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Gua para la Planificacin, Monitoreo y Evaluacin de las Comisiones de Trabajo del COMUDE _Entreamigos-Lagun Artean _ Diputacin Foral de Bizkaia_

Tzolojy, 2012





2012
Entre Amigos/Lagun Artean

Gua para la Planificacin, Monitoreo y Evaluacin
del trabajo de las Comisiones del COMUDE
Gua para la Planificacin, Monitoreo y Evaluacin de las Comisiones de Trabajo del COMUDE _Entreamigos-Lagun Artean _ Diputacin Foral de Bizkaia_ Tzolojy, 2012



INDICE

Contenido
I. CONOCIENDO las tcnicas de Planificacin, Monitoreo y Evaluacin -PME-...................................................................................................... 4
Por qu PLANIFICAR desde las COMISIONES del COMUDE? ..................................................................................................................................... 4
Por qu MONITOREAR la planificacin de las COMISIONES del COMUDE? .............................................................................................................. 4
Por qu EVALUAR la planificacin y ejecucin del trabajo de las COMISIONES del COMUDE? ................................................................................ 5
II. Aplicando los PROCEDIMIENTOS Y HERRAMIENTAS para la implementacin de una buena PLANIFICACION, MONITOREO Y EVALUACION. . 6
COMO aplicamos los Procedimientos y Herramientas de la PME al trabajo de la COMISION? ............................................................................... 6
A. PLANIFICACION .................................................................................................................................................................................................... 6
1. Planificacin Operativa Anual (POA) ................................................................................................................................................................... 6
FORMATO I: Plan Estratgico .................................................................................................................................................................................. 8
2. PLANIFICACIN MENSUAL ................................................................................................................................................................................ 13
FORMATO II: Programacin Mensual .................................................................................................................................................................... 13
B. MONITOREO ...................................................................................................................................................................................................... 14
FORMATO III: Monitoreo Cuantitativo de Actividades y/o Resumen de Monitoreo De POA ............................................................................... 15
FORMATO IV: Monitoreo Cualitativo de Actividades ............................................................................................................................................ 17
FORMATO V: Consolidado del Monitoreo Trimestral ........................................................................................................................................... 19
C. EVALUACIN...................................................................................................................................................................................................... 21
FORMATO VI: Evaluacin Operativa ...................................................................................................................................................................... 23
FORMATO VII: Evaluacin Estratgica ................................................................................................................................................................... 25
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Lagun Artean-Entre Amigos, es una organizacin vasca sin nimo de lucro, que trabaja por el desarrollo del pueblo guatemalteco desde el ao
1999. Impulsamos acciones de cara al fortalecimiento y desarrollo de mujeres y hombres en toda la amplitud del trmino: fortalecimiento de sus
capacidades tcnicas, estratgicas, polticas; acompaamiento a sus alternativas de desarrollo; facilitacin de su articulacin nacional e
internacional.

Ha sido en el Departamento de Solol donde, desde el ao 2004, se ha realizado un trabajo ms complejo y profundo en el marco de los procesos
de descentralizacin y la ley de Consejos de Desarrollo en cinco municipios y en alianza con sus respectivas Municipalidades: Solol, San Jos
Chacay, San Andrs Semetabaj, San Antonio Palop y Santa Mara Visitacin.

Dentro del trabajo que realiza Lagun Artean-Entre Amigos en Solol, se tiene varias lneas de accin siendo prioritario el fortalecimiento de la
Democracia Participativa en los municipios a travs del trabajo en espacios municipalistas, pero sobretodo en el fortalecimiento de las
capacidades de los actores y actoras clave de cara a liderar la planificacin participativa del desarrollo.

