UNIDAD 9:

CONDUCCIN Y DIRECCIN
DE EQUIPOS DE TRABAJO.
Las organizaciones han
convertido las reuniones
en una herramienta de
trabajo habitual
Por ello es importante que el
profesional del secretariado conozca
las tcnicas ms usadas para conseguir
que la reunin se convierta en un
instrumento eficaz de trabajo.
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GRUPO:
Conjunto de personas unidas por un vnculo y por una
organizacin comn, que comparten una serie de valores bsicos.
Los miembros de un grupo de trabajo interactan para
compartir informacin y tomar decisiones, a fin de ayudar a que
cada miembro del mismo desarrolle sus responsabilidades.
El resultado de su actuacin es simplemente la suma de las
contribuciones individuales de cada miembro.
No existe una sinergia positiva que pueda crear un nivel global
de resultados mayor que la suma total de los resultados de cada
miembro.
SINERGIA: Se produce cuando el todo es ms
que la suma de sus partes.
Cuando 1 + 1 = > 2
1.- LOS GRUPOS EN LA EMPRESA
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Los grupos desempean una importante funcin en relacin con la
satisfaccin de las necesidades de sus miembros:
Aumentan la autoestima de los miembros.
Satisfacenlas necesidades de relacin
Potencian el enriquecimiento de tareas, lo que reduce el
cansancio y el aburrimiento.
Reducen los sentimientos de inseguridad y ansiedad
En relacin con las tareas, el trabajo en grupo aporta una serie de
ventajas:
Resultan eficaces en la recogida de informacin
Logran una mejor distribucin de trabajo.
Proporcionan una direccin y control del trabajo ms eficaz
..
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EQUIPO:
Conjunto de personas cuyos esfuerzos individuales
dan como resultado un desempeo mayor que la suma
de las contribuciones individuales.
En el equipo de trabajo se genera una sinergia positiva
por medio de un esfuerzo coordinado.
Tienen la capacidad de reunirse, desplegarse,
reenfocarse y desbandarse con rapidez
Se puede ser ms listo que
otro pero no ms listo que
todos los dems
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Un grupo de trabajo se convierte en un equipo
cuando:
Las personas individuales cooperan integrando
sistemticamente sus esfuerzos para lograr un
objetivo colectivo.
Existe confianza recproca en las intenciones y en
la conducta de las otras personas que forman el
equipo.
El grupo desarrolla su propia misin o propsito.
La efectividad se mide en base a los resultados
colectivos del grupo
V 1 y 2
Caso prctico pg 218 M. REYES FERNNDEZ
VENTAJAS:
Mayor nivel de productividad tanto a nivel individual como de grupo.
Mayor nivel de compromiso con los objetivos del grupo.
Facilidad para afrontar con xito tareas complejas.
Mejora el clima laboral y se facilita las labores de control y supervisin del
trabajo.
Sistemas de comunicacin ms directos, se reduce el miedo a opinar.
A nivel individual se facilita el desarrollo personal, se estimula la creatividad
y se aumenta la seguridad personal.
Es ms fcil coordinar los objetivos de los distintos grupos de la organizacin.
INCONVENIENTES:
El trabajo en equipo consume ms tiempo en coordinacin de actividades
Se pueden generar situaciones de rechazo para ciertos individuos que no
deseen formar parte del grupo.
VENTAJAS E INCOVENIENTES DEL TRABAJO EN
EQUIPO:
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DI FERENCI A ENTRE EQUI PO Y GRUPO
En el GRUPO, lo importante es
compartir informacin y tomar
decisiones para que los dems
puedan realizar sus tareas bien
En el EQUIPO, todos trabajan
para alcanzar un objetivo
comn, si este no se alcanza,
el grupo no habr funcionado.
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GRUPO: EQUI PO:
Compar t i r
i nf or mac i n
Neut r al
(i ncl uso negat i va)
I ndi vi dual
Al eat or i as
Y di ver sas
Pr oduc c i n
c ol ec t i va
Posi t i va
I ndi vi dual
Y mut ua
Compl ement ar i as
META
SINERGIA
RESPONSABILIDAD
HABILIDADES
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TIPOS DE GRUPOS
DE TRABAJO:
Desde una perspectiva
organizativa
Grupos formales: forma parte
del organigrama de la
organizacin.
Grupos informales: producto
de las relaciones espontneas
entre los miembros.
Desde una dinmica temporal
Grupos permanentes: suelen tener tareas
habituales dentro de la organizacin:
Grupos directivos: elaboracin de
planes o toma de decisiones.
