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LA COMUNICACIN ORGANIZACIONAL

1. DEFINICION DE COMUNICACIN
Es el proceso mediante el cual se trasmite o comparte informacin con otros individuos,
implica que una persona envi un mensaje a una o mas personas, lo cual genera que todos
lleguen a una comprensin comn del mensaje.
Las actividades de comunicacin de los gerentes, por lo general, implica la comunicacin
interpersonal: comparti r informacin con otros miembros de la organizacin.

2. LAS FUNCIONES DE LA COMUNICACIN
La comunicacin desempea cuatro funciones principales dentro de un grupo u
organizacin: control, motivacin, expresin emocional e informacin.
La comunicacin acta para controlar el comportamiento de los miembros en varias
formas. Las organizaciones tienen jerarquas de autoridad y lineami entos formales que
requieren el cumplimiento por parte de los empleados. Por ejempl o, cuando se requiere
que los empleados comuniquen a sus jefes inmediatos cualquier queja relacionada con el
trabajo, que sigan la descripcin de su puesto, o que cumplan con las polticas de la
empresa, la comunicacin est desempeando una funcin de control.
La comunicacin fomenta la motivacin al aclarar a los empleados lo que se debe hacer, lo
bien que lo estn desarrollando y lo que se puede hacer para mej orar el des empeo si ste
se encuentra por debajo del promedio. Vi mos esto en funcionamiento cuando revisamos
las teoras de fijacin de metas y reforzamiento en el captulo. La formacin de metas
especficas, la retroalimentacin sobre el avance hacia las metas y el reforzamiento del
comportamiento deseado: todo esto estimula la motivacin y requiere de la comunicacin.
Para muchos empleados, su grupo de trabajo es una fuente bsica de interaccin social. La
comunicacin que tiene lugar dentro del grupo es un mecanismo fundamental por el cual
los miembros muestran sus frustraciones y sus sentimientos de satisfaccin. Por tanto, la
comunicacin proporciona un escape para la expresin emocional de sentimientos y para
la satisfaccin de necesidades sociales.
La ltima funcin que desarrolla la comunicacin se relaciona con su papel de facilitar la
toma de decisiones. Proporciona la informacin que los individuos y grupos necesitan para
tomar decisiones, al transmitir los datos para identificar y evaluar opciones alternativas.
Ninguna de estas cuatro funciones debe verse como ms importante que las restantes.
Para que los grupos se desempeen con eficacia necesitan mantener alguna forma de
control sobre sus miembros, estimularlos para que se esfuercen, proporcionar un medio de
expresin emocional y tomar decisiones. Uno puede suponer que casi cualquier interaccin
de comunicaciones que tiene lugar en un grupo u organizacin, desempea una o ms de
estas cuatro funciones.

3. LA COMUNICACIN INTERPERSONAL
De acuerdo a la definicin, la comunicacin centra la atencin en tres puntos esenciales: 1)
la comunicacin incluye personas y, por ello, para entenderla se necesita tratar de
comprender como se relacionan las personas entre s; 2) la comunicacin consiste el
compartir un significado, lo cual quiere decir que, a fin de que la gente se comunique, ha
de entender el significado de las palabras que este usando; 3) la comunicacin es
simblica: los sonidos, gestos, letras, nmeros, palabras y grficos representan las ideas
que pretenden comunicar.
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En resumen, la comunicacin es la transmisin de mensajes entre personas. Los mensajes
se pueden comunicar verbalmente, por escrito, mediante gestos simblicos. Una
comunicacin efectiva ocurre cuando el mensaje es recibido y transmite el significado
exacto que el emisor tuvo intencin de transmiti r. Cuando la comunicacin no tiene xito,
el mensaje fundamental no se transmite.

Para ser un comunicador interpersonal eficaz, un gerente debe seguir los siguientes pasos .
a) Como funciona la comunicacin interpersonal.
b) La relacin entre retroalimentacin y comunicacin interpersonal.
c) La importancia de la comunicacin interpersonal verbal y no verbal.

Cmo funciona la comunicacin interpersonal?
Proceso de la Comunicacin
La comunicacin interpersonal puede definirse como el proceso de transmitir informacin
a otros. Dicho proceso involucra al emisor, el mensaje, receptor, el canal, la codificacin,
decodificacin y el ruido.

