INTRODUCCIN

La creciente complejidad de las actividades mercantiles ha sido la causa de que los

simples acuerdos verbales se hayan sustituido desde tiempos muy remotos por la constancia
escrita de los pactos o acuerdos celebrados. En el moderno mundo de los negocios
cualquier paso que se d en el campo mercantil se hace constar en algn documento y, en
caso de que su importancia lo justifique, el documento en cuestin puede llevar la firma de
algn funcionario calificado. De lo epuesto se infiere que las continuas operaciones
efectuadas por la empresa requieren la emisin y recepcin de documentos de diversas
!ndoles.
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DOCUMENTOS MERCANTILES
Los documentos mercantiles suelen tomar forma en el momento en que la operacin
se reali"a, y su objeto es el de certificar entendimiento que eiste entre las dos partes que
han efectuado un convenio. #uede ser el tic$et que emite una caja registradora de ventas, el
cual se entrega a el cliente que ha hecho una compra al contado, o bien un complicado
contrato de muchas p%ginas relativo al arrendamiento de una costosa maquinaria& pero tanto
en uno como en otro caso describe la operacin en forma escrita, reduciendo as! en gran
parte las posibilidades de discrepancia futuras por parte de los interesados. Dentro del
concepto de documentacin mercantil se comprenden no solamente los papeles revestidos
de caracter!sticas formales, sino todos los que puedan sustituirlos y tomen otra forma como
ocurrir!a en ltimo etremo con la correspondencia.
Estos documentos mercantiles se env!an al Departamento de 'ontabilidad donde los
contadores y auiliares de contabilidad toman de ellos los datos necesarios para efectuar los
asientos en los libros. 'uanto m%s grande sea la empresa mayor ser% la necesidad del
empleo de documentos. (i se trata de una gran empresa de ventas por departamentos, habr%
en ella muchos dependientes atendiendo a la venta en los distintos lugares en que se divide&
al mismo tiempo cierto nmero de compradores estar% adquiriendo mercanc!as del mercado
local, nacional o internacional. En todos los departamentos de venta se estar% recibiendo
dinero en pago de las ventas efectuadas, el cual se entrega en caja y luego se env!a a
depositar al banco& a su ve" se hacen desembolsos bajo la responsabilidad del tesorero.
)rat%ndose de una organi"acin de la clase que hemos descrito, ser!a imposible que llevase
a cabo sus operaciones sin emplear una gran cantidad de documentos de naturale"a
mercantil.
Los documentos intercambiados por las empresas que intervienen en una
transaccin mercantil facilitan la conclusin de est%, informan al contador o auiliar de
contabilidad respecto a las secuencias de las operaciones y sirven de autori"acin para
hacer la anotacin de los libros de contabilidad.
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En conclusin, podemos decir que entra dentro de la idea de documentacin mercantil toda
constancia escrita de una transaccin comercial o de un aspecto de ella que pueda utili"arse
para*
'ertificar las anotaciones en los libros de contabilidad.
#robar un hecho desde el punto de vista legal.
'on respecto a lo dicho en segundo trmino conviene observar que los libros de
contabilidad son tan slo un medio de prueba, y aunque en ciertos casos puede convertirse
en elemento fundamental para decidir un fallo, nunca servir%n para destruir la evidencia
surgida de un comprobante escrito y revestido de las caracter!sticas legales* puede decirse
entonces que an los libros de contabilidad pierden valor sino est%n apoyados en un archivo
de documentos bien organi"ado.
+uestro 'digo de 'omercio vigente establece al respecto en su art!culo ,-., entre otras
cosas que*
/Las obligaciones mercantiles y su liberacin se prueban/ *
a0 'on documentos pblicos.
b0 'on documentos privados.
c0 'on facturas aceptadas.
d0 'on telegramas.
e0 'on cualquier otro medio de prueba admitido por la ley civil.
