La contabilidad de costos se aprovecha tanto en la divisin de ventas de la negociacin como en la fbrica encargada de manufacturar el producto. La contabilidad de costos se aprovecha en los departamentos de ventas no slo para determinar la eficiencia de operacin sino tambin para formular nuevos proyectos y presupuestos. La palabra costo ha sido aplicada a una variedad de circunstancias de los negocios relacionados con diferentes clasificaciones de los costos. No existe un sistema que pueda considerarse como modelo nico y apropiado a toda clase y tamao de empresas. La contabilidad de costo, analtica por excelencia, es la que se encarga de estudiar la tcnica del clculo del costo de la unidad producida tomando como base los elementos de la produccin medibles en dinero.
3 COSTO Estimacin de gastos para la entidad gubernamental para la construccin, operacin y mantenimiento del proyecto, menos cualquier valor de salvamento. Los costos sirven, en general, para tres propsitos: 1. Proporcionar informes relativos a costos para medir la utilidad y evaluar el inventario (estado de resultados y balance general). 2. Ofrecer informacin para el control administrativo de las operaciones y actividades de la empresa (informes de control). 3. Proporcionar informacin a la administracin para fundamentar la planeacin y la toma de decisiones (anlisis y estudios especiales).
Tipos de Costos:
Sistemas de costos Un Sistema de Costos es un conjunto de procedimientos y tcnicas para calcular el costo de las distintas actividades, y para ello definimos lo siguiente: Los Sistemas de Costos se clasifican de la siguiente manera: 1) 1) SEGN LA FORMA DE PRODUCIR. Segn la forma de cmo se elabora un producto o se presta un servicio, los costos pueden ser: a) COSTOS POR RDENES. Se utilizan en aquellas empresas que operan sobre pedidos especiales de clientes, en donde se conoce el destinatario de los bienes o servicios y por lo general l es quien define las caractersticas
4 del producto y los costos se acumulan por lotes de pedido. Normalmente, la demanda antecede a la oferta, y por lo tanto a su elaboracin. Por ejemplo, la ebanistera, la sastrera, la ornamentacin, etc. b) COSTOS POR PROCESOS. Se utiliza en aquellas empresas que producen en serie y en forma continua, donde los costos se acumulan por departamentos, son costos promedios, la oferta antecede a la demanda y se acumulan existencias. Por ejemplo, empresas de: gaseosas, cervezas, telas, etc. c) COSTOS POR ENSAMBLE. Es utilizado por aquellas empresas cuya funcin es armar un producto con base en unas piezas que lo conforman, sin hacerle transformacin alguna. Por ejemplo, ensamblaje de automviles, de bicicletas, etc. 2) SEGN LA FECHA DE CLCULO. Los costos de un producto o un servicio, segn la poca en que se calculan o determinan, pueden ser: a) a) COSTOS HISTRICOS. Llamados tambin reales, son aquellos en los que primero se produce el bien o se presta el servicio y posteriormente se calculan o determinan los costos. Los costos del producto o servicio se conocen al final del perodo. b) b) COSTOS PREDETERMINADOS. Son aquellos en los que primero se determinan los costos y luego se realiza la produccin o la prestacin del servicio. Se clasifican en Costos Estimados y Costos Estndares. COSTOS ESTIMADOS. Son los que se calculan sobre una base experimental antes de producirse el artculo o prestarse el servicio, y tienen como finalidad pronosticar, en forma aproximada, lo que puede costar un producto para efectos de cotizacin. No tienen base cientfica y por lo tanto al finalizar la produccin se obtendrn diferencias grandes que muestran la sobre aplicacin o
5 sub aplicacin del costo, que es necesario corregir para ajustarlo a la realidad. Los costos de un artculo o servicio se conocen al final del perodo. COSTOS ESTNDARES. Se calculan sobre bases tcnicas para cada uno de los tres elementos del costo, para determinar lo que el producto debe costar en condiciones de eficiencia normal. Su objetivo es el control de la eficiencia operativa. Los costos de un artculo o servicio se conocen antes de iniciar el perodo. 3) SEGN MTODO DE COSTO. Los costos, segn la metodologa que utilice la empresa para valorizar un producto o servicio, pueden clasificarse as: a) COSTO REAL. Es aquel en el cual los tres elementos del costo (costos de materiales, costos de mano de obra y costos indirectos de fabricacin) se registran a valor real, tanto en el dbito como en el crdito. Este mtodo de contabilizacin presenta inconvenientes, ya que para determinar el costo de un producto habra que esperar hasta el cierre del ejercicio para establecer las partidas reales despus de haberse efectuado los ajustes necesarios. b) COSTO NORMAL. Es aquel en el cual los costos de materiales y mano de obra se registran al real y los costos indirectos de fabricacin con base en los presupuestos de la empresa. Al finalizar la produccin, habr que hacer una comparacin de los costos indirectos de fabricacin cargados al producto mediante los presupuestos y los costos realmente incurridos en la produccin, para determinar la variacin, la cual se cancela contra el costo de ventas. Este mtodo de costo surge por los inconvenientes que se presentan en el costeo real.
