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7 dicas para aprender a organizar o seu dia de forma

eficiente
Conseguir tempo para tudo o que queremos fazer , principalmente nos dias de hoje, uma das maiores
dificuldades para quem quer ter sucesso no mundo dos negcios. O tempo parece fugir-nos por entre os dedos,
fazendo com que nunca tenhamos oportunidade para fazermos tudo aquilo que queremos, acumulando tarefas
para o dia seguinte. E com isso surge um efeito bola de neve: acumula-se uma tarefa para o dia seguinte, depois
para o outro, para outro e para o outro, at que chegamos a um momento em que no temos mais como
concentrar-nos no essencial e acabamos por deixar trabalho acumulado por fazer.
Para quem quer triunfar seja no seu prprio negcio ou a trabalhar para outra pessoa, controlar o tempo torna-se
uma ferramenta fundamental, de modo a ser mais eficiente, estando um passo frente de toda a concorrncia e
conseguindo produzir mais e melhor que o colega do lado. Controlar o tempo significa ter horas vagas para
analisar o mercado, ver como os concorrentes trabalham ou estudar os problemas da sua empresa. Com horas
livres acabar por concentrar-se mais no modo como as coisas so feitas para deixar de ser apenas um produtor.
Numa entrevista realizada pouco tempo foi perguntado a Warren Buffet, um dos homens mais ricos do mundo,
como gasta a maior parte do seu tempo quando est no escritrio. Ele respondeu lendo. Buffet analisa o
mercado antes de actuar e entende a importncia de estar sempre um passo frente dos concorrentes.
Steven Covey no seu livro Os 7 hbitos das pessoas altamente eficazes, conta a histria do lenhador que est
constantemente a cortar rvores mas no pra um segundo para afiar a sua serra pois apenas est concentrado em
trabalhar. Com mais tempo livre voc ter mais tempo para afiar a sua serra, conseguindo ser mais produtivo,
melhorando as suas tcnicas produo e com isso ser mais eficiente, melhorando a qualidade do seu trabalho.
IDENTIFIQUE SE EST REALMENTE A CONTROLAR O SEU TEMPO
Muitas vezes pensamos que controlamos todas as horas que despendemos a trabalhar mas no final do dia
acabmos sempre por ter trabalho acumulado e tarefas para fazer em casa. Levar trabalho para terminar em casa,
quando essas horas deveriam ser para passar mais tempo com a sua famlia e amigos, o maior problema de
quem no organiza bem o seu dia. importante ter tempo para tudo: trabalho, famlia, lazer, estudo ou desporto.
Quem no organiza bem o seu dia normalmente est concentrado em apenas uma ou duas tarefas, pensando que
no tem tempo para fazer o resto e espera que a esposa compreenda que tem que trabalhar muito ou que depois
compensa aquela corrida que no deu ao final da tarde porque teve que ficar a terminar um relatrio.
Voc NO estar realmente a controlar o seu tempo se:
Est apenas concentrado em trabalhar, deixando para l outras tarefas bsicas para si como passar tempo
com a famlia ou a ver um bom filme.
Sente que est constantemente a produzir sem parar para pensar o que est a fazer. Sente-se uma mquina
que faz tudo sempre igual.
Acumula trabalho ao final do dia, fim-de-semana e frias. Para si todos os dias do ano so para trabalhar
pois tem sempre trabalho para fazer.
Quando lhe perguntam se est bem voc responde sempre que tenho tido muito trabalho para fazer, no
paro.
Comea o dia mas sente que tem muito para fazer e no sabe por outro comear. Para si todas as tarefas
tm um peso igual e so todas essncias.
SETE DICAS PARA CONTROLAR O SEU TEMPO J A PARTIR DE HOJE
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Se realmente as frases anteriores pareceram-lhe extremamente familiares importante que siga os passos que vou
falar a seguir. Controlar o tempo no uma tarefa fcil e, tal como a disciplina pessoal, pode levar meses a ser
aprendida. Uma pessoa que toda a sua vida foi desorganizada no pode querer ser uma mquina de organizao
de um dia para o outro. um processo que demora tempo e deve ser interiorizado, para que comece a fazer parte
da sua vida.
1. ESCREVA COMO DESEJA PROGRAMAR O SEU DIA
Para realizar esta tarefa aconselho que tenha uma agenda. Apenas porque se usar uma simples folha de papel, ter
sempre tendncia para colocar no bolso ou num canto da secretria e isso ser o suficiente para que algumas
vezes chegue ao final do dia sem saber do seu simples papel. Com a agenda ter sempre o seu dia bem
organizado e ainda com a possibilidade de consultar o que realizou no dia anterior, procurar nmeros de telefone
ou moradas.
Se vai organizar o seu dia de manh ou na noite anterior isso j depende do seu gosto pessoal. Qualquer uma das
duas opes tem os seus prs e contras. Eu pessoalmente prefiro organizar-me na noite anterior, pois a ainda
tenho o dia que passou bem presente na minha cabea e garanto tambm dois momentos para pensar na minha
organizao diria: na noite anterior e de manh quando acordo e vejo o meu dia organizado.
