Sistema de Acumulao de Custos no Setor Pblico: um estudo de caso em uma
Instituio de Ensino Superior do Estado da Bahia
RESUMO A apurao de custos dos bens, produtos e servios oferecidos pelas entidades pblicas obrigatria desde a promulgao da Lei Federal n 4.320/64. Com a Lei de Responsabilidade Fiscal (LRF) esta exigncia foi reafirmada e surgiu a obrigatoriedade de implantao de sistema de informaes de custos. Ocorre que, na prtica, nem todas as instituies pblicas se adequaram a estas exigncias. O presente trabalho busca compreender o processo de acumulao de custos em uma Instituio de Ensino Superior (IES) do Estado da Bahia. A metodologia utilizada foi a pesquisa de carter exploratrio, com a realizao de um estudo de caso em uma IES estadual. Os dados foram analisados luz da literatura contbil pesquisada e demonstraram que o sistema de custos utilizado pela Universidade, denominado Apropriao de Custos Pblicos (ACP), apresenta falhas e no est adequado para refletir as atividades executadas pela Instituio. A forma de apropriao dos custos aos produtos diferente do estabelecido pela Portaria SEFAZ n 084/2005. Conclui-se que o sistema utilizado pela Universidade Estadual de Feira de Santana (UEFS), instituio analisada, gera informaes pouco confiveis e no permite mensurar os custos individuais dos seus servios. Isso quer dizer que, o ACP, como atualmente est estruturado, no capaz de fornecer informaes sobre os custos relacionados s unidades menores que constituem as subunidades que, por sua vez, constituem os centros totalizadores, bem como apresentar os custos individuais dos produtos e servios oferecidos pela Instituio.
1. INTRODUO No Brasil, segundo Mauss e Souza (2008, p. 2), grande parte, ou quase a totalidade, dos gestores pblicos no utilizam informaes do custo da oferta de bens e servios como base de suas decises dirias. Isso quer dizer que h um desconhecimento dos custos dos bens e servios pblicos produzidos e colocados disposio da sociedade, em valores totais e em valores unitrios. Dessa forma, pode-se notar que as entidades governamentais, de maneira geral, realizam o planejamento de suas atividades com base na estimativa de sua arrecadao e o executa, alheio a um controle efetivo dos custos incorridos no financiamento de suas aes. A publicao da Lei de Responsabilidade Fiscal (LRF), em 2000, veio reforar significativamente a necessidade de as entidades pblicas se ajustarem s novas exigncias da legislao brasileira, especialmente quanto ao desenvolvimento de um sistema de acumulao de custos, capaz de auxiliar nos processos de planejamento, execuo e controle dos recursos disponibilizados ao Estado para serem utilizados em benefcio da coletividade. As diversas formas para mensurao de custos, utilizadas pelo setor privado, podem ser empregadas nas instituies governamentais, desde que efetuados alguns ajustes. Estes decorrem das caractersticas, grau de complexidade das atividades e particularidades do processo produtivo inerentes a cada uma das entidades. Alm disso, os objetivos pretendidos pelos usurios das informaes que sero geradas pelos sistemas de informaes de custos devem ser considerados. A ausncia de um modelo padro que possa ser aplicado s entidades do setor pblico dificulta este processo, principalmente pela inexistncia de diretrizes normativas que direcionem os rgos de governo na implantao do sistema de custos exigido. Diante desta 2
concepo, surge ento o questionamento em relao forma de acumulao dos custos das entidades que j comearam a adotar medidas de adequao. Assim, a presente pesquisa buscou responder ao seguinte: como se d a acumulao de custos em uma Instituio Pblica de Ensino Superior em Feira de Santana-BA? O objetivo principal do estudo consiste em compreender o processo de apropriao de custos em uma Instituio Pblica de Ensino Superior em Feira de Santana-BA. Neste contexto observa-se a necessidade de discusses de temticas dessa natureza entre os diversos setores da sociedade, com vistas ao cumprimento efetivo da disposio legal, que tem como objetivo principal a boa gesto dos recursos pblicos. Assim, este trabalho se justifica pelo fato de que os sistemas de informaes de custos podem ser utilizados como uma ferramenta gerencial boa gesto dos recursos do Estado, capaz de gerar informaes teis para a tomada de decises.
