Guia de Treinamento

SIPAC - Mdulo Protocolo

Novembro-2013
SIPAC
Sistema de Protocolo
Fluxo Bsico do Mdulo de Protocolo (Processo)-SIPAC
Cadastrar
Desac!o
(ocional)
Anexar
documento
(ocional)
"surio #
"surio $
%e&istrar
%ece'imento
Cadastrar
Desac!o
(ocional)
(untada de Processo
Por aensa)*o
(ocional)
%e&istrar
+n,io
(Sa-da)
Setor
Comunica)*o
Inter,en)*o
do Gestor
Ar.ui,o
%e&istrar
rece'imento
Cadastrar
Processo
Ar.ui,ar Processo
Desar.ui,ar
Processo
%e&istrar +n,io
(Sa-da)
%e&istrar +n,io
(Sa-da)
Cadastrar
/corr0ncias
(ocional)
Desaensa
)*o
De
Processo
(ocional)
Cancelam
ento
De
(untadas
(ocional)
2
Perfis envolvidos
Os perfis disponveis no sistema para as operaes do Sistema de Protocolos so:
Administrar o Sistema de Protocolos: Permite ao usurio realizar operaes
administrativas no Sistema de Protocolos, incluindo realizar cadastro de tipos de
documentos e tipos de processos, unidades para tramitao externa, cadastro de
ros externos, al!m de operaes mais restritas como reimpresso de eti"uetas
protocoladoras, cancelamento de #untadas e alterao de n$mero de reistro de
processos externos%
Cadastrar Protocolo: Permite ao usurio realizar operaes de cadastro de
Processos e &ocumentos% O usurio conseue reistrar ocorr'ncias e despac(os
em documentos e processos, reistrar #untadas e dili'ncias de processos%
Enviar Protocolo: Permite ao usurio realizar operaes de envio de Processos
e &ocumentos% O usurio conseue tramitar Processos e &ocumentos "ue esto
em sua unidade%
Gestor de Documentos: Permite ao usurio realizar o cadastro de memorando
circular destinado a todos os rupos de destinatrios% &emais usurios s
conseuem cadastrar memorando circular para rupos de destinatrios com
permisses explcitas%
Gestor de lu!o de Processo: Permite ao usurio realizar o cadastro de fluxos
"ue sero seuidos por determinados tipos de processos% Processos de
determinados tipos possuem um camin(o comum de tramitao entre unidades,
este camin(o ! denominado fluxo de processo ou )or*flo)%
Procuradoria "ur#dica: Permite ao usurio realizar o cadastro de informaes
em processos #urdicos% +stas informaes so siilosas em eral%
$eceber Protocolo: Permite ao usurio realizar operaes de rece,imento de
Processos e &ocumentos% O usurio conseue tramitar Processos e &ocumentos
"ue foram destinados - sua unidade%
Cadastrador Processo Anti%o: Permite ao usurio realizar o cadastro de
processos protocolados antios%
Os usurios comuns iro ter os perfis: Cadastrar Protocolo& Enviar Protocolo&
$eceber Protocolo
.estor do Sistema' Administrar o Sistema de Protocolos
$elacionamento com outros m(dulos
O Sistema de Protocolos intera/se com aluns mdulos do S0P12% 3 o caso do
)(dulo de $e*uisi+,es, "ue era processos ou documentos no momento do cadastro
de determinadas re"uisies% 1o near uma re"uisio o processo pode ser desativado%
4uando o usurio no realiza o rece,imento de processos em um determinado prazo o
reistro de re"uisies ! ,lo"ueado%
5
6o )(dulo de Com-ras os Processos de 7icitao esto associados a processos de
protocolo% Operaes com o processo de licitao influenciam no processo de protocolo:
1,ertura, 2ancelamento e 8etorno%
6o )(dulo .r+ament/rio as operaes com empen(os eram processos de protocolo:
8eistro, reforo, anulao, reistros de li"uidao e paamento de empen(os%
