Audit Logistique

Plan
Rappels
Introduction laudit
Audit Logistique
Intelligence Logistique
Indicateurs de performance logistique
Exemples + tudes de cas.
Puzzle Logistique
Prestataires

Consulting

Responsable
logistique
diteurs
de progiciels
Formation

au cur des initiatives porteuses
runissant toutes les comptences
conviviale ,amicale et suscite un sentiment d appartenance


Introduction Gnrale



LA LOGISTIQUE, C EST
Livrer la bonne rfrence, en bon tat, au bon moment, au bon endroit, dans
la quantit juste et ncessaire, dans le bon conditionnement, avec les bons
documents, prcde, accompagne et suivie par les bonnes informations, le
tout aux moins mauvaises conditions conomiques.
Cest thorique,
comment le faire
en pratique ? Je le connais
dj
a me rappelle
quelques choses
Introduction Gnrale
Rappeler vous!
5
Achat/Appro/Rcption
Stocker, Magasiner, grer
Fabriquer/ Ordonnancer /Qualit
Exporter/vendre
Piloter, GRH, Budget
Introduction Gnrale
Comment dfinir la performance de la logistique ?
Comment mesurer les rsultats ?
Quelles actions d'amliorations conduire ?
Introduction Gnrale
I : Introduction laudit
8
Donnes
de sortie

Donnes
dentre

Lentreprise est constitue dun ensemble de sous
systmes qui fonctionnent pour raliser ce que nous
ralisons pour nos clients.
Chaque sous systme rpond la
dfinition dun processus.
Entreprise et Processus
Auditer:

- Remettre en cause le systme ou le processus.?
- Vrifier les standards














Dvelopper et dployer la stratgie logistique
Mesurer la performance, la qualit et piloter lactivit
Processus de management
Organiser et dfinir les moyens
Dfinir, dvelopper et dployer les schmas et solutions logistiques
(Projets magasins, Flux, Conditionnement, Emballages et Transport)
Rceptionner

Servir les
commandes
Approvisionner et grer
les stocks
Processus oprationnels
Grer les relations clientles
Processus support
F
R
S

C
l
i
e
n
t
s

Expdier
Traiter les
retours
clients
Amliorer la
disponibilit du
rseau vers le
client final
Stocker
Accompagner la stratgie de la DLPA sur le volet RH
(France)
Assurer un fonctionnement des SI optimum

Piloter la maintenance

Elaborer, animer et piloter le budget (frais de
fonctionnement/ investissements/stocks)
Animer et standardiser les magasins
DIFFRENCIER AUDIT ET DIAGNOSTIC :
Les CONSTATS DAUDITS sont raliss par rapport des critres dfinis :
Articles: Produits et services
Normes: Respect de procdures, standard.
Rglementation


Le DIAGNOSTIC permet dvaluer les forces et faiblesses dune organisation sans obligation
de referentiel

Analyse SWOT (Forces, Faiblesses, Opportunits et Menaces
12
REFERENTIEL
(norme)
LES PRATIQUES
(ce qui est ralis
et se fait)
Recherche de
conformit
Recherche defficacit & Amlioration continue
SYSTEME QUALITE
(ce qui est prvu
dtre fait)
Les objectifs de laudit

Equilibre
Recherche de
conformit
13

Politique



DEFINIR CE QUIL
FAUT FAIRE
FAIRE CE QUI
A ETE PREVU
VERIFIER ET
SUIVRE
AMELIORER
Objectifs
Plan daction
Ressources
Communication
Revue de Direction
Amlioration
Permanente
Les objectifs de laudit

Performance
14
Les acteurs de laudit
Personne ou
organisme demandant
un audit
Personne ou
organisme qui
est audit
Personne ayant les
comptences pour
raliser un audit
Client
Auditeur
Audit
15
Les phases dun audit
La revue prliminaire.
Le guide daudit.
Le plan daudit.
La runion douverture.
La phase active de laudit.
La runion de synthse.
La runion de clture.

Le rapport daudit.
Le suivi des actions correctives.

