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Claves y secretos para

todo proyecto de
inteligencia empresarial
Te explicamos, paso a paso, cmo desarrollar
un proyecto de Business Intelligence

Tabla de contenidos

1. Introduccin
2. Claves y ROI de la inteligencia empresarial
3. Cmo implementar la inteligencia empresarial. Est tu empresa
preparada?
4. Puesta en marcha y diseo del proyecto
5. Planificacin y estrategia del proyecto.
6. Ejecucin del proyecto y formacin a los usuarios
7. Conclusiones



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1. Introduccin

La inteligencia empresarial (IE) se basa en datos y mtricas para


aportar al negocio informacin con significado.

Toda organizacin que cuenta con IE puede disponer de informacin til que le permite adquirir un
conocimiento al que no es posible acceder de otra forma, ya que est sustentado en una visin
360 que combina la perspectiva global y el detalle. La inteligencia empresarial, en la prctica,
podraresumirsecomo:

Inteligencia empresarial Por qu ahora?


A pesar de que el concepto de inteligencia empresarial no est acuado recientemente y de que
sus implicaciones no son de nueva aparicin, s es una realidad nueva para las estrategias de las
organizaciones que, al advertir la necesidad de una herramienta que les permita adaptarse al
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dinamismodelmercado,valoranelincorporarlaIEasusplanteamientosestratgicos.
En un mundo voltil y altamente impredecible, la IE le permite ajustar la estrategia y tcticas
empresariales casi en tiempo real, en otras palabras: es a prueba de futuro! Por eso se puede
decirque:
Evolucionaalmismotiempoquelohacenlasnecesidadesdelnegocio.
Prepara a la empresa para los cambios y le permite afrontarlos ofreciendo respuestas
slidasyconsistentes.
Ayudaalaorganizacinadetectaroportunidadesypreveniramenazas.
Gualatomadedecisioneshacialasaccionesconunimpactomspositivo.
Pero todas estas garantas no son fruto de la casualidad, sino que se trata del resultado de la
confluenciadevariosfactores:
La globalizacin mundial. La competencia global es implacable que nunca y obliga a las
empresas a operar al nivel mximo de eficiencia y eficacia si quieren garantizar su
competitividad y mantener su posicin en el futuro. La IE proporciona a las organizaciones
las herramientas necesarias para lograr sus objetivos ms agresivos, tomar mejores
decisiones, predecir comportamientos y adelantarse a los acontecimientos, corrigiendo el
rumbosobrelamarchadealgunosprocesos.
El crecimiento empresarial ha vuelto para quedarse. Aunque a un ritmo menor al que todos
deseamos, las economas globales cada vez est mostrando ms fortaleza,
especialmente en los mercados emergentes, aunque tambin en los pases ya
desarrollados. Los efectos de las decisiones que se tomen ahora tendrn un mayor
impacto, a medida que los mercados continen creciendo en los prximos aos. La IE
puedeayudaraasegurarqueestasdecisionesseanlascorrectas.
La tecnologa es poder. La funcin de la tecnologa como una fuerza disruptiva se est
volviendo exponencialmente ms fuerte. Durante varias dcadas, la tecnologa ha
potenciado a los productos/servicios y a los mercados. Hoy en da, la tecnologa es capaz
de crear y destruir por s misma industrias enteras, e incluso transforma pases. La IE
pone la tecnologa en las manos de aquellos que la aprovechan mejor para el bien de su
organizacin.
Avances en los anlisis y datos. Con la evolucin de las analticas omnipresentes, ya es
posible atacar el big data y, en tiempo real, llevar a cabo el procesamiento de tales
volmenes de informacin estructurada y no estructurada. El fruto de la combinacin de
este tipo de tecnologas con metodologas estratgicas de alcance equiparable es una
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potenteinteligenciaempresarialquealcanzacotasmximas.
Los avances tecnolgico han marcado hitos importantes en la evolucin de los mercados,
fomentando siempre una mayor competitividad en las empresas y aportando soluciones a sus
necesidades.

La aparicin del telfono supuso una revolucin slo superada por la llegada del ordenador.
Internet, el telfono mvil y los smartphones dieron un giro radical al planteamiento existente,
abriendo un mundo de posibilidades infinitas que se han multiplicado en los ltimos aos. La
inteligencia empresarial es el ms reciente de estos grandes puntos de inflexin y ha llegado para
quedarse.
Existen herramientas que permiten tener IE sobre el desempeo de las personas, algo que nunca
antes haba existido en su aplicacin para los trabajadores del conocimiento. Hasta ahora se haca
de forma manual, era un proceso muy subjetivo y que no poda lograr el alcance que los softwares
dehoydapermiten.
Workmeter es una herramienta de IE que permite obtener gran cantidad de datos objetivos sobre
laproductividaddelosempleados.SolicitatupruebagratuitadeWorkmeteraqu.