IMPORTANCIA DE LA DOCUMENTACIN MERCANTIL
La importancia de la documentacin mercantil es tal que ha creado normas
especiales de car%cter tcnico y disposiciones legales para impresin, archivo y
conservacin de los distintos documentos que se utili"an en las operaciones mercantiles.
1n los formularios de simple orden interno para tramitacin entre dependencias de una
misma empresa constituyen elementos probatorios que permiten seguir el curso de un lote
de mercanc!as, identificar un env!o de dinero o eigir el cumplimiento de una norma o
disposicin interna cualquiera como pudiera ser la de reclamar al Departamento de
'ompras, haciendo mencin de la fecha y nmero de una solicitud de compras, el que un
pedido no se hubiera recibido dentro del pla"o establecido.
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CLASIFICACION DE LOS DOCUMENTOS MERCANTILES
Los documentos que se utili"an en las empresas mercantiles son tan variados y
complejos como las propias operaciones, pero aqu! solo se eplicar%n los que m%s
comnmente se utili"an, atendiendo a la siguiente clasificacin*
'omprobantes de compras, El procedimiento que se adopte para las compras, como
todo el sistema de contabilidad, deben adaptarse a la organi"acin interna de la empresa. El
departamento encargado de la compras ha de recibir aviso de las mercanc!as que necesiten
l, o los departamentos de ventas, lo cual suele hacerse mediante solicitudes de compras o
requisiciones de material, en virtud de las cuales se transmita la adquisicin de las
mercanc!as en las cantidades que dichos documentos indiquen.
)eniendo como base estos documentos y una ve" consultados los precios a los
distintos proveedores, se procede a enviar la orden de compra a aqul que ofresca, como es
natural, las condiciones m%s favorables. En caso de que las mercanc!as sean recibidas
conforme, se libra un cheque a favor del proveedor si la condicin acordada hubiera sido
que el pago sea al contado, o bien se registra una obligacin a su favor, si hubiera
establecido que el pago fuera a crdito, siempre utili"ando como base para la anotacin en
los libros la factura epedida por el proveedor. 1barca, como pudimos ver al principio,
cuatro etapas que dan lugar a los comprobantes siguientes*
Documentos corrientes
(olicitud de compra, El departamento de compras, de no eistir ste, quien haga sus
veces, actuar% de acuerdo con una solicitud por escrito aprobada por un empleado
suficientemente calificado que represente alguno de los departamentos en que la empresa se
divida. #or ejemplo el Departamento de ventas puede solicitar que se le tramite la
adquisicin de art!culos que se destinan a la reventa.
2rden de compra, (u finalidad es documentar en un formulario propio toda
adquisicin autori"ada por la empresa. (i est% tiene un departamento de compras, la orden
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de compras suele hacerse en una hoja impresa destinada a tal fin, en otros casos puede
consistir en una simple carta firmada por el propietario de la empresa o por su subordinado,
y en ocasiones consiste en una orden verbal que se da al representante del proveedor.
La factura, 'onsiste en una relacin detallada de las mercanc!as compradas, debe
contener los nombre y domicilios tanto del vendedor como del comprador, la fecha, las
condiciones, las instrucciones del embarque y las cantidades, descripcin y precios de las
mercanc!as.
Las notas de dbito, (i las mercanc!as llegan averiadas son de calidad inferior a la
requerida o se comprueba la falta de algn art!culo, es preciso obtener un ajuste en el precio
que haya cargado el proveedor.
'omprobantes de ventas, Los procedimientos que se siguen para la venta de
mercanc!as pueden ser mas muy simples o m%s complicados, segn sea la magnitud y
particularidades de cada empresa. En empresas de peque3as de venta al por menor no se
hace m%s registro que el de ingreso a caja por el importe de las ventas, en otras de mayor
importancia la maquina donde se registran las ventas produce un tic$et, el cual se entrega a
el cliente.
