Ebook Comunicacao Escritorios Contabilidade

NDICE
01
Introduo
03
Principais problemas causados pela ineficincia da
comunicao nos Escritrios de Contabilidade
06
Como a otimizao da comunicao pode ajudar no
aumento da produtividade e na fidelizao de
clientes?
10
Melhores prticas de comunicao interna
15
Melhores prticas de comunicao com clientes
17
Como um fluxo de informaes eficiente pode
ajudar seu escritrio a ganhar mais clientes e
crescer de forma organizada
20
A importncia de documentar a comunicao do
seu escritrio
21
Comunicao empresarial: um processo contnuo
Moblife [+]Comunicador | www.moblife.com.br
1
INTRODUO
A comunicao no pode ser considerada como uma mera
coadjuvante nos processos organizacionais. Pelo contrrio! Em
muitos casos ela assume o papel de protagonista no contexto
corporativo, mas infelizmente, se ela no receber a devida
ateno dentro das empresas, essa ferramenta que poderia ser
uma grande aliada dos negcios, acaba atuando como vil nas
rotinas administrativas.
Vale ressaltar que a comunicao mal aplicada pode causar
impactos negativos no s na receita da empresa, como
tambm nas relaes interpessoais e produtividade da equipe.
De acordo com Peter Drucker, grande guru da gesto de
empresas, 60% dos problemas corporativos so
causados por falhas (rudos) na comunicao.
Esse nmero alarmante reflexo da ineficincia nos processos
comunicativos e tambm da pouca importncia dada a essa
rea nas empresas. Nos escritrios de contabilidade, a realidade
no diferente e as dificuldades relacionadas comunicao
corporativa so muito recorrentes.
2
importante lembrar que no porque o foco do negcio est
concentrado no segmento de exatas que os processos
comunicativos devem ser desconsiderados. Um escritrio de
contabilidade que sabe lidar com nmeros, mas no sabe se
comunicar, corre srios riscos de no alcanar xito nos
resultados corporativos.
Diante da importncia da comunicao corporativa e das
necessidades especficas dos escritrios de contabilidade,
decidimos elaborar esse e-book. O material para voc que
trabalha em um escritrio de contabilidade e est buscando
novas estratgias e ferramentas para otimizar a comunicao na
empresa e, consequentemente, melhorar o desempenho do seu
negcio. Boa leitura e timos negcios!
3
Principais problemas
causados pela ineficincia da
comunicaonos escritrios
de contabilidade
Se por um lado a boa comunicao propicia um ambiente
agradvel de trabalho, aumenta a produtividade dos
colaboradores e melhora os resultados finais da empresa, por
outro lado, a m comunicao pode causar um colapso
organizacional, atrapalhar a performance dos funcionrios e
prejudicar o funcionamento do negcio.
A comunicao ineficiente a maior inimiga das empresas
atuantes na rea de contabilidade uma vez que para alcanar as
metas corporativas e a preciso que as atividades contbeis
exigem, indispensvel que os profissionais contem com uma
comunicao interna favorvel para o bom desenvolvimento do
trabalho e os clientes com um canal direto para interagir com a
empresa. Dentre os principais problemas causados pela
ineficincia na comunicao empresarial em escritrios de
contabilidade esto:
4
PROBLEMAS DE RELACIONAMENTO
Os mal-entendidos apresentam duas claras vertentes: uma
relacional e outra operacional. No aspecto relacional, uma
informao mal colocada e mal compreendida pode causar
constrangimentos e problemas de convvio entre os colegas de
trabalho;
FALHAS NA EXECUO
O mbito operacional, um mal-entendido pode refletir
diretamente no resultado do trabalho. Por exemplo, se o
contratante solicita uma anlise de risco e o profissional
entende que o cliente pediu uma anlise das despesas, por
melhor que seja o material apresentado pelo escritrio, ele no
atender s expectativas do cliente;
PERDA DE TEMPO
