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AFD Vientiane Janvier 2012

FICHE DE DESCRIPTION DE POSTE : SECRETAIRE DE DIRECTION



Le poste de Secrtaire comporte les tches suivantes, sans que la liste ne soit limitative :

SECRETARIAT :

- Secrtariat de lagence : tlphone, dactylographie, prise de rendez-vous, transmission des
rapports dactivits de lAFD, de Proparco, des cartes de vux et de tout document dintrt
gnral ; tenue des organigrammes du Gouvernement lao ; courriers standards en lao,
anglais et franais ; simples traductions de courriers reus en lao.
- Tenue du standard tlphonique en cas dabsence du standardiste ;
- Tirage des courriels pour enregistrement et distribution par le rceptionniste, classement du
courrier gnral de lagence et des dossiers du Directeur ;
- Responsable de la tlcopie et de la messagerie Internet ;
- Synthse hebdomadaire du calendrier des activits de lagence ;
- Organisation des missions : rservation dhtels et des billets davion, prparation des ordres
de mission, prparation des dossiers de base pour les missionnaires venant de Paris, suivi
des ordres de mission et des visas pour les agents de lAFD Paris ;
- Dmarches administratives diverses : visas et cartes dexpert, documents des vhicules,
documents dimportation, pour lensemble des agents franais de lAFD et de leur famille ;
- Organisation de lemploi du temps du chauffeur ;
- Vrification de la disponibilit pour les visiteurs des outils de communication de lAFD : fiches
dactivits de lagence en franais, anglais, lao, rapports dactivits AFD, PROPARCO ;
- Tenue de lorganigramme de lagence et actualisation des coordonnes y relatives ;
- Organisation des contacts avec lAmbassade de France prs la RDP Lao
- Actualisation du guide de scurit ;
- Gestion de certains personnels (prestations de service avec GMC, suivi des demandes de
cong)


PAIEMENTS :

- Gestion des caisses espces kips et dollars : rglement des dpenses en espces aprs visa
du Directeur ou de son reprsentant habilit. Tenue des cahiers de caisse.
- Frais gnraux agence : prparation des chques correspondant au paiement des frais de
lagence prsenter au Directeur pour signature, ou son reprsentant habilit. Tenue des
livres de trsorerie.
- Paiements sur projets : prparation des chques prsenter au Directeur pour signature
aprs contrle de lagent Versements (nom du bnficiaire et coordonnes bancaires) et du
charg de projets concern.
- Prparation des remises de chque ou des bordereaux de versement pour la banque. Les
chques peuvent tre remis aux bnficiaires contre la prsentation dune pice didentit.
- Prparation des tats mensuels des caisses espces kips et dollars pour contrle par le
Directeur

RESPONSABLE INFORMATIQUE :
- Correspondant informatique avec le sige.
- Installation/rinstallation des postes de travail (fixe ou portable + cran), imprimantes,
webcam
- Maintenance courante des postes, imprimantes, rseau, logiciels
- Sauvegarde serveur
- Support logiciels et messagerie
- Gestion des droits dutilisateurs
- Parc informatique / Inventaires : commande nouveau matriel, suivi, sortie (dons)
- Interface informatique sige (PSU) et correspondant Bull

COMPETENCES REQUISES :
- Diplme de secrtariat ou quivalent
- Matrise des langues (crites et parles) lao et franaise, bonne comprhension de la
langue anglaise
- Connaissances en comptabilit
- Connaissances de base en matire de matriel informatique et denvironnement
logiciel sous Windows XP et Windows 7.
- Capacits dadaptation et dapprentissage.

Horaires de travail :
Du lundi au vendredi : 8 h 00 12 h 00 / 14 h 00 17 h 30

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