2. REFERENCIAL TERICO 2.1 Legislao aplicvel A exigncia legal brasileira da apurao de custos no setor pblico consideravelmente antiga quando comparada a outros pases. A reforma da contabilidade pblica portuguesa, por exemplo, comeou no incio dos anos 90 do sculo passado (COSTA, 2006, p. 190). Na Espanha, as normas mais recentes aplicveis ao setor pblico datam de 2001 (DAS et. al., 2006, p. 312). A situao em outros pases foi analisada por Mauss e Souza (2008) os quais apontam que o controle oramentrio dos Estados Unidos tem como base a contabilidade de custos, a Inglaterra tambm a utiliza no uso de um oramento por resultados e a Nova Zelndia possui um dos modelos mais avanados com relao ao fornecimento de informao gerencial para a atividade pblica. No Brasil, o Art. 165, 9, da Constituio Federal de 1988, o fundamento legal da contabilidade das instituies pblicas, que institui a lei complementar para o estabelecimento das disposies gerais sobre os instrumentos de planejamento da administrao federal (o plano plurianual, a lei de diretrizes oramentrias e lei oramentria anual) e de normas para gesto financeira e patrimonial da administrao direta e indireta, bem como condies para instituio e funcionamento de fundos. O referido dispositivo legal responsvel pela recepo constitucional da Lei n 4.320, de 17 de maro de 1964, que estabelece normas para elaborao e controle do oramento pblico e demonstraes contbeis da Unio, Estados, Municpios e do Distrito Federal (LIMA, SANTANA e GUEDES, 2010, p. 16). De acordo com este instrumento normativo (Lei n 4.320/64), na elaborao da proposta oramentria j h a necessidade de apresentar informaes de custos, conforme destacado a seguir: Art. 22. A proposta oramentria, que o Poder Executivo encaminhar ao Poder Legislativo, nos prazos estabelecidos nas Constituies e nas Leis Orgnicas dos Municpios, compor-se- de: (...) IV - Especificao dos programas especiais de trabalho custeados por dotaes globais, em termos de metas visadas, decompostas em estimativas do custo das obras a realizar e dos servios a prestar, acompanhada de justificao econmica, financeira, social e administrativa. 3
Segundo Remgio (2002, p. 45), quanto aplicabilidade desta norma, no que se refere apurao de custos, no houve registro de qualquer avano referente ao seu cumprimento pelo Governo Federal at 1967, quando em fevereiro, ocorreu uma nova tentativa de exigir a implantao de sistemas de custos no setor governamental com a edio do Decreto-Lei n 200, que disps sobre a organizao da Administrao Federal e instituiu diretrizes para Reforma Administrativa. Neste instrumento normativo, a exigncia de apurao de custos na esfera pblica colocada de forma mais expressiva no Art. 79, que segue: A contabilidade dever apurar os custos dos servios de forma a evidenciar os resultados da gesto. Conforme destacado por Remgio (2002, p. 46), apesar da clareza do referido Decreto-Lei, no houve nenhuma forma de cumprimento desta. O Decreto n 2.829, de 29 de outubro de 1998 outra referncia legal, que estabelece normas para a elaborao e execuo do Plano Plurianual e dos Oramentos da Unio e que apresenta, em seu Art. 4 a necessidade de um modelo de gerenciamento que compreenda o controle dos prazos e custos dos programas. Em maio de 2000, foi publicada a Lei Complementar n. 101/2000, conhecida como Lei de Responsabilidade Fiscal (LRF), que institui normas de finanas pblicas com vistas responsabilidade na gesto fiscal. Para Magalhes et. al. (2005, p. 11), esta Lei pode ser considerada um instrumento de auxlio aos gestores pblicos administrao dos recursos colocados disposio das entidades governamentais, com o intuito de amparar a gesto das receitas e das despesas do Estado, do endividamento e do patrimnio pblico. Remgio (2002, p. 47-49) destaca os artigos da LRF que tratam especificamente das regras sobre custos no servio pblico: Art. 4, determina que cada lei de diretrizes oramentrias contenha normas concernentes avaliao dos resultados dos programas de governo bem como sobre o controle de custos; Art. 50, no captulo destinado transparncia, controle e fiscalizao, estabelece que a administrao pblica dever manter sistema de custos que permita avaliar e acompanhar a gesto oramentria, financeira e patrimonial; e Art. 59, na seo sobre a fiscalizao da gesto fiscal, institui que os Tribunais de Contas, ou rgos estabelecidos pelo Art. 20 desta lei, devero alertar os fatos que comprometem os custos ou os resultados dos programas ou indcios de irregularidades na gesto oramentria. No que tange aplicao prtica dos dispositivos supracitados, nenhum deles foi capaz de tirar o setor pblico da inrcia sobre a matria de custos no servio pblico (REMGIO, 2002, p. 49). Na continuidade do processo de utilizao prtica da contabilidade de custos no setor pblico, outra referncia legal significativa, so as Normas Brasileiras de Contabilidade Aplicada ao Setor Pblico (NBCASP). A este ttulo, Lima, Santana e Guedes (2010, p. 18) assinalam que: Em resumo, as dez primeiras NBCASP tm como objetivo fornecer um novo arcabouo conceitual para a Contabilidade Aplicada ao Setor Pblico e contribuir para a uniformizao de prticas e procedimentos contbeis, em virtude da dimenso e da diversidade da estrutura da Administrao Pblica brasileira. Ao mesmo tempo, elas visam avanar na consolidao e integrao com as normas internacionais. 4
No que se refere apurao dos custos no mbito governamental, destaca-se o final da audincia pblica, promovida pelo CFC, com vistas coleta de sugestes sobre a minuta da Norma Brasileira de Contabilidade Tcnica do Setor Pblico (NBCT SP) 16.11, a qual estabelecer o objeto, objetivos e as regras para implantao do subsistema de custos no setor pblico, institudo pela NBC T 16.2, em vigor desde novembro de 2008. O documento, ainda em forma de minuta, tem por objetivo estabelecer diretrizes para a apurao dos custos dos bens e servios pblicos, produzidos e ofertados sociedade, pela utilizao do subsistema de custos. Este dever estar integrado aos demais subsistemas do sistema contbil. A minuta apresenta ainda, o conceito dos principais termos da contabilidade de custos, das caractersticas e atributos imprescindveis informao produzida pelo referido subsistema, a exemplos da relevncia, utilidade, fidedignidade e valor social, da forma que esta dever ser evidenciada nas demonstraes, bem como da responsabilidade e obrigatoriedade da produo de informaes de custos. Dessa forma, observa-se, o crescimento da necessidade e importncia de se conhecer o custo daquilo que produzido tambm na administrao pblica. Contudo, conforme destacado por Raupp (2007, p. 7), ainda so poucos os estudos no sentido de viabilizar a aplicao prtica do que preceitua a legislao pblica brasileira.
