolucin de Ventas

entonces seleccione Devolucin de Ventas. El cuadro
de dialogo Entrar Devolucin de Ventas se despliega.

2. Si esta dejando que DacEasy asigne el numero de
factura, presione Enter en el campo Numero de
Devolucin y DacEasy asigna el siguiente numero de
factura disponible.

9-27
Si elige asignar su propio numero en la caja de dialogo
Configuracin de Formularios, entre el numero de
factura original.

transaccin. Entre el numero de la factura original en el
campo Mi #.

4. Pulse Aceptar para avanzar al rea de detalle de la
factura.

5. Entre cada articulo devuelto (como un numero positivo)
en el rea de detalle de la factura.

6. Pulse Aceptar para avanzar al pie de la factura.

7. Edite el monto del impuesto si es necesario

Idea: Pulse Ayuda desde el cuadro de dialogo Entrar
Devoluciones en Ventas, para una descripcin mas

8. Pulse Aceptar para salvar la transaccin. El Mayor
General es actualizado cuando postea la transaccin.

Detrs de Escena

Cuando se graba una devolucin en ventas, DacEasy realiza
los siguientes pasos:
Los archivos de Encabezado y Detalle de Factura
transaccin como no posteada. Imprimiendo el Diario de
Ventas se puede ver la nueva transaccin.
9-28
DacEasy actualiza el archivo de Cuentas por Cobrar
Reporte de Vencimiento de Cuentas por Cobrar y en los
Estados de Cuentas. Un asterisco prximo al cdigo en
el Reporte de Vencimiento indica que la transaccin no
esta posteada.
DacEasy actualiza el archivo de productos si la
transaccin los incluye.
DacEasy aade las informaciones de devolucin de
ventas al archivo de vendedores si escogi rastrear estas
informaciones desde el cuadro de dialogo de
Preferencias del Sistema.
DacEasy actualiza el archivo de Nmeros Seriales si el
producto o el servicio introducido esta serializado.
DacEasy actualiza el archivo de Historial del cliente si
seleccion rastrear esta informacin en el cuadro de
dialogo de Preferencias del Sistema.


Editar devolucin en ventas
Borrar devolucin en ventas
Entrando conjunto de ensambles o transacciones de
facturas
Entrar nmeros seriales en transacciones de Ventas
Entrar una devolucin a un cliente.

9-29
Imprimir Formularios De Facturas
Una ventaja de usar el modulo de Ventas es que tiene la
habilidad de imprimir formularios de facturas as como notas
de crdito (devolucin en ventas). Debe imprimir todas las
facturas y las devoluciones en ventas antes de postear las
ventas (a menos que lo haya seleccionado en el cuadro de
dialogo Preferencia de Sistema). Puede imprimir en papel en
blanco o en formulario pre-impreso, usando una planilla
standard o su propio formulario.

Puede imprimir formulario de facturas desde el punto de
entrada de la factura o imprimirlas por lotes. Para imprimir
desde el punto de entrada, Pulse en el botn Imprimir desde el
pie (ultima lnea) de la transaccin. Los siguientes pasos
explican como imprimir formularios de facturas por lotes.

Imprimir Facturas

1. Seleccione Imprimir Facturacin desde el men
Transaccin, entonces seleccione el formulario desde el
sub-menu que se despliega.

IDEA: El formulario se imprime de acuerdo el formato
actual. Para informacin sobre seleccionar un formato
diferente, refirase al Capitulo 5, Configurando.

2. Completa cada campo.

Nota: Si ha reprocesado un formulario anteriormente, debe seleccionar No en el
campo Reimprimir para imprimir el formulario otra vez.

IDEA: Pulse Ayuda para descripcin detallada de cada
campo.
9-30

3. Pulse Aceptar. El cuadro de dilogo Disposicin de

imprimir el formulario.

Imprimiendo Etiquetas de Envo
Alinear el papel Continuo en la Impresora

9-31
Verificando Transacciones De
Ventas
Despus de entrar una serie de transacciones de Ventas, le
requerir imprimir el Diario de Ventas para verificar la
exactitud de las entradas antes de postear. Aunque puede
cambiar este requerimiento en el cuadro de dialogo Opciones
del Mayor, pero nosotros recomendamos fuertemente
imprimir el Diario antes de postear. Este paso parece tiempo
consumido al principio, pero el tiempo consumido corrigiendo
errores antes de Posteo es mucho menor que el tiempo
consumido para reversar entradas despus de Posteo.

Imprimir El Diario De Ventas

1. Seleccione Facturacin desde el men Diarios. El
cuadro de dilogo Diario de Facturacin se despliega.

2. Seleccione Diario como tipo de reporte.

3. Complete el campo fecha. El periodo asociado con la
fecha se despliega. Todas las transacciones no
9-32
posteadas dentro del periodo sern impresas en el
Diario.

IDEA: Pulse Ayuda desde el men Diario de
Facturacin para descripcin detallada de cada campo.

4. Pulse Aceptar. El cuadro de dialogo de Disposicin del

5. Seleccione la opcin de salida y Pulse Aceptar.
9-33
Posteando Ventas
El proceso de Posteo actualiza el Mayor General con la
actividad entrada por el modulo de Ventas, adems actualiza
los balances de las cuentas. Archivos adicionales son
actualizados dependiendo de la informacin entrada. Por
ejemplo, si incluye productos en una factura el archivo
producto es actualizado.

No hay ninguna regla de cuando postear, sin embargo, es ms
fcil localizar los errores si postea con frecuencia. Si su negocio
tiene un amplio volumen de actividad, podra decidir postear
diariamente. Por otra parte, puede solo necesitar postear
semanal o mensualmente. Puesto que el proceso de Posteo
actualiza el Mayor General, antes imprima los reportes que
incluyen la actividad mas reciente.

Para Postear Ventas

1. Seleccione Facturacin desde el men Asentar. El cuadro
de dilogo Asentando Facturacin se despliega.

IDEA: Es importante hacer Backup antes de postear. Si no
tiene Backup listo haga uno antes de proceder. Pulse
Backup desde el cuadro de dialogo Asentando
Facturacin para accesar el cuadro de dialogo
9-34
Backup/Restaurar Archivo. Pulse Ayuda para asistencia
ms amplia.

Nota: El campo fecha para el Posteo para los primeros periodos contiene transacciones de
compras y facturacin sin postear. Debe postear en orden primero las compras y luego
las ventas para el mismo periodo.

2. Seleccione No en Purgar Transacciones, para conservar el
registro de transacciones despus del Posteo.

3. Pulse Aceptar. Cada transaccin se despliega segn esta
siendo posteada. El Resultado Del Posteo se despliega
cuando el proceso de Posteo es completado.

Nota: si el total de dbitos no es igual al total de crditos,
restaure su Backup, corra recobrar y verificar a sus datos, y
entonces repita el proceso de Posteo, Refirase al Capitulo
3, Iniciando para mas informacin de como correr
utilitario de archivo.


Detrs de Escena.

Cuando postea las ventas DacEasy realiza las siguientes
operaciones detrs de escena.
DacEasy debita las Cuentas por Cobrar por el total de la venta.
DacEasy debita los Costos de Ventas por el valor de los
artculos vendidos.
DacEasy acredita el Inventario por el valor de los artculos
vendidos.
9-35
DacEasy acredita las Ventas por el total de la venta sin incluir
el impuesto.
DacEasy acredita el Impuesto por Obligacin de Ventas por el
valor del impuesto de ventas.

Cuando se postea, DacEasy actualiza los siguientes archivos:
Los archivos de Cuentas incluyen los balances nuevos en las
cuentas. DacEasy actualiza los campos este perodo y
balance actual de las cuentas, as como tambin la cuenta
madre de cada cuenta afectada. Imprima todos los
reportes financieros para ver los cambios en los balances de
las cuentas.
del Mayor General con una transaccin resumida posteada.
Esta transaccin es un neto total de dbitos y crditos para
cada cuenta afectada. El cdigo de diario para la
transaccin, con el cual se postea al mayor general, es BL.
Imprima el Listado del Mayor General para ver la
transaccin resumida.
histrica en el archivo de Clientes. Imprima el Directorio de
Clientes para ver el cambio en el balance actual.
DacEasy actualiza el archivo de producto si la transaccin
incluye productos. Adems, actualiza el histrico del
producto.
DacEasy actualiza la informacin histrica en el archivo de
Servicios.
DacEasy actualiza el archivo de Cuentas por Cobrar
Reporte de Vencimiento de Cuentas por Cobrar y en los
Estados de Cuentas.
9-36
DacEasy actualiza el archivo de Encabezado y Detalle de
Factura, marcando la transaccin como posteada. Imprima
el Listado de Facturacin para ver las transacciones
posteadas.


Reversando transacciones de ventas posteadas

9-37
Siguiendo Artculos Pendientes
Con DacEasy usted puede seguir los artculos pendientes y
completar esas ordenes cuando los artculos son recibidos
dentro del inventario. Debe configurar el sistema para seguir
las artculos pendientes siguiendo dos pasos:

Paso 1: Seleccione Normal en Tipo Inventario sobre
cada campo del cuadro de dilogo de Editar Producto.

Nota: puede seguir las ordenes pendientes configurndolo como Negativo, pero tiene
que editar manualmente el campo enviado cuando facture el producto para afectar el
campo pendiente.

Paso 2: Seleccione Si en el campo Seguir ordenes
pendientes de clientes en el cuadro de dilogo
Preferencias del Sistema.

Cada vez que postee las facturas, DacEasy pone los artculos
pendientes en el archivo Pendientes. Cuando recibe los
artculos, puede llenar las ordenes pendientes. Llenando una
orden pendiente crea una nueva factura para el cliente.
Imprima el Reporte de Estatus Pendiente para ver la situacin
de cada orden pendiente. El reporte incluye el numero de la
factura, fecha de factura, cdigo del cliente, cdigo de
producto, cantidades ordenadas, pendiente, recibida y
disponibilidad actual.

Imprimir El Reporte De Estatus De Artculos Pendientes

1. Seleccione Imprimir Facturacin desde el men
Transaccin, y entonces seleccione Estado de
Pendientes. El cuadro de dilogo se despliega.
9-38


3. Pulse Aceptar para accesar el cuadro de dilogo de
Disposicin del Reporte

4. Seleccione la opcin de salida y Pulse Aceptar para
9-39
Llenando Artculos Pendientes
Cuando entra facturas, DacEasy crea un pendiente a la vez que
un producto con tipo de inventario Normal es ordenado y la
cantidad es mayor a la disponible. Puede tambin reducir el
campo enviado creando un pendiente para productos con tipo
de inventario negativo. Si quiere seguir los artculos
pendientes, selecciones Si en el campo seguir artculos
pendientes de clientes en el cuadro de dialogo Preferencias
del Sistema. El archivo pendiente es actualizado cuando
postea facturas con artculos pendientes. Use la rutina llenar
pendientes a facturas para esos artculos una vez ellos son
recibidos dentro del inventario.

Llenar Pendientes

entonces seleccione Llenar Pendiente. El cuadro de
dialogo Pendiente se despliega.

9-40
2. Seleccione Cliente para llenar un pendiente de un
cliente o Producto para llenar un pendiente de un
producto en particular.

3. Entre el cdigo de cliente o producto. Si no existen
pendiente para el cdigo seleccionado, se despliega el
siguiente mensaje de error No existen pendientes para
este Cliente/Producto.

4. Si no se despliega ningn error, complete cada campo en
el rea de encabezado de la transaccin y avance al rea
de detalle de la transaccin. Cada factura conteniendo el
cdigo de cliente o producto se despliega.

5. Entre la cantidad enviada para cada factura. Si no tiene
suficientes unidades, el siguiente mensaje de error se
despliega, Producto actualmente agotado.

IDEA: Pulse Ayuda desde el cuadro de dialogo
Pendientes para descripcin detallada de cada campo.

6. Pulse Aceptar para llenar los artculos Pendientes.
DacEasy crea una factura no posteada para el cliente.

El campo Su # de la nueva factura contiene la palabra
Pendiente y el campo Mi # despliega la fecha de
generacin con formato AAMMDD.

Purgar Artculos Pendientes.
9-41
Reportes De Cuentas Por Cobrar
DacEasy para Windows incluye un numero de reportes que
puede imprimir para ver la actividad del cliente. El reporte
comnmente mas usado se explica a continuacin.

Imprimir Los Estados De Clientes
DacEasy permite que imprima estados para clientes. Puede
personalizar la impresin de los estados en papel plano o en
formularios pre-impresos.

Imprimir Estados Del Cliente

Reportes, y seleccione Estados de Cuenta. El cuadro
de dilogo Estados de Cliente se despliega.


9-42
Nota: el estado del cliente se imprime usando el formulario por defecto. Para editar
un formato o seleccionar uno nuevo, refirase al Capitulo 5 Iniciando.

3. Pulse Aceptar para accesar el cuadro de dialogo de

Nota: Si escoge Seleccin en el campo Alcance, la ventana Seleccin Registro se
despliega. Pulse Seleccin para fijar la seleccin del estatus de clientes. Puede
tambin pulsar Mas Copias o Menos Copias para editar el numero de copias a
imprimir. Pulse Proceso para accesar el cuadro de dialogo Disposicin del Reporte.


Imprimiendo El Reporte Saldos Por
Vencimiento Cuentas Por Cobrar.
El Reporte de Saldo por Vencimiento de Cuentas por Cobrar
permite ver el total que cada cliente le debe. El calendario de
vencimiento muestra cuales facturas estn vencidas y cuales
todava no estn vencidas. Puede modificar el calendario de
vencimiento de acuerdo a sus necesidades. Todas las
facturas, pagos dbitos y crditos no posteadas aparecen en el
reporte. Puede excluir todas las facturas pagadas
seleccionando No en la opcin Incluye facturas pagadas desde
el cuadro de dialogo Reporte de Saldos por Vencimiento.
Puede tambin correr la rutina de Fin de Periodo para eliminar
las facturas pagadas. Si no ha limpiado ningn pago, refirase
a la gua problemas en Ayuda en lnea.

9-43
Imprimir Reporte De Saldos Por Vencimiento
Reportes, y entonces seleccione Antigedad. El
cuadro de dialogo Reporte de Saldos por
Vencimiento se despliega.

2. Complete los campos apropiados

Disposicin de Reporte.



Imprimir cartas
Imprimir Etiquetas
Imprimir Listados
Alinear el papel continuo para imprimir.
9-44
Fusionando Informacin del Cliente
con Microsoft Word
La estructura de DacEasy permite la integracin con Microsoft
Word, ya que permite emigrar los datos de los clientes a
documentos de Word 97 o 2000. Utilice esta caracterstica para
crear cartas profesionales que incluyan informaciones de sus
clientes. Puede enviar email o puede imprimir esos
documentos directamente desde DaEasy o accesar los
documentos desde Word.
Puedes emigrar un solo registro o rango de datos en particular.

Como combinar datos de clientes con un documento de
Microsoft Word.

1. Muestre los datos de un cliente en la pantalla de Editar
Clientes, haga clic en Correspondencia la pantalla de
Trabajos de Combinar Correspondencia Directa se
despliega.

2. Digite el nombre del trabajo o pulse Buscar para
9-45
compaa.
correspondencia.
4. Digite la fecha de cierre.
5. Complete las opciones restante.
siguientes mtodos:
Visualizar el reporte en Word. Presione Ver Trabajo

9-46

Como combinar los registros de varios clientes a un archivo
de Word

Reportes, y seleccione Combinar Correspondencia.
La pantalla de Trabajo de Combinar Correspondencia se
despliega.

2. Digite el nombre del trabajo o presione Buscar para
seleccionar uno existente.
9-47
compaa.
correspondencia.
4. Complete cada campo en el rea de Opciones
Filtrar/Ordenar.
siguientes mtodos:
6. Visualizar el reporte en Word. Presione Ver Trabajo

10-1
C Ca ap pi it tu ul lo o 1 10 0
Trabajando con Inventario
El inventario es un activo importante en todos los negocios y
necesita ser estrechamente monitoriado. Si entra la
informacin del producto como se describe en el captulo 5,
Configuracin ya debe estar informado de las poderosas
funciones de control de Inventario disponibles en DacEasy
Contabilidad para Windows. El captulo 8 le muestra como
incrementar niveles de inventario registrando compras desde
sus suplidores. El captulo 9 Trabajando con clientes muestra
como reduce los niveles de inventario vendiendo productos a
sus clientes. Este captulo explica como ajustar niveles de
inventario ensamblando productos y registrando el conteo de
inventario Fsico.

Use el mdulo de Ensamble si fabrica productos en su negocio
(productos terminados) para productos individuales
(componentes) DacEasy ajusta los niveles de inventario de
acuerdo a la disminucin del valor disponible de cada
componente e incrementa el valor disponible de cada producto
terminado.

En ocasiones, necesita ajustar el inventario contado del
sistema para igualar su conteo en el inventario Fsico. Los
artculos deteriorados, despojados o robados, pueden causar
10-2
discrepancia entre el conteo Fsico y el conteo del sistema.
Puede hacer un ajuste con el mdulo de Inventario Fsico y
conciliar el inventario del sistema con el conteo fsico.


Anexando notas para registros de productos
Viendo historial de transaccin de producto
Reasignando precios

Capitulo 10: Trabajando con Inventario

10-3
Usando el mdulo de ensamble
Cuando ensamble un producto, DacEasy toma los
componentes del inventario y los transfiere para el producto
nuevo. Los componentes pueden ser de productos y servicios.
Un componente de un producto puede tener su propia lista de
componente, adems debe permitir el desensamble. Puede
desensamblar productos para regresar los componentes al
inventario.

