GESTIÓN DE LA INFORMACIÓN

Y EL CONOCIMIENTO EN LAS
FUNDACIONES ESPAÑOLAS

Bajo la dirección de
José Raúl Vaquero

CD Fundación
Ciencias de la Documentación
Gestión de la Información y el Conocimiento
en las Fundaciones Españolas.
Bajo la dirección de José Raúl Vaquero

Diseño y maquetación
Dpto. de Diseño de la Fundación
www.documentalistas.org

Datos de publicación
Madrid, Mayo 2006

Este informe se publica bajo licencia abierta

de tipo “Reconocimiento No Comercial – Sin
ObraDerivada”, se permite su copia y
distribución por cualquier medio siempre que
mantenga el reconocimiento de sus autores,
no haga uso comercial de la obra y no realice
ninguna modificación de la misma.
 RESUMEN

En las organizaciones actuales de cualquier sector, privadas o

públicas, el uso adecuado y óptimo de la Información y del
Conocimiento resulta imprescindible para el éxito en la
consecución de los objetivos marcados. Crear un grupo de
Información de Fundaciones Españolas miembros de la AEF es
vital para comenzar a gestionar de forma profesional esta
información que genere Conocimiento, útil no solo para
nuestras Fundaciones, sino también para la Sociedad a la cual
están orientadas nuestras acciones.

Este informe, elaborado por la Fundación Ciencias de la

Documentación, pretende acercar las bases de la gestión de la
Información y el Conocimiento a los responsables de las
Fundaciones interesadas en participar en el nuevo grupo
sectorial de “Información y Conocimiento” de la AEF.
 ÍNDICE

1. Hacia una Sociedad de la Información y el Conocimiento

1.1. Introducción.
1.2. Estructura del entorno digital en la Sociedad de la Información.
1.3. Sociedad de la Información versus Sociedad del Conocimiento.
1.4. Retos en las Fundaciones Españolas.
1.5. Lecturas recomendadas.

2. Los Sistemas de Información

2.1. Introducción.
2.2. Los errores tradicionales.
2.3. La cadena documental.
2.4. Auditar la información.
2.5. Lecturas recomendadas.
5 | Gestión de la Información y Conocimiento en Fundaciones

1. HACIA UNA SOCIEDAD DE LA

INFORMACIÓN Y EL CONOCIMIENTO

1.1. Introducción

Prácticamente existe unanimidad a la hora de afirmar que nos

encontramos en una “Sociedad de la Información1” que está
produciendo profundos cambios en nuestra concepción del mundo,
impulsados por la convergencia acelerada entre las
telecomunicaciones, la radiodifusión y la informática, es decir, las
tecnologías que a su vez son fruto del desarrollo (por ser
consecuencia de este) y uno de sus motores (por ser una
herramienta de desarrollo) [Chayer, 2002]. Una Sociedad en la que
predomina el sector de la información sobre cualquier otro, como
fuerza motriz de la organización y el progreso, medida en términos
de mayor número de personal de población activa dedicada a la
formación de su Producto Interior Bruto [Coll-Vinent, 1990] y que
genera nuevos servicios y soluciones, así como nuevas formas de
gestionar las organizaciones.

Pero aunque bien se puede decir que todas las Sociedades han
sido de la información, ya que sin información no hay Sociedad, la
Sociedad actual está marcada por unos medios tecnológicos,
denominados TIC (Tecnologías de la Información y la
Comunicación), por los que se recibe, manipula y procesa la
información, facilitando la comunicación entre dos o más
interlocutores desde cualquier lugar del mundo, dejando de ser la
palabra impresa, después de cinco siglos, la forma dominante de
comunicación, y por ende, la modalidad más autorizada para la
difusión del conocimiento [Lafuente, 1999]. Por lo tanto, las TIC

1
Existen objeciones si hablar de Sociedad de la Información o más bien Sociedad del Conocimiento,
por ser este último un concepto más avanzado. En un siguiente apartado intentaremos discernir más
sobre estos conceptos.
6 | Gestión de la Información y Conocimiento en Fundaciones
son algo más que informática y computadoras, puesto que no
funcionan como sistemas aislados, sino en conexión con otras
mediante una red. También son algo más que tecnologías de
emisión y difusión (como la radio y televisión), puesto que no sólo
dan cuenta de la divulgación de la información, sino que además
permiten una comunicación interactiva [Naciones Unidas, 2003]
que genera conocimiento.