2.2 Terminologia de custos aplicada ao setor pblico Segundo Leal (2003, p. 10), os objetivos e a importncia da contabilidade de custos do setor pblico no so bem definidos, tendo em vista a percepo de que a sociedade, por meio dos tributos e contribuies, repassa os recursos necessrios para cobrir os desembolsos oramentrios e, quando estes so insuficientes, historicamente, h o endividamento. Isso quer dizer que, o Estado no tem uma cultura de avaliar tcnica e cientificamente os custos unitrios dos bens e servios que disponibiliza sociedade. Leal (2003, p. 10) afirma ainda, que a concepo de despesa e arrecadao pblica obscurece a importncia do controle de custos da atividade governamental. Para Machado (2002, p. 118) o uso das informaes da contabilidade das instituies pblicas na construo de um sistema de custos depende, inicialmente, de uma aproximao terminolgica e conceitual entre a contabilidade aplicada ao setor pblico e a de custos. As definies de gasto, desembolso, investimento e perda, podem ser utilizadas, na ntegra, na contabilidade aplicada ao setor pblico (RAUPP, 2007, p. 7). Para Mauss e Souza (2008, p. 24-25), por conta das entidades pblicas no serem remuneradas diretamente pelos servios disponibilizados sociedade, ou seja, no venderem os seus servios, no existem despesas (gastos relacionados obteno de receita). Dessa forma, todos os gastos podem ser classificados como custos, uma vez que foram incorridos na prestao dos servios pblicos. Nesse sentido, Machado (2002, p. 121) ressalta que, no setor pblico no necessrio fazer distino entre o custo dos produtos e servios e a despesa do perodo, pois o objetivo da apurao do custo no avaliar os estoques dos produtos a serem vendidos no perodo posterior. Essa diferenciao, portanto, irrelevante, uma vez que o objetivo da apurao conhecer o custo dos servios pblicos prestados no perodo de anlise e pressupe-se que no setor governamental no h estoques de servios ou produtos em processo e/ou acabados. Por conta disso e em virtude de no setor pblico, diferentemente do setor privado, a despesa apresentar quatro fases distintas (fixao, empenho, liquidao e pagamento), torna- se necessrio traar um paralelo entre estas duas esferas, com vistas identificao das semelhanas e correspondncias conceituais. Sobre esse aspecto, Machado (2002, p. 119-120) 5
descreve, sinteticamente que: a fixao, em termos gerais, pode ser entendida e praticada igualmente ao estabelecimento do custo padro; o empenho no possui conceito correspondente na contabilidade de custos; a liquidao equivale ao conceito de gasto, uma vez que a despesa liquidada representa o sacrifcio financeiro da entidade para obteno de um produto ou servio qualquer; e o pagamento se assemelha definio de desembolso, condicionado ocorrncia das trs fases anteriores. A ideia de investimento no setor governamental, por vezes, tambm confundida com o conceito de custos. Por essa razo, convm destacar que, quando as despesas oramentrias liquidadas estiverem relacionadas a benefcios de exerccios futuros sero consideradas investimentos, ao passo que quando relativas a bens e servios consumidos e utilizados no exerccio corrente devero ser classificadas como custos (MACHADO, 2002, p. 120-121). Noutros termos, Machado (2002, p. 121-122) explica que, conforme a Lei n 4.320/64, as despesas oramentrias dividem-se em Despesas Correntes (Despesas de Custeio e Transferncias Correntes) e Despesas de Capital (Investimentos, Inverses Financeiras e Transferncias de Capital). A partir da despesa liquidada (correspondente ao gasto) pode-se fazer a correlao de conceitos de investimentos para as despesas de capital e custos para as despesas correntes. No entanto, alguns ajustes ainda devem ser feitos de forma a reclassificar algumas das Despesas Correntes (custos) como investimentos, tais como: gastos com conservao e adaptao de imveis, material para estoque, as liquidaes foradas e as despesas de exerccios anteriores (MACHADO, 2002, p. 121-122). Por fim, indispensvel considerar ainda os custos do perodo que no esto inclusos e classificados como despesas de custeio. Sobre isto, Machado (2002, p. 124) assinala que: [...] existem custos do perodo que no so includos nos gastos ou valores liquidados, classificados como despesas de custeio, j que no fazem parte do sistema oramentrio, tais como a depreciao do ativo permanente e provises de encargos trabalhistas como, por exemplo, as licenas remuneradas. Se necessrio, essas informaes podem ser registradas no sistema patrimonial da contabilidade governamental e incorporadas ao custo dos servios prestados. A existncia de conceituaes distintas para termos comumente aplicados s especialidades diferentes de um mesmo ramo cientfico evidencia a necessidade de uma clara definio dos conceitos bsicos na implantao e operacionalizao eficiente de um sistema contbil especfico.
2.3 A apurao de custos no setor pblico Para Mauss e Souza (2008, p. 41) no existe um modelo de sistema de custos que possa ser aplicado em qualquer entidade, seja ela pblica ou privada. Cada organizao dever estruturar o seu sistema de acordo com a sua complexidade, informaes desejadas e realidade operacional. Reis, Ribeiro e Slomski (2005, p. 3) destacam que a principal finalidade de um sistema de custos no setor pblico aferir a eficincia e servir como instrumento de gesto dos servios prestados, uma vez que o Estado tem como propsito o bom desempenho e gerenciamento da coisa pblica na prestao de servios sociedade, em contrapartida gerao de resultado da esfera privada. 6
Segundo Machado (2002, p. 137), os termos sistema de custos, sistemas de custeio, mtodos de custeio, entre outros, tm sido apresentados pela literatura contbil com significados diferentes ou semelhantes, a depender do autor, objetivo e do momento em que surgem. No entanto, para o autor, assim como para Mauss e Souza (2008, p. 42-45) um sistema de custos tem em sua estrutura trs elementos: sistema de acumulao de custos, sistema de predeterminao de custos (sistema de custeio), princpios e mtodos de custeio. A partir das caractersticas e particularidades das atividades governamentais Mauss e Souza (2008, p. 42-45) e Machado (2002, p. 147-155) sugerem que: quanto ao sistema de acumulao de custos, os servios prestados de forma contnua utilizem o sistema de acumulao de custos por processo, enquanto que para o custeio de projetos, far-se- uso do sistema por ordem de servio; quanto ao sistema de custeio, na fase de planejamento e desenvolvimento de projetos seja utilizado o custo meta, enquanto que para a fase de produo, o custo padro; e quanto aos princpios e mtodos de custeio, com o princpio do custeio direto, os mtodos de custeio direto e varivel e, com o princpio de custeio por absoro total ou ideal, os mtodos de custeio por absoro tradicional, ABC, centros de custo, unidade de esforo de produo (UEP), etc,. Por conseguinte, na seleo do sistema de custos adequado s particularidades do setor pblico, este dever considerar as caractersticas e peculiaridades dos processos de elaborao dos bens e servios que produz e disponibiliza a sociedade.
