Reingeniera de procesos en la administracin pblica.

Prez
Villanueva, Liliana.
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Central UNMSM

CAPTULO III

REINGENIERA


3.1. Razones para aplicar reingeniera
Reingeniera significa volver a empezar arrancando de nuevo; reingeniera no es
hacer ms con menos, es con menos presentar el resultado. El objetivo es hacer lo
que ya se hace pero hacerlo mejor, trabajar ms inteligentemente.
Es redisear los procesos de manera que stos no estn fragmentados. Entonces la
compaa se las podr arreglar sin burocracias e ineficiencias.
La reingeniera busca avances decisivos, no mejorando los procesos existentes sino
descartndolos por completo y cambindolos por otros enteramente nuevos. La
reingeniera implica igualmente un enfoque de gestin del cambio diferente.
El error fundamental que muchas instituciones cometen al pensar en tecnologa es
verla a travs del lente de sus procesos existentes. Estn centrados en usar las
nuevas capacidades tecnolgicas para realzar, dinamizar o mejorar los flujos
existentes. El enfoque correcto debe ser en aprovechar la tecnologa para llevar a
cabo procesos que no se estn efectuando. La reingeniera a diferencia de la
automatizacin es innovacin. Es explorar ms las nuevas capacidades de la
tecnologa para alcanzar metas enteramente nuevas.
Segn Davenport en su libro Innovacin de Procesos: Los negocios debern de ser
vistos sobre sus procesos claves y no sobre funciones, divisiones o productos.
Redisear estos desde el inicio hasta el final, empleando cualquier tecnologa
innovativa (Innovacin de Procesos), ayuda a obtener :

Reduccin de costos en los procesos;
Reduccin de tiempo en los procesos;
Mejora de la Calidad;
Flexibilidad;
Optimizar niveles de servicios y lograr cualquier objetivo de la empresa


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3.2. Objetivos conseguidos con la aplicacin de reingeniera
a. Desaparicin del trabajo en serie
La caracterstica ms comn y bsica de los procesos rediseados es que
desaparece el trabajo en serie. Es decir, muchos oficios o tareas que antes
eran distintos se integran y comprimen en uno solo. Sin embargo, no siempre
es posible comprimir todos los pasos de un proceso en un solo oficio
ejecutado por una sola persona.
Los beneficios de los procesos integrados eliminan pasos laterales, lo que
significa acabar con errores, demoras y repeticiones. Asimismo, reducen
tiempos indirectos de administracin dado que los empleados encargados del
proceso asumen la responsabilidad de ver que los requisitos se satisfagan a
tiempo.
b. Procesos remodelados
El proceso remodelado estimula a los trabajadores para que encuentren
formas innovadoras y creativas de reducir continuamente el tiempo del ciclo y
producir al mismo tiempo altos nmeros de un proceso terminado. Otro
beneficio es un mejor control, pues como los procesos integrados necesitan
menos personas, se facilita la asignacin de responsabilidad y el seguimiento
del desempeo.
c. Empowerment
Cuando la administracin confa en los equipos la responsabilidad de
completar un proceso total, necesariamente tiene que otorgarles tambin la
autoridad para tomar las medidas conducentes. Los equipos, sean de una
persona o de varias, que realizan trabajo orientado al proceso, tienen que
dirigirse a s mismos. Dentro de los lmites de sus obligaciones -fechas lmite
convenidas, metas de productividad, normas de calidad, etc.- deciden cmo y
cuando se ha de hacer el trabajo. Si tienen que esperar la direccin de un
supervisor de sus tareas, entonces no son equipos de proceso.


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La reingeniera y la consecuente autoridad impactan en la clase de personas
que las empresas deben contratar.
En lugar de separar la toma de decisiones del trabajo real, la toma de
decisiones se convierte en parte del trabajo. Ello implica comprimir
verticalmente la organizacin, de manera que los trabajadores ya no tengan
que acudir al nivel jerrquico superior y tomen sus propias decisiones.
Entre los beneficios de comprimir el trabajo tanto vertical como
horizontalmente se cuentan: menos demoras, costos indirectos ms bajos,
mejor reaccin del pblico usuario y ms facultades para los trabajadores.
d. Ejecucin de procesos en orden natural
Los procesos rediseados resultantes de este estudio procurarn estar libres
de los pasos innecesarios: se puede explotar la ejecucin simultnea de tareas
por sobre secuencias artificiales impuestas por la linealidad en los procesos.
En los procesos rediseados, el trabajo es secuenciado en funcin de lo que
realmente es necesario hacerse antes o despus.
La "deslinearizacin" de los procesos se aceleran ya que muchas tareas se
hacen simultneamente y reducen el tiempo que transcurre entre los primeros
pasos y los ltimos pasos de un proceso se reduce el esquema de cambios
mayores que podran volver obsoleto el trabajo anterior o hacer el trabajo
posterior incompatible con el anterior. Las organizaciones logran con ello
menos repeticiones de trabajo, que es otra fuente de demoras.
e. Procesos aceptan ligeras modificaciones en casos especiales
Esto se conoce como el fin de la estandarizacin. Significa terminar con l os
tradicionales procesos nicos para todas las situaciones, los cuales son
generalmente muy complejos, pues tienen que incorporar procedimientos
especiales y excepciones para tomar en cuenta una gran variedad de
situaciones. En cambio, un proceso de mltiples versiones es claro y sencillo


