Manual Servicio Al Cliente

ALCALDIA MUNICIPAL DE GACHANCIPA
Gobierno social con Desarrollo Industrial

1
MANUAL DE SERVICIO AL CLIENTE
GRUPO MECI
ALFONSO LOPEZ SANCHEZ
MARIA CONSUELO FIGUEROA OLANO
HARLY JIMENDY RIOS
ARACELY VARELA MOLINA
ANYUL FONSECA
GIOVANNY LOZANO
OSWALDO AMAYA ARAQUE
VIGENCIA 2008-2011
2
MISION
La razn de ser de la administracin del Municipio de Gachancip en el perodo 2008 2011, es satisfacer los derechos constitucionales y legales y mejorar
el bienestar de la sociedad, garantizando condiciones de productividad, oportunidad laboral y competitividad para el desarrollo econmico y social del
municipio y sus habitantes; bajo criterios de equidad, desarrollo humano, sostenibilidad ambiental y calidad en el servicio; con la participacin activa de todos
los actores municipales, y con una frrea voluntad de asegurar a sus moradores, la vida, la convivencia, el trabajo, la justicia, la igualdad, el conocimiento, la
libertad y la paz dentro de un marco jurdico, democrtico y participativo.
4. VISION
Los esfuerzos estarn dirigidos a transformar a Gachancip en el mediano plazo (Ao 2011) en un Municipio Industrial por excelencia, integrado
regionalmente y articulado con la nacin y el mbito internacional a travs de la productividad y el desarrollo industrial y tecnolgico.
Y a travs de esta conversin de la vocacin econmica del municipio, poder brindar a sus pobladores mejoramiento de la calidad de vida a travs del
mejoramiento de infraestructura y ampliacin de cobertura de los programas sociales que permitan un desarrollo sostenible, incluyente y participativo. Que
respete y fomente la dignidad humana, la convivencia pacfica y la prevalencia del bienestar general.
En el largo plazo (Ao 2025), de acuerdo a los estudios y proyecciones realizadas, Gachancip se consolidar a nivel regional como ciudad de vocacin
econmica industrial, modelo a nivel nacional de organizacin pblica, caracterizada por la maximizacin de los beneficios de las inversiones realizadas a
travs de una verdadera evaluacin de proyectos que garantice el alcance de altos estndares de calidad de vida para los Gachancipeos; garantizando un
modelo de ocupacin del territorio que permita el desarrollo sostenible municipal, respetando y conservando siempre el medio ambiente y la convivencia
ciudadana.
5. OBJETIVO GENERAL
Impulsar la transformacin de la vocacin econmica del municipio hacia la actividad industrial para as construir un escenario municipal con mayor calidad
de vida para los habitantes de Gachancip, garantizando as mayores y mejores oportunidades laborales, econmicas y sociales que contribuirn a un
desarrollo sostenible que propenda por el desarrollo incluyente de la poblacin, el respeto y la conservacin del medio ambiente y la convivencia pacfica.
6. PRINCIPIOS
Los principios que rigen el pensamiento, la tica y la conducta de la administracin son:
3
PARTICIPACIN Y CONCERTACIN: La participacin de los diferentes actores del desarrollo, debe estar presente tanto en el proceso de
formulacin como de evaluacin y seguimiento al Plan, de modo que facilite la celebracin de alianzas entre las fuerzas polticas, sociales,
institucionales y gremiales para que, de manera concertada, se garantice la continuidad del trabajo en cumplimiento de su visin.
COORDINACIN, ARMONA Y COHERENCIA: Se pretende articular los propsitos nacionales con los departamentales y municipales para
garantizar un verdadero impacto en la solucin de problemas y el aprovechamiento de las oportunidades en el marco de acuerdos y convenios
sectoriales.
INTEGRALIDAD: Los planes, programas, proyectos y en general el accionar de las diferentes dependencias de la administracin, deben trascender
el mbito de lo sectorial y enmarcarse de manera integral en las polticas planteados en el Plan de Desarrollo.
CONTINUIDAD: Busca fortalecer la institucionalizacin de la planificacin como proceso, garantizando el cumplimiento de metas, programas y
proyectos con base en la visin y las posibilidades reales de crecimiento y desarrollo del municipio.
DESARROLLO HUMANO: Pretende potenciar y aprovechar la fuerza creadora de la comunidad para construir una sociedad moderna e igualitaria,
ajustada a los avances contemporneos, mediante el fortalecimiento de la educacin que contribuya a valorar diferencias y la diversidad y motivando
la asociatividad como herramienta de mayor productividad.
GOBERNABILIDAD Y CONVIVENCIA PACFICA: Su propsito es generar un proceso de adecuacin de la estructura administrativa, que permita
un gobierno con criterio empresarial, apoyado en una administracin gil, responsable y eficiente, comprometida con los intereses de la ciudad,
transparente en el manejo de los recursos pblicos que inspire la credibilidad en sus instituciones.
SOSTENIBILIDAD AMBIENTAL: La dinmica socioeconmica que se genere debe estar orientada a regular y controlar las bases sociales,
institucionales, legales y las herramientas cientficas y tecnolgicas necesarias para garantizar la conservacin, el manejo, la proteccin y el
aprovechamiento con criterio sostenible de los recursos naturales.
CALIDAD EN EL SERVICIO: Ser poltica de la administracin municipal que los diferentes trmites y servicios que se presten a la ciudadana, se
desarrollen bajo parmetros de Eficacia, Eficiencia, Cumplimiento de las normas, el buen trato entre el cliente y el funcionario, que le permita al
ciudadano ser veedor de la gestin pblica y partcipe en el desarrollo del municipio.
PROBIDAD: Actuar con rectitud en el ejercicio de lo pblico y en la administracin y manejo de los recursos pblicos, fortaleciendo los mecanismos
de veedura y control ciudadano.
4
PRINCIPIOS CORPORATIVOS
EN RELACION CON EL TALENTO HUMANO
ETICA: Es la forma en que nuestras decisiones afectan a los dems
RESPONSABILIDAD SOCIAL: Cumplir oportuna y adecuadamente con sus responsabilidades sociales con los miembros de la administracin, con
los ciudadanos y con el estado.
TRANSPARENCIA: Rendir cuentas claras y oportunas a los entes de control y a los ciudadanos.
VOCACION DEL SERVICIO: Nuestro compromiso se inclina al inters general sobre el inters particular.
EN RELACION CON EL SERVICIO PUBLICO Y EL CIUDADANO: El ciudadano es nuestro patrimonio fundamental, hacia el orientamos nuestra
accin ofreciendo servicios de excelente calidad que satisfagan sus necesidades.
EN RELACION CON LA FUNCION PBLICA: La calidad en todas las actividades e interacciones de la administracin municipal aseguran el xito
de nuestra gestin municipal.
VALORES INSTITUCIONALES
Los valores institucionales, son un registro de los ideales del Municipio de Gachancip y se constituyen en la principal gua para el desempeo de
sus funciones, as.
EFICACIA: Es una virtud en la cual se debe encaminar cada una de las dependencias cada servidor pblico para desarrollar sus actividades
correctamente y adems tener poder para obrar correctamente
EFICIENCIA: El Municipio se basara en este principio para lograr una mayor eficiencia en el uso de sus recursos de todo orden y tener una
organizacin administrativa que le permita dar cumplimiento adecuado a todas sus funciones y servicios implementado reglas de informacin
evaluacin y control de sus trabajos de toda la Administracin.
PUBLICIDAD Y TRANSPARENCIA: Todo servidor publico debe tener en cuenta este principio para desarrollar todos sus actos ya que estos son
actos de la administracin municipal y esta en la misin de facilitar el acceso de los ciudadanos a conocer todos los actos que hace la administracin
MORALIDAD: Todo servidor pblico se regir por la ley, la tica que son principios primordiales del nuevo funcionario pblico.
5
RESPONSABILIDAD: Cada servidor pblico ser responsable ante los dems por cada uno de sus actos conforme lo establece la ley.
IMPARCIALIDAD: Todo actual de un servidor pblico ser adecuado a la constitucin y la ley sin discriminacin ninguna.
6
TABLA DE CONTENIDO
INTRODUCCION Pg.
