MISION Nuestra misin es brindarle el mejor servicio en gestin integral de digitalizacin y administracin de documentos con la finalidad de gerenciar de manera eficaz los archivos fsicos y documentos digitalizados, Facilitando las actividades "core" de su negocio, agilizando los procedimientos para acceder a la documentacin, optimizando tiempos y reduciendo costos. VISION Ser los lderes en sector de servicios documentales (Digitales y/o Fsicos), utilizando tecnologa de vanguardia al servicio de todos nuestros clientes de pequeas o grandes empresas, brindndoles soluciones que se adapten a sus necesidades Sin dejar de ser una organizacin comprometida con sus empleados y con el desarrollo social y econmico de nuestra nacin.
CIUU 7220 2 Consultores en programas de informtica y suministro de programas de informtica.
ACTIVIDAD PRINCIPAL.
Empresa con ms de 5 aos DE CREACION y que nace por la necesidad del mercado de ser atendidos en su demanda de reduccin de costos operativos y eficiencia en la gestin documental.
El mercado empresarial y gubernamental como consecuencia del crecimiento requieren de una mayor frecuencia y prontitud en la consulta de documentos para una correcta toma de decisiones.
A travs de nuestra solucin sus documentos digitalizados estarn ptimamente organizados lo cual es un gran beneficio para la gestin de su empresa
Ofrecemos servicios de digitalizacin de documentos con los mejores estndares de calidad del mercado, servicios de captura automtica (OCR, ICR, BCR) y manual de datos e indexacin de los mismos sobre cualquier herramienta de administracin documental y cualquier plataforma tecnolgica, con controles de calidad que aseguran a nuestros clientes los ms altos porcentajes de confiabilidad en su informacin y sus imgenes.
Contamos con la vasta experiencia de nuestros directores con ms de 20 aos gestando soluciones de ofimtica, integrando soluciones de diferentes fabricantes. Es as que para la solucin de gestin documental contamos con el software Scan Flow, el mismo que cubre los ms altos estndares de exigencia en software. Para atender las demandas de digitalizacin documental contamos con scanner de alta produccin de las marcas Canon y Kodak.
ORGANIGRAMA
ASAMBLEA GENERAL GERENCIA GENERAL SUB GERENCIA GENERAL PRODUCCION R.R H.H CONTABILIDAD SISTEMAS PLANEAMINENTO RECEPCION PREPARACION DIGITALIZACION CONTROL DE CALIDAD DIGITACION Y GRABACION FEDATACION SOPORTE TECNICO ASISTENCIA SOCIAL TESORERIA
FUNCIONES Y PROCESOS PRINCIPALES
Para poder llevar a cabo las tareas de Produccin de manera eficiente, y cumplir con los objetivos ha sido necesario identificar las actividades y procesos para organizarlos en Sub reas de Produccin cada una con una funcin y objetivo especfico. Las Sub reas son las siguientes:
RECEPCION: rea de destino encargada de recibir los documentos enviados por los Clientes que llegan agrupados en paquetes. El operador del rea tiene como funcin: Contabilizar la cantidad de documentos que tiene cada paquete. Registrar los paquetes en el Sistema de Control. Asignar un nmero de lote a los paquetes, un numero de caja y una ubicacin en los anaqueles de las oficinas del archivo para su uso posterior en el rea de Preparacin
PREPARACION: rea encargada de preparar los documentos que se encuentran en un estado no ptimo para el proceso de digitalizacin, los trabajos que se aplican a cada uno de los documentos son: alizar las puntas dobladas, extraer grapas, corregir enmendaduras, restaurar documentos que se encuentran en mal estado ya sea por estar viejos o rotos.
DIGITALIZACION: rea encargada de procesar la informacin que se encuentra en un soporte fsico como los documentos de papel a un soporte digital ms seguro y , con la intervencin de Equipos Informticos y Procesadores de Imgenes de alta resolucin, con la finalidad de preservar la informacin .
DIGITACION: rea encargada de introducir datos complementarios a la informacin obtenida en el proceso de Digitalizacin, para este proceso se utilizan equipos informticos, programas de digitacin, y personal calificado.
CONTROL DE CALIDAD: rea encargada de dar conformidad al resultado obtenido en el proceso de digitalizacin, comparando los documentos fsicos con los documentos digitales(Imgenes )validando o rechazando segn se ajusten a los parmetros establecidos por las normas de calidad.
FEDATACION: rea que cuenta con especialistas en el campo del Derecho Informtico, cuya funcin es dar Valor Legal a los documentos digitales.