Grupos de mandos intermedios: tareas
de desarrollo y supervisin de esos
planes.
Grupos de trabajadores: ejecucin de
las tareas concretas
Grupos temporales: su duracin es
limitada, se crean para cubrir determinados
objetivos y se disuelven, una vez concluida
su misin. Son tiles en la solucin de
problemas nuevos, diseo de nuevos
productos, resolucin de conflictos
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FASES DE FORMACIN DE
LOS GRUPOS
1.Etapa de formacin
2.Etapa de conflicto
3.Etapa de resolucin
4.Etapa de produccin
5.Etapa de terminacin
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Las personas an no se conocen, la meta
comn no est clara y los individuos an no
tienen el sentimiento de permanencia.
Estn a la expectativa, predomina la
inseguridad, la desorientacin, la cautela y la
observacin. El rendimiento ser bajo.
1.- Formacin:
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Surgen conflictos derivados de la manera de percibir
individualmente el trabajo.
Comienzan a compararse los resultados obtenidos
por el grupo con las expectativas individuales de cada
uno de los componentes.
Pueden aparecer estados de descontento que
provoquen que algn miembro se asle o sea rechazado
por el resto
Comienzan a surgir las alianzas
El rendimiento an es bajo
V 3
2.-CONFLICTO:
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Comienza a surgir un sentimiento de
cohesin.
Las personas se van conociendo y
aceptando sus respectivas fortalezas y
debilidades.
El grupo empieza a mantenerse unido
Los resultados comienzan a ser satisfactorios y
el rendimiento alto.
3.- Fase de resolucin
de confianza
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El grupo comienza a ser autnomo y productivo.
Los objetivos y meta comn estn claros.
Los conflictos interpersonales se saben manejar
y normalmente los miembros estn satisfechos de su
pertenencia al grupo.
Se ha llegado a una madurez personal y profesional
El rendimiento comienza a ser muy alto.
4.-Etapa de produccin o
desarrollo:
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Se produce cuando se han conseguido los
objetivos o incluso por la separacin fsica de
los miembros del grupo.
La preocupacin se centra en los logros
alcanzados y en la prxima disolucin del
grupo, lo que suele generar una sensacin de
prdida entre sus miembros.
5.- Fase de
terminacin:
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Desde el punto de vista terico : conjunto de
fenmenos psicolgicos que se producen en el grupo
as como las leyes que lo producen y regulan. Desde
este punto de vista es una rama de la psicologa
social.
Desde el punto de vista de la tcnica :
Conjunto de procedimientos y medios para ser
utilizados en situaciones grupales con el fin de que se
manifieste de manera mas expresa los fenmenos,
hechos y procesos grupales que se estn viviendo en el
seno del grupo en el que se aplican.
2.- DINMICA DE GRUPOS
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3.- TCNICAS DE DINMICAS DE GRUPOS
Conjunto de medios que ayudan a estructurar el
grupo y fundamentan su funcionamiento.
OBJETIVOS:
Crear confianza y lograr un buen clima de interrelaciones entre
los miembros del grupo (equilibrio socio-emocional)
Establecer la cooperacin, haciendo saber a los miembros del
grupo el valor del trabajo en equipo.
Lograr mayor productividad en el logro de los objetivos propuestos.
Estructurar, organizar y realizar las tareas, tomar decisiones....
Motivar a la tarea, e interesar al grupo en el trabajo que han de
realizar.
Resolver situaciones de conflicto, planteando crticas constructivas
respecto al problema y aportando soluciones.
Evaluar la marcha del grupo, situaciones o temas desarrollados...
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ALGUNAS TCNICAS DE DINAMIZACIN
Y DIRECCIN DE GRUPOS
1. Tormenta de ideas o brainstorming
2. Dramatizacin o role-playing
3. Phillips 66
4. Estudio de casos
5. Foto-palabra
6. Otras tcnicas
Pequeo grupo de discusin
Dilogos simultneos
Mtodo de proyectos
Entrevista pblica
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1.- TORMENTA DE IDEAS O
BRAINSTORMING
Muy til para conseguir un conjunto de ideas sobre un
problema concreto o su solucin.
El grupo de participantes (pequeo 6-12 personas)
expresarn de forma espontnea y libre todas sus ideas sobre
el tema o problema objeto de estudio, durante un tiempo de
entre 5 y 15 minutos
Existir un moderador que alentar la participacin de todos
No habr crticas hacia ninguna de las ideas expresadas
Cuando se han hecho todas las aportaciones, el moderador
(slo o con el grupo) las examinar y se extraern las ideas de
mayor calidad, originalidad y eficacia.