Agregando lista de componentes
El primer paso para usar el mdulo de ensamble es agregar
una lista de componentes para cada producto terminado. Una
lista de componentes es una lista de cada producto usado para
fabricar un producto y la cantidad de componente necesitada
para fabricar un producto terminado.

Para agregar o editar una lista de componentes

1. Seleccione Productos desde el men Edicin. El cuadro
de dilogo Editar Productos se despliega.

2. Entre el cdigo de producto o pulse Buscar y seleccione
un producto desde la lista que se despliega.

3. Pulse Opciones y seleccione Lista Componentes. El
cuadro de dilogo Entrada de Lista de Componentes se
despliega.

10-4

4. Entre cada producto requerido para fabricar un producto
ensamblado y el nmero de unidades requeridas (basado
en la fraccin de compra).

Idea: Pulse Ayuda desde el cuadro de dilogo Entrada Lista de
Componentes para una descripcin ms detallada de cada campo.

5. Pulse Aceptar para salvar la lista de componentes y
regresar al cuadro de dilogo Editar Productos.

Idea: Seleccione Si en el campo Kit Ensamblado para imprimir la
lista de componente en la factura cuando el producto sea vendido.


Imprimiendo una factura de materiales
Ajuste global de lista de componentes


10-5
Entrando transacciones de
ensamble
Despus de agregar una lista de componente para un
producto terminado, puede ensamblar componentes dentro de
un producto terminado usando el mdulo de ensamble. Debe
tener todas las transacciones posteadas de los mdulos de
Compras, Facturacin, e Inventario Fsico antes de entrar una
transaccin de ensamble. En adicin, Control de Costo, Punto
de Ventas y Toma de Pedidos deben estar posteados si estn
en interface con esos programas adicionales.

Para entrar una transaccin de ensamble

1. Seleccione Ensamble desde el men Transaccin. El
cuadro de dilogo Entrada de Transaccin de Ensamble se
despliega.

Nota: Todas las transacciones de Facturas, Compras e
Inventario Fsico deben ser posteadas antes de entrar una
transaccin de ensamble. Si recibe un error, debe Postear el
mdulo especificado antes entrar al mdulo de Ensamble.
10-6

2. Presione Enter en el campo Nmero y DacEasy asigna el
prximo nmero disponible a la transaccin.

3. Complete los campos de informacin de la transaccin.

4. Complete los campos de informacin del producto.
Seleccione Ensamblar para fabricar el producto. Para
anular un producto terminado seleccione Desensamblar.

5. Avance el rea de detalle de la transaccin. Cada
componente requerido para fabricar un producto terminado
se despliega junto con el nmero de unidades disponibles,
necesitado y faltante.

6. Si un nmero se despliega en el campo Faltante, puede
anular la cantidad escribiendo en el campo Sobrepasa.
Cuando una transaccin es posteada, DacEasy solo reduce
el nmero de unidades disponible desde las cantidades de
los componentes anulados.

10-7

Importante: No desensamble un producto si lo ensambla
con un componente anulado. Haciendo esto causa un
nmero incorrecto de unidades para los componentes;
DacEasy regresa el nmero total de unidades para los
componentes anulados para el inventario, con respecto al
nmero usado.

Idea: Pulse Ayuda desde el cuadro de dilogo Entrada de
Transaccin de Ensamble para una descripcin ms

7. Pulse Aceptar para salvar la transaccin. Las unidades
encargadas para cada componente incrementan para las
transacciones de ensamble.


Editando transacciones de ensamble
Borrando transacciones de ensamble

10-8
Detrs de Escena
Cuando salve una transaccin de Ensamble, DacEasy actualiza
los siguientes archivos.

DacEasy actualiza el archivo de producto incrementando las
unidades encargadas para los componentes de productos
terminados en una transaccin de ensamble.

DacEasy actualiza el archivo de producto incrementando las
unidades encargadas para productos terminados en una
transaccin de desensamble.

Los archivos de Encabezado de Ensamble y de Detalle
incluye la nueva transaccin. Puede imprimir el Diario de
Ensamble para ver la nueva transaccin.


10-9
Verificando transacciones de
ensamble
Despus de ensamblar su producto terminado, imprima el
Diario de Ensamble para verificar la exactitud de las entradas
antes del posteo. Imprimir el diario antes del posteo se
requiere a menos que cambie lo predefinido en el cuadro de
dilogo Opciones del Mayor (pulse Mayor desde el cuadro de
dilogo Preferencias del Sistema) Recomendamos imprimir
el diario antes de postear. Localizando y corrigiendo entradas
errneas antes de postear es mucho ms fcil corregirlas que
despus de haber posteado.

Para imprimir el diario de ensamble

1. Seleccione Ensamble desde el men Diario. El cuadro
de dilogo Diario de Ensamble se despliega.

2. Seleccione Diario como el tipo de Reporte.

10-10
3. Complete el campo Fecha. El perodo relacionado con esa
fecha se despliega. Todas las transacciones sin postear
dentro del perodo se imprimen en el diario.

Idea: Pulse Ayuda desde el cuadro de dilogo Diario
de Ensamble para una descripcin ms detallada de
cada campo.

4. Pulse Aceptar. El cuadro de dilogo Disposicin de



Imprimiendo el Listado.


10-11
Posteando Ensamble

El proceso de Posteo actualiza el Mayor General cuando incluye
un servicio en una transaccin de ensamble y actualiza los
balances de la cuenta apropiada. En adicin, la disponibilidad
en dinero y las unidades disponibles de sus componentes y
productos terminados son actualizados.

No hay reglas de cuando postear; sin embargo, es fcil de
localizar errores si postea frecuentemente. Si su negocio tiene
un alto volumen de actividad, debe decidir postear
diariamente. De lo contrario, solo necesitar postear semanal o
mensualmente. Porque el proceso de posteo actualiza el Mayor
General, postee antes de imprimir sus reportes para incluir la
actividad mas reciente.

Para postear un ensamble

1. Seleccione Ensamble desde el men Asentar. El
cuadro de dilogo Posteo de Ensamble se despliega.

10-12
Idea: Es importante hacer un backup antes de
postear. Si no ha hecho un backup, haga uno antes
de proceder. Pulse Backup desde el cuadro de
dilogo Asentando Ensamble para accesar al cuadro
de dilogo Backup/Restaurar Archivo. Pulse
Ayuda desde el cuadro de dilogo para informacin
adicional.

2. Entre la fecha que corresponde al perodo a postear.
Todas las transacciones sin postear para el perodo
son posteadas.

3. Seleccione No en el campo Borrar Transacciones
Despus De Postear para retener las transacciones
despus de postear.

4. Pulse Aceptar. Cada transaccin se despliega segn
estn siendo posteadas. Cuando el proceso es
completado se despliega la ventana Resultados del
Posteo.

Nota: Si el total de dbitos no es igual al total de crditos, restaure
su ultimo backup, corra Recobrar y Verificar en sus archivos de
datos, y entonces repita el proceso de posteo. Refirase al captulo 3
Empezando para mas informacin corriendo utilitarios de
archivos.



10-13
Detrs de Escena
Cuando postea una transaccin de ensamble que incluye
servicios, DacEasy realiza la siguiente contabilidad detrs de
escena (internamente):

DacEasy debita la cuenta de inventario para los artculos
que han sido ensamblados. DacEasy acredita la labor
directa especificada en el cuadro de dilogo Cuenta de
Interfaces.

DacEasy acredita la cuenta de inventario para los artculos
que han sido desensamblados. DacEasy debita la cuenta
labor directa.

Cuando postea transacciones de ensamble, DacEasy actualiza
los siguientes archivos:

El catlogo de cuentas incluye una nueva cuenta de
balances si esta ensamblando artculos que incluyen
servicios. DacEasy actualiza el perodo y balances corrientes
de las cuentas as como las cuentas generales a las cuales
reportan. Imprima todos los reportes financieros para ver
los cambios en los balances de las cuentas.

DacEasy actualiza el Encabezado de Mayor General y los
archivos de Detalle con una transaccin sumarizada y
posteada. El cdigo de diario para la transaccin que postea
el Mayor General es AS. Imprima el Listado de Mayor
General para ver las transacciones sumarizadas.

DacEasy actualiza el archivo de producto con una reduccin
en el inventario de componente y un incremento en el
inventario de productos terminados. Las unidades
10-14
encargadas son removidas y el costo de componentes es
transferido para el costo de productos terminados. Imprima
el Reporte Historial de Productos para ver los cambios en
las unidades y dinero disponible.

DacEasy actualiza la transaccin de ensamble como
posteada. Imprima el Listado de Ensamble para ver las

DacEasy actualiza el archivo Actividad Detallada de
Producto si el campo Seguir Transaccin Histrica de
Producto es configurado Si en el cuadro de dilogo
Preferencias del Sistema. Vea el historial de producto desde
el cuadro de dilogo Editar Productos o imprima el Reporte
Detallado de Actividad de Producto.

Tema de ayuda relacionado.

Reversando transacciones de ensamble posteadas

10-15
Imprimiendo reportes de ensamble

DacEasy incluye los siguientes reportes de ensamble:

Reporte de Ensamble --Imprime todos los productos
con una lista de componentes para el producto.

Anlisis de Componentes--Lista cada producto incluido
en una lista de componentes, el producto incluye la lista
de componente y el nmero de unidades requerida para
fabricar el producto.

Para imprimir reportes de ensamble

1. Seleccione Ensamble desde el men Reportes, y
entonces seleccione el reporte para imprimir. Un
cuadro de dilogo se despliega para que seleccione
el registro a incluir en el reporte.


Idea: Pulse Ayuda para una descripcin ms

3. Pulse Aceptar para accesar al cuadro de dilogo

4. Seleccione la opcin de salida y pulse Aceptar
para comenzar a imprimir.

10-16
Usando el Mdulo de Inventario
Fsico
Use el mdulo de inventario Fsico para ajustar las cantidades
de inventario en DacEasy Contabilidad para Windows que
difiere de la actual cantidad fsica contada. Las discrepancias
tpicamente resultan de los daos, robos o errores en la
entrada de datos.

Imprimiendo hoja de conteo.
Imprima la Hoja De Conteo para ayudarlo a registrar las
cantidades de su inventario Fsico. Puede imprimir Hojas de
Conteo para todos o un rango de productos.

Para imprimir hoja de conteo

1. Seleccione Inventario desde el men Reportes, y
entonces seleccione Hoja de Conteo. El cuadro de
dilogo Hoja de Contar Producto se despliega.


10-17

2. Seleccione el rango de producto para incluir o acepte lo
predefinido para incluir todos los productos en el reporte.

3. Pulse Aceptar para accesar al cuadro de dilogo de


10-18
Entrando cuentas de Inventario
Fsico
Antes de entrar ajustes a su inventario, debe postear todas
las compras, ventas y transacciones de ensamble. Si adems
est usando Control de Costo, Toma de Pedido y Punto de
Venta y algunos de esos mdulos externos que estn integrado
con DacEasy Contabilidad, postee todas las transacciones en el
mdulo externo para actualizar primero el inventario. Despus
que todas las transacciones sean posteadas, use los siguientes
pasos para entrar el inventario Fsico.

Para entrar una transaccin de inventario Fsico

1. Seleccione Inventario Fsico desde el men
Transaccin. El cuadro de dilogo Inventario Fsico se
despliega.

Nota: Todas las compras, facturas y transacciones de ensamble
deben ser posteadas antes de accesar al cuadro de dilogo
Inventario Fsico. En adicin, es importante que postee Control de
Costo, Toma de Pedido, Punto de Venta si estn integrados con
DacEasy Contabilidad. Si recibe un error, postee el mdulo
especificado antes de entrar al mdulo de inventario Fsico.


10-19

2. Entre el cdigo del producto o Pulse Buscar y seleccione
el producto.

3. Entre la cantidad fsica contada (basada en la fraccin de
compra) en el campo contado. Si el producto ya existe
en la transaccin, un valor se despliega en el campo
Contado. Para cambiar la cantidad contada
anteriormente, entre la cantidad para sumar o restar la
cantidad anterior. La nueva cantidad contada se
despliega en el campo Total.

Inventario Fsico para una descripcin mas detallada.


10-20
Detrs de Escena

Cuando salve una transaccin de inventario Fsico, DacEasy
actualiza el siguiente archivo.

El archivo de inventario Fsico incluye la nueva transaccin. Puede
imprimir el Diario de Inventario Fsico para ver la nueva transaccin.


Editando transacciones de inventario Fsico
Borrando transacciones de inventario Fsico


10-21
Verificando transacciones de
inventario Fsico
Despus de entrar sus inventarios contado, imprima el Diario
de Inventario Fsico para verificar las entradas antes del
posteo. Imprima el diario antes del posteo a menos que
cambie lo predefinido en el cuadro de dilogo Opciones del
Mayor (pulse Mayores desde el cuadro de dilogo
Preferencias del Sistema). Recomendamos imprimir el
diario antes de postear de forma obligatoria. Localizando y
corrigiendo errores antes de postear es mucho mas fcil que
corregir las entradas despus del posteo.

Para imprimir el diario de inventario Fsico

1. Seleccione Inventario Fsico desde el men Diarios. El
cuadro de dilogo Disposicin de Reporte se
despliega.
2. Seleccione la salida y pulse Aceptar.

10-22
Posteando inventario Fsico
El proceso de posteo actualiza el Mayor General con la entrada
en el mdulo de Inventario Fsico y actualiza los balances de
Inventario y Costo de Mercanca Vendida. Tiene que postear su
inventario Fsico antes de entrar compras, facturas o
transacciones de ensamble.

Para postear Inventario Fsico

1. Seleccione Inventario Fsico desde el men Asentar.
El cuadro de dilogo Asentando Inventario Fsico se
despliega.

Idea: Es importante hacer un backup antes de postear.
Si no ha hecho un backup, haga uno antes de proceder.
Pulse Backup desde el cuadro d dilogo Posteo de
Ensamble para accesar al cuadro de dilogo
Backup/Restaurar Archivo. Pulse Ayuda desde el
cuadro de dilogo para informacin adicional.

2. Entre la fecha que corresponde al perodo posteado. Esta
fecha es usada para actualizar el Mayor General.


10-23
3. Pulse Aceptar. Cada transaccin desplegada est siendo
posteada. Cuando el proceso es completado se despliega
la ventana Resultados del Posteo.

Nota: Si el total de dbitos no es igual al total de crditos, restaure
su ultimo backup, corra Recobrar y Verificar en sus archivos d datos,
y entonces repita el proceso de posteo. Refirase al captulo 3
Empezando para mas informacin corriendo utilitarios de archivos.


Detrs de Escena
Cuando postea una transaccin de Inventario Fsico, DacEasy
realiza la siguiente contabilidad detrs de escena
(internamente):

DacEasy debita la cuenta de inventario y acredita las
cuentas apropiadas de costo de venta cuando hay es
aumento neto en inventario.

DacEasy acredita la cuenta de inventario y debita las
cuentas apropiadas de costo de venta si es una disminucin
neta en inventario.

Cuando postea transacciones de Inventario Fsico, DacEasy

El archivo Catalogo de Cuentas incluye nuevo balances de
cuentas. DacEasy actualiza el perodo y los balances
corrientes de las cuentas as como las cuentas generales a
las cuales reportan. Puede imprimir todos los reportes
cuentas.
10-24

DacEasy actualiza el archivo de Encabezado de Mayor
General y el de Detalle con una transaccin sumarizada. El
cdigo de diario para la transaccin que postea al Mayor
General es IN. Puede imprimir el Listado de Mayor General
para ver la transaccin sumarizada.

DacEasy actualiza el archivo de producto con un cambio en
la disponibilidad de dinero y unidades de artculos en el
ajuste. Puede imprimir el Reporte Historial de Productos
para ver los cambios en las unidades y dinero disponible.

DacEasy actualiza mueve la transaccin desde el archivo de
Inventario Fsico.

Si selecciona Si en el archivo Seguir Historial de Transaccin
de Producto en el cuadro de dilogo Preferencias del
Sistema. DacEasy actualiza el archivo Detalle de Actividad
de Producto para cada articulo entrado en el ajuste. Vea la
actividad para cada producto en el cuadro de dilogo Editar
Producto para imprimir un Reporte Detallado de Actividad
de Producto.


10-25
Entrando Ajustes de Inventario
Use la caracterstica de Ajuste de Inventario para transferir
artculos de un almacn a otro o ajustar cantidades del
inventario en DacEasy sin afectar balances de clientes o
suplidores.

Entrar un ajuste de inventario
1. Seleccione Ajuste de Inventario desde el men
Transaccin. La pantalla de Ajuste de Inventario se
despliega.

2. Presione Enter en el campo Numero para asignar el
prximo numero disponible.
3. Edite la fecha si es necesario.
4. Seleccione el tipo de transaccin.
5. Complete los campos restantes basndose en la
seleccin en el campo Tipo.
10-26
Incrementar. Si selecciona Incrementar en Tipo,
seleccione el producto que esta ajustando en el campo
Articulo. Digite el numero de unidades aadidas y la
cantidad. Seleccione la cuenta, sta se actualizar cuando
se grabe la transaccin.
Decrementar. Si selecciona Decrementar en Tipo,
seleccione el producto que esta ajustando en el campo
Articulo. Digite el numero de unidades a ser reducidas y
seleccione la cuenta, sta se actualizar cuando se grabe la
transaccin.
Transferir. Si selecciona Transferir en Tipo, seleccione el
producto a transferir en el campo Desde Articulo, y
seleccione el producto al que transfiere en el campo Hasta
Articulo. Digite el numero de unidades a ser transferidas.
Idea: presione Ayuda desde la pantalla de Ajuste de
Inventario para una descripcin mas detallada de cada
campo.
6. Presione Aceptar para guardar la transaccin. DacEasy
postea la transaccin en lnea.

