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LA GESTION DES IMMOBILISATIONS

1. - OBJECTIFS ET CHAMP DAPPLICATION



Objectifs

Mettre en place une gestion des immobilisations conforme la
rglementation (Instruction codificatrice n 00-076-M93 du 21
septembre 2000 portant rglementation budgtaire, financire et
comptable des tablissements publics caractre scientifique,
culturel et professionnel ).

Permettre le suivi physique des immobilisations et en particulier les
entres et sorties dactif.


Champ dapplication

Ensemble des biens rpondant la dfinition des immobilisations ;

Ensemble des composantes et des services de lUniversit.




O RGLES GNRALES

Chaque composante est responsable de lapplication de la procdure
pour la gestion de ses biens ;

Procdure qui sapplique aux biens rpondant la dfinition dune
immobilisation (cf. fiche technique n1) ;

Les travaux doivent faire lobjet dune analyse spcifique avant dtre
immobiliss (cf. fiche technique n2) ;

Les biens immobiliss feront lobjet dun amortissement (cf. fiche
technique n3).









O LA PROCEDURE DACQUISITION DUNE
IMMOBILISATION



vnement dclenchant

Toute livraison de bien ou travaux raliss sur des crdits
dinvestissements et rpondant la dfinition des
immobilisations.


Les acteurs

Accueil ;
Service utilisateur ;
Service financier ;
Agence comptable ;
Ordonnateur.


Les tapes


N tapes Description de la procdure Document
support

1 Rceptionner les
marchandises
Les marchandises sont rceptionnes par
le service accueil qui signe le bon de
livraison

Bon de livraison
2 Vrifier la
conformit des
biens livrs par
rapport la
commande
Le service utilisateur vrifie la conformit
du bien livr avec la commande, rsoud
les ventuels problmes avec le
fournisseur, et signe la facture
Par crit
3 Contrler la
facture
Le service financier contrle la facture et
la rapproche du bon de commande


4 Certifier le service
fait
partir des lments transmis par le
service financier, lordonnateur certifie le
service fait


5 mettre le mandat Le service financier met le mandat
6 Sortir la fiche
immobilisation et
ltiquette
correspondante
Concomitamment la saisie dans Nabuco
et lmission du mandat le service
financier enregistre limmobilisation dans
le logiciel de gestion des immobilisations
Neptune dite la fiche immobilisation en
2 exemplaires ainsi qu une tiquette
apposer sur le bien

fiche
immobilisation
tiquette
7 Faire viser les 2
exemplaires de la
fiche
immobilisation
Lordonnateur vise les deux exemplaires
de la fiche dimmobilisation.

8 Envoyer un
exemplaire de la
fiche
immobilisation
ainsi que le
mandat lagence
comptable pour
paiement
Le mandat et la fiche dimmobilisation
sont envoys lagence comptable.

9 Apposer
ltiquette sur le
bien et viser la
fiche immo
Le service utilisateur :
vise la fiche immobilisation
fait une copie quil conserve et transmet
loriginal sign au service financier qui le
conserve.
Appose ltiquette sur le bien




Le circuit
Acqui si ti on des i mmobi l i sat i ons
Service
utilisateur
Ordonnateur Accueil Service financier
Agence
Comptable
Copie
fiche
Emission du mandat
Saisie
Neptune
- Apposition de
ltiquette
- Visa fiche immo
Fiche
immo
Mandat
Archive en attente
de rforme
Etiquette
Visa de
lordonnateur
Paiement
Fiche
immo
Copie Fiche
immo
Archivage de
loriginal
1 exemplaire
1 exemplaire
Rception de la
marchandise
Signature du
bon de livraison
non
oui
Constatation
matrielle de
service fait
Signature de
la facture
Vrification:
marchandise
conforme?
Facture
Rsolution du
problme avec
le fournisseur
Contrle de la
facture
Certification de
service fait

O LA PROCEDURE DE CESSION ET DE RFORME
DUNE IMMOBILISATION



vnement dclenchant

Toute dcision de cession ou de rforme dun bien faisant
partie de ltat de lactif de lUniversit (inscrit en dpense
dinvestissement, classe 2 lors de son acquisition) prise
loccasion dun inventaire, dun vol ou de tout autre
vnement justifiant sa sortie.


