CONCEPTOS BSICOS DE COSTO Y GASTO

DIFERENCIA ENTRE COSTO Y GASTO

La verdad es que no debera existir ninguna diferencia ya que ambos
trminos se refieren a la erogacin que debe realizarse con el fin de
producir un ingreso. . Sin embargo, la contabilidad se ha apropiado
para s de ellos con el fin de darles una connotacin especfica.
Se tiende a asociar el trmino costo con las erogaciones relacionadas
con la produccin de bienes, es decir, en la actividad manufacturera,
estos costos sufren un proceso de acumulacin previo a su
confrontacin con los ingresos, a travs de las diferentes cuentas de
inventario que se utilizan para su registro. En el caso de los servicios,
como estos no son acumulables en un inventario por ser intangibles,
los costos en que se incurre para producirlos confrontan directamente
con los ingresos del perodo.
Ejemplos de servicios para los cuales se calcula un costo podran ser:
el costo por da de una cama en un hospital, el costo por milla de una
silla de un avin comercial, el costo de sincronizar el motor de un
automvil, el costo de emitir una pliza de seguro, el costo de tramitar
un crdito bancario, etc.
Por gasto se debera entender , por lo tanto, cualquier otra erogacin
diferente a las propuestas anteriormente. Se agrupan en esta
categora los gastos de administracin, gastos de ventas y los gastos
financieros.
Sin embargo, cualquier mencin de la palabra costo para referirse a lo
que en el prrafo anterior se denomin gasto no es necesariamente
incorrecta. Prueba de ello es que a diario se oye al gerente financiero
referirse a los costos financieros , o al de produccin referirse a los
gastos indirectos de fabricacin, o al de mercadeo referirse a los altos
costos de distribucin, etc. Dado el propsito acadmico de este texto,
se tratar al mximo de mantener explicita la diferenciacin contable
de ambos trminos. Es decir, que se tratar de mantener para el
trmino costo su relacin con la produccin de un bien y servicio y
para el trmino gasto su relacin con las actividades de
administracin, ventas y financieras, aunque en algunos casos ser
inevitable utilizar dichos trminos como si fueran sinnimos.

DIFERENTES CLASIFICACIONES DE LOS COSTOS
De acuerdo con el propsito que se tenga en la utilizacin de una
determinada cifra relacionada con los costos, estos pueden tener
diferentes clasificaciones. Igualmente , la comprensin de la forma
como ellos se comportan facilita la toma de decisiones de corto y largo
plazo.

Costos del producto y costos del perodo
De la diferenciacin que se hizo entre Costo y Gasto surge esta
primera clasificacin, que se relaciona con el momento en que los
costos son confrontados con los ingresos. Costos del producto son
aquellos susceptibles de capitalizar un inventario, es decir,
corresponden a erogaciones que conforman el valor contable de algo
tangible; un producto fsico. Los costos del perodo son aquellos que
deben ser confrontados con los ingresos en el mismo perodo en que
se incurren. Los costos correspondientes a la produccin de un
servicio tambin deberan considerarse como un costo del perodo.

Costos directos y costos indirectos
Tiene que ver esta clasificacin con la relacin que guarda una
determinada erogacin de costo con el producto o servicio. Por costo
directo se entender cualquier costo sobre el que pueda establecerse
una relacin directa. Precisa o claramente medible con el producto del
que se hace parte.
Por ejemplo, en la fabricacin de una silla puede determinarse con
claridad y mucha precisin la cantidad de madera y metal utilizada
(materiales directos), lo mismo que la cantidad de horas invertidas
para su elaboracin (mano de obra directa), mientras que sera muy
complejo o costoso calcular con precisin la cantidad de tiempo de
supervisor (mano de obra indirecta), pegantes (material indirecto),
lubricantes para el mantenimiento de las mquinas, energa,
depreciacin, impuesto predial, etc. (otros costos indirectos de
fabricacin), que se consume cada unidad producida, por la relacin
indirecta que tienen dichos rubros con el producto del que hacen parte.
Es por ello que a los ltimos rubros mencionados se les denomina
costos indirectos de fabricacin.
El ejemplo que acaba de mencionarse sugiere que los costos del
producto se clasifican en tres categoras: Material directo, mano de
obra directa (MOD) y costos indirectos de fabricacin (CIF).
Costos fijos y costos variables. Esta clasificacin se relaciona con el
comportamiento que tienen los costos en relacin con las ventas o
ingresos operacionales. Los variables, tambin llamados directos son
aquellos que fluctan en relacin directa con el volumen de
produccin, de forma que si ste aumenta, tambin lo hacen los
variables. Ejemplos de este tipo de costos son la materia primas, la
mano de obra directa y cualquier costo indirecto que de acuerdo con
las caractersticas propias del proceso productivo flucte en forma
directamente proporcional al volumen. Desde el punto de vista unitario,
los costos variables son fijos por unidad.
Los fijos son aquellos que permanecen constantes durante un perodo
determinado y para una escala pertinente de produccin. Estn
directamente relacionados con la capacidad instalada de la empresa,
su incurrencia es fruto de decisiones especficas que toma la
administracin y pueden variar dependiendo de dichas decisiones. Por
ejemplo, la administracin puede decidir si para un volumen
determinado de produccin utiliza 1 o 2 supervisores, 1 o 2
mecanismos, lubricantes de X o Y calidad, etc. Esto le da a algunos
costos fijos el carcter de discrecionales, que al ser planeados o
programados para mantener una determinada capacidad de producir y
vender, adquieren el carcter de costos peridicos, que deberan
confrontarse contra los ingresos del perodo en el que se incurren y no
ser considerados como costos del producto susceptibles de capitalizar
en forma de inventario, tal como lo hace el sistema tradicional del
costeo total, tambin llamado costeo absorbente. Desde el punto de
vista unitario, los costos fijos son variables por unidad.
Debe tenerse en cuenta que puede darse el caso en que ciertos
costos, por las caractersticas de la empresa y del proceso, pueden
tener elementos de comportamiento tanto fijo como variable; se
denominan costos mixtos. Por ejemplo, en un hotel el costo de
mantenimiento puede tener una porcin fija que se incurre
independientemente de que haya muchos o pocos huspedes y una
porcin variable dependiendo de la ocupacin.
Se relacionan con la capacidad de control que el responsable de una
divisin o departamento pueda tener sobre un determinado costo fijo.