Según Ponlayi (1962) existen dos tipos de conocimiento:

• El tácito (implícito al ser humano) y que incluye las

habilidades, los procesos habituales y las costumbres. Es
intangible y forma parte del ser interno de cada hombre o mujer,
resultado de la experiencia, la creatividad y la intuición.
• El codificado (explícito) que puede transmitirse, reflejarse o
compartirse ya que la codificación del conocimiento puede
realizarse mediante el lenguaje, textos, imágenes, sonidos,
aromas, etc.

En su forma natural el conocimiento es tácito y se internaliza para

poder divulgarse, sin embargo al codificarse se transforma en
información con un formato compacto y estándar.

Las TIC son incapaces de procesar el conocimiento tácito, pues no

son más que herramientas tecnológicas creadas para apoyar la
transmisión y el procesamiento del conocimiento codificado
(información) y para facilitar la interpretación obtenida. Con el fin
de satisfacer esta función, las TIC se limitan a procesar datos
(conjunto de números, palabras, sonidos o imágenes que
constituyen los registros de los hechos, acontecimientos,
transacciones, etc) de forma que los seres humanos puedan
aprovecharlos (a veces con la ayuda de algunas aplicaciones
informáticas) para obtener información. El conocimiento se obtiene
mediante la interpretación creativa de esta información, lo cual, al
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convertirse en algo repetitivo acaba a su vez también generando
conocimiento tácito.

Según otros autores [Currás, 2004] en sintonía con las ideas de

Ponlayi, la utilización de las TIC conlleva la digitalización de la
información como proceso físico (conocimiento codificado), donde
entra a tomar parte su utilidad, su aprovechamiento, empleando
tratamientos informáticos y tecnológicos, frente a la inclinación de
fenómeno (conocimiento tácito) que modifica o influye en el estado
de conocimiento del ser humano.

La información como proceso:

• Elaborada por nosotros mismos desde unos documentos para
su ulterior utilización.
• Como consecuencia de un proceso documentario que
condiciona de una manera consciente las actividades del intelecto
humano y que repercute en el desarrollo de la Humanidad, bien en
su aspecto científico, técnico o artístico.

La información como fenómeno:

• Que se produce a nuestro alrededor, independientemente de
nuestro yo y que lo captamos consciente o inconscientemente.
• Producido por el entorno de nuestra noosfera, que nos rodea y
que configura el desarrollo de nuestras actividades cotidianas.

En este hábitat definimos documento como “cualquier tipo de

soporte que contiene información registrada susceptible de ser
introducida, tratada, almacenada, gestionada, buscada y difundida
dentro de un entorno digital” [Tramullas, 2002].
8 | Gestión de la Información y Conocimiento en Fundaciones

1.2. Estructura del entorno digital en la Sociedad de la

Información

Este entorno digital, dentro de la Sociedad de la Información, está

estructurado en capas donde la primera hace referencia a la
infraestructura física, es decir, la red y equipos hardware2. La
segunda capa lo componen las aplicaciones de servicios genéricos
que hacen posible, desde el punto de vista tecnológico el uso de
esta infraestructura física para generar valor agregado3. Estas dos
capas son la base del proceso de digitalización por lo que se
consideran estratos horizontales.

Imagen 1.1. Convergencia de tecnologías de la Información y

Comunicación. Fuente: Hilbert, Martín. Toward a theory on the
information society, 2003.

Al analizar estas dos primeras capas nos damos cuenta que ni la

mera existencia de una infraestructura tecnológica física (ya sea

2
Redes computacionales, televisión digital, fibra óptica, teléfonos celulares, líneas telefónicas, redes
inalámbricas, PDA’s, Mainframes, etc.
3
Servicios de software, navegadores, sistemas operativos, programas multimedia, etc.
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hardware o software), ni la existencia de aplicaciones de servicios
genéricos conducen automáticamente a la creación de una
Sociedad de la Información. Existe una tercera capa, considerada
de estrato vertical ya que afecta a muchos sectores, cuyo objetivo
es digitalizar los flujos de información y las comunicaciones en
diferentes ámbitos de la sociedad aportando el contenido a la
Sociedad de la Información4.

Además de las capas horizontales y verticales, el entorno digital en

el que se mueve la Sociedad de la Información se apoya también
en elementos pertenecientes a otros campos interrelacionados que
atraviesan las capas de forma transversal o diagonal. Entre ellos
están el establecimiento de marcos regulatorios que consolidan y
determinan el ámbito de estas nuevas formas de comportamiento,
los mecanismos de financiamiento que sustentan la difusión de
estas tecnologías y su aplicación, y el capital humano, que es la
fuerza motriz de la tecnología [CEPAL, 2003].