6 La principal desventaja del costo normal es que si los presupuestos de la empresa no han sido establecidos en forma seria, los costos del producto quedaran mal calculados. c) COSTO ESTNDAR. Consiste en registrar los tres elementos (costo de materiales, costo de mano de obra y costos indirectos de fabricacin) con base en unos valores que sirven de patrn o modelo para la produccin. Este mtodo de costo surge, debido a que se hizo la consideracin de que si los costos indirectos de fabricacin se podan contabilizar con base en los presupuestos, siendo un elemento difcil en su tratamiento, Por qu no se poda hacer lo mismo con los materiales y la mano de obra? Se podra decir que el costo normal fue el precursor del costo estndar. 4) SEGN TRATAMIENTO DE LOS COSTOS INDIRECTOS. El costo de un producto o de un servicio prestado puede valorarse dependiendo del tratamiento que se le den a los costos fijos dentro del proceso productivo. Se clasifica as: a) COSTO POR ABSORCIN. Es aquel en donde tanto los costos variables y fijos entran a formar parte del costo del producto y del servicio. b) COSTO DIRECTO. Llamado tambin variable o marginal, es aquel en donde los costos variables nicamente forman parte del costo del producto. Los costos fijos se llevan como gastos de fabricacin del perodo, afectando al respectivo ejercicio. c) COSTO BASADO EN LAS ACTIVIDADES. Es aquel en donde las diferentes actividades para fabricar un producto consumen los recursos indirectos de produccin y los productos consumen actividades, teniendo en cuenta unos inductores de costos para distribuirlos.
7 Clasificacin de los Costos:
Los costos pueden ser clasificados de acuerdo con el enfoque que se les d. La clasificacin puede ser: De acuerdo con la funcin en la que se incurren: Costos de produccin, Costos de distribucin o venta, Costos de administracin De acuerdo con su identificacin a una actividad, departamento o producto: Costos directos , Costos indirectos De acuerdo con el tiempo en que fueron calculados: Costos histricos, Costos predeterminados De acuerdo con el tiempo en que se cargan o se enfrentan a los ingresos : Costos de periodo, Costos del producto De acuerdo con la autoridad que se tenga sobre la ocurrencia de un costo: Costos controlables y Costos no controlables De acuerdo con su comportamiento: Costos variables, Costos fijos discrecionales fijos o Costos semivariables a semifijos De acuerdo con su importancia para la toma de decisiones: Costos relevantes Costos irrelevantes De acuerdo con el tipo de sacrificio en que se ha incurrido: Costo desembolsable, Costo de oportunidad De acuerdo con el cambio originado por un aumento o disminucin en la actividad; Costos diferenciales para un aumento o disminucin en la actividades Costos incrementales 1) De acuerdo con la funcin en la que se incurren: a) Costos de produccin. Los que se generan en el proceso de transformar la materia prima en productos terminados. Se subdividen en:
8 i) a.1 Costos de materia prima. E1 costo de materiales integrados al producto. Por ejemplo, la malta utilizada para producir cerveza, el tabaco para producir cigarros. ii) a.2 Costos de mano de obra. El costo que interviene directamente en la transformacin del producto. Por ejemplo, el sueldo del mecnico, del soldador. iii) a.3 Gastos indirectos de fabricacin. Los costos que intervienen en la transformacin de los productos, con excepcin de la materia prima y la mano de obra directa. Por ejemplo, el sueldo del supervisor, mantenimiento, energticos, depreciacin. b) Costos de distribucin o venta. Los que se incurren en el rea que se encarga de llevar el producto, desde la empresa, hasta el ltimo consumidor; par ejemplo: publicidad, comisiones. c) Costos de administracin. Los que se originan en el rea administrativa, como puede ser sueldos, telfono, oficinas generales, Esta clasificacin tiene como finalidad agrupar los costos para funciones, lo cual facilita cualquier anlisis que se pretenda realizar de ellas. 2) De acuerdo con su identificacin con una actividad, departamento o producto: a) Costos directos. Los que se identifican plenamente con una actividad, departamento o producto. En este concepto se cuentan el sueldo correspondiente a la secretaria del director de ventas, que es un costo directo para el departamento de ventas; la materia prima es un costo directo para el producto. b) Costo indirecto. El que no podemos identificar con una actividad determinada. Por ejemplo, la depreciacin de la maquinaria, o el sueldo del director de produccin respecto al producto. Algunos costos son duales; es decir, son directos e indirectos al mismo tiempo. El sueldo del gerente de produccin es directo para los costos del
9 rea de produccin, pero indirecto para el producto. Como vemos, todo depende de la actividad que se est analizando. 3) De acuerdo con el tiempo en que fueron calculados: a) Costos histricos. Los que se produjeron en determinado periodo; Los costos de los productos vendidos o los costos de los que se encuentran en proceso. Estos costos son de gran ayuda para predecir el comportamiento de los costos predeterminados. b) Costos predeterminados. Los que se estiman con base estadstica y se utilizan para elaborar presupuestos.
