Cdigo : PR-SGI-CSM-01 ELABORACIN Y MODIFICACIN Revisin : 00 DE DOCUMENTOS Fecha : Enero 2013
Pgina : 1 de 7
Prohibida la reproduccin parcial o total de este documento sin la autorizacin de CONPAX
1.- OBJETIVOS
Establecer una metodologa para elaborar, revisar, aprobar y modificar los Documentos que forman parte del Sistema de Gestin de Calidad, Seguridad y salud ocupacional, y Ambiental de CONPAX.
2.- ALCANCE
Este Procedimiento se aplica a las reas, en donde sea necesario generar documentos para actividades que se desarrollen bajo los sistemas de gestin anteriormente sealados.
3.- DEFINICIONES
3.1 CONPAX: se entender por CONPAX a las siguientes empresas:
- Constructora CONPAX - Minera y Montajes CONPAX - Ingeniera y Servicios CONPAX - Empresas CONPAX - Constructora CONDESI
3.2 Manual de Gestin Integrado: Es un documento que establece el alcance de los sistemas que lo componen, incluyendo detalles y justificacin de cualquier exclusin. Tambin hace referencia a los diferentes procedimientos documentados establecidos por los sistemas de Calidad, Seguridad y salud ocupacional y Ambiental y por ltimo describe la interaccin entre los procesos de los sistemas de gestin.
3.3 Planes: son documentos que establecen las prcticas ya sea de calidad, Seguridad y salud ocupacional, y Ambientales segn corresponda, especficas a aplicar en una Obra. En general los planes, hacen referencia a las partes del Manual de Gestin que son aplicables a casos especficos.
3.4 Procedimientos: documentos que establecen claramente una metodologa especificada para ejecutar una actividad.
Cdigo : PR-SGI-CSM-01 ELABORACIN Y MODIFICACIN Revisin : 00 DE DOCUMENTOS Fecha : Enero 2013
Pgina : 2 de 7
Prohibida la reproduccin parcial o total de este documento sin la autorizacin de CONPAX 3.5 Instructivos de Trabajo: documentos destinados a aclarar o especificar aspectos relevantes de la prctica diaria. No requiere una informacin tan estructurada como los procedimientos, pero deben dejar en claro cmo va a ser realizada la actividad. Generalmente se utilizan como documentos anexos de los procedimientos, y sirven para explicar y/o definir claramente los pasos necesarios para realizar una actividad con caractersticas especiales o con gran impacto en el producto, la seguridad o en medio, entre otros.
3.6 Registros: corresponden a los documentos resultantes de las actividades de control de los distintos procesos, los cuales son utilizados como prueba de la ejecucin de una actividad.
4.- DOCUMENTOS RELACIONADOS
4.1 Manual de Gestin Integrada MAN-SGI-CSM-01 4.2 Procedimiento PR-SGI-CSM-02 Control de Documentos 4.3 Procedimiento PR-SGI-CSM-03 Control de Registros
5.- RESPONSABILIDADES
5.1 La(s) persona(s) designada(s) para elaborar un Documento debe:
- Preparar el documento de acuerdo a lo establecido en el presente procedimiento. - Verificar que el Documento generado describe la actividad en forma consistente con los Objetivos definidos para la misma. - Efectuar y/o incorporar todos los cambios o modificaciones aprobados con posterioridad a la emisin del Documento.
5.2 La(s) persona(s) que revisan un Documento es(son) responsable(s) de:
- Evaluar que el Documento cumple con los Objetivos que se definieron, que es compatible con las definiciones del Sistema de Gestin Integrado (Calidad, Seguridad y salud ocupacional, Medio Ambiente) y cumple con las formalidades previstas para el Documento. - Evaluar las modificaciones o cambios sugeridos a un Documento, a fin de determinar su procedencia.
