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DESARROLLO DE UN SISTEMA DE GESTION INTERNA DE

CONDOMINIOS CON METODO XP

DESCRIPCION DEL PROBLEMA
En los inicios de la dcada del 2000, empez el crecimiento de
construcciones de casas, departamentos y condominios destinados a
vivienda a travs del proyecto de Estado "Mi vivienda". Estos inmuebles
eran adquiridos por cualquier persona mayor de edad que no haya
tenido beneficios anteriores de vivienda por Fonavi o por este nuevo
proyecto. Todo inmueble de este proyecto era de estreno y bastaba con
aportar el 10% del precio del inmueble y el resto se poda financiar por
medio de un banco a mejor tasa que los crditos hipotecarios. Las
diferencias ms notorias entre un crdito de mi vivienda y un hipotecario
es que en el primer caso: el inters es menor y se cuenta con un bono
de descuento de buen pagador. As naci el condominio. Este
condominio consta de 2 torres de 8 pisos y 2 torres de 5 pisos.
Encontrndose 4 departamentos por cada piso (en total 104
departamentos). Las torres ms altas cuentan con un ambiente para
reuniones sociales en la azotea, las cuales quedan a disposicin de los
residentes de la torre, previa reservacin y pago de alquiler y garanta.
Tambin se cuenta con cocheras para los vehculos de los residentes
que compraron cochera o tambin en condicin de alquiler. A su vez, se
cuenta con un parque que tiene juegos para nios hasta 6 aos y otros
juegos para mayores de 6.
La entrega de llaves empez en Febrero del 2004, aun con la
administracin que controlaba la misma constructora del Condominio.
En Marzo del 2004 la administracin convoc a asamblea general de
propietarios del condominio para explicar el reglamento interno y las
acciones que los propietarios deban seguir para formar una directiva y
luego decidir si continuaban con la administracin de la constructora o
buscar otra administracin o hacer las tareas solamente con la directiva
que sea elegida.
Por razones de costo, por mayora se acord que la administracin
convoque a elecciones y se forme as la primera Junta Directiva. Se
realizaron las elecciones y se tuvo la directiva por un periodo de dos
aos, esta directiva constaba de 4 integrantes, representando cada uno
a su torre en los cargos de: presidente, vicepresidente, tesorero y vocal.
Los meses fueron pasando y la Junta Directiva convoc a asamblea
general de propietarios para informar sobre el estado del Condominio y
las acciones que se venan realizando.
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Se inform que lo ms saltante, era la morosidad y la falta de cuidado
de muchos propietarios que traan mascotas a pesar que los
departamentos son exclusivamente familiares.
Las cuotas de mantenimiento pagadas puntualmente, estuvieron
ayudando a paliar la morosidad de otros.
Cuando entr la segunda Junta Directiva, se brind un balance, la cual
fue cuestionada, y el malestar se ha ido repitiendo con cada nueva junta
que entraba. A mediados del 2011 en asamblea general se acuerda que
cada torre administre sus gastos de torre y solamente los gastos
comunes del condominio (juegos, seguridad, agua, luz, limpieza) se
entreguen a una cuenta central que ser administrada por 4 nuevos
representantes (1 por cada torre). Ahora los residentes de cada torre se
renen por separado para brindar sus quejas, observaciones y aportar
mejoras. Sin embargo el problema de la morosidad contina, y muchas
veces por el desconocimiento de lo que realmente se adeuda al pasar el
tiempo. La morosidad viene a ser el problema en concreto.
Es sabido que cuando se carece de un soporte tecnolgico ante estos
casos como el llevar una cuenta corriente o informacin centralizada en
un sistema de computacin, las cosas empeoran y se puede llegar al
caos. Se han dado casos que por las moras se crean discusiones entre
vecinos, o alguien dice que ha pagado pero perdi el voucher y no
recuerda el importe exacto que abon para pagar varios meses, o que la
deuda no le pertenece, ya que es un inquilino nuevo o un propietario
nuevo. Tambin los propietarios que paran de viaje manifiestan que no
tienen como enterarse sobre lo que deben cancelar en el momento
oportuno y por eso pagan retrasado, porque lo hacen cuando vuelven
de sus viajes y encuentran el recibo bajo su puerta.