INFORMACION GENERAL 10
1 DESPACHO DEL ALCALDE 11
1.1 Misin 11
1.2 Portafolio de Servicios 11
1.3 CONTROL INTERNO 11
1.3.1 Misin 11
1.3.2 Portafolio de Servicios 12
2 SECRETARIA GENERAL Y DE GOBIERNO 12
2.1 Misin 12
2.3 COMISARIA DE FAMILIA 12
7
2.3.1 Misin 12
2.4 INSPECCION DE POLICIA 12
2.4.1 Misin 12
3 SECRETARIA DE PLANEACION OBRAS Y SERVICIOS PUBLICOS 13
3.1 Misin 13
4 SECRETARIA DE HACIENDA 13
4.1 Misin 13
5 SECRETARIA DE DESARROLLO ECONOMICO 14
5.1 Misin 14
8
6 SECRETARIA DE DESARROLLO SOCIAL 14
6.1 Misin 14
6.3 Coordinacin de Cultura 14
6.3.1 Misin 15
6.4 Coordinacin de Deportes 15
6.4.1 Misin 15
Anexos 16
9
INTRODUCCION
La Administracin Municipal de Gachancip ha elaborado el presente Manual de Servicio al Cliente con el propsito de poner al servicio de la
comunidad en general una gua que le permita conocer la razn de ser de la entidad, su estructura orgnica, los productos, bienes y servicios que
se prestan en las diferentes Secretarias y Dependencias, estamos buscando la excelencia a travs del mejoramiento continuo, la implementacin
de la Gestin de la Calidad y el Modelo Estndar de Control Interno MECI, con el objetivo de que cada uno de los funcionarios que hacen
parte de esta Administracin, estn absolutamente comprometidos con el logro de la misin institucional que esta directamente ligada con la
buena atencin de las necesidades de nuestros habitantes.
El documento describe la Misin y Visin Institucional y tambin la de cada Secretaria y dependencia, los principios y valores, la estructura
orgnica y el portafolio de Servicios que indican al usuario tanto interno como externo los productos y servicios que se producen al interior de
cada rea para beneficio de los Gachancipenses.
10
INFORMACION GENERAL
Horarios de atencin al cliente: Lunes a Viernes 7 am a 5 pm
No se permite fumar al interior del edificio administrativo.
Puede dejar su auto en el estacionamiento al otro lado de la calle.
Por favor no coma ni tome bebidas en el edificio.
En caso de emergencia tenga en cuenta la sealizacin para evacuacin del edificio
En caso de sugerencias, quejas y reclamos, utilice el buzn localizado en la entrada principal
Nuestra direccin: Calle 6 No 2-10
Nuestros Telfonos: 8578146- FAX: 8578231
Nuestro Correo: gachancipacundinamarca@yahoo.es
Nuestra pgina WEB: www.gachancipa-cundinamarca.gov.co
11
1. DESPACHO DEL ALCALDE
1.1 MISION
Planear, organizar, dirigir y ejercer el control de la gestin pblica municipal a fin de lograr el cumplimiento de la finalidad social del Estado, en
el logro del bienestar general y el mejoramiento de la calidad de la vida de la poblacin, mediante la solucin de las necesidades insatisfechas en
relacin con los servicios pblicos sociales, servicios pblicos domiciliarios y no domiciliarios, obras pblicas y planeacin del desarrollo
integral, con fundamento en los principios que orientan la funcin administrativa sealados en el Artculo 209 de Constitucin Poltica
Colombiana y Artculo 3 de la Ley 489 de 1998.
1.2 PORTAFOLIO DE SERVICIOS
(Ver anexo 1)
1.3 COORDINACION DE CONTROL INTERNO
1.3.1 MISION
Contribuir con la entidad en construccin e implementacin de la cultura de autocontrol y organizacional fundamentada en la planeacin
estratgica; evaluar el sistema de control interno y de resultados de la gestin pblica y administrativa municipal proporcionando los informes
para los correctivos correspondientes. Y el desarrollo de procesos y procedimientos para el sistema de control interno, as como la conformacin,
reglamentacin y funcionamiento de los rganos de asesora, coordinacin y decisin
1.3.2 PORTAFOLIO DE SERVICIOS
(Ver anexo 2)
12
2. SECRETARIA GENERAL Y DE GOBIERNO
2.1 MISION
Orientar la planeacin, la direccin y coordinacin de los asuntos de carcter administrativo; asesorando al alcalde en asuntos relacionados con la
administracin general de la entidad en asuntos Institucionales, jurdicos, de contratacin administrativa; tendientes al mejoramiento continuo de
la entidad, en la formulacin de estrategias de atencin al usuario y el ofrecimiento de servicios de calidad; as como la direccin, asesora y
coordinacin de los planes, programas y proyectos relacionados con la atencin y satisfaccin de las necesidades de toda la poblacin en las reas
de seguridad ciudadana y convivencia social; Atencin de Desplazados, Desarrollo, participacin y bienestar comunitario, en el aseguramiento de
los derechos humanos, garantas sociales, libertades pblicas y apoyo a la justicia, sistema local de atencin y prevencin de desastres. Ejercer
la planeacin, direccin y coordinacin de las polticas, estrategias y planes en las reas de trnsito y transporte local; as como de la gestin de
las Inspeccin de Polica y Comisara de Familia Municipal
(Ver anexo 3)
2.3 COMISARIA DE FAMILIA
2.3.1 MISION
Orientar a la planeacin, coordinacin, direccin, ejecucin, evaluacin y control de los planes y programas de asesora, orientacin y asistencia
jurdica y social al ncleo familiar y al menor en general de una manera integral
(Ver anexo 4)
2.4 INSPECCION DE POLICIA
2.4.1 MISION
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Propender por el bienestar, tranquilidad y armona integral de la comunidad, a travs de planes, programas y procesos de asesora y asistencia de
carcter legal, administrativo y asistencial para el fomento, proteccin y restablecimiento de los derechos, libertades y garantas sociales de la
poblacin en general ; as como la formacin y capacitacin comunitaria para la efectiva seguridad y convivencia social, atendiendo y
resolviendo la problemtica de carcter social por infracciones al rgimen policivo y alteraciones al orden social y de convivencia pacfica.
(Ver anexo 5)
3 SECRETARIA DE PLANEACION OBRAS Y SERVICIOS PUBLICOS
3.1 MISION
Direccionar, orientar, coordinar, evaluar y controlar la planificacin del desarrollo fsico, econmico, social, cultural y ambiental en el municipio;
La formulacin de polticas, planes, programas y procesos relacionados con la hacienda pblica municipal, el fomento y desarrollo econmico
integral del municipio, as como garantizar la viabilidad y ejecucin del plan de desarrollo, plan plurianual de inversiones, planes sectoriales y
programa de gobierno municipal. As como dirigir, orientar, coordinar y evaluar la planificacin del desarrollo fsico, de infraestructura y
reglamentacin y Desarrollo del Plan de Ordenamiento Territorial del municipio; la fijacin de polticas, estrategias planes y programas y
brindar la asesora, consulta y asistencia tcnica a nivel interno y externo de la Administracin.
(Ver anexo 6)
4 SECRETARIA DE HACIENDA
4.1 MISION
Direccionar, coordinar, organizar y controlar los sistemas de liquidacin, recaudo de ingresos, rentas, transferencias y contribuciones, el
reconocimiento y pago de gastos y obligaciones del municipio. Igualmente ejercer la coordinacin, proyeccin, registro y control del
Presupuesto Municipal y de su ejecucin; adelantar los procesos para la creacin y actualizacin de los diferentes censos de contribuyentes,
14
sistemas de informacin, sistema contable, rendicin de cuentas y ejercicio de la jurisdiccin coactiva por delegacin del Jefe de la
Administracin Municipal.
(Ver anexo 7)
5 SECRETARIA DE DESARROLLO ECONOMICO
5.1 MISION
Orientar la planeacin, formulacin, direccin, coordinacin, evaluacin y control de las polticas, planes, programas y procesos relacionados con
el fomento y desarrollo integral de los diferentes renglones del sector econmico del municipio.
(Ver anexo 8)
6. SECRETARIA DE DESARROLLO SOCIAL
6.1 MISION
Planear, coordinar, y evaluar la poltica social Mediante la organizacin, coordinacin y desarrollo de manera integral de los sistemas: educativo,
cultural, recreativo y deportivo, de salud y bienestar social, a nivel municipal. As como la coordinacin administrativa y cogestin financiera en
forma interinstitucional con las entidades internacionales, nacionales, departamentales y locales de carcter pblico y/o privado, con fines
similares. El desarrollo de procesos y procedimientos para el sistema de control interno, as como la conformacin, reglamentacin y
funcionamiento de los rganos de asesora, coordinacin y decisin.