Cdigo : PR-SGI-CSM-01 ELABORACIN Y MODIFICACIN Revisin : 00 DE DOCUMENTOS Fecha : Enero 2013
Pgina : 3 de 7
Prohibida la reproduccin parcial o total de este documento sin la autorizacin de CONPAX 5.3 El responsable de la aprobacin de un Documento debe:
- Verificar que el Documento es consistente con la Poltica Integrada de la Empresa, con los Procedimientos Generales y los Planes de cada Obra o Proyecto segn corresponda.
6.- DESCRIPCIN
6.1 Origen de un Procedimiento o Instructivo
Por presentacin de terceros, u/o necesidad de la Empresa, se puede iniciar la formulacin de un Procedimiento como borrador, materia que ser calificada por los Jefes de los Departamentos de Calidad, Seguridad y salud ocupacional y Medio Ambiente respectivamente en conjunto con el Representante de Gerencia, segn corresponda, a nivel central.
6.2 Matriz de Responsabilidades de los Documentos
La generacin de la Documentacin del Sistema de Gestin Integrado est sujeta a una matriz de responsabilidades, donde se establecen los cargos responsables de elaboracin, revisin y aprobacin de los mismos, de acuerdo a su nivel de aplicacin. Ver Anexo II.
6.3 Elaboracin de un Documento del Sistema de Gestin Integrado
6.3.1 Definida la necesidad de documentar una actividad, se proceder a analizar si procede la realizacin de dicho procedimiento.
6.3.2 Aprobada la elaboracin de un Documento, se entregarn todos los antecedentes del mismo a los Jefes de Departamentos (Calidad, Seguridad y salud ocupacional, y Medio Ambiente)
6.3.2 Posteriormente se elaborar dicho documento y se entregar en calidad de borrador al Representante de Gerencia, segn se establece en la Matriz de Responsabilidades.
6.4 Revisin de Documentos
6.4.1 El Revisor debe verificar que el contenido del Documento responde a los Objetivos planteados y es consistente con la Poltica de Gestin Integrada de la Empresa y con la actividad a controlar.
Cdigo : PR-SGI-CSM-01 ELABORACIN Y MODIFICACIN Revisin : 00 DE DOCUMENTOS Fecha : Enero 2013
Pgina : 4 de 7
Prohibida la reproduccin parcial o total de este documento sin la autorizacin de CONPAX 6.4.2 Verificada la consistencia del Documento en contenido, formato y estructura, el Revisor deber presentarlo al nivel de aprobacin.
6.5 Aprobacin de Documentos
6.5.1 Todos los Documentos elaborados o modificados deben ser sometidos a la aprobacin del cargo correspondiente, segn Matriz de Responsabilidades. 6.5.2 Aprobado un Documento se entregar a los Jefes de Departamentos de Calidad, Seguridad y salud Ocupacional, y Medio Ambiente de oficina central para su registro, archivo y distribucin.
6.6 Modificacin del Documento
6.6.1 Los Procedimientos que regulan una actividad pueden ser modificados. El cambio se ver reflejado a travs de una nueva revisin y acompaado de una difusin de los cambios realizados.
6.6.2 El proceso de Modificacin de un Documento, tiene las mismas instancias de lo sealado anteriormente.
6.6.3 Cada vez que se realice un cambio en la versin del procedimiento, se identificar en dicho documento en color distinto de negro (azul), el cambio realizado, medida tendiente a poder identificar fcilmente las modificaciones presentadas. Esta actividad se realizar solo para los documentos emanados desde oficina central.
6.7 Estructura de un Procedimiento
6.7.1 Contenido.
Los Procedimientos, que sean generados en el marco del Sistema de Gestin Integrado, se deben desarrollar segn la siguiente estructura:
Cdigo : PR-SGI-CSM-01 ELABORACIN Y MODIFICACIN Revisin : 00 DE DOCUMENTOS Fecha : Enero 2013
Pgina : 5 de 7
Prohibida la reproduccin parcial o total de este documento sin la autorizacin de CONPAX En cada tema indicado debe contemplarse como mnimo la siguiente informacin:
1.- OBJETIVOS
Este punto debe entregar una clara definicin del propsito de la Documentacin de la actividad a regular.
