Manual Geral de Procedimentos Internos Da IGAI - 1parte

Manual
Ceral de
rocedlmenLos
lnLernos - arLe l

2009

NDICE DE MANUAIS TEMTICOS

MANUAL DE ELABORAO DO PLANO DE ACTIVIDADES

MANUAL DO BALANO SOCIAL

MANUAL DE ELABORAO DO RELATRIO DE ACTIVIDADES

MANUAL DE SECRETARIADO DE APOIO DIRECO

MANUAL DE GESTO DOCUMENTAL E PROCESSUAL

MANUAL DE ORGANIZAO E DESENVOLVIMENTO DE
RECURSOS HUMANOS, FINANCEIROS E MATERIAIS

MANUAL DE FRIAS, FALTAS E LICENAS

MANUAL DE FORMAO PROFISSIONAL DOS
TRABALHADORES DA IGAI

MANUAL DO SISTEMA INTEGRADO DE AVALIAO DE
DESEMPENHO NA ADMINISTRAO INTERNA

1/35
NDICE
PREMBULO.................................................................................................................... 2
Preparao e elaborao do plano de actividades ............................................... 3
Mecanismos utilizados para assegurar a participao na preparao do plano .. 3
Metodologia de elaborao do plano de actividades........................................... 4
A base documental de suporte ao Plano de Actividades contempla entre outros:
............................................................................................................................. 5
Actualizaes do Mdulo.................................................................................... 5
I INTRODUO............................................................................................................. 6
II OBJECTIVOS ESTRATGICOS E OPERACIONAIS............................................ 13
1. O que so objectivos? ............................................................................... 13
2. Os objectivos podem ser estratgicos ....................................................... 13
3. Aspectos a ter em ateno na definio dos objectivos operacionais: ...... 13
4. Tipologia /natureza dos objectivos: .......................................................... 14
5. Caractersticas dos objectivos: .................................................................. 15
6. Indicadores de Medida e as Metas. 15
7. Resultados e Metas.................................................................................... 20
III ACTIVIDADES PREVISTAS E RECURSOS. ....................................................... 23
1. Programas e Projectos/Actividades........................................................... 23
Programa ....................................................................................................... 24
Projecto ......................................................................................................... 24
Actividade/Processo...................................................................................... 24
2. Apresentao dos Programas e Actividades por rea de Actuao e
Responsabilidade. ............................................................................................. 24
3. Actividades no enquadradas em programas ............................................ 27
4. Recursos Humanos, Materiais/Tecnolgicos e Financeiros ..................... 27
5. Formao Profissional............................................................................... 28
6. Monitorizao do Plano de Actividades ................................................... 29
IV - LEGISLAO E BIBLIOGRAFIA CONSULTADA............................................. 33
Legislao ......................................................................................................... 33
Bibliografia ....................................................................................................... 33

2/35

PREMBULO

Planear prever, ou seja, preparar o futuro.
O planeamento deve assim ser entendido como um processo permanente e
contnuo adoptado pelo organismo que no dever esgotar-se na mera
elaborao de um plano de actividades podendo funcionar tambm, como
meio de orientar o processo decisrio, dando-lhe maior racionalidade e
procurando subtrair a incerteza subjacente a qualquer tomada de deciso.
O Plano de Actividades dever reflectir a estratgia, a hierarquia de opes
(determinar as polticas, projectos, programas, actividades a desenvolver) e
os recursos a afectar.
O Planeamento uma das fases mais importantes do processo de gesto,
porque dele depende muito do xito das fases subsequentes do mesmo
processo.
O desenvolvimento da viso e dos valores dos dirigentes o primeiro e mais
importante passo na concepo do planeamento.
na viso e nos valores que o dirigente expe os elementos fundamentais
do caminho escolhido para o futuro.
Atendendo ao exposto a elaborao do Plano de Actividades, deve ser um
processo integrado que implica necessariamente o envolvimento de todos os
que de uma forma ou de outra tenham a ver com o organismo, com a sua
cultura, sistemas de informao e as prprias instalaes, de modo a tornar
possvel uma gesto virada essencialmente para os resultados.
Pretende-se sistematizar toda a informao referente breve apresentao
acima efectuada sobre a elaborao do Plano de Actividades, sendo,
igualmente sugeridos alguns instrumentos de apoio (Fichas, Mapas etc.) que
devero ser implementados na medida em que superiormente se entenderem
por adequados.

PREMBULO
3/35

Preparao e
elaborao do
plano de
actividades

Mecanismos
utilizados p/
assegurar a
participao
na preparao
do plano
Preparao e elaborao do plano de actividades
O Plano de Actividades da IGAI elaborado de acordo com o estabelecido
no Decreto Lei n. 183/96, de 27 de Setembro, na Lei n. 12 A/2008, de
27 de Fevereiro, e no despacho de S. Exa. o Ministro da Administrao
Interna, despacho que fixa os objectivos estratgicos do MAI.
Compete ao Ncleo de Apoio Tcnico (NAT), a preparao do Plano de
Actividades, por fora do disposto na alnea a) do n. 2 do art. 9. do
Decreto Lei n. 227/95, de 11 de Setembro. (LOIGAI).

Mecanismos utilizados para assegurar a participao na preparao do
plano
A participao o contributo de todos os profissionais para atingir os
objectivos comuns, na partilha de responsabilidades, com a convico de
que os objectivos pessoais so convergentes com os objectivos do
organismo.
Esta harmonizao de interesses individuais e colectivos s conseguida
com a interveno estruturada dos diferentes profissionais, o que exige,
pois, a responsabilizao pela criao de espao de dilogo entre a
hierarquia e todos os trabalhadores das diferentes carreiras/categorias e a
demonstrao da verdadeira aceitao dos contributos vlidos.
A divulgao, debate e motivao exigem meios interactivos de
comunicao de que se destacam as reunies, que desde que bem planeadas
e dirigidas so um privilegiado instrumento de gesto.

4/35

Metodologia
de elaborao
do plano de
actividades
Metodologia de elaborao do plano de actividades.
1

a) Caracterizao do meio envolvente (ambiente interno e externo) no
quadro do qual se desenvolver a actividade da IGAI;
b) Caracterizao/Identificao dos destinatrios/interessados na actividade
desenvolvida pela IGAI (internos/externos);
c) Definio e difuso interna por parte dos Dirigentes de Topo, da Misso,
da Viso, e das prioridades ou objectivos estratgicos do servio;
d) Estes objectivos (OE) so posteriormente trabalhados segundo as
competncias de cada unidade orgnica
2
pelas chefias das mesmas
3
e
respectivos colaboradores, sendo desdobrados em actividades/aces e
projectos, que vo constituir os objectivos operacionais e de
desempenho das referidas unidades orgnicas, chefias e trabalhadores. A
recolha dos dados trabalhados por cada unidade disponibilizada atravs
do preenchimento de mapas/quadros/fichas que constam em anexo a este
documento e previamente lhes foram distribudos.
e) Os objectivos de desempenho tm em considerao a metodologia e
princpios constantes da legislao relativa ao SIADAP, nas suas diversas
componentes.
Os objectivos operacionais definidos devem ser alinhados com os
objectivos estratgicos elencados, (a cada objectivo estratgico pode
corresponder um ou mais objectivos operacionais).
f) Decorrido o prazo estipulado pelos Dirigentes de Topo para a participao
referenciada na alnea d), os mesmos renem com as chefias das
unidades orgnicas para discusso das propostas apresentadas, ou seja a
informao fornecida atravs de quadros, mapas, fichas de
actividades/aces, projectos e/ou programas sugeridos/propostos, em
consonncia com o esquema tipo constante do Anexo A ao Decreto
Lei n. 183/96 de 27 de Setembro, e com as menes relativas a medidas

1
Vide Ficha 1 - Cronograma de Preparao do Plano de Actividades
2
Segundo terminologia actual
3
Segundo terminologia actual Coordenadoras Tcnicas
5/35

Base
documental de
suporte ao
plano de
actividades

Actualizao
do mdulo
de modernizao administrativa que o Organismo se prope desenvolver
nomeadamente de desburocratizao, qualidade e inovao.
4

g) Elaborao e Aprovao do Plano de Actividades;
h) Esta planificao de actividades anual facilita e prepara a construo do
Quadro de Avaliao e Responsabilizao (QUAR) da IGAI, que deve
integrar o Plano de Actividades. O (QUAR) apresentado ao GePEARI
DGAI, para validao e futura aprovao por parte de Sua Exa. o MAI nos
termos do (SIADAP 1).

A base documental de suporte ao Plano de Actividades contempla entre
outros:
a) Programa do Governo Constitucional;
b) Oramento do Estado;
c) Grandes Opes do Plano designadamente em matria de
Modernizao da Administrao Pblica e da Segurana Interna;
d) Objectivos Estratgicos definidos por Despacho de Sua Exa. o MAI;
e) Carta de Misso
f) Outra legislao em vigor.

Actualizaes do Mdulo
Atendendo a eventuais alteraes legais ou documentos complementares
emitidos pela Tutela referentes a esta matria (Plano de Actividades), a
informao e os procedimentos contidos no presente mdulo so
susceptveis de serem modificados ou de lhes ser acrescentada informao.

4
Conforme n. 2 do art. 40 do Decreto Lei n. 135/99, de 22 de Abril
6/35

Caracterizao
do ambiente
interno
I INTRODUO
(MISSO, VISO, ATRIBUIES)

1. Caracterizao do Ambiente Interno
1.1. Apresentao da Instituio, definio da Misso, das respectivas
Atribuies e Competncias das unidades orgnicas e da Viso
Estratgica.
1.2. A Misso constitui o fundamento e razo de ser da existncia do
servio, a chave mestra na conduo do Organismo.

1.3. Viso Estratgica
A Viso Estratgica a compreenso das Oportunidades, das
Ameaas e das Foras e Fraquezas.
A Viso Estratgica remete-nos para a pergunta Que valor
queremos criar no futuro?
O quadro que segue permite a recolha de elementos que tem como
finalidade a IGAI poder reflectir sobre os seus Pontos Fortes e
Fracos relacionando-os com as Oportunidades e Ameaas do meio
envolvente.
Uma potencial Ameaa s no pode ser transformada em
oportunidade se:
i. O pensamento estratgico no organismo for deficiente;
ii. As competncias do organismo forem insuficientes;
- Existimos para qu?
- Servimos quem?
- Prestamos que servios?
- Com que objectivos?
I - INTRODUO
7/35

Quadro 1
(Exemplo)

iii. Houver atrasos no aproveitamento das oportunidades.
Quadro 1
(Exemplo)

Por outro lado importante ter-se conscincia de que s conhecendo os seus
pontos fracos que a Instituio pode procurar ultrapass-los e transform-
los, no futuro, em pontos fortes. Tambm s sabendo quais so os pontos
fortes que a Instituio pode procurar mant-los e torn-los ainda mais
fortes.
O Organismo deve pois reforar as suas competncias para, no tempo certo,
tirar o maior proveito possvel das janelas de oportunidade.
Nesse sentido, a nova anlise interna substitui o factor ameaas pelo Factor
Tempo para melhor enquadrar as Sugestes Estratgicas para o Organismo.

- Oramento +
- Concepo Poltica + -
- Ambiente Scio -Econmico
- Projeco da Imagem + + + + + -
- Cooperao Internacional - Entidades +
- Direitos Humanos - Palop's
O
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Anlise Interna
A
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Pontos Fortes
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Pontos Fracos ou a Melhorar
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8/35

Quadro 2
(exemplo)

Quadro 2
(Exemplo)
Oportunidades e Tempo
Identificao Curto e
Mdio Prazo
Mdio e
Longo Prazo
Pontos Fortes

Pontos fracos

a partir da Misso e tambm da Viso que os dirigentes/gestores tenham
do Organismo que se dever definir um conjunto de Objectivos Estratgicos
que concentrem a ateno nas questes crticas e fundamentais do mesmo.

- Qual a nossa vantagem competitiva?
- Quem so os nossos destinatrios/interessados?
- Que interesse e que poder tm os destinatrios/interessados do
Organismo?
- Quais as variveis da envolvente externa que influenciam o
Organismo?
9/35

Caracterizao
do ambiente
externo

2. Caracterizao do Ambiente Externo

2.1. Anlise do Meio Envolvente

ORGANISMO
Variveis Econmico - Financeiras:
- Orientaes Macro Econmicas;
- Orientaes Oramentais;
- Condicionalismos Financeiros.
Outros
Organismos
Nacionais
Outros
Organismos
Internacionais
Variveis Poltico
Legais:
- Programa do Governo;
- Opes do Plano;
- Legislao a considerar.
Variveis Scio Culturais:
- Novos desafios impostos
segurana;
- Crise Econmico Financeira;
- Aumento da Criminalidade
violenta.
10/35

Identificao
e anlise
detalhada

Exemplos de
listagens e de
identificao
dos
destinatrios
ou
interessados
na actividade
da IGAI

3. Identificao e anlise detalhada dos destinatrios / interessados na
actividade da IGAI (internos e externos).

Mapeamento dos destinatrios/interessados (internos/externos):
a) Definir prioridades de colaborao;
b) Quem so os interlocutores;
c) Necessidades de uns e outros;
d) Meio de comunicao;
e) Metodologia de trabalho com eles;
f) Que informao relevante.

Sistematizao da informao

Quem
(hierarquia
dos destin.
/Inter)
Competncias

(Recursos)
Interesses
e
Expectativas
Barreiras
e
Limitaes
Papel

(Funes)
Monitorizao

(resultados da
cooperao)

Exemplos de listagens e de identificao dos destinatrios ou
interessados na actividade desenvolvida pela IGAI (Exemplo. 1)

Destin./Inter.)
(internos/externos)
Destin./Inter.
(internos)
Destin./Inter.
(externos)
Unidades
orgnicas
IGAI/Unidades
Orgnicas
X
SIF/NAT/DAI/
(SPCE;SPEG)
Externos (Ex.s:)
Gabinete Ministerial;
Outra Entidade ou Org;
Pblico - Alvo

X

11/35

Exemplos de
listagens e de
identificao
dos
destinatrios
ou
interessados

Exemplo 2

Lista de Destinatrios/Interessados
Destinatrios/Interessados
Unidade responsvel
no Organismo
Internos Externos
Unidade Interna ou Externa,
Entidade ou Organismo,
Pblico-Alvo
Quem faz: Unidade
responsvel pela
actividade no nosso
organismo
X X
Beneficirios da tarefa,
servio ou actividade
Idem Idem Idem Idem
Idem Idem Idem Idem

Efectuado o diagnstico do organismo e contextualizada a sua situao no
conjunto das polticas definidas para o sector, constantes de diversos
documentos (ver BASE DOCUMENTAL DE SUPORTE AO PLANO DE
ACTIVIDADES CONTEMPLA ENTRE OUTROS), cabe a definio da Estratgia
Organizacional/Objectivos Estratgicos.

12/35

O exposto neste captulo pode traduzir-se esquematicamente da seguinte
forma:

Objectivos
do
Organismo
Anlise
Ambiental
Anlise
Organizacional

Estratgia
Organizacional
O que temos no
Organismo?
O que h no
Ambiente?
Pontos fortes e fracos,
recursos disponveis,
capacidade e criatividade
Oportunidades;
ameaas, restries e
contingncias
13/35

O que so
objectivos

Tipos de
objectivos

Aspectos a ter
em ateno na
definio dos
objectivos
operacionais

II OBJECTIVOS ESTRATGICOS E OPERACIONAIS

1. O que so objectivos?
Os objectivos so os resultados/metas devidamente mensurveis,
relacionados com o desenvolvimento de uma actividade especfica,
desempenhada por um funcionrio, por uma equipa ou por uma unidade
orgnica num determinado perodo de tempo.

2. Os objectivos podem ser estratgicos traduzindo por conseguinte as
grandes linhas de aco do organismo ou de uma unidade orgnica, e
estar alinhados com a poltica do MAI. So objectivos plurianuais;
OU OPERACIONAIS que por norma so objectivos anuais e que devero
permitir alcanar os OBJECTIVOS ESTRATGICOS.

3. Aspectos a ter em ateno na definio dos objectivos operacionais:

3.1. No tm que abranger a totalidade das atribuies e/ou
actividades do organismo; mas
3.2. Devem representar o essencial da misso e estar centrados no
foco estratgico (concretizao da viso);
3.3. Devem viabilizar a consecuo dos objectivos estratgicos
plurianuais;
3.4. Devem corresponder s aces com maior expresso financeira
e/ou as que apresentem os desafios mais importantes do
organismo.

II OBJECTIVOS
14/35

Tipologia /
natureza dos
objectivos
4. Tipologia /natureza dos objectivos:

4.1. Objectivos de eficcia podem ser aferidos:
- Pelo impacto;
- Pelo resultado;
- Pela realizao (esta a vertente em que os servios
pblicos se situam. Os objectivos operacionais tm em
vista a produo de bens ou servios. Neste sentido, um
servio eficaz se atingiu os objectivos que se tinha
proposto, sendo esta eficcia medida unidades fsicas por
ex. (tempo gasto, n. de ocorrncias, ou monetrias).

4.2. Objectivos de eficincia podem ser vistos por dois prismas:
- Produzir a mesma actividade com menos recursos;
- Os mesmos recursos produzirem mais actividade.

4.3. Objectivos de qualidade dos objectivos o mais difcil de
medir, no entanto uma das formas de medir a qualidade em
funo das percepes dos destinatrios/interessados, incluindo-
se tanto o destinatrio externo como o interno.
Ex. Reduzir em x% o tempo de resposta a informaes
solicitadas IGAI pelos cidados.
- Aumentar em x% o nmero de tcnicos certificados em
qualidade.

15/35

Caractersticas
dos objectivos

Indicadores de
medida e
metas

5. Caractersticas dos objectivos:

5.1. Clareza Formulados utilizando uma linguagem clara e simples;
5.2. Preciso Conter um verbo de aco, de modo a especificar a
situao que pretende atingir ou modificar;
5.3. Pertinncia Estarem alinhados com as polticas pblicas, a misso
e a estratgia da gesto;
5.4. Mensurabilidade Definidos de tal forma que a sua realizao
possa ser medida atravs de mecanismos de
monitorizao permitindo uma apreciao
objectiva da sua realizao;
5.5. Viabilidade - Os objectivos devem ser realizveis.

6. Na definio dos objectivos deve-se tambm ter em considerao os
Indicadores de Medida e as Metas correspondentes.

6.1. Definio de indicador:
Medida de um objectivo que se pretende alcanar ou atingir, de um
recurso mobilizado, de um efeito obtido, de um elemento de
qualidade, etc.: (Representam uma grandeza, um nmero, uma
percentagem, uma cifra, uma taxa).

6.1.1. Para que serve um indicador?
Os indicadores inserem-se numa lgica de gesto de desempenho,
criando meios de comparao dos desempenhos, dado servirem
para:
Fixar metas que traduzem os objectivos previamente
definidos;
16/35

Medir os resultados atingidos por comparao com as metas
estabelecidas;
Compreender e analisar os resultados atingidos;
Orientar a deciso dos gestores com o objectivo de melhorar
o desempenho;
Fundamentar o dilogo entre a gesto e os diversos nveis
hierrquicos.

6.1.2. Tipologia de Indicadores:
Eficcia referem-se s consequncias das aces desenvolvidas
pelos servios. Ex. (% de formandos cuja qualidade
foi certificada);
Eficincia referem-se a indicadores de produtividade. Ex.
(Mesma produo/ Menos recursos ou Mais
produo/Recursos iguais);
Qualidade Podem medir a satisfao dos utentes ou a qualidade
dos servios. Ex. (Nvel de satisfao dos
destinatrios; taxa de erro).

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Exemplos de Mapas de indicadores

Eficincia
Objectivos
Operacionais
Tipo de
Indicador

Descrio do
indicador
O que medido
Fonte Tcnica usada Clculo Metas
Secundria: base de
dados
Custo padro

{(prod. obtida ano n/custos
reais)/(prod. prevista ano n/custos
padro)}*100

Maior ou igual a
100
Meios vs realizaes
- Realizaes =
Produo obtida:
tempo; processos; bens
e servios, etc. Secundria: base de
dados
ndice (100)

{(prod. obtida ano n/custos
reais)/(prod. obtida ano n/custos
reais ano n-1)}*100

Maior ou igual a
100
Eficincia
Produtividade:
- mesma produo
menos recursos
- mais produo
recursos iguais
Meios Humanos vs
realizaes
Secundria: base de
dados
ndice (100)
{(prod. obtida ano n/horas
trabalhadas ano n)/(prod. obtida
ano n-1/horas trabalhadas ano n-
1)}*100
Maior ou igual a
100

18/35
Eficcia

Objectivos
Operacionais
Tipo de
Indicador

Descrio do
indicador
O que medido
Processos realizados
no ano
Secundria: base de dados Taxa (100)
/processos estimados*100
Maior ou
igual a
100
Realizao: quant.vs tempo
comparao entre
anos

Secundria: base de dados

ndice (100) Ind= (ano n/ano n-1)*100
Maior ou
igual a
100
Resultado: efeitos directos
Pop. Alvo
Efeito directo do total
de processos
Secundria: interna ou
externa

Frequncias
N. de benefcios directos
Pop. Alvo
Meta
prevista vs
meta
atingida
Eficcia
Impacto: efeitos indirectos
Efeito indirecto do
total de processos
Secundria: interna ou
externa

Frequncias
N. de benefcios indirectos
Pop. Alvo
Meta
prevista vs
meta
atingida

M
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M
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Qualidade

Objectivos
Operacionais
Tipo de
Indicador

Descrio do indicador
O que medido
Satisfao do utente
Primria:
Inqurito
Escala de satisfao Mdia das respostas
Nveis altos
(positivos) da escala
Percepo da qualidade da
Instituio
Primria:
Inqurito
Escala de satisfao Mdia das respostas
Nveis altos
(positivos) da escala
Qualidade percebida
Percepo/opinio

Percepo da qualidade da
Instituio
Secundria:
base de dados
Frequncias
N. de reclamaes ou
queixas
Meta prevista vs meta
atingida
Fiabilidade: cumprimento de
prazos
Secundria:
base de dados
Taxa (100)
Tempo usado/tempo
estimado*100

Menor ou igual a 100

Fiabilidade: percentagem de
erros
Secundria:
base de dados
Peso relativo
% de processos com
erro

atingida
Secundria:
base de dados

Rcio
Tempo total/total
processos

atingida
Qualidade
Qualidade tcnica
Processo
Fiabilidade: tempo por
processo
Secundria:
base de dados

ndice (100)
Ind= (rcio tempo por
processo ano n/rcio
tempo por processo
ano n-1)*100
Menor ou igual a 100

20/35

Resultados e
metas

7. Resultados e Metas

Um resultado deve traduzir uma meta pretendida para
determinado objectivo, que pode integrar diversas tarefas, e que
tem uma durao temporal bem definida;
O resultado deve enquadrar-se nas funes que o funcionrio
desempenha;
O resultado uma formulao que integra metas de desempenho
e metas de aperfeioamento.
A meta um resultado esperado, avaliado em termos de um
indicador de medida, a atingir num determinado perodo de
tempo.
A meta de desempenho: est relacionada com a actividade
normal do funcionrio e envolve a resoluo de determinada
dificuldade/obstculo, inovao, implementao de melhorias
nos procedimentos etc.
A meta de aperfeioamento: est directamente ligada a algumas
competncias, pode constituir-se como aces destinadas
melhoria do desempenho individual face a desafios actuais ou
futuros.

7.1. Regras para a construo de Metas
- Na definio de meta contida no ponto acima diz-se que ela deve ser
mensurvel isto :
Os resultados tm que incluir o indicador de medida e os
critrios de superao;

21/35

- Deve ser alcanvel/atingvel:
O cumprimento do (s) objectivo (s) que enquadra (m) o
resultado deve ser controlvel pelo (s) interveniente (s) e no
estar dependente de causas/condies externas.
- O resultado alcanvel com os recursos disponveis?
- O resultado exequvel nos timings previstos?

- Deve ser relevante:
Os resultados devem contribuir para a misso da unidade
orgnica.
- Qual a importncia deste resultado?
- Qual o contributo para os resultados da unidade orgnica?
- Qual o contributo para os resultados do Organismo?

- Deve ainda ser balizada no tempo:
Os resultados devem identificar as datas limite e/ou as
frequncias em que tarefas especficas se devem realizar para
que se atinjam as metas estabelecidas.
-Com que frequncia deve o funcionrio desenvolver esta tarefa?
-Qual a data-limite para a sua concluso?

7.2. Iniciativas estratgicas
Que aces permitiro atingir os Resultados? Recursos.

22/35

Exemplos de
objectivos,
indicadores de
medida e
metas
Exemplos de Objectivos, Indicadores de Medida e Metas

Tipos de
Objectivos
Exemplos de
Objectivos
Exemplos de
Indicadores de
Medida
Exemplos de
Metas
(Prazo 1 ano)
Desvio oramental em
valor
0
Eficincia
Cumprir o
oramento.
Desvio oramental em
% = valor
oramentado/valor
real

0%
Alcanar uma
qualidade mdia de
referncia.
Total de pontos
obtidos nas aces de
controlo e
acompanhamento/N.
de aces de controlo
e acompanhamento
concludas.

6
Melhorar a imagem
Institucional.
Aumentar em 10% o
nvel de satisfao dos
destinatrios

10%
Reduzir o tempo de
tratamento de
processos.
N. de horas de
tratamento de
processos

3 Horas
Taxa de erros com
processos em %

2%
Qualidade
Melhorar a
qualidade de
tratamento dos
processos.
Taxa de processos
devolvidos por erros
pelos destinatrios.

1%
Eficcia
Incrementar a
adeso a uma
aplicao
informtica.
Grau de adeso
nova aplicao
informtica em %

75%

23/35

Programas e
projectos /
actividades

Estrutura do
plano de
actividades

III ACTIVIDADES PREVISTAS E RECURSOS.

1. Programas e Projectos/Actividades
Este captulo define os programas e identifica tambm, os respectivos
prazos de execuo, bem como os resultados a alcanar, estabelecendo uma
relao entre os objectivos e os programas, identificando os projectos de
calendarizao dos diversos programas e estabelecendo ainda uma relao
entre os recursos humanos, materiais e financeiros que o organismo prev
dispor para as actividades previstas.

Estrutura do plano de actividades

Plano
de
Actividades
Programa 1
Projecto/Activi
dade 1.1
Projecto/Activi
dade 1.2
Programa 2
Programa N
Projecto/
Actividade N. 2
Projecto/
Actividade N. 1
Projecto/
Actividade N. 3
Actividades no
enquadradas em
programas
Projecto/
Actividade N
III ACTIVIDADES
PREV E RECURSOS
24/35

Programa

Projecto

Actividade /
Processo

Apresentao
dos programas
e actividades
por rea de
actuao e
responsab.
Programa
Conjunto de Projectos e Actividades articulados entre si que permitam
alcanar um ou mais objectivos consubstanciando a estratgia previamente
delineada.

Projecto
Conjunto de aces que concorrem para um produto final especfico e
previamente definido cujo resultado deve ser identificvel, observvel e
mensurvel.

Os programas podem compreender um conjunto de projectos ou actividades
de horizonte temporal varivel. Contudo, qualquer que seja esse horizonte, o
mesmo deve definir claramente os resultados a alcanar e a sua concepo
deve ser suficientemente flexvel para que anualmente se possam ajustar as
mltiplas variveis que venham a condicionar a respectiva actividade.

Actividade/Processo
Conjunto de tarefas interligadas que contribuem para a realizao de, pelo
menos, um objectivo do servio, bem como, tendo em conta a
especificidade do (s) produto (s) a realizar, possibilitem a identificao de
resultados e dos respectivos meios a utilizar.
As actividades/processos devem ser estabelecidas com base nas atribuies
dos servios, podendo ter um carcter sazonal, cclico ou rotineiro.

2. Apresentao dos Programas e Actividades por rea de Actuao e
Responsabilidade.

A rea de Actuao: Foras e Servios de Segurana (PSP, GNR e
SEF) bem como outros servios integrados na orgnica do MAI
(ANSR, SG, ANPC, G. Civis, DGIEE, DGAI)
25/35

Programa I Controlo
I.1 Processos de Inspeces Ordinrias s Foras de Segurana;
I.2 Processos de Inspeces Extraordinrias;
I.3 Processos de Inspeco Temtica.

Programa II Avaliao
II.1 Hetero avaliao de Servios tutelados pelo MAI.

Programa III Auditoria
III.1 Processos de Auditorias Gerais;
III.2 Processos de Auditorias Temticas;
III.3 Processos de Auditorias Financeiras.
(Que incluem o Controlo de 2. nvel sobre a gesto e a execuo dos
projectos de financiamento participados por fundos externos (EU), no
mbito do MAI).

Programa IV Atendimento de Pblico, Anlise de Queixas e Controlo
Indirecto
IV.1 Atendimento de Pblico;
IV.2 Tratamento das denncias, queixas e reclamaes directamente
dirigidas IGAI;
IV.3 Tratamento das certides remetidas IGAI pelo Ministrio Pblico ao
abrigo do disposto na circular n. 4/98, da Procuradoria Geral da
Repblica.

Programa V Aco Disciplinar
V.1 Processos de Averiguaes, Inqurito, Disciplinares, Sindicncias e
Peritagens.
26/35

Programa VI Acompanhamento/Seguimento
VI.1 Aces de acompanhamento da execuo, pelos servios competentes,
das decises proferidas pelo Ministro da Administrao Interna nos
processos, para correco ou reparao de irregularidades, deficincias ou
anomalias encontradas (art. 15. do Decreto-Lei n. 227/95).

B rea de Actuao: Segurana Privada

Programa VII Fiscalizao
VII.1 Aces de fiscalizao.

C rea de Actuao: Relacionamento Institucional
(Nacional/Internacional)

Programa VIII Cooperao Institucional com Entidades Nacionais e
Internacionais.
VIII.1 (A definir)

D rea de Desenvolvimento Interno

Programa IX Actividade Interna
IX.1 Actividades de Planeamento e Avaliao da actividade da IGAI;
IX.2 Actividades de Suporte:
Centro de Documentao e Biblioteca;
Ncleo de Informtica;
Gesto de Recursos Humanos:
Gesto de Recursos Financeiros;
27/35

Actividades
no
enquadradas
em programas

Recursos
humanos,
materiais /
tecnolgicos e
financeiros

Processos, Expediente e Arquivo;
Gesto de Recursos Materiais;
Gesto de Recursos Informticos.

3. Actividades no enquadradas em programas

E rea de Actuao: Apoio tcnico ao Ministro
Coligir, analisar e interpretar os elementos necessrios
preparao da resposta aos pedidos de esclarecimento feitos
pelas organizaes nacionais e internacionais de defesa e
proteco dos direitos do homem;
Realizar estudos e emitir pareceres sobre quaisquer matrias
respeitantes s respectivas atribuies.

4. Recursos Humanos, Materiais/Tecnolgicos e Financeiros
Definidos os programas, projectos e actividades, h que dar-lhes
significado, quantificando-os atravs da sua converso em oramento, o
qual quando bem formulado, representa a traduo financeira do Plano de
Actividades.
Relativamente estimativa de recursos (nomeadamente financeiros) e
respectiva afectao aos projectos e actividades, a informao poder-se-
resumir aos seguintes aspectos:
a) Recursos humanos envolvidos no projecto ou actividade e estimativa
do seu custo global por ano;
b) Outro tipo de recursos utilizados e o seu custo global por ano.

28/35

Formao
profissional
Em Anexo apresentam-se, a ttulo exemplificativo, um conjunto de suportes
de informao que permitiro sistematizar alguns dados referentes a este
captulo.
5

5. Formao Profissional
A formao profissional deve ser um instrumento de gesto que propicie a
mudana no organismo, adequando a qualificao dos recursos humanos aos
interesses actuais e futuros do mesmo e do desenvolvimento scio cultural
dos respectivos funcionrios.
Nesta conformidade os Dirigentes/Chefias do organismo em funo da
estratgia e dos objectivos definidos, devero definir a poltica de formao
a prosseguir que ser o quadro de referncia de toda a formao a
desenvolver. Poltica de formao que tm subjacente directrizes em matria
de:
Definio de reas prioritrias de trabalho no ano/Investimento
necessrio em formao;
Ou em que medida o organismo pode suprir as necessidades de
formao.

Face definio da poltica de formao para o organismo, os funcionrios
das unidades orgnicas devem indicar por prioridades, as aces de
formao que considerem essenciais para o seu desempenho. Este
levantamento de necessidades de formao pode passar por reunies ou
ser efectuado atravs de um questionrio/inqurito distribudo a todos os
funcionrios.
a partir deste levantamento das necessidades de formao junto dos
funcionrios de cada unidade orgnica, e tendo sempre em considerao as
respostas dos dirigentes e chefias ao diagnstico, que se elabora o programa
de formao para o ano a que se refere o Plano.

5
Vide - Fichas ns: 5; 6;7; 9 e de 11 a 13 em anexo
29/35

Monitorizao
do plano de
actividades

Definio do Plano de Formao:
Grelha com cursos, durao, nmero de formandos por unidade orgnica,
categorias, calendarizao, entidades formadoras/formadores e previso de
custos.

6. Monitorizao do Plano de Actividades
No possvel pensar em planeamento sem se proceder avaliao de
execuo do planeado, identificando desvios e desenvolvendo estratgias de
gesto de desvios no mbito do planeamento. Torna-se pois necessrio
proceder monitorizao e eventual reviso dos objectivos do servio e de
cada unidade orgnica em funo de contingncias no previsveis ao nvel
poltico ou administrativo

6.1. Qual a frequncia da monitorizao?
A frequncia ideal da monitorizao seria mensal ou trimestral. Uma
frequncia de monitorizao semestral poder no ser suficiente para
reverter os desvios atravs de medidas correctivas.
A frequncia da monitorizao estar sujeita a alterao em funo dos
seguintes condicionamentos:
A capacidade do organismo ler os resultados;
A sazonalidade dos objectivos;
O nvel de eficcia do planeamento;
O tempo necessrio correco dos desvios.

6.2. Quem participa na monitorizao?
A Direco;
As Chefias das Unidades Orgnicas;
6

Os colaboradores das Unidades orgnicas.

6
Coordenadoras Tcnicas
30/35

6.3. Qual o formato a utilizar na discusso dos resultados?
Os resultados devero ser discutidos em sesses presenciais, a
realizar periodicamente, tendo em vista promover a gesto
participativa por objectivos, reforando o alinhamento e a
responsabilizao.

6.3.1. Os objectivos destas sesses presenciais so:
Apresentao dos resultados;
Partilha de informao;
Anlise dos desvios e apuramento das causas;
Identificao dos constrangimentos;
Propostas de medidas para ajustamentos.

6.4. Quem participa nas sesses presenciais?
A Direco;
As Chefias das Unidades orgnicas e respectivos colaboradores;

6.5. No processo de Monitorizao e Auto Avaliao do QUAR (que
incorpora o Relatrio de Actividades)
7
quem integra e gere o
modelo de monitorizao, a unidade a quem tenha sido atribudo
um papel de coordenao interna da aplicao do SIADAP do
organismo.

6.6. Quem prepara os resultados das sesses presenciais?
Os resultados so preparados pela Direco/UPE (Unidade a
quem foi atribudo um papel de Coordenao Interna da

7
Vide Mdulo sobre Relatrio de Actividades
31/35

aplicao do SIADAP no Organismo) a partir de fichas de
resultados preenchidas pelas unidades orgnicas e validadas.
8

6.7. Nas unidades orgnicas quem prepara os dados e quem os
introduz nas fichas de resultados?
Os colaboradores nomeados pela chefia da unidade incumbidos
da preparao dos dados, das realizaes e da introduo dos
dados.

6.8. Que informaes adicionais devero acompanhar a ficha de
resultados?
9

A ficha de resultados poder incluir a seguinte estrutura de
comentrios:
Quais so os desvios verificados?
Quais so as causas internas e externas dos desvios verificados?
(focar as relaes causa-efeito)
Quais foram os recursos que faltaram?
Quais foram as fragilidades do processo de planeamento?
Como pode o processo de planeamento melhorar?
Quais as tendncias que se podem antecipar?
Quais so os constrangimentos que ainda se podem prevenir?
possvel introduzir medidas correctivas? So oportunas? Em
que medida que so eficazes?
Quais as aces imediatas que podero ser tomadas? As aces
tm impacto em tempo til?
As metas devero ser reajustadas?
O que correu muito bem? (focar as relaes causa-efeito)

8
Vide - Fichas n.s 17 a 19 em anexo
9
Vide - Ficha n. 20 em anexo
32/35

O que aprendemos?
O que vamos melhorar?

6.9. Que caractersticas devem apresentar as fontes de verificao?
As fontes de verificao devem assentar num sistema de medio dos
indicadores que, em certas circunstncias, poder beneficiar em ser
automatizado, bem como produzir informao precisa e objectiva
sobre o desempenho do servio que suporte a monitorizao, a auto e
hetero - avaliao.

6.10. A informao deve ser fivel (representao fiel da realidade) e
ntegra (protegida contra alteraes no autorizadas). A fiabilidade e
integridade da informao devem ser asseguradas atravs:
Da explicitao e divulgao das regras de construo e gesto
de dados;
Da utilizao de indicadores susceptveis de decomposio;
Da realizao de controlos peridicos;
Da escolha de indicadores leves (que no complexifiquem o
processo, nem o sobrecarreguem com informao sem grande
valor acrescentado).

33/35

Legislao

Bibliografia
IV - LEGISLAO E BIBLIOGRAFIA CONSULTADA

Legislao

Decreto Lei n. 227/95, de 11 de Setembro
Decreto Lei n. 135/99, de 22 de Abril
Lei n. 2/2004, de 15 de Janeiro
Decreto Lei n. 203/2006, de 27 de Outubro
Decreto Lei n. 222/2006, de 10 Novembro
Portarias ns 78/2008; 79/2008; 98/2008
Decreto Lei n. 276/2007, de 31 de Julho
Despacho de Sua Excelncia o Ministro da Administrao Interna
datado de 15 de Novembro de 2007
Lei n. 66 B/2007, de 28 de Dezembro
Lei n. 12 A/2008, de 27 de Fevereiro
Programa do XVII Governo Constitucional Captulo IV, Ponto III
Segurana Interna e Proteco Civil
Grandes Opes do Plano

Bibliografia

O Plano e o Relatrio Anuais de Actividades dos Servios Pblicos.
Alguns contributos para a sua elaborao. Lisboa: Secretariado para a
Modernizao Administrativa, Novembro 1987
Plano e Relatrio de Actividades. Instrumentos de Apoio. Lisboa:
Secretariado para a Modernizao Administrativa, Janeiro de 1997
IV LEGISLAO E
BIBLIOGRAFIA
34/35

Plano de Actividades da Autoridade Nacional de Segurana
Rodoviria. Lisboa: 2004
SIADAP 2007 (2. Gerao) A definio de objectivos e
competncias e a monitorizao do processo. Lisboa: Sindicato dos
Quadros Tcnicos (STE)
Aplicao do SIADAP 1 no MAOTDR Guio de Monitorizao e
Auto Avaliao. Lisboa: Departamento de Prospectiva e
Planeamento e Relaes Internacionais Ministrio do Ambiente, do
Ordenamento do Territrio e do Desenvolvimento Regional, 2008
Plano de Actividades da Direco Geral da Administrao e do
Emprego Pblico (DGAEP). Lisboa: 2008
Curso: Como Estruturar um Plano de Actividades. Lisboa:
Ministrio da Administrao Interna (MAI), Dezembro de 2008
Curso: Estruturao e Elaborao de Planos e Relatrios de
Actividades. Lisboa: MAI, Maro de 2009
Curso: Perspectiva integrada de Melhoria do Desempenho das
Pessoas e das Organizaes. Lisboa: MAI, Maro de 2009
Plano de Actividades da Direco Geral da Administrao Interna.
Lisboa: MAI, 2009
Plano de Actividades da Secretaria Geral do Ministrio das Finanas
e da Administrao Pblica. Lisboa: 2009
Plano de Actividades da Inspeco Geral da Educao. Lisboa:
Ministrio da Educao, 2009

Elaborado por:

Tcnica Superior Maria Fernanda Cerqueira Tiago
35/35

V - ANEXOS

Inseridos no Dossi Permanente relativo a este mdulo.
V - ANEXOS

1/17

1/17
NDICE

I INTRODUO........................................................................................ 2
II ENQUADRAMENTO LEGAL .............................................................. 2
III PERIODICIDADE................................................................................. 3
IV OBJECTIVO DO DOCUMENTO ........................................................ 3
V INFORMAO PARA ELABORAO.............................................. 3
DO BALANO SOCIAL.............................................................................. 3
VI ELABORAO DO PROCESSO........................................................ 4
VII CALENDRIO.................................................................................... 4
At 31 de Maro......................................................................................... 4
At 15 de Abril........................................................................................... 4
VIII ORGANIZAO E ESTRUTURA.................................................... 5
ndice.......................................................................................................... 5
Quadros do Formulrio .............................................................................. 6
IX - INSTRUES GERAIS........................................................................ 8
X REGRAS DE UTILIZAO ................................................................. 9
XI - INDICADORES DE BALANO SOCIAL......................................... 14
XII PUBLICITAO............................................................................... 16

2/17

I INTRODUO

O Balano Social um instrumento de planeamento e gesto na rea de
recursos humanos, que disponibiliza informaes diversas nesta rea,
nomeadamente sobre caracterizao e evoluo daqueles recursos afectos
aos servios e organismos da Administrao Pblica.
Para alm do conjunto de indicadores nas reas dos recursos humanos e dos
recursos financeiros a estes afectos, o Balano Social deve permitir uma
anlise comparativa com os anos anteriores facilitando uma reflexo
relativamente s tendncias observadas como consequncia do
enquadramento legislativo e das medidas de gesto tomadas, facilitando
opes de gesto estratgicas a tomar pela Direco.
Fornecendo dados qualitativos e quantitativos sobre o capital humano da
organizao, deve ser entendido como instrumento de apoio gesto, a par
do Plano e do Relatrio de Actividades.

II ENQUADRAMENTO LEGAL

O Decreto-Lei n 190/96, de 9 de Outubro, consagrou a obrigatoriedade de
elaborao de Balano Social para todos os organismos da Administrao
Pblica, com pelo menos 50 trabalhadores. Recomenda igualmente aos
restantes servios (com efectivos inferiores a 50) a elaborao anual deste
documento como elemento imprescindvel gesto dos seus recursos
humanos.
O artigo 7, n 1, alnea c), da Lei n 2/2004, de 15 de Janeiro (Estatuto do
Pessoal Dirigente), na redaco dada pela Lei n 51/2005, de 30 de Agosto,
veio secundar aquele diploma.
A Circular n 2/DGAP/97, de 17 de Maro de 1997 difunde orientaes
tcnicas para elaborao daquele instrumento.

I INTRODUO
II ENQUADRAMENTO
LEGAL

3/17

III PERIODICIDADE

O Balano Social includo no ciclo anual de gesto, devendo ser elaborado
em cada ano civil at 31 de Maro, com referncia a 31 de Dezembro do ano
anterior.
Por fora do disposto no artigo 8, n 1 alnea e), da Lei n 66-B/2007, de 28
de Dezembro, que estabelece o Sistema Integrado de Avaliao de
Desempenho na Administrao Pblica SIADAP, o Balano Social passa a
integrar o Relatrio Anual de Actividades do Servio.

IV OBJECTIVO DO DOCUMENTO

O presente mdulo visa contribuir com um conjunto de instrues de apoio
elaborao do Balano Social e orientadoras, para recolha de elementos e
organizao da informao necessrios ao desenrolar do processo de
elaborao do Balano Social.
A informao est estruturada de acordo com as obrigaes legais, devendo
contudo, ser adequada realidade da organizao, tendo em conta a
uniformizao e normalizao necessrias a um correcto tratamento
estatstico global, face reforma da Administrao Pblica, com alteraes
profundas no regime jurdico de vinculao do trabalho, nas carreiras e nas
remuneraes.

V INFORMAO PARA ELABORAO
DO BALANO SOCIAL

A informao para elaborao do Balano Social obtida, na sua maior
parte, atravs do sistema de gesto de recursos humanos RH+, sistema de
processamento informtico de deslocaes SPID, e sistema de informao
contabilstica SIC.

III - PERIODICIDADE
IV OBJECTIVO DO
DOCUMENTO
V INFORMAO P/
ELABORAO DO
BALANO SOCIAL

4/17
A informao prestada pela Seco de Pessoal Contabilidade e
Economato.

VI ELABORAO DO PROCESSO

O Balano Social elaborado no Ncleo de Apoio Tcnico, por tcnico
designado, com recurso a outras unidades orgnicas, em funo da
informao ou do apoio considerados necessrios ao seu desenvolvimento.

VII CALENDRIO

At 31 de Maro

Elaborao do Balano Social, com referncia a 31 de Dezembro do
ano anterior (n 1, art. 1).
Remessa do Balano Social comisso de trabalhadores, ou na falta
desta, s comisses ou delegaes sindicais existentes que, no prazo
de 15 dias, devero emitir parecer escrito (ns 1 e 2, art. 3).
Remessa ao Membro do Governo competente para conhecimento e
apreciao (n 3, art. 1).

At 15 de Abril

Divulgao por todos os trabalhadores atravs de afixao de forma
visvel nos locais de trabalho (n 3, art. 4).
Remessa de cpia s organizaes sindicais da funo pblica que o
solicitem (n 2, art. 4).
Remessa de cpia Secretaria-Geral do MAI (n 4, art. 4).
Remessa ao Membro do Governo que tiver a seu cargo a
Administrao Pblica (n 1, art. 4).
VI ELABORAO
DO PROCESSO
VII CALENDRIO

5/17

ndice
VIII ORGANIZAO E ESTRUTURA

As normas gerais sobre elaborao do Balano Social apontam para que seja
elaborado de maneira tendencialmente uniforme tanto no que respeita a
aspectos meramente formais, como sobretudo aos de contedo, de modo a
permitir fazer estudos comparativos e estabelecer padres mdios comuns a
todos os servios.
So quatro os grandes captulos que dele devero constar:
o Recursos Humanos
o Remuneraes
o Formao
o Aco Social
Nesta linha, e a ttulo de exemplo, o Balano Social deve organizar-se numa
estrutura do tipo:
ndice
- INTRODUO
- IDENTIFICAO DO ORGANISMO
- ORGANOGRAMA DO ORGANISMO
- RECURSOS HUMANOS
Caracterizao de efectivos
Mapa de pessoal
Distribuio dos efectivos
Distribuio dos trabalhadores por unidade orgnica
Distribuio segundo o sexo
Distribuio de pessoal dirigente
Nvel etrio mdio
Estrutura das antiguidades
Antiguidade na funo pblica
VIII ORGANIZAO
E ESTRUTURA

6/17

Quadros do
Formulrio
Estrutura habilitacional

Comportamento organizacional
Mobilidade entradas e sadas
Desenvolvimento na carreira promoes, alteraes do
posicionamento remuneratrio
Modalidades de horrio
Ausncias ao trabalho
- ENCARGOS COM PESSOAL
Leque salarial
Prestaes sociais
- HIGENE E SEGURANA
- FORMAO PROFISSIOANAL
Formao interna e externa
Auto formao
Custos totais
- RELAES LABORAIS
Organizao e actividade sindical no servio
- INDICADORES COMPARATIVOS
- CONSIDERAES FINAIS
- ANEXO

Quadros do Formulrio
(Anexo ao Decreto-Lei n 190/96, de 9 de Outubro)
Quadro 1.1 Recursos humanos
Quadro 1.2 Estrutura etria

7/17

Quadro 1.3 Nvel mdio de idades
Quadro 1.4 Estrutura de antiguidades
Quadro 1.5 Nvel mdio de antiguidades
Quadro 1.6 Trabalhadores estrangeiros
Quadro 1.7 Trabalhadores deficientes
Quadro 1.8 Estrutura habilitacional
Quadro 1.9 Admisses e regressos
Quadro 1.10 Sadas definitivas ou com hiptese de regresso
Quadro 1.11 Motivo de sadas definitivas dos funcionrios
Quadro 1.12 Motivos das sadas definitivas dos agentes
Quadro 1.13 Motivos das sadas definitivas do pessoal contratado a
termo certo
Quadro 1.14 Postos de trabalho no ocupados por dificuldade de
provimento
Quadro 1.15 Promoes e progresses
Quadro 1.16 Reconverses e reclassificaes
Quadro 1.17 Modalidade de horrio
Quadro 1.18 Trabalho extraordinrio, nocturno e em dias de descanso
semanal, complementar e feriado
Quadro 1.19 Horas no trabalhadas
Quadro 2 Encargos com pessoal
Quadros 3.1 a 3.1.3 Acidentes em servio
Quadros 3.1.4 a 3.1.9 Incapacidades declaradas no ano
Quadro 3.2 Doenas profissionais
Quadro 3.3 Actividade de medicina no trabalho
Quadro 3.4 Comisses de higiene e segurana

8/17

Quadro 3.5 Efectivos reclassificados ou recolocados durante o ano em
resultado de acidente em servio ou doena incapacitante
Quadro 3.6 Aces de formao e sensibilizao em matria de
segurana
Quadro 3.7 Custos com a preveno de acidentes e doenas
profissionais
Quadro 4.1 Formao profissional
Quadro 4.2 Nmero de participantes
Quadro 4.3 Nmero de horas
Quadro 4.4 Custos totais com formao
Quadro 5 a 5.11.1 Prestaes sociais
Quadro 5.12 Prestaes de aco social complementar
Quadro 6.1 Organizao e actividade sindical
Quadro 6.2 Comisso de trabalhadores
Quadro 6.3 Disciplina

IX - INSTRUES GERAIS

Na elaborao do Balano Social, devero ser considerados
trabalhadores em exerccio de funes no organismo a 31 de Dezembro,
independentemente da sua relao jurdica de trabalho. No devero ser
considerados aqueles que, embora pertenam ao mapa de pessoal,
estejam ausentes, por se encontrarem a exercer funes noutro servio, e
ainda os que se encontrem em licena de longa durao, ou noutra
situao que d origem abertura de vaga de exerccio.
Os grupos de pessoal so agrupados por cargos e categoria, inseridos em
carreiras ou isolados.
Podero ser acrescentados grupos de pessoal que no se encontram nos
quadros do formulrio do Balano Social, sempre que tal se revele til
IX INSTRUES
GERAIS

9/17

em termos gestionrios, bem como includos grficos ilustrativos dos
dados agrupados comparativos.
Se no servio no for relevante a existncia de diferentes horrios pode
ser tomado como referncia o horrio de 35 horas por semana.
No apuramento do nmero anual de dias trabalhveis so retirados os
dias de frias.
A pessoa que preencher o documento dever ter alguns conhecimentos
do programa informtico Excel.

X REGRAS DE UTILIZAO

Contagem dos efectivos dos efectivos por grupo de pessoal segundo a
relao jurdica de emprego e o sexo: considerar todos os trabalhadores
em exerccio em 31 de Dezembro (quadros 1.1 a 1.1.5).
Contagem dos efectivos por escalo etrio segundo o sexo: considerar
para cada escalo etrio o nmero de pessoas com idade referida a 31 de
Dezembro (quadros 1.2 a 1.3).
Contagem dos efectivos por nvel de antiguidade segundo o sexo:
considerar para cada trabalhador em exerccio de funes no organismo,
a antiguidade na Funo Pblica em anos completos em 31 de
Dezembro (quadro 1.4 e 1.5).
Contagem dos efectivos por nvel de escolaridade segundo o sexo:
considerar para cada trabalhador o grau de habilitaes mais elevado
que completou at 31 de Dezembro, contado em anos de escolaridade ou
grau acadmico (quadro 1.8).
Contagem dos efectivos admitidos e regressados durante o ano, por
grupo de pessoal segundo a relao jurdica de emprego e o sexo:
considerar o total de trabalhadores admitidos pela primeira vez ou
regressados ao servio entre Janeiro e 31 de Dezembro, inclusive
(quadro 1.9).
X REGRAS DE
UTILIZAO

10/17

Contagem dos efectivos sados durante o ano por grupo de pessoal,
segundo a situao no mapa de pessoal e sexo: considerar o total de
trabalhadores sados (definitivamente ou com hiptese de regresso) do
servio, entre 1 de Janeiro e 31 de Dezembro, inclusive. Considerar do
mapa, quando o efectivo sado estava em situao de nomeao, e de
fora do quadro, quando se encontrava em qualquer outra situao
(quadro 1.10).
Contagem dos funcionrios sados definitivamente durante o ano, por
grupo e pessoal, segundo o motivo da sada: Considerar apenas os
trabalhadores sados definitivamente do servio de 1 de Janeiro a 31 de
Dezembro, segundo os vrios motivos legalmente previstos (quadro
1.11).
Contagem das vagas oramentadas e no ocupadas durante o ano por
categoria de ingresso segundo a dificuldade de provimento: considerar
para cada categoria de ingresso, o total de vagas previstas serem
ocupadas durante o ano, e que no o foram, segundo as dificuldades
seguintes (quadro 1.14):
o No abertura de concurso por razes imputveis ao servio;
o Impugnao de concurso devido a recurso com efeitos
suspensivos ou anulao do concurso;
o Concurso improcedente, concurso deserto inexistncia ou
desistncia dos candidatos aprovados;
o Concurso em desenvolvimento.

Contagem das mudanas de situao dos efectivos no servio durante o
ano, por grupos de pessoal, segundo o motivo e o sexo: considerar o
total dos trabalhadores que mudaram de situao profissional, no servio
entre 1 de Janeiro a 31 de Dezembro pelos seguintes motivos (quadro
1.15 e 1.16):
o Promoo mudana de categoria na mesma carreira aps
aprovao em concurso;

11/17

o Promoo por mrito excepcional mudana de categoria na
mesma carreira sem concurso, nas condies legalmente
previstas;
o Progresso mudana de escalo/posicionamento remuneratrio
na mesma categoria, considerando a data de aquisio do direito.

Contagem dos efectivos por grupo do pessoal, segundo o tipo de
horrio: considerar para cada trabalhador a modalidade de horrio
praticada em 31 de Dezembro (quadro 1.17).
Contagem das horas de trabalho extraordinrio, nocturno e em dias de
descanso e feriados efectuados pelos efectivos do servio durante o ano,
segundo o sexo: considerar o total de horas efectuadas pelos
trabalhadores do servio entre 1 de Janeiro e 31 de Dezembro nas
seguintes situaes (quadro 1.18):
o Trabalho extraordinrio (diurno e nocturno);
o Trabalho extraordinrio compensado por durao do perodo
normal de trabalho;
o Trabalho extraordinrio compensado por acrscimo do perodo
de frias;
o Trabalho normal nocturno;
o Trabalho em dias de descanso complementar;
o Trabalho em dias de descanso semanal;
o Trabalho em dias feriados

Contagem dos dias de ausncia do trabalho durante o ano por grupo de
pessoal segundo o tipo de ausncia e o sexo: considerar o total de dias
completos de ausncia registados entre 1 de Janeiro e 31 de Dezembro
relativamente a todos os trabalhadores do servio, nas seguintes
situaes (quadro 1.19):

12/17

o Casamento;
o Maternidade/paternidade;
o Nascimento;
o Falecimento de familiar;
o Doena;
o Doena prolongada;
o Assistncia a familiar;
o Trabalhador-estudante;
o Por conta do perodo de frias
o Com perda de vencimento;
o Injustificadas;
o Cumprimento de pena disciplinar.

Contagem das horas no trabalhadas durante o ano por actividade
sindical ou greve: considerar o total de horas no trabalhadas registado
entre 1 de Janeiro e 31 e Dezembro relativamente a todos os efectivos do
servio, por motivo de actividade sindical ou greve (quadro 1.20)
Total de encargos com pessoal durante o ano: considerar a soma dos
valores lquidos das seguintes despesas com pessoal efectuadas entre 1
de Janeiro e 31 de Dezembro, relativamente a todos os efectivos do
servio (quadro 2):
o Remunerao base, incluindo subsdio de frias e de natal;
o Trabalho extraordinrio (diurno e nocturno);
o Trabalho em dias de descanso semanal, complementar e feriados;
o Disponibilidade permanente, outros regimes especiais de
prestao de trabalho, risco penosidade ou insalubridade, fixao
na periferia, trabalho por turnos, participao em reunies;
o Abono para falhas;

13/17

o Ajudas de custo, transferncia de localidades, representao;
o Secretariado.

Contagem do total de acidentes em servio registados durante o ano:
Considerar os acidentes em servio registados num auto de notcias
(quadro 3.1.1 a 3.1.3):
o Nmero total de acidentes, refere-se ao total de ocorrncias
registadas entre 1 de Janeiro e 31 de Dezembro, sem baixa e
mortais;
o Nmero de acidentes com baixa, exclui os mortais e refere-se aos
que implicam faltas por acidente em servio;
o Nmero de dias perdidos com baixa, refere-se aos acidentes com
baixa e mortais.

Contagem dos casos de incapacidade declarados durante o ano
relativamente aos efectivos do servio vtimas de acidente em servio:
considerar os casos de incapacidade resultante de acidente em servio
declarados pelo mdico assistente (quadro 3.1.4 a 3.1.9).
Contagem de aces de formao profissional realizadas durante o ano,
por tipo de aco, e segundo a durao: relativamente s aces de
formao profissional realizadas durante o ano e em que tenham
participado os efectivos do servio, considerar como (quadro 4.1):
o Aco interna que se destina exclusivamente a efectivos do
servio;
o Aco externa a que pode ter a participao de vrios servios.

Contagem relativa s participaes em aces de formao durante o
ano, por grupo de pessoal, segundo o tipo de aco: considerar as
participaes em aces de formao que sejam certificadas pela
correspondente entidade de formao (quadro 4.2).

14/17

Considerar horas dispendidas por todos os trabalhadores do servio em
cada um dos tipos de aces de formao realizados durante o ano
(quadro4.3).
Despesas anuais com formao: considerar as despesas efectuadas
durante o ano em actividades de formao, suportadas pelo oramento
do servio (quadro 4.4).
Encargos com prestaes sociais: considerar o valor total anual
correspondente s prestaes sociais que foram pagas aos efectivos do
servio entre 1 de Janeiro e 31 de Dezembro (quadro 5.1 a 5.11).
Relaes profissionais: considerar total dos trabalhadores
sindicalizados, elementos pertencentes a comisso de trabalhadores e o
total de votante para comisso de trabalhadores (quadro 6.1 e 6.2).
Disciplina: considerar no mbito do estatuto disciplinar (quadro 6.3):
o Processos transitados do ano anterior;
o Processos instaurados durante o ano;
o Processos transitados para o ano seguinte;
o Processos decididos.

XI - INDICADORES DE BALANO SOCIAL

Enumeram-se um conjunto de indicadores de gesto para utilizao nas
frmulas de clculo dos respectivos rcios, podendo acrescentados outros
que se mostrem necessrios ao tratamento de dados a apresentar.

XI INDICADORES DE
BALANO SOCIAL

15/17

Indicadores de
Gesto

Indicadores de Gesto
TAXA/INDICADOR FRMULA
Taxa de feminizao Total de efectivos femininos / total efectivos x 100
Taxa de feminizao pessoal
dirigente
Total de dirigentes femininos / total dirigentes x 100
ndice de tecnicidade (sentido
restrito)
Total de tcnico superior / total efectivos x 100
ndice de tecnicidade (sentido lato) Total tcnico superior e tcnico / total efectivos x
100
ndice de tecnicidade informtica Total pessoal informtica / total efectivos x 100
ndice de tecnicidade administrativo Total de administrativos / total efectivos x 100
ndice de enquadramento Pessoal dirigente / total efectivos x 100
Nvel etrio mdio Somatrio idades total efectivos / total efectivos
Nvel etrio mdio masculino Somatrio idades pessoal masculino / total efectivo
masculino
Nvel etrio mdio feminino Somatrio idades pessoal feminino / total efectivo
feminino
ndice de envelhecimento Efectivos com mais de 55 anos / total efectivos x
100
Nvel mdio de antiguidades Somatrio das antiguidades / total efectivos
Taxa de habilitao bsica Efectivos com (4+6+9) / total efectivos x 100
Taxa de habilitao secundria Efectivos com (10+11+12) / efectivo total x 100
Taxa de habilitao superior Efectivos com (CM+Bac+Lic+Mest+Dout) / total
efectivos x 100
Taxa de admisses Somatrio das admisses / total efectivos x 100
Taxa de sadas Somatrio das sadas / total efectivos x 100
Taxa de cobertura Efectivos admitidos / efectivos sados x 100
Taxa de promoes Efectivos promovidos (vertical) / total efectivos x
100
Taxa de progresso Efectivos com progresso (horizontal) / total
efectivos x 100
Taxa trabalho suplementar Horas de trabalho suplementar / TAHT x 100
Total geral de absentismo Somatrio dias ausncia /TADT x 100

16/17

Indicadores de
Gesto

TAXA/INDICADOR FRMULA
Total absentismo por doena Dias ausncia por doena / TADT x 100
Total geral de greve Horas perdidas por greve / THAT x 100
Taxa de sindicalizao Nmero de efectivos sindicalizados / total efectivos
x 100
Remunerao global mdia anual Total da massa salarial / total efectivos
Taxa de incidncia de acidentes
trabalho
Nmero de acidentes trabalho / total efectivos x 100
Taxa tempo investido em formao Nmero horas investido em formao / THAT x
100
ndice de participao em aces de
formao
Nmero de efectivos abrangidos / total efectivos x
100
Custo por aco de formao Despesa total com formao / nmero aces
formao
Custo por participante aco
formao
Despesa total com formao / nmero total
participantes
Custo por hora de formao Despesa total com formao / nmero total horas
formao
Taxa frequncia aco disciplinar Nmero de processos instaurados / total efectivos x
100
Taxa anual dias trabalhveis
TADT
= 365 - (104 dias + 12 feriados + frias) x total
efectivos
Taxa anual horas trabalhveis
TAHT
TADT x perodo normal trabalho (7 horas)

XII PUBLICITAO

A divulgao do Balano Social opera-se de acordo com o calendrio
enunciado no ponto 7 do presente documento, procedendo-se ainda sua
publicitao no portal interno e no stio da IGAI na internet.

Elaborado por:

Tcnica Superior Maria da Conceio Oliveira Mestre Marques
XII PUBLICITAO

17/17

XIII ANEXOS


XIII ANEXOS

1/29

1/29
NDICE

PREMBULO............................................................................................... 2
Elaborao do Relatrio de Actividades.................................................... 2
Preparao do projecto/proposta de relatrio de actividades..................... 3
Mecanismos utilizados para assegurar a participao/audio na
preparao do relatrio............................................................................... 3
I - CAPTULO............................................................................................... 5
Nota Introdutria........................................................................................ 5
II - CAPTULO.............................................................................................. 6
Auto Avaliao ....................................................................................... 6
Exemplo do Clculo dos Desvios .............................................................. 8
III - CAPTULO........................................................................................... 22
Balano Social.......................................................................................... 22
IV - CAPTULO .......................................................................................... 23
Avaliao Final ........................................................................................ 23
V - NOTA FINAL ACTUALIZAES DO MDULO ......................................... 26
VI - LEGISLAO E BIBLIOGRAFIA CONSULTADA........................ 27
Legislao ................................................................................................ 27
Bibliografia .............................................................................................. 27

2/29

Elaborao
do relatrio
de actividades
PREMBULO

O Plano de Actividades por si s, de pouco valer na gesto de um
organismo e as previses nele vertidas ficaro apenas como tal se no existir
um sistema de acompanhamento do desenvolvimento das diversas
actividades e, simultaneamente, instrumentos de medida dos resultados
atingidos. Em sntese, ter de existir um adequado controlo de gesto.
O Plano projecta para o futuro os caminhos do organismo, enquanto que o
Relatrio sendo uma forma de controlo, dever permitir avaliar a
conformidade do desempenho com as previses definidas no Plano por
forma a serem detectados os desvios, avaliados os resultados e recolhida
informao que permita planear o futuro.
Nesta perspectiva o Relatrio de Actividades constitui um instrumento
imprescindvel para a optimizao futura das aces a desenvolver, tendo
subjacente uma gesto pblica cada vez mais eficiente e eficaz.

Elaborao do Relatrio de Actividades
O Relatrio de Actividades da IGAI elaborado de acordo com o
estabelecido na legislao que segue:
Decreto Lei n. 227/95, de 11 de Setembro, (alnea b) do art.
7.);
Lei n. 2/2004, de 15 de Janeiro, (alnea c) do n. 1 do art. 7.);
Decreto Lei n. 183/96, de 27 de Setembro, (ns 3 e 4 do art.
1.);
Decreto Lei n. 135/99, de 22 de Abril, (ns 1 e 2 do art. 40.);
Lei n. 66 B/2007, de 28 de Dezembro, (alnea e) do n. 1 do
art. 8. e n. 2 do art. 15.);
Decreto Lei n. 190/96, de 9 de Outubro.

