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* Cuestionario elaborado por el Centro de Documentacin y Anlisis, Archivos y Compilacin de Leyes de la

Suprema Corte de Justicia de la Nacin.
En caso de utilizar la informacin contenida en este cuestionario, mucho se agradecer realizar la cita
correspondiente.
CUESTIONARIO PARA EL DIAGNSTICO SITUACIONAL DE LOS
ARCHIVOS JUDICIALES DE LOS RGANOS IMPARTIDORES DE JUSTICIA
EN MXICO*


Objetivo: Conocer e identificar las reas de oportunidad de los archivos judiciales a fin de proponer proyectos bajo
ejes transversales que aporten beneficios a todos.

Instrucciones: El responsable del archivo del rgano jurisdiccional deber marcar las casillas necesarias que
correspondan a su respuesta o contestar en texto libre sobre la lnea, segn sea el caso.



I. Datos Generales

1. rgano Jurisdiccional: ____________________________________________________________

2. Entidad Federativa: ____________________________________________________________

3. Nombre del responsable del archivo: ________________________________________________

4. Puesto/Cargo: ____________________________________________________________________

5. Domicilio, telfono y correo electrnico del archivo judicial: _____________________________

6. rea de adscripcin del archivo: _____________________________________________________



II. Personal del archivo

7. Indique el nmero de personas que laboran en su archivo y seale el grado acadmico ms
alto obtenido segn la cantidad de servidores pblicos que se ubiquen en l.

__________Primaria
__________Secundaria
__________Preparatoria
__________Carrera tcnica o comercial
__________Licenciatura en qu materia _____________________________
__________Maestra en qu materia ________________________________
__________Doctorado en qu materia ______________________________
__________Otros


8. Mencione las funciones archivsticas que realiza el personal encargado del archivo.

____________________________________________________________________________________
____________________________________________________________________________________
____________________________________________________________________________________
____________________________________________________________________________________


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9. Ha tomado algn curso en materia archivstica?

S Indique los cursos tomados en los ltimos dos aos:

Clasificacin documental
Descripcin documental
Ordenacin documental
Automatizacin de acervos documentales
Digitalizacin documental
Diplomtica
Paleografa
Conservacin documental
Otros. Especifique:
___________________________________________________________________________

No


10. De estar interesado en tomar algn curso en materia archivstica sobre qu tema sera?

Clasificacin documental
Descripcin documental
Ordenacin documental
Automatizacin de acervos documentales
Digitalizacin documental
Diplomtica
Paleografa
Otros. Especifique: ________________________________________________________
No me interesa alguno.



III. Caractersticas del inmueble y mobiliario del archivo


11. Qu tipo de archivo est bajo su resguardo? (Puede sealar ms de uno)

Archivo de trmite Archivo medio Archivo histrico


12. Cuenta con reas destinadas especialmente para el archivo?

S No


13. En qu planta se encuentra el archivo (stano, planta baja, 1er, 2do, 3er piso, azotea, etc.?
____________________________________________________________________________________


14. Las instalaciones del archivo se comparten con otras reas (administrativas, mantenimiento,
bodega, vigilancia, etc.)?
____________________________________________________________________________________



15. Con qu reas colinda el inmueble donde se ubica el archivo? (rganos jurisdiccionales,
edificios pblicos, oficinas, parques, avenidas, restaurantes, fbricas, etc.)

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____________________________________________________________________________________


16. El rea donde se resguarda el acervo cuenta con ventanas, tragaluces, domos que permitan
la incidencia de luz natural al interior del archivo? stas cuentan con cortinas, persianas,
durmientes que impidan el paso de luz?



17. Seale el tipo de mobiliario en que est colocada la documentacin para su resguardo.

Anaquel
Gaveta
Archivero
Estante
Otros. Especifique: _______________________________________________________________


18. Sabe en qu material (madera, metal), tipo (archivo, biblioteca, compacta) y acabado (pintada,
barnizada, natural, pintura horneada, etc.) est fabricado el mobiliario?



