INSTITUTO UNIVERSITARIO POLITECNICO

SANTIAGO MARIO
EXT SAN CRISTOBAL
SISTEMAS Y PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS










Alumno:
Bocanegra Rivera Andrs
V-15958237





San Cristbal 13 de Junio del 2014
Esencialmente, la organizacin naci de la necesidad humana de
cooperar. Los hombres se han visto obligados a cooperar para obtener sus
fines personales, por razn de sus limitaciones fsicas, biolgicas, sicolgicas
y sociales. En la mayor parte de los casos, esta cooperacin puede ser ms
productiva o menos costosa si se dispone de una estructura de organizacin.
Hay diferentes enfoques para estudiar las organizaciones, algunos de ellos
son: Enfoque de administracin cientfica de F. Taylor; Enfoque
departamental de Fayol; Enfoque psicolgico o del comportamiento
interpersonal; Enfoque sociolgico o del comportamiento en grupo; Enfoque
de relaciones humanas; Enfoque de toma de decisiones de March y Simn y
el Enfoque de sistemas. Tambin tiene caractersticas que la hacen nica y
su principal es que ella es un todo, intercambia informacin, tiene lmites
fcilmente detectables, utiliza toda la informacin que tenga a disposicin, se
adapta y flexibiliza con rapidez. Pero para que una organizacin sea exitosa
debe tener una jerarqua y ella se divide en tres, estratgico, tctico y
tcnico. Esta jerarqua puede representarse grficamente en una estructura
de las cuales hay muchos tipos entre las cuales: De acuerdo a su formato,
los organigramas se clasifican en: Verticales, Horizontales, Circulares,
Radiales, Mixtos. De acuerdo a su uso se clasifican en: Estructurales,
Funcionales, de Cargos. Por su naturaleza: Esquemticos y Analticos. Por el
rea que representan: Generales y Complementarios.
Todo el trabajo de la organizacin de una u otra manera debe gestionarse
y la mejor manera es a travs de la sistematizacin, que es un proceso
permanente y acumulativo de creacin de conocimientos a partir de las
experiencias de intervencin en una realidad social. Ello alude a un tipo de
conocimientos a partir de las experiencias de intervencin, aqulla que se
realiza en la promocin y la educacin popular, articulndose con sectores
populares y buscando transformar la realidad. Tambin podramos definirla
como Un proceso intencionado de creacin participativa de conocimientos
tericos y prcticos, desde y acerca de las prcticas de transformacin
emancipadora, con el propsito de que sta pueda de mejor manera lograr
sus finalidades de contribuir al desarrollo creciente de la fuerza y de las
capacidades de los sectores populares para que, conformndose como
sujetos colectivos, puedan ser verdaderos protagonistas en la identificacin y
resolucin de sus necesidades y anhelos, tanto cotidianos como histricos,
superando las relaciones y mecanismos de subordinacin que se oponen a
esta transformacin. La sistematizacin implica tener un itinerario
preestablecido para llevar a cabo un proceso sobre el que se va
construyendo. Este proceso de sistematizacin es tan importante como el
resultado de la misma. La sistematizacin es, por definicin, un mtodo que
propone una dinmica participativa. Esto implica que se ha de crear un
espacio de trabajo donde compartir, confrontar y discutir las opiniones
basado en la confianza de las personas participantes. La sistematizacin
lleva implcito un ejercicio de organizacin, en base a un orden lgico, de los
hechos y los conocimientos de la experiencia. Un forma de ordenar que
permita llevar a cabo la interpretacin crtica de la experiencia. El ejercicio de
una sistematizacin permite recuperar la historia de la experiencia y
mantener la memoria de la misma. El anlisis e interpretacin es uno de los
componentes bsicos en toda sistematizacin. Una vez recuperada y
ordenada la memoria histrica es necesaria una interpretacin de la misma
para poder objetivar la experiencia y as poder extraer los aprendizajes. Este
es uno de los componentes bsicos en toda sistematizacin. Una vez
recuperada y ordenada la memoria histrica es necesaria una interpretacin
de la misma para poder objetivar la experiencia y as poder extraer los
aprendizajes. Al igual que ocurre en la mayora de procesos de adquisicin
de conocimientos, el poder compartirlos con quienes trabajan en el mismo
mbito de la experiencia sistematizada es de gran utilidad ya que la
organizacin de la informacin se ha realizado para transmitir una
experiencia a otras personas y que stas puedan aprovecharla en un futuro.
