JULIO 2008

FICA
Terminología

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Terminología

Término Descripción:
Sociedad Es una entidad financiera independiente, es la unidad organizativa básica de SAP
donde se pueden gestionar libros y Estados Financieros independientes.
Se trata de cada uno de las unidades independientes de donde el ITESM obtiene
información, hoy conocido en los sistemas como Campus.
División Es una unidad organizativa que se utiliza para crear balances y estados de
resultados para satisfacer necesidades de información dentro de las sociedades.
En el Instituto representará a cada Campus, cada Sociedad tendrá una división
que lo represente a si mismo y si lo requiere otras para mas información como es
el caso de las Sedes
Área Funcional Clasifica los gatos en función de su objetivo económico.
En el ITESM, a cada centro gestor se le colocará un área funcional, que será el
equivalente a las líneas de servicio, también se usarán las mismas para los
cruces contables.

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Cuenta Asociada Es una cuenta de mayor que asegura una integración en tiempo real del auxiliar
con el libro mayor. Contabilización en los auxiliares que se refleja en el Saldo de
los Conceptos Contables.
Fondo Fuente de financiamiento del presupuesto, es de donde proviene el dinero para
solventar los egresos. Se controla a través de un periodo de validez.
Corresponde al periodo presupuestal (dos periodos por año) además de las
entidades auto-financiables, continuas y asociaciones estudiantiles.

Centro Gestor El centro gestor se utiliza para representar las unidades organizativas como
áreas de responsabilidad, departamentos, proyectos, etc.
El centro gestor es el reflejo de la entidad económica para presupuestos, es
decir, una clave igual a la de un centro de costos que refleja el ejercicio
presupuestal.
Centro de Son unidades organizativas en las que se registran los ingresos de las áreas de
Beneficios responsabilidad.
Representa igualmente a la actual entidad económica, si la entidad registra
ingresos, se crea el centro de beneficios.

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Posición Son las claves en las cuales se ejercerá el presupuesto de un Campus, es
Presupuestaria decir los sitios de registro y ejercicio (cuentas)
Por ejemplo, para una Beca para Colegiatura, cuando requiere presupuesto,
se le asigna a la posición presupuestaria.
Operación Contienen asociada la cuenta contable a la cual debe contabilizarse un
principal concepto de cobro, además nos ayuda para la obtención de reportes de
acuerdo a estas agrupaciones.
Una operación principal para colegiatura se conforma de: los primeros dos
dígitos corresponden a colegiatura y los otros dos al nivel. Ejemplo: 9010
Colegiatura Profesional.
Operación Es una sub clasificación de la operación principal que contiene asociada la
parcial cuenta contable a la cual debe contabilizarse un concepto de cobro. Es la
carrera o nivel del alumno para el caso de colegiatura. Por ejemplo:
Contador Público Financiero = CPF para el caso de la generación de
cuentas por cobrar por el proceso de inscripciones el sistema generará la
cartera del alumno con la operación parcial de acuerdo a su nivel. Por
ejemplo PROF = Profesional
Objetos de Persona u objeto al cual se refiere el proceso de negocio. Dentro de los
contrato objetos de contrato se encuentran los diversos conceptos de cobro
agrupados, las agrupaciones se hacen de acuerdo a la operación principal y
la operación parcial. Se utiliza como un Identificador de las Formas de
Pago.

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Clase de Se utiliza para gestionar los documentos contables dentro del sistema SAP.
documento La clase de documento se encuentra en la cabecera y en base a ella se
pueden visualizar, ordenar y archivar las operaciones del sistema.
Partidas Son los movimientos de una cuenta, se considera abierta cuando no esta
Abiertas compensada con otra partida de naturaleza contraria. Es todo aquel
documento que el BP tiene como adeudo con el instituto.