4
Ámbitos como las empresas, la administración pública, la educación, el comercio, la atención
sanitaria, etc., soliendo llevar el sufijo e- (ej: e-learning, e-goverment, e-business).
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Imagen 1.2. Capas verticales, horizontales y diagonales en el entorno
digital de la Sociedad de la Información. Fuente: Hilbert, Martín. Toward a
theory on the information society, 2003.

1.3. Sociedad de la información versus Sociedad del

Conocimiento

La Sociedad de la Información es vista como la sucesora de la

Sociedad Industrial de finales del siglo XIX y gran parte del siglo XX,
donde se suponía que los recursos naturales y energéticos
(especialmente el petróleo) eran inagotables y... baratos. Con esta
perspectiva, los países más ricos y poderosos de la tierra serían
aquellos que tuvieran abundancia de estos recursos y la capacidad
productiva para su transformación. Finalmente la realidad fue muy
distinta [Valdés, 2002]. Además, las Sociedad Industrial tenía como
un pensamiento claro “producir la mayor cantidad de bienes y
servicios al menor coste posible” lo que supuso una
deshumanización dentro de las empresas y una impersonalización
del concepto de trabajo.

Por todo ello el modelo de la Sociedad Industrial entró en crisis,

acrecentado fundamentalmente por el hecho de que las empresas y
las instituciones dejaban de ser entes aislados para pasar a formar
parte de un sistema mayor interconectado, donde las tecnologías
supusieron una revolución en la conexión de los flujos de
información que gestionan, principalmente a tres niveles:

• Ambiental: Proviene del entorno fuera de la institución, la cual

no tiene ningún tipo de influencia, pero cuyos cambios la pueden
afectar.

• Interna: Información que circula dentro de la institución, donde

en teoría se tiene todo el control y se puede influir directamente
sobre los cambios y rumbos a seguir.
11 | Gestión de la Información y Conocimiento en Fundaciones

• Corporativa: Información que emite la institución hacia el

exterior, dentro de su área de influencia o negociación directa,
representada por clientes, proveedores, voluntarios o cualquier
elemento del propio sector social o empresarial al cual pertenece.

La Sociedad Industrial agotó pues todos sus recursos, dio todo de sí.
Su lugar lo ocupa la Sociedad de la Información, donde los activos
tangibles5 dejan paso a los activos intangibles6: “cuanto mayor sea la
habilidad de la organización para manejar los flujos de información,
más poderosos serán los activos intangibles y por lo tanto el éxito de
la institución” (Itami, 1989).

Una de las primeras personas en desarrollar un concepto de la

Sociedad de la Información fue el economista Fritz Machlup. La frase
fue empleada por primera vez en su libro "The production and
distribution of knowledge in the United States" (La producción y
distribución del conocimiento en los Estados Unidos) en donde
concluía que el número de empleos que se basan en la manipulación
y manejo de información es mayor a los que están relacionados con
algún tipo de esfuerzo físico.

Sin embargo, información no es lo mismo que conocimiento, ya que

la información es efectivamente un instrumento del conocimiento,
pero no es el conocimiento en sí, por lo que definimos:

Datos: Conjunto de números, palabras, sonidos o imágenes que

constituyen los registros de los hechos, acontecimientos,
transacciones, etc. Son los bloques básicos que sustentan una
economía fundada en la información y el conocimiento [Valdés,
2002]. Actualmente la tecnología también está desarrollando la

5
Capital, maquinaria, hardware, productos, materia prima, necesarios para el funcionamiento habitual
de las instituciones.
6
Habilidad tecnológica, comunicación con el ciudadano, imagen de marca, conocimientos sobre el
mercado, etc.
12 | Gestión de la Información y Conocimiento en Fundaciones
posibilidad de utilizar los olores y el tacto como nuevas fuentes de
datos. Ejemplo de datos: 91678345.

Información: Por el contrario, la información implica que los datos

estén ordenados de tal manera que resulten útiles o significativos
para el receptor de los mismos. Ejemplo de datos: 91 678 345 es un
número de teléfono. En la información importa más la calidad que la
cantidad, entendiendo como calidad de información al conjunto de
cualidades que ayudan al receptor a tomar la decisión más
ventajosa. Estas cualidades son:

• Es relevante para el propósito de la decisión o el problema

considerado.
• Es lo suficientemente precisa, es decir, exacta con la realidad,
para que se pueda confiar en ella.
• Es lo suficientemente completa para el problema.
• Se comunica a la persona adecuada para la decisión.
• Se comunica a tiempo para que pueda ser útil.
• Llega al nivel de detalle adecuado.
• Es comprensible para el receptor.