En este trabajo hemos aprendido que la accin colectiva, posee un formidable potencial transformador si se aprovecha adecuadamente. La
experiencia sugiere que la mayora de esfuerzos colaborativos exitosos han estado fundados en procesos participativos y en procedimientos
democrticos. En tal sentido, uno de los grandes desafos consiste en la bsqueda permanente de metodologas y herramientas que faciliten la
accin y soluciones colectivas mediante procesos participativos y el trabajo en equipo. Es decir, la aplicacin de alternativas metodolgicas que
se fundamentan en la plena participacin de los actores de esos procesos, y que conlleve a una prctica consciente y transformadora de la
realidad en la que estn inmersos.

En un esfuerzo de ofrecer una herramienta de Planificacin, Monitoreo y Evaluacin que sirva para las comisiones de trabajo del COMUDE,
presentamos este documento en formato sencillo, fcil de utilizar y al que se puede acudir en funcin de necesidades especficas. Entreamigos-
Lagun Artean se complace poner a su disposicin esta herramienta que esperamos sea de utilidad, y pueda ser adaptado a su propia realidad y
experiencia.

Teresa Boedo Blanco
Representante Legal
Entreamigos-Lagun Artean
Guatemala
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I. CONOCIENDO las tcnicas de Planificacin, Monitoreo y Evaluacin -PME-
Por qu PLANIFICAR desde las COMISIONES del COMUDE?
Planificar nos ayuda a fijar objetivos de desarrollo, a definir actividades y a sealar los recursos que necesitamos para realizarlas; con el propsito
de transformar progresivamente la realidad, organizar el desarrollo de nuestra comunidad/municipio, para que sea ms acorde con el futuro que
deseamos. Los mtodos de planificacin son mltiples y variados. Para que la planificacin sea efectiva, debemos contar con una herramienta
que nos resulte sencilla y est adaptada a nuestra realidad.

Para qu nos sirve?
Contar con una planificacin estructurada nos ayuda a:
REALIZAR un seguimiento del Plan de Desarrollo Integral Municipal
1
y Comunitarios (PDM y PCD)
GESTIONAR las propuestas de las comunidades en base a las necesidades identificadas y priorizadas por stas.
COORDINAR las acciones propias de los actores/as
2
de la Comisin Municipal.
MEDIR el impacto o resultados de las intervenciones realizadas.
Por qu MONITOREAR la planificacin de las COMISIONES del COMUDE?
Dar seguimiento u observacin peridica a las acciones y/o actividades planificadas por la Comisin, tiene como fin revisar el trabajo que vamos
realizando.
Permite tomar decisiones sobre la pertinencia y continuidad de las acciones y/o actividades planificadas, as como tomar medidas correctivas
sobre posibles imprevistos.

Para qu nos sirve?
Contar con mecanismos de monitoreo integrados en nuestro quehacer nos ayuda a:
ESTABLECER el grado de avance en la ejecucin de las acciones y/o actividades planificadas (anlisis cuantitativo)

1
Consultar Planes Integrales de Desarrollo Actualizados. A la fecha de realizacin de este documento el Plan vigente es diseado para el periodo 2011-2018.
2
Las comunidades, Municipalidad, ONGs y OGS.

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ESTABLECER los alcances de las acciones y/o actividades realizadas (anlisis cualitativo) y permite un estudio de las causas que
contribuyen o limitan su buena ejecucin.
CONSOLIDAR la informacin necesaria para la toma de decisiones correctivas durante la etapa de ejecucin.
REALIZAR medidas correctivas tcnicas, metodolgicas y de asignacin de recursos a las acciones y/o actividades en ejecucin.
MEDIR el alcance de los objetivos planteados, al momento de realizar la evaluacin.

Por qu EVALUAR la planificacin y ejecucin del trabajo de las COMISIONES del COMUDE?
Realizar un anlisis crtico de todas las acciones y/o actividades planificadas y realizadas, tiene el objeto de determinar la PERTINENCIA
3
de los
mtodos de planificacin utilizados y la validez de los mismos en un periodo de tiempo determinado. Asimismo, nos permite analizar la
EFICIENCIA
4
en el uso de los recursos asignados y medir el IMPACTO
5
que se ha generado en la poblacin. La evaluacin puede ser semestral o
anual y siempre parte del anlisis previo realizado a travs de los mecanismos de monitoreo.