6o )(dulo 0i*uida+1o de Des-esas as operaes com nota fiscal eram processos de
protocolo: +storno de nota fiscal 9usado tam,!m em 1lmoxarifado e 2ontratos:% Os
processos de paamento esto associados a processos de protocolo 9usado tam,!m em
1lmoxarifado e 2ontratos:% O cadastro de Processos de penalidade era processo de
protocolo% 1s 6otificaes de fornecedor esto associadas a um processo de penalidade%
1s Ocorr'ncias opcionalmente esto associadas a um processo de protocolo%
6o )(dulo de Patrim2nio e Almo!arifado, permite "ue a nota fiscal cadastrada
nesses mdulos se#a protocolada e tramitada para outra unidade% 1inda no mdulo de
almoxarifado, permite tam,!m protocolar as re"uisies rece,idas e enviadas%
;
Mdulo de Protocolo
! parte do Sistema 0nterado de Patrim<nio, 1dministrao e 2ontratos 9S0P12: da
=>2% O o,#etivo ! auxiliar a esto documental na instituio, a,ranendo o controle de
Processos, &ocumentos e ?emorandos +letr<nicos com informaes de reistro,
conte$do, tramitaes e despac(os%
Fluxo Processo SIPAC (Fluxo bsico)
1-Cadastrar Processo
2-$e%istrar $ecebimento
3-"untada de Processo 3"untada -or A-ensa+1o4
5-$e%istrar Envio3Sa#da4
6-$e%istrar $ecebimento
7-$e%istrar Envio3Sa#da4
8-$e%istrar $ecebimento
9-Desa-ensa+1o de Processo
:-Cadastrar Des-ac;o
10-$e%istrar Envio 3Sa#da4
11-$e%istrar $ecebimento
12-Ar*uivar Processo
13-Desar*uiva Processo
15-$e%istrar Envio3Sa#da4
16-$e%istrar $ecebimento
17-$e%istrar Envio3Sa#da4
18-$e%istrar $ecebimento
19-Ar*uivar Processo
1:-Alterar Encamin;amento
@
Aba Processos
1-Cadastrar Processo' +sta funcionalidade permite "ue o usurio realize o cadastro
de processos no sistema da 0nstituio%
A
2aso desista da operao, cli"ue em Cancelar e confirme na #anela "ue ser apresentada
pelo sistema% +sta operao ! vlida para todas as telas "ue apresentem esta funo%
Para retornar - pina inicial do mdulo, cli"ue no lin* % +sta opo ! vlida
sempre "ue a funo estiver disponvel%
6a tela acima, ! necessrio informar os seuintes dados:
Origem do Processo: Selecione a proced'ncia do processo dentre as opes
Processo Interno e Processo Externo% 2aso a opo Processo Externo se#a
selecionada, ser necessrio informar se dese#a visualizar o Nmero do processo
no formato 00000.000000/0000-00 (radical.numero/ano-dv) e informar o
Nmero Original do ProcessoB
ipo do Processo (!lassifica"#o do $ssunto): Selecione o tipo do processo a
partir das opes disponi,ilizadasB
$ssunto %etal&ado: 0nforme o assunto detal(ado do processoB
Nature'a do Processo: +scol(a dentre as opes Ostensivo( )rgente(
*eservado(+ecreto e +igiloso% Optando por selecionar a opo +igiloso, o
sistema automaticamente exi,ir um novo campo solicitando o ,rau de +igilo
do processoB
O-serva"#o: Se dese#ar, insira o,servaes "uanto ao processo a ser cadastradoB
)nidade %estino. Informe a unidade para onde ir/ enviar o processo
empo esperado na unidade. Nmero de dias 0ue espera 0ue o processo passe
na unidade
+xemplificaremos o preenc(imento dos campos acima da seuinte maneira:
Origem do Processo: Processo InternoB
ipo do Processo: 1icen"a 23dicaB
$ssunto %etal&ado: 1icen"a m3dica p3 0ue-radoB
Nature'a do Processo: O+EN+I4OB
O-serva"#o. teste
)nidade %estino.!oordenadoria de adm de pessoal
Os campos 0ue est#o com 5 s#o campos o-rigat6rios( ou se7a( tem 0ue ser preenc&idos.
