Equipo:

Fabiola Elena Vargas De La Cruz

NayeliYoselin De La Torre Gamez
Linda Janeth Saldaa Alba
Beatriz Guadalupe Diosdado De La Fuente

MANTENIMIENTO ERP
Introduccin
El mantenimiento de los Sistemas ERP es la 4ta fase en el proceso de inversin para la empresa.
Despus de concluir la seleccin, implementacin del sistema y de utilizarlo dentro de la empresa por
algn tiempo considerable, el ERP se convierte en la base de la empresa y pasa a la fase de su
mantenimiento.
La empresa adjudicataria debe aportar un plan de mantenimiento futuro para cuando la garanta del
producto haya expirado. Debe comprometerse a un mantenimiento integral del producto. Dicho
mantenimiento se iniciar una vez finalizada la instalacin del producto y comenzado la fase de
produccin.
La empresa ganadora de la oferta deber suministrar las sucesivas versiones actualizadas del producto
aportando nuevas funcionalidades, mejora del rendimiento, correccin de bugs 18, asegurar la
compatibilidad con antiguas versiones que no se provoque corrupcin de datos y asegurar la adaptacin
del programa a cambios en las normativas actuales
Por definicin tenemos que un Mantenimiento es:
El Mantenimiento es la actividad humana que garantiza la existencia de un Servicio dentro de una
calidad esperada. Cualquier clase de trabajo que se haga en Sistemas, Subsistemas, Equipos, Mquinas,
etc., para que stos continen o regresen a proporcionar el Servicio en calidad esperada, es trabajo de
Mantenimiento, pues est ejecutado con ese fin.
Existen diversos tipos de mantenimiento, los cuales se diferencian entre s por el carcter de las tareas
que incluyen, y podemos verlos en la siguiente tabla:






El mantenimiento es un elemento clave, no solo para los ERPs, sino tambin en el ciclo de vida de
cualquier Sistema de Informacin.
Este proceso est compuesto por todas aquellas actividades que, se realizan desde el momento en el
que el software est operando hasta que es removido y que estn destinadas a corregir sus errores,
adaptarlo o mejorar su rendimiento.
Dentro de estas podemos mencionar actividades como la captura de los requisitos, la deteccin de
errores, la deteccin de los cambios o la programacin, las cuales son crticas en este proceso.

Cunto Cuesta Hacer el Mantenimiento ERP?

El costo del mantenimiento se refiere en trminos generales a un monto de dinero que se paga
anualmente al fabricante para mantener el sistema actualizado y libre de desperfectos. Todo software
es susceptible de tener fallos, que pueden ser de origen o pueden aparecer conforme hay
actualizaciones o cambios en las plataformas tecnolgicas. Por ejemplo, si hay una nueva versin del
sistema operativo, motor de la base de datos o del software antivirus, pudiera ser suficiente para que el
ERP deje de trabajar como usualmente lo haca.

Aqu encontramos el primer valor del costo del mantenimiento: mantener nuestro ERP en
funcionamiento no importando los cambios de terceros, ya sean de software o de hardware. Algunos
fabricantes como parte de los costos de implementacin de mantenimiento incluyen acceso a nuevas
versiones del ERP. Es importante preguntar al momento de evaluar el ERP el plan de crecimiento y
desarrollo que tendr el ERP. Algunos fabricantes no tienen contemplado crecer su producto mientras
que otros s, por lo que los costos de implementacin del ERP no se limitan a pensar en el hoy sino
tambin en el maana.

Finalmente, el ltimo rubro que generalmente incluye el mantenimiento es el soporte. El tener acceso a
un consultor que pueda resolver o ayudarnos a resolver alguna problemtica del ERP es vital para el
flujo continuo de la operacin de la compaa. En estos casos no nos referimos a defectos de software,
si no a casos aislados como por ejemplo un apagn, que puede daar los archivos de base de datos y
que solo el fabricante, que conoce la estructura de la base de datos, puede resolver.
Comnmente El costo de mantenimiento de un sistema ERP puede superar su costo de implantacin.
Se ha estimado que la media del costo anual del mantenimiento de ERP es el 25% del costo original de la
implantacin. Es decir, las empresas que implantan este tipo de sistemas, destinan cada ao de media
para su mantenimiento el 25% del importe que desembolsaron para su implantacin.
Adems, otros estudios sealan que el costo de actualizacin de un ERP supone entre un 25% y un 33%
del costo total del sistema). Pero a pesar del elevado costo del mantenimiento y de las consecuencias
que genera si no se realiza adecuadamente, la implantacin del sistema puede fracasar y resultar en
prdidas para la empresa.
El proceso de mantenimiento de un ERP es ms complejo que en el caso de otras aplicaciones. Esto se
debe a la cantidad de modificaciones que se realizan en el ERP durante las etapas de implantacin y
post-implantacin.
Tambin las nuevas relaciones y roles que se producen en el proceso lo dificultan. Adems, la
naturaleza de este tipo de aplicaciones requiere un proceso continuo de mejora y puesta a punto mayor
que en el caso de un software clsico, porque su mbito de influencia y su impacto en el negocio de las
compaas es mayor.

