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ORDENANZA MUNICIPAL N 01-2008

EL CONCEJO MUNICIPAL DE MANAGUA



CONSIDERANDO:

I

Que en la Alcalda de Managua no existe una reglamentacin que garantice el funcionamiento del
Archivo Municipal.

II

Que se hace necesario elaborar el Reglamento del Archivo Municipal, con el objetivo de regular el
funcionamiento del mismo, para garantizar, recopilar, resguardar los materiales de informacin
elaborados por cada una de las diferentes Direcciones de la Municipalidad, lo mismo que con el fin
de agilizar el proceso de investigaciones, estudios, proyectos.

III

Que la presente reglamentacin garantizar el proceso de modernizacin del Archivo Municipal, de
cara a una poltica de transparencia y agilizacin de los medios informativos con que cuenta.

POR TANTO:

En uso de las facultades que le confiere el Arto. 28, inciso 10), de la Ley N 40 y 261 Ley de
Reformas e Incorporaciones a la Ley de Municipios, publicada en La Gaceta, Diario Oficial N 155,
del 17 de agosto de 1997

RESUELVE:

Aprobar el Reglamento para el Funcionamiento, Administracin y Ordenamiento Legal del Archivo
Municipal de Managua, Capital de Nicaragua.

CAPITULO I

DISPOSICIONES GENERALES

Arto. 1: Toda la documentacin generada por la actividad municipal tendr la consideracin de
bienes de propiedad municipal, la cual una vez cumplidos sus efectos jurdicos, tcnicos o
administrativos deber ser entregada y custodiada en el Departamento de Documentacin y
Archivo Municipal, cuya administracin estar a cargo de la Direccin de Patrimonio
Histrico Municipal.

Arto. 2: Es deber de la Alcalda de Managua la gestin documental y la proteccin especial de
documentos de archivos, como instrumentos de apoyo a la administracin, la cultura, el
desenvolvimiento cientfico y como elementos de prueba e informacin.

Arto. 3: Considrense archivos, para los fines de esta Ordenanza Municipal, los conjuntos de
documentos acumulados en un proceso natural por la municipalidad en el transcurso de la
gestin de asuntos de cualquier ndole, los producidos y los recibidos, de cualquier fecha,
cualquiera que sea el soporte de informacin o la naturaleza de los documentos, los cuales
se conservan y custodian para servir de referencia como testimonio e informacin por las
personas responsables de tales asuntos y sus sucesores.

Arto. 4: Se considera gestin de documentos, al conjunto de procedimientos y operaciones tcnicas
concerniente a la produccin del documento, tramitacin, uso, valoracin y archivamiento
de documentos de archivo en la fase administrativa e intermedia.

Arto. 5: Todos los ciudadanos de cualquier nacionalidad, funcionarios y trabajadores que laboran en
la Institucin tienen derecho a recibir del Departamento de Documentacin y Archivo
Municipal, informacin de su inters particular o de inters colectivo o general, contenidos
en documentos de archivo.

Arto. 6: Se generaliza el derecho de indemnizacin por los daos materiales o morales ocurridos a
consecuencia de la violacin del sigilo archivstico, sin perjuicios de acciones penales,
civiles o administrativas.

CAPITULO II
DEL ARCHIVO MUNICIPAL

Arto. 7: Los archivos municipales son un conjunto de documentos producidos y recibidos en el
ejercicio de la actividad municipal de cualquier ndole, conservados y organizados por los
propios administradores.

Arto. 8: Los documentos de archivo generados por la actividad municipal son identificados como
administrativos, intermedios e histricos.

Arto. 9: Se consideran documentos de archivo administrativo aquellos conjuntos de documentos que
son objeto de frecuentes consultas que se vinculan a los fines para los cuales fueron
producidos, desde que se inicia el trmite hasta los 5 aos.

Arto. 10: Se consideran documentos de archivo intermedio aquellos conjuntos de documentos que
no siendo de uso administrativo para los rganos productores, se tornan pasivos de una
accin comn de stos y de la administracin de archivos. El usuario contina siendo en
primer lugar la administracin, pero ya el ciudadano puede consultar aquellos documentos
que le afectan directamente; sern archivos intermedios desde los 6 aos a los 20 aos.

Arto. 11: Se consideran documentos de archivo histrico los conjuntos de documentos de valor
histrico, probatorio e informativo que deben ser definitivamente preservados que cuenten
con ms de 20 aos. Los documentos de valor permanente son inalienables e
imprescindibles.