Costos fijos obligados y costos fijos direccionales
Los obligados son aquellos en que forzosamente debe incurrir una
entidad como consecuencia de la posesin de una determinada
capacidad instalada. Entre ellos estn la depreciacin, el
arrendamiento, y el impuesto predial. Contrariamente, los
discrecionales son aquellos costos o gastos que la gerencia desea
incurrir con el propsito de lograr ciertos objetivos. Entre ellos estn la
publicidad, la promocin, investigacin y desarrollo y capacitacin.

Costos Controlables y no controlables
Se relacionan con la capacidad de control que el responsable de una
divisin o departamento pueda tener sobre un determinado costo (o
gasto). Los controlables son costos sobre los que el funcionario
responsable tiene poder de decisin, tanto para determinar si se
incurre o no como el monto a incurrir. Los costos fijos que se asignan
de otros departamentos no son controlables por el departamento al
que se los asignan.

LOS SISTEMAS DE COSTOS
Estos pueden clasificarse en sistemas para contabilizar costos y
sistemas para analizar costos. Ambos pretenden calcular el costo final
de un producto o servicio considerando diferentes criterios de
acumulacin.

Sistemas para contabilizar costos
Estn determinados por la forma como las leyes tributarias exigen que
debe ser calculado el costo final del producto. En la mayora de los
pases el sistema que se exige es el del costeo total. Que supone que
el costo del producto absorbe o incluye la totalidad de los costos, es
decir, tanto los directos como los indirectos mencionados antes. Los
costos indirectos se asignan al costo final de acuerdo con algn
mecanismo contable previamente establecido por el departamento de
costos.
Por el sistema de costeo total y dependiendo de las caractersticas de
la empresa, la acumulacin puede hacerse por rdenes de produccin
o por procesos, lo cual a su vez puede llevarse a cabo utilizando
costos histricos o costos estndar.

Sistemas para analizar costos
Estn concebidos con el propsito de presentar los datos sobre costos
de forma que permitan su utilizacin en la evaluacin y toma de
decisiones. El principal sistema para analizar los costos es el
denominado sistema de costeo variable, que separa los costos en dos
categoras, fijos y variables y supone que slo son con costos del
producto los costos variables con lo que los costos fijos deberan ser
considerados como costos del perodo.
Desde finales de los aos 80 un nuevo sistema ha venido capturando
la atencin de los empresarios: el sistema de costeo ABC, por sus
iniciales en Ingls, Activity Based Costing o Costeo Basado en
Actividades, cuyas caractersticas lo hacen apropiado para el anlisis
de los costos indirectos de produccin de bienes y servicios, incluidos
los gastos de administracin y ventas.
Bajo el sistema de costeo tradicional los CIF se distribuyen o asignan
a los diferentes procesos, departamentos o centros de costos lo que
sugiere que los productos van consumiendo costos a medida que van
transitando por los diferentes procesos. Bajo el sistema ABC los
productos no consumen costos sino actividades, siendo las
actividades las que consumen costos. Ejemplos de actividad son la
preparacin de maquinaria, preparacin de rdenes de produccin,
transporte de productos, etc. Las actividades son clasificadas entre
aquellas que agregan y no agregan valor, de forma que al
descomponer el costo del producto por actividades en vez de por
procesos , se pueden detectar posibles ineficiencias que permiten a la
administracin de la empresa enfocar sus esfuerzos en la disminucin
o eliminacin de las actividades no generadoras de valor, logrndose,
por lo tanto, disminuciones en los costos.