PREMBULO

3/29

Preparao do
projecto /
proposta de
relatrio de
actividades

Mecanismos
utilizados p/
assegurar a
participao /
audio na
preparao do
relatrio
Preparao do projecto/proposta de relatrio de actividades

Compete ao Ncleo de Apoio Tcnico (NAT) a preparao do Relatrio de
Actividades, por fora do disposto na alnea a) do n. 2 do art. 9. da
LOIGAI, aprovada pelo Decreto Lei n. 227/95, de 11 de Setembro.
A sua preparao deve ser precedida de reunio da Direco que definir as
linhas gerais, o modo e prazos de participao dos interessados na
elaborao do Relatrio, em conformidade com o disposto no Decreto Lei
n. 183/96, de 27 de Setembro, (art. 3.) e na Lei n. 2/2004, de 15 de
Janeiro, (alnea g) do n. 1 do art. 7.).

Mecanismos utilizados para assegurar a participao/audio na
preparao do relatrio

A fase de participao dos funcionrios no processo de elaborao do
Relatrio de Actividades, bem como dos destinatrios/interessados na
actividade da IGAI representados atravs das respectivas associaes, faz-se
de acordo com o estabelecido no art. 3. do Decreto Lei n. 183/96, de 27
de Setembro, e alnea g) do n. 1 do art. 7. da Lei n. 2/2004, de 15 de
Janeiro, devendo efectivar-se conforme o modo e no prazo estabelecido
pelos dirigentes.
O Modelo do Relatrio de Actividades baseia-se no esquema tipo anexo ao
Decreto Lei n. 183/96, de 27 de Setembro, e na Lei n. 66 B/2007, de
28 de Dezembro, conforme a seguir se apresenta:
1

1
Seguimos a proposta do GT do CCAS de Modelo de Relatrio de Actividades.

4/29

ndice de
captulos
I Captulo

Nota Introdutria:
Breve anlise conjuntural;
Orientaes Gerais e Especficas prosseguidas pelo Organismo.

II Captulo

Auto - Avaliao
Anlise dos resultados alcanados e dos desvios verificados de
acordo com o QUAR do servio (concretizao alcanada a 31 de
Dezembro).

III Captulo

Balano Social

IV Captulo

Avaliao Final

5/29

Nota
introdutria
I - CAPTULO

Nota Introdutria
A) Breve anlise conjuntural
Pretende-se que o organismo faa uma breve anlise conjuntural,
explicitando alteraes substanciais ao nvel do ambiente interno, do
ambiente externo dos recursos humanos, financeiros, materiais e
tecnolgicos, focando questes de contexto relevantes, desafios atingidos ou
constrangimentos verificados.
Devero ser referenciados aspectos como por exemplo:
Principais aspectos tcnicos caracterizadores da actuao do
servio e influncia de factores externos;
Alteraes significativas na misso do organismo e ou na
respectiva estrutura orgnica;
Mudanas introduzidas na gesto e/ou organizao interna do
organismo;
Dificuldades surgidas a nvel de;
1. Pessoal
2. Equipamentos
3. Recursos financeiros
4. Mtodos e processos de trabalho.

B) Orientaes Gerais e Especficas prosseguidas pelo Organismo
Implementao de orientaes como por exemplo: Programa de
Reestruturao da Administrao Central do Estado (PRACE);
SIADAP; Operacionalizao da Lei Orgnica.
Rever a importncia dessas orientaes e explicitar alteraes
substanciais em relao ao plano de actividades caso existam
(exemplos de boas prticas).
I - CAPTULO

6/29

Auto-
Avaliao
II - CAPTULO

Auto Avaliao
Anlise dos resultados alcanados e dos desvios verificados de acordo com
o QUAR do servio (concretizao alcanada a 31 de Dezembro)

A) A auto - avaliao dos servios realizada anualmente, em articulao
com o ciclo de gesto.

A auto-avaliao tem carcter obrigatrio e deve evidenciar os Resultados
Alcanados e os desvios verificados de acordo com o QUAR do servio, em
particular face aos objectivos anualmente fixados.
2

Avaliao dos Resultados obtidos em cada objectivo:
Superou o objectivo
Atingiu o objectivo
No atingiu o objectivo

Em cada organismo so definidos os indicadores de desempenho para cada
objectivo e respectivas fontes de verificao.

2
Lei n. 66 B/2007, de 28 de Dezembro (n. 1 do art. 15.)
II - CAPTULO

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Exemplo de Quantificao dos Desvios

Concretizao Desvios
Classificao
Objectivos operacionais
Meta Ano
n-1
Meta Ano
n Resultado
Superou Atingiu
No
atingiu

EFICCIA 102% X
OB 1 Ponderao de 80%
Ind 1

Peso
N. processos
de auditoria
concludos no
ano n

60%
N.A. 230 250
X
109%

9%
Atingir 80%
do valor da
carteira de
produtos da
IGAI
Ind 2

Peso
N. de
processos
disciplinares
concludos no
ano n
40%
N.A 60 55

X
92%

-8%

8/29

Exemplo de
clculo dos
desvios
Exemplo do Clculo dos Desvios
Clculo da Classificao do Desvio (base 100) de cada indicador:
Desvio positivo [(resultado meta n)/ meta)]*100
Desvio negativo [(meta n resultado)/ meta)]*100

Clculo do Desvio Ponderado:
Indicador 1: Ponderao de 60% em que o desvio foi de 109% (+9% do que
a Meta (250-230));

Indicador 2: Ponderao de 40% em que o desvio foi de 92% (-8% do que a
Meta (60-55)).

[(60*109)/100] = 65 65
[(40*92)/100] = 37 [(Ponderador * Resultado)/100]
Total
+37
102

B) A auto-avaliao dever ser acompanhada de informao relativa:

1. apreciao, por parte dos destinatrios/interessados da quantidade e
qualidade dos servios prestados, com especial relevo quando se trate de
unidades prestadoras de servios a utilizadores externos;
2. Audio de chefias e demais trabalhadores na auto-avaliao dos
servios;
3

3
- Dever ser mencionado se houve envolvimento das chefias (coordenadoras tcnicas) e
demais trabalhadores na auto avaliao do servio. O servio poder optar tambm
pela elaborao de questionrios de satisfao dos colaboradores.
Sugere-se a utilizao dos questionrios, devidamente adaptados ao servio,
disponveis no stio electrnico da DGAEP (www.caf.dgaep.gov.pt).

9/29

3. Avaliao do sistema de controlo interno;
4. Anlise das causas de incumprimento de aces ou projectos no
executados ou com resultados insuficientes;
5. Desenvolvimento de medidas para um reforo positivo do desempenho;
6. Actividades desenvolvidas, previstas e no previstas no plano, com
indicao dos resultados alcanados

Relativamente a B) 2. Audio de chefias e demais trabalhadores na auto-
avaliao dos servios
Se o servio optar pela elaborao de questionrios de satisfao para
colaboradores h que ter em conta os seguintes aspectos:
Metodologia utilizada;
Perodo de realizao do inqurito / questionrio;
Dimenso da amostra = xxxx respostas;
Taxa de respostas;
Grau de satisfao global apurado e, eventualmente desagregado,
(caso no conste do QUAR). Exemplos:
a) Grau de satisfao global dos colaboradores com o
organismo;
b) Grau de satisfao com a gesto;
c) Grau de satisfao com as condies de trabalho e de
higiene e segurana;
d) Grau de satisfao com o envolvimento e participao na
actividade do Organismo.

10/29

Relativamente a B) 3. Avaliao do sistema de controlo interno
O servio poder mencionar neste ponto em funo da sua especificidade,
aspectos relevantes referentes:
Ambiente de controlo;
Estrutura Organizacional;
Actividades e Procedimentos de Controlo Administrativo;
Fiabilidade dos Sistemas de Informao.

Sistema de Controlo Interno: Ambiente de Controlo
Valorizao de valores ticos e integridades (ex. cdigos de tica
e conduta);
Controlos financeiros efectivos;
Incentivos ao desenvolvimento de boas prticas;
Comunicao e alinhamento entre alta direco e chefias das
unidades orgnicas;
Existncia ou no de controlos externos e/ou de fiscal nico.

Sistema de Controlo Interno: Estrutura Organizacional
Obedece s regras definidas legalmente;
Responde satisfatoriamente evoluo da actividade do servio
(novas funes emergentes);
So reconhecidas as responsabilidades, autoridade e delegao
no seio do servio;
O pessoal do servio avaliado segundo o SIADAP;
Existe uma poltica de formao para desenvolvimento de
competncias de forma a adequar o pessoal ao aumento da
complexidade da funo.

11/29

Sistema de Controlo Interno: Actividades e Procedimentos de Controlo
Administrativo
Regulamentao integral do diploma orgnico;
So reconhecidos e formalizados os fluxos de informao e
comunicao intersectivos;
Existe Manual de controlo interno e/ou de contabilidade;
A Competncia para autorizao da despesa claramente definida;
Existe um sistema de rotao de funes entre funcionrios;
As responsabilidades funcionais pela realizao das diferentes
tarefas, conferncias e controlos esto claramente definidas;
Os circuitos de documentos esto claramente definidos.

Sistema de Controlo Interno: Fiabilidade dos Sistemas de Informao
Nveis de abrangncia (utilizadores) e integrao das diferentes
aplicaes;
Existncia de mecanismos que garantem a fiabilidade,
oportunidade e utilidade dos outputs dos sistemas;
A informao produzida utilizada nos processos de deciso;
So identificados os requisitos de segurana para acesso de
terceiros informao ou activos do servio;
Est salvaguardada a informao dos computadores de rede;
Garante-se a segurana na troca de informaes e software.

Relativamente a B) 4. Anlise das causas de incumprimento de aces ou
projectos no executados ou com resultados insuficientes
Conceitos fundamentais:
1. Factores Endgenos
2. Factores Exgenos

12/29

Os factores endgenos e exgenos a identificar so os que impossibilitam ou
limitam a execuo.
Afectam os recursos, os tempos, os resultados operacionais ou estratgicos.
1. Factores Endgenos
Factores internos ao organismo que afectam a execuo para l dos limites
planeados de tolerncia, no tempo definido e/ou no atingir dos objectivos
definidos.
Exemplos de causas
Falta no prevista de recursos: Recursos Humanos, Financeiros e
Materiais;
Carncia de competncias ou de formao especfica;
Inexistncia de procedimento formal: autorizao interna;
Plataforma tecnolgica obsoleta.

2 Factores Exgenos
Factores externos ao organismo que impossibilitam a execuo das aces,
programas ou projectos; ou que a afectam no tempo definido e/ou no atingir
dos objectivos definidos.
Exemplos de causas
Elevado Nmero de Solicitaes Externas no Previstas;
Mudana de Dirigentes no Prevista;
Conjuntura Internacional Adversa.

Relativamente a B) 5. Desenvolvimento de medidas para um reforo
positivo do desempenho.
O servio deve apresentar um conjunto de directrizes que apontem para o
que deve ser feito, tendo em vista uma melhoria sustentada do desempenho,

13/29

nomeadamente, atravs de Anlise Interna (SWOT)
4
e Planos de Aces de
Melhoria.
5

Relativamente a B) 6. Actividades desenvolvidas, previstas e no previstas
no plano, com indicao dos resultados alcanados
Neste ponto pretende-se que o organismo indique:
Projectos: As actividades previstas e no previstas, realizadas e
no realizadas e respectivos resultados atingidos;
Processos: As actividades previstas e no previstas, realizadas e
no realizadas e respectivos resultados atingidos;
O grau de realizao do programa de formao que se props
efectuar;
Afectao real e prevista dos recursos humanos, materiais e
financeiros.

Constitui um passo fundamental de controlo e planeamento do ciclo
seguinte de gesto:

1- A avaliao da afectao real e prevista dos recursos, para aferir
medidas correctivas no sentido da melhor adequao de recursos aos
objectivos a atingir.

2 - Explicitar a actividade corrente por processos (tipo de
actividade/aco), bem como programas e projectos no estimados no
Plano de Actividades e resultados pertinentes.

4
Vide Mdulo sobre Plano de Actividades (Quadro 1 e Quadro 2)
5
Vide Tema tratado a partir da pg. 17 deste Mdulo. Ver tambm o Mdulo Plano de
Actividades, fichas ns 22, 23, e 24 em anexos.

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Exemplo 1 Actividades desenvolvidas, previstas e no previstas no plano, com indicao dos resultados alcanados
Projectos/Actividades Programadas Resumo
Lista e descrio sumria
Recursos Designao
dos Projectos /
Actividades
Responsveis
Objectivos
Indicadores e
Metas
Realizado
(Taxa
realizao)
Justificao (causas
de incumprimento)
Humanos Afectao (%) Financeiros
Projecto /
Activ. 1
Descritivo Parmetros % Realizao Factores crticos qtd Peso rel pessoa Fonte
Projecto /
Activ. 2
Projecto /
Activ. 3
Projecto /
Activ. 4

15/29

Exemplo 2
Afectao real
e prevista dos
recursos
humanos por
unidade
orgnica
Exemplo 2 Afectao real e prevista dos recursos humanos por
unidade orgnica

Controlo Semanal

Nome: __________________________________

Nome do responsvel: ______________________

Semana de: 24-08-2009_____________________
Dia da
Semana
Tipo
1
Hrs
Tipo
2
Hrs
Tipo
3
Hrs
Tipo
4
Hrs
Tipo
5
Hrs
Frias Outros
TOTAL
Horas
Seg 24-08 2,00 3,00 2,00 1,00 8,00
Ter 25-08 2,00 3,00 2,00 1,00 8,00
Qua 26-08 2,00 3,00 2,00 1,00 8,00
Qui 27-08 2,00 3,00 2,00 1,00 8,00
Sex 28-08 2,00 3,00 2,00 1,00 8,00
Sb 29-08
Dom 30-08
Total Horas: 10,00 15,00 10,00 5,00 0,00 0,00 0,00 40,00

Total de Horas Reportadas: 40,00

16/29

Exemplo 3 -
Afectao real
e prevista dos
recursos
humanos por
unidade
orgnica
Exemplo 3 - Afectao real e prevista dos recursos humanos por
unidade orgnica

Controlo Anual

Nome: __________________________________

Nome do responsvel: ______________________

Ano: 2009
Ms
Tipo
1
Hrs
Tipo
2
Hrs
Tipo
3
Hrs
Tipo
4
Hrs
Tipo
5
Hrs
Frias Outros
TOTAL
Horas
Janeiro 16,00 64,00 24,00 24,00 16,00 144,00
Fevereiro 16,00 72,00 24,00 24,00 0,00 136,00
Maro 16,00 72,00 24,00 24,00 0,00 24,00 136,00
Abril 16,00 72,00 0,00 48,00 24,00 160,00
Maio 16,00 80,00 24,00 32,00 16,00 168,00
Junho 16,00 80,00 24,00 24,00 8,00 152,00
Julho 16,00 80,00 24,00 24,00 0,00 144,00
Agosto 0,00 40,00 0,00 0,00 0,00 96,00 40,00
Setembro 16,00 88,00 24,00 24,00 16,00 168,00
Outubro 16,00 88,00 24,00 24,00 16,00 168,00
Novembro 24,00 88,00 36,00 16,00 16,00 180,00
Dezembro 0,00 80,00 0,00 0,00 0,00 80,00 80,00
Total Horas: 168,00 904,00 228,00 264,00 112,00 200,00 0,0 1.676,00
Total Horas Reportadas: 1676,00

Total Horas Frias: 200,00
1680 hrs (mdia de 210 dias teis por ano
por pessoa)
200hrs (25 dias teis por ano por pessoa)

17/29

Ciclo de
Melhoria
Contnua -
PDCA

Vantagens na
Utilizao da
Metodologia
PDCA
Desenvolvimento de Medidas para um Reforo Positivo do Desempenho:
Planos de Aces de Melhorias

O Organismo pode utilizar o Ciclo PDCA Plan- Do-Check-Act para gerir
as aces de melhoria, tendo por base a auto avaliao efectuada.

Ciclo de Melhoria Contnua - PDCA
Act
(Actuar)

Plan
(Planear)
Check
(Verificar)

Do
(Executar)

Vantagens na Utilizao da Metodologia PDCA
6

Permite que diferentes equipas utilizem um mtodo de trabalho
comum;
Proporciona um envolvimento concreto de cada elemento na sua
rea de especialidade;
Favorece a emergncia de propostas concretas de melhoria em
diferentes reas.

6
Vide Fichas ns 3 e 4 em anexo
A
P
C D

18/29

O Ciclo PDCA: A Fase de Planeamento

Actividades a Desenvolver:
Identificar o Problema;
Analisar o Problema e os Procedimentos a adoptar (Solues);
Estabelecer Metas;
Elaborar o Plano de Aco.


Exemplo de Questes a colocar Equipa:
Quais as Causas do Problema?
Qual o Objectivo a ser definido? Qual a Meta?
Quais as Pessoas que devero ser envolvidas no processo?
Qual o Prazo para implementar o plano de aco?
Quais os Recursos a serem afectos?
Quais as informaes a recolher?


Mtodos de Anlise de Possveis Causas do Problema:
1 Brainstorming
2 Diagrama de Ishikawa (Diagrama de Espinha de Peixe ou de Causa-
Efeito)
3 Diagrama de Pareto

19/29

O Ciclo PDCA: A Fase de Execuo

Divulgar o Plano de Aco
Divulgar o plano a todos os colaboradores, de modo que todos o
entendam e concordem com as aces propostas:
Realizar reunies participativas;
Explicitar as tarefas a realizar, a razo da sua existncia e quais
os respectivos responsveis;
Implementar as aces delineadas.

O Ciclo PDCA: A Fase de Execuo

Implementar as aces delineadas.
Implementar o plano de aco elaborado, observando as datas do
cronograma de trabalho;
Todas as aces e resultados devem ser registados;

O Ciclo PDCA: A Fase de Verificao

Actividades a desenvolver:
Verificar as aces executadas na etapa anterior;
Comparar entre o antes e o depois;
Verificar a continuidade do problema.

20/29

O Ciclo PDCA: A Fase de Verificao

Questes a colocar:
Qual a eficcia das aces face aos objectivos iniciais?
Qual o grau de desvio das aces estipuladas inicialmente, e so
os mesmos aceitveis e eficazes para se atingir os objectivos?
O problema detectado pode ser superado?
As aces implementadas foram suficientemente eficazes para se
estabelecer um padro?

O Ciclo PDCA: A Fase de Actuao

Actividades a desenvolver:
Padronizar as aces executadas, cuja eficcia foi verificada na
etapa anterior;
Comunicar a todos os colaboradores os novos procedimentos;
Acompanhar a utilizao de novos procedimentos.

O Plano de Melhorias faz tambm parte da CAF Estrutura Comum de
Avaliao que entre outros objectivos visa Melhorar as Organizaes
Pblicas atravs da auto avaliao

Entre outros aspectos a CAF baseia-se numa estrutura de auto-avaliao dos
servios e organismos pblicos, atravs da qual se procede a um diagnstico
do desempenho com base em factos e evidncias permitindo, desta forma,
conhecer os pontos fortes e reas de melhoria.

21/29

Estrutura da
CAF
Estrutura da CAF
Meios Resultados
Pessoas
Resultados relativos
s Pessoas
Planeamento
E
Estratgia
Resultados
Orientados para os
Cidados/Destinat..
Liderana
Parcerias
E
Recursos
Processos
Impacto na
Sociedade
Resultados
Do
Desempenho -
chave

APRENDIZAGEM E INOVAO

Definio dos Conceitos: Meios
Ponto Forte
Aco com uma pontuao elevada relacionada com o planeamento, a
execuo, a reviso e o ajuste, no sendo necessrio cumprir o ciclo
para ser um ponto forte. Pode apenas parte da aco ser um ponto forte
desde que o organismo se situe nessa fase (planeamento; execuo;
reviso...). um resultado que demonstra um desempenho excelente do
organismo.

rea de Melhoria
Aces ou processos que existem no organismo e que so susceptveis
de ser melhorados, ou seja, que necessitam de interveno para o
desempenho excelente do organismo

Evidncia
Aquilo que suporta a existncia ou veracidade de algo. Pode ser obtida
atravs de pesquisa documental, observao, medio ou consenso.

22/29

Balano Social
Sugesto de Melhoria
reas ou aces que o organismo deve implementar de forma a
melhorar as aces em curso: Aces que o organismo no tem e que
deve implementar para que consiga alcanar ou aproximar-se do
modelo ideal.

III - CAPTULO

Balano Social
O Balano Social simultaneamente um meio de informao, um
importante instrumento de planeamento e gesto nas reas sociais e de
recursos humanos, fornecendo um conjunto de informaes essenciais sobre
a situao social do organismo, pondo em evidncia pontos fortes e pontos
fracos da gesto social dos recursos humanos, o grau de eficincia dos
investimentos sociais e os programas de aco que visem a realizao
pessoal dos trabalhadores, a sua identificao com o organismo e a melhoria
da sua prpria vida.
7

elaborado nos termos do Decreto Lei n. 190/96, de 9 de Outubro, tendo
em conta a informao constante do Mapa de Pessoal aprovado nos termos
do art. 5. da Lei n. 12 A/2008, de 27 de Fevereiro.
Integra o Relatrio de Actividades por fora do disposto na alnea e) do n. 1
do art. 8. da Lei n. 66 B/2007, de 28 de Dezembro.
A metodologia seguida na sua preparao constar de Mdulo que se
encontra em elaborao, mdulo que ser anexado ao Manual de
Procedimentos da IGAI.

7
Decreto Lei n. 190/96, de 9 de Outubro Prembulo
III - CAPTULO

23/29

Avaliao
Final
IV - CAPTULO

Avaliao Final
Neste captulo pretende - se que o organismo faa uma anlise crtica do
modo como desenvolveu a sua actividade, procedendo para o efeito:
A) Apreciao qualitativa e quantitativa dos resultados alcanados;
B) Meno proposta pelo dirigente mximo do servio como resultado da
auto-avaliao;
8

C) Concluses prospectivas fazendo referncia, nomeadamente a um
plano de melhoria a implementar no ano seguinte.

Relativamente a B) Avaliao Final do Desempenho dos Servios (art. 18
da Lei n. 66 B/2007)
Desempenho Bom atingiu todos os objectivos, superando
alguns;
Desempenho Satisfatrio atingiu todos os objectivos ou os
mais relevantes;
Desempenho Insuficiente no atingiu os objectivos mais
relevantes

Relativamente a C) Concluses Prospectivas
1. Plano de Melhoria (exemplos de fontes)
Resultados da aplicao da metodologia CAF;
Resultados da avaliao de programas e projectos;
Resultados dos sistemas de controlo organizacional e
operacional;
Resultados de identificao de boas prticas;

8
De acordo com os ns 1 e 3 do art. 18. da Lei n. 66 B/2007, de 28 de Dezembro.
IV - CAPTULO

24/29

Polticas de formao

Concluses Prospectivas
2. Plano de Melhoria (exemplos de possibilidades de melhoria contnua)
Optimizao de processos;
Qualidade dos servios;
Parcerias e Destinatrios/Interessados;
Desenvolvimento de competncias.

Auto Avaliao - anlise crtica (art. 17 da Lei n. 66 B/2007)

Fases e Fundamentos do Processo:

1. Em cada Ministrio compete ao servio com atribuies em
matria de planeamento, estratgia e avaliao emitir parecer
com anlise crtica das auto avaliaes constantes dos
relatrios de actividades elaborados pelos demais servios.

2. Os servios referidos devem ainda efectuar uma anlise
comparada de todos os servios do Ministrio com vista a:
a) Identificar, anualmente, os servios que se distinguiram
positivamente ao nvel do seu desempenho e propor ao
respectivo membro do Governo a lista dos merecedores da
distino de mrito, mediante justificao circunstanciada;

25/29


3. Em cada Ministrio podem ser seleccionados os servios que
mais se distinguiram no seu desempenho para atribuio da
distino de mrito, reconhecendo o Desempenho excelente at
20% dos servios que o integram ou esto sob sua
superintendncia.


4. A atribuio da distino de mrito assenta em justificao
circunstanciada, designadamente, por motivos relacionados
com:
a) Evoluo positiva e significativa nos resultados obtidos
pelo servio em comparao com anos anteriores;
b) Excelncia de resultados obtidos, demonstrada
designadamente por comparao com padres nacionais
ou internacionais, tendo em conta igualmente melhorias
de eficincia;
c) Manuteno do nvel de excelncia antes atingido, se
possvel com a demonstrao referida na alnea anterior.

26/29


5. Compete, em cada Ministrio, ao respectivo Ministro
seleccionar os servios e atribuir a distino de mrito, tendo
em conta a justificao circunstanciada referida no ponto 4 e
parecer do servio com atribuies em matria de planeamento,
estratgia e avaliao.

V - NOTA FINAL ACTUALIZAES DO MDULO
Atendendo a eventuais alteraes legais ou documentos complementares
emitidos pela Tutela referentes a esta matria (Relatrio de Actividades), a
informao e os procedimentos contidos no presente mdulo so
susceptveis de serem modificados ou de lhes ser acrescentada informao.

V - NOTA FINAL

27/29

Legislao

Bibliografia
VI - LEGISLAO E BIBLIOGRAFIA CONSULTADA

Legislao

Decreto Lei n. 135/99, de 22 de Abril
Lei n. 2/2004, de 15 de Janeiro
Decreto Lei n. 203/2006, de 27 de Outubro
Decreto Lei n. 222/2006, de 10 Novembro
Portarias ns 78/2008; 79/2008; 98/2008
Decreto Lei n. 276/2007, de 31 de Julho
Despacho de Sua Excelncia o Ministro da Administrao Interna
datado de 15 de Novembro de 2007
Lei n. 66 B/2007, de 28 de Dezembro
Lei n. 12 A/2008, de 27 de Fevereiro
Programa do XVII Governo Constitucional Captulo IV, Ponto III
Segurana Interna e Proteco Civil
Grandes Opes do Plano

Bibliografia

O Plano e o Relatrio Anuais de Actividades dos Servios Pblicos.
Alguns contributos para a sua elaborao. Lisboa: Secretariado para a
Modernizao Administrativa, Novembro 1987
Plano e Relatrio de Actividades. Instrumentos de Apoio. Lisboa:
Secretariado para a Modernizao Administrativa, Janeiro de 1997
VI - LEGISLAO E
BIBLIOGRAFIA

28/29

Plano de Actividades da Autoridade Nacional de Segurana Rodoviria.
Lisboa: 2004
SIADAP 2007 (2. Gerao) A definio de objectivos e
competncias e a monitorizao do processo. Lisboa: Sindicato dos
Quadros Tcnicos (STE)
Aplicao do SIADAP 1 no MAOTDR Guio de Monitorizao e
Auto Avaliao. Lisboa: Departamento de Prospectiva e Planeamento
e Relaes Internacionais Ministrio do Ambiente, do Ordenamento
do Territrio e do Desenvolvimento Regional, 2008
Plano de Actividades da Direco Geral da Administrao e do
Emprego Pblico (DGAEP). Lisboa: 2008
Curso: Como Estruturar um Plano de Actividades. Lisboa: Ministrio
da Administrao Interna (MAI), Dezembro de 2008
Curso: Estruturao e Elaborao de Planos e Relatrios de
Actividades. Lisboa: MAI, Maro de 2009
Curso: Perspectiva integrada de Melhoria do Desempenho das Pessoas
e das Organizaes. Lisboa: MAI, Maro de 2009
Plano de Actividades da Direco Geral da Administrao Interna.
Lisboa: MAI, 2009
Plano de Actividades da Secretaria Geral do Ministrio das Finanas e
da Administrao Pblica. Lisboa: 2009
Plano de Actividades da Inspeco Geral da Educao. Lisboa:
Ministrio da Educao, 2009

Elaborado por:

Tcnica Superior Maria Fernanda Cerqueira Tiago

29/29

VII - ANEXOS

VII - ANEXOS
1/27
1/27
NDICE

I - INTRODUO......................................................................................... 2
II APRESENTAO ................................................................................. 4
Finalidades.................................................................................................. 4
Objectivos Gerais ....................................................................................... 4
III A FUNO DO SECRETARIADO..................................................... 6
Natureza / Finalidade.................................................................................. 6
Comunicao.............................................................................................. 7
Tarefas inerentes ao secretariado................................................................ 8
tica e deontologia Profissional ................................................................. 9
Princpios ................................................................................................ 9
Obrigaes ............................................................................................ 10
Relaes Humanas................................................................................ 11
Relaes com a instituio.................................................................... 11
Relativamente sua funo .................................................................. 12
IV- A ORGANIZAO DAS TAREFAS .................................................. 13
Planeamento ............................................................................................. 13
Atitude perante o trabalho ........................................................................ 14
Preparao do expediente para despacho ................................................. 14
Seguimento do expediente depois de despacho do dirigente ................... 15
Gesto da Agenda / Electrnica ............................................................... 16
Atendimento telefnico ............................................................................ 16
Atendimento pessoal ................................................................................ 18
Procedimentos gerais a seguir .............................................................. 19
Organizao das Reunies........................................................................ 20
Fase preparao .................................................................................... 20
Fase da reunio ..................................................................................... 20
Documentos (externos e internos) do Gabinete do Inspector-Geral ........ 21
Organizao Documental e Arquivo ........................................................ 21
Circuitos documentais .......................................................................... 21
Remessa de documentos para arquivos geral e histrico...................... 22
Arquivo em suporte Informtico .......................................................... 22
V PROTOCOLO....................................................................................... 23
A recepo de visitantes ........................................................................... 23
As Apresentaes ..................................................................................... 24
O acolhimento no Gabinete...................................................................... 24
Organizao de Eventos ........................................................................... 24
Planeamento.......................................................................................... 24
Organizao de Viagens........................................................................... 26
Procedimentos....................................................................................... 26
VI ANEXOS ............................................................................................. 27

2/27

I - INTRODUO

A nova concepo da Administrao Pblica visa para uma estrutura
flexvel apelando criatividade, privilegiando a qualidade nos servios.
Face s exigncias deve estar centrada nos cidados visando desempenhar
um papel desbloqueador dos problemas e dificuldades.
Nesta nova concepo de Administrao Pblica, adaptativa, insere-se o
conceito de trabalho administrativo, e, obviamente, a feio de fazer
secretariado.
No regime de vinculao, de carreiras e remuneraes dos trabalhadores que
exercem funes pblicas
1
no est contemplada a carreira de secretria.
Assim, para exercer funes de secretariado neste ambiente obriga a uma
constante adaptao sociedade de informao em que vivemos que exige
uma maior capacidade de organizao e planificao, um melhor
conhecimento das tcnicas e procedimentos e uma gesto do tempo mais
eficaz, de forma a no deixar atolar-se no enorme volume de
documentao das mais diversas procedncias, sabendo como e quando
actuar.
Por outro lado, as relaes interpessoais, a capacidade de comunicar e de
nos relacionarmos, o modo como nos posicionarmos e apresentamos na
Organizao, assumem um papel fundamental no desempenho das nossas
funes, e na imagem veiculada pelos trabalhadores que exercem as funes
de secretariado, na Administrao Pblica.
Deste modo importante saber agarrar as oportunidades, aceitar os desafios,
querer trilhar os caminhos da modernidade e da inovao, a fim de fazer
face s incertezas e s grandes mutaes que o prximo milnio nos vai,
tambm, trazer na rea do secretariado. Importa querer efectivamente

1
Lei n. 12-A/2008, de 27 de Fevereiro art 33 (Apoio) do Estatuto dos
Dirigentes aprovado pela Lei 2/2004, de 15 de Janeiro na redaco da Lei 64-
A/2008, de 31 de Dezembro (Anexo 1)
I - INTRODUO
3/27
mudar, ser capaz de enfrentar novas realidades, estar habilitada pessoal e
profissionalmente, equacionar as hipteses e aproveitar as oportunidades,
ser capaz de fazer escolhas adequadas, ser positiva, pr-activa e optimista.
Deve definir os objectivos profissionais.
A secretria ao tornar-se cada vez mais profissional deve: saber responder
s exigncias de qualidade, ser verstil nas atitudes e procedimentos,
evidenciar capacidades de organizao, aplicar novos mtodos de trabalho,
actuar com eficcia e entusiasmo, mostrar grande disponibilidade, maior
poder de antecipao e mais responsabilidade.

4/27

Finalidades

Objectivos
Gerais

II APRESENTAO

Finalidades

O presente manual pretende ser uma ferramenta de apoio, sobre o modelo de
abordagem a adoptar tendo como objectivo a explicitao dos seus
princpios e aspectos fundamentais.
Pretende-se que nomeadamente no mbito do Secretariado,
simultaneamente, contribua para o desenvolvimento de um conjunto de
formas de estar e de ser que possibilitem uma melhor integrao e
interaco no ambiente laboral e social.

Melhorar a capacidade de comunicao escrita e oral;
Adequar a utilizao das tecnologias de informao e comunicao;
Adquirir comportamentos adequados nas interaces sociais;
Desenvolver atitudes que facilitem o trabalho em equipa;
Promover a conscincia de valores ticos, deontolgicos e de
cidadania;
Suscitar o desenvolvimento de competncias especficas no mbito
do secretariado.

Objectivos Gerais

Conhecer as principais componentes da organizao, situando, nesse
universo, as funes da rea de secretariado;
Comunicar por escrito, de uma forma correcta, em diversas situaes
organizacionais;
II APRESENTAO
5/27

Objectivos
Gerais
Compreender que a esttica e a apresentao dos documentos de
primordial importncia para a formao da imagem da organizao;
Recolher, interpretar, tratar e arquivar a informao;
Organizar reunies de trabalho, viagens e outros eventos;
Planificar o trabalho administrativo;
Desenvolver uma adequada utilizao das tecnologias de informao
e comunicao;
Saber acolher, encaminhar e informar os interlocutores internos e
externos na organizao;
Fomentar hbitos de reflexo crtica e interveno que contribuam
para a formao da sua personalidade e para a sua postura como
cidado;
Desenvolver uma cultura geral e a curiosidade intelectual e a
abertura inovao;
Melhorar a capacidade de iniciativa e deciso;
Criar um desejo constante de realizao pessoal e profissional;
Consolidar as suas convices em torno de valores como:
honestidade, integridade, responsabilidade, lealdade, conscincia
profissional e abertura ao dilogo;
Manter hbitos e atitudes de higiene, sade e segurana, no
desempenho das suas tarefas;
Novos desafios
2

2
Esquema simplificado (Anexo 2)
6/27

Natureza /
Finalidades

III A FUNO DO SECRETARIADO

Natureza / Finalidade

O Secretariado, no est integrado na hierarquia, localiza-se junto da
Direco, contribuindo para o funcionamento eficaz atravs do seu trabalho
discreto, organizado e metdico.
A secretria assegura as ligaes entre o seu superior hierrquico e as outras
pessoas dentro e fora da Inspeco-Geral da Administrao Interna.
Todo o trabalho realizado pela secretria reflecte-se no exterior e a imagem
est dependente da qualidade desse mesmo trabalho.
Assim, compete ao secretariado, em relao sua chefia, secund-la ao
mximo a fim de esta ficar mais disponvel para o estudo dos assuntos e
respectiva tomada de decises.
Requisitos: ser pontual; discreta; bem-educada e simptica; preocupar-se
com os outros; vestir-se apropriadamente; falar e escrever bem; saber estar.
A secretria age cumprindo sempre as instrues da chefia, conhece bem a
Instituio, os procedimentos e o servio, no dever ser apenas uma mera
executante.
Na IGAI o Secretariado centralizado junto da Direco dependendo
apenas dela.

Ilustrao 1 - Esquema Organograma simplificado

Inspector-Geral
Subinspector-Geral Subinspector-Geral
Secretariado
III A FUNO DO
SECRETARIAD
7/27

Comunicao

Comunicao

Uma das principais funes que est associada a este perfil profissional a
Funo de Ligao.
A comunicao feita de vrias maneiras: pelo telefone/telemvel, frente a
frente (oral), por escrito (ofcios, relatrios, fax, etc.) e electronicamente
(era do virtual, nomeadamente: intranet/extranet, internet, correio
electrnico).
O desafio da comunicao consiste em penetrar na esfera do interlocutor,
nos seus valores, quadros de referncia e padres, de forma a conseguir
compreender a mensagem e enviar um feedback adequado.
A forma de atenuar as diferenas apelar ao que tem em comum, partilhar o
que comum. O desenvolvimento de competncias psicossociais, como a
gesto de emoes, a gesto de conflitos, a auto-estima, o auto-
conhecimento, a capacidade de escutar, a capacidade de se por no lugar do
outro, a capacidade emptica e assertividade, essencial para o
desenvolvimento das suas competncias comunicacionais.
Escutar, negociar, planear, e com criatividade, so processos que ajudam a
uma eficaz comunicao.
A percepo do mundo algo que se vai construindo atravs do processo de
comunicao interpessoal. Trata-se de um fenmeno interno. Desenvolve-se
no contexto sociocultural em que se vive. O meu eu tem tantos eus
como as pessoas que convivem comigo.

Ilustrao 2 - Esquema simplificado
Percepo Filtros Culturais/Religiosos/ Personalidade

O que interpreto?

O que estiver preparado para ver
8/27

Tarefas
inerentes ao
secretariado

A assertividade uma opo: tem a liberdade de escolher que tipo de
comportamento/atitude vai assumir e o que acha mais adequado a cada
situao.
Transparncia na linguagem, auto-confiana e poder de negociao na
resoluo de problemas, so factores que ajudam ao comportamento
assertivo.
Igualmente a secretria resolve questes administrativas de pormenor,
inclusivamente de carcter confidencial.

Actuando com:

Autonomia e Responsabilidade acompanhando novas formas
de trabalhar, estimulando a criatividade, inovao e o poder
de antecipao.
Competncia, isto , conhecimentos (conjunto de saberes),
tcnicas e procedimentos (saber fazer e saber estar).

Tarefas inerentes ao secretariado

Recepo, leitura, triagem, registo e encaminhamento do expediente.
Elaborao de ofcios, Notas Internas, Actas, Convocatrias, etc..
Recepo, elaborao e transmisso de mensagens.
Planeamento e Organizao de visitas, exposies.
Organizao de reunies e preparao de viagens.
Organizao das deslocaes e/ou estadias (Pas e Estrangeiro).
Pesquisa e conferncia de dados estatsticos.
Atendimento, execuo e seleco de chamadas telefnicas.
Recepo de visitantes e seu encaminhamento.
Organizao e manuteno do arquivo.
9/27

tica e
deontologia
Profissional

Princpios

Leitura e seleco de artigos tcnicos com interesse para o servio e
jornais, etc..
Processamento de texto, elaborao de mapas, grficos, tratamento
de dados estatsticos, registo de documentos, etc..
Organizao e/ou coordenao dos assuntos de carcter social.
Desenvolver boas relaes institucionais.
Promover bom ambiente de trabalho.

tica e deontologia Profissional

O comportamento tico da secretria, manifesta-se no s pela lealdade
demonstrada, mas tambm, por um conjunto de atitudes e comportamentos,
que, ao longo do tempo vo construindo a sua imagem profissional. um
processo constante e contnuo.

Princpios

Dignidade: A secretria deve abster-se de qualquer comportamento
que pressuponha infraco ou descrdito e desempenhar o exerccio
da sua profisso com honra e dignidade.
Integridade: Deve agir com honradez, lealdade e boa f.
Sigilo profissional: Deve observar rigorosamente o princpio de
confidencialidade nos factos e notcias que conhecer por razes
ligadas ao exerccio da sua profisso.

10/27

tica e
deontologia
Profissional

Sigilo
profissional

Obrigaes

Do sigilo profissional
Alm de um dever, observar o sigilo profissional um direito que
apoia o exerccio da profisso de secretria, sem esquecer que
existem leis que o protegem. O direito e a obrigao do sigilo
profissional compreendem:
As confidncias e informao pessoal da parte do seu
superior a que puder ter acesso no mbito do exerccio da sua
profisso.
Os factos de conhecimento limitado que afectem os seus
superiores, colegas ou membros do colectivo em que a
secretria realize o seu trabalho. Por exemplo: dossiers
pessoais, profissionais ou mdicos.
A informao cujo contedo tenha um valor especfico para o
leitor autorizado; ou qualquer outra informao que esteja
classificada como confidencial, reservada ou com uma
distribuio a pessoas especficas.
O sigilo profissional no deve entrar em conflito com a
lealdade entidade para a qual a secretria trabalha, que deve
corresponder confiana que o seu superior deposita nela ao
confiar-lhe e partilhar informao confidencial.

11/27

tica e
deontologia
Profissional

Relaes
Humanas

Relaes com
a instituio

Relaes Humanas
A secretria deve abster-se de qualquer concorrncia desleal em relao aos
seus colegas. A discrio um elemento especfico nas relaes externas da
secretria, o fundamento essencial da sua capacidade de salvaguarda do
sigilo profissional. Deve ter a conscincia de que a discrio de uma
importncia fundamental. O que para outros membros do colectivo podem
ser leves faltas de respeito ou problemas de convivncia (comentrios de
desprezo para com os colegas, comentrios ofensivos, jocosos ou em tom de
brincadeira; ou duvidar publicamente da qualidade tcnica de um superior),
para a secretria algo que est vinculado ao seu comportamento
profissional.
obrigao de qualquer secretria oferecer a sua colaborao a todos os
seus colegas, quando a sua interveno for necessria, para que no se
produzam atrasos no trabalho e no se prejudique o funcionamento normal
dos servios.

Relaes com a instituio
A secretria deve estar sempre pronta a oferecer apoio e cooperao
e deve conhecer, igualmente, os objectivos e a poltica interna da
mesma.
A secretria tem o dever de contribuir para a celeridade do trabalho,
no devendo aceitar sugestes nem coaes que vo no sentido de
evitar o seu cumprimento.

12/27

Relativamente
sua funo

Qualidade a
desenvolver

Relativamente sua funo
A secretria deve cultivar as suas capacidades e actualizar os seus
conhecimentos, a fim de que o seu trabalho seja feito com o mais
alto nvel de rendimento.
Deve abster-se de realizar qualquer prtica que possa prejudicar a
reputao da sua funo.
Deve ter conscincia de que representa um colectivo que tem
obrigao de defender e enaltecer.
Deve fazer com que se respeite o Cdigo Deontolgico da sua
funo. Neste sentido, conveniente que seja instrumento de
divulgao deste documento, tanto para afirmar os valores contidos
no cdigo como para se apoiar no mesmo.

Ilustrao 3 - Esquema simplificado

Qualidade
necessria a
desenvolver no
Secretariado
Tcnico -Administrativas
Prever
Organizar
Coordenar
Executar
Psicolgicas
Relaes Interpessoais
Contactos Internos/Externos
Relaes Pblicas -
Protocolo
13/27

Planeamento

IV- A ORGANIZAO DAS TAREFAS

Planeamento

Nas organizaes a gesto de tempo pode fazer a diferena.
A actividade de secretria est sujeita, por inerncia de funes, a frequentes
interrupes.
Tarefas que necessitam de uma maior concentrao, para fazer um trabalho
de melhor qualidade, (sem erros, boa apresentao, redaco e pontuao
cuidada, etc..) devem ser efectuadas, caso seja possvel, no incio da manh
ou ao fim da tarde.

Planear implica uma escolha antecipada de:
Metas
O que fazer
Em que sequncia
Quando
Como

fundamental distinguir: O Urgente do Importante para se poder fazer
uma avaliao correcta das tarefas em termos de tempo e prazos
determinando as prioridades.

IV ORGANIZAO
DAS TAREFAS
14/27

Atitude
perante o
trabalho

Preparao do
expediente
para despacho

Atitude perante o trabalho

Eliminar o que considera intil.
Prescindir do acessrio.
Fugir da rotina.
Centrar-se no que importante.
Aplicar-se no fundamental.
Sistematizar os processos.
Diversificar as aces.
Rentabilizar os meios.
Comunicar com entusiasmo.
Ser criativa e dinmica.

Preparao do expediente para despacho

Verificao do correio recebido que vem separado pela Seco
de Processos e Expediente Geral (SPEG) e Seco de Pessoal,
Contabilidade e Economato (SPCE) e distribui-lo pelos
Gabinetes dos Subinspectores-Gerais e Inspector-Geral.
Ler a correspondncia, prestando ateno aos assuntos
confidenciais, urgentes e pessoais.
Verificar se os anexos acompanham os ofcios e se vm
correctamente endereados.

15/27

Seguimento
do despacho

Na pasta de despacho, do Inspector-Geral colocar o expediente
discriminado:
Correspondncia proveniente do Ministro e Secretrio de
Estado. Correspondncia urgente, seguida das restantes
cartas, ofcios, faxs, correspondncia electrnica, etc.
Convites, assinalando as datas e indicando sobreposies
de datas, com outros compromissos da chefia, se for o
caso.
Informaes com despacho Ministerial.
Informaes, ofcios, faxs, para assinatura e/ou
despacho.
Memorandos, relatrios, sinopses, actas, provenientes dos
servios.
Recortes de imprensa (destacando os artigos que tenham
interesse para a chefia e que estejam relacionados com a
Instituio).
Requisies internas, modelos, etc..

Seguimento do expediente depois de despacho do dirigente

Verificar se todos os documentos tm despacho, e os
anexos, quando referidos, envi-los para as respectivas
seces (SPEG e SPCE) ficando unicamente o que for a
nvel do Gabinete do Inspector-Geral para cumprimento
do despacho.
Fotocopi-los, se for caso disso, para posterior
arquivo, na respectiva pasta.
Remeter o expediente dentro de envelopes
devidamente endereados aos servios referidos no
despacho.
16/27

Gesto da
Agenda

Atendimento
telefnico

Prestar especial ateno tramitao dos assuntos,
urgentes ou provenientes do Ministro ou Secretrio de
Estado. Presentemente este registo especial de controlo
faz-se ao nvel do Sistema de Gesto Documental
Smartdocs.

Gesto da Agenda / Electrnica

A agenda do Inspector-Geral partilhada com a secretria.
Deve verificar todos os dias as agendas, consultando-as:
-Depois das reunies;
-Quando a data das reunies no estiverem confirmadas;
-Aps chamadas telefnicas.
Deve anotar-se:
-Nome de pessoas a contactar;
-Hora e local das reunies, cerimnias, etc.;
-Assunto da reunio;
-N. do telefone dos contactos (no caso de a secretria estar ausente);
-No marcar reunies um dia antes de uma viagem da chefia e um
dia depois da chegada prevista;
-Marcar reunies de modo a no cortar manhs/tardes;
-Marcar Almoos/Jantares para horas previamente estabelecidas;

Atendimento telefnico

Deve identificar-se e saber o nome do interlocutor e usa-lo ao
longo da conversa para tornar mais pessoal a comunicao.
17/27

Atendimento
telefnico

Deve falar de modo calmo e evitar levantar a voz.
Sorria. Ainda que no se aperceba, a sua voz de facto altera-se se
estiver a sorrir.
Ao tratar-se de uma reclamao, no comece logo a defender-se.
Oua at ao fim. Repita o que ouviu para mostrar que percebeu e que
est interessado na resoluo do problema. A melhor maneira de
abordar uma pessoa que est exaltada comear por se solidarizar
com ela e mostrar vontade de resolver o assunto.
Deve encaminhar assuntos. Uma soluo solicitar o envio de um
memorando pelo correio (por fax ou correio electrnico). Se vir que
o assunto pode ser resolvido por outra pessoa, indique esse caminho,
com tacto e delicadeza.
Deve saber dar informaes. Sem ultrapassar competncias.
No faa um longo silncio durante a conversao telefnica para
que o seu interlocutor no pense que pousou o telefone em cima da
mesa. Se numa conversa cara a cara aceitvel responder assentindo
com a cabea, ao telefone fundamental ir dizendo claro, pois, sim,
tem razo.
Quando um superior telefona a uma pessoa que lhe inferior atravs
das secretrias de ambos, este deve estar ao telefone antes da
secretria do superior passar a chamada ao seu chefe.
Quando se telefona a um superior deve-se faz-lo pessoalmente, e
no atravs da secretria.
Quem faz a chamada, espera em linha. Esta regra s se aplica entre
pessoas do mesmo nvel hierrquico. Mas, se quem pediu a chamada,
entretanto, atendeu outro telefone directo, ou saiu do gabinete, a
pessoa para quem a secretria ligou e que est espera em linha,
pode desligar ao fim de 30 segundos e aguardar nova ligao.
Quem telefona est, em princpio, disponvel e interessado em
estabelecer a comunicao. A pessoa que atende a chamada pode ter
tido de interromper uma tarefa em que estava concentrado e, por
18/27

Atendimento
telefnico

Atendimento
pessoal

isso, no se deve obrigar essa pessoa a esperar muito tempo e a
impacientar-se por no ter ningum do outro lado da linha ou ter de
ouvir msica.
Quando cai uma chamada a meio, deve ser a pessoa que tomou a
iniciativa que volta a ligar. A outra pessoa pode at nem saber para
onde telefonar.
Quem estabeleceu a ligao telefnica que a deve terminar.
Quando se est a falar ao telefone e entra um visitante deve desligar-
se a chamada o mais rapidamente possvel. A pessoa que entra deve
fazer meno de sair, e quem est ao telefone deve fazer-lhe um sinal
para que se sente, enquanto acaba a conversa telefnica.
As secretrias que ocupam gabinetes contguos aos seus chefes e
tenham que lhes transmitir alguma mensagem no o devem fazer
pelo telefone passaro ao gabinete e dar-lha-o pessoalmente.
Quando uma secretria fizer um convite em nome do seu chefe a
uma pessoa da mesma categoria deste, no o transmitir
directamente, mas sim atravs da secretria daquele.

Atendimento pessoal
Para proporcionar o melhor acolhimento possvel a secretria deve ter
sempre presente que uma das suas funes filtrar, encaminhar e informar.
Mostrar disponibilidade para ajudar ou orientar na resoluo dos assuntos
ou problemas.

19/27

Procedimentos
gerais a seguir

Procedimentos gerais a seguir

Visitantes com agendamento:
Avisar a recepo da chegada do visitante.
Cumprimentar e conduzir o visitante sala de espera.
Avisar a chefia da sua chegada.
Se a chefia puder receb-lo imediatamente, acompanhe-o ao
Gabinete, abrindo-lhe a porta.
Se a chefia no o puder receber imediatamente, alegar uma situao
imprevista e/ou urgente que justifique o atraso.

Visitantes sem agendamento:
Informar-se do seu nome e indagar o motivo da sua visita, ouvindo
atentamente.
No reagir, mostrando admirao curiosidade ou descontentamento.
Ao inteirar-se do assunto, distinga entre as situaes:
Se realmente importante e/ou urgente ser atendido pela
chefia e se este est disponvel.
Se pode canalizar o seu interlocutor para outro servio/sector
para ser recebido por outra pessoa, para tratar do assunto.
Marcar outro dia para a realizao da entrevista/reunio, em
caso de insistncia.

20/27

Organizao
das Reunies

Preparao

Reunio

Organizao das Reunies

Fase preparao
Inteirar-se do assunto que vai ser tratado, para informar os
participantes e elaborar uma agenda.
Saber quem vai estar presente, para os poder convocar.
Combinar a data, hora e local de acordo com as convenincias dos
participantes.
Preparar a convocatria que servir de lembrana e comunicar a
agenda de trabalhos.
Preparar a documentao necessria.
Caso algum no possa estar presente, saber se dever ser
substitudo.
Reservar a sala.
Preparar a sala.
Testar junto do ncleo de informtica todo o equipamento antes do
incio da reunio.
Verificar a temperatura ambiente.

Fase da reunio
Receber os participantes e encaminh-los;
Assegurar o apoio externo reunio (telefones, recados, cafs, etc.).

21/27

Documentos
(externos e
internos) do
Gabinete do
Inspector-
Geral

Arquivo

Documentos (externos e internos) do Gabinete do Inspector-Geral
Os modelos (formato) de documentos produzidos na IGAI so elaborados
de acordo com as normas superiormente aprovadas. Para tal registo
(criao) de documentos internos est acessvel a todos os utilizadores do
Sistema de Gesto de Actividades, excepto os documentos designados da
Direco
3
.

Ofcio Inspector-Geral (IG)
Despacho - IG
Proposta - IG

Organizao Documental e Arquivo

Circuitos documentais

Na IGAI a classificao do secretariado dever seguir o Plano de
Classificao de Documentos nico para o Ministrio da Administrao
Interna, criado no mbito do projecto de plataforma comum de
modernizao, implementado no incio do ano de 2009.

3
Anexos 3
22/27

Remessa de
documentos
para arquivos
geral e
histrico

Arquivo em
suporte
Informtico

Remessa de documentos para arquivos geral e histrico
Procedimentos:
No ms de Abril de cada ano civil, se for caso disso, cada
transferncia de documentos para depsito que servem de Arquivo
Geral e/ou de Arquivo Histrico do Gabinete do Inspector-Geral
dever ser efectuado mediante o preenchimentos de uma guia de
remessa e ser entregue Coordenadora da SPEG responsvel pelo
arquivo final da IGAI.
Os processos devero estar preparados sem agrafes e sem clips.
Os processos de gabinete sero colocados numa pasta francesa com
capa prpria e ligados com fita de nastro.
Dever proceder-se ao preenchimento dos formulrios
4
aprovados
(Guia de Remessa e Guia de Entrega) em duplicado, um que ficar
com a responsvel que recebe e o outro para arquivo no Gabinete do
Inspector-Geral.

Arquivo em suporte Informtico
Todos os documentos relacionados com o Gabinete do Inspector-Geral
devero ser arquivados segundo as normas implementadas pelo uso do
Manual de Procedimentos do Sistema de Gesto de Actividades
(Smartdocs).
5

4
Anexo 4
5
Aprovado pelo Exmo. Sr. Inspector-Geral da Administrao Interna, por despacho de
25.07.2007
23/27

Recepo de
visitantes

V PROTOCOLO

A secretria ao desempenhar funes de relaes pblicas, actua em
diversas frentes que deve dominar, utilizando as estratgias de comunicao
tendo em conta as regras elementares do protocolo.
A construo de uma imagem de excelncia comea no atendimento, a
maneira como o visitante recebido, dando sempre muita ateno aos
pormenores, desde a apresentao pessoal postura, passando pela
utilizao de um tom cordial e afvel da comunicao, criando um clima de
empatia no relacionamento.

A recepo de visitantes
Se se tratar de um visitante cuja vinda esperada, s ter que ser
encaminhado e saber faz-lo esperar, se necessrio.
Se for um visitante inesperado, necessrio:
Saber quem .
Qual o motivo da visita.
Orient-lo em funo do que ele deseja, para a pessoa competente,
mas s depois desta ter dado o seu consentimento.
Conduzi-lo pessoa certa.

V PROTOCOLO
24/27

Apresentaes

Acolhimento
no Gabinete

Eventos

Guio

As Apresentaes
O inferior hierrquico sempre apresentado ao superior hierrquico.
O anfitrio apresentado ao visitante (exceptuando-se o caso em que
o visitante apresentado hierarquia superior que o vai receber).

O acolhimento no Gabinete
Expressar a considerao pelos outros com um sorriso de simpatia, um
tom de voz expressando amabilidade usando frases de cortesia.
Ao acompanhar o visitante at ao gabinete do superior hierrquico, dever
dizer delicadamente: Se me permite, eu vou frente para indicar o
caminho.
Se houver necessidade de apresentar o visitante por exemplo, quando tiver
de o introduzir no gabinete ou sala de reunies onde j se encontra o
Inspector-Geral pode limitar-se a dizer o nome do visitante.

Organizao de Eventos

Planeamento
6

1 Fase
Compreender/conhecer os objectivos propostos.
A quem se destina.
Dimenso.
Organizao de Processo de Gabinete.
Oramento.
Programa.
Oradores/convidados de honra.

6
Check Lists (Anexo 5)
25/27

Eventos

Data da realizao.
Local.
Logstica.

2 Fase
Brochura de divulgao.
Elaborao de Programas sociais.
Fichas de inscrio.
Lista de Delegados/Participantes.
Reservas de Hotis, Transporte, etc..

3 Fase
Organizao da documentao/pastas e material acessrio;
Preparao das apresentaes/comunicaes;
Snteses curriculares;
Constituio da mesa;
Comisso de honra;
Designao de interlocutor junto da imprensa;
Material Audiovisual;
Designao de funcionrios para /recepo/acolhimento;
Ofertas;

26/27

Viagens

Deslocaes ao
Estrangeiro

Organizao de Viagens
Procedimentos
Deslocao ao Estrangeiro:
O Sr. Inspector-Geral solicita autorizao tutela.
7

Despacho-IG indicando: deslocao com incio e fim, regime de
ajudas de custo.
8

Notificar com cpia SPCE.
Reserva de bilhetes e alojamento atravs da agncia de viagens.
O pedido deve incluir: tipo de quarto, tipo de servio (alojamento e
pequeno almoo, meia penso ou penso completa conforme o
programa da visita.
O nmero de quartos.
Data e hora provvel da chegada.
Data da partida.
Confirmao de reserva.
Transporte.
Despacho -IG a designar motorista, data, partida/regresso se for o
caso.
Posteriormente notificar a SPCE para dar seguimento.

Elaborado por:

Assistente Tcnica Maria Antnia Pinto da Cunha Pimenta Barros

7
Res.Cons. Ministros n. 51/2006 (Anexo 5)
8
Preenchimento do Modelo D-10.5 para ser entregue na SPCE (Anexo 6)
27/27

VI ANEXOS


VI ANEXOS
1/107
1/107
NDICE

1. PARTE..................................................................................................... 5
I - ENQUADRAMENTO E CARACTERIZAO DA SECO DE
PROCESSOS E EXPEDIENTE GERAL............................................... 6
1.1 Funcionamento da SPEG.................................................................. 6
1.2 Coordenao da SPEG...................................................................... 6
II. EXPEDIENTE GERAL......................................................................... 6
2.1 Recepo, registo e encaminhamento da correspondncia:.............. 7
2.2 Expedio da correspondncia.......................................................... 8
III - DIVULGAO INTERNA................................................................ 8
IV PUBLICAES EM DIRIO DA REPBLICA.............................. 9
4.1. - Procedimentos de envio: ............................................................... 9
V - REA PROCESSUAL....................................................................... 10
5.1 - Registo e Autuao....................................................................... 10
5.2 - Ocorrncia de Natureza Disciplinar (OND) ................................. 10
5.3 - Processos de Gabinete (PGAB).................................................... 10
5.4 - Processos Administrativos (PA)................................................... 11
5.5 - Processos Inspectivos ................................................................... 11
5.6 - Processo Natureza Disciplinar...................................................... 11
5.7 - Processo de Contra-Ordenao .................................................... 11
5.8 - Processos - Departamento de Assuntos Internos (PDAI)............. 12
5.9 - Processos - Ncleo de Apoio Tcnico (NAT).............................. 12
5.10 - Processos de Sindicncia............................................................ 13
5.11 - Prazos Processuais...................................................................... 13
VI- REA DE ARQUIVO ....................................................................... 13
VII - REA DE REPRODUO DOCUMENTAL................................ 14
2. PARTE................................................................................................... 16
I INTRODUO................................................................................... 17
1.1 - mbito.......................................................................................... 17
1.2 - Definio do sistema .................................................................... 17
1.3 - Conceitos e procedimentos a detalhar .......................................... 17
II CONCEITOS GENRICOS.............................................................. 19
2.1 - Utilizador...................................................................................... 19
2.2 - Gestor de contedos ..................................................................... 19
2.3 - Gestor de perfis ............................................................................ 19
2.4 - Administrador............................................................................... 20
2.5 - Grupos de utilizadores.................................................................. 20
III - CLASSIFICADOR............................................................................ 21
IV ESTRUTURA DE ARQUIVO......................................................... 22
4.1 Conceito genricos....................................................................... 22
4.2 - Criao anual da estrutura de arquivo .......................................... 24
V DOCUMENTOS INTERNOS ........................................................... 25
5.1 - Conceito de Documento Interno................................................... 25
5.2 - Criao de Documentos Internos ................................................. 25
5.3 Perfil de Documento Interno........................................................ 26
5.4 Tipos de Documento Interno ....................................................... 26
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5.5 - Modelos de documentos (formato)............................................... 28
5.6 - Registo de Documento Interno..................................................... 29
5.7 - Processo Decisrio de Documento Interno .................................. 30
5.8 - Notificao de Documento Interno .............................................. 30
5.9 - Permisses de acesso para Documentos Internos......................... 31
VI ENTRADAS..................................................................................... 31
6.1 Conceito de Entrada..................................................................... 31
6.2 - Criao de Entradas...................................................................... 31
6.3 - Perfil de Entrada........................................................................... 31
6.4 - Registo de Entradas ...................................................................... 32
6.5 - Certificao e digitalizao de Entradas ...................................... 36
6.6 - Processo Decisrio e tramitao de Entradas............................... 37
6.7 Notificao de Entrada................................................................. 39
6.8 Permisses de acesso para Entradas ............................................ 40
VII SADAS .......................................................................................... 40
7.1 Conceito de Sada ........................................................................ 40
7.2 Criao de Sada .......................................................................... 41
7.3 Perfil de Sada.............................................................................. 41
7.4 Registo de Sadas......................................................................... 41
7.5 Certificao e digitalizao de Sadas ......................................... 45
7.6 Processo Decisrio de Sada........................................................ 46
7.7 Notificao de Sada .................................................................... 46
7.8 Permisses de acesso para Sadas................................................ 46
VIII PROCESSO DECISRIO............................................................. 47
8.1 Conceito de Processo Decisrio .................................................. 47
8.2 - Criao de Processo Decisrio..................................................... 47
8.3 - Criao de despachos longos........................................................ 47
8.4 - Impresso de Processo Decisrio................................................. 48
IX ANOTAES.................................................................................. 48
9.1 - Conceito de Anotao .................................................................. 48
X NOTIFICAES............................................................................... 48
10.1 - Conceito de Notificao ............................................................. 48
10.2 - Permisses atribudas por Notificao ....................................... 48
10.3 - Formas de Notificao................................................................ 49
10.4 - Opes da Notificao................................................................ 51
XI TABELA DE ENTIDADES - CASO ESPECFICO DAS FORAS DE
SEGURANA .............................................................................................. 51
11.1 - Codificao da tabela de Entidades............................................ 51
XII PLANO DE ACTIVIDADES.......................................................... 53
12.1 - Perfil do Plano de Actividades ................................................... 53
12.2 - Criao do Plano de Actividades................................................ 54
12.3 - Programas e Actividades ............................................................ 54
12.4 - Perfil Actividade......................................................................... 54
12.5 - Registo e Gesto de Actividades ................................................ 55
12.6 - Criao das Actividades ............................................................. 56
XIII - OCORRNCIAS DE NATUREZA DISCIPLINAR...................... 56
13.1 - Conceito de Ocorrncia de Natureza Disciplinar ....................... 56
13.2 - Perfil OND ............................................................................. 57
13.3 - Permisses para as Ocorrncias de Natureza Disciplinar........... 58
13.4 - Criao de Ocorrncias de Natureza Disciplinar........................ 58
3/107
XIV PROCESSOS................................................................................. 58
14.1 - Tipos de Processo....................................................................... 58
14.2 - Criao de Processos .................................................................. 60
XV - PROCESSOS DE GABINETE PGAB.......................................... 61
15.1 - Conceito de Processo de Gabinete ............................................. 61
15.2 - Criao de Processos de Gabinete.............................................. 61
15.3 - Perfil de Processo de Gabinete................................................... 61
15.4 - Registo de Processos de Gabinete.............................................. 62
15.5 - Permisses para Processos de Gabinete ..................................... 62
15.6 - Estados do Processo de Gabinete ............................................... 63
XVI - PROCESSOS ADMINISTRATIVOS PA................................... 63
16.1 - Conceito de Processo Administrativo ........................................ 63
16.2 - Tipos de Processos Administrativos........................................... 63
16.3 - Criao de Processos Administrativos ....................................... 63
16.4 - Perfil de Processo Administrativo.............................................. 64
16.5 - Registo de Processos Administrativos ....................................... 65
16.6 - Tramitao de Queixas............................................................... 66
16.7 - Tramitao de Certides de Tribunal ......................................... 68
16.8 - Notificao e Permisso de Processos Administrativos............. 68
16.9 - Estados do Processo Administrativo .......................................... 69
XVII - PROCESSOS INSPECTIVOS PI............................................... 69
17.1 - Conceito de Processo Inspectivo................................................ 69
17.2 - Tipos de Processo Inspectivo ..................................................... 69
17.3 - Registo e numerao de Processos Inspectivos.......................... 70
17.4 - Criao de Processos Inspectivos............................................... 71
17.5 - Perfil de Processo Inspectivo ..................................................... 71
17.6 - Registo de Processos Inspectivos ............................................... 72
17.7 - Ordens de Servio ...................................................................... 74
17.8 - Tramitao inicial de Processos Inspectivos .............................. 75
17.9 - Recepo dos Processos Inspectivos pelos inspectores.............. 76
17.10 - Fichas Inspectivas..................................................................... 77
17.11 - Relatrio do Processo Inspectivo ............................................. 78
17.12 - Tramitao final de Processos Inspectivos............................... 78
17.13 - Envio de Processos Inspectivos a outras entidades .................. 79
17.14 - Fecho de Processos Inspectivos ............................................... 79
17.15 - Permisses de acesso a Processos Inspectivos fechados, por
parte do SIF........................................................................................... 79
XVIII - PROCESSOS DE NATUREZA DISCIPLINAR PND............. 80
18.1 - Conceito de Processo de Natureza Disciplinar........................... 80
18.2 - Tipos de Processos de Natureza Disciplinar .............................. 80
18.3 - Registo e numerao de Processos de Natureza Disciplinar ...... 81
18.4 - Criao de Processos de Natureza Disciplinar ........................... 81
18.5 - Perfil de Processo de Natureza Disciplinar ................................ 82
18.6 - Registo de Processos de Natureza Disciplinar ........................... 83
18.7 - Tramitao inicial do PND e remessa ao instrutor nomeado ..... 85
18.8 - Recepo dos Processos de Natureza Disciplinar pelo instrutor 86
18.9 - Nomeao de secretrio para Processos de Natureza Disciplinar
.............................................................................................................. 87
18.10 - Relatrio do Processo de Natureza Disciplinar ........................ 88
18.11 - Tramitao final de Processos de Natureza Disciplinar ........... 88
4/107
18.12 - Envio de Processos de Natureza Disciplinar ao MAI .............. 89
18.13 - Fecho de Processos de Natureza Disciplinar............................ 89
XIX - PROCESSOS DE CONTRA ORDENAO PCO..................... 90
19.1 - Conceito de Processo de Contra Ordenao............................... 90
19.2 - Registo e numerao de Processos de Contra Ordenao.......... 90
19.3 - Criao de Processos de Contra Ordenao............................... 90
19.4 - Perfil de Processo de Contra Ordenao .................................... 91
19.5 - Registo de Processos de Contra Ordenao ............................... 92
19.6 - Tramitao inicial do PCO e remessa ao instrutor nomeado ..... 93
19.7 - Recepo dos Processos de Contra Ordenao pelo instrutor.... 94
19.8 - Relatrio do Processo de Contra Ordenao.............................. 94
19.9 - Tramitao final de Processos de Contra Ordenao................. 94
19.10 - Envio de PCO Autoridade Administrativa Competente........ 95
19.11 - Fecho de Processos de Contra Ordenao................................ 95
XX PROCESSOS DO DEPARTAMENTO DE ASSUNTOS
INTERNOS PDAI ................................................................................. 96
20.1 - Conceito de PDAI ...................................................................... 96
20.2 - Tipos de Processos PDAI ........................................................... 96
20.3 - Registo e numerao de PDAI ................................................... 96
20.4 - Criao de Processos PDAI........................................................ 97
20.5 - Perfil de Processo PDAI............................................................. 98
20.6 - Registo de Processos PDAI ........................................................ 98
20.7 - Tramitao inicial do PDAI e remessa ao instrutor nomeado.. 100
20.8 - Recepo dos PDAI pelo instrutor ........................................... 101
20.9 - Nomeao de secretrio para PDAI ......................................... 101
20.10 - Relatrio do PDAI.................................................................. 103
20.11 - Tramitao final de PDAI ...................................................... 103
20.12 - Fecho de Processos PDAI ...................................................... 104
XXI - LISTAGENS E RELATRIOS CONFIGURADOS .................. 104
21.1 - Impresso de registos ............................................................... 104
21.2 - Impresso de listagens.............................................................. 105
21.3 - Impresso de relatrios configurados....................................... 105
XXII - ANEXOS.................................................................................... 107

5/107

1. PARTE

1. PARTE
6/107

Funciona/ da
SPEG

Coordenao
da SPEG

I - ENQUADRAMENTO E CARACTERIZAO DA SECO
DE PROCESSOS E EXPEDIENTE GERAL

1.1 Funcionamento da SPEG funciona na directa dependncia do
Inspector-Geral.
uma unidade orgnica que tem por atribuies o desenvolvimento de
actividades de carcter administrativo, nomeadamente expediente geral,
processos, arquivo e reprografia.