Para qu nos sirve?
Realizar una evaluacin peridica de nuestro trabajo, nos ayuda a:
APRENDER a mejorar la coordinacin y planificacin del quehacer de la comisin de cara a intervenciones futuras.
MEJORAR la gestin de los recursos utilizados.
DESTACAR los avances relevantes y las limitaciones que han influido en el alcance de los objetivos.
ANALIZAR que tanto aportamos desde las Comisiones al componente de Desarrollo intervenido.



3
Fueron de utilidad las acciones y/o actividades planificadas?
4
Los recursos asignados a las acciones y/o actividades planificadas fueron suficientes?
5
Alcanzamos los objetivos con las acciones y/o actividades planificadas?
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II. Aplicando los PROCEDIMIENTOS Y HERRAMIENTAS para la implementacin de una buena PLANIFICACION,
MONITOREO Y EVALUACION.

COMO aplicamos los Procedimientos y Herramientas de la PME al trabajo de la COMISION?
Se presenta a continuacin una serie de procedimientos y herramientas ya utilizados por las Comisiones de trabajo del COMUDE en los
Municipios de San Antonio Palop, San Andrs Semetabaj, San Jos Chacay, Santa Mara Visitacin y Solol Cabecera, ubicados en el
Departamento de Solol.

A. PLANIFICACION

1. Planificacin Operativa Anual (POA)

Qu es la Planificacin Operativa Anual?
La Planificacin Operativa de las comisiones del COMUDE, es el proceso mediante el cual los actores y actoras claves que las integran
6
, definen
los objetivos que se quieren conseguir, las actividades y acciones necesarias para ello, asignan recursos necesarios para su ejecucin, personas
responsables y el tiempo en que se ejecutar. Si esta planificacin se lleva a cabo anualmente, es lo que conocemos comnmente como POA
Planificacin Operativa Anual-.

Esta planificacin anual, toma como base principal el Plan de Desarrollo Integral Municipal (PDM) y los Planes de Desarrollo Comunitarios (PDC),
las proyecciones de las instituciones gubernamentales y no gubernamentales y las propuestas de las propias comisiones que buscan ser
implementadas en el municipio. Se realiza para el perodo de un ao (enero a diciembre).

La estructura de esta planificacin operativa anual consta de:
Objetivos: Qu queremos conseguir?
Acciones y/o actividades: qu hay que hacer o cmo vamos a hacer para conseguirlos?
Recursos: Qu se necesita para realizar las acciones y/o actividades?
Cronograma: Cundo se van a realizar las acciones y/o actividades?
Responsables: Quin lo va a realizar?

6
Representantes Comunitarios, Autoridades Municipales Organizaciones Gubernamentales, No Gubernamentales.
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Cmo se elabora el Plan Operativo Anual?
1: Los actores y actoras de la comisin presentan y socializan sus propuestas de trabajo, es decir, las acciones que tienen previsto
realizar durante el ao en curso. Esta primera aproximacin ayuda a identificar qu acciones y/o actividades comunes o afines se desarrollarn
en el municipio. Por ejemplo se analiza cuantas intervenciones hay planteadas en el rea de salud, en educacin, en infraestructuraetc.).
Asimismo, es importante en este primer momento identificar las comunidades que van a ser atendidas por las propuestas concretas de trabajo
presentadas.
2: Posteriormente se clasifican las propuestas de trabajo identificadas en la fase anterior y se establecen los programas o ejes de trabajo
priorizados por cada comisin. Asimismo se fijan objetivos, indicadores medibles y medios de verificacin, para cada uno de los ejes o programas
identificados.
3: En base los objetivos de las propuestas de trabajo identificadas, agrupadas en los ejes o programas definidos, se asignan
responsabilidades para la coordinacin y la ejecucin de stas, as como el tiempo para su realizacin.