Arto. 12: El Archivo Municipal tiene dentro de su competencia la custodia de documentos de todo
tiempo y edad.

CAPITULO III
TRANSFERENCIA DEFINITIVA DE LA DOCUMENTACION AL ARCHIVO
MUNICIPAL

Arto.13: Una vea tramitado o acabada la vigencia administrativa de un expediente o documentacin
cualquiera, la unidad administrativa emisora de la documentacin proceder a llenar en
forma precisa y completa un formato de Remisin-Recepcin que se ha preparado para tal
fin y que formar parte de este Reglamento, el cual debe ser dirigido con la documentacin
correspondiente al Departamento de Documentacin y Archivo Municipal. El formato de
Remisin-Recepcin es el documento que permitir controlar el envo y recepcin de la
documentacin a archivar.

Arto. 14: El Archivista Municipal llevar un libro de registro para anotar las transferencias de
documentos al Departamento de Documentacin y Archivo Municipal.

Arto. 15: Los documentos de archivo procedentes de las unidades administrativas emisoras y cuya
etapa administrativa est totalmente finalizada, sern transferidos al Departamento de
Documentacin y Archivo Municipal en los primeros tres meses del ao siguiente de
funcionamiento de dicha instancia conforme el procedimiento establecido, para la custodia
de los mismos.

CAPITULO IV

PROCESO DE ARCHIVO DE LA DOCUMENTACIN

Arto. 16: El proceso de archivo de la documentacin transferida supone la creacin de un sistema de
clases, dispuestas en determinado orden, segn el cual se puedan agrupar los documentos.
La clasificacin de documentos de archivo involucra un trabajo de planeacin, o de
determinacin de clases y/o de ejecucin; la de clasificacin de cada documento,
reconociendo el acceso a la informacin y el asunto definitivo.

Arto. 17: El Cuadro de Organizacin de fondos del Archivo Municipal debe reflejar las funciones
del rgano en sentido amplio y en particular las operaciones especficas individuales que
integran las actividades del mismo rgano. Nota: El Cuadro de Organizacin de fondos, se
asocia al Organigrama General de la Alcalda de Managua.

Arto. 18: Los documentos deben ser clasificados de forma que reflejen la organizacin y funcin.
Cuando se da la valoracin de los documentos de archivo, en la fase no corriente, el primer
factor a considerarse es el testimonio y prueba que contienen los documentos.

Arto. 19: El Cuadro de Organizacin de fondos identifica y distingue las funciones sustantivas de
las auxiliares, de las polticas, de las ejecutivas y de un modo general, se separa la
documentacin importante de la secundaria.

Arto. 20: Son tres los elementos principales a ser considerados en la clasificacin de documentos de
archivo. 1. La accin a que los documentos se refieren. 2. La unidad administrativa que lo
emite o recibe. 3. Los contenidos de los documentos.

CAPITULO V

ACCESO Y DIVULGACION DE LA INFORMACIN DEL ARCHIVO

Arto. 21: Las consultas de la documentacin podrn hacerse en el local donde funciona el
Departamento de Documentacin y Archivo Municipal o en calidad de prstamo mediante
procedimiento establecido, que formar parte de este Reglamento. La documentacin
estar disponible a todos los ciudadanos de cualquier nacionalidad, funcionarios y
trabajadores que laboran en la Institucin o para su consulta en el Departamento de
Documentacin y Archivo Municipal ocho das hbiles despus de dar efectividad a la
transferencia; este derecho no tiene ms limitacin que la derivada de la naturaleza del
documento y de su estado de conservacin.

Arto. 22: Los prstamos se otorgarn no antes de ocho das despus de haber sido transferida la
documentacin. La documentacin en calidad de prstamo slo se facilitar a los
funcionarios y empleados que laboran en la Alcalda de Managua.

Arto. 23: Los prstamos de documentos se sistematizarn de la forma siguiente: 1. El usuario previo
a la consulta de un documento, llenar un formato de prstamo elaborado para tal fin. 2.
Los documentos facilitados en calidad de prstamo a una unidad administrativa o persona,
en ningn caso debern ser cedidos a otras sin pasar previamente por el Departamento de
Documentacin y Archivo Municipal. 3. La documentacin en calidad de prstamo, no
deber permanecer ms de ocho das hbiles fuera del Departamento de Documentacin y
Archivo Municipal, excepto en casos de requerimientos judiciales. Si hubiere necesidad de
ampliar el trmino, no debiendo exceder el trmino original se solicitar al responsable del
Departamento en mencin. Asimismo, ste podr reducir el trmino concedido no ms de
la mitad del trmino original en caso de urgencia.

