LA ORGANIZACIN MUNICIPAL EN EL PER

I. Marco Legal:

Segn el artculo 192 de la Constitucin Poltica del Per es
competencia municipal acordar su rgimen de organizacin interior. De
otro lado, en la Ley Orgnica de Municipalidades (LOM) tambin se
reconoce dicha competencia, lo cual expresa lo estudiado en el mdulo
2, esto es, la autonoma administrativa. Sobre esta facultad, la LOM en
su ttulo II, captulo nico, artculo 8, establece lo siguiente:

La administracin municipal est integrada por los funcionarios y
servidores pblicos, empleados y obreros, que prestan servicios para la
municipalidad. Corresponde a cada municipalidad organizar la
administracin de acuerdo con sus necesidades y presupuesto.


II. ANALISIS ORGANIZACIONAL

Para el anlisis de la organizacin municipal se debe de tener en cuenta
dos elementos, que se entrelazan y complementan dentro de la
municipalidad, el primero los RGANOS DE GOBIERNO y el segundo la
ADMINISTRACIN MUNICIPAL.

La ley orgnica municipal hace referencia a los rganos de gobierno
municipales en su ttulo II, la organizacin de los gobiernos locales, su
Art. 4 nos expresa:
Son rganos de gobierno local las municipalidades provinciales y
distritales. La estructura orgnica de las municipalidades est compuesta
por el concejo municipal y la alcalda.

Con relacin a la administracin municipal la LOM en el ttulo III, captulo
I, Art. 28 nos plantea lo siguiente:

La estructura orgnica municipal bsica de la municipalidad comprende
en el mbito administrativo, a la gerencia municipal, el rgano de
auditora interna, la procuradura pblica municipal, la oficina de asesora
jurdica y la oficina de planeamiento y presupuesto; ella esta de acuerdo
a su disponibilidad econmica y los limites presupuestales asignados
para gasto corriente, los dems rganos de lnea, apoyo y asesora se
establecen conforme lo determina cada gobierno local.
No obstante se establece como planteamiento sugerente, podemos
observar desde la experiencia concreta la imposibilidad de materializar
esta estructura, principalmente en municipalidades rurales, las cules no
cuentan con los recursos suficientes para solventar los gastos de una
planilla numerosa.



III. Inconvenientes en el diseo organizacional municipal
Si hay algo que se puede deducir de la Ley Orgnica Municipal es el
carcter simtrico que se atribuye a las diversas municipalidades que
integran nuestro pas. As para cuestiones legales, y hasta prcticas,
todas las municipalidades estn reglamentadas de la misma manera -
slo hay una diferenciacin con los centros poblados, municipalidades
fronterizas y la Municipalidad Metropolitana de Lima- obviando
caractersticas primordiales como: regin, clima, cultura, pobreza, ejes
de desarrollo, etc. Si bien la ley se debe cumplirse en el universo en el
cual se emite, es una y debe regir para todos, esta debe contemplar
mnimamente algunas variables locales.
Partiendo del vaco legal en la LOM para la organizacin municipal,
podemos desprender algunos errores comunes que se cometen en el
diseo organizacional:

El diseo de la organizacin slo responde al cumplimiento de la
norma y las formalidades. En muchos casos se busca organizar
las municipalidades tal y cual mandan las normas, dejando de
lado la casustica local y las caractersticas intrnsecas de su
municipio.
El diseo est desarticulado de la misin, de los objetivos
institucionales y los objetivos de desarrollo de la localidad. El
diseo de la organizacin municipal tiene que responder a los
objetivos trazados y a las necesidades inherentes a cada
localidad.
Hay excesiva desagregacin de unidades orgnicas que genera
un sobredimensionamiento de la estructura orgnica. Se tiene la
errada idea que a mayor cantidad de reas dentro de una
municipalidad mejor ser el funcionamiento de sta, nada ms
alejado de la realidad. La divisin y nmero de reas, gerencias,
departamentos, oficinas, etc. deben tener en cuenta, al momento
de su creacin, la funcionalidad y eficacia para lo cual se a
creado, caso contrario generar gasto innecesario de recursos
municipales.
Se disea una organizacin para resolver o atender todos los
problemas y potencialidades a la vez.
Crear unidades orgnicas en funcin a personas. El
compadrazgo, el clientelismo y los favores polticos dentro de una
campaa electoral son muchas veces recompensados a travs
de un puesto laboral dentro de la municipalidad. Esto ocurre con
frecuencia en el territorio peruano lo cual deriva en una deficiente
labor tcnica en las reas municipales, ya que muchas de las
personas que son colocadas en estas reas no cuentan con la
aptitud (y en muchos casos tampoco con la actitud) para ejercer
el cargo que se les asigna.