Conocimiento: Es la interpretación y uso de la información por medio

de la inteligencia humana. La información es pasiva y estática,
mientras que el conocimiento es activo y dinámico [David, 1992].
Ejemplo de conocimiento: Se que el número 91 678 345 es el de
Juan y que no puedo llamarle a las 4 de la madrugada pues le
molestaría.

Documento: Llamaremos documento a cualquier objeto que

contenga información en forma de datos que genere conocimiento7.
Hay que considerar dos aspectos fundamentales: su forma y
contenido. El tratamiento del documento será diferente según sea su
forma [Currás, 1988].

7
Documento = soporte de la información. No hay información sin documento, ni documento sin
información.
13 | Gestión de la Información y Conocimiento en Fundaciones
La noción de Sociedad del Conocimiento fue utilizada por primera
vez en 1969 Peter Drucker, y en el decenio de 1990 fue
profundizada en una serie de estudios detallados publicados por
investigadores como Robin Mansel o Nico Stehr.

Sin embargo, el debate sobre ambos conceptos está en pleno

apogeo. Para algunos autores no tiene sentido hablar de Sociedad
de la Información ya que la pasividad de la información la hace
obsoleta rápidamente: “la revolución de la información sólo sirve
para generar más conocimiento y más rápido. La información como
tal no existe si no es medida como la posibilidad de generar más
conocimiento” [Valdés, 2002].

Otros autores destacan que la Sociedad del Conocimiento no es algo

que exista actualmente, sino que es más bien un ideal o una etapa
evolutiva hacia la que se dirige la humanidad, una etapa posterior a
la actual era de la información, y hacia la que no se llegará hasta que
todos los habitantes del mundo gocen de una igualdad de
oportunidades en el ámbito de la educación para tratar la información
disponible con discernimiento y espíritu crítico, incorporándola la una
base de conocimientos [Cisneros, 2006].

En nuestra opinión, ambas Sociedades conviven actualmente en las

Instituciones y Fundaciones Españolas; en unos casos predomina la
Sociedad de la Información donde los procesos solamente se utilizan
para “gestionar la información” como un activo tangible más de la
institución. En otros casos predomina la Sociedad del Conocimiento
cuando la institución estructura y sistematiza su capital intelectual,
entendiendo el mismo como todo el inventario de conocimientos
generados por la institución y expresados como tecnología,
información y habilidades desarrolladas por el personal (activo
intangible) para ofrecer valor agregado al cliente.

El círculo virtuoso de la generación de valor agregado por

conocimiento se podría representar, pues, de la siguiente manera:
14 | Gestión de la Información y Conocimiento en Fundaciones

• Los datos llegan a la institución en cualquiera de sus formas

básicas: números, palabras, olores, sonidos o imágenes.

• Los sistemas de gestión de información, sobre la base de

procesos y tareas documentales definidos, reciben los datos, los
ordena, les agrega valor y los convierte en información expresada y
estructurada de alguna manera, es decir, en información con valor
agregado.

• Los miembros de la institución usan como insumo esta

información. Utilizando su inteligencia y conocimientos les agregan
más valor y los convierten en información con mayor agregado, y así
sucesivamente.

1.4. Retos en las Fundaciones Españolas

Aunque no existe un informe exhaustivo (que nosotros conozcamos)

sobre la situación concreta de las Fundaciones Españolas frente a la
Sociedad de la Información y del Conocimiento, creemos que la
situación de las mismas no debe ser muy distinta de la observada en
otros sectores de la Sociedad Española.

Así, en el Resumen Ejecutivo “La Sociedad de la Información en

España, 2005” de la empresa Telefónica [Telefónica, 2005] se
señala que una de las principales causas por las que las empresas
no disponen de conexión a Internet es que no perciben que ello
suponga un beneficio significativo a su negocio. Sin embargo,
quienes sí disponen de acceso a Internet desciende de forma
notable el porcentaje de quienes no perciben beneficios. En
definitiva, que si bien cuesta tomar la decisión de tener acceso a
Internet, la experiencia muestra a los usuarios su utilidad.
15 | Gestión de la Información y Conocimiento en Fundaciones
Otro estudio realmente interesante es el realizado por la Fundación
bip-bip y cofinanciado por la Unión Europea y la Fundación Luis
Vives: “Estudio de diagnóstico sobre el nivel de utilización de las TIC
en las Entidades No Lucrativas de Acción Social que trabajan en pro
de la inserción social en España” [Fundación bip-bip, 2005].