Arto. 24: El personal del Departamento de Documentacin y Archivo Municipal, proceder a la
elaboracin del inventario de la documentacin, con el fin de facilitar el acceso a la misma
a las unidades administrativas interesadas. Para facilitar las consultas y prstamos a los
usuarios del Departamento de Documentacin y Archivo Municipal elaborar elementos
descriptores, comenzando por la de un inventario e ndice de la documentacin transferida
por las distintas unidades administrativas que conforman la Alcalda de Managua.

CAPITULO VI

DEL PERSONAL DEL DEPARTAMENTO DE DOCUMENTACIN Y ARCHIVO
MUNICIPAL
Arto. 25: El Departamento de Documentacin y Archivo Municipal depender de la Direccin de
Patrimonio Histrico Municipal y deber contar con el personal tcnico especializado, en
nmero suficiente y con el nivel que exijan las diversas funciones de acuerdo a los
requisitos establecidos por la Direccin de Organizacin y Mtodos de la Direccin
General de Sistemas.

Arto. 26: La Direccin de Patrimonio Histrico Municipal, a travs de la ejecucin de actividades
de capacitacin (cursos especficos y seminarios permanentes) as como en la participacin
de encuentros y reuniones de carcter tcnico con otros centros homlogos, procurar la
continua preparacin y actualizacin del personal que se desempear en el Departamento.

CAPITULO VII

DE LAS INFRACCIONES EN MATERIA DE ARCHIVOS

Arto. 27: Constituye infraccin en materia de archivos toda vulneracin de las prescripciones
contenidas en esta Ordenanza Municipal y en las normas reglamentarias que las
desarrollen. De acuerdo a lo anterior se consideran infracciones: 1. El incumplimiento de
las medidas de conservacin. 2. La destruccin o deterioro con malicia o por imprudencia
de la documentacin transferida perteneciente al Archivo Municipal de la Alcalda de
Managua. 3. La inobservancia de las normas que regulan la transferencia de la
documentacin de archivos al Departamento de Documentacin y Archivo Municipal. 4.
Obstaculizar o impedir deliberadamente la consulta de los documentos de archivo, respecto
a quienes est establecida dicha obligacin. 5. Los cuatro artculos anteriores se aplicarn
conforme el Arto. 117 de la Ley de Carrera Administrativa Municipal, sin perjuicio de las
acciones penales que amerite segn el caso.

Arto. 28: Las infracciones se sancionarn, por va administrativa, previa incoacin y tramitacin del
correspondiente expediente, con audiencia del interesado.

Arto. 29: las sanciones se graduarn en funcin de la gravedad de la infraccin y del perjuicio
causado o que pudiera haberse causado al patrimonio archivstico documental.

Arto. 30: El rgano competente para imponer sanciones y las cuantas mximas de estas, es el Seor
Alcalde.

CAPITULO VIII

DE LA CONSERVACIN

Arto. 31: Los depsitos de archivo estarn provistos de estanteras metlicas de medidas estndares
adecuados para el cumplimiento de su funcin.

Arto. 32: El depsito de archivo contar con instalacin de aireacin, medidas contra incendios y
robo, todo ello de acuerdo con la normativa general para archivos. Los depsitos de
archivos estarn dotados de aparatos que midan la temperatura, humedad y polucin
atmosfrica. Con el fin de mantener en buen estado de conservacin la documentacin, se
cuidar la entrada de luz solar, el calor, los cambios bruscos de temperatura y dems
circunstancias que impidan dicha conservacin.

Arto. 33: Con el fin de garantizar la conservacin del contenido de la informacin documental se
proceder a su microfilmacin y/o digitalizacin en dos copias, una de las cuales se
guardar en un local aparte y alejado del lugar de la documentacin original. Las cajas para
resguardar la documentacin del polvo y otros elementos nocivos, deben ser de cartn,
anticidas, disponer de un agujero para la ventilacin y de medidas estndares que se
utilizan en los archivos.

CAPITULO IX

DEPURACIN DE DOCUMENTOS

Arto. 34: para este fin se crear una comisin de valoracin compuesta por el archivista y un
funcionario de la unidad administrativa emisora de la documentacin que se pretende
depurar. Se guardar una relacin de inventario de la documentacin desechada.