Les acteurs

Service utilisateur ;
Conseil de gestion
Conseil dadministration
Service des domaines
Service financier ;
Agence comptable ;

Les tapes


N tapes Description de la procdure Document
support

1 Proposer la
rforme ou la
cession ou
constater le vol
Le service utilisateur constate quun bien
nest plus utilis ou disparu et propose
sa sortie du patrimoine de lUniversit

Proposition de
rforme
2 Valider la sortie
du bien
Le conseil de gestion de la composante
puis le conseil dadministration valide la
demande de rforme ou de cession


3 Contacter les
services du
domaine afin de
valider la rforme
ou dvaluer le
bien en vue
dorganiser sa
cession
Les services du domaine sont contacts
pour valider la rforme du bien ou pour
organiser sa cession


4 En cas de
cession :
Attendre la
cession du bien
par les services du
domaine
Les services du domaine organisent la
cession du bien puis informent
lUniversit du prix obtenu.


4
bis
En cas de
rforme :
Faire dtruire ou
enlever le bien
Le service utilisateur fait dtruire ou
enlever le bien et se fait tablir par le
prestataire un procs verbal de
destruction.

Procs verbal de
destruction
4
ter
En cas de vol :
Faire une
dclaration de vol
Lorsque le service utilisateur subit un vol,
il ralise une dclaration de vol auprs du
commissariat de police.

Dclaration de
vol
5 Envoyer la fiche
Neptune de
limmobilisation
ainsi que le
justificatif de
sortie de
limmobilisation
au service
financier
Afin denregistrer budgtairement et de
constater comptablement la sortie de
limmobilisation, le service utilisateur
envoie au service financier la fiche
Neptune de limmobilisation ainsi que le
justificatif de sortie (procs verbal de
destruction, dclaration de vol, cession
par les domaines).
Fiche Neptune,
justificatifs
6 Enregistrer la
sortie du bien
Le service financier met les mandats et
ventuellement les titres ncessaires la
sortie du bien, et les transmet
lordonnateur pour validation
Mandats et/ou
titres
7 Transmission des
pices lagent
comptable
Le service financier fait une copie de
lensemble des documents en vue de
lenregistrement et de lventuel
recouvrement (cas de la cession)


Le circuit
Procdure de cession et de rforme des immobilisations
Conseil de
gestion
Conseil
dadministration
Service financier
Agence
comptable
Ordonnateur
Services du
domaines
Service
utilisateur
Proposition de
rforme ou de
cession
Contrle de la
facture
Certification de
service fait
Mandatement
Emission du
mandat et des
bordereaux
Signature des
documents
Copie des
documents
Envoie des pices
lagence comptable
Facture
Mandat
Bordereau
Copie de
chaque
pice
- Facture (original+copie)
- Bordereau (en double)
- Mandat
Traitement
Paiement
Pieces
Validation Revalidation Avis
Cession
Organisation de la
vente
Rforme
PV de
destruction
Fiche
Neptune
barre
Vente par les
services
Fiche liquidation et
mandatement partir
des documents
OUI
NON




LES FICHES TECHNIQUES

FICHE TECHNIQUE N1
DEFINITION DUNE IMMOBILISATION




Selon linstruction codificatrice M.93 :

Le bilan des EPSCP doit comporter son actif lensemble des valeurs
immobilises, cest--dire des biens et valeurs destins rester
durablement sous la mme forme dans ltablissement et notamment
les immobilisations, biens de toute nature, corporels ou incorporels,
meubles ou immeubles affects ltablissement ou acquis par lui, non
en vue dtre consomms dans lanne, transforms ou cds mais
pour tre conservs dune manire durable par ltablissement en vue
de laccomplissement de sa mission.

Il sagit par consquent dlments qui ne se consomment pas
par le premier usage.


Par exception, les EPSCP sont autoriss imputer en charges de
la section de fonctionnement leurs acquisitions rpondant la
dfinition des immobilisations, dont la valeur unitaire hors taxes
est infrieure 800 HT.

Toutefois, il est demand pour les biens prsentant un
caractre attractif (magntoscope, tlviseur, matriels
informatiques et numriques, rfrigrateurs, conglateurs )
dune valeur suprieure 230 HT de procder dans tous les
cas limmobilisation de lacquisition ce qui permettra un
suivi actif de ces biens dans Neptune.