Se o trabalho no for executado da forma certa, ele ter que ser
refeito. Caso isso ocorra, gastar um tempo a mais, e isso
sinnimo de que o seu escritrio est perdendo tempo e
dinheiro que poderiam ser aplicados na realizao de outros
projetos. Todo negcio passvel de erros, mas desde que eles
sejam eventuais, e no constantes.
5
M REPUTAO NO MERCADO
Quando a empresa no cumpre prazos, no entende o que foi
pedido e consequentemente no entrega o que foi combinado,
a tendncia que o seu nome no mercado fique comprometido.
Da a necessidade de dar a devida importncia que a
comunicao merece dentro das organizaes, afinal, a boa
reputao o maior bem que uma empresa pode ter. Nem d
para contabilizar o valor!
DESMOTIVAO GENERALIZADA
Sejamos francos: se os profissionais lidam com falhas dirias na
comunicao, o ambiente tumultuado e desorganizado, as
atribuies no so claramente definidas, todo mundo fala ao
mesmo tempo nas reunies e, de quebra, eles vivem tendo que
refazer servios, gradualmente e inevitavelmente esses
profissionais perdero a motivao. Em um ambiente
corporativo indispensvel sentir que o resultado do seu
trabalho positivo, portanto, invista em uma comunicao de
qualidade para ter uma equipe entusiasmada, motivada e
comprometida com os resultados. Pense nisso!
6
Como a otimizao da
comunicao pode ajudar no
aumento daprodutividade e na
fidelizao de clientes?
A otimizao da comunicao pode influenciar diretamente no
aumento da produtividade da empresa, isso porque o tempo
tambm otimizado quando a eficincia comunicativa est
presente no contexto corporativo.
importante usar a tecnologia para facilitar e agilizar os
processos empresariais. Nesse sentido, as ferramentas de e-
mail, videoconferncia e chat so ainda mais eficazes do que
reunies e ligaes telefnicas, pois economizam minutos
preciosos na conduo das atividades.
Com uma equipe interconectada e ligada nos processos, a rotina
de trabalho fica mais dinmica e prazerosa. As dvidas so
esclarecidas rapidamente, sem a necessidade de se deslocar at
a sala de um colega ou parar tudo para fazer um telefonema.
7
Com o trabalho fluindo com essa naturalidade, os bons
resultados aparecem nos servios pontuais e prestados com
qualidade. Em consequncia disso, o escritrio passa a contar
com colaboradores mais entusiasmados e clientes cada vez mais
fidelizados, afinal uma boa gesto da comunicao interna e
externa melhora o tratamento das informaes organizacionais,
motiva o grupo de profissionais e melhora a imagem da
empresa mediante o seu pblico-alvo.
A seguir estruturamos os fluxogramas que demonstram como a
otimizao da comunicao pode contribuir para melhorar a
produtividade dos funcionrios e a satisfao dos clientes:
8
PROCESSOS DE COMUNICAO DESORGANIZADOS
8
PROCESSOS DE COMUNICAO DESORGANIZADOS
9
PROCESSOS DE COMUNICAO OTIMIZADOS
9
PROCESSOS DE COMUNICAO OTIMIZADOS
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Melhores prticas de
comunicao interna
Muitas empresas cometem o grave erro de investir somente na
comunicao externa da empresa, focando em mltiplas mdias
com a finalidade de divulgar o negcio e captar novos clientes.
Esse tipo de ao realmente eficaz, mas se no ambiente
interno da empresa os processos comunicativos forem falhos,
de nada valer a ampliao da cartela de clientes. Listamos a
seguir algumas prticas que podem contribuir para uma melhor
comunicao interna. Confira:
APOSTE NOS MULTICANAIS
No restrinja a comunicao no seu escritrio a um nico canal.
Existem coisas que a comunicao telefnica ou via e-mail no
do conta de resolver, por isso invista tambm nos murais
informativos, circulares, chats e por que no dizer, as conversas
pessoais?
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HUMANIZE A COMUNICAO