En dicho Estudio plantean una serie de hipótesis de trabajo que a

nuestro parecer podrían reflejar perfectamente la situación de las
Fundaciones Españolas en materia de Información y Conocimiento:

Las Fundaciones no se sienten integradas en la Sociedad de la

Información y el Conocimiento. Esto podría ser:

• Porque desconocen las oportunidades que les ofrece la

Sociedad de la Información y el Conocimiento. Muchas veces
no conocen de qué se habla cuando nos referimos a gestionar
su información para generar conocimiento, o no ven la
relación entre inversión y mejora de los servicios prestados.

• Por barreras que les impiden utilizar la información que

genere conocimiento de una forma profesional. Esto puede
ser porque les falta recursos humanos debidamente formados
en este ámbito, porque consideran que los productos,
consultoría y tecnologías de la gestión de la información y el
conocimiento son excesivamente caros.

• Aunque sí perciben que la gestión de la información y el

conocimiento es algo importante y conocen sus beneficios, no
así como prioritario en el momento actual, sino que más bien
se les otorga más importancia en escenarios futuros.
16 | Gestión de la Información y Conocimiento en Fundaciones

1.5. Lecturas recomendadas

• Alonso, Juan. Domino.Doc 2.5. PCWorld 164,

http://www.idg.es/pcworld/articulo.asp?id=108162 [Consultado:
Octubre 2004].
• Bustelo Ruesta, Carlota; García-Morales Huidobro, Elisa.
Tendencias en la gestión de la Información, la Documentación y el
Conocimiento en las organizaciones. El Profesional de la
Información, vol. 10, n. 12, diciembre 2001); pp. 4-7.
http://www.inforarea.es/Documentos/IWE100.pdf [Consultado: Enero
2004].
• Comisión Económica para América Latina y el Caribe (CEPAL).
Los caminos hacia una sociedad de la información en América Latina
y el Caribe. Santiago de Chile, julio 2003.
• Coll-Vinent, Roberto; Bernal Cruz, Francisco J. Curso de
Documentación. Madrid: Editorial Dossat, 1990.
• Cisneros Rodríguez, Inés. García Dúctor, Catalina. Lozano
Jurado, Isabel María. ¿Sociedad de la Información frente a Sociedad
del Conocimiento?: La Educación como mediadora.
http://tecnologiaedu.us.es/edutec/paginas/43.html [Consultado: Abril
2006].
• Currás, Emilia. Informacionismo y asimilación neuronal de la
información. En I Congreso Internacional sobre Tecnología
Documental y del Conocimiento. Madrid: AHDI (enero 2004).
• Currás, Emilia. La información en sus nuevos aspectos.
Paraninfo: Madrid, 1988.
• Chayer, Héctor Mario; Goldfeld, Agustín Guido; Ventura,
Damián Esteba. Una nueva categoría de instrumento jurídico: El
documento digital firmado digitalmente – parte I. Publicado en El
Derecho, 7 de agosto de 2002.
• David, S. Transformación de la empresa para entrar al mundo
del mañana. Nuevo pensamiento empresarial (Seminario).
CENCAPASE: México, 1992.
17 | Gestión de la Información y Conocimiento en Fundaciones
• Fundación bip-bip. Estudio de diagnóstico sobre el nivel de
utilización de las TIC en las Entidades No Lucrativas de Acción
Social que trabajan en pro de la inserción social en España. Madrid,
Junio 2005.
• Itami, H. Mobilizing invisible assets: The key for sucessful
corporate strategy. Ed.: E. Punset and G. Sweeney. 1989.
• Lafuente López, Ramiro. Biblioteca digital y orden documental.
México: UNAM, Centro Universitario de Investigaciones
Bibliotecológicas, 1999.
• Naciones Unidas. Los caminos hacia una Sociedad de la
Información en América Latina y el Caribe. Conferencia Ministerial
Regional Preparatoria de América Latina y el Caribe para la Cumbre
Mundial sobre la Sociedad de la Información, Bávaro, República
Dominicana, 29 al 31 de enero de 2003.
• Polanyi, Michael. Personal Knowledge: Towards a Post-Critical
Philosophy. University of Chicago Press: Chicago, Illinois, 1962.
• Schultheis, R.; Summer, M. Management information systems.
Irwin: Boston, 1989.
• Steven, Alter. Information Systems: A management perspective.
Addison-Wesley: Massachusets, 1992.
• Telefónica. La Sociedad de la Información en España 2005:
Resumen ejecutivo.
http://www.telefonica.es/sociedaddelainformacion [Consultado: Mayo
2005].
• Tramullas, Jesús. El producto de información digital. 2002.
http://www.tramullas.com/ai/productos.htm [Consultado: Mayo 2004].
• Valdés Buratti, Luigi. La re-evolución empresarial del siglo XXI:
Conocimiento y capital intelectual. Editorial Norma: México, 2002.
18 | Gestión de la Información y Conocimiento en Fundaciones

2. LOS SISTEMAS DE INFORMACIÓN

2.1. Introducción

Antes de ofrecer una definición del concepto de Sistema de

Información, comenzaremos por definir los términos que lo
constituyen: sistema e información.