Detrs de Escena.
Cuando guarda una transaccin de ajuste de inventario,
DacEasy realiza las siguientes operaciones detrs de escena
(internamente):
Nota: una transferencia no afecta los balances de las
cuentas.
DacEasy actualiza la cuenta de Inventario en el cuadro de
dialogo de Cuentas de Interface. La cuenta es debitada
cuando se selecciona como tipo de transaccin Incrementar.

10-27
La cuenta es acreditada cuando se selecciona Decrementar
en tipo de transaccin.
DacEasy actualiza la cuenta especificada en la transaccin.
La cuenta es acreditada cuando se selecciona Incrementar
en tipo de transaccin y es debitada cuando se selecciona
Decrementar.

Cuando guarda una transaccin de ajuste de inventario,
DacEasy actualiza los siguientes archivos:
Actualiza el detalle de una transaccin de producto.
Imprima el Listado de Ajuste de Inventario para ver las
transacciones.
El archivo Catalogo de Cuentas incluye nuevo balances de
cuentas. DacEasy actualiza el perodo y los balances
corrientes de las cuentas as como las cuentas generales a
las cuales reportan. Puede imprimir todos los reportes
cuentas.
DacEasy actualiza el archivo de Encabezado de Mayor
General y el de Detalle con una transaccin sumarizada. El
cdigo de diario para la transaccin que postea al Mayor
General es IA. Puede imprimir el Listado de Mayor General
para ver la transaccin sumarizada.

Editando ajustes de inventarios.
10-28
Imprimiendo reportes de
inventario
DacEasy incluye los siguientes reportes de inventario y
servicios:

Listado de Producto Incluye toda la informacin en
el registro de producto sin informacin de balance.

Listado de Servicio Lista toda la informacin de
registro de servicio e informacin histrica.

Listado de Precio Lista los precios de costo y de
ventas para cada producto. Puede codificar el costo para
asegurarse que slo las personas autorizadas tengan
acceso a esta informacin.

Tabla de Precio Lista cada tabla de precio y las
condiciones que debe conocer para recibir la tabla de
precio.

Reporte Histrico Accese a la opcin Reporte de
Actividad para imprimir un reporte que liste cada
producto con balance e informacin histrica.

Detalle de Actividad --- Un rastro de auditoria del
movimiento de producto. Lista cada producto y las
transacciones que incluye cada producto.

Reporte de Alerta--- Lista cada tope de producto o
baja hasta la mnima cantidad especificada para el

10-29
producto, las unidades disponibles y la cantidad para
reordenar.

Hoja de Conteo-- Lista la informacin acerca de cada
producto, incluyendo la fraccin, y un espacio para
registrar el nmero actual de unidades y cualquier nota.

Para imprimir reportes de inventario

1. Seleccione Inventario desde el men Reportes, y
seleccione el reporte a imprimir. Un cuadro de dilogo se
despliega para que seleccione el registro a imprimir.


Idea: Pulse Ayuda para una descripcin ms



Temas de Ayuda relacionadas

Imprimiendo etiquetas.

11-1
C Ca ap p t tu ul lo o 1 11 1
Banco
DacEasy Contabilidad para Windows incluye un poderoso
mdulo de Banco que permite registrar recibos, pagos y
entonces reconciliar la actividad de su estado bancario. Si esta
dando seguimiento a sus cuentas por cobrar y cuentas por
pagar, puede aplicar los pagos a las facturas apropiadas
usando el mdulo de Banco.

Usando este mdulo, debe identificar por lo menos una cuenta
conciliable en su catlogo de cuentas.

Si esta usando la estructura de un catlogo de cuentas
ejemplo, puede poner como cuenta conciliable la 11021.

Si esta usando su propia estructura de catlogo, designe una
cuenta de activo tal como la cuenta bancaria, como
conciliable.

Entre, imprima y asiente sus transacciones de banco en un
cierto orden. Use la siguiente lista de chequeo como una gua
general para procesar las actividades diarias de banco.

11-2
Lista De Chequeo Mdulo De Banco

Actualizar Cuentas por Pagar entrando transacciones en
el mdulo de Compras, Cuentas por Pagar o ambos.

Actualizar Cuentas por Cobrar entrando transacciones en
el mdulo de Ventas, Cuentas por Cobrar o ambos.

Imprimir reporte de Pagos, para priorizar los pagos a
Suplidores.

Entre pagos para saldar facturas o, para pagos sin
facturas o aplicar un pago afectando directamente una
cuenta del Mayor General.

Hacer ajustes necesarios, por ejemplo, aplicar un avance
a una factura.

Generar algn pago recurrente.

Imprimir cheques computarizados.

Imprimir Diario de Banco para el perodo a ser posteado.

Hacer Copia de seguridad (Backup) de sus datos.

Postear el mdulo de banco para el perodo (sino fue
seleccionado el posteo en lnea)

Imprimir registros de cheques.

Imprimir la Conciliacin Sumarizada. Use este resumen
para ayudar a conciliar su estado bancario que recibe de
su banco.

Conciliar el estado bancario para cada mes.
Captulo 11: Banco
11-3


Editando contador de banco
11-4
Entrando Recibos
Use el cuadro de dilogo de Recibos/Depsitos para entrar
los depsitos a su cuenta de banco. Cuando entra un depsito
en el banco, debe usar el cuadro de dilogo Recibos, para
entrar la transaccin si quiere usar la funcin conciliacin para
conciliar su estado bancario con los datos mantenido en
DacEasy Contabilidad para Windows.

Cuando entra un recibo, el detalle de la transaccin depender
del tipo de recibo a entrar. Una lista de facturas abiertas se
desplegara si esta registrando un recibo desde un Cliente o
Suplidor tipo abierto o balance acumulado. Aplique el recibo a
la factura apropiada.

Cuando selecciona MG en el campo Pagado Desde o selecciona
un cliente o Suplidor tipo De Contado, usted entrara una o
ms cuentas del mayor general en el detalle de la transaccin.
Por ejemplo, seleccione MG en el campo Pagado Desde para
registrar un impuesto devuelto o un pago de dividendos.

Para Entrar Recibos:

1. Seleccione Efectivo desde el men Transaccin, y
entonces seleccione Recibos. El cuadro de dilogo de
Recibos se despliega.

Captulo 11: Banco
11-5

2. Presione Enter para asignar un nuevo nmero de
transaccin.

3. Complete cada campo en el rea de encabezado de la
transaccin. La cuenta entrada en el campo Banco que
introdujo en la tabla de interfaces es la que se despliega
en el campo Banco, de todos modos, puede entrar una
cuenta de banco diferente o pulse Buscar desde el
campo y seleccione una cuenta de banco diferente.

Idea: Cuando MG es seleccionado en el campo Pagado
Desde, puede seleccionar un cliente o Suplidor en el
campo Cdigo para hacer referencia al pago, sin
embargo el cliente o Suplidor no es afectado con el
recibo.

4. Avance al rea de detalle de la transaccin. La
informacin que se despliega depende de su seleccin en
el campo Pagado Desde. Para clientes tipo Abierto o
Acumulado, se despliega cada factura. Entre el monto
por aplicar a cada factura en la columna Aplicado.

11-6
Para clientes y Suplidores tipo De Contado o si selecciona
MG en el campo Pagado Desde, entre cada cuenta que
va afectar y el monto en el campo aplicado.

Idea: Pulse Ayuda desde el cuadro de dilogo Recibos
para descripcin detallada de cada campo.


Nota: El campo Aplicar debe ser cero antes de que pueda salvar la
transaccin.

Detrs De Escena

Cuando salva una transaccin de Banco, DacEasy actualiza los

Los archivos del Encabezado y Detalle incluyen la nueva
transaccin. DacEasy marca la transaccin como no
posteada. Puede imprimir el diario de Banco y el Reporte
de Ingreso para ver la nueva transaccin.

Si el recibo fue desde un cliente o Suplidor tipo De Contado
o Balance, DacEasy actualiza el archivo de las cuentas por
cobrar y cuentas por pagar esos archivos contienen
informacin del saldo por antigedad y el estado de
cuentas. El saldo por antigedad indica la transaccin no
posteada con un asterisco en la columna Cdigo.

Si est activa la funcin de posteo en lnea, DacEasy
actualiza los archivos apropiados. Para una lista de los
archivos actualizados, refirase a Detrs de Escena en la
seccin Posteando Banco.

Captulo 11: Banco
11-7
Si escogi rastrear las informaciones histricas de clientes y
suplidores en el cuadro de dialogo Preferencias del Sistema,
estos archivos se actualizaran.


Editando un recibo
Borrando un recibo
Entrando un cheque devuelto de un Suplidor

11-8
Entrando Pagos
El cuadro de dilogo Pagos permite entrar pagos hechos
desde sus cuentas de banco. Cuando registra un cheque, debe
usar este cuadro de dilogo para entrar la transaccin si quiere
usar la funcin de conciliacin bancaria de su estado de banco
con los datos mantenidos en DacEasy Contabilidad para
Windows.

Cuando entra un pago, el detalle de la transaccin depender
del tipo de pago que entre. Una lista de facturas abiertas se
desplegar si esta registrando pagos a clientes o Suplidores
tipo De Contado o Acumulado. Aplique el pago a las facturas
apropiadas.

Cuando selecciona MG en el campo Pagada Desde o selecciona
cliente o Suplidor con tipo De Contado, entrara una o ms
cuentas del Mayor General en el detalle de la transaccin. Por
ejemplo, seleccione MG en el campo Pagado Desde para
registrar un pago contra entrega (COD).

Para Entrar Un Pago:

entonces seleccione Pagos. El cuadro de dilogo
Pagos se despliega.

Captulo 11: Banco
11-9

2. Presione Enter para asignar un nuevo nmero de
transaccin.

3. Complete cada campo en el rea de la transaccin

Idea: Cuando MG es seleccionado en el campo
Pagado Desde, puede todava seleccionar un cliente o
Suplidor en el campo cdigo. Esa informacin se
imprime en el cheque computarizado. La cuenta del
cliente o Suplidor no es afectada con el pago.

4. Avance al rea de detalle de la transaccin. La
informacin que se despliega depende de su seleccin
en el campo Pagado Desde. Para clientes tipo Abierto
o Acumulado, se despliega cada factura. Entre el
monto por aplicar a cada factura en la columna
Aplicado

Nota: Puede pagar hasta 14 facturas en una simple transaccin.

11-10
Para clientes y Suplidores tipo De Contado o si
selecciona MG en el campo Pagado Desde, entre cada
cuenta que va afectar y el monto en el campo
aplicado.

Idea: Pulse Ayuda desde el cuadro de dilogo Pagos
para descripcin detallada de cada campo


Nota: El campo Aplicar debe ser cero antes de que pueda salvar la
transaccin.

Detrs De Escena

Cuando salva un pago, DacEasy actualiza los siguientes
archivos:

Los archivos Encabezado y Detalle incluyen la nueva
transaccin. DacEasy marca la transaccin como no
posteada. Puede imprimir el Diario de Banco y Reporte
de Desembolsos para ver la nueva transaccin.

Si el pago fue aplicado a un cliente o Suplidor tipo
abierto o acumulado, DacEasy actualiza el archivo de
Facturas Abiertas De Cuentas Por Pagar Y Cuentas Por
Cobrar. Esos archivos contienen informacin que se
imprime en el reporte de vencimiento y estado de
cuenta. El reporte de vencimiento indica la transaccin
como no posteada marcada con un asterisco en la
columna Cdigo.

Si est activa la funcin de Posteo En Lnea, DacEasy
actualiza los archivos apropiados. Para una lista de los
archivos actualizados, refirase a Detrs de Escena en
la seccin Posteando Banco.
Captulo 11: Banco
11-11

Nota: Los cheques computarizados deben ser impresos por el punto
de entrada para que el posteo en lnea pueda ocurrir.

Temas De Ayuda Relacionados:

Editando pagos
Borrando pagos
Entrando cheques devueltos de clientes
Transfiriendo fondos entre cuentas
Haciendo una nota de crdito a una cuenta por pagar

11-12
Consolidando Facturas

La funcin Ajuste de Banco permite aplicar pagos a facturas y
consolidar los balances de facturas. El uso ms comn para
esta rutina es aplicar avances a facturas. Otra forma de
ajustes consiste en aplicar crditos o sobrepagas a balances
de facturas y corregir entradas hechas con un nmero de
facturas equivocadas.

Para Entrar Un Ajuste De Banco

entonces seleccione Ajustes. El cuadro de dilogo
Ajustes se despliega.

2. Presione Enter para asignar el nuevo nmero de
transaccin.

3. Seleccione el cliente o Suplidor al cual le esta
entrando el ajuste. Cuando entre la porcin del detalle
de la transaccin, cada factura abierta se despliega.

Captulo 11: Banco
11-13
Nota: Los campos Aplicado y Aplicar en el encabezado de la
transaccin son actualizados cuando entre los montos en el campo
Aplicado en el detalle de la transaccin.

4. Entre el ajuste en la columna Aplicar para cada
factura (Entre un monto negativo para ajustar un
monto positivo y un monto positivo para ajustar un
monto negativo). Puede ajustar varias facturas si es
necesario.

Por ejemplo, asuma que tiene un avance por 1000.00,
de la factura 0001 por 700.00 y la factura 0002 por
200.00. Para aplicar el avance a ambas facturas,
entre los siguientes montos en la columna Aplicar:
900.00 para el avance, -700.00 para la factura 0001
y 200 para la factura 0002. El avance tendra
entonces un balance de $100.00 (-1000+900) y las
facturas tendra balance cero.

Ajustes, para informacin detallada de cada campo.

5. Pulse Aceptar para salvar la transaccin. El ajuste se
adicionara al archivo de facturas abiertas como una
transaccin de banco no posteada

Nota: el campo Aplicar debe estar en cero antes de salvar la
transaccin.

11-14
Detrs De Escena
Cuando salva un ajuste, los siguientes archivos son afectados:

Los archivos del encabezado y detalle de banco incluyen
la nueva transaccin. DacEasy marca como no posteada.
Puede imprimir el Diario de Banco para ver la nueva
transaccin.
Cuentas por Cobrar por el ajuste al cliente y Cuentas
por Pagar para el archivo del Suplidor. Esta informacin
se imprime en el reporte de saldos por antigedad y en
los estados de cuenta. El reporte de saldos por
antigedad indica la transaccin no posteada con un
asterisco en la columna Cdigo.
Si est activa la caracterstica de Posteo en Lnea,
DacEasy actualiza los archivos apropiados. Para una lista
de los archivos que son actualizados refirase a Detrs
de Escena en la seccin de posteo de Banco.
Captulo 11: Banco
11-15
Entrando Pagos Recurrentes
Si entra pagos idnticos y regulares, ntrelos como una
transaccin recurrente. DacEasy puede duplicar la transaccin
desde la transaccin original cada vez que escoja generar el
pago. Esto le es til para pagos como alquiler o documentos
por pagar. Puede entrar cualquier pago como transaccin
recurrente donde la distribucin es a una cuenta del mayor
general u otra Cuenta Por Cobrar o Cuentas Por Pagar.

Nota: puede solo compensar al Mayor General o
clientes/Suplidores tipo Contado.

Para Entrar Un Pago Recurrente

1. Seleccione Recurrentes Entradas desde el men
Transaccin, y entonces seleccione Pagos. El cuadro
de dilogo Pagos Recurrentes se despliega.

2. Asigne el grupo a la transaccin. Puede generar mltiples
pagos al mismo tiempo asignando mltiples
transacciones del mismo grupo. Para seleccionar un
grupo existente, pulse Buscar y seleccione el grupo
desde la lista que se despliega.
11-16

3. Asigne el nmero de transaccin y seleccione el tipo
cheque.

4. Seleccione el tipo de pago en el campo Aplicar A: .

Nota: Usted solo puede entrar pagos recurrentes para Suplidores o
clientes tipo Contado.

5. Entre el cdigo de cliente o Suplidor. Si selecciona MG
en campo Pago A: , puede todava seleccionar un cliente
o Suplidor en el campo cdigo. Esta informacin se
imprime en el cheque computarizado, sin embargo el
cliente o Suplidor no es actualizado.

6. Entre cada cuenta a actualizar en el rea de detalle de la
transaccin y el monto.

Idea: Pulse Ayuda desde el cuadro de dilogo Pagos
Recurrentes para informacin detallada de cada campo.


Detrs de Escena
Cuando salva un pago recurrente DacEasy actualiza el
encabezado y detalle de la transaccin y la incluye como una
nueva transaccin.
Captulo 11: Banco
11-17

Para Generar Un Pago Recurrente:

1. Seleccin Recurrente Generacin desde el men
Transaccin, y entonces seleccione Pagos, el cuadro de
dilogo se desplegara

2. Entre la fecha a asignar a la(s) transaccin(es)
generada.

3. Entre el rango de la transaccin a generar basada en el
grupo que fue asignado cuando la transaccin recurrente
fue hecha.

4. Asigne la cuenta de banco desde la cual el pago
recurrente ser hecho.

Idea: Pulse Ayuda en el cuadro de diario Generacin
Pagos Recurrentes para una descripcin detallada de
cada campo.

5. Pulse Aceptar y un pago no posteado se adicionara al
encabezado y detalle del mdulo de banco.

11-18
Detrs de Escena
Cuando genera un pago recurrente, DacEasy actualiza los

Los archivos del encabezado y el detalle de banco
incluyen una nueva transaccin. DacEasy marca la
transaccin como no posteada. Puede imprimir el Diario
de Banco y Reporte De Desembolsos para ver la nueva
transaccin que se genero.