4) De acuerdo con el tiempo en que se cargan o se enfrentan a los ingresos: a) Costos de periodo. Los que se identifican con Los intervalos de tiempo y no con los productos o servicios; el alquiler de las oficinas de la compaa, cuyo costo se lleva en el periodo en que utilizan las oficinas, al margen de cundo se venden los productos. b) Costos del producto. Los que se llevan contra los ingresos nicamente cuando han contribuido a generarlos en forma directa; es decir, son los costos de los productos que se han vendido, sin importar el tipo de venta, de tal suerte que los costos que no contribuyeron a generar ingresos en un periodo determinado quedarn como inventariados.
5) De acuerdo con el control que se tenga sobre la ocurrencia de un costo: a) Costos controlables. Aquellos sobre los cuales una persona, a determinado nivel, tiene autoridad para realizarlos o no. Por ejemplo, los sueldos de los directores de ventas en las diferentes zonas son controlables para el director general de ventas; el sueldo de la secretaria, para su jefe inmediato. Es importante hacer notar que, en ltima instancia, todos los costos son controlables a uno u otro nivel de la organizacin; resulta evidente que a
10 medida que nos referimos a un nivel alto de la organizacin, los costos son ms controlables. Es decir, la mayora de los costos no son controlables a niveles inferiores. Los costos controlables no son necesariamente iguales a los costos directos. Por ejemplo, el sueldo del director de produccin es directo a su rea pero no controlable para l. Estos costos son el fundamento para disear contabilidad par reas de responsabilidad, o cualquier otro sistema de control administrativo. b) Costos no controlables. En algunas ocasiones no se tiene autoridad sobre los costos en que se incurre; tal es el caso de la depreciacin del equipo para el supervisor, ya que el costo por depreciacin fue una decisin tomada por la alto gerencia.
6) De acuerdo con su comportamiento: a) Costos variables: Los que cambian o fluctan en relacin directa a una actividad o volumen dada. Dicha actividad puede ser referida a produccin, o ventas: la materia prima cambia de acuerdo con la funcin de produccin, y las comisiones de acuerdo con las ventas. b) Costos fijos. Los que permanecen constantes dentro de un determinado tiempo, sin importar si cambia el volumen; por ejemplo:(los sueldo, la depreciacin en lnea recta, alquiler del edificio). Dentro de los costos fijos tenemos dos categoras: i) b. 1 Costos fijos discrecionales. Los susceptibles de ser modificados, por ejemplo: Los sueldos, alquiler del edificio. c) Costos fijos comprometidos. Los que no aceptan modificaciones y tambin son llamados costos sumergidos; por ejemplo: la depreciacin de la maquinaria. d) Costos semivariables o semifijos. Estn integrados par una parte fija y una variable; el ejemplo tpico son los servicios pblicos, luz, telfono, etctera.
11 Caractersticas de Los costos fijos y variables. Se analizarn con ms detalle las principales caractersticas de los costos fijos y los variables, pares es vital conocer y controlar su comportamiento. a) Caractersticas de los costos fijos: i) Grado de control (controlabilidad): todos Los costos fijos son controlables respecto a la duracin del servicio que prestan a la empresa. ii) Estn relacionados estrechamente con la capacidad instalada: los costos fijos resultan el establecimiento de la capacidad para producir algo o para realizar alguna actividad. Lo importante es que dichos costos no son afectados por cambios de la actividad dentro de un rango relevante. iii) Estn relacionados con un rango relevante: los costos fijos deben estar relacionados con un intervalo relevante de actividad. Permanecen constantes en un amplio intervalo que puede ir desde cero hasta el total de la actividad. Para cualquier tipo de anlisis sobre el comportamiento es necesario establecer el nivel adecuado. iv) Regulados par la administracin: la estimacin de muchos costos fijos es fruto de las decisiones especficas de la administracin.: Pueden variar dependiendo de dichas decisiones (costos fijos discrecionales). v) Estn relacionados con el factor tiempo: muchos de los costos fijos se identifican con el transcurso del tiempo y se relacionan con un periodo contable. vi) Son variables par unidad y fijos en su totalidad. b) Caractersticas de los costos variables: i) Grado de (controlabilidad): son controlados a corto plaza. ii) Son proporcionales a una actividad: los costos variables fluctan en proporcin a una actividad, ms que a un periodo especfico. Tienen un comportamiento lineal relacionado con alguna medida de actividad.
12 iii) Estn relacionados con un tramo relevante: los costos variables deben estar relacionados con una actividad dentro de un tramo normal o categora relevante de actividad; fuera de l puede cambiar el costo variable unitario. iv) Son regulados par la administracin: muchos de los costos variables pueden ser modificados par las decisiones de la gerencia. v) Los costos en total son variables y unitarios son constantes. Esto es reconocer el efecto que sobre del total de los costos que tiene la actividad.
