TEMA 2

ESTUDIO DE LAS CUENTAS DEL ACTIVO DISPONIBLE

1.- Control del efectivo
2.- Libro Caja Moneda Nacional y Extranjera
3.- Caja Chica, Arqueos
4.- Bancos, Cuentas corrientes y Caja de Ahorros
5.- Registro de Transacciones, Conciliacin Bancaria

1.- Control del efectivo.-

Un gran nmero de las transacciones de las empresas originan entradas y salidas de dinero,
de modo que, todas las empresas deben establecer medidas de seguridad para controlar el
efectivo, pues este es el valor de activo ms susceptible a robo que cualquier otro. Por lo
que se sugiere principalmente cuatro principios de control interno:
a) Crear documentacin fuente: Es muy importante crear documentos fuente tales
como Recibos de caja ingreso, egreso, tiras de papel de cajas registradoras, volantes
de remesas recibidas, etc; a objeto de dar fe de la recepcin y entrega de fondos.
b) Preparacin de cortes de caja: Es necesario efectuar cortes de caja a objeto de
verificar con alguna frecuencia la existencia real del efectivo, como el manejo
correcto por el encargado.
c) Dividir la responsabilidad: Es muy importante separar la funcin del manejo
material de los fondos de la funcin del registro de ingresos y egresos de caja.
d) Depositar ntegros los ingresos de caja: A objeto de lograr un mayor control
interno de caja deben depositarse diariamente en cuenta corriente bancaria, los
ingresos ntegros respaldados con papeletas de depsitos y estas deben coincidir con
los ingresos del da en caja.

2.- Libro Caja Moneda Nacional y Extranjera.-

Es un libro de primera entrada, donde se registra el movimiento del efectivo, debitando las
entradas de dinero y acreditando las salidas.

3.- Caja Chica, Arqueos.-

Las empresas precisan en el desarrollo de sus actividades efectuar una serie de gastos
menores en efectivo para lo cual emplean el mtodo conocido con el nombre de Caja Chica
o Fondo Fijo, especialmente cuando la empresa utiliza los servicios de las entidades
financieras para el pago de los cheques girados por compra de bienes y servicios.
Este mtodo consiste en depositar en poder de un empleado (custodio) una determinada
cantidad de efectivo para cubrir los gastos menores, este importe debe cubrir por lo menos
los gastos de una semana. Dependiendo del tamao de la empresa, pueden existir varios
fondos de acuerdo a las necesidades, por ejemplo: en una empresa industrial podr
constituirse: Caja Chica Administracin; Caja Chica Comercializacin, Caja Chica
Mantenimiento, etc.
Cuando se crea el fondo, se emite un cheque a nombre del custodio.
Ejm: En fecha 01-12-2012 se crea el fondo fijo por Bs 1.000.- girando el cheque a nombre
de Juan Ros, que ser el encargado
____________x______________

Caja Chica 1.000.-
Banco BISA 1.000.-

En fecha 15-12-2012 el Sr. Ros presenta su rendicin de cuentas y solicita la reposicin de
fondos:

COMERCI AL EL RAYO
Tarija Bolivia

RENDICIN DE CUENTAS CAJA CHICA
Periodo del 1 al 15 de diciembre de 2012

FACTURA IMPORTE IMPORTE
FECHA RECIBO D E T A L L E TOTAL I.V.A. NETO

Dic. 01 987 Material de escritorio 100.- 13.- 87.-
Dic. 02 101 Pasajes Taxi 50.- 50.-
Dic. 04 102 Donaciones 30.- 30.-
Dic. 06 103 Envo Correspondencia 15.- 1,95 13,05
Dic. 08 765 Azcar para refrigerio 90.- 11,70 78,30
Dic. 10 104 Envo correspondencia 40.- 5,20 34,80
Dic. 12 653 Flete compra mercadera 150.- 19,50 130,50
Dic. 13 342 Arreglo vehculo 120.- 15,60 104,40
Dic. 14 105 Peridicos 20.- 20.-
Dic. 15 106 Pan para refrigerio 30.- 30.-
Dic. 15 107 Donaciones 50.- 50.-
TOTAL 695.- 66,95 628,05

TOTAL FONDO FIJO Bs. 1.000.-
(-) Gastos efectuados Bs. 695.-
SALDO A LA FECHA Bs. 305.-


Preparado por: .................................. Revisado por........................................

Luego de la revisin correspondiente por el administrador o gerente de la empresa, se
procede a la reposicin de los fondos girando un cheque:



______________x________________

Gastos generales 628,05
Crdito Fiscal IVA 66,95
Banco BISA 695.-

Nuevamente el encargado cuenta con Bs. 1.000.- para realizar gastos en la segunda
quincena de diciembre.

Arqueo de Caja.- Es el recuento fsico que se realiza del dinero (billetes, monedas, y
cheques) y otros valores existentes en caja a una fecha determinada.
El arqueo debe ser efectuado en forma sorpresiva y por el personal que nada tiene que ver
con el manejo ni registro de efectivo.

EJEMPLO.- Solucin de Casos Prcticos

Caja Moneda Extranjera.- Es una cuenta de Activo disponible que sirve para registrar el
movimiento de billetes y cheques en moneda extranjera que tiene la empresa.
De acuerdo a disposiciones en vigencia, el saldo de esta cuenta est sujeto a actualizacin
en funcin a la variacin en la cotizacin oficial del dlar estadounidense respecto a la
moneda nacional entre la fecha de compra y la de cierre de gestin.