Si tiene activa la funcin de postea en lnea, DacEasy
actualiza los archivos apropiados. Para un listado de los
archivos que se actualizan con el posteo, refiere a
Detrs de Escena en la seccin Posteo Banco.

Temas de Ayuda Relacionados

Entrando pagos recurrentes
Borrando pagos recurrentes
Editando pagos recurrentes despus de generados
Borrando pagos recurrentes despus de generados

Captulo 11: Banco
11-19
Verificando Transacciones de
Banco
Luego de entrar una serie de transacciones de banco debe
verificar la exactitud de las entradas antes de postear. Aunque
puede cambiar este requerimiento en las Opciones del Mayor
desde el cuadro de dilogo Preferencias del Sistema, pero
recomendamos fuertemente que siempre imprima el Diario
antes de postear. Localizar y corregir los errores antes de
postear es mucho ms fcil que corregir las entradas despus
de posteadas.

Nota: si selecciona Posteo desde el cuadro de dilogo en Lnea
Sistema de Preferencias, no podr imprimir el Diario.

Como Imprimir el Diario de Banco

1. Seleccione Banco desde el men Diario, y
entonces seleccione Diario Banco desde el
submen. El cuadro de dilogo Diario de Banco
se despliega.

2. Seleccione Diario como tipo de reporte

3. Complete el campo fecha. El perodo asociado con
la fecha se despliega. Todas las transacciones no
11-20
posteadas dentro del perodo se imprimirn en el
Diario.

Diario de Banco para descripcin detallada de
cada campo.

4. Pulse Aceptar. El cuadro de dilogo Disposicin
del Reporte se despliega.

5. Seleccione la opcin de salida y haga pulse
Aceptar.


Imprimiendo un listado
Imprimiendo el reporte de recibos
Imprimiendo el reporte de desembolsos
Imprimiendo el balance en lnea
Captulo 11: Banco
11-21
Imprimiendo Cheques
Despus de verificar las transacciones de banco, el siguiente
paso es imprimir sus cheques computarizado. Debe imprimir
todos los cheques antes de postear las transacciones de banco.
Intente postear el mdulo de banco sin imprimir y un mensaje
de error se desplegara. Un Reporte de Cheques a Imprimir
est disponible para ver los cheques que van a ser impreso.

Para Imprimir El Reporte De Cheques
1. Seleccione Impresin de Efectivo desde el men
Transaccin, y entonces seleccione Cheques A
Imprimir. El cuadro de dilogo Disposicin del

2. Seleccione la opcin de salida y haga pulse Aceptar
para comenzar a imprimir.

Imprimiendo Cheques

1. Seleccione Impresin de Efectivos desde el
men Transaccin, y entonces seleccione
Cheques. El cuadro de dilogo Imprimir
Cheques se despliega.

11-22


Idea: Pulse Ayuda desde el cuadro de dialogo
Imprimir Cheques para una descripcin detallada
de cada campo.

3. Pulse Aceptar para accesar el cuadro de dilogo de

4. Seleccione su opcin de salida y pulse Aceptar
para comenzar a imprimir

Nota: Si selecciona S en el campo Anula el primer cheque? Pulse
imprimir alineacin para permitir una prueba de alineacin o
Saltar alineacin para imprimir el cheque un cheque de prueba

Temas De Ayuda Relacionadas

Reimprimiendo cheques despus de haber sido
bloqueado por la impresora
Alineacin formularios en papel continuo en la impresora.

Captulo 11: Banco
11-23
Posteando Banco
El proceso de Posteo actualiza el Mayor General, con la
actividad entrada por el mdulo de banco y actualiza los
balances de la cuenta apropiada. Cuando postea el mdulo de
banco DacEasy crea una entrada resumida o detallada en el
Mayor General (dependiendo como lo configuro en el cuadro de
dilogo Preferencias de Sistema).

No existe regla para el posteo, sin embargo, es ms fcil
localizar los errores si postea frecuentemente. Si su negocio
maneja un alto volumen de actividad, puede decidir postear
diariamente. Por otra parte puede tambin postear semanal o
mensual. Porque el proceso de posteo actualiza el Mayor
General, antes de postear imprima la actividad mas reciente.

Antes de postear las transacciones de banco, debe imprimir
todos los cheques computarizados y el Diario de Banco para el
perodo a postear. El Diario de Banco solo imprime las
transacciones cuando va a postear, dejando que revise la
exactitud de las transacciones antes de postear.

Puede decidir no postear las transacciones, si lo ha
seleccionado en el cuadro de dilogo. Con la funcin de postea
en lnea todas las transacciones de banco son salvadas y
posteadas. La excepcin es cuando usa cheques
computarizados y no imprime los cheques desde el punto de
entrada.

Para Postear de Banco

1. Seleccione Banco desde el men Asentar. El cuadro
de dilogo Posteo De Banco se despliega.
11-24

Idea: es importante hacer Backup antes de postear.
Si no tiene listo el Backup, hgalo antes de proceder.
Pulse en Backup desde el men Posteo De Banco
para accesar el cuadro de dilogo para accesar
Backup/Restaurar Archivo. Pulse Ayuda desde el
cuadro de dilogo para informacin adicional.

2. Entre la fecha que corresponde el perodo a postear.
Todas las transacciones para el perodo sern
posteadas.

3. Seleccione No en purgar transacciones despus de
asentar para mantener los registros de las
transacciones despus de posteo.

4. Pulse en Aceptar. Cada transaccin se despliega en
el perodo posteado. Los Resultados Del Posteo se
despliegan cuando el proceso se completa.

Nota: Si el total de dbitos no es igual al total de crditos, restaura
su Backup, corra la rutina de Recobrar y Verificar a sus archivos, y
entonces repita el proceso de posteo. Refirase al Capitulo 3
Iniciando. Para informacin adicional sobre correr la rutina de
utilitario.


Captulo 11: Banco
11-25
Idea: para ver cada cheque y depsito en el reporte
de actividad del Mayor General, debe seleccionar Si
en campo posteo detallado del Mayor General en el
cuadro de dilogo Opciones del Mayor (accesando
desde el cuadro de dilogo Preferencias de
Sistema).

Detrs de Escena
Cuando postea transacciones de banco, DacEasy realiza las
siguientes actividades detrs de escena.

DacEasy debita la cuenta de Banco y acredita las Cuentas
por Cobrar cuando postea los recibos.

DacEasy debita la cuenta de banco y acredita la cuenta que
compensa cuando postea un recibo de clientes, Suplidores o
Mayor General.

DacEasy acredita la cuenta de banco y debita las Cuentas
Por Pagar cuando postea los pagos.

DacEasy acredita la cuenta de banco y debita la cuenta que
se compensa cuando postea pagos de Suplidores, clientes o
mayor general

DacEasy debita y acredita la cuenta de banco cuando hace
un ajuste de banco. Cuando postea transacciones de banco,
un ajuste no tiene efecto en su balance de banco.

11-26
Cuando postea transacciones, DacEasy actualiza los

Los archivos de las cuentas incluyen el nuevo balance.
DacEasy actualiza el balance del perodo actual de las
cuentas tambin la cuenta madre a la que reporta. Puede
imprimir todos los reportes financieros para ver los cambios
en los balances de las cuentas.

DacEasy actualiza el encabezado y detalle del mayor
general con una transaccin sumarizada o detallada
(dependiendo de su Preferencias del Sistema). El Cdigo de
Diario de la transaccin con el cual se postea al Mayor
General, es CH, imprima el listado de mayor general para
ver el reporte sumarizado.

DacEasy actualiza el balance actual y el balance histrico en
los archivos de facturas abiertas de clientes y Suplidores
para los clientes y Suplidores tipo Abierto o Acumulado.
Imprima el directorio de clientes y Suplidores para ver los
cambios en el balance actual.

DacEasy actualiza los archivos de facturas abiertas de
Cuentas por Cobrar y Cuentas por Pagar para los clientes y
Suplidores tipo Abierto o Acumulado. Imprima el directorio
de Suplidores para ver los cambios en el balance actual.

DacEasy actualiza los archivos de facturas abiertas de
Cuentas por Cobrar y Cuentas por Pagar para los clientes y
Suplidores tipo Abierto o Acumulado. Esta informacin se
imprime en el reporte de Saldos Por Antigedad y el Estado
De Cuenta. El Saldo Por Antigedad despliega las
transacciones no posteadas removiendo el asterisco desde
la columna Cdigo.

Captulo 11: Banco
11-27
DacEasy actualiza el encabezado y el detalle de los
archivos, marcando la transaccin como posteada. Imprima
el Listado de Banco, Reporte de Ingreso y Reporte de
Desembolsos para ver las transacciones posteadas.

El Registro de Cheque y la Conciliacin incluyen los nuevos
cheques y depsitos/recibos. Imprima el Reporte de
Registro de Cheques para ver los depsitos/recibos y
cheques posteados.

Reversar un recibo posteado
Reversar un pago posteado
Anulando un cheque posteado.
11-28
Reconciliando Su Estado Bancario
Conciliar consiste en comparar el balance de su estado
bancario con el balance que mantiene en DacEasy. Si ha
entrado todos los cheques y depsitos correctamente,
reconciliar los dos balances es fcil. No puede procesar la
conciliacin a menos que el balance ajustado en DacEasy
Contabilidad para Windows sea igual al balance actual de su
estado bancario.

Antes de accesar el cuadro de dialogo de la Conciliacin,
imprima el registro de cheques. Este reporte lista todos los
artculos que estn actualmente registrados en el archivo de
cheques para la cuenta de banco que esta conciliando. Solo las
transacciones de banco posteadas estn en el registro de
cheques. Use el Registro de Cheques como una referencia
rpida durante el proceso de conciliacin.

Para Imprimir el registro de cheques

1. Seleccione Impresin de Efectivo desde el
men Transaccin, y entonces seleccione
Registro.


Registro de Cheques para una descripcin
Captulo 11: Banco
11-29

3. Pulse Aceptar para accesar el cuadro de
dialogo de Disposicin del Reporte.

4. Seleccione su opcin de salida y pulse Aceptar
para iniciar la impresin.

Para Reconciliar Una Cuenta De Banco.

entonces seleccione Conciliacin. El cuadro de
dilogo de Conciliacin se despliega.

Nota: La cuenta entrada en campo Banco en el cuadro de dialogo de
las Cuentas De Interfaces se despliega. Para conciliar una cuenta
de banco diferente, entre la cuenta de banco o pulse Mirada y
seleccione la cuenta.

2. Entre la fecha y el balance desde el estado de banco
impreso. Cada transaccin de banco entrada con esa
fecha se desplegara con estatus C, indicando que la
transaccin fue procesada por el banco. Esto esta
diseado para ahorrar tiempo y que puedan ser
editada si es necesario.
11-30

3. Confirme que el estatus (desplegado en la ultima
columna) es correcto para cada entrada en el registro
de cheque. Las entradas que aparecen en el estado de
banco podran estar marcadas como canceladas (con
una C). Las entradas que aparecen en el estado de
banco podran estar marcadas en transito (con O).

Para cambiar el estatus de cualquier Item, digite el
estatus correcto (C para los cancelados y O para los
que estn Transito) pulse Opciones, y entonces
seleccione C/O.

Idea: Puede ajustar el balance de una factura o
ajustes que aparecen en el estado bancario sin dejar
el cuadro de dialogo de la Conciliacin. Pulse
Opciones, y luego seleccione Ajustes.

4. Para imprimir la conciliacin, pulse Opciones, y
luego seleccione Imprimir Resumen. Si el balance
ajustado no es igual al balance del estado, puede
guardar el reporte con su estado de banco. Por otra
parte, use este reporte para ayudar a encontrar la
discrepancia.

Si necesita salir de la conciliacin, pero necesita
salvar el trabajo, Pulse el botn Cerrar y seleccione
la opcin Salir Despus De Salvar.

Conciliacin para descripcin detallada de cada
campo.

4. Pulse Aceptar para salvar la Conciliacin. El balance
ajustado debe ser igual al balance del estado antes de
Captulo 11: Banco
11-31
que pueda procesar la conciliacin. Este campo es
calculado basado en la siguiente formula:

Balance Ajustado = Balance Actual - Depsitos en
Transito + Cheques en Transito + Ajustes Dbitos -
Ajustes Crditos.

Entrando ajustes en la conciliacin

Detrs de escena
Cuando salva la conciliacin bancaria, DacEasy realiza lo
siguiente contabilidad detrs de escenas:

Si entro un ajuste positivo, DacEasy debita la cuenta de
banco y acredita la cuenta entrada en el campo Cuenta.

Si entro un ajuste negativo, DacEasy acredita la cuenta de
banco y debita la cuenta que entro en el campo Cuenta.

Cuando procesa la conciliacin, DacEasy actualiza los

Si entro un ajuste, el archivo cuenta incluye el nuevo
balance de la cuenta. DacEasy actualiza el balance del
perodo actual de las cuentas tambin las cuentas madres a
la cual le reporta. Puede imprimir todos los reportes
financieros y ver los cambios de los balances de las
cuentas.

Si entro un ajuste, DacEasy actualiza los archivos del
encabezado y detalle con el ajuste entrado. El cdigo de
diario para la transaccin es AJ. Puede imprimir el listado
del Mayor General para ver la nueva transaccin.
11-32
Imprimir fichas de depsitos
Puede economizar tiempo y evitar errores cuando haga los
depsitos bancarios ya que puede imprimirlos directamente
desde DacEasy. La ficha de deposito incluye depsitos en
efectivo y cheques individuales.

Para imprimir la ficha de deposito

1. Seleccione Imprimir Efectivo desde el men
Transacciones, y luego seleccione Ficha de
deposito. Se muestra la caja de dialogo Imprimir
ficha de depsitos.

2. La cuenta de banco por defecto introducida en la caja
de dialogo Cuenta de interfaz se desplegara. Para
imprimir depsitos para una cuenta diferente, teclee
el numero de cuenta o presione Buscar y seleccione la
cuenta.
3. Teclee la fecha a imprimir la ficha de deposito.

4. Teclee el rango de depsitos a incluir o presione
Buscar y seleccione los nmeros de depsitos.

Nota: Los depsitos incluyen transacciones asentadas
y no asentadas.

5. Presione Aceptar para accesar a la caja de dialogo
Disposicin de reporte.
Captulo 11: Banco
11-33
6. Seleccione la salida, edite la planilla si es necesario y
luego presione Aceptar para imprimir la ficha.

12-1
C Ca ap pi it tu ul lo o 1 12 2
Reportes Financieros
La capacidad de poder crear reportes es el corazn de todo
sistema contable. Para generar exactamente el tipo de reporte
que necesita, puede mantener con precisin que tan bien
funciona su negocio. DacEasy incluye los reportes financieros
ms comunes. Adems, puede crear reportes personalizados
usando la funcin Reporte Financiero. Los siguientes reportes
financieros estn disponibles en DacEasy Contabilidad para
Windows.

Balance de Comprobacin
El balance de comprobacin lista la informacin del balance
para las cuentas en su catlogo de cuentas. Use este reporte
para verificar que su sistema est balanceado. En otras
palabras, el total de los dbitos y crditos deben ser iguales.
Ese monto total representa solo el total de las cuentas de
detalle.

Este reporte imprime el balance inicial del periodo de cada
cuenta, la actividad del perodo y el balance final del perodo.
Este reporte es sensible al perodo, esto es, la actividad de la
12-2
cuenta refleja el perodo de la entrada, indiferente de la fecha
que ha entrado.

Para imprimir el Balance de Comprobacin

1. Seleccione Libro Mayor desde el men Reporte, y luego
seleccione Balanza de Comprobacin. El cuadro de
dilogo de Balance de Comprobacin se despliega.

2. Complete cada campo adecuadamente.

3. Pulse Aceptar y el cuadro de dilogo Disposicin del

4. Seleccione su opcin de salida y pulse Aceptar para ver el
reporte.
Capitulo 12: Reportes Financieros
12-3
Balance General
DacEasy suministra un Balance General estndar para verificar
que la ecuacin estndar de contabilidad (Activos = Pasivos +
Capital) se cumple. La primera parte del reporte lista sus
activos. La segunda mitad lista las cuentas de pasivo y capital.
Los balances imprimen el formato ao a la fecha. El Balance
General imprime todos los balances de las cuentas incluyendo
el perodo actual.

Para imprimir el Balance General

1. Seleccione Libro Mayor desde el men Reporte, y luego
seleccione Balance General. El cuadro de dilogo Balance
General se despliega.

2. Complete cada campo apropiado
3. Pulse Aceptar y el cuadro de dilogo de Disposicin del
reporte.

Tip: Los montos de las cifras del ao anterior y el ao actual
son calculados. DacEasy calcula esos montos por la sustraccin
total de gastos del total de ingreso.
12-4
Estado de Resultado
DacEasy proporciona un reporte estndar llamado Estado de
Resultado, el cual lista sus cuentas de ingreso y gasto. El
reporte tambin indica la ganancia o prdida del perodo as
como tambin la fecha.

Para imprimir el Estado de Resultado

1. Seleccione Libro Mayor desde el men Reportes, y luego
seleccione Estado de Ingresos. El cuadro de dilogo
Estado de Resultado se despliega.

2. Complete cada campo apropiado.

3. Pulse Aceptar y el cuadro de dilogo Disposicin del

reporte.
12-5
Estado de Flujo de Efectivo

La funcin principal del Estado de Flujo de Efectivo es
suministrar informacin sobre los ingresos y desembolsos de
su compaa durante un perodo contable. Un segundo
propsito es suministrar informacin sobre las actividades de
operacin, inversin, financiamiento. De acuerdo al Financial
Accounting Standard Board (FASB), un estado de flujo de
efectivo permite a su negocio:

Evaluar la habilidad de la compaa para generar flujos
netos de efectivo.

