PADRN DE SISTEMA

VERSION: 1
CDIGO: P-ACPRO7-005
Procedimiento de A!m"cene de S#minitro $
Tom" de In%ent"rio
&EC'A: 1()0()0(
P*GINA *REA)DEPARTAMENTO RA+ON DE ,A ACT-A,I+ACION
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Logstica/Jefat.Coorpor.Almacen.
Creacin de Procedimiento
1. O/0ETIVO
Establecer procedimientos comunes en todos los almacenes de suministros para la toma de
inventarios para materiales como materias primas, embalaes ! suministros diversos"
garanti#ando seguridad en los niveles de stoc$ mostrados por el sistema, la integridad fsica
de los materiales, la operatividad ! sinergia entre las unidades fabriles de la Corporacin.
1. A,CANCE
Este procedimiento aplica a todos los almacenes de suministros a nivel corporativo.
2. DE&INICION 3 A/REVIAT-RAS
- Clasificacin A%C& Clasificacin de materiales de los almacenes '('/)('*materias primas+,
'(,/)(, *embalaes+ ! '(-/)(- *suministros+ considerando el nivel de inversin reali#ada
por la compa.a para el abastecimiento de los mismos en un periodo de tiempo
determinado. Esta Clasificacin se divide en tres grupos&
Clase A& donde se encuentran los artculos /ue en conunto suman el 0(1 de la
inversin total reali#ada para la compra de todos los materiales.
Clase %& donde se encuentran los artculos /ue en conunto suman el '21 de la
inversin total reali#ada para la compra de todos los materiales.
Clase C& donde se encuentran los artculos /ue en conunto suman el 21 de la
inversin total reali#ada para la compra de todos los materiales.
- 3rupo de 4nventario& Conformado por personal del almac5n de suministros encargados de
la toma de inventarios mensual programada por el Jefe de Almac5n en base al criterio de
Clasificacin A%C.
- 6egistro E64& registro /ue mide el nivel de e7actitud de la toma de inventarios mensual de
cada almac5n de suministros. Este registro se encuentra en un formato especial, el cual
est8 dise.ado para eecutar la toma de inventarios diaria, relacionando la cantidad total
de artculos a inventariar por Clase respecto al n9mero de dic:os tems /ue resulten sin
diferencias entre el fsico ! el dato del sistema.
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Creacin de Procedimiento
4. CONDICIONES GENERA,ES
a.; La toma de inventarios reali#ados en cada almac5n de suministros ser8 eecutada de
forma mensual sobre los artculos resultantes del an8lisis previo de Clasificacin A%C
reali#ado por cada efe de almac5n residente.
b.; La Clasificacin A%C de los materiales ser8 reali#ada por cada efe de almac5n residente
en un arc:ivo E7cell :asta cada tercer da 9til del mes, presentando dic:o da el resultado
del an8lisis reali#ado. En este informe se determinar8n los materiales a inventariar
durante el mes, teniendo como par8metros los siguientes porcentaes&
b.'. Para el caso de la Clasificacin A, se inventariar8 el '((1 de los materiales /ue se
encuentren en esta clasificacin.
b.). Para el caso de la Clasificacin %" se inventariar8 el '((1 de los materiales /ue se
encuentren en esta clasificacin.
b,.; Para el caso de la Clasificacin C" se inventariar8 el )(1 de los materiales /ue se
encuentren en esta clasificacin.
c.; El 6egistro E64 *E7actitud de 6egistro de 4nventarios+ ser8 elaborado por cada efe de
almac5n con los resultados de la Clasificacin A%C obtenida ! en la misma fec:a. Este
registro servir8 para la programacin diaria del inventario durante el mes, luego de :aber
determinado los materiales a inventariar con la Clasificacin A%C.
d.; El inventario ser8 reali#ado durante )( das del mes del total de materiales a inventariar.
Diariamente se inventariar8 un n9mero determinado de tems de la Clase A, % ! C"
refleando los resultados diarios en este arc:ivo E64, el cual a su ve# mide los niveles de
e7actitud del inventario ! detalla tambi5n de forma especfica las diferencias encontradas
en dic:a toma.
e.; <odos los materiales estar8n debidamente clasificados, ordenados ! rotulados para una
r8pida identificacin de los inventarios. Cada insumo ubicado seg9n su estatus& aprobado,
rec:a#ado ! cuarentena.
f.; Los resultados finales de la <oma de 4nventarios ser8 presentado por cada efe de almac5n
todos los das ,( de cada mes.
g.; Las diferencias encontradas en la toma de inventarios ser8n revisadas en una segunda
oportunidad a fin de poder verificar la e7actitud de la diferencia detectada. As mismo se
anali#ar8 si la diferencia se debe a errores propios del almac5n durante los despac:os de
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materiales" para lo cual se deber8 reali#ar las regulari#aciones respectivas. Estos errores
pueden ser&
; Cruce de materiales en los despac:os.
