09/05/13 Crear una macro de datos - Access - Office.

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Las macros de datos son una nueva caracterstica de Access 2010 que permiten agregar lgica a los
eventos que se producen en las tablas, por ejemplo la adicin, actualizacin o eliminacin de datos. Son
similares a los "desencadenadores" de Microsoft SQL Server. En este artculo, se muestra cmo crear y
depurar macros de datos.
En este artculo:
Acerca de las macros de datos
Crear una macro de datos controlada por eventos
Crear una macro de datos con nombre
Administrar macros de datos
Depurar macros de datos
Acerca de las macros de datos
Las macros de datos se administran desde la ficha Tabl a mientras se ve una tabla en una vista Hoja de
datos y las macros no aparecen en el panel de navegacin en Macros. Entre otros usos, puede usar las
macros de datos para validar los datos de una tabla y comprobar su precisin. Existen dos tipos de
macros de datos principales: las controladas por eventos de tabla (tambin conocidas como macros de
datos "controladas por eventos") y las que se ejecutan como respuesta al ser llamadas por el nombre
(tambin denominadas macros de datos "con nombre").
Crear una macro de datos controlada por eventos
Los eventos de tabla se producen siempre que se agregan, actualizan o eliminan datos en una tabla.
Puede programar una macro de datos para que se ejecute inmediatamente despus de que se produzca
cualquiera de estos eventos o inmediatamente antes de que se produzca un evento de eliminacin o
cambio. Use el procedimiento siguiente para adjuntar una macro de datos a un evento de tabla:
1. En el panel de navegacin, haga doble clic en la tabla a la que desea agregar la macro de datos.
2. En el grupo Eventos anteri ores o Eventos posteri ores de la ficha Tabl a, haga clic en el evento al
que desea agregar la macro. Por ejemplo, para crear una macro de datos que se ejecute despus de
eliminar un registro de la tabla, haga clic en Despus de el i mi nar.
NOTA Si un evento ya tiene una macro asociada, su icono aparecer resaltado en la cinta de opciones.
Access abre el Generador de macros. Si anteriormente se cre una macro para este evento, Access
muestra la macro existente.
3. Agregue las acciones que desea que realice la macro.
4. Guarde y cierre la macro.
Para obtener ms informacin sobre la creacin de macros, vea el artculo sobre cmo crear una macro
de interfaz de usuario (UI).
Crear una macro de datos con nombre
Una macro de datos con nombre o "independiente" est asociada con una tabla especfica, no con un
evento especfico. Puede llamar una macro de datos con nombre desde cualquier otra macro de datos o
macro estndar.
1. En el panel de navegacin, haga doble clic en la tabla a la que desea agregar la macro de datos.
2. En la ficha Tabl a, en el grupo Macros con nombre, haga clic en Macro con nombre y, a
continuacin, en Crear macro con nombre.
Access abre el Generador de macros, donde puede comenzar a agregar las acciones.
Para obtener ms informacin sobre la creacin de macros, vea el artculo sobre cmo crear una macro
de interfaz de usuario (UI).
Acerca de los parmetros
Los parmetros le permiten pasar valores en una macro de datos con nombre para que se puedan usar en
instrucciones condicionales u otros clculos. Tambin le permiten pasar referencias de objetos de macros
estndar a la macro de datos.
Para agregar un parmetro a una macro de datos:
1. Al principio de la macro, haga clic en Crear parmetro.
2. En el cuadro Nombre, escriba un nombre nico para el parmetro. Este nombre se usar para hacer
referencia al parmetro en las expresiones.
3. Opcionalmente, escriba una descripcin para el parmetro en el cuadro Descri pci n. Se recomienda
escribir una descripcin porque ms adelante, al usar el parmetro, el texto de descripcin que se
escriba aqu se mostrar en una informacin sobre herramientas. Este texto ayuda a recordar el
propsito del parmetro.
Para ejecutar una macro de datos con nombre desde otra macro, puede usar la accin
Ej ecutarMacroDeDatos. La accin proporciona un cuadro para cada parmetro que se ha creado, de
manera que se puedan especificar los valores necesarios.
Administrar macros de datos
Las macros de datos no aparecen en el panel de navegacin en Macros. Debe usar los comandos de la
cinta de opciones que se encuentran en la vista Hoja de datos de la tabla o en la vista de diseo de tabla
para crear, editar, cambiar de nombre y eliminar macros de datos.
