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LA COMUNICACIÓN ORGANIZACIONAL

1. DEFINICION DE COMUNICACIÓN Es el proceso mediante el cual se trasmite o comparte información con otros individuos, implica que una persona envié un mensaje a una o mas personas, lo cual genera que todos lleguen a una comprensión común del mensaje. Las actividades de comunicación de los gerentes, por lo general, implica la comunicación interpersonal: compartir información con otros miembros de la organización.

2. LAS FUNCIONES DE LA COMUNICACIÓN La comunicación desempeña cuatro funciones principales dentro de un grupo u organización: control, motivación, expresión emocional e información. La comunicación actúa para controlar el comportamiento de los miembros en varias formas. Las organizaciones tienen jerarquías de autoridad y lineami entos formales que requieren el cumplimiento por parte de los empleados. Por ejemplo, cuando se requiere que los empleados comuniquen a sus jefes inmediatos cualquier queja relacionada con el trabajo, que sigan la descripción de su puesto, o que cumplan c on las políticas de la empresa, la comunicación está desempeñando una función de control. La comunicación fomenta la motivación al aclarar a los empleados lo que se debe hacer, lo bien que lo están desarrollando y lo que se puede hacer para mejorar el des empeño si éste se encuentra por debajo del promedio. Vimos esto en funcionamiento cuando revisamos las teorías de fijación de metas y reforzamiento en el capítulo. La formación de metas específicas, la retroalimentación sobre el avance hacia las metas y el reforzamiento del comportamiento deseado: todo esto estimula la motivación y requiere de la comunicación. Para muchos empleados, su grupo de trabajo es una fuente básica de interac ción social. La comunicación que tiene lugar dentro del grupo es un mecanismo fundamental por el cual los miembros muestran sus frustraciones y sus sentimientos de satisfacción. Por tanto, la comunicación proporciona un escape para la expresión emocional de sentimientos y para la satisfacción de necesidades sociales. La última función que desarrolla la comunicación se relaciona con su papel de facilitar la toma de decisiones. Proporciona la información que los individuos y grupos necesitan para tomar decisiones, al transmitir los datos para identificar y evaluar opciones alternativas. Ninguna de estas cuatro funciones debe verse como más importante que las restantes. Para que los grupos se desempeñen con eficacia necesitan mantener alguna forma de control sobre sus miembros, estimularlos para que se esfuercen, pro porcionar un medio de expresión emocional y tomar decisiones. Uno puede suponer que casi cualquier interacción de comunicaciones que tiene lugar en un grupo u organización, desempeña una o más de estas cuatro funciones.

3. LA COMUNICACIÓN INTERPERSONAL De acuerdo a la definición, la comunicación centra la atención en tres puntos esenciales: 1)

la comunicación incluye personas y, por ello,

comprender como se relacionan las personas entre sí; 2) la comunicación consiste el compartir un significado, lo cual quiere decir que, a fin de que la gente se comunique, ha de entender el significado de las palabras que este usando; 3) la comunicación es simbólica: los sonidos, gestos, letras, números, palabras y gráficos representan las ideas

que pretenden comunicar.

para entenderla se necesita tratar de

En resumen, la comunicación es la transmisión de mensajes entre personas. Los mensajes se pueden comunicar verbalmente, por escrito, mediante gestos simbólicos. Una comunicación efectiva ocurre cuando el mensaje es recibido y transmite el significado exacto que el emisor tuvo intención de transmitir. Cuando la comunicación no tiene éxito, el mensaje fundamental no se transmite.

Para ser un comunicador interpersonal eficaz, un gerente debe seguir los siguientes pasos .

a) Como funciona la comunicación interpersonal.

b) La relación entre retroalimentación y comunicación interpersonal.

c) La importancia de la comunicación interpersonal verbal y no verbal.

¿Cómo funciona la comunicación interpersonal?

Proceso de la Comunicación

La comunicación interpersonal puede definirse como el proceso de transmitir información a otros. Dicho proceso involucra al emisor, el mensaje, receptor, el canal, la codificación, decodificación y el ruido.