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2. Claves y ROI de la inteligencia


empresarial

La misin ltima de la inteligencia empresarial (IE) es ahondar en la


informacin para, de esa exploracin, proporcionar las bases de un
anlisis que aporte los conocimientos necesarios para mejorar la
gestin de las empresas y organizaciones.

Paralograrlo,lasclavesson:
Definirunaestrategiayarticularlaenbaseaobjetivosclaros,realistasyalcanzables.
Contar con una herramienta de software que extraiga la informacin de manera objetiva y
automticayseencarguedeestructurarlosdatos.
Proceder al anlisis de la informacin, con la seguridad de que se dispone de la base que
permitirextraerelmximovalordelasdecisionesatomar.
Aunque el enfoque tradicional arrinconaba la Inteligencia Empresarial, considerndola como una
herramienta que se encargaba de la mera distribucin de la informacin, hoy se le atribuye un rol
msestratgico.
Los especialistas la consideran como una herramienta fundamental para el futuro del negocio ya
que:
Haceposiblesuadaptacinytransformacin.
Permitealaorganizacininnovar.
Fomentalacreacindeventajascompetitivas.
En los prximos aos, los proyectos de inteligencia empresarial apuntarn a llevar informacin de
valor a un mayor nmero de miembros de la organizacin. Adems, los planteamientos coinciden
en la bsqueda de nuevas funcionalidades que les permitan apoyarse en la IE para ganar en
conectividad con clientes, proveedores y socios de negocios, alcanzando relaciones ms
satisfactorias en ambas direcciones y creando vnculos ms slidos y resistentes al paso del
tiempo.
Si la alta gerencia ha comprendido la importancia y el valor estratgico de la inteligencia
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empresarial aplicada a los procesos, en lo sucesivo, otras reas de la organizacin, como la de


TI,debernasumirtambinunrolmsproactivoenestecampoyaumentarsuimplicacin:
Poniendo en marcha los mecanismos necesarios para facilitar su participacin como, por
ejemplo,contratandounchiefinformationofficer.
Proveyendo de mecanismos internos para que todas las personas compartan los
beneficiosdelaestrategia.
Consiguiendo que toda la organizacin trabaje segn un sistema de reporting definido y
uniforme.
Un estudio reciente de IDC (International Data Corp.), revela que los CIO (Chief Information
Officer) consideran la IE como la prioridad ms inmediata en las organizaciones, en especial por
su enfoque, orientado a la misin que se asocia a su rol y que implica actuar como nexo entre el
readeITylasnecesidadesdelaempresa.

El ROI de una estrategia de Inteligencia Empresarial


Cmo calcular el retorno de la inversin de la inteligencia empresarial? Lo cierto es que es tan
complicado como cuantificar el ROI de mejorar la toma de decisiones o predecir
acontecimientos, porque los mayores beneficios que la IE reporta, como una mejor
administracin de la informacin, una elaboracin de informes ms rpida, usuarios ms
productivos o una mejor toma de decisiones, son ventajas de carcter intangible. Sin embargo, s
quepuedenpercibirsealgunosdesusefectosenformanumrica,como:
Elaumentodelosingresos.
Lareduccindecostes.
Laproteccindelosmrgenes.
Elahorroendeterminadasreas.
En esta lnea, IDC calcula que este tipo de herramientas pueden llegar a generar un 431% de ROI
en cinco aos un dato ms que interesante, sobre todo si se tiene en cuenta que est
demostradomsdel60%puedenautofinanciarseenslodosaos.

