Son libros especiales donde se anotan o registran en forma ordenada, analtica y justificada, las diversas operaciones mercantiles que realiza la empresa en un determinado periodo de tiempo. Los Libros de Contabilidad se pueden considerar como el arma principal para la administracin ya que sirve como entrelazamiento entre los dirigentes de la empresa y las decisiones a tomarse. El empresario al consultar sus libros de contabilidad, determinar diariamente el volumen de su negocio. Entonces la necesidad de recoger las operaciones de un negocio que afectan el valor de su patrimonio de forma escrita, ordenada y unificada es fundamental, porque mediante ellos podemos cumplir con las obligaciones que exige la ley.
IMPORTANCIA DE LOS LIBROS DE CONTABILIDAD:
Los libros de contabilidad son de suma importancia para la vida econmica del pas. Desde el punto de vista jurdico permite registrar las operaciones mercantiles empleando reglas o disposiciones establecidas; en lo econmico en base a los datos que nos proporcionan se podrn realizar proyecciones de acuerdo a una toma de decisiones coherentes; en lo funcional nos conduce a la realizacin de una buena administracin. Su importancia radica en que: a. Permiten el registro y control de los valores que ingresan y salen de la empresa b. Da a conocer el estado financiero y econmico de la empresa hasta un periodo de tiempo determinado. c. Sirve de sustento y prueba de las operaciones mercantiles han sido registradas objetivamente, y en base a ello determinar y comprobar el monto de los tributos a pagar. d. En lneas generales representan la fotografa de los acontecimientos mercantiles de la empresa.
CLASIFICACION DE LOS LIBROS DE CONTABILIDAD
El cdigo de comercio regula los principales aspectos sobre contabilidad. Se clasifican desde el punto de vista legal y tcnico contable. Clasificacin Legal: Libro de Inventarios y Balances Libro Diario Libro Mayor Libro Caja Registro de Ingresos Obligatorios Registro de Ventas (Por Ley) Registro de Compras Planilla de Sueldos y Salarios Transferencia de Acciones Libro de Retenciones Libro de Activos Fijos Actas (Acuerdos de Sociedades y Asociaciones
Libro Caja Chica Libro Bancos Voluntarios Registro Clientes (Potestativos) Registro Proveedores Registro de Almacn Registro Letras por Cobrar LECCIN N 03
LOS LIBROS DE CONTABILIDAD UNIVERSIDAD JOSE CARLOS MARIATEGUI
Pg. 16 Contabilidad General
Registro Letras por Pagar, etc.
Clasificacin Tcnico Contable
Libro Inventario y Balances Principales Libro Diario Libro Mayor Libro Caja
Registro de Ventas Registro de Compras Registro de Letras por Cobrar Registro de Letras por Pagar Auxiliares Planilla de Sueldos y Salarios Libro de Importaciones Libro de Exportaciones Libro bancos Registro de Caja Chica, etc.
PERSONAS OBLIGADAS A LLEVAR LIBROS DE CONTABILIDAD
De acuerdo a la Ley de Profesionalizacin del Contador, los comerciantes con intervencin de un Contador Pblico Colegiado sern los que supervisen y rubriquen los libros de contabilidad segn sea el caso, algunos libros o en forma completa. La SUNAT, como administradora de tributos podr exigir al contribuyente el registro de sus ingresos y operaciones en libros especiales a fin de asegurar la verificacin de su situacin impositiva. Los contribuyentes del impuesto a la renta podrn mantener la documentacin sustentatoria e informacin relativa a sus operaciones contables bajo sistema de microfilmado en la forma, plazo y condiciones que establezca la SUNAT. De acuerdo al Artculo 65 de la Ley del Impuesto a la Renta estn obligados a llevar contabilidad las personas indicadas en el cuadro de siguiente, segn rgimen tributario a que pertenecen.
Cabe mencionar que los ingresos brutos anuales se refiere al ejercicio gravable anterior y la Unidad Impositiva Tributaria (UIT) al presente. Pero si una empresa inicia sus actividades en el 2004, por ejemplo deber considerar sus Ingresos Brutos y la UIT correspondiente al mismo ao 2004.
LIBROS DE CONTABILIDAD
CATEGORA RENTA SUJETOS OBLIGADOS LIBROS QUE DEBEN LLEVAR TERCERA
A. Personas Jurdicas B. Personas Naturales Sucesiones Indivisas Asociaciones en participacin Sociedades de Hecho Joint Ventures Consorcios Comunidad de Bienes Hasta 100 UIT de Ingresos Brutos Anuales
Ms de 100 UIT de Ingresos Brutos Anuales
C. Rgimen Especial Personas Naturales y Jurdicas que realicen actividades de Contabilidad Completa
Inventarios y Balances Ingresos y Gastos Registro de Compras Registro de Ventas Libro de Retenciones Planillas de Pago
Contabilidad Completa
Registro de Compras UNIVERSIDAD JOSE CARLOS MARIATEGUI
Contabilidad General Pg. 17
Extraccin, Manufactura y Comercializacin, Produccin de Bienes y Venta de Servicios.
D. Rgimen nico Simplificado
Registro de Ventas Planilla de Pagos
Planilla de Pagos
CUARTA A. Personas Naturales Libro de Ingresos
Es necesario precisar que la Unidad Impositiva Tributaria es un valor de referencia que puede ser utilizado en las normas tributarias para determinar las bases imponibles, deducciones, limites de afectacin y dems aspectos de los tributos que consideren convenientes las personas interesadas.
LA TRIBUTACIN Y LOS LIBROS DE CONTABILIDAD:
Con la finalidad de cumplir con las obligaciones del impuesto a la renta se han creado regmenes y categoras tributarias, como los de 3ra y 4ta., quienes tienen relacin con los libros de contabilidad.
a. Rgimen General: Involucra a todas aquellas personas jurdicas o naturales, preceptoras de rentas de tercera categora obligadas a cumplir con el impuesto a la renta en base a la tasa del 30% sobre las utilidades operativas de la empresa.
b. Rgimen Especial de Impuesto a la Renta RER: Es un rgimen de cumplimiento voluntario que obliga a los contribuyentes que generan rentas de 3ra categora a cumplir con el impuesto a la renta teniendo en cuenta que sus ingresos brutos anuales no sean mayores al lmite establecido por la SUNAT.
c. Rgimen nico Simplificado RUS: Es un rgimen que simplifica el pago de los impuesto de aquellos contribuyentes de menores ingresos o sustituye al IGV y al Impuesto a la Renta.
d. Impuesto a la Renta de 4ta categora: Se refiere a aquellos preceptores de rentas que laboran en forma independiente como: abogados, mdicos, ingenieros, etc.
Los regmenes tributarios antes sealados permiten una mejor accin por parte del Estado, teniendo a los registros contables como su mejor aliado.
En el campo tributario, una de las obligaciones formales ms importantes es la de llevar registros contables. De ello depende que la administracin tributaria tenga una informacin adecuada sobre la marcha de los negocios, las operaciones o las actividades del contribuyente. 1
La administracin tributaria ha tratado de simplificar la obligacin de los tributos, es por ello que los libros de contabilidad exigidos varan segn la naturaleza de las personas (natural o jurdica), la categora de renta que generan y el nivel de ingresos que perciben. La SUNAT en su funcin fiscalizadora de las obligaciones tributarias exige a los deudores tributarios la exhibicin de los libros y registros contables sustentatorios, a fin de que se cumpla con los dispositivos tributarios vigentes.
LOS LIBROS DE CONTABILIDAD Y LAS OBLIGACIONES ADMINISTRATIVAS
De acuerdo al Artculo 87 del Cdigo Tributario, los deudores tributarios estn obligados a facilitar las labores de fiscalizacin y determinacin que realice la Administracin Tributaria y en especial debern:
1 Superintendencia Nacional Tributaria, Revista Tributaria No 45, Octubre 1994, Lima, pg. 3 UNIVERSIDAD JOSE CARLOS MARIATEGUI
Pg. 18 Contabilidad General
a. Llevar los libros de contabilidad u otros libros y registros exigidos por las leyes y reglamentos. Dichos registros contables deben ser registrados en castellano y expresados en moneda nacional. b. Los libros registrados en moneda extranjera debern sujetarse a la forma y condiciones que establezca la Administracin Tributaria. El pago de tributos se realizar en moneda nacional al tipo de cambio y venta correspondiente a la cotizacin de oferta y demanda que publique la Superintendencia de Banca y Seguros en la fecha que se efecte el pago. c. Conservar los libros y registros, sean estos llevados en sistema manual o mecanizado.
LEGALIZACIN DE LOS LIBROS DE CONTABILIDAD
Los libros de contabilidad deben ser legalizados debidamente, ante Notario Pblico o Juez de Paz Letrado. La legalizacin consiste en un constancia puesta en la primera hoja del libro o primera hoja suelta con indicacin del nmero de folios de que consta y si est llevada en forma simple o doble; sello y firma del Notario Pblico o Juez de Paz Letrado. Todos los folios llevarn sello notarial. 2
A qu se denomina folio? Se denomina folio a la numeracin correlativa de cada una de las pginas de los libros de contabilidad. Existen dos clases de foliacin:
Foliacin Simple: Cada registro tiene su propia numeracin y van de uno en uno. Ejemplo 1, 2, 3, 4, etc. Foliacin Doble: La numeracin correlativa de las pginas van de dos en dos. Ejemplo: 1-1, 2-2, 3-3, etc.
Los folios principales deben ser legalizados obligatoriamente. Los registros auxiliares sirven de control interno y son potestativos se usan de acuerdo a la caracterstica de cada empresa, no necesitan ser legalizados. Al legalizar los libros contables se abonarn los derechos notariales ms el Impuesto General a las Ventas respectivo.
De acuerdo con la Ley de Profesionalizacin del Contador, para iniciar el Registro de las Operaciones, es necesario que el Notario o Juez de Paz Letrado certifique la legalizacin de los Libros Contables. Si se desea legalizar un segundo libro u hojas sueltas es necesario acreditar haber concluido el anterior o demostrar en forma fehaciente su prdida.
El tiempo que deben conservarse los libros ser mientras el tributo no est prescrito, referente al atraso mximo que deben tener los Registros de Ventas y Compras en cuanto a su registro, ste deber ser de 10 das hbiles siguientes a la emisin del comprobante de pago respectivo.
EL PROCESO CONTABLE: SECUENCIA DE LOS HECHOS REGISTRADOS:
Todo proceso contable, tiene un sistema de integracin, donde se entrelazan todos los libros de contabilidad sean estos principales o auxiliares. Estos libros o instrumentos materiales estn conexionados o unidos mutuamente siguiendo una secuencia lgica de acuerdo a sus funciones que cada uno de ellos tiene.
A medida que los hechos se producen, se van registrando en los Libros de Contabilidad los elementos contables segn las caractersticas patrimoniales que han intervenido en ellos como son causa y efecto. La secuencia cronolgica que todo proceso contable sigue, se basa en el siguiente esquema:
2 Revista El Asesor No 02, Febrero 1996, Lima, pg 26 UNIVERSIDAD JOSE CARLOS MARIATEGUI
Contabilidad General Pg. 19
LIBROS DE CONTABILIDAD
Los libros principales como: Libro de Inventarios y Balances, Libro Diario y Libro Mayor representan la columna vertebral de todo sistema contable. Los auxiliares como Registro de Compras, Ventas, Caja, etc., sirven de complemento al proceso contable segn la importancia o potestad que se les de en la empresa. La hoja de trabajo representa la hoja de enlace entre los libros contables y los estados financieros. Los Estados Financieros nos demuestran el resumen general de todo ejercicio contable, en ellos se reflejan si la empresa obtuvo prdidas o ganancias y en que condiciones patrimoniales se encuentra. Todo proceso contable se basa en un periodo econmico de tiempo determinado, el cual se inicia el 1 de enero de cada ao, con la apertura del Libro de Inventarios y Balances y termina el 31 de diciembre del mismo ao, con la formulacin de los Estados Financieros.
LAS INFRACCIONES Y LOS LIBROS CONTABLES:
El Artculo 175 del Cdigo Tributario especifica las infracciones relacionadas con la obligacin de llevar libros y registros contables:
Omitir llevar libros o registros contables exigidos por las leyes y reglamentos en la forma y condiciones establecidas por las normas correspondientes. Omitir registrar ingresos, rentas, patrimonio, bienes, ventas o actos grabados o registrados por montos inferiores. Usar comprobantes o documentos falsos, adulterados, para respaldar las anotaciones en los libros de contabilidad y otros registros contables. Llevar con atraso mayor al permitido por las normas vigentes los libros de contabilidad y otros registros contables. No llevar en castellano o en moneda nacional los libros de contabilidad, y otros registros contables excepto para los contribuyentes autorizados a llevar contabilidad en moneda extranjera. No conservar durante el plazo establecido por las leyes y reglamentos los libros, registros, copias de comprobantes de pago u otros documentos, as como, los sistemas programas computarizados de contabilidad, los soportes magnticos o los micro archivos.