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2.- DRAMATIZACIN O ROLE-PLAYING
Tcnica a travs de la cul se simula una situacin que se
presenta en la vida real. Al practicar esta tcnica debes adoptar el
papel de un personaje concreto y crear una situacin como si se
tratara de la vida real.
El objetivo es imaginar la forma de actuar y las decisiones
que tomara cada uno de los personajes en situaciones
diferentes. Despus, se trata de actuar como ese personaje en cada
uno de los casos.
VENTAJAS INCONVENIENTES
Tcnica motivadora y participativa.
Ideal para desarrollar capacidades de
trabajo en equipo y toma de decisiones.
Permite bajar del campo de las
abstracciones al de las realidades.
.
En algunos casos, su desarrollo
requiere gran cantidad de tiempo.
Puede despertar inhibiciones entre
los participantes.
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3.- PHILLIPS 66
Muy til para recoger, en poco tiempo, los intereses,
deseos o sugerencias de un grupo numeroso,
garantizando la participacin de todos.
Se divide el grupo en subgrupos de 6 personas que
discutirn libremente sobre un tema durante 6 minutos.
Cada grupo tiene un coordinador y un secretario.
Pasado el tiempo, se renen los subgrupos y cada
secretario expone las conclusiones y opiniones de los
distintos subgrupos.
Se anota la sntesis de todo ello y se hace un resumen
general
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4.- ESTUDIO DE CASOS
Consiste en la investigacin, anlisis y bsqueda
de soluciones a un caso o situacin real, mediante
la discusin y el dilogo.
Los miembros del grupo estudian el caso
individualmente y comentan al grupo las posibles
soluciones.
Finalmente el grupo debe extraer las conclusiones
ms realistas del caso, que se puedan aplicar en
situaciones anlogas.
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5.- FOTO-PALABRA
Se trata de trabajar con un grupo, a partir de las
reflexiones y sentimientos que suscitan determinadas
fotografas.
Las fotografas son escogidas personalmente por cada
miembro del grupo, que deber explicar a los dems las
razones de su eleccin.
Los propsitos de esta tcnica son diversos:
Confrontar puntos de vista
Preparar una discusin
Como tcnica de conocimiento entre los miembros del
grupo
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6.- OTRAS TCNICAS
Pequeo grupo de discusin: (entre 5-12 personas): til para
tomar decisiones, resolver problemas, motivar al grupo o adquirir
informacinsobre un tema.
Dilogos simultneos: los participantes dialogan por parejas,
simultneamente durante 10 12 minutos sobre un tema o
problema.
Sirve para obtener informacin de todo el grupo y permite la
interaccinde los miembros del mismo.
Mtodo de proyectos: un grupo de trabajo, no superior a 6
personas disean un proyecto referido a una hipottica situacin en
el futuro.
Entrevista pblica: un experto es interrogado por un miembro
del grupo sobre un tema establecido, lo cual permite al grupo
obtener informacinque desconoca.
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4.- LOS NUEVOS GRUPOS DE TRABAJO
Los grupos de trabajo tradicionales deben
adaptarse a nuevas estructuras ms giles y
flexibles, acordes con los tiempos.
En respuesta a esta necesidad nacen los nuevos
grupos de trabajo:
Equipos de alto rendimiento
Crculos de calidad
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En un equipo as los miembros:
Tienen un objetivo claro y comn que les permite conocer hacia dnde se
mueve el grupo.
Tienen capacidades para enfrentarse a cualquier obstculo y existe
respeto mutuo entre ellos.
Se sienten libres para expresar sus opiniones.
Son capaces de asumir diferentes funciones.
Tienen un alto grado de dedicacin lo que les permite obtener altos
resultados en su trabajo.
Tanto el lder como los dems integrantes del equipo reconocen los xitos
individuales y colectivos.
Muestran entusiasmo con el trabajo y se sienten orgullosos de
pertenecer al grupo.
Son equipos que han alcanzado los
objetivos propuestos de una manera
excelente , en trminos de eficiencia
y eficacia.
V 4
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Son grupos pequeos (5-10 personas) con el
mismo nivel jerrquico y objetivos comunes, que
se renen fundamentalmente para:
Identificar problemas
Encontrar soluciones a los mismos.
CRCULOS DE
CALIDAD
Tienen su origen en J apn, donde se comenzaron a
aplicar tras la Segunda Guerra Mundial pero, esta
filosofa no ha tenido mucha aplicacin en occidente.
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5.- LAS REUNIONES
La reunin es un instrumento esencial para el
trabajo de equipos de profesionales.