Mesmo quando os dilogos ocorrerem em canais como internet,
intranet ou telefone, procure humanizar a conversa como se ela
estivesse acontecendo normalmente. O ambiente corporativo,
mas nem por isso ele precisa ser frio e inamistoso.
COMUNIQUE-SE COM SUSTENTABILIDADE
Troque a papelada pelas facilidades tecnolgicas. Alm de mais
prtico, tambm mais ecolgico ter acesso aos comunicados e
notcias da empresa atravs de publicaes em murais
eletrnicos. As agendas eletrnicas de compromissos coletivos e
individuais tambm so uma excelente alternativa para
organizar a vida da equipe. A possibilidade de transferir arquivos
em tempo real outra medida que elimina o desperdcio e as
impresses desnecessrias.
USE A LINGUAGEM DE FORMA ADEQUADA
Evite o excesso de formalismos, mas tambm no extrapole na
informalidade, afinal, estamos falando de comunicao
organizacional. Use uma linguagem direta, objetiva, sem grias
ou abreviaes. importante que em nenhum momento voc
recorra a palavras que no sejam de uso comum. De que
adianta falar difcil e bonito se o outro no vai entender?
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ELABORE E SIGA UMA POLTICA DE
COMUNICAO INTERNA
A comunicao da sua empresa no deve ser praticada de forma
aleatria e desordenada, mas sim, deve seguir um projeto bem
definido e conhecido por todos os membros da equipe.
Estabelea objetivos, recursos e canais necessrios para atingir
uma comunicao eficiente. Alm disso, crie estratgias de
implementao e padres para o uso da comunicao
empresarial.
PRATIQUE O INTERCMBIO DE IDEIAS
E INFORMAES
Uma comunicao de excelncia depende no s do emissor da
mensagem, como tambm do receptor. No existe comunicao
se uma das partes no recebe ou no entende a mensagem, por
isso indispensvel que haja uma troca constante de
informaes no ambiente corporativo. Sempre se preocupe em
saber se o colaborador entendeu a tarefa, se ele tem alguma
dvida e finalize se colocando disposio para eventuais
esclarecimentos.
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MANTENHA A CAIXA DE ENTRADA
SEMPRE ATUALIZADA
Os e-mails corporativos so excelentes ferramentas de
comunicao, mas se o usurio no tiver o hbito de ler
diariamente, excluir os spams e organizar as mensagens
importantes em pastas, o e-mail pode acabar atrapalhando a
comunicao da empresa.
PENSE NOS COLABORADORES COMO
CLIENTES INTERNOS
Trate a equipe com o mesmo respeito e cuidado que voc trata
os clientes. O bom andamento da empresa depende de
profissionais valorizados e respeitados. Pense nisso!
CRIE UM AMBIENTE ADEQUADO
PARA A COMUNICAO
Telefones tocando sem parar, murais desorganizados,
anotaes espalhadas pela mesa, funcionrios gritando o colega
da sala ao lado, ou seja, um caos organizacional! Nesse cenrio
as informaes circulam, mas no h comunicao eficaz, j que
ningum consegue absorver e compreender informaes
quando o ambiente cheio de rudos.
14
TORNE A COMUNICAO ATRATIVA
Quando a comunicao for oral, expresse-se com entusiasmo e
energia, pois isso contagia a equipe. Se a comunicao for
escrita, procure tratar as informaes, veicular dados relevantes
e apresentar o material de uma forma interessante, com letras
legveis, um layout equilibrado e uma boa impresso. Isso faz
toda diferena!
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Melhores prticas de
comunicao com clientes
Uma boa comunicao interna reflete na comunicao externa,
pois quando as informaes so trocadas com dinamismo e
preciso dentro da empresa, provavelmente as informaes que
chegaro aos clientes sero transmitidas com clareza,
objetividade e segurana. Veja a seguir as melhores prticas de
comunicao direcionadas ao pblico-alvo:
Oua o cliente com ateno
Anote os pontos mais importantes do dilogo
Formalize o pedido, contrato ou ordem de

