Ofi 00009 2010

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UNIVERSIDADE ESTADUAL DE CAMPINAS

PR-REITORIA DE DESENVOLVIMENTO UNIVERSITRIO
DIRETORIA GERAL DA ADMINISTRAO
Coordenadora
Edna Aparecida Rubio Coloma
coloma@dga.unicamp.br

Coordenadora Adjunta
Aparecida Lcia da Costa Mansur
lucia@dga.unicamp.br
Campinas, 25 de Maro de 2010
Ofcio Circular DGA/Coordenadoria Nmero 00009/2010

(o)

Assunto: Alteraes no CICS em 29/03/2010
Compras e Recebimento Fsico

Prezado(a) Senhor(a),

Desde que foi implantado, o Sistema de Compras (CICS) tem utilizado-se do conceito de Unidade de
Medida, atravs da qual so expressos e registrados a quantidade a ser comprada e o respectivo preo
unitrio envolvido.

A necessidade de realizar aquisies atravs da BEC/SP tem-nos levado a operar com o conceito de Unidade
de Fornecimento, o qual apresenta vantagens, tais como:
- permite retirar da descrio do produto, ou mesmo do edital, as informaes adicionais relacionadas
forma como se deseja a apresentao do produto quanto embalagem e precificao (ex.: saco de 5 kg,
pacote com 10 unidades).
- permite que um produto descrito e codificado uma nica vez possa vir a ser adquirido sob mais que uma
Unidade de Fornecimento.

Hoje as compras so registradas no CICS atravs de uma nica alternativa de unidade de mensurao
associada ao material. A partir do prximo dia 29/03/ 2010 sero implantadas alteraes no CICS-SISTEMA
DE COMPRAS e no CICS-RECEBIMENTO FSICO, destinadas a possibilitar que o mesmo
material/servio possa ser adquirido atravs de diversas alternativas de unidade de mensurao: a atual
Unidade de Medida e as Unidades de Fornecimento da BEC/SP.

Seguem em anexo esclarecimentos detalhados sobre as alteraes que sero introduzidas (com cpia das
principais telas alteradas), os quais solicitamos sejam levados ao conhecimento dos responsveis por reas
administrativas de sua Unidade/rgo, em especial os envolvidos com compras e contrataes.

Atenciosamente

Coordenadora Geral da Administrao

(original assinado pela Sra. Coordenadora Geral da Administrao)

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Coordenadora

CICS - SISTEMAS DE COMPRAS e de RECEBIMENTO FSICO
ALTERAES A SEREM INTRODUZIDAS EM 29/03/2010

Informaes gerais

1) No sero mais utilizados no CICS os registros de tipo de EMBALAGEM e CAPACIDADE DA
EMBALAGEM.

2) O campo Unidade de Medida passar a chamar-se Unidade de Fornecimento (UF).

3) O material que no tiver cdigo BEC dispor de apenas uma UF, que ser a atual Unidade de Medida.

4) O material que tiver cdigo BEC passar a contar com ao menos duas UFs. Uma das UFs ser a prpria
Unidade de Medida atualmente utilizada. As demais sero as UFs da BEC.

5) Os compradores podero registrar o processo de compra com qualquer uma das UFs, mesmo que a
aquisio precise ser conduzida fora da BEC/SP.

6) Ao inserir o Processo o CICS abrir tela indicando as UFs disponveis para o material e exigir que o
comprador escolha com qual delas deseja conduzir a compra.

7) Se o material s tiver uma UF, o CICs no abrir a tela de escolha de UF e j assumir a nica disponvel.

8) Poder ocorrer que a UF correspondente atual Unidade de Medida tambm exista como UF da BEC.
Quando isso ocorrer, a mesma UF ficar disponvel em tela duas vezes, sendo indiferente qual delas
escolher.