3 METODOLOGIA A presente pesquisa classificada como exploratria, uma vez que busca proporcionar viso geral acerca de determinado fato, e descritiva, porque visa descrever as caractersticas de determinado fenmeno ou o estabelecimento de relaes entre variveis (GIL, 2007, p. 41- 42). Alm disso, explora um objeto pouco conhecido e no permite formular hipteses. No que tange forma de abordagem do problema, possui natureza qualitativa, uma vez que busca uma compreenso detalhada dos significados e caractersticas situacionais (RICHARDSON, 1999, p. 90). A reviso de literatura est fundamentada em publicaes, livros, artigos cientficos, dissertaes, teses e monografias e constitui a primeira fase deste trabalho. Em seguida foi feito um estudo de caso na Universidade Estadual de Feira de Santana (UEFS), uma instituio pblica de ensino superior localizada no municpio de Feira de Santana, estado da Bahia. Esse tipo de procedimento tcnico busca a compreenso de fenmenos sociais complexos e o conhecimento de forma mais ampla e detalhada do objeto de anlise escolhido, por meio de um estudo aprofundado e exaustivo do mesmo (GIL, 2007, p. 54; YIN, 2005, p. 20). A entidade escolhida uma autarquia, mantida pelo Governo do Estado da Bahia e vinculada Secretaria da Educao do Estado. Foram levantados os gastos oramentrios da IES incorridos no exerccio de 2009, identificadas as formas de classificao destes, assim como a forma de apropriao dos custos aos produtos da instituio. A escolha do exerccio financeiro de 2009 se justificou por ser a ltima execuo oramentria anual concluda no momento da coleta dos dados. A interatividade com os agentes pblicos envolvidos no processo de apurao dos custos da Universidade tambm foi um ferramenta utilizada na parte emprica deste estudo. 7
Com o intuito de obter dados mais relevantes, complementarmente, foram feitas entrevistas com os servidores que trabalham no setor responsvel por gerar esse tipo de informao, classificadas como no estruturadas, uma vez que as perguntas foram elaboradas de maneira ocasional. (MARTINS, 2000). De posse dos relatrios gerados pelo sistema de custos Apropriao de Custos Pblicos (ACP), utilizado pela instituio, e das informaes coletadas durante as visitas realizadas e entrevistas feitas, os dados foram analisados de acordo com o indicado pela literatura estudada.
4 ESTUDO DE CASO 4.1 Apresentao da Entidade Investigada A Universidade Estadual de Feira de Santana (UEFS) foi fundada em 1976. Surgiu em decorrncia de uma estratgia governamental com vistas interiorizao da educao de nvel superior e consolidou-se como uma instituio pblica e gratuita, mantida pelo Governo do Estado da Bahia, sob o regime de autarquia. Est sediada na maior cidade do interior da Bahia e uma das maiores do Nordeste. Na atualidade, organiza-se a partir de duas ordens de poder: a administrao superior, composta pelos conselhos superiores e pela reitoria, com a responsabilidade de supervisionar o conjunto e coordenar e executar a poltica administrativa; e, a administrao bsica, composta pelos rgos de ensino, pesquisa e extenso e da administrao adstrita, cuja responsabilidade consiste em coordenar e executar as atividades acadmicas, em obedincia aos Termos do Regulamento autrquico e dos Regimes Internos existentes (UEFS, 2010a). A Universidade mantm regularmente 22 (vinte e dois) cursos de Graduao em diversas reas do conhecimento e 30 (trinta) cursos de Ps-Graduao, sendo 17 (dezessete) Lato Sensu e 13 (treze) Stricto Sensu (oito em Mestrado Acadmico, trs em Mestrado Acadmico e Doutorado e dois Mestrados Profissionais) (UEFS, 2010a). De acordo com o Relatrio de Atividades de 2009 da UEFS (2010b, p. 75), a dotao oramentria inicial para o exerccio foi de R$ 150,440 milhes. Destes, 84,48%, ou seja, R$ 127,092 milhes, oriundos do Tesouro do Estado; 12,67%, equivalente a R$ 19,058 milhes, adviriam de outras fontes (transferncias voluntrias) e R$ 4,290 milhes de recursos arrecadados pela prpria Instituio. Ao longo do ano, foram solicitadas suplementaes do oramento ao Governo do Estado, a fim de garantir a manuteno dos servios (tcnicos, administrativos e acadmicos), as despesas com pessoal e os referidos encargos at o trmino do exerccio, assim como para cumprir com os compromissos contratuais assumidos pela Universidade (UEFS, 2010b, p. 75). As suplementaes elevaram em 6% o oramento com recursos repassados pelo Tesouro do Estado, o equivalente a R$ 7,624 milhes, resultantes da aprovao de crditos suplementares. Alm disso, o oramento previsto foi incrementado com recursos de outras fontes, totalizando um oramento final de R$ 160,810 milhes (UEFS, 2010b, p. 75-76). Com base nos dados do Relatrio de Atividades de 2009 da UEFS (2010b, p. 75-76), a tabela a seguir, mostra o valor orado comparado ao que foi executado no referido exerccio: Tabela 1 Demonstrativo do oramento aprovado e executado da UEFS em 2009. FONTE DE RECURSOS VALORES (R$) % ORADO INCREMENTO ORADO FINAL EXECUTADO 8
Tesouro do Estado 127.092.000,00 7.624.089,00 134.716.089,00 127.748.179,16 94,83% Outras fontes 1 23.348.000,00 2.745.851,00 26.093.851,00 4.460.939,07 17,10% TOTAIS 150.440.000,00 10.369.940,00 160.809.940,00 132.209.118,23 82,21% Fonte: UEFS 2010b (Adaptado) A partir da tabela, verifica-se que 82,21%, ou seja, R$ 132,209 milhes do total do oramento da UEFS para o exerccio financeiro de 2009, foi executado.