Phase 1 :
Prparation dun audit

Phase 2 :
Ralisation dun audit

Phase 3 :
Suivi dun audit
16
Revue
prliminaire des
documents
tablissement du
plan daudit
Demande
daudit
Ralisation
de laudit
Lauditeur
Commanditaire
Lauditeur
Phase 1 : La prparation
17
Phase 1 : La prparation
LA COLLECTE DES DOCUMENTS
Dispositions pr-tablies
Manuel Qualit / Procdures /
Instructions
tablissement dun
plan daudit
La revue prliminaire
Enregistrements
Rapport daudit / Organigramme / Actions
Corr.
PRESOMPTIONS / POLARISATIONS
18
Phase 1 : La prparation
PLAN DAUDIT : PLANNING PRECIS
Le plan daudit permet :

Dorganiser lexamen de la situation auditer dune manire logique,
den prciser la chronologie et les interlocuteurs principaux.
Documents de
travail
Nest pas une exigence de lISO 9001 mais est prconis dans lISO 19011.
Prcise le programme daudit pralablement tabli.
Est un fil conducteur indispensable pour linvestigation des auditeurs.
Le plan daudit :
20
La runion douverture.
Synthse daudit.
Phase actives
Questionnement et techniques de base.
La communication lors de lentretien.
Recueil et Validation des preuves.
valuation et estimation du risque.
Modalits de classement entre non-conformit et observation.
La runion de clture.
Phase 2 : La ralisation
21
Phase 2 : La ralisation
La runion douverture
Prsenter les participants et les modalits du droulement de
laudit.
LES OBJECTIFS
LES PARTICIPANTS
La direction de l'audit et le cas chant les personnes
responsables des fonctions ou des processus auditer.
22
Phase 2 : La ralisation
La runion douverture
DEROULEMENT
Prsenter les acteurs (auditeur/audits).
Prsenter le plan daudit et la disponibilit des participants.
Clarifier les points obscurs du plan daudit.
Confirmer heure et date de la runion de clture.
Ajuster le plan daudit (si ncessaire).
Rassurer en crant un climat de confiance.
Rappeler les objectifs et le champ dapplication.
23
Phase 2 : La ralisation
La phase active : documents prendre lors de laudit
Les documents de rfrence (Norme, Manuel Qualit,
Procdures, FOP FOS, Plan dimplantation).

Le guide daudit (sil existe).

Le plan daudit.


24
Phase 2 : La ralisation
Auditeur(s) / Audit(s).
Rappel des lments du Systme Qualit audits.
Confirmation de la dure (ajustement).
Prsentation par laudit des dispositions
prtablies.
Rorientation par lauditeur (si besoin).
Reformulation de lauditeur.
Vrification de la ralisation effective des
dispositions prtablies (observation des activits et
enregistrements).
Prsentation des premires constatations (non
classes).


1 - Phase de prsentation


3 - Phase de conclusion

La phase active : lorganisation type dun entretien

2 - Phase de
questionnement

Management - Prsentation gnrale - Programme daudits - Phases dun audit - Attitudes de lauditeur
25








Phase 2 : La ralisation
La phase active : la communication lors des entretiens

EMETTEUR

Codage
Dcodage
MILIEU
AMBIANT

RECEPTEUR

CANAL
Il y a gnration dlments parasites, FREINS la communication et la comprhension.
26
Phase 2 : La ralisation
La phase active : la communication lors des entretiens
Retient
La reformulation
Reois / met
Lempathie
Comprend
La prise de notes
Lauditeur expriment sait diminuer les parasites
27
Phase 2 : La ralisation
La phase active : le questionnement doit :
1- Faciliter le contact et les relations
2- Recadrer la rponse sans rompre le contact
3- Assurer la comprhension et inviter la prcision
4- Produire de la prcision laide de faits
28
Phase 2 : La ralisation
Rorientation
Questions ouvertes
Reformulation
Prcisions
Questions
fermes
coute avec attention / Prend des notes
Encourage laudit / Laisse finir lexplication de
laudit
Avez-vous des enregistrement relatifs au respect
Comment ? / Quoi ? / Quand ? / Qui ? / O ? /
Pourquoi ?
La phase active : la pratique de lentonnoir
Stratgie de lauditeur Raction de lauditeur
29
Phase 2 : La ralisation
La phase active : le recueil des preuves
LEXAMEN DES DOCUMENTS LOBSERVATION DES ACTIVITES