1ps informar os dados do processo, cli"ue em Continuar para prosseuir% 1 seuinte
pina ser carreada:
C
2li"ue em Voltar para retornar - pina anterior% +sta funo ser vlida sempre "ue a
opo estiver presente%
6esta tela, ! necessrio informar no mnimo um documento "ue formalize o processo,
documento este "ue pode ser memorando, ofcio, re"uerimento, entre outros% Para isso,
selecione a opo Informar Novo %ocumento para "ue um novo documento se#a criado
no sistema e inserido no processo ou a opo !onsultar %ocumentos Existentes para
realizar uma consulta de documentos # cadastrados na ,ase de dados do sistema pela
sua unidade e inseri/los ao processo%
&e acordo com a opo selecionada, a tela ser carreada de uma forma diferente%
+xemplificaremos as duas opes em tpicos para facilitar a compreenso do usurio%
D
Informar Novo Documento
2aso a opo selecionada ten(a sido Informar Novo %ocumento, a tela carreada ser a
exi,ida na fiura anterior% Selecionando esta opo, ser necessrio informar os
seuintes dados do documento:
ipo do %ocumento: Selecione o tipo do documento "ue ser inseridoB
%ata do %ocumento: 0nforme a data de refer'ncia do documento ou selecione a
partir do calendrio virtual disponi,ilizado pelo sistema ao clicar no cone B
Identificador: 0nsira o n$mero identificador do documento, se dese#arB
$no: +specifi"ue o ano de emisso do documento a ser inseridoB
)nidade de Origem: Se dese#ar informe o cdio ou selecione a unidade de
oriem associada ao documentoB
O-serva"8es: =tilize o espao em ,ranco fornecido pelo sistema para inserir
o,servaes so,re o documentoB
$nexar $r0uivo: 2aso dese#e anexar determinado ar"uivo ao documento, cli"ue
em Selecionar Arquivo e ,us"ue/o em seu computador%
+xemplificaremos com os dados:
ipo do %ocumento: OficioB
%ata do %ocumento: ED/09/90:;B
Identificador:
$no:
)nidade de Origem:
cli"ue em Inserir Documento(s)%
Para visualizar o documento inserido, cli"ue no cone % +sta ao ser vlida em todas
as telas em "ue estiver presente% =ma nova #anela ser ento apresentada com os dados
do documento%
Consultar Documentos xistentes
2aso selecione a opo !onsultar %ocumentos Existentes na tela %ocumentos do
Processo no incio do manual, a tela exi,ida ser a seuinte:
F
O usurio poder ,uscar um documento atrav!s do preenc(imento dos campos:
Identificador do %ocumento: 0nforme o n$mero identificador do documentoB
$no do %ocumento: 0nsira o ano do documento em "uestoB
ipo: Selecione na lista disponvel o tipo de documento dese#adoB
)nidade de Origem: 0nforme a unidade de oriemB
Per<odo do %ocumento: 0nsira as datas do perodo do documentoB
Per<odo do !adastro: 0nsira as datas do perodo de cadastro do documentoB
odos: 1ssinale este campo caso "ueira visualizar todos os documentos
disponveisB
1o preenc(er, cli"ue em Consultar, a tela erada ser semel(ante a tela anterior% 2li"ue
no cone para ver detal(es de um documento%
&e volta a tela %ocumentos do Processo, selecione um ou mais documentos dese#ados e
cli"ue em Inserir Documento(s)% 1 mensaem de sucesso ser exi,ida e o documento
aparecer inserido:
Para prosseuir, cli"ue em Continuar% O usurio visualizar a tela %ados do
Interessado a +er Inserido% 1 partir desta tela, todo o fluxo do manual ser o mesmo
independente se optou por Informar Novo %ocumento ou !onsultar %ocumentos
Existentes%
Para prosseuir com a operao, cli"ue em Continuar% 1 tela a seuir ser exi,ida:
EG
6esta tela, devem ser informados os interessados neste processo% Os interessados podem
ser das seuintes cateorias:
Servidor: Servidores da =niversidade, onde sero identificados pela matrcula
S01P+ 9Sem o dito verificador:B
1luno: 1lunos "ue sero identificados pela matriculaB
2redor: Pessoas fsicas ou Hurdicas "ue so interessados em processos de
compra, paamento, por exemploB
=nidade: =ma unidade da instituioB
Outros: P$,lico +xterno, ros internacionais ou "ual"uer outro interessado
"ue no se ad!"Ie aos citados acima%
Preenc(a o campo !ategoria fazendo a seleo de uma das opes disponveis:
+ervidor, $luno, !redor, )nidade ou Outros% O seundo campo ser disponi,ilizado de
acordo com a escol(a feita no campo !ategoria% Jus"ue pelo nome da pessoa