Emisor: O fuente del mensaje inicia la comunicación en una organización, el emisor es la persona que tiene una información, necesidad o deseo, así como un propósito para comunicárselo a otra persona o a varias personas. Mensaje: Es la información codificada que el emisor intenta compartir con otras pers onas. Receptor: Es la persona que por medio de sus sentidos, percibe el mensaje del emisor. Puede haber una cantidad importante de receptores, ejemplo cuando se dirige un memorando a todos los miembros de la organización o puede haber sido solo uno, ejempl o cuando hablamos en privado con un compañero. Si el receptor no capta el mensaje, no hay comunicación. Canal: Es el medio formal de comunicación entre el receptor y un emisor, a el canal se le conoce como el método de transmisión (el aire para las palabra s pronunciadas o el papel para las cartas). Codificación: La codificación se presenta cuando el emisor traduce la información que trasmitirá a una serie de símbolos. La codificación es necesaria porque la información solo se puede trasmitir de una persona a otra por medio de representaciones o símbolos. Con la codificación el emisor trata de establecer o lograr una “reciprocidad” de significados con el receptor eligiendo los símbolos en forma de palabras y gestos que en opinión del emisor, tienen el mismo significado por el receptor. Decodificación: Es cuando el receptor interpreta el mensaje y lo traduce a información con sentido. La descodificación esta sujeta a la experiencia pasada del receptor, a la evaluación personal de los símbolos y gestos usados a las expectativas (la gente quiere oír lo que quiere oír) y a la reciprocidad de significado con el emisor. Ruido: Es cualquier factor que altera, confunde o interfiere en la comunicación de la manera que fuese. El ruido puede ser interno (cuando el receptor no esta prestando atención) o externo (cuando el mensaje es distorsionado por otros sonidos del ambiente). Retroalimentación Es la reacción del receptor ante un mensaje. La retroalimentación puede ser utilizada por el receptor para asegurarse de que hay una comunicación efectiva. Nunca se puede estar del

todo seguro de si un mensaje fue eficazmente codificado, transmitido, decodificado y comprendido hasta confirmarlo por medio de la retroalimentación.

Proceso de la Comunicación Ruido Transmitir Recibir Emisor Codificar Canal Decodificar Receptor Mensaje Mensaje
Proceso de la Comunicación
Ruido
Transmitir
Recibir
Emisor
Codificar
Canal
Decodificar
Receptor
Mensaje
Mensaje
Retroalimentación
Recibir
Transmitir

4. LA COMUNICACIÓN INTERPERSONAL EFECTIVA E INEFECTIVA:

Describe aquella situación de comunicación interpersonal en que la información que la fuente intenta compartir con el receptor y el significado que el receptor deriva del mensaje recibido son los mismos. Por el contrario, la comunicación inefectiva es aquella situación de comunicación interpersonal en que la información que la fuente intenta compartir con el receptor y el significado que el receptor deriva del mensaje transmitido es diferente. Para que la comunicación sea efectiva tiene que codificarse de modo equivalente a la experiencia que el receptor tenga y pueda ser decodificado.

5. BARRERAS QUE IMPIDEN UNA COMUNICACIÓN INTERPERSONAL EFECTIVA:

Son factores que reducen la probabilidad de una comunicación, una comprensión clara de estas barreras ayudará a los agentes a comunicarse con mayor éxito.

5.1. LAS MACROBARRERAS DE LA COMUNICACIÓN:

Son factores que impiden la comunicación efectiva en una situación general comunicativa, se relacionan con el entorn o de la comunicación; algunas de la macrobarreras son las siguientes:

A. La creciente necesidad de información: Nos dice que los gerentes deben asegurarse de que los miembros de la organización no estén sobrecargados de información solo aquella información que es crítica para el desempeño de sus labores.

B. La necesidad de información cada vez más compleja: Los gerentes toman medidas para hacer énfasis en la simplicidad de la comunicación, los efectos de esta barrera pueden disminuirse, tener una organización más técnica, es otra estrategia para superar esta barrera.

C. La realidad que la gente de todo el mundo están entrando en contacto cada vez más en idiomas diferentes:

D.

Las personas en diferentes países se vuelven más internacionales y es necesario que estas deban saber idiomas diferentes por que tienen que tratar con extranjeros necesitan familiarizarse no solo con su idioma sino también con su cultura. La constante necesidad de aprender nuevos conceptos reduce el tiempo disponible para la comunicación:

Los gerentes sienten que necesitan aprender los conceptos para poder entender el complejo mundo de los negocios internacionales.

5.2. LAS MICROBARRERAS DE LA COMUNICACIÓN:

Son factores que se relacionan directamente con variables como la trasmisión del mensaje, el emisor o la fuente, el receptor.