1.2 Coordenao da SPEG coordenada por um coordenador tcnico que
coordena e supervisiona a respectiva rea funcional, competindo-lhe:
Registar os documentos dirigidos IGAI, as ordens e os
despachos do Ministro;
Proceder aos registos de processos;
Praticar todos os actos relativos movimentao dos
processos e manter permanentemente actualizado o
respectivo registo informtico;
Assegurar a organizao e manuteno do arquivo geral;
Assegurar e controlar a reproduo de documentos e
praticar os demais actos de expediente geral;

II. EXPEDIENTE GERAL
S SPEG compete registar toda a correspondncia recebida e expedida,
que comporta os seguintes procedimentos:

I ENQUAD. /
CARACT. DA SPEG
II EXPEDIENTE
GERAL
7/107

Recepo,
registo e
encaminha/ de
correspond.

2.1 Recepo, registo e encaminhamento da correspondncia:
Recepo feita na seco, que procede sua separao,
distribuio e abertura;
Abertura - o expediente dirigido IGAI, proveniente dos
Gabinetes Ministeriais e o Confidencial aberto no
Secretariado. (despacho 2/IG/97).
O expediente classificado de Pessoal entregue ao
destinatrio.
O expediente dirigido IGAI em geral e ao cuidado de
tambm aberto na seco.
O expediente dirigido IGAI atravs do correio electrnico -
aps a sua recepo o mesmo impresso e registado no perfil
entradas do programa de gesto documental (Smartdocs -
procedimentos de entrada e anexo ponto n 6.4 Parte II deste
mdulo) notificando-se o seu destinatrio e reencaminhando-se-
lhe a referida correspondncia.
A recepo e tramitao do correio electrnico est determinada
na alnea a) do ponto 6 do Despacho 09/IG/2003. (Anexo n 2)
Registo de entrada de correspondncia feito no perfil
entradas do programa de gesto documental. (Smartdocs -
procedimentos de entrada ponto n 6), Parte II deste mdulo.
Os envelopes das queixas denncias e participaes, enviadas
com registo so sempre anexados ao respectivo documento.
Nos registos de entrada designadamente as providncias
cautelares, citaes ou notificaes dos Tribunais, os envelopes
devem ser preservados e juntos aos documentos recebidos no
qual dever ser anotado o dia em que for assinado o aviso de
recepo.
Em caso de anomalia prolongada que inviabilize os registos
no sistema informtico, proceder-se- ao registo provisrio em
8/107

Expedio da
Correspond/

suporte manual, fotocopiando-se os documentos, para posterior
insero no sistema aps a sua normalizao
Distribuio aps o registo, o expediente encaminhado para as
unidades orgnicas respectivas, por via da notificao do sistema
informtico, que proceder classificao e registo do
documento no processo correspondente e providenciar pelo
tratamento adequado situao em concreto.

2.2 Expedio da correspondncia
O registo de sada de correspondncia feito no perfil sadas do
programa de gesto documental. (Smartdocs - procedimentos de
sada ponto n 7) parte II deste mdulo
A expedio da correspondncia realizada atravs de ::
Entrega por protocolo (estafeta)
Via CTT;
Via email;
A correspondncia para expedio deve ser entregue na Seco
at s 15H30, para os procedimentos de registo e formalidades
de envio.

III - DIVULGAO INTERNA
A Documentao ou despachos que caream de divulgao interna
processada por notificao aos destinatrios respectivos, por via do sistema
Smartdocs.
Aos trabalhadores que no acedem ao sistema informtico, procede-se a
notificao pessoal por protocolo interno.

III DIVULGAO
INTERNA
9/107

Procedimentos
de envio
IV PUBLICAES EM DIRIO DA REPBLICA
tambm competncia da Seco, inserida no mbito do expediente geral o
envio de actos para publicao em Dirio da Repblica, estando as suas
normas contidas no Despacho Normativo N 35-A/2008 de 29 Julho.

4.1. - Procedimentos de envio:
Os actos sujeitos a publicao na 1 e 2 Sries do Dirio da
Repblica so transmitidos via electrnica atravs do editor de
actos disponibilizados pela INCM obedecendo a vrias regras;
Registo dos funcionrios atravs de Termo de Adeso ao Sistema
de Autenticao, devidamente assinado pelo Dirigente mximo
do servio e autenticado com o selo branco em uso na
Instituio.
Aps a concluso do registo a INCM remete atravs do endereo
de correio electrnico a matriz de cdigos e password, que
permitir o envio de actos para publicao.
O texto do acto a enviar remetido SPEG por email j assinado
electronicamente;
Assim os funcionrios credenciados procedem em conformidade
com o estabelecido no Despacho Normativo, acedendo ao
formulrio e preenchendo os seguintes itens:
Norma legal que determina a publicao do acto;
Os tipos de actos;
A identificao completa de entidade emitente mediante
indicao da sigla e da sua insero orgnica;
A data da respectiva emisso
O sumrio do contedo do acto;
Se se trata de texto integral ou apenas um extracto do acto a
publicar
IV PUBLICAES
EM D.R.
10/107

Registo e
Autuao

Ocorrncia de
Natureza
Disciplinar

Processos de
Gabinete
A data do acto em que foi praticado, o cargo e a identificao do
autor do acto:
Aps o envio do acto, a INCM envia para o correio electrnico
do expedidor o nmero de registo correspondente ao envio do
acto para publicao.
Se a INCM detectar alguma incorreco no registo devolve o
mesmo para reviso e proceder a novo registo de envio.
Aquando da publicao a INCM, envia email a informar o
nmero de DR., dia e em que foi publicado.

V - REA PROCESSUAL

5.1 - Registo e Autuao - todos os processos so registados no Programa
de Gesto de Actividades Smartdocs.

5.2 - Ocorrncia de Natureza Disciplinar (OND)
O seu registo feito exclusivamente no Gabinete, e decorre da interveno
das Foras e Servios de Segurana da qual resulta a morte ou ferimentos
nos cidados.
O conceito e tramitao encontram-se definidos no ponto 13, da parte II
deste mdulo.

5.3 - Processos de Gabinete (PGAB)
O registo e gesto e controlo dos processos de Gabinete da exclusiva
responsabilidade da Direco.
A tramitao dos processos encontra-se definida no ponto 15, da parte II
deste mdulo.

V REA
PROCESSUAL
11/107

Processos
Administ.

Processos
Inspectivos

Processo
Natureza
Disciplinar

Processo de
Contra
Ordenao

5.4 - Processos Administrativos (PA)
O processo administrativo iniciado por despacho superior, aposto nas
queixas, denncias, participaes, exposies e certides dos Tribunais.
So registados no sistema de gesto de actividades com as designaes de
PA(Qxa) ou PA (Ctrib) .
A tramitao dos processos encontra-se definida no ponto 16, da parte II
deste mdulo.

5.5 - Processos Inspectivos
O procedimento inspectivo inicia-se com a ordem de servio, onde se
especfica o mbito do objecto da aco, a equipa inspectiva, bem como
outros elementos considerados pertinentes.
A tramitao e tipologia e conceitos destes processos encontram-se
definidos no pontos17, da II Parte deste mdulo.

5.6 - Processo Natureza Disciplinar
So instaurados por despacho do Sr. Inspector-Geral, mediante realizao de
processos de averiguaes, inqurito, disciplinares e sindicncias.
A tramitao e tipologia e conceitos destes processos encontram-se
definidos nos pontos 18, da II Parte deste mdulo.

5.7 - Processo de Contra-Ordenao
Os processos de contra-ordenao regem-se pela Lei18/2004 de 11 de Maio.
A tramitao e conceitos deste processo encontram-se definidos no ponto
19, da II Parte deste mdulo.

12/107

Processos
Departamento
de Assuntos
Internos

Processos
Ncleo de
Apoio Tcnico

5.8 - Processos - Departamento de Assuntos Internos (PDAI)
Os Processos do Departamento de Assuntos Internos, visam o registo de
processos de natureza disciplinar dos funcionrios da IGAI.
A tramitao e conceitos deste processo encontram-se definidos no ponto
20, da II Parte deste mdulo.

5.9 - Processos - Ncleo de Apoio Tcnico (NAT)
O NAT, constitudo pelo pessoal tcnico superior, pelo Centro de
Documentao e Biblioteca (CDB) e pelo Ncleo de Informtica,
competindo-lhe em especial o apoio tcnico Direco e ao SIF.
Os trabalhos a realizar pelos tcnicos do NAT, so determinados por
despacho superior do Inspector-Geral, ou dos Subinspectores Gerais em
funo da matria.
Os registos so autuados por abertura de processo na pasta
designada Processos NAT, no programa Smartdocs que contm
subpastas com os tipos e classificao dos trabalhos
determinados.
Aps o registo do processo, procede-se notificao do tcnico
designado, via Smartdocs, atribuindo-lhes as permisses
necessrias e entrega do processo fsico.
Aps o prazo estabelecido para a realizao do trabalho, o
tcnico insere um Processo Decisrio, com o seguinte texto:
Dar Seguimento notifica a seco com permisso de leitura e
em simultneo remete o processo fsico.
Seguidamente a seco notifica o Dirigente e remete-lhe o
processo, para despacho final.
Aps, este devolvido seco que cumprir, o despacho
respectivo.

13/107

Processos de
Sindicncia

Prazos
Processuais

5.10 - Processos de Sindicncia
Os processos de sindicncia so instaurados por despacho Ministerial, por
iniciativa prpria ou por proposta do Inspector-Geral.
A Sindicncia uma averiguao geral acerca do funcionamento do Orgo,
Servio ou Unidade Orgnica.

5.11 - Prazos Processuais
Compete Seco fazer o controlo dos prazos estabelecido por Lei e por
despacho superior emitindo diariamente listagens dos processos cujo prazo
termina naquela data.
A seco ao receber os processos de natureza disciplinar, tem 5 dias (teis)
para cumprimento do despacho inserido.
Aps o envio de relatrio para exerccio do direito de audincia (PND e PI)
20 dias teis, a seco controla atravs do sistema informtico a data em que
o mesmo termina, e aps submete-o a despacho superior.
Nos Processos Administrativos (PA) a seco procede de igual modo
cumprindo o despacho determinado em processo decisrio.

Nota: Sugere-se que seja criado um campo nas capas dos PND e PI
para insero do nmero de anexos dod processos.

VI- REA DE ARQUIVO
A organizao do arquivo geral da IGAI, uma competncia especfica da
SPEG.
O arquivo contm, sob a sua responsabilidade, toda a
documentao procedente das diversas unidades orgnicas,
independentemente da sua data, forma e suporte material.
VI REA DE
ARQUIVO
14/107

O arquivo assume acepo de funo qual est associada um
conjunto de operaes, tais como a recepo, o registo, a
classificao e conservao;
Os arquivos so designados por corrente, intermdio e definitivo.
A caracterizao e conceitos esto definidos no Manual de
Arquivo da IGAI.. (anexo7)
As operaes de avaliao, seleco, remessa e eliminao e suas
formalidades esto descritas na Portaria n 321/2004 (2 Srie) de
19 de Maro, e (anexo 8)

VII - REA DE REPRODUO DOCUMENTAL
A reproduo de documentos est funcionalmente integrada na SPEG
cabendo-lhe a responsabilidade da execuo e controle desenvolvendo as
seguintes operaes:
Apuramento dirio do nmero de reprodues atravs de leitura
dos contadores das mquinas procedendo ao tratamento dos
dados por incluso em mapa de controlo com apuramento de
totais por piso/sector.
Os pedidos da reproduo documental so dirigidos SPEG, que
providenciar pela execuo determinando em funo do volume
de pedidos as respectivas prioridades.
O Controle e verificao dos equipamentos localizados no sector
de reprografia, reportando SPCE as anomalias verificadas.
O Despacho N 30/IG/2007 (anexo n 5), define em termos
gerais as normas de procedimento do sector de reprografia .
O Despacho N 22/IG/2000 (anexo n 1) estabelece orientaes
em matria de reproduo de documentos constantes de
processos da IGAI, determinando:
VII REA DE REP.
DOCUMENTAL
15/107

A reproduo de relatrios, estudos pareceres e despachos
carece de autorizao do subinspector geral que dirige o
respectivo sector, excepto se j tiverem sido divulgados
O nmero de exemplares reproduzidos e a respectiva finalidade
devem ficar documentados no servio onde estiver o original
arquivado.
O Despacho N 14/IG/2007 (anexo n 3) estabelece alterao ao
determinado no despacho 4/IG/2001, no sentido de: dispensar a
reproduo dos mesmos para efeitos de arquivo antes da
remessa do processo s respectivas entidades, dado que est
em funcionamento o Sistema de Gesto Documental e
Processual da IGAI, que contm toda a documentao existente
nos processos.
O Despacho N 27/IG/2007 (anexo n 4) determina que: a
impresso dos documentos internos (v.g. Relatrios, despachos,
memorando, actas, informaes, pareceres) e externos seja
efectuada na opo frente e verso, excepto quando razes de
leitura do documento ou de protocolo imponham outro tipo de
impresso;
Pelo que as impressoras devem ficar configuradas para, por
defeito, contemplarem a opo de impresso frente e verso.

16/107

2. PARTE

2. PARTE
17/107

mbito

Definio do
sistema

Conceitos e
procedimentos
a detalhar
I INTRODUO

1.1 - mbito
Este documento tem como objectivo descrever os procedimentos para a
explorao da soluo de gesto documental e processual, implementada em
2006 na Inspeco-Geral da Administrao Interna IGAI, baseada na
soluo SmartDocs e internamente designada por Sistema de Gesto de
Actividades SGA.
A elaborao deste documento visa contribuir para a uniformizao de
critrios de trabalho, recorrendo-se descrio de conceitos e
procedimentos, apresentao da organizao documental e processual,
definio das regras de segurana e normas para a tramitao electrnica
dos documentos.

1.2 - Definio do sistema
O Sistema de Gesto de Actividades tem como principal objectivo gerir a
maioria dos documentos tratados pela IGAI, organizando-os em suporte
informtico e possibilitando que os funcionrios acedam mais rapidamente
informao de que necessitam, com garantias de segurana e
confidencialidade.
Como qualquer sistema de informao, o SGA visa, em ltima anlise, a
obteno de dados que, analisados e tratados estatisticamente, possibilitem
uma melhor gesto e sejam uma mais valia para o apoio deciso.

1.3 - Conceitos e procedimentos a detalhar
O Sistema de Gesto de Actividades est, grosso modo, dividido em duas
partes: a primeira trata da Gesto Documental (Entradas, Sadas e
Documentos Internos), enquanto a segunda trata da Gesto Processual
(Processos de Gabinete, Processos Administrativos, Processos Inspectivos,
Processos de Contra-Ordenao, Processos de Natureza Disciplinar e
Processos Internos).
I - INTRODUO
18/107

De uma forma organizada pretende-se descrever, o mais detalhado possvel,
as regras, os conceitos e os procedimentos, considerados importantes para a
correcta e uniforme explorao do sistema, com enfatizao dos seguintes
tpicos:

Conceitos genricos Processos
Classificador Gabinete PGAB
Estrutura de arquivo Administrativos PA
Documentos Internos Inspectivos PI
Documentos de Entrada Natureza Disciplinar PND
Documentos de Sada Contra Ordenao PCO
Processos Decisrios
Dep
to.
De Assuntos Internos
PDAI
Anotaes Ordens de Servio
Notificaes Fichas inspectivas
Tabela de Entidades Relatrios de processo
Plano de Actividades Relatrios genricos (listagens)
Ocorrncias de Natureza
Disciplinar OND

19/107

Utilizador

Gestor de
contedos

Gestor de
perfis
II CONCEITOS GENRICOS

2.1 - Utilizador
a designao dada aos funcionrios registados no Sistema de Gesto de
Actividades, aos quais atribuda uma conta (nome de login e password).
Este o perfil atribudo maioria dos funcionrios da IGAI, cujo papel
interagir com o sistema, de modo a registar, criar, classificar e controlar os
documentos da organizao.
Cada conta, para alm de login e password, possui as caractersticas
adequadas e necessrias ao trabalho intrnseco de cada utilizador.
Por razes de segurana IMPORTANTE que, logo que a conta lhe seja
passada pelo administrador, cada utilizador proceda alterao imediata da
password.
Um utilizador pertence, obrigatoriamente, a um grupo de utilizadores.
As contas de utilizador so geridas pelo administrador do sistema.

2.2 - Gestor de contedos
Funcionrio que, para alm das funcionalidades de um utilizador comum,
tem privilgios para actualizar as tabelas de referncia
1
.
Na IGAI esta funcionalidade est atribuda Coordenadora Tcnica da
SPEG.

2.3 - Gestor de perfis
Funcionrio que, para alm das funcionalidades de utilizador comum e de
gestor de contedos, tem privilgios para criar perfis de registos.
Na IGAI no h utilizadores designados para esta funo, a qual da
competncia e responsabilidade dos administradores.

1
- Tabelas auxiliares do sistema. Exemplos: ENTIDADE, CLASSIFICADOR, TIPO
PROCESSO, FACTUALIDADE.
II CONCEITOS
GENRICOS
20/107

Administrador

Grupos de
utilizadores
2.4 - Administrador
Funcionrio com os privilgios mximos dentro do sistema, responsvel por
toda a gesto e administrao do Sistema de Gesto de Actividades.

2.5 - Grupos de utilizadores
Servem para agrupar os utilizadores por nveis funcionais ou grupos de
trabalho, para os quais so exigidos iguais nveis de segurana e que, por
norma, acedem aos mesmos documentos.
A gesto de utilizadores por grupos facilita e agiliza as notificaes e,
consequentemente, a atribuio de permisses.
Incumbe ao administrador do sistema a gesto dos grupos de utilizadores.

Na IGAI esto definidos e criados os seguintes grupos de utilizadores:
Sigla do Grupo Utilizadores que pertencem ao Grupo
Administradores Utilizadores com funes de administrao do SGA.
DAI
Utilizadores que exercem funes no Departamento de Assuntos
Internos
DIR Inspector-Geral, Subinspectores-Gerais e Secretria da Direco
IG Inspector-Geral e Secretria da Direco
MigA
MigC
Utilizadores da SPEG, com necessidades especficas de pesquisa
de documentos migrados (anteriores a 2006)
NAT Grupos NAT-CDB, NAT-INF e NAT-TS.
NAT-CDB
Utilizadores que exercem funes no Centro de Documentao e
Biblioteca
NAT-INF Utilizadores que exercem funes no Ncleo de Informtica
NAT-TS
Assessores e Tcnicos Superiores que exercem funes no Ncleo
de Apoio Tcnico
SPCE
Utilizadores que exercem funes na Seco de Pessoal
Contabilidade e Economato
SPEG
Utilizadores que exercem funes na Seco de Processos e
Expediente Geral
SBIG-1 Subinspector-Geral 1
SBIG-2 Subinspector-Geral 2
SIF Inspectores (Servio de Inspeco e Fiscalizao)

21/107

III - CLASSIFICADOR
No Sistema de Gesto de Actividades, o Classificador
2
traduz-se numa
tabela de referncia, constituda por trs nveis hierrquicos, cuja finalidade
visa a classificao de documentos e processos.
O primeiro nvel permite dividir e classificar os documentos/processos por
trs nveis:

NVEL 1
Classe
NVEL 2.
Subclasses
NVEL.3
Srie Documental
000 Organizao e
Funcionamento
000.01 Estrutura
Orgnica
000.01.01 Leis Orgnicas
010. Planeamento
010.01 Planos,
Programas e Projectos
010.01.01 Planos
Nacionais
030Actividades de
Controlo
030.01 Auditorias
030.01.01 Auditoria
Ordinria
040 Relaes
Institucionais
040.01 Relao
Estado/Cidado
040.01.02 Reclamaes,
denncias e exposies

Os segundo e terceiro nveis visam a classificao objectiva dos documentos
e processos, de acordo com o assunto que tratam.
Tendo em vista a gesto do arquivo dos documentos e processos,
nomeadamente o tratamento futuro do arquivo histrico, IMPORTANTE
que todos os documentos e processos sejam adequadamente e correctamente
classificados.

2
- Manual de Gesto de Documentos do MAI-Aprovado pela Sra Secretria-Geral do MAI, em 20.12.208
III - CLASSIFICADOR
22/107

Conceito
Genrico
IV ESTRUTURA DE ARQUIVO

4.1 Conceito genricos
A apresentao da estrutura de arquivo do Sistema de Gesto de Actividades
muito semelhante quela a que estamos habituados ao nvel do Microsoft
Windows (constituda por pastas e sub-pastas hierarquizadas).
O conjunto de pastas que compem o primeiro nvel da estrutura de arquivo
do SGA, resultou directamente dos perfis implementados, da estrutura
orgnica da IGAI e do classificador aprovado.
Para cada utilizador apenas est visvel uma parte da estrutura de arquivo,
que corresponde, aproximadamente, quela onde necessita de aceder e
trabalhar
3
.
Por razes de funcionamento do sistema, que se prendem essencialmente
com a rapidez de pesquisa, cada pasta s pode conter, no mximo, 750
registos.
Cada utilizador dispe da sua prpria pasta pessoal, com as seguintes sub-
pastas:

Para o arranque do sistema foi aprovada e criada a seguinte estrutura base de
arquivo
4
.

3
- O facto de um utilizador no visualizar uma dada pasta no o impede de aceder a
documentos nela arquivados, desde que tenha as permisses necessrias e utilize as
ferramentas de pesquisa.
4
- Apresenta-se a estrutura de raiz e as estruturas secundrias mais relevantes.
IV ESTRUTURA DE
ARQUIVO
23/107

24/107

Criao anual
da estrutura
de arquivo

4.2 - Criao anual da estrutura de arquivo

Os servios da IGAI, cujo arquivo de gesto anual, tm que, no fim de
cada ano, preparar a estrutura do ano seguinte, sem a qual no possvel o
arranque do novo ano. Esto neste caso a Direco, a -SPEG, a -SPCE e o
NAT-TS.
As pastas de arquivo anual so do tipo Pasta Grupo e devem ser criadas
por um qualquer utilizador dos grupos funcionais acima referidos.

25/107

Conceito de
Documento
Interno

Criao de
Documentos
Internos

V DOCUMENTOS INTERNOS

5.1 - Conceito de Documento Interno
Designa-se por Documento Interno todo o documento registado no Sistema
de Gesto de Actividades que no seja dos tipos Entrada ou Sada.
Trata-se, tal como o nome indica, dos documentos produzidos dentro da
prpria IGAI.

5.2 - Criao de Documentos Internos
Qualquer documento registado no SGA nico dentro do sistema, sendo,
contudo, possvel guardar uma imagem (ligao), simultaneamente, em
vrias pastas ou processos.
A criao dos documentos internos deve ser feita na pasta adequada, de
acordo com o assunto que tratam, tendo por base as seguintes orientaes:

5.2.1 - O documento refere-se a um processo?
Se o Documento Interno se refere a um processo (PGAB, PA, PCO,
PI, PND, PDAI), a gravao feita dentro do prprio processo,
sempre que tal for possvel.
Se o dono
5
do documento no tiver as permisses necessrias para
gravar o documento no respectivo processo, ento ter que cri-lo
noutra pasta (por exemplo na pasta pessoal Registos de Trabalho) e
envi-lo, por notificao, ao instrutor e/ou secretrio, que, por sua vez,
o arquivaro no prprio processo.

5
- Utilizador que cria o documento.
V DOCUMENTOS
INTERNOS
26/107

Perfil de
Documento
Interno

Tipos de
Documento
Interno
5.2.2 - O documento refere-se a um assunto, controlado,
exclusivamente, por classificador?
Neste caso a gravao feita dentro da pasta com a designao do
respectivo classificador.
Aplica-se, da mesma forma, a regra indicada no ponto anterior, para os
casos em que o dono do documento no possua as permisses
necessrias para efectuar a gravao dentro da pasta requerida.

5.2.3 - O documento no se refere a um processo?
Neste caso a gravao poder ser feita na pasta pessoal Registos de
Trabalho e seguir a tramitao adequada.

5.3 Perfil de Documento Interno
Esquema parcial do perfil Doc Interno, atravs do qual so registados os
documentos produzidos na IGAI:

5.4 Tipos de Documento Interno
Os documentos produzidos na IGAI so catalogados por tipo e numerados
sequencialmente dentro de cada ano, de acordo com as seguintes categorias:
27/107

Tipo de Documento
Formato de
Numerao
mbito de Utilizao
Acta ACT-n/aaaa Geral
Acusao ACU-n/aaaa SIF (PND Disciplinar).
Certido de Processo CERTP-n/aaaa Processos
Circular CIRC-n/aaaa Geral
Convocatria CONV-n/aaaa Geral
Cota COTA-n/aaaa Processos
Declarao DECL-n/aaaa Geral
Despacho (mbito PND)
DESP-PND-
n/aaaa
SIF (mbito PND)
Despacho do Inspector-
Geral
DESP-IG-n/aaaa Inspector-Geral
Proposta do Inspector-
Geral
PROP-IG-n/aaaa Inspector-Geral
Estudo EST-n/aaaa Geral
Informao INF-n/aaaa Geral
Ofcio/Fax. OF-n/aaaa Geral
Parecer PAR-n/aaaa Geral
Proposta PROP-n/aaaa Geral
Publicao D.R. PDR-n/aaaa SPCE
Relatrio RELAT-n/aaaa Geral
Termo de Entrega TENTR-n/aaaa Geral
Retroverso RETV-n/aaaa NAT-TS
Traduo TRAD-n/aaaa NAT-TS
XXXX-n/aaaa XXXX Sigla correspondente ao tipo de
documento
n N. do documento-tipo (numerao anual)
aaaa Ano de registo do documento

28/107

Modelos de
documentos

5.5 - Modelos de documentos (formato)
Os documentos produzidos na IGAI so elaborados de acordo com as
normas superiormente aprovadas, das quais se destacam:

5.5.1 Cabealho e rodap
O cabealho e o rodap dos documentos encontram-se normalizados e
esto disponveis nos modelos Word disponibilizados no Sistema de
Gesto de Actividades
6
.

5.5.2 Margens do papel
Por norma, salvaguardando ligeiras diferenas em determinados
modelos, a configurao de pgina dos documentos obedece aos
seguintes parmetros:

Margens
Superior 2,5 cm Inferior 2,5 cm
Esquerda 3 cm Direita 3 cm
Mediatriz 0 cm
Posio da
Mediatriz
Esquerda
Orientao Vertical
Esquema
Cabealho 1,25 cm Rodap 0,5 cm

5.5.3 Tipo e tamanho de letra
A letra normalizada Times New Roman, com o tamanho 12pt, sendo
permitido que, em circunstncias pontuais, o tamanho da letra seja
alterado.

6
- Note-se que tanto o cabealho como o rodap deste documento esto de acordo com as normas em vigor.
29/107

Registo de
Documento
Interno

5.5.4 Pargrafos e espao entre linhas
O espao entre linhas padronizado de 1,5 linhas, sendo o espao
entre pargrafos (Espaamento Depois) de 8 pt.

5.6 - Registo de Documento Interno
O registo (criao) de documentos internos est acessvel a todos os
utilizadores do Sistema de Gesto de Actividades.
efectuado no perfil Doc Interno, com obrigatoriedade de preenchimento
dos campos tipo de documento e assunto.
Se o documento que se pretende registar for do tipo Ofcio/Fax.,
tambm obrigatrio preencher o campo entidade (destinatrio), o qual
deve ser seleccionado a partir da tabela Entidades; se o destinatrio no
constar na referida tabela, selecciona-se uma das entidades Cidado /
Outra Entidade / Outra Empresa (a que melhor se aplicar) e coloca-se a
identificao do destinatrio (nome e organismo/empresa) no campo
nome, acrescido da morada, cdigo postal e classificador e,
eventualmente, telefone e fax.
Os restantes campos disponveis no perfil devem ser, sempre que possvel e
aplicvel, preenchidos. Est neste caso o campo n de processo a que se
refere o documento.
Os tipos de documentos designados por Despacho do Inspector-Geral e
Proposta do Inspector-Geral so do uso exclusivo da Direco.
O tipo de documento designado por Acusao do uso exclusivo do SIF.
IMPORTANTE. Por uma questo de facilidade e aproveitamento do
trabalho j efectuado anteriormente, vantajoso e recomendvel que a
criao dos documentos internos seja feita a partir de um registo j existente
que pode ser Documento Interno, Entrada, PA, PCO, PDAI, PI, PND ,
desde que o documento consequente (aquele que se pretende registar) trate
do mesmo assunto do antecedente.
30/107

Processo
Decisrio de
Documento
Interno

Notificao de
Documento
Interno
O novo documento criado atravs da opo Criar Registo Consequente,
ficando relacionado com o documento/processo que lhe deu origem
(antecedente).

5.7 - Processo Decisrio de Documento Interno
Cabe ao dono do Documento Interno, antes da sua notificao, proceder
criao do Processo Decisrio.
A criao do Processo Decisrio s deve ter lugar quando o Documento
Interno necessite de despacho ou tiver como destino outros utilizadores que
tenham que apor a sua deciso.
A maioria dos documentos internos necessita de Processo Decisrio. So
excepo os documentos do tipo Ofcio/Fax., que se destinam,
unicamente, a dar origem a uma Sada, e, por regra, no necessitam de
despacho.

5.8 - Notificao de Documento Interno
A notificao dos documentos internos deve ser feita, utilizando,
preferencialmente, a forma de notificao No especificado
7
.
Esta forma de notificao, para alm da funo primria que notificar,
atribui, de uma forma automtica, as permisses necessrias e suficientes
maioria dos destinatrios.
Os utilizadores notificados passam a ter permisses para ler o registo, ler o
documento, criar anotaes e despachar (incluir decises e pareceres) no
Processo Decisrio.
Quando for necessrio atribuir permisses diferentes das atribudas pela
notificao, deve recorrer-se s opes disponibilizadas pelo boto ,
tanto ao nvel do registo como ao nvel do anexo.
Enquanto se mantiver o uso do suporte em papel, os documentos do tipo
Ofcio/Fax., so impressos, assinados e remetidos RAAG-SPEG, que,

7
- As notificaes so apresentadas mais frente, em captulo prprio.
31/107

Permisses de
acesso para
Documentos
Internos

Conceito de
Entrada

Criao de
Entradas

Perfil de
Entrada
aps a recepo da notificao electrnica, proceder ao registo consequente
da Sada.

5.9 - Permisses de acesso para Documentos Internos
IMPORTANTE. Inicialmente, um Documento Interno s existe para o seu
dono e, por inerncia, para o administrador.
O acesso a um Documento Interno por parte de outros utilizadores, s
possvel depois de serem feitas notificaes ou aps a atribuio directa de
permisses.

VI ENTRADAS

6.1 Conceito de Entrada
Designa-se por Entrada qualquer documento oficial dirigido IGAI e
electronicamente registado no sistema.
Todos os documentos oficiais recebidos so registados como Entradas, as
quais so numeradas automaticamente e em sequncia dentro de cada ano.

6.2 - Criao de Entradas
Os documentos recebidos so arquivados em pastas prprias, identificadas
por ms e ano de registo (exemplo: ).
O arquivo e o encaminhamento das Entradas so da responsabilidade da
SPEG.

6.3 - Perfil de Entrada
Esquema parcial do perfil Entrada, atravs do qual so registados os
documentos recebidos:
VI - ENTRADAS
32/107

Registo de
Entradas

6.4 - Registo de Entradas
Como j foi dito SPEG que compete registar toda a correspondncia
recebida, funo que est interdita aos restantes utilizadores.
O registo efectuado no perfil Entrada, com obrigatoriedade de
preenchimento dos seguintes campos: data de entrada, tipo de entrada,
forma de envio, remetente, assunto e servio destinatrio.
O campo classificador, embora no obrigatrio, dever ser tambm
preenchido.
aplicvel, preenchidos. Esto neste caso os campos data do documento,
referncia do emissor, n registo CTT, n de processo a que se refere o
documento.
Sempre que uma Entrada tiver como referncia uma Sada, a RAAG-SPEG
tem que os relacionar entre si. Para isso, o registo da Entrada deve ser feito
a partir do registo da Sada antecedente, com recurso ao boto Criar
Registo Consequente.
Quando uma entrada se refere a um email, imprime-se regista-se como
qualquer outro documento e anexa-se o correio electrnico ao registo.

33/107

Anexar
Correio
Electrnico a
um Registo

ANEXAR CORREIO ELECTRNICO A UM REGISTO
Figura 1 - Para incluir, no item anexos, um ou mais emails do correio electrnico,
pressione o boto

Figura 2 - Depois de pressionado o boto , importar correio, abrem-se em
simultneo duas janelas, uma para importar correio e outra para seleccionar o perfil,
nesta ltima pressiona-se o boto
34/107

Figura 3 - Depois de pressionado o boto , surge por fim a janela de
importar correio electrnico que possibilita a abertura ou a importao directa do
email, bastando para isso clicar duas vezes na pasta com a informao.

Figura 4 - Finalmente abre-se uma janela com toda a informao que se encontra na
caixa de correio electrnico. Selecciona-se a mensagem pretendida e pressiona-se o
boto para abrir o email antes do importar, ou o boto de importar email
de imediato
35/107

Figura 5 - Se a opo escolhida for importar email de imediato, abrir-se- a
janela indicada nesta figura, que possibilita duas opes anexar s a
mensagem ou a mensagem e os anexos que
dela fazem parte , depois de escolhida a opo
pressiona-se o boto .

36/107

Certificao e
digitalizao
de Entradas
Figura 6- Na janela de seleccionar o perfil, pressiona-se de novo o boto
, para efectuar a importao, aparecendo uma mensagem de
confirmao do sucesso da importao.

Figura 7 Aps a mensagem ter sido importada selecciona-se o
boto , ficando a mensagem listada nos anexos.

6.5 - Certificao e digitalizao de Entradas
Os documentos recebidos em suporte de papel so certificados com o
nmero de registo atribudo pelo sistema e com a respectiva data/hora de
registo. A certificao efectuada no canto superior direito da primeira
pgina do documento recebido
8
.

8

- Modelo de certificao colocado no canto superior direito da
Entrada:

37/107

Processo
Decisrio e
tramitao de
Entradas

A digitalizao em regra integral abrangendo todo o documento
significativo e no apenas a primeira pgina (normalmente o rosto do
ofcio). Se a Entrada/Documento for tiver anexos muito extensos dever ser
questionada e ponderada a sua total digitalizao.

6.6 - Processo Decisrio e tramitao de Entradas
Aps o registo de um documento recebido, e antes do seu envio aos
destinatrios, a SPEG tem que certificar-se da necessidade de criar o
Processo Decisrio, devendo proceder de acordo com as seguintes regras:

6.6.1 - A Entrada refere-se a um processo aberto?
Neste caso a SPEG envia o documento, por notificao, ao instrutor e
ao secretrio do processo. Compete a estes guardarem o documento
dentro do respectivo processo e criarem, se tal for necessrio, o
Processo Decisrio para o documento recebido.

6.6.2 - A Entrada refere-se a uma queixa, exposio ou denncia
(nova)?
Para se concluir que o documento recebido se reporta a uma nova
queixa, exposio ou denncia, e que no existe um processo aberto
para o mesmo assunto, a SPEG procede, previamente, pesquisa de
antecedentes.
Ao concluir que , efectivamente, uma nova queixa, a SPEG cria o
Processo Decisrio e envia a Entrada, por notificao, ao
Subinspector-Geral designado
9
: considerao do Exmo.
Senhor Subinspector-Geral, Dr. ...
O Subinspector-Geral analisa o documento, insere o seu despacho
(deciso) e notifica o Inspector-Geral, que por sua vez exara o seu

9
- Despacho IG 10/2009 (anexo 1).
38/107

despacho e procede s notificaes necessrias (normalmente para a
SPEG).
Se o despacho superior determinar o arquivamento da queixa, a
SPEG abre um Processo Administrativo - PA e coloca uma cpia
da Entrada nesse processo. Finalmente conclui o Processo
Decisrio da Entrada e fecha o PA no respectivo campo.
Se o despacho superior determinar o arquivamento da queixa,
com eventuais notificaes, a SPEG abre um Processo
Administrativo - PA, coloca uma cpia da Entrada nesse
processo e conclui o Processo Decisrio da Entrada.
Seguidamente passa o processo ao, a quem incumbe a
preparao e o envio das notificaes necessrias e, ainda, o
fecho do PA.
Se o despacho determinar a abertura de um processo diferente de
PA, a SPEG procede abertura de dois processos: primeiro um
PA, que fecha de imediato, e subsequentemente um processo do
tipo que for mandado instaurar. Por fim conclui o Processo
Decisrio da Entrada e envia o processo ao instrutor nomeado.
Se o despacho determinar a abertura de um Processo de Gabinete
(PGAB), a Secretria de Direco procede sua abertura, inclui
no PD da queixa o texto: Procedi abertura do PGAB-./.
e seguidamente notifica a SPEG. Por sua vez, a SPEG regista na
entrada o processo a que pertence e encerra o Processo
Decisrio.

6.6.3 - A Entrada uma Certido do Tribunal?
A SPEG procede pesquisa de antecedentes.
Se houver processo antecedente, junta-lhe a Entrada e submete o
processo ao Subinspector-Geral.
10

10
39/107

Notificao de
Entradas
Se no houver antecedentes a SPEG submete a Certido ao
Subinspector-Geral designado
11
, que a analisa e profere despacho de
arquivamento ou despacho para a execuo de outros procedimentos.
Logo que o processo seja devolvido a SPEG procede abertura de
PA CTrib, com as devidas notificaes dos documentos que contm
os despachos.
Quando o despacho de arquivamento, a SPEG procede ao fecho do
processo, e execuo dos procedimentos determinados.
O fecho dos Processos Administrativos PA Ctrib e o controlo dos
prazos determinados efectuado pela SPEG.

6.6.4 - A Entrada trata de assuntos referentes a Pessoal,
Contabilidade ou Economato?
A SPEG notifica a Coordenadora da SPCE e altera a permisso Ler
registo para Escrever registo.
Por sua vez, a Coordenadora da SPCE classifica o documento, cria,
quando necessrio, o Processo Decisrio e d o necessrio
encaminhamento.

6.6.5 - A Entrada um documento dirigido ao Gabinete?
A SPEG notifica o grupo IG (Inspector-Geral e Secretria).
A Secretria de Direco abre o Processo Decisrio, encaminha o
documento e zela pela sua tramitao.

6.7 Notificao de Entrada
A notificao dos documentos recebidos deve ser feita utilizando,
preferencialmente, a forma de notificao No especificado. Como j foi
referido esta forma de notificao, para alm da sua funo primria que

11
40/107

Permisses de
acesso para
Entradas

Conceito de
Sada
notificar, atribui, automaticamente, as permisses necessrias e
suficientes maioria dos destinatrios.

6.8 Permisses de acesso para Entradas
Os grupos IG, SPEG e Administradores tm acesso a todos os
documentos recebidos.
As permisses para os documentos de Entrada, so atribudas de trs formas
distintas: a primeira automaticamente desencadeada com o registo, e d
acesso de leitura/pesquisa ao grupo IG, para alm de permisses mximas
ao grupo SPEG (donos do registo) e Administradores; a segunda
atribui as permisses atravs das notificaes; a terceira baseia-se na
atribuio directa de permisses, com recurso aos botes , tanto ao
nvel do registo como ao nvel do anexo.
Todos os utilizadores com acesso aos documentos de Entrada tm, por
regra, permisses para: Ler registo; Ler anexo; Criar anexo; Criar anotao;
Criar processo decisrio; Ver histrico.

VII SADAS

7.1 Conceito de Sada
Designa-se por Sada qualquer documento oficial enviado pela IGAI a outra
entidade, empresa ou pessoa, e electronicamente registado no sistema.
Todos os documentos oficiais enviados pela IGAI so registados pela
SPEG, sendo cada Sada numerada automaticamente e em sequncia dentro
de cada ano.

VII - SADAS
41/107

Criao de
Sada

Perfil de Sada

Registo de
Sadas
7.2 Criao de Sada
Os documentos enviados so arquivados em pastas prprias, identificadas
por ms e ano de registo (exemplo: ).

7.3 Perfil de Sada
Esquema parcial do perfil Sada, atravs do qual so registados os
documentos enviados a outras entidades:

7.4 Registo de Sadas
SPEG que incumbe o registo de toda a correspondncia destinada a
outras entidades, empresas ou pessoas, funo que est interdita aos
restantes utilizadores.
O registo efectuado no perfil Sada, com obrigatoriedade de
preenchimento dos seguintes campos: data do documento, tipo de
sada, forma de envio, destinatrio e assunto.
O campo classificador, embora no obrigatrio, dever ser tambm
preenchido.
aplicvel, preenchidos. Esto neste caso os campos referncia do
destinatrio, n registo CTT, n de processo a que se refere o
documento.
42/107

Enviar
Registo(s) por
Correio
Electrnico
Uma Sada , por norma, criada como registo consequente de um
Documento Interno.
Se a Sada for a resposta a uma Entrada, os dois documentos devem ficar
relacionados entre si, atravs da opo Relaes (Sada-Consequente;
Entrada-Antecedente).
A resposta aos email enviados faz-se por exportao de email conforme os
procedimentos de enviar registo por correio electrnico

ENVIAR REGISTO(S) POR CORREIO ELECTRNICO
Figura 1 - Para enviar um registo ou mais, por correio electrnico, pressione o boto

43/107

Figura 2 - Depois de pressionado o boto , enviar registo por correio electrnico,
surge a janela de envio de email
Figura 3 Para preencher os campos e basta clicar
nestes botes e pressionar o boto para recorrer aos seus contactos do
MSOutlook
44/107

Figura 4 - Abre-se uma janela com os contactos do MSOutlook, para
poder seleccionar os endereos pretendidos e termina pressionando o boto
.
Figura 5 Escreva a mensagem e indique com um visto o anexo o que
pretende enviar. Pressione .

45/107

Certificao e
digitalizao
de Sadas
Figura 6- Na janela do histrico do registo poder ter a confirmao do
envio do email.

7.5 Certificao e digitalizao de Sadas
Os ofcios/faxes em suporte de papel, previamente assinados, so
certificados no canto superior direito com o nmero de registo atribudo
pelo sistema e respectiva data/hora
12
.
A digitalizao dever, por norma, abranger apenas o ofcio/fax, at
assinatura, uma vez que os eventuais anexos esto, por regra, registados no
sistema como documentos internos (estudos, pareceres, informaes,
propostas, )
Contudo, para mais facilmente se relacionar uma Sada com os seus anexos,
dever ser criada uma relao do tipo ConsequenteAntecedente, entre
eles.

12

- Modelo de certificao colocado no canto superior direito da
Sada:

46/107

Processo
Decisrio de
Sada

Notificao de
Sada

Permisses de
acesso para
Sadas
7.6 Processo Decisrio de Sada
Por norma, uma Sada no necessita de Processo Decisrio, sendo, contudo,
possvel a sua criao.

7.7 Notificao de Sada
A notificao da Sada feita pela SPEG para o dono do Documento
Interno associado, atravs da utilizao da forma No especificado. Em
alternativa podem ser dadas, directamente, as permisses de acesso ao
documento.
Cabe ao dono do Documento Interno, se tal for necessrio, arquivar a
Sada na pasta ou processo apropriado.

7.8 Permisses de acesso para Sadas
Os grupos IG, SPEG e Administradores tm acesso a todos os
documentos enviados.
Tal como nas Entradas, as permisses para os documentos de Sada, so
atribudas de trs formas distintas: a primeira automtica, desencadeada
com o registo, e d acesso de leitura/pesquisa ao grupo IG, para alm de
permisses mximas ao grupo SPEG (donos do registo) e
Administradores; a segunda atribui as permisses atravs das
notificaes; a terceira baseia-se na atribuio directa de permisses, com
recurso aos botes , tanto ao nvel do registo como ao nvel do anexo.
Todos os utilizadores com acesso aos documentos de Sada tm, por regra,
permisses para: Ler registo; Ler anexo; Criar anexo; Criar anotao; Criar
processo decisrio; Ver histrico.

47/107

Conceito de
Processo
Decisrio

Criao de
Processo
Decisrio

Criao de
despachos
longos
VIII PROCESSO DECISRIO

8.1 Conceito de Processo Decisrio
Designa-se por Processo Decisrio o primeiro despacho exarado num
documento, o qual vai servir, simultaneamente, como contentor dos
despachos sequentes.
Um documento s dever ter, por norma, um Processo Decisrio activo.

8.2 - Criao de Processo Decisrio
A criao do Processo Decisrio pode ser feita de duas formas distintas:
A primeira atravs do boto Novo Processo Decisrio
A segunda atravs do boto Parecer ou Deciso Directos.
Preferencialmente deve ser usada a segunda hiptese ,
por ser mais fcil de gerir e satisfazer, na maioria das situaes,
as funcionalidades requeridas.

A responsabilidade de criar o Processo Decisrio depende de cada situao,
devendo ser seguidos os princpios anteriormente enunciados nos captulos
referentes a Documentos Internos, Entradas e Sadas.

8.3 - Criao de despachos longos
O Processo Decisrio apresenta uma limitao ao nvel do nmero de
caracteres que permite inserir, visualizar e imprimir.
Face a esta limitao devem os utilizadores, sempre que o despacho que
pretendem exarar for longo (> 750 caracteres), escrev-lo num ficheiro word
fora do SmartDocs e depois anex-lo ao Processo Decisrio.

VIII PROCESSO
DECISRIO
48/107

Impresso de
Processo
Decisrio

Conceito de
Anotao

Conceito de
Notificao

Permisses
atribudas por
Notificao
8.4 - Impresso de Processo Decisrio
O Processo Decisrio de cada documento apenas impresso e junto ao
processo, aps o despacho final e sua concluso.

IX ANOTAES

9.1 - Conceito de Anotao
Designa-se por Anotao o pequeno apontamento aposto no registo de um
documento, que no seja passvel de ser entendido como um despacho.
Um documento pode conter tantas Anotaes quantas as necessrias.

X NOTIFICAES

10.1 - Conceito de Notificao
Designa-se por Notificao o acto de enviar a outros utilizadores ou grupos
de utilizadores o registo de um documento ou de um processo.
Por cada notificao os destinatrios recebem uma mensagem (notificao)
na rea respectiva.

10.2 - Permisses atribudas por Notificao
O outro papel relevante desempenhado pela Notificao consiste na
atribuio automtica de permisses de acesso ao documento notificado.
Por defeito so atribudas, por notificao, as seguintes permisses de
acesso:

IX - ANOTAES
X - INTRODUO
49/107

Formas de
Notificao
Ler Registo Criar Processo Decisrio
Criar Anexo Ver Histrico
Criar
Anota
o

Aos anexos do registo dada permisso de leitura, isto , as pessoas
notificadas s podem ler, copiar e imprimir os documentos em anexo
(normalmente ficheiros Word).
Sempre que for necessrio atribuir permisso de escrita, de modo a que
outros utilizadores possam modificar o documento, deve alterar-se a
permisso do anexo para Escrever.

10.3 - Formas de Notificao
No Sistema de Gesto de Actividades encontram-se configuradas as
seguintes formas de notificao:

Forma de
Notificao
Parametrizao Significado
Tipo de actuao = Um
s utilizador
Basta actuar um dos utilizadores
notificados
No especificado
(forma mais
correntemente
utilizada)
Prazo de actuao = 0
dias
No impe prazo de actuao
Tipo de actuao = Um
s utilizador
notificados
Dar Seguimento
Prazo de actuao = 5
dias teis
Impe o prazo de 5 dias teis para
actuao. Findo o prazo passa a
vermelho.
Envio de
Processo
Parametrizao igual a No especificado (apenas com
designao diferente)

50/107

Forma de
Notificao
Parametrizao Significado
Tipo de actuao = Um
s utilizador
notificados
Para actuao
urgente
Prazo de actuao = 1
dia til
Impe o prazo de 1 dia til para
vermelho.
Tipo de actuao = Um
s utilizador
notificados
Prazo de actuao = 2
dias teis
vermelho.
Para
classificao
Alterar capa
Obriga a alterar a capa do registo
(classificar documento)
Tipo de actuao =
Todos os utilizadores
Todos os utilizadores tm que actuar
(para que a notificao deixe de estar
Pendente)
Para
conhecimento
Prazo de actuao = 5
dias teis
vermelho.
Tipo de actuao = Um
s utilizador
notificados
Para juno ao
processo
Prazo de actuao = 2
dias teis
vermelho.
Tipo de actuao = Um
s utilizador
notificados
Prazo de actuao = 0
dias
No impe prazo de actuao
Avisar visualizao
Envia, automaticamente, uma
notificao quando o documento
visualizado.
Para sada
Criar registo
relacionado
Obriga a criar um registo relacionado
(neste caso a Sada
Tipo de actuao = Um
s utilizador
notificados
Solicita despacho
Prazo de actuao = 2
dias teis
vermelho.

51/107

Opes de
Notificao

Codificao da
tabela de
Entidades
10.4 - Opes da Notificao
A parametrizao inicial das formas de notificao, acima apresentada, pode
ser alterada pelo utilizador, de modo a satisfazer objectivos diferentes
daqueles para que foram inicialmente configuradas.
Dever-se-, contudo, ter presente quais as implicaes que decorrem da
alterao de cada uma das opes, a saber:

Opo Consequncias
Pedido de resposta
A notificao mantm-se Pendente at ser
dada resposta ao remetente.
Remover cpia na origem
A notificao mantm-se Pendente at
remoo do registo da pasta original.
Avisar visualizao
Quando aberta a notificao, enviada,
automaticamente, uma notificao ao remetente,
informando-o que a Mensagem foi lida.
Assinar notificao Opo no disponvel na verso actual.
Mover registo no arquivo pblico
Reenviar registo
Criar ou alterar anexo
Criar ou alterar anotao
Alterar campos na capa do registo
Criar registo relacionado
Quando seleccionadas, estas opes obrigam
execuo das aces requeridas, mantendo-se a
notificao Pendente at ao seu cumprimento.

XI TABELA DE ENTIDADES - caso especfico das Foras de
Segurana

11.1 - Codificao da tabela de Entidades
A manuteno da tabela de Entidades da responsabilidade da
Coordenadora da SPEG (Gestora de Contedos).
XI TABELA DE
ENTIDADES
52/107

De acordo com os diplomas orgnicos das Foras de Segurana (GNR, PSP
e SEF)
13
, os seus rgos e servios esto dispostos por nveis hierrquicos,
com dependncia directa entre si.
Para que melhor se perceba esta afirmao, veja-se que um Posto Territorial
da GNR depende de um Destacamento Territorial, que por sua vez depende
de um Grupo Territorial, o qual se insere numa Brigada Territorial.
No caso da PSP, qualquer Esquadra/Seco depende de uma Diviso ou de
um Comando.
Por sua vez, no caso do SEF, qualquer Delegao Regional depende de uma
Direco Regional.
Tendo em vista registar electronicamente toda a dependncia orgnica das
Foras de Segurana, foi aplicado um mtodo de codificao entre os
diferentes nveis orgnicos, de modo a facilitar o registo de inspeces a
Postos da GNR, Esquadras da PSP e Delegaes Regionais do SEF.
Por exemplo, quando determinada uma inspeco aos Postos Territoriais
do Grupo Territorial de Loures, o sistema tem que filtrar e saber quais os
Destacamentos e dentro destes quais os Postos que so abrangidos.
O cdigo utilizado, constitudo por 8 caracteres, inserido no campo 1 da
tabela de entidades, com a seguinte estrutura/significado:

Assim, tendo em vista a garantia da consistncia dos dados e a qualidade
dos resultados obtidos, OBRIGATRIO que as regras aqui descritas,
relativas gesto orgnica das Foras de Segurana sejam escrupulosamente
respeitadas.

13
- Diplomas em vigor em Janeiro de 2009.
53/107

Perfil do Plano
de Actividades
Deste modo, antes de ser inserido um novo rgo ou servio das Foras de
Segurana, deve previamente escolher-se o cdigo seguinte disponvel
dentro da correcta dependncia orgnica.
Por outro lado, qualquer rgo ou servio que seja extinto deve ser
colocado como inactivo na respectiva tabela.

XII PLANO DE ACTIVIDADES
No Sistema de Gesto de Actividades, o Plano de Actividades tratado
como um nico registo anual (tipo pasta), com os seguintes campos: Ano
de registo, Data da Proposta de Aprovao, Data de Aprovao
Ministerial, Data do Relatrio de Actividades e Assunto.
O campo Assunto descritivo, devendo ser preenchido com a seguinte
contedo: Plano de Actividades/Ano. Exemplo para 2009:

12.1 - Perfil do Plano de Actividades

Este perfil s est disponvel para a Direco (grupo DIR). Contudo, os
restantes utilizadores podem aceder-lhe em leitura, no directamente na
estrutura de arquivo, mas atravs de pesquisa.
Antes do final de cada ano, a Direco tem que promover o registo do Plano
de Actividades do ano seguinte, devendo o mesmo ser posteriormente
alterado, com:
A data do despacho de aprovao;

Plano de Actividades/2009
XII PLANO DE
ACTIVIDADES
54/107

Criao do
Plano de
Actividades

Programas e
Actividades

Perfil
Actividade
A data de elaborao do relatrio de actividades correspondente.

12.2 - Criao do Plano de Actividades
O Plano de Actividades arquivado na estrutura de arquivo da Direco, na
pasta 010.05.01 - Plano de Actividades IGAI (Ano).

12.3 - Programas e Actividades
O Plano de Actividades divide-se em programas e estes, por sua vez, em
actividades.
Tendo em vista registar o relacionamento entre os processos instrudos pelo
SIF e o plano de actividades, torna-se necessrio introduzir os
programas/actividades do plano, antes do arranque de cada ano civil, sendo
que, no possvel proceder abertura de qualquer processo, sem o
relacionar com a respectiva actividade.

12.4 - Perfil Actividade

Este perfil, tal como o referente ao Plano de Actividades, s est disponvel
para a Direco (grupo DIR).
Contudo, os utilizadores dos grupos SIF e SPEG tm acesso em leitura s
actividades planeadas.
55/107

Registo e
Gesto de
Actividades

Como j foi dito, antes do final de cada ano, aps a introduo do registo do
Plano de Actividades, a Direco tem que promover o registo das
actividades inerentes gesto processual da IGAI, uma vez que s
possvel proceder abertura de processos, relacionando-os com a respectiva
actividade.

12.5 - Registo e Gesto de Actividades
As actividades so numeradas, sequencial e automaticamente, por ano.
Cada actividade enquadra-se num dos seguintes programas:
Atendimento de Pblico e Auditoria Disciplinar
Auditoria Financeira
Promoo dos Direitos Humanos e da Qualidade da Aco
Policial
Os campos Plano de Actividades e Descrio so de preenchimento
obrigatrio.
Como metodologia, o campo Descrio da actividade deve conter o
nmero atribudo ao programa correspondente.
Alguns exemplos, referentes a 2009:

III.1 - Atendimento dos cidados que se dirigem IGAI
III.2 - Anlise de notcias de violao grave dos direitos fundamentais
de cidados, queixas, reclamaes e denncias
IV.1 - Inspeces Sem Aviso Prvio aos Postos da GNR e Esquadras
da PSP
V.5 - Reavaliao do risco de todas as entidades tuteladas pelo MAI.

Os campos Estado e Data do Estado servem para registar as etapas por
que passa uma actividade. Por defeito, qualquer actividade encontra-se no
estado Por iniciar, cabendo Direco promover a sua actualizao.
56/107

Criao das
Actividades

Conceito de
Ocorrncia de
Natureza
Disciplinar
Este campo tem importncia para o controle e verificao do cumprimento
do Plano de Actividades ao longo do ano.
Uma actividade pode passar pelos seguintes estados:
Por iniciar
Cancelada
Em execuo
Executada
Suspensa
Transitou para o planeamento do ano seguinte
Finalmente, o campo Processos originados serve para registar todos os
processos que foram abertos no mbito de uma actividade, sendo este
registo efectuado de forma automtica, quando criado cada processo.

12.6 - Criao das Actividades
As actividades so arquivadas na estrutura de arquivo da Direco, como
sub-pastas do Plano de Actividades.
A estrutura a que obedece a elaborao do Plano de Actividades, consta de
mdulo autnomo

XIII - OCORRNCIAS DE NATUREZA DISCIPLINAR

13.1 - Conceito de Ocorrncia de Natureza Disciplinar
Para efeitos de registo interno entende-se como Ocorrncia de Natureza
Disciplinar OND, qualquer interveno das Foras de Segurana que
resulte em morte, ferimento ou suicdio de cidados.
Cada OND numerada sequencial e automaticamente dentro de cada ano,
sendo o registo efectuado pelo Gabinete do Inspector-Geral.
XIII OCORRNCIAS
DE NAT. DISCIP.
57/107

Perfil OND

Qualquer Processo de Natureza Disciplinar que trate de morte, ferimento ou
suicdio de cidados, na sequncia de intervenes policiais, deve ser criado
como registo consequente da OND, da qual aproveitaro o preenchimento
da maioria dos campos.

13.2 - Perfil OND

Em cada OND devem ser registados todos os factos conhecidos no
momento, os quais podem ser alterados medida que melhor conhecimento
vier a ter-se da ocorrncia.
Para alm do n. de feridos, n. de mortos e n. de suicdios, deve
registar-se tambm a data e o local da ocorrncia, o espao (tipificado) onde
ocorreu, assim como a Fora de Segurana envolvida.
Sobretudo importante o registo da factualidade, assim como a descrio
rigorosa, embora sucinta, dos factos, a preencher no campo assunto.
Importa relembrar que um bom registo ao nvel da OND permitir um
bom registo ao nvel dos PND que forem criados para a mesma
ocorrncia.
Em qualquer momento possvel extrair um relatrio com o n. de
mortes, n. de feridos e n. de suicdios, para um dado perodo e
separados por Fora de Segurana.

58/107

Permisses
para as
Ocorrncias
de Natureza
Disciplinar

Criao de
Ocorrncias
de Natureza
Disciplinar

Tipos de
Processos
13.3 - Permisses para as Ocorrncias de Natureza Disciplinar
Como atrs referido, as OND so geridas, exclusivamente, pela Direco,
no sendo possvel a sua criao ou alterao por parte de outros
utilizadores.
Uma vez que as OND, originam, normalmente, Processos de Natureza
Disciplinar, aos utilizadores dos grupos SIF, SPEG e NAT-TP -lhes
atribudo, automaticamente, acesso em leitura.

13.4 - Criao de Ocorrncias de Natureza Disciplinar
As Ocorrncias de Natureza Disciplinar so arquivadas na estrutura de
arquivo da Direco, na pasta 010.15.05 - Ocorrncias de Natureza
Disciplinar (Ano).

XIV PROCESSOS

14.1 - Tipos de Processo

Para o Sistema de Gesto de Actividades foram catalogados os seguintes
tipos de processos:

Tipos de Processo
Sigla Tipo
Processo
Subtipo de Processo
Abreviatur
a Subtipo
Processo
Processos de Gabinete PGAB

Queixas, Exposies,
Denncias.
Qxa
Processos Administrativos PA
Certides de Tribunais

CTrib
XIV PROCESSOS
59/107

Tipos de Processo
Sigla Tipo
Processo
Subtipo de Processo
Abreviatur
a Subtipo
Processo
Auditorias Financeiras AudF
Auditorias Gesto AudG
Auditorias Informtica AudI
Auditorias Outras AudO
Inspeces de Seguimento ISeg
Inspeces Extraordinrias IExt
Inspeces Ordinrias IOrd
Inspeces Segurana Privada ISPriv
Inspeces Sem Aviso Prvio ISAP
Processos Inspectivos PI
Inspeces Temticas ITem
Averiguaes Aver
Inqurito Inq
Disciplinar Disc
Processos de Natureza
Disciplinar
PND
Sindicncia Sind
Processos de Contra
Ordenao
PCO
Auditorias Financeiras
AudF-
PDAI
Auditorias Gesto
AudG-
PDAI
Auditorias Informtica AudI-PDAI
Auditorias Outras
AudO-
PDAI
Averiguaes Aver-PDAI
Inqurito Inq-PDAI
Processos do Departamento
de Assuntos Internos
PDAI
Disciplinar Disc-PDAI

60/107

Criao de
Processos
Os processos so registados sequencialmente dentro de cada ano, sendo o
nmero de registo precedido pela sigla do tipo de processo (PGAB-1/2009;
PA-1/2009; PI-1/2009; PND-1/2009; PCO-1/2009; PDAI-1/2009).
Para o Sistema de Gesto de Actividades cada processo visto como uma
pasta, na qual so guardados todos os documentos que lhe dizem respeito.