Emisor: O fuente del mensaje inicia la comunicacin en una organizacin, el emisor es la
persona que tiene una informacin, necesidad o deseo, as como un propsito para
comunicrselo a otra persona o a varias personas.
Mensaje: Es la informacin codificada que el emisor intenta compartir con otras pers onas.
Receptor: Es la persona que por medio de sus sentidos, percibe el mensaje del emisor.
Puede haber una cantidad i mportante de receptores, ejemplo cuando se dirige un
memorando a todos los miembros de la organizacin o puede haber sido solo uno, ejempl o
cuando hablamos en privado con un compaero. Si el receptor no capta el mensaje, no hay
comunicacin.
Canal: Es el medio formal de comunicacin entre el receptor y un emisor, a el canal se le
conoce como el mtodo de transmisin (el aire para las palabras pronunciadas o el papel
para las cartas).
Codificacin: La codificacin se presenta cuando el emisor traduce la informacin que
trasmitir a una serie de smbolos. La codificacin es necesaria porque la informacin solo
se puede trasmitir de una persona a otra por medio de representaciones o smbolos.
Con la codificacin el emisor trata de establecer o lograr una reciprocidad de significados
con el receptor eligiendo los smbolos en forma de palabras y gestos que en opinin del
emisor, tienen el mismo significado por el receptor.
Decodificacin: Es cuando el receptor interpreta el mensaje y lo traduce a informacin con
sentido.
La descodificacin esta sujeta a la experiencia pasada del receptor, a la evaluacin personal
de los smbolos y gestos usados a las expectativas (la gente quiere or lo que quiere or) y a
la reciprocidad de significado con el emisor.
Ruido: Es cualquier factor que altera, confunde o interfiere en la comunicacin de la
manera que fuese.
El ruido puede ser interno (cuando el receptor no esta prestando atencin) o externo
(cuando el mensaje es distorsionado por otros sonidos del ambiente).
Retroalimentacin
Es la reaccin del receptor ante un mensaje. La retroalimentacin puede ser utilizada por el
receptor para asegurarse de que hay una comunicacin efectiva. Nunca se puede estar del
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todo seguro de si un mensaje fue eficazmente codificado, transmitido, decodificado y
comprendido hasta confirmarlo por medio de la retroalimentacin.

Proceso de la Comunicacin















4. LA COMUNICACIN INTERPERSONAL EFECTIVA E INEFECTIVA:
Describe aquella situacin de comunicacin interpersonal en que la informacin que la
fuente intenta compartir con el receptor y el significado que el receptor deriva del mensaje
recibido son los mismos.
Por el contrario, la comunicacin inefectiva es aquella situacin de comunicacin
interpersonal en que la informacin que la fuente i ntenta compartir con el receptor y el
significado que el receptor deriva del mensaje transmitido es diferente.
Para que la comunicacin sea efectiva tiene que codificarse de modo equivalente a la
experiencia que el receptor tenga y pueda ser decodificado.

5. BARRERAS QUE IMPIDEN UNA COMUNICACIN INTERPERSONAL EFECTIVA:
Son factores que reducen la probabilidad de una comunicacin, una comprensin clara de
estas barreras ayudar a los agentes a comunicarse con mayor xito.

5.1. LAS MACROBARRERAS DE LA COMUNICACIN:
Son factores que impiden la comunicacin efectiva en una situacin general comunicativa,
se relacionan con el entorno de la comunicacin; algunas de la macrobarreras son las
siguientes:
A. La creciente necesidad de informacin: Nos dice que los gerentes deben asegurarse de
que los miembros de la organizacin no estn sobrecargados de informacin solo
aquella informacin que es crtica para el desempeo de sus labores.
B. La necesidad de informacin cada vez ms compleja: Los gerentes toman medidas para
hacer nfasis en la simplicidad de la comunicacin, los efectos de esta barrera pueden
disminuirse, tener una organizacin ms tcnica, es otra estrategia para superar esta
barrera.
C. La realidad que la gente de todo el mundo estn entrando en contacto cada vez ms
en idiomas diferentes:
Mensaje Mensaje
Ruido
Emisor Codificar Canal Decodificar Receptor
Retroalimentacin
Recibir
Recibir
Transmitir
Transmitir
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Las personas en diferentes pases se vuelven ms internacionales y es necesario que
estas deban saber idiomas diferentes por que tienen que tratar con extranjeros
necesitan familiarizarse no solo con su idioma sino tambin con su cultura.
D. La constante necesidad de aprender nuevos conceptos reduce el tiempo disponible
para la comunicacin:
Los gerentes sienten que necesitan aprender los conceptos para poder entender el
complejo mundo de los negocios internacionales.