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porque cada versin slo necesita aplicarse a los casos para los cuales es
apropiada. No hay casos especiales ni excepciones.
f. Reduccin de verificaciones y controles
Los procesos tradicionales estn llenos de pasos de verificacin y control que
no agregan valor, pero que se incluyen para asegurar que nadie abuse del
proceso.
Los procesos rediseados muestran un enfoque ms equilibrado. En lugar de
verificar estrictamente el trabajo a medida que se realiza, se tienen controles
globales o diferidos. Estos sistemas estn diseados para tolerar abusos
moderados o limitados, demorando el punto en el que el abuso se detecta o
examinando patrones colectivos en lugar de casos individuales. Sin embargo,
los sistemas rediseados de control compensan con creces cualquier posible
aumento de abusos con la dramtica disminucin de costos y otras trabas
relacionadas con el control mismo.
g. Conciliacin mnima
Se disminuyen los puntos de contacto externo que tiene un proceso, y con ello
se reducen las posibilidades de que se reciba informacin incompatible que
requiere de conciliacin.
h. Prevalecen operaciones hbridas centralizadas-descentralizadas
Las empresas que han rediseado sus procesos tienen la capacidad de
combinar las ventajas de la centralizacin con las de la descentralizacin en
un mismo proceso. Apoyadas por la informtica, estas empresas pueden
funcionar como si las distintas unidades fueran completamente autnomas, y,
al mismo tiempo, la organizacin disfruta de las economas de escala que crea
la centralizacin.





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3.3. Reingeniera de procesos en la Administracin Pblica
Quiz pueda parecer que la Reingeniera de Procesos solo ha de afectar a las
empresas cuya finalidad es hacer negocio, dejando de lado a las Instituciones sin
fines de lucro y a las Administraciones Pblicas. Hay autores que apoyan estas
restricciones por considerar que procesos de negocio solo son aquellos que aportan
valor de negocio a la empresa. Y quiz tambin por eso mismo no ha sido bien
comprendido en las Administraciones Pblicas.

Sin embargo, siendo los procesos los que se encuentran sujetos a reingeniera y no
las instituciones, es perfectamente vlida su aplicacin en la Administracin Pblica,
ya que la diferencia bsica con instituciones con fines de lucro, se encuentra en la
normatividad vigente y la aplicacin de las leyes del Estado.

La dinmica del cambio en las exigencias a las Administraciones Pblicas, as como
los nuevos planteamientos tecnolgicos obliga a modificar tanto las formas de dirigir
y de organizar como los comportamientos en estas Instituciones.
Paulatinamente se ha ido incorporando en los nuevos diseos, tanto polticos como
administrativos la exigencia de una mayor orientacin de las Administraciones
Pblicas hacia sus "resultados" y sus "prestaciones" rompiendo as con la orientacin
tradicional de sus estructuras.
El desarrollo de las nuevas tecnologas de la Informacin y las comunicaciones, no
solo ha favorecido los niveles de informacin para un control ms eficiente, sino que
facilita de manera decisiva una nueva forma de configurar los procesos o
procedimientos en las Administraciones Pblicas.

Estas a su vez, deben dar respuesta eficiente al mandato poltico, por un lado, y a la
eficiencia econmica y social de su gestin por el otro. Para lo cual se precisa de un
nuevo desarrollo de su capacidad directiva, pero dentro de los nuevos diseos
organizativos. Es decir, se debe romper con la estructura burocrtica.
Se trata, en fin, de un proceso de cambio con el que se desarrolla no solo una
gestin de lo pblico, de lo econmico y de lo social, sino que, adems, se abren


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nuevas oportunidades de desarrollo profesional para las personas implicadas en las
Administraciones Pblicas.

La aplicacin de reingeniera produce la optimizacin del flujo de trabajo y de la
productividad en una organizacin. Esta optimizacin se mide en funcin de los
resultados del negocio.