Guia practica de planificacin

1. Introduccin

Las empresas necesitan ponerse en funcionamiento, para que cumplan su objetivo, una empresa por s
sola no funciona, necesita de personas que la muevan, llmense empresarios o trabajadores, as como
tambin necesita de recursos, esta tarea le corresponde a la administracin.
El cmo unir o mezclar los recursos es tarea de la administracin, entendindose por tal, "lograr un
objetivo predefinido mediante el esfuerzo colectivo". En sta sencilla definicin se seala el resultado final
y no los medios que se ponen en prctica, ya que stos requieren de actividades fundamentales que
constituyen el llamado PROCESO ADMINISTRATIVO.
Como actividad concreta, las funciones bsicas del proceso administrativo son:
Planificacin, Organizacin, Direccin y Control.

2. Qu es la Planificacin?
Es una funcin bsica de la administracin que tiene como misin determinar: Qu debe hacerse?, Quin
debe hacerlo? y Dnde, cundo y cmo debe hacerse?para lograr los mejores resultados, en el tiempo
apropiado y de acuerdo con los recursos que se dispone.
Para planificar el profesional debe escudriar en un futuro caracterizado por la incertidumbre, a fin de
obtener un conocimiento o una visin lo ms aproximada posible de lo que suceder en ese futuro, para
luego definir los planes de accin que sean necesarios para alcanzar los resultados que se desean.
La planificacin implica un proceso consciente de estudio y seleccin del mejor curso de accin a seguir, frente
a una variedad de alternativas posibles y factibles de acuerdo a los recursos disponibles.
La actividad de planificar abarca un amplio campo de decisiones que incluye:
La definicin de un objetivo
La materializacin de un plan y programa
La fijacin de polticas, la determinacin de normas y procedimientos
Todos necesarios para el desarrollo eficiente de las operaciones de la empresa y del logro de sus
objetivos.
En consecuencia se puede definir la planificacin como la concepcin anticipada de una actividad de acuerdo
a una evaluacin racional entre fines y medios. Se dice tambin, que la planificacin es prever el futuro.
La planificacin tiene como objetivo o fin ltimo la eliminacin al mximo de los imprevistos, es decir, lograr los
objetivos y metas de la empresa con el mximo de ventajas, el mnimo de desventajas, el mnimo de riesgos y
optimizando al mximo el uso de los recursos humanos, materiales y financieros con que cuenta la empresa.

3. Tipos de Planes

3.1 Tipos de Planes
La planificacin se manifiesta a travs de distintos tipos de planes, lo normal es usar ms un tipo de plan, ya
que tienen distintos grados de complejidad y de detalle, adems que se complementan entre s, entre los
planes ms comunes y que deben ser herramientas indispensables en toda empresa son:


3.2 Objetivos
Los Objetivos o metas son los fines hacia los cuales se dirige la actividad.
Representan, no slo la finalidad de la planificacin, sino que tambin el fin hacia el cual se encaminan las otras
etapas del proceso administrativo.
Los objetivos constituyen la forma ms bsica de planificacin. Estos objetivos deben ser cuantificables o
medibles, no basta para una empresa decir: "mi objetivo es aumentar las utilidades", se debe determinar en
cuanto se quiere aumentar estas utilidades, a modo de ejemplo, si un empresario obtiene actualmente $
1.000.000,mensuales de utilidades, al definir sus objetivos futuros, stos debieran plantearse como:
"Aumentar en un 50% las utilidades", es decir, el nuevo objetivo sera de $ 1.500.000,-, tambin podra
plantearse como objetivos una utilidad mensual de $2.000.000,- o de $ 1.400.000,-.

De sta forma el cumplimiento de los objetivos puede medirse o evaluarse, en todo caso, stos objetivos
deben estar en relacin a la realidad productiva de la empresa, ya que si actualmente la empresa tiene
utilidades de $ 1.000.000,- mensual, no se puede pretender aumentar la meta a $ 10.000.000,- para el mes
siguiente, se deben fijar metas de crecimiento a corto plazo, para alcanzar objetivos mayores en el mediano y
largo plazo.
En la empresa existen tambin diferentes metas u objetivos que contribuyen a alcanzar los objetivos
generales. A modo de ejemplo, si el objetivo general de una empresa es obtener un $ 1.500.000,- de
utilidades mensualmente, para la unidad de produccin el objetivo o meta ser producir la cantidad suficiente
de un determinado artculo o producto con los requisitos de calidad, diseo y costo previamente definidos, de
tal forma que la empresa pueda lograr sus metas generales.
Estos objetivos son coherentes entre s, pero difieren en la medida que la unidad de produccin por s sola no
puede asegurar el logro de los objetivos generales de la empresa, se requiere que la unidad de ventas
contribuya tambin con sus propias metas de venta.

