TRD Sena Norte de Santander

Código: FT-ET-1-01-12
GESTION DOCUMENTAL Versión:01

Vigente desde:28/09/2009
Servicio Nacional
de Aprendizaje SENA
FORMATO Página
Regional Norte de Santander TABLA DE RETENCION DOCUMENTAL
OFICINA PRODUCTORA: DIRECCION REGIONAL

RetenciónTradición Disposición
Código en años documental final
Procedimientos
Series y tipos documentales
D S Sb AG AC Org. Cop. CT E I S
100 02 ACTAS 01 03 X X X X Se elimina el soporte papel y se conserva

14 Actas del consejo regional permanentemente La imagen
03 ACUERDOS 01 X X Se eliminan porque no soportan valores legales,

*Acuerdos fiscales ni contables, se termina el valor
administrativo y carece de los demás valores
10 CONVENIOS 03 01 X X X Se elimina el soporte papel y se conserva

*Convenios administrativos permanentemente La imagen
*Convenios de Cooperación, Alianzas
12 INFORMES 01 01 X X
03 Informes de gestión de dirección regional
*Informes de gestión de dirección regional
18 PETICIONES QUEJAS Y RECLAMOS 05 X X Se eliminan porque no soportan valores legales,

*Solicitudes de documentos o información, fiscales ni contables, se termina el valor
*Traslado derecho de petición, administrativo y carece de los demás valores
*Respuesta al derecho de petición,
*Reclamaciones
22 RESOLUCIONES 01 05 X X X X Se elimina el soporte papel y se conserva

*Resoluciones permanentemente La imagen
OFICINA PRODUCTORA: OFICINA JURIDICA

CONVENCIONES
TRADICION DOCUMENTAL DISPOSICION FINAL SIMBOLOS
Org= Original Cop = Copia CT= Conservación total I= Imagen * Tipos documentales
E= Eliminación S= Selección
Servicio Nacional
de Aprendizaje SENA
FORMATO Página
Tradición
Retención Disposición
Código en añosdocumental final
Procedimientos
110 08 CONTRATOS 01 10 X X X X Se elimina el soporte papel y se conserva
01 Contrato de Prestación de Servicios Personales permanentemente La imagen
*Actas de inicio del contrato, actas de liquidación del
contrato, actas de modificación del contrato, constancias
laborales, cdp, crp, actas de selección, invitación a
cotizar
12 INFORMES 01 01 X X Se eliminan porque no soportan valores legales,

01 Informes de aspectos legales de la regional fiscales ni contables, se termina el valor
*Informes de aspectos legales de la regional administrativo y carece de los demás valores

*Solicitudes de documentos o información fiscales ni contables, se termina el valor
*Traslado derecho de petición administrativo y carece de los demás valores
*Respuesta al derecho de petición
*Reclamaciones
OFICINA PRODUCTORA: GRUPO APOYO MIXTO ADMINISTRATIVO Y FINANCIERO

CONVENCIONES
Servicio Nacional
de Aprendizaje SENA
FORMATO Página
Tradición
Procedimientos
200 12 INFORMES 01 01 X X Se eliminan porque no soportan valores legales,
06 Informes de situación administrativa financiera fiscales ni contables, se termina el valor
*Informes de situación administrativa financiera administrativo y carece de los demás valores

*Solicitudes de documentos o información fiscales ni contables, se termina el valor
*Traslado derecho de petición administrativo y carece de los demás valores
*Respuesta al derecho de petición
*Reclamaciones
OFICINA PRODUCTORA: TALENTO HUMANO CAPACITACION Y BIENESTAR

Tradición
Procedimientos
210 16 NOMINA 01 05 X X X X Se elimina el soporte papel y se conserva
CONVENCIONES
Servicio Nacional
de Aprendizaje SENA
FORMATO Página
nomina y novedades de personal, soportes de nomina, permanentemente La imagen

planilla de nomina,

Solicitudes de documentos o información fiscales ni contables, se termina el valor
Traslado derecho de petición administrativo y carece de los demás valores
Respuesta al derecho de petición
Reclamaciones
19 PLANES Y PROGRAMAS 01 04 X X Se eliminan porque no soportan valores legales,