A. La perspectiva que tiene el emisor del receptor:

Esto no quiere decir que cada persona cuando expresa algo o alguien su expresión de su rostro va de acuerdo a lo que dice o al mensaje que va a enviar.

B. La interferencia:

Son los estímulos que competen con el mensaje para logrará la atención del receptor.

C. La perspectiva que tiene el receptor del emisor:

Las actitudes que pueda tomar el receptor hasta el emisor, los gerentes deben considerar el valor de los mensajes transmitidos independientemente de las actitudes personales hacia el emisor.

D. La percepción:

Cada individuo tiene diferentes formas de interpretar un mensaje pero esta será de acuerdo a su nivel educativo y la cantidad de experiencia y los gerentes tratan de utiliza r palabras precisas y claras.

E. La olisemia:

Dado que una sola palabra tiene muchos significados y el receptor tendrá dificultad de entender un mensaje. Un gerente debe tener cuidado de definir el término que va a utilizar, tratar en lo posible de no utilizar palabras extrañas.

6. LOGRO DE UNA COMUNICACIÓN EFECTIVA

En general, los gerentes Pueden mejorar sus destrezas comunicativas poniendo en práctica los siguientes para una buena comunicación:

A. Trate de aclarar sus ideas antes de comunicar:

Cuando más sistemáticamente analice el problema o la idea que se va a comunicar más clara será. La buena planeación tiene que considerar las mentas y las actitudes de quienes recibirán y serán afectados por la comunicación.

B. Examine el verdadero propósito de cada comunicación:

Antes de comunicarse pregúntese que se quiere lograr realmente con su mensaje:

¿Obtener información, emprender una acción, cambiar la actitud de una persona? Identifique el objetivo más importante y luego adapte su lenguaje, el fono y el enfoque general para ese objetivo específico.

C. Considere el entorno físico y humano general cuando se comunique:

El significado y la intención se comunican por algo más que las palabras. Otros factores influyen en el pacto total de una comunicación.

D. Consulte con otros, cuando sea conveniente al planear las comunicaciones:

Frecuentemente es deseable o necesario buscar la participación de otros para planear una comunicación o presentar los hechos en los que se basa la comunicación.

E. Piense muy bien los matices de lo que va a decir, no se concentre en el contenido básico de su mensaje:

Su tono de voz, su expresión, la aparente receptividad que muestre a las respuestas de los demás tienen un efecto significativo sobre aquellos a quien se dirige.

F. Cuando surja la oportunidad, aprovéchela para comunicar algo que sea de ayuda o de valor para el receptor:

Considere los intereses y necesidades de los demás. Trate de ver las cosas desde el punto de vista del otro.

G. Hágale seguimiento a su comunicación:

Usted puede preguntar o estimular al receptor para que exprese sus reacciones; hacer seguimiento sobre los controles y supervisar el desempeño posterior. Asegúrese de obtener retroalimentación de cada comunicación importante de modo que el resultado sea apropiado.

H. Comuníquese para mañana así como para hoy:

Aún más importante, las comunicaciones tienen que se coherentes con los intereses a largo plazo y con las metas.

I. Asegúrese de que sus acciones respalden sus comunicaciones:

En el análisis final, el tipo de comunicación más persuasivo no es lo que usted dice sino lo que usted hace. Cuando las acciones contradicen con las palabras, otros tienden a desechar lo que usted ha dicho.

J. Busque no solo ser comprendido sino también comprender:

Sea buen escucha; cuando uno comienza a hablar a me nudo deja de escuchar o por lo menos deja de estar a tono con las reacciones y actitudes no expresadas por la otra persona.

7. COMUNICACIÓN INTERPERSONAL VERBAL Y NO VERBAL Se divide en 2 tipos:

7.1. Comunicación verbal:

La comunicación que usa palabras dichas o palabras escritas para compartir información

con los demás.

7.2. Comunicación no verbal:

Consiste en compartir información sin utilizar las palabras para transmitir pensamientos. Los elementos que se utilizan para comunicar pensamientos de forma no verbal, son los gestos, en tono de la voz y las expresiones faciales. Por el contrario, la interrupción que el receptor le dé al mensaje generalmente se basa en las palabras contenidas en el mensaje y en factores no verbales, como los gastos y expresiones faciales del emisor.