2. DEFINA BEM AS SUAS PRIORIDADES
Quando comecei a organizar o meu dia uma das maiores dificuldades foi definir o que era realmente essencial ou
no. Quando preenchemos a nossa agenda colocamos l uma lista equivalente a uma lista de supermercado e
pensamos que est ali organizado o nosso dia. Nada mais errado que isso pois nem todas as tarefas a realizar tm
a mesma importncia.
Quando realizar a sua lista defina quais os assuntos mais importantes a trabalhar. Por vezes um nmero frente
por ordem crescente devido sua importncia suficiente. Ir ao supermercado nunca ser to importante como
uma reunio com um cliente que pretende fechar um negcio. No se perca com assuntos que pouco podem
aumentar a sua produtividade.
3. NO PLANEIE APENAS O DIA MAS SIM A SEMANA OU AT O MS
Falar-se em organizar o tempo muitas vezes pensamos apenas no momento, no dia em si. Quando falo em planear
no falo apenas em escrever uma lista no seu papel para realizar naquele dia, mas sim planear a sua semana ou
mesmo o ms. Mas para que ser realizar planos a to longo prazo?
Primeiro, planear a semana ou o ms no significa planear a longo prazo. Poderemos considerar a longo
prazo um ano ou mais.
Saber o que vai fazer durante toda a semana pode evitar com que deixa tudo para ltima da hora. Imagine
que numa semana tem 17 tarefas indispensveis a realizar. Se optar por realizar apenas uma tarefa
indispensvel nos dois primeiros dias da semana, iro restar-lhe mais cinco dias com trs tarefas
indispensveis todos os dias. Este gnero de presso e desgaste seria evitvel se tivesse planeado a
semana.
Se tiver um plano do seu ms poder imaginar o que quer para o seu futuro. Se planear diariamente estar
constantemente a apagar fogos.
4. DEFINA UMA HORA DE TRMINO
Lembra-se daqueles colegas de faculdade que deixavam para o ltimo dia o trabalho e que milagrosamente
conseguiam faz-lo? obvio que a qualidade nem sempre era melhor mas era um facto que o trabalho aparecia
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feito. Mas como isso era impossvel? Como aqueles alunos que pouco faziam durante o perodo todo de realizar o
trabalho conseguiam fazer aquilo ltima da hora?
A resposta a esta pergunta chama-se Lei de Parkinson. Esta lei diz que maior ser a sua capacidade de
concentrao quanto menos for o tempo disponvel para realizar uma tarefa. Ou seja, o que aqueles alunos que
deixam tudo para ltima da hora esto a fazer e concentrar-se apenas naquele trabalho porque tm pouco tempo
para o realizar, mesmo que isso implique no dormir.
bvio que no aconselho-o a deixar tudo para ltima da hora muito menos a deixar de dormir. O que digo
para colocar uma hora de trmino e que cumpra essa hora. Dessa forma ir se sentir pressionado a realizar essa
tarefa, concentrando-se apenas nisso e elevando todo o seu potencial.
5. NO EXAGERE NA QUANTIDADE DE TAREFAS
Muitas vezes queremos fazer tudo e acabamos por no fazer nada. No adianta criar uma lista enorme de tarefa e
depois no conseguir cumprir metade delas. Quando realizar a sua lista coloque apenas um nmero possvel de
tarefas a realizar. Aconselho at que opte por colocar tarefas a menos e v experimentando e veja qual a sua
capacidade diria para realizar tarefas. Eu coloco diariamente no mximo trs tarefas indispensveis para o meu
dia. Mais que isso prometer algo que no posso cumprir e no esse o objectivo. Se tiver s uma tarefa
indispensvel melhor, pois a ter a certeza que ir cumpri-la.
6. D UMA RECOMPENSA A SI MESMO
Conseguir completar tudo aquilo que se props sem dvida uma vitria pessoal pois significa que organizou-se
bem e foi produtivo. O passo a seguir a completar todas as suas tarefas ser sentir-se compensado pela sua
vitria. Isso mesmo como se faz com as crianas quando tm uma boa nota numa prova. D um presente a si
mesmo.
Passe uma hora com a famlia, v correr ou veja um jogo de futebol. Nesse momento aproveite a sensao de
dever cumprido e relaxe. No caia no erro de pensar que tem algum tempo livre ento vai aproveitar para
conseguir completar mais algumas tarefas que nem sequer estavam programadas. No h mal nenhum em ter um
tempo s para si.
7. NO SEJA ESCRAVO DA SUA AGENDA
Peo bastante ateno para este ltimo ponto. Organizar o seu dia serve para que seja mais produtivo e tenha
mais tempo livre para si. Por vezes as pessoas tentam organizar-se mas acabam cada vez mais ocupadas. Isso
acontece porque passam a servir a agenda em prol do contrrio. Se isso acontecer pare e analise a forma como
est a gerir o seu dia. No seja um escravo da sua agenda.
Pensar em organizar o nosso dia um assunto bastante interessante, que pode ser de grande utilidade para quem
quer conseguir vencer no mundo dos negcios. Mas como j disse anteriormente, no uma tarefa fcil e exige
persistncia, pois ter que ver quais os mtodos que melhor se adaptam a si. Seguir as sete dicas que expliquei no
texto essencial para que consiga evitar eventuais problemas criados pela inexperincia.
Se j alguma vez tentou organizar o seu tempo explique como o fez e deixe um comentrio. No caso de
comearem a experimentar as nossas dicas partilhe a sua experincia!
Abraos e boa organizao