Evaluar la habilidad de conocer sus obligaciones, pago de
dividendos y sus necesidades para financiamientos.

Determina la razn para diferenciar entre el Ingreso Neto y
lo asociado con recibos y pagos.

Determina los efectos de la posicin financiera de la
compaa, ambos, transacciones de efectivo y no efectivo,
de inversin y financiamiento durante un perodo.

El estado de flujo de efectivo informa sobre los ingresos y
egresos netos resultado de las actividades de operacin,
inversin y financiamiento de la compaa durante un perodo.
El formato usado para presentar la actividad de conciliar el
balance inicial y el balance final.

El estado de flujo efectivo est dividido en tres secciones:

12-6
Operacin: envuelve las cuentas de efectivo que
determinan el ingreso neto. Esta seccin del flujo de
efectivo consiste en recibos desde ventas de productos y
servicios y pagos hechos a suplidores y empleados para
la adquisicin de inventario y gastos.

Inversin: Envuelve ventas y compras de activos fijos,
creando y cobrando prstamos y adquiriendo y
disponiendo de inversiones.

Financiamiento: Envuelve la obtencin para reembolsar
efectivo desde acreedores, obteniendo capital de los
dueos y proporcionando entonces el retorno de la
inversin.

Puede crear un estado de efectivo de dos formas: mtodo
directo y mtodo indirecto. DacEasy usa el mtodo indirecto.
Este mtodo ajusta el ingreso neto para artculos que afectan
el ingreso neto pero que no afectan el efectivo. Este es el
mejor mtodo porque es ms fcil unir los datos para crear el
reporte porque enfoca las diferencias entre el ingreso neto y el
flujo neto de efectivo desde las actividades de operacin.

Puede incluir transacciones no posteadas en su reporte de
Flujo de Efectivo para mostrar la posicin del efectivo al
instante. El reporte de Flujo de Efectivo incluye todas las
transacciones para el ao financiero para el cual imprime.

12-7
Actividades de Operacin
Esta seccin consta de cuatro tipo de cuentas. La siguiente es
una descripcin de cada tipo de cuenta:

Ingresos de no efectivo: Esta es una teora aproximada en
el cual un activo se vende por un monto de dinero en efectivo
y DacEasy determina el ingreso de no efectivo por la diferencia
entre el valor en libro y el efectivo recibido. La cuenta
acreditada es Ganancia en Venta de Activo, usted no puede
intercambiar el ingreso de efectivo, pero quien vende debe
reconocer tericamente el monto del ingreso. DacEasy siempre
resta el monto ganado del total del ingreso.

Ejemplos de cuentas asociadas con ingreso de no efectivo:

Ganancia en venta de activo
Prdida en venta de activo.

Gastos de no efectivo: esta es otra teora aproximada en la
cual el valor del activo se reduce sobre un perodo de tiempo.
Ningn dinero en efectivo que intercambio para reconocer
estos como gastos. DacEasy agrega el monto gastado al
ingreso neto.

Ejemplos de cuentas asociados con gastos de no efectivo:
Depreciacin
Amortizacin
Mejora en Arrendamiento
Plusvala.

12-8
Activos/Pasivos Corrientes: El cambio en los activos y
pasivos corrientes es agregado o restado desde el ingreso
neto, con excepcin de las cuentas de caja. Las cuentas de
Caja y Banco son calculadas luego en el estado de flujo de
efectivo. Los cambios en Activo y Pasivo Corriente se calculan
por la siguiente formula:

Balance Inicial - Balance Actual = Cambio Neto en
Activos/Pasivos Corrientes

El estado de flujo de efectivo determina si sumar o restar
desde el ingreso neto, considerando el tipo de cuenta y si se
produjo un cambio positivo o negativo. Por ejemplo si el
siguiente cambio ocurre, DacEasy ejecuta las siguientes
funciones:

DacEasy asocia el siguiente ejemplo de cuentas con los activos
y pasivos corrientes:

Cuentas por Cobrar
Marcas Registradas
Inventario
Gastos Pagados por Anticipado
Cuentas por Pagar
Impuestos de Nmina por Pagar
Impuestos de Ventas por Pagar
Pasivos Contingentes
Pasivos Corrientes.

Efectivo neto proveniente de actividades de operacin:
El efectivo neto proveniente de actividades de operacin se
calcula de la manera siguiente:
12-9

Ingreso Neto
Ganancia en Venta de Activo
Prdida en Venta de Activo
Gasto de Depreciacin
Cambio en Activo Corriente
Cambio en Pasivo Corriente
Total Ajuste de Operaciones

Efectivo Neto Provenientes de
Actividades de Operacin.
xxxxx.xx
xxxx.xx
+xxxx.xx
+xxxx.xx
+/-xxxx.xx
+/-xxxx.xx
xxxxx.xx

xxxxx.xx

12-10
Actividades de Inversin
Las actividades de inversin tratan normalmente de compra y
venta de activos fijos a lo largo de todo el ao. DacEasy
determina los dbitos y crditos a la fecha para cada cuenta de
inversin. Este resultado se obtiene por suma o resta del
efectivo. Por ejemplo, si la siguiente actividad ocurre, DacEasy
ejecuta las siguientes funciones:

Actividad Funcin Razn
Aumento en Activos
Corrientes
Sustrado desde el
ingreso Neto
El efectivo fue usado
para generar un
activo
Disminucin en
Activos Corrientes
Sumado al ingreso
neto
Se recibi dinero en
efectivo que redujo el
balance del activo
Aumento en Pasivos
Corrientes
Sumado al Ingreso
Neto
El efectivo no fue
usado para pagar la
deuda actual
Disminucin en
Pasivos Corrientes
Sustrado desde el
Ingreso Neto
El efectivo no fue
usado para pagar la
deuda actual

Los siguientes ejemplos de cuentas se asocian con actividades
de inversin:

Costo adquisicin automvil
Costo adquisicin equipo oficina
Costo adquisicin Edificios
12-11
Actividades de Financiamiento
Las actividades de financiamiento estn relacionadas
normalmente con incurrir o reducir las deudas a largo plazo.
El financiamiento tambin est relacionado con el recibo o
distribucin de Capital desde los inversionistas. Las siguientes
actividades resultan en una reduccin o adicin de efectivo.
DacEasy ejecuta las funciones descritas en el estado de flujo
de efectivo.

Pasivos a Largo Plazo.

Dbito de Activo
Fijo
Sustraccin del efectivo
neto proveniente de
actividades de operacin
Reduccin del
efectivo por la
compra del activo
fijo
Crdito de
Activo Fijo
Suma el ingreso neto
proveniente de actividades
de operacin
Incrementa el
efectivo por la
venta del activo

Capital

Reduccin
Dbito
Sustrae desde el ingreso neto
proveniente por actividades
de operacin e inversin.
Reduccin del efectivo
por disminucin de la
deuda.

Aumento
Crdito
Incremento del efectivo neto
proveniente de actividades de
operacin
dinero en efectivo
debido al incremento
del capital contribuido.

12-12
DacEasy asocia los siguientes ejemplos de cuentas con
actividades de financiamiento:

Derechos de propiedad
Orden de retiro
Hipoteca por Pagar
Documentos por pagar a largo plazo

Cuentas de Efectivo
Debe configurar todas las cuentas de efectivo como
pertenecientes al grupo Efectivo para que aparezcan en el
estado de flujo de efectivo como total de efectivo. DacEasy
calcula el Incremento/Disminucin neta del efectivo
proveniente de las actividades de operacin, inversin y
financiamiento, luego suma o resta de la suma del balance
inicial de efectivo de los balances finales de efectivo.

DacEasy considera los siguientes ejemplos de cuentas como de
efectivo:

Caja Chica
Cuentas de Cheque
Cuenta de Nmina
Cuentas de Ahorros

Nota: si est actualizando desde una versin anterior a la
versin 5, debe configurar cada cuenta en el grupo correcto del
flujo de efectivo.

12-13
Imprimiendo el Estado de Flujo de
Efectivo
El estado de flujo de efectivo solo puede imprimirse a la fecha,
no tiene que especificar la fecha para un reporte. DacEasy
simplemente despliega la pantalla de Disposicin del Reporte
cuando accesa esta opcin.

Para imprimir el estado de flujo de efectivo

1. Seleccione Libro Mayor desde el men Reportes, y luego
seleccione Flujo de Efectivo. El cuadro de dilogo
Disposicin de Reportes se despliega.
2. Presione Aceptar para imprimir el reporte.

12-14
Creando Reporte Financiero
DacEasy tiene una poderosa herramienta de Reportes
Financieros, donde usted puede personalizar los reportes
financieros de su negocio. Puede generar reportes financieros
complejos donde los clculos van mas all de una simple
columna aritmtica. Puede imprimir los reportes y verlos por
pantalla o exportarlos hacia un archivo. Imprimir un reporte
hacia un archivo permite que exporte la informacin dentro de
su procesador de palabras favorito, hojas de calculo o
programas de base de datos.

Puede usar cualquier campo desde el archivo del catlogo de
cuentas para su reporte financiero. Todos los reportes estn en
formato de columnas, puede disear las columnas del reporte
seleccionando y ubicando los campos en una porcin de la
pantalla de seleccin de columnas.

Puede disear las columnas y los encabezados de los reportes.
El encabezado predefinido de cada columna es el nombre del
campo, pero puede cambiar el nombre para que se ajuste a
sus necesidades.

Nota: solo puede incluir cuentas del archivo de catlogo de
cuentas en el reporte financiero. Para crear un reporte
financiero personalizado desde otro archivo, debe crearlo
usando el men DacAcceso/Consulta.

Para crear un reporte financiero personalizado:

1. Seleccione Reporteador Financiero desde el men
DacAccess. El cuadro de dilogo Reportes Financieros se
desplegara.

12-15

2. Entre un nombre nico al reporte. Para editar un reporte
existente, entre el nombre del reporte o Pulse Buscar y
seleccione el reporte.

3. Complete cada campo en rea de esquema

Idea: Seleccione Si en el campo personalizar encabezado
para accesar al cuadro de dilogo Editar Encabezado.
Puede especificar la informacin para imprimir el inicio de
cada pagina en este cuadro de dilogo.

4. Complete el rea de seleccin de columna. Puede
seleccionar un campo o entrar una formula en cada
columna.

Para seleccionar un campo- Pulse Buscar y seleccione
el campo desde la Lista Campo. Los campos se
desplegaran en las columnas especificas.

Idea: para incluir un campo de porciento, debe
seleccionar ambos campos; el campo base y el campo
12-16
porcentaje. Por ejemplo, para incluir % en el campo Este
Perodo, debe tambin incluir el campo Este Perodo,
adems debe, indicar el campo base del calculo del
porcentaje entrando +% en el campo Formula de la
cuenta base en el cuadro de dilogo Detalle de
Registros Financieros. Siguiendo el mismo ejemplo, si
entra +% en el campo formula para Total de ingreso, el
balance para el perodo actual, y el balance del perodo
como un porciento del Total de Ingreso, imprime para
cada cuenta incluida en el reporte.

Para entrar una formula - Pulse Opciones y seleccione
Formula. Entre la formula en el campo Valor Columna.
Para insertar un campo en la formula, Pulse Buscar y
dos veces el botn del mouse en cualquier campo
numrico. Una formula puede contener los siguientes
operadores: +,-,*,/,(,y). Las expresiones dentro de
parntesis son valoradas primero y todas las expresiones
siguientes que le preceden: primero multiplicacin, luego
divisin, suma y finalmente resta. DacEasy evala las
frmulas de izquierda a derecha, evaluando primero las
expresiones que estn dentro de parntesis. Presione
Enter despus de entrar la formula. La Formula se
despliega en el campo columna. Edite este valor para
cambiar el encabezado de la columna.

5. Edite el encabezado de la columna si es necesario. Para
editar un encabezado de una columna, digite el nuevo titulo
sobre el existente en el campo columna.

Idea: Pulse Ayuda desde el cuadro de dilogo Reportes
Financieros para descripcin detallada de cada campo.

12-17
6. Pulse Editar Lneas , El cuadro de dilogo Editar
Registros se despliega.

7. Por cada lnea entre una cuenta, formula o texto.

Nota: para borrar o agregar una lnea, pulse Opciones y
seleccione la opcin apropiada.

Para entrar una cuenta - Entre el nmero de la cuenta
en el campo Cuenta. Edite el formato si es necesario.

Idea: para insertar la siguiente cuenta
automticamente, pulse Opciones y seleccione Siguiente.

Para entrar un texto - deje el campo cuenta en blanco
y digite el texto en el campo descripcin. Edite el
formato si es necesario,

Nota: si una variable o formula es entrada en el campo
Imprime Valor, este valor se imprimir con la descripcin a
lo largo.

12-18
Para entrar una formula-si la formula est basada en
una cuenta, entre la cuenta en el campo Cuenta. Entra
la formula en el campo Formula. Por ejemplo para
agregar una cuenta de ahorros para la variable Activos
Corrientes (CA), entre el numero de la cuenta de ahorros
para la variable de Activo Corriente (CA), entre el
nmero de la cuenta de ahorros en el campo cuenta,
11012, y entre +CA en el campo formula.

Si la formula no est basada en una cuenta, deje el
campo cuenta en blanco y entra la formula en el campo
Formula. Por ejemplo, para agregar activos corrientes
(CA), activos fijos(FA) y designe (TA) para el total de los
activos, entre TA=CA+FA en el campo formula.

Para entrar mltiples frmulas, separe cada formula con
una coma.

Nota: cada variable debe ser creada antes de ser usada en
una formula. El mximo nmero de variables es 16. Si
requiere variables adicionales, fije una variable que se
iguale a cero. (Por ejemplo, CA=0)

Idea: puede entrar una formula en el campo Imprime
Valor para asignar el resultado a la nueva variable. Por
ejemplo, entre CA+FA en el campo Imprime Valor y el
resultado se imprimir.

8. Pulse Opciones y seleccione Editar Pie de Pagina si
quiere editar un mensaje que se despliegue al pie de cada
pgina

9. Pulse Aceptar para volver al cuadro de dilogo Reportes
Financieros
12-19

Idea: Pulse Ayuda desde el cuadro de dilogo Detalle
Registros Financieros para descripcin detallada de
cada campo.

10. Pulse Imprimir para accesar el cuadro de dilogo
Disposicin del Reporte, seleccione su opcin de salida y
pulse Aceptar.

11. Pulse Aceptar desde el cuadro de dilogo Reportes
Financieros para salvar el reporte.

13-1
Reporte Personalizados
Los informes son aspectos importantes para cualquier negocio
porque reportan de la estabilidad y rentabilidad de los mismos.
DacEasy incluye la caracterstica de personalizar sus informes,
llamada DacAccess, que le permite crear informes adaptados a
sus necesidades.

Hay dos pasos para crear un informe: seleccione los registros
que incluye el reporte usando Consulta y defina el esquema del
reporte usando el Publicar.

Las Consultas permiten escoger hasta 96 campos de los
mltiples archivos que puede incluir el reporte. El Publicar
permite crear el formato del informe usando campos
seleccionados en las consultas. Con la consulta y el publicar
puedes crear un listado de reportes con detalles sin
precedentes. Adems, la Consulta y el Publicar incluyen
diferentes informes por omisin listo para ser usados.
13-2

Esta imagen muestra los pasos necesarios para crear informes
personalizados usando DacAccess.

Se organizan datos en una jerarqua de general a especfico.
Se define cada nivel en la lista con tal de que

Trminos utilizados en este capitulo

Catalogo
Un catlogo es la agrupacin ms grande de datos. Contiene
un grupo asociado de archivos que contienen campos
relacionados.
Por ejemplo, Facturacin contiene archivos tal como
Facturacin Detalla, Clientes, Productos, Servicios y Nmeros
Seriales.

Captulo 12: Reportes Personalizados
13-3
Archivo
Un archivo es un grupo de archivos asociados. Por ejemplo,
los productos individuales que vende una compaa son un
archivo de productos.

Registros
Un registro es un grupo de campos relacionados. Por ejemplo,
toda la informacin encontrada en el cuadro de dialogo Editar
Productos es considerada un registro.

Campo
Un campo es el ms bajo nivel de datos. Un campo es cada
pedazo de informacin que integra un registro. Por ejemplo, el
campo Depto. LM del cuadro de dialogo Editar Producto es
parte del registro. Los campos son referidos en la consulta y
el publicar porque usted debe seleccionar campos para realizar
los reportes.

Variables
Una variable es un lugar donde se pone informacin de un
campo.

13-4

Esta figura ilustra los trminos usados para definir datos
cuando se crea una consulta.
13-5
Usando Consultas
El primer paso para generar un informe personalizado es
escoger las informaciones que debe incluir el reporte usando
Consulta en DacAccess. Escoja Consulta del men
DacAccess. Use esta funcin para crear una consulta con
informacin de varios campos de diferentes archivos.

Una consulta es la forma de interrogar o filtrarse a una base
de datos. Adems de limitar los registros usted quiere
imprimir en un informe , debes usar consultas para seleccionar
campos especficos que desee en el reporte.
La figura a continuacin le muestra los diferentes usos de una
consulta.

13-6
Use el rea de
Seleccin de
Columnas para
escoger los
campos que
quiere usar en
el informe.
El cuadro de dialogo Diseo de Consulta esta dividido en tres
reas principales, Encabezado, Seleccin de Columnas y Orden
de las Columnas. El rea de Encabezado almacena el Nombre
de la consulta y el catalogo. El rea de Seleccin de Columnas
es donde se seleccionan los campos y los criterios que
determinan los datos a poner en la consulta. Por ultimo, el
rea de Orden de las Columnas es donde se coloca el orden
que tendr el informe.