LIBROS DE CONTABILIDAD Y LOS METODOS CONTABLES:
LIBRO DE INVENTARIOS Y BALANCES LIBRO DIARIO LIBRO MAYOR HOJA DE TRABAJO REGISTRO DE COMPRAS REGISTRO DE VENTAS LIBRO CAJA
OTROS BALANCE GENERAL ESTADO DE GANANCIAS Y PERDIDAS ESTADO DEL PATRIMONIO NETO ESTADO DE FLUJOS EN EFECTIVO HOJA DE ENLACE O COMPROBACION ESTADOS FINANCIEROS UNIVERSIDAD JOSE CARLOS MARIATEGUI
Pg. 20 Contabilidad General
Mtodo Monista: Permite el registro en los libros contables de las cuentas relacionadas con la Contabilidad Financiera o General como son: Activo, Pasivo y Patrimonio (clase 1 a 5), Cuentas de Gestin (clases 6 y 7) y las cuentas intermediarias de gestin (clase 8), junto con las cuentas de la Contabilidad Analtica de Explotacin o de Costos (Clase 9).
Al registrar las operaciones mercantiles se utiliza un solo juego de libros para las contabilidades financiera o analtica, cuya relacin se efecta a travs de la cuenta Cargas imputables a cuentas de costos (cuenta 79) lo que da como resultado el registro de los asientos por naturaleza y destino.
Mtodo Dualista: Consiste en emplear 2 juegos de libros: uno para el registro de las cuentas de la contabilidad financiera y otro para el registro de las cuentas de la contabilidad analtica de explotacin.
CLASIFICACION DE LIBROS DE CONTABILIDAD
1. LIBRO DE INVENTARIOS Y BALANCES
ESTRUCTURA ECONOMICA Y FINANCIERA DE UNA EMPRESA
Para lograr los fines propuestos la empresa necesita bienes materiales los cuales deben ser obtenidos a travs del financiamiento de los dueos o de terceras personas. Los bienes materiales estn determinados por los bienes y derechos que tiene la empresa y ello se adquiere mediante el financiamiento que se obtuvo de terceras personas como son: proveedores, acreedores, etc., o por parte de los mismos propietarios ya sea dinero en efectivo, bienes materiales o beneficios obtenidos.
ESTRUCTURA ECONOMICA ESTRUCTURA FINANCIERA FINANCIACION DE TERCEROS MEDIOS MATERIALES FINANCIACION PROPIA (DUEOS)
La estructura financiera es la base que da lugar a la estructura econmica.
La estructura econmica representa a los bienes materiales que la empresa tiene por lo tanto se le conoce como Activo y la estructura financiera representa el financiamiento que obtuvo de terceras personas, o dueos es decir lo que debe la empresa, por lo tanto se le conoce como Pasivo y Patrimonio.
Entonces el nuevo esquema estructural quedara de la siguiente forma:
ESTRUCTURA ECONOMICA ESTRUCTURA FINANCIERA PASIVO Obligaciones con terceros ACTIVO Conjunto de bienes y derechos PATRIMONIO Obligaciones con los dueos
De lo anterior se desprende que estructura econmica es igual a la estructura financiera, dicho de otra manera:
Activo = Pasivo + Patrimonio
De esta forma se cumple con el principio de la dualidad econmica y financiera: toda operacin o hecho tiene una doble afectacin ya sea en el activo, pasivo y patrimonio.
EL INVENTARIO EN LOS NEGOCIOS
UNIVERSIDAD JOSE CARLOS MARIATEGUI
Contabilidad General Pg. 21
El inventario viene a ser el recuento de lo que se tiene y delo que se debe. Es la relacin detallada y pormenorizada de los bienes y derechos as como las obligaciones y deudas que tiene la empresa.
El valor monetario de un inventario est determinado por el conteo y ste se realiza al inicio o al final de un periodo econmico. El objetivo que persigue todo inventario es controlar la veracidad de los datos contables, de forma que pueda establecerse la correcta situacin patrimonial, segn el tiempo que sea factible y cuantificar el resultado obtenido durante el ejercicio econmico.
NECESIDAD DE UN INVENTARIO
Bien sabemos que la contabilidad mide la actividad econmica y las variaciones que se producen en el patrimonio durante un cierto periodo de tiempo. Valorar el patrimonio significa poder analizar las relaciones que se tiene con terceras personas o socios. Todo inventario o recuento debe de estar expresado en unidades fsicas y monetarias, de acuerdo a ello el negocio que uno posee podr ser valorado patrimonialmente es decir al finalizar un determinado periodo de tiempo, se conocer si se perdi o gan, de acuerdo a los bienes, derechos y obligaciones y como variaron estos cuantitativamente.
REQUISITOS FUNDAMENTALES DE TODO INVENTARIO
La fijacin o designacin de los elementos patrimoniales o inventarios. Descripcin de los mismos. Una vez que se conozcan los elementos patrimoniales, hay que reunirlos en grupos que sean homogneos en un sentido econmico. Valoracin de los elementos patrimoniales.
CONCEPTO
Es el primer Libro de Contabilidad, con l se inicia el registro de todo proceso contable por lo tanto: Es un libro obligatorio y principal de foliacin simple, en el cual se registran todos los bienes y valores, deudas u obligaciones que posee y contrae una empresa natural o jurdica.
Refleja el estado de situacin financiera referente al activo, pasivo y patrimonio de todo negocio. Sirve de base para la toma de decisiones en el campo administrativo tomando en cuenta lo que tiene o debe la empresa. Este libro nos da a conocer la situacin patrimonial del negocio una vez finalizado el ejercicio econmico.
ASPECTO LEGAL:
De acuerdo al cdigo de comercio todo comerciante empezar sus operaciones con el inventario inicial el cual contendr:
a. Relacin exacta del dinero, bienes y valores de toda clase, apreciados en su valor real, constituyendo de esta forma el Activo. b. Relacin exacta de todas las deudas y obligaciones contradas, constituyendo de esta forma el Pasivo. c. Se fijar la diferencia entre el Activo y Pasivo dando como resultado el Patrimonio.
Es obligatorio para toda persona jurdica, as como para algunas personas naturales, segn los ingresos brutos medidos en unidades impositivas tributarias (UIT) tal como lo establece el Artculo 65 del Impuesto a la Renta. Este libro debe ser legalizado ante un Notario Pblico o Juez de Paz Letrado.
CLASES DE INVENTARIOS
Los inventarios son fsicos y monetarios. Los primeros se obtienen en base al recuento de bienes o valores que se realiza al inicio o al final de cada periodo. Los segundos son los valores monetarios expresados en moneda nacional o extranjera segn sea el caso: UNIVERSIDAD JOSE CARLOS MARIATEGUI
Pg. 22 Contabilidad General
A. Inventario Inicial o de Apertura: Es el que prepara la empresa al iniciar el periodo contable econmico para conocer el estado de situacin de los mismos. Se realza al inicio de las operaciones de la empresa.
B. Inventario de Cierre: Es el registro que se hace despus de un periodo determinado con el fin de conocer el estado patrimonial del comerciante o empresa y conocer la utilidad o prdida obtenida. Puede realizarse cada fin de mes o al final del ao.
C. Inventario de Situacin: Se efecta en cualquier poca del ao, segn lo determinen en ese momento los dueos motivados por la fusin, transformacin o liquidacin de la empresa. Supongamos que un comerciante desea realizar un inventario al final de su ejercicio econmico, fijndose el 31 de diciembre, Tendra que determinar el dinero que posee en Bancos o en Caja de la empresa, el valor del edificio si es propio, as como acciones que posiblemente tenga, etc. As tambin deber especificar las deudas que contrajo con terceras personas o el dinero que aport para la formacin de la empresa. Pues bien si personificamos a la empresa como un ente econmico separado de los dueos, llegaremos a la conclusin, que el comerciante determinar el resultado patrimonial de su empresa una vez terminado su inventario, el que debe tener la igualdad expresada siguiente:
Todo lo que tiene la Empresa = a todo lo que debe la Empresa
PARTES QUE COMPRENDE EL LIBRO DE NVENTARIOS Y BALANCES:
Lo explicamos en base a los siguientes cuadros sinpticos:
I ACTIVO (Lo que posee la Empresa) A. INVENTARIO II PASIVO (Lo que debe la Empresa) III RESUMEN (Activo Pasivo = Patrimonio)
Relacin entre las cuentas del Activo B. BALANCE DE y las cuentas de Pasivo Patrimonio, dando como resultado una igualdad.
FASES SECUENCIALES DE UN INVENTARIO
Como dijimos el Inventario es el recuento de los bienes, derechos y obligaciones que tiene un negocio. El recuento fsico monetario debe ser registrado en el activo, pasivo y patrimonio, segn sea el caso. Antes de dar a conocer el rayado o modelo de un inventario, primeramente desarrollaremos las fases del mismo con son: el Activo, Pasivo y Resumen.
I. ACTIVO:
En efecto la palabra activo significa el conjunto de bienes y derechos con valor econmico que una empresa posee. Cmo nace el Activo? Lo explicaremos mediante un ejemplo.
El seor Julio Velarde desea formar una empresa, para ello cuenta con un capital de 20000 soles, despus de efectuar los trmites de ley le pone como nombre Velarde S.R.Ltda..
Con los 20000 soles realiza las siguiente operaciones.
1. Deposita dinero en cuenta corriente del Banco Sur S/. 3 000 2. Compra Mercaderas por 1 500 3. Compra un inmueble para la venta de sus productos por 12 500 4. Compra una camioneta para el traslado de productos por 3 000 TOTAL 20 000 UNIVERSIDAD JOSE CARLOS MARIATEGUI
Contabilidad General Pg. 23
Pues bien diremos entonces que la empresa Velarde S.R.Ltda. posee:
Dinero en cuenta corriente del Banco Sur, el cual toma como nombre, Activo disponible. Mercaderas, considerndosele como un activo realizable. Un inmueble y una camioneta a los cuales se les considera activos fijos.
Analizando la naturaleza de estos elementos podemos observar que todos tienen relacin: el dinero disponible en cuenta corriente, el cual servir para cualquier ocasin, ya sea para pagar sueldos, comprar mercaderas, pagar servicios, etc., el inmuebles y la camioneta sirven para ofrecer y transportar la mercadera que es la razn de ser todo negocio.
Los 2 ltimos, son elementos que se encuentran en la empresa de una manera permanente, no varan continuamente de ah su nombre de Activos Fijos; la mercadera es un activo realizable que puede transformarse en disponible al venderse y el dinero depositado en cuenta corriente puede convertirse en realizable al comprar mercaderas. Estos 2 ltimos, varan continuamente su movimiento, los cuales permitirn un resultado econmico favorable o desfavorable.
Todas las acciones mercantiles son registradas en las cuentas que establece el Plan Contable General Revisado (PCGR) tales como: Activo Corriente Clase 1 Clase 2
Activo no Corriente Clase 3
II. PASIVO:
Se llama as a la relacin detallada de todas aquellas cuentas que representan deudas u obligaciones que toda empresa tiene con terceras personas. El pasivo representa la fuente de donde se obtienen los fondos necesario para adquirir los bienes y valores del activo. As tenemos que el pasivo est integrado por toda la clase 4 del Plan Contable General Revisado como son:
Deudas que se tiene con los proveedores. Crditos o prstamos obtenidos de los bancos. Deudas que se tiene a los trabajadores. Obligaciones que se tiene con el Estado en forma de impuesto, etc.
Como se ve, estos elementos tienen mucho en comn, sus deudas son dinero que no pertenecen a la empresa, son fondos ajenos, son obligaciones que deben reponerse, es decir deudas contradas que exigen su devolucin. En otras palabras podemos decir que el Pasivo es lo que debe la empresa.
As tenemos por ejemplo, si la empresa Velarde S.R.Ltda.. se presta dinero del Banco Continental por un valor de S/. 3 000 con el cual compra mercadera por un valor de S/. 2 000, significa que ahora la empresa posee S/. 3 000 ms en mercadera y debe S/. 3 000 a terceras personas en este caso al Banco Continental. Diremos entonces que los S/. 3 000 soles de mercaderas representan al activo de la empresa y los S/. 3 000 de prstamo, el pasivo disponible de la misma. Segn el Plan Contable General Revisado, el pasivo esa conformado por las cuentas de la clase 4.
III. RESUMEN:
Viene a ser el resultado entre el Activo y el Pasivo:
As tenemos: Activo Pasivo = Patrimonio UNIVERSIDAD JOSE CARLOS MARIATEGUI
Qu es el Patrimonio? Pues bien ahora conceptual izaremos lo que significa el patrimonio. Como se ha podido apreciar en la ecuacin:
Activo Pasivo = Patrimonio
Se reemplaz la palabra Capital (como muchos autores lo nombran) por el de patrimonio en vista de que el PCGR al Capital lo considera como una cuenta principal del Patrimonio, en otras palabras el Patrimonio es el todo y el Capital la parte. El Capital representa el conjunto de valores mensurables en dinero u objetos de que se dispone para dar inicio a las operaciones de la empresa, por consiguiente:
EL PATRIMONIO: Est representada por rodos los derechos y obligaciones que toda actividad econmica adquiere. Est conformado en s por el conjunto de bienes econmicos materiales e inmateriales pertenecientes a una unidad econmica.
Algunos autores consideran al Capital igual que al Patrimonio, aqu lo tenemos que tratar desde un punto de vista econmico, el cual hace que ambos trminos sean diferentes.
El Patrimonio de la empresa entraa pues, en trminos contables, un conjunto productivo que podemos describir atendiendo a su significado instrumental o genuinamente econmico (ACTIVO) o atendiendo al origen de los valores, es decir, las fuentes de financiamiento u obligaciones (PASIVO).