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Aunque una de sus mayores ventajas se experimenta al apostar por la opcin SaaS (software as
a service) que propone WorkMeter, ya que no requiere inversiones en infraestructuras, por lo que
permite una implementacin y despliegue inmediato sin costes para la organizacin. As, los
incrementos y mejoras de productividad que se consiguen, de forma casi inmediata, garantizan un
rpido ROI para las empresas y son la mejor manera de justificar la inversin en inteligencia
empresarial.Aunquenolanica.
Existen4clavesquecontribuyenajustificanlaapuestaporIE:
1. La colaboracin entre el rea de TI y el rea de negocio: esta alianza es esencial, sobre
todo si se tiene en cuenta que abordar la inversin en IE como un coste fijo es complicado.
El departamento de IT tiene que trabajar con los usuarios de las reas de la empresa para
determinar el valor de la aplicacin de IE y realizar estimaciones sobre el uso de recursos
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yloscostesentecnologaparalaempresa.
2. Los clculos de ROI son complicados y adems no siempre son necesarios, ya que
muchas veces no consiguen responder a la pregunta verdaderamente importante, que es:
cul es el valor para el negocio?, tras la que surge otra cuestin: cmo lo estoy
ayudando a crecer? La relacin entre BI y ROI no parte de frmulas mgicas. Hay valor,
haybeneficios,senotanlosresultados,perosucuantificacinnoessencilla.
3. Los beneficios intangibles de la IE son los ms importantes: ya que son precisamente
sos los que aportan mayor valor estratgico y los que construyen el futuro de la
organizacin. Algunas de estas ventajas son la elaboracin ms rpida de reportes, una
mejor administracin de la informacin, mejor toma de decisiones y mayor productividad
usuaria.
4. El apoyo de la direccin es primordial y hay que tratar de lograrlo ya que ayuda muchsimo
a comprender y vender las bondades de una herramienta de IE y tambin, a la hora de
implementarlasolucinelegida,atransmitirlosnuevosvaloresymotivaralpersonal.
Recuerda que Workmeter es una herramienta de IE con la que se consigue un ROI muy rpido
graciasalaumentodelaproductividad.SolicitatupruebagratuitadeWorkmeteraqu.


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3. Cmo implementar la inteligencia


empresarial. Est tu empresa
preparada?

Sabes lo que implica la implementacin de un proyecto de inteligencia


empresarial? Est tu organizacin lista para iniciarlo? Conoces el
grado de madurez tecnolgica alcanzado por la organizacin? Ests
preparado para vivir una transformacin de la cultura de empresa?

Losdesafosdeunproyectodeestetipotraspasanlasbarrerastecnolgicasinvolucrando:
Aspectostcnicos.
Perspectivadenegocios.
Culturadeempresa.
Partiendo de esta aclaracin, es fcil constatar que, sin una misin, sin el planteamiento de una
meta y sin contar con objetivos claros y datos confiables, cualquiera que sea la herramienta de
softwareelegida,verlimitadasucapacidad.
Apostar por la inteligencia empresarial implica apostar por ello como un proyecto ms dentro de la
organizacin. La implementacin de la estrategia de inteligencia empresarial termina suponiendo
un cambio tambin en la cultura de empresa. Y, pese a que ello supone un mayor esfuerzo inicial,
los resultados lo recompensan, ya que slo de esta forma es posible que se mantengan en el
tiempo y evolucionen a la vez que lo hace el negocio. El modo de hacerlo puede resumirse en tres
fases:
1.Motivacin:
IdentificarlanecesidaddeIE.
Asumirquimplicaenlaculturadeempresa.
2.Planificacindelagestindelcambio:
Definir los requerimientos del negocio: determinar qu informacin es relevante, quines la
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necesitarnyparaqu.
Establecercmoseestructurardichainformacin.
Determinarlasfuentesdesdedondeseextraernlosdatos.
Identificar los indicadores clave de desempeo (KPI) y establecer criterios y objetivos
estratgicos para el negocio, si se va a implementar un sistema orientado a la alta
gerencia.
3.DiseodelaimplementacindelproyectodeIE:
Inversionesenformacin.
Seleccindelatecnologa.

Puede tu empresa beneficiarse de la inteligencia


empresarial?
Los siguientes casos representan situaciones tpicas en las que una solucin de business
intelligencepuedeserbeneficiosaparasuempresa,ayudandoaponerremedioa:
Convivencia de diferentes versiones de la verdad. Se pone de manifiesto en reuniones y
cuando aparecen discrepancias en relacin al reporting o la documentacin. Por ejemplo,
en las reuniones interdepartamentales pueden surgir discusiones acaloradas sobre cul de
lashojasdeclculoreflejalascifrascorrectas.
Imposibilidad de realizacin de anlisis detallados. Es fcil de percibir cuando se detecta la
necesidad de ir ms all pero se carece de la herramienta que lo permita y perjudicando a
la toma de decisiones, que pierde en profundidad y perspectiva. Un ejemplo de ello sera el
caso de una empresa, que sabe cules de sus establecimientos tienen el mayor volumen
de ventas, pero no consigue identificar cules son los productos ms vendidos de la
temporada.
Incapacidad para encontrar informacin importante. Con la consiguiente prdida de tiempo
y productividad que implica. El supuesto ms comn es cuando, por ejemplo, un trabajador
del Departamento de contabilidad comenta que existe un informe en la intranet de la
empresa que muestra el crecimiento de los clientes de un ao a otro. Sin embargo, nadie
puedeencontrarlo.
Dificultades a la hora de utilizar la tecnologa de IE. Este problema se presenta cuando los
usuarios intentan utilizar las ms modernas y actuales herramientas de IE, pero se sienten
tan frustrados por su complejidad que terminan confiando exclusivamente en las hojas de
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clculo. Algo que se soluciona si se tiene en cuenta la simplicidad en el manejo a la hora