(Ver anexo 9)
6.3 COORDINACION DE CULTURA
15
6.3.1 MISION
El Plan Municipal de Cultura tiene como misin brindar y diversificar la oferta y calidad de los servicios culturales que forjen un slido sentido
de identidad, perteneca y apropiacin en la comunidad contribuyendo a elevar el nivel cultural del ciudadano Gachancipeo mediante la
promocin de una cultura participativa y descentralizada.
6.3.2 PORTAFOLIO DE SERVICIO
(Ver anexo 10)
6.4 COORDINACION DE DEPORTES
6.4.1 MISION
Crear dentro de la comunidad Gachancipea, nios, jvenes, adultos, adultos mayores, desplazados, hombre, mujeres y discapacitados, una
CULTURA DEPORTIVA, basada en la importancia del aprovechamiento del tiempo libre como alternativa para el sano desarrollo mental y
fsico de todos sus habitantes y el apoyo a verdaderos talentos, apoyando adems, la descentralizacin del deporte en busca de la creacin del
Instituto Municipal de Recreacin y Deporte.
6.4.2 6.4.2 PORTAFOLIO DE SERVICIO
(Ver anexo 11)
16
ANEXO 1
PORTAFOLIO DE SERVICIOS DEL DESPACHO DEL ALCALDE
17
ANEXO 2
PORTAFOLIO DE SERVICIOS
CONTROL INTERNO
18
ALCALulA MunlClAL uL CACPAnClA
Ck1AICLIC DL SLkVICICS
CCC8ulnAClCn uL CCn18CL ln1L8nC ARC 2008
A8LA
8CuuC1CS ?/C
SL8vlClCS Su8-8CuuC1CS
nlvLL uL MAnL!C
8LCulSl1CS Lx1L8nC ln1L8nC
CCn18CL
ln1L8nC
LA1AlC8MA LS18A1LClCA
MlSlCn x
ulSLRA8 CCn 8ASL Ln LL ul8LCClCnAMlLn1C LS18A1LClCC ? LAS lunClCnLS uL LA
uLLnuLnClA
vlSlCn x
C8!L1lvCS CLnL8ALLS x
C8!L1lvCS LSLClllCCS x
LAn uL ACClCn x
vALC8AClCn uLL 8lLSCC
POLITICAS DE ADMINISTRACION DEL RIESGO x
ESTABLECIMIENTO DEL CONTEXTO
ACTO ADMINISTRATIVO QUE ADOPTA LA METODOLOGIA DE
IDENTIFICACION DE RIESGOS x
IDENTIFICACION Y ANALISIS DE RIESGOS
AUDITORIA INTERNA EN LA ADMINSITRACION DEL RIESGO x
VALORACION DE RIESGOS
EVALUACION Y SEGUIMIENTO
AOMPAAMIENTO Y SESORIA
DOCUMETACION Y REGISTRO DEL PROCESO
ACOMPAAMIENTO Y ASESORIA CONTINUIDAD DEL PROCESO ADMINISTRATIVO x
Evitar desviaciones en los planes, procesos, actividades y tareas
Mejorar los procesos y la eficacia de las operaciones
Identificar riesgos a travs de la auditoria y evaluar la administracin de los mismos
19
REVALUACION DE LOS PLANES ESTABLECIDOS x
Implementar y fortalecer el Control Interno en general, principalmente en los procesos
crticos
Incrementar la calidad y veracidad de la informacin;
INTRODUCCION DE CORRECTIVOS PARA EL LOGRO DE METAS x
Desarrollar cada uno de los Subsistemas, Componentes y elementos del MECI
Identificar fuentes de recuperaciones y ahorros
EVALUACION Y SEGUIMIENTO
Evaluacin del Sistema de Control Interno
x Planear, dirigir y organizar la verificacin y evaluacin del Sistema de Control interno
x verificacin y Creacin y adopcin del sistema
x
Verificar que los controles definidos para los procesos y actividades de la entidad, se
cumplan por los responsables de su ejecucin y en especial, que las reas o empleados
encargados de la aplicacin del rgimen disciplinario ejerzan adecuadamente esta
funcin;
x
Verificar que los controles asociados con todas y cada una de las actividades de la
entidad estn adecuadamente definidos, sean apropiados y se mejoren
permanentemente, de acuerdo con la evolucin de la entidad
Audltorla lnterna
x
Cumplimiento: verifica la adherencia de la entidad a las normas constitucionales, legales
y de autorregulacin que le son aplicables.
x
Estratgico: hace referencia al proceso mediante el cual se evala y monitorea el
desempeo de los sistemas gerenciales de la entidad. Evala el logro de los objetivos
misionales.
x
Gestin y resultados: verifica las actividades relativas al proceso de gestin de la
entidad, con el fin de determinar el grado de economa, eficiencia y eficacia en el
manejo de los recursos y los controles; de los mtodos de medicin e informacin
20
Segulmlento
x
Dirigir las observaciones y recomendaciones del trabajo a los niveles adecuados
responsables de llevar a cabo la accin correctiva.
Recibir y evaluar las respuestas de la Alta Direccin a las observaciones y
recomendaciones del trabajo de auditoria
Recibir actualizaciones peridicas de parte de la Alta Direccin con el fin de evaluar los
esfuerzos llevados a cabo para corregir las situaciones previamente comunicadas
Informar a los responsables de los procesos y a la Alta Direccin o al Comit de
Coordinacin de Control Interno, sobre la situacin de las respuestas a las
observaciones y recomendaciones del trabajo
FOMENTO A LA CULTURA DEL CONTROL Au1CCCn18CL, Au1C88LCuLAClCn ? Au1CCLS1lCn
Sensibilizacin, capacitacin y divulgacin
Medicin del clima organizacional
Diagnosticar las principales fortalezas y debilidades que afectan positiva o
negativamente el desarrollo de los objetivos organizacionales
Difundir adecuadamente los procesos y procedimientos de trabajo
Establecer los estndares de calidad de los productos o servicios
Motivar sobre la presentacin de propuestas relacionadas con el mejoramiento laboral
Disear participativamente herramientas de autoevaluacin
8LLAClCnLS CCn Ln1LS Lx1L8nCS lnformes y mane[o de lnformacln a entes externos
x
Informe de control interno contable a la Contadura General de la nacin
x
A la Contralora General sobre Austeridad en el gasto y eficiencia en el gasto pblico
x
Informe ejecutivo anual a la CNSC
x
Polticas y estrategias de distribucin de informacin al exterior de la entidad
21
ANEXO 3
SECRETARIA GENERAL Y DE GOBIERNO
22
SECRETARIA GENERAL Y DE GOBIERNO
AREA
PRODUCTOS Y/O SERVICIOS SUB-PRODUCTOS NIVEL DE MANEJO
EXTERNO /
INTERNO
REQUISITOS
AREA DE PLANEACION
ADMINISTRATIVA Y
DESARROLLO
INSTITUCIONAL
VIABILIZACION
CONTRATOS
MINIMA CUANTIA
MENOR CUANTIA
LICITACIN PUBLICA
X
X
X
DISPONIBILIDAD PRESUPUESTAL
ESTUDIO NECESIDAD O CONVENIENCIA
FOTOCOPIA DE CEDULA
NIT O RUT
ANTECEDENTES DISCIPLINARIOS
CAMARA Y COMERCIO SI ES EL CASO
PROPUESTAS
REGISTRO PRESUPUESTRAL
ORDEN
DISPONIBILIDAD PRESUPUSTAL
ESTUDIOS DE OPORTUNIDAD Y CONVENIENCIA
ESTUDIOS Y DISEOS DEL 100% DE CONTRATOS
CERTIFICACIN BANCO DE PROYECTOS
PRETERMINOS DE REFERENCIA
PUBLICACIN DE LOS PRETERMINOS
CONTROL RETIRO DE PRETERMINOS
AUDIENCIA ACLARATORIA DE PRETERMINOS
TERMINOS DE REFERENCIA
PUBLICACIN DE LOS TERMINOS
RETIRO DE TERMINOS
INSCRIPCIN VISITA DE OBRA
VISITA OBLIGATORIA A LA OBRA
AUDIENCIA ACLARATORIA DE LOS TERMINOS DE
REFERENCIA
ENTREGA DE PROPUESTAS
ACTA DE EVALUACIN, REQUISITOS
HABILITANTES
ACTA DE EVALUACIN Y CALIFICACIN
PROPUESTAS
ACTOS APERTURA Y CIERRE CONVOCATORIAS
ACTO DE ADJUDICACIN
CONTRATO
DISPONIBILIDAD PRESUPUESTAL
ESTUDIOS DE OPORTUNIDAD Y CONVENIENCIA
PREPLIEGOS
INVITACIN PUBLICA
CERTIFICACIN BANCO DE PROYECTOS
INFORME DE LA LICITACIN DE CAMARA Y
COMERCIO
PREPLIEGOS DE CONDICIONES
PUBLICACIN DE LOS PREPLIEGOS
CONTROL RETIRO DE PREPLIEGOS
AUDIENCIA ACLARATORIA DE PREPLIEGOS
PLIEGOS DEFINITIVOS
PUBLICACIN DE LOS PLIEGOS
RETIRO DE PLIEGOS
INSCRIPCIN VISITA DE OBRA
VISITA OBLIGATORIA A LA OBRA
23
RENDICIN DE INFORMES RECOPILAR LA INFORMACIN
VERIFICAR LA INFORMACIN
ELABORACION DEL INFORME
RENDICION INFORMES
X
X
X
X
AUDIENCIA ACLARATORIA DE LOS
PLIEGOS DE CONDICIONES
ENTREGA DE PROPUESTAS
ACTA DE EVALUACIN, REQUISITOS
HABILITANTES
ACTA DE EVALUACIN Y CALIFICACIN
PROPUESTAS
ACTOS APERTURA Y CIERRE
CONVOCATORIAS
ACTO DE ADJUDICACIN
CONTRATO
CONTRATOS DE OBRA
CONTRATOS DE CONSULTORIA
CONTRATOS DE SUMINISTRO
CONTRATOS DE PRESTACIN DE
SERVICIOS
ORDENES DE TRABAJO
ORDEN DE SERVICIOS
ORDENES DE COMPRA
ORDENES SUMINISTRO
ORDENES DE CONSULTORIA
CONFRONTAR CON LOS LIBROS
RADICADORES DE CUENTAS DE LA
ALCALDIA, Y CARPETAS DE LA
SECRETARIA DE HACIENDA
CONTROLAR Y VERIFICAR EL
CUMPLIMIENTO DE LAS DISPOSICIONES
LEGALES
SEGUIMIENTO Y ACTUALIZACION
CALCULOS ACTUARIALES PASIVO
PENSIONAL
PASIVOCOL.sand_ro2000@yahoo.com
SEGUIMIENTO, EVALUACION Y
CONSOLIDACION GESTION PBLICA DE
CADA FUNCIONARIO SUIP. www.dafp.gov.co
RENDICIN CUENTAS BIMESTRAL EN LOS
FORMATOS ELABORADOS POR LA
CONTRALORA DEL DEPARTAMENTO DE
CUNDINAMARCA.