servio
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Estimule os feedbacks e no tenha medo de

perguntar o que o cliente acha
Mantenha o sigilo das informaes. Dados

contbeis devem ser tratados com muita
discrio
Sempre que possvel, reforce os acordos verbais

atravs de e-mails e documentos
No tente falar mais que o cliente. Isso pode

tanto irrit-lo como acu-lo
Utilize canais de comunicao direta para

interagir com o cliente de forma gil e segura
Por mais que voc seja um bom profissional ou o seu escritrio
seja o melhor do mercado, evite o tom arrogante durante a
conversa. Humildade sempre atrai muito mais do que
autoconfiana excessiva.
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Como um fluxo de
informaes eficiente pode
ajudar seu escritrioa ganhar
mais clientes e crescer de
forma organizada
Quando uma empresa trabalha de maneira interativa, integrada
e colaborativa, o resultado o crescimento gradual e
organizado. por isso que as polticas de comunicao interna e
externa devem priorizar a troca de informaes em um
ambiente seguro e favorvel para a prtica da comunicao
eficiente.
Em outras palavras, todo o servio bem executado pode
influenciar no crescimento sistemtico e organizado do seu
negcio. Sem dvida alguma, a boa comunicao e o fluxo
eficiente de informaes podem melhorar (e muito) a reputao
da empresa, alm de gerar novas indicaes.
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Por isso, a utilizao de canais que facilitam a comunicao
rpida e segura tendem a gerar resultados mais satisfatrios
tanto para o pblico interno quanto para o pblico externo do
escritrio. Respostas objetivas para problemas pontuais dos
clientes so uma tima ao no s para fidelizar como tambm
para evitar um fluxo desnecessrio de informaes circulando
internamente na empresa.
Toda e qualquer empresa que tem como meta o crescimento
deve investir em uma comunicao corporativa de excelncia, a
fim de minimizar os erros e satisfazer os clientes atuais. Clientes
satisfeitos se configuram como a melhor propaganda que o seu
escritrio pode ter. Acredite nisso!
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A seguir, listamos alguns benefcios para empresas que investem
em um fluxo de informaes mais eficiente:
Aumento da produtividade dos funcionrios
Reduo do desperdcio de tempo e retrabalho

$
Economia de recursos econmicos e financeiros
Agilidade na troca de informaes e na tomada

de decises importantes
Distribuio adequada de tarefas
Melhora na qualidade dos servios prestados

aos clientes
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A importncia de documentar a
comunicao do seu escritrio
Documentar a comunicao do seu escritrio fundamental
para melhorar o desempenho da empresa. Na verdade, manter
o registro das mensagens trocadas entre a equipe ou com
clientes pode salvar a ptria em muitos casos.
Conversas nas salas de reunio, dilogos informais ou
telefonemas picados e cheios de rudos esto sujeitos a carem
no esquecimento e isso supernatural. A prpria cultura
popular j dizia que aquilo que no anotamos, fatalmente
esquecemos. Sbia cultura popular!
As informaes escritas, de preferncia centralizadas em um
nico canal, podem ser consultadas a qualquer momento. Isso
acaba auxiliando toda a equipe na realizao de suas
atribuies, alm de formalizar as instrues e evitar mal-
entendidos.
21
Comunicao empresarial:
um processo contnuo
O e-book j est chegando ao fim, mas a otimizao na
comunicao empresarial deve ser um processo contnuo. Para
que isso efetivamente acontea no ambiente corporativo, os
gestores devem procurar as melhores alternativas para
aumentar o nvel de interao da equipe, promover um
ambiente propcio para a troca de informaes, alm de
minimizar os desperdcios e as falhas na execuo dos trabalhos.
Se voc um dos gestores que buscam uma comunicao mais
integrada e colaborativa, invista nos chats exclusivamente
corporativos para evitar a disperso, aposte nas agendas
compartilhadas, troque os murais sobrecarregados por murais
eletrnicos, trate as informaes antes de process-las e busque
usar sempre a palavra certa, no momento adequado e no canal
mais indicado para veicular cada informao.
Essas medidas simples podem transformar a comunicao
interna e externa do seu escritrio, afinal, a verdadeira
comunicao empresarial consiste na circulao estruturada de
informaes, tanto entre departamentos, quanto entre
22
funcionrios e clientes. Alm da informao que circula entre os
envolvidos no processo, necessrio que haja um alinhamento
permanente, a fim de que o grupo caminhe sempre na mesma
direo, acelerando rumo s decises certas. S assim, a
empresa acerta mais, erra menos, ganha tempo, dinheiro, alm
de garantir clientes e colaboradores cada vez mais satisfeitos.
23
Sobre a Moblife
A Moblife uma empresa atuante no desenvolvimento e
fornecimento de solues em comunicao corporativa com
foco em tornar equipes mais produtivas e empresas mais
colaborativas. A Moblife criou o [+]Comunicador, uma
ferramenta empresarial que visa otimizar os processos
comunicativos dentro e fora das empresas.
Mais de 19 mil PMEs j testaram e aprovaram o
[+]Comunicador. Diversos escritrios de contabilidade
espalhados pelo Brasil utilizam o [+]Comunicador para troca de
informaes entre funcionrios e tambm com clientes.
24
Veja o que dizem alguns dos usurios do [+]Comunicador:
Oprincipal benefciodoMaisComunicador
queelesignifica100%desegurana.Temoscontrolede
tudo,eosusuriosnopodemadicionarningumsem
autorizao dos administradores. Alm disso, a parte
de publicaes est sendo muito til para ns, pois
diariamente a usamos para fazer pedidos e elaborar
comunicados equipe. Outro recurso interessante a
agenda, que usamos para programar datas e eventos
paratodos."
Thiago Meneguzzi
Gerente de TI
Roderjan Servios Contbeis
Itapema (SC)