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DEFINICION DEL PROBLEMA
El Condominio a pesar de contar con ingresos por pagos de
mantenimiento, cuotas extraordinarias e ingresos por alquiler de
ambientes para reuniones sociales, padece de morosidad exagerada
por el control deficiente de la informacin registrada en hojas o
cuadernos a mano y que muchas veces no es de conocimiento general
del condominio.
El problema se agrava cuando entra una nueva junta, porque no recibe
la informacin correcta y oportuna de la gestin saliente y la situacin se
repite con la flamante junta porque al continuar con controles manuales
tambin corre el riesgo de perder informacin valiosa de las deudas o
documentos de ingresos o comprobantes de gastos o que los importes
sean imprecisos ya que las conciliaciones de ingresos menos pagos es
manual o visual.
A raz, de la morosidad y gestin deficiente ha ocurrido algunas veces el
corte de algunos servicios como la luz y el agua, afectando tambin a
los vecinos que si son responsables, cumpliendo la frase "Justos pagan
por pecadores".
En las pocas de colegio en que la recaudacin baja ms, se priorizan
los pagos de Luz, Agua y Seguridad, dejando de lado la limpieza y
mantenimiento de ascensores, rea de juegos, bombas de agua, etc.;
generando malestar a los residentes.
Algunos vecinos con menos morosidad manifiestan que quisieran que
les llegue un correo con el importe a pagar y la fecha de vencimiento, ya
que muchos llegan a su departamento los fines de semana o solo para
descansar. Un sistema ayudara a superar estas necesidades.
Las juntas por su parte, en algunos casos manejaban informacin en un
Excel, pero la falta de experiencia y tiempo para dedicarle, guardaban la
informacin inadecuadamente o incompleta para generar informacin
para un balance de mes o del periodo de la junta. Se tienen varios files
que guardan documentos internos del condominio (recibos,
comunicados, permisos) y documentos de gastos o salidas (boletas de
compra y recibos de honorarios), pero estos no ayudan mucho para
generar informacin al instante, por no llevarse a un sistema. Este tema
de manejo interno de condominios se suele superar con una
administracin externa, pero genera mayores pagos a los propietarios,
por eso se busca el apoyo de los residentes y la participacin de la junta
directiva actual con el presupuesto mnimo en el desarrollo de un
software y poder por fin tener informacin disponible a tiempo, que sea
adecuada y confiable.

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OBJETIVOS

1. Objetivo Principal
Desarrollar un Sistema que permita gestionar y controlar las cobranzas
con pagos exactos, excedidos o parciales, ya sea en efectivo o
depositado en Banco.

2. Objetivo Secundarios
a) Registrar la lista actualizada de departamentos con sus respectivos
propietarios e inquilinos residentes a la fecha.
b) Publicar en web o internet previo login, el reglamento interno con las
obligaciones y derechos de los residentes del condominio. El login
indicar que ya es de conocimiento del residente.
c) Registrar la historia de deuda por propietario y hacerlo de su
conocimiento.
d) Contar con una opcin de fraccionamiento de deuda para animar a
pagar a los residentes que tienen varios meses adeudando.
e) Registrar y publicar los ambientes para reuniones sociales con su
respectiva disponibilidad para que puedan reservar los residentes.
f) Lograr que los residentes siempre estn informados sobre acuerdos
de reuniones, problemas y mejoras en el condominio.



JUSTIFICACION
El presente tema de tesis lo seleccion porque hasta ahora no han
resultado las diferentes gestiones que han pasado por la Junta Directiva
del condominio, llevando sus controles en cuadernos y hojas como en
pocas antiguas y con la implementacin del Sistema de gestin de
condominios en forma personalizada se van a solucionar las carencias
e imprecisin de la informacin.
Este tema de tesis es relevante para los residentes del condominio y
para m, porque nos permitir superar lo que nos viene afectando en
forma negativa como el deficiente control y falta de informacin que a
veces suceden cortes de servicios como luz o agua, poniendo en
aprietos para alistarse al trabajo y las tareas del hogar.
El esfuerzo est justificado porque reducir los costos por servicios
correctivos, reemplazndolos con servicios preventivos, es decir
oportunos, y por el lado de infraestructura no se necesita mucha
inversin para el presente desarrollo del proyecto porque la inversin es
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mnima en equipos, servicio de host y desarrollo porque es el proyecto
y mano de obra de los propios residentes del condominio.
El tiempo de que tomara el proyecto sera aproximadamente de 8 a 10
meses, dependiendo de la disponibilidad para reuniones de revisin y
aprobacin.
El desarrollo y la implementacin de un sistema ayudar a mejorar la
recaudacin, a mejorar la administracin de los gastos y brindar
informacin ordenada, precisa y oportuna a los residentes.
El buen control que dar el sistema a la junta directiva permitir que
mejore la imagen de la junta ante los propietarios, entonces permitir
ms iniciativa para hacer mejoras en el condominio.
La mejora en la recaudacin, permitir que poco se vayan pagando
poco a poco los servicios atrasados.
El proceso de cambio de junta directiva ya no ser un dolor de cabeza y
se agilizar la redicin de cuentas.
Los documentos que son llenados a mano como los recibos, ahora
sern imprimidos, lo cual aliviar la carga y se entregarn con ms
anticipacin.
Los residentes que necesiten detalle de su estado de cuenta, podrn
solicitarlo y bastar con imprimirlo o enviarlo a su correo.
Los residentes que quieran acogerse a un pago fraccionado, lo podrn
solicitar sin que esto genere prdida de horas para los integrantes de la
junta, ya que ser generado por el sistema.