14.2 - Criao de Processos
Os Processos de Gabinete so criados e guardados em pasta prpria, de
acordo com o classificador aprovado:
Exemplo:

Os restantes Processos so arquivados em pastas prprias, identificadas por
tipo, subtipo e ano do processo:

61/107

Conceito de
Processo de
Gabinete

Criao de
Processos de
Gabinete

Perfil de
Processo de
Gabinete
XV - PROCESSOS DE GABINETE PGAB

15.1 - Conceito de Processo de Gabinete
Os Processos de Gabinete destinam-se recolha e gesto dos documentos
relacionados com assuntos genricos, cujo mbito de interveno e controlo
sejam da esfera exclusiva da Direco.
A gesto dos Processos de Gabinete so da responsabilidade exclusiva do
grupo DIR - Direco.

15.2 - Criao de Processos de Gabinete
Os Processos de Gabinete so arquivados em pasta prpria, dentro da
seguinte estrutura arquivo:

15.3 - Perfil de Processo de Gabinete
Esquema do perfil PGAB, atravs do qual feita a gesto dos Processos
de Gabinete:
PGAB Estrutura para
2007
XV PROCESSOS DE
GABINETE
62/107

Registo de
Processos de
Gabinete

Permisses
para Processos
de Gabinete

15.4 - Registo de Processos de Gabinete
ao grupo DIR que compete o registo e a gesto dos Processos de Gabinete
por regra a Secretria da Direco que tem esta incumbncia.
O registo efectuado no perfil PGAB, com obrigatoriedade de
preenchimento dos campos: Despacho de Abertura e Assunto, sendo
que os campos do classificador so preenchidos automaticamente
(cdigo: 010.15.05).

15.5 - Permisses para Processos de Gabinete
O grupo DIR tem permisses de acesso a todos os Processos de Gabinete.
Contudo, inicialmente, s o utilizador que cria o Processo, ou seja o dono,
pode alterar o seu registo. Esta situao pode ser modificada, sempre que
necessrio, atravs da atribuio directa das permisses (boto )
Por outro lado, quando se tornar necessrio o acesso a um Processo de
Gabinete por parte de outros utilizadores, as permisses requeridas podem
ser dadas directamente ou, tal como nos documentos, atravs do envio de
uma notificao.

63/107

Estados do
Processo de
Gabinete

Conceito de
PA.

Tipos de PA

Criao de PA
15.6 - Estados do Processo de Gabinete
Os Processos de Gabinete podem encontrar-se em trs estados distintos:
Aberto, Pendente ou Fechado.
Inicialmente o PGAB fica, automaticamente, no estado Aberto.
O estado do processo serve, sobretudo, para efeitos de pesquisa, controlo e
obteno de dados estatsticos, devendo reflectir, em cada momento, a sua
situao real.

XVI - PROCESSOS ADMINISTRATIVOS PA

16.1 - Conceito de Processo Administrativo
Os Processos Administrativos visam a recolha, tratamento e gesto dos
documentos referentes a notcias sobre o comportamento dos agentes das
Foras de Segurana, recebidas, por um lado, atravs de queixas, exposies
e denncias e por outro atravs de certides dos tribunais relativas a
processos crime abertos.
Os Processos Administrativos so abertos e tratados pela SPEG.

16.2 - Tipos de Processos Administrativos
Os Processos Administrativos dividem-se em dois subtipos:
Processos Administrativos relativos a Queixas (PA Qxa)
Processos Administrativos relativos a Certides de Tribunais (PA CTrib)

16.3 - Criao de Processos Administrativos
Os Processos Administrativos so arquivados em pasta prpria, dentro da
seguinte estrutura de arquivo, separados por queixas e certides:

XVI PROCESSOS
ADMINISTRATIVOS
64/107

Perfil de PA

16.4 - Perfil de Processo Administrativo
A figura seguinte apresenta o perfil PA, atravs do qual so registados os
Processos Administrativos:

PA Estrutura para
2007
65/107

Registo de PA

16.5 - Registo de Processos Administrativos
SPEG que compete registar os Processos Administrativos, em
cumprimento dos despachos exarados sobre as queixas e certides dos
tribunais recebidas na IGAI.
O registo efectuado no perfil PA
14
, com obrigatoriedade de
preenchimento dos seguintes campos:
Subtipo de processo (Queixa ou Certido);
Data de despacho de abertura do processo;
OND associada
15
;
N da actividade planeada associada;
Assunto;
Participantes/Queixosos;
Visados.

Quando o Processo Administrativo for do subtipo Certido de Tribunal,
so tambm de preenchimento obrigatrio os seguintes campos:
Entidade remetente (Tribunal);
Ano da Certido;
NUIPC.

O classificador preenchido automaticamente com a classificao
correspondente.
Denncias / Exposies / Participaes / Queixas;
Certido de Tribunal.

14
- O formato do registo PA-n/aaaa, o qual mapeado para o assunto acrescido de
Qxa ou CTrib, consoante se trate, respectivamente, de uma Queixa ou de uma
Certido.
15
- No caso de no existir OND associada, preenche-se o campo com NR, abreviatura
de No Registada.
66/107

Tramitao de
Queixas
Os restantes campos do perfil permitem preencher, quando necessrio e
aplicvel:
A factualidade;
As informaes e pareceres elaborados no mbito do processo;
O controlo dos processos enviados ao MAI;
O registo de quem pediu e acedeu aos processos.

16.6 - Tramitao de Queixas
Aps o registo da Entrada, a SPEG tem que certificar-se se j existe um
Processo Administrativo aberto, relativo ao objecto da queixa, procedendo
de acordo com as seguintes regras:

16.6.1 - A Queixa j tem processo aberto?
Se o processo aberto for do tipo PA, junta-se ao processo e
submete-se a despacho do Subinspector-Geral, a que esteja distribudo
o processo. (numerao par ou impar)
O expediente referenciado a Processos de Natureza Disciplinar
pendentes at ao relatrio final entregue directamente ao Instrutor.
Se o processo aberto for do tipo PND, submete-se a despacho do
Subinspector-Geral do SIF, com informao de que o documento tem
j um processo em curso e que titular o Sr. Inspector.., se o
despacho for de juno ao processo envia o documento, por
notificao, ao instrutor e secretrio (quando existe).
Se o PND j se encontra fechado dada a informao no processo
decisrio da entrada que se insere no processo e se submete a
despacho.

67/107

16.6.2 - A Queixa nova (no h processo aberto)?
Para se concluir que o documento recebido se reporta a uma nova
queixa, exposio ou denncia, e que no existe um processo aberto
para o mesmo assunto, a SPEG procede, previamente, pesquisa de
antecedentes.
Ao concluir que , efectivamente, uma nova queixa, a SPEG cria o
Processo Decisrio e envia a queixa, por notificao, ao Subinspector-
Geral designado
16
:
considerao do Exmo. Senhor Subinspector-Geral, Dr.
...
O Subinspector-Geral analisa o documento, insere o seu
despacho (deciso) e notifica o Inspector-Geral, que por sua vez
exara o seu despacho e procede s notificaes necessrias
(normalmente para a SPEG).
Se o despacho superior determinar o arquivamento da queixa, a
SPEG abre um Processo Administrativo - PA e coloca uma cpia
da Entrada nesse processo. Finalmente conclui o Processo
Decisrio da Entrada e fecha o PA no respectivo campo.
Se o despacho superior determinar o arquivamento da queixa,
com eventuais notificaes, a SPEG abre um Processo
Administrativo - PA, coloca uma cpia da Entrada nesse
processo e conclui o Processo Decisrio da Entrada. Cumpre as
notificaes necessrias e, ainda, o fecho do PA.
Se o despacho determinar a abertura de um processo diferente de
PA, a SPEG procede abertura de dois processos: primeiro um
PA, que fecha de imediato, e subsequentemente um processo do
tipo que for mandado instaurar. Por fim envia este ltimo
processo ao instrutor nomeado, atribuindo-lhe as seguintes
permisses:
Registo: Escrever.

16
- Despacho IG 10/2009 (anexo 1)..
68/107

Tramitao de
Certides de
Tribunal

Notificao e
Permisso de
PA
Ver histrico;
Criar contedo;
Eliminar contedo.
Se o despacho determinar a abertura de um Processo de Gabinete
(PGAB), a Secretria de Direco procede sua abertura, inclui
no PD da queixa o texto: Procedi abertura do PGAB-./.
e seguidamente notifica a SPEG. Por sua vez, a SPEG regista na
queixa o processo a que pertence e encerra o Processo Decisrio
que criou quando a queixa deu entrada.

16.7 - Tramitao de Certides de Tribunal
Aps o registo da Entrada, a SPEG procede pesquisa de antecedentes.
Se j houver Processo Administrativo aberto, junta-lhe a Entrada e submete
o processo ao Subinspector-Geral
17
.
Se no houver antecedentes envia a Certido ao Subinspector-Geral
designado
18
, que a analisa e manda abrir um Processo Administrativo PA
Ctrib.
Como j foi dito, os Processos Administrativos so abertos pela SPEG, a
quem incumbe, tambm, o controlo dos prazos superiormente impostos.
O fecho dos Processos Administrativos PA Ctrib efectuado pela
SPEG, no seguimento do despacho que manda arquivar o processo.

16.8 - Notificao e Permisso de Processos Administrativos
Antes da remessa fsica dos processos, a SPEG deve proceder atribuio
das seguintes permisses de acesso, atravs do boto :
Registo: Escrever; Ver histrico; Criar
contedo; Eliminar contedo.

17
- Despacho IG/10/2009 (anexo 1)
18
- Despacho IG/10/2009 (anexo 1)
69/107

Estados do PA

Conceito de
Processo
Inspectivo

Tipos de
Processo
Inspectivo
16.9 - Estados do Processo Administrativo
Os Processos Administrativos podem encontrar-se no estado de Aberto
(estado inicial) ou no estado de Fechado.
O fecho do PA feito pela SPEG, na sequncia do despacho que manda
arquivar o processo.
O estado do processo serve, sobretudo, para efeitos de pesquisa, controlo e
obteno de dados estatsticos, devendo reflectir, em cada momento, a sua
situao real.

XVII - PROCESSOS INSPECTIVOS PI

17.1 - Conceito de Processo Inspectivo
Os Processos Inspectivos visam a recolha, tratamento e gesto dos
documentos tratados no mbito das inspeces efectuadas s Foras de
Segurana.
Os Processos Inspectivos so abertos pela SPEG, sendo a sua gesto da
responsabilidade dos inspectores nomeados at elaborao do relatrio
final.

17.2 - Tipos de Processo Inspectivo
Os Processos Inspectivos dividem-se nos seguintes subtipos:
Auditorias - Financeiras - PI AudF
- Gesto - PI AudG
- Informtica - PI AudI
- Outras - PI AudO
Inspeces Extraordinrias - PI IExt
Inspeces Ordinrias - PI IOrd

XVII PROCESSOS
INSPECTIVOS
70/107

Registo e
numerao de
Processo
Inspectivo
Inspeces de Seguimento - PI ISeg
Inspeces Sem Aviso Prvio - PI ISAP
Inspeces Temticas - PI ITem

17.3 - Registo e numerao de Processos Inspectivos
Os Processos Inspectivos so numerados, sequencialmente, dentro de cada
ano, sendo os nmeros de registo precedidos pela sigla PI.
No campo assunto, quando se grava o processo pela primeira vez,
automaticamente inserido o respectivo nmero de registo, seguido da
abreviatura do subtipo de processo. A ttulo de exemplo:

Tipo
Processo
Subtipo
Processo
N. Registo Assunto
PI Inspeco Extraordinria PI-1/2007 PI-1/2007 Ext - assunto
PI
Inspeco Sem Aviso
Prvio
PI-2/2007 PI-2/2007 ISAP - assunto
PI Auditoria Financeira PI-3/2007 PI-3/2007 AudF - assunto
PI Inspeco Ordinria PI-4/2009 PI-4/2007 PIO - assunto
PI Inspeco Temtica PI-5/2009 PI-5/2007 ITem - assunto
PI Inspeco de Seguimento PI-6/2009 PI-6/2007 ISeg - assunto

71/107

Criao de
Processo
Inspectivo

Perfil do
Processo
Inspectivo
17.4 - Criao de Processos Inspectivos
Os Processos Inspectivos so arquivados em pasta prpria, dentro da
seguinte estrutura de arquivo, separados por subtipo de processo, dentro de
cada ano:

17.5 - Perfil de Processo Inspectivo
A figura seguinte apresenta o perfil PI, atravs do qual so registados os
Processos Inspectivos:
PI Estrutura para
2007
72/107

Registo de
Processos
Inspectivos

17.6 - Registo de Processos Inspectivos
SPEG que incumbe o registo dos Processos Inspectivos, em
cumprimento dos despachos emanados superiormente.
O registo efectuado no perfil PI
19
Subtipo de processo
Auditoria Financeira;
Auditoria de Gesto;

19
- O formato do registo PI-n/aaaa, o qual mapeado para o assunto acrescido da sigla
correspondente ao subtipo de processo.
73/107

Auditoria Informtica; Auditoria Outra;
Inspeco Extraordinria; Inspeco Ordinria;
Inspeco de Seguimento; Inspeco Temtica;
Inspeco Sem Aviso Prvio;
Data de despacho de abertura;
N da actividade associada;
Estado do processo;
Assunto;
Unidade
20
ou Empresa a inspeccionar;
Inspectores.

O classificador preenchido automaticamente com um dos seguintes
valores, conforme o subtipo de processo escolhido:
030.01.01 Auditoria Financeira;
030.01.02 Auditoria Extraordinria;
030.01.03 Auditoria Temtica
030.01.04 Auditoria de Seguimento;
030.05.01 Inspeco Sem Aviso Prvio;
030.05.02 Inspeco Ordinria;
030.05.03 Inspeco Extraordinria;
030.05.04 Inspeco de Seguimento;
Quando o Processo Inspectivo uma Inspeco Sem Aviso Prvio
ISAP, so criadas Fichas Inspectivas (como veremos mais adiante),
individualizadas por subunidade visitada, o que permite o registo
automtico dos seguintes dados no prprio PI:

20
- Cada PI deve referir-se, exclusivamente, a uma Fora de Segurana, devendo escolher-
se para o campo unidade o nvel orgnico superior s subunidades que se pretende
visitar (Brigada / Grupo / Destacamento / Comando).
74/107

Escalo superior orgnico da subunidade inspeccionada;
Subunidade inspeccionada;
Data / hora do incio da inspeco;
Data / hora do fim da inspeco;
Existncia de detidos (Sim ou No);
Existncia de identificandos (Sim ou No);
Existncia de irregularidades (Sim ou No).

Os restantes campos do perfil PI permitem SPEG preencher e gerir,
quando necessrio e aplicvel:
A data de acompanhamento do processo (no futuro vai funcionar
como um alerta);
O controlo dos processos enviados para contraditrio
(princpio de audincia);
O controlo dos processos enviados ao MAI;
O registo de quem pediu e acedeu aos processos;
A data prevista para Inspeco de Seguimento, quando houver
despacho nesse sentido.

Aos inspectores nomeados incumbe o preenchimento dos seguintes campos:
Data de incio da aco (corresponder data da primeira visita
nas ISAP);
Data de elaborao do relatrio final.

17.7 - Ordens de Servio
As Ordens de Servio so criadas pela SPEG e devem ser registadas aps
a criao do Processo Inspectivo, como registo consequente daquele,
75/107

Tramitao
inicial de
Processo
Inspectivo

aproveitando, desta forma, o trabalho efectuado no PI (mapeamento dos
campos comuns).
No seguimento do registo da Ordem de Servio, a SPEG proceder s
alteraes necessrias ao modelo Word disponibilizado pelo sistema, de
modo a que o documento final tenha a qualidade e a apresentao
requeridas.

17.8 - Tramitao inicial de Processos Inspectivos
Aps a criao do Processo Inspectivo, a SPEG guarda cpia do despacho
de abertura no PI, elabora os documentos iniciais (Ordem de Servio e,
eventualmente, ofcios de notificao)
21
e notifica a Direco, tendo em
vista obter a assinatura dos documentos produzidos.
Note-se que, por norma, o Inspector-Geral que assina as Ordens de
Servio, sendo que o Subinspector-Geral do SIF tambm deve ser
notificado, de modo a tomar conhecimento da produo daqueles
documentos e passar a dispor de permisses de acesso.
Relembre-se ainda que a Direco tem acesso (em leitura) a todos os
processos criados, embora o acesso aos documentos neles guardados
caream de permisses especficas, as quais so normalmente atribudas por
notificao.
Aps a assinatura das Ordens de Servio, a SPEG digitaliza-as como anexo
do documento interno, procede ao envio das eventuais notificaes para o
exterior (Sadas), e faz a entrega do processo aos inspectores nomeados,
com a seguinte metodologia:
1. - No Processo Decisrio inserido no documento que prope a
abertura do PI e nomeia os inspectores, insere uma deciso:

21
- Nesta fase o PI deve conter, no mnimo, o despacho inicial e a ordem de servio. Se no
for ISAP, deve conter tambm os documentos de notificao relativos ao incio da
inspeco.
76/107

Recepo dos
Processos
Inspectivos
pelos
Inspectores
ENTREGA DOS AUTOS
Em ___/___/____ entreguei os autos ao(s) Sr(s). Inspector(es) ...;
2. - Envia, por notificao em lote
22
, o conjunto dos documentos
que fazem parte do processo, inserindo no campo Mensagem o
seguinte texto:

Notificao dos documentos do processo PI-__/____;

3. - Relativamente ao PI, atribui aos inspectores nomeados as
seguintes permisses:
Registo: Escrever.
Ver histrico;
Criar contedo;
Eliminar contedo.

4. - Entrega a respectiva pasta ao(s) inspector(es) nomeado(s).

17.9 - Recepo dos Processos Inspectivos pelos inspectores
A primeira aco dos inspectores consiste em registar a recepo do
processo.
Tal deve ser feito no Processo Decisrio j existente no documento que
prope a abertura do PI, na sequncia do Termo de Entrega a inserido
pela SPEG, com o seguinte texto:
Recebi os autos em ----/----/------;

22
- Pode utilizar-se a forma de notificao No especificado.
A notificao em lote traduz-se pela seleco prvia de todos os documentos que se
pretende enviar, seguida da notificao normal, aps o preenchimento do campo
Mensagem.
77/107

Fichas
Inspectivas

De seguida podem apagar as notificaes recebidas e no campo Incio da
aco registarem a data em que vo, ou prevem, iniciar a inspeco.

17.10 - Fichas Inspectivas
As Fichas Inspectivas so documentos do Processo Inspectivo, utilizados
para o registo dos itens inspeccionados em cada local visitado, no mbito
das Inspeces Sem Aviso Prvio.
So registadas e geridas pelos inspectores nomeados, devendo ser criadas
como registo consequente do Processo Inspectivo e utilizar o modelo
Word disponvel no sistema.
O registo da Ficha Inspectiva, efectuado a partir do PI, preenche, de
imediato, a maioria dos campos, sendo necessrio introduzir apenas os
dados relativos a:
Subunidade inspeccionada;
Data incio visita;
Hora incio visita (facultativo);
Data fim visita;
Hora fim visita (facultativo).

Os inspectores devero, ainda, proceder alterao dos seguintes campos,
sempre que os dados recolhidos durante a inspeco forem diferentes
daqueles que se apresentam por defeito:

Nome do Campo
Valor inicial
(por defeito)
Detidos No
Identificandos No
Irregularidades Sim
78/107

Relatrio do
Processo
Inspectivo

Tramitao
final de
Processos
Inspectivos
17.11 - Relatrio do Processo Inspectivo
O relatrio do Processo Inspectivo, deve ser, pelas razes anteriormente
invocadas, registado como consequente do PI.
Os inspectores devem utilizar o modelo Word disponvel no sistema e
alterar a capa produzida, de modo a melhorar a apresentao dos campos
mapeados a partir do registo.
Devem ainda registar na capa do PI a data de elaborao do Relatrio.

17.12 - Tramitao final de Processos Inspectivos
Aps a criao das Fichas Inspectivas e do Relatrio do Processo, os
inspectores criam um Processo Decisrio neste ltimo documento, com o
seguinte texto:
Dar seguimento.

De seguida enviam aqueles documentos, por notificao em lote
23
, SPEG,
com a seguinte mensagem:
Fichas Inspectivas e Relatrio do PI-__/____.

Enquanto vigorar o uso do papel, os inspectores devem imprimir e assinar
os documentos produzidos e remeter o processo fsico SPEG.
O passo seguinte consiste na remessa fsica do processo, por parte da SPEG,
ao Subinspector-Geral do SIF, e no envio da notificao relativa aos novos
documentos do processo.
Antes da notificao, a SPEG cria, no Processo Decisrio do Relatrio do
Processo, uma deciso com o seguinte texto:
considerao do Exmo. Sr. Subinspector-Geral, Dr. _______________.

23
- A notificao em lote traduz-se pela seleco prvia de todos os documentos que se
Mensagem.
79/107

Envio de
Processos
Inspectivos a
outras
entidades

Fecho de
Processos
Inspectivos

Permisses de
acesso a PIs
fechados, por
parte do SIF
A notificao deve englobar, no mnimo, as Fichas Inspectivas e o
Relatrio do Processo, aconselhando-se, da mesma forma, a notificao
em lote.

17.13 - Envio de Processos Inspectivos a outras entidades
Os relatrios dos Processos Inspectivos so, por norma, enviados aos rgos
dirigentes das subunidades inspeccionadas, para cumprimento do princpio
de audincia (contraditrio), sendo finalmente, todo o processo, enviado ao
gabinete de Sua Excelncia o Ministro da Administrao Interna.
O envio dos processos e a sua posterior devoluo, ser objecto de controlo
e registo, por parte da SPEG, atravs da insero dos ns dos ofcios e das
datas de envio/devoluo, devendo toda a documentao ficar com cpia no
respectivo processo.

17.14 - Fecho de Processos Inspectivos
Aps o despacho ministerial relativo s propostas apresentadas no relatrio,
dever ocorrer, logo que oportuno, o fecho do processo. O fecho efectuado
pela SPEG, aps despacho interno que d instrues nesse sentido.

17.15 - Permisses de acesso a Processos Inspectivos fechados, por parte
do SIF
Tendo em vista o acesso aos Processos Inspectivos que forem sendo
encerrados, por parte do corpo inspectivo de modo a permitir que cada
equipa inspectiva possa conhecer, antes de iniciar aces futuras, os locais
que foram anteriormente visitados, que deficincias foram encontradas e
que propostas foram ento formuladas o despacho que instrui a SPEG
para o fecho do processo, determinar tambm que o grupo SIF passe a ter
acesso, em leitura, ao processo (pasta e documentos).
Perante tal despacho a SPEG d, ao grupo SIF, relativamente ao PI, o
seguinte acesso:

80/107

Conceito de
PND

Tipos de PND
Ler registo;
Ver histrico.

Relativamente aos documentos do PI, notifica, em lote, o conjunto dos
documentos nele contidos, com a seguinte mensagem:
Encerramento do PI-__/___ e atribuio de permisses de acesso ao corpo
inspectivo.

XVIII - PROCESSOS DE NATUREZA DISCIPLINAR PND

18.1 - Conceito de Processo de Natureza Disciplinar
Os Processos de Natureza Disciplinar tm por objectivo a investigao de
ilcitos de natureza disciplinar ocorridos nos organismos tutelados pelo
MAI.
Os Processos de Natureza Disciplinar so abertos pela SPEG, sendo a sua
gesto da responsabilidade dos instrutores nomeados, at elaborao do
relatrio final.

18.2 - Tipos de Processos de Natureza Disciplinar
Os Processos de Natureza Disciplinar dividem-se nos seguintes subtipos:
Averiguaes - PND Aver
Inquritos - PND Inq
Disciplinares - PND Disc
Sindicncias - PND Sind

XVIII PROCESSOS
DE NAT. DISCIP.
81/107

Registo e
numerao de
PND

Criao de
PND
18.3 - Registo e numerao de Processos de Natureza Disciplinar
Os Processos de Natureza Disciplinar so numerados, sequencialmente,
dentro de cada ano, sendo os nmeros de registo precedidos pela sigla
PND.

Tipo
Processo
Subtipo
Processo
N. Registo Assunto
PND Averiguaes PND-1/2009 PND-1/2009 Aver - assunto
PND Inqurito PND-2/2009 PND-2/2009 Inq - assunto
PND Disciplinar PND-3/2009 PND-3/2009 Disc - assunto
PND Disciplinar PND-4/2009 PND-4/2009 Disc - assunto
PND Sindicncia PND-5/2009 PND-5/2009 Sind - assunto
PND Inqurito PND-6/2009 PND-6/2009 Inq - assunto

18.4 - Criao de Processos de Natureza Disciplinar
Os Processos de Natureza Disciplinar so arquivados em pasta prpria,
dentro da seguinte estrutura de arquivo, separados por subtipo de processo,
dentro de cada ano:

PND Estrutura para
2007
82/107

Perfil de PND
18.5 - Perfil de Processo de Natureza Disciplinar
A figura seguinte apresenta o perfil PND, atravs do qual so registados
os Processos de Natureza Disciplinar:

83/107

Registo de
PND
18.6 - Registo de Processos de Natureza Disciplinar
SPEG que incumbe o registo dos Processos de Natureza Disciplinar, em
cumprimento dos despachos superiormente exarados.
A abertura de um Processo de Natureza Disciplinar deve efectuar-se de
acordo com as seguintes regras:
O novo PND refere-se a um assunto ainda no tratado na IGAI?
Neste caso o processo criado, directamente, no respectivo
perfil e gravado na pasta adequada.
Contudo, se existir uma OND para o assunto em apreo, o
registo do PND deve ser efectuado como registo
consequente daquela ocorrncia.
O novo PND resulta de um PA ou PND anterior?
Ento o novo PND aberto como registo consequente do
processo anterior, o qual deve ser posteriormente encerrado
(fechado no respectivo perfil).

O registo efectuado no perfil PND
24
Subtipo de processo (Averiguaes / Inqurito / Disciplinar
/ Sindicncia)
Entidade que emitiu o despacho de abertura (IGAI, MAI)
Ocorrncia de Natureza Disciplinar
25
(OND-___/____)
Estado do processo;
Assunto;
Visados/Arguidos;

24
- O formato do registo PND-n/aaaa, o qual mapeado para o assunto acrescido da
sigla correspondente ao subtipo de processo.
25
- Quando o PND que se pretende abrir no tiver OND relacionada, o campo preenchido
com NR (sigla de No Registada).
84/107

Instrutores.

Embora no sendo de preenchimento obrigatrio, os campos a seguir
apresentados devem ser inseridos, pela SPEG, sempre e quando tal for
necessrio:
Participantes / Queixosos;
Factualidade Este campo automaticamente preenchida
quando o PND criado como registo consequente de uma OND
ou de um outro PND. Nos casos em que o registo directo, pelo
facto de no haver OND associada nem PND antecedente, a
factualidade deve ser decidida superiormente e transcrita no
despacho de abertura do processo.
Pareceres e Informaes Elaborados no mbito do PND;
Controlo dos processos enviados ao MAI;
Organismo (local) onde fica arquivado o processo fsico;
O registo de quem pediu e acedeu ao PND;
Deciso ministerial sobre a pena proposta (alterada, confirmada,
ou no aplicada). Este campo s se aplica aos PND
Disciplinares.

Ao instrutor nomeado para o PND incumbe o preenchimento dos seguintes
campos:
Assunto (o instrutor dever alterar o assunto/objecto inserido no
registo do processo, quando se tornar necessrio maior clareza e
rigor).
Data de incio da instruo;
Identificao do secretrio nomeado (quando aplicvel);
Pena proposta (este campo s est disponvel para os PND
Disciplinares)
85/107

Tramitao
inicial do PND
e remessa ao
instrutor
nomeado

030.10.01 PND - Averiguaes;
030.10.02 PND - Inqurito;
030.10.03 PND - Sindicncia.
030.15.01 PND - Disciplinar;

18.7 - Tramitao inicial do PND e remessa ao instrutor nomeado
Aps a criao do Processo de Natureza Disciplinar, a SPEG guarda cpia
do despacho de abertura no PND respectivo, elabora os documentos
iniciais de notificao de abertura do processo e envia-os ao Subinspector-
Geral do SIF para recolha de assinatura.
Aps a assinatura dos ofcios de notificao, a SPEG procede ao seu
registo/envio e faz a entrega do processo ao instrutor nomeado, com a
seguinte metodologia:
abertura do PND e nomeia o seu instrutor, insere uma deciso
com o seguinte texto:

ENTREGA DOS AUTOS
Em ___/___/____ entreguei os autos /ao Sr(a).
Inspector(a)...;

86/107

Recepo dos
PNDs pelo
Instrutor

26
seguinte texto:

Notificao dos documentos do processo PND-__/____;

3. - Relativamente ao PND, atribui aos inspectores nomeados
as seguintes permisses:
Registo: Escrever.
Ver histrico;
Criar contedo;
Eliminar contedo.

4. - Entrega a respectiva pasta ao instrutor nomeado.

18.8 - Recepo dos Processos de Natureza Disciplinar pelo instrutor
A primeira aco do instrutor consiste em registar a recepo do processo.
prope a abertura do PND, na sequncia do Termo de Entrega a inserido
pela SPEG, com o seguinte texto:


De seguida pode apagar as notificaes recebidas e preencher os campos
Incio da instruo e Secretrio, respectivamente com a data em que

26
- A notificao em lote traduz-se pela seleco prvia de todos os documentos que se
Mensagem.
87/107

Nomeao de
secretrio
para PND

vai, ou prev, iniciar a instruo e com o nome do secretrio que pretende
nomear para o processo.

18.9 - Nomeao de secretrio para Processos de Natureza Disciplinar
A nomeao do secretrio de um PND da responsabilidade do instrutor
nomeado, sendo feita, por norma, no primeiro despacho (DESP-PND)
exarado no mbito do processo.
Em termos do Sistema de Gesto de Actividades, o instrutor deve registar o
nome do secretrio no processo e atribuir-lhe as permisses necessrias ao
seu desempenho, da seguinte forma:
1. - No documento elaborado como primeiro despacho (DESP-
PND), cria um Processo Decisrio directo com o seguinte texto:

Sr./Sr. _________, nomeado para Secretrio do PND-__/____.
D cumprimento ao despacho inserido no anexo deste documento.

27
seguinte texto:

Notificao dos documentos do processo PND-__/____;

3. - Relativamente ao PND, atribui as seguintes permisses:
Registo: Escrever.
Ver histrico;
Criar contedo;
Eliminar contedo.

27
- Pode utilizar-se a forma de notificao No especificado. A notificao em lote traduz-se pela seleco
prvia de todos os documentos seguida da notificao normal, aps insero do assunto da notificao.
88/107

Relatrio do
PND

Tramitao
final de PND

O Secretrio, aps dar cumprimento ao despacho, deve inserir uma deciso
no Processo Decisrio do DESP-PND dizendo que cumpriu.

18.10 - Relatrio do Processo de Natureza Disciplinar
O relatrio do Processo de Natureza Disciplinar, deve ser, pelas razes j
invocadas, registado como consequente do PND.
O instrutor deve utilizar o modelo Word disponvel no sistema e alterar a
capa produzida, de modo a melhorar a apresentao dos campos mapeados a
partir do registo.
Deve ainda registar no PND a data de elaborao do Relatrio.

18.11 - Tramitao final de Processos de Natureza Disciplinar
Aps a criao do Relatrio do Processo, o instrutor insere-lhe um
Processo Decisrio, com o texto:
Dar seguimento

Notifica o Secretrio (quando houver) ou a SPEG.
Enquanto vigorar o uso do papel, o instrutor deve imprimir e assinar o
Relatrio e remeter o processo fsico ao Secretrio ou SPEG.

Seguidamente, o Secretrio ou a SPEG insere no Processo Decisrio do
Relatrio, uma deciso com o texto:
considerao do Exmo. Senhor Subinspector-Geral, Dr. .,

Notifica o Subinspector-Geral do SIF e remete-lhe o processo fsico.
Por sua vez, o Subinspector-Geral do SIF, aps leitura do Relatrio,
insere o seu despacho e notifica o Sr. Inspector-Geral, para despacho final.
89/107

Envio de PND
ao MAI

Fecho de PND

Nos processos em que haja Secretrio nomeado, deve este remet-lo
RAAG-SPEG e proceder s notificaes requeridas (relatrio e outros
documentos produzidos durante a instruo).

18.12 - Envio de Processos de Natureza Disciplinar ao MAI
Aps a elaborao do relatrio os Processos de Natureza Disciplinar
excepo do Processo de Averiguaes, so enviados ao gabinete de Sua
Excelncia o Ministro da Administrao Interna para despacho.
O envio dos processos e a sua posterior devoluo, ser objecto de controlo
e registo, por parte da SPEG, atravs da insero dos ns dos ofcios e das
datas de envio/devoluo.

18.13 - Fecho de Processos de Natureza Disciplinar
Aps a devoluo do PND IGAI, acompanhado com o despacho
ministerial exarado sobre as propostas apresentadas no Relatrio, deve a
Direco zelar pelo seu cumprimento, por norma, com a interveno da
SPEG para:
Efectuar as notificaes necessrias e proceder ao fecho do
processo;
Proceder abertura de PND consequente, no esquecendo o
fecho do antecedente (quando aplicvel);
Se o processo for do subtipo Disciplinar, proceder ao registo
da deciso ministerial sobre a pena proposta:
Alterada;
Confirmada;
No aplicada.

90/107

Conceito de
PCO

Registo e
numerao de
PCO

Criao de
PCO

XIX - PROCESSOS DE CONTRA ORDENAO PCO

19.1 - Conceito de Processo de Contra Ordenao
Os Processos de Contra Ordenao visam dar cumprimento ao estatudo na
Lei 18/2004 de 11 de Maio, que transpe, parcialmente, para a ordem
jurdica interna a Directiva n. 2000/43/CE, do Conselho, de 29 de Junho,
que aplica o principio da igualdade de tratamento entre as pessoas, sem
distino de origem racial ou tnica, e tem por objectivo estabelecer um
quadro jurdico para o combate discriminao baseada em motivos de
origem racial ou tnica.
Os Processos de Contra Ordenao so abertos pela Entidade
Administrativa Competente e remetidos IGAI para instruo.
A definio da medida das sanes e a aplicao das coimas e das sanes
acessrias correspondentes da competncia do Alto-Comissariado para a
Imigrao e Minorias tnicas.
Os Processos de Contra Ordenao so abertos pela SPEG, sendo a sua
gesto da responsabilidade do instrutor nomeado, at elaborao do
relatrio final.

19.2 - Registo e numerao de Processos de Contra Ordenao
Os Processos de Contra Ordenao so numerados, sequencialmente,
dentro de cada ano, sendo os nmeros de registo precedidos pela sigla
PCO.

19.3 - Criao de Processos de Contra Ordenao
Os Processos de Contra Ordenao so arquivados em pasta prpria, dentro
da seguinte estrutura de arquivo, separados por ano:

XIX PROCESSOS
DE CONTRA ORDEN:
91/107

Perfil de PCO

19.4 - Perfil de Processo de Contra Ordenao
A figura seguinte apresenta o perfil PCO, atravs do qual so registados
os Processos de Contra Ordenao:

PCO Estrutura para
2007
92/107

Registo de
PCO
19.5 - Registo de Processos de Contra Ordenao
SPEG que incumbe o registo dos Processos de Contra Ordenao, em
cumprimento dos despachos superiormente exarados.
O registo efectuado no perfil PCO
28
Autoridade administrativa competente (quem abriu/remeteu o
processo);
Data de despacho de abertura (IGAI);
Actividade relacionada;
Assunto;
Instrutor;
Participantes;
Visados/Arguidos.
apresentados devem ser inseridos, pela SPEG, quando aplicvel:
N. Processo (da Entidade administrativa competente);
Controlo dos processos enviados Entidade administrativa
competente;

Ao instrutor nomeado para o PCO incumbe o preenchimento dos seguintes
campos:
rigor).

28
- O formato do registo PCO-n/aaaa, o qual mapeado para o assunto.
93/107

Tramitao
inicial do PCO
e remessa ao
Instrutor
nomeado
O classificador preenchido automaticamente com o cdigo 300,
correspondente a:
300.05.21 - Processo de Contra Ordenao.

19.6 - Tramitao inicial do PCO e remessa ao instrutor nomeado
No Processo de Contra Ordenao, a SPEG guarda cpia dos documentos
enviados pela Entidade administrativa competente e elabora/remete as
notificaes necessrias relativas abertura, seguindo-se a entrega do
processo ao instrutor nomeado, com a seguinte metodologia:
1. - No Processo Decisrio do documento recebido da Entidade
administrativa competente, ou no documento que prope a
abertura e nomeia o instrutor do PCO, insere uma deciso com
o seguinte texto:

ENTREGA DOS AUTOS
Em ___/___/____ entreguei os autos /ao Sr(a).
Inspector(a)...;

29
seguinte texto:

Notificao dos documentos do processo PCO-__/____;

3. -Relativamente ao PCO, atribui ao instrutor nomeado as
Registo: Escrever.

29
A notificao em lote traduz-se pela seleco prvia dos documentos que se pretende
enviar, seguida da notificao normal, aps insero do campo Mensagem.
94/107

Recepo dos
PCOs pelo
Instrutor

Relatrio do
PCO

Tramitao
final de
Processos de
Contra
Ordenao

Ver histrico;
Criar contedo;
Eliminar contedo.


19.7 - Recepo dos Processos de Contra Ordenao pelo instrutor
Tal deve ser feito no Processo Decisrio j existente em um dos documentos
do PCO, na sequncia do Termo de Entrega a inserido pela SPEG,

De seguida pode apagar as notificaes recebidas e preencher o campo
Incio da instruo com a data em que vai, ou prev, iniciar a instruo.

19.8 - Relatrio do Processo de Contra Ordenao
O relatrio do Processo de Contra Ordenao, deve ser, registado como
consequente do PCO.
O instrutor deve utilizar o modelo G Relatrio de Processo, disponvel
no sistema, e alterar a capa produzida, de modo a melhorar a apresentao
dos campos mapeados a partir do registo.
Deve ainda registar na capa do PCO a data de elaborao do relatrio.

19.9 - Tramitao final de Processos de Contra Ordenao
Processo Decisrio, com o seguinte texto:

95/107

Envio de PCO
Autoridade
Adm
Competente

Fecho de PCO

Dar seguimento.

Relatrio e remeter o processo fsico SPEG.
Seguidamente, a SPEG insere, no Processo Decisrio do Relatrio, uma
deciso com o texto:

Notifica o Subinspector-Geral do SIF e remete-lhe o processo fsico.
Por sua vez, o Subinspector-Geral do SIF, aps leitura do Relatrio,
insere o seu despacho e notifica o Sr. Inspector-Geral, para despacho final.

19.10 - Envio de PCO Autoridade Administrativa Competente
Aps a elaborao do relatrio final, os Processos de Contra Ordenao so
enviados Autoridade Administrativa Competente, sendo o envio
controlado pela SPEG, atravs da insero do n. do ofcio e da data de
remessa.

19.11 - Fecho de Processos de Contra Ordenao
Aps o envio do processo Entidade administrativa competente, ou em
data oportuna, a SPEG procede ao fecho do PCO.

96/107

Conceito de
PDAI

Tipos de
Processos
PDAI

Registo e
numerao de
PDAI

XX PROCESSOS DO DEPARTAMENTO DE ASSUNTOS
INTERNOS PDAI

20.1 - Conceito de PDAI
Os Processos do Departamento de Assuntos Internos visam o registo de
auditorias e a investigao de ilcitos de natureza disciplinar dentro da
prpria IGAI.
Os PDAI so abertos pela RAAG-SPEG, sendo a sua gesto da
responsabilidade dos instrutores nomeados, at elaborao do relatrio
final.

20.2 - Tipos de Processos PDAI
Os Processos do Departamento de Assuntos Internos dividem-se nos
seguintes sete subtipos:
Auditorias
- Financeiras - PDAI AudF
- Gesto - PDAI AudG
- Informtica - PDAI AudI
- Outras - PDAI AudO

Averiguaes - PDAI Aver
Inquritos - PDAI Inq
Disciplinares - PDAI Disc

20.3 - Registo e numerao de PDAI
Os Processos do Departamento de Assuntos Internos so numerados,
sequencialmente, dentro de cada ano, sendo os nmeros de registo
precedidos pela sigla PDAI.
XX PROCESSOS
PDAI
97/107

Criao de
Processos
PDAI


Tipo
Processo
Subtipo
Processo
N. Registo Assunto
PDAI Auditoria Financeira PDAI-1/2007 PDAI-1/2007 AudF - assunto
PDAI Averiguaes PDAI-2/2007 PDAI-2/2007 Aver - assunto
PDAI Auditoria Informtica PDAI-3/2007 PDAI-3/2007 AudI - assunto
PDAI Inqurito PDAI-4/2007 PDAI-4/2007 Inq - assunto
PDAI Auditoria de Gesto PDAI-5/2007 PDAI-5/2007 AudG - assunto
PDAI Disciplinar PDAI-6/2007 PDAI-6/2007 Disc - assunto

20.4 - Criao de Processos PDAI
Os Processos do Departamento de Assuntos Internos so arquivados em
pasta prpria, dentro da seguinte estrutura de arquivo, separados por subtipo
de processo, dentro de cada ano:

PDAI Estrutura para
2007
98/107

Perfil de
Processo PDAI

Registo de
Processos
PDAI

20.5 - Perfil de Processo PDAI
A figura seguinte apresenta o perfil PDAI, atravs do qual so registados
os Processos do Departamento de Assuntos Internos:

20.6 - Registo de Processos PDAI
SPEG que incumbe o registo dos Processos do Departamento de
Assuntos Internos, em cumprimento dos despachos superiormente exarados.
O registo efectuado no perfil PDAI
30

30
- O formato do registo PDAI-n/aaaa, o qual mapeado para o assunto acrescido da
sigla correspondente ao subtipo de processo.
99/107

Subtipo de processo (Auditoria Financeira / Auditoria de
Gesto / Auditoria Informtica / Auditoria-Outra / Averiguaes
/ Inqurito / Disciplinar)
Estado do processo;
Assunto;
Instrutor;
Participantes/denunciantes/queixosos;
Visados.

apresentados devem ser inseridos, pela SPEG, sempre e quando tal for
necessrio:
Controlo dos processos enviados ao MAI;
O registo de quem pediu e acedeu ao PDAI;

Ao instrutor nomeado para o PDAI incumbe o preenchimento dos seguintes
campos:
rigor).
Identificao do secretrio nomeado (quando aplicvel);
Pena proposta (este campo s est disponvel para os PDAI
Disciplinares)

100/107

Tramitao
inicial do
PDAI e
remessa ao
Instrutor
nomeado
300.304.01 PDAI - Averiguaes;
300.304.02 PDAI - Inqurito;
300.304.03 PDAI - Disciplinar;
300.304.04 PDAI Auditoria Financeira;
300.304.05 PDAI Auditoria de Gesto;
300.304.06 PDAI Auditoria Informtica;
300.304.07 PDAI Auditoria outra.

20.7 - Tramitao inicial do PDAI e remessa ao instrutor nomeado
Aps a criao do Processo do Departamento de Assuntos Internos, a SPEG
guarda cpia do despacho de abertura no PDAI e procede entrega do
processo ao instrutor nomeado, com a seguinte metodologia:

abertura e nomeia o instrutor do PDAI, insere uma deciso

ENTREGA DOS AUTOS
Em ___/___/____ entreguei os autos a/ao...;
31
seguinte texto:

Notificao dos documentos do processo PDAI-__/____;

31
A notificao em lote traduz-se pela seleco prvia dos documentos que se pretende
enviar, seguida da notificao normal, aps insero do campo Mensagem.
101/107

Recepo dos
PDAI pelo
Instrutor

Nomeao de
secretrio
para PDAI

3. - Relativamente ao PDAI, atribui ao instrutor nomeado as seguintes
permisses:
Registo: Escrever.
Ver histrico;
Criar contedo;
Eliminar contedo.


20.8 - Recepo dos PDAI pelo instrutor
prope a abertura do PDAI, na sequncia do Termo de Entrega a inserido
pela RAAG-SPEG, com o seguinte texto:


De seguida pode apagar as notificaes recebidas e preencher os campos
Incio da instruo e Secretrio, respectivamente com a data em que
vai, ou prev, iniciar a instruo e com o nome do secretrio que pretende
nomear para o processo.

20.9 - Nomeao de secretrio para PDAI
A nomeao do secretrio de um PDAI da responsabilidade do instrutor
nomeado, sendo feita, por norma, no primeiro despacho exarado no mbito
do processo.
Em termos do Sistema de Gesto de Actividades, o instrutor deve registar o
nome do secretrio no processo e atribuir-lhe as permisses necessrias ao
seu desempenho, da seguinte forma:
102/107

1. - No documento elaborado como primeiro despacho, cria um
Processo Decisrio directo com o seguinte texto:

Sr./Sr. _________, nomeado para Secretrio do PDAI-__/____.
D cumprimento ao despacho inserido no anexo deste documento.

32
seguinte texto:

Notificao dos documentos do processo PDAI-__/____;

3. - Relativamente ao PDAI, atribui ao secretrio nomeado as
Registo: Escrever.
Ver histrico;
Criar contedo;
Eliminar contedo.

O Secretrio, aps dar cumprimento ao despacho, deve inserir uma deciso
no Processo Decisrio, dizendo que cumpriu.

32
- Pode utilizar-se a forma de notificao No especificado. A notificao em lote
traduz-se pela seleco prvia de todos os documentos seguida da notificao normal, aps
insero do assunto da notificao.
103/107

Relatrio do
PDAI

Tramitao
final de PDAI
20.10 - Relatrio do PDAI
O relatrio do Processo do Departamento de Assuntos Internos, deve ser,
pelas razes j invocadas, registado como consequente do PDAI.
O instrutor deve utilizar o modelo Word disponvel no sistema e alterar a
capa produzida, de modo a melhorar a apresentao dos campos mapeados a
partir do registo.
Deve ainda registar no PDAI a data de elaborao do relatrio.

20.11 - Tramitao final de PDAI
Processo Decisrio, com o texto:
Dar seguimento

Notifica o Secretrio (quando houver) ou a SPEG.
Relatrio e remeter o processo fsico ao Secretrio ou SPEG.
Seguidamente, o Secretrio ou a SPEG insere, no Processo Decisrio do
Relatrio, o texto:

Notifica o Subinspector-Geral e remete-lhe o processo fsico.
Por sua vez, o Subinspector-Geral, aps leitura do Relatrio, insere o seu
despacho e notifica o Sr. Inspector-Geral, para despacho final.
Nos processos em que haja Secretrio nomeado, deve este remet-lo
SPEG e proceder s notificaes requeridas (relatrio e outros documentos
produzidos durante a instruo).

104/107

Fecho de
Processos
PDAI

Impresso de
registos
20.12 - Fecho de Processos PDAI
Compete Direco zelar pelo cumprimento das propostas apresentadas e
superiormente aprovadas, por norma, com a interveno da SPEG para
efectuar as notificaes necessrias e proceder ao fecho do processo.

XXI - LISTAGENS E RELATRIOS CONFIGURADOS

O Sistema de Gesto de Actividades coloca disposio dos utilizadores as
ferramentas necessrias para:
Impresso de registos;
Impresso de listagens;
Impresso de relatrios configurados.

As listagens produzidas podem ser impressas directamente, ou exportadas
para Adobe Acrobat ou Microsoft Excel.

21.1 - Impresso de registos
A impresso de registo feita com o boto , e serve para listar o
registo que estiver, no momento, seleccionado.
Esta impresso vlida para qualquer perfil disponvel no sistema
Entrada, Sada, Documento interno, PGAB, PA, PND,
PCO, PI e PDAI.
A listagem produzida tem por base os parmetros escolhidos no Detalhe de
Relatrio rea do Registo a Imprimir:
XXI LISTAGENS E
REL. CONFIGURADOS
105/107

Impresso de
listagens

Impresso de
relatrios
configurados

21.2 - Impresso de listagens
A impresso de listagens feita com o boto e serve para listar o
resultado de uma pesquisa ou o contedo de uma pasta/processo.

21.3 - Impresso de relatrios configurados
A impresso de relatrios configurados feita com o boto e serve
para listar dados especficos.
Os relatrios configurados e esto divididos em trs tipos funcionais:
Perfis de Pastas;
Perfis de Documentos;
Relatrios Genricos.

Os dois primeiros esto de alguma forma abrangidos pelas impresso de
registo e impresso de listagem, podendo, contudo, ser criados, pelo
administrador, relatrios parametrizados, com os campos desejados, tal
106/107

como se verifica com o relatrio Plano de Actividades Listagem de
Actividades, disponvel nos Perfis de Pastas.
Os Relatrios Genricos foram programados para produzirem listagens que
permitam, a qualquer momento, a extraco de dados estatsticos
especficos.
De momento, o Sistema de Gesto de Actividades disponibiliza os seguintes
Relatrios Genricos, cuja designao elucidativa da sua finalidade:

Elaborado por:

Coordenadora Tcnica Maria Isabel da Rocha Madeira Alho Vieira de
Sousa
107/107

XXII - ANEXOS

XXII ANEXOS
1/55
1/55
NDICE

I INTRODUO........................................................................................ 3
II COMPETNCIAS DA SPCE-SECO DE PESSOAL
CONTABILIDADE E ECONOMATO......................................................... 3
III CARACTERIZAO DA ACTIVIDADE DA SPCE ......................... 4
1. Recursos Humanos................................................................................. 4
1.1 Planificao de Efectivos ................................................................. 4
1.2 Ocupao dos postos de trabalho..................................................... 4
1.3 Comisses de Servio ...................................................................... 5
1.4 Recrutamento e seleco de pessoal ................................................ 5
1.5 SIADAP ........................................................................................... 7
1.5.1 SIADAP 3 ................................................................................. 7
1.5.2 SIADAP 1 (QUAR) .................................................................. 8
1.6 Formao.......................................................................................... 8
1.7 Controlo e acompanhamento dos regimes de trabalho e assiduidade
................................................................................................................ 9
1.7.1 Horrios de trabalho........................................................... 9
1.7.2 Frias, Faltas e licenas........................................................... 10
1.8. Proteco Social ............................................................................ 14
1.8.1 CGA........................................................................................ 14
1.8.2 ADSE ...................................................................................... 14
1.8.3. Pedido de Aposentao: ......................................................... 14
1.8.4. Segurana Social .................................................................... 15
1.8.5. Prestaes Familiares............................................................. 15
1.9. Cadastro de Pessoal....................................................................... 17
1.10. Remuneraes e Abonos............................................................. 17
1.10.1 Ajudas de Custo .................................................................... 18
1.10.2 Trabalho Extraordinrio........................................................ 20
1.10.3 Processamento de Remuneraes e Abonos ......................... 21
1.10.4 Descontos .............................................................................. 22
2 Recursos Financeiros ............................................................................ 22
2.1 Oramento e contabilidade............................................................. 22
2.1.1 Projecto de Oramento da IGAI.............................................. 23
2.1.2 Elaborao do Projecto ........................................................... 25
2.1.3 Aprovao do oramento ........................................................ 26
2.1.4 Gesto e Execuo Oramental............................................... 27
2.1.5 Alteraes Oramentais .......................................................... 28
2.1.6 Antecipao de Duodcimos................................................... 28
2.1.7 Encerramento do ms.............................................................. 29
2.1.8 Outra Prestao de informao s Entidades Exteriores......... 29
2.1.9 Contabilidade .......................................................................... 30
2.1.10 Fundo de Maneio .................................................................. 31
2.1.11 Prestao de Contas............................................................... 32
3. Recursos Patrimoniais.......................................................................... 34
3.1 Economato e Patrimnio................................................................ 34
3.2 Economato...................................................................................... 34
3.2.1 Aquisio de Bens e Servios ................................................. 34
3.2.2 Aquisio de Viaturas ............................................................. 37
2/55
3.2.3 Gesto de stocks e fornecimento de bens................................ 39
3.2.4 Gesto de Equipamentos......................................................... 40
3.2.5 Gesto de Contratos de Assistncia Tcnica e de Prestao de
Servio ............................................................................................. 41
3.2.6 Gesto da frota de veculos da IGAI ....................................... 41
3.2.7 Alojamento.............................................................................. 47
3.2.8 Transporte ............................................................................... 48
3.3 Patrimnio...................................................................................... 49
4 Consideraes Finais............................................................................. 51
5 Quadros Resumo de Calendarizao de Matrias de Responsabilidade
da SPCE ................................................................................................... 52

3/55
I INTRODUO

O presente Manual de Procedimentos visa descrever um conjunto das
tarefas e procedimentos relativos s matrias desenvolvidas na unidade
orgnica responsvel pela rea de recursos humanos, contabilidade e
patrimnio desta Inspeco-Geral, designada por Seco de Pessoal,
Contabilidade e Economato (SPCE).
Este Manual de Procedimentos sobre Organizao e Desenvolvimento de
Recursos Humanos, Financeiros e Materiais tem como finalidade
integrar o Regulamento de Funcionamento da Inspeco-Geral da
Administrao Interna.

II COMPETNCIAS DA SPCE-SECO DE PESSOAL
CONTABILIDADE E ECONOMATO

No mbito da Lei Orgnica da Inspeco-Geral da Administrao Interna e
nos termos do disposto no n. 3 do artigo 11. do Decreto-Lei n. 227/95, de
11 de Setembro, compete Seco de Pessoal, Contabilidade e Economato,
adiante designada por SPCE, promover e executar, as seguintes aces
relativas gesto do pessoal:
Organizar e actualizar o cadastro de pessoal;
Elaborar e executar o oramento e a contabilidade bem como o
expediente a eles respeitante;
Preparar a aquisio e assegurar a gesto dos bens afectos IGAI,
bem como manter actualizado o respectivo inventrio.
Organicamente a SPCE depende directamente do Inspector-Geral,
despachando com os Subinspectores-Gerais em funo das
matrias e respectivas delegaes de competncias.

I INTRODUO
II COMPETNCIAS
DA SPCE
4/55
III CARACTERIZAO DA ACTIVIDADE DA SPCE

1. Recursos Humanos
Compete SPCE o desenvolvimento das seguintes matrias relacionadas
com a gesto dos recursos humanos:

1.1 Planificao de Efectivos

Levantamento de necessidades com caracterizao dos postos de
trabalho e respectivos perfis profissionais;
Elaborao do mapa anual de pessoal que, obedecendo ao disposto
na Lei, acompanhar a proposta de oramento para posterior
aprovao;
Aps a sua aprovao pela entidade competente, o servio
promove a sua publicitao por afixao no servio e insero na
pgina electrnica.
Actualizao trimestral da base de dados dos trabalhadores da
Administrao Pblica, atravs do preenchimento de formulrio
disponibilizado no site da DGAEP, designado Carregamento de
Efectivos na Administrao Pblica, com os movimentos de
pessoal da IGAI.

1.2 Ocupao dos postos de trabalho

Compete SPCE efectuar a gesto dos postos de trabalho constantes do
mapa de pessoal e submeter a despacho da Direco, via Smartdocs, a
informao relativa s seguintes situaes:
Insuficincia ou excesso de postos de trabalho;
Postos de trabalho previstos no mapa de pessoal e no ocupados;
Mobilidade interna;
(art.s 4. e 5. da Lei 12-A/2008, 27/02
(art.s. 6. e 50 da Lei 12-A/2008, 27/02 e Portaria n 83-A/2009, de 22/01

Recursos
Humanos

Planificao
de efectivos

Ocupao de
postos de
trabalho
III CARACTERIZAO
DA ACT. DA SPCE
5/55
Suspenso do contrato;
Renovao/cessao de comisses de servio

1.3 Comisses de Servio

O pessoal dirigente e de inspeco so nomeados em regime de
comisso de servio cabendo a SPCE desenvolver os seguintes
procedimentos;
Elaborar o expediente relacionado com as propostas de nomeao;
Elaborao dos termos de aceitao e posse;
Elaborao de extractos para publicao em Dirio da Repblica;
Comunicaes s Entidades de origem;
Recolha e tratamento de dados para insero no sistema de recursos
humanos (RH+) e processamento de remuneraes;
Criao de ficha individual no cadastro e abertura de processo
individual;

1.4 Recrutamento e seleco de pessoal

Identificao da carreira/categoria e caracterizao dos perfis
adequados ao posto de trabalho a preencher;
Abertura do procedimento concursal, que depende da autorizao do
Inspector-Geral, e cujo despacho dever referenciar o nmero de
postos de trabalho a ocupar, a sua caracterizao em funo da
atribuio da competncia ou actividade a cumprir ou a exercer,
carreira e categoria, bem como a nomeao do respectivo jri;
(arts 50 a 57 da Lei 12-A/2008, 27/02 e Portaria n 83-A/2009, de 22/01
D.L. n 227/95, de 11 d Setembro com alteraes introduzidas no D.L. n 154/96 de
31/08 e D.L. n 3/99, de 04/01 8 (Orgnica da IGAI), Lei n 2/2004, 15/01 e
respectivas alteraes (Estatuto Pessoal Dirigente) e Lei n 12-A/2008, de 27/02
(LVCR)

Comisses de
servio

Recrutamento
e seleco de
pessoal
6/55
Proceder consulta na Entidade Centralizada para Constituio de
Reservas de Recrutamento (ECCRC) sobre a existncia ou no de
candidatos que satisfaam os requisitos exigidos;
Proceder cabimentao da remunerao de acordo com o
posicionamento e categoria do posto de trabalho a ocupar;
Publicao integral do aviso de abertura do procedimento concursal,
na II Srie do Dirio da Repblica;
Publicao na BEP do procedimento concursal (disponvel no 1 dia
til seguinte publicao em D. R.);
Publicao do extracto no site da IGAI (a partir da data de
publicao em II Srie do Dirio da Repblica);
Publicitao do extracto em jornal de expanso nacional (aps trs
dias teis publicao);
Recepo e registo das candidaturas e posterior encaminhamento ao
jri;
Findo o prazo de recepo das candidaturas, proceder s
comunicaes junto da Entidade de Gestora da Mobilidade (EGM),
mediante preenchimento de formulrio electrnico prprio (artigos
ns 29. e 31. da Portaria n. 1499-A/2007 de 21de Novembro);
Notificar todos os candidatos das decises proferidas pelo jri.
Elaborar os documentos para negociao com base em instrues
recebidas e as minutas dos contratos para assinatura das partes, de
acordo com as normas que as regulamentam;
Elaborao de propostas de nomeao dos lugares a preencher
relativamente aos trabalhadores em regime de nomeao;
Elaborao do termo de aceitao;
Publicitao e expediente relativos nomeao e celebrao do
contrato;
Insero do trabalhador no sistema RH+ e abertura de processo
individual;
7/55
Desenvolvimento de procedimentos resultantes do perodo
experimental, previsto n art. 73 da Lei 59/2008, 11/09 e art. 12 da
Lei 12-A/2008, em consonncia com os trabalhos do jri de
avaliao;

1.5 SIADAP
1.5.1 SIADAP 3
Aos trabalhadores da Inspeco-Geral da Administrao Interna aplicado
o Subsistema de Avaliao de Desempenho dos Trabalhadores da
Administrao Pblica SIADAP 3, nos termos das normas contidas no
Ttulo IV da Lei n 66-B/2007, de 28 de Dezembro, encontrando-se esta
matria tratada em mdulo autnomo. Compete ao sector de pessoal, os
seguintes procedimentos:
Abertura e organizao do processo anual de avaliao;
Elaborao do mapa a submeter ao rgo do Conselho
Coordenador de Avaliao com meno dos trabalhadores a
avaliar, ordenados por carreira e categoria;
Disponibilizar as fichas de avaliao aos avaliadores para
atribuio dos objectivos, nos moldes e de acordo com o
calendrio previsto no mdulo acima referido,
Recepcionar as fichas de avaliao que ficaro a aguardar at ao
momento da avaliao;
Juntar s fichas individuais, os elementos de monitorizao
relativas ao perodo em avaliao;
Fornecer fichas de auto-avaliao;
Proceder s notificaes e apoio administrativo no mbito do
desenvolvimento deste processo de avaliao;
Notificaes individuais aps a homologao da respectiva
avaliao;

SIADAP
8/55
Preenchimento on-line do resultado final do processo de
avaliao, a remeter Secretaria-Geral do MAI e DGAEP,
Lanamento da respectiva avaliao no cadastro individual dos
trabalhadores (sistema informtico RH+);
Publicitao dos resultados da avaliao;
Arquivo das fichas e documentao relacionada no processo
individual.
Recolha e preparao de elementos relativos necessidade de
formao referenciados no processo de avaliao.

1.5.2 SIADAP 1 (QUAR)
Preparao de elementos de gesto com indicadores sobre
Recursos Humanos, Financeiros e Patrimoniais, a fornecer
Direco com vista preparao do QUAR.

1.6 Formao
A formao dos trabalhadores encontra-se regulada em mdulo autnomo
conferindo ao sector os seguintes procedimentos administrativos para a
execuo do plano de formao aprovado:
Proceder divulgao das aces de formao;
Recolha dos formulrios ou fichas de inscrio para incluso no
mapa de formao;
Apresentao do mapa anual de formao ao Dirigente mximo para
aprovao, (modelo prprio)
Aps aprovao, proceder s inscries dos cursos programados ou
de outros que venham a ser determinados;
Confirmao e o cancelamento das aces de formao, consoante os
casos;

SIADAP

Formao
9/55
Anotao no mapa de formao dos movimentos verificados no que
respeita a cursos realizados, no convocados e eventuais
desistncias;
Emisso de requisio oficial nos casos de confirmao da aco;
Processamento contabilstico e pagamento das aces realizadas;
Recepo dos certificados de frequncia aps realizao das aces;
Insero da informao no cadastro individual do trabalhador e no
sistema informtico de recursos humanos;
Arquivo do certificado no processo individual;
Produo de mapas com dados globais da formao anual, a fornecer
por para o Balano Social no ms de Janeiro;
Envio do relatrio anual da formao realizada Secretaria-Geral do
MAI, at 15 de Abril.