www.contralorisdecundinamrca.gov.co/rendicu
entas
SEGURIDAD, CONVIVENCIA CIUDADANA,
ESPECTACULOS PUBLICOS, SUSTANCIAS
PSICOACTIVAS.
www.comadodeldepartamentodecundinamrca.
gov.co
DE ACUERDO A LAS DISPOSICIONES
LEGALES Y METOLOGIAS EXISTENTES
PARA SU TRAMITE DENTRO DE LOS
TERMINOS DE LEY
24
ASESORIA Y EMISIN
DE CONCEPTOS
JURIDICOS
VIABILIZACION DE LOS
PROYECTOS DE ACTOS
ADMINISTRATIVOS
EMISIN DE CONCEPTOS
JURIDICOS
PETICINES, QUEJAS,
RECLAMOS Y SOLICITUDES
RESUELTAS Y VIABILIZADAS
X
X
X
REVISAR, VIABILIZAR Y GESTIONAR LOS
DIFERENTES PROYECTOS DE ACTOS
ADMINISTRATIVOS ASEGURANDO LA
CONFIABILIDAD JURDICA Y TCNICA, QUE
DEBE ACOMPAAR TALES ACTOS
ASESORAR Y UNIFICAR CONCEPTOS EN
MATERIOA JURIDICA Y ADMINISTRATIVA
UNIFICAR EL CONCEPTO JURDICO EN
ATENCIN Y RESOLUCIN DE
PETICIONES, QUEJAS, RECLAMOS Y
SOLICITUDES A NIVEL DE LA
ADMINISTRACIN MUNICIPAL,
ORIENTANDO Y CONTROLANDO LA
ATENCIN DE LOS MISMOS
AREA DE ASUNTOS
POLICIVOS
CONTRAVENCIONALES Y
COMUNITARIOS
QUERELLAS
PLAN MUNICIPAL DE
SEGURIDAD Y CONVIVENCIA
CIUDADANA
TRANSPORTE MUNICIPAL-
TRAMITE PROCESAL
X
X
DESIGNACIN DEL FUNCIONARIO DE
POLICIA A QUIEN SE DIRIJA
NOMBRE Y DOMISILIO DEL QUERELLANTE
Y NOMBRE DE DOMICILIO DE
QUERELLADO (S)
PRETENSIONES EXPRESADAS CON
CLARIDAD Y PRECISION
HECHOS QUE SIRVAN DE JURAMENTO A
LAS PRETENSIONES ESPECIFICACIN DEL
INMUEBLE POR SU UBICACIN, LINDEROS
Y DEMAS CIRCUSTANCIAS QUE LO
IDENTIFIQUEN
ANEXOS A LA QUERELLA
FORMULACION Y EJECUCIN DEL PLAN
DE SEGURIDAD Y CONVIVENCIA
CIUDADANA, DESARROLLO DE
PROGRAMAS RELACIONADOS CON LA
SEGURIDAD Y CONVIVENCIA HUMANA.
AUTORIZAR PREVIO LLENOS DE
REQUISITOS Y VERIFICAR EL
CUMPLIMIENTO DE LAS DISPOSICIONES
EMANADAS POR EL MINISTERIO DE
TRASPORTE EN LA PRESTACIN DEL
SERVICIO A NIVEL MUNICIPAL.
25
PLAN DE SEGURIDAD Y
CONVIVENCIA
CIUDADANIA
DESARROLLO DE
PROGRAMAS
X FORMULAR Y EJECUTAR LA POLTICA DE
PLANES Y PROGRAMAS RELACIONADOS
CON LA PARTICIPACIN CIUDADANA Y
COMUNITARIA.
ASISTIR Y APOYAR A ORGANIZACIONES
CVICAS Y COMUNITARIAS DEL MUNICIPIO.
COORDINAR EL SISTEMA DE
INFORMACIN, DIVULGACIN Y
COMUNICACIN A NIVEL INSTITUCIONAL Y
COMUNITARIO.
FOMENTAR Y DESARROLLAR LOS
COMITES DE PARTICIPACIN CIUDADANA.
AREA DE SERVICIOS
ADMINISTRATIVOS
INTERNOS
ADQUISICIN
PROVISIN DE BIENES
SUMINISTROS Y
SERVICIOS
ADMINISTRATIVOS
SERVICIOS EN GENERAL.
ARCHIVO DE LA ENTIDAD.
X
X
PLAN DE COMPRAS.
SEGUROS QUE AMPAREN LOS INTERESES
PATRIMONIALES, Y BIENES DE
PROPIEDAD DEL MUNICIPIO DE
GACHANCIPA Y AQUELLOS QUE ESTAN
BAJO SU RESPONSABILIDAD Y CUSTODIA.
ORGANIZAR Y COORDINAR LA
IMPLEMENTACIN Y GESTIN DEL
COMIT DE ARCHIVO DE LA ENTIDAD.
26
AREA DE ADMINISTRACION,
GESTION Y DESARROLLO
DEL TALENTO HUMANO
EVALUACIN DEL
DESEMPEO
NOMBRAMIENTOS Y
RETIROS DE
PERSONAL
BIENESTAR SOCIAL Y
LABORAL PARA LOS
EMPLEADOS
CAPACITACION
DILIGENCIAMIENTO
FORMATOS PARA LA
EVALUACIN DEL
DESEMPEO
EXISTENCIA DE LA NOVEDAD
DECRETO DE
NOMBRAMIENTO
ACTA DE POSESION
PLAN ESTIMULOS E
INCENTIVOS
ACTUALIZACION
SISTEMATIZACION
MEJORAMIENTO GESTION
MUNICIPAL
X FECHAS SEALADAS POR LA LEY.
CONCERTACIN DE OBJETIVOS.
SEGUIMIENTO Y VALORACIN DE
OBJETIVOS.
CALIFICACIN DEFINITIVA
NOTIFICACIN DEL DECRETO
DOCUMENTOS PERSONALES
ACTUALIZADOS
AFILIACIN A SEGURIDAD SOCIAL
PLAN DE SALUD OCUPACIONAL.
REGLAMENTO DE HIGIENE
REGLAMENTO INTERNO DE TRABAJO.