El patrimonio viene a representar la deuda u obligaciones que la empresa contrae con los dueos del capital. De lo descrito podemos determinar que:
= +
Por lo tanto llegaremos a la conclusin que:
= +
De hecho puede parecer una anomala que el patrimonio figure como lo que debe la empresa, pero sta impresin desaparece si se examina la cuestin detenidamente. En efecto la cuenta capital representa a la persona que puso el capital en la empresa, por lo tanto la cuenta capital se convierte en acreedor y la empresa en s en deudora, por ello que contablemente es preciso separar la personalidad del dueo y la personalidad de la empresa considerndolos conceptos distintos. Como sea que un inventario es inventario de la empresa y no de los dueos, por tanto la cuenta capital debe figurar como deuda de la empresa hacia sus dueos.
Si tomamos en cuenta la empresa Velarde S.R.Ltda., anteriormente tratada, diremos que el dinero que el seor Velarde aport a la empresa se considera como Capital, es decir, que la empresa Velarde S.R.Ltda. le debe al Seor Velarde S/. 20 000 soles a pesar de que este ltimo es el gestor o propietario del negocio.
ACTIVO PASIVO PATRIMONIO (CAPITAL)
Lo que posee la Empresa Lo que debe la Empresa a terceros Lo que debe la Empresa a los dueos del capital UNIVERSIDAD JOSE CARLOS MARIATEGUI
Contabilidad General Pg. 25
El Inventario final de la Empresa Velarde S.R.Ltda. tomando en cuenta el Activo, Pasivo y Resumen seran: I. Activo : Dinero en Cuenta Corriente 3,000 Mercadera 4,500 3
Inmuebles 12,500 Camioneta 3,000 TOTAL ACTIVO 23,000 II. Pasivo : Deuda contrada con el Banco Continental 3,000 TOTAL PASIVO 3,000
III. Resumen : Activo 23,000 ( - ) Pasivo 3,000 Patrimonio (Capital) 20,000 Segn el caso se tiene un patrimonio positivo de 20,000 Por consiguiente la ecuacin quedara as: Activo = Pasivo + Patrimonio (Capital) 23 000 = 3 000 + 20 000
BALANCE DE INVENTARIO
Viene a ser el resultado del inventario referente a las cuentas del activo, pasivo y patrimonio las que deben tener una igualdad o estas balanceadas, tal como se demostrar posteriormente en la parte prctica:
CLASIFICACION DEL PATRIMONIO:
De acuerdo a las ecuaciones descritas anteriormente podemos clasificar el patrimonio en: A. Patrimonio Positivo: Cuando el activo es mayor que el pasivo. Activo Pasivo = Patrimonio 100 40 = 60
B. Patrimonio Negativo: Cuando el activo es menor que el pasivo. Activo Pasivo = Patrimonio 70 80 = -10
C. Patrimonio Nulo: Cuando el activo es igual que el pasivo. Activo Pasivo = Patrimonio
RAYADO DEL LIBRO DE INVENTARIO Y BALANCES:
El rayado para el registro contable del libro de Inventarios y Balances es el siguiente: 1
2
3
4
5
6
7
Para el inventario:
1. Se anota el ttulo y la fecha. Puede decir: Inventario Inicial al 1 de Enero de 2004 2. Se anota el cdigo de la cuenta a nivel de 2 dgitos.
3 La mercadera est compuesta de la siguiente forma: S/.1,500.00 pertenecen al capitalista que aport S/. 20,000.00 y S/. 3,000.00 al banco Continental que la empresa se prest, con los cuales compr S/.3,000.00 en mercadera lo que hace un total de S/. 4,500.00. UNIVERSIDAD JOSE CARLOS MARIATEGUI
Pg. 26 Contabilidad General
3. Se anota el sub-cdigo de las subcuentas a nivel de 3 dgitos. 4. Se anota el nombre de las cuentas y subcuentas correspondiente al Activo, Pasivo, as como tambin las cantidades fsicas. 5. Llamada columna falsa sirve para anotar los precios o valores unitarios. 6. Llamada columna auxiliar destinada al registro de importes parciales de las subcuentas. As como el resumen correspondiente. 7. Columna que sirve para anotar los valores totales correspondientes a cada cuenta. Tambin se anota el valor total del Activo y Pasivo.
Para el Balance del Inventario:
1. Se anota el ttulo y la fecha, puede decir: Balance de Inventario al 1 de Enero del 2003. 2. Se anota el cdigo de las cuentas correspondientes al Activo, Pasivo y Patrimonio. 3. Se anota el sub-cdigo de las sub-cuentas correspondientes a cada cuenta. 4. Se anota el nombre de las cuentas y sub-cuentas correspondientes al Activo, Pasivo y Patrimonio. 5. Se anota el importe de las sub-cuentas. 6. Columna del Debe. Se coloca el importe de las cuentas del Activo. 7. Columna del Haber. Se coloca el importe de las cuentas del Pasivo y Capital (Patrimonio). Nota: Ambas columnas del Debe y Haber deben tener una igualdad.
EJERCICIO PRACTICO 1
La empresa los Arces S.A. inicia sus operaciones comerciales el 1 de Enero del 2003 con los siguientes valores: 1. Posee dinero en efectivo en caja por 600.00 2. Posee en cuenta corriente del Banco Sur 400.00 3. Tienen letras por cobrar a Carsa por 500.00 4. Posee mercaderas por 700.00 5. Posee un inmueble valorizado en 1 000.00 6. Debe facturas a Rios S.A por 500.00 7. Debe letras a la Empresa El Sol S.A. por 800.00 8. Debe un pagar al Banco Continental por 300.00 Tomando como referencia las cuentas del Plan Contable General Revisado procedemos a elaborar: El Inventario Inicial, y El Balance de Inventario.
EMPRESA LOS ARCES S.A.
Inventario Inicial al 1 de Enero del 2003
10
12
20
33
42
10 1 10 4
12 3
20 1
33 2 I ACTIVO Caja y bancos Caja Cuentas Corrientes 104.1 Banco del Sur Clientes Letras o efectos por cobrar Mercaderas Almacn Inmuebles Maquinaria y Equipo Edificios y otras construcciones Total Activo II PASIVO Proveedores Facturas por pagar Letras (o efectos) por pagar 400
600 400
500
700
1000
500 800
1000
500
700
1000 ________ 3200
1300
UNIVERSIDAD JOSE CARLOS MARIATEGUI
Contabilidad General Pg. 27
46
50
42 1 42 3
46 1 Cuentas por Pagar diversas Prstamos de terceros 4611 Pagar Banco Continental
Total Pasivo III RESUMEN Total Activo Total Pasivo Patrimonio (Capital)
Moquegua, 1 de Enero del 2003. GERENTE CONTADOR 300
300
3200 1600 1600 300 ________ _ 1600
Balance de Inventario al 1 de Enero del 2003
10
12
20
33
42
46
50
10 1 10 4
12 3
20 1
33 2
42 1 42 3
46 1
50 1
Caja y bancos Caja Cuentas Corrientes 104.1 Banco del Sur Clientes Letras o efectos por cobrar Mercaderas Almacn Inmuebles Maquinaria y Equipo Edificios y otras construcciones Proveedores Facturas por pagar Letras (o efectos) por pagar Cuentas por Pagar diversas Prstamos de terceros Capital Capital Social
Moquegua, 1 de Enero del 2003. GERENTE CONTADOR 600 400 500 700 1000 500 800 300 1600
1000.00
500.00
700.00
1000.00
3200.00 1300.00 300.00 1600.00 3200.00
EJERCICIO PRACTICO No 2
La Empresa Los Arces S.A. luego de operar el ao 2004, obtiene el siguiente resultado: Posee dinero en efectivo Posee dinero en cuenta corriente del Banco Crdito Posee letras por cobrar por Posee mercadera por Posee un edificio por Tiene facturas por pagar por Tiene letras por pagar por Nota: El capital permanece inalterable por 1 600; realice el Inventario Final y Balance de Inventario.
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Pg. 28 Contabilidad General
Inventario Final al 31 de Diciembre del 2004
10
12
20
33
42
50 59
10 1 10 4
12 3
20 1
33 2
42 1 42 3
I ACTIVO Caja y bancos Caja Cuentas Corrientes 104.1 Banco Crdito Clientes Letras o efectos por cobrar Mercaderas Almacn Inmuebles Maquinaria y Equipo Edificios y otras construcciones Total Activo
II PASIVO Proveedores Facturas por pagar Letras (o efectos) por pagar Total Pasivo III RESUMEN Total Activo Total Pasivo Patrimonio - Capital - Resultados Acumulados Moquegua, 31 de Diciembre del 2004. GERENTE CONTADOR 200 1600 1400
300 200
1000
1200
1200
400 500
3900 900 3000
500
1000
1200
1200 ________ _ 3900
900
________ _ 900
Balance de Inventario Final al 31 de Diciembre del 2004
10
12
20
33
42
50
59
10 1 10 4
12 3
20 1
33 2
42 1 42 3
50 1
59 1
Caja y bancos Caja Cuentas Corrientes 104.1 Banco del Sur Clientes Letras o efectos por cobrar Mercaderas Almacn Inmuebles Maquinaria y Equipo Edificios y otras construcciones Proveedores Facturas por pagar Letras (o efectos) por pagar Capital Capital Social Resultados Acumulados Utilidades no distribuidas
Moquegua, 31 de Diciembre del 2004. GERENTE CONTADOR 300 200 1000 1200 1200 400 500 1600 1400
500
1000
1200
1200
3200
900
1600
1400
3200
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Contabilidad General Pg. 29
2. LIBRO DIARIO
CONCEPTO:
Se puede considerar al libro diario como la columna vertebral de todo sistema contable, alrededor de l giran los diversos registros auxiliares, teniendo luego como punto final su centralizacin en el libro mismo.
El objeto principal de este libro es resumir en uno solo las anotaciones de todas las operaciones efectuadas diariamente con la finalidad de trasladar dicha informacin a otro libro llamado MAYOR. Por lo tanto podemos decir que:
EL LIBRO DIARIO : Es un libro obligatorio y principal de foliacin simple en el que se anotan todas las operaciones mercantiles que efecta la empresa da por da y en forma cronolgica.
En el Libro Diario se puede constatar los cambios patrimoniales que tiene la empresa en determinados periodos de tiempo, segn como decidan, los que la dirigen:
De acuerdo al Cdigo de Comercio se debe llevar un diario nico, pero muchas empresas por la complejidad que se presenta en el registro contable, la magnitud y volumen de las transacciones comerciales, se ven obligados a utilizar registros contables auxiliares (registro de compras, ventas, etc.) de los cuales se obtienen resmenes generales que debern ser centralizados en el Libro Diario, teniendo en cuenta las cuentas deudoras y acreedoras.
El Libro Diario representa as el ms utilizado por disposicin diaria, Las operaciones contables son anotadas segn sea ingreso o salida para la empresa es decir contablemente como cargos o como abonos tal como veremos posteriormente al estudiar el asiento.
En sus folios destacan los hechos econmicos a medida que stos se van produciendo tratando de drseles una interpretacin conforme ocurren los mismos.
Las anotaciones en el Libro Diario tiene significacin o sentido matemtico, en efecto stas se hacen por medio de una equivalencia es decir que en toda operacin debe existir una o varias cuentas deudoras y una o varias cuentas acreedoras tal como se vio al estudiar la partida doble.
En lneas generales podemos decir entonces que el Diario es un libro de entrada original en el que se anotan siguiendo un riguroso orden de fechas todas las operaciones mercantiles realizadas da a da por la empresa.
REGIMEN LEGAL:
De acuerdo al D.L. 774 del Impuesto a la Renta, se considera como un libro principal y obligatorio para todas las empresas jurdicas y naturales que superen las 100 UIT de ingresos brutos anuales y son ellas quienes deben llevar contabilidad completa. El libro diario debe ser legalizado por el Juez de Paz Letrado de la localidad donde se encuentre la empresa o un Notario Pblico.
RAYADO DEL LIBRO DIARIO:
El rayado del libro diario que prevalece en nuestro medio es igual al del libro de Inventarios y Balances, lgicamente con una funcin diferente. Existen varias formas de registrar las cuentas en el libro diario, pero la ms usual es el siguiente:
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Pg. 30 Contabilidad General
Folio A DEBE HABER
B
C
--------------- D ----------------
H
E
F
G
a. Se registra el ttulo: Libro Diario 1 de Enero del 2004. b. Representa el folio del Libro Mayor. Se registra cuando las cuentas del Libro Diario fueron trasladadas al Libro Mayor. c. Se registra el cdigo de las cuentas deudoras o acreedoras. d. Se anota el nmero del asiento en forma correlativa, nombre de las cuentas deudoras y acreedoras, sub cdigo y nombre de las sub cuentas. e. En esta columna auxiliar se anotan las cantidades parciales de las sub cuentas cuando se requiera. f. Se registra el importe de la cuenta deudora g. Se anota el importe de las cuentas acreedoras. h. Se registra la fecha y la glosa que viene a ser lo que dio motivo al registro de la operacin mercantil y que est expresada en un asiento contable.