4. Estrategias
4.1 Estrategias
Representan conceptos globales del funcionamiento de una empresa. Comprenden un programa general de
accin y un despliegue implcito de tareas y recursos para obtener objetivos amplios.
En trminos generales se puede definir como el resultado del proceso de decidir sobre objetivos de la
organizacin, sobre cambios de objetivos, sobre los recursos usados para obtenerlos y las polticas que deben
gobernar la adquisicin, uso y disposicin de esos recursos.
Como estrategia se puede definir tambin, la determinacin de los propsitos fundamentales a largo plazo, es
decir, los objetivos de la empresa en el largo plazo, la adopcin de los cursos de accin y la asignacin de
recursos necesarios para alcanzar esos objetivos.
A modo de ejemplo, para una empresa que produce envases, la estrategia podra ser: "Incrementar las
utilidades en un 30% anual, a travs de la produccin de envases de cartn reciclado, reemplazando los
actuales envases plsticos, y comercializar directamente los productos a los usuarios o clientes finales sin
utilizar distribuidores".
Como se puede observar la estrategia es determinar y comunicar, a travs de un sistema de objetivos y
polticas mayores una descripcin del tipo de empresa que se desea. Muestra una direccin, unificada e
involucra un despliegue de recursos, no debe delinear exactamente como debe cumplir la empresa con sus
objetivos, pero si debe ser una referencia til para guiar el pensamiento y la accin de todos sus integrantes.

5. Polticas
5.1 Polticas
Son tambin planes en el sentido que son principios generales o maneras de comprender, que guan y
canalizan el pensamiento y la accin en la toma de decisiones.
Delimitan un rea dentro de la cual debe decidirse y aseguran que las decisiones sean consistentes y
contribuyan al logro de los objetivos o metas de la empresa.
Las polticas tienden a determinar de antemano las aspiraciones, evitando los anlisis repetidos y a dar una
estructura unificada a otro tipo de planes, permitiendo a los profesionales delegar autoridad sin perder el
control.
A modo de ejemplo, polticas en una empresa seran:
Competir sobre la base de precios y calidad n Comprar al precio ms bajo de tres oferentes calificados.
Proteger el medio ambiente, tanto en los sistemas de produccin como en los materiales utilizados
Se debe tener presente, que las polticas guan el pensamiento en la toma de decisiones, y deben dejar margen
para juzgar a discrecin, en caso contrario seran reglas.

6. Procedimientos
6.1 Procedimientos
Son planes porque establecen un mtodo habitual de manejar actividades futuras. Los procedimientos detallan
la forma exacta bajo las cuales ciertas operaciones o actividades deben cumplirse. En esencia, conforman una
secuencia cronolgica de las acciones requeridas.
Los procedimientos describen en forma detallada y cronolgica la forma como deben desarrollarse las
actividades de la empresa, participan todos los niveles y suelen ser rgidas en los niveles ms bajos del
personal y ms flexibles en los niveles ejecutivos de la organizacin, ya que en los niveles menores se
requieren controles ms estrictos.
Los procedimientos, entre otros, tienen como objetivo entregar pautas de accin en los trabajos rutinarios y
repetitivos, logrando con esto obtener mayor eficiencia, puesto que las actividades se ordenan de un solo
modo.
Habitualmente los procedimientos suelen traspasar las lneas departamentales, ya que involucran actividades
de distintas unidades de la organizacin.
A modo de ejemplo, un procedimiento de administracin de caja chica por parte de la secretaria del rea de
ventas sera:
* La secretaria de ventas solicitar a la Unidad de Finanzas, a travs de unmemorndum, la emisin de un
cheque para caja chica.
* En base al memorndum el Jefe de Finanzas dispondr la emisin de un chequehasta por un valor de $
50.000,-
* El encargado de la cuenta corriente bancaria emitir el cheque y el comprobantede egreso (original y tres
copias) y los entregar al Jefe de Finanzas para su aprobacin.

