TCNICAS Y HERRAMIENTAS DE ORGANIZACION

ORGANIGRAMAS

Organigramas: Son las herramientas necesarias para llevar a cabo una organizacin racional;
son indispensables durante el proceso de organizacin y aplicables de acuerdo con las
necesidades de cada grupo social.
Las principales son las siguientes:

Organigramas.
Manuales.
Anlisis de puestos.

Conocidas tambin como grficas de organizacin o cartas de organizacin, los organigramas
son representaciones grficas de la estructura formal de una organizacin, que muestran las
interrelaciones, las funciones, los niveles jerrquicos, las obligaciones y autoridad, existentes
dentro de ella.
Los organigramas pueden clasificarse en:


Organigramas
Por su objetivo Por su rea Por su contenido

Estructurales. Muestra slo la estructura administrativa de la empresa.
Funcionales, Indican en el cuerpo de la grfica, adems de las unidades y sus relaciones, las
principales funciones de los departamentos.
Especiales. Se destaca alguna caracterstica.
Generales. Presentan toda la oarganizacin; se llaman tambin cartas maestras.
Departamentales. Representan la organizacin de un departtamento o seccin
Esquemticos. Contienen slo los rganos principales, se elaboran para el pblico, no
contienen detalles.
Analticos. Ms detallados y tcnicos.

Estisten tres formas de representar los organigramas:
Vertical. En la que los niveles jerrquicos quedan determinados de arriba hacia abajo.


Horizontal. Los niveles jerrquicos se representan de izquierda a derecha.





Circular. Donde los niveles jerrquicos quedan determinados desde el centro hacia la periferia




Mixto. Se utiliza por razones de espacio, tanto el horizontal como el vertical.







MANUALES
Manuales: Son documentos detallados que contienen en forma ordenada y sistemtica,
informacin acerca de la organizacin de la empresa. Los manuales, de acuerdo con su
contenido, pueden ser:
De polticas,
Departamentales,
De bienvenida,
De organizacin,
De procedimientos,
De contenido mltiple,
De tcnicas y
De puesto.
Son de gran utilidad ya que:
Uniforman y controlan el cumplimiento de las funciones de la empresa.
Delimitan actividdes, responsabilides y funciones.
Aumentan la eficiencia de los empleados, ya que indican lo que se debe hacer y cmo se
debe hacer.
Son una fuente de informacin, pues muestran la organizacin de la empresa.
Ayudan a la coordinacin y evitan la duplicidad y las fugas de responsabilidad.
Son una base para el mejoramiento de sistemas.
Reducen costos al incrementar la eficiencia.
Formato e indice de los manuales
El contenido debe dividirse de acuerdo con una clasificacin primaria e temas:
Indice.
Objetivos y antecedentes del manual.
Cada seccin debe llevar la fecha en que se termine o corrija, se emita y quede vigente.
Nombre de las personas que intervinieron en la elaboracin del manual.
Debe llevar instrucciones para hacerlo ms comprensible.
Redaccin clara, conncisa y ordenada.
Complementarse con grficas.

Manuales de organizacin
Explican los detalles ms importantes de la organizacin; generalmente incluyen:
Finalidad de cada elemento de la organizacin.
Declaracin de funciones.
Glosario de trminos utilizados.
Contienen:
Objetivos generales de la organizacin.
Polticas generales.
Glosario de trminos administrativos.
Nombres de reas o departamentos y puestos.
Procedimientos de organizacin.
Responsabilidades de los altos niveles.
Funciones.
Cartas de organizacin.
Descripcin de puestos.
Introduccin y objetivos del manual.
Historia de la empresa.

Manuales departamentales
Contienen:
1. Objetivos generales de la empresa, los del departamento de que se trate y, los de sus
secciones bsicas.
2. Polticas y normas generales de la empresa y del departamento correspondiente.
3. Carta de organizacin general y departamental.
4. Reglamentacin de los aspectos de coordinacin interdepartamental.
5. Anlisis de puestos.
6. Grficas de proceso, y de flujo.
Ventajas:
Describen el funcionamiento de un departamento.
Se emplean para dar instrucciones en el departamento.
Presentan el flujo de trabajo.
Delimitan funciones, actividades y responsabilidades.
Son una fuente de consulta y un medio de adiestramiento.

Manuales interdepartamentales
Son similares, en su contenido, a los manuales departamentales, aunque no siempre
proporcionan la misma cantidad de informacin:
Comprenden a todos los departamentos de la organizacin.
Describen los procedimientos y las relaciones que abarcan dichos departamentos.
Diagramas de procedimiento o de flujo
Tambin se les conoce como flujogramas. George Terry los define como: la representacin
grfica que muestra la sucesin de los pasos de que consta un procedimiento.
Los diagramas de procedimiento premiten:
Una mayor simplificacin del trabajo.
Determinar la posibilidad de combinar o readaptar la secuencia de las operaciones par una
mejor circulacin fsica.
Mejorar alguna operacin, combinndola con otra parte del proceso.
Eliminar demoras.
Una mejor distribucin de la planta.
Existen diversos tipos de diagramas de procedimiento.
Grfica de flujo de operaciones.
Grficas esquemticas de flujo.
Grfica de ubicacin de equipo.
Grfica de flujo de formas.