EL ASIENTO CONTABLE:
En la prctica toda empresa registra las operaciones que ella realiza con el fin de tener una adecuada informacin y control de sus actividades, para ello hace uso de comprobantes mercantiles que emite y recibe, tales como facturas, letras de cambio, cheques, etc. Estos documentos registran en s hechos econmicos que tiene una empresa, por tal motivo debern ser interpretados tal como lo indica el Plan Contable. Dichos datos que encierra cada documento mercantil debern ser vaciados al Libro Diario mediante un registro contable llamado:
ASIENTO que viene a ser un medio que traduce el hecho econmico sealado en el documento mercantil a un lenguaje contable 4
Segn Fernando Boter en su libro Fundamentos de Contabilidad dice que Asiento viene a ser la anotacin hecha en un libro de contabilidad referente a una operacin determinada.
En nuestro medio generalmente se le llama asiento al registro operacional que se realiza en el Libro Diario.
PRINCIPIO BASICO DEL ASIENTO:
Cada asiento debe ser registrado en el libro como su nombre lo indica, diariamente, segn la caracterstica de la actividad mercantil realizada. Todo asiento se debe basar en el principio de la partida doble, es decir que las cuentas deudoras (cargo) deben tener el mismo valor que las cuentas acreedoras (abono). Las cuentas deudoras deben ser registradas en la columna del Debe por lo tanto se dir que estn cargadas. Y las cuentas acreedoras deben ser registradas en la columna del Haber por lo tanto se dir que estn abonadas.
Segn el mtodo de la partida doble, sta permite que en cada operacin mercantil existan valores iguales cuyos importes sern registrados en el Debe y en el Haber sea cual fuere la cantidad de cuentas que la integran.
PARTES QUE COMPRENDE UN ASIENTO;
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Contabilidad General Pg. 31
Con un ejemplo prctico podemos comprender mejor su registro. Recomendamos al lector poner especial atencin en el estudio y desarrollo de los ejemplos.
La empresa Comercial Latina S.A. paga en efectivo S/ 2 000.00 por la compra de mercaderas, obteniendo una Factura No 001-07213 el 3 de Mayo del 2004. El producto mercaderas representa una compra para la empresa, por consiguiente si nos basamos en la partida doble, diremos que la cuenta 60 Compras (sub cuenta 601) segn el Plan Contable General Revisado, cuyo valor est representado por S/. 2 000, ingresa a la empresa, por lo tanto es una cuenta deudora registrndose en el Debe. Mientras que la cuenta 42 Proveedores (sub cuenta 421) cuyo valor est representado tambin por su equivalente S/. 2 000.00 soles es una cuenta acreedora en vista de que toda persona o cuenta que da o entrega es acreedora, representando para la empresa una salida, su registro se realiza en la columna del Haber. Entonces literalmente diremos que se carga a la cuenta 60 Compras y se abona a la cuenta 42 Proveedores por el mismo valor S/. 2 000.00 soles. Si tomamos en cuenta la disposicin contable descrita anteriormente en el rayado del libro diario el asiento por la compra sera:
Folio 4 Libro Diario al 31 de Mayo del 2004 DEBE HABER
60
42 --------------- 1 ---------------- Compras 601 Mercaderas Proveedores 421 Facturas por pagar 31/05 Por la compra de mercaderas al contado segn factura No 001-07213
2000
2000
2000.00
2000.00
Otra forma de Registro:
En el registro de las operaciones del diario debe primar el criterio de todo contador para la utilizacin de las columnas establecidas en el rayado, por consiguiente la operacin de compra realizada por la empresa Comercial Latina S.A. se puede registrar de otra forma siempre y cuando se cumpla con el principio de la partida doble: no hay deudor sin acreedor ni acreedor sin deudor.
Folio 4 Libro Diario al 31 de Mayo del 2004 DEBE HABER
60
42
601
421 --------------- 1 ---------------- Compras Mercaderas Proveedores Facturas por pagar 31/05 Por la compra de mercaderas al contado segn factura No 001-07213
2000
2000
2000.00
2000.00
REQUISITOS A TOMAR EN CUENTA EN EL ASIENTO: a) Entre las columnas del Debe y Haber debe existir una perfecta igualdad de sus importes cualesquiera sea la cantidad de cuentas que la integran. b) El registro contable debe ser con letra manuscrita y legible. c) Las cuentas deudoras se registran en la columna izquierda llamada DEBE y las acreedoras en la columna de la derecha llamada HABER. d) Las cuentas principales deben subrayarse con tinta roja. e) Las cuentas acreedoras deben ir precedidas de la letra A que significa Abono. f) La lnea de separacin entre un asiento y otro debe ser interconectado por el nmero del asiento.
4 La Tcnica Contable, Faruk Jadue, Leonel Diaz, Ed. Universitaria, Santiago Chile, pg. 66. UNIVERSIDAD JOSE CARLOS MARIATEGUI
Pg. 32 Contabilidad General
CLASES DE ASIENTOS: Los asientos se clasifican teniendo en cuenta varios aspectos: A. Por el nmero de cuentas que intervienen: Asientos simples Asientos compuestos Asientos mixtos B. Por la naturaleza y destino de sus resultados: Asientos por naturaleza Asientos por destino C. Por la funcin que desempean: Asientos de Apertura Asientos de Operacin Asientos de Centralizacin Asientos de Ajuste Asientos de Regularizacin Asientos de Cierre Asientos de Reapertura
A. POR EL NUMERO DE CUENTAS QUE INTERVIENEN:
1. ASIENTOS SIMPLES: Comprende a todos aquellos que tienen una cuenta deudora y una cuenta acreedora es decir una cuenta cargada contra una cuenta abonada. Ejemplo: Se paga el 5 de Mayo de 2004. S/.1500.00 en efectivo la factura No 001-47414. Fecha Contabilizacin DEBE HABER
42
10 --------------- 1 ---------------- Proveedores 421 Facturas por pagar Caja y Bancos 101 Caja 05/05 Por la cancelacin de la factura No 001-47414.
1500
1500
1500.00
1500.00
2. ASIENTOS COMPUESTOS: Se refiere a todos aquellos en que intervienen dos o ms cuentas deudoras contra dos o ms cuentas acreedoras. Corresponden a la frmula: Varios a Varios. Es decir dos o ms cuentas cargadas contra dos o ms cuentas abonadas. Ejemplo: Se contabiliza la planilla de sueldos de un conjunto de empleados que estn afiliados a ESSALUD. El sueldo total bsico es de 1000 soles. PLANILLA DE SUELDOS AL 30 ABRIL Descuentos al Trabajador Aportes de la Empresa Bsico 13% SNP Neto a Pagar 9% RPS 1.7% IES(*) Total Aporte 1000.00 130.00 870.00 90.00 17.00 107.00 Contabilizacin DEBE HABER
62
64
--------------- 1 ---------------- Cargas de Personal 621 Sueldos 627 Seguridad y Previsin Social 6271 RPS 90.00 Tributos 647 Cotizacin con carcter de tributo 1000 90 17
1090.00
17.00
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Contabilidad General Pg. 33
40
41 6471 IES 17.00 Tributos por pagar 403 Contribuciones a Instit. Pblicas 4031 SNP 130.00 4032 RPS 90.00 4037 IES 17.00 Remuneraciones y Participac por Pagar 411 Remuneraciones por pagar Por contabilizacin de Plla de sueldos. 237 870 237.00 870.00
3. ASIENTOS MIXTOS:
Son aquellos asientos en cuyas operaciones intervienen una cuenta deudora contra dos o ms cuentas acreedoras o viceversa. Ejercicio Prctico: Se contabiliza el servicio telefnico del mes de Mayo por 354 soles incluido IGV.
Contabilizacin DEBE HABER
63
40
46 --------------- 1 ---------------- Servicios Prestados por terceros 631 Correos y Telecomunicaciones Tributos por pagar 401 Gobierno Central 4011 Impuesto a la Ventas 40111 IGV 54 Cuentas por pagar 469 Otras cuentas por pagar diversas. 30/05 Por la contabilizacin del servicio telefnico, mes de Mayo.
300
57
300.00
57.00
357.00
B. POR LA NATURALEZA Y SU DESTINO DE SUS OPERACIONES
Antes haremos un previo anlisis al respecto y ello tiene que ver con la clase 6 del Plan Contable General Revisado la que est conformada de la siguiente manera:
Como vemos agrupa a cuentas que representan compras, gastos incurridos y provisionados que se incrementan durante el ejercicio contable. Analicemos el caso separadamente:
1. Cuenta Compras (60) se refiere a las existencias clasificadas por su naturaleza tales como: 601 Mercaderas 604 Materias Primas 605 Envases y embalajes 606 Suministros diversos 609 Gastos vinculados a las compras Las existencias segn el Plan Contable General Revisado se muestran en las cuentas 20 a 28 de la clase 2. 20 Mercaderas 21 Productos terminados 22 Sub productos desechos y desperdicios 23 Productos en proceso UNIVERSIDAD JOSE CARLOS MARIATEGUI
Pg. 34 Contabilidad General
24 Materias Primas y Auxiliares 25 Envases y embalajes 26 Suministros diversos 28 Existencias por recibir Como se observa las existencias guardan relacin con las compras y por supuesto con las ventas, toda compra aumenta las existencias y toda venta la disminuye.
Como resultado de lo anteriormente dicho, podemos apreciar que en las Compras (60) se incluyen bienes que deben ser comercializados, consumidos o que se destinan a la produccin, dichos bienes son registrados en la sub cuentas 601, 604, 605, 606. En la sub cuenta 609 (gastos vinculados con las compras) como su nombre lo indica, se registran los gastos adicionales que tengan relacin con las compras, as tenemos: los fletes, seguros, comisiones, derechos aduaneros, etc. Todos ellos forman parte del costo de los bienes adquiridos.
2. En cuanto a las dems cuentas de la clase 6 (Cuentas 61 a 69) se refiere a las que representan servicios, variacin de existencias, provisiones del ejercicio y costo de los artculos vendidos, en otras palabras se refiere a los gastos o cargas en que incurre la empresa (a excepcin de las cuentas 61 y 69). Todas las cuentas de gastos estn relacionadas con la naturaleza misma del negocio, es decir lo que da origen a cada operacin mercantil.
3. Cuentas de destino reflejadas en la contabilidad financiera y/o analtica de explotacin: Una vez realizados los asientos referidos a compras, gastos y provisiones, stos deben reflejarse posteriormente en las cuentas de contabilidad financiera y analtica de explotacin, stas son: 61 Variacin de existencias 71 Productos almacenada (o desalmada) 72 Produccin inmovilizada 79 Cargas imputables a cuentas de costos
Veamos cada una de ellas:
a. Cuenta 61 Variacin de Existencias: Muestran los cambios de los saldos de existencias en un periodo determinado. Se mide en base a la comparacin de las existencias finales con las registradas al inicio del periodo considerado. Sirve de control de las existencias y entre ellas tenemos: 61.1 Mercaderas, 61.4 Materias Primas, 61.5 Envases y embalajes y 61.6 Suministros diversos. En ellas se refleja la variacin de los saldos referentes a los bienes mencionados.
Se dice que la variacin de existencias es positiva cuando al comprar bienes, estos no son vendidos ni utilizados, por lo tanto incrementan el stock.
Se dice que es negativa cuando al comprar bienes stos no cubren la venta de los productos en dicho periodo, por lo tanto se tiene que recurrir al Inventario Inicial para cubrir la diferencia, de esta forma disminuyen las existencias o el stock, esta diferencia es considerada como carga a nivel de resultados.
b. Cuenta 71 Produccin Almacenada o (desalmacenada) A diferencia de la cuenta 61 que rene los bienes adquiridos, la cuenta 71 rene a los bienes adquiridos o que tienen que ver con los bienes producidos como: 711 Variacin de productos terminados, 712 Variacin de productos desechos y desperdicios, 713 Variacin de productos en proceso, 715 Variacin de envases y embalajes. Estas sub cuentas nos demuestran las variaciones que han sufrido los productos anteriormente en un periodo determinado. En cuanto a que si la cuenta es positiva o negativa, tiene el mismo tratamiento que la cuenta 61 en vista de que ambas cuentas registran los movimientos que se generan en sus correspondientes UNIVERSIDAD JOSE CARLOS MARIATEGUI
Contabilidad General Pg. 35
cuentas de la clase 2 y que al cierre de un periodo determinado reflejan las variaciones de existencias (aumentos o disminucin de stocks) pudiendo ser stas negativas o positivas. 5
c. Cuenta 72 Produccin Inmovilizada Registra el costo de los trabajados hechos por la empresa para si misma. Comprende la construccin de Inmuebles, Maquinaria y equipo y el desarrollo de Intangibles. El costo se registrar segn su naturaleza en la clase 6 luego sern transferidas a las cuentas 33 34 con abono a l cuenta 72.
Sus divisiones son: 721 Inmuebles Maquinaria y Equipo 721 Intangibles
d. Cuenta 79 Cargas imputables a cuentas de costos: Permite la interrelacin de la contabilidad financiera con la contabilidad analtica de explotacin. Su saldo no constituye ingreso ya que funciona como una cuenta intermedia o de transferencia e entre la clase 6 y la clase 9. las sub cuentas de la cuenta 79 se determinan segn el sistema de contabilidad que se adopta en cada empresa.
Pues bien frente a lo dicho realizamos el esquema siguiente, teniendo como ejemplo una empresa comercial.