La palabra sistema se emplea actualmente en muchos ámbitos

distintos: se habla de sistemas eléctricos, sistemas monetarios,
sistemas de seguridad, el sistema solar e, incluso, de sistemas de
juego en equipos de fútbol. La razón es que, al igual que le ocurre
con otras palabras como conjunto, el término sistema se emplea
para designar un concepto, una herramienta genérica que se puede
emplear para explicar o analizar mejor cómo es o qué ocurre en una
determinada área social, económica, física, etc. El diccionario de la
Real Academia Española nos dice que sistema es un conjunto de
cosas que ordenadamente relacionadas entre sí contribuyen a un
determinado objetivo. A partir de esta definición, podemos identificar
cuáles son los principales elementos presentes en cualquier sistema:

• Los componentes del sistema.

• Las relaciones entre ellos, que determinan la estructura del
sistema.
• El objetivo del sistema.

En cualquier tipo de sistema podemos identificar estos elementos.

En el sistema circulatorio del ser humano podemos determinar sus
órganos constitutivos (corazón, arterias, venas, etc.), las relaciones
entre ellos (el corazón bombea sangre hacia las arterias que están
dispuestas según una determinada estructura, etc.) y el objetivo
(asegurar el suministro de sangre a todo el cuerpo). En todos los
19 | Gestión de la Información y Conocimiento en Fundaciones
sistemas también podemos identificar otros elementos importantes
para comprender cómo son y cómo funcionan:

• El entorno del sistema: aquello que lo rodea, dentro del cual

está ubicado.
• Los límites del sistema: la frontera entre lo que es el sistema y lo
que constituye el entorno.

En el caso del sistema circulatorio de los humanos, el entorno donde

se localiza es el cuerpo, y la frontera la constituye la membrana o el
límite de cada uno de sus órganos con el resto del cuerpo que no
pertenece al sistema. También suelen existir relaciones entre el
sistema o sus componentes y el exterior representado por el entorno
(el sistema nervioso envía órdenes al corazón o para modificar sus
latidos). Estas relaciones con el exterior suelen conocerse como
entradas y salidas del sistema.

Para nuestro propósito, la definición de sistema nos será útil para

estudiar la manera en la que las Instituciones o Fundaciones, que
constituyen sistemas, manejan la información necesaria para su
funcionamiento. Para ello nos basamos no sólo en la definición de
sistema, sino en todas las técnicas creadas para el análisis de los
sistemas siguiendo el enfoque sistémico o teoría general de
sistemas, que presenta la particularidad de ofrecer distintos
aspectos, dentro de todo un conjunto [Currás, 2005].

Un sistema de información se puede definir como procesos

interrelacionados que se realizan sobre una colección de datos
estructurados para recopilar, elaborar y distribuir información según
las necesidades de la institución y para actividades de dirección y
control correspondientes (decisiones) de acuerdo a su estrategia de
negocio.

Aunque todos los tipos de comunicación y de informaciones que

fluyen por la empresa pueden tener importancia para su
20 | Gestión de la Información y Conocimiento en Fundaciones
funcionamiento, la casi totalidad de definiciones de Sistema de
información se centran en la información formalizada. Muchos
autores aclaran que la razón para este enfoque reside en la
limitación para estudiar, planificar y dirigir el flujo y el tratamiento de
la información informal (rumores, diálogos personales o por teléfono,
etc.) de forma cohesionada y global.

Todo Sistema de Información persigue unos objetivos, que se

pueden sistematizar en dos [Stanislav, 2002]: Dar soporte adecuado
a las estrategias de la institución, y la segunda es proporcionar a
todos los niveles de la institución la información necesaria para
controlar las actividades de la misma. Por esto, la información debe
utilizarse como un recurso institucional que debe ser planificada,
gestionada y controlada para que pueda ser más efectiva para la
institución, generalmente a través de su enmarcación dentro del Plan
Estratégico de la Fundación.

Actualmente, y gracias a las causas ya comentadas, el uso del

ordenador y las infraestructuras de comunicación son cada vez más
asequibles en las Fundaciones Españolas, participando de manera
efectiva en casi todos los flujos de información que se producen en
la institución: información económica, laboral, de materias y de
productos. Por estas razones, cuando se habla de Sistemas de
Información se tiende a pensar automáticamente en Sistemas de
Información basados en computadora, o Sistemas de Información
Automatizados, cuando es un concepto distinto al analizado al inicio
de este apartado.