ENTREGAR ESTIMULOS E INCENTIVOS A
PERSONAL DE CARRERA Y LIBRE
NOMBRAMIENTO. SEGN DECRETO 1567
71572 DE 1.998.
LOS CONTEMPLADOS DENTRO DE LAS
OBLIGACIONES DE LOS EMPLEADORES
PARA SUS EMPLEADOS
PLAN DE CAPACITACION
PLAN DE DESARROLLLO DEL TALENTO
HUMANO
27
ANEXO 4
COMISARIA DE FAMILIA
28
COMISARIA DE FAMILIA
RESPONSABLE: MARIA ENIDIA BELTRAN
AREA PRODUCTOS Y/O
SERVICIOS
SUB-PRODUCTOS NIVEL DE MANEJO REQUISITOS
EXTERNO INTERNO
ATENCION AL
USURIO
APERTURA DE
HISTORIA
Atencin personalizada al
usuario
Apertura de registro
Elaboracin de citaciones
X
X
X
Verificacin de no existencia de registro
por el mismo usuario
Elaboracin de registro (formato) o
ubicacin de historia
elaboracin de citaciones
Registro en el libro de correspondencia
VIOLENCIA
INTRAFAMILIAR
Atencin
personalizada al
usuario
Elaboracin de solicitud de
medida de proteccin
Envo a reconocimiento
mdico legal / psicologa
Diligenciamiento de
denuncia en formato nico
Nacional
Auto de medida provisional
Audiencia de medida
definitiva
X
X
X
X
X
X
Presentarse personalmente para iniciar
querella bajo juramento.
Firma de escrito de querella.
Firma de denuncia para enviar a
Fiscala Local
Notificacin personal al querellado y
querellante.
Entrega del documento de medida
provisional
Notificacin a Personera Municipal
Comunicacin al Comando de Polica
para proteccin temporal
29
CONCILIACIONES
Apertura de
registro
Auto sealando
fecha de
audiencia y orden
de pruebas
Elaboracin de
citaciones
Audiencia con los
asistentes se
elabora acta de
conciliacin o de
no acuerdo
En caso de no
asistencia se
espera tres das
para justificacin
o se entrega
requisito de
procedibilidad
X
X
X
X
X
Suministro de datos para registro inicial /
verificacin si tienen historia.
Notificacin de fecha y hora de
audiencia
Envo de las boletas de citacin con el
citador o con el usuario
Firma de acta de audiencia
Certificacin de no comparecencia.
30
MALTRATO INFANTIL
Atencin al
usuario
identificando el
tipo de maltrato
Se verifica el
maltrato en el
sitio y se enva a
mdico o
psiclogo al nio.
Citacin al
agresor
Elaboracin de
denuncia penal
cuando haya
lugar
Elaboracin de
amonestacin
cuando haya
lugar
X
X
X
X
X
Se ordena traslado del comisario y al
psiclogo al sitio indicado a verificar
situacin del menor.
oficio enviando a medicina legal o a
psicologa
Elaboracin de denuncia en formato
nico nacional.
Acta amonestacin por omisin de
cuidados.
ACTOS SEXUALES
ABUSIVOS
CONFLICTO FAMILIAR
O CONFLICTO DE
PAREJA
VERIFICACION DE
GARANTIAS DE
DERECHOS
31
CONCILIACION DE
ALIMENTOS /
OFRECIMIENTO DE
ALIMENTOS
ALIMENTOS DEL HIJO
POR NACER
MEDIDA CORRECTIVA
EN CONFLICTO
FAMILIAR
MENOR INFRACTOR O
CONTRAVENTOR
OPERATIVOS EN
ESTABLECIMIENTOS
DE COMERCIO
DESPACHOS
COMISORIOS
32
ANEXO 5
INSPECCION DE POLICIA
33
INSPECCION DE POLICIA
AREA
PRODUCTOS Y/O
SERVICIOS
SUB-PRODUCTOS NIVEL DE
MANEJO
REQUISITOS
EXTERNO INTERNO
ATENCION AL
USURIO
RECEPCION Y TRAMITE DE
LA QUERELLA
Atencin personalizada al usuario
Traslado de la querella y
contestacin de la misma
Inspeccin ocular al sitio de los
hechos.
conciliacin
resolucin de hecho.
X
X
presentacin personal para interponer la querella
verificacin y registro de la querella de acuerdo a los
requisitos exigidos en la ordenanza 014 de 2005
Auto admisin, inadmisin y rechazo de la querella.
traslado de la querella si es admitida o subsanada
notificaciones a las partes
Resolucin y des anotacin en el libro.
CONTRAVENCIONES
COMUNES
asuntos policivos y
contravencionales
usuario y recepcin de la misma
Envo a reconocimiento mdico
legal si el caso es de lesiones
personales.
notificacin al contraventor
audiencia de conciliacin
compromiso de buena conducta.
si no aceptan el compromiso y si el
caso es algn delito se decepciona
la denuncia y se remite a la
Fiscala.
Auto de medida provisional
Audiencia de medida definitiva
x4
X
X
X
X
Presentarse personalmente para iniciar querella.
Nombre y apellidos del querellado y direccin para
enviar la notificacin.
Al momento de la audiencia deben traer los
documentos de identidad y se realiza el compromiso
de una conducta.
Si colocan denuncia a la fiscala igualmente traer la
cedula y si es de lesiones personales el
reconocimiento mdico legal.
34
CONCILIACIONES
Auto sealando fecha de
audiencia y orden de pruebas
Audiencia con los asistentes se
elabora acta de conciliacin o de
no acuerdo
En caso de no asistencia se
espera tres das para
justificacin o se entrega
requisito de procedibilidad
X
X
X
X
X
Suministro de datos para registro inicial / verificacin
si tienen historia.
Notificacin de fecha y hora de audiencia
Envo de las boletas de citacin con el citador o con el
usuario
Firma de acta de audiencia
Certificacin de no comparecencia.
MALTRATO INFANTIL
Atencin al usuario
identificando el tipo de maltrato
Se verifica el maltrato en el sitio
y se enva a mdico o psiclogo
al nio.
Citacin al agresor
Elaboracin de denuncia penal
cuando haya lugar
Elaboracin de amonestacin
cuando haya lugar
X
X
X
X
X
Se ordena traslado del comisario y al psiclogo al
sitio indicado a verificar situacin del menor.
oficio enviando a medicina legal o a psicologa
Elaboracin de denuncia en formato nico nacional.
Acta amonestacin por omisin de cuidados.
ACTOS SEXUALES ABUSIVOS Atencin al usuario
identificando el posible abuso
Se enva a la vctima a
reconocimiento mdico legal
Se enva a la vctima a
orientacin de psicologa
Se Recepciona la denuncia
penal
Se ordena visita domiciliaria
Se inicia proceso de
restablecimiento de derechos
X
X
X
Se elabora oficio remitiendo a la vctima a medicina
legal
Elaboracin de denuncia en el formato nico nacional
Se practica la visita domiciliaria
Se procede al restablecimiento de derechos
CONFLICTO FAMILIAR O
CONFLICTO DE PAREJA
Apertura de historia en el libro de
registro
Citaciones
Realizacin de la audiencia
Medida correctiva de pareja
X
X
X
X
Lleno de hoja de registro
Envi de citaciones a las direcciones aportadas o
envi con el citante
Elaboracin de acta de medida correctiva
35
VERIFICACION DE
GARANTIAS DE DERECHOS Recepcin de queja
Orden de medida tendiente a
verificar la situacin.
Realizacin de visita domiciliaria,
citacin a familiares
Orden de medida correctiva
Seguimiento del caso
X
X
X
X
X
Lleno de hoja de registro
Realizacin de visita o verificacin de hechos
Toma de medida correctiva
CONCILIACION DE
ALIMENTOS / OFRECIMIENTO
DE ALIMENTOS
Recepcin de solicitud
Diligenciamiento de formato
apertura de historia
X
X
X
Lleno de formulario apertura de historia
Acta de audiencia
DENUNCIAS POR PERDIDA
DE DOCUMENTO
Atencin personalizada al usuario
y se enva a sacar copia del
formato
se diligencia el formato y se
registra en el libro
se le entrega el denuncio al
usuario
x
x
x
Tener la cedula de ciudadana si no es el documento
que va a denunciar.
ser la persona directamente afectada
cuando son documentos de menores de edad los
padres son los que llenan el formato y lo firman
EXPEDICION DE PERMISOS,
TRASTEO DE BIENES
MUEBLES Y SEMOVIENTES
usuario
se le da a conocer los requisitos
que deben traer si se trata de
trasteo de bienes muebles
si se trata trasteo de
semovientes deben traer
registro del Ica y el permiso
tiene cobro.
