Cuentas por cobrar: Son acreencias a favor de la empresa que provienen de las actividades que la empresa desarrolla, originadas de las ventas a crdito si es una empresa comercial-industrial o de las prestaciones de servicios a crdito en las empresas de servicio. Dichas cuentas estn amparadas facturas, son de naturaleza real y como tal pertenecen al Balance General, estn clasificadas en el Activo y dependiendo de su fecha de vencimiento se ubicaran en: Activo Circulante: Como exigible a Corto Plazo si el vencimiento es menor o igual a un ao Otros Activos: Si el vencimiento es mayor a un ao.
Clasificacin de la Cuentas por Cobrar:
Comerciales: Representan el saldo que se tiene por cobrar a los clientes por concepto de ventas a crdito. Compaas afiliadas: Muestran o reflejan operaciones que realiza una empresa con otras entidades con las cuales mantienen algn tipo de vnculo como por ejemplo participacin accionara, Funcionarios y empleados: Estn conformadas por ventas, prstamos realizados o anticipos otorgados a los empleados por gastos a cuenta de la empresa que no han sido reportados o relacionados. Otras: aqu se clasifica cualquier otro concepto diferente a los anteriormente explicados, como por ejemplo: Reclamaciones por cobrar: corresponden a reclamaciones pendientes de cobro a las compaas de seguros por siniestros. Anticipos a proveedores: son las cantidades entregadas a los proveedores para asegurarnos la entrega de pedidos. Operaciones que involucran Cuentas por Cobrar:
Ventas cobrables con factura Devolucin de una mercanca Baja o castigo de una cuenta por cobrar considerada como incobrable Recuperacin de una cuenta que previamente fue considerada como incobrable
Cuentas Malas o Incobrables: Son aquellas cuentas muy vencidas al final del ejercicio econmico que no han sido canceladas por incumplimiento de sus clientes, ests cuentas se registran como gasto del perodo en una cuenta denominada Prdidas por Cuentas dudosas.
Provisin para Cuentas Dudosas: Es una cuenta de valoracin donde se registran las posibles prdidas estimadas de las Cuentas por Cobrar provenientes de las ventas de mercanca efectuadas a crdito. Esta cuenta se presenta disminuyendo a las Cuentas por Cobrar en la seccin del Activo Circulante del Balance General.
Valuacin o valoracin de las Cuentas por Cobrar: Consiste en darle su valor exacto restndole su cuenta de valoracin Provisin para Cuentas Dudosas.
Presentacin en los Estados Financieros: Empresa XXX Balance General al 31/12/xx
ACTIVO: Circulante:
Cuentas por Cobrar Clientes XXX menos: Provisin para Dudosas (XXX) XXX
La cuenta Prdida por Cuentas Dudosas, ir ubicada en el Estado de Ganancias y Prdidas en los Gastos de Operaciones dentro de los GASTOS DE ADMINISTRACION segn criterio de la empresa, si la cobranza est a cargo de ese departamento
Mtodos para la estimacin de la Provisin para cuentas dudosas: Esta provisin suele calcularse de acuerdo a las siguientes bases:
1. Porcentaje sobre las Ventas Brutas 2. Porcentaje sobre las Ventas Netas 3. Porcentaje sobre las Ventas a Crdito 4. Porcentaje sobre las Cuentas por Cobrar Globales 5. Porcentaje sobre las Cuentas por Cobrar por Antigedad de Saldos
1-Porcentaje de las Ventas Brutas: Este mtodo consiste en encontrar un porcentaje (%) dividiendo las Prdidas por Cuentas Malas o Incobrables de los ejercicios anteriores entre las Ventas Brutas de esos ejercicios, el cual aplicaremos a las Ventas Brutas del ejercicio corriente. Ejemplo: La Comercial Santa Ana presenta la siguiente informacin, correspondiente a los cinco ltimos perodos econmicos: Perodo Ventas Brutas Prdidas por Cuentas Malas o Incobrables 2001 520.000,00 18.000,00 2002 450.000,00 14.000,00 2003 480.000,00 15.000,00 2004 500.000,00 17.000,00 2005 490.000,00 16.000,00 Total 2.430.000,00 80.000,00 Para la fecha de cierre el 31/12/2007, las ventas Brutas del Perodo son Bs. 530.000,00.