Classement des immobilisations

Les immobilisations sont classes partir de la nature conomique des
lments qui les composent.

On distingue :

Les immobilisations incorporelles

201 Frais dtablissement
203 Frais de recherche et dveloppement
205 Autres concessions et droits similaires, brevets, licences,
marques et procds, droits et valeurs similaires
206 Droit au bail
208 Autres immobilisations incorporelles


Les immobilisations corporelles

Les immobilisations sont classes lorsquelles sont termines
sous les rubriques suivantes :

211 Terrains
212 Agencements et amnagements de terrains
213 Constructions
214 Constructions sur sol dautrui
215 Installations techniques, matriels et outillages
216 Collections
218 Autres immobilisations corporelles

Lorsquelles ne sont pas termines elles apparaissent sous la rubriques
23 Immobilisations en cours .


Les immobilisations financires




FICHE TECHNIQUE N2
TRAVAUX : DISTINCTION ENTRE LES CHARGES ET LES
IMMOBILISATIONS

Les dpenses ont le caractre :

De charges dexploitation si elles ont pour effet de maintenir les
immobilisations dans un tat normal dutilisation

Dimmobilisation si elles ont pour effet une augmentation de la
valeur dun lment dactif ou une augmentation de sa dure
probable dutilisation


Cas des dpenses dentretien et de rparation

Dfinition

Entretien : caractre prventif, il a pour objet de conserver
les biens dans de bonnes conditions dutilisation.

Rparation : destine remettre les biens en bon tat
dutilisation


Rgle gnrale

Les dpenses dentretien et de rparation constituent des dpenses
de fonctionnement.


Cas particuliers : les grosses rparations

Art 606 du code civil : les grosses rparations sont celles des gros
murs et des votes, le rtablissement des poutres et des
couvertures entires, celui des digues et des murs de soutnement
et de clture aussi en entier. Toutes les autres oprations sont
dentretien.

Lorsque les grosses rparations accroissent la valeur du bien sur
lequel elles sont excutes ou augmentent sa dure de vie, elles
constituent des immobilisations.



Cas des dpenses damlioration

Toute dpense qui a pour effet soit daugmenter la valeur ou la
dure de vie du bien immobilis soit sans augmenter cette dure de
vie de permettre une diminution des cots dutilisation ou une
production suprieure.

Elles peuvent provenir soit du remplacement dun lment
usag par un lment neuf, soit de la rparation dun lment
existant (exemple : remplacement dune installation de
chauffage).

Les dpenses damlioration constituent des dpenses
dinvestissement.


change standard

Le simple remplacement ou change standard dun lment
indispensable au fonctionnement dun matriel ne doit pas
entraner limmobilisation de la dpense quel quen soit le
montant partir du montant o la rparation na eu pour effet
que de maintenir le matriel en tat de marche.


Agencement et amnagements

Travaux destins mettre en tat dutilisation les immobilisations
de lentreprise .

En principe ils sont immobiliss.

Toutefois sont considrs comme des charges par la jurisprudence :
- Les rfections de toiture ;
- Les peintures intrieures et extrieures ;
- Les travaux de peinture, vitrerie, nettoyage et rfection
partielle de rseaux ;
- Le remplacement dune moquette ;
- Les travaux de ravalement.


En cas de doute quand laffectation en charges ou en immobilisations
des dpenses de travaux, on pourra se reporter la grille de critres
suivante :



CRITERE DAFFECTATION DE DEPENSES DES TRAVAUX


PLUTT UNE OU PLUTT UNE
IMMOBILISATION CHARGE


Dure de vie de lacquisition

Durable 5 ans Pas durable


Valeur de lensemble immobilier

Accrue Maintenue


Programmation

Opration exceptionnelle - ponctuelle Opration courante - rcurrente


Responsabilit des travaux

Propritaire Locataire


Mode de financement

Externe (subvention, emprunt)
Interne


Remplacement

Avec un plus A lidentique
FICHE TECHNIQUE N3
AMORTISSEMENT DES IMMOBILISATIONS


Dfinition

Lamortissement est la constatation dune perte de substance dun bien.
Il permet de constater chaque anne, le montant de la dprciation
(comptabilise chaque anne parmi les charges de lexercice).