7) De acuerdo con su importancia para la toma de decisiones: a) Costos relevantes. Se modifican o cambian dependiendo de la opcin que se adopte; tambin se les conoce como costos diferenciales. Por ejemplo, cuando se produce la demanda de un pedido especial habiendo capacidad ociosa; en este caso los nicos costos que cambian si aceptarnos el pedido, son los de materia prima, energticos, fletes. La depreciacin del edificio permanece constante, par lo que los primeros son relevantes, y el segundo irrelevante para tomar la decisin. b) Costos irrelevantes. Aquellos que permanecen inmutables, sin importar el curse de accin elegido. Esta clasificacin nos ayudar a segmentar las partidas relevantes e irrelevantes en la toma de decisiones.
8) De acuerdo con el tipo de sacrificio en que se ha incurrido: a) Costos desembolsables. Aquellos que implicaron una salida de efectivo, motivando a que puedan registrarse en la informacin generada par la contabilidad. Dichos costos se convertirn ms tarde en costos histricos; los costos desembolsables pueden llegar o no a ser relevantes al tomar decisiones administrativas. Un ejemplo de un costo desembolsable es la nmina de la mano de obra que tenemos actualmente.
13 b) Costo de oportunidad. Aquel que se origina al tomar una determinada decisin, y provocando la renuncia a otro tipo de alternativa que pudiera ser considerada al llevar a cabo la decisin. Un ejemplo de costo de oportunidad es el siguiente: la empresa X tiene actualmente 50% de la capacidad de su almacn ocioso y un fabricante le solicita alquilar dicha capacidad ociosa por $120 000 anuales. Al mismo tiempo, se presenta la oportunidad a la empresa de participar en un nuevo mercado, lo cual traera consigo que se ocupara el rea ociosa del almacn. Por esa razn al efectuar el anlisis para determinar si conviene o no expandirse debe considerar como parte de los costos de expansin a los $ 120 000 que dejar de ganar por no alquilar el almacn. Ventas de la Expansin $1'300,000.00 Costos adicionales de la expansin: Materia prima directa $ 350,000.00 Mano de obra directa 150,000.00 Gastos de fabricacin variables 300,000.00 Gastos de admn y venta 180,000.00 Costo de oportunidad 120,000.00 $ 1'100,000.00 Utilidad incremental o Adicional $200,000.00 Como se ilustra en el ejemplo, el costo de oportunidad representa utilidades que se derivan de opciones que fueron rechazadas ante una decisin, por lo que nunca aparecern registradas en los libros de la contabilidad; sin embargo, este hecho no exime al administrador de tomar en consideracin dichos costos. La tendencia normal de los usuarios de los datos contables para tomar decisiones es emplear slo los costos de lo que la empresa hace, olvidando lo que no hace; pero podra ser que en muchos cases fuera lo ms importante.
14 9) De acuerdo con el cambio originado par un aumento o disminucin en la actividad: a) Costos diferenciales. Los aumentos o disminuciones en el costo total, o el cambio en cualquier elemento del costo, generado par una variacin en la operacin de la empresa. Estos costos son importantes en el proceso de la toma de decisiones, pares son ellos quienes mostrarn los cambios o movimientos sufridos en las utilidades de la empresa ante un pedido especial, un cambio en la composicin de lneas, un cambio en los niveles de inventarios, etctera. i) Costos decrementales. Cuando los costos diferenciales son generados por disminuciones o reducciones en el volumen de operacin, reciben el nombre de costos decrementales. Por ejemplo, al eliminarse una lnea de la composicin actual de la empresa se ocasionarn costos decrementales, como consecuencia de dicha eliminacin. ii) Costos incrementales. Aquellos en que se incurre cuando las variaciones en los costos son ocasionadas por un aumento en las actividades u operaciones de la empresa; un ejemplo tpico es la consideracin de la introduccin de una nueva lnea a la composicin existente, lo que traer como consecuencia la aparicin de ciertos costos que reciben el nombre de incrementales. b) Costos sumergidos. Aquellos que, independientemente del curso de accin que se elija, no se vern alterados; es decir, van a permanecer inmutables ante cualquier cambio. Este concepto tiene relacin estrecha con lo que ya se ha explicado acerca de Los costos histricos pasados, los cuales no se utilizan en la toma de decisiones. Un ejemplo de ellos es la depreciacin de la maquinaria adquirida. Si se trata de evaluar la alternativa de vender cierto volumen de artculos con capacidad ociosa a precio inferior del normal, es irrelevante tomar la depreciacin en cuenta.