1.7 Controlo e acompanhamento dos regimes de trabalho e assiduidade
1.7.1 Horrios de trabalho
Aos trabalhadores que exercem funes na IGAI, aplica-se o horrio de
trabalho constante no regulamento interno da IGAI, conferindo ao sector
de pessoal zelar pelo cumprimento das normas estabelecidas no mesmo.
Horrios Flexveis e Especficos
Por despacho do Inspector-Geral podem ser fixados horrios de
trabalho especficos ou com flexibilidade previstas no regulamento
interno.
Cabe SPCE as tarefas de gesto, controlo e acompanhamento dos
horrios de trabalho estabelecidos, tais como, recepcionar
requerimento do trabalhador, elaborar informao efectuando o
respectivo enquadramento legal, submeter a despacho, em processo
decisrio no Smartdocs e posteriormente notificar o requerente do
despacho proferido;

Horrios de
trabalho
10/55
Proceder aos registos e verificaes conforme regras aplicveis aos
horrios estabelecidos.
Horrio de Trabalhador Estudante
Considera-se trabalhador-estudante, aquele que frequenta qualquer
nvel de educao escolar, bem como curso de ps-graduao,
mestrado ou doutoramento em instituio de ensino, ou ainda curso
de formao profissional com durao superior a seis meses.
O estatuto de trabalhador-estudante rege-se pelas normas previstas
no Lei n 59/2008, de 11/09 (RCTFP) e Lei n 7/ 2009, de 12/02
(C.T.), conferindo ao sector de pessoal as seguintes tarefas:
Recepcionar a comunicao do trabalhador, com comprovao
da sua condio de estudante e apresentao do respectivo
horrio e elaborar informao a submeter a despacho do
dirigente para apreciao e deciso;
Controlar o cumprimento dos horrios de trabalho estabelecidos;
Controlar as ausncias para prestao de provas atravs da
verificao dos calendrios escolares estabelecidos por
disciplina, confirmados por declarao do estabelecimento de
Ensino;
Controlar as condies legalmente previstas para manuteno
dos benefcios inerentes condio de trabalhador estudante,
com verificao no final do ano lectivo do nvel de
aproveitamento escolar; levando ao conhecimento superior e
deciso de cessao do direito nos casos em que tal se aplique;

1.7.2 Frias, Faltas e licenas
s frias, faltas e licenas aplicam-se as disposies legais previstas no
Decreto-Lei n 100/99, de 31/03, na Lei n 59/2008, de 11/09 e demais
disposies complementares, encontrando-se esta matria tratada em
mdulo autnomo da IGAI, abrangendo os trabalhadores nomeados e em
regime de contrato em funes pblicas.
11/55
Nesta rea, compete ao sector de pessoal a gesto e controlo da assiduidade
destes trabalhadores, atravs dos seguintes procedimentos:
Frias
Elaborao do plano anual de frias;
Proceder ao levantamento dos dias de frias que os trabalhadores
tm direito nesse ano;
Remeter aos trabalhadores o respectivo formulrio (modedo
prprio) para marcao de frias, com indicao expressa dos
dias a que tm direito, determinando o prazo para devoluo dos
mesmos;
Incluso dos elementos recolhidos nos formulrios, no plano
anual de frias, (modelo prprio) submetendo a despacho para
apreciao e aprovao at 15 de Abril;
Proceder s correces que forem determinadas e remeter
novamente a despacho para aprovao;
Proceder divulgao do plano de frias aprovado por afixao
no local do trabalho e insero na intranet;
Acompanhamento da execuo do plano aprovado;
Informar e submeter a deciso superior, os pedidos de alterao
de frias, em formulrio prprio e actualizar o mapa de controlo,
(modelo prprio);
Remessa dos mapas actualizados Direco e chefias.

Faltas por doena
Recepo dos Certificados de Incapacidade, (modelo prprio),
relativas s ausncias ao servio por situaes de doena, com
prestao de informao e enquadramento legal consoante o
regime aplicvel (Decreto-Lei n 100/99, de 31/03 e Lei n
59/2008, de 11/09, Lei 4/2009, de 29/01 e Lei 7/2009, de 12/02)
e submisso a despacho do Dirigente para justificao;

Frias

Faltas por
doena
12/55
Reportar superiormente o impedimento temporrio por facto no
imputvel ao trabalhador que se prolongue por mais de um ms,
nomeadamente por doena, para efeitos da suspenso do
contrato, conforme previsto no artigo 232 da Lei n 59/2008, de
11/09;
Nas falta para assistncia a membros do agregado familiar,
(previstas na alnea e) do n 2 do artigo 185 do RCTFP, e no
art. 128 do Regulamento), verificar no certificado mdico a
prova de carcter inadivel e imprescindvel da assistncia e a
correspondente relao de parentesco;
Declarao de que outros membros do agregado familiar, caso
exeram actividade profissional, no faltaram pelo mesmo
motivo ou esto impossibilitados de prestar a assistncia;
Controlo e registo dos dias de assistncia conferidos por Lei.
Prestao de informao para reduo na remunerao do
vencimento de exerccio, correspondente aos dias de faltas por
doena susceptveis de desconto;
Recepcionar os requerimentos com pedido de recuperao de
vencimento de exerccio, elaborar informao com
enquadramento legal a submeter a deciso superior;
Preparao de elementos para processamento de suspenso de
remuneraes e atribuio dos subsdios legalmente previstos,
nos casos em que tal se aplique.

Acidente em servio
Preencher o modelo da participao e qualificao do acidente
em trabalho e Boletim de acompanhamento mdico (modelo
prprio) a submeter a despacho do dirigente para qualificao da
situao como acidente em servio;
Providenciar o transporte do trabalhador Unidade Hospitalar,
quando se mostre necessrio;

Acidente em
servio
13/55
Acompanhamento das situaes de incapacidade para prestao
de trabalho, atravs de controlo das ausncias comprovadas pelo
boletim de acompanhamento mdico;
Elaborao de informao com relao das despesas suportadas
pelo prprio ou enviadas pelos servios mdicos recorridos, a
submeter a despacho, tendo em vista o reembolso e pagamento;
Elaborao de expediente para envio Secretaria-Geral do
Ministrio das Finanas dos documentos de despesa indicados
para o respectivo pagamento.

Controlo da Assiduidade e da Pontualidade
Registar os horrios de trabalho no sistema;
Controlar as entradas e sadas para efeitos de cumprimento dos
horrios estabelecidos;
Registo da prestao de trabalho em situaes de servio externo;
Registo das ausncias justificadas de acordo com as normas
legais aplicveis;
Reportar anomalias detectadas no sistema electrnico, em casos
de no funcionamento do mesmo, existncia de anomalia do
carto ou do seu esquecimento pelo trabalhador, faltas de
marcao do ponto e cujo registo seja efectuado pelo prprio, em
impresso adequado para o efeito, visado pelo respectivo superior
hierrquico;
Emisso mensal de mapas de controlo da assiduidade dos
trabalhadores para conferncia, verificao de situaes
anmalas informao e regularizao a submeter a despacho
superior e posterior insero no sistema informtico de gesto de
recursos humanos.

Assiduidade e
Pontualidade
14/55
1.8. Proteco Social
Determinao do regime de proteco social a aplicar ao trabalhador em
funo da data da sua admisso e das condies previstas no Decreto-Lei n
498/72, de 09 de Dezembro, Lei n 60/2005 de 29 de Dezembro, Lei 4/2009,
de 29 de Janeiro, Decreto-Lei n 118/83, de 25 de Fevereiro, com as
alteraes previstas no Decreto-Lei n 234/2005, de 31 de Dezembro e Lei
n 64-A/2008.

1.8.1 CGA
Aos trabalhadores que iniciam funes na IGAI e que j so subscritores da
CGA necessrio proceder sua reinscrio da seguinte forma:
Preenchimento do formulrio on-line no site da CGA;
Aps comunicao da aceitao da reinscrio, procede-se
impresso do expediente e consequente arquivo no processo
individual.

1.8.2 ADSE
A inscrio na ADSE dos trabalhadores que iniciam funes
efectuada atravs do modelo n 1027,
Aguarda-se a atribuio do nmero de beneficirio e envio do carto
que se regista e se entrega ao interessado;
As alteraes de dados pessoais dos beneficirios, so reportadas via
electrnica a ADSE ou atravs do preenchimento do mod. 1028,
consoante as situaes.

1.8.3. Pedido de Aposentao:
Na Cessao definitiva de funes, de acordo com as normas previstas no
Decreto-lei n 498/72, de 9 de Dezembro, alterado pela Lei n 11/2008, de
20 de Fevereiro (Estatuto de Aposentao), compete ao sector:

Proteco
social

CGA

ADSE

Pedido de
Aposentao
15/55
Recepcionar o pedido formulado pelo trabalhador em impresso
prprio, dirigido Caixa Geral de Aposentaes;
Verifica e preenche os dados adicionais e envia CGA aps
confirmao e assinatura;
Se o pedido no for aceite, comunica ao trabalhador e arquiva o
expediente no respectivo processo individual;
Se o pedido for aceite elabora informao a submeter a despacho do
dirigente, com indicao da data da produo de efeitos da
aposentao;
D conhecimento ao trabalhador da data a partir da qual passa
situao de aposentado;
Registo na aplicao (RH+) cadastro;
Comunicao ADSE e outras entidades para as quais o trabalhador
efectua descontos, da passagem situao de aposentado e arquiva
cpia da comunicao no processo individual;
Processa os abonos devidos pela cessao definitiva de funes.

1.8.4. Segurana Social
A inscrio para a Segurana Social efectuada mediante
preenchimento de formulrio disponibilizado no site desta entidade;
Aguarda-se a recepo da atribuio do nmero de beneficirio,
procede-se ao registo e arquiva-se o expediente no processo
individual;
Quando ocorrem alteraes de dados pessoais ou de remuneraes,
so reportados por via electrnica Segurana Social.

1.8.5. Prestaes Familiares
As prestaes familiares consagradas no Decreto-Lei n 176/2003, de 02/08
(republicado pelo Decreto-Lei n 245/2008, de 18/12), visam compensar os

Segurana
Social

Prestaes
Familiares
16/55
encargos decorrentes de situaes geradoras de despesas para as famlias,
atravs de atribuies das seguintes prestaes:

Abono de famlia para crianas e jovens
Compete a rea de pessoal proceder divulgao e recolha do
formulrio designado Prova Anual(modelo prprio) dos
trabalhadores que tm a seu cargo dependentes e que renam as
condies para atribuio do respectivo abono;
Proceder ao levantamento dos elementos essenciais para
atribuio do abono de famlia e aferio anual do direito e
posicionamento do escalo;
Recepo dos comprovativos de matrcula escolar das crianas
com mais de 16 anos, bem como o comprovativo do rendimento
anual do agregado familiar;
Aferio do posicionamento do escalo, tendo como base o IAS
(Indexante dos Apoios Sociais) e o IRS do ano de referncia,
bem como a meno do nmero de crianas/jovens com direito
ao abono, acrescido de mais um elemento, traduzido em mapa,
que se anexa em informao para despacho superior;
Comunicar a atribuio/alterao do posicionamento do escalo;
Atribuio, no ms de Setembro, de mais de uma prestao
complementar (art 15) aos titulares que tenham a seu cargo
dependentes com idades entre os 6 anos e 16 anos;
Atender s peties dos trabalhadores com direito atribuio do
abono de famlia pr-natal, mediante apresentao de
requerimento e prova mdica comprovada, aps o 3 ms de
gravidez, cuja prestao concedida mensalmente por um
perodo de 6 meses (art. 21-A);

Abono de
famlia para
crianas e
jovens

17/55
Subsdio de Funeral
Atender petio do trabalhador para atribuio do subsdio de
funeral, recepcionando o requerimento acompanhado dos
elementos comprovativos da situao face aos requisitos da Lei,
bem como dos comprovativos da despesa;
Abertura do processo no Smartdocs e sua classificao;
Elaborar proposta com enquadramento legal e verificao do
direito a submeter a despacho, para autorizao da atribuio do
subsdio, quando for o caso, em processo decisrio;
Notificar o requerente do despacho proferido;
Incluso do abono no sistema processador de remuneraes;

1.9. Cadastro de Pessoal
A gesto de recursos humanos dos trabalhadores da IGAI processa-se
atravs do sistema RH+, com base na insero e carregamento de ficha
individual do trabalhador, efectuando as seguintes operaes:
Registo e actualizao na ficha individual de todas as alteraes que
se verifiquem ao nvel de dados pessoais e da carreira/categoria do
trabalhador, nomeadamente, contratos, regime de mobilidade e as
nomeaes em comisso de servio, alteraes de posicionamento
remuneratrio e prmios de desempenho;
Registo da formao profissional realizada pelo trabalhador;
Registo mensal das frias, faltas e licenas;
Registo anual da avaliao de desempenho (SIADAP 3), com a
meno qualitativa/quantitativa.

1.10. Remuneraes e Abonos
Aos trabalhadores em exerccio de funes so devidas remuneraes a
abonar nos termos legais e de acordo com os estatutos remuneratrios.

Subsdio de
Funeral

Cadastro de
pessoal

Remunerao
de abonos
18/55
[Decreto-Lei n 227/95 de 11/09 com as alteraes pelos D.L. n 154/96, de
31/08 e D.L. n 3/99, de 04/01 - Orgnica da IGAI, Decreto-Lei n 498/72,
de 9/12 Estatuto de Aposentao com as alteraes introduzidas, Decreto-
Lei n 118/83, de 25/02 com alterao pelo Decreto-Lei n 234/2005 de
30/12 Regulamento de funcionamento e esquema de benefcios da ADSE,
Decreto-Lei n 100/99, de 31/3 Regime de frias, faltas e licenas dos
funcionrios e agentes, Lei n 12-A/2008, de 27/02 Regime de vinculao,
de carreiras e de remuneraes, Decreto Regulamentar n 14/2008, de 31/7
Nveis da tabela remuneratria nica, Portaria n 1553-C/2008, de 31/12
Tabela remuneratria nica e Tabelas de reteno do imposto sobre
rendimento das pessoas singulares (actualizada anualmente em Portaria)]
Para esta tarefa, o sector dispe de um conjunto de ferramentas informticas
especficas, que efectuam o clculo das remuneraes (RH+ e SPID).

1.10.1 Ajudas de Custo
Abono de Ajuda de Custo no Territrio Nacional
Aos trabalhadores da IGAI quando deslocados em servio externo
no Territrio Nacional, tm direito atribuio de ajudas de custo.
Esse direito devido nas deslocaes dirias que se realizem para
alm de 5 km do domiclio profissional e nas deslocaes por dias
sucessivos que se realizem para alm de 20 km do mesmo domiclio,
cujas normas se encontram reguladas no Decreto-Lei n 106/98, de
24 de Abril. Os montantes a abonar so fixados anualmente em
Portaria.
Sobre esta matria confere ao sector os seguintes procedimentos:
Recepcionar e conferir o preenchimento do modelo especfico
Boletim Itinerrio (modelo prprio), apresentado pelo
trabalhador aps a deslocao, atravs que determinaram a
deslocao;
O clculo dos montantes das ajudas de custo a atribuir
efectuado automaticamente atravs de um sistema informtico de

Ajudas de
custo no
territrio
nacional
19/55
apoio designado por Sistema de Processamento Informtico de
Deslocaes - SPID;
Confirmar as percentagens, proceder confirmao do nvel a
aplicar ao trabalhador e proceder correco das percentagens
atribudas quando houver lugar ao alojamento por conta da IGAI;
Submeter os respectivos boletins a despacho do Dirigente para
visto e autorizao do processamento das ajudas de custo;
Aps aprovao, incluso no processamento da remunerao;
Haver lugar ao processamento de ajudas de custo antecipadas,
quando requeridas pelo trabalhador, cujo pagamento ser
efectuado atravs de transferncia bancria ou pagamento ou por
fundo de maneio.

Abono de Ajuda de Custo ao Estrangeiro
Aos trabalhadores da IGAI, quando deslocados em servio no
estrangeiro tm direito atribuio ao abono de ajudas de custo, cuja
matria est regulada no Decreto-Lei n 192/95, de 28 de Julho.
Os montantes a abonar so fixados anualmente em Portaria.
A deslocao carece de despacho de autorizao do Ministro da
Administrao Interna ou Inspector-Geral por competncia delegada.
Sobre esta matria confere ao sector os seguintes procedimentos:
Dar cumprimento ao despacho, procedendo ao clculo da ajuda
de custo a atribuir de acordo com as condies definidas no
despacho, seguindo-se os mesmos procedimentos enumerados
para o processamento da ajuda de custo em Territrio Nacional;
Proceder mensalmente ao preenchimento e envio DGO, at ao
dia 15 de cada ms, do modelo anexo Resoluo do Concelho
de Ministros n 51/2006, de 05 de Maio, com indicao e
justificao das despesas resultantes de deslocaes, cuja
natureza se enquadre na R.C.M.

Ajudas de
custo no
estrangeiro
20/55
1.10.2 Trabalho Extraordinrio
Ao trabalhador que prolongue a prestao de servio para alm do perodo
normal de trabalho ou semanal considerado trabalho extraordinrio, desde
que previamente determinado conforme normas previstas no Decreto-Lei n
259/98, de 18 de Agosto e na Lei n 59/2008, de 11 de Setembro.
Face s caractersticas da actividade da IGAI que, em determinadas
circunstncias implicam o prolongamento do trabalho para alm do horrio
normal, designadamente, dos elementos de apoio ao SIF e Direco, cabe
ao sector os seguintes procedimentos:
Elaborar no incio de cada ano econmico proposta a submeter a
despacho do Dirigente, via SmartDocs, para autorizao de
prestao de trabalho extraordinrio pelos trabalhadores sujeitos ao
prolongamento de trabalho, nos quais se inclui os assistentes
tcnicos de apoio ao SIF, assistentes operacionais (motoristas e
auxiliares);
Recepo dos boletins de registo de trabalho extraordinrio;
preenchidos e assinados (modelo prprio);
Conferir e contabilizar o nmero de horas efectuadas em dia til, dia
de descanso semanal, complementar e em dia de feriado, aplicando
as taxas de incidncia previstas;
Controlar os limites de horas efectuadas consoante o regime
aplicvel ao trabalhador;
Proceder ao registo dirio das horas extraordinrias em mecanismo
informtico, modelo da Portaria n 609/2009, 05 de Junho, (modelo
prprio) devendo constar dos seguintes elementos:
Anotao do incio e termo do trabalho extraordinrio prestado
por cada trabalhador:
Nmero de horas prestadas;
Contabilizao e anotao das horas de descanso compensatrio,
resultante da aplicao da percentagem de 25% ao total de horas
de trabalho extraordinrio prestado no ms;

Trabalho
extraordinrio
21/55
Apuramento dos dias de descanso compensatrio e indicao e
registo dos dias de ausncia ao servio por conta daquele
descanso;
Organizao em arquivo, durante 5 anos das relaes nominais de
prestao de trabalho extraordinrio, para efeitos de fiscalizao
da Inspeco-Geral de Finanas;

1.10.3 Processamento de Remuneraes e Abonos
A execuo do processamento de remuneraes e abonos efectuado
atravs do sistema informtico designado por Gesto de Pessoal e
Vencimentos RH+, devendo ser realizado nos primeiros 5 dias
teis de cada ms.
Verificao da ficha individual para controlo dos dados do cadastro,
dos descontos inseridos e efectivao de eventuais alteraes;
Lanar a assiduidade mensal nas fichas individuais;
Insero no sistema de processamento a contabilizao das horas
extraordinrias e os valores correspondentes das ajudas de custo;
Criao das folhas de processamento das remuneraes, abonos e
descontos;
Emisso e conferncia das folhas e submeter a despacho para
apreciao e assinatura;
Envio das folhas de vencimentos e a requisio de fundos
contabilidade para processamento e pagamento das remuneraes;
(ver contabilidade 2.1.9)
Emisso das notas de abonos para assinatura do responsvel e
posterior entrega aos trabalhadores;
Emisso da relao para bancos e exportao de ficheiro do RH+,
contendo os vencimentos do ms para a conta sediada no Instituto de
Gesto de Tesouraria e Crdito Pblico (Homebanking/Tesouro),
que proceder transferncia das remuneraes para as contas

Processamento
de
Remuneraes
e abonos
22/55
individuais dos trabalhadores, (este procedimento efectuado,
impreterivelmente, entre a tarde do antepenltimo dia e manh do
dia que antecede data do pagamento);
Controlo e verificao do comando de retorno do ficheiro pelo
Homebanking;
Detectar anomalias e report-las ao Instituto de Gesto de Tesouraria
e Crdito Pblico (Homebanking/Tesouro), para correco.
Emisso anual de declaraes individuais de rendimentos/descontos,
para efeitos de IRS.

1.10.4 Descontos
Reteno nas remuneraes dos descontos obrigatrios e facultativos
por aplicao dos valores percentuais legalmente fixados em funo
das Entidades;
Canalizao dos descontos retidos nas remuneraes dos
trabalhadores para as Entidades correspondentes;
As retenes relativas CGA e Segurana Social so enviadas via
electrnica (on-line) at ao dia 15 do ms seguinte ao processamento
das remuneraes;

2 Recursos Financeiros
2.1 Oramento e contabilidade
A IGAI um servio com autonomia administrativa, integra o Regime da
Administrao Financeira do Estado, regendo-se pela Lei de Bases da
Contabilidade Pblica (Lei n 8/90, de 20 de Fevereiro), Decreto-Lei n
155/92, (Regime da Administrao Financeira do Estado) e Lei 91/2001 de
20/08, na redaco da Lei 48/2004, de 24 de Agosto (Lei de Enquadramento
do Oramento do Estado) e Decreto-Lei n 26/2002, de 14 de Janeiro
(Regime Jurdico do Cdigos de Classificao Econmica das receitas e

Descontos

Oramento e
contabilidade
23/55
despesas pblicas e estrutura das classificaes orgnicas da Administrao
Central).
O desenvolvimento da execuo oramental e contabilstica efectuado
atravs do sistema informtico designado Sistema de Informao
Contabilstica (RAFE/SIC), assente em plataforma nica e com ligao ao
Instituto de Informtica e Ministrio das Finanas.

2.1.1 Projecto de Oramento da IGAI
A preparao do projecto de oramento elaborada de acordo com as regras
estabelecidas na Lei do Enquadramento Oramental e conforme instrues
do Ministrio das Finanas, difundidas anualmente por circular da DGO.
Na preparao do oramento so, ainda, tidas em conta as orientaes
estratgicas definidas para o Organismo, pela Tutela e pela Direco,
designadamente, quanto s prioridades estabelecidas em matria de plano de
actividades e necessrios recursos humanos, financeiros e materiais.
Confere ao sector os seguintes procedimentos:

Operaes Prvias
Reunir elementos e solicitar instrues da Direco sobre projectos e
actividades a considerar na preparao do oramento anual;
Realizao de clculos para apuramento de valores com estimativa
de encargos a suportar com recursos humanos, em funo dos
efectivos constantes do mapa de pessoal anual, considerando:
Trabalhadores existentes a 31 de Julho;
Previso de alteraes de posicionamento remuneratrio;
Previso da evoluo na carreira no servio de origem dos
trabalhadores em comisso de servio;
Incluso de novos postos de trabalho a considerar;
Atribuio de prmios de desempenho;

Projecto de
oramento da
IGAI

Operaes
Prvias

24/55

Para a aferio destes valores efectua-se folha de clculo, onde se
inclui:
Os trabalhadores efectivos, remunerao base anual, subsdio de
frias e Natal, suplementos, subsdios de refeio, trabalho
extraordinrio, ajudas de custo e prestaes complementares que
auferem;
Valores correspondentes ao preenchimento de com os novos
postos de trabalho;
Valores destinados a alteraes de posicionamento remuneratrio
(obrigatrias e por opo gestionria);
Valores para atribuio de prmios de desempenho;
Distribuio de montantes para encargos com pessoal pelas
actividades a inscrever no oramento;

Estimativa de encargos com despesas de funcionamento e de
investimento onde se inclui, designadamente:
Montantes para pagamento com encargos das instalaes e
equipamentos, com contratos de assistncia, licenciamento do
software, comunicaes (fixas, mveis e internet), contrato de
limpeza, contrato da segurana das instalaes, combustveis,
etc.;
Montantes para aquisio de bens de consumo (material de
escritrio e de higiene e limpeza);
Montantes para aquisio de equipamentos;
As estimativas de encargos so apuradas com base na mdia dos
valores da despesa realizada, nos ltimos dois anos, acrescidos
de 3% para eventuais aumentos resultantes da taxa de inflao.

25/55
2.1.2 Elaborao do Projecto
Apurados os elementos e conhecido o plafond oramental atribudo IGAI
pelo Ministro da Tutela, elabora-se o projecto de oramento, procedendo-se
ao preenchimento dos mapas anexos circular da DGO e respectivas
instrues:
Anexo II Movimento de Pessoal Nmero de Efectivos, que
consta dos movimentos/mobilidades dos trabalhadores, considerando
as entradas entre o perodo de 31/07 do ano transacto e o do ano em
curso, e as previses de sadas entre o perodo de 31/07 a 31/12 do
ano em curso;
Anexo I Quadro I Encargos com vencimentos - Enumerar os
efectivos reais existentes a 31/07 e os movimentos a ocorrer at final
do ano, com os encargos anuais (vencimento base e subsdios de
frias e de Natal);
Anexo I Quadro II Outros Abonos Certos e Permanentes -
Encargos anuais (Suplementos, subsdios, prestaes
complementares), relacionados com os efectivos a 31/07 e os
movimentos a ocorrer at 31/12 do ano em curso;
Anexo IV Mapa do Oramento Caracteriza, por rubrica, os
montantes de pagamentos efectuados nos ltimos dois anos,
montantes por rubrica do oramento corrigidos no ano em curso,
dotaes propostas para o ano a oramentar e respectiva variao,
que corresponde diferena entre os montantes por rubrica
propostos e os montantes do oramento corrigidos (importncia
taxa);
Anexo V Mapa do oramento Distribuio por actividades dos
montantes a oramentar;
Anexo VI Justificao Quantitativa e Qualitativa por Actividades
dos montantes oramentados; submeter o projecto a despacho do
Dirigente para aprovao e assinatura;
Envio do Oramento ao Ministro da Tutela para aprovao;

Elaborao do
projecto
26/55
Carregamento do projecto do oramento no Sistema de Informao
Contabilstica (SIC), de acordo com a seguinte ordem:
Tabela de classificao orgnica do servio para o ano do
oramento;
Tabelas gerais de classificao funcional, classificao
econmica e fontes de financiamento;
Tabela de programas oramentais;
Medidas oramentais;
Definir os Programas/Medias oramentais;
Definir as actividades do oramento para todas as classificaes
orgnicas;
Preencher a tabela de afectao da classificao econmica por
classificao orgnica;
Preencher a tabela de afectao da classificao econmica por
programa;
Carregar o projecto do oramento;
Emitir os mapas para conferncia;
Criao e envio de ficheiro com Projecto do oramento para o
Instituto de Informtica;

2.1.3 Aprovao do oramento
Aps aprovao do oramento pelo Governo, o Instituto de Informtica
disponibiliza, no final do ms de Dezembro, em ficheiro de retorno, o
oramento do servio para que desencadeie no SIC as seguintes tarefas:
Proceder confirmao da classificao orgnica;
Actualizao da base de dados, aps a confirmao do ficheiro;
Carregamento do oramento aprovado;
Emisso do mapa inicial do oramento;

Aprovao do
oramento
27/55
Efectuar a abertura do ano econmico;
Definir o regime duodecimal de acordo com o Decreto-Lei de
execuo oramental;
Abertura do ms (sem criao de ficheiro);
Proceder ao registo das cativaes, quando determinado pela Lei
Oramental e de acordo com as instrues da DGO.

2.1.4 Gesto e Execuo Oramental
Para a execuo do oramento dever respeitar-se, para alm das regras
constantes nos diplomas acima referidos, as normas emanadas anualmente
na Lei do Oramento do Estado e Decreto de Execuo Oramental.
Elaborao mensal do Pedido de Libertao de Crditos (PLC) para
pagamento das despesas a realizar no decurso do ms. O PLC
solicitado Direco-Geral do Oramento nos primeiros cinco dias
teis do ms, executando-se previamente as seguintes tarefas:

Mapa auxiliar em folha de clculo
Lanamento por rubrica dos montantes das despesas relacionadas
com as remuneraes do pessoal, com base nas folhas de
remuneraes emitidas na base de recursos humanos;
Lanamento, por rubrica, dos montantes necessrios para
assegurar os encargos assumidos com pagamento a fornecedores
e outros a assumir no decurso do ms;
Emisso do balancete de execuo oramental por actividades e
do balancete de contas correntes, para controlo e verificao da
dotao da rubrica, duodcimos vencidos, procedendo a
reajustamentos, por alterao oramental, quando os montantes
disponveis se mostrem insuficientes para fazer face aos
encargos assumidos.

Gesto e
execuo
oramental
28/55
Registo do PLC no SIC e emisso de mapas;
Envio de ficheiro ao Instituto de Informtica;
Submeter a despacho do Inspector-Geral o PLC para aprovao e
recolha de assinatura electrnica;
Envio da documentao do PLC DGO por via electrnica, de
acordo com as instrues constantes da Circular n 1330;
Arquivar em suporte de papel os mapas do PLC;
Aguardar mensagem de aprovao do PLC pela DGO e
respectivo envio de ficheiro de retorno do Instituto de
Informtica;
Actualizao do ficheiro de retorno no SIC, ficando ordem do
servio a verba solicitada no PLC;

2.1.5 Alteraes Oramentais
Haver lugar alterao oramental para reforo ou inscrio de rubrica,
quando se verificar insuficincia ou inexistncia de dotao para suportar os
encargos previstos.
Elaborao de proposta de alterao oramental a submeter a
despacho do Inspector-Geral, no mbito da gesto flexvel, com
justificao da necessidade, montante e rubrica oramental, bem
como das respectivas contrapartidas;
Aps autorizao proceder ao registo da alterao oramental no
SIC;
Emisso dos mapas e arquivo;
Proceder comunicao DGO atravs do acesso SIGO/DGO

2.1.6 Antecipao de Duodcimos
da competncia do Inspector-Geral a antecipao at dois duodcimos.

Alteraes
Oramentais

Antecipao
de duodcimos
29/55
Elaborao de proposta com justificao da necessidade da
antecipao de duodcimos a submeter a despacho do Inspector-
Geral para autorizao;
Aps autorizao registar a antecipao no SIC;
Emisso dos mapas e arquivo;
Proceder comunicao DGO atravs do acesso SIGO/DGO

2.1.7 Encerramento do ms
No ltimo dia til do ms procede-se ao encerramento no SIC do
ms, com criao de ficheiro a enviar ao Instituto de Informtica;
Emisso (antes de encerrar o ms) dos mapas disponibilizados no
sistema;
Conferncia de mapas e balancetes de execuo oramental;
Conciliao bancria com os extractos bancrios do Instituto de
Gesto da Tesouraria e do Crdito Pblico, I.P., e reportar entidade
qualquer anomalia detectada;
Envio do balancete de execuo oramental ao Dirigente para
apreciao;
Envio do balancete de execuo oramental por e-mail, nos
primeiros 15 dias do ms, ao Controlador Financeiro do MAI e
DGO;

2.1.8 Outra Prestao de informao s Entidades Exteriores
MAI - Envio trimestral, por e-mail, do mapa designado Fluxos
Financeiros da Administrao Central para as Autarquias Locais;
DGO - Envio trimestral de formulrios relacionados com Encargos
assumidos e no pagos e Contratos plurianuais, atravs do acesso
disponibilizado no site DGO/SIGO;

Encerramento
do ms

Outra
prestao de
informao s
Entidades
Exteriores
30/55
Envio trimestral do mapa designado Fluxos Financeiros da
Administrao Central para as Autarquias Locais;

2.1.9 Contabilidade
Registo e cabimentao das despesas com pagamentos de
remuneraes dos trabalhadores e de todas as despesas de bens e
servios a realizar;
Registo da assuno dos compromissos das despesas acima
assinaladas;
Registo dos documentos de despesa e das previses de pagamento;
Elaborao dos Pedidos de Autorizao de Pagamento (PAP)
autonomizando as despesas de Pessoal com outras despesas de
bens/servios;
Impresso dos PAPS e aps conferncia submeter a despacho do
Dirigente para autorizao e aprovao;
Proceder ao registo da aprovao dos PAPS no sistema e emisso dos
respectivos meios de pagamento;
Proceder ao envio de ficheiro para o Instituto de Informtica,
registando o n do ficheiro, data e hora do envio e emisso dos
respectivos mapas;
Actualizao do retorno de ficheiro enviado pelo Instituto de
Informtica;
Emisso dos ofcios para os fornecedores e/ou outras entidades,
comunicando a data do pagamento, o NIB e referncia do
documento de despesa;
Recepcionar os recibos e anex-los s respectivas facturas,
arquivadas por nmero de PAP
Insero e actualizao do ficheiro de fornecedores.

Contabilidade
31/55
Organizao em arquivo dos documentos de despesa e suportes
contabilsticos /oramentais, a manter pelo prazo de 10 anos para
efeitos de fiscalizao;

2.1.10 Fundo de Maneio
No incio de cada ano elaborada proposta, a submeter a despacho
do Inspector-Geral, conforme previsto no art. 32 do D.L. 155, de
28/07, e no mbito da competncia conferida pelo Estatuto do
Pessoal Dirigente, para constituio de um Fundo de Maneio,
destinado a assegurar a realizao de pequenas despesas urgentes e
inadiveis;
Designao do responsvel pelo fundo de maneio e substituto nas
ausncias e impedimentos;
Registo da constituio do Fundo de Maneio no SIC com indicao
do montante e correspondente rubrica oramental;
Emisso de mapa da constituio do fundo de maneio;
Proceder conferncia e classificao dos documentos de despesa,
pagos por conta do fundo de maneio, registo no SIC do cabimento,
compromisso e previso de pagamento;
Obteno de autorizao para reembolso de despesas a pagar por
conta do fundo de maneio;
Conferncia aposio de visto nos documentos de despesa pelo
responsvel do Fundo de Maneio para posterior elaborao de PAP,
com vista reconstituio do fundo de maneio;
Emisso mensal de mapas de tesouraria do SIC, para conciliao
bancria dos movimentos constantes nos extractos bancrio;
Aps o fecho do ano econmico, e no prazo estipulado pelo Decreto-
Lei Execuo Oramental, procede-se ao encerramento do Fundo de
Maneio, depositando o valor em caixa, e emitindo de guia de
reposio no abatida nos pagamentos e cheque com montante

Fundo de
maneio

32/55
correspondente ao valor do fundo, a entregar Instituto de Gesto do
Crdito Pblico.

2.1.11 Prestao de Contas
A IGAI est sujeita fiscalizao do Tribunal de Contas, estando obrigada a
prestao de contas aquela Entidade.
No incio de cada ano elaborada conta de gerncia, referente execuo
do ano anterior, conforme estipulado na Lei n 98/97, de 26 de Agosto (Lei
de Organizao e Processo do Tribunal de Contas), Lei n 91/2001, de 20 de
Agosto (Lei do Enquadramento Oramental) Circular n 1310 da DGO e
Resoluo (anual) do Tribunal de Contas sobre a Remessa de Contas ao
Tribunal.
A conta de gerncia ter que ser entregue ao Tribunal de Contas at 30 de
Abril.
Se no decurso da gerncia ocorrer alterao da Direco, ser realizada
conta partida relativa aos perodos correspondentes de gesto, a qual ser
efectuada e entregue no T. C. no prazo de 45 dias aps a alterao.
Para realizao da conta de gerncia procede-se s seguintes tarefas:
Solicitar s entidades certides comprovativas dos montantes
recebidos sobre os descontos retidos nas remuneraes dos
trabalhadores;
Solicitar ao Instituto de Gesto da Tesouraria e do Crdito Pblico,
I.P., certides comprovativas das receitas do Estado provenientes das
retenes para ADSE, IRS e IRC) e saldo em Conta (modelos 13, 14
e 15);
Solicitar 2 Delegao da DGO certido comprovativa das
importncias recebidas (PLC) durante a gerncia e Balancete de
Pagamentos;
Conferir os montantes das certides recepcionadas;

Prestao de
contas
33/55
Elaborar mapas por rubrica, relacionadas com as folhas de despesas
com o pessoal - modelo n 4;
Elaborar mapa de Relao de Contratos modelo n 7
Elaborar relao nominal dos responsveis da conta (dirigentes), em
duplicado - modelo n 8;
Elaborar mapa sobre a Relao dos Funcionrios e Agentes cuja
situao profissional teve incio ou alterao no perodo a que
respeita a gerncia modelo n 9;
Emitir mapas auxiliares da Conta de Gerncia, do SIC;
Proceder s respectivas conferncias
Elaborar o mapa da Conta de Gerncia modelo 2-B
Organizar e numerar o processo da prestao da conta em dossier, de
acordo com as normas estabelecidas;
Elaborar Guia de Remessa em duplicado para entrega da conta, com
descrio numrica dos documentos integrados no processo;
Submeter a despacho para aprovao e assinatura dos dirigentes
responsveis da conta;
Reproduo do processo para arquivo no servio;
Entrega do processo da prestao de conta ao Tribunal de Contas
recepcionando o duplicado da guia de entrega, carimbada, assinada e
respectiva data, para arquivo no respectivo processo;
Envio do mapa da conta de gerncia (modelo 2-B) ao Ministro da
Administrao Interna e 2 Delegao da Direco-Geral do
Oramento;
Prestar os esclarecimentos solicitados pelo Tribunal de Contas no
mbito da apreciao da conta;
Efectuar as correces determinadas pelo T.C.;
Efectuar o pagamento de custas das contas visadas.

Prestao de
contas

34/55
3. Recursos Patrimoniais
3.1 Economato e Patrimnio
Compete a SPCE desenvolver todas as tarefas inerentes gesto dos bens da
IGAI, promovendo a aquisio de bens e servios considerados necessrios
ao seu desenvolvimento e funcionamento e zelar pelo bom funcionamento
dos equipamentos e instalaes.

3.2 Economato
O sector do economato promove os procedimentos inerentes contratao
de bens e servios, desenvolvendo os mecanismos necessrios a uma
utilizao racional e eficaz dos bens e equipamentos usados no
desenvolvimento do servio.

3.2.1 Aquisio de Bens e Servios
As aquisies de bens e servios seguem as regras estabelecidas no Cdigo
da Contratao Pblica, publicado pelo Decreto-Lei n 18/2008 e de acordo
com as competncias de autorizao de despesa previstas nos artigos 16. a
22. e 29. do Decreto-Lei n 197/99, de 08 de Junho.
Em regra as aquisies realizadas na IGAI, quer pelo seu volume, quer
pelos montantes desenvolvidos, situam-se nos procedimentos de contratao
do tipo ajuste directo normal, ajuste directo simplificado e no mbito
dos acordos quadro celebrados pela ANCP ou pela da Unidade Ministerial
de Compras do MAI.
Compete ao sector desenvolver os processos aquisitivos de bens e servios
nos seguintes moldes:
Elaborar proposta para autorizao de abertura do procedimento, a
submeter a despacho da entidade competente, em funo do valor
previsvel da aquisio, devendo constar a caracterizao do bem ou
servio a contratar, quantidades necessrias, valor previsvel da
despesa, tipo de procedimento a adoptar, entidades a consultar e
designao do jri do procedimento, quando aplicvel;

Recursos
Patrimoniais

Economato

Aquisio de
bens e servios
35/55
Efectuar os procedimentos aquisitivos pela plataforma electrnica
do MAI (Vortal), tornado obrigatrio;
Nos casos de ajuste directo regime normal (artigos 112 a 127), o
processo corre nos seguintes trmites:
Registo do processo e remessa ao jri designado, nos casos de
consulta a mais de uma entidade, (art. 114);
O jri elabora o caderno de encargos contendo as clusulas
contratuais legalmente aplicveis ao tipo do bem ou servio a
contratar;
Elaborar convite a dirigir s entidades a consultar, com
especificao das condies do procedimento, com indicao se
haver lugar a sesso de negociao, fazendo-se acompanhar do
caderno de encargos;
Recepo e anlise das propostas, e pedidos de esclarecimentos
quando houver lugar;
Elaborao do relatrio preliminar;
Envio do relatrio preliminar para audincia prvia;
Anlise de questes colocadas pelos concorrentes no mbito do
direito de participao;
Elaborao do relatrio final, e envio do ao dirigente competente
para decidir sobre a aprovao de todas as propostas contidas no
relatrio final, nomeadamente para efeitos de adjudicao;
Solicitar documentos de habilitao sobre a regularidade das
empresas face ao estabelecido no art. 126, designadamente,
comprovao da situao da empresa face a impostos e
Segurana Social;
Notificao da deciso da adjudicao aos concorrentes;
Elaborao e assinatura do contrato, quando houver lugar;

Aquisio de
bens e servios

36/55
Publicitao do contrato efectuada no portal da Internet dedicado
aos contratos pblicos, sendo condio de eficcia do respectivo
contrato nomeadamente, para efeitos de pagamento.
Nos casos de consulta a uma nica entidade cabe a SPCE
desenvolver todos os procedimentos adequados contratao e
elaborar proposta de adjudicao a submeter deciso do
Dirigente competente para autorizao e realizao da despesa.

Nos casos de ajuste directo regime simplificado (preo contratual
no superior a 5.000) a contratao de bens e servios segue os
procedimentos previstos nos artigos arts 128 e 129, cabendo
SPCE formular proposta para deciso de adjudicao, e submeter a
despacho do rgo competente para autorizao o documento de
despesa apresentado pela entidade convidada;
vedado s entidades compradoras, a partir da data de entrada em
vigor dos acordos quadros celebrados pela ANCP, proceder
abertura de procedimentos de aquisio e renovaes contratuais que
no sejam feitas ao abrigo desses acordos quadro.
Nos bens e servios sobre os quais tenham sido celebrados Acordos
Quadro, no mbito da Contratao Pblica, pela ANCP, ficam as
Entidades adjudicantes obrigadas a contratao no mbito daqueles
acordos, seguindo-se os procedimentos do ajuste directo com as
adaptaes previstas no art 258 do Cdigo da Contratao Pblica,
dirigindo convites s entidades constantes nos acordos, conforme
especificaes dos respectivos cadernos de encargos:
Efectuar os procedimentos aquisitivos ao abrigo de Acordos Quadro
atravs da plataforma electrnica da ANCP.
Reportar Unidade Ministerial do MAI, em ficheiro disponibilizado
pela ANCP, todas as consultas/adjudicaes feitas ao abrigo dos
acordos quadro, que posteriormente remeter ANCP.

Aquisio de
bens e servios
37/55
Efectuar o levantamento das necessidades da IGAI, sobre a
contratao de bens e servios, e reportar a informao Unidade
Ministerial de Compras do MAI (UMC), para incluso nos
procedimentos centralizados de contratao a realizar, por esta, para
os Servios e Organismos do MAI;
Sendo a IGAI uma entidade vinculada da UMC do MAI, desenvolver
os procedimentos aquisitivos pela plataforma electrnica daquela
UMC, nos casos das compras agregadas;
Efectuar cabimentao prvia das despesas resultantes das
contrataes;
Emitir requisio oficial;
Recepcionar os bens e conferir guias de remessa;
Recepcionar facturas e preparao do processo para envio ao sector
de processamento para pagamento;
Fornecimento de elementos para registo dos bens a inventariar.

3.2.2 Aquisio de Viaturas
da competncia exclusiva da ANCP a gesto e aquisio de veculos
automveis que integrem o Parque de Viaturas do Estado (PVE), conforme
normas estabelecidas no Decreto-Lei n 37/2007, de 19 de Fevereiro,
Decreto-Lei n 170/2008, de 26 de Agosto (Estabelece o regime jurdico do
parque de veculos do Estado, PVE) Despacho 1348/2009, e Regulamento
n 329/2009, de 30 de Julho.
Compete a SPCE:
Elaborar proposta a submeter a despacho do dirigente para
autorizao da aquisio de viaturas para a IGAI, com justificao
do estado de degradao dos veculos a substituir e abater, indicao
do nmero de veculos a adquirir, tipo de aquisio (compra ou
AOV Aluguer Operacional de Viaturas), o lote em que se insere a
caracterizao dos veculos, os valores a despender, disponibilidade
oramental e enquadramento legal;

Aquisio de
viaturas
38/55
Aps autorizao do Inspector-Geral preparar expediente a submeter
a despacho dos Ministro da Tutela e Ministro de Estado e das
Finanas, para obteno de autorizao para inscrio de dotao de
despesa com material de transporte, conforme estabelecido
anualmente no decreto de execuo oramental e art. 5 n 1 da Lei
n 48/2004, de 24/08, (altera e republica a Lei do Enquadramento
Oramental);
Obtidos os despachos acima referidos proceder ao preenchimento de
formulrio electrnico da ANCP Sistema de Gesto do PVE, para
envio do processo de aquisio, respectiva justificao, anexando a
proposta da IGAI, os despachos Ministeriais e o cabimento
oramental;
Apoiar a ANCP no processo aquisitivo, facultando as informaes e
disponibilizando os documentos que por esta forem solicitados, bem
como na elaborao da componente tcnica das peas e documentos
concursais;
Auxiliar na preparao de respostas a eventuais esclarecimentos ou
reclamaes;
Outorgar dentro dos prazos legais o processo de aquisio;
Recepcionar as viaturas e acompanhar as ordens de encomenda,
conferir as facturas e proceder aos pagamentos;
Reportar ANCP situaes de incidentes ou incumprimentos de
fornecedores;
Desencadear o expediente para a legalizao da viatura;
Promover a obteno de carto de abastecimento de combustveis e
identificador de via verde;
Inventariar as viaturas recebidas;
Preparar expediente para ANCP com as viaturas para o abate.

Aquisio de
viaturas
39/55
3.2.3 Gesto de stocks e fornecimento de bens
A gesto dos stocks efectuada com auxlio de uma base de dados
procedendo ao registo de entradas e sadas de material, tendo em linha de
conta os padres de segurana de stock fixados, conferindo ao sector os
seguintes procedimentos:
Atender aos pedidos de fornecimento para material consumvel,
efectuados pelos trabalhadores, mediante preenchimento de
requisio interna (modelo prprio);
Registar na base de dados Gesto de stocks as sadas de material
com base nas requisies internas de fornecimentos;
Registar as entradas dos bens adquiridos com base nas guias de
remessa;
Actualizar mensalmente, em mapa excel, os movimentos do
armazm;
Emisso dos mapas do sistema para anlise e apuramento das
necessidades dos bens a adquirir, com base no padro de segurana
do stock existente ou noutra necessidade apontada;
Anlise trimestral dos consumos efectuados, para os artigos da classe
A (de maior importncia/sada), elaborando grficos comparativos
com os trimestres anteriores;
Clculo do consumo mdio mensal para os artigos de classe A;
Aps o levantamento das necessidades dos bens a adquirir, elaborar
informao a submeter a despacho do dirigente, com meno dos
artigos, das respectivas quantidades, indicao da estimativa do
encargo, rubrica que ir onerar a despesa e a escolha do tipo de
procedimento para a contratao, de acordo com as normas
estabelecidas no Cdigo dos Contratos Pblicos;
Recepcionar, conferir e armazenar os bens adquiridos;
Prestar informao dos bens adquiridos a inventariar;

Gesto de
stocks e
fornecimento
de bens

40/55
Efectivar os procedimentos administrativos necessrios ao
pagamento;
Informar a Unidade Ministerial de Compras (UMC) do resultado do
levantamento das necessidades dos bens a adquirir, para incluso da
IGAI nas contrataes centralizada a realizar pela UMC ao abrigo
dos acordos quadro.

3.2.4 Gesto de Equipamentos
Neste mbito compete SPCE:
Gerir e acompanhar a utilizao dos equipamentos de comunicaes
mveis de voz, de acordo com as regras estabelecidas no despacho
IG- , e desenvolver os procedimentos relativos sua reparao
ou substituio, nos termos dos servios contratualizados;
Atender aos pedidos de requisio de material/equipamento,
mediante preenchimento de requisio interna (modelo prprio), a
assinar pelo requisitante no acto da entrega e no acto de devoluo,
finda a utilizao do equipamento;
Controlo do uso e verificao e do estado de conservao dos
equipamentos da IGAI, promovendo a reparao quando necessrio;
Recepcionar as comunicaes de anomalias reportadas por outros
sectores e providenciar sua reparao e/ou substituio;
Havendo lugar a reparao ou substituio com encargos para o
servio segue-se os procedimentos da contratao pblica referidos
no ponto 3.2.1.
Prestar informao sobre equipamentos para abate;
Zelar pelas condies de higiene e segurana das Instalaes, e
promover as medidas necessrias supresso de anomalias;
Organizao do chaveiro das instalaes e equipamentos da IGAI,
assegurando o controlo da sua utilizao;

Gesto de
equipamentos

41/55
3.2.5 Gesto de Contratos de Assistncia Tcnica e de Prestao de
Servio
Nesta matria compete SPCE:
Organizao e registo dos contratos;
Controlo e verificao da vigncia dos contratos e acompanhamento
do cumprimento das clusulas contratuais;
Levantamento e informao das situaes anmalas verificadas;
Recepo e anlise dos pedidos de reviso anual de preos, e
verificao da conformidade legal e valores propostos face ao ndice
de inflao;
Elaborao de proposta a submeter a despacho do dirigente
competente para deciso;
Comunicao entidade da deciso proferida e solicitao de envio
de adenda ao contrato para assinatura.

3.2.6 Gesto da frota de veculos da IGAI
A frota dos veculos da IGAI integra o Parque de Veculos do Estado,
sujeita ao novo regime jurdico do PVE estabelecido no Decreto-Lei n
170/2008 de 26 de Agosto, e Portarias ns 382 e 383/2008, de 26 de Agosto,
cujas normas e procedimentos constam de Regulamento Autnomo da
IGAI.
Compete ao responsvel da SPCE controlar, fiscalizar, orientar e
supervisionar o uso dado s viaturas, de forma racional e eficiente, de modo
a elevar os padres de produtividade dos meios existentes e no rigor dos
princpios legais estabelecidos, executando os seguintes procedimentos:
Atender s solicitaes de requisio de viaturas para diligncias
(modelo prprio)
Recolha de elementos do requisitante, designadamente, o fim a que
se destina, localidade, perodo de utilizao, para preenchimento do
modelo disponibilizado pela, ANCP Mapa de Utilizao Veculos
de Servios Gerais;

Gesto de
contractos de
assistncia
tcnica e
prestao de
servio

Gesto da
frota de
veculos da
IGAI

42/55
Distribuio de viatura e designao do assistente operacional
(motorista) escalado para o servio;
Comunicar ao requisitante o motorista designado e determinar a este
as condies para a diligncia a efectuar, tomando nota da viatura
atribuda e dos quilmetros registados antes da utilizao;
Garantir o bom estado de conservao das viaturas, atendendo s
comunicaes de anomalias apontadas pelos motoristas, mediante
preenchimento de modelo interno designado por Requisio de
Reparao/Manuteno (modelo prprio), a submeter a despacho
do dirigente para obteno de autorizao de reparao;
Contactar a oficina para a reparao e calendarizar a entrada da
viatura;
Recepo do oramento da reparao da viatura;
Elaborar proposta com pedido de autorizao para realizao da
despesa relativa reparao com informao de cabimento;
Emisso de requisio oficial a dirigir a empresa;
Providenciar pelo levantamento da viatura, aps concluso da
reparao, colhendo informao junto do motorista sobre as
condies de funcionamento do veculo reparado;
Submeter verificao do motorista os trabalhos apontados na
interveno e assinatura no triplicado da requisio oficial da
realizao da interveno;
Recepo e conferncia da factura e preparao do processo para
entrega no sector processador;
Juntar ao processo da viatura cpia da factura e folha de obra;
Em caso de imobilizao, por acidente ou avaria, contratar reboque
para remoo e encaminhamento para a oficina, com vista
reparao, seguindo-se os procedimentos j enunciados sobre
reparaes de viaturas;

Gesto da
frota de
veculos da
IGAI

43/55
Recepcionar os Boletins Dirios dos Veculos, para posterior registo
dos movimentos, em aplicao informtica e tratamento e anlise da
informao, relativa utilizao geral dos veculos da IGAI;
O registo dos movimentos das viaturas na aplicao informtica
efectuado no incio do ms seguinte quele a que respeitam,
lanando-se os seguintes dados:
Viatura afecta (matrcula e marca);
Motorista designado;
Quilmetros percorridos;
Quantidade de litros de combustvel abastecido;
Montantes das despesas relacionadas com as diversas
concessionrias de via verde;
Lanamento dos custos resultantes das reparaes efectuadas

Emisso de mapas e grficos relacionados com os custos de
manuteno, abastecimentos e quilometragens;
Elaborao de mapa de controlo interno com base nos elementos
constantes da requisio de utilizao da viatura e boletins dirios, a
submeter a despacho do dirigente competente para apreciao,
contendo os seguintes elementos:
Nome do requisitante da viatura;
Fim a que se destina (tipo e n do processo e n da ordem de
servio);
Localidades de destino das diligncias;
Data e hora do incio e fim da utilizao;
Viatura afecta (matrcula e marca);
Motorista designado;
Quilmetros percorridos;

Gesto da
frota de
veculos da
IGAI

44/55

Compete ainda ao responsvel verificar as condies de
funcionamento da frota e promover a rotao das viaturas de forma a
assegurar o seu funcionamento, de molde a evitar que se degradem e
a garantir a sua correcta operacionalizao, tendo em vista a
segurana dos respectivos utilizadores;
Assegurar o cumprimento das normas sobre parqueamento das
viaturas no fim de cada diligncia e proceder verificao do estado
de conservao das mesmas;
Garantir atempadamente, com a colaborao dos motoristas a reviso
peridica das viaturas;
Proceder regularizao anual do imposto nico de circulao, no
ms da matrcula ou dois meses antes, procedendo da seguinte
forma:
Atravs do site do Ministrio das Finanas e da Administrao
Pblica, (Direco-Geral dos Impostos), com a password da
IGAI, acede-se aos veculos em condies de aquisio do
respectivo selo de circulao, e list-los;
Como os veculos do Estado esto isentados do pagamento do
imposto de circulao, a lista emitida presente junto de um
balco da Direco-Geral dos Impostos, para solicitar a iseno e
emisso do respectivo comprovativo.

Prestar informao a ANCP, dando cumprimento ao estipulado no
artigo 21 do Decreto-Lei n 170/2008, de 26 de Agosto, regulado
pela Portaria n 382/2009, de 12 de Maro, inserindo, no sistema de
informao disponibilizado no sitio da internet daquela ANCP, os
seguintes elementos:
Categoria do veculo (os veculos da IGAI so classificados como
servios gerais);
Marca e modelo;

Gesto da
frota de
veculos da
IGAI

45/55
Matrcula e respectiva data;
Cilindrada;
Tipo de combustvel, nmero de carto de combustvel associado
e respectiva entidade emissora;
Nveis de emisso de CO2;
Aplice de seguro e seguradora (no caso da IGAI no temos
nenhum seguro associado porque no temos viaturas de aluguer);
Estado do veculo;
Despachos de autorizao de aquisio e de abate;
Nmero de quilmetros percorridos;
Quantidade de combustvel consumido;
Intervenes e custos de manuteno;
Data da ltima inspeco peridica;

Aps confirmao final, o responsvel ou quem este designar,
dever sempre que se justifique, consultar, alterar e inserir
informao necessria para garantir a actualizao dos dados;
O abastecimento de combustvel efectuado com carto electrnico,
atribudo a cada uma das viaturas, obedecendo s regras de
utilizao descritas no Regulamento Autnomo. Para alm do
estipulado no n 4 da Portaria n 383/2009, de 12 de Maro compete
a SPCE os seguintes procedimentos administrativos:
Para as viaturas novas a integrar o parque da IGAI, solicitar
emisso de carto electrnico associado viatura e ao contrato;
No caso do mau funcionamento/Extravio, solicitar o
cancelamento e emisso de 2 via do carto;

Em caso de acidente de viao, o sector recepciona o modelo interno
de participao de acidente de viao, elaborado e assinado pelo

Gesto da
frota de
veculos da
IGAI

46/55
motorista (modelo prprio), confirma os elementos constantes da
participao e os documentos anexos e elabora informao a
submeter a despacho do dirigente competente, para determinao de
abertura de inqurito, conforme previsto no art 14 do D.L. n
170/2008, de 26 de Agosto;
No caso de acidentes com responsabilidade de terceiros, juntar ao
processo a declarao amigvel de acidente automvel, quando
houver;
Organizar o processo e solicitar o auto de notcia entidade policial
interveniente, quando for o caso;
Contactar a companhia seguradora para obteno de elementos e
articulao no envio da viatura sinistrada para peritagem;
Promover a reparao da viatura;
Solicitar seguradora viatura de substituio quando determinado
superiormente;
Remessa da participao com despacho Seco de Processos e
Expediente Geral para abertura de processo de inqurito, quando
superiormente determinado;
Promover os encaminhamentos e desenvolver o expediente
decorrente dos resultados do inqurito;
Dar conhecimento ANCP dos resultados do inqurito;
Registo via portal da ANCP dos sinistros;
Promover informao para o bate das viaturas obsoletas;
Organizar processos individuais por viatura e juno dos documentos
respectivos;
Organizar processo permanente com normas de procedimentos,
legislao e outras orientaes sobre viaturas do Estado.

Gesto da
frota de
veculos da
IGAI

47/55
3.2.7 Alojamento
Compete a SPCE assegurar o alojamento das equipas de trabalho em
diligncia, externa, em Territrio Nacional ou no Estrangeiro, conforme
despacho, atravs dos seguintes procedimentos administrativos:
Recepcionar o pedido de alojamento e preencher no modelo prprio,
os elementos do pedido, designadamente, o requisitante, o nmero
do processo/ordem de servio que determina a diligncia, o destino e
o perodo previsvel;
Providenciar a consulta s agncias de viagem ao abrigo das
disposies contidas na contratao pblica para apresentao de
proposta com unidades hoteleiras de trs estrelas, para prestao do
servio;
Recepcionar o oramento e elaborar proposta a submeter a despacho
superior, com enquadramento legal e cabimento oramental para
obteno de autorizao da despesa;
Emisso da requisio oficial e remessa para a contabilidade para
efectivar o compromisso da despesa no SIC;
Confirmao da marcao e recepo das reservas e entrega dos
vouchers aos requisitantes;
Finda a diligncia, solicitado aos utilizadores do alojamento o
preenchimento de um questionrio (modelo prprio), com o
objectivo de aferir a qualidade do servio prestado;
Tratar os dados do questionrio, em mapa Excel criado para o efeito,
para aferir das condies do alojamento e considerar os resultados
em posteriores marcaes;
Actualizar o lbum das unidades hoteleiras de trs estrelas, a nvel
Nacional, criado pelo sector;
Recepo da factura e preparao do processo para o sector de
processamento;

Alojamento

48/55
Prestao de informao trimestral a ANCP, com preenchimento de
mapa a remeter por via electrnica, com indicao das viagens e
alojamentos realizadas no trimestre anterior.

3.2.8 Transporte
Cabe IGAI assegurar o transporte dos trabalhadores, quando deslocados
em servio externo, competindo-lhe os seguintes procedimentos:
Em regra, as deslocaes em actividades externas so efectuadas
com recurso s viaturas da IGAI, devendo providenciar-se pelo
transporte dos trabalhadores de acordo com regras aplicveis e j
referidas no ponto 3.2.6, do presente mdulo.
Tratando-se de situaes de deslocao em que no seja possvel a
utilizao das viaturas do servio, os procedimentos obedecem ao
seguinte desenvolvimento:
Nas deslocaes em Territrio Nacional ou no estrangeiro
desenvolvem-se os procedimentos referidos no ponto 3.2.7,
sobre requisio de alojamento;
Emisso de requisio de transporte em modelo oficial da INCM,
a remeter empresa transportadora;
Obteno dos correspondentes ttulos de transporte, a entrega ao
utilizador;
Reembolsar os trabalhadores de despesas realizadas com
transporte por motivo de servio, nos casos em que no houve
procedimento prvio do servio;
Assegurar mensalmente a obteno os ttulos de transporte
destinados aos elementos em comisso de servio, que aos
mesmos tm direito, com emisso de guia para obteno dos
respectivos ttulos;
Providenciar o carregamento dos ttulos de transporte;

Transporte

49/55
Recepcionar os documentos de despesa, submet-los a
autorizao e canaliz-los para o sector de processamento.

3.3 Patrimnio
Compete a SPCE a elaborao e a actualizao do cadastro e inventrio dos
bens mveis e veculos afectos IGAI, de acordo com as normas previstas
na Portaria n 671/2000, de 17 de Abril, atravs de sistema informtico
SIAG Sistema Integrado de Poio Gesto para a Administrao Pblica,
executando as seguintes operaes:
Carregamento prvio no sistema das contas relacionadas com os
fornecedores, trabalhadores e clientes (destinatrios);
Inventariao no sistema dos bens duradouros com durao superior
a 1 ano, resultantes do processo de aquisio, com abertura da ficha
individual, sua caracterizao, data da aquisio, valor, tipo de
procedimento da compra, data de incio da utilizao, localizao do
bem, afectao do bem ao trabalhador (quando houver lugar),
entidade fornecedora, nmero da factura e atribuio automtica da
vida til;
Emisso e afixao da etiqueta do nmero de registo do inventrio
que identifica o bem;
Registo da alterao da localizao do bem;
Inventariao dos veculos cuja identificao efectuada atravs da
matrcula, da marca, do modelo, do tipo de combustvel, da
cilindrada, do nmero do registo, do tipo do veculo e do ano e custo
da aquisio;
Levantamento dos bens inventariados em fim de vida til, para
reavaliao e atribuio de nova vida til, nos casos de bom estado
de conservao e utilizao;
Obteno de dados de mercado relativos valorizao actual de
preos dos bens para aplicao no processo de reavaliao dos
equipamentos;

Patrimnio

50/55
Elaborar proposta com critrios de avaliao a submeter a despacho
do dirigente competente, para obteno de autorizao para a
reavaliao dos bens;
Levantamento dos bens deteriorados e obsoletos, que no se
justifique a sua reparao;
Elaborar proposta de abate, acompanhado da listagem do SIAG,
identificativa dos bens a abater e destino a dar-lhe, a submeter a
despacho do dirigente, para obteno de autorizao;
Aps autorizao, desenvolver os procedimentos inerentes ao tipo de
abate e elaborar os respectivos autos;
Providenciar pela remoo e desmantelamento dos equipamentos
obsoletos abatidos;
No caso de cedncia/doao de equipamentos a outra entidade,
desenvolver os contactos e o expediente necessrio ao procedimento,
elaborar auto de cedncia, a assinar pelos responsveis das entidades
intervenientes e providenciar pelos mecanismos de entrega dos bens;
Registar no cadastro de inventrio o abate dos bens com a respectiva
tipificao;
No caso do abate de viaturas, quer no mbito de processo de
substituio ou de avaria permanente, segue-se os procedimentos
determinados pela Agncia Nacional de Compras Pblicas,
preenchendo formulrio prprio, a dirigir quela Entidade, ficando a
aguardar autorizao e indicao dos procedimentos para entrega das
viaturas, conforme normas estipuladas no regulamento n 329, de 30
de Julho;
Emisso e conferncia do mapa dos bens inventariados no perodo da
gerncia, a remeter ao Tribunal de Contas juntamente com a conta
de gerncia.

Patrimnio

51/55

4. Consideraes Finais

4.1 O tratamento documental do expediente desenvolvido na SPCE
efectuado no Sistema de Gesto de Actividades da IGAI (SmartDocs),
seguindo a tramitao e os procedimentos internos, designadamente,
em matria de processo decisrio, constantes do mdulo autnomo
sobre esta matria
4.2 A documentao da SPCE, organiza-se em processos classificados de
acordo com o Classificador Geral do MAI, em vigor, e registados no
SmartDocs, obedecendo s normas gerais aplicveis s matrias do
Sector, bem como aos procedimentos constantes da Portaria de
Conservao Arquivstica e do Regulamento Arquivstico da IGAI.
4.3 Os modelos e formulrios referenciados no presente mdulo encontram-
se organizados de acordo com as matrias a que respeitam, na SPCE,
sendo, nos casos em que tal se aplique, disponibilizados aos
trabalhadores.
4.4 As matrias que por fora legal, ou por determinao interna, caream
de publicitao, so divulgadas, no Dirio da Repblica quando a Lei
assim o impuser, por afixao interna e por publicao na intranet e no
stio da IGAI na internet.