'omprobantes de operaciones bancarias, Los cheques han ocupado el lugar del
dinero efectivo en las operaciones m%s importantes que requieren el cobro y pago del
mismo. En contabilidad suelen considerarse a los cheques como numerario. 'uando una
empresa hace uso de los cheques, se da por sentado que previamente a depositado dinero en
el banco sobre el cual libra sus cheques, y sus depsitos pueden estar constituidos en gran
parte por cheque de sus clientes.
La letra de cambio, Es el instrumento negociable que constituye una orden escrita en
virtud de la cual una persona manda a pagar a otra, a la orden de un tercero, la cantidad de
dinero que eprese. Documento mercantil mediante el cual una persona 4el librador0
concede un crdito a otra 4el librado0 comprometindose esta ltima a pagar el importe
se3alado a la fecha de vencimiento acordada. 'omo documento mercantil es un
instrumento negociable cuya propiedad puede transferirse, de forma que el librador puede
diferir del tenedor de la letra. 1simismo, la letra de cambio puede presentarse en una
entidad financiera al descuento, es decir, la entidad financiera paga al tenedor el importe de
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la letra antes de la fecha de vencimiento y se encarga de cobr%rsela al librado llegada la
fecha del vencimiento.
Documentos de crdito
(egn el art!culo .,5 a .67 del 'digo de 'omercio*
Es un documento a la orden, en virtud del cual una persona 8 el Librador 8 emite y
ordena a otra 8 el Librado 8 que acepte pagar y pague, en cierto pla"o, a un tercero
49eneficiario0 o a su orden una suma de dinero que se determina en la Letra de 'ambio. En
otros trminos, es una orden que se da a una persona para que pague a un tercero cierta
suma de dinero en un determinado pla"o.
Requisitos que debe en!r un! etr! de c!mbio"
(egn el art!culo .,5 del 'digo de 'omercio*
La denominacin de la /Letra de 'ambio/ o /:nica de 'ambio/ epresada en el
mismo teto del t!tulo y en el mismo teto del t!tulo y en el mismo idioma empleado en la
redaccin del documento. )ambin puede usarse la cl%usula /a la orden/. 'on esto se busca
mayor claridad en el documento y evitar confusiones.
2rden pura y simple de pagar una cantidad determinada de dinero. Es decir que no
est sometida a condicin alguna y que la cantidad sea epresada con precisin en la
moneda que se va a pagar. (i la cantidad se epresa en nmeros y letras y eiste disparidad,
valdr% la cantidad epresada en letras. (i se epresa en nmeros y hay diferencia, valdr% la
cantidad menor.
El nombre del que debe pagar* librado, girado u obligado directo. +o
necesariamente su firma. La ausencia del nombre del librado determina la nulidad del
t!tulo. En caso de empresa, debe mencionarse el nombre eacto, porque de otra manera es
nula.
Librada la letra y aceptada por el girado se hace necesario saber cu%ndo deber% ste
cancelar su valor y, por lo tanto, cuando deber% present%rsele al cobro. #ara ello debe
indicarse en forma precisa la fecha de vencimiento o fecha de pago. (i el vencimiento no
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estuviera indicado, se considera pagadera /a la vista/. 1 partir del vencimiento es eigible
el pago de la letra y esta devenga intereses moratorios. En cuanto al vencimiento, la letra de
cambio puede ser*
1 d!a fijo.
1 cierto pla"o de la fecha.
1 la vista.
1 cierto termino vista.
(i tienen otro tipo de vencimiento son nulas.
Lugar donde debe efectuarse el pago y a la falta de esto se considerar% como lugar
de pago el domicilio del librado designado al lado del nombre de est.
+ombre de la persona a quien o a cuya orden debe efectuarse el pago beneficiario.
La fecha y lugar donde la letra fue emitida. (i no se indica el sitio se considerar%
como suscrita en el lugar designado al lado del nombre del librador.
La firma del que gira la letra 8 librador, girador, emitente 8. Este requisito es
indispensable para la valide" de la letra de cambio.