Su propsito es compartir y contrastar un aprendizaje. Tambin puede
reforzar la identidad de la propia organizacin y el sentido de pertenencia a la
misma. Posibilita compartir la experiencia propia con otras organizaciones.
La unidad es totalmente indispensable al hablar de organizacin, sistemas y
procedimientos, ella se encarga de darse cuenta de los problemas
estructurales en su proceso organizativo. Este viene fundamentalmente de lo
siguiente: Por autogeneracin, esto es, por determinacin del gerente de la
unidad; Por encargo de algn sector de la direccin autorizado para ello; Por
la formulacin de un plan de trabajo, confeccionado generalmente por el
gerente de la unidad y aprobado por la direccin superior.
La empresa es un sistema social, que adopta una estructura determinada
por su interaccin dinmica con los sistemas y procedimientos que forman el
medio ambiente. Definamos que es un sistema para poder entender mejor el
concepto, es un conjunto organizado, formando un todo, en el que cada una
de las partes estn interrelacionadas a travs de un orden lgico, que
concatena sus actos hacia un fin determinado. Los procedimientos puede
considerarse como la sucesin cronolgica y secuencial de operaciones
unidas entre s, que se constituyen una unidad, en funcin de la realizacin
de una actividad o tarea especfica dentro de un mbito predeterminado de
aplicacin. Es el lazo de unin entre todos los elementos de un sistema, ya
que indica el momento y la forma en que cada uno debe de participar. Al
poder unir en un solo concepto sistemas y procedimiento podramos decir
que son Conjunto de tcnicas que buscan simplificar el trabajo y con ello
incrementar la productividad en los sistemas administrativos de un organismo
social.
Las caractersticas principales de los sistemas podemos enumerarlos de la
manera siguiente: Propsito u objetivo: todo sistema tiene uno o algunos
propsitos. Los elementos (u objetos), como tambin las relaciones, definen
una distribucin que trata siempre de alcanzar un objetivo. Globalismo o
totalidad: un cambio en una de las unidades del sistema, con probabilidad
producir cambios en las otras. El efecto total se presenta como un ajuste a
todo el sistema. Hay una relacin de causa/efecto. De estos cambios y
ajustes, se derivan dos fenmenos: entropa y homeostasia. Entropa: es la
tendencia de los sistemas a desgastarse, a desintegrarse, para el
relajamiento de los estndares y un aumento de la aleatoriedad. La entropa
aumenta con el correr del tiempo. Si aumenta la informacin, disminuye la
entropa, pues la informacin es la base de la configuracin y del orden. De
aqu nace la negentropa, o sea, la informacin como medio o instrumento de
ordenacin del sistema. Homeostasia: es el equilibrio dinmico entre las
partes del sistema. Los sistemas tienen una tendencia a adaptarse con el fin
de alcanzar un equilibrio interno frente a los cambios externos del entorno.