de escoger herramienta tecnolgica, y se busca la aportacin visual, como la que
garantiza WorkMeter que permite de un vistazo ver la diferencia de tendencia entre, por
ejemplo, el perfil ptimo, que refleja la meta y la realidad, que representa el modo de
trabajardeunapersona.SolicitatupruebagratuitadeWorkmeteraqu.

Inexistencia de una poltica o prctica de uso y conservacin de datos histricos. Este tipo
de situaciones no suelen detectarse hast que no se pone de manifiesto una necesidad que
queda sin respuesta. Por ejemplo, se necesitan comparar las ventas de los clientes hasta
la fecha de este ao con las ventas acumuladas hasta la misma fecha del ao anterior.
Esto se gestiona mediante una hoja de clculo para los resultados de este ao, pero la
persona que se encargaba de ello ha dejado la empresa y nadie sabe qu ha ocurrido con
lahojadeclculodelaoanterior.
Flexibilidad operativa limitada debido a una tecnologa de BI dbil o inexistente. Es
imprescindible buscar la adaptabilidad en la solucin de inteligencia empresarial, ya que
deber adecuarse a la evolucin de la compaa. Casos de este tipo se ven reflejados
cuando, por ejemplo, la empresa ha crecido hasta el punto de que su cartera de clientes
se ha ampliado enormemente y por eso se hace necesario poder identificar cada mes a
los que presentan un mayor volumen de ventas, para ofrecerles incentivos y una atencin
especial.
Incapacidad para diferenciar y priorizar los problemas. Tarde o temprano, todos los
problemas deben gestionarse, pero hay algunos que requieren de atencin inmediata y hay
que saber atenderlos a tiempo. El establecimiento de prioridades es crucial. Sin embargo,
a menudo, slo se pueden identificar los proyectos que llevan retraso o los departamentos
que sobrepasan el presupuesto despus de que aparecen los problemas. Y esto no es
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suficiente.

Falta de alineacin de las operaciones con los objetivos estratgicos. Aunque la empresa
ha definido sus objetivos estratgicos, es difcil confirmar si se encuentran en sintona con
sus operaciones diarias o si presentan desviaciones. Un caso habitual tiene que ver con la
necesidad de muchos directores de conocer cmo optimizar el trabajo de sus
departamentos respectivos, para contribuir de manera ms efectiva al logro de los
objetivosgeneralesdelaempresa.


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Incapacidad para cumplir con los requisitos gubernamentales de creacin de informes. Los
planes de futuro del negocio implican su salida a Bolsa. Ello pone al responsable de TI en
la posicin de prepararse para impulsar los procesos de auditora apropiados y un linaje de
datos que asegure la calidad, para garantizar que su director general y su director
financieropuedanconfiarenlaexactituddelosdatosdelaempresa.


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4. Puesta en marcha y diseo del


proyecto

La puesta en marcha y diseo de un proyecto de inteligencia empresarial


ha de partir del autoconocimiento y orientarse siempre a objetivos. Es la
nica manera de lograr alineacin con la estrategia de la organizacin
desde el planteamiento de un alcance inspirado por la mejora continua.