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10) De acuerdo con su relacin a una disminucin de actividades: a) Costos evitables. Aquellos plenamente identificables con un producto o un departamento, de tal forma que si se elimina el producto o el departamento, dicho costo se suprime; por ejemplo, el material directo de una lnea que ser eliminada del mercado. b) Costos inevitables. Aquellos que no se suprimen, aunque el departamento o producto sea eliminado de la empresa; por ejemplo, si se elimina el departamento de ensamble, el sueldo del director de produccin no se modificar. Las clasificaciones enunciadas son las principales; sin embargo, pudiera haber otras que dependern del enfoque sobre el cual se porta para una nueva clasificacin. Todas las clasificaciones son importante, pero sin duda alguna, la ms relevante es la que clasifica a los costos en funcin de su comportamiento, ya que las funciones de planeacin y control administrativo, ni la toma de decisiones, pueden realizarse con xito si se desconoce el comportamiento de los costos; adems, ninguna de las herramientas que integran la Contabilidad Administrativa puede aplicarse en forma correcta, sin tomar en cuenta dicha comportamiento.
Costos de Operacin y mantenimiento:
COSTO DE OPERACIN: Valoracin monetaria de la suma de recursos destinados a la administracin, operacin y funcionamiento de un organismo, empresa o entidad pblica.
16 Los costos de produccin o costos de operacin son los gastos necesarios para mantener un proyecto, lnea de procesamiento o un equipo en funcionamiento. En una compaa estndar, la diferencia entre el ingreso (por ventas y otras entradas) y el costo de produccin indica el beneficio bruto. Esto significa que el destino econmico de una empresa est asociado con: el ingreso (por ej., los bienes vendidos en el mercado y el precio obtenido) y el costo de produccin de los bienes vendidos. Mientras que el ingreso, particularmente el ingreso por ventas, est asociado al sector de comercializacin de la empresa, el costo de produccin est estrechamente relacionado con el sector tecnolgico; en consecuencia, es esencial que el tecnlogo pesquero conozca de costos de produccin. El costo de produccin tiene dos caractersticas opuestas, que algunas veces no estn bien entendidas en los pases en vas de desarrollo. La primera es que para producir bienes uno debe gastar; esto significa generar un costo. La segunda caracterstica es que los costos deberan ser mantenidos tan bajos como sea posible y eliminados los innecesarios. Esto no significa el corte o la eliminacin de los costos indiscriminadamente COSTOS DE MANTENIMIENTO: Es el precio pagado por concepto de las acciones realizadas para conservar o restaurar un bien o un producto a un estado especifico. Costos en el mantenimiento Para tomar decisiones basadas en la estructura de costos, y teniendo presente que para un administrador una de sus principales tareas ser minimizar los costos, entonces es importante conocer su componentes. Los costos, en general, se pueden agrupar en dos categoras: i) los costos que tienen relacin directa con las operaciones de mantenimiento, como ser: costos administrativos, de mano de obra, de materiales, de repuestos, de subcontratacin, de almacenamiento y costos de capital, y ii) costos por prdidas de produccin a causa de las fallas de los equipos, por disminucin de la tasa de
17 produccin y prdidas por fallas en la calidad producto al mal funcionamiento delos equipos
Costo inicial
Se considera como aquel que es necesario para iniciar una actividad. La principal ventaja de reconocer esta clase es que llama la atencin sobre un conjunto de costos que estn asociados con la iniciacin de una nueva actividad y a los cuales podra no haberse dado una consideracin apropiada de manera diferente. Esta clasificacin est limitada generalmente, a aquellos costos que se presentan nicamente una vez en una actividad. Existen grados de accin en un gran nmero de campos por debajo de los cuales su efecto es insignificante. As por ejemplo, un pequeo movimiento de un pin en un engranaje simplemente se notar pero sin alcanzar a mover el otro pin. Como analoga debe reconocerse que hay muchas actividades que de otra manera podran ser rentables pero que no deben llevarse s. cabo por la simple razn de que su costo inicial representa un nivel de insumes que est por encima del que se podra obtener. Muchas propuestas de ingeniera que apareceran lgicas de manera diferente no se inician porque su costo inicial est fuera del alcance de la organizacin. Otras propuestas de ingeniera fracasan una vez iniciadas, porque el margen requerido no se alcanz debido a limitaciones financieras. Considrese, por ejemplo, la propuesta de una operacin minera que supone la extraccin de un volumen de mineral que se ha estimado en 1.200.000 toneladas. La Propuesta A supone la construccin de un tnel que parte de una lnea frrea existente y termina en el depsito de minerales, dentro de la montaa. El mineral ser sacado de la mina por un transportador de gravedad colocado dentro del
18 tnel. El costo inicial del tnel y del transportador instalado ha sido estimado en $1.380.000. El transportador tendr un costo de operacin de $0,40 por tonelada y un valor de salvamento de $180.000. La Propuesta B implica remover una cierta cantidad de capa vegeta con lo cual el mineral quedar al aire y listo para cargarlo en volquetas. Se ha estimado que el costo inicial de remover la capa vegetal y de mejorar ligeramente la carretera asciende a $220.000. Se tomarn en arriendo volquetas con sus conductores para trasportar el mineral desde la mina hasta la lnea frrea, con un costo de $1,30 por tonelada de material trasportado. Se considera que todos los dems costos son iguales en las dos propuestas. La diferencia en costo sin tener en cuenta los intereses sobre la inversin se calcula como sigue: Propuesta A $1.380.000 $180.000 $0,40(1.200.000) $1.680.000 Propuesta B $220.000 $1,30(1.200.000) $1.780.000 Un anlisis ms cuidadoso indica que la operacin de la mina generar ingresos suficientes para producir utilidades independientemente de la propuesta que se seleccione, pero que algunas limitaciones de orden financiero no permitirn la terminacin exitosa de la Propuesta A debido a su alto costo inicial. En un caso como ste, la operacin de la mina podra iniciarse aceptando la Propuesta B aunque su costo ser $100.000 ms alto que el de A. A pesar de que A aparece como la mejor propuesta seleccionada, conducira a un fracaso debido a la incapacidad para arbitrar el dinero necesario para cubrir su costo inicial.