Systme
Qualit
Enregistremen
ts Qualit
Vrifier la
conformit par
rapport la
norme
Vrifier la mise en
uvre et lefficacit
du systme qualit
Recueillir des preuves sur le terrain
pour vrifier la mise en uvre et
lefficacit du systme qualit
Affichage, Diffusion,
Identification du produit,
environnement et
infrastructures,
VALIDER CHAQUE CONSTAT DECART AVEC LAUDITE.
30
La phase active : La mesure defficacit & cohrence
Mesure dEfficacit Capacit produire une cohrence














Connatre la
finalit et la
performance
recherches
En valuer le
dploiement et
lhomognit
des indicateurs
Politique et Objectifs
Qualit
Critres et mthodes pour assurer lefficacit
de tous les processus identifis
CHAQUE PROCESSUS DOIT CONTRIBUER A POURSUIVRE LA FINALITE DE LORGANISME.
Une politique et
des objectifs
qualit
Le fonctionnement
des processus
Phase 2 : La ralisation
31
Phase 2 : La ralisation
La phase active : La finalit
Auditer chaque processus pour valuer sa contribution :







OPTIMISER LES
RESSOURCES
APPLIQUER LES
REGLES
SATISFAIRE LES
CLIENTS
APPLIQUER LA
POLITIQUE
AMELIORER EN
PERMANENCE
ATTEINDRE LES
OBJECTIFS
32
Phase 2 : La ralisation
Noter les mots cls et utiliser des abrviations.
Recueillir le maximum dinformation.
A partir de la prise de note (permet de complter les
informations enregistres).
Les documents et enregistrements que vous souhaitez
regarder.
Les dispositions que vous souhaitez vrifier.
Les personnes que vous souhaitez rencontrer.

1 - couter et noter


3 - Reprer sur vos
notes les points
observer

La prise de notes en audit

2 - Reformuler


4 - Reprer sur vos
notes vos conclusions

Les dispositions conformes.
Les points sensibles.
Les carts.
Les suggestions damlioration.
33
Phase 2 : La ralisation
Les constatations daudit
Documenter toutes les constatations
Passer en revue toutes les constatations
Dterminer les constatations devant tre
rapportes en tant que non-conformit
Chaque non-conformit doit-tre :
Documente de faon claire et prcise
taye par des preuves factuelles
Identifie par rapport aux exigences spcifiques du
rfrentiel utilis (norme, )
CONSEIL
Garder lesprit
que seules les
informations
factuelles
constituent des
preuves.
34
Phase 2 : La ralisation
Les constatations : classement & valuation du risque
Modalits de classement des constatations
Deux catgories Deux natures
LES NON-CONFORMITES
LES REMARQUES
DOCUMENTAIRE
DAPPLICATION
valuation du risque
Remarque Non-conformit
Constatation qui naltre pas la
fiabilit ou la viabilit du systme.
Non-satisfaction une exigence
spcifie (Normative et/ ou Risque
Client).
35
Phase 2 : La ralisation
La prparation de la runion de clture
CONSEIL
Prvoir dans le
plan daudit une
heure pour
organiser la
runion de
synthse avant la
restitution .
Lister toutes les constatations.
Retenir les constatations pertinentes et
factuelles.
Classer les constatations (carts, points
forts et points sensibles).
Rdiger la trame du rapport daudit.
LA REUNION DE SYNTHESE PERMET DE :
36
1- Situer le constat par rapport aux exigences de la norme ou du
document de rfrences.
2- Utiliser des lments quantitatifs.
3- Proscrire tous les termes imprcis comme : souvent, parfois
notamment, rarement,
4- Bannir linfinitif et limpratif .
5- Etre prcis et factuel dans la formulation.
Phase 2 : La ralisation
La prparation de la runion de clture
LA FORMULATION DES CONSTATATIONS
37
Phase 2 : La ralisation
La runion de clture
Remarque
Les auditeurs, si cela leur est
demand, peuvent faire des
recommandations, laudit pour
lamlioration du Systme Qualit.
OBJECTIFS
DEROULEMENT DE LA REUNION
Remerciement pour la disponibilit et la coopration des audits.
Rappel de lobjet et des objectifs.
Prsentation des points forts et des points sensibles du Systme
Qualit.
Prsentation et explication des carts (avec preuves tangibles).
Validation des carts.
Dtermination dune date de remise du rapport.
Prsenter les constatations de
laudit la Direction de laudit de
faon sassurer quelle comprend
clairement les conclusions de laudit
.
38
Phase 3 : Le suivi
Le rapport daudit :
OBJECTIFS
CONTENU
Il doit tre le reflet fidle de lesprit et du contenu de laudit.
Il doit tre un outil facilitant la construction du plan dactions.
Objectif et champ dapplication de laudit.
Identit des membres de lquipe daudit et du reprsentants de laudit.
Le(s) date(s) de laudit.
Lidentification des documents de rfrence.
La description des carts.
Lapprciation par lquipe daudit du degr avec lequel le systme
qualit se conforme la norme applicable.
Laptitude du Systme atteindre les objectifs qualit dfinis.
La liste de diffusion du rapport daudit.
39
Phase 3 : Le suivi
Achvement de laudit