'asos*
El librador, el librado y el beneficiario pueden ser personas distintas.
El librador y el librado pueden ser una misma persona.
El beneficiario puede ser el mismo que emite la letra o sea que el librador y
beneficiario ser!an la misma persona.
(egn el art!culo .,; del 'digo de 'omercio, toda letra de cambio aunque no sea
girada epresamente a la orden, es transmitible por medio de endoso. Este debe ser puro y
simple y toda condicin a la cual apare"ca subordinado, se considerar% no escrita. El
endoso parcial es nulo e igualmente el endoso /al portador/ segn el art!culo .-5. El
endoso transmite todos los derechos derivados de la letra de cambio y es valido aunque no
se designe el beneficiario por cuanto el tenedor se considera portador legitimo de la misma.
De acuerdo al art!culo .<< la aceptacin se epresa por la palabra /acepto/ o
equivalente. Debe estar firmada por el librado. (u simple firma puesta en la cara anterior de
la letra equivale a su aceptacin.
El pago de una letra de cambio puede ser garanti"ado por medio de aval. Esta
garant!a se puede prestar por un tercero an por un signatario de la letra. (e epresa por
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medio de las palabras /bueno por aval/ y debe estar firmada por el avalista. Este se obliga
de la misma manera que aquel por el cual se ha constituido garante y cuando ha pagado la
letra tiene el derecho de proceder contra el garanti"ado y contra los garantes del mismo.
El portador de una letra de cambio debe presentarla a su pago, el d!a en que es
pagadera en uno de los dos d!as laborables que le siguen.
La negativa de aceptacin o de pago debe constar por medio de un documento
autntico o protesto por falta de aceptacin o por falta de pago.
)odas las acciones derivadas de la letra desde cambio contra el aceptante,
prescriben a los tres a3os, contados desde la fecha del vencimiento.
(inteti"ado lo epuesto se puede decir que una letra de cambio v%lida es aquella que
cumple con todos los requisitos eigidos por la ley, en este caso el art!culo .,5 del 'digo
de 'omercio, y que crea una serie de obligaciones y derechos entre el librador, el librado y
el beneficiario. Es m%s, si posteriormente la letra de cambio se transmite mediante endoso y
se garanti"a por medio de un aval, tambin quedar%n ligados por derechos y obligaciones el
endosante, el endosatario y el avalista.
Endosante es la persona que en un momento determinado posee el derechos de
cobrar la letra de cambio y puede, por tanto, transmitir dichos derechos a otra persona
mediante su firma en reverso de la letra.
Endosatario es la persona que recibe la letra por intermedio del endoso y que
adquiere, por tanto, los derechos que se le transmiten.
1valista es la persona que garanti"a el cumplimiento de una obligacin y que lo
manifiesta por medio de su firma en el anverso de la letra de cambio.
Es necesario recordar que el librador tiene una obligacin, que es la de garanti"ar el
pago de la letra. En otros trminos, que si la letra no es pagada por el librado que acepto
pagarla, el librador tendr% que cancelar la letra en ra"n de encontrarse /obligado en
regreso/. Esta ltima obligacin no puede ser ecluida por el librador* la Ley lo proh!be
terminantemente.
#or su parte, el librado no tiene obligacin de aceptar la letra, pero una ve" que la
acepta, asume definitivamente la obligacin de pagarla y no puede eimirse de dicha
obligacin.
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'uando el librado se niega a aceptar una letra cambio, se puede recurrir al protesto
que es el acto pblico por el cual se deja constancia del requerimiento formulado al librado
al aceptante para que acepte pague la letra, y de la negativa de hacerlo. #ara ello se
prepara una solicitud dirigida a un +otario #blico, en la cual se le pide a este funcionario
que se traslade al lugar donde se encuentra el librado para que deje constancia de su
negativa de aceptar la letra. En la ciudades o pueblos donde no hay +otario, el protesto
puede hacerse por intermedio de un jue" o de un =egistrador.