A la hora de poner en marcha una iniciativa de IE hay que saber que todo proyecto de inteligencia
empresarial tiene, al menos, tres implicaciones relevantes que deben ser valoradas, en cuanto a
laspeculiaridadesdesuimplementacin:
Intervencindedistintosrolesyperfilesdentrodelaorganizacin.
Granvolumendeinformacinaanalizar.
Elevadonmerodetareasarealizar.
Abordar correctamente un proyecto de estas caractersticas requiere de una planificacin
estratgica exhaustiva, que permita que no queden cabos sueltos. Este proceso debe plantearse
entresetapasdiferenciadas:
1. Autoevaluacin: busca conocer la situacin real de la empresa para descubrir la problemtica
que se quiere solventar, las aspiraciones que se desean alcanzar y el punto de partida para todo
ello. Se debe tener en cuenta que har falta medir antes y despus, ya que sta es la nica forma
deconocerelalcancedelimpactodelapolticaquesequiereimplementar.
Obtenermtricassobrelosprincipalesindicadores.
Interpretarlosresultadosparaconocerlasituacinpresentedelaempresa.
Planearelmodoyperiodicidadconquesellevaracaboelseguimiento.
2. Establecimiento de objetivos: trata de reflejar el camino a recorrer, hacia dnde se dirige la
organizacin y cmo se plantea completar la trayectoria prevista. Algunos ejemplos concretos de
objetivos estratgicos que habra que plantearse en un proyecto de IE pueden ser: optimizar la
productividad laboral, mejorar la gestin del tiempo, mejorar la gestin de los recursos disponibles,
ahorrarcostes,iniciarunpilotodeteletrabajoodisminuirlarotacindepersonal.
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Definirobjetivosespecficosyestratgicos.
Describirlosrolesquejugarncadaunodelosimplicados.
Establecerlosrecursosdisponibles.
Determinarlosplazosydeadlinesparalaconsecucindecadaobjetivo.
3. Determinacin del alcance: es la fijacin de la meta, el fin de un ciclo y el principio de otro
ciclo,respaldadoenelconceptodelamejoracontinua.
De forma previa, tiene lugar la fase de motivacin, que es donde se deben determinar las razones
que impulsan a tomar una iniciativa de este tipo. Aqu se produce la primera toma de contacto con
los indicadores, ya que de este proceso de abstraccin se pueden determinar las reas
consideradascrticasylospuntosestratgicosparaelnegocio.
En otras palabras, todos aquellos aspectos que requieren de mtricas y han de ser sometidos a
seguimiento para conocer su evolucin y poder realizar los ajustes necesarios. Sin mediciones no
existe control y sin control no es posible decidir, y mucho menos mejorar. Por eso en los datos
concretos y objetivos, en la cuantificacin de lo especfico est la clave para alcanzar las metas.
LamedicinesfundamentalparaevaluarelimpactoyelcosteasociadoalproyectodeIE.

Cmo plantearse el diseo del proyecto de inteligencia


empresarial
EldiseodelproyectodeIEpuederesumirseentresfases:

Descripcindelasnecesidades
Determinacin de las caractersticas de
laorganizacin
Definicin de las caractersticas de los
usuarios.

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Determinacin de Necesidades: Qu necesidad real existe en la empresa de contar con


unsistemadeIE?
Una vez analizada la necesidad primaria, es fundamental revisar si existen otras necesidades
existen, aunque sean de menor importancia. Conocer a quines beneficia una iniciativa de este
tipo, cmo se notarn sus resultados y en qu influir de cara al futuro de la organizacin son
cuestionesquerequierenderespuesta.
Aqu es donde intervienen los indicadores y de ah su importancia crtica en todo proyecto de
inteligenciaempresarial.Paraelegirloscorrectamentehayqueatendera:
Cuestionesquenecesitendemtricasyhayandesujetarseamonitorizacin.
Aspectossobrelosqueserequieraconocerdatosrelevantesparalatomadedecisiones.
Variablescuantificablesycuyosdatossepuedanobtenerdeformarealistayfuncional.
Algunos ejemplos de los criterios a evaluar que se pueden considerar a la hora de establecer los
indicadoresson:
Productividad:
Tiemposrequeridosparalaejecucindelasdistintastareas.
Alineacindelosresultadosconlosobjetivos.
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ComparacinderesultadosentrelainformacindeantesdelproyectodeIEy
despus
Satisfaccin:
Delosempleados:relacinbeneficiostareasquesuponeelproyectodeIE.
Delaorganizacin:satisfaccindelmanagerydelrestodelequipofrenteala
informacinrecogida.
Rentabilidad:
Controlsobreinversiones.
Retornosobrelainversin.
Costesyahorrosderivadosdelaejecucindelproyecto.
Determinacin de las caractersticas de la organizacin: Cmo se toman decisiones en la
organizacin? Quin puede tomarlas? Existe autonoma o todas las decisiones deben
pasarnecesariamentepordeterminadaspersonas?
De la forma de llevar a cabo la toma de decisiones en la organizacin dependern muchos otros
aspectos que han de conocerse antes de abordar un proyecto de inteligencia empresarial. Se trata
de profundizar en la cultura de empresa para dotar de calidad al anlisis. En este estadio es
importante valorar el alcance de la figura del chief information officer (CIO) y sus competencias, ya
quesuimplicacinenelprocesodediseoeimplementacinsercrtica.
Workmeter tambin es una herramienta que facilita la toma de decisiones gracias al anlisis
objetivodelaproductividad.PuedessolicitartupruebagratuitadeWorkmeteraqu.
Definicin de las caractersticas de los usuarios: Cules son sus caractersticas? Qu
limitacionessepresentanensutrabajo?Qusepuedemejorar?
De las conclusiones que se extraigan al plantearse todas estas cuestiones depender la
orientacin y el enfoque que se d al proyecto de IE. Tomada la decisin, es necesario ayudar al
usuario final a comprender cules son los objetivos de la iniciativa, qu ventajas tiene y cmo
influirensutomadedecisiones.