FIN DE LAUDIT


Laudit est achev lorsque le rapport
daudit est remis au client.



MISE EN PLACE DES
ACTIONS CORRECTIVES


Responsabilits de lauditeur :
Identification des non-conformits.

Responsabilits de laudit :
Dtermination et lancement de toute
action corrective sans dlai indu.
ISO 9001
40
Phase 3 : Le suivi
Mise en place et suivi des actions correctives

1

Le responsable du domaine audit doit dfinir laction corrective en
terme :
- Dispositions mettre en uvre (QUOI).
- Responsabilits (QUI).
- Dlais (QUAND) pour la mise en uvre et la vrification de son
efficacit.
Mthodes de suivi des actions correctives (COMMENT) :
Suivi assur :
- chance de laction corrective (plan dactions),
- et lors du prochain audit.
Responsabilits dans le suivi des actions correctives (QUI) :

Responsable qualit / Responsable du domaine / Responsable
daudit.


2


3

Et pour faire tout a, il faut :
Un auditeur qui..
Un audit
42
Lauditeur doit
possder
SAVOIR
SAVOIR-FAIRE
SAVOIR - ETRE
La connaissance du
rfrentiel audit
La connaissance de
la mthode daudit
Le comportement
Les qualits de lauditeur
43
Les qualits de lauditeur

SAVOIR SE
PRESENTER


- Ne pas arriver en terrain conquis.
- Respecter les interlocuteurs (horaires, rglements
internes, ).












SAVOIR SE
COMPORTER





SAVOIR
SYNTHETISER


- Reformulation.
- Conclure sur chacun des points abords.

Laudit nest pas
un interrogatoire
Sadapter en cas
de changement
Correction et
neutralit
Dissocier les
opinions des
faits
tre
factuel
Attention et
concentration
Garder une
attitude positive

Mettre en
confiance

44


























Les impratifs de lauditeur

Garder laudit sous contrle.
Sassurer de lexactitude des
informations reues lors des
entretiens.
Illustrer toutes constatations par des
preuves tangibles.
Exiger la prsentation de documents.
Prendre des notes prcises, lisibles et
exploitables.
Sassurer de la reprsentativit des
informations.

Faire preuve de flexibilit en
sadaptant aux situations imprvues.
Distinguer des opinions des faits.
Ne pas confondre objectifs et moyens.
Toujours prparer soigneusement les
interventions.
Maintenir un rythme dynamique.
Utiliser de faon constructive le guide
daudit.
45
Le comportement de laudit
Coopratif
Disponible
Attentif
En confiance
Manifester des rticences.
Inventer pour dissimuler son ignorance.
Se montrer trs occup.
Affirmer sans pouvoir montrer des
preuves.
tre timide et avoir peur des
consquences de laudit.
Tenter de justifier ses non-rponses.
Senfermer dans des justifications
techniques inaccessibles.
tre bloqu et perdre ses moyens .
Il doit tre Il peut
46
La gestion de situations particulires
Les diversions
Comportement
de laudit
Conflits internes et
confidences
spontanes
Lappel conseil
Ractions de lauditeur
Recentrer la situation en
rappelant la plan daudit et les
objectifs fixs
Rester neutre et ne pas prendre
partie dans un conflit entre
personnes
mettre des suggestions lors de
la runion de clture
Lintelligence logistique