CLASE 6: COMPRAS Y GASTOS
Compra de Bienes Compra de Servicios Provisiones Cuenta Cuentas 60 62 63 64 65 66 67 68 Sub cuentas Sub Cuentas 601 604 605 - 606 Varias
Previo al anlisis del esquema, es necesario especificar lo que significa COSTO y GASTO.
COSTO: Es el monto medido en unidades monetarias. Es el valor que representa los bienes y valores que compra la empresa tales como los destinados a la venta o produccin as como los bienes fijos y diferidos.
GASTO: Son los desembolsos que realiza la empresa al momento de pagar un servicio por ejemplo llmese sueldos, alquileres, seguros, etc., cuyos resultados expiran al momento del pago. De igual forma el costo de los activos fijos o existencias se convierten en gasto cuando se deterioran o venden, son productos o bienes que expiran por lo tanto ya no generan ingresos.
Ahora bien, veamos el esquema antes descrito; tanto negocio tiene mltiples compras en el momento de su iniciacin o a lo largo de su vida econmica. As tenemos que comprar bienes o pagar servicios como sueldos, luz, agua, telfono, etc., son elementos necesarios para el desarrollo normal de la actividad econmica. Toda compra de bienes y servicios determina un ciclo, veamos por ejemplo.
Al comprar bienes estos se registran en la cuenta 60, posteriormente se dirigen al almacn con determinado costo incrementando las existencias (cuenta 20-24-25-26) del negocio, es decir su destino es el stock o almacn. La cuenta 61 Variacin de existencias contablemente sirve
5 Comentarios y Aplicacin del Plan Contable General Revisado, CONASEV, Lima, Ed. 1988, pg. 24 UNIVERSIDAD JOSE CARLOS MARIATEGUI
Pg. 36 Contabilidad General
de intermediaria entre la cuenta 60 Compras y las Existencias. De igual forma cuando se paga un servicio como sueldos, agua, electricidad, etc., dichos gastos se registran en las cuentas 62, 63 65 respectivamente por la naturaleza u origen de sus operaciones, siendo luego su destino final el registro de sus valores en las cuentas de GASTOS. Por lo tanto la cuenta 79 Cargas imputables a cuentas de gastos se encarga de ser intermediaria entre las cuentas 62, 63, 64, 65, 67, 68 y 90, 91, 94, 95, 97. Es necesario recalcar que la cuenta 66 no tiene destino, ya que va directamente a resultados.
Una vez que los bienes salen del Almacn ya sea como venta, perdida o deterioro stos se convierten en gasto. En cambio cuando se paga sueldos, agua o publicidad son servicios que no ingresan al almacn como tampoco se pueden vender, por lo tanto su valor se registra directamente en gastos, ya que sirven de complemento a los bienes y servicios relacionados con el giro del negocio.
Venta Prdidas Deterioro, etc.
Ahora si podemos decir qu significa los asientos por naturaleza y destino:
I. Asientos por Naturaleza:
Son los asientos en que se registran todas las operaciones referidas a compras, gastos y provisiones generados durante el ejercicio. Los cargos se registran en las cuentas: 60 Compras 62 Cargas de Personal 63 Servicios Prestados por terceros 64 Tributos 65 Cargas diversas de gestin 66 Cargas excepcionales (no tiene destino) 67 Cargas financieras 68 Provisiones del ejercicio
Su uso permite proporcionar una informacin al Estado con el fin de elaborar las cuentas nacionales.
II. Asientos por Destino:
Son los asientos en que se registran todas las operaciones que se derivan de las compras, gastos y provisiones. As las cuentas 60, 62, 63, 64, 65, 67 y 68 se reflejan en las cuentas de contabilidad analtica de explotacin (cuentas de la clase 9), de acuerdo al origen de las cargas, con abono a: 61 Variacin de Existencias 71 Produccin almacenada y desalmacenada 72 Produccin inmovilizada COMPRA DE: Mercaderas Materia Prima Envases Suministros PAGO DE: Luz Agua Sueldos Publicidad, etc ALMACEN
COSTO
GASTO UNIVERSIDAD JOSE CARLOS MARIATEGUI
Contabilidad General Pg. 37
79 Cargas imputables a cuentas de costos
EJERCICIOS DE APLICACIN
1. Se compra mercaderas por S/. 1000.00 soles, en efectivo ms IGV, segn Factura No 001-472321.
Asiento por Naturaleza Contabilizacin DEBE HABER
60
40
42
42
10 --------------- 1 ---------------- Compras 601 Mercaderas Tributos por pagar 401 Gobierno Central 4011 Impuesto a la Ventas 40111 IGV Proveedores 421 Facturas por Pagar 04/06 Por la compra de mercadera segn factura 001-472321 --------------- 2 ---------------- Proveedores 421 Facturas por pagar Caja y Bancos 101 Caja 04/06 Por la cancelacin de la Factura No 001-472321.
1000
190
1190
1000.00
190.00
1190.00
1190.00 1190.00
Asiento por Destino
20
61
--------------- X ---------------- Mercaderas 201 Almacn Variacin de Existencias 611 Mercaderas 04/06 Por el destino de la mercadera comprada segn factura 001- 472321
1000
1000
1000.00
1000.00
Nota: Para el registro del asiento de destino se toma en cuenta, el costo de la mercadera ms no el impuesto ya que este ltimo no forma parte del costo.
Se recepciona el recibo de luz No 0134721 por S/. 500.00 ms IGV.
Asiento por Naturaleza
63
40
46
--------------- 1 ---------------- Servicios Prestados por Terceros 636 Electricidad y agua Tributos por pagar 401 Gobierno Central 4011 Impuesto a la Ventas 40111 IGV Cuentas por pagar diversas 469 Otras cuentas por pagar diversas
500
95
595
500.00
95.00
595.00 UNIVERSIDAD JOSE CARLOS MARIATEGUI
Pg. 38 Contabilidad General
46
10
04/06 Por la contabilizacin del recibo de luz No 0134721. --------------- 2 ---------------- Cuentas por pagar diversas 469 Otras cuentas por pagar diversas Caja y Bancos 101 Caja 04/06 Por la cancelacin de la Factura No 001-472321.
595.00
595.00
Asiento por Destino
94
79
--------------- X ---------------- Gastos administrativos 94634 Energa Elctrica Cargas imputables a cuenta de costos 794. Gastos Administrativos 16/11 Por el destino del servicio de luz
1000
1000
1000.00
1000.00
NOTA: En el asiento por Destino se forma en cuenta el gasto por el servicio elctrico ms no el impuesto en vista de que este ltimo no forma parte del gasto. De igual forma es necesario sealar que el saldo de la cuenta 79 ser igual al saldo de las cuentas de la clase 9.
POR LA FUNCION QUE DESEMPEAN
1. ASIENTO DE APERTURA: Viene a ser el primer asiento que se registra en el libro diario, una vez que se haya constituido la empresa, tambin se le conoce como Asiento Inicial.
Est representado por el Balance de Inventario del Libro de Inventarios y Balances el cual debe ser trascrito idnticamente al primer asiento.
EJEMPLO PRCTICO
Folio 1 Contabilizacin DEBE HABER
10
12
20
33
42
46
50
10 1 10 4
12 3
20 1
33 2
42 1 42 ---------------- 1 ----------------- Caja y bancos Caja Cuentas Corrientes 104.1 Banco del Sur Clientes Letras o efectos por cobrar Mercaderas Almacn Inmuebles Maquinaria y Equipo Edificios y otras construcciones Proveedores Facturas por pagar Letras (o efectos) por pagar Cuentas por Pagar diversas Prstamos de terceros Capital Capital Social 2/1 Por el Activo, Pasivo y Patrimonio al inicio del ejercicio econmico. 600 400 500 700 1000 500 800 300 1600
1000
500
700
1000
1300
300
1600
UNIVERSIDAD JOSE CARLOS MARIATEGUI
Contabilidad General Pg. 39
3
46 1
50 1
ASIENTOS OPERACIONALES:
Son los asientos que se registran diariamente y que provienen como producto de las operaciones que realiza en la empresa en sus actividades mercantiles relacionadas o no al giro del negocio. Se anotan en los registros auxiliares o directamente en el libro diario.
Ejemplo Prctico: La empresa comercial Los Andes S.A. compra en efectivo acciones del Banco de Crdito por S/. 1000.00 el da 3 de Mayo.
Folio 5 Contabilizacin Libro Diario DEBE HABER
31
10
--------------- 1 ---------------- Valores 311 Acciones Caja y Bancos 101 Caja 3/5 Por la compra de acciones del Banco de Crdito..
1000
1000
1000.00
1000.00
ASIENTOS DE CENTRALIZACIN:
Son los asientos que se trasladan de los registros auxiliares (llmese registros de compras, ventas, caja, etc.) al libro diario. Es decir se centralizan los resultados finales de los mencionados registros.
Ejemplo Prctico: La empresa comercial Royal S.A. realiza las siguientes operaciones en el mes de Mayo del ao 2004:
Fecha 4: Vende Mercaderas por 2000 soles al cliente Juan Perez (RUC 10164321072) extendindosele la Factura No 001-43215.
Fecha 15: Vende Mercaderas por 8000 soles a la Empresa Comercial El Sol S.A. (RUC 20224477892) extendindosele la Factura 001-43311. La Mercadera est exonerada del IGV.
REGISTRO DE VENTAS Comprobante de Pago Cargo Abono Fecha Tipo de Docu mento Serie Nmer o Nota De Dbito Nota De Crdito N RUC Cliente Clientes 12 Base Imponible 70 Exone rado 70 I.G.V. 40 04-05-2004 15-05-2004
001 001 43215 43311
10164321072 20224477892 Juan Perez El Sol S.A. 2 360 8 000 2 000 - - 8 000 380 - 10 360 2 000 8 000 380
Folio 3 Contabilizacin Libro Diario DEBE HABER
12
--------------- 1 ---------------- Clientes 121 Facturas por Cobrar
10360
10380.00
UNIVERSIDAD JOSE CARLOS MARIATEGUI
Pg. 40 Contabilidad General
40
70
Tributos por Pagar 4011 IGV Ventas 701 Mercaderas 31/5 Por la Centralizacin del registros de ventas.
380
10000
380.00
10000.00
ASIENTOS DE AJUSTE:
Tienen por objeto regularizar algunas cuentas y crear provisiones necesarias antes de elaborar los Estados Financieros. Son asientos que posibilitan la regularizacin de las cuentas, es decir que en estas se debe observar su saldo real que permitan presentar con razonabilidad los EE.FF. al final del ejercicio contable, teniendo como objetivo un alto grado de confiabilidad. Los asientos de ajuste se registran despus de los asientos operativos.
Ajuste por Depreciacin:
Todo activo fijo a excepcin de los terrenos va perdiendo su valor a travs del tiempo por el uso u obsolescencia, debido a que el costo de dicho activo debe extinguirse poco a poco considerndose por lo tanto la depreciacin como gasto, durante la vida til del mismo. Esta declinacin funcional de los activos se produce en forma gradual a travs de los diferentes periodos en que se utilizan en la empresa. En otras palabras la depreciacin es la prdida de valor econmico del activo fijo como resultado del uso o accin de otras fuerzas fsicas y que tributariamente debe ser compensado mediante una deduccin en su costo (art. 38 DL 774). La depreciacin no representa desembolsos de efectivo protegiendo a la empresa contra impuesto rebajando sus utilidades gravables.
Mtodo de Aplicacin: Para depreciar se emplea varios mtodos. Entre los ms usuales tenemos:
Depreciacin en lnea recta: Es el valor de mayor aceptacin en la empresa privada, as como por la SUNAT a efectos de aplicar el impuesto a la renta. Consiste en dividir el valor del Activo entre el nmero de aos de vida til. La frmula es la siguiente:
Costo o Valor del Activo Depreciacin = ------------------------------- Vida til
Ejemplo prctico: El 30 de Octubre se compra una computadora en S/. 3000. Su uso se realiza a partir del 1 de Noviembre. Se calcula una vida til de 5 aos.
3 000 Depreciacin = ------- = 600 5 Por consiguiente al cierre del ejercicio contable, el 31 de Diciembre, la depreciacin por los 2 meses de vida til, Noviembre y Diciembre sera:
600 12 X 2 meses = 100 Depreciacin Nov Dic.
De acuerdo a este resultado el nuevo valor de la computadora sera: Valor del Activo Fijo 3 000.00 (-) Depreciacin ( 100.00) Valor en libros al 31-12-200x 2 900.00
UNIVERSIDAD JOSE CARLOS MARIATEGUI
Contabilidad General Pg. 41
Por lo tanto el asiento que debe efectuarse por la depreciacin es el siguiente:
Folio 3 Contabilizacin Libro Diario DEBE HABER
68
39
--------------- 1 ---------------- Provisiones del Ejercicio 681 Depreciacin de Inmuebles Maquinaria y Equipo. Depreciacin y Amortizacin Acumulada 393 Depreciacin de Inmuebles, Maquinaria y Equipo. 31/12 Por la depreciacin del ejercicio.