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5. Planificacin y estrategia del


proyecto

Necesidades y limitaciones marcan, junto con las fortalezas y


debilidades, las directrices sobre las que se regir la planificacin y
definicin de la estrategia del proyecto de inteligencia empresarial.

Una vez que ya se tiene claro lo que se quiere conseguir y se puede calcular lo que se necesitar
para alcanzar los objetivos previstos, hay que reflexionar y plantearse cmo abordar la ejecucin
del proyecto. En este momento, es de importancia crtica la seleccin de los indicadores que
permitirnllevaracaboelseguimiento.
El proceso a seguir desde que la etapa de planificacin da comienzo y hasta que se define la
estrategiadeproyectoeselsiguiente:

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En todo momento, hay que tener en cuenta que las claves para lograr definir una estrategia slida
son:
Autoconocimiento.
Realismo.
Calidaddelosdatos.
Capacidaddeactuaratiempo.

El establecimiento de las fases del proyecto


Uno de los momentos que mayor dificultad entraa a quienes no se han enfrentado anteriormente
a un proceso de este tipo, es la definicin de las distintas fases en que el proyecto se estructurar
ylasactividadesotareasdequesecomponecadauna.
Paralograrlamximaeficaciaesimportanteseguirlossiguientes9pasos:
1. Definicin de objetivos: partiendo de la autoevaluacin inicial, y en base a las propias
necesidades, al nivel de criticidad del proyecto y a las fortalezas y debilidades descubiertas.
Sin olvidar la influencia de todos los factores, externos e internos, que pueden actuar como
barrerasyprovocarlimitaciones.
2. Establecimiento de indicadores: para materializar todo lo expuesto en la definicin de
objetivos y lo planteado de forma previa en el alcance de proyecto. Es importante que los
indicadores escogidos aporten datos relevantes para la toma de decisiones. Y tambin es
crucial que esta lista de indicadores se mantenga actualizada, para poder incorporar
nuevos cuando se considere necesario y dejar de realizar el seguimiento sobre los que ya
noaportenningnvalor.
3. Determinacin del plazo de tiempo asociado: hay que ser capaz de concretar un
cronograma alcanzable y realista, que sea adems creble y realizable. Al mismo tiempo,
puede resultar muy beneficioso determinar cmo se controlar su evolucin, cul ser el
mododedetectardesviacionesylaformadeactuarsiseproducen.
4. Designacin de responsables y sus cometidos: los proyectos de BI tocan muchas partes
de la organizacin y las dificultades muchas veces no se reducen a un rea concreta sino
que su aparicin se ve ligada a los puntos de cruce. Establecer responsables adscritos a
cada rea es la mejor forma de garantizar la resolucin de problemas a la hora de abordar
unproyectodeestetipo.
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5. Definicin de actividades: esta metodologa establece unas fases y actividades que van,
desde el anlisis inicial, hasta que el sistema est funcionando al 100%. Realizar una
planificacin es bsico, sobre todo si se tiene en cuenta la dificultad inherente a todos los
aspectosrelacionadosconlatomadedecisiones.
6. Establecimiento recursos necesarios para conseguir resultados: lo ms importante en la
planificacin de un proyecto no es slo conocer de cuntos recursos se dispone sino saber
si se encuentran optimizados. Existen herramientas como WorkMeter que permiten hacer
estos clculos facilitando el anlisis de la situacin de la empresa y posibilitando el
encontrar la solucin ms eficaz y la que mayor rendimiento aporta, garantizando la
economadecostesyrecursosorientadaalaeficienciaenlosprocesos.
7. Medidas de seguimiento y control aplicables: son el punto crtico de la planificacin ya que,
si no se lleva a cabo una monitorizacin de la evolucin del proyecto, difcilmente se podr
conocer si se avanza o no en la direccin correcta. El no ejercer este control imposibilitar
tambin la toma de acciones encaminadas a corregir malos hbitos. Adems de garantizar
que este seguimiento es posible, hay que hacerlo en condiciones de transparencia para
evitar retrasos, prdidas de motivacin y falta de dinamismo. Garantizar la objetividad en la
recogida de datos es esencial y slo es posible mediante la automatizacin que
proporcionaunaherramientatecnolgica.
8. Acciones correctoras caso de que sean necesarios los ajustes: en su aplicacin hay que
tener en cuenta que actuar rpidamente es aumentar las posibilidades de xito y que, una
vez implementadas, es necesario seguir midiendo para asegurarse de que han dado sus
frutos.
9. Volver a medir y volver a ajustar: cada proyecto tiene un principio y un fin en el tiempo.
Aunque la mejora continua es un ciclo, cada proyecto ha de calcularse en base a un plazo
de tiempo limitado que permita obtener mediciones y ajustar cuando sea necesario.
Dependiendo de las reas o departamentos, puede ser suficiente con realizar las
mediciones un par de veces al ao, pero habr otras que requieran un control sujeto a
mayor periodicidad. Tambin hay que tener en cuenta que, por ejemplo, todo lo relacionado
con el desempeo de las personas necesita un control mayor que otras variables, como
puedenserlosaspectosfinancieros.
Recuerda que Workmeter es una herramienta de IE con la que se consigue un ROI muy rpido
graciasalaumentodelaproductividad.SolicitatupruebagratuitadeWorkmeteraqu.