Use el rea de
encabezado para
nombrar y
seleccionar los
archivos que
quiere usar en el
informe
Use la seccin
de criterios para
definir los
criterios usados
al seleccionar
los campos.
Use Zoom para
introducir
criterios mas
grandes.
Use el rea de Orden de
las Columnas para
ordenar las
informaciones de su
consulta
Use las Opciones de
Diseo para ayudarte
en cada rea de la
consulta.
13-7
Usando la lista de chequeo
Complete el rea de encabezado con el nombre de la
consulta y el catalogo.
Seleccione los campos para la consulta en el rea
Seleccin de Columnas. Entre los campos y fije los
criterios para stos si es necesario.
Fije el orden en el rea de Orden de las Columnas.
Ejecute la consulta para crear el informe.

Completando el rea de encabezado
Cuando accese el cuadro de dialogo Diseo de Consulta, debe
introducir un nico nombre para la consulta. Despus de
nombrar la consulta, aparece una lista desplegando todos los
catlogos disponibles. Un catalogo esta asociado a archivos
los cuales contienen campos relacionados. Por ejemplo, el
catalogo de clientes incluye el archivo de clientes, el archivo de
Cuentas por Cobrar Facturas Abiertas y otros archivos mas que
contienen informacin acerca de sus clientes.
13-8
Seleccionando campos en el rea de
Seleccin de Columnas
Despus de seleccionar el catalogo, avance al rea de
Seleccin de Columnas y escoja los campos desde el archivo
en el catalogo. Sin embargo, esto no significa que tiene que
incluir todos los campos en la consulta. Por ejemplo, puede
seleccionar la ultima fecha de ventas en tu consulta y puedes
ordenar tus datos en el informe por este campo, sin embargo
puede ser que no le interese ver la ultima fecha de ventas en
el reporte. Por consiguiente, aunque incluya el campo en la
consulta, no use el campo cuando cree el esquema del informe
en el Publicar.

Cada columna en el cuadro de dialogo de Diseo de Consulta
puede sostener un campo desde un archivo en el catalogo.
Puede llenar hasta noventa y seis columnas con informacin
del campo. Presione Inicio/Home para retornar a la primera
columna. La primera fila del rea de Seleccin de Columna
despliega los nombres de los campos que haya seleccionado en
la consulta.

13-9
Seleccionando el Orden de las columnas
para la consulta
Una vez haya seleccionado los campos y establecido los
criterios, debe especificar el orden para los registros incluidos
en la consulta. El sorteo de los campos define el orden con el
cual los registros se desplegaran en el reporte. Tiene hasta 4
niveles de sorteo. Si no especifica el orden de sorteo, DacEasy
sorteara por el campo que se encuentre en la primera
columna.

Para crear una consulta.
1. Seleccione Consultas desde el men DacAccess. La
caja de dilogo Diseo de Consultas aparecer.

2. Asigne a la consulta un nombre nico (hasta 14
caracteres). Si usted est editando una consulta
existente, introduzca el nombre de la consulta o haga clic
en Buscar y seleccione la consulta.
13-10
3. Seleccione el catlogo que contiene los archivos a incluir
en el reporte. El cursor lo lleva a la primera lnea del
rea de Seleccin de Columnas. Utilice esta lnea para
seleccionar los campos a incluir en la consulta.
4. Sugerencia: Las columnas se desplazan conforme usted
se mueve a la derecha. Oprima Inicio para regresar a la
primer columna.
5. Haga clic en Buscar y la tabla de Bsqueda aparecer.
Seleccione la tabla que contiene el campo a incluir en la
columna actual y Buscar Columna aparecer; seleccione
el campo a incluir en la columna actual para esta
Bsqueda.
6. Sugerencia: Adems de seleccionar campos desde los
archivos de datos, usted puede crear frmulas para
incluir en el reporte.
7. Cada campo en los campos de frmula definida por el
usuario, adems de los campos seleccionados as como
los campos de orden, deben ser incluidos en la consulta.
Usted puede excluir el campo desde el reporte impreso
utilizando el Generador de Reportes.
Nota: Cuando usted oprime Buscar desde el rea de
Seleccin de Columnas, la bsqueda de Columnas desplegar
la ltima Tabla seleccionada. Para escoger una tabla
diferente, haga clic en Cerrar y seleccione una tabla nueva.
8. Para editar el Encabezado de Columna en el reporte
impreso, haga clic en Opciones y seleccione Editar
Columna. Usted puede editar el ttulo del campo; sin
embargo, la del nuevo ttulo slo se desplegar cuando
usted ejecute la consulta y no se despliega en la caja de
dilogo Diseo de Consultas.
13-11
9. Si es necesario, limite los registros a incluir en la
consulta. La segunda y tercera lnea en el rea de
Seleccin de Columnas determina cuales registros incluir
en el reporte. Si usted deja esas lneas en blanco,
DacEasy incluye todos los registros en la consulta.
10. Si usted quiere poner el orden de clasificacin,
haga clic en Opciones y seleccione Columnas de Orden.
El cursor avanza al primer campo en el rea de
Columnas de Orden. Haga clic en Buscar y seleccione el
campo de orden primario para el reporte. Para agregar
un segundo orden, teclee un diferente campo en el
segundo campo en el rea de Columnas de Orden. Usted
puede introducir hasta cuatro campos de para ordenar.
Nota: Si usted no especifica un orden de clasificacin,
DacEasy ordena por el campo en la primer columna.
Sugerencia: Haga clic en Cambiar Orden para
intercambiar entre el orden ascendente y descendente
para el campo de orden seleccionado.
11. Haga clic en Ejecutar Consulta para ver la
consulta en la pantalla. Haga clic el botn Cerrar para
regresar a la caja de dilogo Diseo de Consultas.
Sugerencia: Para dirigir el reporte a la impresora, haga
clic en Imprimir.
12. Oprima Procesar para guardar el reporte.

Nota: Utilice el Generador de Reportes para definir la plantilla
del reporte.

13-12
Creando campos personalizados
Adems de seleccionar campos predefinidos para la consulta,
usted puede definir sus propios campos. Puede hacer clculos
de operaciones matemticas usando uno o mas campos
definidos por usted. Por ejemplo, si desea calcular el porciento
de ventas de un cliente por mes, puede crear un campo
llamado AvgMonth e introducir una formula del monto de
ventas por compra por ao o por fecha. Antes de puedes usar
un campo en una formula, primero debes seleccionar el campo
como una columna en el rea de Seleccin de Columna de la
consulta. Para crear un campo personalizado, ponga el cursor
en una columna en el rea de Seleccin de Columnas. Haga
clic en Opciones y seleccione Editar Expresin. El cuadro de
dialogo de Campo Definido por el Usuario se despliega.

Use el campo Nombre para identificar el campo que desea
crear.
Use el campo descripcin para introducir una breve descripcin
del campo.
Entre una expresin matemtica para calcular el valor que
necesite. Haga clic en Buscar para seleccionar el campo
desde una lista.
13-13
Si esta usando un campo contenido en mas de un archivo,
especifique el archivo de donde viene el campo. Por ejemplo,
si tu consulta contiene el Monto de la Factura el cual est tanto
en el archivo Factura como en el archivo Factura Abierta,
especifica el nombre del archivo cuando est usando el campo
en la formula.

Para crear campos definidos por el usuario
1. Oprima Opciones y seleccione Editar Expresin desde
el rea de Seleccin de Columnas en la caja de dilogo
Diseo de Consultas, la caja de dilogo Campos
Definidos por el Usuario se muestra.
2. Teclee nombre y descripcin para el campo.
3. Introduzca la expresin. Para seleccionar un campo,
teclee el nombre del campo o haga clic en Buscar y
seleccione el campo. Por ejemplo, para dividir el saldo
actual entre 12: teclee Saldo Actual/12.
Debido a que es posible tener columnas con nombres de
campos idnticos, es necesario que en ciertas situaciones
proveer el nombre de la tabla de la cual el campo es
originario. Por ejemplo: existe un campo llamado
CANTFACT en los archivos de Facturacin y en Facturas
abiertas de Cuentas por Cobrar. Si la consulta incluye
ambos campos y usted quiere usar uno de los campos en
una frmula, usted debe proveer el nombre de la tabla
de la cual el archivo proviene (ejem: Facc.CantFact ). Si
el nombre del campo es ms de una palabra usted debe
ponerla entre corchetes (ejem: Facc. [Impuestos de
Ventas] ). El nombre de la tabla se muestra cuando
usted hace clic en Buscar desde el campo Expresin.

13-14
Nota: Para usar un campo en una frmula, usted debe
primero seleccionar el campo como una columna.
Adems, el campo debe ser una cantidad decimal o un
campo numrico. Campos con Cant como parte del
nombre son campos decimales. Campos con Unidades
como parte del nombre no pueden ser usados en una
expresin. Por ejemplo, Cant. Ordenada es un campo
numrico donde Unidades Ordenadas no lo es.

4. Oprima Procesar para guardar el campo definido por el
usuario.

Limitando registros en un Query.
La segunda y tercera fila en el rea de Seleccin de Columna
en el cuadro de dilogo Disear Consulta determina cuales
registros incluir en un reporte. Si deja esas filas en blanco,
Daceasy incluye cada registro en la consulta. Puede limitar
registros en una consulta entrando criterio y editando la unin.

Para limitar registros entrando criterio, entre un valor
particular en el campo o condiciones que se deben conocer en
un registro a ser incluido en una consulta.
13-15
Cuando crea una consulta que arrastra dos filas, la consulta
solo incluye esos registros que incluyen el campo unin. El
campo unin es usado para atar mltiples archivos juntos. Por
ejemplo, el cdigo de cliente en ambos archivos, en el archivo
de Factura y en el archivo de Cliente, permitiendo crear una
consulta que arrastre informacin desde ambos archivos. El
programa tiene la unin por defecto, sin embargo, puede
editar una consulta para incluir todos esos registros desde un
archivo mas el registro desde un segundo archivo que incluye
el campo unin.

Estableciendo Criterio
Cuando seleccione campos para una consulta, esta limitando la
informacin para incluir en la misma. Puede ampliar el limite
del registro a ser incluido en el reporte colocando criterios en
los campos. Puede entrar un valor como el criterio, indicando
solo el campo que contiene este valor que esta incluido en la
consulta. Puede tambin entrar una expresin usando
operadores lgicos para indicar el campo a incluir en la
consulta. Por ejemplo, para incluir clientes con la ultima fecha
de venta de 12/31/1999 o anterior. Seleccione Ultima Fecha de
Venta (Ultima Fecha de Venta) como el campo y entre
<=12/31/1999 (menor o igual que para 12/31/1999) como
el criterio. La tabla de operadores lgicos proporciona una lista
de operadores disponibles y un ejemplo de como usar cada
uno.

13-16
Operador
Lgico

Ejemplo

Resultado
Menor Que (<)
<12/31/1994 Selecciona todos los
registros con datos
antes de Diciembre
31,1994
Menor Que o
Igual Para
(<=)
<=1000

Selecciona todos los
registros con un nmero
menor que o igual para
1000 en el campo.
Mayor Que (>) >500

registros con nmero
mayor que 500 en el
campo.
Mayor Que o
Igual Para
(>=)
>=L Selecciona todos los
registros despus de la
letra L en orden
alfabtico.
Igual Para (=) =P Selecciona todos los
registros exactamente
con la letra P en el
campo.

No Igual Para
(<>)
<> ADVANCE Selecciona todos los
registros con cualquier
texto que no sea
ADVANCE en el campo.
ENTRE. ENTRE
01/01/1995 Y
01/31/1995.

registros con fecha entre
Enero 1, 1995 Y Enero
31, 1995.

13-17

Puede entrar mltiples criterios en una sola consulta. La
relacin de sus criterios depende de la fila donde entre el
criterio. Hay una relacin OR entre filas y una relacin Y (AND)
entre columnas. Daceasy satisface todos los criterios AND
antes de satisfacer el criterio OR.

Entendiendo los Operadores Lgicos
AND/OR
La colocacin de su criterio en las filas y columnas es muy
importante. Existe una relacin OR entre las filas y una
relacin AND entre columnas. Daceasy satisface todos los
criterios AND antes de satisfacer los criterios OR.

Entendiendo las Uniones
Una unin es un enlace entre dos archivos. Por ejemplo, se
asume que quiere imprimir un reporte usando el cdigo de
producto, unidades vendidas y nmero serial. El nmero de
unidades vendidas es sorteado en el archivo de Detalle de
Factura y el nmero serial es encontrado en el archivo
Nmeros Serial. El cdigo de producto se encuentra en ambos
archivos. Por lo tanto, el cdigo de producto es el enlace entre
los archivos de la unin.

13-18
Hay tres tipos diferentes de uniones: equi, exterior izquierdo y
exterior derecho.

Daceasy usa la unin equi por defecto, la cual solo incluye
registros encontrados en ambos archivos. Usando el ejemplo
de arriba, Daceasy incluye productos con un nmero serial
encontrados en ambos archivos, en el archivo Detalle de
Factura y archivo Nmero Serial.

Si selecciona Unin Exterior Izquierdo, la consulta incluye
todos los registros desde el primer archivo y solo esos
registros en el segundo archivo donde los campos de la unin
son iguales. Usando el mismo ejemplo, la consulta deber
incluir todas las ventas y solo los nmeros seriales de los
productos encontrados en el archivo de Nmero Serial.

Si selecciona Unin Exterior Derecha, la consulta incluye
todos los registros desde el segundo archivo y solo esos
registros en el primer archivo donde los campos de la unin
son iguales. Siguiendo el mismo ejemplo, la consulta deber
incluir todos los nmeros seriales u solo las transacciones de
ventas que tengan el producto en el archivo Detalle de
Factura.

13-19

Para limitar registros en una consulta
1. Posicione su cursor en caja apropiada abajo del campo
usado para limitar la consulta (como se describe abajo).
Existe una relacin OR entre renglones y una relacin
AND entre columnas. DacEasy satisface todos los
criterios AND antes de satisfacer los criterios OR.
Por ejemplo, si usted utiliza el catlogo de clientes y
quiere incluir clientes quienes viven en Dallas o quienes
tienen como ltima fecha de venta Marzo 1 de 1999;
teclee Dallas in la primer lnea debajo del campo Ciudad
y teclee <03/01/99 en la segunda lnea debajo del
campo UltFechaVenta. La consulta incluir todos los
clientes en Dallas que tengan una fecha de venta
anterior a Marzo 1 (DacEasy no duplica registros que
cumplen ambos criterios).
2. Teclee el filtro para el campo.
Teclee un valor en el campo para incluir slo esos
registros que tienen un valor especifico en este campo.
Para especificar un rango de registros basados en una
expresin particular, teclee la expresin. Usted puede
hacer clic en Buscar para seleccionar un operando. Por
ejemplo, para incluir todos los registros mayores que o
igual a 1000, haga clic en Buscar, seleccione >=, y
entonces teclee 1000.
Sugerencia: Usted puede teclear hasta 18 caracteres en
la columna. Si usted necesita introducir una expresin
ms larga, haga clic en Opciones y seleccione Zoom. El
cursor avanza al campo Zoom donde usted puede
introducir hasta 68 caracteres.

13-20
Nota: El formato usado para introducir datos en una
expresin depende del tipo de campo. Haga clic en Opciones
y seleccione Editar Columna para ver el tipo de dato del
campo.
3. Si usted selecciona campos desde dos archivos
diferentes y quiere editar la unin, haga clic en
Opciones y seleccione Editar Unin. La caja de dilogo
Editando Unin se muestra. Seleccione el tipo de unin
y oprima Procesar para regresar a la caja de dilogo
Diseo de Consultas.
Existen tres tipos diferentes de uniones; igual, externo
izquierda y externo derecha. DacEasy utiliza la unin-
igual por omisin, el cual incluye slo registros
encontrados en ambos archivos.

Si usted selecciona una unin externo izquierda, la
consulta incluye todos los registros del primer archivo y
slo esos registros en el segundo archivo donde los
campos relacionados son iguales.

Si usted selecciona una unin externo derecha, la
consulta incluye todos los registros del segundo archivo y
slo esos registros en el primer archivo donde los
campos relacionados son iguales.

Por ejemplo: asuma que usted crea una consulta
utilizando el cdigo del cliente, cantidades de
transacciones de cuentas por cobrar y facturas abiertas.
Cantidades de transacciones de cuentas por cobrar estn
en el archivo de Cuentas por Cobrar y facturas abiertas
estn en el archivo de Facturas Abiertas. El cdigo del
cliente est en ambos archivos. Por lo tanto, Cdigo del
Cliente es la unin entre los dos archivos. Si usted no
13-21
edita la unin, la consulta slo incluir facturas con un
cdigo de cliente encontrado en ambos archivos.
Seleccione una unin externa izquierda para incluir todas
las transacciones de cuentas por cobrar y slo las
facturas abiertas con un cliente encontrado en el archivo
de cuentas por cobrar. Seleccione una unin extremo
derecha para incluir todas las facturas abiertas y slo las
transacciones de cuentas por cobrar que tienen un
cliente encontrado en el archivo de Facturas Abiertas.

Imprimiendo la consulta
Cuando corra la consulta, el resultado se desplega en pantalla.
Para dirigir la salida por impresora, pulse Imprimir.
Imprimiendo la consulta le ayudara como construir su
consulta. Puede imprimir la informacin para asegurarse de
que esta arrastrando los datos correctos antes de crear el
reporte usando el publicar.