Para qu sirve el POA?
DAR coherencia a las actividades y proyectos en base a los Planes de Desarrollo Municipal y Comunitarios.
DEFINIR objetivos y resultados de la comisin.
PROMOVER la coordinacin interinstitucional, evitando as la duplicidad de actividades en el municipio y las comunidades.
SERVIR como base para monitorear y dirigir el trabajo de la comisin.
PERMITIR el uso ordenado y racional de los recursos.
CLARIFICAR en qu situacin se encuentran las acciones y proyectos idea, gestin y ejecucin.
MEDIR el impacto de las acciones y proyectos que se han ejecutado.

Cmo se utiliza la herramienta del Plan Operativo Anual?
A continuacin se detallan, conforme a los formatos utilizados anteriormente, los contenidos a trabajar en la planificacin operativa. En un
primer formato introductorio, se especifican los objetivos que marcan la estrategia de desarrollo. El segundo formato presentado, detalla los
componentes de trabajo y las actividades concretas planteadas.

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FORMATO I: Plan Estratgico




Titulo: Se especifica el nombre y el ao al que corresponde el plan.

El Objetivo Estratgico o General, deber responder a los objetivos estratgicos del Plan de Desarrollo Municipal, es decir, que este puede ser el
mismo que aparece en el Plan de Desarrollo Municipal o bien la comisin lo adapta de acuerdo a su proyeccin.

La Visin del Componente se elabora de acuerdo a los objetivos y proyecciones de los cuatro actores que integran la comisin. Para definir la
visin de la comisin, por ejemplo, se puede utilizar la siguiente pregunta Cmo visualizamos el desarrollo del componente de Participacin
Ciudadana, Mujer, o Salud a corto/mediano/largo plazo?

Integrantes de la Comisin: Sirve para especificar claramente quienes son los miembros de la comisin, el cargo que tienen, a quien representan
(comunidad, ONG, OG) y referencias para toma de contactos (telfono, correo electrnico).
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Eje o programa: Estos ejes o programas tambin los encontramos en el Plan de Desarrollo Municipal y de acuerdo a las proyecciones de la
comisin pueden ser los mismos o bien se hace una adaptacin si fuese necesario.
Actor/a al que se dirige: Sirve para especificar a qu actor/a van dirigidas las actividades de cada programa o eje de trabajo. Ejemplo: COCODE, y
comisiones municipales, Concejo municipal, otros.




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Detalle cuadro objetivos:



Objetivo especifico: en este cuadro se define el objetivo de cada uno de los ejes o programas, se recomienda que sea coherente, claro y
realizable y que no sea ms de uno. Nuevamente recordar que en el Plan de Desarrollo Municipal tambin encontramos Objetivos Operativos ya
definidos que pueden ser de utilidad para la comisin o de referencia para su elaboracin.

Indicadores: son las seales o muestras que nos ayudaran a medir o establecer el grado de alcance de los objetivos de nuestro plan de trabajo;
estos indicadores pueden ser cualitativos o cuantitativos. Se recomienda que cada Objetivo Operativo tenga como mximo tres indicadores,
para facilitar su medicin.

Medios de verificacin: Son fuentes o evidencias que demuestran que se han alcanzado los indicadores tanto en trminos cualitativos como
cuantitativos. Por ejemplo: ficha metodolgica, agendas de actividades, planillas de asistencia, fotografas, documentos terminados, propuestas
presentadas entre otros.











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Detalle Cuadro Plan Operativo

















Accin/Proyecto: son las acciones o proyectos que se ha dicho que se van a realizar, por eso es importante que se especifique con claridad el
tipo de actividades o proyectos, ejemplo capacitacin, asamblea, reunin, caminata, etc. Cuantas, donde y con quienes se van a realizar; esta
informacin ayuda a no duplicar actividades y evita saturar a la misma poblacin.
Si las actividades o proyectos estn bien especificadas se facilitar la identificacin de las coordinaciones inter institucionales y por
consiguiente las responsabilidades y aportes.