* Una vez aprobado, entregar el cheque y una copia del comprobante de egreso a la secretaria de ventas,
previa firma de recepcin conforme en el original y primera copia.
* Hecho lo anterior, remitir a contabilidad el comprobante de egreso.
En resumen los procedimientos establecen la secuencia en el tiempo de cada una de las tareas que deben
realizarse en cada operacin o transaccin de la empresa, considerando que debe anticiparse a todos los
hechos posibles que puedan ocurrir en el transcurso de las mismas, es decir, deben presentar alternativas de
solucin frente a diversos acontecimientos que influyan en el desarrollo normal de actividades.

7. Reglas
7.1 Reglas
Son planes, ya que establecen cursos de accin constituyndose en la forma ms simple de un plan.
Una regla ordena que se realice o no una accin especfica y definida con respecto a una situacin. A menudo
las reglas se confunden con las polticas, ya que tambin incluyen guas de accin y de pensamiento, pero no
dejan margen a las decisiones.
Una regla puede ser o no parte de un procedimiento. A modo de ejemplo, se pueden mencionar las siguientes
reglas:
Prohibido fumar en las reas de produccin. (Esta regla no forma parte de ningn procedimiento).
Todas las rdenes de compra deben ser aprobadas por el Gerente de Adquisiciones. (Esta regla forma
parte del procedimiento de compras).
Por otra parte, tanto las reglas como los procedimientos, restringen el rea de decisiones en su
aplicacin, ya que indican lo que puede o no puede hacerse, y como debe hacerse, limitando las
acciones a tareas especficas.

8. Programas
8.1 Programas
Es un complejo de polticas, procedimientos, reglas, asignacin de funciones, de recursos y otros elementos
necesarios para seguir un curso de accin determinado.
Los programas son un tipo de planificacin generalizada, que tiene por objeto definir un plan de accin
completa para dar cumplimiento a los objetivos definidos y a la estrategia establecida por la empresa.
Existen diversos tipos de programas dentro de la empresa, algunos son generalizados de acuerdo al objetivo
de ella, otros son ms especficos, porque estn definidos para actividades especificas. En el caso de los
programas generales, se podra mencionar el siguiente ejemplo: Si el objetivo de la empresa es incrementar
las utilidades en 50% en un plazo de seis meses, el programa de trabajo podra ser:
El departamento de produccin deber estudiar y analizar la capacidad productiva de la empresa a
fin de dar cumplimiento a los requerimientos de productos para las nuevas metas de venta, para ello
deber:
- Reorganizar turnos de trabajo, si el actual sistema no permite incrementar laproduccin.
- Coordinar con la Unidad de Compras el abastecimiento oportuno de materiasprimas para las nuevas
necesidades de produccin.
- Por su parte el departamento de ventas deber preparar un plan de incentivos al personal de su rea
con el fin de motivar el incremento de las ventas. En caso necesario requerir del Departamento de
Personal la contratacin de un staff adicional de vendedores, procurando coordinar oportunamente el
programa de capacitacin.

- El departamento de Ventas preparar un estudio del mercado, con el fin de determinar las
posibilidades de acceso a nuevos clientes, reorientando los diseos de los productos y envases en
conjunto con el departamento de produccin si fuera necesario, adems.
Para el caso de un programa especfico, a modo de ejemplo, un programa de control de Caja sera:
Presntese en la unidad de Finanzas y proceda a realizar un arqueo al cajero de los fondos
disponibles, tanto en efectivo como en documentos. (En algunos casos se podra indicar, fecha, hora
y persona que debe realizar el control).
- Solicite los registros de Caja y determine el saldo al momento del arqueo. Deje constancia si el
registrode caja no se encuentra actualizado.
- Registre en sus papeles de trabajo el saldo determinado segn el registro de caja, el arqueo fsico
efectuado, el ltimo documento emitido, verifique, adems, el primer documento en blanco y que
se cumpla el correlativo.
- Durante el arqueo fsico debe registrar en sus papeles de trabajo el detalle de los valores controlados,
preocpese, adems.


9. Presupuestos
9.1 Presupuestos
Son tambin una forma de planificacin y representan la expresin de los objetivos en trminos numricos. El
presupuesto puede expresarse en dinero, horas hombre de trabajo, horas mquina de produccin, unidades
de produccin, o cualquier otro trmino numrico mensurable.
Un presupuesto puede referirse a uno o ms tipos de operaciones, como son:

Presupuestos de Gastos
Presupuestos de Inversin
Presupuestos de Caja
Presupuestos de Venta
Presupuestos de Produccin
Presupuestos de Compras, entre otros.
Los presupuestos son tambin un instrumento de control, ya que permiten medir con certeza el cumplimiento
de los resultados esperados.
Para algunos profesionales, los presupuestos no forman parte del tipo o conjunto de planes, sino que son una
herramienta de la planificacin, como lo son tambin las cartas Gantt y Pert.

