Contenido

1. ORIGENES DEL LEAN OFFICE ....................................................................................................... 2

2. LEAN OFFICE ................................................................................................................................ 2
3. OBJETIVOS DEL LEAN OFFICE ...................................................................................................... 2
4. IMPLANTACIN ........................................................................................................................... 3
4.1 Definicin de las Expectativas del Cliente ........................................................................... 3
4.2 Definicin del Proceso ......................................................................................................... 4
4.3 Introduccin del Principio de Flujo (FLOW) ........................................................................ 6
4.4 Introduccin del Principio de Traccin (PULL) .................................................................... 6
4.5 Introduccin de la Filosofa de Mejora Continua (KAIZEN) ................................................. 6
5. LEAN OFFICE Y GESTIN DOCUMENTAL ..................................................................................... 6
6. CONCLUSIONES ........................................................................................................................... 6
7. BIBLIOGRAFA .............................................................................................................................. 6










LEAN OFFICE



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1. ORIGENES DEL LEAN OFFICE
2. LEAN OFFICE

Lean Office, que vendra a significar oficina esbelta, es la aplicacin del Lean
Manufacturing a los procesos administrativos.
El adjetivo esbelto tiene el sentido de eliminar lo que sobra (los Despilfarros) y
quedarnos con lo estrictamente necesario: el Valor Aadido.
Eliminando Despilfarro y dedicndonos por tanto a la creacin de Valor Aadido
(aquello que verdaderamente demanda el Cliente) conseguimos incrementar la
Productividad.
3. OBJETIVOS DEL LEAN OFFICE
El Lean Manufacturing tiene los objetivos generales de mejorar:
Calidad
Coste
Servicio
Otros objetivos secundarios pueden ser:
Reduccin de existencias
Reduccin de plazos de entrega (Throughput time)
Aumento de la Motivacin del Personal
La consecucin de estos objetivos puede traducirse en:
Aumento de la productividad
Reduccin de costes
Ahorro en material de oficina
Reduccin de defectos
Aumento de la capacidad de reaccin
Aumento de la polivalencia (menos necesidad de expertos)
Informacin ms clara (y nica para todos)
Mayor orden
Mayor espacio disponible
Etc.
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4. IMPLANTACIN

4.1 Definicin de las Expectativas del Cliente

Antes de empezar a caminar, sepamos a dnde vamos:
1 pregunta: Quin es nuestro cliente?
Cliente es aquel a quien va destinado el resultado de nuestro trabajo. No
necesariamente hablamos del cliente final (o cliente externo). Puede
tratarse de un cliente interno.
Tengamos en cuenta que no todos nuestros clientes tienen la misma
importancia. En un entorno comercial podemos clasificarlos segn el
volumen de ventas que suponen. En otros casos tendremos otros criterios.
Debemos tratar de atender a todos nuestros clientes, pero siendo tambin
conscientes de quin es quin.

2 pregunta: Qu valor crea nuestro proceso para el cliente?
Para responder a esto debemos escuchar al cliente.
El cliente espera de nuestro producto o servicio satisfacer una serie de
necesidades:
- Algunas sern implcitas (como que un informe oficial no puede
enviarse manuscrito)
- Otras sern explcitas (como que el soporte que se ha pedido para
el informe es PDF)
- Otras estn fuera de esta clasificacin pero igualmente le satisfacen
o le deleitan (como que el informe incluya grficos (no solicitados)
que faciliten su interpretacin)
Aquellas operaciones de nuestro proceso que contribuyen directamente a
crear ese producto o servicio que el cliente espera son las que aaden
Valor. Todo lo dems es Despilfarro, y como tal debe ser eliminado o como
poco reducido.

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3 pregunta: Nos otorgara un cliente su atencin, su tiempo, su
informacin o su dinero sin un motivo importante para hacerlo?
Evidentemente no, pero los procesos administrativos pueden llegar a
proporcionar al cliente informacin, capacidad de decisin sobre temas
importantes (como es qu quieren y qu no quieren), formacin tcnica.

4 pregunta: Pagara un cliente por nuestras actividades
administrativas?

El cliente slo paga por el valor. Nuestras actividades administrativas
generan valor y el cliente paga con su tiempo, su informacin, su atencin y
finalmente su dinero.


4.2 Definicin del Proceso

A la hora de entender nuestros propios procesos debemos tratar de no
mezclar lo siguiente:
Aquello que hacemos
Es fundamental conocer lo que realmente hacemos.
Posible medida: Tomemos nota de todas las acciones y resultados que
hemos ido generando durante una semana. Representemos las
conclusiones en diagramas de flujo.
Aquello que dicen los procedimientos que debemos hacer
Es una referencia til, pero en muchos casos no ser la respuesta a
nuestros problemas
Aquello que deberamos hacer
Es a donde queremos llegar, pero aun no sabemos cmo (ojo! tan pronto
lo sepamos debe convertirse en Aquello que dicen los procedimientos que
debemos hacer)
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Recomendaciones del Lean Manufacturing para la definicin de procesos:

Realizar Anlisis de la Cadena de Valor
Aunque est diseada para procesos productivos podra ser til si se
consigue identificar el producto (por ejemplo: producto = accin por parte
del cliente) y se consigue establecer una evaluacin de los procesos que
van dando forma al producto (en cantidad y en calidad)
Si la aplicacin del Anlisis del Valor a los procesos administrativos en
cuestin fuera confusa, abandnese por otro tipo de anlisis.
Considerar las acciones pendientes como inventario WIP (work in
process).
Es objetivo del Lean Manufacturing reducir inventarios a travs de un
incremento de la capacidad de reaccin.
Introducir el concepto de Reproceso: cunto de nuestro trabajo
se debe a no haber completado correctamente la tarea anterior?
El seguimiento de nuestro WIP y nuestros Reprocesos puede ayudarnos a
ver en qu situacin estamos y cul es el efecto de posibles acciones de
mejora.

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El Despilfarro (conceptos tpicos aplicables los procesos de un rea
Comercial):
Ofrecer al cliente diseos que no cubren sus expectativas
Hacer propuestas que no obtienen efecto
Hacer evaluaciones de costes imprecisas
Gestin de reclamaciones, etc.
Evaluacin de procesos:
En una mquina sera: OEE, chatarras, reprocesos, tiempo de ciclo, plazo
de entrega.
En un proceso administrativo vendra dado por:
Eficiencia (relacin entre lo que necesita el proceso siguiente y lo
que se obtiene de mi proceso)
Calidad
Revisiones
Capacidad de Reaccin
Plazo de entrega, etc.


4.3 Introduccin del Principio de Flujo (FLOW)
4.4 Introduccin del Principio de Traccin (PULL)
4.5 Introduccin de la Filosofa de Mejora Continua (KAIZEN)
5. LEAN OFFICE Y GESTIN DOCUMENTAL
6. CONCLUSIONES
7. BIBLIOGRAFA

- http://leanroots.com/lean_office.html
- http://www.forumgarrotxa.com/pdf/2010-04-16-lean-office-lean-service.pdf
- http://www.blocument.com/index.php/2012/07/10/lean-office-y-gestion-
documental-una-buena-pareja/
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