Prdidas por Cuentas Malas o Incobrables Ventas Brutas
80.000,00 2.430.000,00
530.000,00 x 3% = 15.900,00 La Provisin Estimada para el ao es de Bs. 15.900,00
2-Porcentaje sobre las Ventas Netas: Este mtodo es muy similar al anterior pero con la diferencia de que se utilizan, como base para el clculo, el monto de las ventas netas, es decir, las ventas brutas menos rebajas y devoluciones.
Ejemplo: Supongamos que la Empresa San Benito durante los ltimos cinco aos ha tenido ventas brutas, rebajas y devoluciones en ventas, de acuerdo a los datos que se sealan a continuacin. Las ventas brutas del perodo que cerramos al 31/12/2006 es de Bs. 225.000,00 con devoluciones y rebajas por Bs. 25.000,00.
Perodo Ventas Brutas Rebajas y Devoluciones Ventas Netas Prdidas por Cuentas Malas o Incobrables 2001 100.000,00 10.000,00 90.000,00 1.000,00 2002 120.000,00 22.000,00 98.000,00 4.800,00 2003 140.000,00 28.000,00 112.000,00 8.400,00 2004 160.000,00 27.000,00 133.000,00 6.400,00 2005 180.000,00 33.000,00 147.000,00 14.400,00 Total 700.000,00 120.000,00 580.000,00 35.000,00
La Provisin Estimada para el ao es de Bs. 12.000,00
3-Porcentaje sobre las Ventas a Crdito: En este mtodo se toma para el calculo solo las ventas a crditos del perodo, un criterio bastante razonable ya que es imposible que surjan prdidas por cuentas por cobrar, de las ventas al contado.
Supongamos el ejemplo anterior, donde las ventas al contado del perodo que se cierra fueron de Bs. 135.000,00
Perodo Ventas del Perodo Ventas al Contado Ventas a Crdito Prdidas por Cuentas Malas o Incobrables 2001 100.000,00 30.000,00 70.000,00 1.000,00 2002 120.000,00 30.000,00 90.000,00 4.800,00 2003 140.000,00 45.000,00 95.000,00 8.400,00 2004 160.000,00 60.000,00 100.000,00 6.400,00 2005 180.000,00 60.000,00 120.000,00 14.400,00 Total 700.000,00 225.000,00 475.000,00 35.000,00
Prdidas por Cuentas Malas o Incobrables Ventas a Crdito
La Provisin Estimada para el ao es de Bs. 6.300,00
4-Porcentaje sobre las Cuentas por Cobrar Globales: Este mtodo es muy sencillo y consiste en aplicar un porcentaje (%) fijo determinado por la experiencia o basado en las estadsticas elaboras por la empresa:
Ejemplo: La Comercial San Pedro tiene al cierre del ejercicio Cuentas por Cobrar por Bs. 500.000,00 originadas por realizacin de Ventas a Crdito, el porcentaje que se ha venido a aplicando en aos anteriores es el 4%. 500.000,00 x 4% = 20.000,00
La Provisin Estimada para el ao es de Bs. 20.000,00
6-Porcentaje sobre las Cuentas por Cobrar por Antigedad de Saldos: Este mtodo es uno de los ms sensatos, consiste en crear una cdula de Cuentas por Cobrar, con clasificacin de saldos por la antigedad de vencimiento, tomando en primer lugar los saldos no vencidos y luego los otro saldos clasificndolos de 30 en 30 das de vencimiento. Para cada grupo se establece un porcentaje dado por la experiencia o criterio establecido por la empresa, el cual se aplica a esos saldos obteniendo un resultado que va ser la Provisin estimada para el ejercicio corriente.