Consideraes
Finais

52/55
5. Quadros Resumo de Calendarizao de Matrias de
Responsabilidade da SPCE

CALENDARIZAO/OPERAES

Prazo Limite Descrio da
Matria
Entidade
Destinatria
Referncia
legal
rea
Executante
Anual Mapa de
Pessoal (No
acto da
elaborao do
oramento)
DGO e
Ministro da
Tutela
LVCR Pessoal
Trimestral at
dia 15 do ms
seguinte
Carregamento
online Recursos
humanos
DGAEP/SIOE Execuo
Oramental
Pessoal
Anual at dia
15/04
Dados de
formao
profissional
DGAEP /
S.G.MAI
N 3 art. 18 do
D. L. n 50/98,
de 02/03
Pessoal
Anual - at
30/04 e at
15/04
Plano de Frias Interno D.L. n 100/99,
de 31/3 e Lei
59/2008,11/09
Pessoal
Anual - Janeiro Elementos para
Balano Social
Interno - Pessoal
Mensal (1s 5
dias teis de
cada ms
Necessidades
relativas a
despesas com o
pessoal
(acompanha o
PLC)
DGO - Pessoal
Mensal at ao
dia 15 do ms
seguinte
Deslocaes
em Territrio
Nacional e
estrangeiro
(quadros)
MAI e DGO RCM n
51/2006, de
05/05
Contabilidade
Trimestral at
dia 15 do ms
seguinte
Encargos
assumidos e
no pagos;
saldo da dvida
inicial;
movimento no
trimestre; e
saldo da dvida
que transita
DGO/Sigo Decreto de
Execuo
Oramental
Contabilidade

Quadros
resumo de
calendarizao
de matrias de
responsabilida
de da SPCE

53/55

Prazo
Limite
Descrio da
Matria
Entidade
Destinatria
Referncia legal rea
Executante
Trimestral
at dia 15
do ms
seguinte
Contratos
plurianuais
(quadros)
DGO/Sigo Decreto de
Execuo
Oramental
Contabilidade
Anual
30/04 do
ano
seguinte
Auxlios financeiros
e Indemnizaes a
particulares
(quadros)
DGO/DSC Decreto de
Execuo
Oramental
Contabilidade
Trimestral
at ao dia
10 do ms
seguinte
Informao relativa
aos fluxos
financeiros do OE
para as Autarquias
Locais
DGO/Sigo Decreto de
Execuo
Oramental
Contabilidade
Mensal
at ao dia
15 do ms
seguinte
Balancete de
execuo
oramental
MAI
Controlador
Financeiro
Contabilidade
Trimestral
at dia 15
do ms
seguinte
Mapa de Pessoal MAI
Controlador
Financeiro
Contabilidade
1s 5 dias
teis do
ms
Processamento de
remuneraes
I.I. (SIC) Contabilidade
Mensal -
Primeiros 5
dias teis
de cada
ms
Pedido de
Libertao de
Crditos
DGO Arts 17 e n 1 do
18 da Lei n
155/92,, 28/07
Contabilidade
At 17/12 ltimo Pedido de
Libertao de
Crditos
DGO Decreto de
Execuo
Oramental
Contabilidade
Excepto
nos ltimos
5 dias teis
do ms
Emisso de meios
de pagamento no
decurso do ms
I. I. (SIC) Arts 17 e n 1 do
18 da Lei n
155/92,, 28/07
Contabilidade
At 29/12 ltima Emisso de
meios de Pagamento
I. I. (SIC) Decreto de
Execuo
Oramental
Contabilidade
At 09/01 Liquidao do fundo
de maneio
I. I. (SIC) Decreto de
Execuo
Oramental
Contabilidade

Quadros
resumo de
calendarizao
de matrias de
responsabilida
de da SPCE

54/55

Prazo
Limite
Descrio da
Matria
Entidade
Destinatria
Referncia legal rea
Executante
At ao
ltimo dia
til de cada
ms
Encerramento e
incio Contabilstico
mensal
I. I. (SIC) Artigo 18 da Lei
n 155/92,, 28/07
Contabilidade
Entre a
tarde do
antepenlti
mo dia e
manh do
dia que
antecede o
pagamento
Envio ficheiro
transf. Bancria
Homebanking
- IGFCP
Orientaes do
IGTCP -
Homebanking
Contabilidade
Mensal
at ao dia
15 do ms
seguinte
CGA - Envio
Relao de
descontos
Online CGA Art 8 do D.L.
498/72, de 09/12
na redaco do
D.L. 8/2003, de
18/01
Contabilidade
Mensal
at ao dia
15 do ms
seguinte
Seg. Social - Envio
relao de descontos
Online S.S. Art 10 do D.L.
n 199/99, de
08/06
Contabilidade
Anual - At
ao dia
01/03
Encerramento de
conta
Tribunal de
Contas
D.L. n
27327/1936, de
15/12
Contabilidade
Anual - At
ao dia
30/04
Conta de Gerncia Tribunal de
Contas, Tutela
e DGO
Art 74 n 1 da
Lei n 91/2001, de
20/08 na redaco
da Lei Orgnica
n 2/2002, 28/08
Contabilidade
45 dias
aps
substituio
Conta de Gerncia
(alterao de gestor)
Tribunal de
Contas, Tutela
e DGO
Art 52, n 5 da
lei n 98/97, de
26/08
Contabilidade
Anual at
ao final do
ms de
Fevereiro
IRS modelo 10 DGCI Contabilidade
Trimestral Mapa de viagens s e
alojamento
ANCP Economato e
Patrimnio
Mensal
(incio do
ms
seguinte)
Preenchimento da
base de dados sobre
movimentos das
viaturas
ANCP/IGAI Portaria n
382/2009, de
12/03
Economato e
Patrimnio

Quadros
resumo de
calendarizao
de matrias de
responsabilidad
e da SPCE

55/55
Elaborado por:
Coordenadora Tcnica Maria Incia Santos
Colaboradores:
Assistentes Tcnicos - Snia Carvalho, Susana Rosa, Emlia Coelho e Sara
Gonalves

1/63
1/63
NDICE

NOTA JUSTIFICATIVA .............................................................................. 2
I INTRODUO........................................................................................ 4
II FRIAS ................................................................................................... 5
1 - Conceito de Frias e Alguns Aspectos de Regime ............................... 5
2- Elaborao do Plano e Mapa de Frias.................................................. 6
3 - Marcao /Alterao /Acumulao /Suspenso /Interrupo De Frias
.................................................................................................................... 9
4 - Formulrios/Minutas/Impressos ......................................................... 11
a) Plano de Frias................................................................................. 11
b) Mapa de Frias................................................................................. 14
c)Marcao /Alterao /Acumulao /Suspenso /Interrupo de
Frias:................................................................................................... 15
III FALTAS............................................................................................... 19
1 - Conceito de Falta e Alguns Aspectos do Regime............................... 19
2 - Tipologia das Faltas/ Procedimentos de Justificao ......................... 23
3- Formulrios/Minutas/Impressos .......................................................... 37
a) Formulrio Inicial Comum............................................................... 37
b)Formulrio de Comunicao/Justificao de Faltas ......................... 39
IV - LICENAS........................................................................................... 46
1- Conceito de Licena ............................................................................ 46
2- Tipos de Licenas e Procedimentos para Concesso:.......................... 48
3 - Formulrios/Minutas/Impressos ......................................................... 54
b)Formulrio de Pedidos de Concesso de Licenas ........................... 54
V LEGISLAO / DESPACHOS / CIRCULARES / FAQS /
BIBLIOGRAFIA ......................................................................................... 61
1- Legislao Aplicvel............................................................................ 61
2- Despachos: ........................................................................................... 62
3- Circulares/FAQS: ................................................................................ 63
4- Bibliografia: ......................................................................................... 63

2/63
NOTA JUSTIFICATIVA

O presente anteprojecto do Mdulo, que versa sobre Frias, Faltas e
Licenas, porque destinado a integrar o novo Manual Geral de
Procedimentos da IGAI, no tem a pretenso de constituir um Manual
exaustivo da disciplina jurdica dos regimes e efeitos das supra referidas
modalidades de ausncias ao servio, pois visa simplesmente constituir um
guia prtico e sinttico, contendo um conjunto de informaes teis e regras
que devem nortear os procedimentos internos tendentes a acautelar/facilitar
o gozo/exerccio de direitos pelos trabalhadores, bem como o adequado
cumprimento de deveres/obrigaes legais que impendem sobre os
rgos/servios no desempenho das suas funes ou competncias
relacionadas com a gesto de recursos humanos, controlo da assiduidade,
etc.
Foi estruturado em 3 sub-Mdulos, no mbito dos quais so postos em
evidncia, no que concerne ao primeiro, votado matria das Frias, as
fases e calendarizao da elaborao do Plano e Mapa de Frias, bem como
os procedimentos de marcao/alterao/suspenso e autorizao; e, no que
concerne aos segundo e terceiro dos sub Mdulos, dedicados aos temas da
Faltas e Licenas, so evidenciadas as respectivas tipologias e
procedimentos de justificao ou autorizao, mediante quadros sinpticos
com indicao de prazos e meios de prova exigveis, acompanhados de
modelos de Minutas/Formulrios e da indicao da legislao aplicvel aos
trabalhadores em regime de contrato em funes pblicas e em regime de
nomeao.
Efectivamente, na sequncia da entrada em vigor do novo Regime de
Vinculao, de Carreiras e de Remuneraes dos Trabalhadores que
exercem Funes Pblicas, aprovado pela Lei n 12-A/2008 de 27/2 e da
transio ope legis de todos os trabalhadores para o regime do contrato de
trabalho em funes pblicas ( excepo dos trabalhadores que exerciam as
funes elencadas nas alneas a) a f) do seu artrigo 10, os quais mantiveram
o vnculo da nomeao, cfr. ns 1 e 4 do seu artigo 88), ocorreram
profundas alteraes legais, entre outras matrias, tambm no que tange
NORMA
JUSTIFICATIVA
3/63
sFrias, Faltas e Licenas, v.g., por fora da publicao subsequente da
Lei n 59/2008 de 11/9 (que aprovou o supra mencionado Regime do
Contrato de Trabalho em Funes Pblicas, disciplinando as referidas
matrias de forma no totalmente coincidente com a contida no regime
anterior (DL 100/99 de 31/3 e suas alteraes, o qual passou a ser apenas
aplicvel, com algumas excepes, aos trabalhadores nomeados, por fora
do n 2 do artigo 26 da Lei de Oramento do Estado para 2009 - Lei n 64-
A/2008 de 31/12).
Em consequncia destas profusas e profundas alteraes legislativas pode
afirmar-se que passou a haver uma dualidade de regimes, um aplicvel a
trabalhadores nomeados e outro aplicvel aos trabalhadores em regime de
contrato em funes pblicas, com algumas convergncias pontuais, como
as ditadas pelos artigos 8, 9 e 22 da Lei preambular n 59/2008 de 11/9,
pelo n 5 do artigo 234 do Regime anexo a esta Lei ou pelo n 4 do artigo
26 da Lei n 64-A/2008 de 31/12, no que concerne a algumas temticas, tais
que o estatuto de trabalhador estudante, liberdade sindical, direito greve,
acidentes de trabalho e doenas profissionais, bem como proteco da
parentalidade e licenas sem remunerao para acompanhamento de
cnguge colocado no estrangeiro ou para o exerccio de funes em
organismos internacionais, faltas para reabilitao, etc., em funo dos quais
passaram a ser aplicveis quer a trabalhadores nomeados, quer em regime
de contrato, as disposies contidas no DL 503/99 de 20/11 e no Cdigo do
Trabalho (artigos 33 a 65), que veio a ser publicado em 12/2 - Lei n
7/2009, bem como no DL 100/99 de 31/3 .

4/63
I INTRODUO

Quando estabelecida uma relao jurdica de emprego pblico na
Administrao Pblica com os seus trabalhadores (artigo 9 da Lei n 12-
A/2008 de 27/2) pode afirmar-se que, se por um lado esta assume uma srie
de deveres e reconhece queles, concomitantemente, um conjunto de
direitos, por outro, os mesmos trabalhadores passam a deter um conjunto
significativo de novos direitos, bem como de deveres, entre os quais, avulta
o de prestao de um servio efectivo, de forma assdua e pontual,
entidade empregadora pblica qual passaram a estar vinculados (alneas i)
e j) do n 2 do artigo 3 da Lei n 58/2008 de 9/9).
Os deveres gerais de assiduidade e de pontualidade consistem no dever de
os trabalhadores comparecerem ao servio regular e continuadamente e nas
horas que estejam designadas, cfr. n. 10 do artigo 2 do Estatuto
Disciplinar dos Trabalhadores que exercem Funes Pblicas,
aprovado pela Lei n 58/2008 de 9/9, (aplicvel a todos os trabalhadores
que exercem funes pblicas, independentemente da modalidade de
constituio da relao jurdica de emprego pblico ao abrigo da qual
exercem as mesmas, com excepo daqueles que possuam Estatuto
Disciplinar Especial, cfr ns 1 e 3 do artigo 1), sendo a ausncia ao servio
uma situao ilegtima anmala ou excepcional, susceptvel de originar a
marcao de faltas injustificadas e, in extremis, de consubstanciar
infraco disciplinar por infraco aos aludidos deveres, at passvel de
pena de demisso/despedimento se verificados os pressupostos da alnea g)
do n 1 do artigo 18 do citado normativo legal.
Todavia, situaes existem em que as ausncias ao servio so legtimas,
justificadas por Lei, constituindo verdadeiras excepes regra da prestao
efectiva de servio, como sejam as motivadas por Frias, Faltas e
Licenas autorizadas/justificadas/concedidas pelo rgo competente e
segundo os procedimentos com os meios de prova legalmente previstos.

I - INTRODUO
5/63

Conceito de
frias e alguns
aspectos de
regime
II FRIAS

1 - Conceito de Frias e Alguns Aspectos de Regime
Consubstanciam as Frias um perodo de ausncia legitima do trabalhador
ao servio reconhecido como um direito irrenuncivel e imprescritvel deste
ao descanso para possibilitar a sua recuperao fisica e psiquica, bem como
para assegurar-lhe condies minimas de disponibilidade pessoal, de
integrao na vida familiar e de participao socio-cultural, o qual adquire-
se com a constituo da relao jurdica de emprego pblico, vence-se a 1
de Janeiro de cada ano (ressalvadas as excepes relativas ao regime de
frias no ano da contratao) e reporta-se, em regra, ao trabalho prestado no
ano civil anterior, sendo varivel em funo dos critrios da idade e do
tempo de servio. (artigos 171 a 174 do Regime do Contrato de
Trabalho em Funes Pblicas anexo Lei n 59/2008 de 11/9 e artigos
2 e 3 do DL 100/99 de 31/3, na redaco conferida pelo artigo 1 do DL
157/2001 de 11/5).
As Frias podem ser gozadas seguidamente ou em perodos interpolados,
em dias completos ou em meios-dias, os quais tambm podem ser seguidos
ou interpolados e, sendo certo que o seu gozo efectivo no pode ser
substitudo por qualquer compensao econmica ou outra, fora dos casos
legalmente previstos, ainda que com o acordo do prprio trabalhador (ns 2
e 3 do artigo 171 do Regime anexo Lei n 59/2008 de 11/9 e ns 5 e 8
do artigo 2 do DL 100/99 de 31/3, na redaco conferida pelo artigo 1
do DL 157/2001 de 11/5), deve o mesmo obedecer a algumas regras
previstas na Lei com vista a salvaguardar o equilibrio entre este direito dos
trabalhadores ao merecido descanso e o funcionamento regular ou interesse
dos servios, desde logo em matria de marcao ou alterao dos perodos
de frias a gozar e de elaborao do Plano Anual/ Mapa de Frias.

II - FRIAS
6/63

Elaborao do
plano e mapa
de frias
2- Elaborao do Plano e Mapa de Frias
Tendo em conta as competncias da Seco de Pessoal. Contabilidade e
Economato (SPCE), previstas na alnea a) do n 3 do artigo 11 da Lei
Orgnica da IGAI, aprovada pelo DL 227/95 de 11.9, anualmente, tendo
em conta a necessidade de ser elaborado o Plano de Frias, dever ser
distribudo por esta Seco um impresso prprio (Modelo/Formulrio A),
destinado marcao de frias, o qual dever ser preenchido por todos os
trabalhadores at dia 3 de Abril de cada ano, a fim de permitir que o Mapa
de Frias seja elaborado, aprovado e homologado pelo dirigente com
competncia na matria at 15 de Abril (Modelo/Formulrio B), bem como
afixado nos locais de trabalho entre esta data e 31 de Outubro, tal como o
impe o n 7 do artigo 176 do Regime do Contrato de Trabalho em
Funes Pblicas, anexo Lei n 59/2008 de 11/9 e os ns 1 e 2 do artigo
13 do Regulamento Interno de Organizao e Disciplina do Trabalho
da IGAI. (embora em relao a trabalhadores em regime de nomeao a Lei
continue a possibilitar que o referido Mapa seja elaborado at 30 de Abril,
cfr. n 1 do artigo 6 do DL n 100/99 de 31/3)
Na falta de acordo entre os trabalhadores e entidade empregadora pblica,
competir ao dirigente competente fixar unilateralmente as Frias e a
elaborao do respectivo Mapa de Frias, marcando as mesmas dentro do
perodo que medeia entre 1 de Maio e 31 de Outubro, em relao aos
trabalhadores em RCTFP ou dentro do perodo que medeia entre 1 de Junho
e 30 de Setembro, em relao aos nomeados, a qual dever ser precedida da
audio prvia da Comisso de Trabalhadores ou, na sua falta, da Comisso
Sindical, intersindical ou delegados sindicais, bem como ter em conta tendo
em conta as preferncias legais, rateio dos meses mais pretendidos e
alternncia dos trabalhadores beneficiados ns 2 a 5 do artigo 176 do
Regime anexo Lei n 59/2008 de 11/9 e ns 5 a 9 do artigo 5 do DL
100/99 de 31/3.
S no caso de estas estruturas representativas emitirem parecer favorvel ou
existir disposio diversa de instrumento de regulamentao colectiva de
trabalho que o permita, poder a entidade empregadora marcar o perodo de
7/63
frias fora do perodo de referncia estabelecido no n 2 do supra referido
artigo 176, cfr. n 3 da mesma disposio e diploma legal..
E, salvo nos casos legalmente previstos, o Mapa de Frias s poder ser
alterado posteriormente por acordo entre o servio e os interessados.
A elaborao do Plano/Mapa de Frias dever, deste modo, obedecer s
seguintes etapas:
Levantamento, pela SPCE, dos dias de frias a que cada
trabalhador tem direito nesse ano;
Distribuio, pela SPCE, de impressos do Plano de Frias
(Formulrio A) por todos os trabalhadores at 15 de Maro;
Preenchimento e devoluo dos impressos SPCE at dia 3 de
Abril;
Elaborao do Plano e Mapa de Frias (Formulrio B) e envio, at
dia 5 de Abril, ao dirigente com competncia na matria, para
aprovao;
Homologao pelo dirigente mximo at dia 15 de Abril;
Aps a homologao, afixao do Mapa de Frias no dia 15 de
Abril e divulgao no Portal da Intranet e manuteno do mesmo
nos locais de trabalho at dia 31 de Outubro;
Na falta de acordo entre a entidade empregadora pblica e os trabalhadores
relativamente marcao dos perodos de frias, dever:
Proceder-se audio prvia Comisso de Trabalhadores ou, na
sua falta, da Comisso Sindical, intersindical ou delegados
sindicais;
Ser o Mapa de Frias elaborado/aprovado pela entidade
empregadora at 15 de Abril;
Ser afixado o Mapa de Frias no dia 15 de Abril e mantido o
mesmo nos locais de trabalho at dia 31 de Outubro, bem como
duvulgado no Portal da Intranet da IGAI.
8/63

Quadro
sinptico das
fases de
elaborao do
plano e mapa
de frias
QUADRO SINPTICO DAS FASES DE ELABORAO DO PLANO
E DO MAPA DE FRIAS

Fases
Enquadramento
Legal
Calendarizao Intervenientes
Preparao e
Recolha de
Dados
Artigo 176 do Regime
anexo Lei n 59/2008
de 11/9 e n 1 do artigo
11 do Regulamento
Interno da IGAI
At 3 de Abril SPCE
Elaborao do
Plano / Mapa de
Frias
Artigo 176 do Regime
anexo Lei n 59/2008
de 11/9
At 5 de Abril SPCE
Aprovao /
Homologao (se
houver acordo)

Audio Prvia
(se no for
possvel o
acordo)
Artigo 176, n 2 do
Regime anexo Lei n
59/2008 de 11/9 e n 5 do
artigo 5 do DL 100/99
de 31/3
At 15 de Abril

At 10 de Abril
Dirigente
Competente /
Dirigente Mximo
Comisso de
Trabalhadores;
Comisso Sindical,
Intersindical ou
Delegados Sindicais
/Elaborao do
Mapa pelo Frias
pelo dirigente
competente
Artigo 176, n 7 do
Regime anexo Lei n
59/2008 de 11/9
At 15 de Abril
Dirigente
competente /
Dirigente mximo
Publicitao /
Afixao
Artigo 176, n 7 do
Regime anexo Lei n
59/2008 de 11/9
De 15 de Abril at
31 de Outubro
SPCE

9/63

Marcao /
Alterao /
Acumulao /
Suspenso e
Interrupo de
frias
3 - Marcao /Alterao /Acumulao /Suspenso /Interrupo De
Frias
Se o trabalhador desejar gozar as frias que constam do Mapa de Frias,
devidamente homologado, no tem que pedir autorizao para o efeito, a
no ser que pretenda alterar (por acordo ou por convenincia de servio),
interromper (v.g. por motivo de paternidade, maternidade ou adopo) ou
suspender (v.g. por doena) as mesmas, bem como quando deixar de estar
na situao de faltas por doena, em comisso de servio ou quando tenha
cessado o impedimento temporrio e pretender gozar, subsequentemente, as
suas frias, casos em que dever preencher requerimento adequado/impresso
prprio para comunicar tais factos (Formulrio C), o qual dever ser
enviado SPCE com a antecedncia mnima de 1 dia, acompanhado dos
meios de prova legalmente exigveis para cada situao, indicando
novamente os perodos de frias a gozar e respectivas alteraes
relativamente ao Mapa de Frias aprovado - cfr. n 1 do artigo 176, artigo
177 e 178do Regime anexo Lei n 59/2008 de 11/9, n 2 do artigo 6.,
10 a 12 do DL n 100/99 de 31/3 e n os 1 a 5 do artigo 13 do
Regulamento Interno de Organizao e Disciplina do Trabalho da
IGAI.
E compete SPCE, tendo em conta as suas competncias previstas na Lei
Orgnica da IGAI (alnea a) do n 3 do artigo 11 do DL 227//95 de 11/9),
prestar a informao necessria em funo do enquadramento legal
aplicvel ao trabalhador em causa, no mais curto espao de tempo possvel,
bem como remeter para deciso superior o Formulrio/Impresso ao
Dirigente competente para autorizar o gozo/acumulao das Frias dos
trabalhadores, bem como para aprovar o Plano anual/homologar o Mapa de
Frias (tendo em conta as competncia prprias e os Despachos de
delegao/subdelegao de competncias em vigor, cfr n 2 do artigo 6 e
alnea d) do n 1 do artigo 7, alnea d) e e) do artigo 8, artigo 9 e
pargrafo 4 do Anexo II) da Lei n 2/2004 de 15/1, alterada e
republicada pela Lei 51/2005 de 30/8, artigos 35 e 36 do CPA, e ponto
1.2 do Despacho (extracto) n 9921/2009 proferido pelo Inspector-Geral
em 3/4/2009, publicado no DR, 2 srie, n 72, de 14/4)), a qual dever ser
proferida mediante Despacho a exarar no mesmo.
10/63
Finalmente, compete SPCE acompanhar a execuo do Plano de Frias
aprovado e actualizar os Mapas de Frias, na sequncia dos pedidos de
alterao das frias formulados pelos trabalhadores e remeter os mesmos,
devidamente actualizados Direco e Chefias.

11/63

Formulrios /
Minutas /
Impressos

Plano de
Frias
4 - Formulrios/Minutas/Impressos
a) Plano de Frias

PLANO DE FRIAS

ANO (V)
Nome: ___________________________________________________ (v)
Categoria: _______________________________N:___________ (v)

(a preencher obrigatoriamente pelos Servios:)
N de dias de frias correspondente ao ano de ______ (v)
N de dias de frias correspondente ao ano de _____ (v)
N de dias de frias que transitaram do ano de _____ (v)
N de dias de frias que transitaram do ano de _____ (v)
Perodo complementar _____ (v) (1)
N de faltas por conta do perodo de frias ou de faltas com perda de
remunerao a descontar nas frias por opo do trabalhador
(v) (2)
N de dias de frias j gozadas em ______ (v)
N de dias de frias normais a gozar ______ (v) (3)
Acrscimo de dias de frias por anos de servio ______ (v) (4)
Acrscimo de dias de frias por desempenho ______ (v) (5)
N total de dias de frias a gozar ______ (v)

12/63

Formulrios /
Minutas /
Impressos

(a preencher obrigatoriamente pelo Trabalhador:)

MARCAO DE FRIAS (6)
(V)

PERODOS: N DE DIAS

De______ a _______ ______
De______ a _______ ______
De______ a _______ ______
De______ a _______ ______
De______ a _______ ______

TOTAL: ______

CONTACTO EM PERODO DE FRIAS (7):____________________
JUSTIFICAO (7.1):________________________________________

(a preencher eventualmente pelo Trabalhador:)

DIREITO DE OPO (8)
(V)
Declaro pretender substituir o acrscimo do perodo de frias por desempenho Excelente
pela correspondente remunerao.

Declaro pretender substituir o acrscimo do perodo de frias por desempenho Relevante
pela correspondente remunerao


RENNCIA PARCIAL AO DIREITO A FRIAS (9)
(V)

Declaro renunciar parcialmente ao meu direito a ______ dias de frias.

JUSTIFICAO:___________________________________________________

Data:______/_______/______
Assinatura:____________________________________________________

13/63

Formulrios /
Minutas /
Impressos


INFORMAO DOS SERVIOS
(V)
_________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________

Data:_____/_____/_____ Ass.___________________________________

(a preencher obrigatoriamente pelo Dirigente competente:)

DESPACHO
AUTORIZO/NO AUTORIZO (V)
FUNDAMENTAO:______________________________________________________
_________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________
Data:_____/_____/_____ Ass.____________________________________

(V) Preenchimento electrnico.
(1) Artigo 7, ns 1, 2 e 5 do DL 100/99 de 31/3, na redaco conferida pela Lei n 117/99
de 11/8
(2) Artigo 188, n 1 e 193, n 2 do Regime anexo Lei n 59/2008 de 11/9 e artigo 66 n
1 do DL 100/99 de 31/3.
(3) Artigo 173, ns 1 e 2 do Regime anexo Lei n 59/2008 de 11/9 e artigo 2, ns 1 e 2 do
DL n 100/99 de 31/3, na redaco conferida pelo artigo 1 do DL 157/2001 de 11/5.
(4) Artigo 173, n 3 do Regime anexo Lei n 59/2008 de 11/9 e artigo 2, n 3 do DL n
100/99 de 31/3, na redaco conferida pelo artigo 1 do DL 157/2001 de 11/5.
(5) Artigo 173, n 4 do Regime anexo Lei n 59/2008 de 11/9 e artigo 52, ns 4 e 5 da
Lei n 66-B/2007 de 28/12.
(6) Artigo 176, n 1 do Regime anexo Lei n 59/2008 de 11/9.
(7) Artigo 183, n 1 do Regime anexo Lei n 59/2008 de 11/9 e artigo 17 do DL 100/99
de 31/3.
(7.1) Em caso de impossibilidade de facultar o contacto, a qual deve ser fundamentada.
Artigo 13, n 5 do Regulamento Interno de Organizao e Disciplina do Trabalho da IGAI.
(8) Artigo 52, ns 4 e 5 da Lei n 66-B/2007 de 28/12.
(9) Artigo 171, n 3 e 173, n 6 do Regime anexo Lei n 59/2008 de 11/9 e artigo 2, n 8
do DL 100/99 de 31/3, na redaco conferida pelo artigo 1 do DL157/2001 de 11/5

14/63
M
a
p
a

d
e

f
r
i
a
s

b) Mapa de Frias
2010
Identificao Dias
Frias
Jan Fev Mar Abr Mai Jun Jul Ago Set Out Nov Dez Marcados OBS.
DIRECO

SIF

NAT

AT

INF

SPCE

SPEG

SECRETRIA

AUXILIARES

TELEFONISTA

MOTORISTAS

APROVADO/HOMOLOGADO POR DESPACHO DE________________PROFERIDO EM_____/_____/_____

15/63

Marcao /
Alterao /
Acumulao /
Suspenso e
Interrupo de
frias

Marcao de
frias
c)Marcao /Alterao /Acumulao /Suspenso /Interrupo de
Frias:

FRIAS
ANO (v)
Nome: ________________________________________________ (v)
Categoria: ______________________________N. ____________ (v)

(v)
Vem, relativamente s suas FRIAS; comunicar/solicitar/justificar/requerer o abaixo
assinalado: (v)

(a preencher pelo Trabalhador:)

MARCAO DE FRIAS (1)
V)

PERODOS: N DE DIAS

De______ a _______ (_____)
De______ a _______ (_____)
De______ a _______ (_____)
De______ a _______ (_____)
De______ a _______

TOTAL: (____)

1/2-DIAS: N DE 1/2/DIAS

Dia _____ das _____s _____ horas (_____)
Dia _____ das _____s _____ horas (_____)
Dia______das _____s _____ horas (_____)
Dia _____ das _____s _____ horas (_____)

TOTAL: (____)
OBS:_________________________________________________________
CONTACTO EM PERODO DE FRIAS (2):______________________
JUSTIFICAO______________________________________________:

16/63

Alterao de
frias

Acumulao
de frias

ALTERAO DE FRIAS (3)
(V)

De__________a _________para o perodo de________ a _________ (__) dias

POR MOTIVO DE:
* Exigncia imperiosa de funcionamento do rgo ou servio (____)
* Impedimento temporrio por facto no imputvel ao trabalhador (____)
* Cessao da situao de faltas por doena (____)
* Aps o termo de licena sem vencimento de longa durao (____)
* Aps o termo de licena sem vencimento por 1 ano (____)
* Incio de gozo de licena sem vencimento de longa durao (____)
* Incio de gozo de licena sem vencimento por 1 ano (____)
* Necessidades escolares/Estatuto de Trabalhador-Estudante (____)

CONTACTO EM FRIAS:__________________________________________
JUSTIFICAO:__________________________________________________


ACUMULAO DE FRIAS (4)
(V)
Solicita autorizao para:
Acumular (__) dias de frias do ano de (____) com as frias do ano seguinte.
Acumular (__) dias ou de metade do perodo de frias vencido no ano anterior com o
vencido no inicio deste ano.
Gozar (__) dias de frias no primeiro trimestre, no perodo de________ a ________

Por motivo de:
Convenincia de Servio. (5)
Acordo entre Trabalhador e a Administrao. (5)
Para gozo de frias com familiares residentes no estrangeiro (5)

Em virtude de: ___________________________________________________________
________________________________________________________________________
________________________________________________________________________
17/63

Incio /
Suspenso /
Interrupo de
frias

Exerccio de
outra
actividade em
frias

INCIO/SUSPENSO/INTERRUPO DE FRIAS (6)
(V)
Comunicao de:
(____) Incio do gozo de frias.
(____) Incio do gozo de frias, aps cessao da comisso de servio ou mobilidade
(____) Doena em perodo de frias, por (___) dias.
(____) Assistncia a familiares doentes
(____) Maternidade
(____) Paternidade
(____) Adopo
(____) Licena por situao de risco clnico durante a gravidez, por interrupo da
gravidez
(____) Licena parental

Junta os seguintes documentos:
(____) Declarao emitida por Estabelecimento Hospitalar;
(____) Declarao emitida pelo Centro de Sade;
(____) Atestado Mdico.
(____) Documento comprovativo de que no gozou a totalidade ou parte das frias
(____) Outro

Obs: __________________________________________________________________


EXERCCIO DE OUTRA ACTIVIDADE EM FRIAS (7)
(v)

(___) Solicita autorizao para exercer, durante as Frias, a actividade remunerada
de_____________________________________________________________________

Junta os seguintes documentos_____________________________________________

Obs:____________________________________________________________________
________________________________________________________________________
________________________________________________________________________

Data:______/________/_______
Assinatura:_____________________________________________________________

18/63

(v)
_________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________

Data:_____/_____/_____ Ass._________________________________


DESPACHO
(v)
AUTORIZO/NO AUTORIZO (8)
DEFERIDO/INDEFERIDO (8)
FUNDAMENTAO:______________________________________________________
_________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________

Data:_____/_____/_____ Ass._________________________________

(V) Preenchimento electrnico.
(1) Se pretender gozar frias at 30 de Abril. Artigo 176, n 1 do Regime anexo Lei n
59/2008 de 11/9 e artigo 5 do DL n 100/99 de 31/3.
(2) Artigo 183, do Regime anexo Lei n 59/2008 de 11/9 e artigo 17 do DL 100/99 de
31/3. A preencher se no tiver j sido indicado j ou em caso de alterao do contacto
fornecido no Plano de Frias.
(3) Artigo 177 do Regime anexo Lei n 59/2008 de 11/9 e artigo 11 do DL 100/99 de
31/3
(4) Artigo 175, ns 1, 2 e 3 do Regime anexo Lei n 59/2008 de 11/9 e artigo 9, ns 1, 2 e
3 do DL n 100/99 de 31/3
(5) Artigo 175 ns 2 e 3 do Regime anexo Lei n 59/2008 de 11/9 e artigo 9, ns 1, e 2
do DL n 100/99 de 31/3
(6) Artigo 178 do Regime anexo Lei n 59/2008 de 11/9 e artigo 10 e 13 do DL n
100/99 de 31/3.
(7) Artigo 182 n 1 do Regime anexo Lei n 59/2008 de 11/9.
(8) Assinalar o que interessa.

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Conceito de
faltas e alguns
aspectos do
regime

III FALTAS

1 - Conceito de Falta e Alguns Aspectos do Regime
As Faltas so ausncias ao servio no local de trabalho normal ou no local
onde por fora das suas funes devia deslocar-se, durante a totalidade ou
parte do perodo em que o trabalhador devia desempenhar a actividade a que
est adstrito, as quais podem ser consideradas justificadas se forem
legitimadas por Lei (caso em que a autorizao se considera partida
concedida por fora de verificao efectiva dos factos ou eventos
subjacentes s faltas) ou por uma autorizao superior, normalmente
concedida em data posterior da ocorrmcia que a motivou, previstas na Lei
Geral ou em Leis Especiais como tal; ou injustificadas, se no carem no
mbito de previso das Faltas justificadas ou no forem comunicadas e
justificadas nos termos da Lei, constituindo violao do dever de
assidudade (n 1 do artigo 184, ns 1 e 4 do artigo 185 e n 1 do artigo
192 do Regime anexo Lei n 59/2008 de 1/9 e n 1 do artigo 18, artigo
20 e alneas a) e b) do n 1 r n 2 do artigo 71 do DL 100/99 de 31/3).
As faltas podem ser dadas por dias inteiros ou meio-dias, em algumas
situaes previstas na Lei (n 2 do artigo 184 e n 1 do artigo 188 do
Regime, n 1 do artigo 66do DL 100/99 de 31/3).
No obstante, no que a faltas justificadas concerne, na maioria dos casos
bastar a verificao efectiva do evento legalmente previsto e que determinou
a ausncia do trabalhador ao servio, para que a autorizao superior deva
considerar-se priori concedida, a Lei no deixou, ainda assim, de impor
algumas regras de conduta e procedimentais, aos trabalhadores e aos
servios competentes em matria de pessoal (aos quais incumbe o controlo
da assiduidade, processamento de remuneraes, etc, tendo em conta os seus
efeitos legais), bem como de estabelecer prazos e formalidades para
comunicao/justificao das faltas, os quais tambm so variveis em
funo da tipologia das mesmas e, por vezes, tambm, em funo da
modalidade de relao jurdica de emprego pblico detida pelo trabalhador
III FALTAS
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Conceito de
faltas e alguns
aspectos do
regime
(v.g. n 2 do artigo 22 do DL 100/99 de 31/3 e alnea a) do n 1 do artigo
185 e n 1 do artigo 189 do Regime anexo Lei n 59/2008 de 11/9).
Nesta conformidade, regra geral, impende sobre o trabalhador em RCTFP o
dever de comunicar entidade empregadora pblica as faltas, mesmo as que
por Lei se devam considerar como justificadas por mera ocorrncia das
situaes tpicas nela previstas, com a antecedncia de 5 dias no caso de
faltas previsveis ou logo que possvel, nas situaes imprevisveis,
comunicao que dever ser reiterada em relao a todas as faltas
subsequentes s nela descritas (ns 1, 2 e 3 do artigo 189 do Regime
anexo lei n 59/2008 de 11/9 e ns 7 e 8 do artigo 13 do Regulamento
Interno de Organizao e da Disciplina do Trabalho da IGAI).
Isto, sem prejuzo de, em relao a certos tipos de faltas justificadas, o
legislador ter imposto em Leis Especiais a observncia de outros prazos para
a sua comunicao, mais curtos ou mais alargados, consoante o
circunstancialismo ou causa subjacente s mesmas, regra geral contados nos
termos do artigo 72 do CPA.
E, tambm impende sobre o trabalhador comunicar/justificar as faltas nos
termos previstos na Lei, pela forma e meios de prova ou documentos que a
mesma estabelece, que so variveis em funo da tipologia das faltas (v.g.
n 2 do artigo 190 do Regime anexo Lei n 58/2009 de 11/9 e artigo
30 a 32 do DL 100/99 de 31/3, na redaco conferida pelo artigo 1 do
DL 181/2007 de 9/5), bem como dar cumprimento s exigncias de prova
que sejam determinadas pela entidade empregadiora pblica, no prazo de 15
dias, na sequncia da comunicao das faltas, uma vez que est legalmente
prevista a possibilidade de a mesma exigir ao trabalhador, ao abrigo das
diposies legais genricas contidas no n 1 do artigo 190 do Regime e no
n 2 do artigo 21 do DL 100/99 de 31/3, a prova dos factos invocados para
a justificao, a qual at pode variar de acordo com os tipos de faltas em
causa (v.g. n 4 do artigo 128 do Regulamento anexos Lei n 58/2009
de 11/9).
Por outro lado, outras situaes de ausncia legtima ao servio esto
previstas na Lei Geral e em legislao especfica, que deve ser invocada
21/63

Conceito de
faltas e alguns
aspectos do
regime
pelos interessados junto dos respectivos servios para efeitos de justificao
das suas faltas, tais que as Dispensas e Crditos de Horas e Descansos
Compensatrios, que consubstanciam dispensas de exerccio efectivo de
funes ou, no caso dos Crditos de horas, verdadeiras exoneraes de
cumprimento, por parte dos trabalhadores, da sua prestao laboral, por
perodos normalmente limitados, quando os mesmos sejam membros de
rgos de estruturas de representao colectiva, Associaes Sindicais,
Instituies de Solidariedade Social, beneficiem do Estatuto de Trabalhador
Estudante, etc., com modalidades de gozo, formalidades e prazos
especficos para a sua concesso (v.g.., artigo 45 a 48 e 58 a 60 do Lei
n 7/2009 de 12/2, artigos 48, 49, 50, 53, n 2, 163 ns 2 e 3, 164 ns 1
e 2, 213 n 2, 264, 338 e 339 do Regime anexo Lei n 59/2008 de
11/9; artigos 86, ns 4 e 5, 89, 90, ns 2 e 3, 241e 250, n 6 do
Regulamento anexo mesma Lei; artigo 13 do DL 48359 de 27/4/1968).
Deste modo dever o trabalhador, que tenha faltado ou pretenda faltar ao
servio, comunicar ou justificar a respectiva ausncia, no prazo e
observando as formalidades e procedimentos previstos na Lei Geral, em
Leis Especiais e nos n 7 e 8 do artigo 13 do Regulameno Interno de
Organizao e Disciplina do Trabalho da IGAI, para a comunicao ou
justificao das mesmas, prenchendo o Formulrio/minuta adequado
(Modelo/FormulrioA- B) e juntando os documentos/meios de prova
legalmente exigveis ou os que venham a ser solicitados pelo dirigente
competente da entidade empregadora pblica ao abrigo do diposto no n 1
do artigo 190 do Regime e do n 2 do artigo 21 do DL 100/99 de 31/3.
prestar a informao necessria em funo do enquadramento legal
aplicvel ao trabalhador em causa por fora da modalidade de relao
jurdica de emprego pblico que o mesmo detem, no mais curto espao de
tempo possvel, bem como remeter para deciso superior o
Formulrio/Impresso ao Dirigente competente para justificar/injustificar as
Faltas dos trabalhadores, tendo em conta as competncia prprias e os
Despachos de delegao/subdelegao de competncias em vigor (n 2 do
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Conceito de
faltas e alguns
aspectos do
regime
artigo 6 e alnea d) do n 1 do artigo 7, alnea d) e e) do artigo 8,
artigo 9 e pargrafo 2 do Anexo II) da Lei n 2/2004 de de 15/1,
alterada e republicada pela Lei 51/2005 de 30/8, artigos 35 e 36 do
CPA, e ponto 1.2 do Despacho n 4739/2009 proferido pelo Sr.
Inspector-Geral em 29/1/2009, publicado no DR, 2 srie, n 27, de 9/2)),
a qual dever ser proferida mediante Despacho a exarar no mesmo.
Finalmente, compete SPCE, nesta sede, a recepo de Certificados de
Incapacidade temporria/Atestados Mdicos, aferir a sua regularidade, bem
como de outros meios de prova e documentos para efeitos de justificao
das Faltas, designadamente, por doena, se so susceptveisde provar o
carcter inadivel/imprescindvel da assistncia e relao de parentesco,
bem como que outros membros do agregado familiar no faltaram pelo
mesmo motivo ou esto impossibilitados de prestar assistncia; e ainda
registar e controlar os dias de assistncia conferidos por Lei, prestar
informao relativamente reduo de remuneraes e recuperao de
vencimento de exerccio, reportar superiormente impedimentos temporrios
no imputveis aos trabalhadores que se prolonguem por mais de 1 ms,
para efeitos de suspenso dos contratos e preparar a informao necessria
para processamento de suspenso de remuneraes e atribuo dos
subsdios a que houver lugar, nos termos da Lei.

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2 - Tipologia das Faltas/ Procedimentos de Justificao
QUADRO SINPTICO

TIPOS DE FALTAS PROCEDIMENTOS/ PRAZOS MEIOS DE PROVA/ DOCUMENTOS
Faltas por acidente de trabalho, bem como para
a realizao de exames com vista qualificao
do acidente, para tratamentos, manuteno,
reparao e substituio de prteses e ortteses,
as ocorridas at qualificao do acidente ou
entre o requerimento e o reconhecimento da
recidiva, agravamento ou recada e ainda por
comparncia a actos judiciais n 1, 5 e 6 do
artigo 19 do DL 503/99 de 20/11; alnea i) do
n 1 do artigo 21 do DL 100/99 de 31/3 (1)
So justificadas no prazo de 5 dias teis a contar do 1 dia de
ausncia ou da cessao do impedimento - ns 2 e 3 do artigo
19 do DL 503/99 de 21/11 (1)
Declarao emitida pelo mdico ou pelo Estabelecimento de Sade que
prestou os primeiros socorros. Caso as faltas sejam superiores a 3 dias,
devem ser justificadas relativamente aos dias subsequentes ou sua
totalidade mediante Boletim de Acompanhamento Mdico -alneas a) e b)
do n 2 do artigo 19 e artigo 12 do DL 503/99 de 20/11. Comprovativo
do impedimento, nos termos do n 3 do artigo 19 do DL 503/99 de 21/11.
Comprovativo da comparncia em acto judicial nos termos do n 6 do
artigo 19 do DL 503/99 de 21/11. (1)
Faltas por doena profissional, bem como para
a realizao de exames com vista qualificao
do acidente, para tratamentos e as ocorridas at
data da alta pelo mdico assistente ou pela
Junta Mdica ou entre o requerimento e o
reconhecimento da recidiva, agravamento ou
recada e ainda as faltas no consecutivas com
origem em doena profissional devidamente
participada - artigo 30, ns 1, 4 e 6 do DL
503/99 de 20/11;alnea i) do n 1 do artigo 21
do DL 100/99 de 31/3 (1)
So justificadas no prazo de 5 dias teis a contar do 1 dia de
ausncia -ns 3 e 6 do artigo 19 e n 2 do artigo 30 do DL
503/99 de 21/11 (1)
Cpia da Participao do mdico ao Centro Nacional de Proteco contra
os riscos profissionais ou, at sua apresentao, declarao ou atestado
mdico com diagnstico presuntivo, nos termos do n 2 do artigo 30 do
DL 503/99 de 21/11. As faltas subsequentes so justificadas mediante a
apresentao do Boletim de Acompanhamento Mdico, cfr. n 3 do artigo
30 e 12 do DL 503/99 de 21/11. .Atestado mdico no caso das faltas no
consecutivas, cfr. n 6 do artigo 30 do DL 503/99 de 21/11.Comprovativo
da realizao dos exames ou tratamentos, cfr. n 4 do artigo 30 do DL
503/99 de 21/1 (1)

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Faltas por casamento alnea a) do n 2 do
artigo 185 do Regime e alnea a) do n 1 do
artigo 21 e 22 do DL 100/99 de 31/3 (1)
So comunicadas com a antecedncia mnima de 5 dias, para
os trabalhadores em regime de contrato em funes pblicas
por tempo indeterminado (n 1 do artigo 189 do Regime) (3)
ou de 15 dias relativamente data em que pretendam iniciar
o perodo de faltas, para os trabalhadores nomeados -n 2 do
artigo 22 do DL 100/99 de 31/3) (2.2)
A entidade empregadora pode exigir meio de prova dos factos invocados
pelo trabalhador para a justificao, cfr. n 1 do artigo 190 do Regime
anexo Lei n 59/2008 de 11/9 e n 2 do artigo 21 do DL 100/99 de 31/3.
(1)
Faltas por falecimento do cnjuge, de pessoa
com quem vive em unio de facto ou em
economia comum, de parentes ou afins - alnea
b) do n 2 do artigo 185 e 187do Regime e
alnea f) do n 1 do artigo 21 e 27 do DL
100/99 de 31/3 (1)
So comunicadas entidade empregadora logo que possvel -
n 2 do artigo 189 do Regime (3). So participadas no
prprio dia de falta ou, excepcionalmente, no dia seguinte,
por escrito n. 2 do art. 28. do DL 100/99 de 31/3 (2.2)
anexo Lei n 59/2008 de 11/9 e n 2 do artigo 21 do DL 100/99 de 31/3
(1)
Faltas motivadas pela prestao de provas em
Estabelecimentos de Ensino /Estatuto de
Trabalhador Estudante - artigo 54 e alnea c)
do n 2 do artigo 185 do Regime, artigo 91 do
Regulamento, alnea o) do n 1 do artigo 21 e
59 do DL 100/99 de 31/3 (1.1)
So comunicadas com a antecedncia mnima de 5 dias, para
por tempo indeterminado (n 1 do artigo 189 do Regime).
(3)
No caso dos trabalhadores nomeados no matriculados em
Estabelecimentos de Ensino, devem indicar por cada
disciplina os dias pretendidos, sempre que possvel, com a
antecedncia mnima de 2 dias teis - alnea a) do n 2 do
artigo 59 do DL 100/99 de 31/3
pelo trabalhador para a justificao, nomeadamente, da condio de
estudante, do horrio escolar, cfr. n 1 do artigo 190 do Regime e n 1 do
artigo 88 do Regulamento anexos Lei n 59/2008 de 11/9, n 2 do artigo
21 do DL 100/99 de 31/3 (1.1)
No caso dos trabalhadores no matriculados em Estabelecimentos de
Ensino, devem comprovar que os dias solicitados foram para prestao de
provas foram utilizados para esse fim alnea b) do n 2 do artigo 59 do
DL 100/99 de 31/3 (2.2)

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Faltas motivadas por impossibilidade de prestar
trabalho por facto no imputvel ao trabalhador,
nomeadamente, por doena, acidente ou
cumprimento de obrigaes legais - alnea d)
do n 2 do artigo 185 do Regime, alneas g), r)
e x) do n 1 do artigo 21, 29,49,63 e 70 do
DL 100/99 de 31/3
So comunicadas com a antecedncia mnima de 5 dias, no
caso de faltas previsveis ou logo que possvel, quando
imprevisveis (ns 1 e 2 do artigo 189 do Regime) (3); ou de
5 dias teis aps o primeiro dia de ausncia por motivo de
doena, cfr -n 1 do artigo 30 do DL 100/99 de 31/3, na
redaco conferida pelo DL 181/2007 de 9/5. (2.2), (2.3)
Exige-se ainda ao trabalhador, em caso de impedimento de
comparecer ao servio por motivo de doena que comunique
o local onde se encontra n 1 do artigo 30 do DL 100/99 de
31/3, na redaco coneferida pelo DL 181/2007 de 9/5 (2.2),
(2.3)
O documento comprovativo da doena tambm pode ser
remetido, por via electrnica, ao servio onde o trabalhador
exerce funes pelo Estabelecimento Hospitalar/Centro de
Sade/ e demais entidades competentes para a emisso de
Certificados de Incapacidade Temporria para o trabalho n
7 do artigo 30 do DL 100/99 de 31/3, na redaco conferida
pelo DL 181/2007 de 9/5 (2.2), (2.3)
Caso o trabalhador adoea no estrangeiro deve comunicar,
por si ou por interposta pessoa no prazo de 7 dias teis,
contado nos termos do artigo 72 do CPA, devendo o
comprovativo ser enviado ao servio no prazo de 20 dias
teis - ns 1 e 2 do artigo 32 do DL 100/99 de 31/3 (2.2),
(2.3)
anexo Lei n 59/2008 de 11/9. Em caso de faltas por doena a prova deve
ser feita por Declarao do Estabelecimento Hospitalar, do Centro de
Sade ou por Atestado Mdico pelos trabalhadores em regime de contrato
em funes pblicas - n 2 do artigo 190 do Regime (3); Em caso de faltas
por doena, quando se trate de trabalhadores nomeados, a mesma deve ser
comprovada por Declarao do Estabelecimento Hospitalar, do Centro de
Sade (incluindo instituies destinadas preveno ou reabilitao de
toxicodependentes ou alcolicos integrados no SNS) ou por Atestado
Mdico, emitido por mdico privativo dos servios, por mdico se outros
Estabelecimentos Pblicos de Sade, bem como por mdicos ao abrigo de
acordos com qualquer Subsistema de Sade da AP no mbito da
especialidade mdica objecto do acordo - ns 2 e 3 do artigo 30 e 31 do
DL 100/99 de 31/3, na redaco conferido pelo DL 181/2007 de 9/5 e
artigo 1 da Portaria n 666-A/2007 de 1/6.Em caso de doena prolongada,
o Certificado de Incapacidade temporria dever conter tambm a meno
de que o trabalhador sofre de uma das doenas prolongadas constantes ddo
Despacho ConjuntoMF/MSn-A- 179/89-XI, publicado no DR, 2 srie, de
22/9 (2.2), (2.3).
Documento comprovativo da doena ocorrida no estrangeiro visado pela
autoridade competente da misso diplomtica ou consular da rea onde o
trabalhador se encontra n 2 do artigo 32 do DL 100/99 de 31/3 (2.2),
(2.3).

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Faltas motivadas por assistncia inadivel e
imprescindvel a membro do agregado familiar
- alnea e) do n 2 do artigo 185 do Regime,
artigos 85 e 128 do Regulamento, alnea m)
do n 1 do artigo 21 e 54 do DL 100/99 de
31/3 , alneas j) e l) do n 1 do artigo 35,
artigos 49 e 50 da Lei n 7/2009 de 12/2 (1),
(4)
So comunicadas com a antecedncia mnima de 5 dias (no
caso de faltas previsveis) ou logo que possvel (quando
imprevisveis), para os trabalhadores em regime de contrato
em funes pblicas por tempo indeterminado (ns 1 e 2 do
artigo 189 do Regime). (1), (4)

No caso de faltas para assistncia a netos que consigo vivam
em comunho de mesa e habitao e sejam filhos de
adolescentes de idade inferior a 16 anos, o trabalhador
informa a entidade empregadora com a antecedncia de 5
dias n 4 do artigo 50 da Lei n 7/2009 de 12/2 (1), (4)

No caso de faltas em substituio dos progenitores para
prestar assistncia inadivel e imprescindvel, em caso de
doena ou acidente, a neto menor, deficiente ou portador de
doena crnica, o trabalhador deve informar a entidade
empregadora, com a antecedncia de 5 dias ou logo que
possvel - n 6 do artigo 50 da Lei n 7/2009 de 12/2 (1), (4)

A entidade empregadora pblica pode exigir ao trabalhadores prova do
carcter inadivel e imprescindvel da assistncia, declarao de que os
outros membros do agregado, caso exeram actividade profissional, no
faltaram pelo mesmo motivo ou esto impossibilitados de prestar
assistncia e declarao comprovativa de hospitalizao, se for o caso,
emitida por Estabelecimento hospitalar n 1 do artigo 190 do Regime e
alneas a) e b) do n 4 do artigo 85 e alneas a) e b) do n 4 do artigo 128
do Regulamento e alneas a) a c) do n 5 do artigo 49 da Lei n 7/2009 de
12/2. (1), (4)
O trabalhador que necessite faltar para assistncia a neto deve entregar
declarao que mencione que o neto vive consigo em comunho de mesa e
habitao, que o neto filho de adolescente com idade inferior a 16 anos e
em como o seu cnjuge exerce actividade profissional ou se encontra
impossibilitado de cuidar do neto alneas a) a c) do n 4 do artigo 50 da
Lei 7/2009 de 12/2. (1), (4)
O trabalhador que necessita faltar em substituio dos progenitores deve
entregar declarao que mencione o carcter inadivel e imprescindvel da
assistncia, que os progenitores so trabalhadores e no faltam pelo
mesmo motivo ou esto impossibilitados de prestar assistncia, bem como
que nenhum outro familiar do mesmo grau falta pelo mesmo motivo--
alneas a) e b) do n 6 do artigo 50 da Lei n 7/2009 de 12/2 (1), (4)
Em caso de faltas para assistncia a filhos ou a netos, Declarao
comprovativa de inexistncia de impedimentoou inibio total do exerccio
do poder paternal n 2 do artigo 35 da Lei n 7/2009 de 12/2 (1), (4)

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Faltas motivadas pela necessidade de
tratamento ambulatrio, consultas
mdicas e exames complementares de
diagnstico do trabalhador, do seu
cnjuge ou equiparado, ascendentes,
descendentes, adoptandos, adoptados e
enteados, menores ou deficientes, em
regime de tratamento ambulatrio
alnea f) do n 2 e n 3 do artigo 185 do
Regime, alnea l) do n 1 do artigo 21 e
artigos 52 e 53 do DL 100/99 de 31/3
So comunicadas com a antecedncia mnima de 5 dias (no caso de
faltas previsveis) ou logo que possvel (quando imprevisveis),
para os trabalhadores em regime de contrato em funes pblicas
por tempo indeterminado (ns 1 e 2 do art. 189 do Regime) (3)

Caso estejam em causa faltas de trabalhador que, encontrando-se
ao servio, dele necessite ausentar-se em virtude de doena,
deficincia ou tratamento ambulatrio que no possa efectuar-se
fora do perodo normal de trabalho, tem que apresentar declarao
no prazo de 5 dias teis n 1 do art. 30 e n1 e 2 do art. 52 do
DL 100/99 de 31/3. (2.2), (2.3)
pelo trabalhador para a justificao, cfr. n 1 do art. 190 do Regime anexo
Lei n 59/2008 de 11/9 e n 2 do art. 21 do DL 100/99 de 31/3 (3), (2.2),
(2.3)
O trabalhador tem de apresentar declarao emitida por Estabelecimento
Hospitalar, ou Centro de Sade, ou Instituio de preveno ou reabilitao
de toxicodependentes ou alcolicos integrados no SNS, ou mdico privativo
dos servios ou de outros Estabelecimentos pblicos de Sade, ou por
mdico ao abrigo de acordo com qualquer subsistema de sade da AP, no
mbito da especialidade mdica objecto deste acordo, indicativa da
necessidade de ausncia ao servio para tratamento ambulatrio e dos
termos em que ir usufru-la - n 2 do art. 52 e n 1 do art. 53 do DL
100/99 de 31/3 (2.2), (2.3).
O trabalhador tem de apresentar um plano de tratamento ou, na sua falta, e
neste caso, por cada dia de ausncia para tratamento, bem como para ida a
consulta mdica ou realizao de exame complementar de diagnstico, um
documento comprovativo da sua presena no local de realizao do mesmo -
ns 3 e 5 do art. 52 e n 3 do 53 do DL 100/99 de 31/3.
Faltas motivadas por isolamento
profilctico alnea g) do n 2 do artigo
185 do Regime, alnea n) do n 1 do
artigo 21 e artigos 55 do DL 100/99 de
31/3
por tempo indeterminado (ns 1 e 2 do art. 189 do Regime).
Cabe Autoridade Sanitria da rea justificar estas faltas, no prazo
de 8 dias teis contado a partir da data da primeira falta dada pelo
trabalhador por este motivo n 2 do art. 55 do DL 100/99 de
31/3 (2.2).
pelo trabalhador para a justificao, cfr. n 1 do art. 190 do Regime anexo
Lei n 59/2008 de 11/9 e n. 2 do art. 21. do DL 100/99 de 31/3 (2.2), (3).
A Autoridade Sanitria deve remeter entidade empregadora Declarao
por esta emitida, contendo a meno do perodo de isolamento ou, nesta
impossibilidade, a marcao de novos exames e a determinao de um prazo
para a sua apresentao n 3 do artigo 55 e ns 1 e 2 do artigo 56 do DL
100/99 de 31/3 (2.2).
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Faltas por perodos no superiores a 4
horas e pelo perodo de tempo
necessrio, para deslocao escola de
filho menor alnea h) do n 2 do artigo
185 do Regime (3).
por tempo indeterminado (ns 1 e 2 do artigo 189 do Regime).
anexo Lei n 59/2008 de 11/9
Faltas dadas para doao de sangue e
socorrismo alnea i) do n 2 do artigo
185 do Regime, alnea q) do n 1 do
artigo 21 e artigos 61 e 62 do DL
100/99 de 31/3 (2.2), (3)
As faltas para doao de sangue esto sujeitas a prvia autorizao
da entidade empregadora e as faltas por socorrismo so justificadas
no prazo de 2 dias teis aps o regresso ao servio n 1 do artigo
61 e n 2 do artigo 62 do DL 10099 de 31/3
anexo Lei n 59/2008 de 11/9 e n 2 do artigo 21 do DL 100/99 de31/3

O trabalhador deve apresentar declarao da Associao Humanitria a que
pertena para justificar as faltas por socorrismo n 2 do artigo 62 do DL
100/99 de 31/3
Faltas motivadas para submisso a
mtodos de seleco em procedimento
concursal alnea j) do n 2 do artigo
185 do Regime, alnea s) do n 1 do
artigo 21 e artigo 65do DL 100/99 de
31/3 (2.2), (3)
(2.2), (3).
Faltas dadas por conta do perodo de
frias alnea l) do n 2 do artigo 185 e
188 do Regime, alnea t) do n 1 do
artigo 21 e artigo 66do DL 100/99 de
31/3 (2.2), (3)
Devem ser comunicadas com a antecedncia mnima de 24 horas
ou, se tal no for possvel, no prprio dia e esto sujeitas a
autorizao n 3 do artigo 188 do Regime e artigo 67 do DL
100/99 de 31\/3 (2.2), (3)
(2.2), (3).

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Faltas dadas pelos trabalhadores eleitos para
estruturas de representao colectiva, por
delegados sindicais, por membros de direco
de Associaes sindicais alnea m) do n 2 do
artigo 185, 293 e 339 do Regime e artigo
252 do Regulamento (6).
So comunicadas por escrito com 1 dia de antecedncia, com
referncia s datas e ao n de dias de que o trabalhador necessita
para o exerccio das suas funes ou, em caso de impossibilidade
de previso, nas quarenta e oito horas imediatas ao primeiro dia de
ausncia - n 2 o artigo 293 do Regime
A entidade empregadora pode exigir meio de prova dos factos
invocados pelo trabalhador para a justificao, cfr. n 1 do artigo
190 do Regime anexo Lei n 59/2008 de 11/9 e n 2 do artigo 21
do DL 100/99 de 31/3.
Faltas dadas por candidatos a eleies para
cargos pblicos durante o perodo de campanha
eleitoral alnea n) do n 2 do artigo 185 e
293 do Regime.
So comunicadas com a antecedncia mnima de 5 dias para os
trabalhadores em regime de contrato em funes pblicas por
tempo indeterminado (n do artigo 189 do Regime).
do DL 100/99 de 31/3.
Faltas dadas por bolseiros ou equiparados
alnea o) do n 2 do artigo 185 do Regime e
artigo 13 do DL 190/99 de 5/6 e alnea p) do n
2 do artigo 21 e 60 do DL 100/99 de 31/3
(2.2), (3)
do DL 100/99 de 31/3.
Ausncia por motivo de greve artigo 398 do
Regime e n 1 do artigo 19 do DL 100/99 de
31/3 (2.1)
No exigvel ao trabalhador - n 2 do artigo 19 do DL 100/99 de
31/3- desde que haja pr-aviso das entidades com competncia para
decidir do recurso greve entidade empregadora ao membro do
Governo responsvel pela Administrao Pblica e restantes
membros do Governo competentes, no prazo de 5 dias teis n. 1
do art. 396 do Regime anexo Lei n. 59/2008 (2.1)
No exigvel ao trabalhador - n 2 do artigo 19 do DL 100/99 de
31/3- desde que haja pr-aviso das entidades com competncia para
decidir do recurso greve entidade empregadora ao membro do
Governo responsvel pela Administrao Pblica e restantes
membros do Governo competentes, no prazo de 5 dias teis n. 1
do art. 396 do Regime anexo Lei n. 59/2008 (2.1)
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Faltas por reabilitao profissional alnea j)
do n 1 do artigo 21 e ns 1, 5 e 6 do artigo 51
do DL 100/99 de 31/3, alterado pelo artigo 26
da Lei n 64-A2008 de 31/12 (1.2)
O trabalhador deve comunicar entidade empregadora que foi
declarado incapaz para o exerccio das suas funes pela Junta
Mdica ou a Junta Mdica se esta no remeter o Certificado de
Incapacidade entidade empregadora (1.2)
invocados pelo trabalhador para a justificao, cfr n 1 do artigo 190
do Regime anexo Lei n 59/2008 e n 2 do artigo 21 do DL 100/99
de 31/3, nomeadamente, a Declarao de incapacidade da Junta
Mdica (1.2)
Faltas dadas por trabalhadores abrangidos pelo
regime de incentivos mobilidade - alnea o)
do n 2 do art. 185 do Regime e art. 13 do
DL 190/99 de 5/6 e alnea v) do n 1 do art. 21
e art. 69 do DL 100/99 de 31/3 e (1)
do Regime anexo Lei n 59/2008 e n 2 do artigo 21 do DL 100/99
de 31/3. (1)
Faltas por motivo de priso, por calamidade
pblica e por outros motivos no imputveis ao
trabalhador artigo 64 e 70 do DL 100/99 de
31/3 (2.2)
No caso de faltas motivadas por priso preventiva, o trabalhador ou
a autoridade judiciria que aplicou a medida de coaco devem
comunicar entidade empregadora (2.2)
No caso de faltas motivadas por calamidade pblica ou por outros
motivos no imputveis ao trabalhador, este deve, por si ou por
interposta pessoa, comunicar o facto ao dirigente, logo que
possvel, no prprio dia ou no dia seguinte e apresentar justificao
escrita no dia em que regressar ao servio n 3 do artigo 70 do
DL 100/99 de 31/3 (2.2)
do DL 100/99 de 31/3. (2.2)
Deve apresentar justificao escrita - n 3 do artigo 70 do DL
100/99 de 31/3 (2.2)
Outras faltas qualificadas como justificadas por
Lei - alnea o) do n 2 do artigo 185 do Regime
(2.2), (3)
do DL 100/99 de 31/3.