EJEMPLO 1.-

1.- Se adquieren $us. 1.300.- T.C. Bs. 6,96 al contado
2.- Se compran $us. 2.000.- T.C. Bs. 6,96 al contado
3.- Se venden $us. 1.400.- T.C. Bs. 6,96 al contado
4.- El Cliente X paga su deuda de $us. 1.200.- T.C. Bs. 6,96
5.- Se venden $us. 1.250.- T.C. Bs. 6,96

Se pide: Registro de transacciones y determinacin del saldo final actualizado.

EJEMPLO 2.-

La cuenta Caja Moneda Extranjera segn libro mayor tiene un saldo de Bs. 32.016.-
al 31-12-2012 y est compuesto de la siguiente forma:
T.C.

Saldo de la gestin anterior Bs. 10.440.- 6,96
Compra Bs. 6.960.- 6,96
Compra Bs. 5.568.- 6,96
Compra Bs. 4.872.- 6,96
Compra Bs. 4.176.- 6,96

Se pide: Actualizar el saldo al 31-12-2012 (Tipo de cambio Bs. 6,96)



4.- Bancos Cuentas corrientes y Caja de Ahorros.-

La intermediacin de una entidad financiera es indispensable en la actualidad para una
buena administracin de los recursos de disponibilidad inmediata y del efectivo con que
cuenta una empresa, ya que permite lograr un control interno adecuado del disponible, por
lo tanto es necesario definir que es un Banco.

BANCO.- Es una institucin financiera intermediaria en el crdito, recibe y capta recursos
del pblico y otorga a los comerciantes, productores y clientes en general: prstamos,
descuentos, avances en cuentas corrientes. Adems proporciona servicios como: Depsitos
en cuenta corriente en moneda nacional, U.F.V.s y moneda extranjera, giros al interior y
exterior, cambio de monedas, cobranzas, depsitos en caja de ahorros y plazo fijo, custodio
de valores, etc.
Contablemente podemos indicar que la cuenta Banco pertenece al Activo disponible y
permite registrar las transacciones efectuadas a travs de la cuenta corriente bancaria en las
diferentes instituciones financieras autorizadas para el efecto.
En el DEBE se registran los depsitos efectuados por la empresa y las notas de abono
enviadas por el banco, en el HABER se registran los cheques girados por la empresa y las
notas de cargo efectuadas por el Banco.
La cuenta Banco Caja de Ahorros tambin pertenece al Activo disponible, sirve para las
transacciones efectuadas ya sea en moneda nacional o en moneda extranjera a travs de
Caja de Ahorros en las diferentes instituciones financieras autorizadas para el efecto.
A diferencia de una cuenta corriente bancaria el control se realiza en una Libreta de Caja de
Ahorros que entrega el banco en forma gratuita, donde se registran los cargos y los crditos
realizados en el transcurso del periodo.
El control y registro por depsitos en Caja de Ahorros, no es complejo, solamente se
requiere determinar los numerales para calcular los intereses devengados.

Ejemplo.- Comercial El Porvenir Ltda. realiz las siguientes operaciones durante el primer
semestre de 2013 en el Banco BISA que reconoce un inters del 10% anual capitalizable
semestralmente:
05-01-2013 Se realiza la apertura de Caja de Ahorros por $us. 1.000.- T.C. Bs. 6,96
02-02-2013 Se retiran fondos por $us. 300.- T.C. Bs. 6,96
04-04-2013 Se realiza una transferencia de Cuenta corriente moneda extranjera a Caja de
Ahorros por $us. 700.- T.C. Bs. 6,96
03-05-2013 Se deposita un cheque en dlares por $us. 400.- T.C. Bs. 6,96
01-06-2013 Se retiran $us. 900.- T.C. Bs. 6,96
El tipo de cambio al 30-06-2013 es de Bs. 6,96
Se pide: Registro de transacciones, clculo de intereses y actualizacin del saldo

5.- Registro de transacciones, Conciliacin Bancaria.-

La conciliacin bancaria es un estado que explica cualquier diferencia existente entre el
saldo que aparece en el extracto bancario y aquel que aparece en los registros contables del
cuentacorrentista.
El Banco y el cuentacorrentista llevan registros independientes de los depsitos, de los
cheques y del saldo real en la cuenta bancaria. Cada mes, el depositante debe preparar una
conciliacin bancaria para verificar si estos registros independientes coinciden. Esta
conciliacin puede revelar fallas de control interno, tales como desembolsos de efectivo no
autorizados o fallas en el depsito de efectivo recibido, lo mismo que errores en el extracto
del banco o en los registros contables del cuentacorrentista. Adicionalmente, la conciliacin
identifica ciertas transacciones que deben ser asentadas en los registros contables del
cuentacorrentista y ayuda a determinar el valor real del efectivo depositado.
El saldo que aparece en el extracto bancario, rara vez es igual al saldo que aparece en los
registros contables del cuentacorrentista. Ciertas transacciones registradas por ste ultimo
pueden no haber sido registradas por el banco. Ejm: Cheques pendientes de pago, depsitos
en trnsito, etc.
Adicionalmente, ciertas transacciones que aparecen en el extracto bancario pueden no haber
sido registradas por el cuentacorrentista. Ejm: Cargos por servicios, abonos por intereses,
cargos por cheques depositados sin fondos, cargos por emisin de chequeras, abonos por
cobranzas de documentos y otros.
Los pasos que se deben seguir en la preparacin de la conciliacin bancaria son:
a) Comparar los depsitos enumerados en el extracto bancario con los depsitos que
aparecen en los registros contables.
b) Comparar los cheques girados que aparecen en los registros contables con los
cheques pagados por el banco
c) Una vez terminadas las dos comparaciones anteriores, se deben determinar los
importes no registrados en ambos controles, colocando una marca a los mismos.
d) Efectuar la conciliacin bancaria propiamente dicha.

EJEMPLO.- Solucin de casos prcticos