Ejemplo: La Empresa San Pedro, tena para la fecha de cierre 31/12/2003, Cuentas por Cobrar por Bs. 140.000,00, dichas Cuentas por Cobrar de acuerdo a su antigedad estn distribuidas de la siguiente manera: Antigedad en meses Importe Total Bolvares Porcentaje (%) previsto de prdidas
No vencidas 220.000,00 1% 01 a 30 das 80.000,00 2% 31 a 60 das 90.000,00 3% 61 a 90 das 110.000,00 4% 91 a 120 das 100.000,00 5% 121 das y ms 150.000,00 6% 750.000,00 La Provisin Estimada para el ao es de
Registros Contables Creacin o ajustes de la Provisin para Cuentas Malas o Incobrables: 31-12-xx Prdidas p/ Ctas Malas o Inc. P/r la Provisin p/ Ctas. Dudosas del presente ejercicio xxx xxx
Aumento: xxx Prdidas p/ Ctas Malas o Inc. Provisin p/ Ctas. Malas o Inc. Asiento para aumentar la Provisin xxx xxx
Disminucin: xxx Provisin p/ Ctas. Malas o Inc. Ingresos Varios. p/r La disminuir la provisin xxx xxx
Cancelacin de las Cuentas Malas o Incobrables durante el ejercicio Si la incobrabilidad se hace evidente durante el mismo perodo en que se originan las Cuentas por Cobrar y aun no se ha creado la provisin: xxx Prdidas p/ Ctas Malas o Inc. Cuentas por Cobrar P/ para cancelar cuentas incobrables xxx xxx Si se cancelan en el ejercicio siguiente cuando ya esta creada la provisin: xxx Provisin p/ Ctas. Malas o Inc. Cuentas por Cobrar Asiento para cancelar cuentas incobrables xxx xxx
Recuperacin de las Cuentas Incobrables: Cuando no existe la provisin y se recuperan en el mismo ejercicio en que se haba registrado su cancelacin como incobrables:
xxx
xxx
Cuentas por Cobrar Prdidas p/ Ctas Incobrables Asiento de reversin cuando se recuperan cuentas incobrables en el mismo ejercicio y no exista la provisin.
-xx- Banco o Caja Cuentas por Cobrar Asiento para registrar el ingreso. xxx
xxx
xxx
xxx Cuando existe la provisin y se recuperan en el mismo ejercicio en que se haba registrado su cancelacin como incobrables:
Fecha Cuentas y Explicacin Ref. Debe Haber xxx
Cuentas por Cobrar Provisin p/Cuentas Malas o Inc. Asiento de reversin cuando se recuperan cuentas malas en el mismo ejercicio y ya exista la provisin. xxx
xxx
Luego se Registra el Ingreso:
xxx
-xx-
Banco o Caja Cuentas por Cobrar Asiento para registrar el ingreso de cuenta recuperada.
xxx
xxx
Cuando no existe la provisin y se recuperan en el ejercicio siguiente al que se registrado su cancelacin como incobrables:
Fecha Cuentas y Explicacin Ref. Debe Haber xxx
Banco o Caja Ingresos Varios Asiento para registrar el ingreso de cuentas malas recuperadas en otro ejercicio al que se haban cancelado. xxx
xxx
Efectos por Cobrar Estn compuestos al igual que las cuentas por cobrar por los derechos que tiene una empresa por las operaciones que realiza por diferentes conceptos entre los cuales estn las ventas de bienes o la prestacin de servicios, con la diferencia de que los efectos estn representados por un documento diferente a la factura como es un giro o letra de cambio. Letra de cambio o giro: Son documentos negociables que se utilizan para liquidar cuentas o prestamos, y por la cual una persona denominada girador o librador le ordena o manda a pagar a otra denominada girado o librado un monto determinado a una fecha conocida. Las partes que intervienen en la letra de cambio: Librado Librador Avalista Monto a pagar Lugar y fecha de emisin Fecha de vencimiento Beneficiario Aceptacin
Luego se Registra el Ingreso: Efectos por cobrar descontados: El saldo de esta cuenta esta constituido por el valor nominal de los documentos que han sido entregados en descuento a una entidad financiera.