Costo de oportunidad
El costo de oportunidad se entiende como aquel costo en que se incurre al tomar una decisin y no otra. Es aquel valor o utilidad que se sacrifica por elegir una
19 alternativa A y despreciar una alternativa B. Tomar un camino significa que se renuncia al beneficio que ofrece el camino descartado. En toda decisin que se tome hay una renunciacin implcita a la utilidad o beneficios que se hubieran podido obtener si se hubiera tomado cualquier otra decisin. Para cada situacin siempre hay ms de un forma de abordarla, y cada forma ofrece una utilidad mayor o menor que las otras, por consiguiente, siempre que se tome una u otra decisin, se habr renunciado a las oportunidades y posibilidades que ofrecan las otras, que bien pueden ser mejores o peores (Costo de oportunidad mayor o menor). Ejemplo de costo de oportunidad: un hombre se dispone a invertir sus ahorros. Un banco le ofrece una tasa de inters del 15% para realizar un plazo fijo, mientras que otra entidad le propone que invierta en bonos que brindan un inters del 12%. La persona decide invertir su dinero en un plazo fijo; el costo de oportunidad, por lo tanto, ser el 12% de ganancias que le habran dado los bonos.
Importancia de los costos
Importancia de los costos en la toma de decisiones Los costos constituyen un ente muy importante, ya que son una herramienta de la gerencia en las grandes, medianas y pequeas empresas, en cuanto se refiere a la toma de decisiones. Los costos son empleados en las tomas de decisiones para: Determinar los precios de los productos, lo cual constituye un proceso muy complicado, puesto que involucra consideracin, como son la naturaleza. Generalmente el gerente de la empresa de venta emplea los costos del
20 producto para determinar en que artculo obtiene mayor ganancia bruta o en cules se pierde. Adems, los costos le facilitan al gerente de ventas poder presentar presupuesto a los clientes en base al costo estimado del trabajo. Tambin existen ciertos factores ajenos al costo en la toma de decisiones, tales como la necesidad del producto, las condiciones econmicas, la situacin financiera de la empresa y los costos de produccin o venta de un artculo, debiendo estos ser seleccionados con miras a resolver un problema especfico que se est considerando. Permitir a la gerencia medir la ejecucin del trabajo, es decir, comparar el costo real de fabricacin de un producto, de un servicio o de una funcin con un costo previamente determinado, este ltimo puede obtenerse realmente en fecha reciente o puede ser un clculo de que el costo debe representar cuando el trabajo se ejecuta bien. Evaluar y controlar el inventario; la valorizacin del inventario tiende a ser ms complicada en las empresas manufactureras, puesto que estn, generalmente, requieren de tres tipos de inventarios: materiales o sustancias, de los cuales se fabrica el artculo, el trabajo en proceso, o sea, el producto en distintas etapas de terminacin. A la fecha en que se toma el inventario y el de artculos terminados listos para su venta. La valorizacin del artculo terminado comprende la combinacin de los materiales, mano de obra y gastos de fabricacin, en proporciones adecuadas para cada producto que forma el inventario; el trabajo en proceso sigue los mismos principios usados para los artculos terminacin. El control de inventario se refiere a mantener en existencia las cantidades adecuadas de los distintos productos en la proporciones necesarias para la venta, pues, si las cantidades resultan demasiado reducidas, pueden perderse ventas o interrumpirse la produccin; si por el contrario, el inventario es muy elevado, resulta que tendremos capital de trabajo inmovilizado surgiendo la necesidad de gastarlos de una u otra forma.
21 La inversin del capital y de seleccin de posibles inversiones, lo cual implica conocer las alternativas de produccin, pronstico de mercado y determinar los precios de los productos para la toma de decisiones y financiamiento.