10. Metodologa de Planificacin I
Se presentan en este tem dos procedimientos, etapas o pasos para realizar la planificacin. El grado de
desarrollo en cualquiera de los procedimientos depender de la envergadura del problema o tema a planificar.
De este punto de vista se debe tener en cuenta la relacin costo beneficio al momento de planificar, ya que no
se puede invertir $ 100,- en tiempo de personal y recursos para planificar actividades que reportarn
utilidades slo por $ 10,-, pero si se debe invertir los mismos $ 100,- en planificar actividades que reportarn
millones en utilidades.
Por otra parte se debe tener en cuenta que cualquier actividad que se desarrolle, o se piense desarrollar en el
futuro, ya sea de ndole personal, profesional, comercial, ideolgica u otra, siempre lleva implcita la
metodologa de planificacin que se describe en este tem, aunque sea una actividad mental inconsciente. Esto
significa que todos planificamos y a cada momento de nuestra vida.
a) Metodologa 1
Los pasos que involucra sta metodologa son:
Reconocimiento del problema:Significa establecer claramente la oportunidad, magnitud y consideracin del
problema en funcin del cual vamos a planificar.
Etapa de Investigacin: Consiste en la recopilacin de antecedentes e informacin sobre el problema en
cuestin. Toma hechos presentes y pasados y los analiza.
Diagnstico: Consiste en analizar la informacin recopilada para determinar los objetivos de la planificacin. El
diagnstico ordena y analiza las caractersticas del problema y plantea los objetivos o metas finales a alcanzar.
Pronstico: Establece una proyeccin hacia el futuro de las variables estudiadas en el diagnstico
Definicin de metas cuantificables: Esta etapa consiste en establecer objetivos especficos, cuantificables que
permitan cumplir el objetivo principal determinado en el diagnstico.
Alternativas de accin: Establece todos los caminos posibles y factibles de utilizar, conducentes a lograr los
objetivos, en esta etapa se debe utilizar al mximo la imaginacin en busca de las alternativas, se deben
considerar todas las opciones, ya que la decisin y la solucin puede estar incluso en aquellas alternativas que
resulten absurdas o ridculas en un principio.
Evaluacin de alternativas: Es medir y evaluar cada alternativa en trminos comparativos, asignando costos y
tiempos, determinando oportunidades, recursos y elementos en relacin al cumplimiento de los objetivos, se
debe tratar de proyectar el comportamiento de cada alternativa al problema u objetivo que se planifica.

Seleccin de una alternativa: Esta etapa consiste en decidir la mejor alternativa para lograr los objetivos
determinados, considerando la evaluacin anterior y los estudios de factibilidades.
Formulacin del plan central: Consiste en plantear la planificacin a travs de estrategias, polticas,
procedimientos, programas y otros medios conducentes al objetivo.


11. Metodologa de Planificacin II
b) Metodologa 2.
Los pasos que involucra sta metodologa son:
Determinacin de objetivos o metas: Consiste en determinar las metas finales de lo que se desea alcanzar o
resolver. La determinacin de objetivos fija el nfasis principal de planes a establecer para el futuro.
Establecer premisas bsicas: En sta etapa se deben establecer las premisas o supuestos bsicos, que permitan
pronosticar el comportamiento de la planificacin y bsicamente de los objetivos.
Identificar opciones: Se debe investigar vas alternativas de accin especialmente de las que no son factibles a
simple vista. Con frecuencia una alternativa que no era la ms obvia en una primera instancia resulta ser la
mejor.
Comparar las opciones con las alternativas: El problema en sta etapa es reducir las alternativas para analizar
las mejores.
A travs de la evaluacin de las opciones o alternativas de accin se debe determinar cual o cuales de ellas
logran alcanzar mejor los objetivos. En esta etapa se consideran los recursos disponibles en relacin a los
objetivos y a las oportunidades.
Seleccin de una alternativa: En sta etapa se debe elegir la mejor y la ms factible alternativa. Es el punto
donde se adoptan las decisiones.
Formular planes de apoyo: En ste punto se deben elaborar los procedimientos, polticas, programas,
estrategias y otros que sustentan la planificacin, elaborando adems los presupuestos que permitan controlar
los resultados finales.