100.0 0
100.0 0
100.00
100.00
Depreciacin en lnea recta con el valor residual Su frmula es: Costo de adquisicin Valor Residual Depreciacin Anual = ---------------------------------------------- Vida til
Qu es el valor residual? Es la cantidad recibida despus de desechar un activo de larga vida al final de su vida til. Pues bien el costo que se le asigna al activo fijo est dado por el valor depreciable que viene a ser el costo total de adquisicin y el valor residual pronosticado. Al valor residual tambin se le conoce como valor de desecho, valor terminal, valor de salvamento, etc.
Ahora bien prosigamos, reemplazando datos tomando en cuenta el mismo ejercicio anterior tendramos: 3000 - 100 Depreciacin Anual = ---------------- = 580 5 Depreciacin Anual = 580
Ajuste por costo de ventas:
El costo de ventas viene a ser el valor (costo) de los bienes objeto del giro del negocio y transferidos a ttulo oneroso. Se determina de acuerdo a la siguiente frmula:
Costo de Ventas = Inventario Inicial + Compras Inventario Final El ajuste de dicho costo mediante su asiento permite especificar la salida de la mercadera vendida determinando el verdadero saldo de la cuenta mercadera y en compensacin crear la cuenta resultados (prdida) llamada COSTO DE VENTAS, generalmente este asiento se realiza al final de cada ao siempre y cuando no se efecten inventarios permanentes.
Ejercicio Prctico: Se compra 500 camisas a S/. 60.00 c/u. Luego se vende 300 camisas a S/. 140.00 c/u. La disponibilidad que se tiene en stock es de:
500 x 60 c/u = 30 000 Al vender 300 camisas el stock disminuye por lo tanto es necesario saldar la cuenta mercaderas de acuerdo al costo con que sali de almacn. 300 x 60 c/u = 18 000 Folio 3 Contabilizacin Libro Diario DEBE HABER
69
20
--------------- 1 ---------------- Costo de Ventas 691 Mercaderas Mercaderas 201 Camisas 31/5 Por el costo de la Mercadera
18000
18000
18000.00
18000.00 UNIVERSIDAD JOSE CARLOS MARIATEGUI
Pg. 42 Contabilidad General
vendida
Ajuste por cuenta de cobranza dudosa:
Mediante este asiento se cubren prdidas que pueda tener la empresa ocasionada por ciertos clientes morosos cuyas letras o cuentas por cobrar resultan como cobro dudoso (incobrables).
Ejercicio: El 2 de junio se vende al crdito a Juan Linares 20 pantalones Polystel a S/. 70 c/u, nos firma la letra 104789 a 90 das vista. (20 x 70 + 18% = 1652) Folio 3 Contabilizacin Libro Diario DEBE HABER
12
40
70
--------------- 1 ---------------- Clientes 121 Facturas por Cobrar Tributos por Pagar 4011 IGV Ventas 701 Mercaderas 31/1 Por la venta de Mercaderas al crdito
1666
266
1400
1666.00
266.00
1400.00
El cliente debi pagar su deuda el 1 de septiembre al cumplir con 3 meses de plazo,. Pero posteriormente a esa fecha se comprueba que la letra firmada por el cliente es incobrable. Se realiza entonces un asiento de ajuste:
Folio Contabilizacin Libro Diario DEBE HABER
68
19
94 79 --------------- 1 ---------------- Provisiones del Ejercicio 684 Cuentas Incobrables Prov. Para Ctas de cobranza dudosa 192 Clientes 31/12 Letra 104789 de Juan Linares --------------- 2 ---------------- Gastos Administrativos Cargas imputables a Ctas de costos 31/12 Transferencia de Provisiones.
1666
1666
1666.00
1666.00
1666.00
1666.00
Al ser provisionada la letra, se acepta el castigo de cuentas incobrables una vez agotadas las acciones legales. Folio Contabilizacin Libro Diario DEBE HABER
19
12
--------------- 1 ---------------- Provisiones para cuentas de cobranza dudosa 192 Clientes Clientes Letras por cobrar 31/12 Por el castigo de la letra 104789
1666
1666
1666.00
1666.00
Ajuste por desvalorizacin de existencias:
Cuando una empresa al realizar los inventarios de existencias comprueba que existen productos obsoletos, faltantes o deteriorados por otras circunstancias, debe realizar un asiento de ajuste para corregir el valor de las existencias. Ejercicio prctico: La Empresa Los Andes S.A. el 31 de diciembre realiza un inventario de su mercadera y comprueba que existen 5 licuadoras deterioradas no aptas para la venta. El costo de cada una de ellas es de 200 soles. El asiento de ajuste sera: (5 x S/. 220 = 1 100)
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Contabilidad General Pg. 43
68
19
94 79
29
20 --------------- 1 ---------------- Provisiones del Ejercicio 685 Desvalorizacin de Existencias Provisin para desvaloriz. de existencias 291 Licuadoras 31/12 Por el monto desvalorizado de existencias. --------------- 2 ---------------- Gastos Administrativos Cargas imputables a cuentas de costos 31/12 Transferencia de Provisiones. --------------- 3 ---------------- Provisin para desvalorizacin de existencias 291 Licuadoras Mercaderas 201 Licuadoras 31/12 Castigo de existencias deterioradas.
1100
1100
1100.00
1100.00
1100.00
1100.00 1100.00 1100.00
Ajuste por fluctuacin de valores:
Cuando una empresa compra valores (acciones) corre el riesgo de perder o ganar por accin de la oferta y demanda. Al perder se registra la prdida mediante un asiento de ajuste.
Ejercicio Prctico: La empresa Flores S.A. compra acciones por un valor de 2,000 soles, despus de un tiempo su cotizacin en bolsa esta en 1800 soles registrndose una prdida de 200. El asiento sera:
En este caso la provisin se transfiere al gasto registrndose en el Balance General el nuevo valor de las cuentas 31 valores. Valor de las acciones 2 000 (-) Provisiones ( 200) Valor en libros 1 800
Folio Contabilizacin Libro Diario DEBE HABER
68
31
94 79 --------------- 1 ---------------- Provisiones del Ejercicio 683 Fluctuacin de valores A Valores 319 Provisin para fluctuacin de valores 31/12 Para registrar la prdida de valor de las acciones --------------- X ---------------- Gastos Administrativos A Cargas imputables a cuentas de costos 31/12 Transferencia de Provisiones.
200
200
200.00
200.00
200.00 200.00
Ajuste por cargas diferidas:
Toda empresa a veces realiza pagos adelantados que posteriormente deben convertirse en gasto, tales como: cancelacin de una pliza de seguros, alquileres pagados por adelantado, adelanto de remuneraciones, etc. Normalmente estas operaciones se irn devengando mensualmente durante el periodo de cobertura.
Ejercicio Prctico: Una empresa comercial asegura su mercadera contra todo riesgo ante la Compaa de Seguros El Sol por 1200 soles anuales. El importe total se paga por adelantado en efectivo segn pliza de seguro 103799. Dicho contrato entra en vigencia a partir del 1 de Octubre. El Asiente por la provisin del seguro pagado por adelantado sera:
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Pg. 44 Contabilidad General
Folio Contabilizacin Libro Diario DEBE HABER
38
40
46
46
10 --------------- 1 ---------------- Cargas diferidas 382 Seguros pagados por adelantado Tributos por pagar 4011 IGV A Cuentas por pagar diversas 469 Otras cuentas por pagar diversas 1/10 Por la provisin del seguro pagado por anticipado --------------- 2 ---------------- Cuentas por pagar diversas 469 Otras cuentas por pagar diversas A Caja y Bancos 101 Caja 1/10 Por la cancelacin de la pliza de seguros.
1200
228
1428
1428
1428
1200.00
228.00
1428.00
1428.00
1428.00
El asiento de ajuste correspondiente a los meses de Oct, Nov, y Dic., sera de acuerdo al siguiente clculo: 1 200 12 meses x 3 = 300 Folio Contabilizacin Libro Diario DEBE HABER
65
38
94 79 --------------- 1 ---------------- Cargas diversas de gestin 654 Seguros A Cargas diferidos 382 Seguros pagados por anticipado 31/12 Por los seguros pagados por anticipado. --------------- 2 ---------------- Gastos Administrativos A Cargas imputables a cuentas de costos 31/12 Por Transferencia de Provisiones.
300
300
300.00
300.00
300.00
300.00
Ajuste por Amortizacin:
Los activos intangibles o inmateriales son por lo general activos de larga vida. Los intangibles se centralizan como un activo fijo y se amortizan a lo largo de su vida til por la prdida de valor de los mismos. El ajuste se aplica a los activos intangibles (llmese: patentes, marcas, derechos de llaves, etc.) cuyos gastos deben ser explotados en varios aos hasta un mximo de 10.
Ejercicio Prctico: La empresa El Sol S.A. realiza proyectos de investigacin para ampliar su oferta productiva en el mercado, gastando 10,000 soles. Se contabiliza el asiento por el gasto:
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34
10
--------------- 1 ---------------- Intangibles 343 Gastos de investigacin A Caja y Bancos 101 Caja 1/10 Por el pago que ocasiona el proyecto de investigacin.
10000
10000
10000.00
10000.00
El asiento de ajuste por la amortizacin durante el primer ao sera de acuerdo al siguiente clculo: 10% de 10,000 = 1,000
Folio Contabilizacin Libro Diario DEBE HABER
68 --------------- 1 ---------------- Provisiones del Ejercicio
1000.00
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Contabilidad General Pg. 45
39
94 79
39
34 682 Amortizacin de intangibles Depreciacin y Amortiz. Acumulada 394 Amortizacin de Intangibles. 31/12 Por la amortizacin de intangibles. --------------- 2 ---------------- Gastos Administrativos Cargas imputables a cuentas de costos 31/12 Transferencia de Provisiones. --------------- 3 ---------------- Depreciacin y Amortizacin Acumulada 394 Amortizacin de Intangibles. Intangibles 343 Gastos de Investigacin 31/12 Por la amortizacin de intangibles seg. clculo. 1000
1000
1000
1000
1000.00
1000.00
200.00 1000.00 1000.00
Ajuste por Beneficios Sociales: El beneficio social constituye el derecho que le corresponde a los trabajadores de acuerdo a las normas laborales vigentes. Generalmente son aquellos pagos adicionales que obtiene el trabajador por su valor remunerativo. Se califica como benfico social los pagos efectuados al trabajador por: 1. Compensacin por Tiempo de Servicios CTS 2. Indemnizacin por despido arbitrario 3. Pago por vacaciones truncas Ejercicio Prctico: Un empleado labora desde 1 de enero ganando S/.1200.00 mensuales. Realice asientos de ajuste de la CTS por los meses de Noviembre y Diciembre. Es importante sealar que los pagos de la CTS se realizan 2 veces al ao en Mayo y Noviembre correspondiente en cada caso a un semestre, por lo tanto es necesario provisionar lo de Noviembre y Diciembre por los pagos que se deben efectuar el prximo ao junto a los meses de Enero, Febrero, Marzo y Abril. Para ello se ajusta la provisin de Noviembre y Diciembre en base al clculo siguiente:
Sueldo Bsico 1 200 1/6 de la ltima gratificacin 200 Total 1 400 12 x 2 = 233
Folio Contabilizacin DEBE HABER
68
47
94 79 --------------- 1 ---------------- Provisiones del Ejercicio 686 Compensacin por Tiempo de Servicios Beneficios Sociales de los trabajadores 471 Compensacin por tiempo de servicios 31/12 Provisin de la CTS meses de Nov. Y Dic. --------------- 2 ---------------- Gastos Administrativos Cargas imputables a cuentas de costos 31/12 Por Transferencia de Provisiones.
233
233
233.00
233.00
233.00 233.00
Ajuste por las Ganancias Diferidas: Se debe realizar este asiento por las ganancias diferidas o adelantadas, con el fin de que se refleje un saldo verdadero en el Balance General, ya que si no se regulariza esta operacin, la empresa est sujeta a cumplir con la obligacin.
Ejercicio Prctico: El da 1 de Octubre se vende mercaderas por 1200 ms IGV. Se cobra una inicial de 216 soles, por el saldo firma 12 letras. El costo de la mercadera vendida es de 660 soles. UNIVERSIDAD JOSE CARLOS MARIATEGUI
Pg. 46 Contabilidad General
Folio Contabilizacin por la Venta DEBE HABER
12
40
49
70
69
49
20 --------------- 1 ---------------- Clientes 121 Facturas por cobrar 123 Letras por cobrar Tributos por pagar 401 Gobierno central 4011 IGV Ganancias Diferidas 491 Ventas diferidas Ventas 701 Mercaderas 1/10 Por las ventas diferidas --------------- 2 ---------------- Costo de Ventas 691 Mercaderas Ganancias Diferidas 492 Costos Diferidos Mercaderas 1/05 Por el costo diferido
216 1212
228
900
300
1428.00
165.00
495.00
228.00
900.00
300.00
660.00
Nota: Los S/. 300.00 de la 70 Ventas corresponde a los 3 meses (Oct., Nov., Dic.)