IV. El DISEO ORGANIZACIONAL

No debe estar referido slo a estructura orgnica, ni concentrarnos slo
en el interior de las organizaciones, los sistemas administrativos, los
procesos y los actores o tomadores de decisiones (autoridades y
funcionarios), por cuanto existen otras consideraciones tambin de
importancia que debe tenerse en cuenta para el diseo de las
organizaciones municipales; tales como EL AMBIENTE Y LA
ESTRATEGIA CENTRAL A DESARROLLAR. Debiendo considerarse
diversas dimensiones culturales, como el colectivismo, conciencia cvica,
participacin ciudadana, equidad de gnero, etc. Lo que conlleva a una
mayor variacin y complejidad del anlisis que tambin afectan a la
forma y textura de las organizaciones.
Cabe significar, que el Diseo organizacional Municipal, como imagen
objetivo de una organizacin ideal (esttica) se relaciona bsicamente a
la ESTRUCTURA ORGNICA, que si bien es importante porque nos
permite observar grficamente la representacin de los niveles formales
de autoridad, supervisin y mando, as como la asignacin de funciones
a nivel de rganos; no debe ser el nico elemento a tener en cuenta ya
que existe otros elementos importantes como:

Estructura Orgnica y funcional
Mapeo y rediseo de procesos, tecnologa
Inventario de Recursos: Materiales, econmicos, financieros, humanos.
Todos estos elementos deben estar en funcin de los objetivos
estratgicos, el cumplimientos de las competencias esenciales, la oferta
electoral, los planes operativos, la cultura organizacional, los estilos de
gerencia aplicables al medio, en sntesis en funcin del diagnstico, de
la estrategia central, y polticas

V. LOS INSTRUMENTOS NORMATIVOS DE GESTIN.

El diseo organizacional municipal cuenta con algunos documentos
(instrumentos) normativos de gestin que contienen la propuesta que se
ha diseado: la finalidad o misin, los objetivos, las funciones generales
y la estructura bsica, los cules se formalizan en el reglamento de
organizacin y funciones (ROF), y los respectivos organigramas. Las
funciones especficas, estructura orgnica desagregada, actividades,
tareas y funciones de los cargos se establecen en el manual de
organizacin y funciones (MOF). La planta orgnica propuesta (cargos)
se establece en el cuadro para asignacin de personal (CAP). Las
plazas a cubrir, se expresa en el presupuesto analtico de personal
(PAP).
Como vemos estos instrumentos de gestin cumplen con uno de los
requisitos fundamentales de la organizacin (ser un mecanismo de
operacin). A continuacin analizaremos algunos de ellos en su relacin
con la organizacin municipal.



1. EL organigrama
El organigrama es la representacin grfica de cmo se organiza la
municipalidad, es decir refleja todos los rganos existentes en la
municipalidad y la manera como se relacionan entre ellos. En base al
agrupamiento de funciones, se preceder o establecer la estructura
y niveles jerrquicos de la Municipalidad, estableciendo las
relaciones necesarias.
Atendiendo a la naturaleza de sus funciones y a las necesidades de
la Municipalidad, las unidades Orgnicas podrn ser agrupadas en
los tipos de rganos siguientes: de direccin, lnea, control, asesora,
apoyo y consultivos.


2. Reglamento de organizacin y funciones (ROF)
Es el documento tcnico normativo de gestin institucional que
formaliza la estructura orgnica de la entidad, orientada al esfuerzo
institucional y al logro de su misin, visin y objetivos. Contiene las
funciones generales de la entidad, y las funciones especficas de los
rganos y unidades orgnicas, estableciendo sus relaciones y
responsabilidades.