El protesto es importante porque de no hacerlo, el beneficiario puede perder
entonces la posibilidad de eigirle al librador que pague la letra.
Este problema puede eliminarse con la cl%usula /sin aviso y sin protesto/, incluida
en la letra.
(u forma suele ser como lo indica el siguiente ejemplo*
El pagar, Es un documento de crdito en virtud del cual una persona promete formalmente
pagar una deuda en determinada fecha posterior. Es un t!tulo valor o instrumento
financiero& documento escrito mediante el cual una persona >el emisor> se compromete a
pagar a otra persona >el beneficiario> una determinada cantidad de dinero en una fecha
acordada previamente. Los pagars pueden ser al portador o endosables, es decir, que se
pueden transmitir a un tercero. los pagars pueden emitirlos individuos particulares,
empresas o el estado.
(egn el art!culo .6? al .66* Es una promesa o compromiso unilateral de pago escrita, en
virtud del cual una persona natural o jur!dica se obliga a pagar a otra a su orden, una
cierta suma de dinero en una fecha determinada.
De acuerdo al art!culo .6?, los pagares deben contener*
La fecha de emisin y firma del documento.
La cantidad en nmero y letras.
La poca de su pago, es decir, la fecha de vencimiento.
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La persona a quien a cuya orden debe ser pagado.
1l pagar se aplican las siguientes disposiciones similares a las establecidas para las letras
de cambio *
Los pla"os en que vencen, es decir, los vencimientos* a d!a fijo , a cierto pla"o de la fecha,
a la vista y a cierto termino vista.
Lo relativo al endoso.
Los trminos para la presentacin, cobro protesto.
Lo referente al aval.
Lo relativo al pago y al por intervencin.
Lo concerniente al protesto.
Los trminos de la prescripcin.
La epresin de si es por valor recibido y en que especie por valor en cuenta.
El portador de un pagar protestado por falta de pago, tiene derecho a cobrar de los
responsables*
El valor de la obligacin.
Los intereses desde la fecha de protesto.
Los gastos del protesto.
Los intereses de estos desde la demanda judicial.
Los gastos judiciales que hubiese desembolsado.
(u forma suele ser como lo indica el siguiente ejemplo*
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(u forma suele ser como lo indica el siguiente ejemplo*
El cheque, Es un giro a nombre del 9anco donde se tenga establecida la cuenta.
'onstituye una orden que el titular de la cuenta dirige a su banquero para que ste pague
una determinada cantidad al beneficiario que se indique o al portador. Es una orden o
mandato de pago incorporado a un t!tulo de crdito que permite al librador disponer, en
favor de una determinada persona o del simple portador del t!tulo, de fondos que tenga
disponibles en un banco. El cheque deber% contener* la denominacin de cheque inserta en
el teto mismo del t!tulo, el mandato puro y simple de pagar una suma determinada de
dinero, el nombre del que debe pagar 4al que se denomina librado0, que por fuer"a ha de ser
un banco, el lugar de pago, la fecha y el lugar de la emisin del cheque, la firma del que lo
epide, al que se denomina librador.
El librador o tenedor de un cheque podr% solicitar al banco librado que preste su
conformidad al mismo, con lo cual se acredita la autenticidad de ste y la eistencia de
fondos suficientes en la cuenta del librador. El cheque puede ser librado para que se pague
a persona determinada, con o sin cl%usula @a la orden@ o @no a la orden@& puede tambin ser
librado para que se pague al portador. El cheque al portador se trasmite mediante su entrega
o tradicin& el cheque etendido a favor de una persona concreta, con o sin la cl%usula @a la
orden@, es transmisible por medio de endoso. El endoso deber% ser total, puro y simple&
deber%, adem%s, escribirse en el cheque y ser% firmado por el endosante. El endoso
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transmite todos los derechos resultantes del cheque. El pago de un cheque podr%
garanti"arse mediante aval, ya sea por la totalidad o por parte de su importe.