Situacin Actual: Es el estado que se encuentra un proyecto o las acciones que se han previsto realizar:
Idea, cuando la accin o proyecto se encuentra solamente a nivel de propuesta o intencin es decir que no se tienen los recursos y
medios disponibles para su realizacin,
Gestin: Cuando la accin o proyecto ya se ha presentado ante alguna organizacin, bien sea que se haya integrado en el presupuesto
de la municipalidad o que la comisin cuenta con los medios y recursos para realizarla,
Ejecucin: cuando la accin o proyecto se encuentra en marcha.

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Costo: Se refiere al valor en trminos monetarios que tendr la accin o proyecto, por eso es importante que los datos sean los ms reales
posibles para poder prever los recursos que se van a necesitar. Esta informacin tambin es de utilidad para poder monitorear y evaluar el
cumplimiento de compromiso y el uso que se ha dado a dichos recursos (eficiencia).

Responsable: Se debe asignar a la o las personas y/o instituciones quienes sern las principales responsables de organizar, planificar, ejecutar,
monitorear y evaluar la actividad o proyecto.

Aporte: Se indica el tipo de apoyo que necesitamos y/o que darn los/as actores/as miembros/as de la comisin. Estos aportes pueden ser:
econmico, humano y/o material. Asimismo se ha de dejar claro quines son las personas o instituciones que contribuirn en las actividades,
para que se pueda verificar el cumplimiento de los compromisos que se han asumido desde cada institucin o persona responsable.

Cronograma: Es el tiempo en que se va a realizar cada actividad o proyecto, en tiempos reales y adecuados. Es importante tener una visin de
proceso y disponer tiempos especficos para que las actividades se puedan realizar de forma ms coherente posible.


Como se visibiliza, las categoras de las casillas, no solamente sirve para definir las actividades y/o proyectos, tambin son unidades de anlisis
que permiten realizar un MONITOREO Y EVALUACION del plan de trabajo.
Por eso es importante que la informacin que se integra en el formato se haga conscientemente y con datos lo ms reales posible. ESTA
INFORMACION SIRVE PARA DAR SEGUIMIENTO AL PLAN.


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2. PLANIFICACIN MENSUAL

Qu Es El Plan Mensual?
Es la herramienta que sirve a las comisiones para establecer las actividades que se van a realizar durante un mes, donde se realizara cada una de
ellas, quienes las ejecutaran y con qu recursos.

Cmo se elabora el Plan Mensual?
1: El cronograma mensual se elabora en las reuniones ordinarias de las comisiones del COMUDE y las actividades que se van a
contemplar en el, se extraen de las actividades del POA en base al cronograma. Se especifica una por fila, contemplando informacin referente al
da del mes, dia de la semana y horario de realizacin de la actividad (am-pm). Se especifica, para cada una de las actividades el
lugar/comunidad/municipio de intervencin, los recursos y las responsabilidades.
2: Cuando la comisin ve que hay actividades segn cronograma del POA que aun no se han realizado, se analiza si estas se
reprograman para el siguiente mes, se pasan para otro tiempo o bien ya no se realizan porque ya no existe dicha necesidad.
3: Asimismo, la comisin debe analizar si se incluyen acciones de seguimiento a las actividades realizadas; bien porque se considera que
existe inters o necesidad por parte de la poblacin de realizar un monitoreo permanente, o porque la actividad o proyecto no ha cubierto las
expectativas y objetivos deseados, y es necesario realizar un seguimiento mas exhaustivo.