IMPORTANCIA DE LA COMUNICACIÓN NO VERBAL:

Es una situación de comunicación interpersonal, en la que tanto lo verbal y no verbal están presentes, los factores no verbales pueden tener más influencia en el efecto total de mensajes. Otros factores verbales, además de tono, pueden influir en el efecto que tenga un mensaje verbal, las expresiones faciales, los gestos, el género y la indumentaria. Los gerentes conscientes de esta potencial influencia de los mensajes no verbales para acompañar sus mensajes verbales cuando sea posible. Los gerentes capaces de comunicarse con éxito combinando la comunicación verbal y no verbal son muy importantes para el éxito de cualquier organización.

8. LAS COMUNICACIONES INTERPERSONALES EN LAS ORGANIZA CIONES

Este tipo de comunicación se relaciona directamente con las metas, las funciones y la estructura de las organizaciones humanas. El éxito de una organización la determina en gran parte la efectividad de la comunicación de esta. La disciplina de comunicación organizacional hizo importantes avances en áreas como la teoría de la comunicación matemática y la teoría comportamental. Temas fundamentales de la comunicación organización:

8.1 Comunicación organizacional formal La comunicación organizacional formal es la comunicación que sigue las líneas del programa de la organización. El organigrama muestra la relación entre la gente y los trabajadores y muestra los canales de comunicación entre ellas. La Comunicación Organizacional, existen 3 tipos de Comunicación Organizacional formal:

a) Descendente:

Este tipo de comunicación formal de la organización se relaciona primordialmente con la dirección y el control de los empleados. La información relacionada con el trabajo que se focaliza en qué actividades dentro de una organización, para transmitírselas a los empleados. Esta comunicación descendente incluye una declaración de la filosofía de la

organización, los objetivos del sistema administrativo, las descripciones de los cargos y otro tipo de información escrita relacionada con la importancia, la justificación y la correlación de varios departamentos.

b) Ascendente:

Este tipo de comunicación organizacional tiene primordialmente la información que los gerentes necesitan para evaluar el área de la organización de la cua l son responsables y para determinar si hay algo errado de ella.

c) La Comunicación Organizacional Lateral:

de la organización usualmente se centra en

coordinar las actividades de varios departamentos y en desarrollar nuevos planes para

futuros periodos de operaciones. Dentro de la organización, todos los departamentos que están relacionados con los demás. Solo por medio de la comunicación lateral estas relaciones departamentos pueden coordinarse suficientemente bien para aumentar el alcance de los objetivos del sistema.

La comunicación que fluye a través

Ascendente Lateral Descendente Diagonal
Ascendente
Lateral
Descendente
Diagonal

8.2. Comunicación organización informal

Se denomina así a aquella comunicación que no sigue las líneas del organigrama. Este tipo de comunicación sigue el patrón de las relaciones personales de los miembros de una organización, los individuos se comunican independientemente de la posición que tiene en el organigrama. Las redes de comunicación informal, existen por que los miembros de la organización tienen un deseo de información que no suple en la comunicación formal.

PATRONES DE LA COMUNICACIÓN ORGANIZACIONAL INFORMAL:

La red de la comunicación informal de la organización, o cadena de rumores, tiene tres características principales:

1. Si usa regularmente y surge dentro de la organización.

2. No es controlada por los altos ejecutivos, quienes ni siquiera pueden llegar a influirla.

3. Existe, ante todo, para servir los intereses propios de la gente que está en ella.

9. COMO PROMOVER LA COMUNICACIÓN FORMAL EN LAS ORGANIZACIONES La comunicación formal en las organizaciones es el tipo más importante dentro de ellas, de modo que los gerentes deben promover su libre flujo. Algunas de las estrategias para promover el flujo de la comunicación.

- Apoyar el flujo de declaraciones claras y concisas por medio de los canal es formales de comunicación.

- Asegurarse de que todos los miembros de la organización tengan libre acceso a los canales formales de comunicación.

- Asignarle responsabilidades de comunicación específica al personal administrativo. A continuación presentamos algunos parámetros para escuchar bien:

Los diez mandamientos del buen escucha:

1. ¡Deje de hablar!

2. Haga sentir cómoda a la persona que está hablando.

3. Muéstrele a que interlocutor que usted quiere escuchar.

4. Evite las distracciones.

5. Muestra empatía con su interlocutor.

6. Sea paciente.

7. Domine su temperamento.

8. Sea cuidadoso en el argumento y la crítica.

9. Haga preguntas.

10. ¡Deje de hablar!