interessada e em seuida, cli"ue em Inserir%
+xemplificamos com:
2ateoria: ServidorB
Servidor: 2laudia ?aria 2astelo 9EEAAADD:B
2aso "ueira excluir o interessado inserido% O sistema apresentar a seuinte #anela:
2li"ue em OK, para confirmar% 1 mensaem de sucesso ser exi,ida:
EE
O usurio ainda poder selecionar o campo Enviar e-mail para os interessados a cada
movimenta"#o do processo para "ue o interessado se#a avisado de toda a movimentao
do processo%
1ps inserir todos os interessados dese#ados, prossia o cadastro do processo
selecionando a opo Continuar% 1 pina a seuir ser exi,ida:
1"ui podero ser anexados ar"uivos ao processo "ue est sendo cadastrado% 6a parte de
,aixo da pina sero mostrados os ar"uivos includos durante sua sesso de
cadastramento do processo%
Preenc(a o campo Nome com o ttulo do ar"uivo "ue ser anexado, no campo
%escri"#o discorra so,re o documento em "uesto e em $r0uivo, cli"ue em Selecionar
Arquivo para ,uscar pelo documento% 1o final, cli"ue em Anexar, a tela ser
recarreada da seuinte maneira:
E2
Para dar continuidade, cli"ue em Continuar% Ke#a a pina a seuir:
Para dar continuidade, cli"ue em Continuar% Ke#a a pina a seuir:
6esta tela, o usurio visualizar os dados erais do processo e dever fazer a
confer'ncia deles antes de confirmar o cadastro%
Para prosseuir, cli"ue em Confirmar% 1 tela a seuir ser visualizada:
E5
2aso "ueira visualizar um documento anexado ou toda a movimentao do processo,
cli"ue no cone % 1 tela exi,ida ser semel(ante a tela %ocumento%
Para cadastrar um novo processo, cli"ue em e repita a
operao% 2li"ue em para imprimir a capa do
processo rec!m/cadastrado, "ue ser exi,ida no seuinte formato
2li"ue em Voltar para retornar a pina anterior% Para imprimir a capa, cli"ue no cone
%
E;
Se dese#ar retornar - pina inicial do 26dulo Protocolo, cli"ue em , no topo
da pina%
&e volta - pina %ados ,erais do Processo, cli"ue em
para imprimir a uia de movimentao do
processo% 1 uia ser exi,ida conforme fiura a,aixo:
Para retornar - tela anterior, cli"ue em Voltar% Se dese#ar imprimir a uia, cli"ue em
E@
2-$e%istrar $ecebimento : +sta funcionalidade permite reistrar o rece,imento, por
sua unidade, de processos cadastrados e tem a finalidade de realizar o reistro eletr<nico
do rece,imento dos processos entre as unidades%
O sistema exi,ir uma #anela contendo o campo de !onsulta de Processos e a lista de
Processos Pendentes de *ece-imento%
2aso desista da operao, cli"ue em Cancelar e confirme na #anela "ue ser apresentada
pelo sistema% +sta operao ! vlida para todas as telas "ue apresentem esta funo%
EA
6a tela acima, para ,uscar por um processo especfico, informe um ou mais dos
seuintes dados:
)nidade: Selecione a unidade "ue dever rece,er o processoB
Nmero do Processo: 0nforme os n$meros do processo pendente de
rece,imentoB
!6digo de =arras: >ornea o cdio de ,arras referente ao processo dese#adoB
Nmero Original do Processo: >ornea os n$meros oriinais do processo "ue
dese#a localizarB
$ssunto %etal&ado: &escreva o assunto detal(ado do processoB
Interessado: 0nforme o nome do interessado do processoB
$penas processos 0ue est#o -lo0ueando a unidade: Selecione esta opo para
listar apenas os processos ,lo"ueantes da unidade%
1ps informar um ou mais crit!rios de ,usca dese#ados, cli"ue em Buscar% 1 lista de
Processos Pendentes de *ece-imento ser atualizada, ento, com os processos "ue
atendem aos crit!rios informados%
6a lista de Processos Pendentes de *ece-imento, cli"ue em ou no n$mero do
processo para visualizar seus detal(es%
&e volta - tela lista de Processos Pendentes de *ece-imento, caso "ueira devolver
processo por no t'/lo rece,ido fisicamente, cli"ue no cone
Para reistrar o rece,imento, mar"ue L o processo e cli"ue em $e%istrar $ecebimento<
1 seuinte pina ser erada:
Se dese#ar remover o processo selecionado da lista de itens escol(idos para
rece,imento, cli"ue no cone e confirme esta ao na seuinte caixa de diloo
exi,ida pelo sistema:
EC
Para dar continuidade a operao, selecione o *espons/vel pelo rece,imento do
processo e cli"ue em Confirmar Recebimento%
Para ar"uivar o processo rece,ido, cli"ue em %