Para imprimir una consulta

1. Seleccione Consultas desde el men DacAccess.
La caja de dilogo Diseo de Consultas aparecer.
2. Teclee el nombre de la consulta u oprima Buscar y
seleccione la consulta.
3. Oprima Ejecutar Consulta. La consulta se
muestra en al pantalla.
4. Haga clic en Imprimir. La caja de dilogo
Disposicin de Reportes aparecer.
13-22
5. Seleccione la salida y oprima Procesar para ver la
consulta.


Copiando Consultas.

13-23
Usando el Publicar
El Publicar es la herramienta usada para crear su esquema de
reporte e imprimir un reporte de cliente usando una consulta.
Cuando accesa por primera vez a Publicar, mire el cuadro de
dilogo Editar Reporte. La parte superior del cuadro de dilogo
es para el nombre del reporte y fuente de dato. La fuente de
dato es la consulta que usara para seleccionar los campos
desde el reporte. Una vez haya seleccionado una consulta
como la fuente de dato para un reporte, no puede volver para
atrs y cambiar la fuente de dato.

Nota: Si necesita usar una consulta diferente como la fuente
de dato para el reporte, debe crear un nuevo esquema de
reporte usando el publicar.

El cuerpo del Editor del Reporte tiene cuatro secciones, el rea
de Encabezado de Pagina, rea de Detalle, rea Pie de Grupo y
rea de Pie de Reporte. Use el rea de Pie de Pagina para
entrar la informacin que imprime en la parte superior de cada
pagina. Use el rea de detalle para hacer la seleccin de
campos para el reporte. El rea Pie de Grupo le permite crear
subtotales para su tabla de sorteo y el rea Pie de Reporte le
permite crear el gran total para el reporte.
13-24
Puede entrar texto dentro de cada una de las cuatro secciones
del reporte o seleccionar desde las variables disponibles tales
como campos de la consulta, campos de informacin de la
compaa y opciones de control. Puede usar diferentes
variables en reas diferentes del Editor de Reporte. Los
campos que escoja de la consulta estn disponibles en todas
las secciones del Editor de Reporte. Si el campo que quiere
incluir en el reporte no esta incluido en la consulta
seleccionada como la fuente de dato, debe salvar el esquema
de reporte, salga de publicar para completar el esquema de
reporte.

13-25
Usando la Lista de chequeo del Publicar

Paso 1Complete rea de Encabezado con el nombre del
reporte y el nombre de la consulta que quiere usar como la
fuente de dato. Entre el encabezado del reporte y
encabezado de columna en el rea de Encabezado de
Pagina.

Paso 2 Complete el rea de Detalle con los campos de la
consulta que quiere incluir en el reporte.

Paso 3 Complete el rea Pie de Grupo si quiere sortear los
subtotales.

Paso 4 Complete el rea de Pie de Reporte si quiere un
reporte con el total.

Paso 5 Vista previa e imprima el reporte final.

13-26
Completando el encabezado y el area de
encabezado de pagina.
El rea de encabezado contiene un campo para el nombre del
reporte y el nombre de la consulta. El campo disponible para el
reporte depende de la consulta seleccionada. Una vez que
escoja la consulta, no puede cambiar el nombre de la consulta
en el Publicar. Tambin, puede editar la consulta si necesita
usar diferentes campos en un reporte. El rea de encabezado
de pagina retiene el encabezado de reporte. El reporte imprime
el encabezado de cada pagina del reporte de cliente.

Completando el rea de detalle
El rea de detalle es el cuerpo del reporte. Esta es donde se
seleccionan los campos para su consulta. Puede entrar tanto
un texto como colocar campos en esta seccin. Deber entrar
texto como una nota, instrucciones o para describir los
campos.

13-27
Completando el rea Pie de Grupo
El Pie de Grupo es para sortear los subtotales. Si configura
sortear ordenes en la consulta, deber sortear cada grupo para
tener un total para el grupo. Por ejemplo, cuando imprime un
reporte de comisiones, tendr un total por vendedor. Puede
entrar un texto para describir el total, entonces coloque el
campo que quiere totalizar en esta seccin. Si no quiere
sortear totales, deje esta seccin en blanco.

Completando el rea Pie de Reporte
El rea Pie de Reporte es para el total. Puede tambin entrar
un texto dentro de esta rea. Esta rea es similar al Pie de
Grupo. Seleccione los campos desde su consulta que quiere
incluir el total para el reporte.

Para crear un reporte personalizado con el Generador de
Reportes
1. Seleccione Generador de Reportes desde el
men DacAccess. La caja de dilogo Editor de
Reportes se muestra.
13-28
2. Teclee un nombre nico para el reporte. La caja de
dilogo Editor de Reportes se muestra.
3. Complete cada campo en la caja de dilogo
Predefinidos de Reporte.
4. En el campo Fuente de Datos, teclee el nombre de
la consulta de la cual usted quiere crear el reporte
u oprima Buscar y seleccione la consulta.
Nota: La consulta detalla la informacin a incluir en el reporte
y debe ser creada antes que el reporte sea puesto en el
Generador de Reportes.
5. Teclee un encabezado para el reporte en la seccin
Encabezado de la Pgina. Usted puede teclear texto
o hacer clic en Buscar y seleccionar una variable.
Si usted quiere encabezados de columna para a
imprimir en cada pgina, teclee los encabezados en
esta seccin.
Nota: Usted puede seleccionar los siguientes tipos de
variables: Texto de la Compaa, Campos de Control y
Campos de la Consulta. Texto de la compaa le permite
seleccionar variables que corresponden a la informacin que
usted introdujo acerca de su compaa. Variables de Control
incluyen la fecha actual del sistema, tiempo y nmero de
pgina. Campos de la consulta seleccionados en el rea de
Encabezado de la Pgina son insertadas como campos de
texto para ser usadas como encabezados de columna.
Sugerencia: Haga clic en Opciones y seleccione
Centrar para centrar las lneas de texto o variables
en el reporte.
6. Teclee los campos de la consulta a incluir en el
reporte en la seccin de detalle. Usted puede
introducir texto o poner campos en esta seccin.
Para insertar un campo de la consulta, haga clic en
Buscar y seleccione el campo. Si usted necesita
13-29
incluir un campo que no est en la lista, usted debe
editar la Consulta. El campo es insertado en la
posicin del cursor. Usted puede usar el ratn para
arrastrar un campo de consulta a un lugar
diferente.
Contine poniendo campos dentro de esta seccin
hasta que todos los campos necesarios estn en la
plantilla. Esto puede ser a prueba y error para
alinear los campos con sus encabezados de
columna.
7. Si usted pone un orden de clasificacin en la
consulta, usted pudiera querer que cada grupo de
orden tenga un total. Para incluir un subtotal en los
campos ordenados, teclee texto para describir el
total y entonces ponga el campo que usted quiera
totalizar en la seccin de Pie de Pgina del Grupo.
Si usted no quiere ordenar totales, deje esta
seccin en blanco.
Nota: Si no hay campos seleccionados en la
seccin de Columnas de Orden en su consulta,
DacEasy utiliza el campo en la primer columna de
la consulta como el campo de orden.
8. Para incluir gran totales en el reporte, seleccione
cada campo para totalizar en la seccin de Pie de
Pgina del Reporte. Usted puede tambin introducir
texto en esta seccin.

Sugerencia: Oprima Enter desde cualquier campo
para editar el formato. Haga clic en Ayuda desde
la caja de dilogo Editar Campo para una
descripcin detallada de cada opcin de formato.
13-30
Imprimiendo el reporte final
Cuando imprimes el reporte, la informacin especificada en la
consulta se despliega usando el formato creado en el Publicar o
Generador de Reportes. Puedes imprimirlo en tu pantalla
dndole vista previa y verificar el formato. Si no esta correcto,
edita el formato e imprmelo nuevamente.

Para imprimir el reporte
1. Seleccione Generador de Reportes en el men
DacAccess. El cuadro de dialogo Editor de
Reporte se despliega. Cree un nuevo reporte o
haga clic en Buscar para seleccionar uno desde la
lista.
2. Haga clic en Imprimir para desplegar la Pantalla
de Disposicin de Reportes.
3. Seleccione la opcin de salida, edite el formato si
es necesario, y luego presione Aceptar para


Copiando plantillas de Reportes.

14-1
Funciones Peridicas
El men de funciones Peridicas incluye todas aquellas
funciones que no han sido ejecutadas como parte de sus
procesos diarios. Este men incluye opciones para cierre de
perodo y de fin de ao, y funciones relativas tales como
generador de cargos financieros, calcular futuras ventas,
depurar los datos viejos y entrar cifras de presupuestos.
Adems incluye funciones que le permite cambiar mltiple
registros en sus archivos de datos a la vez. Esto incluye
resignar precios, ajuste de lista de componentes y entrar
cambios globales a los archivos de Cliente, Suplidor, Producto
o Vendedor.

Este captulo adems incluye informacin acerca de la
impresin de formularios 1099 para contratar Suplidor. Esta
funcin disponible desde el men Reporte, es usada al final de
cada ao calendario.
14-2
Cerrando Perodos
La siguiente lista de chequeos detalla cada paso envuelto en el
cierre de mes.

Nota : Las rutinas de Fin de Perodo son opcionales. Refirase
a la seccin apropiada en este captulo para determinar si el
cierre de perodo est bien hecho.

Lista de chequeo de fin de perodo

Postear todos los Mdulos para el perodo que est
cerrando.
Backup los Archivos de Datos. (Ver captulo 3, Iniciando.)
Generar cargos financieros a los Clientes.
Imprimir Estados de Clientes.
Correr la rutina de Fin de Perodo Cuentas por Cobrar.
Correr la rutina de Fin de Perodo Cuentas por Pagar.
Corra la rutina de Fin de Perodo Mayor General.
Correr Utilitario a todos los Archivos. (Ver captulo 3,
Iniciando)

Generando Cargos Financieros
Puede generar cargos financieros automticamente para los
clientes. DacEasy calcula estos cargos basados en la tasa de
cargos financieros en el registro de cliente y el nmero de das
vencidos en la factura del cliente.

Capitulo 14: Funciones Peridicas
12-3
DacEasy crea una entrada separada de cargos financieros en
el archivo de facturas abiertas de Cuentas por Cobrar para
cada factura vencida. En un reporte de Cuentas por Cobrar y
estados, se imprime los cargos financieros por separados. En
adicin, DacEasy genera los cargos financieros por la fecha de
las facturas vencidas.

La frmula de prorratear la tasa de los cargos financieros es en
un ciclo de 30 das. Por ejemplo, si una factura tiene mas de
30 das de vencida, DacEasy fija el cargo total de porcentaje
de cargo financiero. Si una factura tiene 10 das de vencida,
DacEasy usa la siguiente frmula para determinar el cargo
financiero: Cantidad Vencida*(10/30* % Cargo
Financiero).

Despus de calcular los cargos financieros, DacEasy crea una
transaccin sumarizada en el Mayor General. El cdigo de
diario para la transaccin es AR. Mientras DacEasy genera
cargos financieros, este imprime un Diario de Cargos
Financieros. Este diario proporciona la prueba de auditoria
necesaria para verificar las entradas hechas el Mayor General y
archivo de Clientes.

Recomendamos generar cargos financieros justo despus de
correr la rutina de fin de perodo de Cuentas por Pagar. Este
ajusta los balances acumulados a clientes; El fin de perodo
recopila el detalle de facturas abiertas para esos clientes en
una suma.

Para generar cargos financieros

1. Seleccione Cuentas por Cobrar del men
Peridicos y despus seleccione Generando Cargos
14-4
Financieros. La caja de dilogo Generando Cargos
Financieros aparecer.

Nota: Es relevante que usted haga un respaldo ya que
esta rutina no es reversible una vez que ha sido
llevada a cabo. Pulse Respaldo para respaldar su
fichero de datos.

2. Introduzca la fecha que ser utilizada para determinar
cules facturas son deudas pasadas y el monto del
cargo financiero. Los cargos financieros son
prevalorados basados en un periodo de 30 das. Si
una factura tiene ms de 30 das, el cargo financiero
completo es calculado. Si una factura tiene 10 das de
atraso, se multiplica por un porcentaje prevalorado
((10/30) * % cargo financiero) para llegar al saldo del
cargo financiero.

Sugerencia: Haga clic en Ayuda del caja de dilogo
Generando Cargos Financieros para una descripcin

12-5
3. Haga clic en Aceptar para generar cargos financieros
para todos los clientes. Un Diario de Cargo Financiero
imprime y un sumario de transacciones es plasmado
en el Libro Mayor con un cdigo de diario CxC.

Sugerencia: Para generar cargos financieros para un
rango de clientes, seleccione Rango e introduzca el
rango de cdigos de los clientes. Para generar cargos
financieros a clientes que no quedan al alcance del
rango sucesivo, elija Seleccionar como el Alcance.
Cuando usted presiona Aceptar, usted puede
seleccionar los clientes a los cuales va a generar
cargos financieros.

Cerrando el Perodo de Cuentas por
Cobrar

La rutina de Fin de Perodo Cuentas por Cobrar hace lo
siguiente:

Elimina todas las facturas pagadas desde el archivo
de facturas abiertas de Cuentas por Cobrar. Esta
informacin se despliega en el Reporte por
Antigedad y Estados. Las facturas deben estar
posteadas y fechadas antes de correr la rutina de Fin
de Perodo.

14-6
Actualiza la informacin de balance para sus clientes.
Este Perodo es eliminado y el monto es agrado al
campo Inicial.

Para los clientes con balance Tipo Acumulado, todas
las transacciones restantes posteadas son
consolidadas en una factura. La fecha se hace en una
factura nmero YYYYMMDD.

Nota: Puede generar cargos financieros justamente antes de
correr la rutina de fin de perodo de Cuentas por Pagar. Esto
es para ajustar el balance de cliente tipo acumulado, porque
la factura abierta de detalle para cliente con balance tipo
acumulado es compilada en una factura abierta durante el fin
de perodo.

La rutina de fin de perodo de Cuentas por Cobrar no le impide
entrar transacciones a clientes para el perodo cerrado.

Para ejecutar la rutina de Fin de Periodo Cuentas por
Cobrar

1. Seleccione Por Cobrar del men Peridico, y
seleccione Fin de Periodo. La caja de dilogo CxC
Fin de Periodo aparecer.

Nota: Es relevante crear un respaldo ya que esta
rutina es irreversible una vez que ha sido efectuada.

12-7

2. Introduzca una fecha correspondiente al periodo que
usted desea cerrar. El periodo se desplegar bajo la
fecha.
3. Haga clic en Aceptar para cerrar el periodo de
Cuentas por Cobrar. Un mensaje de confirmacin
aparecer una vez que el proceso se complete.
4. Haga clic en Continuar para regresar al men
principal.
Cerrando el perodo Cuentas por Pagar

La rutina de Fin de Perodo de Cuentas por Pagar hace lo
siguiente:

Elimina todas las facturas pagadas desde el archivo
de facturas abiertas de Cuentas por Pagar. Esta
informacin se despliega en el Reporte por
Antigedad y Estados. Las facturas deben estar
posteadas y fechadas antes de correr la rutina de Fin
de Perodo.

Actualiza el balance en el rea de informacin de cada
Suplidor. Este Perodo es limpiado y el monto es
agregado al campo Inicio.
14-8

Para los suplidores con balance Tipo Acumulado,
todas las transacciones restantes posteadas son
consolidadas en una factura. La fecha se hace en una
factura nmero YYYMMDD.

Nota: La rutina de fin de perodo de Cuentas por Pagar no
le impide entrar transacciones a clientes para el perodo
cerrado.

Para ejecutar Por Pagar Fin de Periodo

1. Seleccione Por Pagar del men Peridicos, en
seguida seleccione Fin de Periodo de Cuentas por
Pagar. La caja de dilogo Fin de periodo de Cuentas
por Pagar aparecer.

Nota: Es relevante que usted haga un respaldo, ya
que esta rutina es irreversible una vez realizada.

2. Tecle una fecha correspondiente al periodo que
desea cerrar. El periodo aparece bajo la fecha.
12-9
3. Haga clic en Aceptar para cerrar el periodo para
cuentas Por Pagar. Un mensaje de confirmacin
parecer cuando el Proceso est completo.
4. Haga clic en Continuar para regresar al men
principal.

Entrando cifras a la cuenta Presupuesto
Puede entrar cifras de presupuesto en su catlogo de cuentas,
y entonces ver la informacin en reportes y listados
financieros. Solo puede entrar cantidades de presupuesto para
cuentas de detalle. DacEasy pasa automticamente la cantidad
entrada de cada cuenta de detalle para la cuenta general o
cuenta madre.

Puede entrar cifras de presupuesto para sus cuentas usando
dos mtodos diferentes. Entre cifras de presupuesto a una
cuenta una vez en el cuadro de dilogo Historial de Cuenta.

Entre cifras de presupuesto para todas las cuentas al mismo
tiempo desde el men Perodo. Referir a la Ayuda en lnea para
ms informacin en el cuadro d dilogo Historial de Cuenta.
Los siguientes pasos se requieren para entrar cifras de
presupuesto desde el men Perodo

Para introducir cifras de presupuesto de Estimar
Presupuesto del Estado de Cuenta

1. Seleccione Libro Mayor del Men peridico y a
continuacin seleccione Presupuesto. La caja de dilogo
Estimar Presupuesto del Estado de Cuenta.
14-
10

2. Haga doble-clic dos veces una cuenta y la caja de dilogo
Presupuesto de Cuenta aparecer.

3. Introduzca el monto del presupuesto en el periodo
apropiado. Puede presionar Duplicar para repetir el monto
en cada periodo.

Sugerencia: Haga clic en Ayuda de la caja de dilogo
Presupuesto de Cuenta para una descripcin detallada de
cada campo.