03 Planes de capacitación de funcionarios fiscales ni contables, se termina el valor
*Planes de capacitación de funcionarios administrativo y carece de los demás valores
11 Programas de recreación
*Programas de recreación
12 Programas de salud ocupacional

Programas de salud ocupacional
13 Programas de vivienda
*Programas de vivienda
OFICINA PRODUCTORA: CONTABILIDAD

Código Series y tipos documentales en añosdocumental final
Procedimientos
220 04 ASIENTOS DIARIOS DE CONTABILIDAD 03 07 X X X X Se elimina el soporte papel y se conserva
*Causaciones de las cuentas por pagar, certificados de permanentemente La imagen
disponibilidad presupuestal, certificados de registro
presupuestal, conciliaciones bancarias, conciliaciones de
CONVENCIONES
Servicio Nacional
de Aprendizaje SENA
FORMATO Página
cuentas contables.
09 CONTROLES DE GESTION 01 X X Se eliminan porque no soportan valores legales,

04 Controles presupuestal mensual y anual fiscales ni contables, se termina el valor
contabilidad administrativo y carece de los demás valores
*Controles presupuestal mensual y anual contabilidad
12 INFORMES
02 Informes de consolidación 01 01 X X Se eliminan porque no soportan valores legales,
*Informes de consolidación fiscales ni contables, se termina el valor
07 Informes de validación de contabilidad
*Informes de validación
*Control presupuestal mensual y anual
10 Informes técnicos y estadísticos sobre procesos

financieros
*Informes técnicos y estadísticos sobre procesos
financieros
14 LIBROS 05 05 X X X X Se elimina el soporte papel y se conserva

01 Libro auxiliar de bancos permanentemente La imagen
*Índice consecutivo, informe diario de tesorería, informe
auxiliar de bancos
02 Libro diario columnario

*Libro diario columnario
03 Libro mayor y balance
*Libro mayor y balance
OFICINA PRODUCTORA: CONTABILIDAD

Código Series y tipos documentales Retención Tradición Disposición Procedimientos
en años documental final
CONVENCIONES
Servicio Nacional
de Aprendizaje SENA
FORMATO Página
220 19 PLANES Y PROGRAMAS 01 04 X X Se eliminan porque no soportan valores legales,
07 Planes y programas de contabilidad fiscales ni contables, se termina el valor
*Planes y programas de contabilidad administrativo y carece de los demás valores
09 Programas anual de caja

*Programas anual de caja
21 PROYECTOS 01 X
*Proyectos de inversión
OFICINA PRODUCTORA: TESORERIA

Tradición
Procedimientos
230 05 CERTIFICACIONES 01 04 X X Se eliminan porque no soportan valores legales,
02 certificaciones de retenciones en la fuente, reteica y fiscales ni contables, se termina el valor
reteiva administrativo y carece de los demás valores
CONVENCIONES
Servicio Nacional
de Aprendizaje SENA
FORMATO Página
*certificaciones de retenciones en la fuente, reteica y

reteiva

02 Informes de consolidación fiscales ni contables, se termina el valor
*informes consolidados de tesorería administrativo y carece de los demás valores
08 Informes diarios de movimientos de caja, bancos e

inversiones
*Informes diarios de movimientos de caja, bancos e
inversiones
OFICINA PRODUCTORA: COMPRAS

Tradición
Procedimientos
05 Contratos de Suministros permanentemente La imagen
*Plan Anual de Compras, Solicitud de Dependencia,
Estudio de Conveniencia y Oportunidad, Términos de
CONVENCIONES
Servicio Nacional
de Aprendizaje SENA
FORMATO Página
Referencia, Ofertas, Evaluaciones Técnica, jurídica y

financiera, Contrato, Modificaciones, adiciones,
prorrogas al Contrato, Actas de Entrega de Bienes, de
entrada al almacén, actas de terminación y liquidación
del contrato, actas de recibo a satisfacción, Actas de
Instalación y Puesta en Funcionamiento de los Bienes,
Informe de Avance, parcial y final Sobre Ejecución del
Contrato, Factura de Anticipo, Orden de Pago