ASIENTOS DE REGULARIZACION:
Se denomina as a aquellos asientos de diario en donde se registran las cuentas que dieron utilidad o prdida en base a las cuentas denominadas saldo intermediarios de gestin. Las empresas comerciales, de servicios e industriales para su regularizacin determinarn: el margen comercial, valor agregado, excedente bruto de explotacin, resultados antes de participaciones e impuestos, resultado del ejercicio y finalmente la transferencia del resultado neto a la cuenta 59 Resultados Acumulados. Los asientos de regularizacin se registran despus de la Hoja de Trabajo. Existen 3 mtodos para registrar los asientos de regularizacin en el Libro Diario: Mtodo A utilizando las cuentas 80 a 89 Mtodo B utilizando la cuenta 87 Mtodo C utilizando la cuenta 89
El primer mtodo es el ms usual, tal como se presenta en el siguiente cuadro ordenado en base al Plan Contable General Revisado, segn lo expuesto por Jos Caldern M., en su libro Contabilidad General Bsico I. UNIVERSIDAD JOSE CARLOS MARIATEGUI
Contabilidad General Pg. 47
ASIENTOS DE REGULARIZACION
CONCEPTO EMPRESAS COMERCIALES EMPRESAS INDUSTRIALES Traslado del Inventario final de productos en proceso 23 71 Productos en proceso Produccin Almacenada (o desalmacenada) 713 Variacin de productos en proceso X X Cancelacin de la cuenta 69 para determinar la variacin de existencias de mercaderas / productos terminados. 61
69
Variacin de existencias 611 Mercaderas Costo de Ventas 691 Mercaderas X
X
71
69 Produccin almacenada (o desalmacenada) 711 Variacin de productos terminados Costo de Ventas 692 Productos terminados
X
X Cancelacin de las cuentas de la clase 9 y cuenta 79 79
94 95 97 Cargas imputables a cuentas de costos. Gastos de Administracin Gast6s de Ventas Gastos Financieros
X
X X X 79
93 94 95 Cargas imputables a cuentas de costos. Costo de Produccin Gastos de Administracin Gast6s de Ventas
X
X X X Margen Comercial Transferencia del saldo de la divisionaria 701 Transferencia del saldo de las divisionarias 601, 609 y 611. 70
80 80 60
61
74 Ventas 701 Ventas Margen Comercial Margen Comercial Compras 601 Mercaderas 609 Gastos vinculados con las compras Variacin de existencias(1) 611 Mercaderas Descuentos Concedidos X
X
X
X
X
X
X
Produccin del Ejercicio Valor de la produccin del periodo que se ha vendido, almacenado o inmovilizado.
72 81 Produccin Inmovilizada * Produccin del Ejercicio* X X
70
71
72 81 Ventas 702 Productos terminados Produccin almacenada (o desalmacenada) (2) Produccin Inmovilizada Produccin del ejercicio X
X X
X
X
(1) De acuerdo al saldo que registra antes del cierre se pude cargar o abonar contra la cuenta 69 (2) Igualmente, se puede cargar o abonar contra la cuenta 81 * Se utiliza excepcionalmente, cuando la empresa realiza trabajos para si misma, a efectos de incluirlos como parte del patrimonio.
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Pg. 48 Contabilidad General
CONCEPTO EMPRESAS COMERCIALES EMPRESAS INDUSTRIALES 80 81 82 Margen Comercial Produccin del Ejercicio Valor Agregado
X X
X 81 82
Produccin del ejercicio Valor agregado X X 82 60 61 63 Valor Agregado Compras Variacin de Existencias Servicios Prestados por terceros X X X X 82 60 61 63 Valor Agregado Compras Variacin de Existencias Servicios prestados por terceros X X X X Valor Agregado Transferencia del margen comercial y produccin del ejercicio.
Transferencia de los saldos de la cuenta 60 (excepto 601) y saldos deudores de las cuentas 61 y 63.
Transferencia de los saldos acreedores de la cuenta 61
61 82 Variacin de existencias Valor agregado X X 61 82 Variacin de Existencias Valor Agregado X X
82 83 Valor Agregado Excedente (o insuficiencia) bruta de explotacin X X
82 83 Valor Agregado Excedente (o insuficiencia) bruto de explotacin X X Excedente (o insuficiencia) bruto de explotacin Transferencia del valor agregado
Transferencia de los saldos de las cuentas 62 y 64 83
62 64 Excedente (o insuficiencia) bruta de explotacin Cargas de Personal Tributos X
X X 83
62 64 Excedente (o insuficiencia bruta de explotacin Cargas de personal Tributos X
X X 83
84 Excedente (o insuficiencia) bruta de explotacin Resultado de explotacin X
X 83
84
Excedente (o insuficiencia bruta de explotacin Resultado de Explotacin X
X 84 65
68 Resultado de explotacin Cargas diversas de gestin Provisiones del Ejercicio X X
X 84 65 68 Resultado de Explotacin Cargas diversas de gestin Provisiones del Ejercicio X X X Resultado de Explotacin Transferencia del Excedente bruto de explotacin (1)
Transferencia de los saldos de las cuentas 65 y 68
Transferencia de los saldos delas cuentas 73, 75, 78 73
75 78
84 Descuentos, rebajas y bonificaciones obtenidos Ingresos diversos Cargas cubiertas por provisiones Resultado de explotacin X
X X
X 73
75 78 84 Descuentos rebajas y bonificaciones obtenidos Ingresos diversos Cargas cubiertas por provisiones Resultado de explotacin X
X X
X
84 85 Resultado de explotacin Resultado antes de participaciones e impuestos X X 84 85
Resultado de explotacin Resultado antes de participaciones e impuestos X X 76 77 85 Ingresos excepcionales Ingresos financieros Resultados antes de participaciones e impuestos X X
X 76 77 85 Ingresos Excepcionales Ingresos Financieros Resultado antes de participaciones de impuestos X X
X Resultado antes de participaciones e impuestos Transferencia del resultado de explotacin (1)
Transferencia de los saldos de las cuentas 76 y 77
Transferencias de los saldos de las cuentas 66 y 67 85
66 67 Resultado antes de participaciones e impuestos Cargas excepcionales Cargas financieras X
X X 85
66 67 Resultado antes de participaciones e impuestos Cargas excepcionales Cargas financieras X
X X Resultado del Ejercicio Transferencia del resultado antes de participaciones e impuestos (1) 85
89 Resultado antes de participaciones e impuestos Resultado del ejercicio X
X 85
89 Resultado antes de participaciones e impuestos Resultado del ejercicio X
X
(1) En caso de resultado negativo, el asiento se registra en forma inversa. UNIVERSIDAD JOSE CARLOS MARIATEGUI
Contabilidad General Pg. 49
CONCEPTO EMPRESAS COMERCIALES EMPRESAS INDUSTRIALES Afectacin al resultado del ejercicio de la distribucin legal de la renta y del impuesto a la renta: 89 88 Resultado del ejercicio Impuesto a la renta X X 89 86 Resultado del ejercicio Distribucin legal de la renta neta 861 Particip. De trabajadores 862 Particip. Comunidad Laboral 863 Particp. Patrim. De trabajadores 864 Investigacin cientfica y tecnolgica. Impuesto a la renta X X
X Cuentas por pagar derivadas e la distribucin legal e la renta y del impuesto a a renta: 88 40 Impuesto a la renta Tributos por pagar 4017 Impuesto a la renta X X 86
88 40
41
46
55
Distribucin legal de la renta neta Impuesto a la renta Tributos por pagar 4017 Impuesto a la renta 403 Contrib. a Inst. Publicas Remuneraciones y participaciones por pagar 413 Participaciones por pagar Cuentas por pagar diversas 468 Comunidades laborales Accionariado Laboral 559 Acciones laborales por emitir X
X
X
X
X
X Clculo de la reserva legal y transferencia del resultado neto del ejercicio a la cuenta 59: 89 58
59 Resultado del ejercicio Reservas 582 Reserva Legal Resultados Acumulados 591 Utilidades no distribuidas X X
X 59 58
59 Resultados del ejercicio Reservas 582 Reserva Legal Resultados Acumulados 591 Utilidades no distribuidas X X
X Transferencia del resultado neto del ejercicio a la cuenta 59 cuando es prdida. 59
89 Resultados Acumulados Prdidas acumuladas Resultado del Ejercicio X
X 59
89 Resultados acumulados 592 Prdidas acumuladas Resultado del Ejercicio X
X Revaluacin de los bienes del activo dijo. 33
39
58 Inmuebles maquinaria y equipo Depreciacin y amortizacin acumulada. Excedente de revaluacin X
X 33
39 57 Inmuebles maquinaria y equipo Depreciacin y amortizacin acumulada Excedente e revaluacin. X
X X
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Pg. 50 Contabilidad General
ASIENTO DE CIERRE:
Es el ltimo asiento que se registra en todo ejercicio contable. Aqu las cuentas que conforman el balance de situacin deben quedar saldadas y cerradas, ello se consigue despus de haber transferido el resultado neto de la cuenta 59 Resultados acumulados, mediante un asiento previo al que hemos descrito como de regularizacin. Finalmente al llegar al asiento que nos ocupa, cargamos las cuentas de inventarios que tienen saldo acreedor y abonamos las cuentas que tienen saldo acreedor. 6 Como resultado final la cuenta 59 ser parte del activo o pasivo segn la prdida o ganancia que hubo respectivamente.
ASIENTO DE REAPERTURA
Es el registro que se realiza en el Libro Diario al reiniciar las operaciones mercantiles de un negocio. Se reinvierte el asiento de cierre, las cuentas cargadas deben ser abonadas y a las cuentas abonadas deben ser cargadas. Este asiento tiene el mismo tratamiento tcnico que el asiento de apertura o inicial.
ASIENTOS DE CORRECCION
En el registro de los asiento no puede existir agregados, enmendaduras, correcciones, etc. Todo ello se debe corregir mediante el registro de otro asiento justo en el momento que se descubre el error, por ello es importante dar una explicacin en la glosa indicando el motivo y la fecha de la emisin. Entre los casos de errores ms frecuentes tenemos:
Sustitucin de una cuenta por otra: Se realiza un contra asiento para anular la cuenta equivocada o incorrecta
Registrar un cargo por un abono y viceversa Se realiza un contra asiento para anular el asiento equivocado o incorrecto
Registrar un cifra o importe por otra: Cuando la cifra equivocada es mayor que la correcta Cuando la cifra equivocada es menor que la correcta
TOTALIZACIN DE LAS CUENTAS DEUDORAS Y ACREEDORAS DEL LIBRO
Una vez terminado de registrar los folios, se deben sumar las columnas del debe y del Haber, para ello se coloca en el ltimo rengln la palabra VAN que significa sigue. El registro del folio siguiente continua con la palabra VIENEN en el primer rengln que significa continua o viene del folio x. Las sumas del Debe y Haber del Libro Diario deben ser comparadas con las sumas del Debe y Haber del libro Mayor, cuyos saldos deben ser equivalentes; de esta forma, la equiparacin nos permitir comprobar si las cuentas fueron registradas correctamente o no.
6 Contabilidad General Bsica, Jos Caldern M. Lima, 1989, 1ra Edicin, pg. 106 UNIVERSIDAD JOSE CARLOS MARIATEGUI
Contabilidad General Pg. 51
3. LIBRO MAYOR
Es un libro principal y obligatorio, de foliacin doble, que sirve como depositario de todos los valores registrados en el Libro Diario. Registra las cuentas deudoras y acreedoras que provienen del Libro Diario, considerndose de esta forma como un clasificador de cuentas que a manera de fichero anota por separado, en forma cronolgica y ordenada todos los valores que representan los movimientos de cada cuenta.
Las operaciones mercantiles registradas diariamente en el Libro Diario son trasladadas al Libro Mayor y en l se refleja las cuentas individualmente con independencia unas de otras; de esta forma nos da a conocer las diversas posiciones que adopta cada cuenta en virtud de las operaciones realizadas. No puede efectuarse anotacin alguna en este libro si previamente no se ha realizado un asiento en el Libro Diario. Es un libro intermedio entre el Libro Diario y el Balance de Comprobacin.
SITUACIN LEGAL: Segn el Cdigo de Comercio en su Artculo 39 establece que las cuentas de cada objeto o persona en particular se registrarn en el Debe y Haber del Libro Mayor, por consiguiente las cuentas del libro diario se trasladarn por orden riguroso de fechas a cada una de las cuentas del libro mayor. Por lo tanto diremos que este libro tiene una funcin bsica: recopilar sistemticamente las operaciones inscritas anteriormente en el Libro Diario. 7
Su obligatoriedad se establece en el Artculo 65 del D.L. 774 del Impuesto a la Renta: toda persona jurdica est obligada a llevar contabilidad completa as como todas aquellas personas naturales cuyos ingresos brutos anuales superen las 100 UIT. Este libro se debe legalizar ante un Juez de Paz Letrado o un Notario Pblico, puede ser utilizado empastado o en hojas sueltas segn el requerimiento de la empresa.