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6. Ejecucin del proyecto y formacin


a los usuarios

La inteligencia empresarial convierte datos en informacin til y


relevante. Siempre que se encuadre en un entorno de calidad, al
distribuirse a quienes la necesiten en el momento oportuno, se consiguen
alcanzar unas condiciones ptimas para la toma de decisiones. De esta
forma es posible ganar en precisin, aprovechar las oportunidades y
minimizar el riesgo.

La implementacin y el desarrollo de una estrategia de inteligencia empresarial no estn exentas


de complicaciones. Se trata de procesos donde interviene la cultura de empresa, donde participan
muchas personas de roles y competencias muy distintos dentro de la organizacin y donde el
trasfondo de las reglas de negocio permanece omnipresente, restando simplicidad y a veces
planteandonuevosinconvenientes.
El contar con una herramienta tecnolgica adecuada facilita el proceso, en su eleccin, resulta
muy beneficioso disfrutar de la colaboracin de IT y RR.HH., para sentar las bases y obtener el
mximo rendimiento y adecuacin a las necesidades a cubrir. No obstante, al elegir una solucin
de IE, adems de las caractersticas especficas del producto, es importante tener en cuenta otros
factores,entrelosquecabradestacar:
Facilidaddeuso.
Simplicidadtcnicaencuantoalaimplementacin.
Ausenciadecomplejidadenlosprocesosdeadministracinqueimplica.
Escalabilidad.
Variedaddeopcionesenlainterfazdeusuario.
Integracin en la plataforma de la empresa, en el corto y el largo plazo, teniendo en cuenta
lasnecesidadesactuales,perotambinlasfuturas.
Posibilidaddeintegracinconotrasplataformasactivasenelnegocio.
Facilidaddeexpansin,paraadaptarsealaexpansindelnegocioreduciendocostes.
Automatizacinenlarecogidadeinformacin
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Objetividad
Otro aspecto importante y que en ocasiones se deja de lado es la formacin a los usuarios.
Estamos ante uno de los puntos en los que suelen fallar los sistemas de IE: la formacin que
reciben los usuarios y los tcnicos sobre el nuevo sistema. Y es que no basta con plantear una
formacin sobre el uso de la herramienta implantada, sino que es necesario adiestrar en la
maneradeutilizarla.Yestoafectatantoalosusuarioscomoalosdepartamentostcnicos.
Sabas que Workmeter incluye un curso de formacin para aprender a gestionar el tiempo
correctamente?SolicitatupruebagratuitadeWorkmeteraqu.