Selon le PCG (plan comptable gnral), lamortissement
comptable se dfinit comme :
la constatation comptable dun amoindrissement de la
valeur dun lment dactif rsultant de lusage, du temps, de
changement de technique et de toute autre cause dont les effets
sont irrversibles .


Consquences

Les dprciations momentanes dues des vnements
exceptionnels ne se constatent pas par voie damortissement mais
par voie de provision.

Certains biens ne subissent pas, habituellement de dprciation due
lusage et au temps. Ils ne feront donc pas lobjet
damortissement. Ces biens sont essentiellement :

Le droit au bail ;
Les terrains ;
Les collections et uvres dart ;
Les immobilisations financires.


Objectifs de lamortissement

2 objectifs sont assigns lamortissement dans le secteur
public :

Constater la dprciation des biens ;
Prparer leur renouvellement.


Champ dapplication

Lamortissement concerne lensemble des biens inscrits lactif
immobilis qui subissent une dprciation irrversible

Toutefois lamortissement des biens pour lesquels la charge de
renouvellement nincombe pas ltablissement font lobjet
dune neutralisation.


Calcul de lamortissement

Lamortissement consiste gnralement en ltalement sur une
dure probable de vie de la valeur des biens.

Dures damortissement
Pour chaque bien ou catgorie de bien, le conseil dadministration
fixe sur proposition de lordonnateur les dures damortissement par
catgorie de bien.

Date de dbut damortissement ;
Lamortissement commence au 1
er
janvier de lexercice suivant
lexercice dacquisition.

Mthodes damortissement ;
La mthode retenue par luniversit est lamortissement
linaire (ou constant) : le bien est amorti sur sa dure
probable dutilisation par annuits damortissement
constantes.

Tableau damortissement ;
Pour chaque immobilisation, un tableau damortissement est
tabli qui sert dterminer de montant des dotations
inscrire chaque anne au budget. Ce tableau damortissement
apparat dans la fiche immobilisation tablie par le logiciel de
gestion des immobilisations Neptune.

Impact budgtaire ;
Lamortissement est une charge impute sur la section de
fonctionnement. Lors de llaboration du budget, un crdit doit
donc tre ouvert au compte de dotation aux amortissements.
Ces crdits ont un caractre valuatif. Les dpassements sont
donc autoriss sur ce compte en revanche les crdits inscrits
sur les comptes de dotations ne peuvent tres utiliss un
autre objet.
Le montant de la dotation aux amortissements est
automatiquement repris en recettes de la seconde section par
lintermdiaire de la capacit dautofinancement.

Quel est le schma comptable respecter ?
Un compte de charge, 68 Dotation aux amortissements et aux
provisions, est dbit en contrepartie du crdit du compte 28
Amortissement des immobilisations figurant lactif du bilan.


Tableau damortissement vot par le Conseil dAdministration de
lUniversit

Compte
budgtaire

NATURE DES IMMOBILISATIONS
Dure
damortissement
203 Frais de recherche et dveloppement 5 ans
2053 Logiciels acquis ou sous traits ou cres 2 ans
2058 Brevets et licences, droits, marques 5 ans
2121
2122
2125
Agencements et amnagements de terrains nus
amnags ou btis, plantations

10 ans
2131
2135
2141
2145

Btiments (hors prfabriqus) et assimils

50 ans
2131
2135
2141
2145

Constructions lgres industrialises et
assimiles

20 ans
21316
21317
21356
21357
21358
21817

Amnagements des constructions et travaux de
gros entretien


15 ans
2151 Installations techniques complexes 10 ans
2153 Matriel scientifique 5 ans
2154 Matriel denseignement ou pdagogique
2155
2157
Outillage 5 ans
216 Collections 5 ans
2182 Vhicules de tourisme, vhicules industriels,
utilitaires et assimils
7 ans
2183 Matriel de bureau lectrique ou lectronique 5 ans
2184 Mobilier de bureau et assimils 10 ans
2187 Matriel informatique 5 ans
2188 Matriels divers 5 ans

Modalits pratiques pour lmission des titres et des mandats
dotation aux amortissement

Code fournisseur : 8440 (mandats) et code client : 5120 (titres)
Code rglement : 47 (mandats)
Liste des ditions NEPTUNE joindre en pices justificatives :
tat des acquisitions de lexercice par compte
tat des amortissements
tat du patrimoine

NB. : Un mandat par compte damortissement ; Un titre par origine de financement.