9) A UF que corresponde atual Unidade de Medida ser tambm chamada de Unidade de Referncia, pois o
CICs ir utiliz-la para calcular a equivalncia entre as diversas UFs.
A ttulo de exemplo, se o material dispuser de duas UFs possveis, sendo uma delas KG (marcada como
Un. Ref.) e a outra PCTE. DE 10 KG, o CICs saber de antemo que PCTE. DE 10 KG tem 10 como
fator de converso.

10) Meramente pra facilitar a visualizao do comprador, a tela aberta para escolha da UF sempre apresentar
na primeira linha de alternativas a UF que corresponder atual unidade de medida do CICS, para
diferenci-la das UFs que existem na BEC.
Embora venha a constar sempre na primeira linha, essa UF no ser diferente das demais UFs aplicveis
ao material em questo e poder ser utilizada normalmente nas aquisies.

11) Uma vez escolhida a UF, o registro da quantidade e do preo unitrio devero ter por base a UF
escolhida. A partir do registro do Processo, todas as operaes do CICs (incluindo a licitao, propostas,
emisso da AF e recebimento fsico) devero ocorrer com a quantidade e preo unitrio correspondentes
UF inicialmente escolhida.

12) O Sistema de Recebimento Fsico do CICS obrigar que o operador registre a quantidade recebida em
funo da UF que constar na AF. Ser portanto eliminada a possibilidade de trocar a unidade de
mensurao no momento do registro, como hoje ocorre.

3

Coordenadora

13) O Sistema de Controle de Estoque no foi objeto de manuteno e por ora continuar utilizando a atual
Unidade de Medida. Portanto, quando tratar-se de compra para reposio de estoque de almoxarifado
seccional, o Sistema de Recebimento Fsico se encarregar de efetuar os clculos necessrios e sempre
dar entrada automtica no Sistema de Controle de Estoque pela quantidade correspondente atual
Unidade de Medida.
A migrao tecnolgica do Sistema de Controle de Estoque (que j se encontra em andamento) permitir
que esse sistema seja revisto e possa no futuro adequar-se utilizao de Unidade de Fornecimento.

Informaes sobre as telas/relatrios que sero alterados no Sistema de Compras

Processos de Compra, Propostas, Decises de Compra e AFs inseridos at o dia 26/03/2010 sero adequados
para expressar suas quantidades e preo unitrio em UF.

Propostas, Decises de Compra e AFs geradas a partir de 29/03/2010 expressaro suas quantidades e preo
unitrio em UFs referenciadas na insero do Processo de Compra.

Os Recebimentos feitos a partir de 29/03/2010 sero feitos com base nas quantidades expressas em UF.

INSERE PROCESSO
Nesta funcionalidade as manutenes realizadas esto nas telas do ITEM e SOLICITANTES

INSERE ITEM PROCESSO
As novas informaes que sero exibidas na tela :
o CODIGO BEC , se material Unicamp estiver no Catlogo BEC
o Cdigo e Descrio da Unidade de Fornecimento
o Preo Unitrio em Unidade de Fornecimento

O campo Preo Unitrio do TEM dever ser informado em Unidade de Fornecimento.

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Coordenadora


INSERE SOLICITANTE PROCESSO
As novas informaes que sero exibidas na tela :

O campo Quantidade a comprar dever ser informado em Unidade de Fornecimento

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Coordenadora

Outras telas/relatrios do mdulo do PROCESSO que trataro a Unidade de Fornecimento :
ALTERA PROCESSO
ALTERA ITEM PROCESSO
ALTERA SOLICITANTE PROCESSO
EXCLUI PROCESSO
EXCLUI ITEM PROCESSO
EXCLUI SOLICITANTE PROCESSO
CONSULTA PROCESSO
CONSULTA PROCESSO ITEM
CONSULTA ANDAMENTO/FASES DOS PROCESSOS DE COMPRAS
RELACAO DOS ITENS DO PROCESSO(Rel)

No mdulo de Licitao apenas os relatrios sofrero manuteno, passando a exibir a quantidade em
Unidade de Fornecimento e no mais em Unidade de Medida :
ANEXO I DO EDITAL(Rel)
EDITAL DA LICITAO

INSERE PROPOSTA HABILITADA - ITENS

Novas informaes que sero exibidas na tela :

Os campos Preo Unitrio e a Quantidade de um TEM devero ser informados em Unidade de
Fornecimento.