*solicitudes de documentos o información, traslado fiscales ni contables, se termina el valor
derecho de petición, respuesta al derecho de petición, administrativo y carece de los demás valores
reclamaciones
19 PLANES Y PROGRAMAS 01 04 X X Se eliminan porque no soportan valores legales,

01 planes anuales de compra fiscales ni contables, se termina el valor
*planes anuales de compra administrativo y carece de los demás valores
OFICINA PRODUCTORA: ALMACEN E INVENTARIOS

Tradición
Procedimientos
250 02 ACTAS 01 04 X X Se eliminan porque no soportan valores legales,
06 Actas de alta de inventarios fiscales ni contables, se termina el valor
*actas administrativo y carece de los demás valores
CONVENCIONES
Servicio Nacional
de Aprendizaje SENA
FORMATO Página
07 Actas de baja de inventarios de consumo 01 04 X X Se eliminan porque no soportan valores legales,

*conceptos técnicos, acta del comité de bajas, Notas de fiscales ni contables, se termina el valor
Egreso, Acta de Entrega administrativo y carece de los demás valores
08 Actas de baja de inventarios devolutivos 01 04 X X X Se elimina el soporte papel y se conserva

*Actas de Baja Devolutivos, Notas de Egreso permanentemente La imagen
12 INFORMES 01 X X Se eliminan porque no soportan valores legales,

04 Informes de inventarios fiscales ni contables, se termina el valor
*Informes de inventarios administrativo y carece de los demás valores
13 INVENTARIOS 01 01 X Se eliminan porque no soportan valores legales,

*Notas de entrada de elementos devolutivos y de fiscales ni contables, se termina el valor
consumo, notas de salida de elementos devolutivos y de administrativo y carece de los demás valores
consumo, inventarios anuales
OFICINA PRODUCTORA: UNIDAD DE CORRESPONDENCIA

Procedimientos
CONVENCIONES
Servicio Nacional
de Aprendizaje SENA
FORMATO Página

01 Actas Aclaración Consecutivo Circulares fiscales ni contables, se termina el valor
*Actas Aclaración Consecutivo Circulares administrativo y carece de los demás valores
02 Actas Aclaración Consecutivo convenios

*Actas Aclaración Consecutivo convenios
03 Actas Aclaración Consecutivo de Correspondencia

*Actas Aclaración Consecutivo de Correspondencia
04 Actas Aclaración Consecutivo Mandamiento de

07 Pago
*Actas Aclaración Consecutivo Mandamiento de Pago
05
Actas Aclaración Consecutivo Resoluciones
*Actas Aclaración Consecutivo Resoluciones
01 01 04 X X Se eliminan porque no soportan valores legales,
CONSECUTIVOS fiscales ni contables, se termina el valor
Consecutivo de circulares administrativo y carece de los demás valores
02 *circular, anexos, índice de circulares, antecedentes
09 Consecutivo de correspondencia producida

03 *Actas Aclaración Consecutivo convenios
Consecutivos de correspondencia recibida

*Índice diario de correspondencia recibida
01 01 04 X X Se eliminan porque no soportan valores legales,
CONTROLES DE GESTION fiscales ni contables, se termina el valor
*Controles de correspondencia administrativo y carece de los demás valores
OFICINA PRODUCTORA: SERVICIOS GENERALES

Tradición
Procedimientos
03 Contratos de Obra permanentemente La imagen
CONVENCIONES
Servicio Nacional
de Aprendizaje SENA
FORMATO Página
*Actas de inicio del contrato, actas de liquidación del

cotizar, controles de interventoria
04 Contratos de Servicios Generales 02 10 X X X X Se elimina el soporte papel y se conserva

*actas de inicio del contrato, actas de liquidación del permanentemente La imagen
cotizar

02 Controles de entrada y salida de parque automotor fiscales ni contables, se termina el valor
*Controles de entrada y salida de parque automotor administrativo y carece de los demás valores
05 Controles suministro de combustibles

*Controles suministro de combustibles
19 PLANES Y PROGRAMAS 01 X X Se eliminan porque no soportan valores legales,