X Deben traer los datos del conductor, vehculo, y
fecha en la cual se realiza el trasteo y el lugar a donde
se dirige.
Facturas de los electrodomsticos o declaracin
juramentada.
Para el trasteo de semovientes deben traer la gua de
movilizacin del ICA y los datos del vehculo y
conductor y lugar de destino y tiene un costo de
6,200 pesos.
TRAMITE DE CONFLICTOS
VERBALES ( COMPROMISO E
BUENA CONUCTA)
Atencin al usuario
se enva cita con al contraventa
se realiza audiencia y se realiza el
compromiso de buena conducta
Recepcin de la queja
elaboracin de citaciones
Audiencia de fallo
36
MENOR INFRACTOR O
CONTRAVENTOR
Recepcin de informe policial
Verificacin de legalidad de
retencin
Diligencia la ficha en presencia del
menor
Adopta medidas de emergencia
Entrega al menor a ICBF o al
Juzgado de familia
X
X
X
X
X X
Acta verificacin de legalidad de retencin
Diligenciamiento de ficha
Auto medidas de emergencia
Auto entregado al menor a la autoridad
correspondiente
OPERATIVOS EN
ESTABLECIMIENTOS DE
COMERCIO
Auto ordenando la diligencia
Elaboracin y entrega de oficios
solicitando apoyo en la diligencia
Acta de la diligencia
Sancin en caso de encontrar
menores
X
X
X
X
X
Elaboracin del auto ordenando la diligencia
Solicitud de apoyo
Realizacin de la diligencia
DESPACHOS COMISORIOS Recepcin y radicacin del
despacho
Realizacin de la diligencia
Devolucin de los documentos al
despacho de origen
X
X
X X
Recepcin de documentos
Orden de cumplimiento de la comisin
Devolucin de documentos
CITACIONES Y
NOTIFICACIONES A
PERSONAS segn LO
SOLICITADO POR
AUTORIDADES JUDICIALE,
USUARIOS O
COMPETENCXIAS DEL
DESPACHO.
se recibe el telegrama u oficio.
se notifica
se registra en el libro
auto ordenando la devolucin
informando el trmite y resultado.
X
X
X
X
Telegrama u oficio con direccin para poder notificar.
DILIGENCIAMIENTO DE
DESPACHOS COMISORIOS
se recibe el despacho comisorio
se radica en el libro
los apoderados solicitan la fecha para llevar a
cabo la diligencia
se realiza la diligencia
se enva el despacho comisorio junto con el auto
realizado
Se recibe el Despacho comisorio.
El apoderado se acerca al Despacho a solicitar la fecha de la
diligencia.
se asigna secuestre o si ya est asignado se notifica va
telefnica
Se realiza la diligencia y se enva al comitente.
37
VERIFICACION DE LA LEY 232
DE 1995
Se realiza la visita a establecimientos de comercio.
se les solicita los requisitos exigidos en la ley 232
Se les da 30 das calendario para que hagan llegar
los respectivos documentos y si no se sella el
establecimiento.
los requisitos exigidos en la ley 232 son:
La viabilidad comercial, concepto sanitario, certificado de
alimentos, matricula mercantil vigente de la jurisdiccin,
derechos de autor.
CONOCIMIENTO CHOQUE
SIMPLE
Se recibe el Informe de Transito
se realiza el informe secretarial
Se avoca auto que avoca conocimiento y se fija
fecha para la audiencia.
se audiencia pblica y se reciben descargos
Se realiza la notificacin y se dicta fallo y se
resuelve si no es competencia se enva al superior
jerrquico.
Informe de transito el cual lo remite el agente que atendi el
caso. Se relaza audiencia con los documentos que den a
lugar.
SERVICIO SOCIAL- JURIDICO Se brinda atencin al usuario y orientacin
jurdica
Se atiende al usuario y se resuelve la duda jurdica.
CONVIVENCIA CIUDADANA Se brinda atencin al usuario y se vela por la
tranquilidad de los habitantes.
38
ANEXO 6
SECRETARIA DE PLANEACION, OBRAS Y SERVICIOS PUBLICOS
(PENDIENTE POR ENTREGAR)
39
ANEXO 7
40
AREA
PRODUCTOS Y/O
SERVICIOS
MANEJO
REQUISITOS
EXTERNO INTERNO
SECRETARIA DE
HACIENDA
IMPUESTO PREDIAL
IMPUESTO PREDIAL
VIGENCIA ACTUAL
IMPUESTO PREDIAL
VIGENCIA ANTERIOR
X
X
X
X
X
X
SOLICITUD DE LIQUIDACIN DEL IMPUESTO
POR PARTE DEL PROPIETARIO DEL PREDIO
LIQUIDACIN DEL IMPUESTO
PAGO DE IMPUESTO EN EL BANCO
SOLICITUD DE PAZ Y SALVO
PAGO DE PAZ Y SALVO EN EL BANCO
EXPEDICIN DE PAZ Y SALVO
IMPUESTO DE
INDUSTRIA Y
COMERCIO
IMPUE5TO DE
INDU5TRIA Y
COMERCIO
X
X
X
X
SOLICITUD DEL FORMULARIO DE
LIQUIDACIN DE IMPUESTO DE INDUSTRIA Y
COMERCIO
DILIGENCIAMIENTO DE FORMULARIO
LIQUIDACION DE IMPUESTO
PAGO DE IMPUESTO EN EL BANCO
ASEO Y RECOLECCIN
DE BASURAS
A5EO Y RECOLECCIN
DE BA5URA5
X
X
LIQUIDACIN DEL SERVICIO
PAGO DEL SERVICIO EN EL BANCO
RECAUDO UNIVERSAL
CERTIFICADO5
PAZ Y 5ALVO5
EXTRAJUICIO5
VI5ITA5 TECNICA5
NOMENCLATURA
E5TRATIFICACION
DEMARCACIONE5
REPARACIONE5
ALQUILER DE
MAQUINARIA
U5O5 DEL 5UELO
X
X
X
SOLICITUD DE LA DEPENDENCIA QUE
GENERA EL DOCUMENTO
PAGO DEL DOCUMENTO EN EL BANCO
EXPEDICIN DEL RECIBO DE PAGO
41
ANEXO 8
SECRETRIA DE DESARROLLO ECONOMICO
42
SECRETARIA DE DESARROLLO ECONMICO Y AGRARIO
REA
PRODUCTOS Y/O
SERVICIOS
MANEJO
REQUISITOS
EXTERNO INTERNO
CAPACITACIN,
HABILITACIN Y
ADMINISTRACIN
DEL BANCO DE
OFERTA Y
DEMANDA DE
EMPLEO
Servicio de
informacin para el
empleo
Banco de hojas de vida
X
Hoja de vida formato 1003
fotocopia cdula de ciudadana
fotocopia certificado judicial
fotocopia libreta militar (hombres)
Informar a los empresarios sobre la
existencia del Banco de hojas de
vida
Seleccin de acuerdo a la solicitud
del empresario para la posible
ubicacin en la vacante
Perfiles requeridos en las empresas
Inscripcin en la capacitacin de inters
Capacitacin para el mejoramiento
de perfiles ocupacionales
FOMENTO Y
DESARROLLO DE
SECTORES
ECONMICOS
Capacitacin,
asesora y
conformacin de
formas asociativas de
trabajo
Capacitacin
conformacin de formas asociativas
de trabajo
X
Inscripciones
Solicitud para la capacitacin en temas de
economa solidaria
Creacin de las
economas de escala
FOMENTO Y
DESARROLLO DEL
SECTOR TURISMO
Desarrollo y
formulacin de
proyectos del sector
Diagnstico del sector
Formulacin de proyectos de
acuerdo a las necesidades a
resolver
X
Poblacin objetivo
Equipo de trabajo
43
Organizacin de
evento
Determinar los eventos a realizar
Gestin para la consecucin de
recursos y/o apoyo para el desarrollo
de los eventos
X
X
Elaboracin de cronograma de actividades.
Determinacin de tareas y responsabilidades
para la ejecucin del evento
Formulacin de plan
turstico
Elaboracin Diagnstico X
Determinacin del equipo de trabajo de
apoyo
asignacin de las fases a desarrollar
Elaboracin y concertacin de cronograma,
distribucin de actividades, tareas,
compromisos y responsabilidades.
Elaboracin de los formatos para la
recoleccin y tabulacin de la informacin.