19. Su mobiliario es suficiente para albergar el acervo documental?





IV. Del acervo documental y de los procesos archivsticos


20. Indique el volumen en metros lineales de la documentacin resguardada en el archivo.
____________________________________________________________________________________


21. Indique el nmero aproximado de expedientes resguardados en el archivo.


22. En qu rganos jurisdiccionales se generaron esos expedientes?
______________________________________________________________________________
______________________________________________________________________________
______________________________________________________________________________
______________________________________________________________________________

23. Indique las fechas extremas del acervo documental (de la ms antigua a la ms reciente).

___________________________________________________________________________________


24. Indique el tipo de soporte documental de los documentos y el porcentaje en relacin con el
total del archivo

Impreso ________ % documentos

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Sonoro ________ % documentos
Visual ________ % documentos
Otros. Especifique: ____________________


25. Indique el tipo de ordenacin que emplea para la organizacin de sus expedientes.

Cronolgica
Alfabtica
Geogrfica
Cromtica
Mixta
Otro. Especifique: __________________________________________________________________


26. Seale con cules de los siguientes instrumentos archivsticos para el control y consulta de la
documentacin cuentan:

Cuadro de clasificacin archivstica
Inventarios de transferencia
Inventarios de baja documental
Inventarios por expediente
Catlogo de disposicin documental
Gua simple de archivos

Otros: ______________________________________________________________


27. En caso de contar con inventarios documentales, mencione los campos de descripcin que
emplean.
______________________________________________________________________________
______________________________________________________________________________
______________________________________________________________________________
______________________________________________________________________________

28. Seale las normas internacionales de descripcin archivstica que se aplican en su archivo.

ISAD (G): Norma Internacional General de Descripcin Archivstica.
ISAAR (CPF): Norma Internacional sobre los registros de Autoridad de Archivos relativos a
Instituciones, Personas y familias.
ISDIAH: Norma Internacional para describir instituciones que custodian fondos de archivo.
ISDF: Norma internacional para la descripcin de funciones
La norma ISO 15489 sobre la gestin de documentos.
Otras: _________________________________________
Ninguna de ellas




29. Cul es la normativa en materia archivstica y de transparencia y acceso a la informacin que
rigen en su entidad federativa?

__________________________________________________________________________________


30. Conoce la normativa en materia archivstica judicial que existe en otras entidades federativas
o en el mbito federal?

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S No


31. Cuentan con manuales de procedimientos archivsticos?

S No



V. Conservacin y Preservacin documental

32. Indique cmo se encuentran fsicamente los expedientes en el archivo.

En legajos
Guardados en cajones
Apilados
Documentacin suelta
En cajas
Otros. Especifique: __________________________________________________________________


33. Cada expediente cuenta con una guarda individual (folders, sobres, revistero, carpeta o
caja)?

S De qu material son?
Papel
Cartn
Plstico
Tela
No

34. El rea de resguardo documental cuenta con algn tipo de seguridad para su proteccin?

S Cules?

Extintores
Personal de seguridad
Alarmas contra incendios
Sistema contra robo
Sistema de control de temperatura
Salidas de emergencia
Lmparas de seguridad
Alarmas de agua
Detectores de humedad
Otros. Especifique: _________________________________________

Ninguno
35. Con qu periodicidad realizan la limpieza del archivo y qu utensilios y productos utilizan?
______________________________________________________________________________
_____________________________________________________________________________


36. En el archivo realizan fumigacin?

S
Con qu periodicidad fumigan?


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Mensualmente Cada 3 o 6 meses Anualmente

Qu tipo de fumigacin realizan?

Aspersin
Nebulizacin
Termonebulizacin
Otro. Especifique: __________________________________________________________

No


37. Los encargados y usuarios del archivo utilizan algn equipo de proteccin?

S Cules?

Cubrebocas Guantes Batas Lentes de proteccin

No


38. Los expedientes presentan algn tipo de deterioro fsico?

S Cules?

Hongos Humedad Roturas, mutilaciones

Otros: _________________________________________

No


39. Qu medidas se llevan a cabo cuando se encuentra un expediente roto, rayado, mutilado y/o
con hongos?

______________________________________________________________________________
______________________________________________________________________________

40. El archivo sigue una gua o normativa para la preservacin y cuidado de la documentacin?

S Cules? ____________________________________________________________________


No
VI. Herramientas digitales aplicadas al trabajo archivstico


41. Indique el nmero de computadoras existentes en su Archivo

Ninguna 1 a 3 4 a 5 6 a 10 Ms de 10 Especifique____


42. Los equipos de cmputo tienen conexin a algn tipo de red?

S Cul? Intranet Internet

No

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43. Indique cuntas computadoras cuentan con acceso a Internet

Ninguna 1 a 3 4 a 5 6 a 10 Ms de 10 Especifique____


44. Cuentan con algn sistema integral para la gestin archivstica?

S No

45. En caso de ser afirmativa la pregunta anterior Qu sistema utilizan para administrar y llevar el
control de su documentacin?