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Faltas por participao nos rgos/estruturas de
administrao/gesto de Estabelecimentos de
Ensino e titulares de rgos sociais de
Associes de Pais ou das suas estruturas
representativas alnea z) do n 1 do artigo 21
do DL 100/99 de 31/3 e artigo 15 do DL
372/90 de 27/11, na redaco conferida pelo
artigo 1 do DL 89/99 de 16/3 (1)
So comunicadas, se previsveis, com a antecedncia mnima
de 5 dias ou logo que possvel, se forem imprevisveis, para
por tempo indeterminado (n do artigo 189 do Regime) (3)
O trabalhador nomeado deve comunicar entidade
empregadora com a antecedncia de 5 dias ou logo que
possvel, em caso de imprevisibilidade (2.2)
pelo trabalhador para a justificao, cfr.n 1 do artigo 190 do Regime n 2
do artigo 21 do DL 100/99 de 31/3, nomeadamente, a apresentao de
convocatrias e documentos comprovativos da presena na reunio-n 5 do
artigo 15 do DL 372/90 de 27/1 (1)
Dispensa da Prestao de Trabalho por parte de
trabalhadora grvida, purpera oulactante, por
motivo de proteco de segurana/sade, para
evitar exposio a riscos alnea f) do n 1 do
artigo 35 e alnea c) do artigo 62 da Leoi n
7/2009 de 12/2 (1)
Nada exigvel trabalhadora para alm da comunicao do
seu estado, por escrito, nos termos dos ns 1 e 2 do artigo 36
da Lei n 7/2009 de 12/2 e das respectivas ausncias ao
servio com a antecednciaa mnima de 5 dias (no caso de
faltas previsveis) ou logo que possvel (quando
imprevisveis), para os trabalhadores em regime de contrato
em funes pblicas por tempo indeterminado (n 2 do artigo
36 da Lei n 7/2009 de 12/2, s 1 e 2 do artigo 189 do
Regime) (1)
A trabalhadotra pode requerer entidade empregadoraa
Dispensa de prestar trabalho durante todo o perodo
necessrio a evitar a exposio a riscos, bem como uma
aco de fiscalizao ao servio com competncia inspectiva
do Ministrio do Trabalho alnea c) do n 3 e n 7 do artigo
62 da Lei n 7/2009 de 12/2 (1)
pela trabalhadora para a justificao, cfr.n 1 do artigo 190 do Regime n
2 do artigo 21 do DL 100/99 de 31/3 (2.2)
A trabalhadora grvida informa a entidade empregadora do seu estado por
escrito, mediante juno de Atestado Mdico; A trabalhadora purpera
informa a entidade empregadora do seu estado por escrito, mediante
juno de Atestado Mdico ou de Certido de Nascimento do filho; A
trabalhadora lactante informa a entidade empregadora do seu estado por
escrito, mediante juno de Atestado Mdico alneas a) a c) do n 1 do
artigo 36 da Lei n 7/2009 de 12/2. (1)

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Dispensa para consulta pr-natal ou de
preparao para o parto, da trabalhadora ou do
pai do nascituro para acompanhamento da
quela- alnea g) do n 1 do artigo 35 e artigo
46 da Leoi n 7/2009 de 12/2 (1)
So comunicadas as ausncias com a antecedncia mnima de
5 dias (no caso de faltas previsveis) ou logo que possvel
(quando imprevisveis), para os trabalhadores em regime de
contrato em funes pblicas por tempo indeterminado (ns 1
e 2 do artigo 189 do Regime).
pela trabalhadora ou pelo pai da criana para a justificao, quando a
consulta se realize durante oo horrio de trabalho, pela apresentao de
comprovativo da realizao da consulta ou de Declarao dos mesmos
factos- cfr., n 3 do artigo 46 do Lei n 7/2009 de 12/2, .n 1 do artigo
190 do Regime, n 2 do artigo 21 do DL 100/99 de 31/3 (1)
Dispensa para avaliao para adopo - alnea
h) do n 1 do artigo 35 e artigo 45 da Lei n
7/2009 de 12/2 (1)
So comunicadas as ausncias com a antecedncia mnima de
5 dias (no caso de faltas previsveis) ou logo que possvel
(quando imprevisveis), para os trabalhadores em regime de
contrato em funes pblicas por tempo indeterminado (ns 1
e 2 do artigo 189 do Regime).
Deve apresentar a justificao devida, pela deslocao aos Servios da
Segurana Social ou da recepo dos tcnicos no seu domiclio entidade
empregadora artigo 45 da Lei n 7/2009 de 12/2 (1)
Declarao comprovativa de inexistncia de impedimentoou inibio total
do exerccio do poder paternal n 2 do artigo 35 da Lei n 7/2009 de
12/2 (1)
Dispensa para amamentao ou aleitao-
alnea i) do n 1 do artigo 35 e artigos 47 e 48
da Lei n 7/2009 de 12/2 (1) (4)
A trabalhadora solicita a dispensa para amamentar o filho,
com a antecedncia de 10 dias relativamente ao incio da
Dispensa aps informao do seu estado de lactante, nos
temos da alnea c) do n 1 e do n 2 do artigo 36 e n 1 do
artigo 47 da Lei n 7/2009 de 12/2. (1) (4)
No caso de no haver amamentao, qualquer ou ambos os
progenitores que exeram actividade profissional, por
deciso conjunta, podem solicitar dispensa para aleitao,
com a antecedncia de 10 dias relativamente ao incio da
Dispensa n 2 do artigo 47 e alnea a) do n 2 do artigo 48
da Lei n 7/2009 de 12/2 (1) (4)
A trabalhadora lactante informa a entidade empregadora do seu estado por
escrito, mediante juno de Atestado Mdico alneas c) do n 1 do artigo
36 e n 1 do artigo 48 da Lei n 7/2009 de 12/2, devendo apresentar novo
Atestado se a Dispensa se prolongar para alm do primeiro ano de vida (1)
(4)
Comunicao entidade empregadora que aleita o filho, acompanhada de
documento do qual conste a deciso conjunta e de declarao do perodo
de dispensa j gozado pelo outro progenitor, se for o caso, bem como de
prova de que o outro progenitor exerce actividade remunerada e, se for
trabalhador por conte de outrem, que informou o respectiovo empregador
da deciso conjunta alneas a) a c) do n 2 do artigo 48 da Lei n 7/2009
de 12/2 (1) (4)

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Dispensa de prestao de trabalho em regime de
adaptabilidade, de banco de horas ou de horrio
concentrado de trabalhadora grvida, purpera
ou lactante ou do outro progenitor em caso de
aleitao- alnea q) do n 1 do artigo 35 e ns 1
e 2 do artigo 58 da Lei n 7/2009 de 12/2 (1)
A trabalhadora deve comunicar por escrito o seu estado
entidade empregadora, nos termos do n 2 do artigo 36 da
Lei n 7/2009 de 12/2 e solicitar a Dispensa com a
antecedncia de 10 dias relativamente ao seu incio (1)
Em caso de aleitao, oambos os progenitores pode tambm
solicitar esta Dispensa sua entidade empregadora, com a
antecedncia de 10 dias relativamente ao incio, se a
prestao de trabalho em regome de adaptabilidade, banco de
horas ou concentrado, puser em causa a regularidade da
mesma n 2 do artigo 58 da Lei n 7/2009 de 12/2 (1)
A trabalhadora grvida informa a entidade empregadora do seu estado por
escrito, mediante juno de Atestado Mdico; A trabalhadora purpera
informa a entidade empregadora do seu estado por escrito, mediante
juno de Atestado Mdico ou de Certido de Nascimento do filho; A
trabalhadora lactante informa a entidade empregadora do seu estado por
escrito, mediante juno de Atestado Mdico alneas a) a c) do n 1 do
artigo 36 da Lei n 7/2009 de 12/2. (1)
Dispensa de prestao de trabalho suplementar
de trabalhadora grvida ou lactantee de
trabalhador ou trabalhadora com filho menor de
12 meses- alnea r) do n 1 do artigo 35 e ns 1
e 2 do artigo 59 da Lei n 7/2009 de 12/2 (1)
Nada exigvel trabalhadora para alm da comunicao do
seu estado, por escrito, nos termos da alnea a) do n 1 e n 1
e 2 do artigo 36 da Lei n 7/2009 de 12/2. (1)
O trabalhador ou a trabalhadora apenas deve comunicar, para
efeitos de beneficiar da Dispensa, que o seu filho tem idade
inferior a 12 meses (1)
A trabalhadora grvida ou lactante informa a entidade empregadora do seu
estado por escrito, mediante juno de Atestado Mdico; - alneas a) e c)
do n 1 do artigo 36 da Lei n 7/2009 de 12/2. (1)
pela trabalhadora ou pelo trabalhador da criana, nomeadamente, certido
de nascimento- n 1 do artigo 59 da Lei n 7/2009 de 12/2,.n 1 do artigo
190 do Regime, n 2 do artigo 21 do DL 100/99 de 31/3 (1)
Dispensa de prestao de ttrabalho nocturno de
trabalhadora grvida, purpera ou lactante -
alnea s) do n 1 do artigo 35 e ns 1 a 6 do
artigo 60 da Lei n 7/2009 de 12/2 (1)
A trabalhadora solicita a dispensa de prestao de trabalho
nocturno, com a antecedncia de 10 dias relativamente ao
incio da Dispensa aps informao do seu estado, nos temos
das alneas a) a c) do n 1 e do n 2 do artigo 36 e ns 1, 4 e 5
do artigo 60 da Lei n 7/2009 de 12/2 ou independentemente
de prazo, no caso de situao de urgncia comprovada pelo
mdico (1)
A trabalhadora grvida, purpera ou lactante informa a entidade
empregadora do seu estado por escrito, mediante juno de Atestado
Mdico; - alneas a) e c) do n 1 do artigo 36 e n 4 do artigo 60 da Lei n
7/2009 de 12/2. (1)

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Dispensa de horrio de trabalho com
adaptabilidade, de trabalho extraordinrio e de
prestao de trabalho em perodo nocturno de
trabalhador com deficincia ou doena crnica-
artigos 48 a 50 do Regime anexo Lei n
59/2008 de 11/9
O Trabalhador deve solicitar as Dispensas de horrio de
trabalho com adaptabilidade e de trabalho no periodo
nocturno com a antecedncia devida -artigo 48a 50 e artigo
159 do Regime Anexo Lei n 59/2008 de 11/9
Requerimento acompanhado de Atestado Mdico, do qual conste que a
prtica de tais horrios pode prejudicar a sua sade ou segurana no
trabalho artigo 48 e 50 do Regime Anexo Lei n 59/2008 de 11/9
A entidade empregadora pode exigir, no caso da Dispensa de trabalho
extraordinrio, meio de prova dos factos invocados pelo trabalhador para a
justificar a concesso da mesma, nomeadamente, Atestado Mdico
comprovativo da deficincia ou doena crnica- cfr.n 1 do artigo 190 do
Regime n 2 do artigo 21 do DL 100/99 de 31/3
Dispensa de trabalho para frequncia de aulas
n 2 do artigo 53 do Regime e n 1 do artigo
89 do Regulamento, anexos Lei n 59/2008
de 11/9 (1.1)
Tem de ser solicitada entidade empregadora pblica nos
termos previstos em legislao especial n 2 do artigo 53
do Regime anexo Lei n 59/2008 de 11/9 (1.1)
Requerimento dirigido entidade empregadora pblica, acompanhado de
horrio escolar - n 1 do artigo 89 do Regulamento anexos Lei n
59/2008 de 11/9 (1.1)
pelo trabalhador para a justificar a concesso da mesma, nomeadamente,
prova da frequncia das aulas, no prazo de 15 dias seguintes utilizao da
Dispensa- cfr.n 1 do artigo 190 do Regime n 2 e n 3 do artigo 89 do
Regulamento anexos Lei n 59/2008 de 11/9 e n 2 do artigo 21 do DL
100/99 de 31/3 (1.1)

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Dispensa de trabalho na impossibilidade de
regime de trabalho a tempo parcial e de
flexibilidade de horrio- n 4 do artigo 86 do
Regulamento anexo Lei n 59/2008 de 11/9
(5)
precedida de requerimento dos interessados no sentido de
ser autorizado a prestao de trabalho a tempo parcial ou em
horrio especfico (5)
Em caso de impossibilidade de aplicao do diposto nos ns 2 e 3 do artigo
86 do Regulamento, o trabalhador pode ser dispensado por uma s vez ou
interpoladamente em cada semana (5)
Dispensa de Servio de trabalhadores que sejam
membros de Associaes Sindicais,
nomeadamente, da Assembleia eleitoral e da
Comisso fiscalizadora eleitoral, que sejam
elementos efectivos ou suplentes de Listas
candidatas, membros da mesa, com direito a
voto, que participem em actividades de
fiscalizao alneas a) a e) do artigo 241 do
Regulamento anexo Lei n 59/2008 de 11/9
(6)
A Dispensa solicitada pelos trabalhadores interessados ou a
pedido das Associaes Sindicais ou Comisses promotoras
n 2 do artigo 241 do Regulamento anexo Lei n 59/2008
de 11/9.
A comunicao para a instalao e funcionamento das mesas
de voto deve ser apresentada ao dirigente mximo do servio,
com antecedncia no inferior a 10 dias n 1 do artigo 242
do Regulamento anexo Lei n 59/2008 de 11/9
pelo trabalhador para a justificar a concesso da mesma, - cfr.n 1 do artigo
190 do Regime anexo Lei n 59/2008 de 11/9 e n 2 do artigo 21 do DL
100/99 de 31/3
A comunicao para a instalao e funcionamento das mesas de voto deve
ser apresentada ao dirigente mximo do servio, acompanhada da
identificao do acto eleitoral, indicao do local pretendido, identificao
dos membros da mesa ou substitutos e do perodo de funcionamento-
alnea a) a c) do n 1 do artigo 242 do Regulamento
Outras Dispensas de Servio ao abrigo do
Regulamento Interno de Organizao e
Disciplina do Trabalho da IGAI artigo 57 do
Regulamento Interno de Organizao e
Disciplina do Trabalho da IGAI (2.2), (3)
O trabalhador deve solicitar a Dispensade Servio ao
dirigente competente, com a antecedncia mnima de 1 dias
n 6 do artigo 57 do Regulamento Interno da IGAI
Preenchimento de formulrio/impresso prprio.
pelo trabalhador para a justificar a concesso da mesma, cfr.. n 8 do
artigo 57 do Regulamento Interno da IGAI, n 1 do artigo 190 do Regime
Crdito de horas aps aviso prvio de
despedimento artigo 264 do Regime anexo
Lei n 59/2008 de 11/9 (3)
O trabalhador deve comunicar entidade empregadora o
modo de utilizao do crdito de horas, com 3 dias de
antecedncia, salvo motivo atendvel n 3 do artigo 264 do
Regime anexo Lei n 59/2008 de 11/9

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Crdito de horas aps aviso prvio de
despedimento artigo 264 do Regime anexo
Lei n 59/2008 de 11/9 (3)
O trabalhador deve comunicar entidade empregadora o
modo de utilizao do crdito de horas, com 3 dias de
antecedncia, salvo motivo atendvel n 3 do artigo 264 do
Regime anexo Lei n 59/2008 de 11/9

Descanso compensatrio por prestao de
trabalho extraordinrio- artigo 163 e 164 do
Regime e n 3 do artigo 90 do Regulamento
anexos Lei n 59/2008 de 11/9
solicitado o gozo do messmo pelo trabalhador e, na falta de
acordo, ser fixado pela entidade empregadora pblica n 4
do artigo 163 do Regime anexo Lei n 59/2008 de 11/9
No exivel meio de prova porque a entidade empregadora possui registo
do trabalho extraordinrio de cada trabalhador artigo 165 do Regime
anexo Lei 59/2008 de 11/9 e Portaria 609/2009 de 5/6
(1) Aplicvel a trabalhadores nomeados ou em RCTFP. Artigo 2, n 1 do DL 503/99 de 21/11, alterado pelo artigo 19 do Lei n 59/2008 de 11/9.Artigos 8 e 22 da Lei n
59/2008 de 11/9; n 4 do artigo 36 do DL 89/2009 de 9/4; n 4 do artigo 51 do DL 100/99 de 31/3, na redaco conferida pelo artigo 26 da Lei n 64-A/2008 de 31/12;
(1.1) Aplicvel a trabalhadores nomeados ou em RCTFP. Artigos 8, alnea e) da Lei n 59/2008 de 11/9
(1.2) Aplicvel a trabalhadores nomeados ou em RCTFP. Artigo 51, n 4 do DL 100/99 de 31/3, na redaco conferida pelo artigo 26 da Lei n 64-A/2008 de 31/12.
(2) Aplicvel a trabalhadores nomeados. Alnea d) do artigo 8 da Lei n 59/2008 de 11/9
(2.1) Aplicvel a trabalhadores nomeados ou em RCTFP.Artigo 8, alnea i) da Lei n59/2008 de 11/9
(2.2) Aplicvel aos trabalhadores nomeados
(2.3) Aplicvel aos trabalhadores ex-nomeados, que transitam para o RCTFP e que integram o regime de proteco social convergente. Artigo 19 da Lei Preembular n. 59/2008
de 11/9 e artigo 11 da Lei n. 4/2009 de 29/1.
(3) Aplicvel aos trabalhadores em RCTFP.
(4) Direito extensvel a adoptante, tutor, pessoa a quem for deferida a confiana judicial ou administrativa do menor, bem com a cnjuge ou a pessoa em unio de facto com
qualquer daqueles ou com o progenitor, desde que viva em comunho de habitao com o menor, devendo, sempre que o exerccio dos direitos depender de relao de tutela ou
confiana judicial ou administrativa do menor, o respectivo titular mencionar essa qualidade junto da entidade empregadora pblica. Artigo 64, ns 1 e 2 da Lei n 7/2009 de 12/2
(5) Aplicvel s a trabalhadores nomeados, por fora do n 4 do artigo 36 do DL 89/2009 de 9/4.
(6) Aplicvel a trabalhadores nomeados ou em RCTFP. Artigos 8, alnea h) da Lei n 59/2008 de 11/9

37/63

Formulrios /
Minutas /
Impressos
3- Formulrios/Minutas/Impressos

a) Formulrio Inicial Comum

FRIAS/FALTAS/LICENAS (1)

ANO (2)
Nome: ________________________________________________________ (2)
Categoria: ________________________ ---____________N:___________ (2)

Vem comunicar/solicitar autorizao//justificar/requerer (2)

Frias (2)
Faltas (2)
Licenas (2)
Dispensas (2)
Crdito de Horas (2)
Descanso Compensatrio (2)

Data: ______/________/_______
Assinatura:________________________________________________________________
38/63

Formulrios /
Minutas /
Impressos

_________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________
________________________________________________________________________

Data: _____/_____/_____ Ass.______________________________________

(a preencher obrigatoriamente pelo Superior Hirrquico:)

PARECER DO SUPERIOR HIERRQUICO
_________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________

Data:_____/_____/_____ Ass._________________________________


DESPACHO
JUSTIFICO/NO JUSTIFICO (3)

FUNDAMENTAO:______________________________________________________
_________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________

Data:_____/_____/_____ Ass._________________________________
(1) Regime e Regulamento anexos Lei n 59/2008 de 11/9, DL n 100/99 de 31/3 e suas
alteraes, Lei n 7/2009 de 12/2 e Regulamento Interno de Organizao e Disciplina do
Trabalho da IGAI
(2) Preenchimento electrnico, por seleco automtica.
(3) Assinalar o que interessa.
39/63

Formulrio de
comunicao /
justificao de
faltas
b)Formulrio de Comunicao/Justificao de Faltas

FALTAS (1)
ANO (2)
Nome: ________________________________________________________ (2)
Categoria: _______________________________________N:___________ (2)

Vemcomunicar/solicitar/justificar, o abaixo assinalado em referncia a
AUSNCIAS/FALTAS ao(s) dia(s)/perodo(s): (2)

De_______a_______ Das______horas s ______horas
De Dia de_________ Das______horas s ______horas

Por motivo de:(2)
Faltas por acidente de trabalho; para a realizao de exames; tratamento;
manuteno, reparao e substituio de prteses e ortteses; faltas
ocorridas at qualificao do acidente ou entre o requerimento e o
reconhecimento da recidiva, agravamento ou recada e ainda por
comparncia a actos judiciai
(2)
Faltas por doena profissional, bem como para a realizao de exames com
vista qualificao do acidente, para tratamentos e as ocorridas at data
da alta pelo mdico assistente ou pela Junta Mdica ou entre o requerimento
e o reconhecimento da recidiva, agravamento ou recada e ainda as faltas
no consecutivas com origem em doena profissional devidamente
participada.
(2)
40/63

Formulrio de
comunicao /
justificao de
faltas
Faltas por conta do perodo de Frias (2)
Faltas por casamento
(2)
Faltas por falecimento do cnjuge, de pessoa com quem vive em unio de
facto ou em economia comum, de parentes ou afins
(2)
Faltas motivadas pela prestao de provas em Estabelecimentos de Ensino
/Estatuto de Trabalhador Estudante
(2)
Faltas motivadas por impossibilidade de prestar trabalho por facto no
imputvel ao trabalhador, nomeadamente, por doena, acidente ou
cumprimento de obrigaes legais
(2)
Faltas motivadas por assistncia inadivel e imprescindvel a membro do
agregado familiar
(2)
Faltas motivadas pela necessidade de tratamento ambulatrio, consultas
mdicas e exames complementares de diagnstico do trabalhador, do seu
cnjuge ou equiparado, ascendentes, descendentes, adoptandos, adoptados e
enteados, menores ou deficientes, em regime de tratamento ambulatrio
(2)
Faltas motivadas por isolamento profilctico (2)
Faltas por perodos no superiores a 4 horas e pelo perodo de tempo
necessrio, para deslocao escola de filho menor
(2)
Faltas dadas para doao de sangue e socorrismo (2)
Faltas motivadas para submisso a mtodos de seleco em procedimento
concursal
(2)
Faltas dadas por conta do perodo de frias, do prprio ano ou do ano
seguinte
(2)
Faltas dadas pelos trabalhadores eleitos para estruturas de representao
colectiva, por delegados sindicais, por membros de direco de Associaes
sindicais
(2)
Faltas dadas por candidatos a eleies para cargos pblicos durante o
perodo de campanha eleitoral
(2)
Faltas dadas por bolseiros ou equiparados (2)
Faltas dadas por trabalhadores abrangidos pelo regime de incentivos
mobilidade
(2)
Ausncia por motivo de greve (2)
Outras faltas qualificadas como justificadas por Lei (2)
Faltas por reabilitaoprofissional (2)
41/63

Formulrio de
comunicao /
justificao de
faltas
Faltas por motivo de priso, por calamidade pblicae por outros motivos
no imputveis ao trabalhado
(2)
Faltas por participao em rgos/estruturas de administrao e gesta~de
Estabelecimentos de ensino e por titulares de rgos sociais de Associaes
de Pais ou das suas estruturas representativas
(2)
Dispensa para consulta pr-natal ou de preparao para o parto, da
trabalhadora grvida/trabalhador pai do nascituro, para acompanhamento da
mesma
(2)
Dispensa para avaliao para adopo (2)
Dispensa para amamentao ou aleitao (2)
Dispensa de prestao de trabalho em regime de adaptabilidade, banco de
horas ou de horrio concebntrado de trabalhadora grvida, purpere ou
lactante ou do trabalhador progenitor, em caso de aleitao
(2)
Dispensa de prestao de trabalho suplementar de trabalhadora
grvida/lactante ou de trabalhador /trabalhadora com filho menor de 12
meses
(2)
Dispensa de prestao de trabalho nocturno de trabalhadora grvida,
purpera ou lactante
(2)
Dispensa de horrio de trabalho com adaptabilidade, de trabalho
extraordinrio e de prestao de trabalho em perodo nocturno de
trabalhador com deficincia ou doena crnica
(2)
Dispensa de trabalho para frequncia de aulas (2)
Dispensa de trabalho na impossibilidade de regime de prestao de trabalho
a tempo parcial ou de flexibilidade de horrio
(2)
Dispensa de Servio de trabalhadores que sejam membros de ssembleia
eleitoral e da Comisso fiscalizadora eleitoral.ou de elementos efectivos ou
suplentes de lista candidatas, membros de mesa, com direito a voto ou
participem em actividade de fiscalizao
(2)
Dispensa de servio sujeita a compensao (2)
42/63

Formulrio de
comunicao /
justificao de
faltas
Dispensa de servio isenta de compensao (2)
Dispensa de servio por aniversrio (2)
Falta de registo no sistema de controlo de assiduidade/pontualidade (2)
Crdito de horas de membros de Direco e delegados sindicais de
Associaes Sindicais,
(2)
Crdito de horas apos aviso prvio de despediemnto (2)
Descanso compensatrio por prestao de trabalho extraordinrio (2)
Recuperao de vencimento de exerccio (2)

A gozar / utilizar: (6)

De uma s vez, no perodo de ______ (2)
Fraccionadamente, nos seguintes termos_________ (2)
Por meios dias _____ (2)
Interpoladamente _______ (2)

(A preencher pelo Trabalhador:)

Justificao:_________________________________________________
____________________________________________________________
____________________________________________________________
(3)


Local onde se encontra a convalescer:____________________________
____________________________________________________________
____________________________________________________________
(3.1)

43/63

Formulrio de
comunicao /
justificao de
faltas

Junta os seguintes documentos: (2)

Certificado de Inacapacidade Temporria para o Trabalho (8)
Declarao/Atestado Mdico
(2)
Boletim de Acompanhamento Mdico (2)
Cpia de Participao ao Centro Nacional (2)
Comprovativo de impedimento (2)
Declarao de Estabelecimento Hospitalar/Centro de Sade/Outro
Estabelecimento Pblico de Sade/Instituio para a preveno e
reabilitao da Toxicodependncia ou Alcoolismo integrados no SNS
(2)
Declarao de Estabelecimento de Ensino (2)
Declarao justificativa do carcter inadivel e imprescindvel da
Assistncia a membro do agregado familiar
(2)
Plano de Tratamento Mdico (2)
Documento comprovativo de presena para tratamento/consulta/exame
mdico
(2)
Declarao de Autoridade Sanitria por isolamento profiltico/de
Associao Humanitria
(2)
Comprovativo de sujeio a mtodo de seleco em procedimento
concursal
(2)
Declarao emitida por Associaes Sindicais/Uutras estruturas de
representao colectiva
(2)
Outros Documentos (2)
(2)

44/63

Formulrio de
comunicao /
justificao de
faltas

SUBSTUO DE FALTAS POR DIAS DE FRIAS (7)
(V)

Declaro optar que as Faltas com perda de remunerao, relativas aos dias de
_____________________sejam substitudas por dias de Frias, na proporo de 1 dia de
Frias por cada Falta.

JUSTIFICAO:________________________________________________________
________________________________________________________________________
________________________________________________________________________
____

Data:______/________/_______
Assinatura:_____________________________________________________________

(a preencher pelo Superior Hierrquico:)

PARECER/INFORMAO DO SUPERIOR HIERRQUICO

VISTO (2)
INFORMAO/PARECER:________________________________________________
________________________________________________________________________
________________________________________________________________________
________________________________________________________________________
__
Data:_____/_____/_____ Ass.__________________________________

45/63

Formulrio de
comunicao /
justificao de
faltas

(2)
________________________________________________________________________
________________________________________________________________________
________________________________________________________________________
________________________________________________________________________
________________________________________________________________________
Data:_____/_____/_____ Ass._________________________________


DESPACHO
VERIFICAO / FISCALIZAO DA DOENA / REAVALIAO DA DOENA
(4) (2)
SUBMISSO A JUNTA MDICA (5) (2)

FUNDAMENTAO:______________________________________________________
_________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________
Data:_____/_____/_____ Ass._________________________________

(1) Lei n 59/2008 de 11/9, Regime e Regulamento anexos, DL n 100/99 de 31/3 e suas
alteraes e Lei n 7/2009 de 12/2 e Regulamento Interno de Organizao e Disciplina do
Trabalho da IGAI
(2) Preenchimento electrnico, por seleco automtica
(3) Artigos 53, n 3 e 54, n 3 do Regulamento Interno de Organizao e Disciplina do
Trabalho da IGAI e na medida em que for exigvel pelo RCTFP anexo Lei n 59/2008 de
11/9 ou pelo DL 100/99 de 31/3 e suas alteraes.
(3.1) Artigo 30, n 1 do DL 100/99 de 31/3, na redaco conferida pelo aertigo 1 do DL
181/2007 de 9/5
(4) Artigo 178, ns 4, 5 e 8 e artigo 190, ns 3, 4 e 7 do Regime e artigos 116 a 120, 130
e 131 do Regulamento anexos Lei n 59/2008 de 11/9 e artigos 33 a 35 do DL 100/99
de 31/3
(5) Artigo 178, n 6, aertigo 190, n 5 do Regime anexo Lei n 59/2008 de 11/9 e artigos
36 a 39 do DL 100/99 de 31/3
(6) Artigo 188, n 1 do Regime, artigos 86, n4, artigo 89, n 2, artigo 241, alinea a),
artigo 250, n 6 do Regulamento anexo Lei n 59/2008 de 11/9
(7) Artigo 193, n 2 e n 3 do Regime anexo Lei n 59/2008 de 11/9,. Artigo 13, n 6 do
Regulamento Interno de Organizao e Disciplina do Trabalho da IGAI
(8) Artigo 1 da Portaria n 666-a/2007de 1/6

46/63

Conceito de
licena
IV - LICENAS

1- Conceito de Licena

As Licenas consubstanciam ausncias mais ou menos prolongadas ao
servio, legitimadas por autorizao prvia, cfr. artigo 72 do DL 100/99 de
31/3 e n 1 do artigo 234 do Regime anexo Lei n 59/2008 de 11/9, a
qual deve ser solicitada pelo trabalhador entidade empregadora, cuja
concesso est sujeita apreciao prvia da sua inconvenincia para os
servios e, em alguns casos, tambm ponderao da existncia de um
interesse pblico e motivo atendvel, tal como a valorizao profissional do
trabalhador (alnea b) e e) do n 1 e n 2 do artigo 73 do DL 100/99 de
31/3 , na redaco conferida pelo artigo 1 da Lei n 117/99 de 11/8 e ns
3 e 5 do artigo 334 do Regime anexo Lei n 59/2008 de 11/9).
Deste modo, dever o trabalhador interessado na concesso de uma Licena
solicitar a mesma, mediante requerimento, com a antecedncia devida (que,
no caso de licenas sem remunerao de longa durao para frequncia de
cursos de formao dever ser de 90 dias em relao data do seu incio,
sob pena de poder ser recusada, cfr alnea c) do n 4 do artigo 234 do
Regime) e observando as formalidades e procedimentos previstos na Lei e
no n 9 do artigo 13 do Regulameno Interno de Organizao e Disciplina do
Trabalho da IGAI para a concesso das mesmas, prenchendo o
Formulrio/minuta adequado (Formulrio B) e juntando os
documentos/meios de prova legalmente exigveis.
De igual forma impende sobre o trabalhador o dever de comunicar a sua
inteno de regresso ao servio, aps o trminus do prazo da Licena ou nas
situaes previstas na Lei em que tal retorno deva ser antecipado, v.g., ns 7
e 8 do artigo 40 e n 4 do artigo 65 da Lei n 7/2009 de 12/2, n 3 do
artigo 74 e n 3 do artigo 76 do DL 100/99 de 31/3 e ns 5 e 6 do artigo
235 do Regime anexo Lei n 59/2008 de 11/9)
IV - LICENAS
47/63

Conceito de
licena
prestar a informao necessria com enquadramento legal aplicvel, no mais
curto espao de tempo possvel, bem como remeter para deciso superior o
requerimento ao Dirigente competente para autorizar as Licenas dos
trabalhadores, tendo em conta as competncia prprias e os Despachos de
delegao/subdelegao de competncias em vigor (n 2 do artigo 6 e
alnea d) do n 1 do artigo 7, alnea d) e e) do artigo 8, artigo 9 e
pargrafo 3 do Anexo II) da Lei n 2/2004 de de 15/1, alterada e
republicada pela Lei 51/2005 de 30/8, artigos 35 e 36 do CPA, ponto
2.2. do Despacho n 2430/2009 proferido em 5/1/2009 pelo Sr. Ministro
da Administrao Interna, publicado no DR, 2 srie, n 12 de 19/1 e
ponto 1.3 do Despacho n 4739/2009 proferido pelo Sr. Inspector-Geral
em 29/1/2009, publicado no DR, 2 srie, n 27, de 9/2), a qual dever ser
proferida mediante Despacho a exarar no mesmo.
Finalmente, compete ainda SPCE, nesta sede, a recepo de Certificados
de Incapacidade temporria/Atestados Mdicos, aferir a sua regularidade e
outros meios de prova/documentos exigveis para efeitos de concesso das
Licenas e atribuo de subsdios/prestaes sociais aos trabalhadores que,
nos termos da Lei, constituam encargos da entidade empregadora, bem
como comunicar aos beneficirios as decises proferidas nesta matria nos
termos previstos no Cdigo de Procedimento Administrativo (vide artigos
21 e 22 da Lei 4/2009 de 29/1 e artigos 4, 31 a 33 e 36 do DL
89/2009 de 9/4).

48/63
2- Tipos de Licenas e Procedimentos para Concesso:
QUADRO SINPTICO
TIPOS DE LICENAS PROCEDIMENTOS/ PRAZOS MEIOS DE PROVA/ DOCUMENTOS
Licena em situao de risco clnico
durante a gravidez, para a grvida ou
nascituro - alnea a) do n 1 do artigo 35 e
artigo 37 da Lei n 7/2009 de 12/2 . (1)
A trabalhadora requer/ informa a entidade empregadora
com a antecedncia de 10 dias ou, em caso de urgncia
comprovada pelo mdico, logo que possvel n 3 do artigo
37 da Lei n 7/2009 de 12/2. (1)
Atestado mdico, com indicao do perodo de tempo da licena considerado
necessrio para prevenir o risco e, se for o caso, da urgncia ns 1 e 2 do artigo
37 da Lei n 7/2009 de 12/2. (1)
Licena por interrupo da gravidez -
alnea b) do n 1 do artigo 35 e artigo 38
da Lei n 7/2009 de 12/2. (1)
A trabalhadora requer/ informa a entidade empregadora
logo que possvel n 2 do artigo 38 da Lei n 7/2009 de
12/2. (1)
Atestado mdico, com indicao do perodo de tempo da licena n 2 do artigo
38 da Lei n 7/2009 de 12/2. (1)
Licena parental inicial - alnea c) do n 1
do artigo 35, alnea a) do artigo 39 e 40
da Lei n 7/2009 de 12/2. (1)
Em caso de partilha do gozo da licena, a me e o pai
requerem/informam a entidade empregadora at 7 dias aps
o parto, do inicio e termo dos perodos a gozar n 4 do
artigo 40 da Lei n 7/2009 de 12/2 .(1)
Caso no seja partilhado o gozo da licena, o progenitor
que deseja gozar a mesma requer/ informa a entidade
empregadora at 7 dias aps o parto, do inicio e termo dos
perodos a gozar n 5 do artigo 40 da Lei n 7/2009 de
12/2. (1)
Comunicao entidade empregadora de suspenso da
licena, por internamento hospitalar do nascituro ou do
progenitor que estiver a gozar a mesma, logo que possvel-
ns 7 e 8 do artigo 40 da Lei n 7/2009 de 12/2. (1)
Declarao conjunta dos progenitores com indicao do incio e termo dos
perodos de tempo a gozar n 4 do artigo 40 da Lei n 7/2009 de 12/2. (1)
Declarao do outro progenitor da qual conste que exerce actividade profissional
a que no goza a licena parental inicial - n 5 do artigo 40 da Lei n 7/2009 de
12/2. (1)
Declarao comprovativa de nascimentos mltiplos, se for o caso - n 3 do artigo
40 da Lei n 7/2009 de 12/2. (1)
Declarao comprovativa de inexistncia de impedimentoou inibio total do
exerccio do poder paternal n 2 do artigo 35 da Lei n 7/2009 de 12/2
Declarao emitida pelo Estabelecimento Hospitalar comprovativa do
internamento - n 8 do artigo 40 da Lei n 7/2009 de 12/2. (1)
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Licena parental inicial
exclusiva da me alnea e) do
n 1 do artigo 35, alnea b) do
artigo 39 e artigo 41 da Lei n
7/2009 de 12/2. (1), (4)
A trabalhadora requer/informa a entidade empregadora que pretende gozar parte da
licena antes do parto, com a antecedncia de 10 dias ou, em caso de urgncia
comprovada pelo mdico, logo que possvel n 3 do artigo 41 da Lei n 7/2009 de
12/2. (1)
Atestado mdico, com indicao da data previsvel do parto n 3
do artigo 41 da Lei n 7/2009 de 12/2. (1)
Licena parental inicial a gozar
por um progenitor em caso de
impossibilidade do outro-- alnea
c) do n 1 do artigo 35, alnea c)
do artigo 39 e artigo 42 da Lei
n 7/2009 de 12/2. (1), (4)
Em caso de incapacidade fsica ou psquica ou morte da me, o pai requer/informa a
entidade empregadora logo que possvel n 5 do artigo 42 da Lei n 7/2009 de
12/2. (1)
Em caso de incapacidade fsica ou psquica ou morte do pai em gozo de licena
parental inicial a me requer/informa a entidade empregadora, logo que possvel, que
pretende gozar a licena ou o remanescente n 5 do artigo 42 da Lei n 7/2009 de
12/2. (1)
Atestado mdico comprovativo da incapacidade ou certido de
bito, acrescido de Declarao do perodo de licena j gozado
pela me, se for o caso n 5 do artigo 42 da Lei n 7/2009 de
12/2. (1)
pelo pai, se for o caso n 5 do artigo 42 da Lei n 7/2009 de
12/2. (1)
Declarao comprovativa de inexistncia de impedimentoou
inibio total do exerccio do poder paternal do trabalhador n 2
do artigo 35 da Lei n 7/2009 de 12/2
Licena parental inicial
exclusiva do pai -alnea c) do n
1 do artigo 35, alnea do artigo
39 e artigo 43 da Lei n 7/2009
de 12/2. (1)
O trabalhador requer/informa a entidade empregadora com a antecedncia possvel,
no caso de licena para gozo do perodo obrigatrio nos 30 dias subsequentes ao
nascimento do filho ou com a antecedncia de 5 dias se pretender gozar os restantes
dias de licena em simultneo com o gozo da licena parental inicial da me ns 1 2
e 4 do artigo 43 da Lei n 7/2009 de 12/2. (1)
Declarao comprovativa de nascimentos mltiplos, se for o caso
- n 3 do artigo 40 da Lei n 7/2009 de 12/2. (1)
inibio total do exerccio do poder paternal n 2 do artigo 35
da Lei n 7/2009 de 12/2
50/63
Licena por adopo-- alnea d)
do n 1 do artigo 35, e artigo 44
da Lei n 7/2009 de 12/2. (1)
Em caso de partilha do gozo da licena, os candidatos a adoptantes requerem/
informam a entidade empregadora com a antecedncia de 10 dias ou, em caso de
urgncia comprovada, logo que possvel, do inicio e termo dos perodos a gozar n
9 do artigo 44 da Lei n 7/2009 de 12/2. (1)
Caso no seja partilhado o gozo da licena, o candidato a adoptante que deseja gozar
a mesma requer/informa a entidade empregadora com a antecedncia de 10 dias ou,
em caso de urgncia comprovada, logo que possvel, da durao da licena e do
incio do respectivo perodo n 10 do artigo 44 da Lei n 7/2009 de 12/2. (1)
No caso de falecimento ou incapacidade do candidato a adoptante durante o gozo da
licena, o cnjuge sobrevivo e no candidato a adoptante, com o qual aquele vivia
em comunho de mesa e habitao, pode solicitar licena correspondente ao perodo
no gozado ou pelo perodo mnimo de 14 dias (1)
Comunicao entidade empregadora de suspenso da licena, por internamento
hospitalar do candidato a adoptante ou do adoptando que estiver a gozar a mesma,
logo que possvel- n 8 do artigo 44 da Lei n 7/2009 de 12/2. (1)

Declarao conjunta dos candidatos a adoptantes com indicao
do incio e termo dos perodos de tempo a gozar n 9 do artigo
44 da Lei n 7/2009 de 12/2. (1)
Declarao comprovativa de adopes mltiplos, se for o caso- n
2 do artigo 44 da Lei n 7/2009 de 12/2. (1)

pelo candidato a adoptante incapaz ou falecido (1)
Declarao emitida pelo Estabelecimento Hospitalar
comprovativa do internamento - n 8 do artigo 44 da Lei n
7/2009 de 12/2. (1)
da Lei n 7/2009 de 12/2
Licena parental complementar
para assistncia a filho ou
adoptando com idade no
superior a 6 anos - alnea e) do
n 1 do artigo 35 e 51 da Lei n
7/2009 de 12/2 (1), (4)
O trabalhador deve informar a entidade empregadora sobre a modalidade de Licena
complementar pretendida com a antecedncia de 30 dias relativamente ao seu incio
n 5 do artigo 51 da Lei 7/2009 de 12/2 (1), (4)
Declarao comprovativa de que o outro progenitor no
cumula/beneficia da mesma modalidade de licena parental
complementar - n 2 do artigo 51 da Lei n 7/2009 de 12/2 (1)
da Lei n 7/2009 de 12/2 (1)
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Licena para assistncia a filho ou
adoptando com idade no superior a 6
anos - alnea m) do n 1 do artigo 35 e
52 da Lei n 7/2009 de 12/2 (1)
O trabalhador deve requerer/ informar a
entidade empregadora com a
antecedncia de 30 dias que pretende
gozar a licena ou requerer no mesmo
prazo a sua prorrogao - n 6 e 8 do
artigo 52 da Lei 7/2009 de 12/2 (1)
Declarao contendo indicao do incio e termo do perodo em que pretende gozar a licena; que o
outro progenitor tem actividade profissional e no se encontra ao mesmo tempo em situao de
licena ou que est impedido ou inibido total ou parcialmente de exercer o poder paternal; que o
menor vive com o trabalhador em comunho de mesa e habitao; que no est esgotado o perodo
mximo de durao da licena n 6 e 8 do artigo 52 da Lei 7/2009 de 12/2 (1).
Declarao comprovativa de que o outro progenitor exerce actividade profissional ou est impedido
ou inibido totalmente de exercer o poder paternal, se for o caso n 3 do artigo 52 da Lei n 7/2009
de 12/2 (1)
Declarao comprovativa de inexistncia de impedimentoou inibio total do exerccio do poder
paternal n 2 do artigo 35 da Lei n 7/2009 de 12/2
Licena para assistncia a filho com
deficincia ou doena crnica - alnea n)
do n 1 do artigo 35 e 53 da Lei n
7/2009 de 12/2 (1), (4)
O trabalhador deve requerer/ informar a
entidade empregadora com a
antecedncia de 30 dias que pretende
gozar a licena ou requerer no mesmo
prazo a sua prorrogao - n 6 e 8 do
artigo 52 e n 3 do artigo 53da Lei
7/2009 de 12/2 (1), (4)
Declarao contendo indicao do incio e termo do perodo em que pretende gozar a licena; que o
outro progenitor tem actividade profissional e no se encontra ao mesmo tempo em situao de
licena ou que est impedido ou inibido total ou parcialmente de exercer o poder paternal; que o
menor vive com o trabalhador em comunho de mesa e habitao; que no est esgotado o perodo
mximo de durao da licena - n 6 e 8 do artigo 52 e n 3 do artigo 53 da Lei 7/2009 de 12/2
(1),.(4)
Atestado Mdico confirmando a necessidade de assistncia a filho com deficincia ou doena crnica,
caso j tenha 12 anos de idade n 2 do 53 da Lei n 7/2009 de 12/2 (1), (4)
Declarao comprovativa de que o outro progenitor exerce actividade profissional ou est impedido
ou inibido totalmente de exercer o poder paternal, se for o caso n 3 do artigo 52 da Lei n 7/2009
de 12/2 (1), (4)
Declarao comprovativa de inexistncia de impedimentoou inibio total do exerccio do poder
paternal n 2 do artigo 35 da Lei n 7/2009 de 12/2
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Licena especial para desempenho de
funes em Associao Sindical artigo
101-A do DL 100/99 de 31/3, aditado pelo
artigo 13 da Lei n 59/2008 de 11/9 (2)
A Associao Sindical interessada requer entidade
empregadora a licena para o trabalhador nela poder prestar
servio n 1 do artigo 101-A do DL 100/99 de 31/3, aditado
pelo artigo 13 da Lei n 59/2008 de 11/9 (2)
Requerimento da Associao Sindical e Declarao de concordncia do
trabalhador - n 2 do artigo 101-A do DL 100/99 de 31/3, aditado pelo
artigo 13 da Lei n 59/2008 de 11/9 (2)
Licenas sem remunerao ns 1 a 4 do
artigo 234 do Regime anexo Lei n
59/2008 de 11/9 (3); alneas a) a c) do n 1
do artigo 73, 74, 76, n 1 e 78, n 1 do DL
100/99 de 31/3 (2)
Sem prejuzo do disposto em Lei especial ou IRC, tem de ser
requerida entidade empregadora pblica com a antecedncia
mnima 90 dias em relao data do seu incio, no caso de
licenas sem remunerao superiores a 60 dias para frequncia
de cursos de formao ou de cursos ministrados em
Estabelecimentos de ensino alnea c) do n 3 do artigo 234
do Regime anexo Lei n 59/2008 de 11/9. (3)
No caso de tratar-se de licenas sem vencimento por 1 ano por
interesse pblico ou de longa durao, tem de ser requerida a
sua concesso, pelo trabalhador interessado, ao dirigente
mximo do servio, sendo concedida por despacho deste, o
qual deve ser comunicado ao membro do Governo respectivo -
artigo 72, 73-A, n 2 do artigo 76 e n 1 do artigo 78 do DL
100/99 de 31/3 (2)
Requerimento com indicao da durao da licena, instrudo com
comprovativo da inscrio no curso em causa (2)

Requerimento, no caso de o trabalhador pretender que lhe seja concedida
licena sem vencimento, com indicao da sua durao e do interesse
pblico que a justifica, se for o caso n 1 do artigo 76 e n 1 do artigo 78
do DL 100/99 de 31/3 (2)
Licena sem vencimento para
acompanhamento de cnjuge colocado no
estrangeiro n 5 do artigo 234 do Regime
e alnea d) do n 1 do artigo 73 e 84 do DL
100/99 de 31/3 (1.1)
Se for licena de longa durao tem de ser requerida a
concesso da mesma, pelo trabalhador interessado, ao membro
do Governo de que depende, sendo concedida por despacho
deste, precedido de despacho do dirigente mximo do servio -
artigo 72, 73-A e 84 do DL 100/99 de 31/3 e n 5 do artigo
234 do Regime (1.1)
Requerimento do trabalhador, com indicao da durao da licena - n 1 do
artigo 85 do DL 100/99 de 31/3 e n 5 do artigo 234 do Regime. (1.1)
Comprovativo de que o cnjuge foi colocado no estrangeiro por perodo
superior a 90 dias ou em misses de defesa ou representao de interesses
do Pas ou em organizaes internacionais artigo 84 do DL 100/99 de
31/3 (1.1)
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Licena sem vencimento para
exerccio de funes em organismos
internacionais n 5 do artigo 234 do
Regime e alnea e) do n 1 do artigo
73 e 89 do DL 100/99 de 31/3 (1.1)
Tem de ser requerida, pelo trabalhador interessado na concesso da
licena, ao Membro do Governo responsvel pelo Servio, sendo
concedida por despacho conjunto deste e do Ministro doa Negcios
Estrangeiros, precedido de despacho do dirigente mximo do servio n
1 do artigo 92 e 73-A do DL 100/99 de 31/3 e n 5 do artigo 234 do
Regime (1.1)
Requerimento do trabalhador, fundamentado e com indicao da sua
durao modalidade, instrudo com comprovativo da situao do
trabalhador face organizao internacional emitido por esta - n 1 e 2
do artigo 92 do DL 100/99 de 31/3 e n 5 do artigo 234 do Regime.
(1.1)
Licena sem remunerao de
Trabalhador Estudante n 2 do
artigo 56 do Regime e n 2 do artigo
92 do Regulamento anexos Lei n
59/2008 de 11/9 (1.2)
No caso de licena por 1 dia, tem de ser requerida entidade empregadora
com a antecedncia de 48 horas ou, sendo tal invivel, logo que possvel;
No caso de licena por 5 dias, tem de ser requerida com oito dias de
antecedncia; No caso de licena superior a 5 dias, tem de ser requerida
com 15 dias de antecedncia alneas a) a c) do n 2 do artigo 92 do
Regulamento
invocados pelo trabalhador para a concesso da Licena,
nomeadamente, dos motivos escolares, da condio de estudante,
comprovativo de aproveitamento escolar, cfr. n 1 do artigo 190 do
Regime e n 1 do artigo 88 e artigo 93 do Regulamento, anexos Lei
n 59/2008 de 11/9, n 2 do artigo 21 do DL 100/99 de 31/3.

(1 Aplicvel a trabalhadores nomeados ou em RCTFP, cfr. artigo 22 da Lei n 59/2008 de 11/9.
(1.1) Aplicvel a trabalhadores nomeados ou em RCTFP, cfr. artigo 234, n 5 do Regime anexo a Lei n 59/2008 de 11/9
(1.2) Aplicvel a trabalhadores nomeados ou em RCTFP, cfr. artigo 8, alnea e) da Lei n 59/2008 de 11/9
(2) Aplicvel a trabalhadores nomeados.
(3) Aplicvel aos trabalhadores em RCTFP.
(4) Direito extensvel a adoptante, tutor, pessoa a quem for deferida a confiana judicial ou administrativa do menor, bem com a cnjuge ou a pessoa em unio de facto com
qualquer daqueles ou com o progenitor, desde que viva em comunho de habitao com o menor, devendo, sempre que o exerccio dos direitos depender de relao de tutela ou
confiana judicial ou administrativa do menor, o respectivo titular mencionar essa qualidade junto da entidade empregadora pblica. Artigo 64, ns 1 e 2 da Lei n 7/2009 de 12/2
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Formulrios /
Minutas /
Impressos

Pedidos de
concesso de
licenas
3 - Formulrios/Minutas/Impressos

a)Formulrio de Pedidos de Concesso de Licenas

LICENAS (1)

ANO (2)
Nome: ________________________________________________________ (2)
Categoria: _______________________________________N:___________ (2)

Vem requerer que lhe seja concedida/prorrogada/renovada/autorizado o gozo do
remanescente da LICENA ou regresso ao servio, aps o gozo da LICENA abaixo
assinalada, a partir de/ em referncia ao (s) dia (s)/) (2)
De_______a_______
De_______a_______
De_______a_______

55/63

Pedidos de
concesso de
licenas
Licena em situao de risco clnico, durante a gravidez, para a
trabalhadora grvida ou para o nasciruro (2)
Licena por interrupo da gravidez (2)
Licena parental na modalidade de:
Licena parental inicial (__)
Licena parental inicial exclusiva da me (__)
Licena parental inicial a gozar pelo pai por impossibilidade da me
(__)
Licena parental exclusiva do pai (__)
(2)
Licena por adopo (2)
Licena parental complementar para assistncia a filho ou adoptando
com idade no superior a 6 anos, na modalidade de:
Licena parental alargada, por 3 meses (__)
Trabalho a tempo parcial durante 12 mesese (__)
Perodos intercalados de Licena parental alargada e de trabalho a
tempo parcial (__)
Ausncias interpoladas ao trabalho prevista em Instrumento de
regulamentao colectiva de trabalho (__)
(2)
Licena para assistncia a filho ou adoptando com idade no superior a
6 anos, aps esgotamento da Licena parental complementar
(2)
Licena especial para desempenho de funes em Associao Sindical (2)
Licenas sem remunerao (2)
Licenas sem vencimento para acompanhamento de cnjuge colocado
no estrangeiro
(2)
Licena sem vencimento de trabalhador-estudante (2)
Licena sem vencimento superiores a 60 dias para frequncia de cursos
de formao ministrados sob responsabilidade de instituio de ensino
ou de formao profissional ou no mbito de programa especfico
aprovado por autoridade competente, bem como para frequncia de
cursos ministrados em Estabelecimentos de Ensino
(2)
Outras (2)

56/63

Pedidos de
concesso de
licenas
A gozar / utilizar: (8)
De forma exclusiva ____ (2)
De forma partilhada, nos seguintes termos _____ (2)
De forma consecutiva, no perodo de ______ (2)
De forma interpolada, nos seguintes termos_________ (2)
Antes/Depois do Parto, nos seguintes perodos/dias______ (2)
Aps o gozo de anterior licena _____ (2)
Diriamente, no perode de ___ s___horas e de ___s __: horas (2)

(a preencher pelo Trabalhador)

SUSPENSO/INTERRUPO DE LICENA/REGRESSO AO SERVIO (6)
(V)
Comunicao de:

(____) Doena em perodo de Licenas, por (___) dias.
(____) Internamento Hospitalar do progenitor ou do nascituro
(____) Outro
(____) Regresso ao Servio
(____) Regresso antecipado ao Servio
Obs: ____________________________________________________________________
_________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________

Por motivo de: (3)

Justificao:________________________________________
___________________________________________________
___________________________________________________
___________________________________________________

(3)

57/63

Pedidos de
concesso de
licenas
Junta os seguintes documentos: (2)

Certificado de Incapacidade Temporria para o trabalho (10) / Atestado
Mdico
(__) Com indicao do perodo da licena considerado necessrio para
prevenir o riscoe e/ou de situao de urgncia
(__) Com indicao da data previsveldo parto.
(__) Comprovativo de inacapacidade motivos escolares, da condio de
Estudante, de aproveitamento escolar
(__) Comprovativo da necessidade da assistncia a filho com
deficincia ou doena crnica
(__) Outro
(2)

Documento
(__) Comprovativo da colocao do cnjuge no estrangeiro ou em
misso de defesa ou representao de intreresses do Pas ou em
organizao internacional
(__) Comprovativo da situao do trabalhador face a organizao
internacional emitiido por esta.
(__) Comprovativo de motivos escolares, da condio de Estudante, de
aproveitamento escolar
(__) Comprovativo de da inscrio em Aces de Formao/Cursos
(__) Comprovativo da confiana judicail ou administrativa do
adoptando ou deo menor
(__) Outro
(2)

Declarao:
(__) Emitda por Estabelecimento Hospitalar comproovativa de
internamento
(__) Conjunta dos progenitores ou candidatos a adoptantescom
indicao do incio e termo dos perodos de tempo a gozar
(__) Do outro progenitor, comprovativa que exerce actividade
profissional e de que no goza a licena parental inicial
(__) Comprovativa da inexistncia de impedimento ou inibio do
exerccio do poder paternal
(__) Comprovativa do perdo de licena j gozado pela me/pai
(__) Comprovativa de nascimentos ou adopes mltiplas
(__) Comprovativa de que o outro progenitor no cumula/beneficia da
mesma modalidade de licena parental complementar
(__) Comprovativa que o outro progenitor exerce actividade profissional
ou est impedido ou inibido de exercer o poder paternal.
(__) Contendo indicao do incio e termo do perodo em que pretende
gozar a licena, que o outro progenitor exerce actividade profissional ou
est impedido ou inibido de exercer o poder paternal., que no se encontra
ao mesmo tempo em situao de licena, que o menor vive consigo e que
no est esgotado o perodo mximo da licena
(__) Outra
(2)
58/63

Pedidos de
concesso de
licenas

Certido:
(__) De bito
(__) De Nascimento
(__) Outra
(2)

Ouro Documento
(2)


CONTAGEM DE TEMPO DA LICENA (9)
(V)
Declaro pretender que o tempo da Licena seja contado para efeitos de
reforma/aposentao e fruio de benefcios sociais, com manuteno dos correspondentes
descontos com base na remunerao auferida data em que a mesma venha a ser
concedida

Data: ______/________/_______
Assinatura: _____________________________________________________________

(a preencher pelo Superior Hierrquico:)

PARECER/INFORMAO DO SUPERIOR HIERRQUICO

VISTO (2)
INFORMAO/PARECER: _________________________________________________
_________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________
Data:_____/_____/_____ Ass._________________________________

59/63

Pedidos de
concesso de
licenas

(2)
_________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________
Data: _____/_____/_____ Ass._________________________________


DESPACHO

FUNDAMENTAO:
_________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________

Data:_____/_____/_____ Ass._________________________________

60/63

Pedidos de
concesso de
licenas

(a preencher obrigatoriamente pelo membro do Governo competente:)

DESPACHO (7)

FUNDAMENTAO:
_________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________
Data: _____/_____/_____ Ass.________________________________

(1) Lei n 59/2008 de 11/9, Regime e Regulamento anexos, DL n 100/99 de 31/3 e suas
alteraes e Lei n 7/2009 de 12/2 e Regulamento Interno de Organizao e Disciplina do
Trabalho da IGAI
(2) Preenchimento electrnico, por seleco automtica
(3) Artigos 53, n 3 e 54, n 3 do Regulamento Interno de Organizao e Disciplina do
Trabalho da IGAI e na medida em que for exigvel pelo RCTFP anexo Lei n 59/2008 de
11/9 ou pelo DL 100/99 de 31/3 e suas alteraes
(4) Artigo 178, ns 4, 5 e 8 e artigo 190, ns 3, 4 e 7 do Regime e artigos 116 a 120, 130
e 131 do Regulamento anexos Lei n 59/2008 de 11/9 e artigos 33 a 35 do DL 100/99
de 31/3
(5) Artigo 178, n 6, aertigo 190, n 5 do Regime anexo Lei n 59/2008 de 11/9 e artigos
36 a 39 do DL 100/99 de 31/3
(6) Artigos 40, ns 7 e 8, 65, n 4 da Lei 7/2009 de 12/2. Artigos 74, n 3, 76, n 3, 87 do
DL 100/99 de 31/3. Artigo 235, ns 5 e 6 do Regime anexo Lei 59/2008 de 11/9
(7) Artigo 73-A, 76, 78, 92 do DL 100/99 de 31/3, aditado o primeiro pelo DL 169/2006
de 17/8, e n 5 do artigo 234 do Regime anexo Lei n 59/2008 de 11/9
(8) Artigo 40, 41 43, 47, 51, n 2,, 52, n 1, da Lei 7/2009 de 12/2, Artigo 74, n 1 do
DL 100/99 de 31/3
(9) Artigo 235, n 3 do Regime anexo Lei 59/2008 de 11/9
(10) Artigo 1da Portaria n 666-a/2007 de 1/6

61/63

Legislao
aplicvel
V LEGISLAO / DESPACHOS / CIRCULARES / FAQS /
BIBLIOGRAFIA

1- Legislao Aplicvel
Regime do Contrato de Trabalho em Funes Pblicas, aprovado pela
Lei n 59/2008 de 11 de Setembro;
Regime da Proteco Social dos Trabalhadores que exercem Funes
Pblicas, aprovado pela Lei n 4/2009 de 29 de Janeiro;
Regulamentao da Proteco na Parentalidade no mbito das
eventualidades da Maternidade, Paternidade e Adopo, no Regime da
Proteco Social Convergente, constante do DL n 89/2009 de 9 de Abril,
rectificadoa pela Declarao de Rectificao n 40/2009 de 2/6/2009,
publicada no DR, 1 srie n 109 de 5 de Junho;
Regime Jurdico dos Acidentes em Servio e das Doenas Profissionais
no mbito da Administrao Pblica, aprovado pelo DL n 503/99 de 20 de
Novembro;
Cdigo do Trabalho, aprovado pela Lei n 7/2009 de 12 de Fevereiro,
alterado pela Lei n 105/2009 de 14/9.
Regimes de Vinculao, de Carreira e Remuneraes dos Trabalhadores
que exercem Funes Pblicas, aprovada pela Lei n 12-A/2008 de 27 de
Fevereiro, rectificada pela Declarao de Rectificao n 22-A/2009 de 23
de Abril, publicado no DR, 1 srie n 81 de 24 de Abril
Regulamentao do Regime Jurdico dos Acidentes em Servio e das
Doenas Profissionais, aprovado pela Lei n 98/2009 de 4 de Setembro;
Regime das Frias, Faltas e Licenas, aprovado pelo DL n 100/99 de 31
de Maro e suas alteraes introduzidas pela Lei 117/99 de 11 de Agosto,
pelo DL 503/99 de 21 de Novembro, pelo DL 70-A/2000 de 5 de Maio, pelo
DL 157/2001 de 11 de Maio, pelo DL 169/2006 de 17 de Agosto, pelo DL
181/2007 de 9 de Maio, pela Lei 59/2008 de 11 de Setembro e pela Lei n
64-A/2008 de 31 de Dezembro;
V LEGISL. / DESP /
CIRC. / FAQS / BIBL.
62/63

Despachos
DL n 372/90 de 27 de Novembro, na redaco conferida pelo artigo 1
do DL 80/99 de 16 de Maro.
Modelo de Certificado de Inacapacidade Temporria para o Trabalho,
aprovado pela Portaria n 666-A/2007 de 1 de Junho
Sistema Integrado de Gesto e Avaliao de Desempenho na
Administrao Pblica, aprovado pela Lei n 66-B/2007 de 28 de
Dezembro;
Regulamento Interno de Organizao e Disciplina do Trabalho da IGAI.
Estatuto do Pessoal Dirigente, aprovado pela Lei n 2/2004 de 15 de
Janeiro, na redaco conferida pela Lei n 51/2005 de 30 de Agosto e pela
Lei n. 64-A/2008 de 31 de Dezembro

2- Despachos:
Despacho n 2430/2009 do Sr. Ministro da Administrao Interna, de 6
de Janeiro de 2009, publicado no DR, 2 srie, n 12 de 19 de Janeiro.
Despacho (extracto) n 4739/2009 do Sr. Inspector-Geral da
Administrao Interna, de 6 de Janeiro de 2009, publicado no DR, 2 srie,
n 27 de 19 de Fevereiro.
Despacho (extracto) n 9921/2009 do Sr. Inspector-Geral da
Administrao Interna, de 3 de Abril de 2009, publicado no DR, 2 srie, n
72 de 14 de Abril.
Despacho do Sr. Secretrio de Estado da Administrao Pblica n
16372/2009 de 20 de Julho de 2009;
Despacho do Sr. Secretriode Estado da Administrao Pblica n
836/2009 de 3 de Julho;
Despacho n 701/2008-SEAP proferido pelo Sr, Secretrio de Estado da
Administrao Pblica em 23 de Dezembro de 2008

63/63

Circulares

Bibliografia
3- Circulares/FAQS:

Circular Conjunta n 1/DGO/DGAEP/ISS/2008 de 9 de Setembro de
2009;
Circular 3/GDG/2009 de 25 de Maro de 2009-Proteco Social dos
Trabalhadores que exercen Funes Pblicas;
Circular da DGO n1352 de 14 de Maio de 2009;
FAQs da DGAEP sobre Proteco Social, Parentalidade, Regime
do Contrato de Trabalho em Funes Pblicas, Licenas,Faltas e
Frias

4- Bibliografia:

PIMENTEL, Francisco - O Novo Regime Jurdico de Frias, Faltas e
Licenas na Funo Pblica, Comentada e Anotada, Almedina, Fevereiro
de 2002;
BUSTO, Maria Manuel O Contrato de Trabalho em Funes
Pblicas, E&B Data, Lda, 2009.

Elaborado por:

Tcnica Superior Dulce Maria Antunes de Almeida Gonalves da Silva
1/16

1/16
NDICE

I - INTRODUO......................................................................................... 2
II OBJECTO E MBITO........................................................................... 3
III - DESTINATRIOS................................................................................. 3
IV CONCEITO DE FORMAO............................................................. 4
V - PRINCPIOS E OBJECTIVOS DA FORMAO................................. 4
VI PLANO DE AQUISIO DE COMPETNCIAS............................... 5
VII - DIAGNSTICO DE NECESSIDADES DE FORMAO................. 7
VIII - FORMAS DE ORGANIZAO DA FORMAO.......................... 8
IX - PLANO DE FORMAO..................................................................... 9
X - ACESSO FORMAO PROFISSIONAL ....................................... 10
XI - FORMAS DE DIVULGAO, INSCRIO E SELECO........... 11
XII - OBRIGAES DO TRABALHADOR............................................. 12
XIII - AVALIAO DA FORMAO..................................................... 13
XIV - RELATRIO DE ACTIVIDADES DE FORMAO .................... 13
XV - PUBLICITAO............................................................................... 14
XVI - MAPA SINTESE DAS FASES DO PROCESSO DE FORMAO
...................................................................................................................... 14

2/16

I - INTRODUO

Na conjuntura actual a qualificao dos recursos humanos assume
primordial importncia num quadro propiciador de empregabilidade, de
promoo de igualdade de oportunidades e do direito formao
profissional constitucionalmente consagrado, por forma a garantir a
adequao das competncias profissionais dos indivduos s exigncias do
mercado de emprego e ao desempenho organizacional.
O sector da Administrao Pblica encontra-se num processo de
modernizao que exige um grande esforo de simplificao e melhoria dos
seus processos organizacionais de modo a aumentar a sua capacidade de
eficcia e de eficincia, orientada para responder com qualidade s
exigncias de uma sociedade moderna e em permanente mutao, processo
este que s poder ser implementado atravs de fortes investimentos na
formao profissional dos seus recursos humanos.
Aceitando-se universalmente que os recursos humanos da administrao
pblica constituem um factor decisivo da boa execuo das polticas de
desenvolvimento e de ajustamento estrutural que se pretendem implementar,
bvia a necessidade urgente da sua (re)qualificao.
A formao consiste num processo contnuo e permanente de
desenvolvimento pessoal e profissional, na medida em que proporciona a
aquisio de competncias estratgicas, tcnicas e relacionais, mas tambm
como agente de inovao organizacional, porque estimula capacidades de
liderana, de iniciativa de participao e de criatividade e permite envolver
todos, co-responsabilizando-os na consecuo dos objectivos da instituio.
Pretende-se reforar as capacidades de liderana dos dirigentes e o seu papel
na motivao das equipas de trabalho e na adequao das expectativas e
necessidades individuais aos objectivos e necessidades organizacionais.