En los diagramas de flujo se utilizan los siguintes smbolos:
(O) Un crculo: que significa operacin. Se dice que hay operacin cuando algo est siendo
creado, cambiando o aadiendo, es decir, cuando se modifican las caractersticas de ese algo.
Un rectngulo: que significa inspeccin. Cuando algo es revisado, verificado o inspeccionado,
sin ser alterado en sus caractersticas.
Una flecha hacia la derecha: que significa acto de mover de un lugar a otro.
Media elipse: significa espera o demora, Etapa en que algo permanece ocioso en espera de
que algo acontezca. Tamgbin se le llama almacenamiento o archivo temporal.
(Triangulo: Almacenamiento. Cuando se almacena o archiva algo para ser guardado con
carcter definitivo.

Secuencia para elaborar un diagrama de procedimiento
Para la elaboracin de un diagrama de procedimiento es conveniente seguir en forma
ordenada la siguente secuencia.
1. Escoger el procedimiento por realizar.
2. Determinar las tcnicas analticas adecuadas que habrn d de utilizarse.
3. Analizar el trabajo.
4. Hacer una lista de la forma en que se va a realizar el trabajo.
5. Establecer el procedimiento ms factible.
6. Presentar la proposicin.
7. Obtener la aprobacin.
8. Preparar las instrucciones referentes a los procedimientos.
9. Implantar el nuevo procedimiento.
10. Observar el procedimiento implantado.
11. Preparar una gua de adelantos logrados.
12. Llevar registros adecuados de realizacin.
Carta de distribucin del trabajo o de actividades
A travs de esta tcnica se analizan los puestos que integran un departamento o seccin, para
lograr una divisin de funciones y mejorar la estructura de los grupos de trabajo. Sirve para
analizar labores relacionadas de cinco, hasta quince, personas.
Ventajas:
Define la naturaleza de los trabajos y de los departamentos a que corresponden.
Elimina la duplicidad e ineficiencia en el trabajo.
Normaliza y estandariza procedimientos.
Distribuye adecuadamente las cargas de trabajo de los distintos puestos.
Delimita funciones, evitando fugas de responsabilidad.
Formulacin
Para elaborar un cuadro de distribucin del trabajo es necesario seguir los pasos que siguen:
1. Se elabora una lista de los deberes o actividades que realiza cada persona.
2. Se hace una lista de las grandes funciones que corresponden a ese grupo o seccin.
3. Se vacan dichas listas en la forma de carta de distribucin de actividades.
4. Se complementa la informacin con la observacin y la entrevista.
5. Se suman verticalmente las horas de cada actividad y las que corresponden a cada persona.
6. Se analiza el cuadro para saber qu puede mejorarse, cambiarse, redistribuirse, etc.
7. Con los cambios sugeridos se elabora un nuevo cuadro.



EL ANLISIS DE PUESTOS
Analizar significa "separar y ordenar. La tcnica del anlisis de puestos, por lo tanto, en reglas
que se da para separar los elementos del puesto y ordenarles adecuadamente, con la ayuda
de las normas de la lgica y la gramtica.
Dichas tcnicas se aplican en tres aspectos:
1. Cmo obtener los datos de lo que constituye el puesto.
2. Cmo ordenar dichos datos.
3. Cmo consignar los mismos.
El anlisis comprende: La descripcin del puesto, o sea la determinacin tcnica de lo que el
trabajador debe hacer, y la especificacin del puesto, o sea la enunciacin precisa de lo que el
trabajador requiere para desempearlo con eficiencia.

En la descripcin distingue:
1) El encabezado o identificacin, que contiene: a) el ttulo; b) la ubicacin; c) el instrumental;
df) la jerarqua: de quien depende, a quines manda; contactos permanentes internos y
externos.
2) La descripcin genrica, que es una definicin lo ms breve y precisa que sea posible
3) La descripcin especfica, donde se detalla cada operacin, con estimacin aproximada del
tiempo que requiere. Estas operaciones se clasifican en: permanentes, periodicas y eventuales.
En la especificacin se ponen los requisitos que deben llenar quien ocupe el puesto,
concentrados en cuatro grandes factores: habilidad, esfuerzo, responsabilidad y condiciones de
trabajo. Estos se subdividen en otros ms especficos, tales como bienes, equipo o trmites,
medio ambiente y riesgos.




ACTIVIDADES OBLIGATORIAS:
Investigue los conceptos::
organigrama
orgranigrama vertical
organigrama horizontal
orgranigrama circular
organigra
o Manuales:
o De polticas,
o Departamentales,
o De bienvenida,
o De organizacin,
o De procedimientos,
o De contenido mltiple,
o De tcnicas y
o De puesto.
o Mixto

ACTIVIDADES SUGERIDAS:
Realize un diagrama de procedimiento.