Reglas de Una regla de derivación son las instrucciones internas que tiene una
derivación operación principal y parcial en una sociedad en específico, en ella se coloca
la cuenta de mayor de su partida y contrapartida, así como la posición
presupuestaria, el Centro Gestor, su área funcional y el Fondo que van a
utilizarse.
Equivalente Un equivalente es una agrupación de datos contables que definen un
concepto de cobro para servicios varios, tienen su propia estructura y su
función radica en el porcentaje de IVA al cual esté o no gravado.

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Interlocutor El interlocutor comercial es un socio de Negocios = Business Partner. Es
comercial una persona y/o una organización, la cual es responsable de los derechos
relacionados con las cuentas por cobrar.
El registro maestro del interlocutor comercial contiene los datos que se
necesitan para el desarrollo de la gestión comercial, por ejemplo,
direcciones, datos bancarios, números de teléfono. Es el alumno o cliente.
Cuenta de Comprende información contable. La cuenta de contrato se abre para un
contrato interlocutor comercial, es la cuenta en la cual se identifican los movimientos
que se realicen en el BP. Las cuentas de contrato contienen Objetos de
Contrato
Clave de Clave con la que se señalan los registros de totales de la cuenta corriente
reconciliación contractual para la transferencia a contabilizaciones subsiguientes. La clave
se utiliza en la transferencia de los registros de totales a una contabilidad
principal SAP R/3 como referencia externa a la cabecera del documento
referencia clave en los documentos de transferencia. Con ello es posible una
reconciliación entre los registros de totales y los documentos
correspondientes de la contabilidad principal
Documento Un documento en el estado de cuenta se le denomina a cualquier registro
que se realice dentro del estado de cuenta del BP en el sistema SAP, este
número de documento genera un número de documento que lo identifica de
los demás, dependiendo del documento tendrá un rango de números
diferentes.

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Tipos de El estado de cuenta en SAP tiene cuatro tipos de cliente, los cuales son:
Cliente BP de los alumnos las cuales sus siglas comienzan con: AXXXXXXXX
BP de empleados, los cuales sus siglas comienzan con: LXXXXXXXXX
BP de las Empresas/ Personas físicas las cuales sus siglas comienzan con
EXXXXXXXX
BP de las Compañías/ Personas morales las cuales sus siglas comienzan con
CXXXXXXXX
Compensación La compensación se realiza cuando un documento de cobro se liga a un
documento de abono, es decir, dos documentos de naturaleza contraria uno da
de pagado otro.
Una compensación puede ser Total o parcial dependiendo del importe de cada
documento.
Anulaciones Una anulación es la reversa a una acción a un documento previamente
(SAP) realizada.
Anulación es la eliminación de un registro en SAP, por tratarse de un proceso
delicado se realiza de manera Centralizada por el CSA.
Formas de Una Forma de Pago, es un documento en el estado de cuenta del BP de
pago naturaleza negativa que disminuye la cuenta por cobrar del alumno, es
diferente del efectivo. Las mayoría de la s formas de pago se dan de alta desde
el proceso de inscripciones.

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Transacción Dentro del modulo de SAP existen diferentes programas, estos programas
son utilizados por los usuarios mediante una transacción, es decir, la
transacción es la vista al usuario del programa a utilizar
Fecha de La fecha de la cuenta por cobrar dada de alta en el estado de cuenta del
vencimiento alumno a partir de la cual se generan intereses moratorios.
Esta fecha se toma en cuenta para la generación de los archivos de saldos
para los sistemas de inscripciones.
Se toma en cuenta para el envío de los saldos al estado de cuenta Web para la
división entre los pagos vencidos y los pagos futuros.
No es modificable por el campus.
*no debe tomar en cuenta montos negativos*
Fecha de La fecha de aplazamiento se utiliza para un convenio con el alumno pero esta
aplazamiento fecha no tiene prioridad a la fecha de vencimiento.
Clave período Es la clave que se utiliza para indicar a que periodo de liquidación pertenece
la cartera del BP Esta formada por conceptos: el primero determina en que
posición del periodo se encuentra la cartera y el segundo es la terminación
del año en curso, por ejemplo: Primer Semestre 2008 = 1S08.