Arto. 35: El Archivo Municipal proceder a la eliminacin de: 1. Duplicados, conservando el
original, o, si ste no existe, una copia. 2. Borradores, siempre y cuando no contengan
ampliacin de informacin con respecto al original. 3. Sobres y papeles en blanco. 4.
Copias de originales, a no ser que se trate de copias dirigidas a distintos interesados y
formen parte del trmite del expediente. 5. Circulares repetitivas. 6. Notas de rgimen
interior de envos de documentos. 7. Duplicados de padrones de diversas contribuciones. 8.
Duplicado de nminas. 9. Libros que no estn debidamente diligenciados.

CAPITULO X

DESTRUCCIN Y/O INCINERACIN DE DOCUMENTACIN

Arto. 36: El Jefe de Departamento de Documentacin y Archivo Municipal cuando requiera destruir
y/o incinerar documentos segn lo establecido en el Captulo IX, Arto. 35, debe solicitar tal
accin y contar de previo con la autorizacin por escrito del Director de Patrimonio
Histrico Municipal.

Arto. 37: El Jefe de Departamento de Documentacin y Archivo Municipal previo al proceso de
destruccin y/o incineracin de documentos depurados, tiene la responsabilidad de revisar
y seleccionar la documentacin por tipo de documentos y vigencia de los mismos, as como
contar con un listado de los documentos.

Arto. 38: Para la destruccin y/o incineracin de documentos depurados se debe contar con la
presencia de un Auditor Delegado por la Direccin General de Auditora Interna en calidad
de observador, previa solicitud por escrito por parte del Director de Patrimonio Histrico
Municipal.

Arto. 39: El Jefe de Departamento de Documentacin y Archivo Municipal previo al proceso de
destruccin y/o incineracin de documentos debe definir el lugar donde se realizar la
accin, el traslado de la documentacin as como la del personal participante y de apoyo es
responsabilidad del rea en mencin.

Arto. 40: El Auditor delegado, previo al inicio del acto de destruccin y/o incineracin podr
seleccionar documentos de manera selectiva para confrontar y verificar informacin contra
listado previamente elaborado.

Arto. 41: Se debe levantar Acta al finalizar la accin de destruccin y/o incineracin de los
documentos, la cual debe ser firmada por los presentes y distribuir copia de la misma a las
personas involucradas en el proceso.



CAPITULO XI

DISPOSICIONES TRANSITORIAS

Arto. 42: Se orienta con carcter de obligacin a todos los funcionarios y empleados que se
desempean en las unidades administrativas del nivel central, Planteles y Delegaciones
Distritales que tengan bajo su custodia todo tipo de documentos sobre la actividad
municipal llevadas a cabo en la Alcalda de Managua, antes del 31 de diciembre de 2002, a
que sean remitidos al Departamento de Documentacin y Archivo Municipal, a partir de la
fecha de aprobacin del presente Reglamento.

Arto. 43: Cualquier funcionario o empleado que retenga en su poder documentos de los
especificados anteriormente est obligado a entregarlos para su reintegracin en el
Departamento de Documentacin y Archivo Municipal. De no cumplirse la entrega de la
documentacin requerida, la autoridad administrativa deber adoptar las medidas que con
arreglo a la legislacin vigente, procedan para que se lleve a efecto aqulla.

Arto. 44: Se establece un plazo mximo de un ao para reunir las condiciones necesarias de espacio
fsico, conservacin, seguridad, organizacin y acceso al Departamento de Documentacin
y Archivo Municipal que reglamentariamente se establezcan para subsanar sus deficiencias
a partir de la publicacin de esta Ordenanza Municipal.

CAPITULO XII

DISPOSICIONES FINALES

Arto. 45: Se autoriza a la Alcalda de Managua, dictar todas las dems disposiciones reglamentarias
necesarias para el desarrollo y cumplimiento de esta Ordenanza Municipal.

Arto. 46: La presente Ordenanza Municipal entrar en vigencia a partir de su aprobacin por el
Concejo Municipal, sin perjuicio de su posterior publicacin en La Gaceta, Diario Oficial.



Dado en la ciudad de Managua, a los un das del mes de febrero del ao dos mil ocho.




Ing. Jos Dionisio Marenco G. Sr. Francisco Antonio Prez Sequeira
Alcalde de Managua Secretario del Concejo Municipal