; =otas de >alida no descargadas.
Estos errores deber8n se manifestados de igual forma en el arc:ivo E64 colocando en las
observaciones el detalle de la solucin planteada a la diferencia.
:.; Las diferencias obtenidas ser8n austadas de acuerdo a niveles de responsabilidad ! de la
siguiente manera&
:.'. Las diferencias encontradas en los materiales de la Clasificacin A ser8n evaluadas
por el 3erente de Logstica ! el Director de ?peraciones para su validacin del auste
respectivo.
:.). Las diferencias encontradas en los materiales de la Clasificacin % ser8n evaluadas
por el 3erente de Logstica ! el Director de ?peraciones para su validacin del auste
respectivo.
:.,. Las diferencias encontradas en los materiales de la Clasificacin C ser8n austadas
directamente por cada almac5n de suministros.
i.; Los au7iliares de almac5n encargados de la toma de inventarios son designados por el Jefe
de Almac5n 6esidente a /uienes les proporcionar8& 6eportes de toma de inventario *@oas
E64+, calculadoras, lapiceros, tableros, m8scaras para polvo ! gas, seg9n corresponda.
.; =o est8 permitido el uso de corrector l/uido para corregir anotaciones en los reportes de
inventarios.
$.; Las balan#as deber8n estar debidamente calibradas.
l.; Los austes por diferencia de referencia !/o cantidades son sustentadas por el Jefe de
Almac5n 6esidente ! autori#ado por el efe de Area. Binalmente firma el Jefe de Logstica !
autori#a el auste de los materiales /ue se encuentran con diferencias ! /ue pertenecen a
la Clasificacin A ! %, para los materiales con diferencias /ue pertenecen a la Clasificacin
C ser8n austados directamente por el mismo almac5n.
m.; En caso de :aber alguna diferencia, esta ser8 sustentada por el Jefe de Almac5n
6esidente. De no :aber diferencias se da por terminado ! v8lido el inventario
correspondiente.
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5. DOC-MENTOS RE,ACIONADOS
=A
5. REGISTROS RE,ACIONADOS
; 6eporte de saldos de stoc$s de materia prima, material de empa/ue !
suministros.
; 6eporte de stoc$s de materia prima, material de empa/ue ! suministros.
; 6eporte de cantidad de compra de materias primas, material de empa/ue !
suministros.
; 6eporte de costo unitario de materia prima, material de empa/ue ! suministros.
7. ANE6OS
=A
(. TOMA DE INVENTARIOS
Acti%id"d 6esponsable Descripcin
01 Jefe de
Almac5n
6esidente
; Emite los siguientes reportes del sistema&
'. >toc$s de materiales.
). Compra de materiales
,. Costo unitario
Para el caso del punto ', >toc$s de
Cateriales, deber8 considerarse las
materias primas, embalaes, mercaderas,
/ue se encuentren en almacenes e7ternos.
Estos reportes ser8n emitidos
mensualmente ! permitir8n reali#ar la
Clasificacin A%C por almac5n, el cual
deber8 ser presentado cada tercer da 9til
del mes.
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01 Jefe de
Almac5n
6esidente
; En base a la lista de Cateriales resultantes
de la Clasificacin A%C, programa la <oma
de 4nventarios del mes en curso, de
acuerdo a la siguiente distribucin&
'. Clasificacin A& se inventariar8 el '((1
de los tems.
). Clasificacin %& se inventariar8 el '((1
de los tems.
,. Clasificacin C& se inventariar8 el )(1 de
los tems.
Con esta distribucin, programa la cantidad
de materiales a inventariar por da en el
mes en curso.
02 Jefe de
Almac5n
6esidente
; Elabora el Plan de 4nventario del mes en
curso en el arc:ivo de E7actitud de 6egistro
de 4nventario *E64+, en el cual se plasma
toda la relacin de materiales a inventariar
en el transcurso del mes en un
planteamiento de inventario diario /ue tiene
como pla#o m87imo )( das.
04 Jefe de
Almac5n
6esidente
; Entrega a los au7iliares de almac5n
responsables del inventario el plan de
inventario elaborado *E64+.
05 Au7iliar de
almac5n
; >e ubica en su 8rea fsica asignada para
toma de inventario.