4. Haga clic en Aceptar para actualizar la informacin del
presupuesto de cuenta

12-11
Ver y editar figuras de cuenta e historial de
presupuesto.

Cerrando el perodo de Mayor General
El proceso de fin de perodo de Mayor General cambia el
estatus en la tabla de perodo para cerrar el perodo
seleccionado y todos los perodos previos. No puede hacer
entradas en un perodo cerrado y un perodo cerrado no puede
volver a factura abierta o perodo activo. No puede cerrar el
perodo previo y entrar transacciones de l en el prximo
perodo. El nico tiempo requerido para cerrar el perodo es
antes de cerrar el ao.

Puede cerrar un perodo contable, primero, despus de entrar
y postear toda la actividad contable para el perodo dado y
segundo imprima todos los reportes, diarios y reportes
financieros asociados. Sin embargo, use discrecin cuando
cierre un perodo. Una vez cierre un perodo en el Mayor
General, no puede entrar una transaccin para fechas que
caigan dentro o antes del perodo cerrado.

Nota: cerrando un perodo cierra todos los perodos antes del
perodo seleccionado, en adicin al perodo seleccionado.

14-
12
Para ejecutar la rutina de Fin de Periodo para el Libro
Mayor

1. Seleccione Libro Mayor del men Peridicos, a
continuacin seleccione Fin de Periodo. La caja de dilogo
Fin de periodo de LM aparecer.

Nota: Si usted no tiene un respaldo, respalde su archivo de
datos antes de proceder.

2. Introduzca la fecha correspondiente al periodo que usted
desea cerrar. El periodo desplegar por debajo de la fecha.
3. Haga clic en Aceptar. Si algunos periodos anteriores no
han sido cerrados, un mensaje de advertencia le dir que
usted estar cerrando mas de un periodo. Seleccione Si
para cerrar el periodo actual y todos los dems. Un mensaje
de confirmacin aparecer cuando el Proces sea completo.

Nota: Si existen transacciones no asentadas, ser un error.
Usted deber poner el mdulo especificado antes de cerrar
el periodo.

4. Haga clic Continuar para regresar al men principal.

12-13

Pronstico
Puede planificar para el prximo ao pronosticando las cifras
de sus compras para sus suplidores y las cifras de ventas para
sus clientes, productos y servicios. Antes de correr la rutina de
Fin de Ao, corra la rutina Calcular Pronostico para pronosticar
esas cifras.

Ejecute la siguiente tarea para usar la rutina Pronstico:

Antes de correr la rutina Calcular Pronostico, imprima el
Reporte de Estadstica YTD para ver las cifras de pronostico
para el ao actual y compare esos nmeros con la cifra
actual.
Corra la rutina Pronosticar antes de correr la rutina de fin
de ao. DacEasy coloca la cantidad pronosticada en la
columna Presupuesto en el cuadro de dilogo Informacin
Histrica de cada registro.
Imprima el Reporte Pronostico para ver las cifras pasadas
con las cifras presupuestadas para el nuevo ao.

Para imprimir el reporte estadstico YTD.

1. Seleccione Cuenta por Cobrar, Cuentas por Pagar
o Inventario desde el men Peridico, y seleccione
Imprimir Estadstica ALF. El cuadro de dilogo
Imprimir Reporte Estadstico YTD se despliega.
2. Seleccione el mtodo de sorteo y entre el rango si
quiere imprimir el reporte por rango de registros. Si
14-
14
no entra el rango, por defecto es desde el Primero
hasta el Ultimo.
3. Haga clic Aceptar y la pantalla de Disposicin de
Reportes se desplega.
4. Seleccione la disposicin de salida y pulse Aceptar
para ver el reporte.

Para pronosticar cifras de ventas por cobrar.

1. Seleccione Cuentas por Cobrar, Cuentas por
Pagar o Inventario desde el men Peridico, y
seleccione Calcular Pronostico. El cuadro de dilogo
Calcular Pronostico se despliega.

2. Seleccione el mtodo por el cual calcular las cifras
pronosticada y complete el campo Porciento (%) si
escogi el mtodo de porcentaje.
3. Para calcular el pronostico por un rango de registro,
seleccione Sortear Por y entre un rango. Si no entra
un rango, por defecto es desde el primero hasta el
Ultimo y el pronstico es calculado para todos los
registros.

12-15
Calcular Pronostico para una descripcin mas

4. Pulse Aceptar para calcular el pronostico.

Para imprimir el pronstico

1. Seleccione Cuentas por Cobrar, Cuentas por
Pagar o Inventario desde el men Peridico, y
seleccione Imprimir Pronostico. El cuadro de
dilogo Imprimir Pronostico se despliega.
2. Seleccione el mtodo por el cual sortear el reporte.
Escoja un rango si quiere limitar el registro que se
despliega en el reporte.
3. Pulse Aceptar y el cuadro de dilogo Disposicin de

Imprimir Pronostico para una descripcin mas

4. Seleccione la salida del reporte y pulse Aceptar para
ver el reporte.

14-
16
Cerrando el Ao
Hay cuatro diferentes rutinas de cierre de ao en DacEasy:
Cuentas por Cobrar, Cuentas por Pagar, Inventario y Mayor
General. Hay dos reglas de manejo cuando cierre el ao:

Correr Fin de Ao Mayor General.
Correr todas las rutinas de Fin de Ao consecutivamente
(Por Ej. :, no correr Fin de Ao Inventario; entonces
espere una semana para correr Fin de ao de Cuentas
por Pagar).

La siguiente lista de chequeo le ayudar a planificar la- tarea -
fin de- ao. An cuando todos los artculos en la lista no
apliquen para usted, es en general una lista para ayudarle a
mantener los archivos de datos en orden.

Lista de Chequeo de Fin de Ao
Complete cada paso en la lista de Chequeo de fin de
perodo. Cierre todos los periodos antes de correr el
procedimiento de fin de ao. Si tiene algn ajuste de fin de
ao, entre estos antes de cerrar el ultimo perodo.

Nota: Las rutinas de fin de perodo de Cuentas por Cobrar y
Cuentas por Pagar son opcionales. Refirase a la seccin
apropiada en este captulo para determinar si correr esas
rutinas es correcto para usted.

Imprima el reporte estadstico YTD antes de pronosticar sus
cuentas por cobrar, Cuentas por Pagar y/o Inventario.
12-17
Corra Clculo de Pronostico para cuentas por cobrar,
Cuentas por Pagar y/o inventario.
Imprima el reporte Pronostico para cuentas por cobrar,
Cuentas por Pagar y/o inventario para ver las cifras
pronosticadas.

Imprime todos los reportes financieros que necesite (e. g.,
Balance de comprobacin Estado de Ingreso, Balance en libro y
reporte de actividad detallada del mayor general)

Imprima el formulario 1099 para contratar la labor de
suplidores.
Haga backup de sus Archivos de datos.
Corra fin de perodo de Cuentas por Cobrar.
Corra Fin de Ao de Cuentas por Pagar
Corra Fin de Ao de Inventario
Corra Fin de Ao para el Mayor General
Si escoge, depurar sus archivos de datos para el ao previo
Correr el utilitario de archivo en todos los archivos de datos
si escogi depurar.

Cerrando el ao de Cuentas por Cobrar.
La rutina de Fin de Ao Cuentas por Cobrar actualiza la
informacin financiera para cada cliente. DacEasy transfiere las
cifras del ao a la fecha para los montos del ao anterior para
el ao antes pasado. Se pierden balances del ao antes pasado
durante esta rutina. Para retener la informacin en los campos
Ao Anterior, hacer y restaurar un backup de sus archivos de
datos para fines de archivos.

14-
18
Nota: Corra la rutina pronostico de Cuentas por Cobrar antes
de correr la rutina de Fin de Ao de Cuentas por Cobrar.

Para correr la rutina de fin de perodo de Cuentas por
Cobrar

peridico, y entonces seleccione Fin de Ao. Un
mensaje de advertencia se despliega: debe hacer backup
antes de proceder. Refirase al captulo 3 Empezando
para ms informacin haciendo backup.

Nota: Es importante que todas las transacciones del ao
corriente estn posteadas antes de cerrar el ao. Corra
la rutina de fin de perodo de Mayor General para el
ultimo perodo del ao para asegurarse que las
transacciones no estn posteadas antes de correr la
rutina de Fin de Ao Cuentas por Cobrar.

2. Pulse Inicio Cierre de Fin de Ao. Un cuadro de
dilogo de confirmacin se despliega cuando el proceso
es completado.

12-19
Imprimir formularios 1099
DacEasy sigue la informacin de Suplidor requerida para
emitir un formulario 1099 al final de ao. Seleccione Si, en el
campo Labor Directa en el cuadro de dilogo Editar Proveedor
para Suplidor que requiere un 1099. Este formulario indica el
monto pagado al Suplidor durante el ao. DacEasy obtiene
esta informacin desde el archivo Pago Suplidor. Para ver esta
informacin, pulse Opciones desde el registro de Suplidor, y
entonces seleccione Informacin 1099.

Imprimir formularios 1099

1. Seleccione Cuentas por Pagar del men Reportes, y
seleccione 1099s. La caja de dilogo 1099s aparecer.

2. Introduzca su Nmero de Identificacin de Impuesto
Federal. El valor establecido en la caja de dilogo
Informacin de la Compaa es desplegado, pero lo
puede editar si es necesario.
3. Introduzca su nmero de Identificacin de Impuesto
Estatal. El valor establecido en la caja de dilogo
Informacin de Compaa es desplegado, pero puede
editarlo si es necesario.
4. Introduzca el ao para el cul imprime el 1099.
14-
20
5. Introduzca el mnimo del monto del dlar que debe ser
pagado a un proveedor para recibir un 1099 en el campo
de Mnimo. Este monto suele ser $600.

Si $600 es el valor mnimo, un 1099 es impreso para
todos los proveedores que: (1) estn establecidos como
vendedores con un contrato de trabajo; y (2) poseen
$600 o ms en el campo de Monto de Pago en la caja de
dilogo Informacin de 1099 .

6. Haga clic en Aceptar para acceder a la caja de dilogo
Disposicin de Reporte .
7. Seleccione el destino, edite la disposicin si es necesario,
entonces haga clic en Aceptar para imprimir el Reporte
de Pagos.


Imprimir una pgina de prueba.

12-21
Cerrando el ao de cuentas por pagar
La rutina de fin de perodo de Cuentas por Pagar actualiza la
informacin histrica para cada Suplidor. DacEasy transfiere
las cifras del ao a la fecha para los montos del ao anterior
para el ao antes pasado. Se pierden balances del ao antes
pasado durante esta rutina. Para retener informacin los
campos Ao Antes Pasado, haga y almacene un backup de sus
archivos de datos para fines de archivo. Debe correr la rutina
pronostico de Cuentas por Pagar antes de correr la rutina de
Fin de Ao.
Para correr la rutina de Fin de Ao de Cuentas por Pagar

1. Seleccione Cuentas por Pagar desde el men peridico,
y entonces seleccione Fin de Ao. Un mensaje de
advertencia se despliega: debe hacer backup antes de este
procedimiento. Refirese al captulo 3 Empezando para
ms informacin haciendo backup.

ultimo perodo del ao para asegurarse que las
rutina de Fin de Ao Cuentas por Pagar.

14-
22
2. Pulse Inicio Cierre de Fin de Ao. Un cuadro de dilogo
de confirmacin se despliega cuando el proceso es
completado.


Cerrando el Ao para Inventario
La rutina de Fin de Ao Inventario actualiza la informacin
histrica en los campos Producto y Servicio. DacEasy transfiere
los balances del ao a la fecha para los balances del ao
anterior y para el ao antes pasado. Se pierden balances del
ao antes pasado durante esta rutina. Para retener
informacin de los campos Ao Antes Pasado, haga y
almacene un backup de sus archivos de datos para fines de
archivo.

Nota: Si est usando la funcin Pronosticar, corra la
rutina Pronosticar Inventario antes de correr Fin de Ao
Inventario.

Para correr la rutina de Fin de Ao inventario

1. Seleccione Inventario desde el men peridico, y
entonces seleccione Fin de Ao. Un mensaje de
procedimiento. Refirase al captulo 3 Empezando para
ms informacin haciendo backup.

12-23

ltimo perodo del ao para asegurarse que las
rutina de Fin de Ao Fin de Ao Inventario.

2. Pulse Inicio Cierre de Fin de Ao. Un cuadro de dilogo
de confirmacin se despliega cuando el proceso es
completado.


Cerrando el Ao para el Mayor General
Cuando corra la rutina de Fin de Ao Mayor General sus
archivos de datos son actualizados como sigue:
El rea de informacin de perodo en el cuadro de dilogo
Informacin de la Compaa es actualizada para reflejar el
nuevo ao (Los periodos de aos pasados pasan al primer
perodo de ao y el siguiente ao es agregado al segundo
ao). Todas las transacciones para el ao deben estar
completas antes de correr la rutina de fin de ao. Despus de
cerrar el ao, no puede entrar transacciones para el ao.

14-
24
El cuadro de dilogo Historial de Cuenta para cada cuenta es
actualizado para reflejar la estructura del nuevo periodo.
DacEasy transfiere el balance al campo Este Ao para el
balance Ultimo Ao para cada perodo, proporcionando
informacin histrica para el ao previo.

El cuadro de dilogo Historial de Vendedor es actualizado para
reflejar la estructura de los nuevos perodos.
Los cuadros de dilogos Historial Impuesto en Ventas e
Historial Impuesto en Compras son actualizados para reflejar
la estructura de nuevos perodos.

Las cuentas de ingresos y gastos se ponen en cero y las
prximas ganancias o perdidas es transferida para la cuenta de
ganancia actual en el cuadro de dilogo Cuenta Interface.
Despus de correr la rutina de Fin de Ao de cuentas por
cobrar, Cuentas por Pagar y /o inventario, esta listo para
cerrar el ao de Mayor General.

Nota: Antes de correr la rutina de Fin de Ao, debe correr la
rutina de fin de perodo de Mayor General para el ltimo mes
del ao.

Para correr la rutina de Fin de Ao de Mayor General

1. Seleccione Libro Mayor desde el men Peridico, y
entonces seleccione Fin de Ao. Un mensaje de
procedimiento. Refirase al captulo 3 Iniciando para ms
informacin haciendo backup.

12-25

2. Pulse Inicio Cierre de Ao para cerrar el ao. Se
despliega un cuadro de dilogo de confirmacin cuando el;
proceso es completado.
Si no ha cerrado cada perodo, se despliega un error.
Si no ha entrado una cuenta Ganancias Actuales en el
cuadro de dilogo Cuenta Interface, es cuestionado
que entre una cuenta nueva. Entre la cuenta de
ganancia actual o pulse Mirada y seleccione la cuenta.


Idea: Despus de correr el Fin de Ao del Mayor
General, la primera transaccin para el nuevo ao
puede ser una transaccin transferida. La transaccin
transferida mueve la ganancia actual (para el ao ya
cerrado) para la cuenta ganancia retenida.

14-
26
Depurando archivos de datos
Use la rutina Depurar para eliminar la informacin no deseada
de sus archivos de datos. DacEasy elimina todas las
transacciones desde el archivo especificado en el rango fecha.
En adicin puede depurar clientes, suplidores, productos y
servicios que no necesitar mas adelante.

Despus de depurar las transacciones de sus archivos, no
puede volver a ver sus transacciones o imprimir reportes de
listado para ver esas transacciones. Por esta razn, debe
escoger no eliminar transacciones hasta haber cerrado el ao.
Adicionalmente, debe escoger no depurar el Mayor General
hasta que le sirva como prueba de auditoria. Es importante
hacer un backup de sus archivos de datos antes de eliminar
informacin. Una vez que los datos sean eliminados, slo
pueden ser recuperados restaurando un backup hecho antes
de correr la rutina Depurar.

Idea: Para aumentar el espacio disponible en disco duro, corra
el proceso Recobrar en el archivo despus de correr la rutina
Depurar. Para ms informacin en el proceso Recobrar, refiera
al captulo 3, Iniciando.

Para purgar archivos

1. Seleccione Purgar del men Peridicos. La caja de dilogo
Purgar Archivos aparecer.

12-27

2. Seleccione el archivo a eliminar.
3. Si un archivo de transacciones es seleccionado, introduzca
el rango de transacciones a eliminar basadas en la fecha de
transaccin. Todos los registros anteriores e incluyendo la
fecha introducida sern eliminados.
Si un archivo de no transaccin es seleccionado, introduzca
la fecha para eliminar el ltimo registro. Todos los registros
anteriores e incluyendo la fecha introducida sern
eliminados.

Sugerencia: Haga clic en Ayuda de la caja de dilogo
Purgar Archivos para una detallada descripcin de cada
campo.

4. Haga clic en Aceptar. Un mensaje de confirmacin se
desplegar cuando el Proceso de eliminacin est completo.
5. Haga clic en Continuar para regresar a la caja de dilogo
Purgar Archivos

14-
28
Entrando cambios globales
Con la funcin de Cambios Globales, DacEasy le permite
cambiar el valor de mltiples registros al mismo tiempo.

Para introducir cambios globales

1. Seleccione Cambios Globales del men Peridico. La caja
de dilogo Cambios Globales aparecer.

2. Escoja el archivo que contenga el campo a modificar.
3. Seleccione el campo a cambiar e introduzca el nuevo valor.
4. Escoja el rango de valores que sern afectados por el
cambio.

Sugerencia: Haga clic en Ayuda de la caja de dilogo de
Cambios globales para una descripcin ms detallada de
cada campo.

5. Haga clic en Aceptar. Un mensaje de confirmacin se
desplegar cuando el Proceso est completo.
12-29
6. Haga clic en el botn Continuar para volver al men
principal.

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