Para reistrar a sada do processo rece,ido, cli"ue em
%
Para reistrar a sada de outro processo, cli"ue em %
Para rece,er outros processos, cli"ue em %
3- "untada de Processo ! a unio de dois ou mais processos "ue ten(am relao ou
depend'ncia% 1 #untada dever ser efetuada em ordem cronolica de apresentao de
documentos, ou se#a, na se"I'ncia em "ue os documentos, informaes e decises se
apresentarem como relevantes para o 1ssunto em "uesto%
ED
O sistema listar todos os processos encontrados no ,anco de dados do sistema% Por!m,
se dese#ar realizar uma ,usca por um determinado processo em especfico, o usurio
poder utilizar os filtros Nmero do Processo, !6digo de =arras, $ssunto %etal&ado e
odos os Processos da )nidade% 1ps definir os parMmetros de ,usca dese#ados, cli"ue
em Buscar, e sero exi,idos os processos "ue atendem aos crit!rios informados
conforme mostrado na imaem anterior%
1s opes fornecidas a partir da tela acima sero descritas a seuir%
Processo Detal!ado
Para ter acesso ao Processo %etal&ado, o usurio poder clicar no cone , ou no lin*
correspondente ao n$mero do processo, exi,ido em azul%
Selecionar Processo Princi"al
2li"ue no cone para +elecionar Processo Principal e iniciar a #untada de processos%
O sistema exi,ir a seuinte tela:
EF
6a tela acima, selecione os processos "ue sero #untados ao pro#eto principal "ue foi
escol(ido, conforme exemplificado na imaem% 1 lista de processos disponveis ser
exi,ida pelo sistema, por!m o usurio poder filtrar os resultados mostrados utilizando
os crit!rios de ,usca descritos anteriormente%
1ps selecionar os processos "ue sero apensados, cli"ue em Apensar rocessos para
continuar% Os mesmos passaro a ser referenciados na lista de Processos $cess6rios
$pensados, conforme mostra a tela a seuir:
6a seo dos %ados ,erais do %espac&o, selecione o +ervidor *espons/vel pelo
%espac&o e defina a >orma do %espac&o entre as opes Informar %espac&o ou
$nexar $r0uivo% 2aso a opo Informar %espac&o ten(a sido escol(ida, o sistema
fornecer um campo em ,ranco, com todas as ferramentas de edio de texto, onde
poder ser informado o %espac&o% Se a opo $nexar $r0uivo for escol(ida, dever ser
fornecido o $r0uivo a ser anexado clicando em Selecionar Arquivo!
Para finalizar a #untada de processos e o despac(o, cli"ue em Ca"astrar% 1 mensaem
de sucesso da operao ser exi,ida no topo da pina%
2G
2li"ue no cone se dese#ar efetuar a impresso do
documento referente ao termo da #untada% O relatrio a seuir ser apresentado:
1ps a 1P+6S1NOO, os processos ficaro pendentes de autenticao% O servidor
responsvel pela autenticao ter "ue autenticar para li,erar os processos%
2E
22
5-$e%istrar Envio 3Sa#da4 +sta funcionalidade permite "ue o usurio envie processos
localizados na unidade em "ue ele est lotado e possui a finalidade de realizar o reistro
eletr<nico do envio dos processos entre as unidades%
O sistema exi,ir a seuinte tela:
2aso desista da operao, cli"ue em Cancelar e confirme a desist'ncia na #anela "ue
ser exi,ida posteriormente% Para retornar para a pina inicial do mdulo, cli"ue em
%
6a tela acima, a lista ! erada contendo todos os processos existentes, mas ! possvel
preenc(er os seuintes campos para refinar a ,usca:
Processos na )nidade: 0nforme os processos pendentes em unidades de sua
(ierar"uia selecionando a unidade dese#ada no campoB
Nmero do Processo: 8ealize uma ,usca por um processo especfico
informando o n$mero do processoB
!6digo de =arras: 0nforme o n$mero do cdio de ,arrasB
$ssunto %etal&ado: 0nforme o assunto do processoB
Interessado: 0nforme o nome do interessado%
1ps informar os dados dese#ados, o usurio dever realizar a ,usca clicando em
Consultar% 1 lista dos processos ser, ento, atualizada e nela passaro a constar os
processos "ue atendem aos crit!rios informados%
2li"ue no cone ou no lin* referente ao n$mero do processo para visualizar os
detal(es do processo% &e volta a tela contendo a 1ista de Processos, selecione o9s:
processo9s: "ue dese#a enviar clicando na caixa ao lado es"uerdo do9s: mesmo9s: ou
25
clicando em para selecionar todos os processos listados, em seuida cli"ue em
Continuar% 1 seuinte tela ser erada%