02 Planes anuales de mantenimiento fiscales ni contables, se termina el valor
*planes anuales de mantenimiento de equipos, administrativo y carece de los demás valores
vehículos, enseres, bienes muebles e inmuebles
OFICINA PRODUCTORA: GRUPO FORMACION INTEGRAL, EMPLEO Y SISTEMA

NACIONAL
Procedimientos
300 12 INFORMES 01 X X Se eliminan porque no soportan valores legales,
*informes de consolidado de oferta y demanda del SPE, administrativo y carece de los demás valores
CONVENCIONES
Servicio Nacional
de Aprendizaje SENA
FORMATO Página
05 Informes de seguimiento oferta y demanda 01 X X Se eliminan porque no soportan valores legales,

*Informes de seguimiento oferta y demanda fiscales ni contables, se termina el valor

*Solicitudes de documentos o información, traslado fiscales ni contables, se termina el valor
derecho de petición, respuesta al derecho de petición, administrativo y carece de los demás valores
reclamaciones
19 PLANES Y PROGRAMAS 01 X X Se eliminan porque no soportan valores legales,

04 Planes de capacitación trimestral para jóvenes fiscales ni contables, se termina el valor
rurales, poblaciones especiales administrativo y carece de los demás valores
*Planes de capacitación trimestral para jóvenes rurales,
poblaciones especiales
OFICINA PRODUCTORA: PROMOTORIA DE APRENDICES

Tradición
Procedimientos
410 06 COBRO COACTIVO 01 04 X X Se eliminan porque no soportan valores legales,
*mandamientos de pago fiscales ni contables, se termina el valor
08 CONTRATOS 02 10 X X X X Se elimina el soporte papel y se conserva

02 Contratos de aprendizaje permanentemente La imagen
CONVENCIONES
Servicio Nacional
de Aprendizaje SENA
FORMATO Página
*solicitudes de los empresarios, presentación del

aprendiz, contratos de aprendizaje

*Informes de consolidado de aprendices administrativo y carece de los demás valores
18 PETICIONES QUEJAS Y RECLAMOS 05 X X

*Solicitudes de documentos o información, traslado
derecho de petición, respuesta al derecho de petición,
reclamaciones
19 PLANES Y PROGRAMAS 01 04 X X
08 Planes y programas promotoria de aprendices
*Planes y programas promotoria de aprendices
20 PROMOTORIA DE APRENDICES 01 04 X X
*Liquidaciones y multas por incumplimiento del contrato
aprendizaje
OFICINA PRODUCTORA: APORTES Y FISCALIZACION

Tradición
Procedimientos
420 11 FISCALIZACION 01 04 X X Se eliminan porque no soportan valores legales,
*Paz y salvo aportes, fic y aprendices fiscales ni contables, se termina el valor
03 Informes de Gestión
CONVENCIONES
Servicio Nacional
de Aprendizaje SENA
FORMATO Página
*Informes de gestión de recaudo de aportes, cobro y

cartera
18 PETICIONES QUEJAS Y RECLAMOS 05 X X

*Solicitudes de documentos o información, traslado
reclamaciones
19 PLANES Y PROGRAMAS
05 Planes y programas aportes y fiscalización 01 04 X X
*Planes y programas aportes y fiscalización
22
RESOLUCIONES 01 05 X X X X Se elimina el soporte papel y se conserva
Resoluciones de dirección, centros permanentemente La imagen
OFICINA PRODUCTORA: SERVICIO AL CLIENTE

Tradición
Procedimientos
12 Actas de comité técnico de centro fiscales ni contables, se termina el valor
*Actas administrativo y carece de los demás valores
12 INFORMES
03 Informes de gestión 02 10 X X X X Se elimina el soporte papel y se conserva
CONVENCIONES
Servicio Nacional
de Aprendizaje SENA
FORMATO Página
*informes de gestión del Centro CIES permanentemente La imagen
17 OFERTA EDUCATIVA 01 01 X X
*ofertas y fichas de inscripción
18 PETICIONES QUEJAS Y RECLAMOS

*Solicitudes de documentos o información, traslado 01 04 X X
reclamaciones
OFICINA PRODUCTORA: COORDINACION ACADEMICA

Tradición
Procedimientos
500 01 ACCIONES DE FORMACION PROFESIONAL 01 04 X X Se eliminan porque no soportan valores legales,
01 Acciones de formación de cursos especiales fiscales ni contables, se termina el valor
*Listado de participantes, planillas de evaluación. administrativo y carece de los demás valores
Acciones de formación profesional de cursos
02 complementarios 01 04 X X
*Listado de participantes, planillas de evaluación
03 Acciones de Formación profesional de cursos titulados.