Diagrama de flujo
PRINCIPIO Y PROPIEDADES DE LOS SISTEMAS:
RETROALIMENTACION: se produce en el rea de Digitalizacin, cuando el rea de Control de Calidad, Fedatacin y Control de Calidad de Cliente, observan algn tipo de anomala que es considerada Incidencia, esta Incidencia altera la integridad de la informacin. En este caso Digitalizacin debe reprocesar el documento que ya trabajo con el fin de corregir la anomala, esto toma tiempo ya que retrasa la entrega de las cuotas de produccin ocasionando que se consuman ms recursos de lo normal.
Compara cantidad de documentos Asigna lote a documentos RECEPCION Aliza punta doblada Extrae grapa Restaura documento PREPARACION Escanea documento Recorta imagen Gira imagen Archiva imagen DIGITALIZACION Compara Imagen con documento Aprueba imagen Marca incidencia CONTROL DE CALIDAD Ingresa data Graba informacion DIGITACION Y GRABACION Valida informacion
CONTROL DE CALIDAD compara documento fsico con imagen marca incidencia. enva documento a reproceso
Enva imagen Reproceso
HOMEOSTASIS: se produce cuando el Cliente decide aumentar en nivel de entrega de los Micrograbados.La Gerencia de Produccin como medida de prevencin en caso de situaciones inesperadas como esta, se anticip desde un principio y solicito el apoyo de los Monitores; para pedir compromiso por parte de los Operadores de todas las reas para aumentar de manera eficiente y eficaz la Produccin con la finalidad de sobrepasar la cuota diaria, para que as la Sobreproduccin pase a formar parte de un respaldo en casos como este.
ENTROPIA: debido a los cambios repentinos en los requerimientos de calidad por parte del Cliente, se ha visto afectado el procedimiento de Control de Calidad. Esta situacin ocasiona que los Operadores que cuentan con una informacin predefinida para realizar sus funciones caigan en confusin al no distinguir cual sera el nuevo procedimiento, de cara a una incidencia que an no la conocen y acten como si no se hubiera alterado ningn parmetro en los requerimientos.
NEGUENTROPIA: la situacin anterior se puede revertir con la ayuda de una capacitacin a los Operadores de Control de Calidad, brindndoles informacin nueva que corresponda a los nuevos requerimientos, para que de esta manera pase a formar parte de su procedimiento
EQUIFINALIDAD: se da cuando el rea de Control de Calidad y el rea de Fedatacion tienen el mismo permiso para decidir si una imagen tiene o no una incidencia, al final el resultado ser si la imagen se enva a Reproceso o se aprueba.
Enva a reproceso
Enva imagen
NO
Envia a reproceso
SI
NO SI
FEDATACION CONTROL DE CALIDAD DIGITALIZACION Pasa? DIGITACION Y MICROGRABACION Pasa?
SINERGIA: Consorcio CPD S.A.C es una empresa cuya funcin principal es procesar informacin, digitalizando documentos, cuenta con seis reas funcionales las cuales estn estrechamente relacionadas para cumplir con los objetivos planteados. La relacin de las reas funcionales es de dependencia, ya que salida de informacin UOTPUT, es la entrada INPUT de la otra y si por alguna circunstancia ocurre algn suceso inesperado podra no obtenerse los resultados deseados. COMPONENTES DEL SISTEMA: ORGANIZACIN: Consorcio CPD S.A.C ACTORES: Clientes (Entidades del Estado, Empresas Privadas), Inversionistas, Accionistas, Gerentes, Administrativos, Ingenieros, Tcnicos, Monitores, Operadores, Auxiliares. ELEMENTOS: reas Funcionales, Equipos Informticos, Equipos de Digitalizacin, Sistemas de Seguridad, Documentos (Expedientes, Libros Contables), Control de Personal, Informacin, Imgenes, Soporte Tcnico. RELACIONES: Informa, vende, atiende reclamos. Consorcio CPD S.A.C Cliente
Entrega documentos sin puntas dobladas Sin grapas, sin enmendaduras
Digitalizacin Preparacin
Enva Imgenes TIFF, PNG Control de Calidad Digitalizacin
Enva imgenes sin incidencias Fedatacin Control de Calidad
Enva imgenes con Valor Legal Digitacin/Grabacin Fedatacion
Configura y da mantenimiento a Equipos Digitalizacin Soporte Tcnico
Configura y actualiza aplicaciones. Control de Calidad Sistemas
OBJETIVO: satisfacer el requerimiento de los clientes, entregando un producto de calidad. ENTRADAS: Firma de contrato, Documentos (Expedientes, Libros Contables). SALIDAS: Micrograbacin de Imgenes con Valor Legal. AMBIENTE O ENTORNO: Tecnologas de la Informacin, Derecho Informtico, Fe Publica.