Cmo hacer un mantenimiento Exitoso?
Para asegurar el xito del mantenimiento es necesario siempre que est alineado el sistema con los
procesos de negocio de la compaa y la estrategia seguida.
Si no hay una correcta alineacin entre stos, la empresa puede sufrir peligrosas consecuencias. Para
conseguirla, los profesionales encargados del mantenimiento corrigen los fallos detectados en el
sistema, los adaptan al entorno, implantan las nuevas versiones y tienen en cuenta los nuevos
requerimientos de los usuarios del mismo. Si no consiguen ajustar la aplicacin, sta dejar de ser til en
un corto periodo de tiempo. Por ello, el mantenimiento de los sistemas ERP se ha convertido en un
asunto crtico, lo cual queda reflejado en el aumento del nmero de investigaciones que lo estudian y en
el incremento del volumen de negocio que genera.
Los requerimientos son el punto de inicio en un proyecto de mantenimiento. Estos pueden ser sugeridos
por directivos o usuarios del ERP as como por el personal de mantenimiento. Uno de los riesgos ms
citados es flujo continuo de nuevos requerimientos. Si su volumen es elevado, se requiere un estudio
ms exhaustivo no solo para proyectar el trabajo a realizar y sus resultados, sino para buscar sinergias
entre los requerimientos.
Es posible que incluso, se detecten requerimientos incompatibles. Adems, generarn un flujo de
modificaciones sobre el sistema que pueden afectar a su estabilidad, seguridad y fiabilidad. Si a esto le
unimos una mala gestin de las expectativas de los usuarios y/o la incorrecta evaluacin de los
requerimientos, el resultado obtenido del mantenimiento puede que no sea satisfactorio, aadindoles
al ERP caractersticas innecesarias que dificulten su utilizacin.

Otro riesgo identificado es mala comunicacin, no comprensin o conflicto entre los requerimientos. En
este caso, la cooperacin y comunicacin con los usuarios y el estudio conjunto de las peticiones
posibilitar que no se convierta en un problema real.
Como solucin a la dificultad presentada al realizar los mantenimientos, se ha creado un modelo en el
que se recogen las fases y las tareas a realizar en cada una de ellas Adems, el IEEE ha creado un
estndar (IEEE std. 1216:1998,) que describe el proceso y las actividades necesarias parar el
mantenimiento de cualquier tipo de software. Su seguimiento permite alcanzar mayores beneficios
derivados de la realizacin de actividades y tareas de forma ms eficiente y eficaz. Sin embargo, no solo
la consecucin de mayores beneficios es lo que impulsa al desarrollo de un mantenimiento eficaz.
Las empresas necesitan realizar mantenimiento a sus sistemas ERP por varias razones. Una de ellas es la
evolucin natural de cualquier sistema informtico, ante lo cual los profesionales tienen que desarrollar
acciones concretas para garantizar el correcto funcionamiento de los sistemas.
De lo contrario, la empresa no alcanzar todos sus beneficios potenciales que el software le permite
conseguir. Incluso, puede llegar a ser poco til o innecesario.

Riesgos Del Mantenimiento
Los riesgos que amenazan la consecucin de los objetivos del mantenimiento tienen que ser
minimizados. Una pobre gestin de los riesgos, con frecuencia origina fallos en el proceso y en el
software, lo que hace que las compaas tengan que asumir altas prdidas. Para evitarlas, varias
metodologas y un estndar (ISO/IEC/IEEE std. 16085:2006, 2006) establecen el proceso que deben
seguir los profesionales para gestionar los riesgos durante el desarrollo y mantenimiento de los
sistemas. stas sealan que los riesgos tienen que ser continuamente identificados, estimados y
analizados para poder tomar acciones acertadas que mitiguen su influencia.
Para apoyar la labor de los profesionales,la Universidad Europea Pablo de Olavide realizado un estudio
formal de los riesgos que afectan al mantenimiento de ERPs. Dicha investigacin se centra
exclusivamente en la fase de identificacin de los riesgos En esta etapa del proceso, los riesgos son
identificados y categorizados. Para ello, crearon un modelo bidimensional donde clasifican los riesgos en
funcin de su naturaleza y la fase del mantenimiento sobre la que afecta.
Como resultado de dicha investigacin obtuvieron la siguiente lista de riesgos a los que se enfrentan al
hacer un mantenimiento ERP, los cuales deben identificarse desde el principio del mantenimiento.
R1 Cambios en el escenario y/o los objetivos.
R2 Conflictos o no cooperacin entre departamentos.
R3 Prdida de apoyo y compromiso de la direccin.
R4 Resistencia, prdida de apoyo y compromiso de los usuarios.
R5 Polticas que afectan negativamente al proyecto.
R6 Baja calidad de la documentacin
R7 Informacin asimtrica en el
R8 No est establecido explcitamente el estndar de calidad.
R9 Pobre establecimiento de normas y medidas de seguridad.
R10 Planificacin poco detallada
R11 Mala seleccin, gestin y control de fabricantes externos y consultores.
R12 Excesiva complejidad de procedimientos.
R13 Incorrecta estimacin del proyecto.
R14 Los hitos del proyecto no estn establecidos o no son claros.
R15 Planificacin y/o procedimientos no adecuados.
R16 Aadir caractersticas innecesarias.
R17 Fallo en la gestin de las expectativas de los usuarios.
R18 Flujo continuo de nuevos requerimientos.
R19 Incorrecta evaluacin de los nuevos requerimientos.
R20 Mala comunicacin, no comprensin o conflicto entre los requerimientos.
En pocas recientes, muchas compaas han decidido implantar sistemas ERP para integrar y
automatizar sus procesos. La implantacin de este tipo de aplicaciones ha sido un tema explorado en
numerosas investigaciones.
En contraposicin, su mantenimiento ha sido estudiado en menor profundidad. El mantenimiento de un
ERP es un proceso necesario, aunque no siempre suficiente, para conseguir que su rendimiento sea
mximo y la organizacin pueda explotar todo su potencial. Adems, la gestin del riesgo es una
prctica comn en los proyectos de TI. Sin embargo, el proceso de mantenimiento se gestiona de forma
intuitiva con demasiada frecuencia y sin tener en cuenta los riesgos que lo amenazan.