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Utilisation dune messagerie interne

Utiliser Outlook 2007

Prrequis :
Avoir des comptes mails paramtrs sur Outlook 2007
Avoir des adresses IP en locale
Des comptes mails locaux dgi.ne sont crs pour les directeurs et les receveurs.

Objectifs :

Utiliser la messagerie

Crer et grer des contacts

Crer des listes de contacts

Paramtrer une signature



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Rsum

La messagerie lectronique est de nos jours devenue un des moyens de communication les
plus indispensables aux grandes entreprises. La quantit des informations changer a
favoris lacclration des besoins de communication.

Aujourdhui, la majorit des postes de travail sont quips dune messagerie et la tendance
gnrale est dquiper tout employ de lentreprise avec une bote aux lettres afin que chacun
soit accessible personnellement, lectroniquement.

Dans toutes ces applications, lchange de messages a permis denrichir les faons de
travailler, il y a plus de collaboration, plus dinformation, et dinteractivit.

A la DGI tout comme dans les grandes entreprises, la messagerie permet lchange des
informations au sein dune direction et entre directions. La messagerie un moyen de
communication qui sadditionne au tlphone et au fax.
En rsum la messagerie prsente plusieurs avantages :
Un texte expdi par un systme de messagerie lectronique sera non seulement lu par son
destinataire mais il pourra galement tre stock dans un fichier.
Son contenu est donc disponible pour le rexpdier ou le modifier. Ceci reprsente un
avantage considrable par rapport aux tlcopies, qui ne sont que des images d'un texte.
La grande majorit des systmes actuels permettent d'envoyer des fichiers attachs vos
messages.
Les rgles protocolaires sont beaucoup plus souples, les textes sont plus courts et directs.
Un correcteur orthographique est gnralement intgr aux systmes de formatage du
courrier.
La transmission est immdiate, et votre interlocuteur pourra avoir accs son courrier en
dplacement ou depuis son domicile.
Des rponses automatiques peuvent tre programmes durant l'absence d'une personne ou
tout simplement pour accuser rception du message.
Un systme d'archivage peut tre conu par client, dossier,...
La pratique veut qu'un petit texte de signature apparaisse au bas de vos courriers. Tous les
systmes de messagerie vous offrent la possibilit d'intgrer ces signatures
automatiquement, quelquefois vous avez le choix entre plusieurs. Ceci est une excellente
occasion de rappeler vos correspondants quelques informations pour mieux vous
contacter. Le minimum est de faire apparatre les informations suivantes :
Votre nom
Le nom de votre socit et de votre dpartement
Vos numros de tlphone et de tlcopie
Votre adresse de courrier lectronique


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1. Prsentation :
Cette documentation va vous expliquer comment utiliser Microsoft Outlook 2007 afin
dexploiter les fonctionnalits dOutlook.
Outlook est un logiciel dorganisation, un gestionnaire d'informations personnelles et un
client de courrier lectronique. Il permet de grer naturellement ses messages, ses rendez-
vous et ses contacts. Il permet aussi de suivre les taches effectuer et de crer simplement des
notes.

2. Les diffrentes fonctionnalits d'Outlook

a) La fentre principale de Outlook










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b) Boite de Rception :
Cette fonctionnalit permettra l'envoi et la rception de messages lectronique.
i. Consulter ses e-mails :

Pour consulter vos e-mails, vous devez vous rendre dans longlet Courrier dOutlook.







Dans la partie Dossier Courrier, vous allez trouver diffrents dossiers :


- Boite de Rception : Dossier utilis pour recevoir du
courrier.

- Boite dEnvoi : Ce dossier ne contient que les lments
qui vont tre expdis.

- Brouillons : Ce dossier contient les e-mails de brouillon
que vous avez crs.

- Courrier Indsirable : Ce dossier contient tous les
Spam filtrs par Outlook.

- Elments envoys : Ce dossier contient tous vos e-mails
envoys.

- Elments supprims : Ce dossier contient tous les e-
mails que vous avez supprims.