Orientacin y/o capacitacin para el
diligenciamiento de formatos
FOMENTO Y
DESARROLLO DEL
MEDIO AMBIENTE
Adquisicin de
predios de inters
ambiental
Identificacin de los predios a
adquirir segn el Plan de
Ordenamiento Territorial, Plan de
Desarrollo, Plan de Accin de la
dependencia y directrices del
Alcalde
X
Sensibilizacin a los propietarios y posibles
propuestas de negociacin
Solicitud de avalos mediante el Agustn
Codazzi
Realiza proceso precontractual segn el
procedimiento establecido hasta la
adquisicin del o los predios
Educacin Ambiental Realizacin de talleres, caminatas y
jornadas ambientales
X
Elaboracin del cronograma
Gestin para el suministro de elementos y
recursos necesarios
Preservacin y
conservacin del
medio ambiente
Definicin de los sitios a trabajar de
acuerdo con el proyecto a desarrollar
X
Visita de diagnstico al sitio donde se va a
desarrollar el proyecto y/o realizar la obra
44
Concertacin con el propietario
Elaboracin de cronograma de actividades
Elaboracin del presupuesto por programa a
desarrollar
Trminos de referencia en caso de
requerirse contratacin para adquisicin de
insumos, o para desarrollo del proyecto.
Ubicacin y relacin con las reas a
trabajar y suministro de insumos
FOMENTO Y
DESARROLLO
AGROPECUARIO
Capacitacin
Formulacin del plan o programa de
capacitacin
X
Elaboracin del proyecto del plan de
capacitacin
Poblacin objetivo.
Cronograma de capacitacin
Divulgacin, coordinacin y logstica,
publicidad del proyecto a desarrollar.
Asistencia Tcnica
Entrega de insumos
X
Solicitud del insumo diligenciando la planilla
o formato que tiene la dependencia.
Consulta Veterinaria
Solicitud del servicio de consulta veterinaria.
Mejoramiento
gentico
Inseminacin artificial X
Existencia de material en el inventario
Solicitud del servicio de inseminacin
artificial
Asesora al productor acerca de que material
es ms conveniente
Parcelas
demostrativas
Implementacin de las parcelas
demostrativas
X
Identifican los usuarios
Visita fsica al terreno
Material a utilizar
45
Prevencin y
atencin de
enfermedades
pecuarias, agrcolas y
ambientales
programacin de las Jornadas de Salud
y Campaas Sanitarias que se realizarn
en los distintos sectores
X
se determina la necesidad del servicio
Define la compra de insumos y
medicamentos
Elaboracin de
proyectos
agropecuarios
Descripcin del perfil y propuesta
metodolgica de cada uno de los
proyectos
X
Ttulo
Introduccin
Justificacin
Objetivo General
Objetivos especficos
Marcos de Referencia
Cronograma de actividades de cada uno de
los proyectos.
Elaboracin Plan
Agropecuario
Municipal PAM
Planeacin y elaboracin del Plan
Agropecuario Municipal
X Cronograma y acciones
46
ANEXO 9
SECRETRIA DE DESARROLLO SOCIAL
47
SECRETARIA DE DESARROLLO SOCIAL
AREA PRODUCTOS Y/O
SERVICIOS
EXTERNO INTERNO
SALUD PUBLICA
JORNADAS DE
PREVENCION ,
PROMOCION Y ATENCION
EN SALUD
VACUNACION
VIGILANCIA DEL RIESGO EN
EL AMBITO
FAMILIAR(PROMOTORAS DE
SALUD
BRIGADAS DE SALUD
EDUCACION EN ACTIVIDADES
DE PROMOCIN DE LA
SALUD Y PREVENCION DEL
RIESGO
ASEGURAMIENTO DEL
RIESGO EN SALUD(MEDIANTE
CUBRIMIENTO CON RGIMEN
SUBSIDIADO
X X
Estar en las edades establecidas para la
jornada d vacunacin
Asistir en el horario indicado para ala
vacunacin.
Llevar carn de vacunas y registro civil.
Atender y responder los cuestionarios de
las promotoras
PERTENECER A POBLACION POBRE Y
VULNERABLE (1 Y 2 DEL SISBEN)
EDUCACION
PLAN EDUCATIVO
MUNICIPAL
DIAGNOSTICO
REUNIONES CON LOS MIEMBROS DEL
SECTOR EDUCATIVO
DOCUMENTOS DE TRABAJO
X X
Directrices de la secretaria de educacin
del departamento
Elaboracin y anlisis del diagnostico
Definir base estratgica (misin, visin y
objetivos
Definir planes, programas y proyectos)
Definir recursos necesarios e indicadores.
Formular plan operativo
Aprobacin del documento por decreto.
DOTACION CENTROS
EDUCATIVOS
ACTAS DE ENTREGA X X Solicitud escrita de las necesidades de
cada centro educativo s justificacin.
CAPACITACION
DOCENTES
CONFERENCIAS
TALLERES
X
Elaborar encuestas de necesidades entre
los docentes del Municipio.
Verificar rubro presupuestal
Formular plan de capacitacin
TRANSPORTE ESCOLAR Estudiantes de bachillerato que residan
en la zona rural.
RESTAURANTES
ESCOLARES
10 RESTAURANTES X X Pertenecer a los grados de 0 a 5.
Favorecer en primera instancia a los
estudiantes pertenecientes a la zona rural.

48

AREA PRODUCTOS Y/O
SERVICIOS
EXTERNO INTERNO
EDUCACION
SUPERIOR
SUBSIDIOS FONDO FETT EDUCACION TECNICA
EDUCACION PROFESIONAL
X X 5 mejores estudiantes con base en el
puntaje del ICFES.
Residir en el municipio con mnimo tres
aos d antigedad
Nivel del sisbn 1y 2 ojo
PROGRAMAS
SOCIALES
CASA DEL ADULTO MAYOR X X Mayores de 55 aos n las mujeres y 57
para los hombres.
Residir en el Municipio.
PROGRAMA SEMILLAS DE
AMOR
X Lineamientos de la Beneficencia de
Cundinamarca.
Nivel del sisbn 1 y 2.
Edades 52 mujer y 57 hombres.
CENTRO DE VIDA
SENSORIAL
X X Poblacin con discapacidad.
FAMILIAS EN ACCION Entrega de Subsidio de Nutricin
Entrega de Subsidio de
Escolaridad
Actualizaciones y verificaciones
con la entrega de Compromisos
Certificados de Estudio
Certificados de Crecimiento y
Desarrollo
Realizacin de Asambleas y
Encuentros de Cuidado
Programacin de reuniones para
el pagos de Subsidios
Diligenciar Novedades, quejas,
reclamos y formatos de
corresponsabilidad.
Atencin e Informacin
pertinente a personas vinculadas
y no vinculadas al programa.
Capacitacin a madres lideres
tramite de vinculacin de
personas en condicin de
desplazamiento.
X X
Residir en el municipio.
Tener condiciones de desplazamiento.
Nivel 1 del sisbn
Ser menor de 18 aos
Los nios menores de 7 aos deben tener
controles de crecimiento y desarrollo
Los nios y adolescentes mayores de 7
aos deben estar estudiando.
Las madres deben asistir a reuniones,
asambleas y encuentros de cuidado.
Cumplir con las fotocopias de los
certificados de estudio boletines y crecimiento y
desarrollo.
49
PROGRAMA JUNTOS Residir en el municipio.
Tener condiciones d desplazamiento.
Nivel 1 del sisbn
AREA PRODUCTOS Y/O
SERVICIOS
EXTERNO INTERNO
PROGRAMAS
SOCIALES
SERVICIOS CENTRO DE
VIDA SENSORIAL:
TERAPIA OCUPACIONAL Y
FONOAUDIOLOGA
PROMOCIN Y PREVENCIN
REALIZACIN DE PROYECTOS
INSTITUCIONALES: PLAN
PADRINO, EQUINOTERAPIA,
QUIERES CONTARME UN
CUENTO T?, PROGRAMA
RADIAL DESPIERTA TUS
SENTIDOS, DESARROLLA TU
IMAGINACIN.
REFUERZOS ESCOLARES,
ESTIMULACIN ADECUADA Y
ESTIMULACIN
MIOFUNCIONAL.
MANTENIEMIENTO DE
HABILIDADES COGNITIVAS EN
LA POBLACIN ADULTA
MAYOR.
X
X
X
X
Ser discapacitado a nivel cognitivo, fsico
y sensorial.
Asistir en el horario indicado para los
servicios ofrecidos en el Centro de Vida Sensorial,
para las personas discapacitadas jornada maana
de lunes a viernes de 8:00 a.m. A 12:00 m.