Los principales objetivos de los Sistemas de Información

Automatizados son:

• Simplificar o realizar automáticamente procesos que

tradicionalmente se realizaban de forma manual: por ejemplo,
pueden realizar los reiterativos cálculos contables sin errores en las
operaciones y con una rapidez inigualable.
21 | Gestión de la Información y Conocimiento en Fundaciones
• Permitir el uso de métodos matemáticos inabordables sin estas
herramientas, o controlan el proceso de fabricación, evitando errores
y mejorando la velocidad y precisión de medida.

Por ello, podemos definir un Sistema de Información Automatizado

como “conjunto integrado de procesos desarrollados en un entorno
usuario-ordenador, que operan sobre un conjunto de datos
estructurados de acuerdo con las necesidades de una organización y
recopilan, elaboran y distribuyen selectivamente la información
necesaria para la operatividad habitual de la organización y las
actividades propias de la dirección misma” [Andreu, 1996].

Los Sistemas de Información Automatizados están integrados por

subsistemas que incluye el hardware, software y almacenamiento de
los datos para los archivos y bases de datos, proporcionando
informaciones que faciliten la toma de decisiones, dejando libertad
plena a los usuarios. Se incrementa de esta manera la calidad de la
función directiva, al apoyar cada decisión en una base sólida de
información debidamente presentada y procesada. La información
debe llegar siempre a aquellas personas para las que sea relevante,
y a nadie más (pero tampoco a nadie menos). La información se
debe proporcionar de manera concisa, evitando generar grandes
listados imposibles de analizar.

2.2. Los errores tradicionales

En las últimas décadas hemos venido observando que las

Instituciones al intentar abordar el problema de la gestión de la
información lo han hecho cometiendo fundamentalmente tres errores
graves:
22 | Gestión de la Información y Conocimiento en Fundaciones

a. Todo es tecnología

Muchas instituciones han optado por las tecnologías y las soluciones

software como elemento central de su política informacional hasta el
punto de acabar equiparando el Sistema de Información con la red
informática de la Institución, ignorando otros factores importantes
como son la cultura de la fundación, su política, destinatarios,
objetivos, etc.

La tecnología nunca se debe considerar de forma aislada en el

tratamiento de la información, sino que es el medio para que un
Sistema de Información cumpla el propósito para el que ha sido
creado, optimizando los resultados previstos.

b. Todo sirve para todos

Si grave era el problema de considerar que la tecnología es la única

solución necesaria para el tratamiento de la información en una
institución y su generación en conocimiento, más lo es el hecho de
pensar que una misma tecnología o Sistema de Información pueda
funcionar en organizaciones distintas, independientemente de su
estrategia de negocio, del personal que las compone o de la
información que gestionan.

c. Todo es información

El tercer error común detectado es confundir información con datos,

pensar que la información es fácilmente almacenable y, en definitiva,
que el conocimiento es fruto de los procesos técnicos con los datos,
más que una gestión inteligente y planificada de la información
[Serrano, 2005].
23 | Gestión de la Información y Conocimiento en Fundaciones

2.3. La Cadena Informacional

En las Ciencias de la Documentación existen una serie de procesos

y tareas bien definidas que permiten a las Instituciones y
Fundaciones gestionar de forma “científica” la información contenida
en sus documentos, es lo que desde la disciplina se denomina la
“Cadena Documental” pero que a efectos de la realidad de las
Fundaciones Españolas nos gusta denominar “Cadena
Informacional” por el uso real-final de la información contenida en los
documentos como base de la gestión.

Aunque hay muchas clasificaciones, a nuestro entender la “Cadena

Informacional” estaría dividida en los siguientes procesos y tareas:

Imagen 2.1. Procesos y tareas de la Cadena Informacional

• Proceso de Entrada: Permiten la entrada de la información en el

Sistema que usaremos para su gestión. La tarea de adquisición
puede suponer la compra de información a empresas o instituciones
externas. La digitalización permite integrar la información contenida
en soportes documentales a procesos digitales comprensibles por
los Sistemas Automatizados de Información.
24 | Gestión de la Información y Conocimiento en Fundaciones
• Proceso de Tratamiento: Actividad propiamente documental que
supone la representación de la información contenida en los
documentos de una forma totalmente distinta, con el fin de facilitar su
consulta o posterior recuperación.