Hay diferentes tipos de sistemas, En cuanto a su constitucin, pueden ser
fsicos o abstractos: Sistemas fsicos o concretos: compuestos por equipos,
maquinaria, objetos y cosas reales. El hardware. Sistemas abstractos:
compuestos por conceptos, planes, hiptesis e ideas. Muchas veces solo
existen en el pensamiento de las personas. Es el software. En cuanto a su
naturaleza, pueden cerrados o abiertos: Sistemas cerrados: no presentan
intercambio con el medio ambiente que los rodea, son hermticos a cualquier
influencia ambiental. No reciben ningn recursos externo y nada producen
que sea enviado hacia fuera. En rigor, no existen sistemas cerrados. Se da el
nombre de sistema cerrado a aquellos sistemas cuyo comportamiento es
determinstico y programado y que opera con muy pequeo intercambio de
energa y materia con el ambiente. Se aplica el trmino a los sistemas
completamente estructurados, donde los elementos y relaciones se
combinan de una manera peculiar y rgida produciendo una salida invariable,
como las mquinas. Sistemas abiertos: presentan intercambio con el
ambiente, a travs de entradas y salidas. Intercambian energa y materia con
el ambiente. Son adaptativos para sobrevivir. Su estructura es ptima cuando
el conjunto de elementos del sistema se organiza, aproximndose a una
operacin adaptativa. La adaptabilidad es un continuo proceso de
aprendizaje y de auto-organizacin. Los sistemas abiertos no pueden vivir
aislados. Los sistemas cerrados, cumplen con el segundo principio de la
termodinmica que dice que "una cierta cantidad llamada entropa, tiende a
aumentar al mximo".
Los sistemas tienen parmetros que son constantes arbitrarias que
caracterizan, por sus propiedades, el valor y la descripcin dimensional de un
sistema especfico o de un componente del sistema. Los parmetros de los
sistemas son: Entrada o insumo o impulso (input): es la fuerza de arranque
del sistema, que provee el material o la energa para la operacin del
sistema. Salida o producto o resultado (output): es la finalidad para la cual se
reunieron elementos y relaciones del sistema. Los resultados de un proceso
son las salidas, las cuales deben ser coherentes con el objetivo del sistema.
Los resultados de los sistemas son finales, mientras que los resultados de los
subsistemas con intermedios. Procesamiento o procesador o transformador
(throughput): es el fenmeno que produce cambios, es el mecanismo de
conversin de las entradas en salidas o resultados. Generalmente es
representado como la caja negra, en la que entran los insumos y salen cosas
diferentes, que son los productos. Retroaccin o retroalimentacin o
retroinformacin (feedback): es la funcin de retorno del sistema que tiende a
comparar la salida con un criterio preestablecido, mantenindola controlada
dentro de aquel estndar o criterio. Ambiente: es el medio que envuelve
externamente el sistema. Est en constante interaccin con el sistema, ya
que ste recibe entradas, las procesa y efecta salidas. La supervivencia de
un sistema depende de su capacidad de adaptarse, cambiar y responder a
las exigencias y demandas del ambiente externo. Aunque el ambiente puede
ser un recurso para el sistema, tambin puede ser una amenaza.
La organizacin es un sistema totalmente abierto Herbert Spencer
afirmaba a principios del siglo XX lo siguiente: Un organismo social se
asemeja a un organismo individual en los siguientes rasgos esenciales: En el
crecimiento. En el hecho de volverse ms complejo a medida que crece. En
el hecho de que hacindose ms complejo, sus partes exigen una creciente
interdependencia. Porque su vida tiene inmensa extensin comparada con la
vida de sus unidades componentes. Porque en ambos casos existe creciente
integracin acompaada por creciente heterogeneidad".
Las organizaciones como sistemas abiertos tienen caractersticas
especiales. Comportamiento probabilstico y no-determinstico de las
organizaciones: la organizacin se afectada por el ambiente y dicho
ambiente es potencialmente sin fronteras e incluye variables desconocidas e
incontroladas. Las consecuencias de los sistemas sociales son
probabilsticas y no-determinsticas. El comportamiento humano nunca es
totalmente previsible, ya que las personas son complejas, respondiendo a
diferentes variables. Por esto, la administracin no puede esperar que
consumidores, proveedores, agencias reguladoras y otros, tengan un
comportamiento previsible.
La organizacin se debe enfocar como un sistema que se caracteriza por
todas las propiedades esenciales a cualquier sistema social. La organizacin
debe ser abordada como un sistema funcionalmente diferenciado de un
sistema social mayor. La organizacin debe ser analizada como un tipo
especial de sistema social, organizada en torno de la primaca de inters por
la consecucin de determinado tipo de meta sistemtica.