ALCANCES
a) Estudio de la morosidad y pagos inexactos y su actualizacin en la
cuenta corriente de cada residente del condominio.

b) Estudio de la metodologa XP para el desarrollo del software y
generacin de entregables a corto plazo.

c) Adaptacin de la metodologa XP para aplicar a un grupo pequeo
como proyecto, pero con grandes expectativas en la solucin y
generacin de artefactos que ayuden a cumplir los objetivos.

d) Anlisis, Diseo y Construccin del Sistema de Gestin de
Condominios con mtodo XP.

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e) Construccin de pantallas prototipo y casos de pruebas para ir
generando entregables sobre conciliacin de pagos, fraccionamiento y
reserva de ambientes de reunin social.

f) La implementacin del Sistema se realizar en el Condominio.

g) Mdulo de cuotas: generacin de cuotas y recibos. Envo de recibos
e impresin de recibos.

h) Mdulo Residentes. Altas y bajas. Incluye administracin de usuarios
y estado del residente, si est activo para votar en reuniones.

i) Mdulo de Cuentas Corrientes. Estado de cuenta de cada propietario
o inquilino.

j) Mdulo de Cobranza. Recepcin de pagos (efectivo o depsito en
banco). Incluye la conciliacin de la cobranza.

k) Mdulo de Gastos. Registro de las compras de productos y servicios
a proveedores. Incluye caja chica.

l) Mdulo de comunicaciones. Incluye comunicados generales,
disponibilidad y reservas de ambientes para reuniones sociales,
asistencia a reuniones, acuerdos de reuniones, quejas, observaciones,
mejoras, propuestas de mejora.


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TRABAJOS PREVIOS
En el 2008 se hizo un estudio para ver como automatizar las cobranzas,
pero no hubo acuerdo. En la actualidad hay variedad de software que
ofrecen en el mercado para la administracin del condominio, pero
siempre observo que lo hacen desde el punto de vista del
administrador. Una empresa que se encarga de administrar
condominios, tiene una relacin menos fuerte o ms fra con los
residentes, ya que normalmente tratan con las juntas directivas y no
con los residentes, salvo excepciones en que a travs de la junta
formulan sanciones contra los deudores, siempre y cuando la Junta
Directiva se encuentre inscrita en Registros Pblicos.
El tema de los controles de condominios, tal vez no es tan antiguo, pero
por la evolucin rpida que permite la tecnologa, ahora se puede
encontrar algunas soluciones en el mundo del internet. Por ejemplo, se
encontraron:

a) "elcondominio.com", software en lnea por website para
administracin de condominios y edificios.






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b) "Vivook", permite usarlo en modo prueba por 1 mes. Aqu sus
caractersticas:




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c) "CondominioPeru", es un sistema web para la administracin de
edificios.






d) "Blidoo", software para administracin de edificios y condominios:
El Sistema de Gestin de Edificios se crea con la finalidad de brindar
herramientas de administracin adaptadas a nuestra realidad
peruana. Es el ms completo sistema de GESTION ONLINE que le
permitir al agente inmobiliario administrador, directivo de una junta
de propietarios o inmobiliaria a gestionar, informar y estar actualizado
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en todo lo referido a la administracin de inmuebles, de una forma
eficiente y simple.
SGE cuenta con secciones especiales para:
Gestin del dinero: cuotas, gastos, flujo de caja.
Gestin de Inventarios: suministros, reservas, mantenimientos.
Emisin de Informes.
Recepcin/Portera.
Comunicacin con su comunidad

