Consejos y trucos para correo electrnico con Lotus Notes

Lotus Notes tiene muchas capacidades que pueden ayudarle a organizar y priorizar los
correos electrnicos y a minimizar el tiempo de manejo. Estas funciones aumentan la
productividad, ahorran tiempo y ayudan a enfocarse en las actividades crticas del trabajo.


1. Uso de borradores / plantillas
Los borradores son plantillas tiles para mensajes de correos electrnicos repetitivos y para
calendarizar reuniones. Si enva con frecuencia un determinado tipo de mensaje, cree y
guarde un borrador del correo electrnico y as no tendr que volver a escribir el mensaje
cada vez que lo necesite. Recuerde que los borradores deben archivarse para que no se
borren cada 60 das.

1.1 Borradores de correos electrnicos A-B-C: Cree un Nuevo Memo con la estructura
Accin-Contexto (Background en ingls)-Cierre que se muestra a continuacin y
seleccione Guardar como borrador. Se almacena el correo electrnico en los borradores
de Lotus Notes. Resalte el borrador de correo electrnico A-B-C guardado en la carpeta
Borradores. Haga una copia con Ctrl-C (copiar) Ctrl V (pegar). Abra la copia, complete el
correo electrnico y enve.







1.2 Borradores para reuniones: Cree y guarde un Borrador para reunin en los
borradores de Lotus Notes creando un Nuevo Memo y Guardar como borrador.
Seleccione Borrador para reunin en la carpeta Borradores y haga clic y arrastre hacia el
cono de Calendario (en la barra de herramientas de Lotus Notes a la izquierda). Seleccione
Reuniones. Se abrir una entrada de calendario con la plantilla de su borrador para reunin.
Complete la informacin, invite a los asistentes y enve.




1.3 Borradores de trabajo: Cree una plantilla de borrador (repita la informacin) en Nuevo
Memo. Guarde como borrador en la carpeta de borradores. Esto almacena el correo
electrnico en los borradores de Lotus Notes. Resalte el borrador del correo electrnico de
trabajo en la carpeta Borradores. Haga una copia con Ctrl-C (copiar) Ctrl V (pegar). Abra la
copia, complete el correo electrnico y enve.


2. Manejo de correos electrnicos

2.1 Filtrar correos electrnicos de bajo valor utilizando direccionamiento automtico:
Para ayudar a reducir la cantidad de tiempo que pasa procesando correos electrnicos
durante el da, dirija automticamente los mensajes de baja prioridad a carpetas especficas,
por ejemplo, boletines, y revise 1 a 2 veces por mes. Para usar esta funcin en Lotus Notes:
Haga clic con el botn derecho en cualquier correo electrnico de baja prioridad que desee
dirigir automticamente a una carpeta de correos electrnicos designada. Seleccione Crear
regla rpida, marque Cuando el remitente (contendr la direccin de correo electrnico del
remitente), marque Mover a carpeta, seleccione la carpeta de destino o Cree una nueva
carpeta y seleccione OK.





2.2 Opciones de entrega:
1) Recibo de retorno: Recibir un aviso cuando su destinatario abra el mensaje. Es
importante usar esta funcin slo cuando es absolutamente necesario.
2) Evitar la copia: Evite que su destinatario copie o reenve un mensaje confidencial.
Este es un mtodo tambin utilizado para garantizar la seguridad de, por ejemplo,
informacin confidencial o crtica que tambin debe codificarse.
3) Verificacin automtica de ortografa: Asegrese de verificar la ortografa de
todos los mensajes antes de enviarlos. Esto mejorar la claridad de su redaccin
y su imagen profesional.

En la barra de herramientas seleccione la pestaa Opciones de Envo, marque el casillero
de Recibo de retorno, Evitar la copia o Verificacin automtica de ortografa. Haga clic
en OK y enve el mensaje de la manera habitual.





2.3 Cdigos de colores / Marcado de mensajes: Aplique cdigos de color a los correos
electrnicos entrantes de remitentes importantes. Desde Lotus Note, seleccione
Herramientas Preferencias Correo Introduzca el nombre y el apellido del remitente,
seleccione el color del texto o del fondo segn corresponda. Seleccione OK.




2.4 Manejo de interrupciones: En la barra de herramientas, seleccione Archivo
Preferencias Preferencias del usuario Correo. En Recibir, marque la casilla para
correo nuevo cada 30 minutos. En Cuando llega un nuevo correo, desmarque la casilla
reproducir un sonido cuando llegue un nuevo correo.







2.5 Cree una firma automtica: Para crear una firma automtica desde Lotus Notes,
seleccione Acciones Herramientas Nota al pie del correo. Complete el formulario y
seleccione el botn Activar nota al pie del correo en la parte inferior del formulario.




2.6 Carpetas

Cree carpetas en Lotus Notes para organizar y guardar mensajes. Etiquete las carpetas, por
ejemplo, de la siguiente manera:

Por prioridad: URGENTE, IMPORTANTE, SLO ACTUALIZACIONES
Por estado de proceso: COMIENZA (FECHA), EN PROCESO, HECHO
Por nombre de proyecto
Por persona con la que trabaja o a la que responde
Por prximo evento o reunin

Todos los das, arrastre y suelte los correos electrnicos hacia cada carpeta segn los
asuntos o una mirada rpida al contenido. Cuando la bandeja de entrada est vaca, revise
cada carpeta y acte de acuerdo a la importancia de cada mensaje. Tmese tiempo, por lo
menos, una vez al da para leer y limpiar el contenido de las carpetas URGENTE e
IMPORTANTE.

Copie o arrastre y suelte los correos electrnicos relacionados con fechas/horarios en el
calendario o haga una lista de tareas en lugar de dejarlos flotando en las carpetas.

Cuando enve un mensaje que desee rastrear, envese una copia oculta o arrastre y suelte
desde sus mensajes enviados hacia la carpeta correspondiente de la persona/proyecto.
Revise y haga un seguimiento, segn sea necesario.

Y, por ltimo, recuerde que todos los mensajes que no se hayan archivado se borran a los
60 das. Revise, regularmente, la bandeja de entrada y asegrese de archivar los mensajes
importantes que debe guardar.
























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