*formatos de inscripción, listado de seleccionados, actas de 01 01 X X
ingreso con soportes, planillas de evaluación, reportes de
CONVENCIONES
Servicio Nacional
de Aprendizaje SENA
FORMATO Página
deserción, solicitudes de aplazamiento, traslado, registro de

inasistencia, planillas de evaluación del alumno etapas lectiva y
productiva, condiciones de matricula, cancelación de matrícula,
Reintegros, validaciones, homologaciones, felicitaciones.
02 ACTAS
09 Actas de comité de evaluación y seguimiento de 01 X
aprendices
*Actas, citaciones, anexos
X
10 Actas de comité de ingreso y selección de alumnos 01 04
*Actas, citaciones, anexos X
Actas de comité selección de instructores
11 *Actas, anexos 01
X
13 Actas de comité técnico pedagógico 04 X
*Actas, citaciones, anexos
X
OFICINA PRODUCTORA: COORDINACION ACADEMICA

Tradición
Procedimientos
500 05 CERTIFICACIONES 01 04 X X Se eliminan porque no soportan valores legales,
01 Certificaciones de alumnos fiscales ni contables, se termina el valor
*Certificaciones de estudio administrativo y carece de los demás valores
03 Certificaciones por competencias laborales

*Solicitudes, listado de participantes, planillas de
evaluación, certificado por competencias laborales
09 Informes mensuales de horas del instructor
CONVENCIONES
Servicio Nacional
de Aprendizaje SENA
FORMATO Página
*Informes mensuales de horas del instructor
17 OFERTA EDUCATIVA 01 04 X X
*Ofertas y fichas de inscripción
19 PLANES Y PROGRAMAS 01 04 X X
06 Planes y programas coordinación académica
*Planes y programas coordinación académica
10 Programas de docentes, aulas y grupos

*Programas de docentes, aulas y grupos
OFICINA PRODUCTORA: GRUPO DE APOYO ADMINISTRATIVO

Tradición
Procedimientos
01 Contrato de Prestación de Servicios Personales permanentemente La imagen
*actas de inicio del contrato, actas de liquidación del
cotizar, reservas presupuestales

03 control préstamo sala Juana Rangel de Cuellar fiscales ni contables, se termina el valor
*control préstamo sala Juana Rangel de Cuellar administrativo y carece de los demás valores
CONVENCIONES
Servicio Nacional
de Aprendizaje SENA
FORMATO Página
15 MODIFICACIONES PRESUPUESTALES 02 05 X X X
*modificaciones presupuestales y asignados
18 PETICIONES QUEJAS Y RECLAMOS

solicitudes de documentos o información, traslado 05 X X
reclamaciones
CONVENCIONES
Servicio Nacional
de Aprendizaje SENA
FORMATO Página
ELABORADO POR:
OSCAR GOMEZ LATORRE

GABRIEL VILLAMIZAR VILLAMIZAR
JULIO YORDANO GELVEZ LEON
AZUCENA ASCENSIO NUÑEZ
ADMINISTRACION DOCUMENTAL
No. DE ORDEN 27077
CONVENCIONES

TRD Sena Norte de Santander

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GESTION DOCUMENTAL Versión:01