Estructura de Costo
La estructura de costos es una expresin muy comn en los medios empresariales y gremiales, especialmente cuando se trata de discutir con el gobierno asuntos como los de la afectacin de movimientos en impuestos, costos de gasolina, salario mnimo y en general, cualquier costo de un insumo de un sector empresarial. Se define como el conjunto de las proporciones que respecto del costo total de la actividad del sector o de la empresa, representa cada tipo de costo. Sabiendo que en la actividad empresarial los costos se pueden clasificar por funcin, es decir, De produccin, que incluyen los procesos de adquisicin de materias primas, insumos, conocimiento y similares De comercializacin De apoyo y Financieros Y que dentro de cada una de ellas, de acuerdo a su relacin con el volumen de produccin hay: Costos variables Costos Fijos
22 Son esos los criterios para establecer la Estructura de Costos, que se representa como se muestra a continuacin:
La utilidad de establecer la estructura de costos Establecer esa estructura es til para dos propsitos fundamentales: a) Comparar el Sector o la Empresa con otros Sectores o Empresas, para sacar conclusiones respecto del propio(a). Es una comparacin similar a la que se hace con la rentabilidad sobre activos y la rentabilidad sobre el patrimonio. b) Conocer el impacto sobre el costo total, del incremento del costo de uno de sus elementos El impacto sobre el costo total, del incremento del costo de uno de sus elementos. Miremos con mayores detalles en que consiste esto:
23 Si el costo total de un cierto nivel de actividad de la empresa es 100, el costo de produccin es 25, o sea el 25%, y este costo se incrementa en 50%, qu ocurre con el costo total? El nuevo costo de produccin es 37.5, es decir, se increment en 12.5 (50% de 25). El nuevo costo total es por lo tanto de 112.5, es decir, en el 12.5% Es decir, un incremento del 50% en un costo que es el 25% del total, genera en este un incremento que corresponde a la multiplicacin del % de incremento en un costo, por la % de este costo respecto del total (0,5 x 0,25) Con base en esa informacin, rpida y sencillamente obtenible si se tiene determinada la estructura de costos, la gerencia de la empresa podr determinar el impacto de cualquier variacin en cualquier costo y podr determinar el manejo que le da al precio de venta. La discriminacin de los costos del sector o la Empresa Para que el mecanismo anteriormente descrito de clculo del impacto tenga utilidad suficiente para la empresa, es necesario entonces que esta desglose muy detalladamente y clasifique la totalidad de sus costos, en todas las funciones y de todos los tipos o clasificaciones As, si se sabe cul es exactamente el % del costo de la gasolina sobre el costo total de operacin mensual de un bus, carro entre otros, es posible estimar muy exactamente el impacto de cualquier incremento en el costo de la gasolina sobre el costo total mensual de operacin del vehculo. Igualmente til resulta establecer la % de un cierto costo, variable o fijo, sobre el total del costo del mismo tipo, es decir, variable o fijo, para evaluar el impacto del incremento de cualquiera de sus elementos constitutivos.
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Otra forma de estructura
Estructuracin de costos es un proceso orientado a organizar de manera prctica la gestin de costos, basado en las prioridades estratgicas y operativas de la organizacin. Como tal, debe cubrir todas las operaciones de la organizacin, definir mecanismos para el procesamiento de datos financieros, y desarrollar la capacidad de diseminacin de informacin oportuna y de calidad a nivel interno y externo. De manera ideal, el proceso de estructuracin de costos debe derivarse de la poltica de costos. Esta secuencia permite optimizar tanto el alineamiento entre lo programtico y financiero como la vinculacin de los temas clave de corto y largo plazo. Sin embargo, por lo general se aprecia que el proceso de estructuracin de costos es abordado de una manera reactiva, es decir, emerge como una respuesta del rea financiera a las condiciones y presiones cotidianas en un ambiente caracterizado por un limitado involucramiento y/o inters del rea programtica sobre las repercusiones financieras de la gestin de proyectos. De este modo, el desencuentro entre lo programtico y financiero impide un anlisis concienzudo sobre las implicancias de los centros de costos a implementar, el detalle del plan de cuentas a adoptar, la clasificacin de costos, la asignacin y distribucin de costos indirectos, y la naturaleza de los reportes necesarios. En base a nuestra experiencia analizando tanto proyectos especficos como la situacin financiera global de ONGs hemos identificado un conjunto de condiciones que favorecen una apropiada estructuracin de costos. Tales elementos son presentados a continuacin. Compromiso directivo para la implementacin de una eficiente estructura de costos.