Mediante ellas se favorece el intercambio de
opiniones, ideas y criterios.
Mediante ellas se consiguen decisiones y
acuerdos entre los miembros de los grupos.
Para la consecucin de los objetivos que el
grupo espera, es esencial que la reunin
est preparada y debidamente organizada.
LECTURA PG 239
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CLASIFICACIN DE LAS REUNIONES
1. Por el nmero de sujetos que se renen
2. Reuniones informativas
3. Reuniones de formacin
4. Por su frecuencia
5. Reuniones de solape
6. Por su objetivo
7. Reuniones de feedback
8. Reuniones para la formacin de equipos de trabajo
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Reuniones pequeas:
De 4 a 7 personas aproximadamente.
Potencian la participacin de todos los asistentes.
Reuniones medianas:
De 8 a 20 personas aproximadamente.
Usadas para la formacin de trabajadores o para
transmitir determinadas informaciones.
Reuniones grandes:
Ms de 20 personas.
Necesitan de una preparacin cuidadosa y a una
persona o ms con gran capacidad de direccin para su
desarrollo
1. POR EL NMERO DE PERSONAS:
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2. REUNIONES INFORMATIVAS:
Utilizadas por la direccin como cauce para transmitir o
recoger informaciones sobre temas de inters. Pueden
ser:
Reuniones de informacin descendente
Reuniones de informacin ascendente
3. REUNIONES DE FORMACIN:
Pretenden incrementar el nivel de conocimientos de
los participantes sobre algn tema concreto.
Precisan la presencia de expertos
Su duracin vara, dependiendo de las necesidades de
formacin.
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4. POR SU FRECUENCIA:
Reuniones espordicas, se organizan en funcin de las
necesidades del grupo
Reuniones continuas, renen al grupo de forma permanente
5. REUNIONES DE SOLAPE
Habituales en grupos que trabajan por turnos, son necesarias
para traspasar la informacin de lo ocurrido en el turno.
6. POR SU OBJETIVO:
Para la toma de decisiones,
Reuniones consultivas
7. REUNIONES DE FEEDBACK (retroalimentacin)
Pretenden evaluar una actividad desarrollada con anterioridad.
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8. REUNIONES PARA LA FORMACIN DE EQUIPOS DE
TRABAJO:
Cuando se crea un equipo de trabajo integrado por
profesionales, que en ocasiones, no se conocen, se suelen
desarrollar reuniones para:
Presentacin del proyecto, por parte de los organizadores
Conocimiento e integracin de los sujetos que forman el
grupo.
Disminucin de las posibles barreras que los trabajadores
puedan presentar.
Asuncin del objetivo comn, por todos los integrantes del
equipo
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6.- ETAPAS DE UNA REUNIN
2.PREPARACIN
3. DESARROLLO 4. EVALUACIN
1. PLANIFICACIN
Hay autores que
engloban en una
misma la
planificacin y la
preparacin.
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1.- PLANIFICACIN DE LA REUNIN
Dotarla de estructura y contenido
Hay que
determinar
el objetivo
Para
aclarar la
meta
A la hora de convocar una reunin hemos de
preguntarnos:
a) Qu motivos tengo para convocar una reunin?
b) Qu problema o situacin puedo resolver con
ella?
c) Qu conflictos puedo encontrarme? De existir
conflictos, cmo puedo solucionarlos?
d) Es el momento oportuno para convocarla?
e) Tengo tiempo suficiente para su desarrollo?
Una reunin mal planificada, carente de contenido, no ser eficaz y
generar en los asistentes sentimientos de prdida de tiempo
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2.- PREPARACIN DE LA REUNIN
Se han de tener en cuenta los siguientes aspectos:
a) El tiempo de la reunin:
Es fundamental saber elegir el da y la hora de la reunin.
Las reuniones de trabajo se suelen celebrar entre semana y en horario
laboral.
Las reuniones de formacin en das de descanso.
La duracin depender del nmero de personas y del tipo de reunin.
Es importante planificar bien los descansos.
b) Los participantes:
Son el grupo de personas que intervienen, entre las que se incluye al
organizador, moderador y los posibles expertos.
Pueden surgir dudas a la hora de decidir, a quin invitar?.
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C) Convocatoria de los participantes:
Deber ser enviada con la suficiente antelacin, especificando
quin convoca la reunin, as como la hora, duracin y lugar de la
misma.
Deber contener informacin suficiente sobre los temas a tratar
(orden del da).
Si fuera necesario se adjuntara la documentacin a estudiar por los
asistentes.
d) Lugar de reunin y disposicin de la sala:
Cada reunin requiere de un espacio y disposicin adecuados y se pondr
especial atencin en que el lugar elegido est libre a la hora en cuestin.