Sistemas de costos por rdenes de produccin
Es el sistema recomendado para empresas en las que los elementos
del costo que son absorbidos por cada orden especfica se pueden
controlar sin dificultad. Aplica a actividades como la construccin,
muebles, impresin, aeronaves, produccin de pelculas, maquinaria
especializada y en general cualquier proceso productivo que se base
en pedidos de productos hechos a la medida o nicos.
El documento maestro utilizado en este sistema es la orden de trabajo,
que acumula los diferentes elementos del costo para cada orden o lote
especfico. Generalmente, la orden de trabajo adopta la forma de un
archivo de computadora, dado que en la mayora de los casos la
informacin es grabada en vez de anotada en un documento. Este
documento o archivo se prepara para cada trabajo por separado y
sirve para:
1. Acumular los costos de materiales, mano de obra y CIF
imputables a dicha orden.
2. Calcular el costo unitario, dividiendo los costos totales por el
nmero de unidades producidas.
La orden de trabajo resume la informacin contenida en las
requisiciones de materiales y en las tarjetas de tiempo. Igualmente
muestrea los costos indirectos de fabricacin que se le han asignado
de acuerdo con procedimientos establecidos por el departamento de
contabilidad de costos.
La requisicin de materiales especifica el tipo y cantidad de materiales
que deben salir de la bodega de materias primas, e identifica el trabajo
al cual dichos materiales deben ser cargados. Ello permite no slo el
control del flujo de materiales, sino tambin la contabilizacin de los
costos.
Cuando en la empresa se producen permanentemente lotes de los
mismos productos y se utiliza el sistema de costos por rdenes de
produccin, como podra ser en la confeccin de prendas de vestir de
moda, la requisicin de materiales adquiere la forma de ficha tcnica,
la cual se ha preparado previamente para los diferentes productos.
Esta ficha tcnica es simplemente una hoja de control que muestra el
tipo y cantidad de cada tem de material que se requiere para
completar una unidad de producto.
Las tarjetas de tiempo registran el tiempo que utiliza cada trabajador
directo en cada orden particular. Los cargos por mano de obra que no
pueden ser relacionados directamente con una orden, o que
pudindose relacionar implicara un gran esfuerzo administrativo,
adems de la incurrencia de costos adicionales, se consideran como
CIF.
Para determinar el valor del inventario de productos en proceso al final
del perodo, basta con totalizar los costos que aparecen en las
rdenes de trabajo que no se hayan terminado.
Lo que podra suponerse es un engorroso y costoso sistema de
contabilizacin se convierte en un simple proceso de manejo de
informacin si se recurre a la utilizacin de la tecnologa. Existen
abundantes programas de software para la administracin y control de
la produccin que incluye la contabilizacin de los costos.
Infortunadamente, su costo es alto, lo que lo hace inaccesible a la
mayora de las pequeas empresas.

Asignacin de los costos indirectos de fabricacin (CIF)
El proceso de asignacin de los CIF a las unidades producidas es a
menudo una tarea compleja porque incluyen tanto costos fijos como
variables. En empresas donde la produccin flucta demasiado,
debido principalmente a factores de tipo estacional, los CIF fijos, que
por definicin tienden a permanecer constantes, causan fluctuaciones
en los costos unitarios, evento que afecta ms a aquellas empresas
donde stos representan una proporcin muy alta de los costos
totales.
La asignacin de CIF comienza con la determinacin de una base de
actividad que sea comn para todos los productos o servicios, de
forma que, de acuerdo con dicha base, a cada uno se le asigne una
cantidad considerada apropiada. El problema radica en la
determinacin de la base de actividad ms apropiada.
Histricamente, las bases de actividad ms utilizadas son:
Horas de mano de obra directa (MOD).
Costo de MOD
Horas de mquina
Unidades producidas (cuando la empresa elabora un solo
producto)
La determinacin de la base de actividad, en combinacin con el
monto de los CIF presupuestados, permite el clculo de la tasa
predeterminada, la cual es usada para aplicarlos a las diferentes
ordenes de trabajo.