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Pour lire un e-mail, vous avez juste aller dans Boite de rception puis dans le volet de
droite.
Une fois dans ce volet, vous allez trouver la liste des e-mails qui viennent darriver ainsi que
vos anciens e-mails.




Lorsque vous cliquez sur un e-mail, vous avez dans la partie de droite son contenu. En
fonction de la disposition de votre affichage vous pouvez avoir le contenu de vos e-mails
droite ou en bas de votre liste demail.





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ii. Envoyer un e-mail :
Pour envoyer un e-mail avec Outlook, vous devez aller dans un premier temps dans votre
boite de rception.
Il suffit ensuite de cliquer sur le bouton Nouveau pour lancer lditeur de message.





A : Ce champ correspond ladresse e-mail de votre destinataire. Vous allez pouvoir saisir
autant dadresse e-mail que vous le souhaitez avec entre chaque adresse un ; .
Cc : Dans ce champ, vous allez indiquer les adresses e-mails que vous souhaitez mettre en
copie de ce message. Les destinataires prsents dans ce champ ne seront pas en destination
direct mais auront une copie de ce message.
Cci : Ce champ la mme fonction que Cc sauf que les destinataires prsent dans A et
Cc ne verront pas les destinataires prsents dans Cci .
Si
Si toutefois vous navez pas le champ Cci qui apparait, vous devez cliquer sur Options
puis Afficher Cci

Objet : Cest ici que vous allez indiquer lobjet de votre e-mail.
Contenu : Cest dans le carr ci-dessous que vous allez indiquer votre message. Vous pourrez
mettre en forme votre e-mail avec le panel graphique qui se trouve au-dessus des champs
dadresse.
Vous
Vous pouvez aussi activer la notification de rception et de lecture de votre e-mail.
Pour cela il faut se rendre dans Options puis cocher les cases :
Demander un accus de rception : Pour savoir si votre e-mail est bien arriv dans la boite du
destinataire.
Demander un accus de lecture : Pour savoir si votre e-mail a t lu par le destinataire.







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iii. Crer une signature :
Pour crer une signature, vous devez aller dans Outils > Options


Cliquez sur Format du courrier

Pour crer une signature, vous devez cliquer sur le bouton Nouveau puis lui donner un
nom.
Il ne vous reste plus qu crer votre signature avec le panel graphique.
Ensuite pour appliquer votre signature vos diffrents messages (Nouveau, Rponse,
Transfert), il suffit de slectionner votre signature dans le menu Ouvrir une signature par
dfaut .





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c) Le calendrier

i. Consulter son calendrier :
Pour consulter votre calendrier, vous devez vous rendre dans longlet Courrier dOutlook.



Dans la partie de gauche vous avez la liste des calendriers que vous pouvez consulter. Dans la
partie droite vous avez vos rendez-vous.


ii. Crer un rendez-vous :
Pour crer un rendez-vous, vous devez cliquer sur le bouton Nouveau de longlet
Calendrier dOutlook.



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Objet : Indiquez ici lobjet de votre rendez-vous
Emplacement : Indiquez lemplacement de votre rendez-vous
Saisissez ensuite la date et lheure de dbut de votre rendez-vous. Vous pouvez galement
mettre un commentaire votre rendez-vous dans le cadre blanc ci-dessous.





Priodicit : La priodicit vous permet de programmer une runion de faon rptitive dans
le temps.
Afficher comme : Pour rendre votre agenda plus lisible, vous pouvez indiquer un statut
votre rendez-vous par exemple (Occup ou Absent du Bureau).
Rappel : Par dfaut Outlook vous rappelle votre rendez-vous 15 minutes avant le dbut de
celui-ci. Vous pouvez modifier cette valeur par le menu droulant Rappel .











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iii. Crer une runion avec des participants :
Pour crer une runion avec des participants, vous devez cliquer sur la flche du bouton
Nouveau puis Demande de runion de longlet Calendrier.