2.- ALCANCE
En este tem se describe brevemente dnde y a que? se aplica el procedimiento.
3.- DEFINICIONES
Definicin de conceptos, trminos y palabras que se usan en el documento.
4.- DOCUMENTOS RELACIONADOS
Se debe indicar todas las referencias que han servido de base a la actividad documentada.
5.- RESPONSABILIDADES
Se define todos los cargos involucrados en la actividad documentada, especificando y definiendo claramente sus responsabilidades.
6.- DESCRIPCIN
En este punto se describe la actividad en forma clara, breve y precisa, por medio de una secuencia lgica y ordenada, ya sea grfica o escrita, de las acciones que se efectan durante su desarrollo.
7.- CRITERIOS DE ACEPTACIN
En este punto se deben definir las reglas o recomendaciones que permitan evaluar los resultados del proceso a regular, con el Objetivo de calificar su aprobacin o rechazo.
8.- REGISTROS
Cdigo : PR-SGI-CSM-01 ELABORACIN Y MODIFICACIN Revisin : 00 DE DOCUMENTOS Fecha : Enero 2013
Pgina : 6 de 7
Prohibida la reproduccin parcial o total de este documento sin la autorizacin de CONPAX Definicin de la documentacin que evidencie la realizacin y resultados de la actividad que describe el procedimiento para su efectiva trazabilidad.
9.- ANEXOS
Documentacin adicional que complemente y facilite la comprensin y aplicacin del Procedimiento.
6.7.2 Rotulacin de la Documentacin
6.7.2.1 En la primera hoja deber desarrollarse segn Anexo III.
REVISORES : N de cargos que participan en la Preparacin, revisin y Aprobacin de un documento.
PREPAR : Seala a la(s) persona(s) responsable(s) de la elaboracin del Documento.
REVIS : Seala a la(s) persona(s) responsable(s) de la revisin del Documento.
APROB : Seala a la(s) persona(s) responsable(s) de la aprobacin del Documento.
6.7.2.2 En cada pagina los documentos elaborados bajo la estructura de un Procedimiento debern llevar un rtulo de identificacin en todas sus hojas (ver Anexo IV).
TITULO : Indica el nombre dado al Procedimiento.
CDIGO : Cdigo alfanumrico asignado al Documento por el Representante de Gerencia o Encargado de Calidad de Obra segn sea el caso.
REVISIN : Indica el nmero de veces que se ha modificado el Documento producto de las revisiones al original, se parte con revisin 00.
FECHAS : Mes y ao de aprobacin del Documento por parte de los Responsables, el da es opcional. (No necesariamente corresponde a la fecha de entrada en vigencia)
Cdigo : PR-SGI-CSM-01 ELABORACIN Y MODIFICACIN Revisin : 00 DE DOCUMENTOS Fecha : Enero 2013
Pgina : 7 de 7
Prohibida la reproduccin parcial o total de este documento sin la autorizacin de CONPAX
PGINA : Nmero de pgina del Documento respecto del total de pginas, por ejemplo: 1 de 7.
7.- CRITERIOS DE ACEPTACIN
1.- Todo procedimiento generado ya sea por el Departamento de Gestin de Calidad, Seguridad y salud ocupacional, y Ambiental, deber realizarse segn lo descrito en este procedimiento, no ser valido ningn documento que presente otro formato.
2.- Para la documentacin que se genere en obra, ser prioritario realizar el formato requerido por el Mandante o representante de este, en caso contrario sern los Jefes de Departamentos anteriormente sealados quienes tomarn la decisin.
8.- REGISTROS
Documentos generados.
9.- ANEXOS
9.1 Anexo I : Documentos del Sistema de Gestin Integrado 9.2 Anexo II : Matriz de Responsabilidades 9.3 Anexo III : Portada 9.4 Anexo IV : Rtulo de Identificacin de cada hoja