CLASIFICACIN DE LOS SISTEMAS: SISTEMAS COMPLEJOS:
SUPRASISTEMA VS INFRASISTEMAS
CPD PODER JUDICIAL MINISTERIO DE TRABAJO JEFATURAS SUNAT AREAS FUNCIONALES ARCHIVO TEMPORAL
ISOSISTEMA VS HETEROSISTEMA
CLASIFICACION: Segn su relacin con el ambiente: abierto Segn su naturaleza: concreto Segn su origen: artificial Segn el nmero de elementos y relaciones: complejo Segn su cambio en el tiempo: dinmico Segn el tipo de variable que lo definen: continuo Segn su funcionamiento: probabilstico Segn sus tipos de relaciones: jerrquico.
Situacin Problema: Aumento en la Bolsa de Reproceso Definicin: El jefe del rea de Produccin , ha informado a los Monitores y Operadores de todas las reas a travs de una reunin , que el rea de Control de Calidad del Cliente viene encontrando un nmero elevado de anomalas que no han sido detectadas en su oportunidad por los filtros correspondientes al flujo de trabajo ( preparacin digitalizacin , control de calidad ). Es por esta razn que han sido rechazados los lotes enviados en los tres ltimos das de trabajo. Generando una etapa de Reproceso de Imgenes, con el fin de marcar Incidencias no identificadas y levantar aquellas que se consideren infundadas se revisara la totalidad de los lotes, postergando la produccin de las fechas corrientes. Sin embargo luego de iniciada la etapa de reproceso (que incluye a las reas de Control de Calidad y Digitalizacin) de los lotes correspondientes a la primera fecha de envo se detect que hubo un aumento en la bolsa de incidencias en un 20%, estas anomalas correspondan a puntas dobladas de los documentos, manchas de scanner, enmendaduras. Esta situacin prolongo an ms la entrega de los lotes y que sigan ocurriendo rechazos por parte del cliente.
TEMA I: APLICACIN DE LA METODOLOGIA DE SISTEMAS BLANDOS
Situacin Problema: Aumento en la Bolsa de Reproceso Definicin: El jefe del rea de Produccin , ha informado a los Monitores y Operadores de todas las reas a travs de una reunin , que el rea de Control de Calidad del Cliente viene encontrando un nmero elevado de anomalas que no han sido detectadas en su oportunidad por los filtros correspondientes al flujo de trabajo ( preparacin digitalizacin , control de calidad ). Es por esta razn que han sido rechazados los lotes enviados en los tres ltimos das de trabajo. Generando una etapa de Reproceso de Imgenes, con el fin de marcar Incidencias no identificadas y levantar aquellas que se consideren infundadas se revisara la totalidad de los lotes, postergando la produccin de las fechas corrientes. Sin embargo luego de iniciada la etapa de reproceso (que incluye a las reas de Control de Calidad y Digitalizacin) de los lotes correspondientes a la primera fecha de envo se detect que hubo un aumento en la bolsa de incidencias en un 20%, estas anomalas correspondan a puntas dobladas de los documentos, manchas de scanner, enmendaduras. Esta situacin prolongo an ms la entrega de los lotes y que sigan ocurriendo rechazos por parte del cliente.
Estadio 1 Situacin no Estructurada: Aumento en la cuota de produccin, elevando la carga de trabajo. Documentos mal preparados en el rea de Preparacin, documentos con grapas, puntas dobladas, enmendaduras. Digitalizacin y scanner de documentos sin preparacin previa, provoca imgenes con anomalas. Cambios continuos en los parmetros de control de calidad ocasionando confusin en los Operadores, haciendo que decidan ante una situacin siguiendo su propio criterio. Aumento de la bolsa de proceso. Rechazo en el envi de los lotes.
Estadio2 Situacin Estructurada:
Estadio 3 Definicin Raz: sistema de actividades humana llevada a cabo por un Profesional en el campo de la Tecnologa de la Informacin y Control de Calidad, capaz de organizar informacin, evaluando y capacitando a los Operadores y Monitores de todas las reas, con la intencin de nivelar los conocimientos del
Procedimiento de Control de Calidad, y el manejo de los Equipos de Digitalizacin.
CATWDE: Cliente: Operadores de Control de Calidad, Operadores de Digitalizacin, Auxiliares de Archivo, Monitores. Actor: Ingeniero de TI y Control de Calidad. Transformacin: evaluar, capacitar y corregir. Weltanshaunng: reducir la Bolsa de Reproceso, aumentar la Produccin. Dueo: Consorcio CPD S.A.C. Entorno: Equipos Tecnolgicos, Personal Calificado.
Estadio 4 Modelo conceptual:
Conclusiones: la aplicacin de la Metodologa de los Sistemas Blandos dentro del Consorcio CPD S.A.C, permiti identificar de manera ordenada y profunda las situaciones que originan problemas, identificar los elementos y sus relaciones, para luego a buscar una solucin que ayude a superar los obstculos que impiden llegar a los objetivos planificados.