e) Tesis: Diseo de un Web para la Administracin del Condominio.
UTP (Universidad Tecnolgica del Per), Lima Per 2012.
Esta Tesis trata sobre los procesos de las gestiones del condominio,
previa definicin de condominio.
Un condominio es un conjunto de propiedades inmuebles, que
residen dentro de un mismo predio. Cada persona comprar su casa,
ya sea al contado o al crdito. Pero existir un gasto comn, como el
mantenimiento de las reas verdes, caera, ductos, mantenimiento
del inmueble, servicio de seguridad entre otros. Debido a esto es
necesario tener una administracin de condominio de entre los
distintos propietarios, para que se ocupe de estos gastos, recolectar
el dinero correspondiente y de ciertos aspectos legales del
condominio mismo. Todas las operaciones de la administracin se
realizan manualmente lo cual requiere una mayor capacidad de
tiempo y trabajo para el llenado de los libros sobre cualquier
informacin e igual trabajo para consultarlos. El sistema de
administracin se realiza en los condominios construidos en la ciudad
de Lima. Una inadecuada administracin puede afectar la
planificacin, organizacin y control de los recursos de los
condominios. En la propuesta de solucin se gestionar la
administracin de los condominios en forma automatizada, el cual
contar con un software va web para que los propietarios de los
condominios puedan realizar en forma virtual las transacciones como
los pagos de mantenimiento, consultas de pagos, etc.










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rbol de Causa y Efecto



rbol de Objetivos



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Una apreciacin de la tesis es que hoy en da resulta bastante comn
implementar la interfaz de una aplicacin utilizando pginas Web a la
que se accede a travs del Internet. Se denomina aplicaciones Web a
aquellas cuya interfaz se construye a partir de una pgina Web. Las
pginas web no son ms que ficheros de texto en un formato
estndar denominado HTML (HyperText Markup Language). Estos
ficheros se almacenan en un servidor web al cual se accede
utilizando el protocolo HTTP (HyperText Transfer Protocol), uno de
los protocolos de internet.
Para utilizar una aplicacin Web desde una mquina basta con tener
instalado un navegador web en esta mquina, ya sea el Internet
Explorer de Microsoft, Mozila Firefox, Google Chrome o cualquier otro
navegador, se accede a travs de la red al servidor web donde est
alojada la aplicacin y, de esta forma, se puede utilizar la aplicacin
sin que el usuario tenga que instalarla previamente en su mquina.
La naturaleza dinmica de la web y expectativas que da en la
actualidad hacen necesaria la implementacin de aplicaciones web
que generen dinmicamente el contenido que finalmente se les
ofrece a los usuarios. De esta forma se puede seleccionar, filtrar,
ordenar y presentar la informacin de la forma ms adecuada en
funcin a las necesidades de cada momento.
Entre las ventajas ms relevantes de las aplicaciones Web
desarrolladas destacan su accesibilidad (desde cualquier punto de
Internet), utiliza arquitectura multicapa entre otros.

f) Tesis: Anlisis y Diseo de un Sistema de Administracin de
Condominios, basado en Agentes de Software e Interfaces
Mviles.
UTP (Universidad Tecnolgica del Per), Lima Per 2012-II.
En esta Tesis la investigacin surge a partir de la bsqueda de
propuestas tecnolgicas para resolver los crecientes problemas
vinculados a la administracin de condominios y tambin por la
necesidad de las empresas administradoras de una herramienta que
permita interactuar con los propietarios de los condominios a su
cargo, por lo que es necesario determinar qu factores influyen para
la aceptacin y satisfaccin de los vecinos en un condominio a favor
de la empresa Lares administradora de condominios.

La administracin de condominios contempla aspectos de gestin
administrativa, asesora legal, sistema de recaudacin, gestin de
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cobranza, as como la gestin contable y financiera. Los propietarios
de condominios exigen exactitud, prontitud, eficiencia y transparencia
en la gestin de las empresas administradoras siendo la ausencia de
alguno de estos factores determinante para el fracaso o xito de un
administrador.

La cobranza es un problema ya que al llevar un control rudimentario,
poco ordenado y poco eficiente de la informacin se utiliza mucho
tiempo en el clculo de cuotas hacindose necesario el uso de ms
recursos puesto que se necesitan varias personas para realizar estos
procesos ocasionando mayores gastos administrativos y generando
desconfianza e insatisfaccin en los propietarios del condominio.

La morosidad tambin es un problema ya que afecta directamente al
presupuesto necesario para cubrir los gastos generados de la
administracin por lo tanto bajar el porcentaje de morosidad es un
factor de solucin del problema.

Un factor importante para maximizar la calidad de servicio y cuya
importancia no es tomada con la seriedad debida es la existencia de
un asistente virtual permanente que tenga la capacidad de brindar la
informacin requerida, solucionar consultas, facilitar accesos y
realizar investigaciones en internet.