5.2. LAS MICROBARRERAS DE LA COMUNICACIN:
Son factores que se relacionan directamente con variables como la trasmisin del mensaje,
el emisor o la fuente, el receptor.
A. La perspectiva que tiene el emisor del receptor:
Esto no quiere decir que cada persona cuando expresa algo o alguien su expresin de su
rostro va de acuerdo a lo que dice o al mensaje que va a enviar.
B. La interferencia:
Son los estmulos que competen con el mensaje para lograr la atencin del receptor.
C. La perspectiva que tiene el receptor del emisor:
Las actitudes que pueda tomar el receptor hasta el emisor, los gerentes deben
considerar el valor de los mensajes transmiti dos independientemente de las actitudes
personales hacia el emisor.
D. La percepcin:
Cada individuo tiene diferentes formas de interpretar un mensaje pero esta ser de
acuerdo a su nivel educativo y la cantidad de experiencia y los gerentes tratan de utilizar
palabras precisas y claras.
E. La olisemia:
Dado que una sola palabra tiene muchos significados y el receptor tendr dificultad de
entender un mensaje. Un gerente debe tener cuidado de definir el trmino que va a
utilizar, tratar en lo posible de no utilizar palabras extraas.

6. LOGRO DE UNA COMUNICACIN EFECTIVA

En general, los gerentes Pueden mejorar sus destrezas comunicativas poniendo en prctica los
siguientes para una buena comunicacin:
A. Trate de aclarar sus ideas antes de comunicar:
Cuando ms sistemticamente analice el problema o la idea que se va a comunicar ms
clara ser. La buena planeacin tiene que considerar las mentas y las actitudes de
quienes recibirn y sern afectados por la comunicacin.
B. Examine el verdadero propsito de cada comunicacin:
Antes de comunicarse pregntese que se quiere lograr realmente con su mensaje:
Obtener informacin, emprender una accin, cambiar la actitud de una persona?
Identifique el objetivo ms importante y luego adapte su lenguaje, el fono y el enfoque
general para ese objetivo especfico.
C. Considere el entorno fsico y humano general cuando se comunique:
El significado y la intencin se comunican por algo ms que las palabras. Otros factores
influyen en el pacto total de una comunicacin.
D. Consulte con otros, cuando sea conveniente al planear las comunicaciones:
Frecuentemente es deseable o necesario buscar la participacin de otros para planear
una comunicacin o presentar los hechos en los que se basa la comunicacin.
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E. Piense muy bien los matices de lo que va a decir, no se concentre en el contenido
bsico de su mensaje:
Su tono de voz, su expresin, la aparente receptividad que muestre a las respuestas de
los dems tienen un efecto significativo sobre aquellos a quien se dirige.
F. Cuando surja la oportunidad, aprovchela para comunicar algo que sea de ayuda o de
valor para el receptor:
Considere los intereses y necesidades de los dems. Trate de ver las cosas desde el
punto de vista del otro.
G. Hgale seguimiento a su comunicacin:
Usted puede preguntar o estimular al receptor para que exprese sus reacciones; hacer
seguimiento sobre los controles y supervisar el desempeo posterior. Asegrese de
obtener retroalimentacin de cada comunicacin importante de modo que el resultado
sea apropiado.
H. Comunquese para maana as como para hoy:
An ms importante, las comunicaciones tienen que se coherentes con los intereses a
largo plazo y con las metas.
I. Asegrese de que sus acciones respalden sus comunicaciones:
En el anlisis final, el tipo de comunicacin ms persuasivo no es lo que usted dice sino
lo que usted hace. Cuando las acciones contradicen con las palabras, otros tienden a
desechar lo que usted ha dicho.
J. Busque no solo ser comprendido sino tambin comprender:
Sea buen escucha; cuando uno comienza a hablar a menudo deja de escuchar o por lo
menos deja de estar a tono con las reacciones y actitudes no expresadas por la otra
persona.

7. COMUNICACIN INTERPERSONAL VERBAL Y NO VERBAL
Se divide en 2 tipos:

7.1. Comunicacin verbal:
La comunicacin que usa palabras dichas o palabras escritas para compartir informacin
con los dems.
7.2. Comunicacin no verbal:
Consiste en compartir informacin sin utilizar las palabras para transmitir pensamientos.
Los elementos que se utilizan para comunicar pensamientos de forma no verbal, son los
gestos, en tono de la voz y las expresiones faciales. Por el contrario, la interrupcin que
el receptor le d al mensaje generalmente se basa en las palabras contenidas en el
mensaje y en factores no verbales, como los gastos y expresiones faciales del emisor.