Esta garant!a podr% ser prestada por un tercero o por el librador. El cheque es
pagadero a la vista. 'ualquier mencin contraria se reputa no escrita. El librado podr%
eigir, al pago del cheque, que ste sea entregado con el /recib!/ del portador. (e presumir%
pagado el cheque que despus de su vencimiento se hallare en poder del librado.
1val, Es el afian"amiento que presenta un tercero para el pago de una letra de cambio
independientemente de la obligacin que contraen el aceptante y el endosante. Airma que se
pone al pie de una letra u otro documento de crdito, para responder de su pago en caso de
no efectuarlo la persona principalmente obligada a l. Es un trmino utili"ado con
frecuencia en la pr%ctica de los negocios para referirse a cualquier clase de garant!a
personal. 2tras veces se utili"a este trmino como sinnimo de fian"a, por lo que ser!a el
contrato por el que el avalista se obliga a pagar o cumplir por un tercero 4avalado0, en el
supuesto de no hacerlo ste.
En Derecho mercantil se denomina aval cambiario a un contrato perteneciente al
gnero de la fian"a personal destinada a garanti"ar el pago de una letra de cambio. El aval
es una obligacin accesoria de la obligacin cambiaria, que es la principal, por lo que se
etingue en el caso de hacerlo sta. Es adem%s subsidiaria, pues el avalista slo est%
obligado a pagar si el deudor no paga. #or las peculiaridades del tr%fico en el que se
produce el aval cambiario, la subsidiariedad no se suele entender de una forma estricta y
basta con el incumplimiento del deudor para que se pueda reclamar el pago al avalista, sin
requerir ningn tipo de persecucin especial de los bienes del deudor. #or ello, desde que
llegado el momento del cumplimiento el deudor no lo hace, el acreedor puede dirigirse
tanto contra el deudor principal como contra el avalista, pues entre ambos ha quedado
establecido un autntico v!nculo de solidaridad. En el caso en que el avalista se vea
obligado a satisfacer la deuda adquirir% un derecho de reintegro contra el deudor. El aval
puede ser limitado para un periodo de tiempo marcado, con relacin a un caso espec!fico,
en cuanto a la cantidad o frente a una persona concreta, cuando slo responde el avalista
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frente a un acreedor individuali"ado o definido, y no frente a cualquiera. Este puede ser
/absoluto o limitado/.
La persona que da un /aval absoluto/, responde solidariamente del pago de la letra
de la misma forma que el librador y el endosante.
El /aval limitado/ es el que reduce la garant!a a tiempo, cantidad o persona epresamente
determinados& dado en estos trminos, no produce mas responsabilidades que la que el
firmante se impuso, ni da a ste m%s derechos que contra la persona a quien garanti"ado y
los endosantes anteriores.
El aval debe ser otorgado por escrito, pudiendo figurar en la misma letra cuyo pago se
garanti"a, o bien en un documento separado.
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CONCLUSIN
Los Documentos Bercantiles son documentos de crdito de mucha importancia para
reali"ar las transacciones legales en cualquier pa!s. En Cene"uela, esas
transacciones tienen su base legal en el 'digo de 'omercio Cigente, en donde se
estipula todo lo referente a las mismas.
)anto la Letra de 'ambio, el #agar como el 'heque son documentos de crdito son
mucha importancia ya que los mismos conforman una garant!a de recuperacin del
valor de la prestacin de un servicio o de la venta de algn bien, ya sea mueble o
inmueble& puesto que mediante su emisin, el tomador puede recurrir a fuentes
legales establecidas, como ya se dijo en el 'digo de 'omercio, para hacer efectivo
su pago.
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1+ED2(
Letra de cambio
Cheque
Factura
#I#LIO$RAFIA
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Arianny Vanessa Gil Een l!neaF. Documentos mercantiles. E'onsulta* lunes -? de mayo de
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