25
OMaisComunicadorveioemumperodoque
necessitvamos de um comunicador interno que no
tivesse a possibilidade de entrar qualquer pessoa para
comunicao como skype e msn. Tnhamos um fluxo
interno muito grande de telefonemas, principalmente
porque temos unidades filiais em cidades vizinhas. O
uso do Mais Comunicador levou a reduo de custo e
detempojque,comousodele,oscolaboradoresno
dependem de parar para atender outros colegas, as
informaes so passadas pelo comunicador e o
colaboradorrespondequandopode."
Analdo Amorim
Coordenador de TI
Orteconte Contabilidade
Manhuau (MG)
Quersabermaissobreasfuncionalidadesdosistema? Vejaaseguir:

26
COMUNICAO GIL E EFICAZ
Atravs do [+]Comunicador os usurios podem se comunicar e
interagir com um ou vrios contatos da empresa. O
comunicador da Moblife conta com chat de mensagens de
texto, individuais e coletivas e conferncia com at 15 usurios.
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COMUNICAO GIL E EFICAZ
Atravs do [+]Comunicador os usurios podem se comunicar e
interagir com um ou vrios contatos da empresa. O
comunicador da Moblife conta com chat de mensagens de
texto, individuais e coletivas e conferncia com at 15 usurios.
27
FACILIDADE NA GESTO DOS CADASTROS
O cadastro dos usurios pode ser controlado pelos
administradores do sistema. Esses administradores so
responsveis por autorizar a entrada de novos usurios no
grupo, bem como, definir as permisses especiais para
comunicao com contatos internos e externos, como por
exemplo, fornecedores e clientes.
REGISTRO DE INFORMAES
Como o uso do [+]Comunicador restrito ao ambiente
corporativo, os administradores do sistema possuem acesso ao
histrico de conversao, alm do registro de transferncia de
arquivos.
AUMENTO DA PRODUTIVIDADE
O [+]Comunicador possui vrios recursos para otimizar o tempo
gasto na execuo das tarefas e tornar a rotina da equipe ainda
mais produtiva. Algumas dessas ferramentas so o mural
eletrnico, a agenda de compromissos individuais e coletivos e a
transferncia de arquivos em tempo real.
28
DESENVOLVIMENTO DA INTERAO E
COLABORAO
O comunicador da Moblife visa promover a colaborao dentro
da empresa e aumentar a interao entre os usurios. Foi
justamente pensando nisso que a Moblife criou um frum de
discusso para que a equipe possa discutir ideias, sugerir
mudanas e compartilhar informaes e conhecimentos
importantes para a empresa.
SEGURANA PARA COMUNICAO
INTERNA E EXTERNA COM CLIENTES
Os administradores podem autorizar o relacionamento com
outras empresas que tambm so usurias do [+]Comunicador.
Os usurios com relacionamentos externos podem utilizar todos
os recursos de comunicao, colaborao e produtividade com
qualquer contato.
29
MAIS MOBILIDADE
Com o [+]Comunicador o funcionrio no precisa estar dentro
da empresa para esclarecer uma dvida ou resolver um
problema. O recurso j est disponvel para os dispositivos
mveis com Android e iOS.
30
Quer saber mais sobre comunicao
corporativa?
Acesse nosso blog: moblife.com.br/blog
Se quiser informaes sobre o
[+]Comunicador voc pode entrar em
contato diretamente com a nossa equipe:
(32) 3236-3679
contato@moblife.com.br
Estamos te esperando!

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Oua o cliente com ateno

Anote os pontos mais importantes do dilogo

Formalize o pedido, contrato ou ordem de

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Sempre que possvel, reforce os acordos verbais

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Agilidade na troca de informaes e na tomada

Distribuio adequada de tarefas

Melhora na qualidade dos servios prestados

Moblife [+]Comunicador | www.moblife.com.br

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