FORMATO II: Programacin Mensual

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B. MONITOREO

Qu es el monitoreo de la Planificacin?
El monitoreo se realiza de forma constante y permanente a las actividades y/o acciones planificadas o en ejecucin y se realiza en funcin a lo
planificado. Las Comisiones de trabajo del COMUDE, realizan el monitoreo mes a mes, utilizando como base la Planificacin Mensual.
Para qu sirve el monitoreo?
Monitorear las actividades y/o acciones planificadas:
CUMPLIMIENTO del tiempo en que fueron planificadas las actividades y/o acciones.
ALCANCE de objetivos la actividad
PERTINENCIA de los los recursos y la metodologa utilizados
ANLISIS de principales logros, limitaciones externas e internas.
MEDIDAS CORRECTIVAS para la planificacin del mes entrante.
Cmo se elabora el monitoreo?
1: Los actores y actoras, quienes participaron en la planificacin de las actividades y/o acciones, son los/as responsables de INFORMAR
al conjunto de la comisin, sobre los RESULTADOS OBTENIDOS en cada una de las actividades ejecutadas. Asimismo se pone en consideracin de
la comisin si es necesario tomar medidas para el seguimiento de las mismas.
2: La comisin revisa el GRADO DE CUMPLIMIENTO de las actividades y/o acciones planificadas, as como las no contempladas en la
planificacin mensual y realiza una valoracin cuantitativa y cualitativa, indicando las principales causas que contribuyeron o limitaron su
realizacin.
3: Finalmente la comisin toma como base toda la informacin generada desde los diferentes informes de los/as actores/as
responsables y realiza un ANLISIS DE LOS RESULTADOS obtenidos y emite MEDIDAS CORRECTIVAS y de mejora para futuras planificaciones.
Para realizar un monitoreo se recolecta informacin y se analiza, desde dos perspectivas:
i. Cuantitativa: se refiere al nmero de actividades y/o acciones planificadas y si estas fueron realizadas. Se verifica si:
a. Se cumple la ejecucin de las actividades y/o acciones conforme a lo planificado en el mes.
b. Se analiza si existe un avance en la situacin en la que se encontraban las actividades y/o acciones (idea, gestin y ejecucin)
ii. Cualitativa: se analiza el alcance que han tenido las actividades y/o acciones ejecutadas, es preciso describir, para ello, informacin referente a:
a. Que se ha realizado,
b. Cmo se ha llevado a cabo,
c. Quienes y cuantos participaron,
d. Cules han sido los principales logros y dificultades.

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Cmo se utilizan las herramientas de monitoreo de la planificacin?

FORMATO III: Monitoreo Cuantitativo de Actividades y/o Resumen de Monitoreo De POA

Una de las primeras formas de recopilar la informacin, es a travs de un resumen cuantitativo de las actividades realizadas:
Esta herramienta permite realizar un conteo de las actividades planificadas y realizadas, para determinar cuantitativamente el grado de avance
porcentual- de la planificacin. Este anlisis se aplica a cada uno de los ejes y/o programas. Finalmente se elabora un resumen de todos los ejes y
programas, visualizando el avance general del POA en su conjunto.

Actividades planificadas: se colocan las actividades que se planificaron durante el mes y la situacin en la que se encontraban, en trminos
numricos.
Actividades realizadas: se colocan las actividades realizadas y la situacin en que se encuentran al final del mes, en trminos numricos.
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Porcentaje de avances: Es el clculo matemtico que nos indica el grado de cumplimiento de lo planificado con lo ejecutado en trminos de
porcentaje. Se puede aplicar este anlisis por avance de actividades o por cada una de las categoras.

Un ejemplo:
N de actividades que estn Planificadas en fase de Idea: 5
N de actividades que estn en fase de Idea al trmino del primer mes: 4
Porcentaje de avance:

N de actividades Realizadas *100
_________________
N de actividades Planificadas

1*100
______ = 20%
5


Esta informacin permite a la comisin revisar, mejorar y adaptar su planificacin si se encuentra una fuerte diferencia entre lo planificado con lo
ejecutado.

