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Sächsisches Staatsarchiv

Digitale Archivierung - Anforderungen der öffentlichen Archive

„E-Government-Standards für Wirtschaft und Verwaltung“


BMWi

5. November

Karsten Huth

Datum: 19.11.2009, © Sächsisches Staatsarchiv Seite 1


Sächsisches Staatsarchiv

Primäre Aufgabe der Archive

• Archivierung des Archivguts der zuständigen Stellen (z. B.


Behörden, Gerichte und sonstigen öffentlichen Stellen)
• Kulturelles Erbe für Gesetzgebung und Rechtsprechung,
Regierung und Verwaltung, Wissenschaft und Forschung,
Bürger und Allgemeinheit unverfälscht zu erhalten, stetig zu
ergänzen und öffentlich zugänglich zu machen

Ermächtigt durch 17 Archivgesetze

Datum: 19.11.2009, © Sächsisches Staatsarchiv Seite 2


Sächsisches Staatsarchiv

Vorgehensweise der Archive

1. Anbietung (Behörde bietet Schriftgut, das zur Aussonderung


ansteht, dem zuständigen Archiv an)
2. Archiv wählt nach rechtlichen und fachlichen Kriterien
dauerhaft zu sichernde Unterlagen aus (ca. 3-10%)
3. Erschließung des übernommenen Schriftguts

Datum: 19.11.2009, © Sächsisches Staatsarchiv Seite 3


Sächsisches Staatsarchiv

Vorgehensweise der Archive

Verwaltungsunterlagen

Archivieren
Erfassen
(Aussonderung)
Bewerten
(Identifizierung des Archivgutes)
Übernehmen
Verwahren und Erhalten
(Bestandserhaltung)
Erschließen
(Ordnung, Verzeichnung)
Nutzbarmachen
(Bereitstellung, Benutzerberatung)
Auswerten
(Öffentlichkeitsarbeit, Publikationen)

Archivgut

Datum: 19.11.2009, © Sächsisches Staatsarchiv Seite 4


Sächsisches Staatsarchiv

Expertise der Archive

Verwaltung/Schriftgut Informationsvermittler

Wissenschaft

Datum: 19.11.2009, © Sächsisches Staatsarchiv Seite 5


Sächsisches Staatsarchiv

Digitale Archive

§ müssen den gesetzlichen Auftrag aus den Archivgesetzen erfüllen


§ ersetzen nicht die klassischen Archive
§ bilden zusammen mit den papiergebundenen Beständen eine
Überlieferung

Datum: 19.11.2009, © Sächsisches Staatsarchiv Seite 6


Sächsisches Staatsarchiv

Digitale Archivierung/Probleme

§ Ständige Veränderungen der Hardware und Software verhindern den


dauerhaften Zugriff auf die archivierten Daten
§ Große Vielfalt an spezifischen Datentypen und Formaten
§ Archivierung wird oft gleichgesetzt mit Speicherung/Backup Strategien
§ Digitale Archivierung ist ein fortlaufender Prozess, der Organisation,
Personal und Technik benötigt
§ Digitale Archivierung ist neu für die IT und neu für das Archivwesen

Datum: 19.11.2009, © Sächsisches Staatsarchiv Seite 7


Sächsisches Staatsarchiv

Expertise digitaler Archive

Verwaltung/Schriftgut Informationsvermittler

E-Government Darstellungsplattformen

Wissenschaft Digitale Archivierung


(Verfahren, Formate)

Datum: 19.11.2009, © Sächsisches Staatsarchiv Seite 8


Sächsisches Staatsarchiv

Digitale Archivierung/Lösungen

§ Aufbau der Organisation und der logischen Einheiten eines


Archivs
§ ISO 14721:2003 – Reference Model for an Open Archival Information
System

Datum: 19.11.2009, © Sächsisches Staatsarchiv Seite 9


Sächsisches Staatsarchiv

Digitale Archivierung/Lösungen

§ Aufbau der Prozesse – Beispiel Informationsübernahme


§ ISO 20652 Producer-Archive Interface Methodology Abstract Standard
§ nestor - materialien 10 - Wege ins Archiv - Ein Leitfaden für die
Informationsübernahme in das digitale Langzeitarchiv
§ DOMEA-Konzept Erweiterungsmodul „Aussonderung und Archivierung
elektronischer Akten“

Datum: 19.11.2009, © Sächsisches Staatsarchiv Seite 10


Sächsisches Staatsarchiv

Digitale Archivierung/Lösungen

§ Datenformate zur Übernahme und Archivierung

§ XDOMEA 2.1
§ XÖV-Standards wie XJustiz usw.

Datum: 19.11.2009, © Sächsisches Staatsarchiv Seite 11


Sächsisches Staatsarchiv

Digitale Archivierung/Lösungen

§ Datenformate zur Übernahme und Archivierung

§ Offene Dokumentformate (vor allem im Office-Bereich)


§ PDF/A ISO 19005

Datum: 19.11.2009, © Sächsisches Staatsarchiv Seite 12


Sächsisches Staatsarchiv

Digitale Archivierung/Lösungen

§ Datenformate zur Übernahme und Archivierung

§ Spezielle Formate zur Archivierung


§ PREMIS, METS

Datum: 19.11.2009, © Sächsisches Staatsarchiv Seite 13


Sächsisches Staatsarchiv

Fazit

§ Digitale Archivierung ist ein fortlaufender Prozess, der Organisation,


Personal und Technik erfordert
§ Standards sind wichtige Bausteine in jeder Strategie zur digitalen
Archivierung
§ Über XÖV Standards und das DOMEA-Konzept läßt sich eine Daten-
Brücke zwischen dem E-Government und dem digitalen Archiv
schlagen

Datum: 19.11.2009, © Sächsisches Staatsarchiv Seite 14


Sächsisches Staatsarchiv

Vielen Dank für Ihre Aufmerksamkeit

Datum: 19.11.2009, © Sächsisches Staatsarchiv Seite 15