4.2 O sistema de apropriao de custos pblicos (ACP) O Sistema de Apropriao de Custos Pblicos (ACP) foi institudo pelo Estado da Bahia em 2003, atravs do Decreto n 8.444, de 7 de fevereiro, com a finalidade de produzir informaes relevantes aos gestores pblicos sobre os custos incorridos na produo dos produtos e servios oferecidos pelo Governo do Estado da Bahia sociedade (ACP, 2010). Esse sistema, de carter gerencial, engloba todos os rgos da administrao pblica estadual e est interligado aos demais sistemas corporativos do Estado. As informaes registradas na contabilidade e no oramento do Estado, bem como dados de outros sistemas, tais como os de pessoal, material e patrimnio, compem o banco de dados pertinente aos custos das aes governamentais (ACP, 2010). Dentre os sistemas que fornecem informaes composio do banco de dados relacionados aos custos, citam-se: o Sistema Integrado de Material, Patrimnio e Servios (SIMPAS), utilizado para o registro de compras, distribuio de materiais e contratao de servios para o Estado da Bahia; o Sistema Integrado de Recursos Humanos (SIRH), que coordenado pela Secretaria da Administrao do Estado da Bahia (SAEB), por meio do qual, mensalmente, ocorre o processamento dos dados da folha de pagamento do Estado; o Sistema de Gesto de Gastos Pblicos (SIGAP), que um mdulo do Sistema de Informaes Contbeis e Financeiras (SICOF) para aprimoramento dos mecanismos de programao financeira; o Sistema de Abastecimento de Veculos (SAVE); e o Sistema de Oramento e Planejamento (SIPLAN) (MOTA JNIOR, 2009, p. 9). Inclui tambm o Sistema Integrado de Patrimnio (SIAP), voltado ao controle dos bens mveis de natureza permanente. A finalidade primeira do ACP atender as exigncias legais da LRF. No entanto, esta Lei, ao tratar da temtica de forma genrica no especifica o mtodo ou modelo a ser utilizado e no estabelece prazo de implantao do sistema. Tem por objetivos: permitir a avaliao dos custos do Estado nas diversas unidades administrativas, aes produtos e servios; auxiliar na criao de indicadores de desempenho da administrao pblica; subsidiar as demandas especficas dos diferentes gestores; e melhorar a qualidade do gasto pblico por meio de uma gesto pblica eficiente (COSTA e MIRANDA FILHO, 2002, p. 5-6). Para atender aos objetivos propostos, o sistema busca responder a trs perguntas bsicas: o que se gasta, quem gasta e como se gasta (COSTA e MIRANDA FILHO, 2002, p. 6). De acordo com Mota Jnior (2009, p. 10), estas indagaes podem ser respondidas da seguinte forma: a primeira, por meio do item de custos e da categoria do gasto, considerado pelo sistema ACP como subelemento da despesa e elemento da despesa pblica, respectivamente; a segunda representada pelos centros de custos do mtodo de custeio por Departamentalizao, ou seja, pelas unidades de custos do ACP; a terceira pode ser respondida por meio da extrao do custo por projetos e atividades (meio e finalistas) ao conceito de oramento pblico, uma forma sugerida por Costa e Miranda Filho (2002, p. 11).
1 Recursos obtidos por transferncias voluntrias (convnios e acordos) e diretamente arrecadados pela autarquia. 9
Quanto forma de apropriao dos gastos incorridos, Mota Jnior (2009, p. 9-10) considera que o sistema utiliza dois mtodos de custeio: o Activity-Based Costing, ou Custeio Baseado em Atividades, e a Departamentalizao dos Custos. Sobre a departamentalizao no Sistema ACP, Costa e Miranda Filho (2002, p. 9) explicam que: A departamentalizao dos custos significa realocar, na base de dados do ACP, as informaes relativas aos gastos executados pelas unidades funcionais, que hoje j se encontram controladas pela contabilidade pblica, mas concentradas nas Unidades Gestoras. A partir do exposto, Mota Jnior (2009, p. 10) ressalta que, no caso especfico da UEFS, objeto de estudo desta pesquisa, no h realocao, uma vez que o oramento da mesma centralizado, sendo a unidade oramentria a mesma unidade gestora. Neste caso, feita a alocao, na fase da pr-liquidao, para as unidades de custos. No que diz respeito ao Custeio ABC, Costa e Miranda (2002, p. 12) afirmam que o mesmo tem como premissa bsica buscar a responsabilizao da Unidade de Custo gestora e responsvel pelo consumo do recurso. Por conta disso, segundo Mota Jnior (2009, p. 10) o sistema ACP gera informaes sobre os custos dos servios, o custo de cada unidade e o que se refere o custo. Assim sendo, utiliza o modelo de trs dimenses, a saber: a dos servios prestados, a da unidade de custos e a da categoria de gasto/item de custo. Mota Jnior (2009, p. 10) descreve ainda como os centros ou unidades de custos so divididos e a forma com que os custos os sero apropriados, a saber: Os centros ou unidades de custos so divididos em centros de custos finais e intermedirios. Os custos diretos sero alocados nos centros de custos responsveis pelos servios. No caso dos custos indiretos, estes sero realocados dos centros de custos intermedirios atravs de rateio. Dessa forma, deve-se observar o processo de escolha e determinao dos critrios de alocao dos custos indiretos, tendo em vista as possveis distores geradas pela utilizao deste procedimento. O custo de funcionamento de cada unidade administrativa de uma determinada Secretaria de Estado poder ser conhecido por meio das informaes produzidas pelo Sistema ACP, uma vez que os gastos sero apropriados nas unidades de custos consumidoras dos recursos, por meio da departamentalizao (MOTA JNIOR, 2009, p. 10-11). No entanto, ressalta-se que o sistema apresenta limitaes quanto ao fornecimento de informaes de custos sobre as unidades de custos menores, as quais constituem as unidades departamentais, em virtude da forma de apropriao dos custos utilizada pelo ACP.