25 Definicin y alineamiento de la poltica de costos con los objetivos y prioridades organizacionales. Involucramiento de personal clave del rea programtica y financiera. Enfoque participativo para la identificacin de temas / informacin clave. - Amplio conocimiento de la manera en que la organizacin desarrolla sus operaciones. Equipo financiero entrenado y con experiencia en temas contables. Polticas y procedimientos escritos que respalden la estructura de costos con instrucciones de cmo usar el sistema Es importante remarcar que una apropiada estructuracin de costos es el fundamento esencial para la aplicacin de procedimientos y de sistemas contables. As, cuando se ha logrado esquematizar claramente cmo opera una organizacin y cules son los requerimientos de informacin, se puede empezar tanto a formalizar las diversas operaciones con procedimientos contables como a implementar sistemas que permitan optimizar las actividades financieras. Una implementacin de procedimientos y sistemas contables basada en una visin parcial y/o solamente en requerimientos externos evidenciar ms temprano que tarde vacos y limitaciones y sobre todo no podr apoyar apropiadamente los esfuerzos estratgicos de la organizacin De esta manera es responsabilidad de la gerencia de una ONG, definir sus propias necesidades de informacin y asegurar que su sistema de informacin gerencial -especialmente su mdulo de contabilidad - produzca reportes especficos y/o agregados, de una forma precisa, eficiente, oportuna y a la medida para una gestin eficaz. Asimismo, es particularmente importante que el proceso de estructuracin de costos considere las expectativas y/o requerimientos de informacin de las entidades de cooperacin. As, considerar los siguientes aspectos dentro de la gestin de costos facilitar cubrir las expectativas de los financiadores:
26 Separar y asignar los fondos por centros de costos (especialmente por fuente de financiamiento). Estimar y monitorear apropiadamente los costos indirectos. Monitorear apropiadamente los costos directos por proyecto/actividad. Asignar gastos a los centros de costos apropiados. Si el sistema contable no puede dar informacin a las entidades de cooperacin, o ms grave an, no puede proveer reportes relevantes a la misma ONG, un eventual financiador puede tener serias dudas sobre continuar financiando costos directos (proyectos / actividades) y mayores preocupaciones sobre el reconocimiento de costos indirectos. As, si una organizacin tiene dificultad en desagregar apropiadamente los costos directos a fin de demostrar claridad y buen manejo de fondos, es improbable que pueda manejar la asignacin de costos indirectos Conceptos Clave para la Estructuracin de Costos Centro de Costos: Un centro o agrupamiento de costos es una forma de organizar / agrupar los costos organizacionales de tal forma que sean tiles para: a) la toma de decisiones y b) satisfacer las necesidades de reporte interno o externo. Cada organizacin tiene mnimo 2 tipos de centros de costos: A nivel ms micro, el agrupamiento o clasificacin simple de costos encontrado en el plan de cuentas, como por ejemplo suministros de oficina o honorarios. A nivel ms macro, el conjunto de todo lo que hace la organizacin, es decir la organizacin misma como centro de costos; Agrupamiento o clasificacin simple: Es el centro ms bsico para el ordenamiento de costos. Ilustrativamente, si una ONG compra una cajita de lpices, es muy improbable que el agrupamiento de lpices en s produjera informacin relevante y usable. Lo ms probable es que clasifiquen esos lpices como suministros de oficina en el que su combinacin con otros costos semejantes (papel, cuadernos, etc.) produzca
27 informacin relevante. Un agrupamiento simple est directamente relacionado a una cuenta del plan de cuentas que describe la naturaleza genrica del costo (mantenimiento, impuestos, proveedores, etc.). Plan de cuentas: Es un listado organizado de cuentas (rubros contables) que tiene el propsito de facilitar el registro de la situacin y las diversas transacciones de una organizacin. As por ejemplo, un plan de cuentas permite acumular los diversos costos de acuerdo a la naturaleza de las operaciones (salarios, combustible, pago de alquileres, suministros de oficina, etc.). Agrupamientos amplios: Combinan las cuentas definidas en el plan de cuentas con otras variables como por ejemplo: proyectos, fuentes de financiamiento, reas geogrficas, actividades etc. As, un agrupamiento amplio puede registrar el costo de una caja de lpices, correspondiente al proyecto A, financiando por la agencia B, que opera en el rea geogrfica costa, y que ser utilizado en la actividad talleres de capacitacin. Una estructuracin de costos bien definida combina diversas variables a fin de proveer informacin oportuna y relevante para diversos usuarios. Mtodos de asignacin de costos indirectos: Son las alternativas disponibles para distribuir los costos indirectos hacia los proyectos (actividades directas) ejecutados por una organizacin en el cumplimiento de su misin. Bsicamente se disponen de dos opciones: a) Mtodo de Base Simple; identifica una tasa de costos indirectos que es aplicada de manera uniforme a todos los proyectos / actividades de naturaleza directa y b) Mtodo de Base Mltiple; determina mltiples tasas de costos indirectos en base a un anlisis detallado del uso / consumo de actividades de apoyo por los proyectos / actividades de naturaleza directa.
28 Conclusiones
El mtodo de costos estimados es uno de los ms antiguos que se conocen, y su finalidad, al igual que el estndar, es conocer con anticipacin los costos de elaboracin, aunque en una forma menos cientfica que en estndar. Bajo los costos estimados se toman los datos verdaderos como los reales, y las variaciones que se presenten entre los datos estimados y los reales, servirn en el futuro para tratar de hacer mejores estimaciones en relacin con cada uno de los elementos de costo, teniendo muy en cuenta la produccin equivalente en lo que respecta a los productos semi-elaborados o en trabajo en proceso.