RAYADO DEL LIBRO MAYOR: El libro mayor adopta varias formas de rayado siendo los ms conocidos, el rayado de saldos y el rayado corriente. Veamos sus modelos:
a. Rayado de Saldos: Es de foliacin simple, generalmente se le utiliza en los sistemas mecanizados, mediante hojas sueltas, posteriormente son empastados. CODIGO NOMBRE DE LA CUENTA FECHA SALDOS DIA MES DETALLE DEBE HABER DEUDOR ACREEDOR
b. Rayado Corriente: Es el ms usual, est representado por una letra T. En la lnea horizontal superior se anota el nombre de la cuenta. El lado izquierdo representa al Debe y el lado derecho al Haber. Por situaciones metodolgicas emplearemos este modelo para el conocimiento de la mayorizacin prctica. (A) 3 Debe (B) Cdigo y nombre de la cuenta (B) Haber 3 Fec ha Concepto Folio del Diario Sub Total Total Fecha Concepto Folio del Diario Sub Total Total C D E F G C D E F G
A. Se anota el nombre de la cuenta, de acuerdo al Plan Contable General Revisado. B. Representa el saldo deudor o acreedor de la cuenta respectiva. C. Se registra la fecha del asiento del diario D. Se anota el nombre o detalle de la contra cuenta
7 Manual Prctico de Contabilidad, Antonio Goznes. Ed. Ocano, Barcelona, 1995, pg 87 UNIVERSIDAD JOSE CARLOS MARIATEGUI
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E. Representa el nmero del folio del libro diario F. Se registra los sub totales G. Se registra los totales
TRASLADO DE LAS CUENTAS DEL DIARIO AL MAYOR:
El pase de las anotaciones registradas en el Libro Diario al Libro Mayor es considerado como una tarea de transcripcin. Las cuentas que se encuentran cargadas en el libro Diario deben trasladarse como cargo y transcribirse en el Debe del libro Mayor con el mismo importe, las cuentas que se encuentran abonadas en el libro Diario deben trasladarse como abono y transcribirse en el Haber del libro Mayor con el mismo importe, a sta accin se le llama mayorizacin que es un procedimiento manual y tcnico de Contabilidad cuyas anotaciones en el libro mayor se hacen en forma sucesiva, por lo tanto podramos decir que: PASAR O TRASLADAR: Es el procedimiento de llevar los cargos y abonos que parecen en el libro Diario a las cuentas del Mayor.
El pase o traslado de los asientos al Mayor se debe realizar en forma cronolgica; tcnicamente deben pasar los asientos en el mismo orden en que estn anotados en el Libro Diario.
CASOS DE MAYORIZACIN: Existen 3 casos fundamentales de mayorizacin: Mayorizacin de asientos simples. Mayorizacin de asientos compuestos Mayorizacin de asientos mixtos.
Mayorizacin de Asientos Simples:
Los asientos simples estn compuestos por una cuenta deudora y una cuenta acreedora. El traslado de las cuentas del diario se registra de la siguiente forma: El importe de la cuenta deudora del libro diario pasar al debe del mayor, de igual forma se registra la fecha y la contracuenta (cuenta acreedora del diario) precedida de la letra a as como el No del folio del libro diario donde se registra el asiento. El importe de la cuenta acreedora del libro pasar al haber del mayor, de igual forma se registra la fecha y la contracuenta (cuenta deudora del diario) precedida de la palabra por as como el No del folio del libro diario donde se registr el asiento. A su vez en forma simultnea e coloca en la primera columna del asiento del libro diario el No del folio del libro mayor correspondiente a cada cuenta registrada previamente.
Mayorizacin de Asientos Compuestos:
La mayorizacin de estas cuentas se refiere a los asientos que tienen dos o ms cuentas deudoras y dos o ms cuentas acreedoras. Responde a la frmula Varios a Varios. Las cuentas del diario se mayorizan de la siguiente forma: Se apertura las cuentas del libro diario en el libro mayor El importe de la primera cuenta deudora del diario pasar al debe de la cuenta respectiva del libro mayor, as como la fecha, el folio y las contracuentas (cuentas acreedoras del libro diario) precedidas de las palabras a Varios, en vista de que las cuentas acreedoras son ms de dos. La segunda cuenta deudora del diario se registrar en el libro mayor siguiendo el mismo procedimiento que la primera cuenta deudora. El importe de la primera cuenta acreedora del diario se registrar en el haber de la cuenta respectiva del libro mayor, de igual forma la fecha, el folio y las constracuentas (Cuentas deudoras del libro diario) precedidas de las palabras Por varios en vista de que las cuentas deudoras son mas de dos. La segunda cuenta acreedora del diario se mayorizar tan igual que la primera cuenta acreedora. Se registrar en cada cuenta del asiento del diario el folio respectivo del libro mayor correspondiente a cada cuenta.
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Mayorizacin de Asientos Mixtos:
La mayorizacin de estas cuentas se refieren al registro de dos o ms cuentas deudoras y una cuenta acreedora o viceversa. Estn sujetas a la frmula tal a varios o varios a tal.
El procedimiento para el traslado de las cuentas del diario al mayor es el mismo que los tratados en la mayorizacin de los asientos simples y compuestos.
EL SALDO DE LAS CUENTAS DEL LIBRO MAYOR:
El saldo de una cuenta en el libro mayor est dada por la diferencia entre la suma de los importes del Debe y Haber.
Cuando las sumas del debe son mayores que las del haber se dice que el saldo es deudor, si las sumas del haber son mayores que las sumas del debe se dice que el saldo es acreedor. Si ambos sumas son iguales se dice que la cuenta est saldada.
CIERRE DE LAS CUENTAS DEL MAYOR:
Es importante especificar que no es lo mismo decir que una cuenta est saldada que una cuenta cerrada. Una cuenta saldada presenta un saldo igual a cero pero continua abierta es decir que es posibles seguir anotando nueva partidas. Sin embargo en una cuenta cerrada una no puede anotarse ms partidas a menos que se proceda a la reapertura de dicha cuenta. Para cerrar una cuenta es importante tomar como referencia la mayorizacin de los asientos de regularizacin y cierre del libro diario, as de esta forma las cuentas quedarn cerradas en ambos lados, ya sea los importes del debe y del haber. Si una de las partes resulta menor, para igualarla a la otra parte se registra el saldo, colocando las palabras A varios o Por varios segn sea el caso.
TRASLADO DE UN FOLIO A OTRO:
Si una de las partes de la cuenta se termina y no existe un espacio ms los siguientes registros en necesario pasar el resultado acumulado a otro folio del libro mayor, para ello se suma el lado de la cuenta que se culmin ponindole luego a su costado la palabra Van al folio No ... De igual forma en el otro lado debe trazarse una lnea diagonal trasladando el importe total al folio correspondiente.
REAPERTURA DE LAS CUENTAS DEL MAYOR:
Una vez finalizado el ejercicio econmico de un determinado periodo se procede a abrir o reaperturar la cuenta en el siguiente periodo para ello se proceder a redactar un asiento de apertura en el libro diario colocando el saldo en el debe o haber segn corresponda. Posteriormente se registrar en el libro mayor siguiendo las siguientes normas.
Si el saldo anterior al cerrar la cuenta fue deudor registrado en el haber, para el siguiente periodo dicho importe se asentar en el debe colocando a un costado la palabra saldo. Si el saldo anterior al cerrar la cuenta fue acreedor registrado en el debe, para el siguiente periodo dicho importe se asentar en el haber colocando a un costado la palabra saldo.
ERRORES EN EL LIBRO MAYOR:
Los errores que se presentan al registrar una cuenta deben ser corregidos en el momento sin realizar enmendaduras ni borrones para ello se siguen reglas que enmiende el error, veamos: Cuando una cantidad es mayor o menor que la real, se debe anular el registro incorrecto encerrando la cifra en un parntesis con tinta roja, tomando en cuenta dicho importe para el resultado final. Cuando se abona una cuenta en vez de cargarse o viceversa, se rectifica el error anulndolo con parntesis,. Se anula el valor registrado en el haber con parntesis asentando luego correctamente el mismo valor en el debe o viceversa.
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LA CUENTA T : Es un mecanismo que permite determinar saldo en forma rpida, consiste en registrar slo el importe sea este cargo o abono. De esta forma se puede conocer inmediatamente el resultado econmico y financiero de la empresa.
INDICE DEL MAYOR: Consiste en que los ttulos de las cuentas se distribuyan en forma alfabtica, expresando el nmero del folio que cada una de ellas ocupa. Tiene como objeto encontrar fcilmente cada cuenta en el Mayor.
4. LIBRO CAJA
De acuerdo al Cdigo de Comercio, es un libro obligatorio y principal de foliacin doble. Segn las disposiciones legales vigentes. Tiene por objeto registrar las operaciones que significan movimiento de dinero en efectivo, cheques o valores representativos de dinero. En otras palabras se registran los ingresos y egresos que la empresa realiza en forma diaria y cronolgica como consecuencia de sus variadas y mltiples operaciones mercantiles que realiza. Algunos autores le llaman tambin LIBRO DE INGRESOS Y GASTOS
IMPORTANCIA: Porque permite controlar todos los valores que recibe y entrega la empresa, llmese dinero en efectivo, cheques representativos de valor, para luego determinar su saldo disponible.
ASPECTO LEGAL:
De acuerdo al Artculo 65 de la ley del impuesto a la renta estn obligadas a llevar este libro todas las personas jurdicas para efectos del impuesto a la renta as como las personas naturales cuyos ingresos brutos anuales sobrepasan las 100 UIT.
Debe ser legalizado ante el Juez de Paz Letrado o ante un Notario Pblico para que tenga los efectos que la ley le confiere.
RAYADO Y FOLIACION
Cada empresa adecuada el Libro Caja de acuerdo a sus propias caractersticas. La foliacin del libro Caja es doble, as 2 - 2, 3 - 3, 4 - 4, etc. Cada fin de mes de cierra y se centraliza en el Libro Diario. Sea cual fuere las clases de libro caja este consta de 2 partes: Debe y Haber. Debe Haber Parte Izquierda Parte Derecha Ingreso Egresos Cada una de estas partes consta de columnas especiales donde se anotarn las fechas, cuentas que intervienen, valores o importes, etc.
EL REGISTRO EN EL LIBRO CAJA:
El registro contable llamado tambin asiento est conformado por los ingresos y egresos que originaron tal accin, los cuales estarn representadas en sus respectivas cuentas y sub cuentas segn sea el caso. Todos los registros contables deben estar sustentados por los documentos enumerados, tales como: facturas, letras, pagars, boletas de pago, remuneraciones, depsitos bancarios, etc.
CLASES: La clasificacin responde segn sea el rayado del libro caja, as como tenemos: a. Caja Italiana b. Caja Americana c. Caja Bancos
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a. CAJA ITALIANA: Considerada como de Registro Simple. Es utilizada generalmente por las empresas pequeas porque su preparacin es simple y fcil.
1. Rayado: Es parecido a libro Diario solo que su aplicacin es diferente. El modo es el siguiente: 2 DEBE A HABER 2 B C D E F G B C D E F G
2. Registro: a. Se escribe el ttulo o encabezado (Caja mes de ... del 200..) b. Fecha en que se realiza la operacin. c. Cdigo y sub cdigo de las cuentas que representan ingreso o egreso d. Ttulo de las cuentas que se debitan o acreditan y el detalle de la operacin. e. Nmero del documento o folio del mayor, algunos la consideran como columna falsa. f. Se registra el importe parcial de las operaciones g. Se registra el saldo inicial y final de las operaciones realizadas mensualmente. Las operaciones registradas en el libro caja estn sujetas a una serie de modalidades entre las principales tenemos:
3. Resumen de Caja: Consiste en que al final de cada mes (puede ser semanal o quincenal) debe ser cerrado, para ello se suman las cantidades del DEBE y HABER establecindose as el saldo para el prximo mes el cual debe ser registrado en la columna del Haber, de esta forma ambas columnas resultaran iguales las que se colocaran a la misma altura.
4. Reapertura de Caja: Una vez efectuado el cierre, al da siguiente se procede a efectuar la reapertura de Caja colocando en el DEBE el saldo que qued del mes anterior. Es necesario precisar que aparte del libro caja existe un fondo de caja chica el cual permite registrar en l todos los gastos menudos o pequeos como la compra de escobas, detergentes, tiles de escritorio, movilidad, etc.
La modalidad consiste en que el encargado del fondo de caja chica recibida de tesorera una cantidad de dinero para la realizacin de dichos gastos, una vez agotado el mismo, volver a solicitar una suma igual o menor o mayor que la anterior, previa entrega de los gastos realizados anteriormente, sustentados con documentos permitidos por ley. Dichas operaciones mercantiles posteriormente sern registradas en forma conjunta en el Libro Caja.
Una vez determinados los asientos de ingresos y egresos se centralizarn en el libro diario. Las cuentas de cargo se registrarn en las columnas del debe y las cuentas del abono en la columna del Haber, resultando de esta forma un asiento compuesto.
CAJA AMERICANA:
Llamada tambin Caja Tabular. En este libro se registran las operaciones que significan entrada o salida de dinero, cheques u otros documentos valorados. La caja americana o tabular es ms utilizada que la caja italiana.
1. Rayado: Su rayado es de forma columnar, dividindose en dos partes: una para el registro de las cuentas en el DEBE y la otra para el registro de las cuentas en el HABER tal como se observa en el siguiente modelo: UNIVERSIDAD JOSE CARLOS MARIATEGUI
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CAJA TABULAR AMERICANA DEBE HABER VARIOS VARIOS Cta Importe Cuenta Cuenta Docu mento Fec ha Sub Cuenta Concepto Sub Cuenta Cuenta Cuenta Cta Importe
Como se ve, el modelo de la Caja Tabular es diferente de la Caja Italiana, la Caja Americana utiliza una columna para cada cuenta, sea esta de ingresos o egresos, as como ciertas columna para el concepto o detalle, fecha de la operacin, cdigo de las sub cuentas y cuentas varias. En las columna del Debe se anotar todas las cuentas cargadas y en las columnas del Haber las cuentas abonadas.