4.3 Resultados e Discusso As informaes obtidas decorrem dos relatrios disponveis no portal do Sistema ACP, implantado na entidade em 2005 e utilizado ao longo de 2009 para a apropriao dos custos incorridos durante o exerccio analisado. Tambm foram obtidas informaes em visitas realizadas Gerncia de Finanas e Contabilidade (GEFIN) da Instituio. A estrutura do sistema de informaes de custos, denominada de estrutura funcional, formada por unidades de custos. Estas esto divididas em unidades totalizadoras e unidades vinculadas. As primeiras compreendem os setores da Administrao Superior, da Administrao Adstrita e as unidades cujos custos, de natureza transitria, so acumulados temporariamente para posterior realocao. Os primeiros agrupam departamentos de natureza semelhante do ponto de vista regimental, na forma de unidades vinculadas. 10
O quadro a seguir demonstra como as principais unidades de custos esto organizadas: Quadro 1 Estrutura Funcional das Unidades de Custo do Sistema ACP na UEFS. UNIDADES DE CUSTOS TOTALIZADORAS VINCULADAS Reitoria Gabinete de Reitoria Gabinete da Vice Reitoria Procuradoria Jurdica Comisso Permanente de Licitao Assessorias UEFS Assessoria de Comunicao Assessoria Tcnica e de Desenvolvimento Organizacional Assessoria Especial de Informtica Assessoria Especial de Relaes Institucionais Pr-Reitorias da UEFS Pr-Reitoria de Graduao Pr-Reitoria de Pesquisa e Ps-Graduao Pr-Reitoria de Extenso Pr-Reitoria de Administrao e Finanas Unidades de Apoio Unidade de Infra-estrutura e Servios Unidade de Organizao e Desenvolvimento Comunitrio Centro Universitrio de Cultura e Arte Observatrio Astronmico Antares Sistema de Bibliotecas rgos Suplementares Museu Casa do Serto e Centro de Estudos Feirenses Imprensa Grfica Universitria Departamentos da UEFS 2
Administrao dos Departamentos Colegiados de Cursos de Graduao Almoxarifado UEFS Campi Avanados Campus Avanado de Santo Amaro Campus Avanado de Lenis Inativos UEFS Cedidos UEFS Afastados UEFS Custos Comuns Gastos a Apropriar FONTE: ACP e UEFS, 2010b (Adaptado) As unidades podem ser classificadas em trs nveis distintos. As totalizadoras exercem o mesmo papel das contas sintticas do plano de contas contbil, exceo das que acumulam custos a serem redistribudos em etapa posterior, a exemplos dos Inativos, Custos Comuns e Almoxarifado. As analticas agrupam os custos da unidade a que so destinados e podem representar unidades do segundo e terceiro nvel. A existncia desta ltima pode ser exemplificada pela estrutura funcional das Pr-reitorias da UEFS (primeiro nvel), vinculada s mesmas, a PROAD que ocupa o segundo nvel, que possui a GEFIN como unidade vinculada (terceiro nvel). Nessa situao, a PROAD assume natureza de conta sinttica. Observa-se que, o que determina essa forma de classificao a relao de subordinao existente entre as unidades. Por isso, a unidade totalizadora Departamentos da UEFS deve ser entendida como parte da Administrao Adstrita, uma vez que os colegiados no so subordinados aos mesmos e encontram-se no mesmo grupo.
2 Departamento de Cincias Biolgicas (DCBIO); Departamento de Cincias Exatas (DEXA); Departamento de Cincias Humanas e Filosofia (DCHF); Departamento de Cincias Sociais Aplicadas (DCIS); Departamento de Educao (DEDU); Departamento de Fsica (DFIS); Departamento de Letras e Artes (DLA); Departamento de Sade (DSAU) e Departamento de Tecnologia (DTEC). 11
Esta formatao no foi modificada desde 2005, ano de implantao do sistema, apenas recebeu, por acrscimo, as unidades recm-criadas, como as Assessorias Tcnicas de Contratos e Convnios e de Recursos Humanos, ligadas PROAD. Pode-se observar que a estrutura funcional compatvel com a estrutura organizacional da Instituio, no entanto, incompatvel com o complexo de atividades realizadas pela Universidade para produzir os servios que disponibiliza sociedade, por no abranger as especificidades das unidades relacionadas com as atividades finalsticas e as atividades meio da UEFS. Quanto classificao dos custos, verificou-se que so agrupados a partir dos subelementos de despesa, aglutinados em um mesmo elemento de custo em razo de suas similitudes e o conjunto desses, elementos, de mesma natureza, forma uma categoria de gasto. Os subelementos de despesa tambm so chamados de itens de custos e representam o menor estado de agregao de custos do ACP. Cada subelemento exclusivo da categoria a que pertence, no existindo, portanto, subelementos iguais em categorias diferentes. No sistema as categorias de gastos subdividem-se em categorias de custos e categorias de gastos administrados. As primeiras devem estar relacionadas aos custos incorridos na prestao dos servios disponibilizados pela instituio, enquanto que as demais devero agrupar o que oramentariamente denominam-se de despesas de capital e na contabilidade de custos aplicada ao setor pblico chamado de investimentos. Nesse ponto, o sistema equivocadamente classifica a categoria Obras, instalaes e Aquisies de Imveis como uma categoria de custo, quando na prtica, agrupa valores correspondentes a despesas de capital. Em situao semelhante, a categoria Informtica possui elemento de despesa com natureza de investimento, representado pelo sub elemento 52.03-5 (Sistema de Processamento de Dados). Para correta compreenso deste, convm destacar que os primeiros dois nmeros da identificao numrica do item de custo representam o elemento de despesa. Nesta classificao, os elementos 51 e 52 identificam o conjunto de valores relacionados s despesas de capital. A apropriao dos custos incorridos ao sistema ACP acontece na fase da pr- liquidao e confirmada na fase seguinte, ou seja, na liquidao da despesa. A primeira etapa consiste na verificao do direito