No sero mais exibidos os campos:
capacidade da embalagem
sigla da embalagem
unidade de medida

6

Coordenadora


Outras telas /relatrios do mdulo da PROPOSTA que trataro a Unidade de Fornecimento:

ALTERA PROPOSTA HABILITADA - ITEM
EXCLUI PROPOSTA HABILITADA - ITENS
PESQUISA DE PROPOSTAS - FORNECEDOR NACIONAL
PESQUISA DE PROPOSTAS
GRADE COMPARATIVA DE PRECO(Rel)
GRADE COMPARATIVA DE PRECO(Rel)
GRADE COMPARATIVA DE PRECOS LIVROS(Rel)

INSERE DECISO DE COMPRAS

Novas informaes que sero exibidas na tela :

Os campos Preo Unitrio e a Quantidade devero ser informadas em Unidade de Fornecimento

sigla da embalagem
unidade de medida
Outras telas /relatrios do mdulo de DECISO DE COMPRAS que trataro a Unidade de
Fornecimento:

DECISO DE COMPRAS - ALTERAO
EXCLUI DECISO DE COMPRAS

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Coordenadora

CONSULTA DECISO DE COMPRAS
PROCESSO X DECISAO DE COMPRAS REGISTRADAS (Rel)

No mdulo de AUTORIZAO DE FORNECIMENTO (AF), tero manuteno as seguintes
telas/relatrios:

INSERE AF
INSERE AF (BIBLIOTECA)
INSERE ITEM AF
ALTERA AF
EXCLUI AF
EXCLUI ITEM AF
AF PROVISRIA(Rel)
AF DO FORNECEDOR(Rel)
BLOQUEIO DE AF
CONSULTA AF
CONSULTA PROCESSO X POSICAO DA AF
ANULACAO TOTAL AF
ANULAO TOTAL DO ITEM
ANULACAO PARCIAL DO ITEM
ANULAO DE AUTORIZAO DE FORNECIMENTO (Rel)

Informaes sobre as telas/relatrios que sero alterados no Sistema de Recebimento Fsico

INSERE RECEBIMENTO

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Coordenadora

Nessa tela ser exibida a Unidade de Fornecimento constante na AF .

A Unidade de Referncia corresponder atual Unidade de Medida e, juntamente com o Fator de
Converso, contar apenas para consulta.

sigla da embalagem

Nessa tela sero digitados os campos:
quantidade recebida em Unidade de Fornecimento
status do recebimento

O sistema no permitir o recebimento com outra UF diferente da que constou na AF

Ser considerada no registro do Recebimento, a Unidade de Fornecimento constante na AF.

O preo unitrio ser referente Unidade de Fornecimento.

sigla da embalagem
unidade de medida

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Coordenadora

Outras telas/relatrios que trataro a Unidade de Fornecimento:

GERAR ITEM A RECEBER
CONSULTA ITENS A RECEBER POR FORNECEDOR
ALTERA RECEBIMENTO DE COMPRAS
EXCLUI RECEBIMENTO DE COMPRAS
CONSULTA RECEBIMENTO DE COMPRAS
CONSULTA COMPRAS X RECEBIMENTO
CONSULTA RECEBIMENTO POR MATERIAL

MATERIAIS RECEBIDOS POR CONTA CONTBIL
ENTRADAS DIVERGENTES
TERMO DE RECEBIMENTO 1 VIA
ENTREGAS PENDENTES AO SOLICITANTE
ENTRADAS INCONSISTENTES
TERMO DE RECEBIMENTO 2 VIA
DEMONSTRATIVO DIRIO DAS ENTRADAS
DIVERGNCIAS LIBERADAS

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