En ejemplo de representacin grfica de avances cuantitativos de monitoreo:















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FORMATO IV: Monitoreo Cualitativo de Actividades

Con esta herramienta se permite hacer una valoracin y anlisis sobre los resultados de las actividades y/o acciones realizadas por los y las actores/as
de la comisin: se provee informacin cualitativa relativa a:
Ejecucin de las actividades y/o acciones realizadas
Anlisis de logros y dificultades
Aspectos a mejorar.
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Actividad realizada: Se refiere a las acciones o proyectos realizados durante el mes, es importante anotar en una hoja cada una de las actividades
especificando su nombre y el tipo de actividad, por ejemplo, jornada ldica, foro, conversatorio, etc.

Logros importantes: Son cambios positivos y/o efectos que provoc la actividad realizada. Precisando logros concretos, reales y de ser posible
verificables.
Algunas veces se anotan logros inconclusos que no aportan al anlisis, por ejemplo: se logro la participacin de 25 personas, pero no
indicamos cuantas mujeres y hombres participaron, que cambios o nuevos conocimientos adquirieron estas personas o cmo estos
conocimientos pueden mejorar su situacin al haber asumido nuevos compromisos, puesto que esta informacin es la que realmente
servir para hacer una buena evaluacin del POA.

Dificultades encontradas: es una valoracin interna y externa de las dificultades encontradas, que limitaron la realizacin de las actividades y/o
acciones planificadas.
Muchas veces solo vemos las dificultades ocasionadas por otros, ejemplo, la gente no asisti, el saln no tena luz etc. Pero muy
pocas veces se analizan las causas internas por ejemplo, las convocatorias se enviaron con poco tiempo de anticipacin, no aseguramos
que el lugar donde se realizo la actividad no contaba con el servicio de energa elctrica o haba que gestionarla con el rgano de
Coordinacin del COCODE, y no se contempl, etc.
Por eso es importante que al momento de identificar las dificultades se establezcan las causas que originaron dicha situacin que pueden ser de
tipo social, ambiental, logstico, econmico o metodolgico. Toda esta informacin ayuda a mejorar nuestro sistema de trabajo y contribuye a
realizar una buena evaluacin.

Aspectos a mejorar: se formulan como estrategias, mecanismos o acciones que se deben realizar para superar las dificultades y las debilidades
que han influido en las intervenciones y que pueden limitar el alcance de los objetivos.






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FORMATO V: Consolidado del Monitoreo Trimestral
Posteriormente, de forma trimestral, la informacin ser ingresada en el formato de consolidado de informe de monitoreo, especificando toda la
informacin recabada mes a mes.


Qu hacemos con la informacin recabada durante el trabajo monitoreo?
Cada uno de los/as actores/as que integran la comisin (Representantes Comunitarios, Autoridades Municipales Organizaciones
Gubernamentales, No Gubernamentales.) TRASLADA la informacin a sus representados (Comunidades, Consejo Municipal, Institucionesetc.) y
en los espacios que dispongan para ello cada uno/a de los grupos representados.

En asamblea ordinaria del COMUDE, de acuerdo al calendario programtico del Consejo, se PRESENTA esta informacin de manera trimestral.

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Cmo y qu vamos a presentar, en la asamblea ordinaria del COMUDE?
Para acercar a las personas a las intervenciones realizadas, se recomienda utilizar grficas y fotografas. Estas presentan la informacin de forma
ms visual y ordenada, lo cual facilita la explicacin por parte de los representantes de cada comisin y la comprensin por parte de los/as
otros/as miembros/as de la asamblea. Por norma general, se presenta informacin sobre:
Grado de AVANCE GENERAL del POA.
Grado de Avance De Las Actividades de acuerdo al POA.
LOGROS ms importantes obtenidos.
DIFICULTADES encontradas.
MECANISMOS de mejoras o correctivos.








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C. EVALUACIN

Qu es la evaluacin?
La evaluacin utiliza la informacin obtenida y producida por el monitoreo y Compara los resultados alcanzados con los objetivos planteados,
identifica los aspectos que han dificultado o favorecido el alcance de estos, para emitir recomendaciones para la planificacin de siguiente
periodo.