Intelligence
Exploitation au maximum de toutes les
informations disponibles au moment donne
Ractivit
Vitesse de rponse du systme lvolution des
demandes du march
Efficacit
limination de toute forme de gaspillage de temps
et dargent
Agilit
Vitesse avec laquelle le systme adapte sa
structure de cot et ses niveaux de service

$$$$$
Qualit
Dlai
Cots
L optimum global est meilleur que des optimums locaux
MAILLONS INDICATEURS CALCULS OBJECTIFS
Fournisseurs - Tx de dpendance frs


- Tx de rebus


- Tx de satisfaction
CA que reprsente notre entreprise/CA total
FR

(Nb de pices dfectueuses/nb totale de
pices)*100

Enqutes, questionnaires, scoring
Connatre la dpendance du fournisseur
vis--vis de son client.

Mesurer la qualit de prestation du FR.

Amlioration relation frs.
Transporteur - Tx de dlais de livraison




(Nb de retard de livraisons/nb total de
livraisons)*100


Mesure de lefficacit du transporteur, avec
comme objectif : rduction du dlais
dapprovisionnement et des cots.
Notre entreprise -TRS



- Dlai de traitement des commandes
Temps strictement utile/temps douverture
totale

Temps coul entre passation des
commandes et sortie des produits
Mesurer la productivit pour lamliorer.


Mesure de lefficacit de la gestion des
commandes.
Plateforme logistique - Tx de dlais de rotation sur stock (stock/achat et charges externes)*365


Connatre la consommation moyenne des
stocks en x jours.
Lobjectif est doptimiser la gestion des
ressources, rduire les cots de stockage
Dtaillant - Tx de transformation



- Tx de retour



- Tx de fidlisation
Nb de clients qui achtent/ nb de clients total
(sur 100 clients combien achtent ?)

Nb de produits revenus/nb de produits
vendus


Questionnaires, enqutes, frquence dachats
Objectif tant de dvelopper la vente, agir
sur la force de vente + PLV, promotions.

Evaluer lactivit du SAV et la satisfaction
de la clientle.


Evaluer la fidlisation de la clientle.
TABLEAU DE BORD Logistique
TABLEAU DE BORD


MAILLONS INDICATEURS CALCULS OBJECTIFS
Fournisseurs - Tx de dpendance
frs


- Tx de rebus


- Tx de satisfaction
CA que reprsente notre
entreprise/CA total FR

(Nb de pices
dfectueuses/nb totale de
pices)*100

Enqutes, questionnaires,
scoring
Connatre la dpendance
du fournisseur vis--vis
de son client.

Mesurer la qualit de
prestation du FR.

Amlioration relation
frs.
Transporteur - Tx de dlais de
livraison




(Nb de retard de
livraisons/nb total de
livraisons)*100


Mesure de lefficacit du
transporteur, avec
comme objectif :
rduction du dlais
dapprovisionnement et
des cots.
Notre
entreprise
-TRS



- Dlai de traitement
des commandes
Temps strictement
utile/temps douverture
totale

Temps coul entre
passation des commandes
et sortie des produits
Mesurer la productivit
pour lamliorer.


Mesure de lefficacit de
la gestion des
commandes.
Plateforme
logistique
- Tx de dlais de
rotation sur stock
(stock/achat et charges
externes)*365


Connatre la
consommation moyenne
des stocks en x jours.
Lobjectif est
doptimiser la gestion
des ressources, rduire
les cots de stockage
Dtaillant - Tx de
transformation



- Tx de retour




- Tx de fidlisation
Nb de clients qui
achtent/ nb de clients
total (sur 100 clients
combien achtent ?)

Nb de produits
revenus/nb de produits
vendus


Questionnaires, enqutes,
frquence dachats
Objectif tant de
dvelopper la vente, agir
sur la force de vente +
PLV, promotions.

Evaluer lactivit du
SAV et la satisfaction de
la clientle.


Evaluer la fidlisation de
la clientle.