Dans la fentre qui souvrira vous pouvez mettre les informations utiles concernant la runion


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A : Vous pouvez saisir directement les adresses e-mails des participants ou slectionner vos
contacts directement depuis votre carnet dadresse.

Vous pouvez galement rendre Obligatoire ou Facultatif une runion en fonction du
participant. A vous de placer au bon endroit votre participant (Obligatoire ou Facultatif).

Objet : Indiquez ensuite lobjet de votre runion
Emplacement : Indiquez lemplacement de votre runion
Saisissez ensuite la date et lheure de dbut de votre runion. Vous pouvez galement mettre
un commentaire votre runion dans le cadre.
Pour terminer cliquez sur le bouton Envoyer
d) Les contacts
i. Consulter ses contacts :
Pour consulter vos contacts personnels, vous devez vous rendre dans longlet Contacts
dOutlook.



La liste de vos contacts apparait sur la partie droite.
Vous pouvez personnaliser rapidement laffichage de vos contacts via le menu rapide qui se
trouve sur la gauche.
ii. Crer un contact :
Pour ajouter un contact vous devez cliquer sur le bouton Nouveau de longlet Contacts.



Il ne vous reste plus qua remplir la fiche de votre contact (Nom, prnom, e-mail, ).

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e) Les tches
Cette fonctionnalit permet de suivre l'volution de certaines tches travail, par exemple.

i. Consulter ses tches :

Pour consulter vos tches, vous devez vous rendre dans longlet Contacts dOutlook.


Dans la partie de droite, vous pouvez visualiser lensemble des tches que vous avez
raliser.
Vous pouvez personnaliser rapidement laffichage de vos tches via le menu rapide qui se
trouve sur la gauche.
ii. Crer une tche:
Pour crer une tche, vous devez cliquer sur le bouton Nouveau de longlet Tches.


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Il ne vous reste plus qu remplir votre tche.
Objet : Titre de votre tche.
Etat : Etat davancement de votre tche.
Priorit : Indiqu la criticit de votre tche ainsi que le pourcentage ralis.
Date : Indiquez la date de dbut et de fin de la tche.
Vous pouvez mettre un commentaire sur votre tche dans le carr blanc.







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f) Note :
i. Consulter ses notes :
Pour consulter vos notes, vous devez vous rendre dans longlet Note dOutlook.



Dans la partie de droite, vous pouvez visualiser lensemble de vos notes.
Vous pouvez personnaliser rapidement laffichage de vos notes via le menu rapide qui se
trouve sur la gauche.

ii. Crer une note:
Pour crer une note dans Outlook, vous devez cliquer sur le bouton Nouveau de longlet
Note.
Pour enregistrer votre note, il suffit de cliquer sur la croix bleue


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Liste des adresses :


Id Kalilou DGI idekalilou@dgi.ne
Harouna Seybou

Directeur DISQ harounaseybou@dgi.ne
Coulibaly Boubacar
Mamadou

DRH/LF coulibalyboubacarmamadou@dgi.ne
Ahmadou Issoufou

Receveur DCF ahmadouissoufou@dgi.ne
Assane NDiaye DEMBA

DLC/RI assanendiayedemba@dgi.ne
Seydou Asman

Receveur DRI/CUN seydouasman@dgi.ne
Mme Miginyaoua Aissa
Manzo

DCEI miginyaouaaissamanzo@dgi.ne
Rabiou Balla

Receveur DGE rabiouballa@dgi.ne
Ali Issa

Receveur DRI/CUN aliissa@dgi.ne
Guimba Daoure

DEFCL/SI guimbadaoure@dgi.ne
Nouhou Seydou

Receveur DPME nouhouseydou@dgi.ne
Mme Younoussa Tallou Danni

Receveur DRI/CUN younoussatalloudanni@dgi.ne
Chaibou Abarchi

ReceveurDADC chaibouabarchi@dgi.ne
Hamadou Karimou

DPME hamadoukarimou@dgi.ne
Mahamadou Harouna

DCF/E mahamadouharouna@dgi.ne
Mahamane Mal Ousmane

DGE mahamanemalousmane@dgi.ne