OFICINA PRODUCTORA: DIRECCION REGIONAL

100 02 ACTAS 01 03 X X X X Se elimina el soporte papel y se conserva

03 ACUERDOS 01 X X Se eliminan porque no soportan valores legales,

10 CONVENIOS 03 01 X X X Se elimina el soporte papel y se conserva

18 PETICIONES QUEJAS Y RECLAMOS 05 X X Se eliminan porque no soportan valores legales,

22 RESOLUCIONES 01 05 X X X X Se elimina el soporte papel y se conserva

OFICINA PRODUCTORA: OFICINA JURIDICA

12 INFORMES 01 01 X X Se eliminan porque no soportan valores legales,

18 PETICIONES QUEJAS Y RECLAMOS 05 X X Se eliminan porque no soportan valores legales,

OFICINA PRODUCTORA: GRUPO APOYO MIXTO ADMINISTRATIVO Y FINANCIERO

18 PETICIONES QUEJAS Y RECLAMOS 05 X X Se eliminan porque no soportan valores legales,

OFICINA PRODUCTORA: TALENTO HUMANO CAPACITACION Y BIENESTAR

nomina y novedades de personal, soportes de nomina, permanentemente La imagen

18 PETICIONES QUEJAS Y RECLAMOS 05 X X Se eliminan porque no soportan valores legales,

19 PLANES Y PROGRAMAS 01 04 X X Se eliminan porque no soportan valores legales,

12 Programas de salud ocupacional

OFICINA PRODUCTORA: CONTABILIDAD

09 CONTROLES DE GESTION 01 X X Se eliminan porque no soportan valores legales,

10 Informes técnicos y estadísticos sobre procesos

14 LIBROS 05 05 X X X X Se elimina el soporte papel y se conserva

02 Libro diario columnario

OFICINA PRODUCTORA: CONTABILIDAD

09 Programas anual de caja

OFICINA PRODUCTORA: TESORERIA

*certificaciones de retenciones en la fuente, reteica y

12 INFORMES 01 01 X X Se eliminan porque no soportan valores legales,

08 Informes diarios de movimientos de caja, bancos e

OFICINA PRODUCTORA: COMPRAS

Referencia, Ofertas, Evaluaciones Técnica, jurídica y

18 PETICIONES QUEJAS Y RECLAMOS 05 X X Se eliminan porque no soportan valores legales,

19 PLANES Y PROGRAMAS 01 04 X X Se eliminan porque no soportan valores legales,

OFICINA PRODUCTORA: ALMACEN E INVENTARIOS

07 Actas de baja de inventarios de consumo 01 04 X X Se eliminan porque no soportan valores legales,

08 Actas de baja de inventarios devolutivos 01 04 X X X Se elimina el soporte papel y se conserva

12 INFORMES 01 X X Se eliminan porque no soportan valores legales,

13 INVENTARIOS 01 01 X Se eliminan porque no soportan valores legales,

OFICINA PRODUCTORA: UNIDAD DE CORRESPONDENCIA

260 02 ACTAS 01 04 X X Se eliminan porque no soportan valores legales,

02 Actas Aclaración Consecutivo convenios

03 Actas Aclaración Consecutivo de Correspondencia

04 Actas Aclaración Consecutivo Mandamiento de

09 Consecutivo de correspondencia producida

Consecutivos de correspondencia recibida

OFICINA PRODUCTORA: SERVICIOS GENERALES

*Actas de inicio del contrato, actas de liquidación del

04 Contratos de Servicios Generales 02 10 X X X X Se elimina el soporte papel y se conserva

09 CONTROLES DE GESTION 01 X X Se eliminan porque no soportan valores legales,

05 Controles suministro de combustibles

19 PLANES Y PROGRAMAS 01 X X Se eliminan porque no soportan valores legales,

OFICINA PRODUCTORA: GRUPO FORMACION INTEGRAL, EMPLEO Y SISTEMA

05 Informes de seguimiento oferta y demanda 01 X X Se eliminan porque no soportan valores legales,

18 PETICIONES QUEJAS Y RECLAMOS 05 X X Se eliminan porque no soportan valores legales,

19 PLANES Y PROGRAMAS 01 X X Se eliminan porque no soportan valores legales,

OFICINA PRODUCTORA: PROMOTORIA DE APRENDICES

08 CONTRATOS 02 10 X X X X Se elimina el soporte papel y se conserva

*solicitudes de los empresarios, presentación del

12 INFORMES 01 01 X X Se eliminan porque no soportan valores legales,

18 PETICIONES QUEJAS Y RECLAMOS 05 X X

OFICINA PRODUCTORA: APORTES Y FISCALIZACION

*Informes de gestión de recaudo de aportes, cobro y

18 PETICIONES QUEJAS Y RECLAMOS 05 X X