Costeo por rdenes en empresas de servicios
En este tipo de empresas, tales como firmas de abogados, hospitales,
talleres automotrices, firmas de consultora, estudios de cine, radio y
televisin, entre otras, el sistema de costos por rdenes de produccin
es una excelente alternativa para el control de costos y la
determinacin del precio de los servicios.
En un estudio de televisin por ejemplo, cada programa producido
(crnica, comercial publicitario, telenovela, documental, etc.), es una
orden de produccin que consume materiales directos tales como
vestuario y pelcula; y mano de obra directa representada en actores,
directores y extras. Una parte proporcional de los CIF del estudio se
carga a cada programa con base en el tiempo de cmara, o espacio y
tiempo del estudio que se ocupe, u otra base que se considere
apropiada.




SISTEMA DE COSTOS POR PROCESOS
Este sistema puede ser utilizado en tres tipos de empresas
Industrias de produccin homognea; por ejemplo, ladrillos,
cemento, harina, productos farmacuticos, procesadores de
pollo, etc.
Industrias de ensamble tales como automviles, aviones,
computadoras, prendas de vestir, electrodomsticos, etc.
Empresas de servicio que operen con base en procesos muy
especficos o diferenciados, como son las de servicios pblicos
de energa, telecomunicaciones, gas, agua y recoleccin de
desechos slidos
A diferencia del sistema de costos por rdenes de produccin, bajo
este sistema los costos se acumulan por departamento en vez de serlo
por orden. Dichos costos se asignan por igual a todas las unidades
que pasan por cada departamento durante un perodo determinado.
La acumulacin de costos se presenta en el denominado reporte de
produccin, que muestra, para cada departamento, un resumen de las
unidades que circularon a travs de ste, lo mismo que los costos
unitarios resultantes de la incurrencia de costos en el perodo.

Unidades equivalentes de produccin
Una vez que los materiales, mano de obra y CIF han sido acumulados
en cada departamento, debe determinarse cuntas unidades fueron
producidas, con el fin de poder obtener tanto el valor de los costos
que se trasladan a los otros departamentos como el del inventario final
de producto en proceso que queda al final.
Lo que un departamento produce se tasa en trminos de unidades
equivalentes de produccin. Las unidades equivalentes se pueden
definir como el nmero de unidades que se hubieran producido en un
perodo si todos los departamentos hubieran completado la parte que
les corresponda. Las unidades equivalentes se computan aplicando a
las unidades procesadas la proporcin de terminacin en que se
encuentran.
Por ejemplo, si una empresa termina el perodo con 1.000 unidades de
producto en proceso que se consideran terminadas en un 65%, para
propsito de valoracin del inventario final de productos en proceso,
se dice que hay 650 unidades equivalentes terminadas.

BIBLIOGRAFA:
Garca Serna (2009).Administracin Financiera Fundamentos y Aplicaciones. Cali:
Ed. PRENSA MODERNA IMPRESORES S.A.

ACTIVIDAD SEMANA 6.

Para repasar este tema realizaremos la siguientes afirmaciones,
donde el estudiante debe responder si la falso (F) o verdadero (V)
dependiendo si el enunciado es correcto o incorrecto.

1-En estricto sentido, no debera existir diferencia alguna entre costo y
gasto. ( )

2-Existe una sola clasificacin de los costos de acuerdo con el
propsito del anlisis. ( )

3-Los costos del producto hacen parte de un inventario antes de
confrontar los ingresos. Los costos del periodo confrontan
directamente los ingresos del periodo en el que se incurren. ( )

4-Los costos directos tienen una relacin directa, precisa o claramente
medible con el producto del que hacen parte. ( )

5-Los costos del producto son: materia prima, mano de obra y costos
indirectos de fabricacin. ( )

6-Los costos fijos fluctan en relacin directa con el volumen de
actividad. Los costos variables tienden a permanecer iguales dentro de
un determinado rango de actividad. ( )

7-Los costos mixtos tienen una parte fija y otra variable. ( )

8-Los costos fijos pueden ser obligados o discrecionales. ( )

9-Los costos controlables no suponen poder de decisin sobre ellos.
( )

10-Existen sistemas para contabilizar costos y sistemas para analizar
costos. ( )

11-En el sistema de costeo total el costo del producto incluye
algunos costos, directos e indirectos, variables y fijos. ( )

12-Los sistemas bsicos de contabilizacin de los costos son los de
rdenes de produccin y costos por procesos. ( )

13-Los sistemas menos utilizados para analizar costos son el sistema
de costeo variable y el sistema de costeo basado en actividades
(costeo ABC. ( )

14-El sistema bsico de costos por rdenes de produccin es til en
empresas que operan con base en pedidos de los clientes. ( )

15-La sigla CIF significa costos indirectos de fabricacin. ( )

16-La mano de obra directa se representa con la sigla MOD. ( )

17-En el sistema de costos por procesos los costos se acumulan por
departamentos. ( )

18-El sistema de costos por procesos es til en las empresas de
produccin homognea. ( )