La solucin propuesta combina las mejores caractersticas de
sistemas similares en el mercado adems de permitir la interaccin
del usuario con el sistema a travs de agentes de software y tambin
por medio de dispositivos mviles en cualquier momento y en
cualquier lugar donde ste se encuentre, optimizando la utilizacin de
recursos y satisfaciendo los requerimientos de los usuarios;
convirtindose as en la mejor opcin para empresas administradoras
de condominios.

Mediante esta tesis se busca disear un sistema de administracin
de condominios, que permita gestionar las cobranzas, actualizar
saldos de deuda, proponer pagos diferidos, segn casos particulares
con diseo de interfaces mviles y basado entre otros aspectos
innovadores en el uso de agentes de software para negociaciones,
solucin de problemas y dudas tanto de propietarios como de
usuarios de administracin, demostrando que el uso de agentes de
software para empresas administradoras constituye una herramienta
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muy rentable que optimiza y reduce costos tanto operativos como
administrativos y que genera confianza y satisfaccin en los
propietarios.

g) Otros trabajos previos, incluyendo internacionales.

Software Objetivo Diferencia
Valoriza2
(Venezuela)
Software para la
administracin de
condominios.

El sistema propuesto adems de
tener la mayora de las
caractersticas que presenta valoriza
tambin podr actualizar la base de
datos desde dispositivos mviles
adems el sistema generara los
asientos contables listos para
trabajar con sistemas como el concar
o similares facilitando as la
contabilidad de la empresa.
Finalmente el sistema podr
actualizar la base de pagos en lnea
con el banco con el que est
trabajando.
Infoven
(Venezuela)
Sistema
administrativo que
permite auto
Gestionar las tareas
administrativas de
un condominio de
manera sencilla,
rpida y confiable.
Infoven es un sistema bsico que
registra el inventario de las
propiedades y calcula las cuotas por
propietario, el sistema que propongo
aade utilidades de envi por email o
impresin de avisos de cobro, ofrece
reportes detallados de cobranza
ingresos y egresos compatibles con
concar, actualizacin de la data a
travs de dispositivos mviles,
capacidad de actualizar la
informacin de pagos en lnea con el
banco con el que se est operando.
Habitaris Facilita la cobranza
y comunicacin con
tus condminos,
manteniendo tu
informacin
ordenada y segura.
El sistema que se propone ofrece
adems la capacidad de actualizar la
informacin de pagos en lnea con el
banco con el que se est operando,
adems de la herramienta para
actualizar la informacin de consumo
de propietarios por medio de
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dispositivos mviles.
Vivook
(Mxico)
Listo ya para
manejar cuotas,
pagos, avisos,
informes y todo lo
que un
administrador
profesional
necesita.
Vivook es uno de los sistemas para
administracin de condominios ms
completos del mercado pero tambin
carece de alguna utilidad que le
permita registrar la informacin por
medio de dispositivos mviles y no
utiliza agentes de software para
maximizar tu efectividad.
Siscond
(Venezuela)
Desarrollado para
llevar de una
manera fcil la
Gestin de gastos y
cobranzas de
condominios.
Siscond presenta casi las mismas
caractersticas que el sistema
propuesto pero no optimiza el
registro de la informacin utilizando
dispositivos mviles y tampoco utiliza
agentes de software para maximizar
tu efectividad.


REFERENCIAS BIBLIOGRAFICAS
El condominio, a pesar de contar con ingresos por pagos de
mantenimiento, cuotas extraordinarias e ingresos por alquiler de
ambientes para reuniones sociales, padece de morosidad por el control
deficiente de la informacin registrada en hojas o cuadernos a mano y
que muchas veces no es de conocimiento general del condominio.

http://www.organizateya.com/condominio.htm
Maca Hernandez
OrganizateYa!
Organiza tu vida para vivir mejor
Augusto Rodin 52-2A Col. Napoles
C.P. 03810, Mexico D.F.
Tels: (55)5687-2900 y 5425-0735


http://www.eprowin.pe/administracion-de-condominios-conjuntos-
residenciales.html

http://www.elcondominio.com/
Diseo de Proyectos de Investigacin Cientfica Pgina 16



http://www.vivook.com/?gclid=CJzD7tvjlLwCFdHm7AodMQsAHg

http://www.miscondominios.com/

http://www.miscondominios.com/que-es-software-miscondominios-en-
linea

http://www.bittech.mx/temas/mejorando-la-administracion-de-los-
condominios-en-mexico

http://www.gestioncopropiedad.cl/

http://www.dotwoodpc.com/

http://www.metropoligroup.com/ser1.html

http://www.slideshare.net/accmg/administracion-de-centros-
condominios-y-edificios

http://www.slideshare.net/mvillalta6/presentacintesis-21102011