2;
2aso "ueira retornar - tela anteriormente erada, cli"ue em Voltar%
Se dese#ar cadastrar um despac(o eletr<nico para o processo "ue ser enviado, cli"ue no
cone , # para visualizar o despac(o o usurio dever clicar no cone % Para
remover um determinado processo da lista de processos "ue ser enviado, cli"ue no
cone % 1 caixa de diloo a seuir ser fornecida solicitando a confirmao da ao%
2li"ue em OK para confirmar a excluso do reistro% Optando por confirmar, a
mensaem de sucesso ser exi,ida no topo da pina, conforme a imaem a seuir%
2@
&e volta - pina contendo os Processos +elecionados para Envio, informe a )nidade
de %estino, o empo de Perman?ncia em dias e as O-serva"8es se ac(ar necessrio%
+xemplificamos com a )nidade de %estino &0K0S1O &+ S0SP+?1S &+
06>O8?121O 9EE%GG%GE%55%GE:
2A
1ps informar os dados necessrios, cli"ue em #nviar para prosseuir% 1 seuinte
pina contendo a mensaem de sucesso do envio e as informaes so,re o processo
enviado ser carreada:
Para reistrar o envio de outro processo, cli"ue no lin* , o
sistema direcionar o usurio para a pina inicial desta operao%
#$%e&istrar %ecebimento / item # descrito na pina EA
7-Desa-ensa+1o de Processo +sta funcionalidade realiza a desapensao de processos%
1 seuinte tela ser exi,ida% 2aso existam processos associados a unidade, sero
exi,idos nessa pina%
O usurio possui tr's opes para realizar a ,usca: Nmero do Processo, $ssunto
%etal&ado ou odos os Processos da )nidade% 1ps informar um dos dados anteriores,
cli"ue em =uscar%
Para visualizar o Processo %etal&ado, cli"ue no cone ou so,re o n$mero do processo
dese#ado "ue aparece em azul% 1 seuinte pina ser exi,ida:
2C
8-Cadastrar Des-ac;o +sta funcionalidade permite o cadastro e alterao de
despac(os eletr<nicos em processos% =m despac(o ! uma deciso proferida pela
autoridade administrativa em caso "ue l(e ! su,metido - apreciao% O despac(o pode
ser favorvel ou desfavorvel - pretenso solicitada pelo administrador, de acesso
p$,lico ou no% +sta deciso se refere a um parecer "ue o usurio apresenta aps fazer
sua anlise do assunto a,ordado no processo%
2D
Para realizar uma ,usca por um determinado processo, informe um ou mais dos
seuintes dados:
Processos na )nidade: Selecione a unidade onde esto localizados os processos
cu#o despac(o dese#a cadastrarB ex% 2oordenadoria de adm de pessoal
Nmero do Processo: 0nforme o n$mero do processoB ex%25GAC%G2ED5EQ2GE5/CF
!6digo de =arras: 0nforme o n$mero correspondente ao cdio de ,arras do
processoB
$ssunto %etal&ado: &escreva o assunto detal(ado do processoB
Interessado: Selecione o usurio interessado no processo%
Kale ressaltar "ue no campo Interessado, ao diitar as primeiras letras do nome do
interessado, o sistema apresentar uma lista com as opes disponveis para escol(a%
2li"ue na opo dese#ada para selecion/la%
2aso desista de realizar a operao, cli"ue em Cancelar e confirme a desist'ncia na
#anela "ue ser exi,ida posteriormente% Para prosseuir, cli"ue em Consultar% 1 pina
ser atualizada e, na 1ista de Processos encontrados, passaro a ser exi,idos apenas os
processos "ue atendem aos crit!rios de ,usca informados%
1 partir da 1ista de Processos, ! possvel visualizar o processo detal(ado, cadastrar o
despac(o eletr<nico eQou alterar um despac(o previamente cadastrado% Para visualizar
detal(adamente um determinado processo, cli"ue no cone ou no n$mero do
processo% 2aso dese#e cadastrar um novo despac(o para um processo, cli"ue no cone
% O sistema o direcionar para a seuinte pina:
0nforme os seuintes dados do despac(o:
ipo do %espac&o: Selecione o tipo do despac(o a ser cadastrado entre as
opes %ecis6rio, Ordinat/rio, Interlocut6rio ou +aneadorB
Parecer: +ste campo ser visualizado apenas para os despac(os do tipo
%ecis6rio, devendo ser selecionada a opo >avor/vel ou %esfavor/velB
2F
+ervidor *espons/vel pelo %espac&o: =tilize a lista de servidores fornecida para
selecionar a"uele responsvel pelo despac(oB
P-lico: +specifi"ue se o despac(o ! p$,lico selecionando entre as opes +im
ou N#oB
>orma do %espac&o: Optando pela opo Informar %espac&o, o sistema
disponi,ilizar um campo onde o texto do despac(o poder ser diitado% 1o