IMPORTANCIA DE LA COMUNICACIN NO VERBAL:
Es una situacin de comunicacin interpersonal, en la que tanto lo verbal y no verbal estn
presentes, los factores no verbales pueden tener ms influencia en el efecto total de mensajes.
Otros factores verbales, adems de tono, pueden influir en el efecto que tenga un mensaje
verbal, las expresiones faciales, los gestos, el gnero y la indumentaria. Los gerentes
conscientes de esta potencial influencia de los mensajes no verbales para acompaar sus
mensajes verbales cuando sea posible.
Los gerentes capaces de comunicarse con xito combinando la comunicacin verbal y no verbal
son muy importantes para el xito de cualquier organizacin.
8. LAS COMUNICACIONES INTERPERSONALES EN LAS ORGANIZACIONES
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Este tipo de comunicacin se relaciona directamente con las metas, las funciones y la
estructura de las organizaciones humanas. El xito de una organizacin la determina en
gran parte la efectividad de la comunicacin de esta.
La disciplina de comunicacin organizacional hizo importantes avances en reas como la
teora de la comunicacin matemtica y la teora comportamental.
Temas fundamentales de la comunicacin organizacin:

8.1 Comunicacin organizacional formal
La comunicacin organizacional formal es la comunicacin que sigue las lneas del
programa de la organizacin. El organigrama muestra la relacin entre la gente y los
trabajadores y muestra los canales de comunicacin entre ellas.
La Comunicacin Organizacional, existen 3 tipos de Comunicacin Organizacional
formal:
a) Descendente:
Este tipo de comunicacin formal de la organizacin se relaciona primordialmente con
la direccin y el control de los empleados.
La informacin relacionada con el trabajo que se focaliza en qu actividades dentro de
una organizacin, para transmit rselas a los empleados.
Esta comunicacin descendente incluye una declaracin de la filosofa de la
organizacin, los objetivos del sistema administrativo, las descripciones de los cargos y
otro tipo de informacin escrita relacionada con la importancia, la justificacin y la
correlacin de varios departamentos.
b) Ascendente:
Este tipo de comunicacin organizacional tiene primordialmente la informacin que los
gerentes necesitan para evaluar el rea de la organizacin de la cual son responsables
y para determinar si hay algo errado de ella.

c) La Comunicacin Organizacional Lateral:
La comunicacin que fluye a travs de la organizacin usualmente se centra en
coordinar las actividades de varios departamentos y en desarrollar nuevos planes para
futuros periodos de operaciones. Dentro de la organizacin, todos los departamentos
que estn relacionados con los dems.
Solo por medio de la comunicacin lateral estas relaciones departamentos pueden
coordinarse suficientemente bien para aumentar el alcance de los objetivos del
sistema.











8.2. Comunicacin organizacin informal

Lateral
Diagonal
Ascendente
Descendente

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Se denomina as a aquella comunicacin que no sigue las lneas del organigrama. Este
tipo de comunicacin sigue el patrn de las relaciones personales de los miembros de
una organizacin, los individuos se comunican independientemente de la posicin que
tiene en el organigrama. Las redes de comunicacin informal, existen por que los
miembros de la organizacin tienen un deseo de informacin que no suple en la
comunicacin formal.

PATRONES DE LA COMUNICACIN ORGANIZACIONAL INFORMAL:
La red de la comunicacin informal de la organizacin, o cadena de rumores, tiene tres
caractersticas principales:
1. Si usa regularmente y surge dentro de la organizacin.
2. No es controlada por los altos ejecutivos, quienes ni siquiera pueden llegar a
influirla.
3. Existe, ante todo, para servir los intereses propios de la gente que est en ella.

9. COMO PROMOVER LA COMUNICACIN FORMAL EN LAS ORGANIZACIONES
La comunicacin formal en las organizaciones es el tipo ms importante dentro de ellas, de
modo que los gerentes deben promover su libre flujo.
Algunas de las estrategias para promover el flujo de la comunicacin.
- Apoyar el flujo de declaraciones claras y concisas por medio de los canal es formales de
comunicacin.
- Asegurarse de que todos los miembros de la organizacin tengan libre acceso a los
canales formales de comunicacin.
- Asignarle responsabilidades de comunicacin especfica al personal administrativo.
A continuacin presentamos algunos parmetros para escuchar bien:
Los diez mandamientos del buen escucha:
1. Deje de hablar!
2. Haga sentir cmoda a la persona que est hablando.
3. Mustrele a que interlocutor que usted quiere escuchar.
4. Evite las distracciones.
5. Muestra empata con su interlocutor.
6. Sea paciente.
7. Domine su temperamento.
8. Sea cuidadoso en el argumento y la crtica.
9. Haga preguntas.
10. Deje de hablar!