La formulacin del ROF debe sujetarse a los siguientes
lineamientos:
Establecer con claridad los niveles de autoridad y responsabilidad.
El ROF debe constituirse en un instrumento de empoderamiento.
Establecer una estructura sin muchos niveles, flexible, con
delegacin y buscando generar valor en los procesos.
Permitir flexibilidad para que la entidad pueda adecuarse a los
cambios polticos, econmicos y tecnolgicos.
Reflejar una estructura orgnica coherente con los fines y objetivos
de la institucin y orientada a reforzar a la prestacin de los servicios
pblicos.


3. Manual de Organizacin y Funciones (MOF)
El manual de organizacin y funciones, es un documento normativo
que describe las funciones especficas a nivel de cargo o puesto de
trabajo desarrollndolas a partir de la estructura orgnica y funciones
generales establecidas en el reglamento de organizacin y funciones
(ROF), as como en base a los requerimientos de cargos
considerados en el cuadro para asignacin de personal.
El esquema de un MOF
Generalmente es el siguiente:
a) Introduccin
b) Funciones generales
c) Estructura orgnica
d) Funciones de las unidades estructurales
e) Cuadro orgnico de asignacin de cargos.
f) Funciones especficas a nivel de cargo.
g) Organigrama.


4. Cuadro de Asignacin de Personal (CAP)

Documento de gestin institucional que contiene los cargos
clasificados, definidos y aprobados de la entidad, sobre la base de su
estructura orgnica vigente prevista en su ROF. El CAP ordena las
necesidades de cargos (puestos de trabajo), que una entidad
necesita para funcionar adecuadamente durante un determinado
perodo.
Como vemos dentro de una municipalidad existen funciones
generales y funciones especficas. Las funciones generales son
enunciados genricos, mientras que las funciones especficas son
enunciados que establecen campos de responsabilidades y acciones
concretas, comprenden un conjunto de actividades y tareas similares
agrupadas adecuadamente y estipulados en documentos de gestin
como los antes mencionados.

5. Manuel de Procedimientos Administrativos (MAPRO)

El Manual de Procedimientos Administrativos es un documento
bsico de gestin interna que uniforma, reduce, simplifica y unifica la
informacin relativa al trmite de peticin de los servidores de la
institucin y de los procedimientos internos. Al ser documento de
gestin, asume el carcter de gua para todas las actividades dentro
de ella. Su formulacin ha requerido de la participacin directa de los
Gerentes, Sub Gerentes y personal tcnico involucrado en los
procedimientos administrativos del rea de su competencia y deben
ser conscientes que las actividades reguladas en el MAPRO para la
realizacin de sus procedimientos no son de carcter indefinido sino
de carcter temporal; por cuanto los cambios tecnolgicos y la
legislacin variante nos obliga a redisearlo en sus etapas,
actividades, tiempo y competencias resolutivas.
Tiene como objetivo determinar los lineamientos bsicos y los
parmetros generales para mejorar la gestin interna de los procesos
y las tareas administrativas que debe desarrollar la municipalidad
para el cumplimiento de sus funciones establecidas en la Ley
Orgnica da de Municipalidades.

6. Clasificador de Cargos
Es un documento tcnico normativo donde se establece la
descripcin de los cargos que requiere la Entidad para el
cumplimiento de los objetivos, competencias y funciones asignadas,
elaborado en el marco de los procesos de reforma y
descentralizacin del Estado.





7. Manual de Perfil de Puestos (MPP)

Es un documento normativo que describe de manera estructurada
todos los perfiles de puestos de la Entidad, desarrollados a partir de
la estructura orgnica, el Reglamento de Organizacin y Funciones
(ROF), el Cuadro para Asignacin de Personal (CAP) o el Cuadro de
Puestos de la Entidad (CPE), a que se refiere la Ley N 30057, Ley
del Servicio Civil, en caso de contar con este instrumento


8. TUPA

El TUPA es un documento de gestin que contiene toda la
informacin relacionada a la tramitacin de procedimientos que los
administrados realizan ante sus distintas dependencias. El objetivo
es contar con un instrumento que permita unificar, reducir y
simplificar de preferencia todos los procedimientos (trmites) que
permita proporcionar ptimos servicios al usuario.