Para qu sirve?
Evaluar nos permite medir y analizar:
El ALCANCE de los objetivos operativos y estratgicos del POA.
El ALCANCE de los indicadores cuantitativa y cualitativamente.
La PERTINENCIA de las actividades con los objetivos, ejes o componentes de trabajo.
La UTILIZACIN adecuada de los recursos y medios asignados.
El IMPACTO que ha tenido la intervencin en la poblacin y o comunidades.
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Cmo se elabora la EVALUACION?
Evaluacin Operativa
La herramienta de Evaluacin Operativa, cuenta con 4 componentes de anlisis bsicos, las cuales sern aplicadas respectivamente a cada uno
de los ejes o programas con que cuenta el POA, estos componentes especifican informacin relativa a:
Objetivos y/o actividades planificadas (los planificado en el POA).
Evaluacin que se realiza de las mismas.
Aciertos identificados.
Problemas y/o limitaciones encontradas
Evaluacin Estratgico
La herramienta de Evaluacin Estratgica, se aplica en un segundo momento a cada eje o programa del plan, los componentes de analisis se
centran en los sigueintes aspectos:
Anlisis de pertinencia
Anlisis de eficiencia y eficacia
Anlisis de impacto y sostenibilidad.

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Cmo se utilizan las herramientas de EVALUACION?
FORMATO VI: Evaluacin Operativa




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Lo Planificado en el POA: La informacion de esta columna se copia literalmente del POA.

Evaluacin: Esta segunda columna sirve para medir el alcance de las actividades, indicadores y objetivos, los parmetros que se van a evaluar son
los aciertos, los problemas y limitaciones encontradas.

Como se va evaluar las actividades planificadas?
Se pueden emplear categorias cualitativas como: muy bien, bien, regular, mal o muy mal o analizar el % de avance de los objetivos en base a la
ejecucion de las actividades y/o acciones planficadas o medir el grado de involucramiento de hombres y mujeres en las actividades y/o acciones
ejecutadas.
1: Los resultados de las actividades y/o acciones ejecutadas se pueden calificar en base a parametros cualitativos debiendo argumentar
ampliamiente el porque? Este dato se puede obtener de la informacion cuantitativa fruto del monitoreo, en otras palabras, se cuenta ya con
esta informacion, solamente se presenta combinada con otras variables y se sacan conclusiones.
2: Es altamente recomendable realizar un analisis sobre la participacion e involucramiento de hombres y mujeres en el desarrollo de las
actividades. Para ello es importante revisar y analizar los informes mensuales y trimestrales de monitoreo del POA, pues continene mucha
informacion que va a ser de utilidad al momento de elaborar las conclusiones y recomendaciones.
3: Por ultimo se enlistan y analizan las condiciones que favorecieron o limitaron las actividades dejando constancia de las especificidades
encontradas y las causas estructurales de ellos.










Gua para la Planificacin, Monitoreo y Evaluacin de las Comisiones de Trabajo del COMUDE _Entreamigos-Lagun Artean _ Diputacin Foral de Bizkaia_ Tzolojy, 2012



FORMATO VII: Evaluacin Estratgica


Como se va evaluar los indicadores y objetivos?
Para poder determinar los resultados o alcance de objetivos se utilizan los siguientes parmetros:
Pertinencia: Los objetivos establecidos fueron adecuados a los problemas o necesidades de la comunidad o el municipio y se adecuaron
al entorno fsico, social y poltico en el que realizo el trabajo.
Eficiencia y Eficacia: los resultados fueron de buena calidad y se lograron a un costo razonable, los insumos y medios se utilizaron en
cantidades apropiadas y el perodo de tiempo invertido fue apropiado.
Impacto: El efecto que causo la actividad o accin despus de ser ejecutada y si esta contribuy de manera significativa al beneficio de
las comunidades o el municipio.
Sostenibilidad: Las cambios, productos y beneficios alcanzados, derivadas de la implementacin, se mantendrn o durarn en el tiempo,
en especial aquellos relacionados con factores de desarrollo.