Cumplir con los requisitos exigidos para
ser miembro del Centro de Vida Sensorial.
Ser estudiante de preescolar y bsica
primaria.
Asistir en el horario indicado para los
servicios ofrecidos en el Centro de Vida Sensorial,
para los escolares jornada tarde de lunes a viernes
de 1:30 p.m. A 3:30 p.m.
PLAN PADRINO, EQUINOTERAPIA Y
DESARROLLA TU IMAGINACIN: son exclusivos
para las personas discapacitadas.
QUIERES CONTARME UN CUENTO
T? Y PROGRAMA RADIAL DESPIERTA TUS
SENTIDOS: estos proyectos son abiertos para toda
la poblacin del Municipio.
VALORACIN
EVALUACIN - DIGNOSTICO
TRATAMIENTO
EVOLUCIN
PLAN CASERO
HISTORIAS CLNICAS
CHARLAS CON MADRES
COMUNITARIAS Y DOCENTES
DEL MUNICIPIO DE
GACHANCIP
X
X
X
X
X
X
X
Elaboracin y anlisis del diagnostico
Definir base estratgica (misin, visin y
objetivos del Centro de Vida Sensorial).
Definir planes, programas y proyectos)
Definir recursos necesarios e indicadores.
Estadstica mensual de asistencia de los
usuarios al Centro.
Aprobacin del documento por decreto.
50
DOTACION CENTRO DE
VIDA SENSORIAL
ACTA DE ENTREGA X X Solicitud escrita de las necesidades del
Centro de Vida Sensorial
CAPACITACION
MADRES COMUNITARIAS
CONFERENCIAS
TALLERES
X
Formular plan de capacitacin
Planeacin, ejecucin y evaluacin de las
conferencias y talleres.
RECREACION Y
DEPORTE
ESCUELAS DE INICIACION
DEPORTIVA
DISCIPLINAS DEPORTIVAS :
AEROBICOS
ATLETISMO
BALONCESTO
HAPKIDO
CICLISMO
CICLOMONTAISMO
PATINAJE
FUTSAL FEMENINO
FUTSAL MASCULINO
FUTBOL
TENIS DE MESA
NATACION
VOLEIBOL
X x
*) Llenar ficha tcnica deportiva
*) Traer fotocopia del documento de identidad
*) Traer fotocopia de la eps
*) cumplir con las normas de disciplina
establecidas por el instructor
Programa para toda la poblacin en general
EVENTOS DEPORTIVOS
FESTIVAL ESCOLAR
JUEGOS INTER COLEGIADOS
CAMPEONATO ABIERTO DE FUTSAL
JUEGOS ADMINISTRACTIVOS
JUEGOS COMUNALES
X
x
x
x
x
X
x
x
x
x
Reglamento en acuerdo con las instituciones
Reglamento segn directrices del Dptal
Reglamento de mutuo acuerdo alcaldas
municipios de sabana centro
Reglamento en acuerdo con las jac del municipio
51
ANEXO 10
COORDINACION DE CULTURA
52
DIRECCION DE CULTURA
AREA PRODUCTOS Y/O
SERVICIOS
EXTERNO INTERNO
CULTURA
ESCUELAS DE FORMACION
ARTISTICA Y CULTURAL
ESCUELA EN DE FORMACIN
EN BANDA SINFNICA
INFANTIL.
X
x
x
x
X
x
X
X
X
Para banda sinfnica tener entre 6 y 14
aos.
Vivir en el municipio
Tener disponibilidad de tiempo para
prcticas y presentaciones
Preinscripcin
Inscripcin.
Llenar hoja de vida y traer carpeta con
gancho legajador, fotocopia de
documento de identidad, fotocopia
carn de afiliacin a sistema de salud.
Horarios de prctica ajustados por
mutuo acuerdo entre estudiantes y
docentes.
Los padres de familia deben asistir y
apoyar las reuniones convocadas por la
Escuela para el seguimiento o avance
de su hijo.
Acatar las normas establecidas en el
manual de Convivencia para Escuelas
de Formacin.
53
ESCUELA DE FORMACIN EN
DANZAS
x
x
Ser mayor de 7 aos.
Vivir en el municipio
Tener disponibilidad de tiempo para
prcticas y presentaciones
Preinscripcin
Inscripcin.
Llenar hoja de vida y traer carpeta con
gancho legajador, fotocopia de
documento de identidad, fotocopia
carn de afiliacin a sistema de salud.
Horarios de prctica ajustados por
mutuo acuerdo entre estudiantes y
docentes.
Los padres de familia deben asistir y
apoyar las reuniones convocadas por la
Escuela para el seguimiento o avance
de su hijo.
Acatar las normas establecidas en el
manual de Convivencia para Escuelas
de Formacin.
SERVICIOS
PRESTAMO DE ESPACIOS CASA
DE LA CULTURA
x Solicitud por escrito con las
especificaciones de la solicitud
(elemento, da, motivo, hora entrega, ,
responsable, hora de retiro)
Verificacin en planilla para
disponibilidad.
PRESTACION DE SERVICIO
SOCIAL X
X
x
X
X
Los interesados deben solicitar por
escrito la oportunidad para prestar el
servicio social.
El interesado debe traer certificacin de
la institucin donde estudia.
Se estudia la disponibilidad de reas
para la prestacin del servicio
Se realiza capacitacin continuada.
Se determinan horarios y tareas.
PRE5TAMO DE EQUIPO5 DE
5ONIDO
X
x
x Solicitud por escrito al seor Alcalde con
las especificaciones de la solicitud
(elemento, da, motivo, hora entrega, ,
responsable, hora de retiro)
Verificacin de disponibilidad.
Aprobacin con visto bueno de Alcalde.
54
CAPACITACION
SEMINARIOS, CHARLAS,
TALLERES EN TEMAS
CULTURALES O AFINES
x
X
X
X
Acercarse a la oficina de Cultura para
informacin
Cumplir con los requisitos determinados
para la capacitacin o taller.
Asistir cumplidamente.
Certificacin de asistencia.
DOTACION Y SUMINISTRO
DOTACIN PARA ESCUELAS DE
FORMACIN Y BIBLIOTECA x
x Solicitud por escrito con las
especificaciones requeridas.
Diagnostico de disponibilidad presupuestal,
compra y entrega.
OTROS SERVICIOS
Servicios prestados en los
espacios de la casa de la
cultura: CENTRO DE
INFORMATICA JUVENIL
X
X
X
X
Uso del servicio en los horarios
establecidos. (primer piso)
Estudiantes del municipio (con carn)
acceden a un descuento especial
El grupo interesado en recibir una
capacitacin en temas relacionados
hace una solicitud por escrito a Alcalda
Municipal.
Coordinador brinda asesora en la
bsqueda e investigacin de tareas.
Servicios prestados en los espacios
de la casa de la cultura:
LUDOTECA SUEOS MAGICOS x
X
X
Asistencia al espacio ubicado en el
primer piso.
Para grupos de estudiante u otros
deben solicitar con anticipacin la
reserva del espacio con la
Coordinadora.
La coordinadora iniciando periodo
acadmico realiza un cronograma de
visitas con los docentes de las sedes
educativas.
55
ANEXO 11
COORDINACION DE DEPORTES
56
COORDINACION DE DEPORTES
AREA PRODUCTOS Y/O
SERVICIOS
EXTERN
O
INTERNO
RECREACION
Y DEPORTE
ESCUELAS DE
INICIACION
DEPORTIVA
DISCIPLINAS DEPORTIVAS :
AEROBICOS
ATLETISMO
BALONCESTO
HAPKIDO
CICLISMO
CICLOMONTAISMO
PATINAJE
FUTSAL FEMENINO
FUTSAL MASCULINO
FUTBOL
TENIS DE MESA
NATACION
VOLEIBOL
X x
*) Llenar ficha tcnica deportiva
*) Traer fotocopia del documento de
identidad
*) Traer fotocopia de la eps
*) cumplir con las normas de disciplina
establecidas por el instructor
Programa para toda la poblacin en
general
EVENTOS
DEPORTIVOS
FESTIVAL ESCOLAR
JUEGOS INTER COLEGIADOS
CAMPEONATO ABIERTO DE
FUTSAL
JUEGOS ADMINISTRACTIVOS
JUEGOS COMUNALES
X
x
x
x
x
X
x
x
x
x
Reglamento segn directrices del Dptal
Reglamento en acuerdo con las
instituciones
Reglamento de mutuo acuerdo alcaldas
municipios de sabana centro
Reglamento en acuerdo con las jac del
municipio

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