En cuanto a la disposicin:
El mobiliario circular facilita la comunicacin verbal y no verbal entre
los asistentes.
El mobiliario rectangular es muy til en mesas de negociacin.
La disposicin en U V son adecuadas para reuniones informativas.
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e) Los recursos tcnicos:
Dependern del tipo de reunin, as como de las posibilidades
tcnicas y econmicas de la organizacin.
Los ms usados suelen ser: retroproyector, proyector de
diapositivas, vdeos..
La documentacin que se vaya a manejar en la reunin deber
ser preparada con la debida antelacin.
f) Necesidades econmicas y recursos disponibles:
Hay reuniones que requieren de un despliegue de medios tcnicos y humanos
que pueden resultar caros, por ello se hace necesario preparar los
correspondientes listados de necesidades tcnicas y econmicas,
presupuestos, etc.
g) Tcnicas de trabajo:
La eleccin de las tcnicas a usar depender, principalmente, del
fin de la reunin y del nmero de asistentes a ella.
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3.- DESARROLLO DE LA REUNIN
Para que todo salga segn lo previsto, no se puede olvidar:
Comenzar y terminar la reunin de forma puntual.
Recibir adecuadamente a todos los participantes (crear un buen
clima de acogida)
Presentar al grupo de ponentes o expertos invitados, si fuera el
caso, comentando las lneas generales de desarrollo de la reunin.
Explicar la dinmica de trabajo.
Identificar los papeles de cada una de las personas que van a
intervenir
Entregar la documentacinpreparada
Recoger por escrito, el contenido de la reunin, as como los
acuerdos tomados en ella.
Fijar la fecha de la prxima reunin, si fuera el caso.
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4.- EVALUACIN DE LA REUNIN
La evaluacin supone preguntarse si se han
conseguido los objetivos previstos.
Para ello se pueden pasar cuestionarios que
evalen las distintas fases de la reunin, as
como la participacin de los asistentes.
Modelo en pg 235
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7.- LOS PARTICIPANTES EN LAS REUNIONES
No todos los participantes tienen las misma funciones. Las
funciones ms significativas son:
FUNCIN DE ORGANIZACIN
El organizador debe conseguir que los objetivos previstos se logren, sus
responsabilidades son:
Planificar y preparar la reunin
Elaborar el listado de asistentes y convocarlos
Elegir e invitar a los expertos
Organizar la agenda de reuniones
Definir las funciones de los participantes.
Coordinar los recursos tcnicos y humanos.
Coordinar la evaluacin de la reunin.
Resumir las decisiones y hacer llegar las conclusiones a los
participantes.
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FUNCIN DE MODERACIN
Su misin principal ser conducir el encuentro para lograr
los objetivos marcados
FUNCIN DE SECRETARA
Sus tareas principales sern:
Tomar notas de las ideas que se aportan, plasmando
lo ms fielmente posible las palabras de los
participantes.
Resumir los acuerdos que se van tomando (de gran
utilidad en reuniones largas y complejas)
Redactar el acta de la reunin, que posteriormente se
enviar a los asistentes.
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PARTICIPAR
Requiere una serie de actitudes:
Preparar las temticas sobre las que versar la
reunin con la debida antelacin para poder aportar
ideas.
Puntualidad
Comunicar la asistencia o no
Mantener silencio cuando no se participa.
Respectar el orden del da.
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Los asistentes a una reunin tienen diferentes personalidades:
PSI COLOG A DE LOS ASI STENTES
Partcipante CHARLATN:
no para de hablar e
introduce conversaciones
laterales con los otros
asistentes.
Participante TMIDO: a veces,
personas de gran vala que no
aportan sus ideas por vergenza.
Participante AUSENTE:
se muestra despistado en
la reunin
Participante SABELOTODO:
siempre da sus opiniones e
intenta imponerlas
Participante AGRESIVO: Se presenta
enfadado y ataca de forma continua las ideas
y aportaciones de los dems.
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Ser el moderador, la persona encargada de sacar lo
mejor de cada uno de los miembros de la reunin,
animndoles a participar y exponer sus ideas,
demandando cortsmente que no se interrumpa o
calmando los nimos de alguno de los asistentes:
Pidiendo al charlatn que no interrumpa.
Animando al tmido a participar.
Integrando en la reunin al ausente.
..
M. REYES FERNNDEZ
El talento gana partidos,
pero el trabajo en equipo y la inteligencia
gana campeonatos.
Micael Jordan
M. REYES FERNNDEZ