adquirido pelo credor, tomando-se como base os ttulos e documentos comprobatrios do respectivo crdito, na fase seguinte, feita somente a conferncia. No momento do lanamento dos referidos dados no SICOF, o sistema solicita que sejam informadas as unidades de custos que sero beneficiadas com o material ou prestao de servio adquiridos. Atualmente a identificao das unidades feita pelo pessoal tcnico da GEFIN, a partir da documentao que compe o processo de pagamento. O procedimento adotado inadequado de acordo com a Portaria SEFAZ n 804/2005, que estabelece que essas informaes devero ser fornecidas pelas unidades solicitantes, atravs do Formulrio de Apropriao de Custo, que no utilizado pela entidade. Tal inobservncia pode ocasionar apropriaes indevidas e gerar distores, tendo em vista a responsabilizao do conhecimento de todas as possveis unidades beneficiadas existentes na instituio restrita a dois servidores. O correto seria que estas informaes fossem previamente informadas pelo setor requerente, por meio do preenchimento do formulrio. Atualmente, o SIRH est integrado ao sistema ACP. Destes so extrados todas as informaes relacionadas aos gastos com pessoal. O mesmo no ocorre com o SIMPAS e o SIAP. Essa falta de integrao com os demais sistemas corporativos do Estado configura-se entre os principais fatores contributivos a uma apropriao de custos incorreta e inconsistente, tendo em vista a falta de controle sobre elementos significativos para mensurao dos valores dos recursos consumidos na elaborao dos produtos, a exemplo dos materiais de consumo, distribudos mensalmente pelo Almoxarifado Central. 12
A no utilizao do mdulo de almoxarifado do SIMPAS pela UEFS implica a distribuio dos materiais de consumo com base nas requisies enviadas ao almoxarifado pelas unidades requerentes, controladas em sistema prprio da Universidade. Em virtude disso, estes valores no so apropriados s unidades de custos correspondentes, sendo acumulados na unidade de custos ALMOX COM - Almoxarifado Consumo-UEFS-Feira de Santana, e, posteriormente, tratados como custos comuns, embora no ato da liquidao no sejam lanados custos dessa natureza. A implantao deste mdulo do SIMPAS est prevista para o exerccio de 2011. Como ainda no h integrao com o SIAP, o saldo remanescente na unidade ACP APRO - Gastos a Apropriar UEFS no pode ser realocado ao final de cada perodo, segundo o gestor do sistema. Tambm no h a apurao dos custos decorrentes da depreciao dos equipamentos, os quais representam custos das unidades que usufruem de tais bens. A unidade denominada pelo sistema como ACP CC Custos Comuns tambm apresenta problemas. Nesta so acumulados os custos compartilhados por todas as unidades que integram a estrutura funcional. A realocao desses valores, neste caso, depende da utilizao de critrios de rateio, que, conforme prev o Art. 2, Inciso III, da Portaria SEFAZ n 804/2005, devero ser estabelecidos pelo gestor setorial do ACP, um tcnico indicado pela instituio. Na prtica, estes direcionadores ainda no foram estabelecidos, o que justifica a no disponibilizao de relatrios pelo portal ACP dos direcionadores empregados na realocao do valor desses recursos. importante ressaltar a importncia de se definir critrios apropriados, a fim de que se possam evitar distores. Contudo, algumas informaes podem ser obtidas a partir de relatrios gerados pelo sistema ACP, a exemplo do total de gastos por itens de custos, os quais apontam o tipo de recurso consumido. A partir da anlise deste relatrio supracitado podem-se identificar os itens de custos que consomem mais e menos recursos em um determinado perodo de tempo. Em 2009, o maior item de custo, 79,34%, equivalente a R$ 105,181 milhes foi com pessoal e encargos, seguido dos custos com segurana e vigilncia (2,62%). Entre os menores valores, esto os custos com condecoraes e com locao de bens imveis. Os relatrios permitem identificar tambm os elementos de custos mais demandados por cada unidade. O relatrio intitulado Total de Gastos por Unidade de Custos tambm pode ser fornecido pelo sistema. A partir da anlise desses dados possvel identificar a participao percentual e quantitativa de cada centro ou unidade de custo com relao ao total do perodo; reconhecer as subunidades que mais consomem recursos para realizar as suas atividades; calcular os custos da administrao superior e da administrao adstrita; bem como avaliar o valor total de custos comuns a todas as unidades que no foram realocados. O relatrio denominado Custos Totais por Unidade de Custos, apresenta os elementos de despesa que compem o valor total dos recursos consumidos durante o exerccio de 2009 por cada unidade de custos do sistema ACP. Este relatrio demonstra que a unidade totalizadora que apresentou o custo mais alto foi o Departamento de Sade (DSAU), com 17,26% do valor total, ou seja, R$ 22,876 milhes foram consumidos pelas unidades de custos vinculadas ao setor. A subunidade do DSAU (Administrao do DSAU) tambm foi a de maior participao percentual e quantitativa dentre as unidades que compem a estrutura funcional da UEFS, com 16,25% dos gastos auferidos, o que equivalem a R$ 21,537 milhes. De maneira resumida, a Tabela 2 apresenta o total de custos acumulados por unidade de acordo com a estrutura organizacional da UEFS: Tabela 2 Distribuio dos custos totais segundo estrutura organizacional da UEFS UNIDADES CUSTOS TOTAIS (R$) % 13