Crear una macro de datos
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Editar una macro de datos controlada por eventos
1. En el panel de navegacin, haga doble clic en la tabla que contiene la macro de datos que desea
editar.
2. En el grupo Eventos anteri ores o Eventos posteri ores de la ficha Tabl a, haga clic en el evento de
la macro que desea editar. Por ejemplo, para editar la macro de datos que se ejecuta despus de
eliminar un registro de la tabla, haga clic en Despus de el i mi nar.
NOTA Si un evento no tiene ninguna macro asociada, su icono no aparece resaltado en el men.
Access abre el Generador de macros, y puede comenzar a editar la macro.
Editar una macro de datos con nombre
1. En el panel de navegacin, haga doble clic en cualquier tabla para abrirla en la vista Hoja de datos.
2. En la ficha Tabl a, en el grupo Macros con nombre, haga clic en Macro con nombre y, a
continuacin, en Edi tar macro con nombre.
3. En el submen, haga clic en la macro de datos que desea editar.
Access abre el Generador de macros, y puede comenzar a editar la macro.
Cambiar el nombre de una macro de datos con nombre
1. En el panel de navegacin, haga doble clic en cualquier tabla para abrirla en la vista Hoja de datos.
2. En la ficha Tabl a, en el grupo Macros con nombre, haga clic en Macro con nombre y, a
continuacin, en Cambi ar nombre/El i mi nar Macro.
3. En el cuadro de dilogo Admi ni strador de macros de datos, haga clic en Cambi ar nombre junto
a la macro de datos cuyo nombre desea cambiar.
Access selecciona el nombre de la macro actual.
4. Escriba el nuevo nombre o edite el nombre existente y, a continuacin, presione ENTRAR.
Eliminar una macro de datos
Use este procedimiento para eliminar cualquier macro de datos con nombre o controlada por eventos:
1. En el panel de navegacin, haga doble clic en cualquier tabla para abrirla en la vista Hoja de datos.
2. En la ficha Tabl a, en el grupo Macros con nombre, haga clic en Macro con nombre y, a
continuacin, en Cambi ar nombre/El i mi nar Macro.
3. En el cuadro de dilogo Admi ni strador de macros de datos, haga clic en El i mi nar junto a la
macro de datos cuyo nombre desea cambiar.
NOTA Tambin puede eliminar una macro controlada por eventos si elimina todas sus acciones.
Depurar macros de datos
Algunas herramientas comunes de depuracin de macros, como el comando Paso nico y la accin de
macro CuadroDeMensaje, no estn disponibles para las macros de datos. No obstante, si tiene problemas
con una macro de datos, puede usar la tabla de registro de aplicacin junto con las acciones de macro
AlOcurrirError, GenerarError y RegistrarEvento para encontrar los errores de las macros de datos.
Mostrar la tabla de registro de aplicacin
La tabla de registro de aplicacin es una tabla del sistema (denominada USysApplicationLog) que, de
forma predeterminada, no aparece en el panel de navegacin. Si se produce un error en una macro de
datos es posible que pueda saber qu ocurri viendo la informacin en la tabla de registro de aplicacin.
Use el siguiente procedimiento para mostrar la tabla de registro de aplicacin:
1. Haga clic en Archi vo para abrir la vista Microsoft Backstage.
2. En la ficha Informaci n, haga clic en Ver tabl a de regi stro de apl i caci n.
NOTA Si no ve el botn Ver tabl a de regi stro de apl i caci n, significa que an no se ha creado una
tabla de registro de aplicacin para esta base de datos. Una vez que el evento se ha registrado,
aparecer el botn en la ficha Informaci n.
Para crear filas en la tabla de registro de aplicacin, use la accin RegistrarEvento o la accin
GenerarError, y para controlar cmo reacciona Access a los errores use la accin AlOcurrirError.
Obtener ms informacin sobre las acciones de las macros
Para obtener ms informacin sobre stas y otras acciones de macro, busque en la Referencia del
programador de Access:
1. En Access, presione F1 para abrir el visor de Ayuda de Access.
2. Busque el cuadro de bsqueda en la barra de herramientas, encima de la ventana de Ayuda:
3. Haga clic en la flecha situada junto a la palabra Buscar en la barra de herramientas.
4. En el men que aparece, en Conteni do de Offi ce Onl i ne, haga clic en Referenci a del
programador.
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NOTA Si no est conectado a Internet, haga clic en la opcin Referenci a del programador en
Conteni do de este equi po.
5. Escriba el trmino que desea buscar y, a continuacin, haga clic en Buscar.
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