optar pela opo $nexar $r0uivo, o campo $r0uivo ser exi,ido e o o ar"uivo
do despac(o dever selecionar de seu computador, clicando em Selecionar
arquivo%
+xemplificaremos com:
ipo do %espac&o: OrdinrioB
+ervidor *espons/vel pelo %espac&o: NO2E %O +E*4I%O*B
P-lico: +imB
>orma do %espac&o: Informar %espac&o%
2li"ue em Ca"astrar para confirmar o cadastro do despac(o%O sistema exi,ir uma
mensaem de sucesso do cadastro no topo da tela contendo o *esumo do %espac&o
5G
9-$e%istrar Envio 3Sa#da4 / item # descrito na pina 25
'$%e&istrar $ecebimento / item # descrito na pina EA
10-Ar*uivar Processo +sta funcionalidade permite "ue o usurio realize o
ar"uivamento de um processo no sistema, ou se#a, "ue informe "ue o processo no ter
mais movimentao%O sistema exi,ir uma pina contendo o campo de !onsulta de
Processos e a 1ista de Processos "ue se encontram na unidade de lotao do servidor:
Para realizar uma ,usca por um processo especfico, informe um ou mais dos seuintes
dados:
Processos na )nidade: unidade onde o9s: processo9s: "ue dese#a ar"uivar se
encontra9m:B
Nmero do Processo "ue dese#a ar"uivarB
6$mero do !6digo de =arras do processoB
$ssunto %etal&ado do processoB
6ome do Interessado no processo%
2aso desista de realizar a ,usca, cli"ue em Cancelar e confirme a desist'ncia na #anela
"ue ser exi,ida posteriormente% Para prosseuir, cli"ue em Consultar aps inserir os
dados necessrios% 1 pina ser atualizada e, na 1ista de Processos, passaro a ser
exi,idos apenas os processos "ue atendem aos crit!rios de ,usca informados%
6a 1ista de Processos, cli"ue no n$mero do processo dese#ado ou no cone para
visualizar seus detal(es%+xemplificaremos com o processo de n$mero
25GAC%G2ED5EQ2GE5/CF
5E
selecione o processo "ue dese#a ar"uivar clicando na caixa de seleo ao lado de seu
n$mero% 2aso dese#e selecionar todos os processos listados, cli"ue em >odos%
6a pina "ue cont!m a lista de Processos +elecionados para $r0uivamento, !
necessrio informar a 1ocali'a"#o ><sica do processo "ue ser ar"uivado% O prprio
sistema suere "ue a localizao fsica se#a indicada no seuinte formato: Pr!dio R
1ndar R Sala R 2orredor R +stante R Prateleira R 2aixa%
+xemplificaremos com a 1ocali'a"#o ><sica: 21P R GE R a,5, "ue indica "ue o
processo est no pr!dio da 21P, no primeiro andar, na a,inete de n$mero 5%Se dese#ar
confirmar o ar"uivamento e concluir a operao, cli"ue em Confirmar% 1 seuinte tela
ser disponi,ilizada:
1ps selecionar os processos dese#ados, cli"ue em Ar*uivar para prosseuir com a
operao% O sistema o direcionar para a seuinte pina:
52
11-Desar*uiva Processo +sta funcionalidade permite "ue o usurio realize o
desar"uivamento de um processo "ue ten(a sido previamente ar"uivado no sistema da
0nstituio pela unidade do usurio loado, ou se#a, "ue permita "ue o processo se#a
novamente movimentado%
55
12-$e%istrar Envio3Sa#da4 - / item # descrito na pina 25
13-$e%istrar $ecebimento / item # descrito na pina EA
15-$e%istrar Envio3Sa#da4 / item # descrito na pina 25
16-$e%istrar $ecebimento / item # descrito na pina EA
17-Ar*uivar Processo -/ item # descrito na pina 5E
5;
EC/1lterar +ncamin(amento +sta funcionalidade permite ao usurio fazer a alterao
de um encamin(amento de um processo% 2aso "ueira desistir da operao, cli"ue em
2ancelar% Para retornar ao menu inicial do mdulo, cli"ue em %
1o c(amar a funcionalidade, o sistema automaticamente exi,ir uma lista com os
processos "ue ainda no foram rece,idos pela unidade de destino% O usurio dever
selecionar se dese#a fazer a ,usca informando o 6$mero do Processo ou o 2dio de
Jarras% Se preferir, selecione a opo para pes"uisar Podos os Processos +nviados pela
=nidade% +xemplificaremos informando o 6$mero do Processo 2CGAC%GG;AA2QEFDC/
AG% 1ps informar o dado solicitado, cli"ue em Juscar para prosseuir com a operao
e a seuinte tela ser exi,ida:
1penas ser possvel alterar o encamin(amento de processos com $ltima movimentao
de envio pertencente - sua unidade 9ou unidadesQcentros de custo vinculados: e "ue
ainda no foram rece,idos pelo destino%
5@
5A
ED/2ancelar +ncamin(amento de Processos +sta funcionalidade permite "ue o usurio