05 Au7iliar de
almac5n
; Dbica los productos ! procede al conteo o
pesae. En todo momento tomar8 medidas
para evitar una e7posicin prolongada de
materia prima a la lu#, :umedad ! calor.
; En el caso de las bobinas de cintas, la
unidad de medida ser8 en Eg.,
descont8ndose la tara del cono.
; En el caso de materiales por unidad, la
cantidad se observar8 de la eti/ueta del
proveedor o de la eti/ueta de almac5n
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donde se indica la cantidad por pa/uete,
caa, saco o pallet" se delimitar8 la ruma !
se calcular8 o inventariar8 la cantidad de
material /ue la conforma.
; Cuando se trate de materia prima a
granel, se colocar8 en las observaciones
/ue este tipo de materiales se inventariar8n
mu! aparte de este proceso. Las materias
primas a granel, ser8n inventariadas
mensualmente por el proveedor Las
Camelias a trav5s de un cubicae mensual.
; Cuando la unidad de medida sea
unidades, aplicar el pesae de las unidades
/ue no se encuentren en pa/uetes sellados
o cantidades definidas de origen, tomando
como referencia, tomando como muestra el
peso de los pa/uetes sellados para
establecer por regla de tres simple, el peso
de las unidades sueltas.
; En el caso de encontrarse unidades
da.adas *frascos rotos, estuc:es
maltratados, etc+, se debe anotar el total
contado ! en observaciones se indicar8
FF4nclu!e FFGFF unidades da.adasFF.
; Para los envases sellados, se tomar8 las
anotaciones del proveedor, previa
verificacin de los sellos de f8brica. En este
caso se tomar8 el peso neto indicado en el
envase por la cantidad de envases sellados
para determinar el peso total.
; Para el caso de Cateria Prima envasada
en frascos, cilindros, tac:os, se pesar8 todo
el envase sin abrirlo, obteni5ndose el peso
bruto ! rest8ndole luego la tara, para
determinar el =E<?.
07 Au7iliar de
Almac5n
; @ace los c8lculos de cantidad ! registra en
los reportes de inventario las cantidades
contadas.
0( Au7iliar de
Almac5n
; Procede a pegar con stic$ers *de color
designado por el Jefe de Almac5n+ sobre los
envases, caas, pa/uetes, sacos, sacas de
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la referencia inventariada.
; Para el caso de la toma fsica de los
productos del almac5n de materiales
rec:a#ados ! almac5n de materiales para
devolucin al proveedor, se procede de
igual manera.
07 Au7iliar de
Almac5n
; Al final de la toma fsica asignada,
entregar8 los reportes debidamente
firmados por el responsable del inventario
efectuado.
10 Jefe de
Almac5n
6esidente
; 6eali#a la digitacin diaria de los reportes
alcan#ados de toma de inventarios.
; Halida digitacin en cuanto a& cdigo,
descripcin, presentacin, referencia,
rean8lisis, cantidad, unidad de medida !
ubicacin.
; Coloca listado de diferencias en el arc:ivo
de E7actitud de 6egistro de 4nventarios,
considerando todas las diferencias
encintradas, indicando en observaciones los
probables motivos de dic:as diferencias.
; Los listados de diferencias son reportados
al Jefe Corporativo de Almacenes.
11 Jefe de
Almac5n
6esidente
; Concilia diferencias ! detecta los posibles
errores en la toma de inventario.
; En caso de detectarse alg9n error se
corrige en los listados para su nuevo
procesamiento.
11 Jefe de
Almac5n
6esidente
; Al t5rmino de la conciliacin, procede a
emitir los listados definitivos de inventario
del almac5n bao su responsabilidad.
; 6emite listado E64 al Jefe Corporativo de
Almacenes para la validacin de los
resultados.
; >e procede a la firma de los listados
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Creacin de Procedimiento
seg9n se indica en Condiciones 3enerales.
12 Jefe
Corporativo
de
Almacenes
; Procede a la firma de los listados seg9n se
indica en Condiciones 3enerales.
; Entrega el listado firmado al almac5n para
su arc:ivado.
14 Jefe de
Almac5n
6esidente
; Procede a emitir los partes de auste
positivo !/o negativo de las diferencias con
lo cual se igualan los saldos de inventario al
stoc$ fsico *auste+ seg9n se indica en
Condiciones 3enerales.
7. E,A/ORADO POR
4ng. Hctor Pereda Blore#
10. &EC'A
'0/(0/(0
11. REVISADO POR
11. APRO/ADO POR