Registros contables relacionados con los efectos por cobrar descontados: 1-Cuando se descuentan en la institucin financiera: xx
Bancos Intereses Gastos Efectos por cobrar descontados Para contabilizar el descuento de efectos en el banco y el pasivo por posible devolucin xxx xxx
xxx
Cuando vencido el documento el cliente cancela ante el banco: xxx
Efectos por cobrar Descontados Efectos por Cobrar Asiento para registrar cobro de giro descontado por el banco. xxx
xxx
Cuando vencido el documento el cliente no cancela: xxx
Efectos por Cobrar Devueltos Bancos Para contabilizar documentos descontados por el banco y no cancelados por los clientes, mas intereses y comisiones. ---- 2 ------ Efectos por cobrar descontados Efectos por Cobrar Para cancelar el giro del cliente xxxx. xxx
xxx
xxx
xxxx
Efectos enviados al cobro: Consiste en entregarle a una entidad financiera Efectos por Cobrar para que sean cobrados y en donde se recibe el dinero cuando el cliente cancela. Cuando se envan a la institucin financiera (ASIENTO DE ORDEN) xxx
Efectos enviados al cobro Efectos enviados al cobro per- contra Para contabilizar entrega de efectos recibidos de clientes al banco para su cobro. xxx
xxx
Cuando en banco cobra el efecto y nos entrega el monto: Fecha Cuentas y Explicacin Ref. Debe Haber xxx
Bancos Comisiones Bancarias Efectos por cobrar Para contabilizar cobranza de los efectos enviados al banco.
-xx- Efectos enviados al cobro per-contra Efectos enviados al cobro Para registrar efectos enviados al cobro y cancelados por los clientes. xxx xxx
xxx
xxx
xxx
Cuando vencido el documento el cliente no cancela: Fecha Cuentas y Explicacin Ref. Debe Haber xxx
Comisiones Bancarias Bancos Para contabilizar pago de comisin por tramites de cobranza de efectos.
xxx
xxx
Reverso del asisento de orden por los efectos cobrados
xx- Efectos enviados al cobro per-contra
Efectos enviados al cobro
Para registrar efectos enviados al cobro y no cancelados por los clientes.
xxx
xxx
Reverso efectos no cancelados EJERCICIOS
Prctica Nro. 1:
El Balance General de La Comercial San Judas al cierre de su ejercicio econmico al 31/12/2007 presenta la siguiente informacin:
Cuentas por cobrar de clientes Bs. 7.860.000,00 Provisin para cuentas dudosas Bs. 225.000,00
Registre las siguientes operaciones en la forma de asientos en el diario general: 1. Bs. 115.000,00 en cuentas por cobrar fueron canceladas como incobrables. 2. Bs. 18.000,00 de las cuentas canceladas anteriormente como incobrables fueron recuperadas. 3. Una clasificacin por antigedad de las cuentas por cobrar el 31 de enero de 2008, indic la necesidad de una provisin de Bs. 245.000,00 para cuentas de cobro dudoso. ______________________________________________________________________ Prctica Nro. 2:
La Comercial San Diego, cancel por incobrables el 30/05/2007, cuentas por cobrar por Bs. 5.000,00. El 30/10/2007 recupera de esas cuentas Bs. 2.000,00 El 30/01/2008 recupera Bs. 1.000,00 de las cuentas por cobrar canceladas como incobrables el 31-12-2006 fecha de cierre del ejercicio econmico.
Se requiere hacer los asientos necesarios para el cierre de cada uno de los ejercicios.
Prctica Nro. 3:
La Comercial San Benito durante su primer ejercicio econmico, el 30/06/2006 decide cancelar por incobrables cuentas por cobrar por Bs. 16.000,00. El 31/10/2006 recupera Bs. 1.000,00 de las cuentas por cobrar canceladas como incobrables. Para el 31/12/2006 establece un porcentaje del 5% para crear la provisin sobre el monto de las ventas a crdito de Bs. 500.0000, 00.
El 15/04/2007 cancela Bs. 7.000,00 por incobrables.
El 31/08/2007 recupera Bs. 2.000,00 de las cuentas por cobrar canceladas como incobrables el 15/04/2007.
Las ventas a crdito del ao 2007 fueron de Bs. 600.000,00. Se ajust la provisin.