I - INTRODUO
3/16

II OBJECTO E MBITO

O presente regulamento define as regras e princpios para a formao
profissional dos recursos humanos da Inspeco-Geral da Administrao
Interna.
O presente regulamento aplica-se a todas as modalidades, tipos e
procedimentos inerentes formao profissional, salvo as que so objecto
de regulamentao prpria.
O reforo da qualificao dos recursos humanos uma orientao
estratgica e condio de modernizao e desenvolvimento dos servios
pblicos, no quadro da reforma da formao profissional e por aplicao do
Decreto-Lei n 50/98, de11 de Maro, com as alteraes introduzidas pelo
Decreto-Lei n 174/2001, de 31 de Maro, que define as regras e princpios
que regem a formao profissional na Administrao Pblica.

III - DESTINATRIOS

O regulamento estabelecido aplica-se a todos os recursos humanos da
Inspeco-Geral da Administrao Interna, independentemente da natureza
do vnculo, considerando-se como destinatrios elegveis das aces de
formao os trabalhadores do mapa de pessoal, em comisso de servio, em
mobilidade, ou candidatos envolvidos em processo de seleco para
ingresso na Administrao Pblica ou em carreira que esteja previsto em
diploma legal.

II OBJECTO E
MBITO
III - DESTINATRIOS
4/16

IV CONCEITO DE FORMAO

Entende-se por formao o processo atravs do qual os recursos humanos se
preparam para o exerccio de uma actividade profissional, atravs da
aquisio e desenvolvimento de capacidades ou competncias, que
permitam a adopo de comportamentos adequados ao desempenho
profissional e valorizao pessoal.

V - PRINCPIOS E OBJECTIVOS DA FORMAO

1. A formao profissional da IGAI deve assentar na qualificao dos seus
recursos humanos, enquanto instrumento de desenvolvimento pessoal e
organizacional, devendo assentar nos seguintes princpios:
Dignificao de todos os profissionais, independentemente da
sua carreira e categoria;
Igualdade de oportunidade no acesso formao, garantindo que
todos os colaboradores tenham acesso formao;
Adequao da formao s necessidades formativas;
privilegiando as valncias formativas mais direccionadas para o
reforo efectivo de competncias.
Acesso, em tempo til, formao disponvel sobre formao.

2. Deste modo, a formao visa fundamentalmente os seguintes objectivos:
Promover continuamente a aprendizagem;
Melhorar os desempenhos, contribuindo para o aumento dos
nveis de eficcia e eficincia em conformidade com os padres
de qualidade definidos para a respectiva rea de actuao;
IV CONCEITO E
FORMAO
V PRINCPIOS E
OBJECTIVOS
5/16

Criar novas competncias que contribuam para a qualificao da
Administrao Pblica, atravs de promoo da modernizao e
desburocratizao dentro das organizaes;
Conciliar as expectativas pessoais e profissionais dos
trabalhadores com os objectivos integrados na misso da IGAI;
Sensibilizar todos os colaboradores para processos de mudana,
tendo em conta a evoluo do saber e dos meios tecnolgicos;
Reforar a cultura organizacional.

VI PLANO DE AQUISIO DE COMPETNCIAS

1. Para prossecuo dos objectivos sero definidas pela Direco, as
estratgias adoptadas no processo formativo, tendo em conta as linhas de
orientao constantes do Plano de Actividades, bem como os resultados.
2. No mbito das responsabilidades dos dirigentes cabe o acompanhamento
profissional dos trabalhadores, com vista transmisso de
conhecimentos e aptides profissionais, necessrios ao exerccio do
respectivo posto de trabalho, bem como ao incremento da qualidade do
servio prestado.
3. Neste contexto os dirigentes e chefias efectuam o balano das
competncias dos vrios grupos profissionais das carreiras gerais e das
reas especficas da IGAI, elaborando, em colaborao com os
trabalhadores, um plano de aquisio de competncias, nos seguintes
moldes:

O plano de aquisio de competncias constitui um instrumento
de gesto, ao permitir a inventariao de todas as actividades e
respectivas tarefas que cada um desenvolve na organizao, as
VI PLANO AQUIS.
DE COMPETNCIAS
6/16

competncias actuais e as exigidas, bem como a formao
necessria para um exerccio eficaz e eficiente das funes,
mediante a identificao de novas competncias;
O plano de aquisio de competncias constituir um
instrumento de avaliao, permitindo ao dirigente, proceder a
uma seleco mais criteriosa de participantes para as aces de
formao, garantindo uma maior igualdade de oportunidades no
acesso s mesmas;
Cada trabalhador dever possuir um plano de aquisio de
competncias, que ser elaborado em colaborao com a
respectiva chefia;
O plano de aquisio de competncias ser realizado no primeiro
trimestre do ano e no mbito do processo de avaliao de
desempenho dos trabalhadores de cada unidade orgnica;
Do plano de aquisio de competncias dever constar as
seguintes informaes:
o Descrio detalhada das funes e tarefas que o trabalhador
desempenha/executa;
o Identificao das suas competncias actuais;
o Identificao das aces de formao j frequentadas para o
adequado exerccio dessas funes, bem como daquelas a
frequentar para suprir eventuais disfuncionalidades no actual
desempenho profissional;
o Perspectiva de exerccio de novas funes e/ou acrscimo de
responsabilidades;
o Identificao das novas competncias a adquirir e das
medidas necessrias para essa aquisio;
o O sector de recursos humanos fornecer os modelos para
preenchimento dos dados referidos nos pontos anteriores.
7/16

o Os dados resultantes do plano de aquisio de competncias,
serviro de apoio ao Diagnstico de Necessidades e
elaborao do Plano de Formao.

VII - DIAGNSTICO DE NECESSIDADES DE FORMAO

O diagnstico de necessidades de formao ser elaborado ou actualizado
anualmente, para a formao a promover no ano seguinte, de acordo com os
seguintes princpios:

A elaborao do diagnstico de necessidade ser efectuada
atravs de consulta prvia Direco, bem como aos
responsveis pelos servios e trabalhadores, que devero ter em
conta os planos de aquisio de competncias, antes referidos;
Da consulta prvia, a realizar por questionrio (anexo II),
devero resultar indicadores para as aces de formao a
promover e a organizar internamente, bem como as bases para a
definio de um plano de frequncias de aces externas;
Os dados relativos ao levantamento de necessidades sero
actualizados at 30 de Novembro de cada ano.

VII DIAGNSTICO
DE NECESSIDADES
8/16

VIII - FORMAS DE ORGANIZAO DA FORMAO

1. Compete ao sector de recursos humanos (SPCE), com o apoio do ncleo
de apoio tcnico (NAT) a concepo, execuo e difuso do Plano
Anual de Formao, que traduza as necessidades especficas de
formao da IGAI.
2. Consideram-se prioritrias as aces de formao que se enquadrem no
conjunto de competncias indispensveis ao cumprimento da misso e
dos objectivos estratgicos do organismo, valorizando as aces
especialmente orientadas para a introduo e adaptao s novas
tecnologias de informao e comunicao.
3. Este processo pode ser concretizado internamente (aces internas),
recorrendo, ou no, a outras entidades formadoras, ou externamente
(aces externas), atravs de participaes individuais na formao,
recorrendo a entidades privadas ou pblicas, devidamente credenciadas.
4. A formao pode ser inicial ou contnua, consoante se destine a habilitar
os trabalhadores com conhecimentos ou aptides para a admisso ou o
exerccio de determinadas funes, ou a promover a actualizao e a
valorizao pessoal e profissional, em consonncia com as polticas de
desenvolvimento, inovao e mudana da Administrao Pblica.
5. A formao contnua pode revestir as modalidades de aperfeioamento,
de especializao, ou para reincio de funes.
6. A formao pode desenvolver-se em horrio laboral, ps-laboral, ou
misto, bem como ser presencial, no posto de trabalho ou em regime de
e-learning e blended-learning.

VIII FORMAS DE
ORGANIZAO
9/16

IX - PLANO DE FORMAO

1. O plano de formao elaborado, com base nos princpios definidos e
de acordo com os objectivos especficos determinados pela Direco, na
sequncia de um levantamento de necessidades de formao e do
resultado da avaliao do desempenho, e conter as aces internas e
externas que a IGAI se prope realizar em cada ano, com indicao dos
calendrios previstos e das entidades que potencialmente podero
assegurar essas aces.
2. A concepo e elaborao do plano de formao so realizadas no sector
de recursos humanos (SPCE), com o apoio do ncleo de apoio tcnico
(NAT), sendo traduzido em quadro conforme modelo constante do
anexo VI.
3. O plano de formao aprovado at 30 de Janeiro pela Direco da
IGAI.
4. Aps aprovao, a SPCE divulgar o plano e a programao das aces
de formao, bem como todas as informaes relativas sua realizao.
5. O plano e divulgado, por meios electrnicos, atravs do portal interno e
do sistema informtico de gesto de actividades, bem como as fichas de
inscrio, com vista concretizao das inscries respectivas.
6. SPCE cabe, acompanhar e controlar a execuo do plano anual de
formao, bem como a rubrica de formao atribuda pelo Oramento de
Estado, mantendo actualizados os dados, realizando o expediente e
promovendo as medidas que se mostrem necessrias ao
desenvolvimento das aces formativas.

IX PLANO DE
FORMAO
10/16

X - ACESSO FORMAO PROFISSIONAL

1. Os trabalhadores tm o direito e o dever de frequentar todos os anos,
aces de formao profissional na actividade que exercem funes
conforme consagrado na Lei n 12-A/2008, de 27 de Fevereiro, artigo
57 e no Decreto-Lei n 50/98, de 11 de Maro.
2. As unidades orgnicas a que pertencem podero propor a frequncia de
aces de formao, que visem quer a qualificao, quer a melhoria do
seu exerccio profissional, quer ainda a correco de disfuncionalidades
detectadas no mbito do processo de avaliao do seu desempenho.
3. A frequncia das aces , em princpio, facultativa, tornando-se
obrigatria sempre que os responsveis o entendam como indispensvel
para a prossecuo dos objectivos organizacionais da IGAI.
4. Os trabalhadores beneficiam de um crdito anual para a frequncia de
aces de formao, em regime de autoformao, nos termos previstos
no Decreto-Lei n 174/2001, de 31 de Maio.
5. Os crditos para autoformao, em perodo laboral esto fixados em
100H para a carreira tcnica superior e 70H para as restantes carreiras,
podendo estes limites ser ultrapassados considerando a relevncia da
funo exercida pelo trabalhador a avaliar pelo respectivo dirigente com
base em critrios de gesto.
6. A formao realizada dentro do perodo normal de trabalho, corresponde
para todos os efeitos legais, ao exerccio efectivo de funes.
7. O pedido de autorizao para frequncia de aces de formao externa,
deve ser requerido ao respectivo dirigente, que poder autorizar, caso
no haja prejuzo do normal funcionamento do servio.
8. A autorizao para frequncia de aces de formao, com encargos
para a IGAI, depende de informao sobre disponibilidade oramental, a
ser transmitida pela Seco de Pessoal, Contabilidade e Economato
(SPCE).

X ACESSO
FORMAO PROF
11/16

XI - FORMAS DE DIVULGAO, INSCRIO E SELECO

1. A divulgao da informao acerca das aces de formao j
programadas, ou outras que venham a ser considerada ser efectuada:
Em suporte papel;
Em suporte digital atravs do portal interno, ou do sistema
informtico de gesto de actividades;
Atravs dos responsveis da Direco ou dos servios.

2. As inscries em aces de formao, obedecem aos seguintes
preceitos:
S sero consideradas, quando autorizadas pelo respectivo dirigente,
que dever estabelecer prioridades, quando se verifique mais de uma
inscrio, tendo em conta os critrios de acesso pr-definidos na
programao da formao.
Sero feitas atravs de fichas de inscrio especficas, devendo ser
efectuada com a antecedncia necessria, face data limite
estabelecida pela entidade promotora ou constante do programa do
curso.
A recepo e encaminhamento das inscries em aces externas so
da competncia da SPCE e, havendo custos, seguem os
procedimentos normais do processo de contratao de contratao
pblica.

3. A confirmao da inscrio nas aces de formao ser comunicada
aos formandos apenas quando seleccionados, preferencialmente por
meio electrnico, e se possvel at uma semana antes do incio da aco
de formao a que diz respeito.

XI DIVULGAO
INSC. E SELECO
12/16

4. As eventuais alteraes s datas, horrios e locais de realizao das
aces, sero comunicadas pela SPCE, com a devida antecedncia, aos
dirigentes, os quais devero confirmar a disponibilidade dos candidatos,
face nova calendarizao e aos respectivos formandos.
5. As desistncias ou substituies devero ser comunicadas SPCE com
uma antecedncia razovel relativamente ao incio da aco, de modo a
permitir o desenvolvimento atempado dos procedimentos a que houver
lugar. Toda e qualquer desistncia por razes imputveis aos
trabalhadores, dever ser formalizada e devidamente justificada por
escrito.
6. Todas as participaes de trabalhadores em aces de formao externa,
devero ser comunicadas SPCE com vista ao registo no quadro de
formao e insero na base de dados de recursos humanos.

XII - OBRIGAES DO TRABALHADOR

O trabalhador a quem for concedida autorizao para formao deve:
Frequentar com assiduidade e pontualidade a aco de formao;
Aps a concluso de cada aco de formao, apresentar uma
declarao de frequncia ou certificado de formao, para efeitos
de registo na base de dados e incluso de cpia no seu processo
individual;
Apresentar, quando solicitado pelos dirigentes ou chefias, o
ndice dos temas abordados nas aces ou nos trabalhos de maior
interesse; elaborando um curto relatrio de apreciao da aco
ministrada;
Disponibilizar, quando solicitado, a documentao relevante,
distribuda durante a frequncia da respectiva aco de formao.
XII OBRIGAES
DO TRABALHADOR
13/16

XIII - AVALIAO DA FORMAO

1. As aces de formao sero objecto de avaliao da eficcia, em
colaborao com o superior hierrquico, para se aferir se os objectivos
das aces foram atingidos e se os trabalhadores obtiveram as
competncias adequadas ao bom desempenho.
2. Ser feito o levantamento sistemtico dos efeitos da formao
ministrada e mudanas resultantes da formao profissional ao nvel dos
conhecimentos e competncias adquiridas, bem como o seu impacto no
desempenho individual e organizacional.

XIV - RELATRIO DE ACTIVIDADES DE FORMAO

1. Ser efectuado o levantamento das actividades de formao realizada,
avaliando o nvel de cumprimento dos planos e investimentos efectuados
em consonncia com o Relatrio de Actividades da IGAI e enquadrado
no Balano Social.
2. O relatrio anual das actividades de formao da IGAI ser enviado
Direco Geral da Administrao e do Emprego Pblico (DGAEP), at
ao dia 15 de Abril de cada ano em conformidade com o disposto no n 3
do artigo 18 do Decreto-Lei n 50/98, de 11 de Maro, tendo em vista a
integrao no Relatrio de Actividades de Formao da Administrao
Pblica.
A informao prestada em suporte electrnico com preenchimento dos
mapas constantes dos anexos IX e X.

XIII AVALIAO
DA FORMAO
XIV REL. ACTIV.
DE FORMAO
14/16

XV - PUBLICITAO

assegurada a devida publicidade do presente Regulamento Interno atravs
do portal interno, do sistema de gesto de actividades e no sitio da IGAI na
internet - outros normativos.

XVI - MAPA SINTESE DAS FASES DO PROCESSO DE
FORMAO

QUANDO O QUE SE FZ QUEM INTERVM
No mbito da preparao do
Plano de Actividades e do
QUAR
Definio de linhas
estratgicas e orientadoras
para as unidades orgnicas
no mbito do Plano de
Actividades e QUAR
Direco, NAT
Quando da apresentao do
projecto de oramento, em
regra em Agosto
Definio do mapa de
pessoal anual, nmero de
lugares e caracterizao dos
perfis profissionais
Direco, NAT e SPCE
1 Trimestre (no mbito da
avaliao do desempenho)
Plano individual de
aquisio de competncias
Trabalhador e
Dirigente/Chefia
At 30 de Novembro Diagnstico de
necessidades de formao
Trabalhadores, Dirigentes,
NAT, SPCE
Ao longo do ano Recolha de informao
sobre entidades formadoras,
propor aces formativas
adequadas aos resultados do
diagnstico
NAT, SPCE,
Direco/Chefias

XV - PUBLICITAO
XVI MAPA
SNTESE
15/16

QUANDO O QUE SE FZ QUEM INTERVM
Dezembro Definio e seleco dos
programas, cursos, nmero
de formandos, categorias,
calendarizao, entidades
formadoras e previso de
custos
NAT, SPCE,
Direco/Chefias,
Trabalhadores
Janeiro Elaborao do Plano Anual
- Preenchimento de Mapa
SPCE, NAT
At 30 de Janeiro Aprovao do Plano Anual
de Formao
Direco
Dia seguinte ao da
aprovao
Divulgao do Plano de
Formao
SPCE, Informtica
5 dias teis aps aprovao Preenchimento e remessa de
fichas de inscrio dos
formandos nas aces
programadas
SPCE, Trabalhadores
Ao longo do perodo de
formao
Acompanhamento e
controle da execuo do
plano, monitorizao e
proposta de medidas
correctivas.
SPC, Nat, Direco
Janeiro do ano seguinte Preparao de dados para a
elaborao do relatrio
anual da formao, a
integrar no Balano Social
da IGAI
SPCE, NAT
Maro do ano seguinte Fornecimento de dados,
com preenchimento de
quadros sobre relatrio anual
de formao da IGAI a
fornecer Secretaria-Geral
do MAI e DGAEP
SPCE, NAT

Elaborado por:

16/16

XVII - ANEXOS

XVII - ANEXOS
1/36
1/36
NDICE

I CONSIDERAES GERAIS.................................................................. 3
Enquadramento .......................................................................................... 3
Princpios do SIADAP............................................................................... 3
Objectivos globais do SIADAP ................................................................. 4
Ciclo de gesto........................................................................................... 5
Articulao................................................................................................. 5
Subsistemas................................................................................................ 6
mbito de aplicao................................................................................... 6
II - OBJECTIVO E MBITO DE APLICAO........................................... 7
Objectivo.................................................................................................... 7
Considerao da avaliao de desempenho ............................................... 7
III - METODOLOGIA DE AVALIAO.................................................... 8
Requisitos de avaliao.............................................................................. 8
Parmetros de avaliao............................................................................. 9
Contratualizao......................................................................................... 9
Avaliao dos resultados.......................................................................... 11
Competncias ........................................................................................... 11
Avaliao das competncias .................................................................... 12
Avaliao final ......................................................................................... 12
Reconhecimento de excelncia ................................................................ 13
Diferenciao de desempenhos................................................................ 14
Fichas de Avaliao ................................................................................. 15
Efeitos da Avaliao ................................................................................ 15
Meno de Inadequado ............................................................................ 15
IV - INTERVENIENTES NO PROCESSO DE AVALIAO................. 16
Sujeitos..................................................................................................... 16
Avaliador.................................................................................................. 16
Avaliado................................................................................................... 17
Conselho Coordenador da Avaliao....................................................... 18
Comisso Paritria ................................................................................... 19
Inspector-Geral......................................................................................... 19
V - PROCESSO DE AVALIAO............................................................ 20
Periodicidade............................................................................................ 20
Confidencialidade .................................................................................... 21
Fases do processo..................................................................................... 21
Planeamento............................................................................................. 22
Auto-avaliao ......................................................................................... 23
Avaliao ................................................................................................. 23
Harmonizao de propostas de avaliao ................................................ 23
Reunio de avaliao................................................................................ 24
Validao e reconhecimento das propostas de avaliao......................... 24
Apreciao pela Comisso Paritria......................................................... 25
Reapreciao e deciso final .................................................................... 25
Homologao ........................................................................................... 25
Reclamao .............................................................................................. 26
Recurso hierrquico ................................................................................. 26
Monitorizao .......................................................................................... 26
2/36
VI - CASOS ESPECIAIS ............................................................................ 27
Ponderao curricular............................................................................... 27
Factores da ponderao curricular ........................................................... 27
VII - DISPOSIES FINAIS...................................................................... 28
Critrios de desempate ............................................................................. 28
Avaliaes anteriores e converso de resultados ..................................... 29
Procedimentos administrativos ................................................................ 29
Sistema de informao e controlo............................................................ 29
Quadros sntese das fases do processo de avaliao................................ 30
ANEXOS: .................................................................................................... 34
Legislao consultada .............................................................................. 35
Bibliografia de apoio................................................................................ 35

3/36

Enquadra/

Princpios do
SIADAP
I CONSIDERAES GERAIS

Enquadramento
O sistema de gesto e avaliao de desempenho visa reforar na
Administrao Pblica uma cultura de avaliao e responsabilizao,
vincada pela publicitao dos objectivos dos servios e dos resultados
obtidos, em estreita articulao com o ciclo de gesto e avaliao,
permitindo o alinhamento dos desempenhos dos servios e dos que neles
trabalham, em consonncias com os preceitos contidos na Lei n 66-B/2007,
de 28 de Dezembro.

Princpios do SIADAP
Coerncia e integrao, aco alinhada com objectivos e polticas
pblicas.
Responsabilizao e desenvolvimento, nos resultados dos servios
e melhorias organizacionais de competncias.
Universalidade e flexibilidade, visando a aplicao a todos
(servios dirigentes e trabalhadores com eventuais adaptaes).
Transparncia e imparcialidade, com critrios objectivos e
pblicos, assente em indicadores de desempenho.
Eficcia e eficincia.
Orientao para a qualidade nos servios.
Comparabilidade dos desempenhos dos servios, confrontando
com padres nacionais e internacionais.
Publicidade dos resultados da avaliao (dos servios, dos
dirigentes e dos trabalhadores).

I CONSIDERAES
GERAIS
4/36

Objectivos
globais do
SIADAP
Participao dos dirigentes e dos trabalhadores na fixao dos
objectivos dos servios.
Participao dos utilizadores na avaliao.

Objectivos globais do SIADAP
Contribuir para a melhoria de gesto da Administrao Pblica e
alinhar em razo das necessidades dos utilizadores a actividade dos
servios com os objectivos das polticas pblicas.
Desenvolver e consolidar prticas de avaliao de auto-regulao
da Administrao Pblica.
Identificar as necessidades de formao e desenvolvimento
profissional adequadas melhoria do desempenho dos servios,
dos dirigentes e dos trabalhadores.
Promover a motivao e o desenvolvimento das competncias e
qualificaes dos dirigentes e dos trabalhadores, favorecendo a
formao ao longo da vida.
Reconhecer e distinguir servios, dirigentes e trabalhadores pelo
seu desempenho e pelos resultados obtidos e estimulando o
desenvolvimento de uma cultura de excelncia e qualidade.
Melhorar a prestao de informao e a transparncia da aco dos
servios da Administrao Pblica.
Apoiar o processo de decises estratgicas atravs de informao
relativa a resultados e custos.

5/36

Ciclo de
gesto

Articulao
Ciclo de gesto
O ciclo anual de gesto integra as seguintes fases:
Fixao dos objectivos do servio, tendo em conta a misso, as
atribuies, os objectivos estratgicos, os compromissos assumidos
na carta de misso pelo dirigente mximo, os resultados da
avaliao do desempenho e as disponibilidades oramentais;
Aprovao do oramento e mapa de pessoal;
Elaborao e aprovao do plano de actividades do servio e das
unidades orgnicas.
Monitorizao e eventual reviso dos objectivos do servio e de
cada unidade orgnica;
Elaborao do relatrio de actividades.

Articulao
O SIADAP articula-se com o sistema de planeamento do Ministrio da
Administrao Interna e integra os princpios, conceitos e objectivos do
ciclo e modelos de gesto da Inspeco-Geral da Administrao Interna
(IGAI), visando em sntese:
Desenvolver uma cultura de gesto orientada para resultados com
base em objectivos previamente estabelecidos. Auto-avaliao e
auto-regulao;
Mobilizar os trabalhadores em torno da misso essencial do
servio. Orientando a sua actividade em funo de objectivos
claros e critrios de avaliao transparentes; reconhecer o mrito,
assegurando diferenciao e valorizao dos nveis de
desempenho.

6/36

Subsistemas

mbito de
Aplicao
Subsistemas
O sistema de avaliao integra trs componentes:
Servios - Subsistema de Avaliao do Desempenho dos Servios
da Administrao Pblica - SIADAP 1;
Dirigentes - Subsistema de avaliao do Desempenho dos
Dirigentes da Administrao Pblica - SIADAP 2;
Trabalhadores - Subsistema de Avaliao do Desempenho dos
Trabalhadores da Administrao Pblica - SIADAP 3.

mbito de aplicao
Servios da administrao directa e indirecta do Estado.
Servios da administrao regional autnoma e administrao
autrquica com as necessrias adaptaes.
Servios de apoio do Presidente da Repblica, dos Tribunais e do
Ministrio Pblico.
Trabalhadores em funes pblicas.

7/36

Objectivo

Considerao
da avaliao
de
desempenho
SUBSISTEMA DE AVALIAO DO DESEMPENHO DOS
TRABALHADORES DA ADMINISTRAO PBLICA (SIADAP 3)

II - OBJECTIVO E MBITO DE APLICAO

Objectivo
1. O presente mdulo visa apoiar a Inspeco-Geral da Administrao
Interna, a seguir designada abreviadamente por IGAI, na implementao
do Sistema Integrado de Gesto e Avaliao na Administrao Pblica
(SIADAP) estabelecido na Lei n 66-B/2007, de 28 de Dezembro.
2. O sistema de avaliao do desempenho constante do presente
regulamento aplica-se aos trabalhadores da IGAI integrados em carreiras
gerais e especiais objecto de aplicao do SIADAP.

Considerao da avaliao de desempenho
A avaliao do desempenho a que se refere o presente mdulo, para alm de
ser considerada nas situaes previstas nos regimes de carreiras dos
trabalhadores da IGAI e na lei em geral, visa estabelecer adequados
diagnsticos de natureza qualitativa sobre os seus efectivos.

II OBJECTIVO E
MBITO DA APLIC.
8/36

Requisitos de
avaliao

III - METODOLOGIA DE AVALIAO

Requisitos de avaliao
1. A avaliao respeita aos trabalhadores que contem, no ano civil anterior,
pelo menos seis meses de servio efectivo, seguido ou interpolado,
prestado em contacto funcional com o respectivo avaliador.
2. O avaliador superior imediato ou, no caso de impedimento, o seguinte.
3. Se no decorrer de ano civil anterior se sucederam vrios superiores
hierrquicos, cabe ao superior hierrquico no momento da avaliao a
competncia para avaliar, devendo recolher dos demais os necessrios
contributos escritos.
4. Se o perodo for inferior a 6 meses, o desempenho avaliado em conjunto
com o do ano seguinte.
5. Se houver mais de 6 meses de relao jurdica de emprego pblico, mas
sem o correspondente servio efectivo, no tiver avaliao anterior que
releve, ou se pretender a sua alterao, o trabalhador pode requerer
avaliao anual, feita pelo CCA, segundo proposta de avaliador
nomeado para o efeito pelo dirigente mximo.
6. Nas demais situaes, vigora para efeitos da respectiva carreira, a ultima
avaliao obtida nos termos do SIADAP ou das suas adaptaes ou, na
sua ausncia, a avaliao deduzida de ponderao curricular.
7. Aos trabalhadores que exeram funes de interesse pblico, ou outras
actividades como tal como tal reconhecidos, a classificao obtida no
ltimo ano imediatamente anterior ao exerccio dessas funes ou
actividades reporta-se igualmente aos anos seguintes, para efeitos de
actos relevantes para a sua vida profissional, designadamente carreira.

III METODOLOGIA
DE AVALIAO
9/36

Parmetros
de avaliao

Contratualizao
Parmetros de avaliao
A avaliao dos trabalhadores da IGAI, rege-se pelos princpios constantes
da Lei n 66-B/2007, de 28 de Dezembro e incide sobre os seguintes
parmetros;
Resultados - obtidos na prossecuo de objectivos individuais em
articulao com os objectivos da respectiva unidade orgnica.
Competncias que visam avaliar os conhecimentos, capacidades
tcnicas e comportamentais adequadas ao exerccio das respectivas
funes.

Contratualizao
1. A contratualizao dos objectivos visa envolver os trabalhadores com os
objectivos estratgicos da IGAI, promovendo uma cultura de qualidade,
responsabilizao e optimizao dos resultados, tendo em considerao
a proporcionalidade entre estes e os meios disponveis e o tempo em que
so prosseguidos, de acordo com as seguintes regras:
A fixao de objectivos aos trabalhadores em servio na IGAI,
acordada entre avaliador e avaliado no incio do perodo de
avaliao prevalecendo, em caso de discordncia, a posio do
avaliador.
A definio dos objectivos deve ser formulada de forma clara e
especfica e deve ter e conta os objectivos estratgicos da IGAI,
definidos nos instrumentos de gesto, designadamente do QUAR,
e da respectiva unidade orgnica, tomando em linha de conta os
critrios definidos para a avaliao do desempenho dos
trabalhadores da IGAI
1
.
Os objectivos devem ser fixados em nmero de 3.

1
As orientaes gerais em matria de fixao de objectivos, de escolha de competncias e de indicadores de
medida, em especial os relativos caracterizao da situao de superao dos objectivos, relativos aos
trabalhadores da IGAI, sujeitos ao regime de avaliao previsto na Lei n 66-B/2007, de 28 de Dezembro, foram
definidos pelo Conselho de Coordenao da Avaliao, constando da ACTA n 4/2008 da reunio daquele rgo,
realizada em 22 de Fevereiro de 2008.
10/36

Podem ser fixados objectivos de responsabilidade partilhada, desde
que se verifique trabalho em equipa ou esforo convergente para o
mesmo fim.
Devem ser previamente estabelecidos indicadores de medida do
desempenho para avaliao dos resultados a obter em cada
objectivo e respectivo critrio de superao.
Nos postos de trabalho da rea administrativa e tcnica sero
valorizados os prazos de execuo e o nmero de tarefas, devendo
os indicadores de medida reflectir o tempo de execuo mdia, a
complexidade e a qualidade exigvel.
O objectivo considera-se superado quando o valor alcanado
exceda em 1/3 o valor da meta definida, desde que reunidas as
condies de qualidade exigveis no desempenho normal da
funo.
Sempre que a meta do indicador de desempenho estiver referida ao
cumprimento de vrios prazos (por exemplo prazos para emisso
de sucessivas informaes ou pareceres) ter-se- em conta o valor
total anual destes.
Nos casos em que o avaliador considere que o objectivo no foi
superado por no estarem manifestamente reunidos os requisitos
normais de qualidade, dever fundamentar a sua deciso.

2. Sempre que se verifique alterao da situao funcional do trabalhador no
primeiro semestre do ano civil a que se reporta a avaliao, h lugar
redefinio dos respectivos objectivos, aplicando-se para o efeito a ficha
de avaliao constante do anexo IV.

11/36

Avaliao dos
resultados

Competncias
Avaliao dos resultados
1. De acordo com a medio do grau de cumprimento de cada objectivo, de
acordo com os respectivos indicadores previamente estabelecidos, a
avaliao dos resultados obtidos em cada um deles expressa em trs
nveis:
Objectivo superado, a que corresponde a pontuao de 5;
Objectivo atingido, a que corresponde a pontuao de 3;
Objectivo no atingido, a que corresponde a pontuao de 1.

2. A pontuao final a atribuir ao parmetro Resultados a mdia
aritmtica das pontuaes atribudas aos resultados obtidos em todos os
objectivos.
3. A avaliao dos resultados obtidos em objectivos de responsabilidade
partilhada, em regra, idntica para todos os trabalhadores neles
envolvidos, podendo, mediante opo fundamentada do avaliador, ser
feita avaliao diferenciada consoante o contributo de cada trabalhador.

Competncias
1. O parmetro relativo s Competncias assenta no conjunto das
competncias definidas para os grupos de pessoal tcnico superior e
tcnico, de coordenao, de assistente tcnico e de assistente
operacional, tal como se mostram descritos nas fichas de avaliao
constantes dos anexos V e VI do presente mdulo.
2. So em nmero de 5 as competncias a considerar, ficando a cargo dos
respectivos avaliadores a sua seleco, atendendo ao contexto funcional
especfico de cada trabalhador.

12/36

Avaliao das
competncias

Avaliao final
Avaliao das competncias
1. A avaliao de cada competncia expressa em trs nveis:
Competncia demonstrada a um nvel elevado, a que
corresponde a pontuao de 5;
Competncia demonstrada, a que corresponde uma pontuao
de 3;
Competncia no demonstrada ou inexistente, a que
corresponde a pontuao de 1.

2. A pontuao final a atribuir ao parmetro Competncias a mdia
aritmtica das pontuaes atribudas s competncias escolhidas para
cada trabalhador.

Avaliao final
1. A avaliao final o resultado da mdia ponderada das pontuaes
obtidas nos dois parmetros de avaliao (Resultados e Competncias).
2. Aos parmetros Resultados e Competncias corresponde os seguintes
nveis de ponderao
2
:
Resultados 60%
Competncias 40%

3. A avaliao final expressa em menes qualitativas em funo das
pontuaes finais obtidas em cada parmetro, nos seguintes termos:

2
O Despacho-IG-1/2008, de 7 de Fevereiro fixa os nveis de ponderao dos parmetros de avaliao nos termos
do artigo 60, n 1, c) da Lei n 66-B/007, de 28 de Dezembro
13/36

Reconhecimento
de excelncia
Desempenho Relevante, correspondendo uma avaliao final de
4 a 5;
Desempenho Adequado, correspondendo a uma avaliao final
de desempenho positivo de 2 a 3,999;
Desempenho Inadequado correspondendo uma avaliao final
de 1 a 1,999.

4. As pontuaes dos parmetros e da avaliao final so expressos at
centsima e, quando possvel, at s milsimas.
5. Para considerao das menes de Desempenho Excelente e
Desempenho Relevante observada, por ordem decrescente, a
pontuao final obtida.

Reconhecimento de excelncia
1. A atribuio de meno qualitativa de Desempenho Relevante objecto
de apreciao pelo Conselho Coordenador da Avaliao, para efeitos de
reconhecimento de mrito significando Desempenho Excelente, por
iniciativa do avaliado ou do avaliador.
2. Esta iniciativa deve ser acompanhada de caracterizao que especifique
os respectivos fundamentos e analise o impacto do desempenho,
evidenciando os contributos relevantes para o servio.
3. O reconhecimento do mrito de Desempenho Excelente objecto de
publicitao no servio.
4. Para efeitos de aplicao da legislao sobre carreiras e remuneraes, a
avaliao mxima nela prevista corresponde meno qualitativa de
Desempenho Excelente.

14/36

Diferenciao
de
desempenho

Diferenciao de desempenhos
1. A diferenciao de desempenho dos trabalhadores da IGAI por forma a
garantir as avaliaes finais quantitativas do Desempenho Relevante
feita atravs da aplicao da percentagem mxima de 25% sobre a
totalidade dos trabalhadores sujeitos a avaliao, com aproximao por
excesso, quando necessrio, e de entre estas de 5% para reconhecimento
de Desempenho Excelente, sem prejuzo do disposto no artigo 27 da
Lei n 66-B/2007 de 2226 de Dezembro.
2. Os valores resultantes da aplicao das percentagens devem, em regra, ser
distribudos proporcionalmente por todas as carreiras e feita por
despacho do Inspector-Geral, em cada ano, no incio do perodo de
avaliao, em funo das unidades orgnicas e respectivos grupos de
pessoal
3
.
3. s classificaes finais dos trabalhadores que, por fora da aplicao das
percentagens mximas previstas no artigo 75, n 1 da Lei n 66-B/200,
no caibam nas respectivas quotas, atribuda a meno de desempenho
Adequado, com equivalncia meno quantitativa de 3,999,
correspondente ao lime mximo para aquela classificao.
A situao ser espelhada em sede de harmonizao das classificaes, a
realizar pelo Conselho Coordenador da Avaliao, e traduzida na ficha
individual de avaliao no momento da homologao.
4. As percentagens mximas para as avaliaes finais qualitativas de
Desempenho Relevante e para o reconhecimento de Desempenho
Excelente no incidem sobre o nmero de trabalhadores relativamente
aos quais releve, para efeito de actos relevantes para a sua carreira
profissional, a ltima avaliao atribuda.

3
O Despacho-IG-14/2009, de 21 de Maio de 2009, distribui, pelos diversos grupos de pessoal, as percentagens de
diferenciao de desempenho do SIADAP 3, para o ano de 2009.

15/36

Fichas de
avaliao

Efeitos da
avaliao

Meno de
inadequado
Fichas de Avaliao
Os modelos de impresso das fichas de auto-avaliao e avaliao de
desempenho do pessoal da IGAI so os constantes dos anexos I e II do
presente mdulo.

Efeitos da Avaliao
Para alm dos efeitos especificamente previstos nos regimes de carreiras, a
avaliao do desempenho individual tem os efeitos previstos nos artigos 52
e 54 da Lei n 66-B/2007, de 28 de Dezembro.

Meno de Inadequado
1. A atribuio de meno qualitativa de Desempenho Inadequado deve
ser acompanhada de caracterizao que especifique os respectivos
fundamentos, por parmetro, de modo a possibilitar decises no sentido
de:
Analisar os fundamentos de insuficincia no desempenho e
identificar as necessidades de formao e o plano de
desenvolvimento profissional adequado melhoria do desempenho
do trabalhador;
Fundamentar decises de melhor aproveitamento das capacidades
do trabalhador;

2. As necessidades de formao identificadas devem traduzir-se em aces a
incluir no plano de desenvolvimento profissional

16/36

Sujeitos

Avaliador
IV - INTERVENIENTES NO PROCESSO DE AVALIAO

Sujeitos
1. Participam no processo de avaliao do desempenho no mbito da IGAI:
O avaliador;
O avaliado;
O Conselho Coordenador da Avaliao;
A Comisso Paritria;
O Inspector-Geral.

2. A ausncia ou impedimento do avaliador directo no constitui
fundamento para falta de avaliao.

Avaliador
1. No mbito do processo de avaliao do desempenho dos trabalhadores da
IGAI compete aos avaliadores:
Negociar os objectivos do avaliado, fixando os indicadores de
medida de desempenho e os respectivos critrios de superao;
Rever regularmente com o avaliado os objectivos anuais
negociados, ajust-los, se necessrio, e reportar ao avaliado a
evoluo do seu desempenho e possibilidade de melhoria;
Avaliar anualmente os trabalhadores directamente subordinados,
assegurando a correcta aplicao dos princpios integrantes da
avaliao;
Fundamentar as avaliaes de Desempenho Relevante e
Desempenho Inadequado nos termos legais e para os efeitos do
presente mdulo.
IV INTERVENIENTES
NO PROCESSO
17/36

Avaliado
2. Na IGAI a competncia para avaliar cabe:
Ao Inspector-Geral, no que se refere aos trabalhadores que
funcionam na sua directa dependncia;
Aos Subinspectores-Gerais, no que se refere aos trabalhadores que
funcionam na sua directa dependncia, designadamente, os do
Ncleo de Apoio Tcnico (NAT), (tcnicos superior e tcnicos de
informtica), Servio de Inspeco e fiscalizao (SIF)
(inspectores sujeitos a avaliao), bem como pessoal de chefia;
Aos Coordenadores Tcnicos, no que se refere ao pessoal das
respectivas seces e funcionalmente dependentes.

3. S podem ser avaliadores o superiores hierrquicos que, no decurso do
ano a que se refere a avaliao, renam o mnimo de seis meses,
seguidos ou interpolados, de contacto funcional com o avaliador.

Avaliado
1. Em cumprimento dos princpios enunciados no presente mdulo, o
avaliado tem direito:
A que lhe sejam garantidos os meios e condies necessrios ao
seu desempenho, em harmonia com os objectivos e resultados que
tenha contratualizado;
avaliao do seu desempenho.

2. Constitui dever do avaliado proceder respectiva auto-avaliao como
garantia de envolvimento activo e responsabilizao no processo
avaliativo e negociar com o avaliador a fixao dos objectivos, assim
como das competncias.
18/36

Conselho
coordenador
da avaliao
3. garantido ao avaliado o direito de reclamao, de recurso e de
impugnao jurisdicional.

Conselho Coordenador da Avaliao
1. Junto do Inspector-Geral funciona um Conselho Coordenador da
Avaliao (CCA), ao qual compete:
Estabelecer directrizes para uma aplicao objectiva e harmnica
do sistema de avaliao de desempenho dos trabalhadores em
servio na IGAI;
Estabelecer orientaes gerais em matria de fixao de objectivos
e de indicadores de medida, em especial os relativos superao
de objectivos;
Estabelecer o nmero de objectivos e de competncias a que deve
subordinar a avaliao de desempenho, podendo faz-lo para todos
os trabalhadores ou, quando se justifique, por unidade orgnica ou
por carreira;
Garantir o rigor e a diferenciao de desempenhos dos
trabalhadores, cabendo-lhe validar as avaliaes de Desempenho
Relevante e Desempenho Inadequado, bem como proceder ao
reconhecimento do Desempenho Excelente;
Aprovar o seu regulamento de funcionamento
4
;
Exercer as demais competncias que, por lei ou regulamento, lhe
so cometidas.

2. O Conselho Coordenador da IGAI tem a seguinte composio:
O Inspector-Geral, que preside;

4
O regulamento de funcionamento do Conselho Coordenador da Avaliao foi aprovado pela Direco pelo
Despacho n 11/2005 de 11 de Maio de 2005.
19/36

Comisso
paritria

Inspector-
Geral
Os Subinspectores-Gerais;
O responsvel pela gesto dos recursos humanos, quando
aplicvel.

Comisso Paritria
1. No mbito da IGAI constituda uma Comisso Paritria, que funciona
junto do Inspector-Geral, com competncia consultiva para apreciar
propostas de avaliao dadas a conhecer a trabalhadores avaliados, antes
da homologao
5
.
2. A Comisso Paritria composta por quatro vogais, sendo dois
representantes da Administrao e dois representantes dos trabalhadores,
sendo por este eleitos.
3. Os trabalhadores elegem em Dezembro 6 representantes, sendo 2
efectivos. A designao e a eleio tm a durao de 2 anos.
4. Na parte no especialmente regulada no presente nmero aplica-se o
disposto no artigo a 59 da Lei n 66-B/2007, de 28 de Dezembro
5. A no eleio dos representantes dos trabalhadores implica a no
constituio da Comisso Paritria e a sua falta no impede o processo
de avaliao.

Inspector-Geral
1. Para efeitos de aplicao do presente diploma, compete ao Inspector-
Geral da Administrao Interna:

5
A Comisso Paritria da IGAI, para o binio de 2009/2010, foi constituio nos termos dos despachos IG-
3/2008 e IG-11/2008, publicitada a respectiva constituio por Aviso de 26/03/2008.

20/36

Periodicidade
Garantir a adequao do sistema de avaliao s realidades
especficas da IGAI;
Coordenar e controlar o processo de avaliao anual de acordo
com os princpios e as regras definidos;
Fixar os nveis de ponderao dos parmetros de avaliao;
Assegurar o cumprimento das percentagens de diferenciao de
desempenhos;
Homologar as avaliaes anuais (que pode ser delegada);
Decidir sobre os pedidos de reapreciao e reclamaes que lhe
so apresentados.
Assegurar a elaborao do relatrio anual da avaliao do
desempenho que faz parte integrante do relatrio de actividades do
servio.

2. Quando o Inspector-Geral no homologar as avaliaes atribudas pelos
avaliadores ou pelo CCA, atribui nova meno qualitativa e quantitativa,
com a necessria fundamentao.

V - PROCESSO DE AVALIAO

Periodicidade
A avaliao do desempenho dos trabalhadores da IGAI de carcter anual e
o respectivo processo ocorrer entre os meses de Janeiro e Abril.

V PROCESSO DE
AVALIAO
21/36

Confidencialidade

Fases do
processo
Confidencialidade
1. O processo de avaliao do desempenho tem carcter confidencial,
devendo os instrumentos de avaliao de cada trabalhador ser
arquivados no respectivo processo individual.
2. Todos os intervenientes no processo, excepto o avaliado, ficam obrigados
ao dever de sigilo sobre a matria.
3. A IGAI promove a divulgao do resultado global de avaliao contendo
o nmero de menes qualitativas obtidas por carreiras e cargos, bem
como o nmero de casos em que se verificou o suprimento de avaliao.
4. Sem prejuzo do disposto no nmero anterior so objecto de publicitao
as menes qualitativas e a respectiva quantificao, quando
fundamentam, no ano em que so atribudas, a mudana de posio
remuneratria na carreira ou a atribuio de prmio de desempenho,
bem como as menes qualitativas anteriores que tenham sido atribudas
e que contribuam para tal fundamentao.

Fases do processo
O processo de avaliao dos trabalhadores compreende as seguintes fases:
Planeamento do processo de avaliao, definio dos objectivos e
resultados a atingir (ltimo trimestre de cada ano civil);
Realizao da auto-avaliao e avaliao (1 quizena de Janeiro);
Harmonizao das propostas de avaliao (2 quinzena de
Janeiro);
Reunio entre avaliador e avaliado para avaliao de desempenho,
contratualizao dos objectivos e respectivos indicadores e fixao
de competncias (durante o ms de Fevereiro);
Validao das propostas de avaliao e reconhecimento de
Desempenhos Excelentes (durante o ms de Maro);

22/36

Planeamento
Interveno da Comisso Paritria, para apreciao do processo;
Reapreciao e deciso final;
Homologao das classificaes (at 30 de Maro);
Reclamao;
Recurso hierrquico;
Monitorizao e reviso de objectivos

Planeamento
1. A fase de planeamento do processo de avaliao, definio dos objectivos
e fixao dos resultados a atingir tem lugar no ltimo trimestre de cada
ano civil por iniciativa do Inspector-Geral e decorre das orientaes
estratgicas dos instrumentos que integram o ciclo de gesto, das
competncias das unidades orgnicas e da gesto articulada das
actividades.
2. A definio dos objectivos e resultados a atingir pelas unidades orgnicas
deve envolver os respectivos dirigentes, chefias e trabalhadores
assegurando a uniformizao das prioridades.
3. Na definio dos objectivos ser assegurado o alinhamento interno da
actividade das unidades orgnicas da IGAI com os resultados a obter,
com vista satisfao do interesse pblico e dos utilizadores internos e
externos.
4. Nos casos em que decorra planificao em cascata deve evidenciar-se o
contributo das unidades orgnicas para os resultados do servio.
5. A definio de orientaes para os critrios de superao dos objectivos e
indicadores deve assegurar o cumprimento das percentagens relativas
diferenciao de desempenhos
6. O planeamento dos objectivos e resultados a tingir, bem como os critrios
de superao definidos, so considerados pelo Conselho Coordenador da
23/36

Auto-
avaliao

Avaliao

Harmonizao
de propostas
de avaliao
avaliao no estabelecimento de orientaes para aplicao objectiva e
harmnica do sistema de avaliao do desempenho dos trabalhadores.

Auto-avaliao
1. A auto-avaliao tem por fim envolver o avaliado no processo e
identificar oportunidades de desenvolvimento profissional,
concretizando-se atravs do preenchimento pelo avaliado da respectiva
ficha, anexa ao presente regulamento, a entregar ao avaliador durante a
1 quinzena de Janeiro.
2. A auto-avaliao obrigatrio, e analisada pelo avaliador em conjunto
com o avaliado, com carcter preparatrio da avaliao, embora no
vinculativa.

Avaliao
1. A avaliao efectuada pelo avaliador nos termos nos termos das regras e
orientaes definidas no presente regulamento at 15 de Fevereiro.
2. No fim desse perodo as avaliaes efectuadas devem ser presentes, pelos
avaliadores, ao Conselho Coordenador da Avaliao para efeitos de
harmonizao de propostas e atribuio de menes de Desempenho
Relevante, de Desempenho Inadequado, ou de reconhecimento de
Desempenho Excelente.

Harmonizao de propostas de avaliao
1. At ao fim do ms Janeiro, em regra, realizam-se as reunies do Conselho
Coordenador da Avaliao para proceder anlise das propostas de
avaliao e sua harmonizao de forma a assegurar o cumprimento das
percentagens relativas diferenciao de desempenho.
24/36

Reunio de
avaliao

Validao e
reconhecim/
das propostas
de avaliao
Reunio de avaliao
1. Durante o ms de Fevereiro, aps a harmonizao referida no nmero
anterior, realizam-se as reunies dos avaliadores com cada um dos
respectivos avaliados, tendo como objectivo dar conhecimento da
avaliao feita.
2. Durante a reunio de avaliao ser analisado, em conjunto, o perfil de
evoluo do trabalhador, identificadas as expectativas de
desenvolvimento, bem como contratualizados os parmetros de
avaliao para o ano, fixando objectivos e competncias.
3. A reunio de avaliao marcada pelo avaliador ou requerida pelo
avaliado.

Validao e reconhecimento das propostas de avaliao
1. Na primeira quinzena de Maro tm lugar as reunies do Conselho
Coordenador da Avaliao tendo em vista:
Validar as propostas de avaliao com meno de Desempenho
Relevante e de Desempenho Inadequado;
Reconhecimento de Desempenho Excelente.

2. Nos casos de no validao, o Conselho Coordenador da Avaliao
devolve o processo ao avaliador com a respectiva fundamentao para
que, no prazo fixado, proceda reformulao da proposta de avaliao.
3. No caso do avaliador decidir manter a proposta anteriormente formulada,
deve apresentar fundamentao adequada perante o Conselho
Coordenador da Avaliao.
4. Se o Conselho Coordenador da Avaliao mantiver a discordncia, nesse
caso fixa a proposta final de avaliao, que transmite ao avaliador para
que este d conhecimento ao avaliado.

25/36

Apreciao
pela Comisso
Paritria

Reapreciao
e deciso final

Homologao

Apreciao pela Comisso Paritria
1. O trabalhador avaliado, aps tomar conhecimento da proposta de
avaliao, pode requerer, no prazo de 10 dias teis, que o seu processo
seja submetido a apreciao da Comisso Paritria, apresentando a
fundamentao necessria.
2. O requerimento deve ser dirigido ao Inspector-Geral e acompanhado da
documentao que suporte os fundamentos do pedido de apreciao.
3. A audio da comisso paritria no pode, em caso algum, ser recusada.
4. A Comisso Paritria pode solicitar ao avaliador, ao avaliado, ou ao
Conselho Coordenador da Avaliao os elementos que considere
necessrios para seu melhor esclarecimento.
5. A apreciao da Comisso Paritria feita no prazo de 10 dias teis
contado a partir da data em que tenha sido solicitada e expressa-se
atravs de relatrio fundamentado com proposta de avaliao.
6. O relatrio previsto no nmero anterior subscrito por todos os vogais e,
no caso de no se verificar consenso, deve conter as propostas
alternativas apresentadas e respectiva fundamentao.

Reapreciao e deciso final
O dirigente com competncia para reapreciar o processo de avaliao,
proferir deciso final no prazo de 10 dias teis, que ser notificada ao
reclamante.

Homologao
A homologao das avaliaes de desempenho da competncia do
Inspector-geral, devendo ser efectuada, em regra, at 30 de Maro e o
resultado deve ser dado a conhecer ao avaliado no prazo de 5 dias teis.

26/36

Reclamao

Recurso
hierrquico

Monitorizao

Reclamao
1. Aps homologao da avaliao pode o avaliado, no prazo de 5 dias teis
depois de conhecimento da homologao, apresentar reclamao, por
escrito com indicao dos fundamentos que julgue susceptveis de
alterar a avaliao atribuda.
2. O Inspector-Geral tem em conta os fundamentos apresentados pelo
avaliado, bem como os relatrios da Comisso Paritria e do Conselho
Coordenador da Avaliao sobre o assunto, devendo a respectiva
deciso ser proferida no prazo mximo de 15 dias teis.

Recurso hierrquico
1. Da deciso final cabe recurso hierrquico para o membro do governo
competente a interpor, pelo avaliado, no prazo de 10 dias teis contados
do seu conhecimento.
2. A deciso favorvel confere ao avaliado o direito a ver revista a sua
avaliao ou a ser-lhe atribuda nova avaliao.
3. Caso no seja possvel a reviso da avaliao devido a substituio do
avaliador, competente para avaliar o novo superior hierrquico ou o
Inspector-Geral, a quem cabe proceder a nova avaliao.

Monitorizao
1. No decorrer do perodo de avaliao procede-se monitorizao do
desempenho, atravs de meios adequados, e da anlise conjunta de
avaliador e avaliado, para eventual reformulao de objectivos e
clarificao de aspectos e recolha participada de reflexes para uma
avaliao final o mais fundamentada possvel.
2. A iniciativa pode ser do avaliador ou requerida pelo avaliado.
27/36

Ponderao
curricular

Factores da
ponderao
curricular

3. A monitorizao efectuada com recurso a diversas fontes de verificao,
nas quais se inclui o Sistema Interno de Gesto de Actividades
(SmartDocs.), as fichas individuais de registo de dados e a ficha de
monitorizao de desempenho constante do anexo 3 deste mdulo.

VI - CASOS ESPECIAIS

Ponderao curricular
1. Quando o trabalhador permanecer em situao que inviabilize a
atribuio da avaliao, ter lugar a adequada ponderao curricular
relativamente ao perodo que no foi objecto de avaliao
2. O suprimento previsto no nmero anterior requerido pelo trabalhador:
Ao Inspector-Geral no caso do interessado exercer a sua actividade
na IGAI;
Ao jri do concurso, no momento de apresentao de candidatura,
nos termos previstos no respectivo aviso de abertura.

Factores da ponderao curricular
1. Na ponderao do currculo profissional, so considerados, de entre
outros, os seguintes elementos;
As habilitaes acadmicas e profissionais;
A experincia profissional e valorizao curricular;
As funes desempenhadas, cargos que tenha exercido e as
avaliaes de desempenho obtidas;
As aces de formao organizadas por entidades credenciadas.
VI CASOS
ESPECIAIS
28/36

Critrios de
desempate

2. Condies necessrias:
Documentao relevante;
Escala de avaliao qualitativa e quantitativa que permita a
diferenciao dos desempenhos prevista;
Critrios de ponderao fixados pelo CCA e constantes em acta
tornada pblica.

3. Constam da Acta n 5/2008 de reunio do Conselho Coordenador da
Avaliao realizada em 10 de Outubro de 2008 os elementos a
considerar nos parmetros de avaliao e os respectivos factores de
ponderao, a aplicar s carreiras de tcnico superior, assistente tcnico
e assistente operacional, conforme anexo XIV do presente mdulo.
4. A ponderao curricular expressa atravs de uma valorao que respeite
a escala de avaliao quantitativa e qualitativa a que se refere o nmero
16 do presente regulamento, a qual releva para todos os efeitos
profissionais dos trabalhadores abrangidos.

VII - DISPOSIES FINAIS

Critrios de desempate
Quando, para os efeitos previstos na lei, for necessrio proceder a
desempate entre trabalhadores que tenham a mesma classificao releva
consecutivamente:
A avaliao obtida no parmetro Resultados;
A ltima avaliao de desempenho anterior;
O tempo de servio relevante na carreira;
O tempo de exerccio de funes pblicas.
VII DISPOSIES
FINAIS
29/36

Avaliaes
anteriores e
converso de
resultados

Procedimentos
administ.

Sistema de
informao e
controlo

Avaliaes anteriores e converso de resultados
Nas situaes previstas na lei em que seja necessrio ter em conta a
avaliao do desempenho ou a classificao de servio, para converso de
valores quantitativos usada a escala do SIADAP, devendo ser convertida
proporcionalmente, por aproximao por defeito, quando necessrio.

Procedimentos administrativos
Compete Seco de Pessoal Contabilidade e Economato da IGAI proceder
organizao do processo e efectivao de todos os procedimentos
administrativos relativos ao desenvolvimento do processo de avaliao de
desempenho.

Sistema de informao e controlo
1. No final do ciclo anual da avaliao elaborado relatrio final com o
resultado global da aplicao do SIADAP 3 na IGAI, contendo,
designadamente, o nmero de menes qualitativas atribudas por
carreira.
2. A IGAI divulga, na sua pgina electrnica, o resultado global do
SIADAP, de acordo com os dados contidos no relatrio final.
3. A IGAI procede ao envio Secretaria-Geral do MAI de relatrio de
aplicao do SIADAP 3, atravs do preenchimento de instrumento de
recolha de dados de avaliao de desempenho disponvel no site da
DGAEP, anexo XVI.
4. Compete Secretaria-Geral do MAI elaborar relatrio sntese
evidenciando a forma como o SIADAP 2 e 3 foram aplicados no mbito
dos servios, nomeadamente quanto fase de planeamento e quanto aos
resultados de avaliao final.
30/36

Calendarizao

5. A DGAEP procede ao apoio e desenvolvimento na aplicao da avaliao
de desempenho na Administrao Pblica, procedendo divulgao
anual dos resultando globais, publicitando-os externamente na pgina
electrnica

Quadros sntese das fases do processo de avaliao
- CALENDARIZAO -
QUANDO REF O QUE SE FAZ QUEM INTERVM
Durante o
ltimo
trimestre de
cada ano
Art 62
Planear o processo de
avaliao
Dirigente mximo do
servio; dirigentes
intermdios; trabalhadores;
Conselho Coordenador da
Avaliao
Auto-avaliao: Obrigatria e
para preparao da avaliao e
identificao de oportunidades
de desenvolvimento
profissional (deve ser entregue
ao avaliador)
Avaliado e anlise conjunta
com o avaliador 1 Quinzena
de Janeiro
Art 63
Avaliao Avaliador
2 Quinzena
de Janeiro
Art 64 Harmonizao: Anlise das
propostas de avaliao para
harmonizao e incio do
processo conducente
validao dos Desempenhos
Relevantes e Desempenhos
Inadequados e de
reconhecimento dos
Desempenhos Excelentes
Conselho Coordenador de
Avaliao (CCA)
Durante o
ms de
Fevereiro
Art 65 Reunio de avaliao: Dar a
conhecer a avaliao feita;
Analisar em conjunto o perfil
de evoluo do trabalhador;
Identificar expectativas de
desenvolvimento;
Contratualizao dos
parmetros de avaliao para o
ano (fixao de objectivos e
competncias
Avaliador e Avaliado
(Caso a reunio no seja
marcada pelo avaliador o
avaliado pode requerer a sua
marcao)

31/36

QUANDO REF O QUE SE FAZ
QUEM
INTERVM
Depois das reunies
de avaliao
Art
69
Validao e reconhecimento das
avaliaes: Validao das
propostas de avaliao com
menes de Desempenho
Relevante e de Desempenho
Inadequado; Anlise do impacto
do desempenho, designadamente
para efeitos de reconhecimento de
Desempenho Excelente
CCA
At 10 dias teis aps
tomada de
conhecimento da
proposta de avaliao
a submeter a
homologao
Art
70
Apreciao pela Comisso
Paritria, mediante requerimento
do trabalhador
Avaliado;
Dirigente mximo
do servio;
Comisso
Paritria
No prazo de 10 dias teis aps
solicitao apreciao pela
Comisso Paritria, sendo
elaborado relatrio fundamentado
com proposta de avaliao
Comisso
Paritria
Homologao das avaliaes Dirigente mximo
do servio
At 30 de Maro Art
71
At 5 dias teis aps a data da
homologao conhecimento ao
avaliado da sua avaliao final
Avaliador;
Avaliado
At 5 dias teis depois
de conhecimento da
homologao
Art
72
Reclamao (apresentao
eventual)
Avaliado;
Avaliador CCA;
Comisso
Paritria;
Dirigente mximo

32/36

Calendarizao

Actos Prvios

QUANDO REF O QUE SE FAZ
QUEM
INTERVM
Depois do
conhecimento da
homologao e da
deciso sobre a
reclamao
Art
73
Recurso hierrquico:
Apresentao de eventual recursos
hierrquico ou tutelar ou
impugnao jurisdicional
Avaliado; Tutela;
Tribunal
No decorrer do
perodo de avaliao
Art
74
Monitorizao do desempenho,
para eventual reformulao de
objectivos e clarificao de
aspectos e recolha participada de
reflexes para uma avaliao o
mais fundamentada possvel
Avaliador;
Avaliado

- ACTOS PRVIOS -
ENTIDADE
RESPONSVEL
OBJECTO DA ACO INSTRUMENTO DATA REF
Inspector-Geral
Fixao de nveis de
ponderao dos
parmetros de
avaliao
Despacho-IG-
1/2008
07/02/2008
Art
60
Inspector-Geral
Eleio dos vogais
representantes dos
trabalhadores na
Comisso Paritria
para o binio
2008/2009
Despacho-IG-
3/2008
15/02/2008
Art
59
Inspector-Geral
Nomeao dos
representantes da
Administrao para
vogais da Comisso
Paritria (bianual)
Despacho-IG-
11/2008
24//03/2008
Art
59

33/36

Actos prvios

ENTIDADE
RESPONSVEL
OBJECTO DA ACO INSTRUMENTO DATA REF
RAAG
Composio da
Comisso Paritria
(bianual
Aviso 26/03/2008
Art
59
Inspector-Geral
Atribuio das
percentagens de
diferenciao de
desempenho SIADAP 3
ano 2009 (anual)
Despacho-IG-
14/2009
21/05/2009
Art
75
Conselho
Coordenador da
Avaliao
Deliberao p/
estabelecimento de
orientaes gerais em
matria de fixao de
objectivos, escolha de
competncias e
indicadores de medida,
caracterizao da
situao de superao de
objectivos e fixao do
nmero de objectivos e
competncias
Acta n 4/2008 22/02/2008
Art
58
Conselho
Coordenador da
Avaliao
Deliberao p/ fixao de
critrios de ponderao
curricular a utilizar na
avaliao de desempenho
dos trabalhadores das
carreiras tcnica
superior, assistente
tcnico e assistente
operacional
Acta n 5/2008 10/10/2008
Inspector-Geral

Aprovao do
Regulamento do
Conselho Coordenador
da Avaliao
Despacho N
11/2005
11/05/2005
Art
58
34/36

Anexos

ANEXOS:
I - Ficha de avaliao dos trabalhadores (SIADAP 3)
II - Ficha de auto-avaliao dos trabalhadores (SIADAP 3)
III - Ficha de monitorizao do desempenho
IV - Ficha de reformulao de objectivos
V - Lista de competncias de tcnico superior e tcnico
VI - Lista de competncias de tcnico profissional e administrativo
VII - Instrues de preenchimento dos instrumento de avaliao
VIII - Despacho-IG-1/2008 - Fixao de nveis de ponderao dos
parmetros de avaliao
IX - Despacho-IG-3/2008 - Eleio dos representantes dos
trabalhadores na Comisso Paritrio para o binio 2008/2009
X - Despacho-IG-11/2008 - Nomeao dos representantes da
Administrao para vogais da Comisso Paritria
XI - Aviso com composio da Comisso Paritria
XII - Despacho-IG-14/2009 - Atribuio as percentagens de
diferenciao de desempenho
XIII - Acta n 4/2008 do Conselho Coordenador de Avaliao
XIV - Acta n 5/2008 do Conselho Coordenador de Avaliao
XV Despacho N 11/2005 Aprovao do Regulamento do
Conselho de Coordenao da Avaliao da IGAI
XVI Relatrio anual de aplicao do SIADAP Despacho n
6894-A/2009 (Quadros)
XVII Ofcio Circular 13/GDG/08 da DAEP Instrues sobre
aplicao do SIADAP
XVIII Folheto informativo SIADAP Geral DGAEP
XIX Folheto Informativo SIADAP 3 DGAEP
35/36

Legislao
consultada

Bibliografia
de apoio
XX Lei n 66-B/2007, de 28 de Dezembro (estabelece o sistema
integrado de avaliao de desempenho na Administrao Pblica)
XXI Portaria n 1633/2007, de 31 de Dezembro (aprova os
modelos de fichas para aplicao do SIADAP 2 e 3 e define
competncias para as diversas carreiras)

Legislao consultada
Lei n 66-B/2007, 28 de Dezembro
Portaria n 1633/2007, de 31 de Dezembro

Bibliografia de apoio
Ofcio Circular n 13/GDG/08, de 21/12/2008 da DGAEP
Slides de sesso de esclarecimento e debate sobre o SIADAP
promovido pela DGAEP
Folhetos informativos sobre o SIADAP e respectivos subsistemas,
disponibilizados pela DGAEP
Mdulo de apresentao de aco formativa sobre o SIADAP
desenvolvida pelo INA
Informao de apoio disponibilizada pelo Sindicato dos
Trabalhadores da Funo Pblica Sul Aores

Elaborado por:

36/36

ANEXOS


I ANEXOS

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