Crditosfotogrficos:"BusinessTraining"byjscreationzs

Proyecto de inteligencia empresarial: aspectos que se


deben tratar durante la formacin
Al planificar la etapa de formacin adscrita a un proyecto de inteligencia empresarial, si se busca
laexhaustividad,hayquehacerloatresniveles:
Formacin en el uso de las tecnologas: la necesidad del Departamento de IT de conocer y
dominar la nueva tecnologa es evidente. Deben recibir la formacin necesaria que se
establecer en funcin de si el desarrollo de la solucin de IE se llevar a cabo por ellos
directamenteosisecontratarapersonalexterno.
Formacin en la utilidad de esas tecnologas: saber cmo funciona la solucin escogida de
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IE no es suficiente. El departamento de IT debe conocer en detalle todas las posibilidades


que ofrece, sus limitaciones, sus usos y todas sus funcionalidades para poder instruir a los
usuariosyjuntosextraerleelmximopartido.
Formacin a usuarios finales: desde antes de que la tecnologa forme parte de la realidad
cotidiana de la empresa y su uso se incorpore a las rutinas, los usuarios deben conocer
cmo se usa, cmo se accede a sus distintas herramientas, cmo se ejecuta el anlisis. Y
todo a un nivel de detalle que les capacite para empezar a utilizar la tecnologa desde el
primer minuto a un alto nivel de rendimiento. La suficiencia en su utilizacin no basta, hace
falta profundizar e invertir en esa formacin para que cada individuo la sepa usar para
gestionar, tomar decisiones, poner en marcha acciones correctivas, como gestionarlas
yaquedeestaformasquesenotarelimpactoeneltrabajoylosresultados.

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7. Conclusiones

Como ya se apunt en el primer captulo del ebook, la inteligencia empresarial no es una ciencia
nueva ni un descubrimiento de reciente aparicin. Precisamente por esa razn, puede observarse
una evolucin en el modo de las empresas de aplicar la inteligencia empresarial a sus procesos,
distinguindosetresmomentos:
1. Origen: en sus inicios, la aplicacin de la inteligencia empresarial en las organizaciones
responda a necesidades de tipo tctico. El patrn de su implantacin corresponda a un
proceso lineal que constaba de tres etapas: anlisis > toma de decisiones >
establecimientoyaplicacindepolticas.
2. Madurez: la segunda fase en el desarrollo de la utilizacin de la IE por parte de las
empresas se identifica con un nivel ms estratgico, que pierde en operatividad para ganar
encalidaddeplanificacin.
3. Presente y futuro: hoy da se habla de la inteligencia empresarial operativa, por estar ligada
a la toma de decisiones rutinaria. Tiene el objetivo de garantizar una mayor agilidad en
dichos procesos para permitir a las empresas adaptarse al dinamismo que exigen los
mercados,queimponenunacapacidadderespuestainmediatayconsistente.

Crditosfotogrficos:"LightBulbWithDrawingBusinessPlanStrategyConceptIdea"byKROMKRATHOG

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Proyecto de inteligencia empresarial: aspectos clave


Paralograrqueelplanteamiento,diseoeimplementacindelproyectodeinteligencia
empresarialseaunxitoesnecesario:
Adoptar una metodologa: alejarse de la improvisacin es la mejor garanta para evitar el
fracaso.
Incorporar desde el primer momento un equipo multidisciplinar formado por miembros
tantodelreadenegociocomodelavertientetecnolgicadelaempresa.
Fomentar la participacin de los usuarios en el proyecto. Aspecto fundamental, y lgico por
otra parte, ya que la finalidad de la implementacin de una solucin de IE va dirigida a dotar
de calidad los procesos, optimizar su interaccin y aumentar la productividad y eficiencia
general.
Definir unos objetivos alcanzables, realistas y siempre alineados con los que plantea la
estrategiadelaorganizacin.
Establecer un seguimiento del proyecto. Para poder evaluar su avance y monitorizar los
progresos,elgradodeconsecucindeobjetivosynosloquedarseenlosresultados.
Prepararse para tomar accin. El uso de las soluciones de IE aportar conocimiento y ste
impulsar la toma de decisiones en muchas reas diferentes y siempre en un entorno de
coherencia.
Buscar la integridad. Para cumplir con este requisito, la tecnologa elegida tendr que ser
automtica y objetiva en lo concerniente a la recogida de datos. Slo as se puede
garantizar la transparencia hacia los usuarios y el beneficio de la organizacin en su
conjunto.
No olvidar que el objetivo final de la inteligencia empresarial es fomentar la eficiencia en las
organizaciones, preservando su futuro y ayudndolas a crecer de forma ms eficaz y ms
competitiva.
Solicita tu prueba gratuita de Workmeter aqu para implementar la inteligencia empresarial en tu
empresaymaximizarlaproductividaddetusempleados.

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