• Proceso de Almacenamiento: Habitualmente este proceso es

obviado en los procesos de Gestión de los Sistemas de Información
y por ende en la “Cadena Informacional” ya que se piensan que son
procesos técnicos-mecánicos a realizar por los programadores o
informáticos de la Institución. Sin embargo, en su correcta
configuración inicial, su mantenimiento adecuado de estructura y de
seguridad (backup) dependerá en gran parte el éxito en la creación
de una gestión del Conocimiento de la Fundación. El expurgo,
aunque siempre ignorado y polémico, supone un avance en esta
dirección del Conocimiento, siempre basándose en políticas que
tengan en cuenta la información de la Institución y sus necesidades.

• Proceso de Gestión: Fundamentalmente la “Cadena

Informacional” orienta en este proceso sus tareas a la integración de
la gestión de la información con otros sistemas dentro de la
Institución, con el fin de que todos convivan ofreciendo valor añadido
global. El control de los derechos digitales de la información, o el
establecimiento y control de flujos de la información (workflows)
completan este proceso vital en cualquier Institución.

• Proceso de Salida: El fin último de cualquier Sistema de

Información basado en unos procesos controlados en la “Cadena
Informacional” es que dicha información está disponible por las
personas de nuestra Fundación que al final genere el Conocimiento
esperado. El máximo exponente será la perfecta integración de los
sistemas de la Institución con un Sistema de Difusión de la
Información (DSI), que permita acceder a la información pertinente a
las personas autorizadas, evitando una infotoxicación de los
receptores de las mismas.
25 | Gestión de la Información y Conocimiento en Fundaciones

2.4. Auditar la información

Como hemos tenido oportunidad de señalar en el apartado 1.4 de

“Retos para las Fundaciones Españolas”, es evidente que la gestión
de la información, a pesar de ser un recurso vital para las
Fundaciones, no está lo suficientemente valorada en las mismas.

Por otra parte, es evidente que tampoco hay que “adorar” todo lo que
tenga que ver con la información y el conocimiento, ya que no toda la
información existente en las Fundaciones es preciso tener en cuenta
o gestionar. Entonces, ¿qué camino deben tomar las Fundaciones
Españolas en este aspecto?

Sin duda, lo primero que habrá que proponer en el Grupo Sectorial

de Fundaciones Españolas a constituirse es elaborar unos
procedimientos normalizados de auditoría de información
institucional. Unas bases que sirvan de guía (obviamente, cada
fundación es distinta) para detectar, controlar y evaluar la
Información que existe en una Fundación y los flujos de información
que en ésta discurren, el uso que se hace de ella y su adecuación
con las necesidades de su personal y con los objetivos de la
organización. Con estas normas ajustadas a la realidad de las
Fundaciones Españolas podremos [Serrano, 2005]:

• Resolver la incertidumbre sobre qué información tiene la

Fundación y dónde está situada, lo que nos ayudará a
identificar: duplicidades, carencias e inconsistencias.

• Diagnosticar qué uso se hace de la información y en definitiva

la importancia que a ésta se le otorga (obtendremos respuestas
a quién, cuándo, dónde, para qué y cómo se usa la
información).
26 | Gestión de la Información y Conocimiento en Fundaciones
• Así mismo, esta normalización de la auditoría en las
Fundaciones Españolas nos permitirá definir y gestionar
profesionalmente la “cadena informacional” en cada Fundación
(inputs de la información, procesos de almacenamiento y
expurgo, outputs que generen conocimiento, etc).

• También podremos detectar cuáles son las necesidades

concretas de información y conocimiento de los miembros de
las Fundaciones en las cuales se establezcan las “políticas
informacionales”, así como la de sus proveedores o usuarios
finales.

• Por último, y no menos importante, contar con una

normalización en la auditoría en Fundaciones nos permitirá
evaluar los costes y beneficios de la gestión de la información y
del conocimiento en función de la adecuación de ésta con los
parámetros bases definidos en sus estatutos por las
Fundaciones participantes.

2.5. Lecturas recomendadas

• Andreu, R.; Ricart, J. E.; Valor, J. Estrategia y sistemas de

información. Ed. McGraw-Hill, segunda edición, 1996.
• Currás, Emilia. Ontologías, taxonomía y tesauros: Manual de
construcción y uso. Madrid: Editorial Trea, 2005.
• Ranguelos Youlianov, Stanislav. Gestión de la Información y el
Conocimiento en las organizaciones. Lima, 2002.
• Serrano, Susana; Zapata Lluch, Mónica. Auditar la información
para gestionar el conocimiento. Fundación Iberoamericana del
Conocimiento. http://www.gestiondelconocimiento.com [Consultado:
Abril 2005].