cancele o encamin(amento de processos "ue ten(am sido previamente cadastrados no
sistema da 0nstituio e enviados pela unidade de lotao do usurio% Kale ressaltar "ue
s ! possvel o cancelamento do encamin(amento se a unidade de destino ainda no
tiver rece,ido/o% +sta operao ! utilizada pelos estores de protocolo com a finalidade
de cancelar o encamin(amento de processos # inseridos no sistema%
Se dese#ar realizar uma ,usca por um processo especfico, informe o Nmero do
Processo dese#ado% Para visualizar todos os processos "ue foram encamin(ados para
outra unidade mas ainda no foram rece,idos, selecione a opo odos os Processos%
2aso desista de realizar a operao, cli"ue em Cancelar e confirme a desist'ncia na
#anela "ue ser exi,ida posteriormente%
Para realizar a consulta, cli"ue em Buscar% 1 pina ser atualizada e, na lista de
Processos Enviados e $inda N#o *ece-idos, sero exi,idos apenas os processos "ue
atendem aos crit!rios de ,usca informados%
6a lista de Processos Enviados e $inda N#o *ece-idos, cli"ue no n$mero de um
determinado processo para visualizar seus detal(es% =tilizaremos como exemplo o
processo de n$mero 9@0AB.00;AA9/:CDB-CA%
cli"ue no cone ao lado do processo cu#o encamin(amento dese#a cancelar%
+xemplificaremos novamente com o processo 9@0AB.00;AA9/:CDB-CA%
1 seuinte tela ser disponi,ilizada pelo sistema:
5C
2li"ue em Cancelar caso desista da operao ou em OK para confirm/la% Optando por
confirmar, a seuinte mensaem de sucesso ser apresentada pelo sistema:

EF/2ancelamento de Huntada +sta funcionalidade permite "ue o usurio realize o
cancelamento de #untadas de processos "ue ten(am sido previamente realizadas no
sistema da 0nstituio%
O sistema exi,ir uma pina com o campo de !onsulta de Processos e a lista de
Processos Encontrados:
Para realizar uma ,usca por um processo especfico, informe um dos seuintes dados:
Nmero do ProcessoB
6$mero do !6digo de =arras do processoB
$ssunto %etal&ado do processoB
Selecione a opo odos os Processos na )nidade se dese#ar visualizar todos os
processos cadastrados por sua unidade de lotao e "ue tiveram #untadas
cadastradas%
2aso desista da operao, cli"ue em Cancelar e confirme a desist'ncia na #anela "ue
ser exi,ida posteriormente% Para prosseuir, cli"ue em Buscar% 1 pina ser
atualizada e, na lista de Processos Encontrados, sero exi,idos apenas os processos "ue
atendem aos crit!rios de ,usca informados%
5D
1 partir da lista de Processos Encontrados, ! possvel visualizar os detal(es do
processo, visualizar as #untadas do processo eQou cancelar a #untada% +stas aes sero
explicadas detal(adamente a,aixo, neste mesmo manual%
Para exemplific/las, utilizaremos o processo de n$mero 9@0BB.09BB@B/90::-;9%
Processo Detal!ado
Para visualizar os detal(es de um determinado processo, cli"ue no cone ou no
n$mero do processo% Os %ados ,erais do Processo sero apresentados no seuinte
formato:
2li"ue no n$mero do processo acessrio para visualizar seus detal(es e no cone para
visualizar os documentos em anexo% Os %ados do Processo sero exi,idos em uma tela
semel(ante - tela acima% +sta ao ser vlida sempre "ue for apresentada%
Para fec(ar esta tela e retornar - pina anterior, cli"ue em %
(isuali)ar *untadas
2li"ue no cone caso dese#e visualizar as #untadas de processo realizadas com um dos
processos listados% O sistema o direcionar para uma pina "ue cont!m os %ados
,erais do Processo Principal:
5F
Cancelar *untadas
Se dese#ar cancelar a #untada realizada com um dos processos listados, cli"ue no cone
% 1 seuinte pina ser disponi,ilizada:
S
elecione o processo cu#a #untada dese#a cancelar e informe a Eustificativa do
!ancelamento% =tilizaremos como exemplo o processo acessrio de n$mero
9@0BB.0900@A/90::-D9 e a Eustificativa do !ancelamento: Euntada reali'ada de forma
e0uivocada. O processo acess6rio utili'ado est/ errado% Se dese#ar retornar - pina
anterior, cli"ue em Voltar% Para prosseuir, cli"ue em Confirmar% 1 seuinte tela ser
apresentada:
2li"ue em Cancelar caso desista do cancelamento ou em OK para confirm/lo% Optando
por confirmar, uma mensaem de sucesso da operao ser exi,ida no topo da seuinte
pina:
;G
;E