Herramienta diseada de acuerdo a las necesidades.
Archivos independientes.
Excel_____ Word_____ Access_____
Otro. Especifique: _________________________

46. Qu actividades permite controlar su sistema?

Recepcin y alta de expedientes.
Bsqueda de expedientes, para prstamo.
Control de prstamo y devolucin de expedientes.
Consulta estadstica del acervo para planeacin gerencial.
Transferencia de inventarios, baja local del acervo y asignacin de resguardo.
Generacin de formatos impresos, para prstamos, listados de cotejo para transferencias, reportes
estadsticos y grficos de anlisis.
Otras. Especifique: _________________________________________________________________

47. Qu operaciones considera que deba realizar su sistema y que actualmente no cubre?

Recepcin y alta de expedientes.
Bsqueda de expedientes, para prstamo.
Control de prstamo y devolucin de expedientes.
Consulta estadstica del acervo, para planeacin gerencial.
Transferencia de inventarios, baja local del acervo y asignacin de resguardo.
Generacin de formatos impresos, para prstamos, listados de cotejo para transferencias, reportes
estadsticos y grficos de anlisis.
Otras. Especifique: _________________________________________________________________
48. El sistema que utiliza actualmente le es til para la bsqueda y organizacin de la
documentacin?

S No

Por qu? ___________________________________________________________________________


49. Digitaliza expedientes actualmente?

S No

Nota: de ser negativa la respuesta pase a la pregunta 57.

50. Qu criterios se utilizan para digitalizar un expediente?

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Todo es digitalizado.
Se digitalizan los de mayor consulta.
Se digitalizan los de valor histrico.
Slo se digitalizan para un rpido envo de informacin.
Se digitalizan a solicitud de un tercero.
Se digitalizan expedientes maltratados para tener un respaldo.
En atencin a solicitudes de usuarios con fundamento en la normativa sobre transparencia y acceso a
la informacin pblica.
Otros. Especifique: _________________________________________________________________

51. Qu equipo utiliza para digitalizar?

Escner de cama plana
Escner de alimentacin automtica
Otro. Especifique: ______________________

52. Cul es el formato de los archivos digitalizados?

TIF
PDF
JPG
Otro. Especifique: _______________

53. Dnde resguarda el material digitalizado?

Computadora.
Discos compactos (CD-ROMs o DVDs).
Dispositivos de almacenamiento externos (disco duro).

54. Cul es la finalidad de los archivos digitalizados? (pueden sealar ms de una opcin)

Difusin de materiales histricos.
Consulta para usuarios internos.
Consulta para usuarios externos.
Resguardar copia del material fsico.
Para envo por correo electrnico, disco compacto u otro medio.
Preservacin de la documentacin.
Otro. Especifique: _______________

55. Genera versiones pblicas de los expedientes por cuestiones de confidencialidad de los
datos personales?

S No

56. Qu porcentaje del acervo est digitalizado?

Archivo de trmite ________%
Archivo de medio ________ %
Archivo histrico _________ %

57. Por qu razn no se lleva a cabo un proceso de digitalizacin de los expedientes bajo su
resguardo?

Falta de personal.
Falta de equipo de cmputo (escner, computadora personal).
Falta de tiempo.

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Equipo de digitalizacin no funciona.
No existe indicacin alguna a este respecto.
Otra. Especifique: __________________________________________________________________

VII. Servicios brindados por los archivos judiciales

58. El rea de archivo brinda el servicio de prstamo documental?

S
En sala _______________
A domicilio ______________
No

59. En caso de realizar prstamos documentales Cuntos prstamos atiende en un da?

1 a 10 11 a 20 21 a 50 Ms de 51 Especifique: _____


60. Qu tipo de usuarios son los que solicitan la documentacin?

Usuarios internos (personal adscrito al rgano jurisdiccional)
Usuarios externos
Otros. Especifique: _________________________________________________________________

61. En el archivo ofrecen el servicio de reproduccin documental?

S En qu formatos?

Fotocopias
Formato electrnico
Otros. Especifique: ________________________________________________________________

No



62. En caso de contar con material digitalizado ste se encuentra a disposicin para su
consulta?

S No

63. Los usuarios tienen la posibilidad de consultar en formato electrnico el inventario del
acervo del archivo?

S

En Intranet
En Internet

No


64. Indique el promedio mensual de consultas de expedientes recibidas en los archivos a travs
del Mdulo de Acceso a la Informacin.

1 a 10 11 a 20 21 a 50 Ms de 51 Especificar_____

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65. Con qu frecuencia se presentan problemas en la bsqueda y localizacin de la
documentacin en el archivo?

Nunca Rara vez Algunas veces Usualmente Siempre


66. A qu se deben la mayora de estos problemas?

Organizacin deficiente del acervo
Descripcin deficiente de datos de localizacin
Sistema informtico deficiente
Falta de formacin del personal para realizar bsquedas
Otros. Especifique: ___________________________________________________________


67. Desea hacer algn comentario, sugerencia o aportar informacin que considere relevante?

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____________________________________________________________________________________
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