Administrao Superior 28.822.910,35 21,74% Administrao Adstrita 91.796.011,70 69,25% Outras Unidades 11.940.617,39 9,01% TOTAL 132.559.539,44 100,00% Como se pode observar na distribuio percentual desses valores, a maior parte dos recursos aplicada s unidades da Administrao Adstrita, a quem compete a coordenao e execuo das atividades acadmicas. A Tabela 3 detalha os gastos totais de cada unidade totalizadora dos setores da Administrao Superior e da Administrao Adstrita. Tabela 3 Custos por unidades da Administrao Superior e da Administrao Adstrita, 2009. ADM. SUPERIOR GASTOS (R$) % TOTAL ADM. ADSTRITA GASTOS (R$) % TOTAL Reitoria 2.419.074,01 8,39% DCBIO 13.822.025,32 15,06% Assessorias 2.259.911,32 7,84% DCHF 8.140.810,14 8,87% Pr-Reitorias 8.404.448,70 29,16% DCIS 8.383.301,34 9,13% Unidades de Apoio DEDU 8.142.202,68 8,87% 14.737.349,25 51,13% DEXA 8.533.110,84 9,30% rgos Suplementares DFIS 4.374.570,25 4,77% 1.002.127,07 3,48% DLA 8.467.116,27 9,22% DSAU 22.876.077,73 24,92% DTEC 9.056.797,13 9,87% TOTAL 28.822.910,35 100,00% TOTAL 91.796.011,70 100,00% Fonte: ACP, 2010 (Adaptado) Os valores apresentados na Tabela 3 representam os custos especficos de cada unidade de custos. Ressalta-se que os materiais permanentes adquiridos, pela ausncia de integrao com o SIAP, e os custos comuns a todas as unidades, os custos do almoxarifado, assim como os gastos a apropriar, por no terem sido realocados s unidades correspondentes, no integram os valores apresentados, o que acaba por gerar informaes incompletas. Os custos comuns no distribudos ao final do exerccio de 2009, por sua vez, equivalem a aproximadamente R$ 10,400 milhes, um valor relevante na apurao de custos dos produtos e servios. Os demais relatrios originados do sistema ACP so variaes dos j comentados anteriormente e diferenciam-se pelo grau de abrangncia ou detalhamento desejado. Exemplos disso so: o relatrio mensal por itens de custo, o relatrio mensal por categoria de custo e o relatrio por gastos administrados. Este ltimo trata dos valores de investimento (ou despesas de capital) realizados. No entanto, nenhum deles apresenta o custo individual dos servios oferecidos sociedade pela Universidade, ou seja, no possvel auferir o custo por curso, por pesquisa, por atividade de extenso, etc., em decorrncia das falhas, equvocos e inconsistncias apresentados pelo sistema ACP na apropriao dos custos s unidades, conforme analisados ao longo deste estudo.
5 CONCLUSES E RECOMENDAES O presente trabalho buscou compreender o processo de apropriao de custos em uma Instituio Pblica de Ensino Superior em Feira de Santana-BA. Os resultados do estudo de caso realizado na UEFS demonstram que os custos so apropriados s unidades de custos classificadas dentro da estrutura funcional de um sistema, o ACP, que apresenta limitaes e gera informaes pouco confiveis, uma vez que, no est integrado ao SIMPAS, conforme estabelecido pela Portaria SEFAZ n 804/2005, e trata os custos de materiais de consumo 14
como custos comuns; no recebe por transferncia os dados do SIAP por falta de integrao; e, no rateia os custos comuns incorridos pela inexistncia de critrios. A Universidade no dispe de um gestor setorial, responsvel por adotar as providncias operacionais necessrias adequao das demandas e validao e consistncia dos valores apropriados, sendo estes ltimos de responsabilidade do pessoal tcnico encarregado pela liquidao da despesa. A estrutura funcional utilizada no engloba unidades correspondentes s atividades executadas para a produo dos servios oferecidos, o que tambm contribui para uma apropriao de custos indevida. Por essas razes, o sistema utilizado pela instituio, ACP, no permite auferir os custos individuais dos servios prestados pela IES. Desconhece-se o custo por aluno, por curso, por pesquisa, etc. Isso quer dizer que, o ACP, como atualmente est estruturado, no capaz de fornecer informaes sobre os custos relacionados s unidades menores que constituem as subunidades (centros de custos intermedirios) que, por sua vez, constituem os centros totalizadores. A estrutura funcional do Sistema, portanto, dever ser reestruturada, para que possa englobar todas as atividades relevantes da Universidade necessria produo dos servios institucionais. Estas devero apropriar os seus respectivos custos de forma individualizada, para, posteriormente, terem seus valores alocados aos produtos e atividades que as consomem. O SIMPAS dever ser implantado na Instituio, para que os custos com materiais de consumo sejam controlados e possam ser alocados corretamente s unidades solicitantes. Neste processo, a utilizao do Formulrio previsto pela Portaria SEFAZ n 804/2005 pode contribuir para a diminuio das possveis distores pela apropriao indevida. O sistema ACP tambm dever integrar-se aos demais sistemas corporativos do Governo que possam fornecer informaes fidedignas ao sistema de custos. Os critrios de rateio devero ser definidos, com base nas caractersticas relacionadas aos custos indiretos a serem alocados. Tendo sido identificadas as atividades significativas da universidade, determinados os critrios de alocao dos custos comuns e identificados entre os gastos os valores pertinentes ao custeio dos produtos da instituio, poder-se- apurar os custos individuais dos servios oferecidos pela entidade, uma vez que ter-se- o custo total da unidade produzida por meio do somatrio dos custos das atividades consumidas pelos mesmos. Sugere-se que no processo de reformulao do sistema de informao de custos sejam realizados estudos e anlises sobre a organizao estrutural e sobre o processo produtivo de cada servio, para que as unidades de custos tornem-se compatveis com as atividades desenvolvidas pela instituio. Alm disso, que os demais setores da Administrao tornem- se participantes efetivos deste processo, tendo em vista a necessidade de envolvimento de todos os servidores para o correto fornecimento dos dados utilizados na gerao das informaes de custos.
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